EFEKTIVITAS PELAKSANAAN PROGRAM KERJA PADA ORGANISASI BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS RIAU (BEM UR) PERIODE KEPENGURUSAN 2011-2012 Kasmuri 1 Anggota: Ernawati2 CP: 082388889328. e-mail:
[email protected] ABSTRACT This research is backgrounded by unaplied program at BEM UR effectively including internal or external of the campus. It measured at time of program which has planed. In BEM UR aplication of program which didn’t macth with the time that has been planned leave unaplied. This research is purpose to find out about effectivity of program aplication at BEM UR and the other factor which influence effectivity of program aplication of BEM UR, it is expected that program aplication at BEM UR could works effectively, and its goal which has been planned could be research. In order to finish a problem, the researcher using organization and effectivity of organization theory. This research using qualitative research with data appeared is descriptive. In order to gather the data, the research using interview technique, observation and documentation. Whith using a key informan as a main source of information and additional informan as a support information and a triangulation technique as a source in original appear of data. Result of his research shows that condition of effectivity of program aplication at BEM UR is not effectivity of program aplication at BEM UR is not effective yet. Key Words: effectivity, organization, aplication, program
PENDAHULUAN Kebutuhan manusia untuk hidup berkumpul dan bekerjasama sudah lazim sejak manusia hidup didalam suatu sistem masyarakat, karena pada hakikatnya manusia tidak dapat hidup sendiri. Manusia senantiasa membutuhkan orang lain dalam memenuhi kebutuhan hidupnya. Naluri manusia yang tidak dapat hidup sendiri memerlukan sebuah wadah yang merupakan sarana memenuhi kebutuhan hidup tersebut. Salah satu wadah untuk memenuhi kebutuhan hidup tersebut adalah organisasi. Organisasi merupakan suatu wadah dimana kegiatan administrasi dilaksanakan atau dapat pula diartikan sebagai tempat proses dimana terjadi interaksi diantara orang-orang yang ada didalam organisasi. Sebuah organisasi memerlukan manusia sebagai sumber daya pendukung utama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sumber daya manusia yang berkualitas akan turut memajukan organisasi dan organisasi akan dijadikan sebagai wadah peningkatan produktivitas kerja. Kedudukan strategis untuk peningkatan produktivitas kerja tentunya tergantung dari orang-orang yang 1 2
Kasmuri adalah Mahasiswa Program Studi Ilmu Administrasi Negara Angkatan 2008 FISIP UR Ernawati adalan Dosen Program Studi Ilmu Administrasi Negara FISIP UR
1
mengelola organisasi tersebut sebagaimana yang kita ketahui, bahwa suksesnya pelaksanaan fungsi-fungsi dan tercapainya tujuan adalah bukan hanya disebabkan oleh uang, barang, modal dan alat bantu lainnya akan tetapi juga yang terutama motivasi dari seluruh orang-orang yang mengelola organisasi. Yaitu orang-orang yang berperan aktif dan produktif dalam melaksanakan program kerja dalam sebuah organisasi, hal ini tentunya berpatokan pada anggota organisasi atau pengurus organisasi tersebut. Dalam menjalankan aktifitas sebuah organisasi pasti akan selalu berhubungan dengan manusia pengelola organisasi tersebut, tentunya yang mengelola organisasi tersebut adalah orang-orang yang memiliki pemikiran kedepan dan memiliki kemampuan untuk terus berkembang. Dengan kemampuan yang terus berkembang kemampuan anggota tersebut akan mempengaruhi stabilitas dan kontiniuitas organisasi terutama dalam melaksanakan program kerjanya. Setiap organisasi tentunya mempunyai tujuan yang tertuang dalam visi dan misi organisasi. Untuk melaksanakan visi dan misi organisasi ditentukan oleh beberapa faktor fisik maupun non fisik seperti manusia, prosedur kerja, dan program kerja yang ada. Proses dari faktor-faktor tersebut secara langsung dikoordinir langsung oleh seorang pemimpin maupun unsur staf yang ada dalam organisasai. Koordinasi sekaligus merupakan salah satu unsur penting dalam mencapai tujuan organisasi. Hal penting lainnya yang juga menentukan dalam pencapaian tujuan sebuah organisasi yaitumenyangkut berbagai usaha-usaha yang berkaitan dengan masalah manejerial organisasi dan anggota, terutama dalam aktivitas organisasiyang dilaksanakan oleh anggota. Hal ini dikarenakan setiap aktivitas anggota akan mempengaruhi bagi kelancaran pelaksanaan program kerja atau tugas organisasi. Kinerja anggota yang baik diperlukan untuk reinforcement (penguatan) didasarkan pada informasi bersifat spesifik tentang kinerja anggota untuk mencapai tujuan, meliputi: rewards intangible (penghargaan terhadap hal-hal yang tidak nyata) lebih besar dari rewards tangible(penghargaan terhadap hal-hal yang nyata). Organisasi dimotivasi menjadi tim pemenang sebagai bagian dari kelompok kecil yang efektif secara parsial dengan mengontrol jangkauannya dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Salah satu faktor yang turut menentukan berhasilnya suatu organisasi dalam mencapai tujuannya adalah bagaimana program kerja pada suatu organisasi tersebut disusun dan dilaksanakan dengan seefektif mungkin. Salah satu cara untuk mengukur pencapaian tujuan organisasi adalah efektivitas pelaksanaan program kerja organisasi. Efektivitas program kerja pada organisasi pada dasarnya adalah efektivitas anggota atau dengan kata lain apabila tiap anggota organisasi terkoordinir melaksanakan tugas dan pekerjaan masingmasing dengan baik, maka efektivitas organisasi secara keseluruhan akan timbul. Secara lebih luas efektivitas dan keberadaan sebuah organisasi, diharapkan mampu memberikan dampak positif terhadap lingkungan tempatnya berada dan mampu menciptakan tatanan kehidupan yang baik, baik dalam ruang lingkup kecil (keluarga dan masyarakat) maupun ruang lingkup yang lebih besar (negara). Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Riau (BEM UR) merupakan organisasi tertinggi ditingkat kelembagaan mahasiswa yang berada di lingkunagan
2
Universitas Riau. Dalam tatanan organisasi kemahasiswaan di Universitas Riau, BEM UR adalah organisasi induk kemahasiswaan. BEM UR periode kepengurusan 2011-2012 dengan nama kabinet pengabdian disahkan dalam kongres Mahasiswa Universitas Riau XVIII pada tanggal 16 juli 2011, yang sebelumnya pemenangan ketua BEM telah dimenangkan dalam PEMIRA pada tanggal 24 Mei 2011.Dalam pencapaian tujuannya setiap organisasi memiliki visi dan misi. Pernyataan visi adalah penting karena memperlihatkan perubahan setiap waktu. Menurut Sutarto (2006:14) misi menyajikan apa yang harus dilakukan oleh organisasi agar sukses mencapai tujuan, sedangkan visi menyatakan kemana organisasi akan diarahkan, apa yang dicoba untuk menjadi dan berapa cepat dalam merencanakan strategi. Visi BEM UR adalah ”TerwujudnyaBEM URsebagai wadah perjuangan bersama yang aktif dan berkesinambungan untuk kemandirian Indonesia” Untuk mencapai visi di atas BEM UR mempunyai Misi SERASI yaitu Solid:Membangun suasana kekeluargaan seluruh civitas akademika dan kelembagaan guna mewujudkan soliditas gerakan bersama seluruhelemen mahasiswa universitas riau. Edukatif :Menumbuhkembangkan semangat perjuangan yang edukatif berbasis kompetensi serta tersinergi dan terintegrasi guna mengembangkan sofftskill dalam persaingan global. Responsif :Respon terhadap segala permasalahan baik internal maupun eksternal kampus (lokal maupun nasional dan internasional) Amanah :Bertanggungjawab untuk memberikan solusi yang terbaik Solutif :Terhadap permasalahan kampus, daerah bangsa dan negara Inovatif :Mengakomodir seluruh aspirasi dan kreatifitas mahasiswa. Sedangkan untuk nama kabinet BEM UR mengambil nama kabinet pengabdian dengan makna filosofi mengabdi untuk kepentingan mahasiswa serta tulus dan ikhlas dalam mengemban amanah yang diberikan. Penyusunan anggota kabinet dilaksanakan dengan mengundang mahasiswa Universitas Riau untuk bergabung dalam Kabinet Pengabdian BEM UR, melalui permintaan rekomendasi dilayangkan kepada segenap Gubernur Mahasiswa dan Ketua Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) se-lingkungan Universitas Riau. Selain itu juga pada saat yang sama, dilakukan perekrutan pengurus melalui pola open rekrutmen, sebagaimana yang telah diatur dalam PUOK Universitas Riau. Proses penyusunan kabinet BEM UR menghasilkan susunan kabinet yang beranggotakan 69 orang pengurus yang ditetapkan pada posisi yang sesuai dengan kemampuan yang dimiliki dan pengalaman organisasi sebelumnya berdasarkan hasil test dan wawancara serta hak prerogatif pimpinan organisasi pada masingmasing kementerian dan Departemen, yaitu Kementerian Sekretaris Kabinet dan Kementerian Keuangan, Departemen Dalam Universitas, Departemen Luar Universitas, Departemen Hukum dan Advokasi, Departemen Sosial Politik, Departemen Komunikasi dan Informasi, dan Departemen Lingkungan Hidup. Kepengurusan Kabinet Pengabdian resmi dilantik pada tanggal 21 Juli 2011 dengan SK Rektor Nomor: 332 /UN19/KM/2011yang menetapkan pengesahan kerja BEM UR untuk satu periode kepenguruan dan menerangkan nama-nama kepengurusan BEM UR periode kepengurusan 2011-2012.
3
BEM UR merupakan wadah pembinaan kemahasiswaan ditingkat Universitas, untuk pengembangan penalaran, minat dan bakat serta kesejahteraan mahasiswa.BEM UR periode kepengurusan 2011-2012 merupakan kelanjutan dari kepengurusan sebelumnya dengan periode satu tahun, dalam sistem organisasi kemahasiswaan yang diatur dalam Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan (PUOK), periode kepengurusan organisasi kemahasiswaan BEM UR hanya satu tahun dengan sistem pergantian setiap akhir periode satu tahunnya, pergantian kepengurusan dilaksanakan melalui pemilihan raya (PEMIRA) dan kepengurusan selanjutnya ditetapakan dan disahkan melalui kongres. Sebagai organisasi induk kemahasiswaan BEM UR mempunyai tugas pokok: Menyusun dan melaksanakan program kerja, Berkoordinasi/berkomunikasi dengan organisasi kelembagaan mahasiswa baik internal kampus maupun organisasi eksternal kampus, Menampung serta memperjuangkan hak dan aspirasi mahasiswa baik dalam bidang akademik maupun kesejahteraan mahasiswa. Melaksanakan program kerja merupakan langkah-langkah pokok yang diperlukan oleh organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Untuk mencapai tujuan sebuahorganisasi tentunya program kerja dari organisasi tersebut harus dapat berjalan dengan efektif dan terealisasi dengan baik. Jika program kerja telah berjalan dengan baik maka tujuan organisasi tersebut akan tercapai. Apabila suatu organisasi berhasil mencapai tujuan, maka organisasi tersebut dikatakan telah berjalan dengan efektif. Hal ini juga tentunya berlaku pada organisasi BEM UR, jika program kerja organisasi BEM UR telah berjalan dengan baik maka tujuan organisasi BEM UR akan tercapai. Apabila organisasi BEM UR berhasil mencapai tujuan, maka organisasi BEM UR dikatakan telah berjalan dengan efektif. Melaksanakan program kerja bagi organisasi BEM UR merupakan hal yang cukup penting terutama dalam menjalankan program kerja yang berhubungan langsung dengan mahasiswa serta dengan pihak yang berada dilingkungan organisasi tersebut, baik pihak pemimpin Universitas, pemimpin Fakultas, maupun pihak kemahasiswaan, karena adanya organisasi BEM UR juga demi kepentingan pihak diatas. dan BEM UR bisa dikatakan sebagai fasilitator untuk menggerakan agenda-agenda program kerja universitas maupun fakultas yang berhubungan dengan mahasiswa, serta menjadi jembatan bagi mahasiswa dalam menyampaikan aspirasinya terhadap pihak universitas. Selama masa kepengurusan, BEM UR berbagai upaya merealisasaikan program kerjanya baik program kerja di dalam universitas maupun program kerja di luar universitas, program kerja di dalam universitas selain sebagai penyalur bakat dan minat mahasiswa juga sebagai penyalur aspirasi mahasiswa dalam menanggapi kebijakan yang diberlakukan oleh pihak Universitas. Sedangkan program kerja yang berhubungan dengan instansi di luar Universitas adalah untuk menjalin komunikasi dan koordinasi dengan pihak eksternal baik perorangan maupun kelembagaan serta untuk menanggapi permasalahan sosial yang berhubungan dengan kebijakan pemerintah. Tergambar beberapa program kerja BEM UR ada yang terealisasi dan ada tidak terealisasi, adapun beberapa program kerja yang terealisasi tidak sesuai dengan target waktu pelaksanaan bahkan beberapa program kerja yang terealisasi tidak terfollowup sama sekali, hal ini tentu akan menimbulkan pertanyaan mahasiswa dalam memandang kerja BEM UR bahkan tujuan dari BEM UR itu
4
sendiri, sehingga sebagian kelembagaan menyimpulkan adanya program kerja BEM UR tidak dirasakan oleh sebagian mahasiswa Universitas Riau dan tidak efektif dalam pelaksanaan program kerjannya. Steers (1995:1) mengemukakan untuk mengukur efektivitas pelaksanaan kerja pada organisasi Secara ideal taraf efektivitas dapat dinyatakan dengan ukuran-ukuran yang agak pasti dimana bahwa : “efektivitas dinilai menurut ukuran seberapa jauh organisasi berhasil mencapai tujuan yang layak dan optimal “ efektivitas sebagian bertumpu pada pencapaian tujuan yang layak dan optimal dari organisasi dan dijabarkan berdasarkan kepada aktivitas kerja suatu organisasi untuk memperoleh manfaat sumber daya sebanyak mungkin artinya suatu efektivitasdapatdilihatdarikualitas,kesiagaan,efisiensi,penghasilan,pertumbuhan,p emanfaatan lingkungan,stabilitas,peraturan kerja dan semangat kerja. Lebih lanjut menurut Steers dalam Edy sutrisno (2010:148) mengemukakan ada empat kelompok variabel yang berpengaruh terhadap efektivitas pelaksanaan kerja organisasi, yaitu: a. Karakteristik organisasi, termasuk struktur dan sarana dan prasarana teknologi 1. Struktur adalah hubungan yang relatif tetap sifatnya seperti dijumpai dalam organisasi, sehubungan dengan susunan sumber daya manusia. Struktur adalah cara yang unik suatu organisasi menyusun orang-orangnya untuk menciptakan sebuah organisasi 2. Teknologi adalah alat mekanisme suatu organisasi untuk mengubah masukan mentah menjadi keluaran jadi. b. Karakteristik lingkungan, termasuk lingkungan ekstern (luar) dan lingkunagna intern (dalam ) 1. Lingkungan ekstern yaitu semua kekuatan yang timbul di luar batas-batas organisasi dan mempengaruhi keputusan serta tindakan didalam organisasi. 2. Lingkungan intern yang dikenal sebagai iklim kerja. Meliputi macammacam atribut kerja yang sebelumnya telah ditunjukan mempunyai hubungan dengan segi-segi tertentu dari efektivitas c. Karakteristik karyawan, yang meliputi keterikatan pada organisasi dan prestasi kerja. Kesadaran akan sifat perbedaan pribadi yang terdapat diantaranya para pekerja sangat penting, karena pekerja yang berbeda memberikan tanggapan dengan cara yang berbeda pula atas usuha-usaha manajemen untuk mencapai usaha yang diarahkan pada tujuan. Dengan mengetahui perbedaan ini maka manajemen dapat menyesuaikan rancangan mereka terhadap pengorganisasian dan kepemimpinan atas dasar pekerja dalam pekerjaan dan dngan demikian meningkatkan kesempatan bekerja sama serta memperbesar dukungan bersama. d. Kebijakan praktik manajemen Ada beberapa mekanisme khusus alat para manajer meningkatkan efektivitas organisasi, mekanisme ini meliputi penetapan tujuan strategi, pencairan dan pemanfaatan sumber daya, penciptaan lingkungan prestasi, proses komunikasi, kepemimpinan dan pengambilan keputusan, adaptasi dan inovasi organisasi.
5
METODE Dalam mengumpulkan data Penelitian ini menggunakan teknik observasi, wawancara, dan dokumentasi. Dengan menggunakan tiga langkah tersebut maka dapat dihimpun data-data untuk menghasilkan informasi. Setelah seluruh informasi yang dibutuhkan dalam penelitian ini terkumpul, maka informasi tersebut akan di analisa dengan teknik triangulasi data, yakni informasi hasil wawancara dibandingkan dengan hasil wawancara yang lain, hasil wawancara dengan teori dan hasil wawancara dengan penelitian terdahulu. Selanjutnya ditambahkan dengan data dan keterangan yang sifatnya mendukung dalam menjelaskan hasil penelitian untuk kemudian dianalisa secara deskriptif kualitatif. Dalam menganalisa digunakan metode deskriptif untuk menggambarkan secara utuh kenyataan mengenai efektivitas pelaksanaan program kerja pada organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Riau periode kepengurusan 2011-2012.
HASIL DAN PEMBAHASAN Pengkajian terhadap organisasi apapun bentuknya pasti tidak terlepas dari yang namanya efektivitas program kerja, karena efektivitas program kerja adalah suatu pencapaian sasaran atau tujuan tertentu secara maksimal apa yang dikehendaki oleh organisasi. Dapat dikatakan bahwa salah satu unsur yang dapat menentukan keberhasilan organisasi dalam mewujudkan tujuannya adalah dengan memberikan hasil yang berkualitas dari pelaksanaan program kerja yang ada, karena pelaksanaan program kerja merupakan gambaran nyata tercapai atau tidaknya tujuan organisasi yang telah dituangkan melalui visi dan misi organisasi. Kebanyakan rumusan mengenai efektivitas organisasi bergantung pada masalah seberapa berhasilnya suatu organisasi mencapai sasaran yang dinyatakannya atau yang telah ditetapkan oleh organisasi. Dimana apabila kita membaca tentang efektivitas program kerja pada organisasi, maka timbul suatu analisa bahwa suatu organisasi dikatakan efektif apabila organisasi tersebut dapat mencapai sasaran yang telah ditetapkan, atau sejauh mana sasaran dan tujuan organisasi tersebut tercapai, melalui proses pelaksanaan program kerjanya. Begitu juga yang ingin diketahui tentang kondisi organisasi BEM UR ini, sudah efektifkah keberadaannya di kampus Universitas Riau atau belum. Untuk mengetahui bagaimana sesungguhnya kondisi efektifitas organisasi BEM UR ini, maka pada uraian berikut peneliti akan menjelaskan berdasarkan pada pencapaian tujuan program kerja organisasi. A. Tercapainya Tujuan Program Kerja Setiap organisasi pasti memiliki tujuan.Tujuan yaitu suatu cita-cita yang ingin dicapai oleh organisasi yang dituangkan melalui visi dan misinya. Baik itu yang bersifat jangka panjang maupun jangka pendek.Untuk mencapai tujuan organisasi tersebut maka dibuatlah program kerjanya. Program Kerja adalah aktivitas yang menggambarkan di muka bagian mengenai pekerjaan yang akandilaksanakan diikuti petunjuk-petunjuk mengenai cara pelaksanaannya.Efektivitas program kerjabiasanya menyangkut juga jangka waktupenyelesaiannya, penggunaan material dan peralatan yang diperlukan,
6
pembagian wewenang dan tanggung jawab serta kejelasan lainnya yang dianggap perlu Keseluruhan hasil wawancara menjelasakan bahwa dalam hal pencapaian tujuan program kerja BEM UR belum terlaksana dengan efektif karena belum semua program kerja terealisasi dengan baik, adapun program kerja yang terealisasi tidak memberi manfaat bagi sasaran programnya disebabkan adanya beberapa alasan baik itu alasan yang berasal dari internal organisasi BEM UR itu sendiri maupun dari eksternalnya.Padahal untuk bisa dikatakan efektif suatu organisasi harus bisa mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan, atau sejauh mana tujuan organisasi itu telah dicapai melalui proses program kerja yang direncanakan. B. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Pelaksanaan Program Kerja pada Organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Riau (BEM UR) periode kepengurusan 2011-2012. a. Karakteristik organisasi Salah satu faktor yang ikut berperan penting dalam menentukan keberhasilan sebuah organisasi dalam pelaksanaan program kerjanya adalah karakteristik organisasi. Karakteristik organisasi meliputi struktur dan teknologi (alat). Dalam pembahasan ini peran struktur dan teknologi akan mempengaruhi organisasi selama proses pelaksanaan program kerjanya. a) Struktur Struktur ialah upaya untuk menata atau memanajemen sebuah pekerjaan melalui pembagian-pembagian tugas yang tertata dengan baik agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Struktur menunjukan hubungan yang relatif tetap sifatnya seperti dijumpai dalam organisasi. Sehubungan dengan susunan sumber daya manusia, Struktur adalah cara unik suatu organisasi menyusun orangorangnya untuk menciptakan sebuah organisasi. Hal ini sesuai dengan pendapat Tohardi (2002: 39)yang menyatakan bahwa struktur organisasi adalah gambaran dari peran orang-orang yang ada dalam organisasi guna mencapai tujuan. Moekijat (2002: 250) berpendapat bahwa keuntungan-keuntungan dari suatu bagan/struktur organisasi adalah : 1. Diperoleh suatu pengertian organisasi secara menyeluruh dan jelas 2. Dihasilkan garis-garis otoritas dan tanggungjawab yang terpenting 3. Diberikan kemungkinan-kemungkinan adanya promosi 4. Disederhanakan penentuan nama-nama jabatan Dari hasil wawancara dapat diketahui bahwa struktur organisasi BEM UR belum representatif karena struktur dalam organisasi BEM UR tidak diisi oleh orang-orang yang tidak tepat karena bidang atau jabatan yang mereka isi tidak sesuai dengan keahlian dan disiplin ilmu yang mereka miliki. Selain itu dalam penempatan pengurus masih ditemukannya faktor-faktor kedekatan dengan pimpinan dan senioritas. Disamping itu, akibat dari tidak tepatnya penempatan pengurus pada bidangnya menyebabkan beban bagi pengurus itu sendiri.Padahal suatu organisasi dikatakan baik dan dapat berjalan sesuai pedoman tertib administrasi, maka penempatan pengurus dalam struktur organisasi tersebut harus sesuai dengan keahlian yang dimiliki oleh para pengurus yang akan ditempatkan dalam bidang-bidang yang ada pada organisasi. Akan tetapi, fakta di lapangan
7
menunjukkan penempatan pengurus pada organisasi BEM UR tidak sesuai dengan keahlian yang mereka miliki. b) Teknologi Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan manusia guna kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia secara efisiensi. Teknologi memiliki kombinasi antara alat atau fasilitas yang digunakan dengan proses pemakaian kerja Miarso (2007:31). Dari definisi teknologi diatas artinya teknologi merupakan perpaduan antara alat dan proses pemakaian. Begitu juga jika dikaitkan dengan efektivitas BEM UR selama pelaksanaan program kerjanya tentu tidak terlepas dari dua faktor tersebut. Hasil data yang diperoleh peneliti melalui observasi di lokasi penelitian, bahwa fasilitas yang dimiliki organisasi BEM UR masih kurang memadai. Dari hasil wawancara yang mencakup teknologi, bahwasanya teknologi yang digunakan oleh BEM UR belum baik dan belum maksimal. Hal ini dapat kita lihat pada fasilitas yang dimiliki BEM UR begitu minim sehingga dalam proses penggunaan peralatan tersebut harus berganti-gantian dan kadang kala rusak sehingga menyebabkan ketidak efektifan dalam melaksanakan program kerjanya. b. Karakteristik Lingkungan Selain karakteristik organisasi, faktor kedua yang mempengaruhi efektivitas pelaksanaan program kerja pada organisasi adalah karakteristik lingkungan. Pengaruh lingkungan dapat dilihat dari dua segi. Pertama, lingkungan dalamyaitu faktor-faktor di dalam organisasi yang menciptakan nilai kultural, sosial dan konflik tempat berlangsungnya program kerja ke arah tujuan. Lingkungan dalam ini juga bisa disebut iklim organisasi. Steers (1980:85). Yang kedua lingkungan luar yang umumnya menggambarkan kekuatan yang berada di luar organisasi. a) Lingkungan Intern Lingkungan intern (dalam) juga disebut lingkungan iklim kerja. Meliputi macam-macam atribut kerja yang sebelumnya telah ditunjukkan mempunyai hubungan dengan segi-segi tertentu dari efektivitas. Lingkungan intern (dalam) organisasi dapat kita lihat pada iklim kerja dan sikap pengurus dalam organisasi.Iklim kerja adalah situasi kerja dimana para pengurus suatu organisasi melakukan pekerjaannya. Dari hasil wawancara dapat diketahui bahwa iklim kerja berpengaruh untuk efektifnya organisasi BEM UR. Iklim kerja dalam organisasi BEM UR yang dirasakan oleh Pengurus BEM belum sepenuhnya kondusif. Hal ini dikarenakan kondisi organisasi BEM itu itu sendiri sedang dalam reposisi kepengurusan. Sehingga para pegawai harus menyesuaikan dengan setiap Departemen baru atau yang menggantikan pemimpin terdahulu dalam organisasi tersebut. Selain itu mereka hanya mengikuti program yang ada pada BEM UR itu sendiri. Seharusnya iklim kerja dalam organisasi harus nyaman dan kondusif sehingga Pengurus merasa nyaman bekerja dan memaksimalkan kinerja mereka, dengan begitu efektivitas organisasi akan tercapai. Selain itu dapat juga diketahui bahwa sikap pengurus kebanyakan adalah acuh tak acuh. Ini dikarenakan bila pengurus memberikan usul ataupun saran kebanyakan tidak bisa direalisasikan secara maksimal dikarenakan pemimpin dalam organisasi BEM UR memegang pusat keputusan. Padahal sikap pengurus berpengaruh dalam tercapainya tujuan
8
dan efektifitas organisasi, jika sikap pengurus baik dan positif, tentu mereka semangat dan senang dalam melakukan pekerjaannya. Hal ini sesuai dengan fakta yang peneliti temui di lapangan, bahwa memang masih banyak pengurus BEM UR yang acuh tak acuh terhadap organisasi ataupun pekerjaannya dalam organisasi tersebut. Karena peneliti melihat banyak pengurus yang Online disaat rapat atau bercerita-cerita disaat ada kajian kelembagaan. b) Lingkungan ekstern Selain lingkungan intern, lingkungan ekstern juga berpengaruh terhadap organisasi BEM UR. Pengaruh lingkungan ekstern menjadi kekuatan yang timbul di luar batas-batas organisasi dan mempengaruhi keputusan serta tindakan di dalam organisasi dimana melihat organisasi BEM UR yang berada dilingkungan kampus dan merupakan organisasi induk kemahasiswaan maka fokus lingkungan eksternalorganisasi ini dapat kita lihat dari hubungan ataupun kerjasama serta koordinasi organisasi dengan kelembagaan kampus daninstansi luar dalam hal pelaksanaan program kerjanya. Dari hasil wawancara dapat diketahahui bahwa hubungan BEM UR dengan kelembagaan kampus belum baik, informan menjelaskan bahwa kelembagaan yang ada di Universitas Riau ada yang kontra terhadap keberadaan BEM UR, kelembagaan tersebut belum bisa diajak kerjasama dalam hal menyukseskan program kerja kampus dan Informan berpendapat bahwa kelembagaan kampus terlalu egois dalam teknis pelaksanaan kerja akibatnya semua program kerja kampus yang berhubungan dengan kemahasiswaan dilimpahkan pada BEM UR sehingga kerja tersebut tidak efektif sampai habis masa kepengurusan dan ditambah lagi sistim BLU Universitas yang memperlama pencairan dana potma sehingga menghambat BEM dalam menjalankan program kerjanya. Sementara kalau hubungan BEM UR dengan pihak luar sudah baik seperti yang dijelaskan Informan diatas, BEM UR memiliki kolom tulis di Tribun guna penulisan Youngster, POLDA yang masih netral mengawali ketika aksi dan Chevron yang turut membantu dana kepada BEM UR dalam hal program PKM dan Pelatihan Advokasi Nasional BEM seluruh indonesia. c. Karakteristik pengurus Organisasi Secara umum organisasi yang dijalankan oleh sekolompok orang yang berbeda pasti tidak bisa terpisahkan dari bentuk karakter, sikap maupun pendapat pribadi. Begitu juga pada organisasi BEM UR perbedaan pribadi masing-masing pengurus juga menjadi faktor penentu efektivitas pelaksanaan program kerja BEM UR itu sendiri. Tetapi hal tersebut bukan merupakan alasan yang menghambat organisasi untuk mencapai tujuannya jika pimpinan mampu perangkul pengurusnya untuk tetap berada dalam lingkaran organisasinya. Peran pimpinan dalam hal menjalankan kepemimpinannya terhadap pengurus organisasi sangat penting, karena kesuksesan organisasi dalam menjalankan program kerjanya tidak terlepas dari pimpinan organisasi itu sendiri.Pimpinan yang memiliki jiwa kepemimpinan yang baik, selain bisa memahami karakter pada tiap-tiap pengurusnya juga bisa mempertahankan pengurusnya dalam batas lingkaran organisasi dan peraturan-peraturan organisasi.Adapun indikasi karakteristik pengurus antara lain : a) Keterikatan pada organisasi
9
Keterikatan adalah kesediaan mempertahankan keanggotaan dalam suatu organisasi, maka keikatan lebih dari itu dan meliputi juga sikap positif yang kuat terhadap organisasi. Smith (Steers, 1980: 133) mengatakan jika keikatan dibandingkan dengan keterikatan meliputi hubungan yang aktif antara pekerja dengan majikannya maka pekerja tersebut bersedia memberikan sesuatu atas kemauan sendiri dan dapat menyokong tercapainya tujuan organisasi. Dari seluruh hasil wawancara dapat diketahui bahwa keterikatan pengurus pada organisasi mempengaruhi tercapainya tujuan organisasi tersebut. Karena dengan keterikatan terhadap organisasi tersebut para pengurus akan memberikan yang terbaik untuk organisasi tempatnya menjalankan program kerjanya. Begitu juga dengan organisasi BEM UR. Namun yang peneliti temui dilapangan sedikit berbeda dengan pernyataan Informan karena peneliti melihat pengurus BEM UR sangat minim jika dibandingkan dengan program kerja besar yang mereka laksanakan. b) Prestasi kerja Dalam hal efektivitas pelaksanaan program kerja pada organisasi, prestasi kerja merupakan hal yang sangat penting, tanpa adanya prestasi kerja tujuan dan cita-cita organisasi akan sulit tercapai dengan baik. Jika tujuan organisasi tidak tercapai dengan baik maka orang akan menilai pada pengurus yang menjalankan organisasi tersebut. Dalama organisasi BEM UR prestasi kerja pengurusnya dilihat dari motivasi pengurus itu sendiri dalam berkontribusi untuk menjalankan tugas-tugas pada organisasi. Motivasi adalah kekuatan kecenderungan seorang individu melibatkan diri dalam kegiatan yang berarahkan sasaran dalam pekerjaan. Ini bukanlah perasaan senang yang relatif terhadap hasil berbagai pekerjaan sebagaimana halnya kepuasan, tetapi lebih merupakan perasaan sedia atau rela bekerja untuk mencapai tujuan pekerjaan(Steers, 1985: 48). Sedangkan motivasi menurut Porter dan Lawler adalah proses dengan mana perilaku dibangkitkan, diarahkan dan dipertahankan selama berjalannya waktu.(Porter dan Lawler dalam Steers, 1985: 150). Dari hasil wawancara tersebut dapat diketahui motivasi pengurus pada organisasi BEM UR mulai menurun yang mana disebabkan banyaknya permasalahan yang terjadi dalam organisasi BEM tersebut kalau di klasifikasi permasalahan tersebut terletak dari pimpinan yang kurang semangat, permasalahan tanggung jawab dalam melaksanakan PUOK dan permasalahan kesibukan akademik. Padahal pengaruh motivasi bekerja yang dimiliki oleh seorang pengurus sangat penting dalam suatu organisasi apalagi dalam hal melaksanakan program kerja. Karena dengan adanya motivasi dari pengurus tersebut maka pegawai akan bekerja lebih keras dan giat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dalam organisasi demi tercapainya tujuan organisasi BEM Tersebut. Prestasi kerja pengurus tidak hanya dipengaruhi oleh motivasi saja. Melainkan kemampuan pengurus dalam suatu organisasi juga sangat penting. Kemampuan pengurus seperti kemampuan memahami tugas pada bidangnya, kemampuan memahami perkataan lisan, penalarannya secara induktif dan bagaimana daya ingatnya. Semua hal tersebut sangat dibutuhkan pegawai dalam melaksanakan program kerjanya dan tercapainya tujuan organisasi.
10
Dari hasil wawancara dapat diketahui bahwa kemampuan pengurus dalam organisasi BEM UR masih kurang, karena organisasi ini memanfaatkan pengetahuan dan sarana yang ada. Padahal kemampuan pengetahuan dan sarana tersebut berpengaruh pada pengurus dalam melaksanakan tugas dan program kerjanya untuk tercapainya tujuan organisasi BEM UR dan demi terselenggaranya kegiatan organisasi BEM tersebut. d. Kebijakan Praktik Manajemen Dalam meningkatkan efektivitas program kerja pada organisasi peranan manajemen sangat penting. Organisasi tersebut harus mampu melaksanakan mekanisme kebijakan praktik manajemennya. Kebijakan praktik manajemen dapat dilihat dari penyusunan tujuan strategis, pencarian dan pemanfaatan sumber daya, proses komunikasi, menciptakan lingkungan prestasi, kepemimpinan dan pengambilan keputusan. Pada suatu organisasi penting untuk menyusun dan menetapkan tujuan organisasi. Karena suatu organisasi berdiri juga berdasarkan tujuan dari organisasi tersebut. Untuk itu pimpinan atau manajemen dari organisasi tersebut harus mampu melakukan penyusunan tujuan strategis yaitu tujuan yang sesuai dengan organisasi. Unsur lain yang mempengaruhi kebijakan praktik manajemen dilihat dari pencarian dan pemanfaatan sumber daya. Dalam hal ini manajemen suatu organisasi harus mampu mencari dan memanfaatkan sumber daya yang dibutuhkan dan sesuai dengan struktur organisasinya. Jika manajemen tidak mampu melakukan hal ini, maka struktur organisasi tidak representatif dan akan mempengaruhi indikator-indikator yang lain. Sehingga efektivitas pelaksanaan program organisasi akan sulit dicapai bahkan tidak bisa sama sekali. Proses komunikasi dalam kebijakan praktik manajemen juga mengambil andil yang tak kalah pentingnya dari penyusunan tujuan strategis dan pencarian dan pemanfaatan sumber daya. Dalam setiap usaha organisasi, komunikasi mempunyai peranan sentral. Ini terutama berlaku dalam masalah efektivitas organisasi. Proses dan pola komunikasi merupakan sarana yang diperlukan untuk mengkoordinasikan dan mengarahkan kegiatan pekerja ke tujuan dan sasaran organisasi. Sebagaimana yang dikemukakan oleh Barnard bahwa komunikasi menduduki tempat sentral karena struktur, luasnya , dan lingkup organisasi hampir ditentukan oleh teknik komunikasinya. (Steers, 1980: 162). Selain proses komunikasi, menciptakan lingkungan prestasi adalah penting bagi kebijakan praktik manajemen. Dalam hal ini peranan manajemen dalam usaha meningkatkan, memacu motivasi dan ketertarikan pengurus dilakukan dengan menciptakan lingkungan prestasi yang berdasarkan persaingan sehat dan terbuka antar pengurus dalam melaksanakan program kerjanya pada organisasi BEM UR. Dari hasil wawancara dapat diketahui bahwa kepemimpinan dan pengambilan keputusan pada organisasi BEM UR melibatkan para pengurusnya. Pihak pimpinan memanajemen keputusan tidak secara langsung atau secara sepihak mengambil keputusan, melainkan meminta saran dan usul dari para pegawai atau bawahan yang mana nantinya usul dan saran tersebut dibawa dalam rapat untuk diambil keputusannya. Selain itu, apabila keputusannya dalam lingkup kelancaran program kerja kerja bidang departemen, maka menteri departemen
11
kementerian bisa mengambil keputusan langsung dengan terlebih dahulu melihat dan tergantung situasi dan kondisi. Dari pemaparan faktor-faktor yang mempengaruhi kondisi efektivitas pelakasanaan program kerja pada organisasi BEM UR menjadi efektif, maka dapat kita lihat bahwa kesemua indikator tersebut yang mencakup karakteristik organistik (struktur dan teknologi), karakteristik lingkungan (lingkungan ekstern dan lingkungan intern), karakteristik pengurus (keterikatan pada organisasi dan prestasi kerja), dan kebijakan praktik manajemen saling berpengaruh dan harus sejalan. Apabila salah satu dari faktor tersebut tidak sejalan dengan faktor yang lain, maka tercapainya tujuan pada organisasi BEM UR jauh dari optimal. Sehingga pencapaian efektivitas organisasi ini bisa saja menjadi mustahil. KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian dan analisa yang telah dilakukan peneliti pada bab sebelumnyan tentang efektivitas pelaksanaan program kerja pada organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Riau (BEM UR) maka kesimpulannya adalah : a. Dilihat berdasarkan pada pencapaian pelaksanaan tujuan program kerja maka pelaksanaan program kerja pada organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Riau (BEM UR) periode kepengurusan 2011-2012 maka berada pada kategori “BELUM EFEKTIF” dikarenakan masih terdapatnya kendala dan masalah yang ditemui pada pelaksanaan program kerja organisasi dalam mencapai tujuan organisasi BEM UR tersebut. b. Faktor-faktor yang mempengaruhi kondisi efektivitas pelaksanaan program kerja pada organisasi BEM UR ini yaitu : Karakteristik organisasi, termasuk struktur dan teknologi (alat dan Proses), Karakteristik lingkungan, termasuk lingkungan luar (ekstern) dan lingkungan dalam (intern), Karakteristik pengurus, termasuk keterikatan pada organisasi dan prestasi kerja, Kebijakan praktik manajemen. Semua faktor-faktor ini sangat berpengaruh dalam pelaksanaan program kerjanya dalam mencapai tujuan organisasi BEM UR yaitu untuk penyaluran aspirsasi mahasiswa dan melaksanakan tri dharma perguruan tinggi. Kesemua faktor tersebut harus sejalan dan berkesinambungan. Namun, hal ini tidak lepas dari peran dan dukungan pengurus organisasi BEM UR, pihak kelembagaan kampus Universitas Riau dan Instansi pemerintahan.
DAFTAR PUSTAKA Azhar, Kasim. 1992. Pengukuran Efektivitas dalam Organisasi. Jakarta: FEUI. Drukker, Peter. 1964. Managing For Result. New York : Harper & Row. Fathoni, Abdurrahmad. 2005. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. Gibson, James., Dkk. 1996. Organisasi dan Pengorganisasian. Jakarta: Binarupa Aksara. Hessel, Nogi. 2005. Manajemen Publik. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia. 12
Jones. 1994. An Introduction to the Study of Public Policy. New York: Third Public. Kamisa. 1990. Kamus Lengkap Bahasa Indonesia. Surabaya: Kartika. Lockwood. 1994. Desain Pelatihan Efektif bagi Supervisor dan Manajemen Madya, (terjemahan: Afandi Ismail). Jakarta: PT. Gramedia pustaka Utama. Lubis S.B Hari dan Martini Husein. 1987. Teori Organisasi (Suatu Pendekatan Makro). Jakarta: Pusat antar Universitas Ilmu-Ilmu sosial UI. Makmuri, Muchlas. 2005. Perilaku Organisasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Moekijat. 2002. Tata Laksana Kantor Manajemen perkantoran. Bandung: Bandar Maju Robbins, Stephen P. 2001. Perilaku Organisasi: Konsep, Kontroversi, Aplikasi. Jakarta: Prenhallindo. ________. 1994. Perilaku organisasi. Jakarta: PT. Indeks Kelompok Gramedia Siagian, Sondang. 2003. Admnistrasi Pembangunan. Jakarta: Bumi Aksara. Steers, Richard M. 1995. Efektivitas Organisasi, (terjemahan Magdalena Jamin). Jakarta: Kencana. _______. 1980. Efektivitas Organisasi. Jakarta: Erlangga Sugiyono. 2007. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabeta Sutarto. 2006. Dasar-Dasar Organisasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Sutrisno, Edy. 2010. Budaya Organisasi. Jakarta: Kencana Tampubolon, P. Manahan. 2004. Perilaku Keorganisasian. Jakarta: Ghalia Indonesia. Thoha, Miftah. 2005. Perilaku Organisasi: Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. Umar, Husein. 2005. Metode Riset Ilmu Administrasi.Jakarta: PT.Gramedia. Winardi. 2006. Teori Organisasi dan Pengorganisasian. Jakarta: Raja Grafindo persada. SK Rektor Nomor: 332 /UN19/KM/2011. Tentang Penetapan Nama-Nama Pengurus BEM Periode Kepengurusan 2011-2012.
13
