2. Melléklet: Elszámolási rend: A közösségi agrármarketing és bormarketing támogatások egységes elszámolási rendje I. Általános tudnivalók A programok keretében csak olyan költségek számolhatóak el, amelyek megfelelnek a következı feltételeknek: A támogatottnál ténylegesen felmerült költségek, és teljesülésük eredeti számlákkal, okmányokkal igazolhatóak. Kizárólag a támogatási szerzıdésben foglalt végrehajtási idıszak során felmerült költségeket lehet elszámolni. A projekt végrehajtási idıszaka a Támogatási Szerzıdésben rögzített idıponttól kezdıdik, ily módon a támogatási szerzıdés aláírását megelızıen esetlegesen felmerült költségek a jóváhagyott költségvetésnek megfelelıen számolhatóak el. A támogatási szerzıdés mellékletét képezı tevékenységlistában szerepelnek, ill. ahhoz kapcsolódnak. Szerepelnek a jelen Elszámolási Rend "Elszámolható költségek" listáján, és nem szerepelnek a "Nem elszámolható költségek" listáján. A tervezett és tényleges költségelemek – az elıkalkulációban feltüntetett egyes tevékenységenkénti összegtıl - legfeljebb 20%-os mértékben térhetnek el. Ezt meghaladó mérték esetén a támogatottnak szerzıdésmódosítást kell kezdeményeznie. A költségszámítás alapjául szolgáló árak, díjak számottevıen nem haladják meg a piaci árat, és a piaci ár független módon megállapítható és ellenırizhetı. Minden olyan számlához, amelyre a Támogatott támogatás kifizetését kéri, be kell nyújtania számla eredeti példányát, a tevékenységre szóló megrendelıt/szerzıdést és a teljesítésrıl a szolgáltatója felé kiállított teljesítési igazolását. Nem fizethetı támogatás abban az esetben, amennyiben a benyújtott pénzügyi elszámolásban olyan számlákra kéri Támogatott a támogatást, amely számlát a 2004.évi XXXIV.törvényben (ún. KKv törvény) meghatározott, a Támogatottal partnervállalkozási vagy kapcsolódó vállalkozási viszonyban álló jogi személy bocsátotta ki. Kérjük, hogy ezen feltételre a külsı szolgáltatók kiválasztásakor fokozottan szíveskedjenek figyelni! Amennyiben a Támogatott az elszámolás és ellenırzés során a Támogató által megküldött hiánypótlási felhívásban foglaltaknak nem vagy nem teljes egészében tesz eleget, úgy Támogató jogosult a támogatási igény kifizetését megtagadni. II. Költségek részletezése 1.) Nem elszámolható költségek Az elszámolható költségeken kívül semmilyen más költség nem számolható el. Ezek a nem elszámolható költségek - többek között - a következık: -A projekt támogatási szerzıdésben rögzített végrehajtási idıszakán kívül felmerült költségek; -A költségek azon része, amelyek más közösségi, nemzetközi, önkormányzati vagy nemzeti forrásból már támogatásban részesültek; -Az olyan közvetítıkkel vagy tanácsadókkal kötött alvállalkozói szerzıdésekkel összefüggésben felmerült költségek, amelyekkel kapcsolatban a szerzıdés a kifizetést a tevékenység összköltségének a százalékos arányában határozza meg; -Visszaigényelhetı ÁFA -Állandó munkatársak rendszeres díjazása, (Ide nem értve a támogatási szerzıdésben foglalt tevékenységre megkötött megbízási szerzıdést.)
1
-Banki és pénzügyi mőveletek költségei (bankszámlanyitás és vezetés költsége, banki mőveletek költsége, stb.) kamat tartozás kiegyenlítése, hiteltúllépés költsége, egyéb pénzforgalmi költségek. . -Természetbeni hozzájárulás költsége (étkezési hozzájárulás, stb.); -A mőködési költségektıl nem egyértelmően leválasztható rezsi, egyéb közvetett költségek -Nem kis értékő tárgyi eszköz beszerzés; -reprezentációs költségek, étkeztetés és vendéglátás költségei, szállásköltségek, utazási költségek (ideértve az üzemanyag költséget is) -elıadói díjak, fellépti díjak, szerzıdi jogdíjak -Nem fizethetı támogatás továbbá olyan tételekre, amelyekre/amelyekbıl a megvalósítás során a Támogatottnak bevétele van (pl. kóstolópohár, belépıjegy) -Ugyanazon tevékenységre nem fizethetı többszörösen támogatás. (pl. kóstoltatáshoz árubeszerzés és ua. árukból teljeskörő kóstoltatás lebonyolítása) 2.) Áfa, valamint más adók és közterhek: Az elızetesen felszámított ÁFA csak akkor elszámolható költség, amennyiben a Támogatott a melléklet szerinti nyilatkozattal igazolja, hogy adott projekttel kapcsolatosan felmerült számlái után nem érvényesíti ÁFA visszaigénylési jogát. Egyéb adók és illetékek szintén nem számolhatóak el. 3.) Elszámolható költségek Személyi jellegő költségek: A munkatársat feltüntették a pályázatban vagy a Támogatási Szerzıdésben, a projektben résztvevı és alkalmazásban, vagy megbízási szerzıdéssel rendelkezésre álló személyek listáján, és az adott személy projektben vállalt feladatai tisztázottak. Ezek a bérköltségek csak akkor jogosultak támogatásra, ha külön, a projektre irányuló szerzıdést kötnek a résztvevıkkel. A fizetéseket és az azokat terhelı adókat, járulékokat a nemzeti szabályozás szerint kell elszámolni, amennyiben az elszámolandó jövedelemadó és járulék köteles. Szolgáltatások igénybevétele Külsı szolgáltatásként a projektek költségvetése keretében külsı féltıl megrendelt, a támogatott tevékenységhez közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások igénybevételének költségei számolhatók el. A szolgáltatási jellegő tevékenységek vállalkozóit a vonatkozó Közbeszerzési Törvény és a közpénzekbıl nyújtott támogatások átláthatóságáról szóló 2007.évi CLXXXI. törvény (ún. Üvegzseb-törvény) betartásával kell kiválasztani. A Közbeszerzési Törvényben foglaltak betartása a Támogatott felelıssége, ennek vizsgálatára az elszámolással egyidıben és – szükség esetén – a helyszíni ellenırzések alkalmával kerül sor. E körben ismételten felhívjuk a figyelmet a jelen elszámolási rend 1.pontjában, a 2004.évi XXXIV.törvényben foglaltak szerinti feltétel betartására! Projektmenedzsmenthez igénybevett szolgáltatások: A projektirányításba (pl. megvalósítás, monitoring, értékelés, pénzügyi gazdálkodás és számvitel) bevont külsı szakértıkkel kapcsolatos költségek akkor számolhatók el, ha a pályázónak és partnereinek nem állnak rendelkezésre olyan munkatársai, akik a szükséges szakértelem vagy szakmai tapasztalat birtokában képesek elvégezni a projekttel összefüggı tevékenységeket. Bormarketing keretbıl folyósítandó támogatások esetében – a pályázati felhívásban foglaltak szerint – ezek a költségek az önrész terhére számolhatóak csak el, azaz ezen tevékenységekre támogatás nem folyósítható. Szakmai szolgáltatások: A szakmai szolgáltatások körében elszámolható költségek azok, amelyek az adott pályázat támogatható tevékenységeihez közvetlenül kapcsolódnak Például: felmérések, tanulmányok,
2
kutatások költségei, konferenciák, szemináriumok-, találkozók rendezése és szervezése, projekt rendezvények, tolmácsolás, fordítás, stb. Egyéb szolgáltatások: A támogatási szerzıdésbıl adódó kötelezettségekkel kapcsolatos egyéb költségek számolhatók el, mint például: tájékoztatáshoz és nyilvánossághoz kapcsolódó tevékenységek költségei (pl. brosúrák, tájékoztató füzetek készíttetése, kommunikációs kampányok, stb.); Kérjük, hogy a szolgáltató kiválasztásakor az 1.pontban elıírt feltételekre legyenek figyelemmel! a közbeszerzési eljárás lebonyolításához kapcsolódó költségek; Adminisztrációs költségek A költségek akkor számolhatók el, ha az anyagot vagy a szolgáltatást a projektre használták fel, és annak elkülönítése egyértelmő a mőködési költségektıl. Írószerek, irodaszerek, felszerelések és egyéb eszközök (pl.: nyomtatópatron, CD, DVD lemez) beszerzési költségei, postaköltség, eszköz bérleti díjak, illetve a másolás és a sokszorosítás költségei számolhatók el adminisztrációs költségként. A II.pontban felsoroltak elszámolásának minden esetben feltétele, hogy a költség igazolhatóan és azonosíthatóan a támogatási szerzıdés tárgyát képezı tevékenység elvégzéséhez merüljön fel. III. Benyújtandó-, készítendı- és archiválandó bizonylatok A támogató fenntartja a jogot arra, hogy a kötelezıen beküldendı dokumentumok mellett az egyes projekt tevékenységhez kapcsolódó, további alátámasztó bizonylatokat kérjen be a kedvezményezettıl. A támogatási szerzıdés megkötése elıtt az alábbi dokumentumoknak kell a rendelkezésre állni: regisztrációs igazolás (MVH) (másolat) cégkivonat vagy azzal egyenértékő okmány (bírósági bejegyzı végzés vagy kivonat) (másolat) aláírási címpéldány (eredeti vagy közjegyzıvel hitelesített példányainak) igazolás a köztartozásmentességrıl (eredeti vagy közjegyzıvel hitelesített példányainak) Az elszámolásra benyújtott számlák eredeti példányára a támogatottnak rá kell vezetnie, hogy azt az adott projekt terhére elszámolta (Támogatási szerzıdés száma, költségvetési sor, elszámolt Ft összeg). A támogatott az alátámasztó dokumentációt a helyszíni ellenırzés alkalmával köteles az ellenırzést végzı szervezet munkatársának bemutatni illetve megtekinthetıségérıl gondoskodni. A Támogatottaknak minden támogatás kifizetési kérelemhez egy nyilatkozatot kell benyújtania, a beszerzésekhez kötıdı közbeszerzési eljárások lefolytatásáról vagy az az alóli mentességrıl. A kifizetések igazolásához szükséges dokumentumok Abban az esetben, ha az alábbiakban részletezett dokumentumok (pl. megbízási szerzıdés, szállítói szerzıdés, stb.) valamelyikével kapcsolatban a projekt megvalósítási és elszámolási ideje alatt több alkalommal folyósítható támogatás, a dokumentumokat elegendı egyetlen alkalommal, a legelsı fizetési kérelem mellé, azzal egyidejőleg benyújtani. Ha valamelyik dokumentum (sima) másolatban is beadható, akkor erre rá kell vezetni a "Hiteles másolat" szöveget, és a támogatottnak alá kell írnia, és le kell bélyegeznie.
3
Személyi jellegő kifizetések esetén benyújtandó dokumentumok Bér és járulékösszesítı kimutatás, amely tételesen, személyenként tartalmazza a költségeket. Megbízási szerzıdés másolata, amely tartalmazza a projekttel kapcsolatos feladat meghatározását. (a szerzıdésben a néven kívül minden személyes adatot ki kell takarni!) Szolgáltatások elszámolásához szükséges dokumentumok Projektmenedzsmenthez igénybevett szolgáltatások esetén: Szerzıdés másolata, melyben nevesítve van a szakértı, (vállalkozó) és a projekttel kapcsolatos feladat leírását tartalmazza Szöveges beszámoló a szolgáltatás teljesítésérıl, Amennyiben a szolgáltatásnyújtás végterméke valamilyen formában materializálódik (pl. tanulmány, kiadvány, terv stb.) - a végtermék egy-egy támpéldánya. (húsz oldalnál nagyobb terjedelem esetén elektronikus adathordozón is be lehet csatolni) Amennyiben a külsı szakértık díjazása bérköltség terhére történik, a szükséges dokumentumok megegyeznek a "Személyi jellegő" kifizetésnél leírtakkal. A külsı szakértık nem bérköltség terhére (vagyis számlát adnak) látják el a projekttel kapcsolatos feladatokat: o Az eredeti számla mellékelve van o „Materializálódott" végtermék (pl. terv, tanulmány) egy példánya. (20 oldalnál nagyobb terjedelem esetén elektronikusan is elegendı becsatolni.) Szakmai és egyéb szolgáltatások elszámolásához szükséges dokumentumok: Eredeti számla Kapcsolódó szerzıdés vagy megrendelés Teljesítésigazolás Amennyiben a szolgáltatásnyújtás végterméke valamilyen formában materializálódik (pl. tanulmány, kiadvány, terv stb.) - a végtermék egy-egy „köteles" példánya. (húsz oldalnál nagyobb terjedelem esetén támpéldányt elektronikus adathordozón is be lehet csatolni.) Honlap elérhetısége Fényképek: tájékoztató táblákról, plakátokról, képzésekrıl, megbeszélésekrıl, sajtótájékoztatókról stb. Kép- és hanganyagok (VHS, CD, DVD, rádióinterjú stb.) Rendezvények (értekezletek, konferenciák, szemináriumok, workshop-ok stb.) szakmai dokumentumai: meghívó, napirend, jelenléti ív, elıadás anyagok, emlékeztetık stb.) Képzés esetén az adott tevékenység megvalósítását igazoló dokumentum (pl. képzési költség megtérítése esetén jelenléti ív, vizsga esetén vizsgabizonyítvány, vagy egyéb írásos igazoló dokumentum) Amennyiben a külsı szakértık bérköltség terhére látják el a projekttel kapcsolatos feladatokat a szükséges dokumentumok megegyeznek a "Személyi jellegő" kifizetésnél leírtakkal Reklámtevékenység esetén az újságban megjelent hirdetés egy eredeti példánya, hang illetve híranyag esetén (rádió ill. tv megjelenés esetén) a felvétel egy példánya Ha külsı szakértık nem bérköltség terhére (vagyis számlát adnak) látják el a projekttel kapcsolatos feladatokat: o Az eredeti számla mellékelve van Szöveges beszámoló a szolgáltatás teljesítésrıl Számlával szembeni követelmények A Támogatottnak minden esetben a hatályos jogszabályok (Áfa Törvény) szerint kiállított számlák elsı eredeti példányát kell benyújtania az AMC-hez A számlát az AMC-nél formai és tartalmi szempontok szerint ellenırzik, felülbélyegzik, majd az így felülbélyegzett számla másolata kerül befogadásra. A számla eredeti példányát a Támogatottnak az AMC visszaküldi.
4
A számlákat minden esetben táblázatban összesíteni kell, amelyben szerepel a számla sorszáma, a szállító neve, a számla nettó és bruttó összege, a tevékenységek költségkalkulációs szerinti tervezett költsége és a ténylegesen elszámolni kívánt kiadás megnevezése. IV. Elszámolással kapcsolatos egyéb tudnivalók A Támogatást - elıleg, részelszámolás és végsı pénzügyi elszámolás címen - az AMC utalja közvetlenül a Támogatott számlájára. Az elıleg folyósításának elıfeltétele, hogy a támogatási szerzıdésben szerepeljen az elıleg folyósíthatósága és mértéke. Az elszámolások benyújtásakor valamennyi költségrıl összesítı kimutatást kell készíteni. Az elszámolásokat a támogatottnak az AMC-hez kell benyújtani a szerzıdésben szereplı határidıkön belül. A kérelmeket az AMC irattári nyilvántartásba veszi, formai és tartalmi szempontból ellenırzi. A jóváhagyott elszámolások alapján intézkedik a támogatás kifizetésérıl a szerzıdésben foglalt határidık szerint. Az utolsó elszámolást a zárójelentéssel együtt kell benyújtani. Azok a felmerült költségek, amelyeket a támogatott által benyújtott utolsó kifizetési kérelem nem tartalmaz, a továbbiakban már nem elszámolhatók. Az AMC bármely kifizetést megelızıen jogosult a támogatottól a köztartozásokra vonatkozóan ismételt igazolást bekérni. Amennyiben a benyújtott Kifizetési kérelem formai, tartalmi hiányosságok, hibák és/vagy az ellenırzés eredményei alapján nem befogadható, úgy a Támogató visszaküldi azt a Támogatottnak a kifogás megjelölésével, egyúttal köteles hiánypótlást kérni. A hiánypótlásra rendelkezésre álló idı a hiánypótlásra felszólító tértivevényes levélben kerül megjelölésre. V. Helyszíni ellenırzéssel, könyvvizsgálattal, szabálytalanságok kezelésével kapcsolatos tudnivalók Helyszíni ellenırzés A támogatott köteles a támogatással kapcsoltban a támogató elızetesen bejelentett (szükséges esetben bejelentés nélküli) helyszíni ellenırzéseinek alávetni magát, a támogatott kérésére a támogatással kapcsolatban adatot szolgáltatni. A Támogatott és partnerei kötelesek az ellenırzést tőrni, és a Támogatási Szerzıdéssel, a támogatott projekt megvalósításával kapcsolatban minden szükséges információt rendelkezésre bocsátani. A helyszíni ellenırzések alkalmával kerül sor azon közbeszerzési dokumentumok, árajánlatok, illetve bizonylatok ellenırzésére, melyeket a Támogatottnak az elszámoláshoz nem kellett benyújtania.
Budapest, 2011…………….. ……………………….. Agrármarketing Centrum Támogató Képv.: igazgató
………………………… Támogatott Képv.:
5
