elisa - Dodatek k manuálu - subverze 1.28

Spisová služba/ELISA Dodatek k manuálu subverze 1.28 01.06.2016

Dodatek k manuálu subverze 1.28

1. Obsah 2.

Filtrovací pole .................................................................................................................................. 3

3.

Zobrazení značky složky ................................................................................................................. 4

4.

Načítání seznamů (dataGridů) ........................................................................................................ 4

5.

Název návrhu předávacího protokolu .............................................................................................. 6

6.

Sloupec Adresát v řádkovém zobrazení dokumentů ....................................................................... 8

7.

Založení spisu při odpovědi na dokument ....................................................................................... 9

8.

Předání obsahu složky do spisovny .............................................................................................. 10

CNS a.s.

Strana 2 (celkem 14)


2. Filtrovací pole V modulu Kancelář/ Dokumenty/ Nevyřízené, Vyřízené, Stornované, Předávané, K převzetí, Dle pořadače + V modulu Kancelář/ Spisy, Nevyřízené, Vyřízené (Uzavřené), Stornované, Předávané, K převzetí V oblasti filtru vyhledávání přibylo filtrovací pole: o

„Značka složky“ (vyhledávat lze dle operátoru „Obsahuje“)

V modulu Kancelář/ Převody do spisovny/ Převod dokumentů, Převod spisů V oblasti filtru vyhledávání přibyly filtrovací pole: o o

„Evidenční číslo“ „Číslo jednací“

V modulu Spisovna/ Dokumenty/ Dokumenty ve spisovně, Dokumenty pro skartační řízení, Dokumenty vyskartované + V modulu Spisovna/ Spisy/ Spisy ve spisovně, Spisy pro skartační řízení, Spisy vyskartované V oblasti filtru vyhledávání přibylo filtrovací pole: o

CNS a.s.

„Značka složky“ (vyhledávat lze dle operátoru „Obsahuje“)



3. Zobrazení značky složky V modulu Kancelář/ Dokumenty/ Nevyřízené, Vyřízené, Stornované, Předávané, K převzetí, Dle pořadače + V modulu Kancelář/ Spisy, Nevyřízené, Vyřízené (Uzavřené), Stornované, Předávané, K převzetí Na výše uvedených formulářích, ve sloupci, kde je znázorněna ikona značící, že je dokument/ spis vložen ve složce, se po „najetí“ kurzoru myši na tuto ikonu, nově zobrazí popis značky složky, ve které je dokument/ spis vložen.

4. Načítání seznamů (dataGridů) Info panel/ Uživatelské nastavení Přibyl zde nový checkbox „Povoleno automatické načítání seznamů (dataGridů)“.

CNS a.s.



Pokud je checkbox zaškrtnutý (= defaultně po upgradu ELISy), tak se uživateli automaticky načítají seznamy (dataGridy). Pokud není checkbox zaškrtnutý, tak se uživateli automaticky nenačítají seznamy (dataGridy).

POZNÁMKA: v modulu Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace, záložka „Obecné“, došlo k odebrání funkcionality „Automaticky načítat seznamy (dataGridy)“.

CNS a.s.



5. Název návrhu předávacího protokolu V modulu Kancelář/ Převody do spisovny/ Převod dokumentů, Převod spisů, Archivní krabice, Převod obsahu složek, + V modulu Spisovna/ Dokumenty/ Dokumenty pro skartační řízení, + V modulu Spisovna/ Spisy/ Spisy pro skartační řízení, + V modulu Spisovna/ Archivní krabice/ Archivní krabice pro skartační řízení, + V modulu Spisovna/ Dokumenty/ Dokumenty ve spisovně, + V modulu Spisovna/ Spisy/ Spisy ve spisovně, + V modulu Spisovna/ Archivní krabice/ Archivní krabice ve spisovně Na výše uvedených formulářích, po označení záznamů (dokumenty/ spisy/ archivní krabice) a kliknutí na jednu z ikon: „Předání dokumentu/ spisu/ Archivní krabice do spisovny“ „Zařazení do skartačního návrhu“

se zobrazí jedno z oken (dle zvolené ikony):

„Předání dokumentů/ spisů/ Archivních krabic do spisovny“, nebo „Zařazení dokumentů/ spisů/ Archivních krabic do skartačního návrhu“

Ve výše uvedených oknech přibyla nová položka „Název“:

CNS a.s.



Po označení radiobuttonu „Vložit dokumenty/ spisy/ archivní krabice do nového předávacího protokolu (v modulu Spisovna jde o radiobutton „Vložit dokumenty/ spisy/ Archivní krabice do nového skartačního návrhu“) se zpřístupní (do té doby nepřístupná) položka „Název“, do které lze zapsat (max. 100 znaků) název návrhu předávacího protokolu/ skartačního návrhu. Název návrhu předávacího protokolu/ skartačního návrhu není možné editovat. (název návrhu předávacího protokolu/ skartačního návrhu lze zadat pouze při vytvoření návrhu).

V modulu Kancelář/ Převody do spisovny/ Návrhy do spisovny + V modulu Spisovna/ Návrhy a Protokoly/ Návrhy neschválené, schválené, protokoly + podsekce Převod do spisovny/ Návrhy neschválené + V modulu Spisovna/ Skartační řízení/ Skartační návrhy

Na výše uvedených formulářích přibyl v řádkovém zobrazení záznamů sloupec „Název“, kde je zobrazen název návrhu předávacího protokolu/ skartačního návrhu, který byl zadán při vytvoření návrhu.

Na výše uvedených formulářích, po kliknutí na ikonu „Zobrazí tiskovou sestavu“, se na tiskové sestavě zobrazí tento nový sloupec s případně vyplněnou hodnotou. CNS a.s.



Na všech tiskových sestavách návrhů předávacích protokolů/ skartačních návrhů, je zobrazena položka „Název“, jejíž hodnota byla vyplněna při vytvoření návrhu.

6. Sloupec Adresát dokumentů

v řádkovém

zobrazení

V modulu Kancelář/ Dokumenty/ Nevyřízené, Vyřízené, Stornované, Předávané, K převzetí, Dle pořadače Na výše uvedených formulářích přibyl v řádkovém zobrazení dokumentů nový sloupec „Adresát“:

Ve sloupci „Adresát“ je vyplněna hodnota vždy pouze u vlastního dokumentu (Původ: dokument VLASTNÍ). Ve sloupci „Adresát“ je vyplněna hodnota vždy, jakmile je na detailu dokumentu, na záložce „Odesláno“, zásilka ve stavu „Odesláno“ a „vyšší“ („Doručeno“, „Vráceno – nepřijato adresátem“ apod.). Pokud je na detailu dokumentu, na záložce „Odesláno“ pouze jedna zásilka ve stavu „Odesláno“, tak se ve sloupci „Adresát“ zobrazují informace o adresátovi ve stejné struktuře, jako je tomu ve sloupci „Odesílatel“. Pokud je na detailu dokumentu, na záložce „Odesláno“ více jak jedna zásilka ve stavu „Odesláno“, tak se ve sloupci „Adresát“ zobrazí popisek „2 a více odeslaných zásilek“ znamenající přítomnost dvou a více adresátů. Na výše vypsaných formulářích, v oblasti filtru vyhledávání, přibylo nové filtrovací pole „Adresát“:

Vyhledávat dokumenty podle této položky lze operátorem „Obsahuje“, podle „Názvu nebo Příjmení“.

CNS a.s.



7. Založení spisu při odpovědi na dokument V řádkovém zobrazení dokumentů + na detailu dokumentu, po kliknutí na ikonu na dokument“ se standardně otevře okno „Dotaz“, na kterém přibyl checkbox „S odpovědi současně vložit oba dokumenty do spisu“, viz obr.:

„Vytvořit odpověď vytvořením

Pokud není původní dokument (na který se odpovídá) již vložen ve spisu, tak po označení jedné z typu odpovědí (Běžná odpověď/ Vyřizující odpověď) a zaškrtnutí checkboxu „S vytvořením odpovědi současně vložit oba dokumenty do spisu“, se po kliknutí na tlačítko „OK“ zobrazí standardně okno „Dokument – nový“. Po uložení okna „Dokument – nový“ dojde standardně k založení dokumentu (odpovědi) + nově i k založení spisu, ve kterém bude vložen (chronologicky) původní (iniciační) dokument a odpověď na dokument, přičemž hodnoty pro založení spisu (název spisu, spisová značka, spisový znak, skartační znak a skartační lhůta) jsou převzaty z původního (iniciačního) dokumentu. Pokud nedojde k uložení okna „Dokument – nový“, tak nedojde k založení spisu. Pokud je původní dokument (na který se odpovídá) již vložen ve spisu, tak odpovědí (Běžná odpověď/ Vyřizující odpověď) a zaškrtnutí checkboxu současně vložit oba dokumenty do spisu“, dojde po kliknutí na tlačítko dokumentu (odpovědi), který bude po uložení vložen do spisu, ve kterém je dokument, na který se odpovídá (= stejná funkce jako doposud).

po označení jedné z typu „S vytvořením odpovědi „OK“ k zobrazení detailu vložen původní (iniciační)

POZNÁMKA: Pokud je z původního (iniciačního) dokumentu již založeno několik běžných odpovědí, u kterých při vytváření odpovědí nebyl zaškrtnut checkbox „S vytvořením odpovědi současně vložit oba dokumenty do spisu“, tak teprve tehdy, kdy bude tento checkbox zaškrtnut, se původní (iniciační) dokument a odpověď vloží do nově založeného spisu, přičemž předchozí vytvořené odpovědi nebudou vloženy ve spisu – bude je potřeba vložit do spisu standardním způsobem.

CNS a.s.



8. Předání obsahu složky do spisovny Pokud má funkční místo přiřazenou konfigurační skupinu s minimálním (tzn. totéž platí pro práva „Smí převádět do spisovny dokumenty spisového uzlu“ a „Smí převádět do spisovny dokumenty celé organizace“) právem „Smí převádět do spisovny své dokumenty“, tak se funkčnímu místu v modulu Kancelář/ Převody do spisovny/ zobrazí nová podsekce „Převod obsahu složek“, viz obr.:

Na formuláři jsou zobrazeny složky (Běžné – založené/ Neveřejné/ Ke zveřejnění), které podléhají podmínce převodu obsahu složek do spisovny. Podmínky zobrazení složek v podsekci „Převod obsahu složek“ jsou:  

Všechny dokumenty vložené ve složce jsou ve stavu „Vyřízeno“ Všechny spisy vložené ve složce jsou ve stavu „Uzavřeno“

V podsekci „Převod obsahu složek“ se tedy nezobrazí složky, pokud obsahují: 

dokumenty se stavem: o „Evidováno“ o „Stornováno“ o „Předáváno“, o „Předáváno ve spisu“, o „Předáváno do spisovny“, o „Předáváno na návrhu protokolu“, o „Předáváno ve složce“



spisy se stavem: o o o o o o o

CNS a.s.

„Evidováno“ „Stornováno“ „Předáváno“, „Vyřízeno“, „Předáváno do spisovny“, „Předáváno na návrhu protokolu“, „Předáváno ve složce“



Na formuláři „Převod obsahu složek“ jsou v řádkovém a stromovém zobrazení složek, na liště ikon, přístupné tyto ikony: „Zobrazení detailu složky“ „Zobrazení složek/ podsložek v podobě seznamu“ = implicitní zobrazení „Zobrazení složek/ podsložek v podobě stromové struktury“ „Předání obsahu složky do spisovny“ „Naplň archivní krabici“ „Zobrazí tiskovou sestavu“

Na formuláři „Převod obsahu složek“ jsou v oblasti filtru vyhledávání přístupné tyto filtry: -

Datum vytvoření od – do

-

Popis

-

Pořadové číslo

-

Značka složky

-

Přístup složky (rozbalovací pole)    

Všechny = implicitní zobrazení Běžný dokument Ke zveřejnění Neveřejný dokument

Zvolené filtry při výběru složky se zobrazí jako Kritéria výběru na Návrhu předávacího protokolu do spisovny. V řádkovém zobrazení složek jsou zobrazeny sloupce: -

Pořadové číslo

-

Značka složky

-

Popis

CNS a.s.



-

Nadřízená složka

-

Vlastník

-

Vytvořeno

-

Přístup složky – jde o nový sloupec, ve kterém bude zobrazen přístup složky (Běžný dokument/ Ke zveřejnění/ Neveřejný dokument)

Po označení jedné složky (rootová složka, nebo podsložka) v řádkovém, nebo stromovém zobrazení, a kliknutí na ikonu:

„Předání obsahu složky do spisovny“

-> otevře se okno „Předání dokumentů/ spisů do spisovny“:

Funkcionalita týkající se výběru spisovny a vložení dokumentů/ spisů do návrhu předávacího protokolu je stejná jako u funkce „Převod dokumentů“ a „Převod spisů“. Návrh předávacího protokolu se zobrazí standardně v modulu Kancelář/ Převody do spisovny/ Návrhy do spisovny. Obsah složky (dokumenty/ spisy) není zobrazen ve funkcích „Převod dokumentů“/ „Převod spisů“. Do doby provedení schválení návrhu předávacího protokolu, je složka ve stavu „Pozastavena platnost“ a není možné s ní jakkoliv pracovat (editace, vytvoření podsložky, apod.). Po provedení schválení návrhu předávacího protokolu dojde ke změně stavu složky na „Zrušeno“, přičemž na detailech dokumentů/ spisů zůstane informace/ odkaz (položka „Složka“ na záložce „profil“ + záložka „Historie“) na složku, ve které byl dokument/ spis vložen.

CNS a.s.



Dojde-li k vyjmutí dokumentu/ spisu z návrhu předávacího protokolu, dojde zároveň k vyjmutí dokumentu/ spisu ze složky, přičemž dokument/ spis nebude stornovaný, ale bude ve stavu vyřízeno/ uzavřeno. Dojde-li k vyjmutí celého obsahu složky z návrhu předávacího protokolu, dojde zároveň k vyjmutí celého obsahu ze složky, přičemž stav složky se změní na „Platný záznam“.

Po označení jedné složky (rootová složka, nebo podsložka) v řádkovém, nebo stromovém zobrazení, a kliknutí na ikonu:

„Naplň archivní krabici“

-> otevře se okno „Vložení obsahu složky do archivní krabice“:

Provedení výběru archivní krabice je stejné jako u vložení dokumentů/ spisů do archivní krabice ve funkci „Převod dokumentů“ a „Převod spisů“. Návrh předávacího protokolu se zobrazí standardně v modulu Kancelář/ Převody do spisovny/ Návrhy do spisovny. Obsah složky (dokumenty/ spisy) není zobrazen ve funkcích „Převod dokumentů“/ „Převod spisů“. Po provedení vložení obsahu složky do archivní krabice, dojde zároveň k vyjmutí celého obsahu ze složky, přičemž stav složky se změní na „Zrušeno“.

Po schválení návrhu předávacího protokolu dojde ke změně stavu složky na „Zrušeno“, přičemž: 

CNS a.s.

pokud byla složka hlavní (rootovou) složkou, tak dojde k vyjmutí jejich podsložek, které se stanou hlavními složkami.





pokud dojde u složky, která je ve stavu „Pozastavena platnost“ (tzn. obsah složky je vložen na návrh předávacího protokolu), ke změně stavu na „Platný záznam“, tak se složka stane hlavní (rootovou) složkou, aniž by došlo k původnímu zařazení složky (nadřízená složka/ podřízená složka).

Po schválení návrhu a provedení převodu do spisovny se obsah (dokumenty/ spisy/ archivní krabice) převedené složky zobrazí v podsekcích (dle skartačních lhůt jednotlivých položek): 

modul Spisovna/ Dokumenty/ Dokumenty ve spisovně, nebo Dokumenty pro skartační řízení,



modul Spisovna/ Spisy/ Spisy ve spisovně, nebo Spisy pro skartační řízení,



modul Spisovna/ Archivní krabice/ Archivní krabice ve spisovně, nebo Archivní krabice pro skartační řízení

CNS a.s.


elisa - Dodatek k manuálu - subverze 1.28

Recommend Documents