EINDPRODUKT VERVOERMANAGEMENT BIJ ZIEKENHUIZEN
INHOUDSOPGAVE
1
INLEIDING 1.1 Doelstelling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.2 Aanpak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.3 Indeling rapportage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
2
KARAKTERISTIEK VAN DE SECTOR 2.1 De doelgroep afgebakend . . . . . . . . , . . . . . . . . . . . . . 2.2 Spreiding en capaciteit ziekenhuizen . . . . . . . . . . . . . . 2.3 Kwalitatieve gegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4 Omvang van de mobiliteit . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3
5
4
5
ERVARINGEN MET PILOT-PROJECTEN 3.1 Rijnstate Ziekenhuis . . . . . . . . . . . . , . . . . . . . . . . . . 7 3.2 Ziekenhuizen in het Noorden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3.3 Zorginstellingen in de Rijn- en Bollenstreek . . . . . . . . . . 8 3.4 St Elisabeth Ziekenhuis . . . . . . . . . . . . . . , . . . . . . 9 3.5 Antonius ziekenhuis en Oudenrijn Ziekenhuis , . . . . 10 3.6 Dijkzigt Rotterdam . . . . . . . . . . . , . . . . . . . . . 11
.
. .
. .
4
2 2
. .
. . .
LEERPUNTEN 4.1 Checklist . . . . . . . . . . . , . . . . . . 4.2 Leerpunten . . . . . . . . . . . . . , . . ACTIVITEITEN IN 1996
. . ............ . . ........ , . ...
14 14
. ..... . ... ..... . .. . .. . . . . ..
16
BIJLAGE 1
SAMENSTELLING WERKGROEP
BIJLAGE 2
CHECKLIST INFORMATIEVERZAMELING
,,
....................,. ,,.
Ministerie van Verkeer en Waterstaat inforniatie en Documentatie Postbus 20901 2500 EX Den Haag Tel, 070-3517086 / Fax. 070-3516430
1
INLEIDING
1.1
Doelstelling
In dit eindrapport wordt verslag gedaan van de werkgroep vervoermanagement bij ziekenhuizen (zie bijlage 1). In 1995 heeft de werkgroep initiatieven opgezet en uitgevoerd om t o t een doelgroepgerichte benadering t e komen. Het leidend principe is "leren door concrete ervaringen uit de praktijk". Daarvan afgeleid zijn de doelstellingen van de werkgroep als volgt geconcretiseerd: b
Het opzetten van pilotprojecten met betrekking tot vervoermanagement bij ziekenhuizen en leren van de ervaringen met deze projecten.
b
Het vertalen van de ervaringen in leerpunten bij het benaderen van ziekenhuizen.
w
Het beoordelen van de mogelijkheden en beperkingen om de ziekenhuissector als geheel te benaderen.
1.2
Aanpak
Het project is als volgt vorm en inhoud gegeven.
Op initiatief van Petra Delsing van de directie IP is een werkgroep ingesteld met een aantal medewerkers van de regionale directies en AVV.
Op basis van literatuurgegevens is de sector verkend en zijn mobiliteitsaspecten in kaart gebracht. Door de regionale medewerkers zijn bij zes ziekenhuizen pilotprojecten opgezet. De werkgroep heeft leerpunten met betrekking t o t de aanpak geformuleerd. Deze leerpunten konden op basis van het uitwisselen van ervaringen worden verwoord. Op basis van de leerpunten is door AVV een checklist ontwikkeld waarmee in de toekomst de benadering van ziekenhuizen kan worden ondersteund. Op basis van de ontwikkelingen tijdens het project zijn de mogelijkheden voor een branche-brede aanpak voor 1996 onderzocht en zijn acties daartoe in gang gezet.
VM BIJ ZIEKENHUIZEN
1
FEBRUARI 1996
1.3
Indeling rapportage
In hoofdstuk 2 wordt de sector ziekenhuizen in hoofdlijnen beschreven. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de pilotprojecten vanuit de optiek van de regionale medewerkers vervoermanagement. In hoofdstuk 4 worden de leerpunten weergegeven aan de hand van de door A W ontwikkelde checklist voor de benadering van ziekenhuizen. Tenslotte worden de activiteiten voor 1996 geschetst. 2
KARAKTERISTIEK VAN DE SECTOR
2.1
De doelgroep afgebakend
Binnen de gezondheidszorg vormen de ziekenhuizen een onderdeel van de intramurale ( = ‘binnen muren’) instellingen. Deze instellingen kunnen worden onderscheiden naar een aantal categorieën, namelijk: - ziekenhuis; - psychiatrisch ziekenhuis; - inrichting voor verstandelijk gehandicapten; - inrichting voor zintuiglijk-geha ndicapten; - verpleeghuis; - medisch kindertehuis; - medisch kleuterdagverblijf. Voor de doelgroepbenadering voor vervoermanagement is vanuit pragmatische overwegingen gekozen voor ziekenhuizen. Binnen deze doelgroep vallen algemene, academische en categorale ziekenhuizen. (Categorale ziekenhuizen zijn bestemd voor een bepaalde categorie patiënten zoals een kinderziekenhuis ‘of brandwondencentrum. 1 De werkgroep heeft gekozen voor deze doelgroep op basis van de volgende overwegingen: Het mobiliteitspatroon: ziekenhuizen genereren in verhouding tot de overige doelgroepen meer mobiliteit, met name door poliklinische behandelingen en bezoekers; Problemen: er werd verondersteld dat zich langzaam maar zeker bereikbaarheidsproblemen bij ziekenhuizen gaan voor doen. Koepelorganisaties: ziekenhuizen hebben specifieke koepels en communicatiekanalen waarmee een branchebrede aanpak kansrijk kan zijn.
Spreiding en capaciteit Ziekenhuizen De verdeling van het aantal ziekenhuizen per provincie komt ruwweg overeen met de verdeling van het aantal bedden ( = de capaciteit van een ziekenhuis). Bij de berekening van het aantal toegestane bedden voor de algemene, academische en categorale ziekenhuizen wordt door het NZi
VM BIJ ZIEKENHUIZEN
2
FEBRUARI 1996
een norm gehanteerd van maximaal 3,4 bedden per 1000 inwoners. leder ziekenhuis bepaalt zelf welk aantal bedden gereserveerd wordt voor de dagverpleging (dit betekent een opname die wel een bed maar geen overnachting vergt). In onderstaande tabel wordt duidelijk wat de totaalaantallen zijn van het aantal bedden per provincie. In het licht van de mobiliteitsproblematiek is het beddental relevant als indicator voor de verplaatsingen die samenhangen met ziekenhuisbezoek.
GRONINGEN FRIESLAND DRENTHE OVERIJSSEL GELDERLAND UTRECHT NOORD-HOLLAND ZUID-HOLLAND ZEELAND NOORD-BRABANT LIMBURG FLEVOLAND
2798 2297 1315 4396 7055 4604 11552 13182 1278 8551 489 1 618
6 7 4
9 16 14 17
27 32 4 22 10 2 153
Polikliniekbezoek
Het totaal aantal polikliniekbezoeken voor algemene en academische ziekenhuizen te zamen bedraagt maar liefst 22 miljoen per jaar en er is sprake van groei. In de afgelopen tien jaar is het polikliniekbezoek bij algemene met 8 % en bij academische ziekenhuizen met bijna 25% gestegen. Personeelssterkte De personeelssterkte van algemene ziekenhuizen bedraagt circa 100.000 werknemers. Bij de acht academische ziekenhuizen zijn 28.000 personen in vaste dienst. De verdeling tussen full-timers en part-timers bij ziekenhuizen is ongeveer fifty-fifty. Part-timers werken gemiddeld 24 uur per week. Van de werknemers bij ziekenhuizen is tussen de 75% en 80% vrouw.
VM BIJ ZIEKENHUIZEN
3
FEBRUARI 1996
2.3
Kwalitatieve gegevens
Ziekenhuizen hebben de afgelopen jaren met veel veranderingen te maken gehad die samenhangen met: - het verzekeringswezen; - de financiering; - de wet- en regelgeving. schaalvergrotingen in de vorm van fusies, samenwerkingsverbanden en onderlinge netwerken vinden plaats. Ook is er sprake van verdere profilering van functies, aandacht voor strategisch beleid en toenemende flexibiliteit op organisatorisch terrein. Er wordt meer overgelaten aan de marktwerking tussen de aanbieders van zorg, de verzekeraar en gebruikers. Het is duidelijk dat ziekenhuizen meer met elkaar concurreren en zich nadrukkelijker naar de 'klant' profileren. Dit blijkt uit:
- 'hotels' voor bezoekers; - benadrukken van specialiteiten; - verhoging van service-niveau in kamers, catering, etc; - nieuwe medische technieken uitbuiten; - Ronald MacDonaldhuizen; - meewerken aan tv-programma's als vorm van reclame. Dit heeft t o t gevolg dat het steeds minder vanzelfsprekend wordt dat een patiënt kiest voor het dichtstbijzijnde ziekenhuis. Dit leidt tot een opwaartse druk op de mobiliteit.
Organisatie en personeel De NZf (Nederlandse Zorgfederatie) is de koepel van werkgevers in de intramurale zorg. De NZf bestaat uit een viertal verenigingen waarvan de NVZ (Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen) de belangen van de algemene ziekenhuizen vertegenwoordigt. Ook het NZi (Nationaal Ziekenhuis Instituut) is een relevante organisatie en richt zich op het management van instellingen in de zorgsector. Het personeel van algemene ziekenhuizen valt onder de CAO die de NZf afsluit voor de gehele intramurale zorgsector. Met 258.000 is dat de op één na grootste CAO van Nederland. De NZf speelt geen rol in de CAO van de academische ziekenhuizen. De totstandkoming van de arbeidsvoorwaarden voor personeel in de ziekenhuissector is dus tamelijk complex door de organisatiestructuur van de sector en door het groot aantal betrokken actoren.
VM BIJ ZIEKENHUIZEN
4
FEBRUARI 1996
2.4
Omvang van de mobiliteit
Over de omvang van de mobiliteit die door ziekenhuizen wordt gegenereerd is momenteel weinig bekend. Gebaseerd op de eerder beschreven gegevens maken we enkele aannames. De schattingen gaan uit van de mobiliteit die wordt gegenereerd door: b personeel; bezoekers (van opgenomen patiënten); b dagverpleging & polikliniekbezoeken.
Voor elke categorie wordt een formule gedefinieerd en een berekening van het aantal (geschatte) personenkilometers gemaakt. Personeel De omrekeningsformule voor mobiliteit van personeel is opgebouwd uit drie variabelen: 1. aantal werkzame personen; 2. gemiddeld aantal kilometers per dag (gesteld op 20 km oftewel een woon-werkafstand van gemiddeld 1O km); 3. aantal werkdagen (200 voor full-timers en 120 voor parttimers - uit de literatuur blijkt dat deze laatsten gemiddeld 24 uur oer week werken -1.
Parttime 65.000 x 20 x 120 =
156 mln km
Fulltime 65.000 x 20 x 200 =
260 mln k m
TOTAAL
416 mln k m personenkilometers
Bezoekers De omrekeningsformule voor de mobiliteit die gegenereerd wordt door bezoekers is opgebouwd uit de volgende variabelen: 1. het totaal aantal bedden (62.500); 2, de bezettingsgraad van de bedden (75%); 3. het aantal bezoekers per bezet bed (twee bezoekers per patiënt per dag; 4. gemiddeld aantal kilometers per dag (ligt bij academische ziekenhuizen hoger dan bij algemene en wordt gemiddeld gesteld op 25 km); 5. aantal bezoekdagen (gesteld op 360).
VM BIJ ZIEKENHUIZEN
5
FEBRUARI 1996
Het geraamde aantal bezoekerskilometers per jaar is:
845 mln personenkilometers
62500 x 3/4 x 2 x 2 5 x 360 =
De mobiliteit van bezoekers is dus meer dan het dubbele van het personeel van ziekenhuizen. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de aannames conservatief zijn. De afstand die bezoekers afleggen is gesteld op 25 km totaal, heen en terug. In de praktijk.za1 dat aantal, zeker bij streekziekenhuizen, veel hoger liggen. Het aantal bezoekers van twee per dag per patiënt betekent bij twee bezoekuren gemiddeld één bezoeker per bezoekuur. Dagverpleging & polikliniekbezoeken Het aantal polikliniekbezoeken en dagverplegingen is zeer groot. De mobiliteit die daarmee samenhangt blijkt uit de formule die is samengesteld uit de volgende variabelen: 1. 2. 3. 4.
aantal poliklinische bezoeken per jaar (22.000.000); aantal dagverplegingen per jaar (450.000); patiënt plus bezoeker (begeleider (1,9 bezoek per dag); gemiddeld aantal kilometers per bezoek (gesteld op 25 km).
II
II
(22.000.000
+ 450.000)
x 1,9 x 25 =
1.O7 mld & 1 mld perS.km
Totale mobiliteit
Het aantal totaal gegenereerde reizigerskilometers door ziekenhuizen wordt op basis van het voorafgaande conservatief geraamd op 2,3 miljard personenkilometers per jaar. Nogmaals wordt opgemerkt dat de gemiddelde verplaatsingsafstanden (heen en terug) met 20 kilometer voor personeel en 25 k m voor bezoekers sober zijn geraamd. Duidelijk is dat patienten en hun bezoekers verantwoordelijk zijn voor een veelvoud van de door personeel (woon-werk) gegenereerde mobiliteit. Als we uitgaan van de " kerncijfers mobiliteit 1 994" bedraagt het aandeel; van door ziekenhuizen gegenereerde personenmobiliteit 1,3% van de totale personenmobiliteit in Nederland. Hierbij wordt opgemerkt dat ziekenhuizen ook een omvangrijke goederenstroom genereren. Hiervan zijn geen cijfers bekend, maar aangenomen wordt dat de aan- en afvoer van goederen een belangrijk effect heeft op de verkeersafwikkeling in de omgeving van een ziekenhuis
6
FEBRUARI 1996
3
ERVARINGEN MET PILOTPROJECTEN
3.1
RWS Oost: Rijnstate ziekenhuis
In eerste instantie was de aanleiding tot dit project de verhuizing van drie ziekenhuizen op verschillende lokaties naar één (grote) locatie. De aanpak zou als volgt zijn: - O-meting; - aanbevelingen; - RVCC deelname; - bezoekersstromen. Het centrale doel was het onnodige autogebruik bij de bezoekersstromen terug te dringen en vcc-activiteiten t e stimuleren. In de praktijk echter vond er wel een heroriëntatie van de vervoerstromen plaats, maar werd niet de juiste locatie gekozen. De gekozen locatie heeft een dunne OVlijn, het was een merkwaardig besluit. Waarschijnlijk heeft de invloed van de specialisten in de besluitvorming hierbij een rol gespeeld.
Naast RWS-Oost en Rijnstate zijn de volgende instanties betrokken bij het project: de vervoerregio; de werkgroep VRAM; SIP / VCC(R); de gemeent e Arnhem; de provincie en de vervoeraanbieders. Tot nu toe zijn alle reiskosten van het personeel ingetrokken en iedereen krijgt een persoonlijk reisadvies. Verder is er bepaald wie wel en wie geen parkeerplaats à 25,- per maand krijgt. Dit zijn er 285 van de f 1200 employées. Recent heeft het Rijnstate ziekenhuis initiatieven ondernomen om een collectief aanvullend vervoersysteem voor polikliniek patiënten op te zetten. Een aanbieder van vervoer heeft hiervoor een offerte gehonoreerd gekregen. Daarbij ontstonden enige problemen rond de tariefstelling c q kaartsoort met het ministerie van Verkeer en Waterstaat. De basisveronderstellingen met betrekking t o t het succes van het project zijn gedeeltelijk uitgekomen. De keuze van de nieuwe locatie is verre van optimaal. Gegeven deze keuze was het feit dat er een nieuwe huisvesting moest worden geregeld een goede gelegenheid om vervoermanagement onder de aandacht te brengen. Verder speelde de houding van de directeur van Rijnstate een belangrijke rol in het project. Met name met het collectief aanvullend patiënten vervoer zag de directeur mogelijkheden om de servicegraad aan de patiënten t e verhogen en mede hierdoor het innovatief imago van het ziekenhuis inhoud te geven.
VM BIJ ZIEKENHUIZEN
7
FEBRUARI 1996
3.2
Ziekenhuizen in het Noorden
Binnen RWS Noord-Nederland is een eenvoudige en doeltreffende methode beschikbaar om bedrijven te benaderen. Tevens was er een bewezen goede methode voor het stimuleren van carpoolen ontwikkeld. Vanuit de werkgroep scholen en ziekenhuizen heeft RWS Noord het initiatief genomen om de vijftien ziekenhuizen in het Noorden te benaderen. De ziekenhuizen worden via een brief in kennis gesteld van de mogelijkheid om met RWS-Noord een oriënterend gesprek t e voeren. Vervolgens zijn de ziekenhuizen kort daarna telefonisch benaderd. Het is opvallend dat met twaalf ziekenhuizen een afspraak tot stand kwam. De gesprekken vonden plaats met uiteenlopende functionarissen. Meestal betrof het hoofden van facilitaire- of hoteldiensten. In de gesprekken wordt aan de hand van een checklist op snelle en directe wijze een analyse van de vervoersituatie gemaakt. Het bleek dat er zich vrijwel geen parkeerproblemen voordeden. De alternatieven op openbaar vervoergebied waren ontoereikend, zodat carpoolen in vrijwel elk ziekenhuis als reëel alternatief overbleef. Met acht ziekenhuizen zijn afspraken gemaakt om het carpoolen t e stimuleren. Van de twaalf benaderde ziekenhuizen zijn er eind december 1995 daadwerkelijk vier gestart (Assen, Hoogeveen, Meppel en Sneek). Stadskanaal en Winschoten hadden al moeten starten. Van de rest is het onduidelijk wanneer en of ze nog wel mee doen. Bij deze ziekenhuizen heeft RWS een totaalpakket carpoolen aangeboden. Het gaat hierbij om' enquêtes, artikelen voor het personeelsblad en posters. Tevens is de inschrijving in een carpoolregister gefaciliteerd. De verwachtingen van het project zijn uitgekomen. Een eenvoudige en simpele benadering van vervoersproblemen werkt goed. Het aantal positieve reacties van de ziekenhuizen naar aanleiding van de eerste brief was zelfs meer dan verwacht.
3.3
Zorginstellingen in de Rijn -en Bollenstreek
De regio Rijn- en Bollenstreek wordt onder andere gekenmerkt door een groot aantal medische instellingen van allerlei aard. Op initiatief van Rijkswaterstaat, directie Zuid Holland en van de stichting Rijnland Mobiel is december 1995 een bijeenkomst georganiseerd voor 15 instellingen, die alle typen ziekenhuizen vertegenwoordigen en die verspreid over de regio gevestigd zijn.
VM BIJ ZIEKENHUIZEN
8
FEBRUARI 1996
Tijdens deze bijeenkomst is informatie verstrekt over vervoermanagement in het algemeen, de mogelijke oplossingen en zijn alle wensen en klachten geïnventariseerd. Op een enkele uitzondering na zal de stichting Rijnland Mobiel met alle vertegenwoordigende instellingen afspraken maken om de individuele wensen, plannen en behoeften op het gebied van vervoermanagement te concretiseren en waar mogelijk t e implementeren. De instellingen, die niet voor de bijeenkomst uitgenodigd waren, zullen alsnog individueel benaderd worden.
In de Rijn- en Bollenstreek is gebleken dat de problematiek up het gebied van verkeer- en vervoer steeds nijpender wordt en dat de interesse bij het management van de medische instellingen om via vervoermanagement een poging t e wagen om het hoofd t e bieden aan deze problematiek groot is.
3.4
RWS Noord-Brabant: St Elisabeth Ziekenhuis
De aanleiding van het contact tussen RWS en het ziekenhuis in september 1994, is het vervoerplan (1994) van het St Elisabeth Ziekenhuis dat zich voornamelijk richt op personeel met kantooruren. In een aantal gesprekken tussen RWS en de heer Manders (PZ), kwam de vraag aan de orde of gestart kan worden met een volgende fase, namelijk een aanpak voor personeel met onregelmatige diensten. Uit de groep personeel met onregelmatige diensten wordt een doelgroep geselecteerd; er wordt niet gekozen voor één vervoersalternatief, in principe wordt gekeken naar alle alternatieven. Vervolgens wordt getracht een vooronderzoek te starten. Het vooronderzoek richt zich op de eisen die gesteld moeten worden aan oplossingen voor alternatieve vervoerwijzen voor ziekenhuispersoneel met onregelmatige diensten; zijn er oplossingen die aan deze eisen voldoen? Op basis van het vooronderzoek wordt een beslissing genomen over een eventueel vervolg. Vervolg kan zijn implementatie van een kansrijke oplossing, een haalbaarheidsonderzoek, het opstellen van een (deel)vervoerpian, e.d. Twee externe bureau's hebben geoffreerd voor het vooronderzoek. De opzet is gericht op het betrekken van het personeel bij het analyseren van het probleem en het zoeken van oplossingen. De offertes worden in eerste instantie beide niet acceptabel gevonden. Het management heeft twijfels bij de voorgestelde aanpak. Enerzijds spelen de kosten een rol en anderzijds is men onzeker of men de oplossingen van het personeel kan honoreren.
VM BIJ ZIEKENHUIZEN
9
FEBRUARI 1996
In februari vond er een gesprek plaats tussen het ziekenhuis, RWS en het bureau dat de voorkeur genoot. Daarin zijn de aarzelingen van het management overwonnen. De door het bureau voorgestelde aanpak is als volgt: - indeling doelgroep; - inventariseren situatie doelgroep en verkenning oplossingsrichtingen; - selectie deelnemers aan brainstormsessies met personeel; - rapportage. RWS betaalt het vooronderzoek en het ziekenhuis de implementatie. Het proces kost RWS en het ziekenhuis relatief veel tijd. Positieve effecten van acties uit vervoerplan fase 1 (personeel met kantooruren) versterkten het vertrouwen. De rol van RWS als 'kritische deskundige' is voor het management een belangrijke conditie om het project te starten. Het onderzoek is uiteindelijk uitgevoerd conform de voorgestelde aanpak. De belangrijkste resultaten zijn:
hier een stukje uit nachtzusters op de fiets
De resultaten zijn vastgelegd in het rapport "Nachtzusters op de fiets".
3.5
Antonius Ziekenhuis en het Oudenrijn Ziekenhuis te Utrecht
AI geruime tijd zijn er contacten met het Antonius ziekenhuis (Nieuwegein) op het gebied van carpool matching, omdat zij hemelsbreed 100 m van het RWS-gebouw verwijderd zijn. Uit die contacten, die liepen via onze eigen vervoerscoördinator en een medewerker van de afdeling P&O van het ziekenhuis, zijn enkele succesvolle pools ontstaan. Via het hoofd P&O heeft RWS-collega Prak weleens geprobeerd het ziekenhuis te bewegen tot een bredere aanpak. Op zich werd hier wel enthousiast op gereageerd, doch werd er de voorkeur aan gegeven om mee te doen wanneer alle bedrijven in Nieuwegein-centrum benaderd zouden worden. Geheel toevallig hoorden wij dat de civiele dienst van het Antonius samen met het Oudenrijn ziekenhuis een onderzoek had laten uitvoeren naar de herkomst van parkeerders. In Nieuwegein wordt namelijk overwogen om betaald parkeren in te voeren en het Antonius vreest hierdoor een geweldige parkeeroverlast. Het Oudenrijn heeft al geruime tijd parkeerproblemen, omdat ze een klein eigen terrein hebben en midden in een woonwijk gevestigd zijn.
........................I.
Ministerie van Verkeer en Waterstaat Informatie en Documentatie Postbus 20901 2503 EX i i c n Haag
VM BIJ ZIEKENHUIZEN
10
--,-.FEBRUARI
1996
Via het bureau dat het onderzoek heeft uitgevoerd is RWS bij de civiele dienst terecht gekomen en heeft geprobeerd het hoofd hiervan t e enthousiasmeren voor een onderzoek naar een systeem van aanvullend collectief vervoer voor poliklinische patiënten, dat op bepaalde dagen op bepaalde assen aangeboden zou kunnen worden. Om de potenties t e optimaliseren zouden afspraken met patiënten .uit een bepaalde regio ook zoveel mogelijk naar bepaalde dagen geclusterd moeten worden. Terwijl RWS en een adviesbureau aan het becijferen waren w a t zo'n onderzoek zou moeten gaan kosten heeft de civiele dienst zonder medeweten van de anderen enige vervoeraanbieders benaderd. De vraag was w a t de exploitatie van een dergelijk systeem zou moeten gaan kosten. Het onderzoek is begroot op 100.000,- ervan uitgaande dat er dan een operationeel plan op tafel zou liggen, waarbij alles dus ook financiering, deelname zorgverzekeraars e.d. uitgewerkt zou zijn. Het Antonius had inmiddels een antwoord van enige vervoeraanbieders en dit k w a m erop neer dat in het gunstigste geval gerekend moest worden op een ton exploitatietekort. De uitgangspunten waarop deze schatting w a s gebaseerd zijn ons nooit bekend gemaakt, doch het vermoeden bestaat dat dit zeer uit de losse pols is geweest. Het hoofd civiele dienst houdt er soms een w a t merkwaardige manier van concluderen op na en in de onderhavige zaak concludeerde hij dat wanneer het rijk bereid was een t o n op tafel t e leggen voor een onderzoek dit ook wel besteed kon worden voor het afdekken van de exploitatie gedurende het eerste jaar. De argumentatie onzerzijds was dat de regelgeving ons belet bij t e dragen in exploitatietekorten van vervoersystemen en dat het fundament voor de proef nog niet gelegd was zodat de proef op voorhand grote kans zou hebben t e mislukken; werd maar lastig en niet steekhoudend gevonden. Na de nodige gesprekken is overeen gekomen dat de zaak voorgelegd zou worden aan de Raad van Bestuur en eerlijk gezegd had RWS de hoop dat daar de redelijkheid van onze argumentatie zou worden ingezien. Helaas het pakte anders uit en de RvB heeft alles afgeblazen.
3.6
Dijkzigt Rotterdam
Op 22 februari 1995 bezocht de werkgroep het Academisch Ziekenhuis in Rotterdam (AZR). Het doel van het bezoek was om, ais werkgroep VM bij ziekenhuizen te leren w a t er speelt 'in een dergelijk ziekenhuis en op welke wijze vervoermanagement daarbij kan aansluiten. W e werden ontvangen door Geert Haksteen, Hoofd van de facilitaire diensten en enkele collega's van hem. Het ziekenhuis is kortgeleden gefuseerd met het Sofia Kinderziekenhuis, waarvan de nieuwbouw recentelijk is afgerond. Het ziekenhuis heeft circa 1200 bedden en 500.000 dagbehandelingen.
VM BIJ ZIEKENHUIZEN
11
FEBRUARI 1996
Het aantal personeelsleden is ongeveer 7.000. Het exploitatie budget van het ziekenhuis is 700 mln. gld. per jaar waarvan een deel wordt uitgegeven aan de inkoop van allerlei medische benodigdheden. De organisatie wordt geleid door een Raad van Bestuur bestaande uit 3 mensen. Verder is de organisatie vrij "plat" georganiseerd. Op dit moment wordt binnen het AZR, vervoermanagement niet gecoördineerd binnen één afdeling. De diverse aspecten van VM worden door verschillende afdelingen behartigd (of krijgen überhaupt geen aandacht). Na een rondleiding vindt de discussie plaats tussen VenW en het AZR. Er blijken een tweetal belangrijke zaken t e spelen. Ten eerste blijkt dat het ziekenhuis in 19 9 2 heeft meegedaan aan een gebiedsgewijze benadering van vervoermanagement. Hoofd Personeel Zaken, Gerrit de Waardt herinnert zich dat hij voor een belachelijk lage prijs een enquête kon laten doen onder zijn werknemers. De enquête is uitgevoerd en heeft een lijvig rapport opgeleverd. De raad van bestuur heeft destijds geen aanleiding gezien om verder t e gaan met het vervoersplan. De Waardt zegt dat hij verder ook niets meer gehoord heeft van het adviesbureau dat de enquête heeft gedaan en/of de gemeente of rijkswaterstaat. Bij het naar voren brengen van het VCC, is De Waardt met name op het gebied van OV-abonnementen geïnteresseerd. Hij zegt dat hij bij het gebruik van kortingsregelingen twee mensen extra nodig heeft voor de administratieve rompslomp. Als het VCC daarbij kan helpen is dat een toegevoegde waarde voor hem. Even later verteld Geert Haksteen dat hij op maandag 20 februari met de Raad van Bestuur heeft gesproken over de parkeerproblemen bij het ziekenhuis. Zij overwegen om betaald parkeren in t e voeren voor het personeel om zodoende meer ruimte t e bieden voor de patiënten en bezoekers. Het idee is om het personeel de eerste 300 gulden op jaarbasis te geven om dan vervolgens mensen die een parkeerkaart willen hebben f300,= t e laten betalen. Er wordt even hardop gebrainstormd over een mogelijk project binnen het AZR. Opvallend is dat men desgevraagd geen noodzaak ziet in financiële ondersteuning vanuit VenW. "Als w e het belangrijk vinden dan hebben w e er geld voor over", wordt gezegd. Wat men w e l graag wil van VenW is kennis over situaties elders. Hoe gaan andere ziekenhuizen hier mee om? Het bezoek aan het Dijkzigt Ziekenhuis op 22 februari 1995 heeft een vervolg gekregen. Het contact tussen het VCC Rijnmond en het Dijkzigt Ziekenhuis is vernieuwd en het ziekenhuis is inmiddels lid geworden. In de Rijnmond zijn de ziekenhuizen verenigd in de Stichting Samenwerkende Rijnmond Ziekenhuizen (SRZ). De SRZ zijn allen lid geworden van het VCC Rijnmond en de directeur is lid van het bestuur van het VCC.
............................ Ministerie van Verkeer e n Watentaat Informatie en Documentatie
V M BIJ ZIEKENHUIZEN
POSt!~US20901 .~!,30FX Den Iiaag Tel. 070-35170S6 / Fax. 070-3516430
12 w -c.~ w --*-
--
FEBRUARI i996
Verder heeft de SRZ in samenwerking met Rijkswaterstaat, directie Zuid Holland, het initiatief genomen om een systeem van collectief vervoer op te zetten voor het vervoer van patiënten en hun begeleiders naar en van de ziekenhuizen in de Rijnmond. Hiertoe is een stuurgroep en een werkgroep opgericht, waarin onder andere zitting hebben de vertegenwoordigers van: b b b
b
b b
b
Directies van ziekenhuizen Openbaar vervoer bedrijven Taxibedrijven Zorgverzekeraars Ambulance-vervoerders Stadsregio Rotterdam Rijkswaterstaat, directie Zuid Holland
Er wordt gestreefd naar een operationeel systeem in 1997.
VM BIJ ZIEKENHUIZEN
13
FEBRUARI 1996
4
LEERPUNTEN
4.1
Checklist
Uit de uitwisseling van ervaringen is gebleken dat geen "one best w a y " van benaderen bestaat. De situatie bij de ziekenhuizen en de persoonlijke stijl van de regionale medewerker vervoermanagement bepalen in sterke mate de effectiviteit van de acties. Op basis van deze conclusies is door Tanja Koolen van AVV een checklist (zie bijlage 2) ontwikkeld waarmee de benadering van een ziekenhuis wordt ondersteund. De checklist is gebaseerd op de gedachte dat in de verschillende stadia van de benadering kan worden toegewerkt naar een effectieve inzet van vervoermanagement. De checklist is in de bijlage weergegeven.
4.2
Leerpunten
Vanuit de ervaringen van de werkgroep worden de volgende aandachtspunten voor een effectieve benadering geformuleerd. b
Ziekenhuizen veroorzaken een enorme mobiliteit door: personeel (arbeidsintensief door veel part timers en onregelmatige diensten); dagbehandelingen; bezoekers; leveranciers.
b
Het maakt voor vervoermanagement uit of het gaat om een streekziekenhuis of een stadsziekenhuis. Een streekziekenhuis heeft meestal beperkte bereikbaarheidproblemen. Alternatieven zoals openbaar vervoer zijn vaak van onvoldoende niveau. Carpoolen is een goede mogelijkheid als alternatief voor autosolisme. Een stadsziekenhuis krijgt in toenemende mate te maken met parkeerproblemen. Verder blijken de gesprekspartners uit de branche het op prijs t e stellen dat zij als streek- of stadsziekenhuis worden herkend.
b
De beste aanspreekpunten zijn de directie, het hoofd personeelszaken en het hoofd facilitaire diensten. Het is afhankelijk van de grootte van het ziekenhuis en het enthousiasme van de functionaris wie het beste aanspreekpunt is.
F
Een relevant netwerk binnen de sector vormen de regionale bijeenkomst van hoofden facilitaire diensten. In de loop van het jaar worden de regionale medewerkers steeds vaker benaderd door ziekenhuizen. Binnen het netwerk hoofden facilitaire diensten is de informatie verspreid.
VM BIJ ZIEKENHUIZEN
14
FEBRUARI 1996
t
Besluiten worden doorgaans niet vanuit het centrale apparaat cq de directie van het ziekenhuis genomen. De invloed van specialisten en de vertegenwoordigers van het personeel is groot. Een centrale directie zal vaak via consensus proberen beslissingen omtrent vervoermanagement t e nemen. Er dient dus rekening te worden gehouden met de belangen van meerdere partijen en een relatief lange doorlooptijd.
t
Als je niet precies weet wat er speelt bij de ziekenhuizen ga er dan naar toe en vraag het ze. Zeker op middel management niveau waardeert men de interesse en wordt je gastvrij ontvangen. Het verdient aanbevelingen om bij een afspraak met medewerkers van het ziekenhuis tijd in te ruimen om de verkeerssituatie te aanschouwen.
b
Het is verstandig om er van uit te gaan dat ieder ziekenhuis in feite doet aan vervoermanagement, zelfs al kent men het begrip niet. De diverse aandachtsgebieden zoals parkeren, reiskosten, OV-abonnementen, contacten met OV-bedrijven worden dan vaak door verschillende afdelingen behartigd.
b
Probeer bij het stimuleren van VM bij ziekenhuizen in deze situatie zoveel mogelijk betrokkenen aan tafel t e krijgen en vraag naar wat ze nu doen (in plaats van wat ze geacht worden t e doen). Ze zullen dan vervolgens aan je vragen of ze het beter kunnen doen. Men stelt hulp van ambtenaren van VenW op prijs vanwege objectiviteit, ervaring uit de praktijk bij andere ziekenhuizen (en bedrijven) en de vakinhoudelijk kennis. Parkeerproblemen bij ziekenhuizen hebben t e maken met patiënten en bezoekers. Patiënten en bezoekers worden steeds meer gezien als klanten die kunnen kiezen om wel of niet van de diensten van het ziekenhuis gebruik te maken. Daarom worden parkeerproblemen bij ziekenhuizen een aandachtspunt voor het topmanagement. De bereidheid om maatregelen te nemen ter reductie van het autogebruik van het personeel is in deze context zeker aanwezig. Bij reële problemen spelen de subsidiemogelijkheden van VenW vrijwel geen rol. Men is dan zeker bereid om zelf te investeren. Ziekenhuizen die nog geen problemen ervaren, kunnen wellicht gewezen worden op de voordelen van vervoermanagement om de problemen voor t e zijn. Dit kan dan in het kader van effectief mobiliteitsbeleid, milieu, imago-verbetering, klantvriendelijkheid, goed personeelsbeleid etc.
VM BIJ ZIEKENHUIZEN
15
FEBRUARI 1996
5
ACTIVITEITEN IN 1996
Op basis van de pilotprojecten concludeerde de werkgroep dat er aanleiding is om in 1996 een branche-brede activiteit te ontwikkelen voor ziekenhuizen. De resultaten van de werkgroep zijn voorgelegd aan een aantal sleutelfiguren uit de sector. Deze onderschreven de mogelijkheden om in 1996 vervoermanagement onder de aandacht van de doelgroep te brengen. Het organiseren van een seminar met follow-up mogelijkheden zou daarvan een concrete uitwerking zijn. Dit zal waarschijnlijk een exclusieve bijeenkomst worden, gericht op bestuurders van Ziekenhuizen. (Eind mei/begin juni; 16-20 uur inclusief diner). Inmiddels (februari 1996) is een initiatiefcommite gevormd van drie ziekenhuisbestuurders, die samen met V&W en met assistentie van Zorgconsult (een in ziekenhuizen zeer bekende adviseur) vorm en invulling van het congres zullen bepalen.
VM BIJ ZIEKENHUIZEN
16
FEBRUARI 1996
BIJLAGE 1
SAMENSTELLING VAN DE WERKGROEP
Naam
Orsanisatie
Mw. P. Delsing
Ministerie van Verkeer en Waterstaat
Dhr. J. Ansems
RWS regiodirectie Utrecht
Dhr. M. Claus.
RWS regiodirectie Oost
Mw.
E. Geurts
RWS regiodirectie Noord Brabant
Mw. D. de Jong
RWS regiodirectie Noord Nederland
Dhr. B. de Jong
RWS regiodirectie Noord Brabant
Mw. T. Koolen
Adviesdienst Verkeer en Vervoer
Dhr. L. Koridon
RWS regiodirectie Oost
Dhr. J. Mens
RWS regiodirectie Zuid Holland
Dhr. W. Harnas
BSH, management consultants
I
BIJLAGE 2
1 ~
CHECKLIST INFORMATIEVERZAMELING
O Provincie O Gemeente O Dagbladen O Vakbladen ziekenhuis O Jaarverslag O Anders, namelijk...
O O O
Randvoorwaarden V.U. Volksgezondheid Belangrijke werknemersorganisaties Sleutelfiguren Functie ziekenhuis Anders, namelijk
O
.....
O
O O O O O
Inspelen op problemen Aanbieden op kansen Werken aan oplossingen Benut exterm druk Anders, namelijk
.....
Vf Wat waslis de aanleiding voor Interesse wm O Verhuizing O Fusie O Verwachte wetgeving O (Toekomstige) parkeerproblemen O Overlast omgeving O Bereikbaarheid O imago O Klantgerichtheid. O Anders, namellik
Waar Egt de behoefte vh ziekenhuis tav vm: O Financiële ondersteuning O Kennis over situatie elders O Ondersteuning bij ontwikkelen vervoerplan Vm als ruil- of machtsobject O Bieden van extra personele voorzieningen O Acute parkeerproblemen O Activiteit in het kader van bezuinigingen O O Anders, namelijk .....
...
~~
~
~~
Vervokient verzamel ie informatie over de interne situatie mbt: Hoe kan het ziekenhuis worden gekarakteriseerd O Functie O Ligging, lokatie O Huisvesting, nl O Aantal bedden,.. O Aantal personeelsleden O Exploitatiebudget O Specialismen O Algemene bereikbaarheid O Ontsluiting OV O Anders, namelijk
...
Wat zijn de meest relevante partilen: O Facilitaire dienst O Inteme huisvesting O Technische dienst O Personeelszaken O Raad van Bestuur O Medische afdelingen O Leveranciers O Anders, namelijk ..
.. .
Dan wordt het tijd de mobiliteit in kaart t e b Geef aan welke partijen hoeveel mobiliteit genereren
O Personeel
.. voltijd .. parttime . . onregelmatige diensten O Vrijwilligers O Polikliniek O Dagverpleging O Bezoekers O Leveranciers O Anders, namelijk..
Wat is de prioriteit in aanpak O Personeel O Vrijwilligers O Dagverpleging O Bezoekers O Polikliniekbezoekers O Leveranciers Anders, namelijk ... . O
.
Beschrijf aok de volgende zaken: O Machts- en verantwoordelijkheidsverdeling O Benader partij met meeste macht (intern) O Aard en frequentie relevante overiegprocedures O Opstellen t.o.v. omgeving Gewenst imago O O Inhoud en taakverdeling V&V beleid O Intermediairen, ZOBIS o.a. zorgverzekeraars O Arbeidsvoorwaarden Waar liggen kansen voor vm? O Welke problemen roept vm op? O igen: Hoe zou gbbaal een planning eruit gaan zien O Verdere betrokkenheid Rijkswaterstaat o Taakverdeling o Afspraken Welke stap als eerste zetten? O o Ambitienivo O Kritische baslismomenten O Dooriooptijd O Geld Binnen welke tijdshoriron eerste resultaten? O Anders, namelijk ..... O T. Koclsn, AVV aug. 199
