Řešení digitalizace a ukládání kraje, neboli krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi

Řešení digitalizace a ukládání kraje , neboli krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi Roman Zemánek, ICZ a.s. Roman Kratochvíl, ICZ a.s. 4. září 2012

DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi

www.i.cz

1

Agenda ► Od záměru k realizaci a provozu ► První plnění veřejných zakázek ► Krajská digitalizační jednotka ► Krajský digitální repozitář ► Krajské digitální úložiště

► Krajská digitální spisovna ► Rekapitulace DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi

www.i.cz

2

Od záměru k realizaci a provozu z pohledu kraje Specifikace tématu výzvy 08 IOP Spolupráce s NDK a NDA Studie mapující prostředí kraje Příprava projektové dokumentace a podání projektu ► Výběr a stavební příprava prostor ► ► ► ►

► Mapování a testování dostupných řešení ► Vznik digitalizačního týmu ► Veřejné zakázky DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi

www.i.cz

3

Digitalizace a ukládání v praxi ► Nástroje pro digitalizaci, dlouhodobou, důvěryhodnou a bezpečnou archivaci, ukládání a zpřístupňování hodnotných dokumentů a dat ► Historicky první plnění veřejných zakázek v rámci Digitalizace a ukládání výzvy 08 ● Karlovarský kraj ● Kraj Vysočina

► Další kraje ● Středočeský kraj ● Ústecký kraj


www.i.cz

4

Vytvoření a následná údržba nástrojů digitalizace a ukládání dat na území Karlovarského kraje ► Krajská digitalizační jednotka (KDJ) ● technologie pro digitalizaci

► Krajská digitální spisovna (KDS) ● garantované úložiště úředních dokumentů

► Krajský digitální repozitář (KDR) ● garantované úložiště dokumentů regionálního a kulturního charakteru

► Krajské digitální úložiště (KDU) ● negarantované úložiště dat různého typu a z různých zdrojů


www.i.cz

5

Vytvoření a následná údržba nástrojů digitalizace a ukládání dat na území Kraje Vysočina ► Krajská digitalizační jednotka (KDJ) ● technologie pro digitalizaci

► Krajská digitální spisovna (KDS) ● garantované úložiště úředních dokumentů

► Krajské digitální úložiště (KDU) ● negarantované úložiště dat různého typu a z různých zdrojů


www.i.cz

6

KRAJSKÁ DIGITALIZAČNÍ JEDNOTKA DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi

www.i.cz

7

Rozsah projektů KDJ Dodávka kompletního systému pro digitalizaci regionálního kulturního dědictví a dalších dokumentů ► Skenery a skenovací pracoviště ► Pracoviště pro zpracování obrazu ► Systém pro tvorbu metadat a OCR ► Systém pro kontrolu a export výsledků


www.i.cz

8

Architektura KDJ Kraj Vysočina


www.i.cz

9

Použitá infrastruktura a technologie Fondy ► Skenery ● ● ● ●

4DigitalBooks DL mini-c ProServ ScannTech 600i ms Epson GT30000N COPIBOOK RGB+

► Další HW/SW ● Servery, pracovní stanice vč. OS ● Storage - NAS ● Čtečky čárového kódu ● Klimatizační jednotka ● Vysavač DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi

paměťových institucí ● knihovny ● muzea

● archivy knižní skener, velkoformátový skener

Jiné dokumenty vysokorychlostní skener

www.i.cz

10

Použitý aplikační software ► Skenování a úprava obrazu ● ● ● ●

4DigitalBooks CopiNet ProServ ProView 4DigitalBooks Page Improver i2S Book Restorer

► Tvorba metadat, OCR, zpracování výsledků ● Elsyst SIRIUS ● ProcyonA ● ABBYY Recognition Server ● ABBYY OCR/ALTO DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi

www.i.cz

11

KRAJSKÝ DIGITÁLNÍ REPOZITÁŘ DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi

www.i.cz

12

Model fungování KDR v TCK


www.i.cz

Naplnění cílů digitalizace dokumentů ► Skenovat lze cokoli ► Využívá se špičková technologie ► Radikální úspora místa ► Záchrana poškozených dokumentů vč. jejich obsahu ► Snadné vyhledávání a orientace ► Digitální data jsou přístupnější pro veřejnost ► Snížení nákladů na tisk, kopírování a dohledávání dokumentů http://www.kr-vysocina.cz/kraj-vysocina-spustil-krajskoudigitalizacni-jednotku/d-4041838/p1=1013 DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi

www.i.cz

14

KRAJSKÉ DIGITÁLNÍ ÚLOŽIŠTĚ DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi

www.i.cz

15

KDÚ – zadání a cíle ► Přímé a rychlé ukládání dat vybraných kategorií ► Data = soubory + metadata ► Pokrytí potřeb původců dat a) Zálohy z IS, auditních logů … b) Dokumenty ORP, stavební plány, zdravotní dokumentace, fotodokumentace

► Office dokumenty, JPEG, PDF, XML, zálohy ► Milióny objektů, desítky původců a TB dat DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi

www.i.cz

16

Požadavky Zadavatele ► Pokrytí obou typů úložišť jedním řešením ► Integrovatelnost na AIS ► Přehledná struktura úložišť, logické členění, objemové kvóty ► Metadata, vyhledávání, rozdílné ACL ► Kontrola integrity - kontrolní součty ► Auditovatelnost ► Komunikace prostřednictvím HTTP, FTP, CIFS, WebDAV


www.i.cz

17

Kraj Vysočina - řešení ICZ ADU ● J2EE aplikace pro řízení a ukládání dokumentů ● Intuitivní GUI ve web prohlížeči ● Složky/dokumenty ● Editace metadat, verzování, vyhledávání ● Obecně známé technologie, dokumentace pro vývojáře, API (SOA) ● Customizace a vývoj na zakázku


www.i.cz

KRAJSKÁ DIGITÁLNÍ SPISOVNA DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi

www.i.cz

19

Model fungování KDS v TCK

Karlovarský kraj Kraj Vysočina


www.i.cz

Subjekty KDS a jejich role ► Provozovatel - kraj ● Centrální administrátor - administrátor KDS, spravuje celkovou konfiguraci a číselníky, provádí údržbu a centrální dohled

► Původce ● Lokální administrátor - administrátor původce, správa uživatelů a skupiny určeného původce, kontroly příjmu do spisovny, tvorby časových razítek a ukládání transakčních záznamů původce ● Uživatel spisovny – používá spisovnu pro hledání zpřístupnění dokumentů ● Archivář/Posuzovatel - skartační řízení

► Externí uživatelé ● Archivář nadřízeného archivu – schvalování skartačního návrhu DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi

www.i.cz

21

ICZ DESA - Důvěryhodná elektronická spisovna a archiv ► edice DES - důvěryhodná el. spisovna ● střednědobé a dlouhodobé důvěryhodné uložení elektronických dokumentů a spisů v organizaci vyvolanou legislativou i potřebami organizace ● spravuje dokumenty ze spisových služeb, agendových systémů a ostatních systémů produkujících dokumenty podléhajících spisovému řádu

► edice DER - dlouhodobý el. repozitář ● dlouhodobého ukládání digitálních a digitalizovaných dokumentů, které nemají úřední charakter. Jedná se převážně o digitalizované knihy a regionální periodika

► edice DEA - dlouhodobý el. archiv DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi

www.i.cz

22

Certifikace řešení ICZ DESA


www.i.cz

23

REKAPITULACE


www.i.cz

24

Aktuální změny legislativních požadavků ► Novela zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (od 1.7.2012)

► Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb – XML schéma (od 11.7.2012)

► Vyhláška č. 259/2012 Sb. – povinné formáty (PDF/A, TIFF, …) (od 20.8.2012) ► Dotčené subjekty: ● všechny orgány veřejné moci a jimi zřizované a zakládané organizace ● povinnost přijímat, zpracovávat a uchovávat elektronické dokumenty DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi

www.i.cz

25

Rekapitulace Ověřené řešení Jeden systémový integrátor Komplexní návrh a realizace řešení Ověřené HW a SW technologie na míru požadavků zákazníka ► Jednotná podpora provozu ► ► ► ►


www.i.cz

26

Děkujeme za vaši pozornost Roman Zemánek [email protected]

Roman Kratochvíl [email protected]


www.i.cz

27

Řešení digitalizace a ukládání kraje, neboli krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi

Recommend Documents