CCV, s.r.o. Libušina třída 23, 623 00 Brno tel.: 541 212 199 fax: 541 217 969 www.ccv.cz
INFORMAČNÍ SYSTÉMY SYSTÉMOVÁ INTEGRACE NAVISION, ORACLE E-BUSINESS EDI
ELEKTRONICKÁ VÝMĚNA FAKTUR SE SPOLEČNOSTÍ COOP MORAVA 1.
Úvod
Společnost COOP MORAVA, s.r.o. v červenci roku 2004 úspěšně naplnila první cíl zavádění EDI, odesílání elektronických objednávek. Nyní, tak jak bylo již dříve avizováno, přistupuje k druhé etapě, příjmu elektronických faktur. V následujícím textu Vám přiblížíme jednotlivé kroky pro zprovoznění elektronického zasílání faktur vašemu odběrateli – společnosti COOP MORAVA, s.r.o.
2.
Postup zavedení EDI komunikace
V případě, že vaše společnost již EDI komunikaci zavedla a doposud si s COOP Morava žádné EDI zprávy nevyměňujete, netýká se vás kapitola 2.1 a můžete pokračovat kapitolou 3.
2.1.
Postup zavedení EDI
Pokud ještě s žádným odběratelem ani dodavatelem pomocí EDI elektronicky nekomunikujete, je nutné nejprve EDI řešení ve vaší společnosti zavést. Pro komplexní poradenství a řešení EDI problematiky můžete kontaktovat Klientské centrum EDI ORION®: email: support @ edizone.cz telefon: (+420) 553 610 316, (+420) 553 626 832 fax: (+420) 541 243 402 Další informace jsou dostupné na portálu www.EdiZone.cz. Základní postup pro zavedení EDI je ve stručnosti následující: Výběr EDI řešení a poskytovatele – existuje více variant EDI řešení několika typů a existuje více EDI poskytovatelů. Ověřte si, že poskytovatel dokáže komunikovat se společností COOP MORAVA. Zajištění komunikace – EDI řešení musí s EDI poskytovatelem komunikovat, dnes se obvykle využívá internetového připojení a je tedy nutné jeho zajištění. Zajištění identifikace – V EDI komunikaci se pro identifikaci používá značení EAN. Měli byste tedy mít společnost zaregistrovanou u EAN ČR, čímž získáte lokalizační číslo své společnosti (tzv. GLN). GLN společnosti je obvykle vyžadováno ostatními EDI poskytovateli, v případě komunikace pouze s COOP MORAVA s využitím EDI řešení ORION není EAN kód společnosti nutný. Implementace řešení – Celé EDI řešení je nutné ve společnosti implementovat a optimálně také integrovat do používaného informačního systému (účetní/skladové hospodářství). Pro odesílání faktur je integrace EDI prakticky nezbytná.
3.
Zahájení EDI komunikace s COOP MORAVA
3.1.
Příprava - před odesláním první EDI faktury
Pokud již EDI řešení používáte, proveďte dle následujících kroků: Krok 1. Je nutné mít podepsanou rámcovou kupní smlouvu se společností COOP MORAVA, s.r.o. včetně Přílohy číslo 5 o předávání identifikačních dat. Krok 2. Vyplnění EDI dotazníku – Vyplňte „Dotazník pro zahájení EDI“ a odešlete jej faxem nebo emailem EDI poskytovateli CCV, s.r.o. (support @ edizone.cz). ORION_CM-EDI_FAKTURACE_200702.DOC
Strana 1 z 6
Krok 3. Potvrzení příjmu EDI dotazníku - Potvrzení příjmu EDI dotazníku - Na kontaktní adresu z dotazníku obdržíte email s nejbližším možným termínem zahájení testovacího provozu zasílání elektronických faktur. Krok 4. Zalistování zboží – S předstihem si zajistěte zalistování svého zboží. Zboží můžete zalistovat pomocí portálu FENIX, příslučné postupy naleznate přímo na portále na https://www.coopmorava.cz/portal/page/portal/FENIX_DODAVATELE V případě, že máte implementovánu zprávu PRICAT, můžete společnosti COOP MORAVA zasílat ceníky elektronicky U přímých dodávek na prodejny není zalistování v systému COOP DATA nutné. Krok 5. Nastavení EDI systému – Nastavte svůj EDI a informační systém tak, aby dokázal správně identifikovat jednotlivé obchodní strany používané ve fakturách pro COOP MORAVA Více informací o identifikaci obchodních stran naleznete v dokumentu „EAN kódy spotřebních družstev COOP MORAVA, s.r.o. Faktury dále musí obsahově splňovat podmínky uvedené v kapitolách 3.5 a 3.6.
3.2.
Odeslání prvních EDI faktur
Krok 6. Odeslání prvních faktur – odešlete přes EDI první fakturu. V případě přímých dodávek doporučujeme odeslat např. jen jednu sumární fakturu. Současně s odesláním EDI faktury odešlete na adresu support @ edizone.cz informaci o odeslání prvních faktur a počkejte na vyjádření ke správnosti faktury (Krok 7). Krok 7. Ověření správnosti faktury - Ze strany COOP MORAVA a CCV dojde ke kontrole elektronické faktury po stránce formální, obsahové a porovnání s papírové fakturou. Případné nesrovnalosti a rozdíly budou řešeny ve spolupráci s dodavatelem.
3.3.
Testovací provoz
Krok 8. Zahájení testovacího provozu - po odsouhlašení správnosti přenášených faktur vás emailem požádáme o pravidelné zasílání EDI faktur. Krok 9. Testovací provoz – V průběhu testovacího provozu budou pracovníci COOP MORAVA kontrolovat obsahovou shodnost elektronicky zpracovávaných faktur s papírovou verzí. V případě nesrovnalostí Vás budou kontaktovat. Kontrola probíhá po dobu minimálně 21 dnů, délka testovacího provozu by neměla přesáhnout jeden měsíc. Krok 10. Ostrý provoz – V současné době se předpokládá tzv. duální provoz, kdy dodavatel bude posílat kromě EDI faktur také papírové faktury. V průběhu roku 2005 bude s dodavateli podepisován „Dodatek o elektronické fakturaci“, který bude upravovat bezpapírovou formu přenosu EDI faktur.
3.4.
Chyby při pravidelných přenosech EDI faktur
O problémech a nesrovnalostech v EDI fakturách bude dodavatel informován zpětnými notifikacemi (APERAK nebo COMDIS, podle možností dodavatele). V úvodním dotazníku k EDI fakturaci si dodavatel zvolí, zda si přeje tyto zprávy dostávat ve formě EDI nebo emailem. Možné problémy: Nedostatky v zalistování zboží (nekompletnost a neaktuálnost sortimentu, chybné značení zboží) – je potřeba, abyste vyřešili ve spolupráci s pracovištěm COOP DATA. Chybná identifikace obchodních stran – nastavte váš systém tak, aby odeslaná faktura měla správnou identifikaci obchodních stran. Chybějící data – nastavte váš systém tak, aby odchozí faktura obsahovala všechna povinná a požadovaná data (viz. kapitola 3.6). V případě sumárních faktur za přímé dodávky je nutné respektovat povinnost údajů u položek zboží (viz. 3.5.1). Jiné problémy – kontaktujte klientské centrum EDI ORION® poskytovatele CCV, s.r.o. nebo příslušné sortimentáře.
3.5.
Požadavky na obsah EDI faktury
Faktura se obsahově liší v závislosti na tom, zda se jedná o skladové dodávky (na VOS) nebo o přímé dodávky na prodejny jednotlivých spotřebních družstev. Detailní požadavky na obsah a povinnost je uveden v kapitole 3.6.
ORION_CM-EDI_FAKTURACE_200702.DOC
Strana 2 z 6
3.5.1.
Přímé dodávky
Ve faktuře se neuvádí číslo objednávky, ale je požadováno číslo dodacího listu, datum dodání a důsledného rozlišení místa dodání. V případě hromadné faktury (více dodávek pro jedno družstvo) je nutné rozlišení data dodání, dodacího listu a místa dodání u každé položky. Na faktuře mohou být dodávky z více dnů a na více prodejen, všechny dodávky však musí patřit prodejnám stejného spotřebního družstva.
3.5.2.
Skladové dodávky
Pro dodávky na velkoobchodní sklady (na základě objednávky) je nezbytné uvádět číslo objednávky (tzv. číslo iCOOP). Platí pravidlo, že jedna objednávka = jedna faktura.
3.6.
Povinná pole zprávy INVOIC
Pokud je pole povinné jen v určitých případech, je bližší specifikace uvedena ve sloupci poznámka. Pozor! Níže uvedený seznam atributů není popis formátu faktury! Jde pouze o výběr polí z českého subsetu EANCOM 1997 zprávy INVOIC EDIFACT D.96A. Samotný tvar exportu faktury z vašeho IS/ERP systému závisí na použitém EDI řešení. Spojte se s vaším poskytovatelem služeb či řešení EDI. Č. 96A Označení údaje Hlavička
Význam údaje
Typ
Dlk
Poznámky
Char Char
15 3
Číslo dokladu pro zobrazení, hledání atd. viz. Výčet
Char
3
viz. Výčet
Date Date
8 8
1-1 1-2
CIS_DOKL DRUH_DOKL
1-3
FN_ZPR
1-4 1-5
DAT_VYST DAT_UZP
Číslo dokladu (daňového dokladu) Druh dokladu – kód 325 = Proforma faktura - Proforma invoice 380 = Faktura – Commercial invoice 381 = Dobropis Credit note - goods and services 383 = Vrubopis - Debit note – goods and services 384 = Opravná faktura - Corrected invoice 385 = Sběrná (konsolidovaná) faktura 386 = Zálohová faktura - Prepayment invoice Funkce zprávy – kód 9 = Originál – Original 1 = Zrušení – Cancellation 5 = Náhrada – Replace 7 = Duplikát – Duplicate 31 = Kopie – Copy Datum vystavení dokumentu Datum uskutečnění zdanitelného plnění
1-6
DAT_VYSKL
Datum vyskladnění
Date
8
1-7 1-10
DAT_DOD DAT_SPLAT
Datum dodání Datum splatnosti
Date Date
8 8
1-13
CIS_OBJ_ZAK
Číslo objednávky zákazníka
Char
15
1-17
CIS_DOD_LIST
Číslo dodacího listu
Char
15
1-20
REF_CIS_FKT
Referenční číslo faktury (zálohové f.apod.)
Char
15
1-23
EAN_KUP, (GLN_KUP) EAN(GLN) kupujícího - odběratele
Char
13
1-24
ICO_KUP
IČO kupujícího - odběratele
Char
15
1-25
DIC_KUP
DIČ kupujícího - odběratele
Char
15
1-26 1-31 1-35 1-36 1-38
KUP_OBCH_JM_1 KUP_ADR_1 KUP_MISTO KUP_PSC EAN_MIST_DOD
Kupující - obchodní jméno - 1 Kupující – adresa - ulice a číslo – 1 Kupující – adresa – místo Kupující – adresa – PSČ EAN(GLN) – místa dodání
Char Char Char Char Char
35 35 35 6 13
ORION_CM-EDI_FAKTURACE_200702.DOC
Datum vyskladnění zboží. Požadováno u spotřební daně. Datum dodání zboží. Pokud fa obsahuje zboží z více DL, může být datum uvedeno u jednotlivých položek zboží. Číslo objednávky, která je tímto dokladem fakturována. Povinné pouze pro skladové dodávky. Číslo dodavatelského dodacího listu. Pokud fa obsahuje zboží z více DL, uvádí se u položek zboží. Požadováno u přímých dodávek. Vztažné číslo na např.zálohovou fakturu. Plní se pro případ, že se celá fa vztahuje na tuto jedinou zálohovou fa. V opačném případě se plní pole u položek. Vlastní kód nebo EAN odběratele. Odběratel je ten, kdo obdrží tuto fakturu. IČ odběratele. Pro daňový doklad vyžadováno. DIČ odběratele. Pro daňový doklad vyžadováno. Obchodní jméno odběratele (dle obch. rejstříku). Pro daňový doklad vyžadováno. Pro daňový doklad vyžadováno. Pro daňový doklad vyžadováno. Pro daňový doklad vyžadováno. Vlastní kód nebo EAN místa dodání zboží.
Strana 3 z 6
1-40 1-41 1-42
EAN_DOD, (GLN_...) ICO_DOD DIC_DOD
EAN(GLN) dodavatele IČO dodavatele DIČ dodavatele
Char Char Char
13 15 15
1-43
DOD_OBCH_JM_1
Dodavatel – obchodní jméno – 1
Char
35
1-48 1-52 1-53
DOD_ADR_1 DOD_MÍSTO DOD_PSC
Dodavatel – adresa – ulice a číslo – 1 Dodavatel – adresa – místo Dodavatel – adresa – PSČ
Char Char Char
35 35 6
1-55
CIS_BANK_UCT_DOD
Číslo bank. Účtu dodavatele
Char
17
1-56 1-58 1-60
SMĚR_KOD_BANKY VAR_SYM_PLAT KOD_MENY
Směrový kód banky Variabilní symbol platby Kód Měny
Char Char Char
4 10 3
1-61
ZAKL_DPH_0
Základ daňové skupiny 0 (osvobozeno)
Num
12,2
1-62
ZAKL_DPH_1
Základ daňové skupiny 1 (snížená)
Num
12,2
1-63
Základ daňové skupiny 2 (základní)
Num
12,2
1-64
ZAKL_DPH_2 CENA_BEZ_DPH_CEL K
Cena bez DPH celkem
Num
12,2
1-65
SAZB_DPH_1
Sazba DPH skupiny 1 (snížená)
Num
5
1-66
SAZB_DPH_2
Sazba DPH skupiny 2 (základní)
Num
5
1-67
DAN_DPH_1
DPH daň. skupiny 1 (snížená)
Num
12,2
1-68 1-69
DAN_DPH_2 DAN_DPH_CELK
DPH daň. skupiny 2 (základní) DPH daň celkem
Num Num
12,2 12,2
1-70 1-89
SPOTR_DAN_CELK FAKT_CELK
Spotřební daň celkem (Kč) Fakturováno celkem
Num Num
12,2 12,2
1-93
K_UHRADE
K úhradě (zbývá uhradit)
Num
12,2
1-96
VOL_TXT_1
Volný text 1 – (kontakt. osoba., tel. apod.)
Char
70
Číslo řádku
Num
6
Místo dodání je místo, kam bylo fyzicky fakturované zboží dodáno, např.stavba. Pokud fa obsahuje zboží dodané na více míst dodání, je naplněno u položek. Vlastní kód nebo EAN dodavatele. Dodavatel je ten, od kterého zboží odešlo a ten, který tento doklad vystavuje. Pro daňový doklad vyžadováno. Pro daňový doklad vyžadováno. Obchodní jméno dodavatele (dle obch.rejstříku). Pro daňový doklad vyžadováno. Ulice a číslo popisné. Pro daňový doklad vyžadováno. Pro daňový doklad vyžadováno. Pro daňový doklad vyžadováno. Primární číslo bank.účtu dodavatele (účet, na kterém očekává platbu za tuto fa) Směrový kód banky, např. 0100 pro Komerční banku Shodný s číslem dokladu. např. "CZK" Základ daňové skupiny 0 (osvobozeno). Pro daňový doklad vyžadováno, pokud doklad obsahuje položky spadající do této daně. Základ daňové skupiny 1 (snížená). Pro daňový doklad vyžadováno, pokud doklad obsahuje položky spadající do této daně. Základ daňové skupiny 2 (základní). Pro daňový doklad vyžadováno, pokud doklad obsahuje položky spadající do této daně. Cena bez DPH celkem. Pro daňový doklad vyžadováno. Snížená sazba v %. Pro daňový doklad vyžadováno, pokud doklad obsahuje položky spadající do této daně. Základní sazba v %. Pro daňový doklad vyžadováno. , pokud doklad obsahuje položky spadající do této daně. Částka snížené sazby DPH v měně. Pro daňový doklad vyžadováno, pokud doklad obsahuje položky spadající do této daně. Částka základní sazby DPH v měně. Pro daňový doklad vyžadováno, pokud doklad obsahuje položky spadající do této daně. Pro daňový doklad vyžadováno. Celková spotřební daň, pokud doklad obsahuje položky spadající do této daně. Částka na fa celkem bez zál., včetně DPH. Částka, která má být uhrazena, Uvádí se i když je hodnota 0. Kontaktní osoba, telefon a jiné nestrukturované poznámky. 1. blok musí v ČR obsahovat odkaz na zápis v obchodním rejstříku
Položky 2-1
P_CIS_R
2-2
P_EAN_ZBO, P_GTIN_ZBO
EAN kód zboží (Globální číslo pro obchodní položku - GTIN)
Char
14
2-3 2-4 2-5
P_CIS_ZBO P_TYP_POL P_MNOZTV
Číslo zboží dodavatele Typ položky Množství
Char Char Num
25 3 12,3
2-6
P_CEN_JEDN_PRED_S L
Cena za jednotku před odečtením slev
Num
12,2
2-9
P_CEN_JEDN_PO_SL
Cena za jednotku po odečtení slev
Num
12,2
2-10
P_CELK_CEN_ZA_PO L
Celková cena za položku
Num
12,2
ORION_CM-EDI_FAKTURACE_200702.DOC
Pokud není zaveden EAN zboží, vyplní se pro jako EAN číslo zboží 0000000000000 (13x0). Po domluvě může být uveden i jiný (např. dodavatelský kód). Je povinné, je-li nulový kód EAN. Doporučujeme vyplňovat u přímých dodávek, některá družstva jej mohou vyžadovat. Z – zboží, O – obaly Množství fakturační měrné jednotky. Základní cena fakturační měrné jednotky v měně faktury. Jednotková cena je vždy nezáporná. Může mít i hodnotu 0. Cena za fakturační MJ po slevách. Jednotková cena je vždy nezáporná. Celková cena v měně za řádek faktury. Celková cena za položku = množství x Cena za jednotku po odečtení slev
Strana 4 z 6
2-11
P_SAZB_DPH
Sazba DPH
Num
5,2
2-14
P_SKUP_SPOTR_DAN
Skupina spotřební daně - kód
Char
15
2-15
P_ZAKL_SPOTR_DAN
Základ pro spotřební daň (množství)
Num
12,3
2-16
P_CASTK_SPOTR_DA N
Částka spotřební daně
Num
12,2
2-18
P_EAN_MIST_DOD
EAN(GLN) místa dodání
Char
13
2-19
P_DAT_DOD
Datum dodání
Date
8
2-24 2-33
P_CIS_DOD_LIST P_VOL_TXT
Číslo dodacího listu Dodatečná specifikace – volný text
Char Char
15 70
Sazba DPH zboží na řádku v procentech. Pro daňový doklad vyžadováno. Kód skupiny pro spotřební daň, povinné, jedná-li se o doklad o spotřební dani Množství fakturační měrné jednotky pro základ spotřební daně, povinné, jedná-li se o doklad o spotřební dani Částka spotřební daně za řádek faktury, povinné, jedná-li se o doklad o spotřební dani Povinné pro sběrné faktury přímých dodávek (EAN prodejny, VOS) Datum dodání zboží. Může se lišit od údaje z hlavičky (společné pro fa) Povinné pro sběrné faktury přímých dodávek. Popis položky (název zboží)
Formáty jednotlivých polí se řídí předpisem pro český subset EANCOM 1997 a UN/EDIFACT D.96A.
ORION_CM-EDI_FAKTURACE_200702.DOC
Strana 5 z 6
4.
Další zdroje k projektu
Hlavním informačním zdrojem, který vždy obsahuje nejaktuálnější informace, jsou webové stránky http://www.edizone.cz/coop.
4.1.
Dokumenty
Dokumenty potřebné k zavedení elektronické výměny dat se společností COOP MORAVA, s.r.o. naleznete v aktuální podobě na webové adrese http://www.edizone.cz/coop v sekci Dokumenty. Dotazník pro EDI komunikaci EAN kódy spotřebních družstev COOP MORAVA Seznam prodejen spotřebních družstev a jejich EAN kódy
4.2.
Kontakty ®
Klientské centrum EDI ORION Email: Tel.: Fax: Web:
support @ edizone.cz (+420) 553 626 832 (+420) 541 243 402 http://www.edizone.cz
Obchodní oddělení: (+420) 553 610 316 Technická podopra: (+420) 553 610 317 V klientském centru ORION® jsme připraveni poskytnout Vám bližší informace o našich produktech a službách a detaily o možnostech EDI komunikace se společností COOP MORAVA, s.r.o. COOP MORAVA, s.r.o. Sekretariát Tel.: (+420) 542 216 122-124 Fax: (+420) 542 215 252
[email protected] Jiří Klemt, obchodní ředitel Tel.: (+420) 542 216 122 Email:
[email protected] Sortimentáři – řešení problémů ve fakturách Tel.: (+420) 542 216 123 Email:
[email protected] Oddělení cen - sl. Krupicová, Tel.: (+420) 542 216 124 Email:
[email protected] Správa zboží COOP DATA - pí. Buchalová Tel.: (+420) 596 620 633 Email:
[email protected]
ORION_CM-EDI_FAKTURACE_200702.DOC
Strana 6 z 6
