e-fakturace prostřednictvím EDI e-fakturace by means of EDI

e-Fakturace prostřednictvím EDI e-Fakturace by means of EDI

©ŠKODA AUTO, E-invoicing – Sending of Electronic Invoices by Means of EDI, 24.08.2016

1

E-fakturace prostřednictvím EDI


2

Obsah ................................................................................................................................................ 2 Obsah ....................................................................................................................................... 3 Základní doporučení ..................................................................................................................... 4 Základní podmínky e-Fakturace ....................................................................................................... 4 EDI informační portál SKODETTE – edi.skoda-auto.cz ............................................................................ 5 Hrubý nástin harmonogramu – orientační časový odhad ........................................................................ 6 Kontaktní osoby .......................................................................................................................... 7


3

Základní doporučení Nastavení EDI komunikace:  veřejný internet + protokol OFTP2 nebo ISDN + protokol OFTP1  OFTP2 – šifrování na úrovni kanálu prostřednictvím TLS (Transport Layer Security)  zpráva Global INVOIC V3 na bázi UN/EDIFACT INVOIC D07A  bez elektronického podpisu Nastavení procesu EDI fakturace mezi partnery:   

uzavřít smlouvu o používání e-fakturace uzavřít dodatek smlouvy o využívání prostředků EDI pro provoz e-fakturace (EDI Agreement) – stejná pro všechny partnery rozšířit EDI smlouvu o technické dodatky s detailní specifikací použitých technických prostředků – rozdílné s jednotlivými partnery

Základní podmínky e-Fakturace Vystavení a zpracování e-faktur: 

Odesílatel musí zajistit, že



 bude vystavena pouze e-faktura bez duplicitní papírové faktury  e-faktura bude vystavena pouze jednou  vystavená e-faktura odpovídá struktuře dohodnuté v EDI smlouvě a dodatku  vystavení a odeslání faktury odpovídá platnému zákonu Příjemce musí zajistit, že 



e-faktura bude zpracována, odpovídá-li způsob odeslání a struktura uzavřené EDI smlouvě  zaúčtuje pouze formálně a věcně správnou e-fakturu  e-faktura bude zaúčtována pouze jednou Oba partneři musí zajistit, že

 každá odeslaná e-faktura bude také přijata  jejich systémy jsou schopny zjistit všechny chybějící nebo nepřijaté faktury Archivace: 

Odesílatel i příjemce musí     

uchovávat EDI zprávy v jejich původním formátu uchovávat příslušné protokoly ze zpracování (log files) zajistit vazbu mezi protokolem a odeslanou/přijatou EDI zprávou umožnit daňové a finanční kontrole přístup k uloženým datům v čitelné podobě uchovávat daňového doklady v elektronické podobě (tj. data a protokoly) po zákonem předepsanou dobu (min. 10 let)


4

EDI informační portál SKODETTE – edi.skoda-auto.cz   

Základní informace o EDI komunikaci se ŠKODA AUTO a.s. EDI parametry/komunikační profil Implementační příručka – GLOBAL INVOIC/VDA4938


5

Hrubý nástin harmonogramu – orientační časový odhad

14 dní

GLOBAL INVOIC/VDA4938 a příprava prvního testovacího souboru – dodavatel

obratem

Ověření správnosti příchozích dat na straně ŠA – p. Nettl, p. Cudlín, pí. Bradová

14 dní

Pilotní produktivní provoz (fakturační data + PDF, původní fyzická fakturace zastavena) – dodavatel + ŠA

obratem

Nastavení parametrů/profilu pro komunikaci – dodavatel + p. Nettl

1 měsíc

Pilotní testovací provoz (fakturační data + PDF, původní fyzická fakturace zachována) – dodavatel + ŠA

obratem

Vyhodnocení pilotního produktivního provozu a zapracování připomínek – dodavatel + ŠA

obratem

Vygenerování a odeslání prvního testovacího souboru – dodavatel

obratem

Vyhodnocení pilotního testovacího provozu a zapracování připomínek – dodavatel + ŠA

obratem

Stanovení termínu pro plný produktivní provoz (pouze fakturační data, původní fyzická fakturace zastavena) – dodavatel + ŠA

Odsouhlasení a podepsání smlouvy mezi ŠA a obchodním partnerem – dodavatel + ŠA


6

Kontaktní osoby Účetnictví (administrativa, proces a další kroky,…)  Bc. Monika Bradová – akvizice dodavatelů ([email protected], tel. +420 326 812 654)  Martin Cudlín, IT podpora účetnictví/Key User ([email protected], tel. +420 326 831 254) IT (technická a odborná podpora, testovací data)  Ing. Michal Nettl – EDI komunikace ([email protected])


7

E-invoicing by means of EDI


8

Contents Basic Recommendations .............................................................................................................. 10 Basic Conditions of E-invoicing ...................................................................................................... 10 SKODETTE – EDI Information Portal - edi.skoda-auto.cz ....................................................................... 11 Rough Outline of the Schedule – Indicative Estimate .......................................................................... 12 Contacts .................................................................................................................................. 13


9

Basic Recommendations Setting EDI communication:    

public internet + OFTP2 or ISDN protocol + OFTP1 protocol OFTP2 – encryption at the channel level by means of TLS (Transport Layer Security) Global INVOIC V3 report based on UN/EDIFACT INVOIC D07A without electronic signature

Setting EDI Invoicing between Partners:   

conclude a contract on the use of e-invoicing conclude the contract amendment on the use of EDI means, which operate the e-invoicing (EDI Agreement) – the same for all the partners extend the EDI agreement with technical supplements which include detailed specifications of the technical means used– different for every partner

Basic Conditions of E-invoicing Issuing and Processing of E-Invoices: 

The sender must ensure that    



The receiver must ensure that   



only the e-invoice without a duplicate paper invoice will be issued the e-invoice will be issued only once the e-invoice issued correspond with the structure agreed in the EDI agreement and its amendment the act of invoice issuing and sending corresponds with the applicable law

e-invoice will be processed, if the process of sending and the structure of invoice corresponds with the one in the concluded EDI agreement only an invoice, that is formally and factually correct, will be posted e-invoice will be posted only once

Both partners must ensure that  

each sent invoice will be also received their systems are capable of detecting all missing or unaccepted invoices

Archiving: 

The sender and receiver must     

archive the EDI reports in their original format archive relevant processing protocols (log files) ensure a connection between a protocol and sent/received EDI message enable the tax and financial authorities to access archived data in a legible form archive tax documents/invoices in electronic form (i.e. data and protocols) for a period as provided by law (min. 10 years)


10

SKODETTE – EDI Information Portal - edi.skoda-auto.cz   

Basic information on the EDI communication with ŠKODA AUTO a.s. EDI parameters/communication profile Implementation guide – GLOBAL INVOIC/VDA4938


11

Rough Outline of the Schedule – Indicative Estimate

14 days

Reading implementation guide - GLOBAL INVOIC/VDA4938 and preparing the 1st testing file – supplier

immediately

Verifying correctness of incoming data ŠA – Mr. Nettl, Mr. Cudlín, Mrs. Bradová

14 days

Pilot productive run (invoicing data + PDF, original physical invoicing stopped) – supplier + ŠA

immediately

Setting parameters of a profile for communication – supplier + Mr. Nettl

1 month

Pilot testing run (invoicing data + PDF, original physical invoicing maintained) – supplier + ŠA

immediately

Evaluation of the pilot productive run and the incorporation of comments – supplier + ŠA

immediately

Generating and sending the 1st testing file – supplier

immediately

Evaluation of the pilot test run and the incorporation of comments – supplier + ŠA

immediately

Setting the date for a full productive run (only invoicing data, original invoicing stopped) – supplier + ŠA

Approving and signing the contract between ŠA and business partner – supplier + ŠA


12

Contacts Accounting  Bc. Monika Bradová – supplier acquisiton ([email protected], tel. +420 326 812 654)  Martin Cudlín, IT support of accounting/Key User ([email protected], tel. +420 326 831 254) IT  Ing. Michal Nettl – EDI communication ([email protected])


13

e-fakturace prostřednictvím EDI e-fakturace by means of EDI

Recommend Documents