Elektronická spisová služba

Elektronická spisová služba Spisově orientovaná ESS – administrátorská příručka

Vytvořeno dne: 17.5.2012 Aktualizováno: 23.3.2015 © 2015 Software602, a.s.

Software602 Elektronická spisová služba

Obsah 1.

Administrátorská dokumentace Elektronické spisové služby........................... 5

2.

Administrátorské formuláře................................................................... 5

2.1. 2.1.1.

Vložení nového certifikátu ............................................................................ 5

2.1.2.

Certifikát bude uložen v databázové tabulce...................................................... 6

2.1.3.

Certifikát je uložen v úložišti Windows nebo na tokenu ......................................... 7

2.1.4.

Editace stávajícího certifikátu........................................................................ 8

2.2.

Obsluhované subjekty.................................................................................... 8

2.2.1.

Konfigurace e-mailové schránky...................................................................... 8

2.2.2.

Založení nového subjektu ............................................................................. 9

2.2.3.

Nastavení datové schránky ...........................................................................10

2.2.4.

Nastavení skupin a uživatelů.........................................................................10

2.2.5.

Výchozí hodnoty........................................................................................11

2.2.6.

Nastavení pošty.........................................................................................11

2.2.7.

Podatelna/Výpravna...................................................................................12

2.2.8.

Notifikace ...............................................................................................14

2.3.

Nastavení.................................................................................................. 16

2.3.1.

Obecná nastavení ......................................................................................17

2.3.2.

Implicitní příjemce zprávy ...........................................................................17

2.3.3.

Vzory formulářů ........................................................................................17

2.3.4.

Podatelna/výpravna ...................................................................................20

2.3.5.

Aktualizace lokálního adresáře podle adres v systému datových schránek..................21

2.3.6.

Informační mail posílaný uživateli po příchodu nové datové zprávy..........................21

2.3.7.

Skartace .................................................................................................22

2.4.

JID .......................................................................................................... 23

2.5.

Číslo jednací .............................................................................................. 24

2.6.

Organizační jednotky................................................................................... 26

2.6.1.

Filtrování ................................................................................................28

2.6.2.

Editace organizační jednotky ........................................................................28

2.7.

2

Certifikáty................................................................................................... 5

Spisový plán .............................................................................................. 29

2.7.1.

Spisové a skartační znaky.............................................................................29

2.7.2.

Vytvoření spisového znaku ...........................................................................30

Software602 a.s., Hornokrčská 15, 140 00 Praha 4, www.602.cz Tel: 222 011 602, Fax: 222 011 218, E-mail: [email protected] IČO: 63078236, DIČ: CZ63078236, OR: MS Praha, oddíl B, vložka 3044

Software602 Elektronická spisová služba 2.8.

Vyřízení dokumentu .................................................................................... 31

2.8.1.

Editace typů vyřízení dokumentů ...................................................................32

2.8.2.

Filtrování ................................................................................................33

2.9.

Procesy .................................................................................................... 33

2.10.

Kategorie zpráv .......................................................................................... 35

2.10.1. Editace kategorie dokumentů........................................................................35 2.10.2. Filtrování ................................................................................................37 2.11.

Skupiny odesílatelů ..................................................................................... 37

2.11.1. Vytvoření a editace skupin odesílatelů.............................................................37 2.11.2. Vyhledání odesílatele .................................................................................38 2.11.3. Vyhledání odesílatele v systému DS ................................................................40 2.12.

Pravidla třídění zpráv .................................................................................. 40

2.12.1. Výběr obsluhovaného subjektu ......................................................................41 2.12.2. Hledání...................................................................................................41 2.12.3. Hledání prvního příjemce.............................................................................42 2.12.4. Hledání formuláře......................................................................................42 2.12.5. Pravidla pro třídění zpráv ............................................................................42 2.13.

Plán komunikace ........................................................................................ 44

2.13.1. Plánované úlohy ........................................................................................45 2.14.

Čtení zpráv................................................................................................ 47

2.14.1. Pouze e-mailové zprávy...............................................................................48 2.14.2. Načíst pouze datové zprávy odeslané přes webové rozhraní...................................49 2.14.3. Zjistit stav datové schránky..........................................................................50 2.15.

3.

Odesílání zpráv .......................................................................................... 50

Skartace ......................................................................................... 52

3.1. 3.1.1.

Subjekt...................................................................................................52

3.1.2.

Dokumenty ke skartaci................................................................................52

3.1.3.

Výběr organizační jednotky ..........................................................................56

3.1.4.

Zahájení skartačního řízení ..........................................................................56

3.2.

Formulář Skartační řízení ............................................................................. 57

3.2.1.

Parametry skartace ....................................................................................57

3.2.2.

Vyřízení skartace.......................................................................................58

3.2.3.

Další informace.........................................................................................59

3.3. 3.3.1.

3

Výběr dokumentů ke skartaci ........................................................................ 52

Správa dokumentů ve skartačním řízení ........................................................... 60 Správa kontejnerů .....................................................................................60



4

3.3.2.

Dokumenty ke skartaci................................................................................62

3.3.3.

Dokumenty zařazené do skupin......................................................................62



1. Administrátorská dokumentace Elektronické spisové služby Tento dokument slouží k seznámení s funkcemi, které nejsou dostupné všem uživatelům Elektronické spisové služby, ale pouze administrátorům či jimi pověřeným uživatelům a slouží ke správě ESS a nastavení jejího provozu.

2. Administrátorské formuláře Následující kapitoly se věnují jednotlivým formulářům určeným k nastavení Elektronické spisové služby. Tyto formuláře nejsou umístěny na kartě Formuláře, ale na kartě Nastavení aplikace v sekci Administrační záložky. V následujících kapitolách naleznete informace o účelu těchto formulářů a dále podrobný popis funkcí jednotlivých položek nastavení.

2.1. Certifikáty Tento formulář slouží pro správu certifikátů, které budou použity pro přístup k datovým schránkám nebo k podepsání automatické odpovědi z e-podatelny. Certifikát může být uložen buď v tabulce databázového serveru, nebo v externím úložišti certifikátů.

V základní nabídce formuláře je možné vyhledat certifikát k editaci volbou v seznamu Hledání certifikátů k editaci. Toto pole obsahuje seznam již uložených certifikátů. Další certifikát lze do seznamu přidat pomocí tlačítka Založit nový certifikát. Formulář uzavřete kliknutím na tlačítko Zavřít. 2.1.1. Vložení nového certifikátu

Tlačítkem Založit nový certifikát se zobrazí nová sekce pro jeho nastavení s názvem Editace certifikátu. První pole Název certifikátu slouží k pojmenování certifikátu. Tento název se bude nadále zobrazovat v

5


Software602 Elektronická spisová služba seznamu Hledání certifikátů k editaci. Jméno certifikátu se také promítne do formuláře SERV_SUBJ, tedy Obsluhované subjekty (viz kapitolu 2.2 Obsluhované subjekty). V něm vyberte obsluhovaný subjekt pro editaci, v editaci nastavte u položky Vyberte typ přihlášení k datové schránce jednu z hodnot Přihlášení systémovým certifikátem nebo Přihlášení certifikátem hostované spisové služby. Pod tímto polem je umístěno další pole s názvem Certifikát, kde se po kliknutí do pole zobrazí certifikáty založené ve formuláři CERT, tedy zde.

Jako typ umístění certifikátu je možné vybrat ze dvou možností: Certifikát bude uložen v databázové tabulce a Certifikát je uložen v úložišti Windows nebo na tokenu. V závislosti na vybrané variantě se zobrazí další pole formuláře. 2.1.2. Certifikát bude uložen v databázové tabulce

Po vybrání typu umístění certifikátu se do formuláře zobrazí další položky. Nejprve stiskněte tlačítko Vložit certifikát. Tím se zobrazí nabídka pro výběr certifikátu ze souborového systému. Do tabulky databázového serveru se certifikát vkládá ve formátu PEM, který musí obsahovat nejen vlastní certifikát, ale i odpovídající soukromý klíč zabezpečený heslem. Dále je třeba vyplnit heslo k privátnímu klíči certifikátu v položce Heslo k soukromému klíči v certifikátu. Pole je předvyplněno znaky ****** i před zadáním vlastního hesla. Znaky * je třeba nahradit vlastním heslem, které bude opět vizuálně zobrazeno ve formě znaků *. Záznam je možné i smazat tlačítkem Smazat certifikát. Tlačítko Uložit změny slouží k uložení vyplněných položek. Pokud není třeba ukládat, je možné formulář zavřít bez uložení změn tlačítkem Zavřít.

6



2.1.3. Certifikát je uložen v úložišti Windows nebo na tokenu

Do pole Vložte sériové číslo certifikátu je třeba vložit tento údaj. V externím úložišti certifikátů se certifikát identifikuje buď identifikačním řetězcem, který je zde třeba zadat, nebo přímo veřejným klíčem certifikátu. Pro vlastní přístup k danému certifikátu je nutné zadat odpovídající PIN. Dále je třeba vyplnit PIN k certifikátu v externím úložišti. Pole je předvyplněno znaky ****** i před zadáním vlastního hesla. Znaky * je třeba nahradit vlastním PINem, které bude opět zobrazeno ve formě znaků *. Záznam je možné i smazat tlačítkem Smazat certifikát. Tlačítko Uložit změny slouží k uložení vyplněných položek. Pokud není třeba ukládat, je možné formulář zavřít bez uložení změn tlačítkem Zavřít.

7



2.1.4. Editace stávajícího certifikátu

Ve formuláři je možné nejen zakládat nové certifikáty, ale i modifikovat stávající. Certifikát zvolte výběrem v poli Hledání certifikátů k editaci a poté klikněte na tlačítko Editovat certifikát. Je možné editovat všechny položky certifikátu stejně jako při jeho vytvoření.

2.2. Obsluhované subjekty Formulářová spisová služba může pracovat s jednou nebo více datovými schránkami ISDS a s emailovými schránkami. Identifikační údaje těchto schránek musí být zaregistrované v tomto formuláři, tedy Obsluhované subjekty. 2.2.1. Konfigurace e-mailové schránky

Pro konfiguraci emailové (poštovní) schránky je třeba zadat obvyklé konfigurační údaje, tedy adresu SMTP serveru včetně jména a hesla pro případnou autentifikaci, adresu odesilatele, adresu POP3 nebo IMAP serveru, jméno a heslo do schránky. V případě potřeby lze zadat více adres odesilatele pomocí sekce ve spodní části formuláře. V sekci Hledání skupiny je třeba do pole zadat název, nebo jen část názvu skupiny a následně skupiny vyfiltrovat pomocí tlačítka Hledat. Pokud do pole Zadejte název skupiny nebude vložen žádný údaj, vyhledají se všechny skupiny z Elektronické spisové služby. Vyhledané skupiny se dále projeví v číselnících v dalších částech formuláře.

8


Software602 Elektronická spisová služba V sekci Hledání uživatele je opět třeba zadat jméno nebo část jména uživatele, který má být vyhledán, aby byl naplňován do číselníků v dalších částech formuláře. Nevyplnění názvu vede k vyhledání všech uživatelů Elektronické spisové služby.

2.2.2. Založení nového subjektu

Pokud je třeba založit nový subjekt pro obsluhu datové schránky, tak je potřeba aktivovat tlačítko Založit nový subjekt. Následně se zobrazí sekce formuláře pro editaci vlastností subjektu.

Do pole ID subjektu bude zapsána hodnota až po uložení subjektu. Kód subjektu je libovolný, jeho hodnota se promítne při použití makra do čísla jednacího (viz kapitolu 2.5 Číslo jednací). Poté se vyplní pole Název a Adresa pro obsluhovaný subjekt. Po vyplnění ID datové schránky formulář zpřístupní nastavení pro přihlášení k datové schránce v sekci Nastavení DS. Další nastavení subjektu zobrazíte kliknutím na některé z tlačítek: Nastavení DS, Skupiny a uživatelé, Výchozí hodnoty, Nastavení pošty, Podatelna/výpravna, Notifikace.

9


Software602 Elektronická spisová služba 2.2.3. Nastavení datové schránky

Pro nastavení připojení do datové schránky je třeba zvolit typ přihlášení (Vyberte typ přihlášení k datové schránce) a poté nastavit odpovídající přístupové údaje. Přihlášení jménem a heslem: Do pole Přihlašovací jméno se zadá login pro přístup do datové schránky, do pole Heslo pak odpovídající heslo. To bude zobrazeno ve formě zástupných znaků *. Přihlášení systémovým certifikátem a Přihlášení certifikátem hostované spisové služby: Obvykle se pro přístup k datové schránce používá certifikát, buď systémový, nebo pro hostovanou spisovou službu, který je třeba doplnit jménem a heslem. Certifikáty, přístupové údaje k nim a způsob uložení se konfigurují ve formuláři Certifikáty (popsáno v kapitole 2.1 Certifikáty), zde pouze v poli Certifikát vyberte, který z vložených certifikátů se má použit pro přístup do dané datové schránky.

Odesílání datových zpráv je možné i prostřednictvím jiné datové schránky. Tato volba je kdispozici, pokud nevyplníte ID datové schránky. Poté zaškrtněte pole Odesílat datové zprávy přes datovou schránku jiného subjektu a zobrazí se pole DS pro odesílání, kde je možné vybrat požadovaný subjekt. Číselník se naplní údaji z jiných vyplněných obsluhovaných subjektů.

Po vyplnění základního nastavení je možné vyzkoušet nastavené připojení zatržením políčka Provést test připojení a potvrzením volby tlačítkem Uložit změny. 2.2.4. Nastavení skupin a uživatelů

V prostředí Elektronické spisové služby je třeba určit skupinu, jejíž členové jsou přiřazeni kobsluhovanému subjektu, respektive nastavené datové schránce. V poli Skupina se nabízejí k výběru skupiny vyfiltrované v horní části formuláře.

10


Software602 Elektronická spisová služba V sekci Uživatelé pro doručení pak vyberte konkrétního uživatele, kterému bude doručena zpráva, pokud nebude nalezen jiný uživatel podle třídicích pravidel. K výběru se nabízejí uživatelé vyhledaní ve filtru v horní části formuláře. 2.2.5. Výchozí hodnoty

Pole Spisový znak slouží pro výběr Spisového plánu. Do číselníku se vyplní hodnota z formuláře SPIS_PLAN (viz kapitolu 2.7 Spisový plán). Novou volbu lze poté vyvolat tlačítkem Změnit. Způsob vyřízení je naplněn možnostmi převzatými z formuláře Vyřízení dokumentu (viz kapitolu 2.8 Vyřízení dokumentu) ze sekce Typy vyřízení pro příchozí dokumenty a Typy vyřízení pro odchozí/samostatné dokumenty. Nakonec je třeba nastavit způsob vyřízení pro vložené spisy. Do pole se zobrazí nabídka zformuláře Vyřízení dokumentu ze sekce Typy vyřízení pro spis.

2.2.6. Nastavení pošty

Nastavení poštovního serveru: V této části se nastavuje nadřazený poštovní server. Vyplnitelná pole jsou: SMTP server, Přihlašovací jméno, Adresa odesílatele a Heslo. Poštovní schránka: V této sekci se nastavují údaje o poštovní schránce, ze které se budou stahovat zprávy. Je potřeba vyplnit pole: POP server, Přihlašovací jméno a Heslo. Zaškrtnete-li políčko Jedná se o IMAP protokol, pole POP3 server se změní na IMAP server. Další zaškrtávací pole nabízí volbu Po přečtení zprávu smazat. Zaškrtnutím lze zajistit i zasílání automatické odpovědi na došlé e-maily. Nastavení automatické odpovědi je popsané níže v sekci Automatická odpověď z e-podatelny. E-mailová adresa se vyplňuje do pole Email, pod kterým se odesílá automatická odpověď. Poté lze vybrat v poli Certifikát pro podpis automatické odpovědi jeden z certifikátů vložených do systému pomocí formuláře CERT (viz kapitolu 2.1 Certifikáty). Poštovní schránku lze smazat zaškrtnutím volby smazat poštovní schránku a potvrzením tlačítkem Uložit změny. Poštovní schránky lze přidávat pomocí tlačítka + nebo je odebírat za pomoci tlačítka -.

11



E-mail: K odeslání je možné používat i více e-mailových adres. Pro nastavení stačí jen vyplnit pole Adresa odesílatele a Jméno odesílatele. Adresu lze opět smazat zatržením volby smazat e-mail a potvrzením tlačítkem Uložit změny. Přidání či odebrání e-mailové adresy je možné pomocí tlačítka + respektive -. 2.2.7. Podatelna/Výpravna

Podatelna: V této sekci lze určit, které skupiny nebo role smějí vidět položky daného subjektu v záložce Podatelna/výpravna. Uživatel ze skupiny pro podatelnu musí mít zároveň právo vidět k této záložce. V poli Skupina/role vybírejte z předem vyfiltrovaných položek. Poté je možné zjistit členy vybrané skupiny či role pomocí tlačítka Seznam členů, které zobrazí výsledek do nového okna. Pro případ změny je možné vybrat jinou skupinu či roli tlačítkem Nový výběr. Pole Pořadí určuje, jak budou jednotlivé skupiny/role vizuálně řazeny. Každá přidaná skupina či role dostane přidělené číslo o 10 větší než předchozí. Číslování začíná číslovkou 10. Přidání či odebrání podatelny je možné pomocí tlačítka + respektive -. Podatelnu lze vymazat zatržením pole smazat podatelnu a potvrzením tlačítkem Uložit změny.

12



Výpravna: V této sekci lze určit, které skupiny nebo role smějí vidět položky daného subjektu v záložce Podatelna/výpravna. Uživatel ze skupiny pro výpravnu musí mít zároveň právo vidět k této záložce. V poli Skupina/role vybírejte z předem vyfiltrovaných položek. Poté je možné zjistit členy vybrané skupiny či role pomocí tlačítka Seznam členů, který zobrazí výsledek do nového okna. Pro případ změny je možné vybrat jinou skupinu či roli tlačítkem Nový výběr. Pole Pořadí určuje, jak budou jednotlivé skupiny/role vizuálně řazeny. Každá přidaná skupina či role dostane přidělené číslo o 10 větší než předchozí. Číslování začíná číslovkou 10. Přidání či odebrání výpravny je možné pomocí tlačítka + respektive -. Výpravnu lze vymazat zatržením pole smazat výpravnu a potvrzením tlačítkem Uložit změny.

Automatická odpověď e-podatelny: Zde se nastavuje automaticky generovaná odpověď. Do polí Věc e-mailu a Text e-mailu je možné zapisovat libovolný text v kombinaci s makry. Možná použitá makra jsou: 

$SUBJECT_SENDER$ věc příchozího mailu;



$JID$ JID přiřazený příchozímu mailu;

 $TS_READ$ datum a čas načtení příchozího mailu do Elektronické spisové služby. Automatická odpověď z příchozího dokumentu: Spisová služba umožňuje nastavit automatickou odpověď na příchozí datové zprávy. U každé příchozí datové zprávy se poté zobrazuje volba Automaticky odpovědět. Po potvrzení se automaticky vytvoří a odešle datová zpráva s PDF souborem definovaným právě v této sekci. Tlačítkem Dokument zobrazíte dialog pro vložení PDF souboru.

13



Provedené změny se uloží tlačítkem Uložit změny. K uzavření formuláře bez uložení změn se použije tlačítko Zavřít. 2.2.8. Notifikace

Notifikace podatelny pro vypršení lhůty na přečtení příchozího dokumentu: Tato sekce slouží k nastavení notifikačního mailu v případě, že příchozí dokument nebyl po nastavené lhůtě nikým přečten. Notifikační e-mail dorazí všem uživatelům podatelny daného subjektu, kteří mají tuto možnost nastavenu. Aktivace notifikace podatelny se nastavuje zatržením políčka Notifikovat podatelnu. Poté je třeba nastavit jako číselnou hodnotu udávající počet hodin do pole Max. lhůta pro nepřečtení dokumentu. Do následujících polí Věc e-mailu a Text e-mailu je možné vložit libovolný text, případně s použitím následujících maker. Použitelná makra:

14



$SENDERS$ – jméno nebo e-mail odesílatele



$ANNOTATIONS$ – věc příchozího dokumentu



$JID$ – JID přiřazený dokumentu



$RECIPIENT$ – jméno uživatele vyřizujícího dokument



$TS_DELIVERY$ – datum a čas načtení příchozího dokumentu



$FORM_URL$ – odkaz na dokument



Notifikace uživatele po vypršení lhůty na uzavření příchozího dokumentu: V této sekci se nastavuje upozorňovací e-mail v případě, že se již blíží lhůta na uzavření dokumentu. Notifikační e-mail bude odeslán uživateli, který je aktuálním vlastníkem dokumentu. Lhůty jsou přebírány podle nastavení ve formuláři Kategorie pro příchozí a odchozí dokumenty. Notifikace se aktivuje zatržením políčka Notifikovat uživateli. Poté je třeba nastavit jako číselnou hodnotu udávající počet hodin do pole Max. lhůta pro nepřečtení dokumentu. Do polí Věc e-mailu a Text e-mailu je možné vložit libovolný text, případně s použitím následujících maker. Použitelná makra:

15



$SENDERS$ – jméno nebo e-mail odesílatele



$ANNOTATIONS$ – věc příchozího dokumentu



$JID$ – JID přiřazený dokumentu



$RECIPIENT$ – jméno uživatele vyřizujícího dokument



$TS_DELIVERY$ – datum a čas načtení příchozího dokumentu



$TS_CAN_BE_CLOSED$ – datum a čas požadovaného uzavření dokumentu



$FORM_URL$ – odkaz na dokument



2.3. Nastavení Formulář umožňuje konfiguraci obecných funkcí spisové služby. V něm je třeba nastavit vzdálené úložiště příloh, přiřazení jednotlivých formulářů k akcím, nastavení informačního mailu o příchodu zpráv atd. Bez jeho nastavení nemůže být spisová služba provozována.

16


Software602 Elektronická spisová služba 2.3.1. Obecná nastavení

V sekci Obecná nastavení je do pole Zadejte maximálního počet záznamů v datovém číselníku třeba vložit číselný údaj. Zapsaná hodnota určí, kolik záznamů se následně zobrazí do číselníků ve formulářích (jedná se o globální nastavení spisové služby, toto nastavení se tedy projeví u všech formulářů, které se v FSS používají). Pole Zadejte maximální počet dnů, po které se bude systém pokoušet odesílat datovou zprávu je nutno vyplnit číselnou hodnotou, která určuje, jak dlouho budou probíhat pokusy o odeslání datové zprávy. Pokud se odeslání nepodaří do překročení tohoto limitu, nebude datová zpráva vůbec odeslána. Do pole Zadejte URL pro vzdálené úložiště velkých příloh se vyplní cesta ke skriptu put.php v adresáři sflf (obvykle http://root_webu_fss/sflf/put.php). V tomto úložišti budou ukládány formulářové přílohy ze spisové služby. Následují Možnosti formuláře, obsahující řadu tlačítek pro zobrazení různých sekcí nastavení. 2.3.2. Implicitní příjemce zprávy

Do pole Zadejte jméno uživatele vložte jméno nebo část jména uživatele a stiskněte tlačítko se symbolem lupy. Na základě jména proběhne filtrování uživatelů do pole pro výběr konkrétního uživatele. Pokud do filtru nevyplníte žádné jméno, do číselníku budou doplněni všichni uživatelé Elektronické spisové služby. V druhém poli je třeba vybrat konkrétního uživatele. Implicitní příjemce slouží jako poslední instance, tedy ten, komu se formulář dostane na stůl v případě, že žádný uživatel nebyl vyhodnocen podle pravidel pro příjemce. Všechny zadané údaje lze měnit pomocí tlačítka Nový výběr. Poté se u zvolené položky opět zobrazí pole pro výběr položky.

2.3.3. Vzory formulářů

Tato sekce slouží k výběru formulářů uložených v Elektronické spisové službě určených pro jednotlivé funkce Elektronické spisové služby. V horní části je umístěn filtr pro vyhledávání formulářů, níže pak výběrová pole pro jednotlivé kategorie formulářů. Hledání vzoru formuláře Aby bylo možné doplnit do číselníků jednotlivé formuláře, je třeba jednotlivé formuláře napřed vyhledat. Do pole Zadejte jméno formuláře vyplňte text, na základě kterého se vyhledají formuláře v Elektronické spisové službě (vyhledává se podle kódu a jména formuláře). Pokud nebude do pole zapsána žádná hodnota, vyhledají se všechny formuláře z Elektronické spisové služby. Pokud je počet nalezených formulářů větší než hodnoty maximálního počtu záznamů zobrazených v číselníku, nezobrazí se v číselníku všechny. Řazení do číselníků je podle kódu formuláře abecedně, sestupně.

17



Uživatelské formuláře 

Vyberte formulář, který se použije pro příchozí datovou nebo mailovou zprávu – formulář pro příchozí zprávu (obvykle MSG_IN).



Vyberte formulář, který se použije pro odchozí datovou, mailovou zprávu nebo samostatný dokument – formulář pro odchozí zprávu (obvykle MSG_OUT).



Vyberte formulář SPIS – formulář pro spis (obvykle SPIS).

Servisní formuláře V následujících polích vyberte formuláře uložené v Elektronické spisové službě určené pro její konfiguraci:

18



Vyberte formulář pro načítání datových nebo mailových zpráv – formulář pro log čtení zpráv (obvykle MSG_READ).



Vyberte formulář pro odeslání datových nebo mailových zpráv – formulář pro log odesílání zpráv (obvykle MSG_SEND)



Vyberte formulář skartačního řízení – formulář, který se použije pro skartační řízení (obvykle SKART).



Vyberte formulář pro poštovní podací arch – formulář, který se použije pro poštovní podací arch (obvykle POST_ARCH).


Software602 Elektronická spisová služba Formuláře pro tisk obálky datové zprávy a klasických adres Jako první je třeba vložit formulář pro tisk došlé datové zprávy. Pro vložení klikněte na tlačítkoFormulář. Pokud byl již nějaký formulář vložen, nabídka vedle tlačítka obsahuje volbu pro otevření, ta je jinak nepřístupná. Po kliknutí na tlačítko Formulář se otevře systémové okno pro vybrání souboru ze souborového systému. Obvykle je pro tyto účely určen formulář PRINT_ENVELOPE_MSG_IN.zfo z rozbaleného balíku DZHP v adresáři DZHP/formulare/název souboru. Volba Otevřít formulář zobrazí formulář v asociovaném programu (Software602 Form Filler či v prohlížeči). Formulář se použije při tisku z formuláře MSG_IN. Stejným způsobem se vloží i formulář pro tisk klasických poštovních adres, stím rozdílem, že vkládaný formulář se nazývá PRINT_ADDRESS_MSG_OUT.zfo. Formulář se použije při tisku zformuláře MSG_OUT. Dále pak můžete vložit dokument pro automatickou odpověď a formulář pro extrakci příloh – ATT_EXTRACTION.zfo.

Formuláře pro SPIS Tyto položky se používají jen v některých spisových službách, tedy není bezpodmínečně nutno je vyplňovat. Vložení formuláře je stejné jako u předchozí části, jen jsou formuláře umístěné v jiném adresáři. Cesta je z rozbaleného balíku DZHP v adresáři DZHP/formulare_spis2nd/název souboru. Formuláře vkládejte v následujících polích: Vložte formulář pro editaci zájmové osoby – obvykle formulář SPIS2nd_POSTAVENI_SUBJEKTU.zfo Vložte formulář pro tisk spisové obálky – obvykle formulář SPIS2nd_SPIS_OBALKA.zfo Vložte formulář pro tisk spisové obálky A3 – obvykle formulář SPIS2nd_SPIS_OBALKA_A3.zfo Vložte formulář pro tisk sběrného archu spisu – obvykle formulář SPIS2nd_SBERNY_ARCH.zfo Vložte formulář pro další informace ke spisu – obvykle formulář SPIS2nd_SPIS_DALSI_INFORMACE.zfo

19



Formuláře pro adresář zájmových subjektů Tato položka se používá jen v některých spisových službách, tedy není bezpodmínečně nutno ji vyplňovat. Vložení formuláře je stejné jako v předchozí části: do pole Vložte formulář pro tisk adresáře zájmové osoby se vloží formulář SPIS2nd_ZO_ADDRESS_BOOK_PRINT.zfo.

2.3.4. Podatelna/výpravna

V této části se nastavuje, které sloupce se budou zobrazovat v záložce Podatelna/výpravna Elektronické spisové služby. Zaškrtávací pole Zobrazit sloupeček s tlačítkem pro stornování dokumentu určuje, jestli se v záložce objeví tlačítko pro storno dokumentu. Stornovat lze pouze dokumenty e-mailové a poštovní zprávy. Zaškrtávací pole Zobrazit sloupeček s tlačítkem pro převzetí dokumentu určuje, jestli se v záložce objeví tlačítko pro převzetí dokumentu. Zaškrtávací pole Zobrazit potvrzovací dialog pro převzetí nebo stornování dokumentu určuje, jestli se má po převzetí zobrazovat dialog pro potvrzení převzetí. V poli Zadejte důvod stornování dokumentu z podatelny se zadává výchozí text, který se doplní jako důvod stornování dokumentu z podatelny.

20



2.3.5. Aktualizace lokálního adresáře podle adres v systému datových schránek

Nejprve je třeba vybrat obsluhovanou datovou schránku v poli Obsluhovaná DS. Přihlašovací údaje z vybrané schránky poslouží pro aktualizaci lokálního adresáře. Dále se nastavuje čas vpoli První kontrola a poté číselná hodnota pro kontrolu v poli Kontrolu opakovat každých X dní. V sekci Automatické spouštění přípravy dokumentů ke skartaci se nastavuje, který den se bude automaticky spouštět příprava dokumentů ke skartaci. Provedené změny se uloží stiskem tlačítka Uložit změny. K uzavření formuláře bez uložení změn slouží tlačítko Zavřít.

2.3.6. Informační mail posílaný uživateli po příchodu nové datové zprávy

V této části se nastavuje, jak má vypadat automaticky generovaný e-mail, který bude poslán uživateli při přijetí datové zprávy.

21



V poli Věc e-mailu se zadává text, který má být předmětem e-mailu. Do textu lze vložit některá z maker a kombinovat ho s textem. Příklad: Zpráva z datové schránky od $XMLGW_SENDER$ Do pole Text e-mailu se zadává vlastní text, který se zobrazí v těle e-mailu. Opět je možné text kombinovat makry. Příklad: Dne $XMLGW_DATE$ Vám byla doručena datová zpráva. Odesílatel: $XMLGW_SENDER$ Věc: $XMLGW_ANNOTATION$ Zprávu můžete stáhnout zde: $XMLGW_URL$ Software602 Elektronická spisová služba Při tvorbě zpráv můžete využít tato makra: 

$XMLGW_DATE$ datum a čas načtení datové zprávy



$XMLGW_SENDER$ odesílatel datové zprávy



$XMLGW_ANNOTATION$ věc datové zprávy



$XMLGW_URL$ odkaz na formulář

2.3.7. Skartace

Tato sekce je určena pro nastavení obecných voleb týkajících se skartace. Samotnou skartaci popisuje kapitola 3 Skartace v této dokumentaci.

22


Software602 Elektronická spisová služba Volba Který den v každém roce určuje datum, kdy bude systémem spuštěna úloha pro vytvoření seznamu dokumentů připravených ke skartaci. Systémová úloha ověří všechny archivované dokumenty a jejich skartační lhůty. Pokud je dokument připraven ke skartaci, je zařazen do seznamu dokumentu ke skartaci. Pro spuštění testovacího režimu zaškrtněte přepínač Testovací režim skartace a nastavte rozhodný Rok skartace. Tlačítko Spustit přípravu manuálně zahájí systémovou úlohu, která na pozadí připraví seznam dokumentů ke skartaci v určeném roce skartace. Ve standardním režimu je úloha spuštěna automaticky vdefinovaný den (podle nastavení položky Který den v každém roce). V případě testovacího režimu je úloha zařazena ke spuštění pravidelně spouštěnou službou na pozadí (cca každých 10 minut), po spuštění budou službou dokumenty připraveny ke skartaci na záložce Skartace.

2.4. JID Jednoznačný identifikátor je podle zákona označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost. Ve formuláři pro nastavení formátu JID pro daný subjekt lze specifikovat, z jakých prvků se má JID sestavovat (identifikátor subjektu, pořadové číslo v požadovaném formátu). Příklady použití maker v masce jsou uvedeny přímo ve formuláři.

Na začátku je třeba zvolit v poli Vybrat obsluhovaný subjekt pro editaci JID. Číselník se plní údaji název a ID datové schránky z formuláře Obsluhované subjekty. Výběr potvrďte tlačítkem Editovat JID, poté se ve formuláři zobrazí sekce Editace JID.

23



V návaznosti na vyplnění formuláře Obsluhované subjekty se do Editace JID přenesou další údaje: ID subjektu, Kód subjektu, Název a Adresa. Do pole Kód subjektu pro JID se vloží libovolný název, který si uživatel zvolí. Poslední přiřazené číslo ukazuje prozatím poslední číslo JID, které bylo použito v procesu. Výchozí hodnotu při instalaci Spisové služby je možné ponechat na hodnotě 0. Počet číslic udává počet míst výsledného čísla – před vygenerované číslo bude vždy přidáno tolik nul, aby výsledek odpovídal požadovanémupočtu číslic. Maska JID slouží k tomu, aby složila řetězec, který se bude zobrazovat ve formulářích MSG_IN a MSG_OUT. Běžně se pro složení řetězce používají makra $JID_CODE$ - $JID_NUM$. Makro je v tomto případě doplnění údajů Kód subjektu pro JID a Počet číslic do jednoho řetězce. Do pole lze vložit libovolný text a kombinovat ho s makry. Seznam existujících maker a příklad použití zobrazíte tlačítkem Příklady použití maker pro JID.

Příklad: Pokud je poslední přiřazené číslo např. 63, tak se při nastavení počtu číslic na 9 zobrazí ve formuláři jako číslo 000000063. Po zadání potřebných údajů je třeba je uložit pomocí tlačítka Uložit změny. Pokud není třeba ukládat, je možné formulář zavřít bez uložení změn přes tlačítko Zavřít.

2.5. Číslo jednací Podle zákona se dokument vedený v evidenci dokumentů označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy označení nebo zkratku označení původce, pořadové číslo a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě označení nebo zkratku označení jeho organizační jednotky nebo jiné znaky, charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Ve formuláři pro nastavení formátu čísel jednacích lze nastavit masku, tedy způsob sestavení čísla jednacího pro dokumenty a pro odpovědi na ně. Příklady použití maker v masce jsou uvedeny přímo ve formuláři.

24



Na začátku je třeba v příslušném poli Vybrat obsluhovaný subjekt pro editaci. Číselník se plní údaji o názvu a ID datové schránky z formuláře Obsluhované subjekty. Výběr potvrďte tlačítkem Editovat, poté se zobrazí ve formuláři sekce Editace čísla jednacího. V návaznosti na vyplnění formuláře Obsluhované subjekty se do Editace čísla jednacího přenesou další údaje: ID subjektu, Kód subjektu, Název a Adresa. Spisová služba může obsahovat několik různých řad čísel jednacích s různým číslováním. Tlačítkem Přidat řadu rozšíříte formulář o další blok, ve kterém můžete nastavit vlastnosti nové řady čísel jednacích. Přebytečnou řadu lze naopak smazat zatržením volby Odebrat řadu a uložením formuláře. Řadu pojmenujte v položce Název řady číslo…. Pod tímto názvem se bude zobrazovat v číselníku ve spisu. Pořadí položek v témže číselníku můžete určit pomocí pole Pořadí řady.

Pole Poslední přiřazené číslo spisu ukazuje prozatím poslední číslo, které bylo použito v procesu. Výchozí hodnotu při instalaci Spisové služby je možné ponechat na hodnotě 0. Měsíc automatické reinicializace čísla spisu je možné nastavit na hodnotu 1, tedy čísla se v lednu opět vynulují, nebo na hodnotu 0, kdy se reinicializace nebude provádět. V poli První hodnota pro reinicializaci čísla spisu se nastavuje číselná hodnota, od které se začne počítat po reinicializace.

25


Software602 Elektronická spisová služba Počet číslic č.j. spisu a Počet číslic č.j. dokumentu udává počet míst výsledného čísla spisu či dokumentu – před vygenerované číslo bude vždy přidáno tolik nul, aby výsledek odpovídal požadovanému počtu číslic. Pokud je v poli hodnota 0, k přidělovanému číslu nebudou přidávány žádné nuly. Maska čísla jednacího pro spis a Maska čísla jednacího pro dokument slouží k tomu, aby složila řetězec, který se bude zobrazovat ve formulářích SPIS, respektive MSG_IN a MSG_OUT. Běžně se pro složení řetězce používají makra např. $CJ_NUM$ - $YYYYY$. Makro je v tomto případě doplnění údajů Poslední přiřazené číslo jednací a roku do jednoho řetězce. Do pole lze vložit libovolný text a kombinovat ho s makry. Pokud je ve spisové službě více obsluhovaných subjektů, můžete v položce Přiřazené subjekty k řadě určit, které ze subjektů mohou čísla jednací z dané řady používat. Sekce Makra pro č.j. spisu obsahuje seznam a popis všech maker použitelných pro číslo jednací: 

$SUBJ_CODES$ – kód subjektu (nastavuje se v SERV_SUBJ)



$ORG_UNIT$ – kód organizační jednotky, jejíž je uživatel členem



$LOGIN$ – přihlašovací jméno do Elektronické spisové služby



$CJ_NUM$ – pořadové číslo čísla jednacího s úvodními nulami



$YYYY$ – dlouhé číslo aktuálního roku pro reinicializaci = 1



$YY$ – krátké číslo aktuálního roku pro reinicializaci = 1



$YYYY1$ – dlouhé číslo prvního roku pro reinicializaci v intervalu 2–12



$YY1$ – krátké číslo prvního roku pro reinicializaci v intervalu 2–12



$YYYY2$ – dlouhé číslo prvního roku pro reinicializaci v intervalu 2–12



$YY2$ – krátké číslo prvního roku pro reinicializaci v intervalu 2–12



$MM$ – číslo aktuálního měsíce



$DD$ – číslo aktuálního dne v měsíci



$IN_OUT$ – rozlišovací symbol příchozí/odchozí zprávy

 $DOC_MASK$ – vložená maska čísla dokumentu Sekce Makra pro číslo dokumentu zobrazuje jediné makro, a to $DOC_NUM$ – pořadové číslo dokumentu v čísle jednacím spisu. Nápovědu pro používaná makra lze zobrazit pomocí tlačítka Příklady. Po zadání potřebných údajů je třeba je uložit pomocí tlačítka Uložit změny. Pokud není třeba ukládat, je možné formulář zavřít bez uložení změn přes tlačítko Zavřít.

2.6. Organizační jednotky Aby bylo možné vyřizovat formuláře spisů, příchozích a odchozích zpráv, musí mít obsluhovaný subjekt nadefinované organizační jednotky, tedy skupiny uživatelů, kteří k organizační jednotce náleží. Jeden uživatel může patřit nejvýše do jedné organizační jednotky, v tomto formuláři je mimo jiné možné si tuto vlastnost nechat prověřit. Organizační jednotka adresáta může být uvedena v datové zprávě stažené z DS, pak je možné organizační jednotku uvést v pravidlech pro třídění zpráv.

26


Software602 Elektronická spisová služba Organizační jednotku je také možné použít při generování čísla jednacího jako jednu jeho součást (ORG_UNIT). Nejprve vyberte, kterého obsluhovaného subjektu se má nastavení organizačních jednotek týkat. Zvolte jej v poli Vyberte obsluhovaný subjekt pro editaci organizačních jednotek a potvrďte tlačítkem Načíst. Teprve poté se níže zobrazí sekce Editace organizačních jednotek subjektu.

Další dvě pole slouží k vyhledání uživatelů a skupin, které mají být součástí jednotlivých organizačních jednotek. V prvním poli do filtru zadejte název skupiny v Hledání skupiny, která představuje organizační jednotku. Výsledek tohoto hledání se pak bude používat pro výběr v dalších sekcích formuláře. Následuje potvrzení volby tlačítkem . Do pole Nalezeno se pak vyplní počet nalezených skupin. Pokud do filtru nebyla zadána žádná hodnota, vyhledají se všechny skupiny. Stejným způsobem se vyhledávají i uživatelé. V poli Hledání uživatele do filtru zadejte jméno uživatele, se kterým se bude pracovat v dalších sekcích formuláře. Následuje potvrzení volby tlačítkem . Do pole Nalezeno se doplní počet nalezených uživatelů. Pokud do filtru nezadáte žádnou hodnotu, vyhledají se všichni uživatelé. Níže se zobrazují informace o zvoleném obsluhovaném subjektu. Zobrazené údaje jsou ID subjektu, Kód subjektu, ID datové schránky, Název, Adresa. V části Vyhledávání členství v organizačních jednotkách v sekci Uživatel vyberte uživatele z nabídky – ta byla naplněna filtrem v sekci Hledání uživatele. U vybraného uživatele lze tlačítkem Členství v org. jedn. zjistit, jakých organizačních jednotek je členem: zobrazí se samostatné okno s příslušnou informací.

27



Tlačítko Uživatelé ve více org. jedn. umožňuje zjistit, jestli některý z uživatelů nemá členství ve více organizačních jednotkách. Vícenásobné členství by správně nemělo nastávat, ale nebrání ve funkčnosti spisové služby. Tato funkce je nezávislá na filtru Hledat uživatele. Členství se zobrazí do samostatného okna. Okno lze zavřít, uložit na disk, tisknout, nebo zobrazit náhled tisku. 2.6.1. Filtrování

V poli Filtrovat organizační jednotky podle jména se nastaví text pro filtrování a volba se potvrdí tlačítkem Filtrovat. V dolní části se zobrazí seznam vyfiltrovaných organizačních jednotek. V poli Pořadí lze v pro jednotky měnit pořadí zapsáním čísla do pole. Po přepracování čísel volbu potvrďte tlačítkem Přetřídit pořadí a jednotky se utřídí podle zadaných čísel. 2.6.2. Editace organizační jednotky

Pro vytvoření organizační jednotky je potřeba vybrat z pole Skupiny/Role skupinu či roli z Elektronické spisové služby. Do pole Pořadí se zapisuje číselná hodnota, která ovlivňuje pořadí organizačních jednotek. Pole nemusí být vyplněno a v tomto případě se automaticky vyplní hodnoty od čísla 10 dále rostoucí o 10 na každé další opakovací sekci. Do pole Kód org. jednotky se zapíší libovolné znaky, tento kód se poté bude moci volit jako maska čísla jednacího $ORG_UNIT$. Hodnota vyplněná do pole Název určuje, jak se bude organizační jednotka zobrazovat v záložkách Seznam spisů – vyhledání a zobrazení, Seznam dokumentů – vyhledání a zobrazení, Podací deník – zobrazení, Podatelna/Výpravna – zobrazení (vyhledání znamená, že uživatel může ve filtru zvolit a vyhledat dokumenty dané organizační jednotky/pracoviště a Zobrazení znamená, že se organizační jednotka zobrazí jako jeden ze sloupců tabulky s výsledky vyhledávání). Stisknutím tlačítka Seznam členů zobrazíte do okna seznam členů skupiny. Jednotlivé typy pro vyřízení dokumentu je možné mazat zatržením políčka Smazat organizační jednotku a potvrzením pomocí tlačítka Uložit změny.

28



Tlačítkem + lze přidat sekci pro přidání další organizační jednotky, tlačítkem − ji lze naopak odebrat. Všechny změny se ukládají pomocí tlačítka Uložit změny. Pokud není třeba změny ukládat, stačí formulář opustit tlačítkem Zavřít.

2.7. Spisový plán Podle Spisového a skartačního plánu platného ve vaší organizaci zapište v tomto formuláři spisové znaky a jim odpovídající skartační znaky a skartační lhůty. Formulář je vlastně editací číselníku spisového plánu, který se následně zobrazuje ve formulářích MSG_IN a MSG_OUT.

Nejprve je třeba vybrat obsluhovaný subjekt pro editaci spisových a skartačních znaků. Číselník se plní údaji Název a ID datové schránky z formuláře Obsluhované subjekty. Poté se zobrazí ve formuláři sekce Editace čísla jednacího. Nově se zobrazí informace o obsluhovaném subjektu. Zobrazené údaje jsou ID subjektu, Kód subjektu, ID datové schránky, Název, Adresa. 2.7.1. Spisové a skartační znaky

Do formuláře je možné importovat již vytvořený spisový plán ve formatu CSV. Nastavení tohoto importu naleznete v sekci, kterou zobrazíte tlačítkem Načíst soubor. Pro nalezení CSV souboru stiskněte tlačítko CSV se spisovým plánem. To otevře dialog pro vybrání *.csv souboru ze souborového systému. Do formuláře se nalezený soubor promítne až po stisku tlačítka

29


Software602 Elektronická spisová služba Importovat spis. plán ze souboru. Pro překódování záznamů z CSV je třeba nastavit pole Oddělovač v CSV v souboru. Obecně se použvá znak ; (středník) nebo , (čárka).

Spisové znaky lze filtrovat. Nejprve zvolte přepnutím mezi odpovídajícími políčky, zda prohledávat spisové znaky aktivní či neaktivní – vyhledávat se bude vždy právě v jedné z těchto kategorií. Další kritérium je zadání roku do pole Rok. Samotné vyhledávání spusťte stisknutím tlačítka Načíst. V poli Zvolte počet spis. znaků na jednu stránku je třeba zadat číselnou hodnotu určující, kolik položek se smí současně zobrazit. Výchozí nastavení je 50. Poté v poli Vyberte rozsah spis. znaků určete konkrétní stránku se záznamy, např. 1–50, 51–100, 101–150 apod. Jedná se o obdobu klasického stránkování. Vedle pole Zvolte počet spis. znaků na jednu stránku je zobrazena hodnota Celkem spis. znaků, která udává celkový počet spisových znaků v dané kategorii. Po stisknutí tlačítka Načíst se zobrazí položky z vybraného rozsahu podle volby v poli Vyberte rozsah spis. znaků. Při otevření formuláře se automaticky zobrazí první stránka zvolených záznamů.

2.7.2. Vytvoření spisového znaku

Do pole Pořadí se zapisuje číselná hodnota, která ovlivňuje pořadí uložených spisových znaků. Pole nemusí být vyplněno a v tom případě se automaticky vyplní hodnoty od čísla 10 dále rostoucí o 10 na každé další položce. Spis znak je vlastní pojmenování znaku. Do pole Skartační znak se vyplňují znaky A (po uplynutí skartační lhůty bude dokument uložen do archívu Národního archívu), S (po uplynutí skartační lhůty bude dokument smazán) a V (po uplynutí skartační lhůty bude o dokumentu rozhodnuto, jestli bude finálně označen jako A nebo S). Skartační lhůta určuje, po jaké době bude dokument skartován, odeslán do Národního archívu, nebo kdy o něm bude nutné finálně rozhodnout. Do pole Popis je možné dopsat vlastní poznámku. Pole Rok určuje, pro který kalendářní rok je spisový znak aktivní. Rok nemusí být vyplněn, vtom případě je veden jako stále aktivní. Je-li rok zadán, po jeho uplynutí se Spisový znak stává neaktivní.

30



Nově vytvořený spisový znak je třeba aktivovat zatržením políčka Aktivovat spisový znak a následným stiskem tlačítka Uložit. Aktivní spisový znak lze vyřadit z aktivních zatržením políčka Zneaktivnit spisový znak a následným uložením. Tlačítkem + lze přidat další sekci pro vložení nového spisového znaku. Tlačítkem – jej lze naopak odebrat. Vytvořené spisové znaky se promítnou do výběru ve formulářích MSG_IN a MSG_OUT. Editace spisového znaku probíhá vyplněním stejných polí jako při vytvoření nového spisového znaku. Všechny změny se ukládají pomocí tlačítka Uložit změny. Pokud není třeba změny ukládat, lze formulář opustit tlačítkem Zavřít.

2.8. Vyřízení dokumentu Pro každý obsluhovaný subjekt nadefinujte standardní způsoby vyřízení dokumentu. K tomu slouží formulář Vyřízení dokumentu. Obvyklé typy vyřízení dokumentu jsou např. odpovědí, vzetím na vědomí, prvopisem či postoupením. Na začátku je třeba vybrat obsluhovaný subjekt pro editaci kategorií. Číselník se plní údaji Název a ID datové schránky z formuláře Obsluhované subjekty.

Po zvolení subjektu se formulář rozšíří o údaje o obsluhovaném subjektu. Zobrazené údaje jsou ID subjektu, Kód subjektu, ID datové schránky, Název, Adresa.

31


Software602 Elektronická spisová služba 2.8.1. Editace typů vyřízení dokumentů

Nejprve je nutné načíst seznam typů vyřízení dokumentu pro daný druh dokumentů, tedy pro příchozí či odchozí/vlastní dokumenty a pro spisy. K tomu slouží tlačítka Příchozí dokumenty, Odchozí dokumenty a Spisy. Stisknutím jednoho z uvedených tlačítek zpřístupníte sekci Editace typů vyřízení dokumentů.

Tlačítky Aktivní typ vyřízení a Neaktivní typ vyřízení lze přepínat, které typy vyřízení mají být zobrazovány ve formulářích. Kromě toho lze typy filtrovat podle názvu. Do pole Pořadí se zapisuje číselná hodnota, která ovlivňuje pořadí uložených spisových znaků. Pole nemusí být vyplněno a v tomto případě se automaticky vyplní hodnoty od čísla 10 dále rostoucí o 10 na každé další položce. Do pole Kód vyřízení dokumentu se zapíší libovolné znaky. Hodnota vyplněná v poli Název bude zobrazována v poli Způsob vyřízení dokumentu ve formulářích MSG_IN, respektive MSG_OUT či SPIS. Jednotlivé typy pro vyřízení dokumentu je možné mazat zatržením políčka Smazat typ vyřízených dokumentů a stiskem tlačítka Uložit změny. Tlačítkem + lze přidat sekci pro vložení dalšího spisového znaku. Tlačítkem – jej lze naopak odebrat.

Všechny změny se ukládají pomocí tlačítka Uložit změny. Pokud není třeba změny ukládat, lze formulář opustit tlačítkem Zavřít.

32


Software602 Elektronická spisová služba 2.8.2. Filtrování

Filtrování typů vyřízení dokumentu je shodné pro všechny tři možnosti. Do pole Filtrovat typ vyřízení podle názvu vložte řetězec pro filtrování a volbu potvrďte tlačítkem Filtrovat. V dolní části se zobrazí seznam vyfiltrovaných typů. V poli Pořadí lze v pro jednotlivé typy měnit pořadí zapsáním čísla do pole. Po přepracování čísel volbu potvrďte tlačítkem Přetřídit pořadí a typy se znovu setřídí podle zadaných hodnot. Všechny změny se ukládají pomocí tlačítka Uložit změny. Pokud není třeba změny ukládat, lze formulář opustit tlačítkem Zavřít.

2.9. Procesy Procesy umožňují automatické vytvoření nového formuláře pomocí údajů z jiného formuláře a jeho předání určenému uživateli. Tento formulář slouží ke správě takových procesů. Pokud Elektronická spisová služba spravuje dokumenty pro více subjektů, začněte tím, že jeden znich zvolíte v sekci Vyberte obsluhovaný subjekt pro editaci procesů. Procesy se nastavují pro každý subjekt zvlášť, teprve po výběru subjektu a potvrzení tlačítkem Editovat subjekt tedy můžete přistoupit k samotné správě procesů.

Tlačítkem Možnosti hledání si zároveň můžete zobrazit sekci pro vyhledání prvků, ze kterých se proces skládá: tedy formulářů, uživatelů a skupin. Vyhledané formuláře a uživatelé se pak doplní do výběrových seznamů níže při vytváření samotných procesů. V sekci Hledání formuláře, který představuje spouštěný proces můžete použít vyhledávací pole k filtraci existujících formulářů Spisové služby. Zadejte část názvu nebo kódu formuláře a hledání potvrďte tlačítkem . Počet záznamů odpovídajících hledání se zobrazí v poli Nalezeno. Druhá vyhledávací sekce je určena pro uživatele, případně skupiny či role, kterým bude zvolený formulář (proces) přidělen k vyřízení. Nejprve tedy v položce Spuštěný proces bude vyřizovat jako první zvolte, zda má být vyhledáván uživatel, či skupina nebo role. V obou případech pak postupujte obdobně: v následující sekci zadejte jméno nebo část jména hledaného uživatele či názvu skupiny nebo role. Hledání potvrďte tlačítkem

33

. Počet záznamů odpovídajících hledání se zobrazí v poli Nalezeno.



K samotnému nastavení procesů slouží sekce Editace procesů subjektu. V její horní části jsou uvedeny základní informace o subjektu, následuje část věnovaná jednotlivým procesům. Tlačítko Přetřídit pořadí seřadí procesy podle čísel v položce Pořadí. Následující filtr umožňuje vyhledávání v existujících procesech. Pokud do něj vložíte část názvu formuláře a stisknete tlačítko Filtrovat, zobrazí se pouze ty procesy, jejichž formuláře odpovídají zadanému řetězci. Nastavení konkrétního procesu zahájíte tím, že zvolíte konkrétní Formulář. Seznam formulářů nabízených v tomto poli odpovídá filtru v sekci Hledání formuláře výše. Poté se zobrazí i další pole: Pořadí, Kód procesu a Název. Pokud budete chtít později volbu formuláře změnit, stiskněte tlačítko Nový výběr a zobrazí se znovu pole se seznamem formulářů. Pole Pořadí slouží k seřazení procesů v tomto formuláři. Pokud chcete jejich pořadí změnit, upravte hodnoty v těchto polích a poté stiskněte tlačítko Přetřídit pořadí, umístěné vpravo nad seznamem procesů. Kód procesu a Název se automaticky předvyplní podle kódu a názvu zvoleného formuláře, ale poté je můžete upravit podle potřeby. V poli První vyřizující pak určete uživatele, skupinu či roli, kterým bude formulář přidělen k vyřízení. Změnit nastavení můžete obdobně jako u formuláře stiskem tlačítka Nový výběr. Celý proces lze zrušit zatržením volby Smazat proces. Akci poté potvrďte tlačítkem Uložit změny. V pravém spodním rohu bloku každého procesu jsou umístěna tlačítka + a −. Tlačítkem + přidáte nový blok pro další proces, tlačítkem – naopak aktuální blok zrušíte.

34



2.10. Kategorie zpráv Zprávy lze zařazovat do kategorií, které slouží pro zvýšení přehlednosti zpráv pro uživatele. V tomto formuláři je možné definovat kategorie a jejich pořadí, ve kterém se budou zobrazovat v nabídkách pro ruční zařazení zprávy. K tomu slouží tento formulář, Kategorie zpráv. Nejprve je třeba vybrat obsluhovaný subjekt pro editaci kategorií. Číselník se plní údaji Název a ID datové schránky z formuláře Obsluhované subjekty.

Po zvolení subjektu se formulář rozšíří o údaje o obsluhovaném subjektu. Zobrazené údaje jsou ID subjektu, Kód subjektu, ID datové schránky, Název, Adresa. 2.10.1.Editace kategorie dokumentů

Nejprve je nutné načíst seznam kategorií pro daný druh dokumentů, tedy pro příchozí či odchozí/vlastní dokumenty a pro spisy. K tomu slouží tlačítka Příchozí dokumenty, Odchozí dokumenty a Spisy. Stisknutím jednoho z uvedených tlačítek zpřístupníte sekci Editace kategorií.

35



Tlačítky Aktivní kategorie a Neaktivní kategorie lze přepínat, které kategorie mají být právě zobrazeny. Kromě toho lze kategorie filtrovat podle názvu. Do pole Pořadí se zapisuje číselná hodnota, která ovlivňuje pořadí uložených kategorií. Pole nemusí být vyplněno a v tomto případě se automaticky vyplní hodnoty od čísla 10 dále rostoucí o 10 na každé další položce. Text vyplněný do pole Název určuje, jak se bude kategorie zobrazovat v seznamu Kategorie ve formuláři MSG_IN, respektive MSG_OUT či SPIS. Lhůta pro vyřízení udává časové omezení pro příslušný proces. Není-li vyplněna, neuvažuje se žádné omezení. První upomínka udává počet časových jednotek před vypršením dané lhůty, kdy má systém odeslat avízovací e-mail. Prázdná hodnota znamená, že se žádný avízovací e-mail nebude posílat, 0 znamená v poslední den (hodinu) lhůty, 1 znamená v předposlední den (hodinu). Upomínky opakovat po udává počet časových jednotek mezi opakovaným odesláním avízovacího e-mailu stanoveným uživatelům: prázdná hodnota znamená, že bude odeslán pouze jeden e-mail, 0 znamená, že e-mail bude odeslán každý den (hodinu), 1 znamená každý druhý den (hodinu) atd. Vpoli Časová jednotka pro lhůtu k vyřízení se volí jednotka pro předchozí položky. Možné varianty jsou dny nebo hodiny.

36


Software602 Elektronická spisová služba Jednotlivé kategorie je možné mazat zatržením políčka Smazat kategorii a stiskem tlačítka Uložit změny. 2.10.2.Filtrování

Filtrování kategorií je shodné pro všechny tři možnosti. V poli Filtrovat kategorie podle názvu vyplňte řetězec pro filtrování a volbu potvrďte tlačítkem Filtrovat. V dolní části se zobrazí seznam vyfiltrovaných kategorií. V poli Pořadí lze v pro jednotlivé kategorie měnit pořadí zapsáním čísla do pole. Po změně hodnot volbu potvrďte tlačítkem Přetřídit pořadí a kategorie se znovu seřadí. Všechny změny se ukládají pomocí tlačítka Uložit změny. Pokud není třeba změny ukládat, lze formulář opustit tlačítkem Zavřít.

2.11. Skupiny odesílatelů Podle odesilatelů se obvykle třídí došlé zprávy určeným adresátům. Aby nebylo nutné pro každého konkrétního odesilatele vytvářet speciální třídicí pravidlo, je možné vytvářet skupiny odesilatelů, do skupiny zařadit odesilatele určitého typu a vytvořit pak jediné pravidlo, které platí pro všechny členy této skupiny odesilatelů. K tomu slouží tento formulář, Skupiny odesílatelů. Na začátku je třeba vybrat obsluhovaný subjekt pro editaci odesílatelů. Číselník se plní údaji Název a ID datové schránky z formuláře Obsluhované subjekty.

Po zvolení subjektu se formulář rozšíří o údaje o obsluhovaném subjektu. Zobrazené údaje jsou ID subjektu, Kód subjektu, ID datové schránky, Název, Adresa. 2.11.1.Vytvoření a editace skupin odesílatelů

Pokud zatím nebyly vytvořeny skupiny odesílatelů, vyplňte do pole Nová skupina požadovaný název a volbu potvrďte tlačítkem Vytvořit novou skupinu. Existující skupiny lze upravovat výběrem z pole Skupiny.

37


Software602 Elektronická spisová služba Vytvořené skupiny se projeví ve výběru ve formuláři Pravidla třídění zpráv. Po otevření další sekce formuláře je možné skupiny smazat pomocí tlačítka Smazat skupinu.

2.11.2.Vyhledání odesílatele

Aby bylo možné odesílatele přidat do skupiny, je třeba jej vyhledat v adresáři. Nejprve zvolte zatržením typy adres, mezi kterými se bude hledat. Na výběr je hledání DS i klasické adresy, Jen DS, Jen klasické adresy nebo Hledat v systému DS. Vždy může být aktivní jen jedna volba. Adresy prvních třech kategorií jsou načítány podle uložených adres ve formuláři Adresář. Po zvolení typu adresy je možné napsat název hledaného subjektu a potvrdit tlačítkem Hledat. Pokud název nebude zadán, vyhledají se všechny subjekty, které odpovídají požadovanému typu adresáta. Údaje se naplní do sekce Odesílatel. Pomocí níže umístěného tlačítka Přidat odesílatele lze přidat další nabídku pro vyhledání odesílatele, naopak tlačítkem Odebrat odesílatele řádku se záznamem opět smažete. Odesílatele již přidaného do skupiny lze opět odebrat zatržením políčka Vyjmout odesílatele ze skupiny. Všechny změny je třeba potvrdit stisknutím tlačítka Uložit změny. Odesílatele lze v rámci skupiny filtrovat zadáním textu do pole a následným potvrzením tlačítkem Filtrovat. Pokud nebyl zadán žádný název, zobrazí se všichni odesílatelé zařazení ve zvolené skupině.

38



39



2.11.3.Vyhledání odesílatele v systému DS

Po zaškrtnutí políčka Hledat v DS se otevře nová sekce formuláře. Odesílatelé zde nebudou vyhledáváni ve vlastním adresáři, ale přímo v databázi systému datových schránek. Nejprve je třeba vybrat Typ schránky. V něm jsou na výběr tyto položky: Orgán veřejné moci, Právnická osoba, Podnikající fyzická osoba a Fyzická osoba.

Pro vyhledání v systému ISDS je nutné vyplnit alespoň jednu položku z polí označených hvězdičkou: pro Orgán veřejné moci to jsou ID schránky, Identifikační číslo (IČ) a Název organizace. Další upřesňující pole jsou nepovinná. Jedná se o položky: Obec, Ulice, Číslo popisné, Číslo orientační, PSČ a E-mail. Pro další typy schránek se seznam polí mírně liší, u fyzických osob například obsahuje Jméno a Příjmení. Vždy platí, že je nutné vyplnit alespoň jedno z polí označených hvězdičkou. Po zadání údajů spusťte vyhledání datové schránky tlačítkem Hledat. Z výsledků hledání můžete vybírat v poli Odesílatel. Poté je možné tlačítkem Přidat odesílatele vložit novou sekci pro nalezení dalšího odesílatele, či naopak tlačítkem Odebrat odesílatele sekci smazat. Ke hledání v ostatních typech adres se lze vrátit zaškrtnutím políčka Hledat v lokálním adresáři. Všechny změny se ukládají pomocí tlačítka Uložit změny. Pokud není třeba změny ukládat, lze formulář opustit tlačítkem Zavřít.

2.12. Pravidla třídění zpráv Datové zprávy z DS i emailové zprávy je třeba po jejich načtení do Elektronické spisové služby doručit jejich příjemcům = uživatelům Elektronické spisové služby. V tomto formuláři je třeba stanovit pravidla, podle nichž Elektronická spisová služba příjemce nalezne. Pokud podle těchto pravidel příjemce nenalezne, doručí zprávu implicitnímu příjemci zvolenému ve formuláři Obsluhované subjekty (SERV_SUBJ, viz kapitolu 2.2 Obsluhované subjekty), nebo dále Nastavení (SETUP, viz kapitolu 2.3 Nastavení). V pravidlech se hodnoty některých položek volí výběrem z nabídky – obsah těchto nabídek je výsledkem hledání umístěných v sekci zobrazené tlačítkem Možnosti hledání. Pravidlo je možné vytvořit nejen pro konkrétního odesilatele, ale i pro Skupinu odesilatelů (viz kapitolu 2.11 Skupiny odesílatelů), čímž se zvýší přehlednost a zpracovatelnost třídicích pravidel.

40


Software602 Elektronická spisová služba Poznámky: 

Pravidla se vyhodnocují postupně shora dolů. Pokud se podmínky v pravidlech překrývají, má pak zásadní význam pořadí pravidel v tomto formuláři.



Pokud není zaškrtávací pole Do vlastních rukou zaškrtnuté, znamená to všechny zprávy; zaškrtnutí je zpřísnění pravidla, tedy projdou jen zprávy do vlastních rukou. Pokud se mají zvlášť zpracovávat zprávy, které nejsou do vlastních rukou, musí se vytvořit dvě pravidla takto: v prvním pravidle bude zaškrtnuto pole Do vlastních rukou – příjemci budou doručeny jen zprávy určené do vlastních rukou; v druhém pravidle pro jiného příjemce toto pole zaškrtnuté nebude – tomu budou doručeny jen ty zprávy, které nejsou do vlastních rukou (ty projdou výběrem, zprávy do vlastních rukou jsou už odfiltrované v předchozím pravidle).

2.12.1.Výběr obsluhovaného subjektu

Pokud spisová služba spravuje dokumenty více subjektů, vyberte, kterého znich se mají nastavovaná pravidla týkat, a potvrďte tlačítkem Editovat subjekt. Poté se zobrazí další část formuláře s informacemi o obsluhovaném subjektu. Zobrazené údaje jsou ID subjektu, Kód subjektu, ID datové schránky, Název, Adresa. Také je možné nastavit pravidla platná pro všechny obsluhované subjekty současně. 2.12.2.Hledání

Sekci pro vyhledávání zobrazíte tlačítkem Možnosti hledání. Obsahuje tři filtry: Hledání datové schránky odesílatele, Hledání prvního příjemce (tedy vyhledávání uživatelů a skupin) a Hledání formuláře. Hledání datové schránky odesílatele Pro hledání v lokálním adresáři vyplňte do vyhledávacího pole text (část názvu nebo adresu datové schránky) odesílatele a potvrďte tlačítkem Hledat. Pokud do pole nevyplníte žádnou hodnotu, vyhledají se všechny datové schránky z lokálního adresáře uložené ve formuláři Adresář. Datovou schránku odesílatele lze vyhledat i v systému DS, k tomu slouží tlačítko Hledat v systému DS. Nalezené hodnoty se poté promítnou do číselníku v další části formuláře. Tlačítko Hledat v systému DS zobrazí jinou sekci přizpůsobenou pro tento typ hledání. Nejprve je třeba vybrat Typ schránky. V něm jsou na výběr tyto položky: Orgán veřejné moci, Právnická osoba, Podnikající fyzická osoba, Fyzická osoba.

41


Software602 Elektronická spisová služba Pro vyhledání v systému ISDS je nutné vyplnit alespoň jednu položku z polí označených hvězdičkou: pro Orgán veřejné moci to jsou ID schránky, Identifikační číslo (IČ) a Název organizace. Další upřesňující pole jsou nepovinná. Jedná se o položky: Obec, Ulice, Číslo popisné, Číslo orientační, PSČ a E-mail. Pro další typy schránek se seznam polí mírně liší, u fyzických osob například obsahuje Jméno a Příjmení. Vždy platí, že je nutné vyplnit alespoň jedno z polí označených hvězdičkou. Po zadání údajů spusťte vyhledání datové schránky tlačítkem

.

Ke hledání v ostatních typech adres se lze vrátit tlačítkem Hledat v lokálním adr.

2.12.3.Hledání prvního příjemce

V této části se vyhledají skupiny a uživatelé, kteří budou na výběr v číselnících. Pole Uživatel slouží k zadání filtru, podle kterého se vytřídí uživatelé. Nezadáte-li žádnou hodnotu, vyhledají se všichni uživatelé Elektronické spisové služby. Volbu je třeba potvrdit tlačítkem . Pole Skupina slouží k filtrování skupin Elektronické spisové služby. Chování je stejné jako u pole Uživatel.

2.12.4.Hledání formuláře

Do pole zadejte název, podle kterého se budou filtrovat formuláře. Pokud nebyla vyplněna žádná hodnota, budou se do číselníku plnit všechny formuláře z Elektronické spisové služby.

2.12.5.Pravidla pro třídění zpráv

Tato sekce slouží k definování jednotlivých prvků pravidel. Pravidla lze přetřídit změnou hodnot v poli Pořadí a stiskem tlačítka Přetřídit pořadí, které pravidla znovu setřídí podle nových hodnot. Pole nemusí být vyplněno a v tomto případě se automaticky vyplní hodnoty od

42


Software602 Elektronická spisová služba čísla 10 dále rostoucí o 10 na každé další položce. Pořadí má zásadní vliv na vyhodnocování pravidel: nižší číslo má vždy přednost. Filtrování pravidla podle jména může usnadnit nalezení konkrétního pravidla nebo pravidel. Do pole vepište název pravidla či jeho část a poté potvrďte tlačítkem Filtrovat. Následně budou zobrazena jen pravidla obsahující vepsaný text. Nezadáte-li žádnou hodnotu, zobrazí se všechna pravidla. Pole Název pravidla má jen informační hodnotu a slouží ke zvýšení přehlednosti. Tlačítkem

si zobrazíte podrobnosti konkrétního pravidla.

Pole Organizační jednotka příjemce slouží jako filtr přijatého zadaného názvu Organizační jednotky příjemce. V následujícím nastavení lze upřesnit, zda požadovaná Organizační jednotka příjemce hledaný text obsahuje, začíná, neobsahuje nebo se shoduje. Je možné z volby vynechat porovnání velkosti písmen zatržením pole ignorovat velikost písmen. Pole Skupina odesílatelů slouží k výběru skupiny odesílatelů. Seznam je naplněn údaji z formuláře GRP_SNDR (viz kapitolu 2.11 Skupiny odesílatelů). Pro změnu skupiny je třeba použít tlačítko Nový výběr a následně skupinu opět vybrat. V poli DS odesílatele lze vybrat jednotlivého odesílatele. Číselník je naplněn odesílateli ze skupiny odesílatelů vybrané v předchozím kroku v závislosti na nastavení formuláře GRP_SNDR. Pro změnu odesílatele je třeba použít tlačítko Nový výběr a následně odesílatele opět vybrat.

43


Software602 Elektronická spisová služba Pole Věc zprávy slouží k filtrování podle pole Věc z datové zprávy. Tuto část lze ještě upřesnit volbou hledaný text obsahuje, začíná, neobsahuje nebo se shoduje se zadanou hodnotou. Je možné z volby vynechat porovnání velkosti písmen zatržením pole ignorovat velikost písmen. Do pole Název odesílatele se zadává požadovaný text pro filtraci podle názvu odesílatele datové zprávy. Tuto část lze ještě upřesnit volbou hledaný text obsahuje, začíná, neobsahuje nebo se shoduje se zadanou hodnotou. Je možné z volby vynechat porovnání velkosti písmen zatržením pole ignorovat velikost písmen. Pole Naše č.j. slouží k filtrování podle pole Naše číslo jednací z datové zprávy. Tuto část lze ještě upřesnit volbou hledaný text obsahuje, začíná, neobsahuje nebo se shoduje se zadanou hodnotou. Je možné z volby vynechat porovnání velkosti písmen zatržením pole ignorovat velikost písmen. Pole K rukám slouží k filtrování podle pole k rukám z datové zprávy. Tuto část lze ještě upřesnit volbou hledaný text obsahuje, začíná, neobsahuje nebo se shoduje se zadanou hodnotou. Je možné z volby vynechat porovnání velkosti písmen zatržením pole ignorovat velikost písmen. V poli Příjemce zprávy jsou na výběr skupiny podle předchozího filtrování ze sekce Hledání prvního příjemce. Podle naposledy vyhledané hodnoty se do číselníku plní buď skupiny, nebo uživatelé. Pro změnu příjemce je třeba použít tlačítko Nový výběr a následně příjemce opět vybrat. Dalším kritériem pro pravidla je podmínka, jestli se jedná o datovou zprávu Do vlastních rukou, Poštovní datovou zprávu nebo Avízovací mail. Tyto tři položky se vybírají zaškrtnutím a lze je vzájemně kombinovat. V poli Formulář je možné vybrat formulář, který se použije pro příchozí zprávu, tedy použije se odlišný formulář než v jiných pravidlech. V případě prázdné hodnoty se použije formulář definovaný pro příchozí zprávu v Nastavení (viz kapitolu 2.3 Nastavení). Pole E-mail příjemce zprávy je filtr k třídění podle e-mailové adresy příjemce zprávy. Pole E-mail odesílatele zprávy je filtr k třídění podle e-mailové adresy odesílatele zprávy. Nakonec je třeba vybrat, pro který formulář se bude dané pravidlo používat. Do pole Formulář se vyplní údaje z předchozího nastavení Hledání formuláře. Pro změnu příjemce je třeba použít tlačítko Nový výběr a následně příjemce opět vybrat. Pro změnu formuláře je třeba použít tlačítko Nový výběr a následně formuláře opět vybrat. Další sekci (pravidlo) je možné přidat pomocí tlačítka +. Odebrání sekce lze uskutečnit pomocí tlačítka -. Pravidlo lze vymazat zaškrtnutím políčka Vymazat pravidlo a potvrzením volby stiskem tlačítka Uložit změny. Všechny provedené změny je třeba uložit tlačítkem Uložit změny. K uzavření formuláře bez uložení změn lze použít tlačítko Zavřít.

2.13. Plán komunikace Formulář Plán komunikace s DS slouží k nastavení (plánu) automatické komunikace s datovou schránkou. Ve formuláři SCHEDULE se konfigurují jednotlivé úlohy. Každá úloha má svého supervisora, tedy vybraného uživatele, který ve formuláři Čtení zpráv (MSG_READ) respektive Odesílání zpráv (MSG_SEND) uvidí stav dané schránky a výsledky komunikace. Nejprve je třeba vybrat obsluhovaný subjekt pro editaci plánovaných úloh. Číselník se plní údaji Název a ID datové schránky z formuláře Obsluhované subjekty (viz kapitolu 2.2 Obsluhované subjekty).

44


Software602 Elektronická spisová služba Po výběru obsluhovaného subjektu se formulář doplní o další údaje: ID subjektu, Kód subjektu, Název a Adresa.

Tlačítko Možnosti hledání zobrazí sekci Hledání supervisora naplánované úlohy. Do pole Uživatelé vyplňte text, podle kterého se vyhledají uživatelé do číselníků. Při nezadání textu se vyberou všichni uživatelé Elektronické spisové služby. Pole Skupina má stejnou funkci jako Uživatelé s tím rozdílem, že slouží k vyhledání skupin. 2.13.1.Plánované úlohy

V případě, že je již naplánovaná nějaká úloha, je možné ji deaktivovat tlačítkem Deaktivovat plánovanou úlohu. V poli Den připojení se nastavuje, v které dny se bude provádět připojení k datové schránce. Na výběr jsou hodnoty: Pondělí, Úterý, Středa, Čtvrtek, Pátek, Sobota, Neděle a rozsahy Pondělí–Pátek, Sobota–Neděle a Každý den. Zatržením volby Včetně svátků lze nastavit připojování i přes svátky. Pole Čas připojení ke schránce udává přesný čas, kdy se bude provádět první připojení k datové schránce. Při zaškrtnutí volby Opakované připojení se zobrazí další nastavovací pole. Do Připojení k datové schránce opakovat každých X minut doplňte časový interval, po kterém se má opakovat připojení k datové schránce. Poté v poli Poslední připojení nastavte čas, kdy má proběhnout poslední pokus o připojení do datové schránky. Úlohu lze nastavit několika způsoby za pomocí kombinace zatrhávacích voleb Načítat zprávy z mailové schránky, Načítat zprávy z datové schránky, Spojení se schránkou bude využito i pro odesílání zpráv a Načítat datové zprávy přes webové rozhraní. Dále vyplňte časový údaj v poli Doba činnosti paralelních úloh pro stahování DZ po prvním přihlášení MASTER úlohy. Je to doba, po kterou trvá připojení do datové schránky a během které probíhá stahování a odesílání zpráv. Po ukončení této doby se akce přeruší a budou dokončeny až při dalším spuštění. Dále vyplňte pole Počet dnů zpět, od kdy se mají načítat zprávy z datové schránky. Nastavení je důležité, aby se postahovaly i zprávy, které se do datové schránky dostanou v dny, které neodpovídají nastavenému intervalu. V poli Supervizor úlohy vyberte z číselníku (filtrovaného v předchozím nastavení) uživatele či skupinu, kteří odesílají a přijímají datové zprávy. Tento uživatel či skupina budou spravovat činnost z formulářů MSG_READ a MSG_SEND. Volbu lze změnit tlačítkem Nový výběr a vybráním jiné položky z číselníku. Další plánovanou úlohu lze přidat za pomocí tlačítka + nebo ji naopak odebrat přes tlačítko -.

45


Software602 Elektronická spisová služba Úlohy lze vymazat zaškrtnutím políčka Vymazat plánovanou úlohu a potvrzením stiskem tlačítka Uložit změny.

Zatržením pole Spojení se schránkou bude využito pouze pro odesílání zpráv změníte možnosti nastavení úlohy tak, že se nezobrazí část s nastavením pro načítání zpráv. Chování a nastavení je stejné jako v předchozím popisu.

Provedené změny se uloží stiskem tlačítka Uložit změny. K uzavření formuláře bez uložení změn stiskněte tlačítko Zavřít.

46



2.14. Čtení zpráv Formulář Čtení zpráv slouží k stažení zpráv mimo plán nastavený ve formuláři Plán komunikace (viz kapitolu 2.13 Plán komunikace). Stažení zpráv proběhne podle nastavení v tomto formuláři.

Nejprve je třeba vybrat obsluhovaný subjekt pro editaci komunikace. Číselník se plní údaji Název a ID datové schránky z formuláře Obsluhované subjekty (viz kapitolu 2.2 Obsluhované subjekty). Po zvolení subjektu se formulář rozšíří o údaje o obsluhovaném subjektu. Zobrazené údaje jsou ID subjektu, Kód subjektu, ID datové schránky, Název, Adresa. Poté je potřeba zaškrtnutím zvolit typ zprávy pro příjem. Jednotlivé volby jsou: Pouze e-mailové zprávy, Načíst pouze datové zprávy odeslané přes webové rozhraní a Zjistit stav datové schránky. Po potvrzení volby tlačítkem Zadat úlohu pro načítání zpráv u datové schránky se zobrazí sekce s dalším nastavením.

47



2.14.1.Pouze e-mailové zprávy

U tohoto typu vytvoření požadavku na příjem nových zpráv lze vyplnit jen pole pro editaci data a pole pro editaci času, kdy bude zahájeno načítání e-mailových zpráv na pozadí. Tlačítkem Nové zadání zrušíte nastavené hodnoty a můžete zadat nové údaje pro příjem nových zpráv.

Nastavení potvrďte tlačítkem Spustit úlohu pro načítání zpráv z e-mailové schránky. Aplikace potvrdí zařazení načítání e-mailových zpráv do fronty požadavků.

48



2.14.2.Načíst pouze datové zprávy odeslané přes webové rozhraní

U tohoto typu vytvoření požadavku na příjem nových zpráv lze vyplnit pole pro editaci data a pole pro editace času, kdy bude zahájeno načítání e-mailových zpráv na pozadí. Dalším nastavením je Doba činnosti paralelních úloh pro stahování DZ po prvním přihlášení MASTER úlohya nastavení období v poli Načíst datové zprávy odeslané v období, tedy rozsah dat, ze kterých se v této úloze mají zprávy stahovat. Tlačítkem Nové zadání se vyvolá nová možnost nastavení pro příjem nových zpráv.

Nastavení potvrďte tlačítkem Spustit úlohu pro načítání odeslaných zpráv z této datové schránky. Aplikace potvrdí zadané údaje a zařazení požadavku do fronty.

49



2.14.3.Zjistit stav datové schránky

Nastavení je shodné s předchozím bodem.

2.15. Odesílání zpráv Formulář Odesílání zpráv slouží k odeslání zpráv mimo plán nastavený ve formuláři Plán komunikace (viz kapitolu 2.13 Plán komunikace). Odeslání zpráv proběhne podle nastavení v tomto formuláři. Nejprve je třeba vybrat obsluhovaný subjekt pro odesílání zpráv. Číselník se plní údaji Název a ID datové schránky z formuláře Obsluhované subjekty (viz kapitolu 2.2 Obsluhované subjekty).

Po výběru obsluhovaného subjektu zobrazíte další nastavení tlačítkem Zadat úlohu.

50



V části Odesílání zpráv vyplňte do položky Úlohu odesílání zpráv spustit datum a čas, kdy se má požadavek zařadit do fronty pro odesílání. Volbu potvrďte tlačítkem Spustit úlohu pro odesílání zpráv. Pokud je třeba, je možné spustit z formuláře nové zadání. Po potvrzení údajů tlačítkem aplikace zobrazí informaci o zařazení odesílání e-mailových zpráv do fronty požadavků.

51



3. Skartace Skartace je postup vedoucí k vyřazení dokumentů s prošlou skartační lhůtou. Původce sestaví návrh na vyřazení dokumentů a zahrne všechny dokumenty se skartačním znakem A a S. Dokumenty označené A jsou určeny k archivaci, S pro skartování. Dokumenty se skartačním znakem V musí být zařazeny mezi A nebo S, pověřený archiv ale může toto zařazení změnit. Po schválení návrhu archivem jsou dokumenty skartovány a sestaví se balíček pro předání do archivu. O skartovaných dokumentech jsou uložené základní údaje pro další evidenci. Obecné nastavení pro skartaci naleznete v servisním formuláři Nastavení v menu Aktualizace lokálního adresáře (popisuje kapitola 2.3.7 Skartace). Funkce pro výběr dokumentů a spuštění samotné skartace jsou pak umístěny na kartě Skartace. Ta je dostupná pouze administrátorům a uživatelům pověřeným správou skartace.

3.1. Výběr dokumentů ke skartaci Karta Skartace slouží k výběru dokumentů pro skartaci a následné zahájení skartačního řízení. Je rozdělena do čtyřech záložek Subjekt, Dokumenty ke skartaci, Výběr organizační jednotky a Zahájení skartačního řízení, které uživatele postupně provedou potřebnými kroky.

3.1.1. Subjekt

Než začnete pracovat s dokumenty, je třeba určit subjekt, jehož dokumenty jsou spisovou službou spravovány. Na záložce Subjekt potvrďte volbu tlačítkem Vybrat. Poté se zpřístupní přehled dokumentů na další kartě Dokumenty ke skartaci. 3.1.2. Dokumenty ke skartaci

Dokumenty jsou přiřazené jednotlivým organizačním jednotkám subjektu podle uživatele, který dokument vyřídil. Každá org. jednotka může mít jinou osobu odpovědnou za provedení skartace. Pokud má být za skartaci některých dokumentů odpovědná jiná organizační jednotka, lze jí vybrané dokumenty přiřadit. Tlačítkem Vyřadit ze všech org. jednotek budou dokumentům odebrány org. jednotky a vybrané dokumenty budou skartovány jednou odpovědnou osobou.

52


Software602 Elektronická spisová služba 3.1.2.1. Filtr dokumentů/spisů Záložka Dokumenty ke skartaci se skládá z obsáhlého filtru dokumentů. Dokumenty odpovídající nastaveným filtrovacím kritériím se pak zobrazují v přehledné tabulce ve spodní části stránky. Horní řádka filtru slouží k nastavení základních vlastností. V poli Zadejte počet řádků na stránku můžete upravit počet dokumentů, které se se při vyhledávání zobrazí. Tlačítko Hledat vyhledá a zobrazí dokumenty podle nastaveného filtru, tlačítkem Vyčistit filtr se vrátíte k základnímu nastavení jednotlivých polí. Tlačítko Zobrazit/skrýt parametry hledání přepíná zobrazení následujících filtrovacích položek. Význam jednotlivých položek je následující: 

Zobrazit dokumenty nebo spisy – vyberte jednu z možností, buďto Dokumenty, nebo Spisy;



Zobrazit sloupce – zatržením lze vybrat další sloupce (podrobněji jsou popsané v kapitolách Sloupce seznamu dokumentů a Sloupce seznamu spisů), které budou zobrazeny ve výsledném seznamu dokumentů či spisů;



Hledat typ dokumentu – vyhledávání lze omezit na pouze Příchozí dokumenty, Odchozí dokumenty či Samostatné dokumenty;



Hledat org. jednotku – vyhledávání lze omezit na dokumenty či spisy přiřazené vybrané organizační jednotce, případně podle toho, zda jsou vůbec nějaké organizační jednotce přiřazené;



Hledat spisový znak – vyhledávání lze omezit na dokumenty či spisy s přiřazeným vybraným spisovým znakem, případně podle toho, zda mají vůbec spisový znak přiřazený;



Hledat kategorii – vyhledávání lze omezit na dokumenty či spisy vybrané kategorie, případně podle toho, zda jsou do nějaké kategorie zařazené;



Hledat způsob vyřízení – vyhledávání lze omezit na dokumenty či spisy s vybraným způsobem vyřízení, případně podle toho, zda mají nějaký způsob vyřízení definovaný;



Hledat archivní složku – vyhledávání lze omezit na dokumenty či spisy, které se mají archivovat do vybrané složky, případně podle toho, zda mají nějakou archivní složku definovanou;



Hledat skupinu dle skartačního znaku – vyhledávání lze omezit na dokumenty či spisy, které mají přiřazený vybraný skartační znak (aktuální či původní), případně podle toho, zda mají nějaký skartační znak vůbec přiřazený;



Dokument vs. spis – vyhledávání lze omezit na dokumenty podle jejich zařazení do spisu, tedy zda jsou zařazené alespoň v jednom spisu, právě jednom spisu, více spisech nebo vůbec žádném;



Hledat věc, JID či č.j. – vyhledá dokumenty či spisy, jejichž Věc, JID či číslo jednací obsahuje zadaný řetězec;



Hledat rok vyřízení – vyhledá dokumenty či spisy, které byly vyřízeny v zadaném roce;



Hledat název přílohy – vyhledá dokumenty, jejichž příloha v názvu obsahuje zadaný řetězec;



Hledat jméno adresu příjemce/odesílatele – vyhledá dokumenty, jejichž příjemce (u příchozích dokumentů) či odesílatel (u odchozích dokumentů) obsahuje ve jménu či adrese zadaný řetězec;



Hledat místo fyzického uložení dokumentu – vyhledá dokumenty, jejichž údaj o fyzickém uložení obsahuje zadaný řetězec. Po nastavení filtru spustíte vyhledávání tlačítkem Hledat v horní části filtru.

53



Vyhledané dokumenty či spisy se zobrazují v přehledné tabulce. Pokud je nalezených záznamů více, než počet řádků na stránku zvolený ve filtru, pak se pod tabulkou zobrazí ovládací prvek pro listování záznamy. Zobrazené sloupce tabulky závisejí na tom, zda jsou vyhledány dokumenty, nebo spisy. Kromě toho je ve filtru možné nastavit zobrazení dalších sloupců. 3.1.2.2. Sloupce seznamu dokumentů Jsou-li ve filtru vyhledány dokumenty, zobrazují se vždy tyto sloupce:

54



Poř. – pořadí záznamu v rámci aktuálního vyfiltrovaného seznamu;



– zatrhněte pro výběr dokumentu, zatržením pole v záhlaví vyberete všechny aktuálně zobrazené dokumenty; vybrané dokumenty pak lze pomocí ovládacích prvků pod tabulkou přiřadit vybrané organizační jednotce či naopak jejich přiřazení zrušit;



Věc, JID, č.j. – identifikační údaje dokumentu;



spisový znak – zařazení dokumentu;



sk. znak – skartační znak vyjadřující, jak bude s dokumentem naloženo po skončení skartační lhůty: A (po uplynutí skartační lhůty bude dokument uložen do archívu Národního archívu), S (po uplynutí skartační lhůty bude dokument smazán) či V (po uplynutí skartační lhůty bude o dokumentu rozhodnuto, jestli bude finálně označen jako A nebo S);



sk. lhůta – skartační lhůta, doba, po kterou je dokument uchováván;



vyřízen – rok, ve kterém byla práce s dokumentem ukončena a začala běžet skartační lhůta;



listů – počet listů dokumentu;



historie – kliknutím na odkaz zobrazit se otevře stránka se seznamem změn na dokumentu.



Kromě toho lze zaškrtnutím příslušného pole ve filtru přidat následující sloupce: 

Původní skartační znak (sk. zn. pův.) – skartační znak, který byl dokumentu přidělen při vzniku;



Součást spisu – počet spisů, do kterých je dokument zařazen;



Počet písemností – počet příloh dokumentu;



Název příjemce/odesílatele – název protistrany, tedy příjemce (u odchozího dokumentu) či odesílatele (u příchozího dokumentu);



Adresa příjemce/odesílatele – adresa protistrany, tedy příjemce (u odchozího dokumentu) či odesílatele (u příchozího dokumentu);



IČ příjemce/odesílatele – identifikační číslo protistrany, tedy příjemce (u odchozího dokumentu) či odesílatele (u příchozího dokumentu);



Org. jednotka – organizační jednotka, které dokument patří;



Kategorie – kategorie, do které je dokument zařazen;



Způsob vyřízení – způsob vyřízení dokumentu;



Arch. úložiště – složka archivního úložiště;



Fyz. uložení dok. – poznámka popisující místo uložení papírového dokumentu;



Vyřídil – jméno uživatele, který dokument vyřídil;

 Skartováno – datum skartace. 3.1.2.3. Sloupce seznamu spisů Jsou-li ve filtru vyhledány spisy, zobrazují se vždy tyto sloupce: 

Poř. – pořadí záznamu v rámci aktuálního vyfiltrovaného seznamu;



Název spisu, spis. značka – identifikační údaje spisu;



vyřízen – rok, ve kterém byla práce se spisem ukončena a začala běžet skartační lhůta;

 listů – počet listů spisu. Kromě toho lze zaškrtnutím příslušného pole ve filtru přidat následující sloupce: 

55

Počet dokumentů – počet dokumentů zařazených do spisu;


Software602 Elektronická spisová služba 

Počet písemností – počet písemností zařazených do spisu;



Název přiřazeného subjektu – název protistrany (odesílatele či příjemce), které je spis přiřazen;



Adresa přiřazeného subjektu – adresa protistrany (odesílatele či příjemce), které je spis přiřazen;



IČ přiřazeného subjektu – identifikační číslo protistrany (odesílatele či příjemce), které je spis přiřazen;



Arch. úložiště – složka archivního úložiště;



Fyz. uložení spisu – poznámka popisující místo uložení papírového spisu;



Vyřídil – jméno uživatele, který spis vyřídil;



Skartováno – datum skartace.

3.1.3. Výběr organizační jednotky

Skartační řízení probíhá odděleně pro každou organizační jednotku. Tuto sekci proto použijte kvolbě té organizační jednotky, s kterou chcete dále pracovat. Pole Vyberte organizační jednotku obsahuje seznam existujících jednotek. Vyberte požadovanou jednotku a volbu potvrďte tlačítkem Vybrat. Poté bude zpřístupněna další záložka Zahájení skartačního řízení.

Tabulka umístěná níže zobrazuje souhrnné údaje o počtu dokumentů a spisů patřících vybrané organizační jednotce.

3.1.4. Zahájení skartačního řízení

Záložka nabízí výběr uživatele, který bude zodpovědný za skartační řízení organizační jednotky a jeho realizaci. Zahájení skartačního řízení je spuštěno tlačítkem Vybrat příjemce formuláře a poté potvrzením Zahájit skartační řízení.

56



Určenému uživateli je postoupen formulář se skartačním řízením. Nalezne jej vsložce „Moje k vyřízení“, případně ve složce „Skartace“.

3.2. Formulář Skartační řízení Formulář Skartační řízení je určenému uživateli vytvořen po výběru dokumentů na kartě Skartace a poté je dostupný ve složkách „Moje k vyřízení“ a „Skartace“.

Formulář se skládá ze dvou částí: Parametry skartace informují o skartačním řízení jako takovém a jednotlivých dokumentech do něj zahrnutých, Vyřízení skartace obsahuje ovládací prvky pro nastavení, spuštění, ukončení a další manipulaci s řízením. 3.2.1. Parametry skartace

První část Parametrů skartace zobrazuje základní údaje o řízení: původce a organizační jednotku, rozhodný rok skartace, data začátku, případně konce řízení a údaj o tom, kdy byl formulář podepsán.

57



Následují statistické údaje o dokumentech zahrnutých do skartačního řízení, rozdělené do skupin podle skartačních znaků. Podobně jsou zobrazeny i souhrnné údaje o spisech. Seznamy je možné systémem připravit k exportování tlačítkem VYTVOŘIT POŽADAVEK NA SEZNAM DOKUMENTŮ. Aby bylo možné skartační řízení dokončit, žádný z dokumentů nesmí mít skartační znak V. Přiřadit a modifikovat skartační znaky dokumentů lze v přehledu, který je dostupný pomocí odkazu Prohlížet a modifikovat dokumenty a spisy určené ke skartaci. Tuto oblast popisuje kapitola 3.3 Správa dokumentů ve skartačním řízení.

Po návratu a aktualizaci formuláře Skartační řízení je pro dokumenty skupiny A nutné tlačítkem vygenerovat balíček pro export dokumentů do souboru. 3.2.2. Vyřízení skartace

Pokud jsou všechny dokumenty správně roztříděny, je možné spustit skartaci dokumentů tlačítkem SKARTOVAT.

58



Akci je třeba potvrdit elektronickým podpisem. Server poté vrátí odpověď o úspěšném ukončení skartačního řízení.

3.2.3. Další informace

Péči o skartační řízení je před dokončením možné předat jinému uživateli. Vtakovém případě použijte vyhledávací formulář v sekci Předání skartačního řízení k výběru jiného uživatele a tlačítkem Předat akci proveďte. Formulář zobrazuje pouze ty uživatele, kteří mají odpovídající práva. V archivovaném formuláři Skartačního řízení je možné tlačítkem Prohlížet skartované dokumenty a spisy zobrazit historii skartačního řízení a skartovaných dokumentů.

59


Software602 Elektronická spisová služba Jmenovité seznamy dokumentů či spisů zahrnutých do skartačního řízení lze získat vnásledujících sekcích, Protokol o skartaci dokumentů a Protokol o skartaci spisů. Z menu u tlačítka Seznam skartovaných dokumentů/spisů zvolte, zda seznam přímo otevřít, či uložit. Seznam je vygenerován jako soubor ve formátu .csv, vhodném pro tabulkové editory.

V záhlaví sekce Vyřízení skartace je umístěno tlačítko Historie řízení, kterým si můžete zobrazit nové okno se záznamy o dosavadním průběhu řízení a práci s ním.

3.3. Správa dokumentů ve skartačním řízení Dokumenty zařazené do skartačního řízení můžete upravovat odkazem Prohlížet a modifikovat dokumenty a spisy určené ke skartaci ve formuláři Skartační řízení. Záložka Základní informace obsahuje souhrnné údaje o skartačním řízení a o počtech dokumentů a spisů zařazených do řízení. 3.3.1. Správa kontejnerů

Kontejnery slouží ke spárování elektronických dokumentů s jejich papírovými protějšky, tzv. SIP balíčky, které se předávají Národnímu archivu k posouzení. Národní archiv pak určí, zda mají být dokumenty skartovány, nebo budou i nadále uchovávány.

60


Software602 Elektronická spisová služba Do kontejneru by se tedy měly zařadit ty dokumenty, které mají svou papírovou podobu. Kontejner pak bude mít identický obsah jako fyzická složka dokumentů, která by se pak odnesla do archivu, pokud by bylo rozhodnuto o její další archivaci. Na záložce Správa kontejnerů lze prohledávat seznam kontejnerů, vytvářet nové a případně je rušit. K samotnému zařazování dokumentů a spisů do kontejnerů použijte následující záložku, Dokumenty ke skartaci. Seznam kontejnerů K zobrazení seznamu existujících kontejnerů slouží podobný filtr jako dokumentové filtry na záložkách Dokumenty ke skartaci. Pomocí pole Zadejte počet řádků na stránku můžete nastavit zobrazovaný rozsah, další pole filtru pak zpřístupníte tlačítkem Zobrazit/skrýt parametry hledání: 

Hledat kód kontejneru – omezí seznam na kontejnery, jejichž kód obsahuje zadaný řetězec.



Hledat název kontejneru – omezí seznam na kontejnery, jejichž název obsahuje zadaný řetězec.



Stav kontejneru – omezí seznam na kontejnery, jejichž obsah odpovídá vybrané variantě: uzavřené (čili naplněné, obsahující maximální počet listů), neuzavřené, částečně zaplněné (obsahují dokumenty či spisy), prázdné (neobsahují dokumenty ani spisy). Samotný seznam kontejnerů pak uvádí kód a název kontejneru, jeho maximální počet listů, aktuální počet dokumentů a listů v něm uložených a indikaci, zda je uzavřen. Tlačítkem zobrazíte dialog pro editaci základních vlastností kontejneru (názvu, kódu a maximálního počtu listů). Nový kontejner Dialog umístěný pod seznamem kontejnerů slouží k vytvoření nového kontejneru, případně i několika kontejnerů naráz:

61



Přidat kontejnerů – nastavte počet nových kontejnerů, které mají být vytvořeny.



Počet znaků pro pořadí v kódu kontejneru – maximální počet míst pořadového čísla kontejneru. Zatrhnete-li volbu s úvodními nulami, bude pořadové číslo vždy doplněno nulami na zadaný maximální počet.



Maska pro kód kontejneru – kód kontejneru se skládá z pořadí (vygenerovaného čísla, jehož formát definuje předchozí položka) a případně dalších znaků. Požadovanou podobu kódu nastavte zde, generované pořadí nahraďte řetězcem $POR$).



Počet znaků pro pořadí v názvu kontejneru, Maska pro název kontejneru – název kontejneru nastavte podobným způsobem jako kód.



Max. počet listů v kontejneru – po naplnění kontejneru dokumenty o daném počtu listů bude uzavřený a již nebude možné přidávat další.



Smazání kontejnerů Prázdné kontejnery lze smazat zatržením v seznamu kontejnerů a stiskem tlačítka Smazat označené kontejnery. Pokud kontejner obsahuje dokumenty či spisy, akce se neprovede. 3.3.2. Dokumenty ke skartaci

Tato záložka obsahuje podobný filtr a seznam dokumentů jako záložka popsaná vkapitole 3.1.2 Dokumenty ke skartaci, ovšem zde se pracuje pouze s těmi, které náleží zvolené organizační jednotce. Lze vyhledávat dokumenty či spisy a měnit jejich skartační vlastnosti. Zejména je nutné roztřídit dokumenty se skartačním znakem V, aby bylo možné ve skartačním řízení pokračovat. Filtr navíc obsahuje položku Dokumenty přiřazené kontejneru, ve které lze vyhledávání omezit na dokumenty či spisy umístěné ve vybraném kontejneru, případně podle toho, zda jsou do nějakého kontejneru vůbec zařazené. Vyhledaným dokumentům lze změnit skartační znak či skartační lhůtu: zatrhněte pole u dokumentů, které chcete upravit, v příslušném poli pod seznamem dokumentů vyberte či vepište požadovanou hodnotu a akci potvrďte tlačítkem Změnit skartační znak či Změnit skartační lhůtu.

3.3.3. Dokumenty zařazené do skupin

Tato záložka je pouze informativní a zobrazuje souhrnné informace o počtech dokumentů a spisů roztříděných podle skartačních znaků.

62



63


Elektronická spisová služba

Recommend Documents