EINDRAPPORTAGE REALISATIE SOCIAAL CULTUREEL CENTRUM (SCC) DE STERRENTUIN
Leiderdorp, 6 september 2011
1.
Projectgegevens
Soort project
vastgoed project
Projectnummer
VEX IE 00365 en IE 0494 Ontwikkeling van Sociaal Cultureel Centrum op locatie voormalige school en Rabobank aan de Van Diepeningenlaan bij buurtwinkelcentrum Santhorst als pool van de as (promenade met torens Vesteda) Santhorst-Centrumplein.
Korte omschrijving project
Bestuurlijk opdrachtgever
Leo Maat
Ambtelijk opdrachtgever
Angelique Noordhuis
Ambtelijk opdrachtnemer
Ruurt Geskes ( onderdeel Centrumplan)
Huidige fase
Afronding/ afsluiting.
Projectmanager
Rob van de Loo
E-mail projectmanager Telefoon projectmanager
528
Huidige fase Status grondexploitatie
Vastgoedexploitatie kan worden afgesloten
Datum fasebeslisdocument
september 2011
Datum vorige fasebeslisdocument ambtelijk opdrachtgever Datum vorige fasebeslisdocument (agendapost) bestuurlijk opdrachtgever
Ledo-27/4.1/Fasebeslisdocument
maart 2011
-1-
september 2011
2.
Samenvatting resultaten
0. INLEIDING 1. PROJECTBESCHRIJVING − Aanleiding Toekomstvisie 2015 was aanleiding om Centrumplan te starten. Dit plan omvatte 14 deelprojecten waarvan er sprake is van het verbeteren van de verblijfsfunctie in het Centrum als ook het bijeen brengen van diverse verspreid in het Centrum liggende maatschappelijke functies. (bibliotheek, MOL, jongerenwerk, Sociaal cultureel werk. − Doelstelling Hoofddoelstelling van de toekomstvisie was de verblijfsfunctie van het Centrum te verbeteren. Santhorst en Centrumplein vormde de 2 polen van de as ( promenade waaraan 4 woontorens door Vesteda zijn gebouwd) en voorts diende er een aantal voorzieningen naar het centrum te worden gebracht. Muzenhof slopen en daar dan een woonzorgcomplex bouwen maar dientengevolge de bibliotheek met muziekonderwijs etc wel naar een sociaal cultureel centrum. Daarin bijvoorbeeld ook de Sjelterlocatie ( jongerenwerk) opnemen. − Resultaat − ontwikkeling en bouw van Sociaal Cultureel Centrum op locatie voormalige school en Rabobank (2006) − oplevering gebouw Sterrentuin met bovenliggende 26 woningen eind 2008, begin 2009 − De ook gerealiseerd commerciële ruimte op de begane grond zijn mooi maar helaas staan nog enkele ruimten ( nu 2 jaar na oplevering) leeg. Dat is met name jammer voor de gewenst aantrekkelijk horecafunctie op de hoek Van Diepeningenlaan/Laan van Berendrecht. −
Afbakening (scope) In het begin vage grenzen. Alleen de locatie was bekend. Niet duidelijk was nog welke activiteiten in het SCC zouden worden gehuisvest. Vanuit welzijnshoek is dat verder geconcretiseerd. Gaandeweg en gefaseerd geconcretiseerd in randvoorwaarden en selectiecriteria voor planontwikkeling. Besluitvorming raad 4 juli 2005: a. Akkoord met ruimtelijk en financieel kader conform PvE b. Uitvoeringskrediet incl voorbereiding van € 4.970.000,c. Verhogen exploitatiebudget voor SCC met € 205.000,- per jaar d. Historische kosten € 100.000,- en inrichtingskosten € 110.000,- eenmalig in begroting e. Selectie van risicodragende partij voor het geheel ( design en build) f. Streefplanning in relatie met wozoco oplevering eind 2007
−
Samenhang met andere projecten / programma’s / lijnactiviteiten Ontwikkeling Santhorst en bouw SCC maakt onderdeel uit van ontwikkeling Centrumplan ( 14 deelprojecten, later teruggebracht naar 3). Ook de bouw van 4 woontorens langs een te realiseren promenade is een onderdeel waarbij één woontoren nadrukkelijk een relatie heeft met dit project en vormt mede het (markt-) plein aan de Van Diepeningenlaan. Doordat functies uit wozoco
Ledo-27/4.1/Fasebeslisdocument
-2-
september 2011
−
−
( bibliotheek en muziekonderwijs) alsook Sjelter hier een plek moesten krijgen was er een soort domino-effect en hingen alle ontwikkelingen nauw aan elkaar. Randvoorwaarden Rekening houden met PvE voor diverse gebruikers SCC, maat en functies. Stedenbouwkundige randvoorwaarden conform rapport Jo Coenen 27 april 2004 ( maat en schaal en functie) Architectonische en bouwkundige randvoorwaarden. Leer- en verbeterpunten uit eerdere fasen. − Plannen zijn grondig gewijzigd tov eerste selectie. Rabobank besloot na selectie alsnog “mee te doen” waardoor locatie/ruimte/plan 2x zo groot werd ( maar wel bijzonder fraai en beter passend in de omgeving en hogere grondopbrengst). − Bij uitwerking plannen bleek dat onvoldoende met werkruimte rekening was gehouden ( alsnog extra bomenkap en irritatie omwonenden); Bovendien niet te handhaven strenge regels in bouwplaatsvergunning opgenomen waardoor bewoners irritatie ( bijv. over vroege start) − In bebouwde omgeving altijd eisen stellen aan geluid bij heien ( met omhulling om geluid te dempen) Veel problemen gehad met toezicht/handhaving. Geluidoverlast bouw. − Gedurende de bouwperiode vonden nog veel wisselingen plaats van huurders van het SCC, ook op initiatief gemeente ( Toverlei erin, MEC erbij, MOL eruit en later er toch weer in. ). − Huurders hadden veel inspraak gedurende de bouwfase en deze partijen kwamen gedurende het bouwproces herhaaldelijk met aanvullende eisen die tot meerkosten hebben geleid. − Besluitvorming , zeker qua meerkosten, niet altijd goed vastgelegd. − Bij ieder nieuwe fase ( bijv. van voorbereiding naar uitvoering) met nieuwe actoren (intern en extern) goed overleg en rollen van partijen/personen opnieuw definiëren/vastleggen. − Bij verkoop van woontoren was ontwerp van SCC nog niet bekend. Leverde uiteindelijk veel bezwaren op omdat men na koop alsnog gebouw probeerde verder weg te verschuiven (het park in). − Bij oplevering was beheer nog niet goed geregeld. Bedoeling was dat gebruikers/huurders dit onderling zouden regelen. Tijdens de bouw melden de huurders echter dat zij geen enkele verantwoordelijkheid voor het beheer wilden dragen. Beheer en verantwoordelijkheden moeten al voor de start van de aanbesteding worden geregeld. − Oplevering was ook uiterst geforceerd omdat bibliotheek er vervroegd in moest. Dat leidde tot zichtbaar veel gebruikersongemakken ( met name voor minder validen) en slechte recensies in de krant. − De vele wisselingen in het pand leidde bij de oplevering ook tot vele onpraktische zaken ( wijzigingen waren niet goed doordacht in consequenties op andere plekken). Zie tevens diverse rapportage/terugkoppelingen naar raad ( naast GIG ook brieven). Met name dat de onderscheiden beslismomenten/ rollen en verantwoordelijkheden onvoldoende waren vastgelegd zijn leerzaam en waren de basis voor de interne training “Projectmatig Realiseren”. Er zullen voortaan duidelijke fasebeslisdocumenten worden gemaakt die de overdracht en besluitvorming, ook ingeval van personele wisselingen
Ledo-27/4.1/Fasebeslisdocument
-3-
september 2011
binnen de organisatie helder maakt. Ook zal er regelmatiger overleg zijn tussen bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever en de projectleider en dienen de afspraken schriftelijk te worden vastgelegd. 2. PROJECTAANPAK − Aanpak van het project Kaders waren heel globaal vanuit toekomstvisie 2015, (2001) Deze zijn nader uitgewerkt door Jo Coenen in masterplan Centrumplan dat door raad in 2002 werd vastgesteld. Het accent lag daarbij op de besluitvorming over de bouw van 4 woontorens op de toenmalig aanwezige verkeersweg Laan van Ouderzorg. Medio 2004 zijn de stedenbouwkundige randvoorwaarden (rapport Jo Coenen 27 april 2004) door raad de raad vastgesteld. Medio 2005 heeft de raad ingestemd met het PvE, budget voor de bouw SCC en start selectie- en aanbestedingstraject Na besluitvorming definitief ontwerp, begin 2006, kon met herinrichtingsplan worden gestart zodat bouwterrein ( tot dan tijdelijke pp voor winkels) vrij kwam. − Fasering van het project Het gehele complex is in een keer gebouwd. Oplevering vanwege spoedige openstelling bibliotheek wel enigszins gefaseerd, mede vanwege tegenslagen in de bouw ( wateroverlast, constructiefouten). 3. BEHEERSASPECTEN • Kwaliteit Geef inzicht in de gerealiseerde kwaliteit versus de geplande kwaliteit van de resultaten (afwijkingen) en de doelstelling voor de volgende fase. • Er staat een prachtig vormgegeven gebouw dat uitstekend past in de omgeving en waar de gebruikers zeer tevreden over zijn. Een verrijking voor de omgeving. Zeker met het groen dak. • De gebruikers hebben te veel inspraak gehad bij de indeling van het gebouw en bij de inrichting van de binnenruimten waardoor bij het ontwerp te weinig rekening is gehouden met het beheer en de exploitatie. • Er zijn meer m2 voor het SCC gerealiseerd dan volgens het PvE werd vereist en dat komt door het atrium. Een duidelijk meerwaarde voor het geheel , zeker nu het ook nog verwarmd is. ( de perikelen rondom de brandveiligheid zijn opgelost). • Alle klachten nav oplevering zijn verholpen. • Ook de bovenliggende 26 woningen passen goed in het geheel en hebben allemaal een parkeerplaats in de half verdiepte parkeergarage. Er zijn voldoende parkeerplaatsen ( ook in de omgeving). • Commerciële ruimten zijn helaas nog niet helemaal verhuurd ( rekening en risico eigenaar / beheerder Real Estate een dochteronderneming bv van Van der Vorm). Dit is grotendeels te wijten aan het inzakken van de economie. Veel pogingen om horeca op de hoek Van Diepeningenlaan/Laan van Berendrecht te krijgen zijn tot op heden gestrand. • Marktkooplieden en winkeliers tevreden.
Ledo-27/4.1/Fasebeslisdocument
-4-
september 2011
•
Geld Geef inzicht in de gemaakte kosten versus de begrote kosten voor deze fase van het project, inclusief tussentijds gemaakte wijzigingen. Geeft inzicht in de te maken kosten versus de begrote kosten voor de volgende fase van het project. Betrek de dekking van het project in de beschouwing (krediet/inkomsten). raadsbesluit 5 juli 2005: krediet van 4.970.000,- ( waarvan 375.000,- voor inrichting) raadsbesluit 6 februari 2006: Akkoord met selectie plan Van der Vorm toevoegen MEC aan PvE SCC en restkrediet van 395.000,- toevoegen aan krediet SCC Raadsbesluit duurzame maatregelen 37.000,Totale krediet dus ruim € 5.400.000,Het uiteindelijk resultaat is dat er een overschot is van € 138.000,De eerlijkheid gebied te melden dat wij binnen dit budget zijn gebleven om reden dat er een ruim budget onvoorzien was, nl. € 860.000,-. Deze ruime post onvoorzien was het resultaat van een zeer gunstige aanbesteding ( lees hoog grondbod in combinatie met de bouw van SCC) door Van de Vorm wat € 425.000,- hoger was dan verwacht. Deze post onvoorzien is grotendeels benut om de vele tegenvallers en wijzigingen in het plan (en daardoor meerkosten) te verwerken. Hierover is reeds via de gig verantwoording afgelegd en ook hebben wij de raad schriftelijk geïnformeerd over de vele kinderziekten / probleempunten bij de oplevering. Voorjaar 2010 bij de laatste rapportage hebt u verzocht nog 2 aandachtpunten te honoreren, te weten een (brand-) veilig multifunctioneel gebruik van het atrium zoals het ooit gepresenteerd was in de schetsplannen alsmede de daarvoor benodigde verwarming in het atrium. T.o.v. het krediet per 1 januari 2010 kon bij de GIG 2011 reeds gemeld worden dat het krediet per 1-1-2011 kan worden bijgesteld met een t.o.v. 1-1-2010 gemeten positief resultaat van €121.164,-. Het resterende krediet voor afronding van het project komt hiermee op € 50.000,-. Thans kunnen wij de finale afronding maken en blijkt dat van deze € 50.000,- ca. 33.000,- nodig was. Het restant krediet ( ca 17.000,-) wordt niet meer gebruikt en kan derhalve worden afgesloten. Het bedrag van €33.000,- bestaat uit: o een boekwaarde (01-01-11 t/m 24-08-11) van € 18.561,o Er dient nog een laatste betaling aan Vorm ( ad € 5271,- plaats te vinden nadat de elektra conform afspraak door de bouwer is aangepast en aan alle NEN normen voldoet. Er wordt een inpandige bewegwijzering aangebracht voor een bedrag van € 2.135. Tot slot is onlangs opdracht gegeven voor een bedrag van € 3.785,- om de akoestiek in een ruimte te verbeteren ( mulitifuctioneler gebruik). Het totaal bedrag van € 11.191,- wordt als nazorgbudget overgeboekt naar Gemeentewerken. o Uren projectafronding en overdracht: ca € 3250,-
Ledo-27/4.1/Fasebeslisdocument
-5-
september 2011
•
Tijd Geef inzicht in de gerealiseerde planning versus de oorspronkelijke planning van deze fase van het project. Geeft inzicht in de te realiseren planning versus de oorspronkelijke planning van de volgende fase van het project. De uitvoering van plannen voor het SCC waren sterk gekoppeld aan de plannen voor het wozoco De Ommedijk, met als voornaamste koppeling dat de bibliotheek tijdig moest kunnen verhuizen naar het SCC. Bij de planvorming is vertraging opgelopen vanwege bezwaren van omwonenden tegen het SCC. De oplevering van het SCC is uiteindelijk ongeveer ½ jaar later dan gepland (november 2008 ipv juni 2008), waarbij dit grotendeels te wijten was aan de bouwer en voor enkele weken aan de gemeente. De bibliotheek is tijdens de verbouwing enkele weken gesloten geweest maar er zijn geen concrete schades opgelopen. De enigszins geforceerde opening van de bibliotheek in november 2008 heeft wel tot irritatie geleid omdat de rest van het SCC nog niet gereed was en er nog ( vele) kinderziekten waren.
•
Organisatie Geef inzicht in de consequenties van de afsluiting van deze fase voor de projectorganisatie. Geef inzicht in de projectorganisatie voor de volgende fase van het project. In het voorjaar 2009 is het beheer van het gebouw reeds grotendeels overgedragen aan de beheerder accommodatie van GWe en is duidelijk vastgelegd wat nog tot de taak / verantwoordelijkheid behoorde van de projectleider. exploitatie In 2009 zijn huurovereenkomsten met de huurders van de vaste ruimten afgesloten met een looptijd van 10 kalenderjaren. De multifunctionele ruimten worden per dagdeel per jaar verhuurd. Met deze huurders is een huurovereenkomst met de looptijd van één kalenderjaar. De huidige huren zijn gebaseerd op kostendekkendheid. Hoewel de multifunctionele lokalen redelijk zijn bezet, onderzoeken we de mogelijkheid om deze ook op basis van een marktcomform tarief per uur te verhuren. beheer De gemeente verzorgt het huurderonderhoud, beveiliging en schoonmaak. De kosten hiervan worden doorberekend in de servicekosten. Stichting Sociaal Cultureel Werk verzorgt huismeestertaken naar volle tevredenheid van huurders en gemeente. In een eerder stadium waren de huismeestertaken uitbesteed aan een beveiligingsbedrijf. Deze bleek echter niet in staat om hier een goede invulling aan te geven.
6. RISICO’S Geeft inzicht in de risico’s en optimalisatiemogelijkheden binnen het project en de wijze waarop deze worden beheerst. Er is nog een aandachtpunt en een discussiepunt te melden: − Het aandachtpunt betreft de abusievelijk fout ingetekende containerruimte van De Sterrentuin die volgens notariële acte bij de VVE appartementen zou horen. Hiervoor dient nog een gebruiksovereenkomst te worden gesloten.
Ledo-27/4.1/Fasebeslisdocument
-6-
september 2011
−
Het discussiepunt betreft de ontevredenheid bij bewoners boven het SCC over de realisatie van het terras in plaats van de beoogde hellingbaan. Dit zou een gemeenschappelijk onderdeel zijn van alle VVE’s gezamenlijk. De VVE van bovenliggende appartementen claimt dat de bouwer daarmee minder kosten heeft gehad en men wil het voordeel afrekenen. Volgens advies SAOZ hebben zij geen schade geleden door deze wijziging. Men kan naar de rechter gaan om dit trachten af te dwingen maar begin januari 2011 meldde men naar de ombudsman te gaan. Inmiddels hebben wij de ombudsman alle benodigde informatie gegeven. Dat loopt dus nog. Wij wachten af. Gelet op het SAOZ advies lijkt het niet waarschijnlijk dat daaruit nog kosten voor de gemeente uit voortvloeien.
Ledo-27/4.1/Fasebeslisdocument
-7-
september 2011
3. 1.
Gevraagde beslissingen ambtelijk / bestuurlijk opdrachtgever Beslissing ter afsluiting van een fase en een nieuwe fase te starten Akkoord met afronding project en in te stemmen met positieve resultaat van € 17.000,Voorstel is de raad deze rapportage ter kennisgeving voor te leggen en het krediet af te sluiten.
Toelichting bij: 1. Beslissing ter afsluiting van een fase (terugblik) en het starten van een nieuwe fase (vooruitblik) Resultaten fase Verzoek om de afgesproken resultaten voor deze fase goed te keuren (decharge). Geef aan wat de afwijkingen ten opzichte van het projectplan en het vorige besluit zijn.. Dit voorjaar werd nog verwacht dat er aan elektra van gemeenteweg extra kosten zouden komen. Die komen nog voor rekening bouwer. Tevens is deal gesloten met bouwer over restant bedrag. Alles bij elkaar gunstig voor de gemeente. In kader GIG kan het eindresultaat worden gemeld met het voorstel om conform staand beleid het (positieve) eindresultaat te bestemmen voor reserve. Projectresultaat
Geef inzicht in de (beoogde) consequenties van de afsluiting van deze fase en de uitgangspunten voor de komende fase voor het projectresultaat en de afbakening (scope) van het project. Na overdracht en nazorgfase is het nu louter een beheersfase met Gwe /beheer als verantwoordelijke afdeling. Met GWe ( Jurjen Teuben) is vastgelegd wat nog tlv restantbudget wordt gedaan ( overhevelen) en dat daarmee de overdracht “beklonken” is. Ondertekenen met een overdrachtdocument.
Geef bij de gevraagde beslissingen weer welke activiteiten worden ondernomen om deze beslissing daadwerkelijk tot uitvoering te brengen.
Ledo-27/4.1/Fasebeslisdocument
-8-
september 2011
4.
Traject na goedkeuring beslisdocument Geef kort weer hoe het besluitvormingsproces er, na deze beslissing door de ambtelijk opdrachtgever, uitziet. Neem hierbij als uitgangspunt de gekozen fasering en beslismomenten in de aanpak van het project. Ga hierbij specifiek in op de zonodig vereiste besluitvorming door de bestuurlijk opdrachtgever, het college en de raad. Gelet op tussenberichten naar raad en toezegging eind 2010 om nog eindrapportage aan raad voor te leggen komt keuze om nog raadsvoorstel te maken of deze eindrapportage ter kennisgeving aan de raad te zenden. Om reden dat er feitelijk geen beslissingen van de raad meer worden verwacht kan m.i. volstaan worden met het laatste. De raad/presidium kan kiezen om deze rapportage op de agenda van de raad te plaatsen. In kader GIG kan dit resultaat worden gemeld en verwerkt in de voortgangsrapportage najaar 2011.
Handtekening opdrachtgever
Handtekening opdrachtnemer Handtekening (gedelegeerd) opdrachtnemer (projectleider)
Angelique Noordhuis
Ruurt Geskes
Rob van de Loo
Auteur: Rob van de Loo
Ledo-27/4.1/Fasebeslisdocument
-9-
september 2011
