ELEKTRONICKÁ FAKTURACE CÍLE, PROBLÉMY, PRAXE
Ing. Ondřej Novák, CSc. Hospodářská komora ČR, FITPRO a TELEDIN (z materiálů FITPRO, TELEDIN a EDI symposia HK ČR) Praha září 2015
Instituce definující cíle a priority • Evropské a národní mnohostranné fórum pro elektronickou fakturaci – Evropské fórum bylo ustanoveno roku 2010 ustaveno Rozhodnutím Komise EU (Commission Decision C(2010)8467), národní pak v září 2011 s cílem podpořit a urychlit harmonizaci v této oblasti, tj. odstranit bariéry a zavést principy do národní legislativy ČR spolu s jejich správnou aplikací v praxi – Cíl národního fóra – analyzovat stav a problémy, podporovat zavedení standardů, vydat „Doporučení praktické aplikace k elektronické fakturaci ve vztahu k novele zákona o DPH“
• EK, UN/CEFACT, UN/CEN, ECE a FITPRO, GS1 a ODETTE (ve spolupráci s AIAG a JAMA/JAPIA) – Orgány a instituce vydávající předpisy a doporučení v oblasti EDI a elektronické fakturace, jakož i standardy obchodních dokumentů (globální i evropské) zejména pro usnadňování obchodu, dlouhodobě pro oblast retail a automotive
Instituce definující cíle a priority • Priority implementace elektronické fakturace – Implementace směrnice o fakturaci při veřejných zakázkách 2014/55/EU, která zavádí mandatorní e-fakturaci do státu, a to tak, že nejpozději 27. listopadu 2018 musí všichni veřejní zadavatelé umožnit dodavatelům fakturovat elektronicky a dodavatelé budou povinni takto činit – Systémy veřejných zakázek musí zvládnout přijetí příslušných datových modelů, a to příslušnými technickými opatřeními, novelizací právních předpisů a vydáním uživatelské příručky pro e-fakturaci včetně vazby na zákon o účetnictví – Zvládnout úkoly Nařízení EP a ER č. 910/2014 eIDas o el. identifikaci a důvěryhodných službách pro el. transakce
Elektronická fakturace • Co je elektronická (bezpapírová) faktura – Cílem elektronické fakturace je zcela nahradit výměnu papírových dokladů výměnou dokladů elektronických bezpapírových, tedy elektronické faktury – Faktura • Účetní doklad - z hlediska účetnictví je potřeba zajistit hodnověrnost (integrita, autenticita); • Daňový doklad - na základě daňového dokladu žádá příjemce odpočet daně; tj. je nutné zajistit neodmítnutí původu (autenticita); • Obchodní doklad – podklad pro placení – je nutné zajistit neodmítnutí příjmu a zajistit potvrzovací zprávy (doručitelnost);
– Soubor datových informací pro aplikaci obchodního partnera – zde je vhodné zajistit strukturovaný formát dat a kontrolu obsahu
Elektronická fakturace Legislativa • Smluvní aspekty - nový občanský zákoník od ledna 2014 – § 566 NOZ – fikce platnosti smlouvy i při neexistenci podpisu, je-li plněna
• Účetnictví - zákon č. 563/1991 Sb. - novela – § 33 ZoÚ – účetní záznam, jeho listinná, technická nebo smíšená forma, převod formy záznamu do jiné se zachováním obsahu, jeho neměnnost a čitelnost, případně podmínky při nečitelnosti, a jeho ochrana – § 33a ZoÚ – průkaznost účetního záznamu, jeho podepsání vlastnoručně či elektronicky uznávaným elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě
• DPH - zákon č. 235/2004 Sb. – novela – § 26, § 28, § 34, § 35 a § 35a ZoDPH – vystavování daňových dokladů a pravidla pro to, věrohodnost jeho původu, neporušenost jeho obsahu a čitelnost, uznávaný elektronický podpis či značka nebo elektronická výměna informací (EDI), uchovávání dokladů
• Právní rámec v EU – Doporučení EK č. 1994/820/ES a Směrnice Rady EU č. 2001/115/EU – Směrnice o fakturaci při veřejných zakázkách 2014/55/EU – Nařízení EP a ER č. 910/2014 eIDas
Audit Auditní stopa •
Účetní doklad
•
Věrohodnost původu a neporušenost obsahu (tzv. auditní stopu) je možné zajistit
je nutný k věcnému plnění. Auditor kontroluje zda doklad věcně odpovídá skutečnosti. Doklad musí být podepsaný (autorizovaný) oprávněným účetním firmy, tedy i doklad v elektronické podobě musí mít zajištěnu věrohodnost původu a neporušenost obsahu. – – –
•
Jiné způsoby se spolehlivou auditní stopou – – –
•
uznávaným elektronickým podpisem či elektronickou značkou elektronickou výměnou informací (EDI) i jiným způsobem Souhrn souvisejících dokladů a dostupných transakcí (objednávka, dodací list, přepravní doklady, smlouva, bankovní výpisy, účetní doklad a účetní zachycení transakce, apod.) Základní vlastnosti dokladů musí být zajištěny po celou dobu jejich životnosti (10 let archiv) Elektronické doklady mohou být uchovávány mimo tuzemsko – ale uchování způsobem umožňujícím nepřetržitý dálkový přístup
Uchování dokladů v elektronické podobě – včetně dat, která zaručují věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu
•
Převod z listinné do elektronické podoby - Doklady lze převádět z jedné do druhé formy (formátu dat), výhradně však jen pokud je zaručena věrohodnost původu dokladu, neporušitelnost jeho obsahu a jeho čitelnost
Audit Auditní stopa • Auditní stopa – – – – – – –
Mechanismy vážící fakturu k objednávce a dalším dokumentům Mechanismy prověřující identitu výstavce dokladu Mechanismy uchovávající datum přijetí daňového dokladu Mechanismy ověřující data na daňovém dokladu Mechanismy zajišťující obsah (integritu) daňového dokladu Mechanismy zabezpečující čitelnost daňového dokladu Mechanismy dokladující platbu daňového dokladu
• Elektronická fakturace je naprosto identická s fakturací papírovou, ale musí se respektovat legislativou předepsané parametry, jež jsou závazné i pro daňové a jiné kontrolní orgány, jakož i auditory
Typy e-fakturace • E-fakturace založená na obecném dokladu – Obecná elektronická faktura je jakýkoliv datový soubor, který obsahuje položky dle zákona o DPH a u kterého lze předpokládat, že příjemce je schopen tento datový soubor přijmout elektronickými prostředky a převést do čitelné podoby
• E-fakturace založená na EDI – Výměna takové datové formy elektronické faktury podle dohodnutých standardů faktury z jedné počítačové aplikace (za výstavce faktury) do druhé (za příjemce faktury) prostřednictvím elektronických prostředků zvaných EDI
• Co je EDI – Výměna strukturovaných dat podle dohodnutých standardů faktury z jedné počítačové aplikace do druhé prostřednictvím elektronických prostředků s minimem lidských zásahů. Jde běžně o obchodní dokumenty týkající se nákupního procesu, tj. objednávkového, fakturačního a platebního cyklu.
Trendy v elektronické fakturaci • Formáty elektronické faktury jako strukturované zprávy pro automatizované zpracování systémem protistrany (EDIFACT dle GS1 či ODETTE nebo soubor XML jako ISDOC či XML EDI) • Setrvalé trendy - Standardizace, Spolupráce, Stát – Standardizace obecně • snižování počtu formátů • standardizace formátů zejm. na úrovni MSP (EDIFACT, ISDOC, PDF...) • přechod z národních do pan-EU či globálních modelů fakturace (PEPPOL, GS1, ODETTE,...)
– Spolupráce v konkurenčním prostředí („co-opetition“), tj. partnerská spolupráce i s přímými konkurenty se stává nevyhnutelnou: • s dodavateli účetních, ekonomických, ERP, IS systémů • interoperabilita / „networking“ – vzájemné propojení (roaming) všech dostupných řešení na lokálních a mezinárodních úrovních (konsolidátoři, operátoři, poskytovatelé služeb)
– Stát - aktivní podpora ze strany státu – obligatorní fakturace B2G
Elektronická fakturace a bankovní sektor • Bankovní standard elektronické fakturace vydaný Českou bankovní asociací v roce 2014 jako B2C ISDOC je navržen ke zjednodušení a zkvalitnění tuzemského fakturačního a platebního cyklu. • Standard usnadňuje a zjednodušuje postupy při zasílání faktur klientům, kteří po odsouhlasení při přijetí takové faktury od banky mohou rovnou povolit proplacení ve lhůtě bankovním příkazem on-line. • Na využití tohoto standardu ČBA se podílí zejména Česká spořitelna, Komerční banka a ČSOB. Též UniCredit Bank a Raiffeisen Bank projevily zájem o toto řešení.
Dodavatelé ERP systémů (ICT Unie) a ISDOC formát elektronické faktury •
•
•
•
Řada členů ICT Unie pracovala na vytvoření formátu (nazývá se „standardem“) pro elektronickou fakturaci, který byl zaveden v řadě ERP systémů v ČR tak, aby umožňoval bezpečnou elektronickou výměnu faktur mezi těmito ERP systémy, která by obstála i z pohledu daňových orgánů Počáteční verze tohoto formátu však činily problémy při případné konverzi do mezinárodních formátů a standardů, jako je EDIFACT aplikovaný GS1 v retailu a ODETTE v automotive V roce 2014 na základě komunikace s dodavateli došlo k praktickému vytvoření nové verze formátu „ISDOC for eGovernment verze 6“, který byl vypracován vývojovou skupinou ISDOC ve spolupráci s ICT Unií V roce 2014 pak již také cca padesátka tvůrců ERP systémů (jak signatáři tak i přistoupivší k „Deklaraci o společném postupu v oblasti elektronické fakturace v ČR“) akceptovala tuto verzi a začala ji zapracovávat do svých ERP systémů.
Problémy vyplývající z legislativy •
• • •
•
Novela zákona o DPH – souhlas s použitím elektronického daňového dokladu, ale GFŘ ve svých metodických pokynech není v názoru jednoznačné, neboť připouští tichý souhlas fakturační protistrany, pokud nedojde k jeho zpochybnění Nový občanský zákoník v §566 odst. 2 řeší úpravu jednání podnikatelů i prostřednictvím e-mailu včetně právní domněnky, což by mohlo způsobit problém Nejvhodnějším řešením je dohoda obchodních partnerů a inkorporování souhlasu protistrany do smlouvy nebo všeobecných smluvních podmínek Ale pozor, eventualitu změny softwarového řešení na jedné z obchodních stran by mělo řešit užití otevřeného a volně dostupného formátu (tj. EDIFACT/GS1 či ODETTE v rámci Evropy, či ISDOC v rámci ČR) Odpověď na otázku proč nedochází ke stejnému masovému nasazení EDI pro fakturační cyklus, když většina údajů pro fakturaci je již obsažena v objednávkových a platebních dokumentech a 99% faktur se vystavuje na počítači, je jednoduchá – na dokument faktura se vztahují komplikované účetní a daňové předpisy
Rizika při elektronické fakturaci •
•
•
Metodika GFŘ považuje elektronický daňový doklad za platný, i když dojde k porušení §35a zákona o DPH – archivovat v takovém případě data zaručující autenticitu a integritu rovněž elektronicky, nikoli v listinné formě. Rovněž při změně formátu nedochází a ani nesmí dojít ke změně obsahu dokumentu. GFŘ nicméně ve svých metodických pokynech uvádí, že i při změně formátu je dostačující auditní stopa anebo zabezpečení v důvěryhodném úložišti. Když dojde k rozsáhlejším zásahům do softwarového vybavení nebo komplexnější elektronizaci společnosti a není-li dostatečná auditní stopa, GFŘ doporučuje postup s autorizovanou konverzí, což však při množství dokumentů, o které se může jednat, není finančně efektivním řešením. Vhodným řešením se jeví komerční poskytovatelé důvěryhodných služeb dlouhodobých elektronických úložišť dokumentů, kdy zejména v SRN lze jejich službu považovat za důvěryhodnou, a zákon to bez problémů umožňuje. Vzhledem k dosud ne zcela jasným podmínkám v zákoně i vzhledem k nejasné informaci GFŘ by dle názoru auditorských firem mohl správce daně získat nástroj pro zpochybnění uplatnění nároku na odpočet.
Nedopracované předpisy státní administrativy •
•
•
•
Usnesení Vlády ČR ze dne 5.1.2011 o „Strategii elektronizace zadávání veřejných zakázek pro období let 2011 až 2015” s úkolem „Vytvoření technické specifikace pro elektronickou fakturaci ve vazbě na výstupy evropských standardizačních projektů” do 31.12.2012 Usnesení Vlády ČR ze dne 15.5.2013 o rozšíření „Strategie elektronizace zadávání veřejných zakázek pro období let 2011 až 2015“na „Vytvoření technické specifikace pro elektronickou fakturaci ve vazbě na výstupy evropských standardizačních projektů a vytvoření metodiky pro používání“ V roce 2014 došlo k přerušení prací na MF v této oblasti, tj. rozpracovaná “metodika pro používání elektronických faktur” nebyla dopracována, MF se přestalo účastňovat „Národního fóra pro e-fakturaci“ V roce 2015 MV připravuje – –
–
pilotní projekt na vybraných subjektech a porovnání systémů ERP, spisové služby, HR, emailů a organizace času dopracování metodiky pro používání elektronických faktur a metodických postupů při příjmu efaktury vytvoření metodických postupů pro kontrolu ERP systémů a systémů spisové služby v souvislosti s předáváním e-faktury mezi subjekty a tvorbu metodických pokynů pro úschovu a archivaci e-faktur a souvisejících dokladů, vše v období 2015-2017
Asociace OpenPEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) •
•
Nezisková mezinárodní organizace založená v roce 2012, spravuje, rozvíjí a propaguje implementaci výstupů projektu PEPPOL s cílem umožnit hospodářským subjektům snadno elektronicky komunikovat se zadavateli veřejných zakázek, včetně snadné přeshraniční komunikace (interoperabilita v EU) a snadné implementace pro SME. Syntaxe – PEPPOL BIS – – – –
•
Nazývají se BIS - Business Interoperability Specification Definují formát elektronických dokumentů včetně choreografie jejich výměny a souvisejících obchodních pravidel Vycházejí z profilů vytvořených v rámci workshopu CEN BII Jsou vázány na syntaxi UBL 2.0
GS1 Standardy v OpenPEPPOLu –
Globální identifikační klíče • •
–
GLN GTIN
Syntaxe • •
GS1 XML GS1 EANCOM®
Asociace OpenPEPPOL
Využití datových schránek • Datové schránky lze z technického hlediska okamžitě a bezpečně využívat jako prostředek pro elektronickou výměnu faktur • Datové schránky lze z technického hlediska okamžitě a bezpečně využívat jako prostředek pro archivaci faktur • Nicméně stav je takový, že pro účely elektronické fakturace nejsou datové schránky využívány ani pro elektronickou výměnu faktur a ani pro archivaci faktur • Důvod je jednoduchý, a to vysoká cena za takové využití, jež se řádově liší od obvyklých nákladů spojených s elektronickou výměnou faktur po Internetu či od obvyklé ceny EDI providerů, kteří zajišťují celou oblast EDI v ČR (největšími jsou TELEDIN zejména v automotive a EDITEL či CCV zejména v retailu)
Praxe při využívání elektronické fakturace Retail Přehled nejčastěji používaných EDI zpráv pro retail PRICAT REQOTE QUOTES ORDERS ORDRSP DESADV IFTMAN RECADV INVOIC COMDIS REMADV APERAK AUTACK CONTRL INVRPT SLSRPT
Price/Sales Catalog Request for quote message Quotation message Purchase order Message Purchase order response message Despatch Advice Arrival Notice Receiving Advice Invoice Commercial dispute Remittance advice message Application acknowledgement Authorization acknowledgement Syntax and Service Report Inventory Report Sales Data Report
Zprávy používané na 97% EDI výměn Občasné zprávy pro několik dodavatelů a VAN providery
Katalog zboží a cen Cenová poptávka Cenová nabídka Objednávka Potvrzení objednávky Avízo o odeslání zboží (dodací list) Avízo o přepravě Potvrzení příjmu zboží Faktura Obchodní námitka (akceptace) Avízo o platbě Potvrzení o převzetí zprávy aplikací Potvrzení o dešifrování a ověření podpisu Kontrolní zpráva Stav skladových zásob Přehled o prodeji
Praxe při využívání elektronické fakturace Retail DODAVATEL
SCM - řetězec Objednávka
ORDERS
Zpracování objednávky
Sklad
DESADV
Dodací list Expedice
Financování
INVOIC
Faktura Financování
Informační tok s retail dodavatelem
Praxe při využívání elektronické fakturace Automotive DODAVATEL
OEM Odvolávka na 6 měsíců
Jemná odvolávka na 1 den
DELFOR
Dispozice
DELFOR, CALDEL
Řízení Plánování Vychystávání
Sklad
DESADV
Dodací list Expedice
Financování
INVOIC
Faktura Financování
Informační tok s non-JIT dodavatelem
DODAVATEL
OEM Odvolávka na 3 měsíce
DELFOR
Dispozice
Jemná odvolávka JIS předpověď
SYNCRO/DELJIT
Řízení a plánování
Sekvenční odvolávka R1
SYNCRO/DELJIT
Dispoziční kontrola
Sekvenční odvolávka M1
SYNCRO/DELJIT
Vychystávání
Denní sběrný dodací list, montážní linka
RECADV
Expedice
Financování
SBI INVOIC
Faktura Financování
Informační tok s JIT dodavatelem
Děkuji za pozornost !! Ing. Ondřej Novák, CSc. Hospodářská komora ČR, FITPRO a TELEDIN
[email protected] [email protected]
