Effectiever en efficiënter werken
IT in relatie tot uw business
Inhoud 1. Management Samenvatting 2. Architectuur en IT landschap optimalisatie 2.1 Architectuur 2.2 Gartner groeimodel IT business value 3. Applicatie en cloud integratie 3.1 Hoe complex is het applicatie landschap? 3.2 ESB, SOA en samenwerkingsplatforms 3.3 Integratie strategie en Integratie Referentie Architectuur 3.4 Cloud services 3.5 Diensten van ValueBlue op het gebied van applicatie en cloud integratie 4. System Center Dienstverlening 4.1 Inleiding 4.2 Monitoring 4.3 Self Service 4.4 Het beheer automatiseren 4.5 Tool selectie 5. BlueDolphin
3 6 6 8 9 9 10 10 11 13 14 14 14 17 17 19 20
Bijlagen Bijlage I Referenties ValueBlue Bijlage II Whitepaper Applicatie Rationalisatie en Consolidatie
22 26
Bijlage III Whitepaper Implementatie Ketenmonitoring met Microsoft SCOM en Orchestrator
28
2 | EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS
1. Management Samenvatting Een planmatige aanpak voor kwaliteitsverbetering en kostenverlaging
ValueBlue geeft inzicht in het bestaande ICT landschap en, samen met u, de gewenste toekomst. Zodat richting kan worden gegeven aan de ICT ontwikkelingen. We vertalen dit naar concrete innovatie- en verbeterprogramma’s. Deze programma’s hebben niet alleen als doel om de nieuwe technologie en werkwijzen te implementeren, maar vooral om de beoogde verbeteringen daadwerkelijk te realiseren en ‘in te boeken’. En tenslotte helpen we om de bereikte voordelen te borgen, zodat deze blijvend zijn. Statistische gegevens en onderzoek
Interne Services
Informatie
Team Informatie en Automatisering
Integriteitschending; melding
Leveren informatie diensten
HRM
Leveren HRM diensten
document beheer service
Vacatures
Team HRM
Personeel, Organisatie en Communicatie
salarisberekening service
Groupware service
Personeelsservice
Workflow Itil ondersteunings service
salaris informatie service Personeels informatie service
analyse statistiek service
rapportage service
Spss
design service
SBA Persofoongids
Medewerkers gegevens Betalingen en afdrachten
Ziekteverzuim gegevens
management informatie service
Verzuim en kengetallen SBC service
informatie service
Applicatie Rationalisatie & consolidatie
Maandelijks journalisering
salaris gegevens
SAP HRM
database service
Server Based Computing [6]
Structured data service: SQL
Netware cluster [4] TCP/IP
SBC-server Windows server
Unstructured data service
HP x64 Blade
HP x64 Blade
SQL DB-server HP-UX Server HP-UX
HP Itanium Blade
SQL server
Citrix Xenapp
Enterprise Architectuur Inzicht en richting
Blue
Dolphin Integratie
Sharepoint • BizTalk
System Center
Monitoring • Config mgt • Orkestratie
Waar kan het applicatie landschap simpeler en effectiever? Hoe kunnen uw medewerkers de mogelijkheden maximaal benutten? Hoe krijgt u grip op de groei in websites en portals? Hoe houdt u grip op relaties en afhankelijkheden? En hoe kunt u het beheer maximaal automatiseren? In de bovenstaande figuur wordt deze samenhang grafisch weergegeven. Wij leveren deze diensten aan organisaties zoals CZ en ENO Zorgverzekeringen, BKR, Eriks, IHC Merwede, Dienst Uitvoering Onderwijs, De Lage Landen, De Leidse Onderwijs Instellingen, Openbaar Ministerie, Ministeries van OCW en Buitenlandse Zaken, Calibris, Forbo Flooring, Triversum, Amphia Ziekenhuis, Klaverblad Verzekeringen, Provincie Flevoland en Fryslan, Altrecht, Mee West, AJS en onder meer de gemeenten Amsterdam, Diemen, Velsen en Uithoorn. EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS | 3
Gecontroleerd naar de Cloud
De cloud gaat het ICT landschap en de werkwijze van organisaties ingrijpend veranderen. De focus van de eigen ICT organisatie verschuift van technisch naar functioneel beheer, integratie en hoe maximale toegevoegde waarde kan worden geboden aan de business. Tegelijkertijd verbeteren de beschikbaarheid en de flexibiliteit van de ICT middelen . Op welke manier kunt u gecontroleerd en stapsgewijs gebruik maken van de cloud? En hoe zorgt u er voor dat het IT landschap voor de gebruikers één geheel blijft? ValueBlue is “Azure Circle Partner”, en daarmee behoren wij tot de beperkte groep van partners die Azure mogen aanbieden en implementeren. Azure biedt de mogelijkheid om de applicaties op uw locatie (on premises) en die in de cloud te verbinden door een Enterprise Service Bus (ESB). Beide omgevingen gedragen zich dan als één integraal applicatielandschap. De servicebussen BizTalk en de Azure service bus worden hiervoor naadloos op elkaar aangesloten. Zo creëert u het optimale pad naar de cloud.
DIensten ValueBlue:
1. Enterprise architectuur Het IT landschap dient zo simpel mogelijk te zijn en optimaal ondersteuning te bieden aan de bedrijfsprocessen van de organisatie. ValueBlue helpt om richting te geven aan de IT ontwikkelingen. Tevens bieden we inzicht en transparantie om het IT beheer te optimaliseren. 2. Applicatie en Cloud Integratie Door het toepassen van applicatie integratie met behulp van een ESB op basis van een service georiënteerde architectuur (SOA) wordt de kwaliteit van het IT landschap verbeterd. Een aspect van kwaliteit is het geschikt maken van uw applicaties voor de Cloud, waarmee u de toegankelijkheid en de beschikbaarheid van de informatiesystemen verbetert en de beheerkosten verlaagt. ValueBlue heeft diepgaande kennis van Microsoft Azure, BizTalk en Sharepoint. 3. System Center dienstverlening Het automatiseren van het beheer heeft als doel dat het beheer pro actief en minder arbeidsintenstief wordt. ValueBlue gebruikt hiervoor de System Center suite van Microsoft, waarbij we focussen op Operations Manager (monitoring), Configuration Manager (deployment) en Orchestrator (procesautomatisering), zowel on-premises als in de cloud. U bespaart op beheerkosten en verbetert het serviceniveau aan de gebruikers. Een voorwaarde voor succesvol gebruik van deze tools is blijvende acceptatie door de beheerders. Daarom wordt hier in de projecten van ValueBlue veel aandacht aan besteed. 4. Applicatie Rationalisatie en Consolidatie Het doel is een effectief applicatielandschap, zonder overbodige en overlappende functionaliteit en data. Dat optimaal aansluit op de bedrijfsvoering. En dat flexibel meebeweegt met de ontwikkeling van de business en eisen en wensen van de organisatie. In een applicatie rationalisatie en consolidatieprogramma komen de disciplines ‘applicatiebeheer’, ‘functioneel beheer’, ‘enterprise architectuur’, ‘applicatie integratie’ en ‘gegevensarchitectuur en data management’ samen. Door deze gouden combinatie kunt u de effectiviteit van uw ICT landschap drastisch verbeteren én structureel op kosten besparen. 5. Opleidingen Bij de dienstverlening van ValueBlue staat de praktische bruikbaarheid van de opgeleverde resultaten voorop. Om het beoogde nut van veranderingen te kunnen realiseren is doorgaans een gedragsverandering nodig bij de medewerkers die hier voortaan mee moeten werken. 4 | EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS
ValueBlue heeft opleidingen ontwikkeld om uw medewerkers gedurende het verandertraject de benodigde kennis en vaardigheden te laten opdoen, zodat zij optimaal gebruik kunnen maken van de nieuwe middelen. Het betreft opleidingen voor het werken met System Center Operations Manager (SCOM), Configuratie Manager (SCCM) en BizTalk Development.
BlueDolphin
ValueBlue heeft BlueDolphin ontwikkeld, dat inzicht geeft in de relaties tussen bedrijfsprocessen, applicatiefuncties en applicaties en daarnaast tussen applicaties, informatiestromen (afhankelijkheden) en de onderliggende infrastructuur. Dit inzicht kan worden gevisualiseerd. Daarnaast kunnen deze relaties worden uitgebereid met allerlei vormen van context informatie, zoals kosten, standaard/maatwerk, onderliggende technologie, etc. Zo levert BlueDolphin het inzicht om te kunnen bepalen waar mogelijkheden zijn voor het verbeteren van de ICT dienstverlening, of om op kosten te besparen en efficiënter te werken. BlueDolphin vertaalt het inzicht geautomatiseerd naar architectuur modellen, zodat u dit kunt visualiseren met systemen zoals BiZZdesign Architect en Visuall. Zo wordt het eenvoudig om het IT landschap actueel en veilig te houden. BlueDolphin kan de meest uiteenlopende rapportagemodellen genereren over het IT landschap. Zo kunnen vragen beantwoord worden, zoals wat de status is van patchlevels, wat de kosten zijn van applicatieketens en hoe die kosten zicht ontwikkelen.
“Applicatie – functie – proces” bibliotheek
BPM
HRM
F&A
Application Information Manager
Business
Softwarecatalogus 2.0
Visualisatie ket Tic
Service desk
Smart Configuration Analyzer
Configuration Management System
AD
ArchiMate Model Generation
Change management
Rapportage
Impact analyse Operational management
CMDB
ESD
Monitoring
Inventory
Info Stromen
Referenties BlueDolphin wordt bij een groot aantal organisaties toegepast. Voorbeelden zijn het Ministerie van OCW, Ministerie van Buitenlandse Zaken, MN Services, Gemeente Amsterdam en diverse klanten van Atos. EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS | 5
2. Architectuur en IT landschap optimalisatie 2.1 Architectuur
De voortschrijdende technologie zorgt ervoor dat bedrijfsprocessen, applicaties en infrastructuur steeds meer samenhangend zijn. Hierdoor neemt de complexiteit toe. En dat terwijl de organisatie afhankelijker wordt van IT en het tempo van de veranderingen toeneemt. Om deze complexiteit te kunnen beheersen, is architectuur noodzakelijk. Architectuur geeft inzicht in de opbouw van een IT omgeving en de verbanden tussen bedrijfsprocessen, informatiestromen, applicaties en de onderliggende infrastructuur. Architectuur draagt bij aan een effectieve manier van communiceren doordat voor de diverse betrokkenen betekenisvolle gezichtspunten kunnen worden gevisualiseerd. Visualisatie speelt een belangrijke rol bij het denken en werken volgens die architectuur. Met gebruik van de juiste tools heeft u een visueel inzicht in de opbouw en samenhang van de verschillende IT middelen. Zo wordt bijvoorbeeld in één oogopslag duidelijk welke applicaties een bedrijfsproces ondersteunen. Zodat bij voorgenomen wijzigingen duidelijk is waar de aandacht op moet worden gericht.
Informatie
Statistische gegevens en onderzoek
Interne Services
Team Informatie en Automatisering
Integriteitschending; melding
Leveren informatie diensten
HRM
Leveren HRM diensten
document beheer service
Vacatures
Team HRM
Personeel, Organisatie en Communicatie
salarisberekening service
Groupware service
Personeelsservice
Workflow Itil ondersteunings service
salaris informatie service Personeels informatie service
analyse statistiek service
rapportage service
Spss
design service
Medewerkers gegevens Betalingen en afdrachten salaris gegevens
SAP HRM
database service
Maandelijks journalisering
SBA Persofoongids
Ziekteverzuim gegevens
management informatie service
Verzuim en kengetallen SBC service
informatie service
Server Based Computing [6]
HP x64 Blade
Citrix Xenapp
6 | EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS
Structured data service: SQL
Netware cluster [4] TCP/IP
SBC-server Windows server
Unstructured data service
HP x64 Blade
SQL DB-server HP-UX Server HP-UX SQL server
HP Itanium Blade
Architectuur is een onderwerp dat de komende tijd zal stijgen op de agenda van het IT management. De meeste organisaties hebben hun IT beheer in de afgelopen jaren sterk verbeterd, door standaardisatie van applicaties en infrastructuur en door de inrichting en het automatiseren van beheerprocessen. Toch kenmerkt IT beheer zich doorgaans nog als reactief. Een te groot deel van het IT budget wordt besteed aan het beheer en onderhoud van bestaande applicaties en infrastructuur. Budget dat besteed zou moeten worden aan innovatie en vernieuwing. Met het inzicht dat architectuur oplevert, dienen verbetermogelijkheden zich snel aan. ValueBlue heeft de kennis en de ervaring om verbetermogelijkheden te vertalen naar een samenhangend masterplan. Hiermee kunnen de verbeteracties gecoördineerd en doelgericht worden gerealiseerd.
Samenhang Domein- en project-
Applicatiearchitectuur Architectuur van de Technische infrastructuur
Samenhang aspecten van architectuur
Gegevensarchitectuur
Beveiliging en beheer
Enterprise Architecture
Procesarchitectuur
Domeinarchitectuur
Architectuur principes
Naast beschrijvend is architectuur normerend: het beschrijft de ontwerpcriteria en beleidsuitgangspunten voor de inrichting en opbouw van het IT landschap. Door deze architectuur principes is het eenvoudiger om de benodigde consistentie te bewaren en kunnen beslissingen die binnen de kaders van deze principes blijven sneller en op een lager niveau worden afgehandeld.
Borging van architectuur
Vrijwel elke professional en manager vindt dat architectuur en inzicht in de samenhang van IT belangrijk is en toch wordt het in de praktijk vaak niet toegepast, of slechts in zeer rudimentaire vorm. Veel organisaties hebben het in het verleden wel geprobeerd, maar liepen daarin uiteindelijk vast. De toegevoegde waarde van het inzicht woog niet op tegen de moeite om de architectuurmodellen in te richten en te onderhouden. En het lukte niet om het bijwerken van de architectuur en de inrichtingsdocumentatie als standaard onderdeel in wijzigingsprocessen mee te nemen, waardoor het uiteindelijk verwaterde. Met de juiste aanpak kan dat worden voorkomen. Om architectuur te laten leven dient eerst een helder beeld te worden gevormd. Welke doelstellingen er mee worden nagestreefd en welke concrete en meetbare voordelen het moet gaan opleveren voor de organisatie. De toepassing ervan dient te worden ingebed in de beheerorganisatie. Het onderhouden van de architectuur moet zo eenvoudig mogelijk worden gemaakt. Dit betekent dat bij het bepalen van de gewenste informatie over componenten en objecten, er voor elke extra informatiecomponent een afweging moet worden gemaakt wat het kan opleveren en hoeveel werk het is om het in de toekomst te onderhouden. Waar mogelijk dient het bijwerken van de documentatie en architectuur te worden geautomatiseerd. EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS | 7
Daarnaast dient het gebruik van de architectuur richtlijnen en informatie daadwerkelijk te worden gebruikt bij het nemen van beslissingen. Een goed werkende methode voor het inbedden van architectuur in de organisatie is die van “project start architectuur” (PSA - DYA). Door het gebruik van PSA’s wordt in de ontwerpfase van het project bewaakt dat de keuzes aansluiten bij de architectuur (dan wel dat de architectuur principes moeten worden aangepast) en gedurende het project wordt bewaakt dat de uitvoering conform ontwerp verloopt. Voor borging van de architectuur is daarnaast een organisatorische overlegstructuur nodig waarbij de betrokkenen vanuit de business en vanuit IT op regelmatige basis met elkaar de klokken gelijk zetten. In dit overleg zal de voortgang van het masterplan worden bepaald en wordt op basis van voortschrijdend inzicht gekeken of er aanpassingen in moeten worden aangebracht.
2.2 Gartner groeimodel IT business value
De meeste organisaties bevinden zich momenteel aan het einde van de ‘standardized’ fase. Architectuur is een belangrijke voorwaarde om de stap naar ‘rationalized’ te kunnen maken. Het grote verschil tussen de fase ‘standardized’ en de fasen ‘rationalized’ en ‘dynamic’ is het inzicht in en de grip die vereist is op het IT landschap en op de geleverde functionaliteit in relatie tot de bedrijfsprocessen. In de volgende twee hoofdstukken wordt uitgebreid ingegaan op welke wijze het inzicht kan worden vertaald naar concrete verbeteringen en besparingen.
Balance IT Costs and Business Value Addressing both sides of the equation
$
Basic
Standardized
IT Costs (conceptual) Business Value Returned (conceptual)
8 | EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS
Rationalized
Dynamic
Time
3. Applicatie en Cloud Integratie 3.1 Hoe complex is het applicatie landschap?
Veel organisaties hebben een (te) complex applicatie landschap, wat leidt tot onnodige kosten voor beheer, tot de noodzaak voor het onderhouden van extra kennis en tot extra informatie uitwisseling. Daarnaast vermindert de effectiviteit van de organisatie als gebruikers voor dezelfde functionaliteit met verschillende applicaties werken. Applicatie & cloud integratie is een manier om een applicatie landschap te vereenvoudigen en om de volgende kwaliteitsaspecten te verbeteren: 1. (Master-) data staan altijd op één plek; 2. Een functie komt maximaal één keer voor; 3. Rationaliseer en reduceer waar mogelijk het applicatielandschap; 4. Elimineer point-to-point (geprogrammeerde) interfaces tussen applicaties en vervang dit door gestandaardiseerde informatie uitwisseling via een Enterprise Service Bus (ESB); 5. Maak het applicatielandschap geschikt voor verwerking in de cloud. Visualisatie servicebus concept
Een applicatielandschap met veel overlappende functionaliteiten en point-to-point interfaces tussen applicaties is als een moeras. Aangezien veel van deze verbindingen niet of slecht zijn gedocumenteerd kost het doorvoeren van wijzigingen extra tijd en geld en zijn die storingsgevoelig. Door een goede toepassing van applicatie integratie wordt het applicatielandschap transparant en eenvoudig. EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS | 9
Met applicatie integratie kunnen de functies van legacy systemen stapsgewijs worden vervangen door standaard applicaties of door deze opnieuw te bouwen in courante technologie. Gedurende deze migratie wordt door middel van de ESB ervoor gezorgd dat oud en nieuw naadloos met elkaar samenwerken. Op deze manier worden legacy systemen stapsgewijs en gecontroleerd uitgefaseerd.
3.2 ESB, SOA en samenwerkingsplatforms
Microsoft heeft Biztalk als platform voor een enterprise service bus op basis van een service oriented architectuur op locatie van de klant (on premise). Biztalk is een stabiel en rijk platform dat in aanvulling op de basisfuncties een groot aantal standaard (gratis) connectoren biedt voor allerlei specifieke platforms en applicaties. Met deze connectoren kunnen applicaties die in verschillende talen zijn ontwikkeld eenvoudig informatie met elkaar uitwisselen. BizTalk biedt een krachtige services orchestrator waarmee uitgebreide functionaliteit aan data uitwisseling kan worden toegevoegd en controle wordt verkregen op standaard processen. Biztalk is niet alleen een platform om applicaties met elkaar te laten integreren, maar ook om oude systemen te voorzien van een nieuwe user interface, webgebaseerd of door middel van specifieke app’s. Op deze manier kan de levensduur van oude en nog goed functionerende technologie worden verlengd. Microsoft heeft voor de Cloud het Azure platform ontwikkeld, dat een gelijke servicebus bevat als Biztalk. De combinatie van deze twee platforms biedt krachtige voordelen. Aan elkaar gekoppeld gedragen Azure en Biztalk zich namelijk als één geïntegreerde service bus. Dus gedragen uw on premises systemen én de systemen in de cloud zich als één geheel. U kunt dan eenvoudig per applicatie bepalen of u die in de cloud wilt laten verwerken. Tenslotte is ValueBlue gespecialiseerd in de toepassing van Microsoft Sharepoint. Met name de laatste 2013 versie biedt zeer geavanceerde functionaliteit om medewerkers binnen en tussen organisaties effectiever en efficiënter met elkaar te laten samenwerken.
3.3 Integratie strategie en Integratie Referentie Architectuur
Het gebruik van een ESB, Service Orientatie en Sharepoint moet worden geborgd in de organisatie. Er dient een heldere integratie strategie te worden opgesteld, onderbouwd met een deugdelijke business case. Hierin wordt beschreven welke voordelen de toepassing van applicatie integratie en de cloud zullen gaan opleveren en op welke manier dat zal worden gerealiseerd. Des te concreter de integratie strategie is opgesteld, des te beter kan het succes ervan worden bepaald en gestuurd. Op basis van de integratie strategie wordt er een ‘Integratie Referentie Architectuur’ opgesteld, om een eenduidig gebruik van services en integratie te kunnen waarborgen. Hierin worden afspraken gemaakt over zaken zoals ‘hergebruik vóór koop vóór bouw’ en technische afspraken omtrent naamgeving, de vormgeving van berichten, hoe orchestratie wordt ingericht, gebruik van patronen, ontwerpprincipes, business rules, variabelen en beveiliging. Voor iedere service moet een ‘Integratiecontract’ worden opgesteld, waarin wordt beschreven welke informatie er in gaat, wat de service doet en welke informatie er uitgaat.
10 | EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS
3.4 Cloud services 3.4.1 Wat zijn cloud services?
De cloud gaat het ICT landschap en de werkwijze van organisaties ingrijpend veranderen. De focus van de ICT organisatie verschuift van technisch naar functioneel beheer en op welke manier maximale toegevoegde waarde kan worden geboden aan de business. Tegelijkertijd verbeteren de beschikbaarheid en de flexibiliteit van de ICT middelen . De cloud rekencentra schieten als paddenstoelen uit de lucht door organisaties zoals Microsoft, Amazon, Google, IBM en dienstverleners als Atos en KPN. In de cloud van Microsoft geldt momenteel een ratio beheerder/aantal servers van 1/1.000. Binnen een aantal jaren zal deze ratio 1/100.000 gaan worden. De meeste organisaties halen in eigen beheer een ratio van niet hoger dan 1/100. Een belangrijk kenmerk van een cloud rekencentrum is virtualisatie. Om de dienstverlening en het naar wens op en afschakelen van capaciteit te kunnen bieden is dit een voorwaarde. Er is een aantal varianten van cloud services, die verschillen in het niveau van dienstverlening. De onderstaande figuur geeft hier een overzicht van. De cloud-varianten worden vergeleken met ‘on premises’, waarbij het IT landschap zelf wordt beheerd.
Cloud Services On Premises
Infrastructure
Platform
Software
(as a Service)
(as a Service)
(as a Service)
Applications
Applications
Applications
Applications
Data
Data
Data
Data
Runtime
Runtime
Runtime
Runtime
Middleware
Middleware
Middleware
Middleware
O/S
O/S
O/S
O/S
Virtualization
Virtualization
Virtualization
Virtualization
Servers
Servers
Servers
Servers
Storage
Storage
Storage
Storage
Networking
Networking
Networking
Networking
You Manage Vendor Manages
De minst uitgebreide vorm van cloud is ‘Infrastructure as a service’ (IAAS). Hierbij wordt een virtueel platform aangeboden, waarbij de klant zelf verantwoordelijk is voor het hierop verwerken en beheren van een operating systeem, databases en applicaties. EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS | 11
Een uitgebreidere vorm van cloud is die van ‘Platform as a service’ (PAAS), waarbij de cloud leverancier een compleet platform ter beschikking stelt en beheert. De klant kan hier software op installeren en functioneel beheren. Deze vorm van cloud services zal in de toekomst sterk gaan toenemen, omdat de klant dan zelf vrijwel geen technisch beheer meer hoeft te organiseren, en zich kan concentreren op functioneel beheer en strategische innovatie. De meest vergaande vorm is ‘Software as a service’, waarbij functionaliteit aan de klant wordt aangeboden zonder technische beheerlasten. Voorbeelden hiervan zijn Salesforce.com en Office 365 van Microsoft. ValueBlue gelooft in hybride omgevingen waarbij de organisatie gebruik maakt van applicaties en voorzieningen in de cloud met daarnaast applicaties en systemen binnen de eigen muren (‘on premises’). Een startpunt hiervan kan zijn om applicaties die 7 * 24 uur beschikbaar moeten zijn (websites voor klanten, kritische applicaties) als eerste naar de cloud te brengen. De integratie van deze systemen en voorzieningen en integraal beheer dienen goed te worden geregeld en uitgewerkt.
3.4.2 De bezwaren tegen de cloud
Verminderde controle op het IT landschap en de data worden vaak genoemd als bezwaren tegen de cloud. Voor overheidsorganisaties komt hier nog bij dat de eis wordt gesteld dat data binnen de landsgrenzen blijven. Voor sommige cloudleveranciers is deze voorwaarde moeilijk te waarborgen. Er is dus koudwatervrees zichtbaar bij organisaties om de systemen en data over te dragen naar een cloud leverancier. Vaak zijn de argumenten gevoelsmatig en vermindert de terughoudendheid als er eenmaal gebruik van wordt gemaakt. De cloudleveranciers kunnen aantonen welke voorzieningen zij treffen voor een veilig gebruik van de diensten en beveiliging van systemen en data. En dat gaat doorgaans veel verder dan de meeste organisaties zelf aan voorzieningen hebben geregeld.
3.4.3 De aandachtspunten om van de cloud gebruik te kunnen maken?
Om gebruik te kunnen maken van cloud services dienen de applicaties die hierop moeten gaan werken geschikt te zijn om te werken in een virtuele omgeving. Er mag geen directe relatie bestaan tussen de applicatie en het onderliggende platform. Vooral voor oudere applicaties is dit in veel gevallen een probleem. De integratie en afhankelijkheden tussen applicaties en services is ook (of juist) bij gebruik van cloud services een aandachtspunt. Veel organisaties hebben deze afhankelijkheden en relaties niet goed in beeld. Het goed in kaart brengen van de informatiestromen en het geschikt maken van applicaties voor verwerking in de virtuele cloud zijn de belangrijkste activiteiten om een IT landschap naar de cloud te kunnen migreren. Daarnaast is het van belang om vooraf een goede inschatting te maken van de kosten, als er gebruik wordt gemaakt van de cloud. De verrekeningswijze is totaal anders vergeleken met eigen ICT voorzieningen in huis, of traditionele outsourcers. In de cloud wordt het gebruik van de applicaties en voorzieningen belast. Wat dit in uw situatie betekent moet worden berekend. Met als resultaat een business case, waarin u de verschillen tussen de huidige werkwijze en als u gebruik zou maken van de cloud netjes op een rij krijgt gepresenteerd. 12 | EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS
3.5 Diensten van ValueBlue op het gebied van applicatie en cloud integratie
ValueBlue is Windows Azure Partner en heeft de kennis en middelen om zo’n business case op te stellen. En wij kunnen u begeleiden om stapsgewijs naar de cloud over te gaan.
Windows Azure in Enterprise IT
CAPEX PRESSURE
Media Services
Websites
New Cloud designed apps.
Develop and Test
Redundancy
Bigdata & HPC
Migrating existing applications
Storage & Backup Recovery
Extended Enterprise High Availability
CLOUD SCENAROIS Quick win
Increase time to market
EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS | 13
4 System Center dienstverlening 4.1 Inleiding
Het inzicht dat IT architectuur oplevert kan worden benut om het beheer van het IT landschap te verbeteren. Door het zoveel mogelijk te automatiseren en door de invoering van Self Service voor gebruikers, zodat die zonder tussenkomst van een beheerder veel zaken zelf kunnen regelen. Een belangrijk aspect van de inzet van de System Center producten van Microsoft is dat er een gedragsverandering nodig is bij de beheerders. Zij moeten pro actief gaan werken, dus er voor zorgen dat problemen zich niet gaan voordoen. ValueBlue is gespecialiseerd in de inrichting van monitoring, configuratie management en orkestratie, zowel binnen de eigen beheeromgeving als in de cloud, zodat beide omgevingen als één geheel kunnen worden beheerd.
4.2 Monitoring
Monitoring geeft de beheerorganisatie ogen en oren. De essentie van monitoring is dat op het juiste moment aan de juiste ontvanger de juiste boodschap wordt gegeven van iets waar actie op moet worden ondernomen. En dat die er ook iets mee doet. Zodat een aankomend probleem tijdig wordt voorkomen. Het monitoring systeem moet niet te weinig alerts genereren, waardoor er zaken buiten het zicht van de beheerders gebeuren. Maar ook niet teveel, omdat teveel niet relevante meldingen er toe leiden dat de beheerders ze gaan negeren. Tuning is dus een belangrijk onderdeel van monitoring. Een goede inrichting van monitoring is niet eenvoudig. Per object dat in monitoring wordt genomen moet worden uitgezocht welke meldingen het kan geven, welke relevant zijn, wanneer een melding moet worden gegenereerd en wie die moet krijgen.
14 | EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS
De meldingen worden ingebed in de beheerprocessen van de organisatie. Zo kan de opvolging en afhandeling van de meldingen worden bewaakt. Het monitoring systeem dient te worden gekoppeld met een service management systeem, zodat van de belangrijke alerts direct een incident kan worden aangemaakt waarvan de oplostijd kan worden bijgehouden. Het monitoring systeem bouwt historische data op. Hiermee wordt het ITIL proces ‘Problem Management’ ondersteund en worden structurele verbeterpunten in de te beheren omgeving zichtbaar gemaakt. Die vervolgens dus structureel kunnen worden opgelost. Monitoring maakt het IT landschap transparant en bestuurbaar.
4.2.1 Vormen van monitoring ValueBlue onderscheidt vier verschillende vormen van monitoring:
A.
Element monitoring
Element monitoring heeft betrekking op de inrichting van monitoring op individuele objecten, zoals computersystemen, operating systemen, netwerk componenten en applicaties. Voor veel van deze systemen zijn management packs aanwezig, vaak ontwikkeld door de leverancier van het betreffende systeem. In management packs is de kennis en informatie opgenomen over de meldingen die een object kan geven, welke storingen zich kunnen voordoen en hoe hier op adequate wijze mee om te gaan. De management packs worden samen met de beheerders van de organisatie ingericht. Per mogelijke melding wordt bepaald wat er op welk moment mee moet worden gedaan. Dat kan een email of SMS zijn aan de beheerder of een automatische afhandeling van het (potentiële) probleem door een herstelscript. Escalatieprocedures worden hierin meegenomen.
B.
Keten monitoring
Keten monitoring is nauw verweven met de architectuur van een IT landschap. Vanuit de bedrijfsprocessen wordt bepaald door welke IT objecten die worden ondersteund (servers, netwerkcomponenten, middleware, business applicaties). Als voor de betreffende objecten element monitoring al is ingericht kan de keten binnen monitoring als “distributed application” worden opgenomen. Ketens worden gebruikt voor rapportages zoals over de gerealiseerde service levels (SLA’s). Voor informatievoorziening en om trends zichtbaar te maken waarop moet worden gereageerd. Trends kunnen tot een alert leiden. Ketens kunnen betrekking hebben op batchprocessen die in de nacht worden afgewerkt. Zodat niet pas ‘s morgens blijkt dat een groot deel van de batchprocessen niet zijn uitgevoerd.
C.
User experience monitoring
User experience monitoring heeft betrekking op hoe de gebruiker het gebruik van de IT middelen ervaart. Typische gebruikershandelingen worden gescript in SCOM, waarna ze in een gewenste frequentie worden uitgevoerd. SCOM bouwt historie op en maakt trends zichtbaar. Bijvoorbeeld over het gebruik en de performance op verschillende momenten van de dag. Door de combinatie van user experience monitoring en keten monitoring kan een ongewenste trend snel worden herkend en geanalyseerd. EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS | 15
D.
Regie monitoring
Regie monitoring is bedoeld voor organisaties die delen van het beheer hebben uitbesteed. Met die partijen zijn afspraken gemaakt over de te leveren diensten niveaus (SLA’s). Maar de organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor de werking van het gehele IT landschap. Bij regie monitoring wordt met de uitbestedingspartner afspraken gemaakt welke informatie deze aanlevert, om zelf de ketens te kunnen monitoren. Doorgaans is hiervoor informatie op hoofdlijnen voldoende.
4.2.2 Dashboards
Voor de verschillende rollen binnen de beheerorganisatie worden op maat gemaakte dashboards ingericht, die inzicht geven in relevante trends en ontwikkelingen. Deze informatie (tactisch beheer) geeft de betrokkenen het stuur in handen om onderbouwd beslissingen te kunnen nemen en verbeteringen te kunnen doorvoeren. Voor professionele dashboards en toegankelijke rapportages is het product Savision LiveMaps ontwikkeld. Dit systeem wordt veelvuldig in aanvulling op SCOM gebruikt.
4.2.3 Opstart van een monitoring traject
De invoering van monitoring is een intensief proces, waarbij veel verschillende personen betrokken worden. Zoals management, systeem- netwerk- en applicatiebeheerders. De ervaring leert dat veel van deze personen het druk hebben met de dagelijkse gang van zaken en dat het moeilijk is om tijd vrij te maken voor het inrichten van monitoring. In bijlage 2 is een best practice aanpak hiervoor bijgevoegd.
4.2.4 Gedragsverandering
De invoering van monitoring heeft alleen zin als de systeem-, netwerk- en applicatie beheerders er ook daadwerkelijk gebruik van gaan maken. De stap van reactief naar pro actief beheer blijkt in de praktijk groter dan gedacht. De ervaring leert dat gedragsverandering alléén kan worden gerealiseerd als de beheerders het nut en de noodzaak van monitoring zelf inzien. En als dit actief wordt aangestuurd door het management. Hiervoor moet de dagelijkse werkwijze van de beheerders voor het management transparant worden gemaakt. Dit realiseert Valueblue door specifieke aandacht voor dit onderwerp in de projecten. Zo ontwikkelen wij dashboards die inzicht geven in het gebruik van de SCOM omgeving zelf. Hoeveel wijzigingen zijn in de afgelopen tijd aangebracht door welke beheerders? Een levende monitoring omgeving wordt doorlopend aangepast, voor tuning of voor invoering van nieuwe componenten. Als gedurende langere tijd geen wijzigingen worden doorgevoerd, is het duidelijk dat er geen gebruik van monitoring wordt gemaakt. ValueBlue kan in dit process ondersteunen.
4.2.5 Monitoring en beheerprocessen (ITIL)
Voor de koppeling van events en alerts aan beheerprocessen heeft Microsoft een set van best practices ontwikkeld onder de naam ‘Microsoft Operations Framework’ (MOF). Dit is een op ITIL gebaseerd model over hoe een beheerorganisatie kan worden ingericht om optimaal gebruik te kunnen maken van monitoring en automatisering van beheer. Een goede implementatie van monitoring ondersteunt het ‘Incident Management’, waarbij de door SCOM aangeleverde events en alerts een probleem signaleren, bij voorkeur vóórdat het door gebruikers als een probleem wordt ervaren. Hiernaast ondersteunt monitoring het proces‘Problem Management’, voor het structureel oplossen van inrichtingsproblemen door inzicht in trends en terugkerende problemen. Tenslotte ondersteunt monitoring het proces ‘Change Management’, doordat er inzicht is in de opbouw, samenhang en het functioneren van het IT landschap, waardoor de wijzigingen beter kunnen worden voorbereid. 16 | EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS
4.3 Self Service
Veel vragen van gebruikers kunnen geautomatiseerd worden afgehandeld, als dit op de juiste manier wordt ingericht. Voorbeelden hiervan zijn password reset, aanvragen van een licentie en installatie van software en aanvragen voor services of hardware. Het voordeel van Self Service is dat gebruikers snel worden geholpen. En dat in de geautomatiseerde processen die hierin voorzien gemakkelijk status informatie kan worden verstrekt. De gebruiker wordt dus doorgaans sneller geholpen én op de hoogte gehouden van de voortgang. Beiden dragen bij aan de klanttevredenheid. Uiteraard is het ook een voordeel dat de beheerders zich niet met deze vragen en activiteiten hoeven bezig te houden, hetgeen geld en tijd bespaart. Een voorwaarde voor Self Service is dat de uitvoerende processen die de betreffende diensten en producten moeten leveren geautomatiseerd zijn. Om processen van het begin tot het eind te automatiseren moet op de achtergrond doorgaans veel worden geregeld. Zoals geautomatiseerd configuratie management, workflow software dat goedkeuringsprocessen automatiseert en een aansluitend service management systeem dat overkoepelend de processen bewaakt en rapporteert.
4.4 Het beheer automatiseren
In deze paragraaf wordt een overzicht gegeven van beheerfuncties en -processen die kunnen worden geautomatiseerd. Niet elke mogelijkheid van automatisering is voor elke organisatie even relevant. Het automatiseren van beheer zal doorgaans stapsgewijs worden ingevoerd in het tempo dat de eigen beheerorganisatie aan kan. Mogelijkheden voor automatisering worden hierna aangegeven voor een aantal ITIL processen.
4.4.1 Asset, configuratie en licentiemanagement
Configuratie management is een voorwaarde voor goed beheer en voor optimalisatie van het IT landschap. Configuratie management heeft als doel dat er een éénduidig beeld is van alle gebruikte componenten plus hoe die componenten met elkaar samenhangen. ValueBlue heeft BlueDolphin ontwikkeld om geautomatiseerd een actueel beeld te kunnen verkrijgen en te behouden van alle componenten waar het IT landschap uit bestaat. BlueDolphin wordt nader toegelicht in hoofdstuk 5. Een aspect van asset en configuratie management is het bijhouden van het gebruik van licenties op software en dit te vergelijken met de afgesloten contracten. Om er zeker van te zijn dat de organisatie niet te weinig licenties heeft afgesloten ten opzichte van het gebruik, of juist onnodig veel licenties gebruikt zodat hierop kan worden bespaard. BlueDolphin geeft ook inzicht in de status van het versiebeheer en patch management van hard- en software componenten, hetgeen van belang is voor éénduidig beheer en het goed kunnen beveiligen van de IT voorzieningen.
4.4.2 Service Desk, incident- en problem management
Incidenten kunnen reële of potentiële verstoringen zijn. Van incidenten die door het monitoring tool worden gesignaleerd kan geautomatiseerd een incident in het service management tool (servicedesk) worden aangemaakt. Het voordeel hiervan is dat het incident op deze manier automatisch kan worden toegewezen aan oplosgroepen binnen de beheerorganisatie en de oplostijd kan worden gemeten. Op deze manier kan de oplossing van belangrijke incidenten worden bewaakt. En tevens kan dan historie worden opgebouwd, zodat trends in oplostijden per beheergroep zichtbaar worden. EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS | 17
Als incidenten vaker voorkomen, kan worden gekeken of de oorzaak van het incident structureel kan worden opgelost, zodat het zich niet meer voordoet. Dit process heet ‘Problem Management’ en is er op gericht om de kwaliteit van de beheeromgeving structureel te verbeteren.
4.4.3 Change management
Van alle problemen en incidenten is 90 % het gevolg van een wijziging. En omdat het aantal wijzigingen alleen maar toeneemt, loont het de moeite om dit proces goed in te richten. Een wijziging wordt dan eerst voorbereid in een ontwikkelomgeving en daarna getest in een representatieve testomgeving. Deze werkwijze is gebaseerd op OTAP (scheiding tussen Ontwikkeling, Testen, Acceptatie en Productie). Na de voorbereiding dient de wijziging zoveel mogelijk geautomatiseerd te worden doorgevoerd in de productieomgeving. Om de consistentie in het IT landschap te bewaken dient er een structuur aanwezig te zijn voor het nemen van besluiten over voorgenomen wijzigingen. Doorgaans wordt hierbij gekozen voor een Change Control Board (CCB), waarin besluiten worden genomen over wijzigingen die ingrijpend zijn en een Software Control Board (SCB) waarin standaard wijzigingen worden afgestemd.
4.4.4 Capacity Management
Het bewaken en plannen van de benodigde capaciteit van IT voorzieningen is een belangrijke beheertaak. Capacity management kan worden ondersteund door informatie die uit het monitoring tool komt en dat inzicht geeft in trends van het capaciteitsgebruik. Door voor verschillende systemen (netwerken, servers, schijfruimte, geheuegengebruik, etc.) goed vast te leggen wanneer capaciteitsproblemen zich zullen gaan voordoen en hierop alerts te laten verschijnen, worden verrassingen voorkomen. Daarnaast kan capaciteitsbeheer op het gebied van licenties worden ondersteund door een goed software distributiesysteem. Als licenties worden verwijderd die een bepaalde tijd niet worden gebruikt, kan hier fors op kosten worden bespaard. Capacity Management is ook een strategisch proces, waarbij een inschatting moet worden gemaakt van de ontwikkeling van het gebruik van de IT middelen op langere termijn. Ervaringen uit het verleden kunnen een goede basis verschaffen voor besluiten over de toekomst. Een geavanceerde vorm van capacity management wordt geleverd door de combinatie van de System Center tools SCOM (monitoring) en SCVMM (Virtual Machine Manager). Als SCOM ziet dat de performance van een virtuele server te wensen over laat, kan SCVMM geautomatiseerd servers bijschakelen of applicaties en processen overhevelen naar andere servers. Zonder tussenkomst van een beheerder.
4.4.5 Workflow Management in beheer
Een krachtig tool voor het automatiseren van beheerhandelingen is System Center Orchestrator (SCOrchestrator). Hiermee kunnen (gecompliceerde) flows worden ontwikkeld waar veel intelligentie en afhankelijkheden kunnen worden ingebouwd. SCOrchestrator biedt intelligentie waardoor het system zelf in staat is om de impact van wijzigingen te bepalen. Zo kan het systeem aanwijzen welke flows moeten worden aangepast wanneer de beheerde objecten worden verwijderd of juist worden toegevoegd. Deze functionaliteit is essentieel om de gecompliceerde beheerondersteuning als SCOrchestrator zelf beheersbaar te houden.
18 | EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS
4.5 Tool selectie
Er is een scala van beheertools te koop. Van kostbaar tot goedkoop en van point solution tot geïntegreerde suites. Voor kleine organisaties kan met relatief lichte tools en kleine investeringen al veel worden bereikt. Naarmate organisaties groter worden neemt de complexiteit exponentieel toe en zullen ook hogere eisen aan de kwaliteit van de tools worden gesteld. Met name op het gebied van tracking en tracing, kwaliteit van de logging informatie en de mogelijkheden om data te combineren tot informatie worden dan hoge eisen gesteld. In de meeste organisaties is de SystemCenter suite van Microsoft de beste optie, vooral vanwege de prijs-kwaliteit verhouding. De set bestaat uit de volgende onderdelen: • System Center Operations Manager (SCOM) • System Center Configuration Manager (SCCM) • System Center Service Manager (SCSM) • System Center Orchestrator (SCOrchestrator) • System Center Virtual Machine Manager (SCVMM) • System Center Data Protection Manager (SCDPM)
EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS | 19
5. BlueDolphin Transparante ICT als basis voor vooruitgang Blue
Dolphin
De toegenomen dynamiek waarin organisaties opereren stelt hoge eisen aan de aanpasbaarheid van ICT. Bent u daar klaar voor? Weet u welke applicaties binnen uw organisatie worden gebruikt? Door wie? Welke processen ze ondersteunen en wat de kosten zijn? BlueDolphin brengt uw systemen en applicaties met minimale inspanning in kaart en toont mogelijkheden voor besparingen, verbeteringen en applicatieconsolidatie. Met BlueDolphin hebt u altijd actueel inzicht in uw ICT-landschap. Zodat u er grip op houdt.
BlueDolphin: snel grip op een complex ICT- en applicatielandschap
Een groot deel van de informatie over het ICT-landschap verzamelt BlueDolphin rechtstreeks uit de informatiebronnen binnen uw organisatie. Voor de ontbrekende informatie richten we een portal in met vragen voor applicatie- en functioneel beheerders. Dit neemt bij elkaar slechts enkele dagen in beslag. In de weken die daarop volgen, hebben de beheerders de tijd om de vragen te beantwoorden. Zodat wij het overzicht compleet kunnen maken. In een kort en overzichtelijk traject hebt u zo een goed beeld van uw applicatielandschap. “Applicatie – functie – proces” bibliotheek
BPM
HRM
F&A
Application Information Manager
Business
Softwarecatalogus 2.0
Visualisatie ket Tic
Service desk
Smart Configuration Analyzer
Configuration Management System
ArchiMate Model Generation
AD
Change management
Rapportage
Impact analyse Operational management
CMDB
ESD
Monitoring
Inventory
Info Stromen
Unieke bibliotheek: profiteer van de kennis en ervaringen van andere organisaties
Wat BlueDolphin uniek maakt, is dat het systeem u ondersteunt met een integrale en geavanceerde bibliotheek. Hierin staan referentiegegevens van andere organisaties die dezelfde applicaties gebruiken als uw organisatie. De bibliotheek bevat een schat aan informatie en leerervaringen. De bibliotheek is een gratis service van BlueDolphin. Via de bibliotheek kunt u ook kennis en best practices uitwisselen met andere organisaties. Voor gemeentelijke organisaties is voorzien in een koppeling met de Softwarecatalogus 2.0 van KING.
‘Via de bibliotheek deelt u kennis en best practices met andere organisaties’ 20 | EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS
Continu aanscherpen van bedrijfsprocessen en kostenmanagement
Met de verzamelde gegevens bouwt BlueDolphin een model van uw ICT-landschap. Door de uitgebreide visualisatiemogelijkheden ziet u in één oogopslag relevante verbanden en worden ketens zichtbaar. Welke applicaties ondersteunen elkaar, welke overlappen juist en waar zitten witte vlekken? De impact van een wijziging kan eenvoudig worden bepaald. En door het combineren van kosteninformatie uit financiële en operationele bronnen, krijgt u ook inzicht in de eulB ICT-kosten per bedrijfsproces. En kunt u sturen op verbeteringen. nihploD 10
PB- balance 9
Exact Globe Next
WBGECO - Wachtboek Bioconversie Wijster
Belang voor het proces en bedrijf
8
WebDoc
Meridian
Klic melding
6
AfvalRegistratie Montfort
IRS (Incidenten RegistratieSysteem)
MS Office Professional Plus 2013 TimeTell
7
Afval7 (Vagron - Groningen)
Nominatietool Moerdijk
Microsoft Lync 2013
Permitcliq
Autocad Civil 3D
BlackRock Liquidity Online
5
LearningGuide Manager VIS (Vergunning InformatieSysteem)
4
Topdesk
ADB (Archief Deponiebeheer Buggenum)
3
Irfanview 2
Nero Burning Rom
1
PDFForge Creator Adobe Flash Player
0
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Mate van Specificiteit
ICT als basis voor vooruitgang
BlueDolphin geeft u niet alleen inzicht in uw applicatielandschap, maar helpt u ook om de toekomst te plannen. Waar wil uw organisatie over drie jaar staan? ValueBlue ondersteunt u bij de toepassing van enterprise architectuur en met het vaststellen van een doelarchitectuur. Vanuit het bestaande applicatielandschap stellen we samen met u een verbeter- en integratieprogramma op. Dit vertalen we naar een roadmap, die de verbeterprojecten in een logische volgorde weergeeft met business cases.
‘Met een gestructureerde roadmap plant u opeenvolgende verbeterprojecten.’ Belangrijkste voordelen BlueDolphin:
• helpt u om verbeteringen en applicatie consolidatie planbaar en gestructureerd uit te voeren; • geeft u inzicht in de functionaliteit van het applicatielandschap; • visualiseert geautomatiseerd de samenhang en afhankelijkheden binnen het ICT-landschap; • heeft slimme functies om het inzicht eenvoudig actueel te houden; • heeft een geavanceerde bibliotheek waarmee u kennis en ervaringen met andere organisaties deelt. EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS | 21
Bijlage I: Referenties ValueBlue Enterprise- en IT Architectuur
ValueBlue heeft voor veel organisaties architectuur opdrachten uitgevoerd. Er wordt gestart met het in kaart brengen van het huidige IT landschap. Het landschap wordt door ValueBlue bij voorkeur vastgelegd in BiZZdesign Architect, een krachtig hulpmiddel om het te kunnen visualiseren en op allerlei manieren impact analyses en inzicht te kunnen creëren. Voor IHC Merwede heeft het in kaart brengen van het applicatie landschap en het leggen van de relaties tussen de applicaties en de bedrijfsprocessen als doel dat overlappende functionaliteit zichtbaar wordt. Met deze informatie kan het complexe applicatie landschap drastisch worden gereduceerd. Daarnaast worden de ketens zichtbaar zodat monitoring en daarmee de kwaliteit van het beheer kunnen worden verbeterd. CZ Zorgverzekeringen heeft naast deze doelstellingen ook nog een andere doelstelling: door toezichthouders worden steeds hogere eisen gesteld aan bewijsvoering dat CZ zijn IT processen onder controle heeft. Het in kaart brengen van de enterprise architectuur en daarbinnen de IT architectuur dragen hiertoe bij. Voor Eno zorgverzekeringen is architectuur toegepast in verband met een strategische uitbesteding en ook hier vanwege de toenemende eisen die door de toezichthouders worden gesteld. Voor de Leidse Onderwijsinstellingen (LOI) wordt een strategisch project uitgevoerd onder de naam LOI 2.0. In dit project ontwikkelen we een nieuw IT landschap dat de LOI in staat stelt om haar dienstverlening aan klanten (cursisten en leerlingen) sterk te verbeteren. Onder meer door innovatieve toepassingen op het gebied van interactie en nieuwe lesmethoden. ValueBlue heeft samen met de betrokkenen van LOI de doel architectuur ontwikkeld. Van hieruit zijn de projecten bepaald waarmee die doel architectuur kan worden gerealiseerd. Door middel van applicatie integratie wordt een nieuw applicatie landschap gecreëerd dat optimaal aansluit op de business van de LOI en gemakkelijk meebeweegt met veranderingen daarin. Voor Attero wordt een applicatie rationalisatie en consolidatie programma uitgevoerd. Het doel is om 25 % te besparen op het ICT budget. In het programma worden besparingsopties opgespoord en uitgewerkt, waarna de realisatie ervan kan worden gepland en uitgevoerd. Voor de Gemeente Velsen is het IT landschap gemodelleerd in verband met toetreding tot een gemeentelijk samenwerkingsverband. Dezelfde doelstelling is voor de Gemeente Capelle aan den IJssel van toepassing. Gemeente Uithoorn had als doel om de IT dienstverlening aan de organisatie onder de loep te nemen en mogelijkheden voor verbeteringen te analyseren. 22 | EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS
Voor Bugaboo en de Gemeente Diemen is een analyse van de huidige werkwijze rond architectuur en beleidsontwikkeling getoetst. Op basis hiervan zijn een aantal wijzigingen in de werkwijze en formulering van de doelarchitectuur en principes doorgevoerd, waardoor de praktische bruikbaarheid van enterprise architectuur is verbeterd. Calibris, BKR en Forbo hebben hun ICT beheer verbeterd doordat ze op basis van inzicht in de samenhang van het ICT landschap gerichte veranderingen hebben doorgevoerd.
Applicatie en Cloud Integratie
Voor De Lage Landen is applicatie integratie in zijn volle breedte ingezet. Van opzet van een gestructureerde ontwikkelomgeving en borging daarvan in de organisatie, ontwikkeling van een ‘ Integratie Referentie Architectuur’ tot een volledige implementatie van ESB op basis van een SOA. Bij elke verandering en uitbreiding wordt hier eerst beoordeeld of invulling kan worden gegeven door hergebruik van een service, voordat naar de markt wordt gekeken of er iets wordt gebouwd. Applicatie integratie maakt hier vanaf de start van elk project deel uit van het projectteam. Deze werkwijze heeft de organisatie belangrijke voordelen opgeleverd. Vrijwel alle interfaces zijn vervangen door de ESB, het landschap en de gegevensstromen zijn transparant en beheerd en wijzigingen kunnen snel en efficiënt worden doorgevoerd. Het aantal applicaties is hier in de laatste jaren sterk gereduceerd. Bij de LOI werkt ValueBlue aan het nieuwe LOI 2.0 IT landschap. Met een ‘integratie referentie architectuur’ is er een basis neergelegd voor een gestructureerde en op integratie gebaseerde werkwijze. Voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn verschillende integratie projecten ontwikkeld, waarbij voornamelijk gebruik is gemaakt van Microsoft Sharepoint als platform. Door slimme app’s (op Windows 8) in combinatie met workflows zijn complete papieren processen vervangen en onder controle. Dit heeft de snelheid van werken vergroot, terwijl tegelijkertijd de processen beheerst en inzichtelijk geworden zijn. Ook voor LOI wordt een samenwerkingsplatform op basis van sharepoint gerealiseerd. De scope betreft de samenwerking tussen medewerkers, studenten en (externe) docenten. Voor Triversum, Eno en verschillende klanten van Atos zijn integratie opdrachten uitgevoerd, waarbij het elimineren van overlappende functionaliteiten in applicaties en het combineren van informatievoorziening uit verschillende systemen en applicaties de bruikbaarheid en vereenvoudiging van het landschap hebben verbeterd.
EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS | 23
System Center Dienstverlening
ValueBlue heeft voor een groot aantal organisaties effectieve monitoring ingericht. De meeste van deze organisaties hadden al wel de beschikking over de monitoring voorzieningen, maar gebruikten deze nauwelijks. CZ had een bestaande monitoring omgeving die was opgebouwd in SCOM 2007R2. Deze werd nauwelijks gebruikt, voornamelijk omdat het aantal meldingen zo groot was, dat het voor relevante meldingen als zoeken naar een speld in een hooiberg was. ValueBlue heeft monitoring op element niveau opnieuw ingericht in samenwerking met de systeem- en applicatiebeheerders. Hierbij is veel aandacht besteed aan tuning en integratie van de meldingen in het servicedesk systeem (voor het geautomatiseerd kunnen aanmaken en bewaken van incidenten). Vervolgens is monitoring geïntegreerd in de (ITIL) beheerprocessen. Tenslotte is er een structuur opgezet waarmee de beheerders en het management de werking en het gebruik van de monitoring hulpmiddelen kunnen bewaken. Zodat het in de toekomst niet meer zal gebeuren dat de middelen niet worden gebruikt. Voor IHC Merwede, verschillende klanten van KPN Consulting (Eriks en AJS), Forbo en Calibris zijn vergelijkbare trajecten uitgevoerd met behulp van de System Center tooling. Voor de Rotterdamse Mobiliteits Centrale, Altrecht en Triversum is monitoring ingericht op basis van PRTG, een low cost en toch krachtig monitoringprogramma, dat in eenvoudige omgevingen voldoende functionaliteit biedt. Daarnaast heeft ValueBlue voor verschillende klanten System Center Service Manager ingericht, in samenhang met monitoring en configuatie management. Voor Forbo is een wereldwijde implementatie van System Center Configuration Manager ontworpen en ingericht voor software distributie en het geautomatiseerd installeren van servers en werkstations. Diezelfde activiteiten heeft ValueBlue ook in opdracht van Atos uitgevoerd en voor klanten zoals het Ministerie van OCW en het Openbaar Ministerie. Voor Klaverblad Verzekeringen is monitoring ingericht samen met de eigen beheerders met behulp van SCOM. Klaverblad had al wel ervaring met monitoring, maar dat was gericht op basis monitoring van de infrastructuur met behulp van een tool met beperkte functionaliteit. Met SCOM is ketenmonitoring ingericht, tevens is monitoring een veel prominenter onderdeel geworden van de ICT dienstverlening. 24 | EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS
BlueDolphin
eulB
nihploD
Samen met Atos heeft ValueBlue het systeem BlueDolphin ontwikkeld. BlueDolphin brengt geautomatiseerd het IT landschap in kaart en onderhoudt dit zelfstandig. BlueDolphin vertaalt de configuratie informatie geautomatiseerd naar een ArchiMate model in BiZZdesign en onderhoudt dit model vervolgens automatisch. Hiermee wordt een belangrijk probleem opgelost voor bedrijven die inzicht willen hebben en houden in de samenhang van het IT landschap. Daarnaast wordt BlueDolphin door Atos bij zo´n 20 grote klantorganisaties gebruikt als rapportagemiddel. De informatie vanuit allerlei verschillende bronnen binnen die contracten wordt door BlueDolphin in één model gebracht en in een toegankelijke vorm gepresenteerd. De informatie kan worden gepresenteerd in de vorm van een dashboard, grafisch of in een beschrijvende vorm. MN Services gebruikt BlueDolphin voor ondersteuning bij de ITIL processen Configuratie Management en Change Management. Doordat er altijd een actueel beeld is van de werkelijkheid dat toegankelijk in ArchiMate vorm wordt gevisualiseerd, kunnen besluiten met de juiste informatie snel en onderbouwd worden genomen. De Gemeente Amsterdam heeft BlueDolphin aangeschaft als hulpmiddel voor het centraliseren van de ICT voorzieningen van de diensten en stadsdelen. Voor het Rijksmuseum heeft ValueBlue het applicatielandschap in kaart gebracht en hoe de bedrijfsprocessen hierdoor worden ondersteund. Met dit inzicht kan de impact van wijzigingen en innovatie eenvoudiger worden bepaald waardoor resultaten sneller en beter worden bereikt.
EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS | 25
Bijlage II: Whitepaper Applicatie Rationalisatie en Consolidatie Het resultaat van een “applicatie rationalisatie en consolidatie programma” is een effectief ICT landschap, zonder overbodige of overlappende applicaties. Dat optimaal aansluit op de bedrijfsvoering en flexibel meebeweegt met de ontwikkelingen van de business en de organisatie. De meeste organisaties hebben veel meer applicaties dan zij denken. Van veel applicaties is niet bekend welke functies ze bieden en aan welke bedrijfsprocessen ze gekoppeld zijn. Het gevolg is overlappende functionaliteit, redundante gegevensverzamelingen, beperkte applicatie integratie en overbodige applicaties. Het elimineren van applicaties is lastig. Vaak is er sprake van slechts een gedeeltelijke functionele overlap. Gebruikers zijn gewend aan hun eigen applicaties en willen hier niet vanaf. Om te kunnen bepalen welke applicaties kunnen worden geëlimineerd, is inzicht nodig in de functionaliteiten die deze applicaties leveren en in de eisen die de organisatie stelt, nu en in de toekomst. De aanpak voor applicatie rationalisatie en consolidatie die ValueBlue heeft ontwikkeld, leidt in drie stappen tot een flexibel applicatie landschap dat de bedrijfsvoering optimaal ondersteunt.
Een aanpak in drie stappen
In de eerste stap wordt het applicatielandschap met onderliggende databases geïnventariseerd. Vervolgens wordt een rationalisatie- en consolidatieplan opgesteld en een business case gemaakt met een inschatting van de te behalen voordelen en van de inspanning die daarvoor nodig is. Een goede business case is essentieel om het vereiste draagvlak bij het management te verkrijgen. In de tweede stap volgt de rationalisatie. Hierin worden niet gebruikte, niet relevante en dubbele versies van applicaties geïdentificeerd en opgeschoond. Doorgaans wordt zo al de helft van het aantal applicaties geëlimineerd. Met een beter aansluitend applicatie landschap en kostenbesparingen als resultaat. In deze rationalisatiefase wordt ook gekeken naar software compliancy: het aantal afgesloten licenties versus het daadwerkelijke gebruik. Dit kan besparingen opleveren als er ongebruikte licenties zijn. En het geeft inzicht in het risico van non-compliancy waar er meer gebruikt wordt dan beschikbaar is. In de derde stap worden applicaties met functionele overlap geconsolideerd, hetgeen de meeste waarde voor de bedrijfsvoering oplevert. Per functioneel werkgebied wordt bepaald welke applicaties kunnen worden geëlimineerd, hoe gegevensverzamelingen kunnen worden gestroomlijnd (master databeheer) en hoe functies die door de eliminatie wegvallen op andere manieren kunnen worden aangeboden. Het applicatie landschap sluit dan beter aan op de behoefte van de organisatie, en de kwaliteit van de informatievoorziening neemt aanmerkelijk toe als data eenduidig worden beheerd. Een applicatie rationalisatie en consolidatie programma vergt een multidisciplinaire aanpak. Het programma maakt gebruik van de disciplines ”applicatiebeheer”, “functioneel beheer”, “enterprise architectuur”, “gegevensarchitectuur en data management” en ”applicatie integratie”.
Kostenbesparing en kwaliteitsverbetering
Om keuzes te kunnen onderbouwen wordt dus naast functionele en technische kenmerken van applicaties ook gekeken naar samenhang en naar de huidige en toekomstige eisen en wensen van de organisatie. Het resultaat is een efficiënt ICT landschap, dat optimaal aansluit op de behoeften van de organisatie en dat gemakkelijk meebeweegt met de eisen van de bedrijfsvoering. Met minder risico’s, omdat er wordt gewerkt met eenduidige dataverzamelingen. 26 | EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS
En er kan op kosten worden bespaard. Dat kunnen directe besparingen zijn, omdat softwarepakketten kunnen worden geëlimineerd en er minder servers nodig zijn. Daardoor kan ook op de kosten van beheer worden bespaard. Het kunnen ook indirecte besparingen zijn door een betere integratie van applicaties, zodat handmatige handelingen vervallen. En samenwerken tussen medewerkers wordt eenvoudiger als zij voortaan met dezelfde software en data werken. Er moeten dan geen moeilijke oplossingen worden gemaakt en onderhouden voor het uitwisselen van data in verschillende formaten. De aanpak die ValueBlue heeft ontwikkeld voor het uitvoeren van Applicatie Rationalisatie en Consolidatie is vastgelegd in een whitepaper. Deze Whitepaper is op aanvraag of via de website van ValueBlue beschikbaar.
EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS | 27
Bijlage III: Whitepaper Implementatie Ketenmonitoring met Microsoft SCOM en Orchestrator Microsoft System Center is het beheerplatform van Microsoft voor zowel cloud voorzieningen als de lokale IT middelen. Het systeem wordt ingezet om actief te beheren en acties geautomatiseerd uit te voeren. Er wordt zo bespaard op de kosten van beheer terwijl het serviceniveau aan de organisatie verbetert. Om optimaal gebruikt te maken van de functionaliteit die System Center biedt, moeten de beheerders en ontwikkelaars niet alleen kennis hebben van de werking van de voor hen relevante onderdelen van het systeem. Net zo belangrijk is dat de tools worden geïntegreerd in de dagelijkse werkwijze en aansluiten op de processen voor (wijzigings-) beheer. In deze whitepaper wordt de implementatie toegelicht van monitoring met behulp van System Center Operations Manager (verder: SCOM) en aansluitend het automatiseren van beheertaken met System Center Orchestrator. De essentie van monitoring is dat op het juiste moment aan de juiste ontvanger de juiste boodschap wordt gegeven van iets waar actie op moet worden genomen. Of dat een geautomatiseerde actie in werking wordt gesteld. Zodat een aankomend probleem wordt voorkomen. Het monitoring systeem moet niet te weinig alerts genereren, waardoor er zaken buiten het zicht van de beheerders gebeuren. Maar ook niet teveel, omdat niet relevante meldingen er toe leiden dat de beheerders ze negeren. Dit betekent dat tuning één van de belangrijkste onderdelen is van het werken met monitoring. Een voorwaarde voor succesvolle implementatie van monitoring is borging van de alerts in de beheerprocessen van de organisatie. ValueBlue heeft een methodiek ontwikkeld om de procesmatige inbedding van monitoring en de gewenste gedragsverandering van de beheerders (en management) effectief te begeleiden. De belangrijkste doelstellingen van monitoring zijn: • Pro actief in plaats van reactief beheren • Bij problemen snel de oorzaak kunnen achterhalen (root cause analysis) • Signalering van herhaaldelijke verstoringen, als input voor het problem management proces (oorzaak oplossen in plaats van het gevolg) • Raspportages, dashboards en transparantie in beheer Met orkestratie kunnen voorspelbare handelingen geautomatiseerd en effectief worden afgehandeld en gedocumenteerd. Niet alleen leidt dit direct tot een besparing op de beheerinspanning, maar ook tot een transparanter IT landschap. Omdat de automatische handelingen altijd op dezelfde manier worden uitgevoerd en netjes gedocumenteerd. ValueBlue levert de volgende concrete diensten op het gebied van monitoring en orkestratie: • Requirementsanalyse ten behoeve van de invoering van geautomatiseerd beheer en (keten)monitoring • Opleiding van beheerders in het gebruik van System Center Operations Manager en Orchestrator • Analyse en verbetering van de huidige implementatie van de System Center systemen • Uitvoering van het plan voor het effectief invoeren van monitoring en borging hiervan in de organisatie De aanpak die ValueBlue heeft ontwikkeld voor de implementatie van ketenmonitoring met Microsoft SCOM en Orchestrator is vastgelegd in een whitepaper. Deze Whitepaper is op aanvraag of via de website van ValueBlue beschikbaar. 28 | EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS
EFFECTIEVER EN EFFICIËNTER WERKEN - IT IN RELATIE TOT UW BUSINESS | 29
Winthontlaan 200 3526 KV Utrecht Postbus 85183 3508 AD Utrecht The Netherlands
T +31 (0)30 75 08 954 E
[email protected] I www.valueblue.nl
