elisa - Dodatek k manuálu - Verze 1.28

Spisová služba/ELISA Dodatek k manuálu Verze 1.28 01.04.2016

Dodatek k manuálu verze 1.28

1. Obsah 2.

Šablony ............................................................................................................................................ 3

3.

Identifikátor na profilu spisu ............................................................................................................. 3

4.

Stav naplnění archivní krabice ........................................................................................................ 3

5.

Rozšíření pole Zkratka spisového uzlu ........................................................................................... 4

6.

Export spisového a skartačního plánu ............................................................................................ 4

7.

Agendio/ ELISa - doručení fikcí ....................................................................................................... 5

8.

Automatické zaškrtnutí elektronických souborů .............................................................................. 5

9.

Kopie/ stejnopisy.............................................................................................................................. 6 9.1 Předání kopie/ stejnopisu na více FM ............................................................................................ 6 9.2 Předání kopie/ stejnopisu na své funkční místo ............................................................................ 8

10. VITA/ ELISa – úprava metody ZalozSpisNadDokumentem ............................................................ 8 11. Zobrazení uživatele a funkčního místa ............................................................................................ 8 12. Vlastnictví spisu ............................................................................................................................... 8 13. Sdílení běžných složek .................................................................................................................. 10 14. Transakční protokol ....................................................................................................................... 12 15. Evidence odeslaných emailů z ePodatelny ................................................................................... 20 16. Datová schránka – navýšení maximální velikosti datové zprávy na 20 MB. ................................. 23 17. Řazení spisových uzlů ................................................................................................................... 23 18. Základní registry – rozšíření vstupních polí ................................................................................... 25 19. Změna zkratek v ČJ podle aktuálního vlastníka dokumentu ......................................................... 26 20. eSkartace....................................................................................................................................... 27

CNS a.s.

Strana 2 (celkem 48)


2. Šablony Na předdefinované vzory dokumentů Microsoft Word je možné vložit nové slučovací pole: o

Jednoznačný identifikátor (dokumentu, nebo spisu) = JednoznacnyIdentifikator

Vytváření šablon v MS Word (celý proces vytvoření pole, přiřazení hodnot aj.) a jejich přiřazení v programu Elisa je popsáno v uživatelské dokumentaci ELISy, nebo ve funkci „Nápověda“.

3. Identifikátor na profilu spisu Na detailu spisu, pod lištou ikon, je zobrazen Identifikátor (čtrnáctimístný alfanumerický kód) spisu.

4. Stav naplnění archivní krabice Modul Kancelář/ Převody do spisovny/ Archivní krabice a Modul Spisovna/ Archivní krabice/ Archivní krabice ve spisovně/ Archivní krabice pro skar. řízení/ Archivní krabice vyskartované Na uvedených formulářích přibyl sloupec „Počet záznamů“. Ve sloupci „Počet záznamů“, se v řádkovém zobrazení, zobrazuje počet záznamů vložených v dané archivní krabici, viz obr.:

Na detailu Archivní krabice, v jejím záhlaví (tj. pod lištou ikon) se zobrazuje informace: „Počet vložených záznamů:“.

CNS a.s.



Počet vložených záznamů = počet záznamů ze záložek „Obsah archivní krabice“, nebo „Ruční plnění“ (podle toho, zda je archivní krabice naplněna záznamy z ELISy, nebo Ručním plněním), viz obr.:

POZNÁMKA: 1 spis je počítán jako 1 záznam, tzn., že do počtu vložených záznamů v archivní krabici se nezapočítávají dokumenty vložené ve spisu.

5. Rozšíření pole Zkratka spisového uzlu Modul Administrace/ Uživatelé/ Spisové uzly Na detailu Spisového uzlu lze nově do pole „Zkratka“ zapsat až 20 znaků.

6. Export spisového a skartačního plánu Modul Administrace/ Číselníky/ Spisové plány Na formuláři Spisových plánů je možné kliknutím na ikonu „Export spisového a skartačního plánu“, provést vyexportování spisového a skartačního plánu do XML souboru. Po kliknutí na ikonu „Export spisového a skartačního plánu“ dochází k automatické validaci XML souboru oproti NSESSS. Pokud je spisový a skartační plán validní, zobrazí se vygenerovaný spisový a skartační plán v XML. Pokud není spisový a skartační plán validní, zobrazí se XML chybové hlášení s popsanou chybou.

CNS a.s.



7. Agendio/ ELISa - doručení fikcí Modul Administrace/ Externí aplikace/ Interface Marbes Proxio, záložka „Parametry“: Na záložce „Parametry“ přibyl nový checkbox „Povolit automatickou volbu Povoleno doručení fikcí“.

Pokud je checkbox zaškrtnutý, tak při vytvoření zásilky z Agendia do ELISy, se způsobem odeslání Datová schránka, je na detailu dokumentu, na záložce „Odesláno“, detail zásilky, zaškrtnutý checkbox „Povoleno doručení fikcí“. Pokud není checkbox zaškrtnutý, tak při vytvoření zásilky z Agendia do ELISy, se způsobem odeslání Datová schránka, není na detailu dokumentu, na záložce „Odesláno“, detail zásilky, zaškrtnutý checkbox „Povoleno doručení fikcí“.

8. Automatické souborů

zaškrtnutí

elektronických

Modul Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace/ záložka „Dokumenty“: V Parametrech aplikace, na záložce „Dokumenty“ přibyl nový checkbox „Povolit automatické zaškrtnutí všech el. souborů na detailu zásilky“:

CNS a.s.



Pokud je checkbox zaškrtnutý, tak při vytvoření/ vytváření zásilky se způsobem odeslání „Datová schránka“, nebo způsob odeslání, na jehož detailu (v modulu Administrace/ Číselníky/ Způsoby odeslání) je zaškrtnuto „Odeslání vlastní organizaci (po vypravení je zásilka ihned přijata)“, jsou na detailu zásilky automaticky zaškrtnuté všechny elektronické soubory (tedy jak elektronický obraz, tak i všechny přílohy). Pokud není checkbox zaškrtnutý, tak při vytvoření/ vytváření zásilky se způsobem odeslání „Datová schránka“, nebo způsob odeslání, na jehož detailu (v modulu Administrace/ Číselníky/ Způsoby odeslání) je zaškrtnuto „Odeslání vlastní organizaci (po vypravení je zásilka ihned přijata)“, je na detailu zásilky automaticky zaškrtnutý pouze elektronický obraz. Případné přílohy je nutné označit ručně

9. Kopie/ stejnopisy 9.1 Předání kopie/ stejnopisu na více FM Modul Kancelář/ Dokumenty/ Nevyřízené, Dle pořadače V řádkovém zobrazení dokumentů, nebo na detailu dokumentu, po kliknutí na ikonu kopie či stejnopisu dokumentu“, jsou nově zobrazeny dvě záložky „Kopie“ a „Stejnopis“.

CNS a.s.


„Vytvoření


Nově je možné předat kopii či stejnopis dokumentu na 10 funkčních míst.

Modul Podatelna/ Příjem/ Datová schránka, Obecná zásilka, Elektronická podatelna Na uvedených formulářích, v okně „Příjem zásilky – nový“, je nově možné předat kopii či stejnopis dokumentu na 10 funkčních míst.

CNS a.s.



9.2 Předání kopie/ stejnopisu na své funkční místo Modul Kancelář/ Dokumenty/ Nevyřízené, Dle pořadače a Modul Podatelna/ Příjem/ Datová schránka, Obecná zásilka, Elektronická podatelna Na uvedených formulářích lze po kliknutí na ikonu předat kopii/ stejnopis na své funkční místo.

„Vytvoření kopie či stejnopisu dokumentu“,

10. VITA/ ELISa – úprava ZalozSpisNadDokumentem

metody

Pokud uživatel provede v programu VITA založení spisu nad dokumentem, který už je vložen ve spisu, tak se zobrazí:   

upozornění (hláška) jednoznačný identifikátor spisu, ve kterém je dokument vložen spisová značka spisu, ve kterém je dokument vložen

11.

Zobrazení uživatele a funkčního místa

Na jednotlivých formulářích/ detailech, či v rozbalovacích nabídkách (např. při předání dokumentu), se nově zobrazuje uživatel/ funkční místo ve tvaru: Příjmení Jméno titul, název funkčního místa (např. Ondřich Martin Bc., administrátor) Uživatelé jsou v rozbalovacích nabídkách nově zobrazeny/ řazeny podle Příjmení.

12.

Vlastnictví spisu

Modul Kancelář/ Dokumenty/ Nevyřízené, Dle pořadače Na uvedených formulářích: 

CNS a.s.

v nabídce seznamu spisů pro vložení dokumentu do spisu, je zobrazen filtr „Spisy celého uzlu“. Po zaškrtnutí filtru a načtení formuláře (tlačítko „Načíst“), se zobrazí spisy celého uzlu.





V okně „Vložení dokumentu do spisu“, lze zapsáním spisové značky spisu do položky „Číslo jednací“, provést vložení dokumentu do nevyřízeného spisu, jehož vlastníkem je funkční místo ze stejného spisového uzlu.



v nabídce seznamu sběrných archů pro vložení dokumentu do sběrného archu, je zobrazen filtr „Sběrné archy celého uzlu“. Po zaškrtnutí filtru a načtení formuláře (tlačítko „Načíst“), se zobrazí sběrné archy celého uzlu.

Vložením (tj. kliknutím na tlačítko „Vložit“, nebo „Uložit“ v případě založení sběrného archu z dokumentu) dokumentu do cizího spisu (tzn. spisu, jehož vlastníkem je funkční místo ze stejného spisového uzlu)/ sběrného archu, dojde k automatickému předání dokumentu vlastníkovi spisu/ sběrného archu. Předaný dokument se automaticky (není prováděno převzetí dokumentu) zobrazí u vlastníka spisu, který se stává vlastníkem dokumentu. V historii dokumentu se zobrazí nová operace: „Předání dokumentu vložením do spisu“, nebo „Předání dokumentu vložením do sběrného archu“.

Info panel/ Uživatelské nastavení V oblasti „Zasílat emailem“ přibyl nový checkbox „Upozornění na vložení cizího dokumentu do spisu“ s podtextem: „Pokud je zaškrtnuto, aplikace zasílá upozornění emailem vždy, když je uživateli vložen dokument do spisu jiným FM“:

CNS a.s.



Po provedení vložení dokumentu do cizího spisu/ sběrného archu, se v případě zaškrtnutého checkboxu „Upozornění na vložení cizího dokumentu do spisu“ v Uživatelském nastavení, zašle uživateli, kterému byl vložen dokument do jeho spisu/ sběrného archu, email:

Dojde k odeslání tolika emailů, kolik bude vloženo dokumentů do cizího spisu/ sběrného archu.

13.

Sdílení běžných složek

Modul Administrace/ Uživatelé Vznikla nová podsekce „Rozšíření práv běžných složek“:

Na formuláři „Rozšíření práv běžných složek“, na liště ikon, jsou přístupné tyto ikony: CNS a.s.



„Založení nového záznamu“: kliknutím na tuto ikonu se otevře okno „Rozšíření práv zobrazení běžných složek - nový“:

V položce „Spisový uzel“, kliknutím na ikonu výběru ze seznamu spisových uzlů, se otevře okno „Spisové uzly“, kde lze vybrat spisový uzel. V položce „Smí zobrazit běžné sl. spisového uzlu“, kliknutím na ikonu výběru ze seznamu spisových uzlů, se otevře okno „Spisové uzly“, kde lze vybrat spisový uzel. Položka „Platnost od“, je automaticky vyplňována aplikací po uložení záznamu. Toto pole nelze editovat. “Zobrazení detailu záznamu“: po označení řádku záznamu a kliknutí na tuto ikonu, se otevře okno „Rozšíření práv zobrazení běžných složek - detail“, kde je zobrazeno nastavení. “Zrušení (zneaktivnění) záznamu“: kliknutím na tuto ikonu dojde k nenávratnému odstranění záznamu (nastavení). “Zobrazí tiskovou sestavu“: kliknutím na tuto ikonu lze vytisknout aktuální seznam formuláře. Na formuláři „Rozšíření práv zobrazení běžných složek “, v oblasti filtru vyhledávání je přístupný filtr „Spisový uzel“:

Kliknutím na ikonu výběru ze seznamu spisových uzlů, se otevře okno „Spisové uzly“, kde lze vybrat spisový uzel. Po výběru spisového uzlu a kliknutí na tlačítko „Načíst“, se v případě existence nastavení rozšířeného práva zobrazení běžných složek na zvoleném spisovém uzlu, zobrazí tento spisový uzel s nastavenými spisovými uzly, které mají právo zobrazení běžných složek.

Na formuláři „Rozšíření práv zobrazení běžných složek“, v řádkovém zobrazení, jsou přístupné sloupce „Spisový uzel“ a „Smí zobrazit běžné sl. spisového uzlu“:

CNS a.s.



Ve sloupci „Spisový uzel“ jsou zobrazeny ty spisové uzly, které mají právo zobrazení běžných složek na spisové uzly nastavené v druhém sloupci „Smí zobrazit běžné sl. spisového uzlu. Ve sloupci „Smí zobrazit běžné sl. spisového uzlu“ jsou zobrazeny spisové uzly, na které je nastaveno právo zobrazení běžných složek.

Modul Kancelář/ Složky/ Běžné složky/ Založené Standardně jsou v běžných složkách zobrazeny složky daného spisového uzlu + pokud je nastaveno rozšířené právo zobrazení běžných složek, tak v sekci Běžné složky/ Založené, uvidí uživatelé spisového uzlu, který je nastaven v modulu Administrace/ Uživatelé/ Rozšíření práv běžných složek, ve sloupci „Spisový uzel“, běžné složky spisového uzlu, který je nastaven v modulu Administrace/ Uživatelé/ Rozšíření práv běžných složek, ve sloupci „Smí zobrazit běžné sl. spisového uzlu“. Se složkami lze pracovat stejným způsobem, jakoby se jednalo o složky daného spisového uzlu, tj. stejná práva pro vložení dokumentů/ spisů do složek, vyjmutí, zrušení, atd.

14.

Transakční protokol

Transakční protokol je zápis provedených operací týkajících se SSL. Obsahuje operace provedené uživateli nebo správci systému, anebo operace automaticky iniciované SSL na základě parametrů systému. Transakční protokol umožňuje dohledat, identifikovat, popřípadě rekonstruovat činnost SSL, jednotlivých uživatelů v systému a historii entit. SSL denní obsah transakčního protokolu na konci kalendářního dne automaticky uloží jako dokument v datovém formátu PDF/A, který je opatřen zaručeným elektronickým podpisem, nebo elektronickou značkou a následně kvalifikovaným časovým razítkem. Tento dokument je zatříděn do spisového plánu a je mu přidělen skartační režim se skartačním znakem „A“, a skartační lhůtou 1 rok.

Jedná se o službu winservices, která vyžaduje ruční nastavení licence + uložení času spuštění modulu Transakčního protokolu. V Elisa Management Studiu je potřeba v sekci „Licence“ povolit licenci + v sekci „Seznam organizací“ povolit interface na záložce „Parametry superadministrátorské“. POZNÁMKA: výše uvedené může provést/ nastavit pracovník s právy admina v Elisa Management Studiu. Je tedy potřeba kontaktovat pracovníky/ konzultanty z CNS a.s.

CNS a.s.



V modulu Administrace/ Externí aplikace, přibyla podsekce „Transakční protokol“, která je rozdělena na záložky „Parametry“ a „Transakční protokol“:

Parametry: 

Parametry nastavení pro automatické založení dokumentu: -

Přístup = přístup dokumentu (Ke Zveřejnění, Běžný dokument, Neveřejný dokument). Spisový znak = nepovinné pole. Pokud bude zvolen spisový znak, tak skartační znak a lhůta namapované na spisový znak, mají přednost před zvoleným skartačním znakem a lhůtou, které jsou uvedené níže v parametrech. Výchozí funkční místo = povinné pole. Pod zvoleným funkčním místem bude založen dokument s transakčním protokolem. Způsob vyřízení dokumentu = nepovinné pole. Pokud bude toto pole vyplněno, tak dojde k automatickému vyřízení dokumentu (pokud je současně vyplněné pole „Spisový znak“) s vyplněným způsobem vyřízení. Forma dokumentu = forma dokumentu. Věc (Popis) = název dokumentu. Skart. znak/ lhůta = povinné pole. Není-li vyplněno pole Spisový znak, tak dokumentu bude přidělen zde vyplněný skartační znak a lhůta. Počet listů/ příloh = nepovinné pole.

Popis automatického založení dokumentu: -

CNS a.s.

Podle výše vyplněných parametrů dojde každý den k automatickému založení dokumentu. Dokument vždy obsahuje transakční protokol ve formátu PDF/A s údaji/ informacemi za předchozí den.



PDF/A soubor je elektronicky podepsán, pokud je na serveru nainstalován certifikát (musí být nainstalován na aplikačním serveru, v úložišti LocalMachine <Účet počítače>/ My ) a jeho sériové číslo je vyplněno v modulu Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace, záložka „Elektronické podpisy a časová razítka“, oblast „Elektronické podpisy archivu“, položka „Sériové číslo certifikátu“. K PDF/A souboru je připojeno časové razítko, jsou-li vyplněné potřebné položky k časovému razítku v modulu Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace, záložka „Elektronické podpisy a časová razítka“, oblast „Časová razítka“ a jsou-li v modulu Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace, záložka „Elektronické podpisy a časová razítka“, oblast „Elektronické podpisy archivu“, zaškrtnutý checkbox „Připojit časové razítko k elektronickému podpisu“.



Oblast „Synchronizovat (spouštět)“ s možností nastavení času spuštění: -



Každý den v: položka pro zadání hodiny pro spuštění vygenerování Transakčního protokolu. Každých: položka pro zadání sekund pro spuštění vygenerování Transakčního protokolu.

Tlačítko „Synchronizovat“: provede okamžité vygenerování transakčního protokolu ELISy bez ohledu na nastavení doby či periody synchronizace.

Transakční protokol: Na liště ikon je aktivní ikona sestavy.

„Zobrazí tiskovou sestavu“ – provede tisk aktuálně zobrazené

V oblasti filtru vyhledávání, jsou přístupné tyto položky: -

Datum od – do: možnost zadat ručně datum, nebo výběrem z kalendáře.

-

Spisový uzel: výběr ze seznamu spisových uzlů. Filtr „Spisový uzel“ slouží pro následující výběr funkčního místa, ne pro samotné vyhledávání.

-

Funkční místo: výběr z comboboxu

-

Tlačítko „Načíst“: proved načtení a zobrazení seznamu událostí/ informací z transakčního protokolu, které se vztahují ke zvolenému období/ funkčnímu místu.

V řádkovém zobrazení jsou zobrazeny události/ informace ve sloupcích „Datum“, „Operace“, „Popis“ a „Typ“:

CNS a.s.



Sloupec:    

Datum = datum operace Operace = operace Popis = popis operace. Vysvětlivky níže k uvedeným typům operací. Typ = typ operací, viz níže.

Vysvětlivky k Transakčnímu protokolu TYP SPISOVÝ ZNAK [0] Znak [1] Podznak [2] 2. podznak [3] [Odstavec] [4] Popis [5] Skartační znak [6] Skartační lhůta [7] Spisový plán, do kterého spisový znak náleží SPISOVÝ PLÁN [0] Popis [1] Platnost od [2] Platnost do

SPISOVÝ UZEL [0] Popis [1] Zkratka [2] Podací deník [3] Datová schránka [4] Podatelna [5] Výpravna [6] Nadřízený spisový uzel FUNKČNÍ MÍSTO [0] Název (popis) [1] Uživatel (příjmení, jméno, tituly) [2] Spisový uzel [3] Konfigurační skupina [4] Upozornění na nové zásilky předané k vypravení

CNS a.s.



[5] [6] [7]

Upozornění na nový dokument K převzetí Upozornění na vrácenou zásilku z Výpravny Upozornění na vložení dokumentu do cizího spisu

UŽIVATEL [0] Příjmení [1] Jméno [2] Titul před jménem [3] Titul za jménem [4] Zkratka [5] E-mail [6] Přihlašovací jméno do Elisy [7] Uživatelské jméno v ActiveDirectory [8] Povoleno přihlašování přes ActiveDirectory KONFIGURAČNÍ SKUPINY [0] Název (popis) [1] Povolen přístup do modulu Kancelář (A/N) [2] Povolen přístup do modulu Administrace (A/N) [3] Povolen přístup do modulu Podatelna (A/N) [4] Povolen přístup do modulu Výpravna (A/N) [5] Povolen přístup do modulu Spisovna (A/N) [6] Povolen přístup do modulu Zjednodušená evidence (A/N) [7] Povoleno přebírání dokumentů za spisový uzel (A/N) [8] Povoleno přebírání spisů za spisový uzel (A/N) [9] Povoleno používání časových razítek při elektronickém podepisování (A/N) [10] Povoleno zrušení vyřízení dokumentu (A/N) [11] Povoleno zrušení vyřízení spisu (A/N) [12] Povoleno zrušení uzavření spisu (A/N) [13] Povoleno přímé odeslání zásilek z Kanceláře do ISDS (A/N) [14] Povoleno provádět převody do spisovny svých dokumentů do spisovny (A/N) [15] Povoleno provádět převody do spisovny dokumentů z celého uzli (A/N) [16] Povoleno provádět převody do spisovny dokumentů z celé organizace (A/N) [17] Povoleno odebrání ČJ od dokumentu (A/N) PRÁVA PŘÍSTUPU [0] Funkční místo, jehož dokumenty a spisy se zobrazují (= určené FM) [1] Funkční místo, jež má právo se dívat na dokumenty a spisy určeného FM [2] Spisový uzel, jež má právo se dávat na dokumenty a spisy určeného FM PRÁVA PŘÍSTUPU K DOKUMENTU [0] Dokument, nad kterým jsou práva zobrazení nastavována [1] Funkční místo, kterému bylo právě zobrazení k tomuto dokumentu přiřazeno [2] Spisový uzel, kterému bylo právě zobrazení k tomuto dokumentu přiřazeno OPERACE PŘÍSTUPU [0] Podrobný popis logované operace [1] IP adresa, ze které se klient přihlašuje [2] Login zadaný při přihlášení [3] Uživatel, který se přihlásil/ provedl logovanou operaci [4] Funkční místo, pod které se uživatel přihlásil/ provedl logovanou operaci DOKUMENT [0] Čárový kód dokumentu [1] Evidenční číslo dokumentu [2] Stav dokumentu [3] Číslo jednací v prezentačním tvaru [4] Číslo jednací – volný text

CNS a.s.



[5] [6] [7] [8] [9] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17] [18] [19] [20] [21] [22] [23] [24] [25] [26] [27] [28] [29] [30] [31] [32] [33] [34] [35] [36] [37] [38] [39] [40] [41] [42] [43] [44] [45] [46] [47] [48] [49] [50] [51] [52] SPIS [0] [1] [2] [3] [4] [5] [6]

CNS a.s.

Spis, do kterého dokument náleží Sběrný arch Pořadí ve sběrném archu Věc (popis) Podací deník Ročník Forma dokumentu (A = analogová, D = digitální, Z = zdigitalizovaná) Původ dokumentu (C = cizí, V = vlastní) Typ dokumentu Spisový znak Skartační znak Skartační lhůta Evidováno Vyřídit do Vyřízeno Datum platnosti ČJ jiného SW Počet listů Počet příloh Způsob vyřízení Vyřizující dokument Dokument, který je tímto dokumentem vyřizován Dokument, na nějž tento odpovídá Úroveň přístupu k dokumentu Vlastník dokumentu (uživatel, funkční místo) Přebírající (budoucí nový vlastník dokumentu) Přebírající (budoucí spisový uzel) Odesílatel – adresa ČJ odesílatele Podací číslo Způsob odeslání Typ zásilky Forma zásilky Datum cizího odeslání Doručeno Předpoklad právní moc Právní moc Dokument je kopií (A/N) Dokument je stejnopisem (A/N) Externí aplikace (10 = výstupy CzechPoint, 20 = VITA, 40 = RŽP, 70 = STAG, 90 = Proxio, 120 = NAV, 150 = TAS, 180 = SDP, 190 = PrintServer, 210 = Obecné rozhraní) MesaggeID emailu, ze kterého byl dokument založen (Příjem emailu) Důvod provedení operace (storna, odmítnutí převzetí, ...) Podatelna, která dokument aktuálně vlastní Podatelna, přes níž je dokument předáván Přebírající (nový vlastník určený v Redistribuci) Přebírající (spisový uzel určený v Redistribuci) Spisovna Datum provedeného skartačního řízení (archivace, skartace)

Čárový kód spisu Evidenční číslo spisu Stav spisu Spisová značka Spisová značka – volný text Ročník Popis (věc)



[7] [8] [9] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17] [18] [19] [20] [21] [22] [23] [24] [25] [26] [27]

Spisový znak Skartační znak Skartační lhůta Podoba spisu (A = analogová, D = digitální, Z = zdigitalizovaná) Založeno Vyřízeno Uzavřeno Úroveň přístupu ke spisu Způsob vyřízení Vlastník spisu (uživatel, funkční místo) Přebírající (budoucí nový vlastník) spisu Přebírající (budoucí spisový uzel) Iniciační dokument spisu Iniciační sběrný arch spisu Externí aplikace (10 = výstupy CzechPoint, 20 = VITA, 40 = RŽP, 70 = STAG, 90 = Proxio, 120 = NAV, 150 = TAS, 180 = SDP, 190 = PrintServer, 210 = Obecné rozhraní) Důvod provedení operace (storna, odmítnutí převzetí, …) Vyřizující dokument Podatelna, která spis aktuálně vlastní Podatelna, přes níž je spis předáván Spisovna Datum provedeného skartačního řízení (archivace, skartace)

ZÁSILKA [0] Čárová kód zásilky [1] Vytvořil [2] Zásilka dloučena do [3] Dokument [4] Stav zásilky [5] Adresát [6] Adresát – osoba [7] Způsob odeslání [8] Typ zásilky [9] Forma zásilky [10] Výpravna [11] Změněno (založeno) [12] Předáno výpravně [13] Převzato výpravnou [14] Vypraveno [15] Doručeno [16] Stav doručení [17] Odeslal [18] Předává výpravně [19] ISDS – do rukou [20] ISDS – doručení do vlastních rukou (A/N) [21] ISDS – povoleno náhradní doručení/ doručení fikcí (A/N) [22] Podací arch [23] Podací číslo [24] Čárový kód České pošty [25] Interní vypravení – spisový uzel [26] Interní vypravení – funkční místo ELEKTRONICKÝ DOKUMENT [0] Název souboru [1] Poznámka, zda-li byl dokument v ELISe elektronicky podepsán (A/N) [2] Dokument – elektronický obraz [3] Dokument – příloha [4] Zásilka – elektronický obraz

CNS a.s.



[5] [6] [7] [8] [9] [10] [11] [12]

Zásilka – příloha Spis – příloha Druh přílohy (dokumentu) Počet příloh (dokumentu) Druh přílohy (spisu) Počet příloh (spisu) Originál datové zprávy (ZFO) Dodejka/ Doručenka datové zprávy

ZÁKAZNÍK [0] Typ organizace [1] Název organizace [2] Platnost od [3] Organizace – zkratka [4] Kód ERMS [5] Dokumenty jsou označovány čárovým kódem (namísto evidenčního čísla) (A/N) [6] Spisy jsou označovány čárovým kódem (namísto evidenčního čísla) (A/N) [7] Formát složeného ČJ, položky: {0} zkratka organizace, {1} pořadové číslo v ročníku podacího deníku, {2} rok 4-místný, {3} rok 2-místný, {4} podací deník-zkratka, {5} spisový uzel-zkratka, {6} uživatel-zkratka [8] Formát spisové značky, položky: {0} zkratka organizace, {1} pořadové číslo v rámci aktuálního roku, {2} pořadové číslo celkové (bez rozlišení roku), {3} rok 4-místný, {4} rok 2-místný, {5} spisový uzel-zkratka, {6} uživatel-zkratka [9] Minimální vyžadovaná síla hesla pro přihlášení uživatele do aplikace (1 = slabá, 2 = průměrná, 3 = silná) [10] Je umožněno zakládání spisů bez iniciačního dokumentu (A/N) [11] Maximální povolená velikost nahraného souboru přílohy dokumentu v kB [12] Maximální povolená velikost nahraného souboru obrazu dokumentu v kB [13] Maximální povolená velikost nahraného souboru přílohy spisu v kB. [14] Při stornování dokumentu je od uživatele vyžadováno uvést důvod (A/N) [15] Při odmítnutí převzetí dokumentu je od uživatele vyžadováno uvést důvod (A/N) [16] Při stornování spisu je od uživatele vyžadováno uvést důvod (A/N) [17] Při odmítnutí převzetí spisu je od uživatele vyžadováno uvést důvod (A/N) [18] Je povoleno detailní nastavení datové schránky na detailu záznamu (A/N) [19] Je umožněno spravovat v ELISe více datových schránek pod jedním zákazníkem (A/N) [20] Je umožněno zakládat externí subjekt z ISDS, pokud není podle identifikátoru v databázi nalezen (A/N) [21] Úroveň používání spisových znaků (0 = nepoužívat, 1 = používat pouze skartační znaky a lhůty, 2 = používat spisové znaky, skartační znaky a lhůty) [22] Způsob vyřízení dokumentu při vyřizování spisu [23] Je nastaveno automatické předávání zásilek na Výpravu ihned po jejich založení (A/N) [24] Je nastaveno automatické generování ČJ dokumentu po jeho zaevidování (A/N) [25] Je umožněno používat v aplikaci funkce Pořadačů (A/N) [26] Je povoleno zobrazit detail přebíraného dokumentu (A/N) [27] Je povoleno zobrazit detail přebíraného spisu (A/N) [28] TSA - přihlašování k autoritě časových razítek (0 = certifikátem, 1 = jménem a heslem) [29] TSA – URL služby [30] TSA – OID politika [31] TSA – uživatelské jméno [32] TSA – algoritmus hashe [33] TSA – vždy důvěřovat autoritě (A/N) [34] Je povoleno používat samostatnou číselnou řadu pořadových čísel spisů (A/N) [35] Je povoleno vytváření nové stránky podacího archu pro každou službu samostatně (A/N) [36] Algoritmus hashe elektronického podpisu [37] Je umožněno předání dokumentů a spisů před Podatelnu (A/N) [38] Řazení zásilek při Výpravě, jednotlivé položky oddělené znakem "I", "^A" = vzestupně, "^D" = sestupně (1 = Obyčejné/doporučené zásilky, 2 = způsob odeslání, typ zásilky, 3 = ČJ dokumentu, 4 = ev.č. dokumentu, 5 = spisový uzel - zkratka, 6 = spisový uzel - kód, 7 = adresát, 8 = pořadí čtečky ČK) [39] Odvolávací lhůta [40] Je povolena automatická volba Předání zásilky výpravně (A/N)

CNS a.s.



Je povoleno ukládání AcceptanceTime jako Doručeno u dokumentu namísto DeliveryTime na příjmu datové zprávy (A/N) Generování odpovědi dokumentu (0 = odpověď dostává stejné ČJ jako původní dokument, 1 = odpověď dostává vždy nové ČJ, 2 = odpověď dostává ČJ podle nastavení v Parametrech aplikace) Příznak jakým způsobem zobrazovat organizační útvar v podacím deníku (0 = popis spisového uzlu, 1 = zkratka spisového uzlu) Počet listů na profilu Dokumentu (0 = povinné pole pro analogové dokumenty, 1 = povinné pole pro digitální dokumenty, 2 = povinné pole pro všechny formy dokumenty, 3 = nepovinné pole) Počet příloh na profilu Dokumentu (0 = nepovinné pole, 1 = povinné pole pro všechny formy dokumenty, 2 = povinné pole pro analogové dokumenty, 3 = povinné pole pro digitální dokumenty) Rubrikace podacího deníku (0 = Vzor 1, 1 = Vzor 2) Při odebrání ČJ od dokumentu je od uživatele vyžadováno uvést důvod (A/N) Je povoleno zakládání nových Sběrných archů (A/N) SN certifikátu pro elektronické podepisování dokumentů v důvěryhodném archivu Je nastaveno, že k elektronickému podpisu v důvěryhodném archivu bude přiřazeno i časové razítko (A/N) Doména Je nastaveno, že příznak Doručit fikcí je při založení zásilky přednastaven (A/N) Je povolena validace elektronického podpisu příloh dokumentů (A/N) Je nastavena povinnost uvést Funkční místo při předání (A/N) Je nastaveno povolení výběru všech elektronických souborů dokumentu do příloh zásilky

[41] [42] [43] [44] [45] [46] [47] [48] [49] [50] [51] [52] [53] [54] [55]

15.

Evidence odeslaných emailů z ePodatelny

V modulu Podatelna/ Příjem/ Elektronická podatelna: Přibyly zde nové záložky „Odchozí Nezaregistrované“ a „Odchozí Zaregistrované“. Odchozí Nezaregistrované: V tomto formuláři se načítají odeslané emailové zprávy z ePodatelny.

Na liště ikon jsou přístupné ikony: Zobrazení detailu záznamu – provede zobrazení detailu záznamu. Založit dokument z emailu – provede zobrazení detailu dokumentu – nový. Zobrazí tiskovou sestavu – provede tisk zobrazení formuláře.

CNS a.s.



Ve filtru vyhledávání jsou přístupné tyto filtry: -

Od – do = možnost zadat datum a čas ručně, nebo pomocí ikony kalendáře/ hodin. Implicitně je vyplněna položka „Od“ datem vypočítaným 14 dní nazpět.

-

Checkbox „Pouze nepřečtené“.

V řádkovém zobrazení jsou tyto sloupce: -

Odesláno = datum odeslání emailu Identifikátor EP = vygenerovaný identifikátor Příjemce = příjemce emailu Předmět = předmět emailu Dokument evidován = datum zaevidování dokumentu (je vyplněno/ zobrazeno pouze v záložce „Odchozí Zaregistrované“) Dokument EČ = evidenční číslo dokumentu (je vyplněno/ zobrazeno pouze v záložce „Odchozí Zaregistrované“) Dokument ČJ = číslo jednací dokumentu (je vyplněno/ zobrazeno pouze v záložce „Odchozí Zaregistrované“)

Kliknutím na ikonu

„Zobrazení detailu záznamu“ se zobrazí okno „Email – detail“, kde lze ze

souboru elektronického obrazu zobrazit emailovou zprávu, nebo kliknutím na ikonu dokument z emailu“ provést založení dokumentu z emailu.

Kliknutím na ikonu   

CNS a.s.

„Založit

„Založit dokument z emailu“ se zobrazí okno „Dokument – nový“:

Na záložce „Profil“ je v položce „Věc (Popis)“ automaticky vyplněn předmět emailu. Na záložce „Elektronický obraz, přílohy“ je v položce „Soubor elektronického obrazu“ vyplněn eml soubor. Na záložce „Odesláno“ (je defaultně zobrazena při zakládání dokumentu) lze zaevidovat standardním způsobem zásilky (příjemce emailu). Při zakládání zásilky se zobrazuje přednastavený způsob odeslání „Elektronická pošta“ s možností hromadného výběru adresátů



(v případě více příjemců emailu). Založené zásilky získají po uložení dokumentu automaticky stav „Doručeno“.

Po uložení dokumentu dojde k založení dokumentu pod funkčním místem uživatele, který založil dokument z odeslaného emailu. Po založení dokumentu z emailu dojde k přesunutí emailu ze záložky „Odchozí Nezaregistrované“ do záložky „Odchozí Zaregistrované“.

Odchozí Zaregistrované: V tomto formuláři se načítají zaregistrované/ zaevidované odeslané emailové zprávy z ePodatelny.

Na liště ikon jsou přístupné ikony: Zobrazení detailu záznamu – provede zobrazení okna „Email – detail“, kde lze ze souboru elektronického obrazu zobrazit emailovou zprávu. Zobrazí tiskovou sestavu – provede tisk zobrazení formuláře.

Ve filtru vyhledávání je přístupný tento filtr: -

Od – do = možnost zadat datum a čas ručně, nebo pomocí ikony kalendáře/ hodin. Implicitně je vyplněna položka „Od“ datem vypočítaným 14 dní nazpět.

V řádkovém zobrazení jsou tyto sloupce: -

CNS a.s.

Odesláno = datum odeslání emailu Identifikátor EP = vygenerovaný identifikátor Příjemce = příjemce emailu Předmět = předmět emailu Dokument evidován = datum zaevidování dokumentu Dokument EČ = evidenční číslo dokumentu Dokument ČJ = číslo jednací dokumentu



16. Datová schránka – navýšení maximální velikosti datové zprávy na 20 MB. Nově je umožněno odeslat datovou zprávu o maximální velikosti 20 MB. POZNÁMKA: Pro možnost vložení elektronického souboru o velikosti 20 MB na detailu dokumentu, je potřeba v modulu Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace, záložka „Dokumenty“, navýšit Maximální velikost souboru el. obrazu a přílohy, viz obrázek:

17.

Řazení spisových uzlů

V modulu Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace, záložka „Obecné“, přibyla nová oblast „Řazení spisových uzlů“.

CNS a.s.



Kliknutím na link „Změnit“ v oblasti „Řazení spisových uzlů“, se otevře okno „Řazení spisových uzlů“.

V comboboxu „Parametr řazení spisových uzlů“ je tato nabídka:  

= defaultní zobrazení po upgradu Kód (číslo) spisového uzlu = položka „Kód“ z detailu spisového uzlu

V comboboxu „Způsob (směr) řazení“ je tato nabídka:  

CNS a.s.

Vzestupně – od nejmenšího po největší = defaultní zobrazení po upgradu Sestupně – od největšího po nejmenší



Pokud není nastaveno řazení spisových uzlů (= defaultní stav po upgradu) tak se spisové uzle řadí/ zobrazují jako doposud, tedy podle id záznamu. Pokud je nastaveno řazení spisových uzlů podle Kódu (čísla) spisového uzlu, se Způsobem (směrem) řazení - Vzestupně – od nejmenšího po největší, tak se stromové zobrazení spisových uzlů řadí podle kódu (čísla) spisového uzlu, např. SU s kódem č. 1 se zobrazí nejvýše, SU s kódem č. 2 se zobrazí jako druhý SU (tedy pod kódem č. 1). Pokud je nastaveno řazení spisových uzlů podle Kódu (čísla) spisového uzlu, se Způsobem (směrem) řazení - Sestupně – od největšího po nejmenší, tak se stromové zobrazení spisových uzlů řadí podle kódu (čísla) spisového uzlu, např. SU s kódem č. 2 se zobrazí nejvýše, SU s kódem č. 1 se zobrazí jako druhý SU (tedy pod kódem č. 2).

18. Základní registry – rozšíření vstupních polí Při ověřování fyzické osoby v základních registrech došlo k rozšíření vstupních polí o následující pole:     

datum úmrtí číslo id dokladu druh dokladu datová schránka datum nabytí právní moci rozhodnutí soudu o úmrtí

S ohledem na rozšíření vstupních polí při ověřování externího subjektu v ZR, byla na detailu externího subjektu přidána stejnojmenná políčka, do kterých se doplňují hodnoty buď ručním zadáním, nebo automaticky ze základních registrů po ověření externího subjektu.

CNS a.s.



19. Změna zkratek v ČJ podle aktuálního vlastníka dokumentu V modulu Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace, záložka „Dokumenty“, přibyl nový checkbox „Povolit automatickou aktualizaci ČJ u dokumentů“.

Pokud není chceckbox zaškrtnutý = funkčnost jako doposud. Pokud je checkbox zaškrtnutý, tak se automaticky mění zkratky v ČJ vždy při změně vlastníka dokumentu.

CNS a.s.



Při změně vlastníka dokumentu se v ČJ mění tyto zkratky:   

<Spisový uzel – zkratka>

POZNÁMKA: u kopií dokumentů nedojde převzetím kopie ke změně zkratky v ČJ. Na kopii dokumentu se změní zkratky v ČJ, pokud dojde ke změně ČJ na originálu dokumentu.

20.

eSkartace

Oproti předchozí verzi došlo ke změnám v sekcích Dokumenty/ Spisy/ Archivní krabice a Skartační řízení. Sekce Dokumenty je rozdělena na 3 podsekce:   

Dokumenty ve spisovně Dokumenty pro skartační řízení Dokumenty vyskartované

Dokumenty ve spisovně: Oproti předchozí verzi se zde nic nezměnilo. Na formuláři jsou zobrazeny dokumenty, které byly předány ze Schváleného návrhu do spisovny.

Dokumenty lze filtrovat podle těchto kritérií:          

CNS a.s.

Popis Evidenční číslo Číslo jednací Datum: vytvoření / doručení, evidování, vyřízení, nabytí právní moci, platnost dokumentu Forma: analogová, digitální, zdigitalizovaná Spisový znak Typ dokumentu Skartační znak Vlastník Spisový uzel



Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - provede zobrazení detailu dokumentu Změna údajů záznamu - umožní na detailu dokumentu editovat spisový znak, skartační znak a lhůtu „Zápůjčka dokumentu“ – Zapůjčený dokument/ spis z řádkového zobrazení zmizí a objeví se až po vrácení (dopsání data DO v modulu Spisovna – Přehled – Kniha zápůjček).

    

Uzel – výběr spisového uzlu Zapůjčit – výběr funkčního místa a uživatele, kterému bude dokument/ spis zapůjčen Datum od – datum zahájení zápůjčky (aplikace vyplňuje automaticky po založení záznamu) Datum do – datum ukončení zápůjčky (je vyplněno po vrácení dokumentu/ spisu) Účel – účel zapůjčení

Předání dokumentu/spisu do spisovny - ikona je zaktivněna, pokud je zaškrtnutý checkbox ve sloupci „Výběr“. Po kliknutí na ikonu je zobrazeno následující okno:

CNS a.s.



o o

V poli „Spisovna“ je z číselníku spisoven vybrána ta, do které mají být dokumenty předány. Pokud ve zvolené spisovně již existuje neschválený návrh, tak je možné do tohoto návrhu dokumenty vložit, nebo je možné vložit dokumenty na nový návrh.

Předáním dokumentů do spisovny dojde buď k vytvoření nového neschváleného návrhu, nebo k vložení dokumentů na již existující neschválený návrh ve zvolené spisovně. Ve spisovně, ze které byly dokumenty předány do jiné spisovny, se zobrazí Neschválený návrh předávacího protokolu o převodu dokumentů do spisovny, v sekci Návrhy a protokoly – Převod do spisovny (Návrhy neschválené).

Vybrat všechny dokumenty - provede výběr všech dokumentů. Zrušit výběr - provede zrušení výběru všech označených dokumentů. Zobrazí tiskovou sestavu – provede tisk zobrazených hodnot.

Dokumenty pro skartační řízení: Na formuláři jsou zobrazeny dokumenty, které podléhají skartačnímu řízení.

Dokumenty lze filtrovat podle těchto kritérií:

CNS a.s.



         

Popis Evidenční číslo Číslo jednací Datum: vytvoření / doručení, evidování, vyřízení, nabytí právní moci, platnost dokumentu Forma: analogová, digitální, zdigitalizovaná Spisový znak Typ dokumentu Skartační znak Vlastník Spisový uzel

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - provede zobrazení detailu dokumentu. Změna údajů záznamu - umožní na detailu dokumentu editovat spisový znak, skartační znak a lhůtu. „Přeřazení skartačního znaku“ - Jedná se o funkcionalitu, která umožní dokumentům/ spisům/ archivním krabicím (+ obsah krabice) přeřadit skartační znak „V“ na nový skartační znak „S“ a „A“.

Dokumenty/spisy/archivní krabice, kterým má být změněn skartační znak, je nutné označit ve sloupci „Výběr“, tím se zaktivní ikona

„Přeřazení skartačního znaku“.

Funkcí Přeřadit se zapíše určený spisový znak k vybraným dokumentům/ spisům/ archivním krabicím, je však u nich stále informace, že původní znak byl „V“.

„Zařazení do skartačního návrhu“ – kliknutím na tuto ikonu se zobrazí okno „Zařazení dokumentů/ spisů do skartačního návrhu“:

CNS a.s.



V oblasti „Typ skartačního návrhu“ je potřeba označit typ skartačního návrhu:  

E-Skartace Klasické skartační řízení

Po označení typu skartačního řízení je potřeba zvolit, zda dokumenty budou vloženy do nového skartačního návrhu, nebo do již existujícího skartačního návrhu. POZNÁMKA: v rozbalovací nabídce již existujících skartačních návrhů je skartační návrh pro ESkartaci odlišen od klasického skartačního návrhu zobrazením popisku „eSkartace“, viz obrázek:

Skartační návrh je zobrazen a dále zpracováván v sekci Skartační řízení/ Skartační návrhy.

Dokumenty vyskartované: Na formuláři jsou zobrazeny dokumenty, které prošly skartačním řízením. U dokumentů jsou zobrazeny pouze metadata, elektronické soubory jsou odmazány.

Sekce Spisy je rozdělena na 3 podsekce:   CNS a.s.

Spisy ve spisovně Spisy pro skartační řízení Strana 31 (celkem 48)




Spisy vyskartované

Spisy ve spisovně: Oproti předchozí verzi se zde nic nezměnilo. Na formuláři jsou zobrazeny spisy, které byly předány ze Schváleného návrhu do spisovny.

Spisy lze filtrovat podle těchto kritérií:       

Datum: založení, vyřízení, uzavření Popis Číslo jednací Spisový znak Skartační znak Vlastník Spisový uzel

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - provede zobrazení detailu dokumentu Změna údajů záznamu - umožní na detailu dokumentu editovat spisový znak, skartační znak a lhůtu „Zápůjčka spisu“ – Zapůjčený dokument/ spis z řádkového zobrazení zmizí a objeví se až po vrácení (dopsání data DO v modulu Spisovna – Přehled – Kniha zápůjček).

CNS a.s.



    

Uzel – výběr spisového uzlu Zapůjčit – výběr funkčního místa a uživatele, kterému bude dokument/ spis zapůjčen Datum od – datum zahájení zápůjčky (aplikace vyplňuje automaticky po založení záznamu) Datum do – datum ukončení zápůjčky (je vyplněno po vrácení dokumentu/ spisu) Účel – účel zapůjčení

Předání dokumentu/spisu do spisovny - ikona je zaktivněna, pokud je zaškrtnutý checkbox ve sloupci „Výběr“. Po kliknutí na ikonu je zobrazeno následující okno:

o o

V poli „Spisovna“ je z číselníku spisoven vybrána ta, do které mají být spisy předány. Pokud ve zvolené spisovně již existuje neschválený návrh, tak je možné do tohoto návrhu spisy vložit, nebo je možné vložit spisy na nový návrh.

Předáním spisů do spisovny dojde buď k vytvoření nového neschváleného návrhu, nebo k vložení spisů na již existující neschválený návrh ve zvolené spisovně.

CNS a.s.



Ve spisovně, ze které byly spisy předány do jiné spisovny, se zobrazí Neschválený návrh předávacího protokolu o převodu spisů do spisovny, v sekci Návrhy a protokoly – Převod do spisovny (Návrhy neschválené).

Vybrat všechny spisy - provede výběr všech spisů. Zrušit výběr - provede zrušení výběru všech označených spisů. Zobrazí tiskovou sestavu – provede tisk zobrazených hodnot.

Spisy pro skartační řízení: Na formuláři jsou zobrazeny spisy, které podléhají skartačnímu řízení.

Spisy lze filtrovat podle těchto kritérií:       

Datum: založení, vyřízení, uzavření Popis Číslo jednací Spisový znak Skartační znak Vlastník Spisový uzel

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - provede zobrazení detailu dokumentu. Změna údajů záznamu - umožní na detailu dokumentu editovat spisový znak, skartační znak a lhůtu. „Přeřazení skartačního znaku“ - Jedná se o funkcionalitu, která umožní dokumentům/ spisům/ archivním krabicím (+ obsah krabice) přeřadit skartační znak „V“ na nový skartační znak „S“ a „A“.

CNS a.s.





Funkcí Přeřadit se zapíše určený spisový znak k vybraným dokumentům/ spisům/ archivním krabicím, je však u nich stále informace, že původní znak byl „V“.

„Zařazení do skartačního návrhu“ – kliknutím na tuto ikonu se zobrazí okno „Zařazení dokumentů/ spisů do skartačního návrhu“:

CNS a.s.





Po označení typu skartačního řízení je potřeba zvolit, zda spisy budou vloženy do nového skartačního návrhu, nebo do již existujícího skartačního návrhu. POZNÁMKA: v rozbalovací nabídce již existujících skartačních návrhů je skartační návrh pro ESkartaci odlišen od klasického skartačního návrhu zobrazením popisku „eSkartace“, viz obrázek:


Spisy vyskartované: Na formuláři jsou zobrazeny spisy, které prošly skartačním řízením. U spisů (a dokumentů vložených ve spisu) jsou zobrazeny pouze metadata, elektronické soubory jsou odmazány.

Sekce Archivní krabice je rozdělena na 3 podsekce:   

Archivní krabice ve spisovně Archivní krabice pro skartační řízení Archivní krabice vyskartované

Archivní krabice ve spisovně: Oproti předchozí verzi se zde nic nezměnilo. Na formuláři jsou zobrazeny archivní krabice, které byly předány ze Schváleného návrhu do spisovny.

Archivní krabice lze filtrovat podle těchto kritérií:  CNS a.s.

Vytvořeno od - do Strana 36 (celkem 48)


      

Popis Rok vyřízení Rok skartace Spisový znak Skartační znak Vlastník Spisový uzel

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - provede zobrazení detailu dokumentu Změna údajů záznamu - umožní na detailu dokumentu editovat spisový znak, skartační znak a lhůtu

„Vrácení archivní krabice“ - provede vrácení archivní krabice zpět do sekce Kancelář Převody do spisovny – Archivní krabice (uživateli, který ji do spisovny předal). Archivní krabice nebude uzavřená a bude možné ji editovat. Vrácení archivní krabice je zaznamenáno v Archivní knize, ve sloupci „Poznámka“ (jako vyřazení ze spisovny z důvodu přepracování obsahu). Vrácená archivní krabice zůstává jako záznam v archivní knize, stejně tak i na protokolu o převodu do spisovny, jen je jí vymazáno pořadové číslo. Vrácená archivní krabice poté může být nově přijata do spisovny pod novým pořadovým číslem.

Předání archivní krabice do spisovny - ikona je zaktivněna, pokud je zaškrtnutý checkbox ve sloupci „Výběr“. Po kliknutí na ikonu je zobrazeno následující okno:

o o

CNS a.s.

V poli „Spisovna“ je z číselníku spisoven vybrána ta, do které mají být archivní krabice předány. Pokud ve zvolené spisovně již existuje neschválený návrh, tak je možné do tohoto návrhu archivní krabice vložit, nebo je možné vložit archivní krabice na nový návrh.



Předáním archivní krabice do spisovny dojde buď k vytvoření nového neschváleného návrhu, nebo k vložení archivní krabice na již existující neschválený návrh ve zvolené spisovně. Ve spisovně, ze které byly archivní krabice předány do jiné spisovny, se zobrazí Neschválený návrh předávacího protokolu o převodu archivní krabice do spisovny, v sekci Návrhy a protokoly – Převod do spisovny (Návrhy neschválené).

Vybrat všechny archivní krabice - provede výběr všech archivní krabic. Zrušit výběr - provede zrušení výběru všech označených archivní krabic. Zobrazí tiskovou sestavu – provede tisk zobrazených hodnot.

Zápůjčka dokumentu/ spisu z archivní krabice: Na detailu archivní krabice v režimu editace je možné zapůjčit obsah archivní krabice. Zápůjčka se provádí na záložce Obsah archivní krabice, označením dokumentu/ spisu a kliknutím na tlačítko „Zapůjčit“. Zápůjčka se používá ve chvíli, kdy dojde k fyzickému vyjmutí dokumentu/ spisu z archivní krabice ve spisovně či vyjmutí samotného dokumentu nebo spisu ze spisovny. Funkce slouží k fyzickému označení zapůjčeného dokumentu/ spisu. Právo nahlížení na dokument/ spis má uživatel stejné jako před převodem do spisovny.

   

CNS a.s.

Uzel – výběr spisového uzlu Zapůjčit – výběr funkčního místa a uživatele, kterému bude dokument/ spis zapůjčen Datum od – datum zahájení zápůjčky (aplikace vyplňuje automaticky po založení záznamu) Datum do – datum ukončení zápůjčky (je vyplněno po vrácení dokumentu/ spisu)





Účel – účel zapůjčení

Archivní krabice obsahující zapůjčený dokument/ spis je označena jako „neúplná“. Nelze jeden dokument/ spis zapůjčit vícekrát najednou. Vždy musí být doplněné datum zapůjčení DO, aby bylo možné dokument znovu zapůjčit. Zápůjčky se evidují v Knize zápůjček (Spisovna – Přehled), na obsahu archivní krabice je ikonou označen záznam (dokument/ spis), který je zapůjčen, aby byl odlišen od ostatních.

Vrácení se provádí pouze v Knize zápůjček pomocí ikony „Vrátit dokument/ spis“. Dojde k automatickému doplnění data zapůjčení DO. Po vrácení dokumentu/ spisu (a doplnění data zapůjčení DO na zápůjčce), je překontrolován obsah celé archivní krabice (zda jsou všechny zápůjčky vráceny) a příslušně podle této kontroly pozměněn příznak („úplná“ = všechny jsou vráceny/ „neúplná“ = existuje nějaký dokument či spis, který je zapůjčen). Zapůjčením dokumentu nejsou dotčena elektronická práva zobrazení záložek na dokumentu/ spisu. Neúplné archivní krabice není možné skartovat/ archivovat ve skartačním řízení. Z archivní krabice, která je již zařazena do skartačního návrhu, nelze dokumenty/ spisy zapůjčovat.

Archivní krabice pro skartační řízení: Na formuláři jsou zobrazeny archivní krabice, které podléhají skartačnímu řízení.

Archivní krabice lze filtrovat podle těchto kritérií:        

CNS a.s.

Vytvořeno od - do Popis Rok vyřízení Rok skartace Spisový znak Skartační znak Vlastník Spisový uzel



Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - provede zobrazení detailu archivní krabice. Změna údajů záznamu - umožní na detailu archivní krabice editovat spisový znak, skartační znak a lhůtu. „Přeřazení skartačního znaku“ - Jedná se o funkcionalitu, která umožní dokumentům/ spisům/ archivním krabicím (+ obsah krabice) přeřadit skartační znak „V“ na nový skartační znak „S“ a „A“.



Funkcí Přeřadit se zapíše určený spisový znak k vybraným dokumentům/ spisům/ archivním krabicím, je však u nich stále informace, že původní znak byl „V“. „Zařazení do skartačního návrhu“ – kliknutím na tuto ikonu se zobrazí okno „Zařazení do skartačního návrhu“:

CNS a.s.





Po označení typu skartačního řízení je potřeba zvolit, zda archivní krabice budou vloženy do nového skartačního návrhu, nebo do již existujícího skartačního návrhu. POZNÁMKA: v rozbalovací nabídce již existujících skartačních návrhů je skartační návrh pro ESkartaci odlišen od klasického skartačního návrhu zobrazením popisku „eSkartace“, viz obrázek:


Archivní krabice vyskartované: Na formuláři jsou zobrazeny archivní krabice, které prošly skartačním řízením. U spisů, dokumentů (i dokumentů vložených ve spisu) jsou zobrazeny pouze metadata, elektronické soubory jsou odmazány.

CNS a.s.



Sekce Skartační řízení obsahuje podsekci „Skartační návrhy“.

Na formuláři jsou zobrazeny skartační návrhy, které lze filtrovat dle jejich stavu. POZNÁMKA: Pro načtení skartačních návrhů je potřeba kliknout na tlačítko „Načíst“. Skartační návrhy lze filtrovat podle těchto kritérií:  

 

Datum vytvoření od – do Stav návrhu/ protokolu o Vytvořeno o Předáno do SOKA o Vráceno ze SOKA o Schváleno archivem o Vyskartováno o Předáno do NDA o Vráceno z NDA o Uzavřeno Spisový uzel Vlastník

Ikony panelu nástrojů:

„Zobrazení detailu záznamu“ – provede zobrazení detailu skartačního návrhu:

CNS a.s.



Na záložce „Profil“ jsou zobrazeny tyto položky:

          

Číslo – číslo návrhu/ protokolu Vytvořeno – datum vytvoření návrhu chceckbox eSkartace - (pokud je checkbox zaškrtnutý, jde o skartační řízení vedené podle eSkartace; jinak jde o řízení pomocí klasického skartačního řízení) Kritéria výběru – kritéria výběru při vytvoření skartačního návrhu (kritéria se nepřepisují přidáváním objektů do archivní krabice). Autor – autor vytvoření skartačního návrhu Předáno do SOKA – datum předání skartačního návrhu do SOKA (první datum předání; nepřepisuje se dalšími předáními) Schváleno – datum schválení skartačního návrhu Předáno do NDA – datum předání skartačního protokolu do NDA Vyskartováno „S“ – datum zničení záznamů Vyskartováno „A“ – datum předání archiválií Uzavřeno – datum uzavření skartačního protokolu

Na záložce „Dokumenty“ jsou zobrazeny vložené dokumenty:

Na záložce „Spisy“ jsou zobrazeny vložené spisy:

CNS a.s.



Na záložce „Archivní krabice“ jsou zobrazeny vložené archivní krabice:

Na záložce „Historie“ je zobrazena historie operací skartačního návrhu/ protokolu:

„Změna údajů záznamu“ - umožní na detailu skartačního návrhu, ve sloupci „Výběr“, provést odznačení (vyjmutí) dokumentů/ spisů/ archivních krabic ze skartačního návrhu. POZNÁMKA: ikona „Změna údajů záznamu“ je aktivní pouze u klasického skartačního návrhu, který má stav „Vytvořeno“, nebo „Vráceno ze SOKA“. „Předání do SOKA“ – ikona je aktivní u skartačních návrhů se stavem „Vytvořeno“ a „Vráceno ze SOKA“. V případě návrhu označeného jako klasické skartační řízení dojde pouze ke změně stavu na „Předáno do SOKA“. U návrhu z eSkartace – dojde k vygenerování SIP balíčků do předem stanoveného adresáře.

CNS a.s.



Adresář je potřeba nastavit v aplikaci ELISA Management Studio, viz obrázkový návod níže. POZNÁMKA: adresář pro generování SIP balíčků je potřeba nastavit před provedením generování SIP balíčků! V případě nejasností kontaktuje konzultanty společnosti CNS a.s.

V tomto adresáři bude vytvořena složka s popisem rrrrmmdd_hhmi_SIP. Do této složky se budou ukládat všechny vygenerované balíčky ze skartačního návrhu, nad kterým je provedeno Předání do SOKA. Balíčky se generují podle schématu uvedeného v příloze č.3 NSESS. Jedna entita (=samostatný dokument; spis s dokumenty) = jeden balíček, včetně el.souborů. Název každého balíčku je tvořen tímto způsobem: zkratka organizační jednotky + podtržítko + GUID vygenerované systémem automaticky, bez pomlček + xml. Např. CNSA_f620721128ae481891bb64ad5415c974.xml Generování SIP balíčků je spuštěno na pozadí, uživateli je zobrazeno pouze informativní upozornění:

CNS a.s.



Po dokončení procesu generování SIP balíčků je uživateli zaslána notifikační emailová zpráva. Příklad: Dobrý den,

v aplikaci Elisa (užívané pro Společnost CNS a.s. - testovací prostředí) byl dokončen proces generování SIP balíčků ke skartačnímu návrhu č. 19. SIP balíčky najdete na aplikačním serveru v adresáři: C:\Users\Elisa_AD1.CNSLOCAL\Desktop\SIP_baliky\20160309_0920_SIP.

„Načtení vrácené dávky“ - ikona je aktivní u skartačních návrhů se stavem „Předáno do SOKA“ a „Předáno do NDA“. V případě návrhu označeného jako klasické skartační řízení dojde pouze ke změně stavu na „Vráceno ze SOKA“. Takovýto návrh lze upravovat. U návrhu z eSkartace se otevře okno „Načtení vrácené dávky“ s dialogem pro výběr adresáře, kam předtím uživatel umístil navrácený XML soubor z archivu (XML soubor je vygenerován dle schématu uvedeného v příloze č.4 NSESS).

ELISA XML soubor strojově přečte a zaznamená informace k dokumentům podle předchozích stavů návrhu:  

„Předáno do SOKA“ -> vyznačí v návrhu dokumenty/ spisy, které byly vyřazeny z návrhu; změní u dokumentů/ spisů skartační znaky, pokud jsou odlišné od původních. „Předáno do NDA) -> doplní k dokumentům/ spisům identifikátory přidělené digitálním archivem.

„Schválení protokolu“ - ikona je aktivní u skartačních návrhů se stavem „Vráceno ze SOKA“.

CNS a.s.



Provede přesun skartačního návrhu do stavu „Schváleno archivem“. Dokumenty a spisy odebrané z návrhů (označené, že byly z návrhu vyřazeny) mohou být zařazeny do jiného skartačního návrhu – dojde tedy k jejich „odblokaci“/ vyjmutí (změní se jim stav zpět na stav Předáno do spisovny). Návrh se dále jmenuje Skartační protokol. Od této chvíle je již needitovatelný.

„Skartace“ – ikona je aktivní u skartačních protokolů se stavem „Schváleno archivem“. V případě skartačního protokolu označeného jako klasické skartační řízení dojde ke skartaci a archivaci dokumentů/ spisů (podle jejich skartačních znaků) – tj. vymaže z databází všechny jejich elektronické dokumenty (obrazy i přílohy, včetně příloh od zásilek), ponechá pouze metadata a do nich zapíše datum provedeného skartačního řízení. U dokumentů/ spisů dojde ke změně stavu záznamu na „Skartováno“/ „Archivováno“. U skartačního protokolu z eSkartace tuto operaci provede pouze u dokumentů/ spisů se skartačním znakem „S“.

„Předání do NDA“ – ikona je aktivní u skartačních protokolů (pouze u protokolů z eSkartace) se stavem „Vyskartováno“. Dojde k vygenerování dávky SIP balíčků z entit se skartačním znakem „A“ (včetně elektronických dokumentů). Dávka SIP balíčků je vygenerována stejným způsobem jako při předání skartačního návrhu do SOKA.

Po načtení vrácené dávky z NDA ( „Načtení vrácené dávky“ - ikona je aktivní u skartačních protokolů se stavem „Předáno do NDA“) jsou dokumentům/ spisům doplněny identifikátory přidělené digitálním archivem.

„Uzavřít“ - ikona je aktivní u skartačních protokolů se stavem „Vyskartováno“ a „Vráceno z NDA“ (pouze u protokolů z eSkartace). Provede uzavření procesu zpracování skartačního návrhu/ protokolu: -

CNS a.s.

u klasického skartačního řízení dojde jen formálně k přesunu protokolu do konečného stavu. u eSkartace (pokud byl předchozí stav protokolu „Vráceno z NDA“ – ještě provede vymazání elektronických souborů dokumentů uvedených na protokolu se skartačním znakem „A“, tj. těch, které se předávaly dávkou do NDA). Stejně jako u vymazání elektronických souborů u dokumentů se skartačním znakem „S“ jsou dokumentu/ spisu ponechána metadata a dokumentu/ spisu je zapsán datum provedeného skartačního řízení.



„Zobrazí tiskovou sestavu“ - provede tisk řádkového zobrazení – seznamu. Tištěny jsou ty samé sloupce jako v zobrazení v ELISe. „Tisk návrhu/ protokolu“ – provede zobrazení tiskové sestavy skartačního návrhu/ protokolu.

CNS a.s.


elisa - Dodatek k manuálu - Verze 1.28

Recommend Documents