UDS Fakturace
reus s.r.o. schlott gruppe Ing. Jaroslav Halva
UDS – Fakturace Modul fakturace výrazn posiluje funk nost informa ního systému UDS a umož uje bilancování jednotlivých zakázek s ohledem na hodnotu skute ných náklad . Navíc optimalizuje vlastní proces fakturace a snižuje procento chyb, které doposud ešilo odd lení ú tárny. P itom systém ne eší pouze vlastní proces vyhotovení dokladu (A už se jedná o fakturu nebo jiný druh s tím spojený jako m že být dobropis, storno dokladu, zálohová faktura aj.), ale p edevším nabízí optimalizovaný nástroj s celou adou konzistentních kontrol a kontrol formální správnosti, které v p edchozích zp sobech zpracování nebyly možné. P ínos pro hodnocení systému jako celku je z ejmý: Fakturace nabízí další lánek logistického et zce a odráží další ást procesu ízení výroby, ímž dává systému UDS možnost nabídnout další p ínosné informace. Vlastní fakturace probíhá v n kolika krocích, které bychom mohli stru n charakterizovat jako • P íprava faktury • Kontrola faktury • Uzav ení a odeslání faktury
P íprava faktury Základní charakteristikou p ípravné fáze vystavení faktury (celkový popis ásti systému si ukážeme na faktu e, myslíme tím však i další druhy ú etních doklad , které je možné pomocí UDS zhotovit) je fakt, že ji provádí pracovník odbytu, který spravuje ur itou zakázku. V tomto kroku se ješt nedá mluvit o ú etním dokladu, vzniká jakási „pseudo-faktura“, která je jistým návrhem, by již ve formálním provedení faktury. Tisková podoba (která je nutná pro odeslání dokladu) je ozna ena jako návrh, nelze ji proto použít jako formální ú etní doklad. Manažer zakázky p i založení faktury definuje nejprve její hlavi ku, kde uvádí • Zakázku • Zp sob úhrady • Ú et
1
UDS Fakturace
reus s.r.o. schlott gruppe Ing. Jaroslav Halva
Obr. 0-1 Základní definice hlavi ky faktury
Systém podle p edchozí definice zakázky a podle znalosti kmenových dat zákazníka doplní n které další informace, jako je • P íjemce faktury a odb ratele (podle definice zakázky) • Platební podmínku (podle definice p íjemce faktury) • Data dokladu (podle data založení a platební podmínky)
Obr. 0-2 Dopln né informace ze znalostí systému
2
UDS Fakturace
reus s.r.o. schlott gruppe Ing. Jaroslav Halva
Tím, že systém p ispívá znalostí k dopln ní n kterých dat hlavi ky faktury, se práce p i zhotovení návrhu výrazn zrychluje a sou asn se eliminuje riziko chyby nap íklad chybným výpo tem data splatnosti atp. Po uložení hlavi ky m že uživatel pokra ovat definicí jednotlivých položek. Protože modul umož uje obecné vystavení dokladu, je možné položky zakládat ru n a kompletn ru n zpracovávat: • Zadáním názvu položky • Množstvím • Jednotkovou cenou • Výb rem p edm tu fakturace (sazba DPH) Ve v tšin p ípad ovšem systém nabízí nástroj pro automatické zakládání položek faktury podle definice výrobních proces zakázky. Z definovaných proces výroby je možné vybírat, je možné zvolit jeden až všechny definované výrobní procesy. (Tato ást slouží pro pozd jší zaú tování položky faktury do systému SAP.) P i automatickém zakládání položky faktury systém vyhledává v dodacích listech množství odeslaného zboží a automaticky navrhuje (p edepisuje) množství k fakturaci. Toto množství závisí na definici transportu, kde se uvádí, zda se definované množství fakturuje i nikoli. Zdrojem pro výpo et fakturovaného množství jsou odvezené palety, (záznamy v databázi) které jsou sou asn za azeny v transportu k fakturaci. Ostatní ásti systém ignoruje. Tímto zp sobem je zajišt na formální správnost vystaveného dokladu. Platí pravidlo, že p i zp tné kontrole musí být systém schopen dohledat odvezené množství a porovnat jej s fakturovaným, p i emž je p i automatickém zakládání doklad vždy zajišt na shoda.
Obr. 0-3 Automaticky založené položky faktury pro všechny expedované verze
P i založení záznam položky dokladu je možné provést formální úpravu nap íklad dopln ním n kterých informací k jednotlivým položkám, ale p edevším zadáním ceny.
3
UDS Fakturace
reus s.r.o. schlott gruppe Ing. Jaroslav Halva
Systém neur uje cenu kalkulovanou. (Manažerovi zakázky je cena vždy známa, protože vychází z dohody s klientem.) Pokud je doklad v p ípravné fázi, objevuje se v tabulkovém zobrazení bled modré podkreslení ádku. Jestliže je návrh dokon en, systém po uložení generuje e-mailovou zprávu s popisem, že došlo ke zpracování návrhu faktury, p ípadn je do mailu p iložen soubor p íloh, které uživatel k faktu e p idružil. Zpráva je odeslána podle nastavení do odd lení ú tárny a zajiš uje tak požadované work-flow.
Obr. 0-4 e-mailová zpráva
Kontrola faktury Pracovník ú tárny provádí kontrolu návrhu po formální stránce. Z definice takových doklad (návrh ) se zam uje na ty, na které upozor ují e-mailové zprávy podle identifika ního ísla. V databázi jsou tyto položky vždy podkresleny sv tle zelenou barvou. Tyto položky jsou de facto p edány ze strany manažera zakázky ke kontrole. Cílem kontroly je dodate n eliminovat n které nedostatky, ale p edevším doplnit právní p edpis od vodn ní v p ípad , že je fakturováno bez DPH. Kontrola se také zam uje dodate n nap íklad na správnou hodnotu kurzu m ny. (I p esto, že je stanovení kurzu ízeno po íta em.)
Uzav ení faktury Jestliže není ze strany ú tárny shledáno pochybení v návrhu faktury, je doklad uzav en. Tato operace spo ívá v ozna ení faktury jako uzav ené zaškrtnutím p íslušného polí ka. Od
4
UDS Fakturace
reus s.r.o. schlott gruppe Ing. Jaroslav Halva
tohoto okamžiku není zm na v hlavi ce a položkách faktury možná a doklad se uchovává ve stávající podob . V p ípad , že se p esto odhalí nedostatek, nebo uzav ení dokladu bylo provedeno p ed asn (omylem) m že administrátor doklad op t otev ít pro úpravy, jinak se zm na eší standardním zp sobem založením storna dokladu a vystavením nového. V p ípad , že nesrovnalost objeví zákazník (p íjemce faktury) musí být založen dobropis a doklad vystaven znovu.
5
