Egy erp útmutató a hatékonyság fokozása érdekében

Egy erp útmutató a hatékonyság fokozása érdekében

Tartalomjegyzék 1. Vezetői Összefoglaló

3

2. A z Osztályelső Vállalatok a hatékonyságot kívánják javítani

2

4

3. Hogyan javítja az ERP a hatékonyságot

5

4. Eredmények

8

5. Vegkövetkeztetések

9

ERP útmutató a hatékonyság fokozása érdekében

1. Vezetői összefoglaló Az üzleti hatékonyság növelése minden olyan vállalat örökös problémája, amely “osztályelső” szeretne lenni a vállalat működtetése területén. Azon vállalkozások, amelyek sikeresen javítják hatékonyságukat nagy eséllyel csökkentik a vállalat üzemeltetési költségeit, illetve javítják az üzletvitel jövedelmezőségét és hatékonyságát. Továbbá időt nyernek, amelyet a stratégiai tervezésre tudnak fordítani. Amíg sok vállalat elavult alkalmazásokat és kézzel vezérelt üzleti eljárásokat használ, az osztályelső vállalatok inkább kihasználjak az ERP-k lehetőségeinek előnyeit.

Az alábbi dokumentum leírja, miként tudja az ERP technológia javítani a hatékonyságot azáltal, hogy: • egységesíti es automatizálja az üzleti eljárásokat - helyi szinten illetve több telephelyen vagy országon keresztül – annak érdekében, hogy gyorsítsa az üzletvitelt. • Teljesen integrált üzletviteli alkalmazás-csomagot kínál, amely közös adatbázisra épül és ezeket az alkalmazásokat az interneten keresztül osztja meg így téve lehetővé a különböző osztályok közötti, illetve ügyfelekkel, partnerekkel, beszállítókkal és távoli felhasználókkal kapcsolatos átláthatóságot és együttműködést • Biztosítja a rugalmas és személyre szabható jelentés készítését annak érdekében, hogy javítsuk az üzleti jelentéseket, elemzéseket és betekintést.

3


2. A z Osztályelső Vállalatok a hatékonyságot kívánják javítani Azok a vállalatok, amelyek “osztályelső” módon kívánnak működni, folyamatosan keresik annak a módját, hogy üzemeltetésük hatékonyságát javítsák. Azáltal, hogy üzemeltetésük hatékonyabb, a vállalatoknak lehetőségük van csökkenteni üzemeltetési költségeiket és így jövedelmezőségüket javítani. Ezen kívül lehetőségük van arra, hogy létező erőforrásokat csoportosítsanak át időigényes, kézzel végzett adminisztrációs feladatoktól stratégiai döntéshozatalra és tervezésre.

igényessé teszi a vállalat alkalmazottai számára, hogy olyan információt nyerjenek és olyan formában, amilyenre szükségük van. Emiatt az alkalmazottak az információt több különböző rendszerbe viszik be, vagy több rendszerből nyerik ki, hogy beszámolókat készítsenek és az üzleti információt elemezzék kulcsfontosságú üzleti döntések meghozatala előtt.

Annak érdekében, hogy a hatékonyságot növeljék, az „osztályelső” vállalatok Enterprise Resource Planning (ERP) (azaz Vállalati Erőforrás Tervező) szoftver megoldások felé fordulnak. Aberdeen szerint az „osztályelső” vállalatok 70%-a standard ERP megoldásokkal rendelkezik1. Ezzel szemben az átlagos vagy lemaradó vállalatok inkább különálló alkalmazásokat használnak különböző műveletek elvégzéséhez, mint például könyvvitel és pénzügy, ügyfélkapcsolatok, bérszámfejtés, készlet, gyártás és kereskedelem és táblázatokat használnak az üzemeltetési és pénzügyi tervezéséhez. Ezen különálló alkalmazások használata nehézzé és idő

“ERP in the Midmarket 2009: Managing the Complexities of a Distributed Environment,” By Cindy Jutras, Aberdeen Group, August 2009 (1)

4


3. Hogyan javítja az ERP a hatékonyságot Az ERP alkalmazások úgy javítják a hatékonyságot, hogy automatizálják az üzleti folyamatokat, berendezik az integrált alkalmazásokat, amelyek megosztják az adatokat, hogy az alkalmazottak azonnal hozzáférjenek a szükséges információhoz, valamint olyan üzleti információkat és elemzéseket biztosít, amelyek javítják a döntéshozatalt és a tervezést.

Az Egységesített Eljárások Gyorsítják az Üzemeltetést A kézi eljárások fárasztóak és időigényesek lehetnek, ezen kívül az alkalmazottak könnyen kihagyhatnak életfontosságú lépéseket, vagy az ügyfél számára következetlen tapasztalatot adnak át. Ezért, Aberdeen szerint, az „osztályelső” vállalatok nagy része (54%-a) olyan ERP megoldásokat szeretne használni, amelyek egységesítik és gyorsítják az üzleti eljárásokat2.

Különböző ERP modulok állnak rendelkezésre, hogy olyan eljárásokat automatizáljanak, amelyek magukba foglalják a: • Könyvelést és pénzügyet • Bérszámfejtést • Humán erőforrást • Értékesítést • Ügyfél erőforrás managementet • Beszerzést • Készletezést • Gyártást • Disztribúciót

Az ERP megoldások az automatizálás segítségével egységesítik és gyorsítják az eljárásokat, amely biztosítja, hogy az eljárásokat hatékonyan és helyesen végzik el. Figyelmeztetések jelzik a managerek számára a kivételeket, így bármilyen problémát proaktívan tudnak kezelni.

“ERP in the Midmarket 2009: Managing the Complexities of a Distributed Environment,” By Cindy Jutras, Aberdeen Group, August 2009

(2)

5


A személyre szabhatóság támogatja, hogy a vállalat egyedi módon folytassa üzleti tevékenységét Bár egységesített eljárásokat kínálnak, az ERP megoldások rugalmas módon támogatják a vállalat és annak alkalmazottainak egyedi munkavégzését. Az informatikai osztály előgyártott eljárásokat tud konfigurálni úgy, hogy azok megfeleljenek a speciális munkafolyamatok támasztotta elvárásoknak. A végfelhasználók személyre tudják szabni az asztalt, például azáltal, hogy meghatároznak bizonyos mezőket, gombokat adnak hozzá, vagy olyan adatbeviteli oszlopokat távolítanak el, amelyeket sosem használnak így javítva személyes hatékonyságukat. Bizonyos ERP megoldások lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy kizárólag olyan modulokat vásároljanak, amelyekre szükségük van és később igény szerint adjanak hozzá további modulokat, anélkül hogy komolyabb integrációra lenne szükség. Szoftver fejlesztő csomagok (Software development kits (SDKs) állnak rendelkezésre rendszer integrátor hálózattal egyetemben arra az esetre, ha szélesebb körű testreszabásra lenne szükség. Amennyiben a vállalat egy újabb változatra váltana, minden változtatás automatikusan megtörténik, így szüntetve meg az időigényes újrakonfiguráció okozta zavarokat.

Atomatizált folyamatok több telephelyen, globálisan vagy kiterjesztett folyamatokban Számos vállalat több telephelyen dolgozik, több divízióval, vagy leányvállalattal, globális irodákkal rendelkezik, vagy akár széleskörű beszállítói rendszerrel dolgozik együtt, amely 6


ügyfeleket, partnereket és beszállítókat foglal magába. A modern ERP nemcsak ésszerűsíti az eljárásokat és javítja az együttműködést egy telephelyen működő cég esetében, de ezek a megoldások ugyanezt tudják biztosítani több telephelyen, vagy akár több országban működő vállalat esetében, vagy olyanok számára, amelyek kiterjedt beszállítói hálózattal rendelkeznek. Modern ERP megoldások a vállalatok számára lehetővé teszik, hogy személyre szabják eljárásaikat annak érdekében, hogy eleget tegyenek az egyes üzemeltetési szükségletnek különböző vállalatban, telephelyen vagy országban és ugyanakkor megkönnyíti a több telephellyel rendelkező, vagy globálisan üzemelő vállalatok számára az információ konszolidálását és megosztását. Olyan ERP megoldások is léteznek, amelyek támogatják a több -nyelvűséget, -devizát, -vállalatot, -telephelyet és a különböző jogszabályokat így téve lehetővé az egyes divíziók vagy országok számára hogy a saját üzleti szabályaikat kövessék, miközben ugyanazokat a folyamatokat követik, és az információt megosztják egymás között. A vállalatok könnyen intézhetik azokat a tranzakciókat, amelyek több vállalaton keresztül nyúlnak azáltal, hogy ezeket az ERP megoldásokat használják, amelyek automatizáltak.

Az Integrált alkalmazások növelik az átláthatóságot Amikor a szervezetek elavult alkalmazásokat használnak a felhasználók a legtöbb esetben többször gépelik be ugyanazt az információt különböző alkalmazásokba, vagy adatokat közvetítenek oda-vissza különböző rendszerek között, hogy működtessék a vállalakozást. Például, miután egy értékesítő kap egy megrendelést a különböző osztályokon lévő alkalmazottak betáplálják ezt a megrendelést az értékesítési rendszerbe, a megrendelést rögzítő rendszerbe, a készletet kezelő rendszerbe valamint a szállítói állomány rendszerébe. A vezetőknek, vagy managereknek különböző rendszerből kell kinyerniük az információt az elemzésekhez, illetve a döntéshozásokhoz. Az ERP megoldások egy helyen tárolják a különböző modulokban megtalálható információkat. Az információt egyszer kell csak betáplálni és az valós időben automatikusan megjelenik az összes olyan üzletágnál, ahol szükség van rá. Ezáltal megspórolják azt az időt, amit az adatok újra bevitelére kellett fordítani, javítva a pontosságot és segítve az alkalmazottak számára azt, hogy az ügyfél szükségleteinek gyorsabban eleget tudjanak tenni. Például a rendszer automatikusan megjelenít egy új megrendelést a készletekben, a gyártásban és a számvitelben, és az alkalmazottak ellenőrizhetik a megrendelés állapotát, vagy a készleteket anélkül, hogy a különböző információt több személytől, vagy osztálytól kelljen elkérni.

7


Amikor adatot táplálnak be különböző telephelyről, vagy globális üzemeltetésből (különböző nyelveken, vagy devizákban) a rendszer „szabványosítja” azokat, annak érdekében, hogy az információ összehasonlítható legyen „almát az almával” módon. Az ERP rendszerek továbbá elektronikus dokumentumokat is tudnak kezelni, mint például megrendeléseket és számlákat, elszámoló számlákat, munka költség számlákat, megrendeléseket, bérszámfejtő csíkokat és elektronikus űrlapokat. A felhasználók időt és pénzt takarítanak meg azáltal, hogy gyorsan le tudják tölteni az elektronikusan elmentett dokumentumokat az asztalukról ahelyett, hogy kézileg kellene azokat megkeresni. Az elektronikus dokumentum tárolás ezen kívül csökkenti annak a lehetőségét, hogy az értékes nyomtatott feljegyzések, mint például a naplók és nyilvántartások, időszak végi jelentések és egyéb standard jelentések elvesszenek vagy károsodjanak. A szerepkör szerinti szabályozás megvédi az adatot tehát a felhasználók biztonságosan és hatékonyan férhetnek hozzá a számukra szükséges adatokhoz. Az audit figyelés lehetővé teszi, hogy könnyen nyomon kövessék a rendszerben történt változásokat, azok mikor és ki által történtek, így biztosítva azt, hogy a felhasználók ne hajtsanak végre olyan változtatásokat, amelyekre nincs jogosultságuk.

A jelentések és elemzések javítják a betekintést Ahelyett, hogy a managereket vagy vezetőket arra kérnék fel, hogy olyan adatokat elemezzenek, amelyek több rendszerben vannak tárolva és ezeket az adatokat táblázatokban összegezzék, az ERP megoldások mindig is lehetővé tették a felhasználók számára, hogy a központi helyen tárolt adatokat elemezzék jelentéseket, vagy standard lekérdezéseket használva. Régebbi ERP-kel ellentétben, amelyek „előre csomagolt” jelentéseket biztosítottak, amelyeket bizonyos időközönként készítettek szakaszos eljárásokat használva, a modern ERP megoldások rugalmas jelentés készítést biztosítanak azáltal, hogy az adatokat valós időben kérdezi le, ezáltal javítva a döntéshozatal folyamatának hatékonyságát és pontosságát. A felhasználók könnyen kezelhető felületeket alkalmaznak, hogy személyre szabhassák a jelentéseket annak érdekében, hogy hatékonyabban dolgozhassanak és ezeket a jelentéseket elmenthetik saját használatra vagy azért, hogy más felhasználókkal megosszák azokat. A felhasználók „mi volna ha” kérdéseket is feltehetnek. Ad-hoc lekérdezési képesség a felhasználók számára azonnali hozzáférést biztosít az információhoz, hogy nagyobb üzleti rálátást és betekintést biztosítson az üzleti teljesítmény javítása érdekében. Az üzleti információszerzés és analitikai megoldások olyan portálokat, vagy grafikus kezelőfelületeket biztosítanak a Legfontosabb Teljesítmény Mutatók (key performance indicators (KPIs)) számára, amelyek segítségével gyorsan és könnyen azonosítani lehet olyan szokatlan 8


eseményeket, amelyekre oda kell figyelni. A mélyre ásó képességek lehetővé teszik a managerek vagy vezetők számára, hogy gyorsan lássák a tranzakciók részleteit annak érdekében, hogy trendeket ismerjenek fel, vagy a kivételek okainak eredetét tárják fel a proaktív üzleti döntéshozatal érdekében.

A Rugalmas Technológia Javítja az IT Hatékonyságát

A mai ERP rendszerek lehetővé teszik az IT szervezetek számára, hogy a rendszert a saját elvárásaikhoz igazítsák. Azon ERP megoldások, amelyek standard alapokra épülő szerkezettel futnak több adatbázist, operációs rendszert és hardvert támogatnak. Ezek a szerkezetek az IT szervezetek számára biztosítják, hogy gyorsan, hatékonyan és költség hatékonyan telepíthessék az ERP megoldást a saját környezetükben, vagy nagyobb változtatás és személyreszabás nélkül módosítsák a környezetet így javítva az IT hatékonyságát. Az olyan megoldások, amelyek támogatják a standard IT eszközöket hibaelhárításra, optimalizálásra, biztonsági mentésre és visszaállításra lehetővé teszik az IT adminisztrátorok számára, hogy a számukra ismerős eszközöket használják a rendszer védelme és működésének optimalizálása érdekében. Azon ERP megoldások, amelyek modern internet alapú szerkezetet és web szolgáltatásokat használnak támogatják a vezeték nélküli és mobil eszközöket, további lehetőségeket biztosítva a vállalatok számára hogy javítsák hatékonyságukat azáltal, hogy a belső rendszerüket távoli / mobil felhasználók, partnerek és beszállítók felé szélesítik. A felhasználók egyszerűen belépnek a rendszerbe intelligens, önkiszolgáló alkalmazásokat használva.

4. Eredmények Azáltal, hogy kézi vezérelt eljárásokat és elavult rendszereket egyetlen ERP megoldással helyettesítenek, amely több funkcionális területre, telephelyre, országra vagy egy széleskörű beszerzési láncra terjed ki a vállalatok a következő előnyökre tehetnek szert:

Költségcsökkentés az Üzemeltetési Költségek ésszerűsítse által Üzleti szempontból egy integrált ERP megoldás a vállalatok számára lehetővé teszi, hogy csökkentsék a költségeiket azáltal, hogy automatizálják a munkafolyamatokat és ésszerűsítik a feladatokat valamint eltávolítják az információ megosztás során létrejövő gócpontokat annak érdekében, hogy az alkalmazottak gyorsabban tudják munkájukat végezni. Aberdeen azt vette észre, hogy kihasználva az ERP rendszerek automatizált és ésszerűsített eljárásait az „osztályelső” vállalatok az üzemeltetési költségeiket átlagosan 26 százalékkal tudták csökkenteni az év azonos időszakához képest. IT szempontból egy rugalmas, személyre szabható ERP megoldás csökkenti az összköltséget azáltal, hogy a vállalatok számára lehetővé teszi a változtatások végrehajtását anélkül, hogy a rendszerhez hozzá kelljen nyúlni. A modern szerkezet segítségével könnyen lehet az adatbázisok, hardverek vagy operációs rendszerek között váltani anélkül, hogy az ERP-t át kellene alakítani. Egy rendszer, amely integrált konfekció modulokkal rendelkezik, kiküszöböli a fáradtságos, lépésről-lépésre végzett integrációt, amely időigényes és költséges. Továbbá, egyetlen integrált 9


rendszerrel az IT kiküszöböli azt, hogy több szállítót és viszonteladót kezeljen.

Középpontban a stratégia az eredmények fokozása érdekében Az ERP megoldás használata esetében az alkalmazottak hatékonyabban tudják végezni munkájukat. Aberdeen azt figyelte meg, hogy azon cégek amelyek 95%-a a lehető legjobban használja ki az ERP rendszerét képes időben és kifogástalanul szállítani és pontosan leltárt vezetni. Az ERP megkönnyíti, az egyes munkafázisok és eljárások dokumentálását annak érdekében, hogy az alkalmazottak tudják miként végezzék rendszeresen a munkát – amikor az alkalmazottak könnyen hozzáférhetnek a dokumentált eljárásokhoz a termelésben elkövetett hibák száma csökken és minősége javul. Integrált, együttműködő tervezési eljárások lehetővé teszik a pontosabb terveket és csökkentik a költségvetési ciklus időt. Azáltal, hogy nagyobb az átláthatóság a termelési eljárásokban a vezetőség gyorsabban beazonosíthatja az üzletmenetben létező problémákat és azonnali korrekciós intézkedéseket eszközölhet. Pontosabb adatokkal és jobb döntéshozó eszközökkel a vállalatok javíthatják a döntésük minőségét ezzel javítva az üzemeltetési eredményeket. Végezetül az automatizált eljárások segítségével csökkentik a kézi adminisztrációs feladatokat és gyorsabb, intelligensebb hozzáférést biztosítanak a személyre szabott információkhoz a vállalatok lehetővé teszik az alkalmazottaik számára, hogy inkább a stratégiai kérdésekre koncentráljanak.

5. Végkövetkeztetés Az osztályelső vállalatok ki akarják aknázni az ERP megoldások adta előnyöket annak érdekében, hogy javítsák az üzemeltetési hatékonyságukat, amivel csökkentik a költségeket, javítsák az üzemeltetés eredményességét, hogy a jövedelmezőséget fokozzák, és több erőforrás álljon rendelkezésre a stratégiai tervezésre. Ezek a vállalatok az ERP alkalmazások felé fordulnak, hogy ezeket a céljaikat megvalósítsák. Azáltal, hogy optimalizálják az ERP megoldások használatát a vállalatok automatizálni tudják a kulcsfontosságú üzleti folyamataikat a következetesebb és racionalizáltabb üzemeltetés érdekében. Hatékonyabban tudják a különböző osztályok, telephelyek vagy akár országok között megosztani az információt, hogy elkerüljék a többszörös adatbevitelt és javítsák az átláthatóságot. Ezen kívül rugalmas eszközöket nyernek, amelyekkel elemzik az üzemeltetési adatokat, hogy proaktívan irányítsák az üzleti kivételeket és javítsák a stratégiai tervezést.

01


Sage www.SageERPX3.com [email protected] +33 556 180 134

Sage North America bemutatása A Sage Észak-Amerika divíziója a Sage Group plc tagja, az ügyviteli szoftverek és szolgáltatások egyik vezető globális szállítója. A Sage-nél napi szinten együtt élünk és lélegzünk az üzlettel. Szenvedélyesen segítjük ügyfeleinket abban, hogy elérjék a törekvéseiket. Az ügyviteli szoftver és szolgáltatás termékskálánkat folyamatosan fejlesztjük és újítjuk, hogy ügyfeleink szükségleteit kielégítsük. Megoldásaink támogatják a számviteli, üzletviteli, ügyfélkapcsolat tartó, humán erőforrás, blokkoló és kereskedelmi szolgáltatásokat, valamint az építőipar, disztribúció, egészségügy, gyártás, nonprofit és az ingatlanpiaci iparágak különleges szükségleteit. A Sage Észak-Amerika divíziója 4000 embert alkalmaz és megközelítőleg 3,1 millió kis- és középvállalkozást támogat ügyfélként. A Sage Group plc-t 1981-ben alapították és 1989-ben vezették be a Londoni tőzsdére és napjainkban 13.100 embert alkalmaz és világszerte 6,2 millió ügyféllel rendelkezik. További információért kérjük látogassa meg a www.SageNorthAmerica.com

Ebben az anyagban foglalt információ a Sage álláspontját képviseli az abban tárgyalt témákkal kapcsolatban annak publikációja idején. Mivel a piaci körülmények folyamatosan változnak, az itt található információt nem lehet úgy értelmezni, mint bármilyen kötelezettségvállalást a Sage részéről. Ez az anyag kizárólag tájékoztató jellegű, és a Sage semmiféle garanciát nem vállal kifejezetten vagy hallgatólagosan - CA-inspire_16_MME_07-14

Egy erp útmutató a hatékonyság fokozása érdekében

Recommend Documents