Digitalizace. Co je to digitalizace Proč digitalizovat a přínosy digitalizace Popis procesu digitalizace Příklady digitalizačních projektů

ZÁKAZNICKÝ SEMINÁŘ

D I G I TA L I Z A C E A D Ů V Ě R Y H O D N É U K L Á D Á N Í

Digitalizace    

Co je to digitalizace Proč digitalizovat a přínosy digitalizace Popis procesu digitalizace Příklady digitalizačních projektů

www.i.cz

Zákaznický seminář e-spis

17.09.2015

Proč digitalizovat a přínosy  Čas  Rychlý přístup k dokumentům  Snadné a pohodlné vyhledávání

 Služby občanům a otevřenost organizace  Zpřístupnění informací

 Bezpečnost  Dlouhodobé úložiště  Kontrolovaný přístup

 Přesun do vhodnějších prostor www.i.cz


17.09.2015

Proces digitalizace Kompletace

Analýza

Příprava Skenování

Doprava

Archiv

Manuální indexace Validace dat Typování dat Automatické vytěžení

Identifikace dokumentu

Konrola

Vytěžení dat

Verifikace

Validace dat

Korekce

?

Namátková Kontrola zadavatele

Proces digitalizace - analýza      

Organizace archivu a jeho dostupnost Struktura dokumentů a ukládacích jednotek Kvalita dokumentů, papírů a jejich stáří Formáty a gramáž papíru Počty listů v jednotlivých formátech Sponky, pečetě, vazby, obaly (v %)

www.i.cz


17.09.2015


Příprava

Analýza

Skenování

Doprava

Archiv



Konrola

www.i.cz

Vytěžení dat

Verifikace


Validace dat

?

Korekce

17.09.2015


Proces digitalizace - příprava      

Příprava dokumentů je zásadní fáze digitalizace Evidence při převzetí k digitalizaci. Doprava a vybalení dokumentů Rozešití, narovnání Třídění, určení typu dokumentu Vložení separátoru nebo štítku s čárovým kódem.  Pokud nelze rozsah a typ dokumentu určit automaticky

www.i.cz


17.09.2015


Analýza

Příprava

Skenování

Doprava

Archiv



Konrola

www.i.cz

Vytěžení dat

Verifikace


Validace dat

?

Korekce

17.09.2015


Skenování      

Produkční skenery – výdrž a kvalita Rychlost až stovky stran za minutu Vysoké denní zatížení Servis a záruka Kompatibilita se skenovacím SW Optimalizace obrazu

www.i.cz


17.09.2015

Optimalizace obrazu       

Detekce orientace Ořez na velikost papíru Automatické nastavení jasu Vyhlazení pozadí Rekonstrukce znaků Odstranění šumu Detekce prázdných stránek www.i.cz


17.09.2015

Ukázka optimalizace obrazu

Minimální pořadavky na kvalitu     

Rozlišení minimálně 300DPI Výstupní formát PDF/A Kancelářské dokumenty pořizovat černobíle Textová vrstva nad obrazem. Kontrola kvality

www.i.cz


17.09.2015

Proces digitalizace Analýza

Kompletace

Příprava

Skenování

Doprava

Archiv



Konrola

www.i.cz

Vytěžení dat

Verifikace


Validace dat

?

Korekce

17.09.2015


Uložení k archivaci  Není nutno kompletovat do původního stavu  Možnost použít jednotné archivační krabice  Označení krabic štítky s popisem obsahu

www.i.cz


17.09.2015

Proces digitalizace Analýza

Příprava

Skenování

Doprava

Archiv



Konrola

www.i.cz

Vytěžení dat

Verifikace


Validace dat

?

Korekce

17.09.2015


Pořízení metadat    

Systémová data Popis fyzického umístění v archivu Data z dokumentu - Vhodný počet indexů Jednoduchá a efektivní metodika

www.i.cz


17.09.2015

Ukázka manuální indexace

www.i.cz


17.09.2015

Modely digitalizace  Dodávka službou  Digitalizace v prostorách dodavatele.  V prostorách zadavatele

 Dodávka technologie  Digitalizace zaměstanci dodavatele  Digitalizace zaměstnanci zadavatele

www.i.cz


17.09.2015

Zkušenosti z projektů  Struktura archivu. Kompletace. Archivní krabice  Myslet na přírůstky  Minimální požadavky na skenery pokud nakupujete  Minimální požadavky na kvalitu obrazu + SW úpravy  HW, SW a implementace jako jeden balík.

www.i.cz


17.09.2015

Zkušenosti z projektů  Vhodný počet indexů

 Přesná definice výstupních formátů dat  Požadavek na systémová metadata a bezpečnost

 SLA - Kvalita obrazu a metadat, termíny, sankce  Definice namátkových kontrol, zpětné vazby a opravy

www.i.cz


17.09.2015

Proces digitalizace Příprava

Analýza

Skenování

Doprava

Archiv



Konrola

www.i.cz

Vytěžení dat

Verifikace


Validace dat

?

Korekce

17.09.2015


Důvěryhodná Elektronická Spisovna a Archiv

www.i.cz


17.09.2015

DESA Řeší dlouhodobé a důvěryhodné uložení elektronických dokumentů

www.i.cz


17.09.2015

Souhrnné schéma Kompletace

Analýza

Příprava

Validace dat

Doprava

Archiv

Skenování

Pořízení indexu

Autorizovaná konverze ISDS Zaměstnanci

DESA Občan Autorizovaný přístup

Asistované pracoviště e-spis

www.i.cz

Vita


RUIAN

17.09.2015

DESA nebo DMS?  Společné vlastnosti  Řeší uložení a vyhledávání dokumentů

 Výhody DESA      

Rozhraní dle standardu Kontrola formátů na vstupu Dlouhodobá a důvěryhodná péče o data Snadná integrace na vaše systémy (např. VITA, e-spis) Standardizovaný výstup pro Národní digitální archiv Ukládání metadat společně s dokumenty www.i.cz


17.09.2015

Důvěryhodnost  Použití auditních logů pro prováděné operace

 Automaticky bez nutnosti zásahu uživatele je aplikováno časové razítko – potvrzuje existenci dokumentu a metadat v čase  Časovým razítkem lze opatřit dávku dokumentů  Dle politiky může být časové razítko periodicky obnovováno před vypršením platnosti předchozího razítka www.i.cz


17.09.2015

Dlouhodobost  Otevřené standardy (OAIS) - systém není svázán s konkrétní technologií  Výběr vhodných formátů pro dlouhodobé ukládání

 Uložený obsah nelze přepisovat ani smazat, vytváří se nové verze  Podporuje migrační strategii pro zajištění čitelnosti datových formátů v budoucnosti www.i.cz


17.09.2015

Bezpečnost  Vstupní kontrola proti škodlivému kódu  Každý dokument existuje v několika nezávislých kopiích  Pravidelná kontrola konzistence dat  Dokumenty nelze změnit www.i.cz


17.09.2015

Rozvojové funkce  Fulltext  Indexování obsahu dokumentu  Vyhledávání na základě textu z dokumentu (+ metadata)

 Zpřístupnění     

Přihlašování přes autentizační službu PVS (ISDS) Ověřování proti registru RUIAN Zveřejění webového rozhraní Bezobslužný přístup k dokumentům (na úřadě i mimo úřad) Uživatel obdrží důvěryhodný dokument ve standardním formátu a kvalitě www.i.cz


17.09.2015

Příklady nasazení

www.i.cz


17.09.2015

Příklady nasazení  Generální ředitelství cel

 Archiv města Brna  Česká pošta OZ ICTs  Statutární město Chomutov

 Úřad městské části Praha 13  Úřad městské části Praha 17 www.i.cz


17.09.2015

Zkušenosti z projektů 

Nejasné nebo velmi obecné zadání



Kdo zajišťuje integraci třetích stran?



Neochota třetích stran ke spolupráci



V době implementace nejsou některé systémy ještě známy



Nedostatek HW&SW prostředků u zákazníka (zákazník např. zapomene na testovací prostředí)



Jaké bude financování v budoucnosti? www.i.cz


17.09.2015

Reference

Reference pro správu dokumentů

www.i.cz


17.09.2015

Děkujeme za pozornost

www.i.cz


17.09.2015

Digitalizace. Co je to digitalizace Proč digitalizovat a přínosy digitalizace Popis procesu digitalizace Příklady digitalizačních projektů

Recommend Documents