Elektronická spisová služba

Univerzitní informační systém Mendelova univerzita v Brně

Elektronická spisová služba

Svazek 19

Verze: Datum: Autor:

0.49 11. března 2016 Jitka Šedá, Martin Tyllich

Obsah Seznam obrázků

5

1 Základní pojmy

9

2 Evidence a zpracovánídokumentů 2.1 Koloběh dokumentů ve spisové službě . . . . . . . 2.2 Hromadné operace s dokumenty ve spisové službě 2.3 Základní informace o uzlu . . . . . . . . . . . . . . 2.4 Nový dokument . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5 Dokumenty k příjmu . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6 Vrátit dokument do oběhu . . . . . . . . . . . . . 2.7 Dokumenty přijaté ke zpracování . . . . . . . . . . 2.8 Zpracované dokumenty . . . . . . . . . . . . . . . 2.9 Dokumenty na cestě . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.10 Datová schránka . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.11 Sklad dokumentů (spisovna) . . . . . . . . . . . . 2.12 Dokumenty ke skartaci . . . . . . . . . . . . . . . 2.13 Vyhledávání dokumentů . . . . . . . . . . . . . . 2.14 Výpravna dokumentů . . . . . . . . . . . . . . . . 2.15 Archiv dokumentů . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.16 Celkový přehled zaevidovaných dokumentů . . . 2.17 Nastavení spisového uzlu . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . .

11 11 11 14 15 18 19 19 24 28 28 29 29 30 31 32 32 33

3 Nastavení spisové služby 3.1 Evidence spisových uzlů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2 Evidence podacích deníků . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3 Evidence archivních fondů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37 37 38 39

Rejstřík

41

. . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . .

3

Seznam obrázků 1: Hromadné vložení dokumentů do šanonu . . . . . . 2: Tvorba kopie dokumentu . . . . . . . . . . . . . . . 3: Základní informace o uzlu . . . . . . . . . . . . . . 4: Nový dokument . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5: Nový dokument – zrychlená verze . . . . . . . . . . 6: Dokumenty k příjmu . . . . . . . . . . . . . . . . . 7: Podrobnosti o individuálně přijímaném dokumentu 8: Dokumenty k příjmu na podatelně . . . . . . . . . . 9: Dokumenty k příjmu do archivu . . . . . . . . . . . 10: Dokumenty k zpracování . . . . . . . . . . . . . . 11: Rozcestník dokumentu . . . . . . . . . . . . . . . . 12: Podrobnosti o zpracovávaném dokumentu . . . . . 13: Zpracování dokumentu . . . . . . . . . . . . . . . 14: Správa kopií . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15: Nastavit navazující dokument . . . . . . . . . . . . 16: K odeslání v rámci školy . . . . . . . . . . . . . . . 17: Odesláno v rámci univerzity na jiný spisový uzel . 18: Odesláno mimo univerzitu . . . . . . . . . . . . . . 19: Dokumenty vyřízené a uložené u nás . . . . . . . . 20: Dokumenty na cestě ke zpracování na jiném uzlu . 21: Datová schránka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22: Spisovna uzlu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23: Dokumenty určené ke skartaci . . . . . . . . . . . 24: Výpravna dokumentů s externími adresáty . . . . 25: Dokumenty uložené v archivu . . . . . . . . . . . . 26: Celkový přehled zaevidovaných dokumentů . . . . 27: Nastavení správců spisového uzlu . . . . . . . . . . 28: Nastavení adres externích adresátů . . . . . . . . . 29: Evidence spisových uzlů . . . . . . . . . . . . . . . 30: Evidence podacích deníků . . . . . . . . . . . . . . 31: Evidence archivních fondů . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12 13 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 25 26 27 27 28 29 30 30 32 32 33 34 35 37 39 40

5

Vážení uživatelé, devatenáctý svazek je věnován elektronické spisové službě. Elektronická spisová služba (eSpS) je určen zejména zaměstnancům podatelny, archivu a dalších pracovišť zabývajících se evidencí a zpracováním dokumentů vytvořených na Mendelově univerzitě v Brně nebo doručených na naši univerzitu z externích míst. Ve spisové službě je zaznamenáván postup jednotlivých dokumentů přes spisové uzly až po jejich uložení v posledním uzlu. Evidován je způsob předání a zpracování dokumentů, jejich uložení a případné výpůjčky, kontrolován je termín, kdy je dokumenty třeba zaarchivovat či skartovat. Vše v souladu se Spisovým a skartačním řádem MENDELU. Elektronická spisová služba Mendelovy univerzity v Brně je rozdělena na několik aplikací umožňujících evidenci a postupné zpracování dokumentů, zobrazení přehledu všech evidovaných dokumentů, správu skartačního řízení,yhledávání evidovaných dokumentů a nastavení správců spisového uzlu či adresáře, který urychluje výběr cílů ve zpracovávaném dokumentu. Zvláštní aplikace jsou určeny pro podatelnu a archiv. Závěr svazku je věnován aplikacím pro nastavení a správu spisové služby. Ing. Jitka Šedá, Ing. Martin Tyllich a kol.

7

1 Základní pojmy Elektronická spisová služba se zabývá evidencí dokumentů doručených na univerzitu nebo vytvořených na univerzitě. O dokumentu jsou evidována popisná data vyžadovaná Zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, přiložena může být i elektronická verze dokumentu a zaznamenána návaznost na jiné dokumenty. Cílem elektronické evidence je zefektivnění práce s dokumenty, řízení toku dokumentů, dohledatelnost operací provedených s jednotlivými dokumenty, jednodušší sdílení informací o dokumentech, zabezpečení včasného vyřízení a kontrola stavu vyřízení dokumentů. Archivace – ve skartačním řízení se podle nastavené skartační lhůty dokumenty zařazují do archivu. Cyklus dokumentu – dokument při evidenci prochází několika fázemi, při kterých jsou postupně provedeny činnosti, jako je zaevidování, zpracování, archivace a skartace dokumentu (podrobnější popis včetně návaznosti na aplikace spisové služby je na straně 11). Číslo jednací – umožňuje sledovat návaznost dokumentu na předchozí nebo následující dokument. Dokumentu se číslo jednací přiděluje při založení nového dokumentu, nelze ho založit dopředu. Tvar čísla jednacího je následující: pořadové_číslo_ze_sekvence/rok_evidence-kód_pracoviště. Číselná řada pro generování pořadového čísla je na začátku kalendářního roku automaticky resetována. V každém roce se tedy pořadové číslo přiděluje od jedničky.

^

Dokument – dokumentem může být každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam v analogové či digitální podobě. Dále jsou spisy označovány spisovými a skartačními znaky. Doručený dokument je opatřen datem, číslem jednacím a je zaevidován v podacím deníku, kam je také zaevidována osoba, které byl dokument předán k dalšímu zpracování. Dále jsou dokumenty označovány spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu. Dokumenty jsou ukládány v tzv. spisovně. Datová schránka – datová schránka v UIS slouží k příjmu dokumentů z datové schránky zřízené Ministerstvem vnitra, která je elektronickým úložištěm dokumentů. PID – číslo, které jednoznačně identifikuje každý dokumentu. Přiděluje se automaticky při založení nového dokumentu, je dostupné v přehledech dokumentů a je možné podle něj vyhledávat. Skartace – ve skartačním řízení se podle nastavené skartační lhůty vyřazují nadále nepotřebné dokumenty. Spisovna – spisovna slouží k uložení dokumentů, k vyhledávání a předkládání dokumentů a k provádění skartačního řízení. Spisovna Mendelovy univerzity v Brně je tvořena centrálním spisovým uzlem, na který navazují další uzly pracovišť univerzity.

9

1 ZÁKLADNÍ POJMY

Spisový plán – je schéma pro označování, ukládání a vyhledávání vyřízených a vyhotovených dokumentů podle spisových znaků. Spisový uzel – spisový uzel se váže k pracovišti, každé pracoviště má nejvýše jeden spisový uzel. Každé pracoviště je samo spisovým uzlem nebo pod nějaký spadá. Hierarchie uzlů odpovídá hierarchii pracovišť Mendelovy univerzity v Brně. Do spisového uzlu má automaticky přístup vedoucí pracoviště a sekretářka, dále osoby, které vedoucí nebo sekretářka zaevidují jako dalšího správce uzlu (viz strana 33). Šanon – elektronická obdoba kancelářského šanonu pro evidenci elektronických dokumentů. Šanony se evidují v aplikaci Evidence interní dokumentace pracoviště, která je z Osobní administrativy dostupná každému vedoucímu pracoviště (více v 1. svazku dokumentace s názvem Všichni uživatelé). Šanony jsou využívány i pro potřeby spisové služby, dokumenty lze do zvoleného šanonu vkládat v aplikacích spisové služby K zpracování, Vyřízeno, Spisovna a Ke skartaci. Úroveň pokročilosti – je definována pro každý spisový uzel a určuje množství operací, které lze na uzlu provádět. Výčet možných úrovní je uveden na straně 37. Výpravna – sklad dokumentů, které jsou připraveny k odeslání externím příjemcům (mimo univerzitu). Zaevidování dokumentu – zaevidování dokumentu provádí pověřená osoba daného spisového uzlu, která do spisovny zaznamená popisné informace o dokumentu, včetně adresáta a odesílatele, přiloží elektronickou verzi dokumentu, včetně příloh. Zpracování dokumentu – zpracování zahrnuje veškeré potřebné operace s dokumentem, jako je například předání dokumentu adresované osobě, odeslání vytvoření kopie, zanesení fyzických změn , přeposlání na jiný spisový uzel. Způsob založení – určuje způsob založení dokumentu. Dokument může vzniknout standarní cestou, kdy jej uživatel založí na svém spisovém uzlu ručně a doplní k němu odpovídající paramentry a přílohy; nebo může být dokument založen jako tiskový výstup z některé z agend UIS (typicky studijní evidence nebo přijímací řízení). V tomto případě jsou některé atributy dokumenty automaticky doplněny (např. název, počet stran, adresát) a je možné je změnit.

10

2 Evidence a zpracování dokumentů Evidence a zpracování dokumentů probíhá v aplikaci Elektronická spisová služba umístěné v Osobní administrativě UIS v části eAgenda, kde mají určená pracoviště založen vlastní spisový uzel. Speciálním typem uzlu je podatelna a archiv. V portálovém menu aplikace jsou uvedeny odkazy k provádění jednotlivých činností s dokumentem, podatelna a archiv mají některé aplikace navíc nebo zahrnují jiné funkce než u běžného spisového uzlu V kapitole je uveden koloběh dokumentů, hromadné operace s dokumenty na spisovém uzlu, které s nimi lze provádět, a popsány jsou jednotlivé aplikace Elektronické spisové služby.

2.1 Koloběh dokumentů ve spisové službě Postup dokumentů zaevidovaných ve spisové službě Mendelovy univerzity v Brně je následující: Koloběh dokumentu na spisovém uzlu – po přijetí je nový dokument zaevidován v aplikaci Nový dokument (viz strana 15). V případě dokumentu přijímaného z jiného spisového uzlu se dokument převezme v aplikaci K příjmu (viz strana 18). Následně je dokument k dohledání v aplikaci K zpracování (viz strana 19), kde lze zvolit operaci pro zpracování dokumentu nebo jej označit za vyřízený a tím ho přesunout do aplikace Vyřízeno (viz strana 24). Po uplynutí tří let od data vyřízení je možné dokument přesunout do aplikace Spisovna (viz strana 29), kde dokumenty čekají na uplynutí skartační lhůty, pak je možné je připravit ke skartaci – přesunout do aplikace Ke skartaci (viz strana 29), odkud si je k dalšímu zpracování nebo k zaarchivování vyzvednou pracovnice archivu. Dokument, který byl předán k dalšímu zpracování na jiný spisový uzel a zde ještě nebyl přijat, lze dohledat v aplikaci Na cestě (viz strana 28). Koloběh dokumentu určeného ke skartačnímu řízení – dokumenty předané k archivaci nebo ke skartaci se nabídnou ve spisovém uzlu typu archiv v aplikaci K příjmu (viz strana 19). Zde je pracovnice archivu převezmou k jeho archivaci. Dokumenty budou pak k dohledání v aplikaci Archiv (viz strana 32), kde je lze zařadit do archivního fondu. Dokumenty odesílané mimo univerzitu – dokumenty odesílané externímu příjemci jsou ze spisového uzlu z aplikace K zpracování předány na podatelnu, která je v aplikaci K příjmu (viz strana 18) převezme do tzv. výpravny. K dohledání jsou v aplikaci Výpravna (viz strana 31), kde pracovníci mohou vytisknout poštovní podací arch a dokumenty odeslat mimo univerzitu.

2.2 Hromadné operace s dokumenty ve spisové službě V následujícím výčtu jsou uvedeny hromadné operace, které lze provádět s dokumenty uloženými v aplikacích spisové služby (není-li uvedeno jinak, lze operace provést v aplikaci K zpracování – viz strana 19): • Označit za vyřízené a přesunout do složky Vyřízeno – umožňuje označit dokumenty za vyřízené a automaticky je přemístit do aplikace Vyřízeno (viz strana 24). 11

2 EVIDENCE A ZPRACOVÁNÍ DOKUMENTŮ

• Označit za neúřední dokument – umožňuje označit dokument za neúřední a přemístit jej do aplikace Vyřízeno – Uloženo u nás(viz strana 24). • Předat na podatelnu pro odeslání mimo univerzitu adresátovi – umožňuje odeslat dokumenty na externí adresy. Stisknutím tlačítka se zobrazí seznam dokumentů, které budou nebo byly odeslány na externí adresy. Odeslání se potvrdí tlačítkem. • Odeslat přímo internímu příjemci – umožňuje hromadné odeslání vybraných dokumentů na cílový spisový uzel. • Upravit datum vyřízení dokumentu – umožňuje posunout platnost termínu zpracování dokumentu. Stisknutím tlačítka se zobrazí pole pro uložení nového termínu vyřízení, termín bude platný pro všechny označené dokumenty. • Vložit do šanonu – umožňuje dokumenty zařadit do šanonu. Stisknutím tlačítka se zobrazí seznam čísel jednacích označených dokumentů, které mají být zařazeny do šanonu zvoleného v číselníku. Vložení se potvrdí tlačítkem (obr. 1). Číselník obsahuje názvy šanonů založených a evidovaných v aplikaci Interní dokumentace pracoviště, kterou lze dohledat v Osobní administrativě v sekci eAgenda.

Obrázek 1

Hromadné vložení dokumentů do šanonu

• Nastavit navazující dokument – umožňuje nastavit dokument, na který označené dokumenty navazují. • Odeslat v rámci univerzity – umožňuje odeslat označené dokumenty na zvolený spisový uzel, zvolené osobě nebo osobě podle její funkce (rektor, kvestor, děkan, proděkan nebo tajemník určité fakulty, vedoucí určitého ústavu, sekretariát rektora nebo fakulty či určitého ústavu atd.). • Přidělit na našem uzlu – umožňuje označené dokumenty přiřadit osobě nebo funkci, která spadá pod daný spisový uzel. • Vytvořit kopie – umožňuje vytvořit libovolný počet kopií označených dokumentů. V prvním kroku se uvede počet kopií dokumentu, který se má založit, ve druhém kroku se zvolí operace s každou kopií, buď se pouze založí a zpracuje se později, nebo se rovnou odešle na určený uzel, zvolené osobě nebo funkci. Tlačítkem Zvolit uzel (obr. 2) se přejde k volbě pokynu ke zpracování dokumentu, možnosti vybrat osobu adresáta a způsob předání dokumentu (elektronicky, interní poštou, osobně). Stisknutím tlačítka Vytvořit a odeslat kopie se založí kopie, případně se předají uvedenému adresátovi. Kopie je označena ikonou (obr. 10). • Přesunout do spisovny našeho uzlu – umožňuje označené dokumenty v aplikaci Vyřízeno – Uloženo u nás (viz strana 26) přesunout do aplikace Spisovna (viz strana 29). Stisknutím tlačítka Provést operaci jsou dokumenty přesunuty. Přesunout lze pouze dokumenty ve stavu Dokument je určen k přesunutí do spisovny, do kterého se dostanou automaticky po třech letech od přesunu do záložky Uloženo u nás.

12


Obrázek 2

Tvorba kopie dokumentu

• Přesunout k připravení ke skartaci – umožňuje označené dokumenty v aplikaci Spisovna (viz strana 29) přesunout v rámci uzlu do aplikace Ke skartaci.

Obrázek 3 Základní informace o uzlu

13


• Rozeslat hromadně kopie dokumentů – operace vytvoří potřebné množství kopií vybraných dokumentů a rozešle je vybrané skupině adresátů. Definice skupin adresátů probíhá v nastavení spisového uzlu (viz strana 34).

2.3 Základní informace o uzlu V aplikaci Úvod jsou uvedeny základní informace o aktuálně používaném uzlu spisové služby, kromě informace o typu uzlu je zde zobrazen souhrn dokumentů uzlu ve stavu čekajících na převzetí, zpracování, přesunutí do spisovny a přesunutí na skartaci. Pokud se v uvedených stavech nacházejí nějaké dokumenty lze kliknutím na ikonu v odpovídajícím řádku (obr. 3) zobrazit jejich seznam v příslušné aplikaci.

Obrázek 4

14

Nový dokument


2.4 Nový dokument Aplikace Nový dokument obsahuje formulář pro založení nového dokumentu do Elektronické spisové služby s veškerými nutnými údaji (obr. 4). Na uzlech typu podatelna je formulář jednodušší a umožňuje zrychlené vkládání dokumentů (obr. 5), údaje o takových dokumentech doplňuje uzel, jemuž je dokument předán. Důvodem je neznalost obsahu dokumentu a tím podrobností vyžadovaných k zaevidování. Podbarvené položky plnohodnotného i zjednodušeného formuláře jsou pro vložení dokumentu povinné. Zaškrtávací pole u názvu některých položek umožňuje zobrazit, resp. skrýt formulář pro jejich editaci, například položka Elektronické přílohy. Položky formuláře jsou: • Věc – název dokumentu. • Datum doručení/vytvoření – datum doručení nebo vytvoření dokumentu. • Číslo jednací – jednací číslo dokumentu. • Popis – stručný popis obsahu dokumentu. • Podací číslo – podací číslo dokumentu. • Počet listů – počet listů dokumentu, do pole lze vyplnit číslo ručně nebo klikáním na hodnoty stupnice. • Počet příloh – počet příloh dokumentu, do pole lze vyplnit číslo ručně nebo klikáním na hodnoty stupnice.

Obrázek 5

Nový dokument – zrychlená verze

• Spisový znak – spisový znak označuje jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu, volí se z číselníku. Podle přiřazeného znaku je automaticky stanovena doba skartace dokumentu. 15


• Termín vyřízení – termín, dokdy má být dokument zpracován. V záložce K zpracování se podle tohoto termínu zobrazuje platnost dokumentu, resp. doba do vypršení platnosti dokumentu. • Odesílatel – podle volby typu odesílatele se mění formulář pro jeho vložení. Pokud jsou v adresáři spisového uzlu nastaveny oblíbené uzly, často vybírané osoby či externí adresy (více o jejich nastavení na straně 34), nabízejí se ve formuláři přednostně. Pokud je součástí doručeného dokumentu číslo jednací, je možné ho vložit současně s odesílatelem. Vložit lze: – interního odesílatele, kterého lze volit: * ze seznamu uzlů – na prvním místě jsou uvedeny oblíbené uzly, další členění je hierarchické; * z oblíbených osob nebo dohledáním osoby mezi uživateli UIS; * ze seznamu funkcí s osobami nebo seznamu funkcí bez osob; – externího odesílatele, kterého lze vložit: * z adresáře, jehož obsah je předem definován; * jako novou poštovní adresu. • Příjemce – způsob vkládání příjemce je stejný jako u vkládání odesílatele, je možné vložit interního nebo externího příjemce. Neuvádí se číslo jednací. Při zadávání externího příjemce se volí typ zásilky (balík, doporučená, nedoporučená). • Doplňující informace – doplňující informací jsou navazující dokument a klíčová slova vystihující obsah dokumentu (ukládají se pro snadnější vyhledávání dokumentů). Maximální počet klíčových slov je 15. • Elektronické přílohy – pokud existuje elektronická podoba dokumentu nebo jiné elektronické dokumenty související s vkládaným dokumentem, lze je přes formulář dohledat v počítači a spolu s vyplněnými názvy je uložit. Formát není omezen. Přílohy jsou součástí dokumentu a jsou s ním předávány k dalšímu zpracování nebo k archivaci. Založení nového dokument se dokončí stisknutím tlačítka Uložit nový dokument . S vytvořeným dokumentem lze dále pracovat v záložce K zkracování. Prostřednictvím tlačítka Uložit nový dokument a zpracovat se založí nový dokument a následně je uživatel přesměrován na zpracování dokumentu (více na straně 22).

Obrázek 6

16

Dokumenty k příjmu


Obrázek 7

Podrobnosti o individuálně přijímaném dokumentu

17


2.5 Dokumenty k příjmu Aplikace K příjmu obsahuje dokumenty od interních nebo externích odesílatelů určené zvolenému spisovém uzlu, které dosud nebyly převzaty k dalšímu zpracování. Uživatel uzlu, jenž dokumenty převezme, se stává jejich správcem a může s nimi provést potřebné operace. Podrobnosti o dokumentu včetně příloh lze zobrazit kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. Přijaté dokumenty jsou uloženy v aplikaci K zpracování. U dokumentů založených podatelnou zrychleným způsobem je nutné před přijetím nejprve doplnit požadované údaje přes formulář pod ikonou ve sloupci Upravit, až pak je možné dokumenty převzít k dalšímu zpracování. Dokumenty lze přijmout individuálně kliknutím na ikonu ve sloupci Převzít (obr. 6) nebo hromadně po jejich zatržení tlačítkem Převzít dokumenty . Tlačítkem Označit za neúřední dokument je možné vybrané dokumenty označit za neúřední a přesunout je tak do aplikace Vyřízeno – Uloženo u nás(viz strana 24) Při individuálním přijetí jsou zobrazeny podrobnosti dokumentu, dokumenty, z nichž dokument vychází a na něž navazuje, a lze otevřít přiložené přílohy. Na konci stránky jsou umístěny ikony k převzetí dokumentu (obr. 7): Převzít dokument – kliknutím na ikonu je dokument přijat na spisový uzel a zařazen do aplikace K zpracování, kde je možné dokument dále zpracovávat (viz strana 19). Převzít a dokument zpracovat – kliknutím na ikonu je dokument přijat, současně se otevře stránka pro jeho další zpracování (obr. 10). Aplikace K příjmu na uzlu typu podatelna V aplikaci K příjmu na uzlu typu podatelna a uzlech s výpravnou jsou k dohledání navíc i dokumenty, které odesílatel požaduje zaslat mimo univerzitu na externí adresu. Tyto dokumenty jsou označeny ikonou ve sloupci Příznak (obr. 8) a po jejich označení je lze tlačítkem Převzít dokumenty do výpravny převzít do výpravny (viz strana 31) pro odeslání mimo univerzitu. Pokud však není dokument kompletní nebo je nutné jej vrátit zpět do oběhu, převezme se dokument ke zpracování tlačítkem Převzít dokumenty k zpracování .

Obrázek 8

18

Dokumenty k příjmu na podatelně


Obrázek 9

Dokumenty k příjmu do archivu

Aplikace K příjmu na uzlu typu archiv V aplikaci K příjmu na uzlu typu archiv jsou k dohledání navíc i dokumenty, které odesílatel požaduje zařadit do archivu. Dokumenty lze upravit, zobrazit podrobnosti, převzít ke zpracování nebo do archivu. K hromadnému převzetí označených dokumentů do archivu slouží tlačítko Převzít do archivu (obr. 9).

2.6 Vrátit dokument do oběhu Aplikace Vrátit dokument do oběhu slouží k vyhledání dokumentu, který je ve spisové službě veden pod konkrétním číslem jednacím a byl odeslán některou z podatelen mimo univerzitu. Takový dokument je možné v aplikaci dohledat a následně navrátit zpět do oběhu v rámci elektronické spisové služby univerzity, čímž je umožněno předávání dokumentů mezi jednotlivými podatelnami. Aplikace je přístupná pouze na uzlu typu podatelna a uzlech s výpravnou. Vyhledávání dokumentů probíhá na základě čísla jednacího, které je dokumentu přiděleno ve spisové službě. Nalezený dokument se označí a stisknutím tlačítka Vrátit dokument zpět do oběhu se převede do stavu k zpracování a je uložen v aplikaci K zpracování. Vrátit zpět do oběhu lze pouze takový dokument, který se nachází na některém z uzlu typu podatelna nebo uzlech s výpravnou a byl tímto uzlem odeslán mimo univezitu.

^

2.7 Dokumenty přijaté ke zpracování Aplikace K zpracování obsahuje všechny dokumenty, které byly na spisový uzel přijaty nebo na něm byly vytvořeny, ale dosud nebyly zpracovány. Dokumenty lze zobrazit, upravit a zpracovat. Seznam na obrázku 10 lze omezit podle správce, typu dokumentu (originály, kopie, všechny), způsobu založení nebo podle šanonu, do kterého byly dokumenty zařazeny. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Význam ikon: Stavy – ikony ve sloupci vyjadřují stav dokumentu: – termín platnosti pro zpracování dokumentu vyprší za více než 7 dní. – termín platnosti pro zpracování dokumentu vyprší za méně než 7 dní. 19


– termín platnosti pro zpracování dokumentu již uplynul.

Obrázek 10

Dokumenty k zpracování

Upravit dokument – ikona umožňuje upravit údaje evidované o dokumentu a spravovat elektronické přílohy. Formulář je stejný jako pro založení nového dokumentu. K elektronickým přílohám je možné připojit soubor obsahující digitální podpis dokumentu ve formátu PKCS #7 (přípona p7s). Zpracování dokumentu – pod ikonou je umístěna sada aplikací pro individuální práci s dokumentem, například pro provedení změn, vložení do šanonu, správu kopií, přidělení dokumentu dalším uživatelům. Více na straně 22. Rozcestník – umožňuje zrychlený přístup k aplikacím pro předání dokumentu, pro tvorbu a předání jeho kopií, zobrazit lze podrobnosti o jednotlivých kopiích (obr. 11). Ikona se zobrazuje pouze u originálu dokumentu. S dokumentem a jeho kopiemi se pracuje individuálně, význam ikon ve sloupci Upravit cíl: Přiřadit osobu z našeho uzlu – přes ikonu lze k dokumentu nebo jeho kopiím přidávat osoby z pracoviště daného uzlu evidované v UIS podle jména nebo funkce, dále zde lze připojit pokyny ke zpracování. Tlačítkem Uložit stavy lze osobě přidělit jeden ze stavů: přiděleno, nepřiděleno nebo zpracováno. Osoby, jimž byl dokument nebo jeho kopie přidělen, lze odebrat tlačítkem Odebrat cíle . Odeslat dokument na jiný spisový uzel – zde lze přiřadit nebo odebrat již zvolené cílové uzly a tlačítkem Pokračovat v odesílání dokument předat k dalšímu zpracování. Předávanému dokumentu se určí cílový uzel, případně pokyny a zvolí se způsob předání (elektronicky, interní poštou nebo osobně). Před odesláním musí být cíl odesílaného dokumentu nebo kopie pro spisový uzel uživatele ve Přiřadit osobu z našeho uzlu stavu „zpracováno“, nastavuje se přes ikonu (obr. 11). Vše o dokumentu – kliknutím na ikonu se zobrazí podrobnosti evidované o dokumentu (obr. 12), včetně elektronických příloh. Doplněny jsou informace o výchozích a navazujících dokumentech, spisových uzlech, přes které dokument prošel, a seznam operací, které byly s dokumentem doposud provedeny. 20


Obrázek 11

Rozcestník dokumentu

21


Obrázek 12

Podrobnosti o zpracovávaném dokumentu

S dokumenty označenými v seznamu (obr. 10) lze pracovat hromadně, tj. označit za vyřízené, předat na podatelnu k odeslání mimo univerzitu, upravit datum vyřízení dokumentů, dokumenty vložit do šanonu, nastavit navazující dokument, odeslat v rámci univerzity, přidělit na našem uzlu nebo vytvořit kopie. Podrobnosti o jednotlivých operacích jsou uvedeny na straně 11. Zpracování dokumentu Následující ikony umožňují individuální přístup ke zpracování dokumentů (obr. 13). Množství ikon se liší podle stavu zpracování dokumentu, některé se zobrazují až po provedení určité akce. Například ikona pro odeslání na výpravnu se zobrazí až po zadání externího adresáta. Možné ikony a jejich použití: Zaznamenat změny – přes ikonu lze provést změny v údajích evidovaných o dokumentu. Položky formuláře a jejich význam je stejný jako při zakládání nového dokumentu. Přiřadit do šanonu – ikona umožňuje individuální přiřazení dokumentu do šanonu, šanon se volí z číselníku. Správa kopií – ikona umožňuje hromadné založení kopií dokumentu a jejich individuální správu (obr. 14), tj. přidat osobu z příslušného uzlu nebo předat dokument na jiný spisový uzel. Uveden je i výčet kopií tohoto dokumentu vytvořených na jiných uzlech. Nastavit navazující – přes ikonu lze nastavit návaznost na jiný dokument evidovaný ve spisové službě. Navazující dokument se dohledá a přidá tlačítkem Uložit referenci (obr. 15). Návaznost lze zrušit kliknutím na ikonu .

22


Obrázek 13

Zpracování dokumentu

Zrušit odkaz k dokumentu – ikona umožňuje zrušit návaznost na předcházející dokument. Ikona se zobrazuje pouze u dokumentů, které mají nastaven předcházející dokument. Rozcestník – ikona umožňuje předat dokument nebo jeho kopie k dalšímu zpracování (více na straně 20). Pouze označit za vyřízené – kliknutím na ikonu se dokument označí za vyřízený a přesune do aplikace Vyřízeno (viz strana 24). Přidělit dokument – přes ikonu lze k dokumentu přidávat osoby evidované k pracovišti aktuálního uzlu (více na straně 20). K odeslání v rámci školy – ikona umožňuje předat dokument k dalšímu zpracování na jiný spisový uzel. Příjemce (cíl) se zvolí ze seznamu spisových uzlů, z osob nebo funkcí pracoviště, pod které spisový uzel patří, označit lze pokyny ke zpracování. Jakmile je příjemce přidán, je nabídnuto tlačítko Pokračovat v odesílání sloužící k určení způsobu předání dokumentu (obr. 16). Dokument se uvedenému příjemci odešle stisknutím tlačítka Odeslat .

23


Obrázek 14

Správa kopií

Předat na podatelnu – ikona je zobrazena, pokud má dokument zadán externího adresáta. Umožňuje dokument předat na podatelnu k jeho odeslání na uvedenou externí adresu. Dokument je do doby, než jej podatelna převezme, k dohledání v aplikaci Na cestě. Pak je přemístěn do aplikace Vyřízeno – Odesláno mimo (viz strana 26). Vrátit zpět do oběhu – ikona je zobrazena, pokud je dokument označen jako vyřízený, je uložen v aplikaci Vyřízeno. Kliknutím na ikonu je dokument převeden zpět do aplikace K zpracování, kde jej lze opět zpracovat.

2.8 Zpracované dokumenty V aplikaci Vyřízeno lze dohledat dokumenty zpracované na uzlu uživatele, rozděleny jsou do několika tabulek podle způsobu jejich zpracování, resp. odeslání. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných ve sloupci nad seznamem dokumentů. O každém dokumentu lze kliknutím na ikonu Vše o dok. zobrazit podrobnosti, včetně příloh. Odesláno na jiný spisový uzel V záložce jsou k dohledání dokumenty odeslané ke zpracování na jiný spisový uzel univerzity (obr. 17). Lze je třídit dle období jejich zpracování – volí se termín od a termín do. K dokumentu lze zobrazit jeho podrobnosti. U každého dokumentu je barvou ikony a jejím číslem vyjádřen stav dokumentu: 24


Obrázek 15

Nastavit navazující dokument

Obrázek 16

K odeslání v rámci školy

• 1 – termín vyřízení dokumentu – kdy termín zpracování dokumentu vyprší (za více než 7 dní, za méně než 7 dní, vypršel, nezadáno);

25


Obrázek 17

Odesláno v rámci univerzity na jiný spisový uzel

• 2 – stav dokumentu – zda je dokument aktivní, archivován nebo skartován; • 3 – stav vyřízení dokumentu – jakým způsobem je dokument na jednotlivých uzlech zpracován (na všech uzlech vyřízeno, na nějakém uzlu se vyřizuje, na nějakém uzlu nepřevzato). Prostřednictvím tlačítek umístěných pod seznamem dokumentů je možné vytisknout předávávací protokol pro jednotlivé uzly nebo dokumenty. V nabídce Tisk předávácího protokolu pro uzel jsou nabízeny pouze uzly s novými dokumenty, tj. s dokumenty, u kterých nebyl předávací protokol dosud vytištěn. Pro případ, kdy je zapotřebí vytisknout předávací protokol opakovaně pro stejný dokument, umožňuje aplikace individuální tisk předávacího protokolu. Ten je možný označením požadovaného dokumentu a stisknutím tlačítka Vytisknout předávací protokol pro vybrané dokumenty. Odesláno mimo V záložce jsou k dohledání dokumenty odeslané přes podatelnu externímu adresátovi – mimo univerzitu (obr. 18). Dokumenty lze dohledat podle termínu nebo období zpracování a filtrovat podle adresáta. Zobrazit lze podrobnosti o dokumentu, jako údaje o odesílateli a příjemci, dokumenty, ze kterých vychází nebo na které navazuje, přiložené soubory, průběh dokumentu uzly spisové služby, operace provedené s dokumentem. Uloženo u nás Aplikace Uloženo u nás obsahuje seznam dokumentů zpracovaných a uložených na uzlu uživatele (obr. 19). Aplikace je rozdělena do dvou podzáložek – Úřední dokumenty 26


Obrázek 18

Obrázek 19

Odesláno mimo univerzitu

Dokumenty vyřízené a uložené u nás

a Neúřední dokumenty, ve kterých jsou zobrazovány dokumenty podle toho, zda byly označeny za úřední, resp. neúřední. Dokumenty lze třídit dle stavu, zařazení do šanonu a období jejich zpracování – volí se termín od a termín do. Význam ikon v seznamu je následující: Stav – ikony svou barvou vyjadřují, zda je dokument: aktivní – dokument je možné přiřadit do šanonu, dodatečně nastavit jeho navazující dokument nebo jej přesunout zpět ke zpracování. určen k přesunutí do spisovny aktuálního spisového uzlu – do tohoto stavu se dokument přepne automaticky, jakmile uplynou tři roky od data jeho vzniku v systému elektronické spisové služby.

27


Zpracování dokumentu – pod ikonou je umístěna sada aplikací pro individuální práci s dokumentem (obr. 13). Jejich význam je popsán na straně 22. Vše o dokumentu – kliknutím na ikonu se zobrazí podrobnosti evidované o dokumentu (obr. 12), včetně elektronických příloh. Doplněny jsou informace o výchozích a navazujících dokumentech, spisových uzlech, přes které dokument prošel, a seznam operací, které byly s dokumentem doposud provedeny. Hromadně lze označené dokumenty zařadit do šanonu nebo přesunout do spisovny uzlu (podrobnější popis na straně 11).

Obrázek 20

Dokumenty na cestě ke zpracování na jiném uzlu

2.9 Dokumenty na cestě V aplikaci Na cestě lze dohledat dokumenty odeslané na jiné spisové uzly, které je ale doposud nepřevzaly k dalšímu zpracování (mají je stále uloženy v aplikaci K příjmu). Jakmile je převezmou, budou z aplikace Na cestě automaticky přesunuty do aplikace Vyřízeno – Odesláno na jiný uzel.

2.10 Datová schránka Aplikace Datová schránka se nabízí pouze na uzlu typu podatelna. Do schránky jsou přijímány dokumenty z datové schránky zřízené Ministerstvem vnitra, příjem probíhá nepřetržitě. V aplikaci jsou zobrazeny všechny zprávy doručené do datové schránfky univerzity (obr. 21), zde je lze převzít k dalšímu zpracování a předat je na jiné spisové uzly, vytvořit kopie a předat kopie zpráv, zobrazit jejich podrobnosti včetně elektronických příloh (jako vložil je u nich uvedena osoba, která zprávu z datové schránky předala k dalšímu zpracování) apod. Seznam doručených zpráv lze omezit podle jejich aktuálního stavu (přečtené, nepřečtené), jejich převzetí (převzaté, nepřevzaté) a data doručení od nebo do. Převzaté zprávy jsou k dohledání a dalšímu zpracování podatelnou umístěny v aplikaci K zpracování (viz strana 19). Další práce s nimi se neliší od zpracování ostatních evidovaných elektronických dokumentů. Každý dokument lze z datové schránky převzít ke zpracování pouze jednou, aby byl v oběhu pouze jeden jeho originál.

28


Pokud je zpráva označena jako přečtená, provede se její označení za přečtenou i v datové schránce provozované ministerstvem. Zde je pak skutečnému odesílateli dostupná informace nejen o doručení zprávy, ale i o jejím přečtení.

Obrázek 21

Datová schránka

2.11 Sklad dokumentů (spisovna) V aplikaci Spisovna se zobrazují dokumenty uložené ve spisovně zvoleného spisového uzlu. Lze ji označit za sklad elektronických dokumentů daného spisového uzlu. Po vypršení skartační lhůty, která je uvedena u každého dokumentu, je možné dokumenty odeslat ke skartaci. Označené dokumenty lze hromadně zařadit do zvoleného šanonu nebo přesunout k připravení ke skartaci (podrobnější popis viz strana 11). U každého dokumentu lze evidovat jeho výpůjčky. Kliknutím na ikonu ve sloupci Výpůjčky (obr. 22) se otevře formulář pro dohledání osoby, která si dokument půjčuje. Po jejím uložení je dokument ve stavu vypůjčen a lze vytisknout zápůjční list, v němž jsou vyplněny údaje, jako název dokumentu, číslo jednací, číslo šanonu, kdo dokument vydal, kdo a kdy si jej zapůjčil, pole pro podpis a vepsání data vrácení dokumentu. , přes ni lze otevřít formulář, kde je možné Ve sloupci Výpůjčky se ikona změní na dokument označit za vrácený, případně opětovně vytisknout zápůjční list.

2.12 Dokumenty ke skartaci Aplikace Ke skartaci zobrazuje dokumenty uzlu připravené k odeslání do archivu ke skartaci (obr. 23). O každém dokumentu lze zobrazit podrobnosti. Označené dokumenty lze hromadně vložit do šanonu, předat ke skartaci a je pro ně možné vytisknout skartační návrh. Skartační návrh se otevře ve formátu RTF a lze ho upravit a vytisknout v aplikaci 29


Obrázek 22

Spisovna uzlu

MS Word. Obsahuje datum doručení/vytvoření, označení spisového uzlu, jméno správce uzlu a seznam dokumentů určených ke skartaci.

Obrázek 23

Dokumenty určené ke skartaci

2.13 Vyhledávání dokumentů V aplikaci Vyhledávání lze podle názvu, jednacího a pořadovného čísla dokumentu, klíčových slov, adresy příjemce nebo data vytvoření dokumentu vyhledávat dokumenty zaevidované v Elektronické spisové službě. Vyhledává se ve všech dokumentech bez ohledu na to, ve kterém uzlu je evidován nebo skartován. Vyhledávání probíhá fulltextově a podporuje logické operátory OR, AND, PHRASE a NEAR. Implicitně jsou jednotlivá slova v dotazu spojeny spojkou AND. Zatím není podporováno kombinování operátorů v dotazu (všechna slova v dotazu můžou být 30


spojena jen jedním z operátorů). Pomocí operátoru AND jsou vyhledávány záznamy, které obsahují všechna zadaná slova. Vyhledávání s použitím OR pak vrátí všechny záznamy, které obsahují alespoň jedno z hledaných slov. Operátor PHRASE najde jen takové záznamy, kde slova v dotazu následují bezprostředně za sebou. Operátor NEAR hledá záznamy, kde slova v dotazu jsou v textu blízko sebe (prozatím je nastavena napevno maximalní vzdálenost 5 slov). Pro podřetězcové vyhledávání je možné použít operátor pravostranného rozšíření. Ke každému klíči v dotazu (ne nutně u všech) je možné na jeho konec přidat znak * (hvězdičku), který pravostranné rozšíření klíče zajistí. Příklady dotazů: • „editační aplikace“ – totéž jako „editační AND aplikace“, vyhledány jsou všechny záznamy, které obsahují obě uvedená slova; • „aktualizovat OR obnovit OR aplikovat“ – vyhledány jsou všechny záznamy, které obsahují alespoň jedno z uvedených slov nebo jejich kombinace; • „informační PHRASE systém“ – vyhledány jsou všechny záznamy, kde se vyskytuje ucelené slovní spojení „informační systém“; • „univerzitní NEAR systém“ – vyhledány jsou všechny záznamy, kde se vyskytují slova „univerzitní“ a „systém“ mezi něž je vloženo maximálně 5 libovolných slov; • „univerz* informacni* system*“ – příklad užití operátoru pro pravostranné rozšíření. Tomuto dotazu by vyhověl nejen text „univerzitní informační systém“, ale i „univerzitního informačního systému“ nebo třeba „univerzální systémové informační prostředky“. K dohledanému dokumentu lze zobrazit podrobné informace uvedené v evidenci, včetně příloh, seznamu operací s dokumentem, seznamu spisových uzlů, přes které dokument při vyřizování prošel, výchozích a navazujících dokumentů atd.

2.14 Výpravna dokumentů Aplikace Výpravna se nabízí pouze na uzlu typu centrální podatelna, podatelna a uzel s výpravnou. Jsou v ní umístěny dokumenty, které čekají na odeslání mimo univerzitu. Dokumenty je možné třídit podle typu zásilky, případně řadit podle věci, čísla jednacího nebo datumu vytvoření dokumentu. Prostřednictvím ikony ve sloupci Vše o dok. Lze zde zobrazit podrobnosti o jednotlivých dokumentech. Výběrem možnosti „Tisk poštovního podacího archu“ a stisknutím tlačítka Provést operaci je pro označené dokumenty možné zobrazit elektronickou podobu poštovního podacího archu s možností editace údajů o adresátovi zásilky a stanovení výše poštovného a ceny zásilky. Jakmile jsou všechny údaje vyplněny, je možné tlačítkem Vytisknout podací arch vytisknout poštovní podací arch. Následně se dokumenty odešlou (vypraví) mimo univerzitu jejich označením v seznamu dokumentů a výběrem volby „Vypravit dokumenty“ z nabídky pod seznamem. Podací arch je možné tisknou pouze pro doporučené zásilky a balíky.

^

Dokumenty odeslané mimo univerzitu jsou na uzlu typu podatelna k dohledání v aplikaci Celkový přehled dokumentů, pracovníci odesílajícího spisového uzlu dokument dohledají v aplikaci Vyřízeno – Odesláno mimo.

31


Obrázek 24

Výpravna dokumentů s externími adresáty

2.15 Archiv dokumentů Aplikace Archiv se nabízí pouze na uzlu typu archiv. Jsou v ní umístěny všechny dokumenty uložené v archivu (obr. 25). Dokumenty lze třídit podle spisového znaku a archivního fondu. Označeným dokumentům lze hromadně nastavit archivní fond.

Obrázek 25

Dokumenty uložené v archivu

2.16 Celkový přehled zaevidovaných dokumentů Aplikace Celkový přehled dokumentů je dostupná pouze na uzlu typu centrální podatelna nebo typu archiv a pouze na uzlech, které jsou kompletní spisovnou, v uzlech typu základní a podací deník nabízena není. Aplikace obsahuje seznam všech dokumentů zaevidovaných v Elektronické spisové službě (obr. 26). Dokumenty lze filtrovat podle roku zaevidování, data vyřízení, spisového uzlu, v kterém byl dokument poprvé zaevidován, vyřizujícího uzlu, dále podle skartačního znaku, skartační lhůty a spisového znaku. Zobrazit lze podrobnosti o dokumentu, přiložené soubory, seznam operací s dokumentem, seznam spisových uzlů, přes které dokument při vyřizování prošel, výchozí a navazující dokumenty atd. 32


Obrázek 26

Celkový přehled zaevidovaných dokumentů

2.17 Nastavení spisového uzlu V aplikaci Nastavení lze nastavit další správce daného uzlu, šanony a sestavit adresář s často používanými uzly spisové služby Mendelovy univerzity v Brně, osobami a externími adresami. Správci V záložce Správci je možné přidávat další uživatele spisového uzlu a upravovat jejich role a období platnosti. Podle přidělené role jsou uživateli přístupné operace a funkce spisového uzlu: • Uživatel – čtení – uživatel má na spisovém uzlu přístup pouze ke čtení. Uživatel má dostupné jen záložky Úvod, K zpracování a Vyřízeno, ve kterých jsou zpřístupněny pouze filtry a možnost zobrazení podrobností o dokumentech/spisech; • Uživatel – má dostupné všechny funkce pro čtení, editaci a správu dokumentů; • Administrátor – stejné funkce jako „Uživatel“, navíc může přidávat další uživatele uzlu. Uživatel se dohledává z osob evidovaných v UIS. Z nabídky Role se vybere, jakou roli bude mít dohledaná osoba přiřazenu. Datum Odkdy nebo Dokdy není nutné vkládat, do pole Odkdy se pak automaticky uloží aktuální datum. Uplynutím termínu Dokdy se osoba stává neaktivním správcem, aplikace Elektronický podací deník a spisová služba mu už nebude přístupná. Toto umožňuje historickou evidenci ručně přidaných správců. Přehled evidovaných správců uzlu je zobrazen v přehledová tabulce, kde je možné správce odebírat, upravit přiřazenou roli nebo data odkdy/dokdy. V seznamu implicitních správců jsou uvedeny osoby, které mají ke spisovému uzlu přístup zřízen automaticky na základě jejich role v systému. Typicky se jedná o sekretářku a vedoucího pracoviště, ke kterému je spisový uzel přiřazen, případně další osoby.

33


Obrázek 27

Nastavení správců spisového uzlu

V seznamu jsou uvedeni i historické záznamy s neaktivními uživateli, včetně jejich role a období práv k uzlu. Adresář Údaje nastavené v adresáři se přednostně nabízejí ve formuláři pro vložení nového dokumentu (viz strana 15) nebo úpravu již evidovaného dokumentu. Nastavení urychluje výběr odesílatelů a příjemců při evidenci dokumentu. Do adresáře spisového uzlu lze zařadit nebo podle potřeby vyřadit: • Oblíbené uzly – z menu je možné vybrat kterýkoliv uzel definovaný v Elektronické spisové službě Mendelovy univerzity v Brně. • Často vybírané osoby – do často vybíraných osob lze zařadit uživatele evidované v UIS. • Externí adresy – přes formulář aplikace lze vkládat adresy externích adresátů a odesílatelů. Obec se dohledává podle PSČ. Zatržením volby „Společná pro uzel“ bude adresa společná všem uživatelům spisového uzlu. Příznak i jednotlivé položky adresy lze editovat kliknutím na ikonu . • Skupiny adresátů – aplikace umožňuje vytvářet skupiny příjemců, které lze následně využívat při hromadném rozesílání dokumentů. Prostřednictvím volby „Společná pro uzel“ se skupina adresátů zpřístupní všem uživatelům na daném spisovém uzlu. ve sloupci Adresáti Seznam příjemců ve skupině se spravuje kliknutím na ikonu a mohou jej tvořit uživatelé, skupiny uživatelů nebo jednotlivé spisové uzly. 34


Obrázek 28

Nastavení adres externích adresátů

Správa šanonů V záložce Evidence šanonů je umístěn formulář pro zakládání šanonů dokumentů pro potřeby spisové služby. Aplikace je totožná s aplikací Interní dokumentace pracoviště. Bližší informace k aplikaci naleznete v prvním svazku dokumentace v kapitole Evidence interní dokumentace pracoviště. Osobní nastavení Záložka Osobní nastavení umožňuje personalizovat chování aplikací spisové služby dle potřeba uživatele. Provedená nastavení jsou společná pro všechny spisové uzly, do kterých má uživatel umožněn přístup. Nastavit lze: • Zasílat na email informace o nově doručených dokumentech – atribut řídí zasílání informačního e-mailu při doručení nového dokumentu na spisový uzel. Pokud je atribut nastaven na hodnotu „ano“, je uživateli při doručení nového dokumentu na některý ze spisových uzlů, na které má uživatel přístup, zaslán informační email o novém dokumentu k převzetí. • Způsob nabízení oblíbených adres – atribut ovlivňuje způsob vkládání externích adres uložených v adresáří k dokumentu.

35

3 Nastavení spisové služby Než se na univerzitě začne používat Elektronická spisová služba, je nutné nastavit spisové uzly a spisový a skartační plán, podle kterého se nastavuje skartační lhůta a dokumenty se automaticky připravují ke skartaci. Správci uzlů se nastavují automaticky dle pracovního zařazení, tj. do příslušného spisového uzlu má přístup vedoucí pracoviště a sekretářka, další správce lze v rámci každého uzlu ručně nastavit. Pokud mají být archivované dokumenty zařazovány do fondů, je nutné připravit číselník archivních fondů.

3.1 Evidence spisových uzlů Spisové uzly jsou hierarchicky uspořádány podle hierarchie pracovišť Mendelovy univerzity v Brně. Nejprve se založí centrální spisový uzel, pod nímž se následně založí další spisové uzly. Zakládat a spravovat uzly může uživatel s přiděleným oprávněním „spis-e“. Spisové uzly se nastavují v aplikaci Evidence spisových uzlů přes formulář na obrázku 29, kde se určí: • Typ spisového uzlu – centrální spisový uzel slouží pro styk s vnějším okolím, spisový uzel pracoviště pro vnitrouniverzitní styk.

Obrázek 29

Evidence spisových uzlů

• Úroveň pokročilosti – spisové uzly je možné zakládat v několika úrovních, jejich význam je následující: – kompletní spisovna – ve spisovém uzlu lze s dokumenty provádět všechny úkony nabízené Elektronickou spisovou službou, včetně dohledávání a zobrazování údajů o všech dokumentech evidovaných ve všech uzlech;

37

3 NASTAVENÍ SPISOVÉ SLUŽBY

– základní uzel – spisový uzel má stejné využití jako kompletní spisovna s výjimkou přístupu k dokumentům celé spisovny, uživatelé mohou dohledávat a zobrazovat údaje pouze o dokumentech evidovaných na jejich uzlech; – podací deník – umožňuje zpracovávat dokumenty příslušící pod daný spisový uzel; – speciální uzel pro archiv – spisový uzel určený pro archivaci dokumentů celé spisové služby; – speciální uzel pro podatelnu – spisový uzel určený pro příjem dokumentů od externích adresátů a z datové schránky, jejich distribuci na spisové uzly příjemců v rámci univerzity a ke sběru dokumentů odesílaných externím adresátům mimo univerzitu; – speciální uzel pro centrální podatelnu – spisový uzel sloužící jako hlavní podatelna v situacích, kdy existuje více podatelen; – základní uzel s výpravnou – základní uzel s funkcí výpravny, který může přijímat dokumenty k vypravení mimo univerzitu a označovat dokumenty jako odeslané mimo univerzitu; – speciální uzel pro centrální podatelnu bez datových schránek – zastává funkci centrální podatelny, nemá však přístup k datové schránce. • Název uzlu – stručný název uzlu, který se bude zobrazovat uživatelům. • Zařazení k pracovišti – pracoviště Mendelovy univerzity v Brně, které bude uzel spravovat. • Přiřazení k uzlu – volba uzlu, pod který bude nově založený uzel hierarchicky zařazen. V seznamu (obr. 29) lze údaje o každém spisovém uzlu zobrazit nebo upravit. přidat další pracoviště, které pod uzel Ve sloupci Výběr pracovišť lze přes ikonu dosud nepatří. Vedoucí a sekretářka tohoto pracoviště se budou nabízet v aplikaci K odeslání v rámci školy jako cíl pro odeslání dokumentu (viz strana 23). Prostřednictvím ikony ve sloupci Podací deníky lze k vybranému uzlu přiřazovat podací deníky evidované v aplikaci Evidence deníků.

+

Každé pracoviště může být přiřazeno pouze k jednomu spisovému uzlu. Pod jeden spisový uzel může patřit několik pracovišť.

3.2 Evidence podacích deníků Aplikace Evidence deníku zajišťuje evidenci podacích deníků pro potřeby elektronické spisové služby (obr. 30). Aplikace je je dostupná správcům spisové služby univerzity, kteří mají přiděleno právo „spis-e“. K dohledání je v Osobní administrativě v části Provoz systému, nabídka Správa eAgendy. Pro založení nového podacího deníku je nutné vyplnit jeho název a popis a stisknout tlačítko Přidat . Všechny evidované podací deníky jsou zobrazeny v tabulce pod přidávacím formulářem. Úpravy je možné provádět prostřednictvím ikony ve sloupci Upravit. Zatržením políčka ve sloupci Ozn. je možné nevyužité podací deníky odebrat. Políčko je zobrazováno pouze u těch podacích deníků, které nejsou přiřazeny k žádnému spisovému uzlu.

38


Obrázek 30

Evidence podacích deníků

3.3 Evidence archivních fondů Aplikace Evidence archivních fondů je číselníkem archivních fondů (obr. 31) a je ve správě pracovníků archivu. K dohledání je v Osobní administrativě v části Provoz systému, nabídka Správa eAgendy. Dostupná je pracovníkům s přiděleným oprávněním „spissr-e“. Do archivních fondů se umísťují dokumenty (viz strana 32) elektronické spisové služby, které jsou určeny k archivaci. Pro založení nového archivního fondu je nutné vyplnit jeho název, kód a případně zvolit nadřazený fond. Odebírat lze pouze fondy, do kterých není zařazen žádný dokument.

39


Obrázek 31

40

Evidence archivních fondů

Rejstřík A

výpůjčky, 29 založit nové, 15 zařadit do šanonu, 22 zpracované, 24 zpracování, 20, 22, 27

archiv, 32 dokumenty k příjmu, 19

Č číslo jednací, 9

D datová schránka, 28 dokument, 9 dokumenty celkový přehled, 32 elektronický podpis, 20 hromadné operace, 11 k příjmu, 18 archiv, 19 podatelna, 18 k zpracování, 19 ke skartaci, 29 koloběh, 11 na cestě, 28 navazující vložit, 22 zrušit, 22 odeslané mimo univerzitu, 26 odeslané na jiný spisový uzel, 24 odeslat mimo univerzitu, 12 odeslat na jiný spisový uzel, 20 odeslat v rámci školy, 23 označit za vyřízené, 23 označit za vyřízené, 11 podrobnosti, 20 předat na podatelnu k odeslání mimo, 23 převzít, 18 převzít a zpracovat, 18 přílohy, 20 přiřadit osoby, 23 přiřadit osoby, 20 termín vyřízení, 16 uložené u nás, 26 upravit, 20, 22 upravit datum vyřízení, 12 vložit do šanonu, 12 vratit do oběhu, 19 vrátit zpět do oběhu, 24 vyhledávání, 30

E elektronické přílohy elektronický podpis, 20 vložit, 16, 20, 22 zobrazit, 20, 24, 28, 31 evidence deniku, 38 evidence spisových uzlů, 37 evidence výpůjček dokumentů, 29

H hromadné operace s dokumenty, 11

K kopie k zpracování, 19 přiřadit osoby, 20 správa, 22 vytvořit, 12 založit, 22

N nastavení adresáře, 34 externí adresy, 34 oblíbené osoby, 34 oblíbené uzly, 34 skupiny adresátů, 34 osobní, 35 spisové služby, 37 správců uzlu, 33 šanony, 35

O odesílatel, 16

41

Rejstřík

P platnost termínu, 19 podatelna dokumenty k příjmu, 18 příjemce, 16

spisový znak, 15 správa archivních fondů, 39 stav dokumentu, 27

Š šanon, 10

R rozcestník, 20

Ú úroveň pokročilosti, 10

S spisovna, 9, 29 dokumenty k výpůjčce, 29 spisový uzel, 10, 37 centrální, 37 úrovně, 37 základní informace, 14 založit, 37

42

V výpravna, 10, 31

Z základní pojmy, 9 způsob založení, 10

Elektronická spisová služba

Recommend Documents