Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra informačních technologií a elektronického obchodování
Digitalizace a archivace dokumentů v praxi Bakalářská práce
Autor:
Štěpánka Nováková, DiS. informační technologie, manaţer projektů
Vedoucí práce:
Praha
Doc. Ing. Stanislav Horný, CSc.
srpen 2009
Prohlášení: Prohlašuji, ţe jsem bakalářskou práci zpracovala samostatně a s pouţitím uvedené literatury.
V Prachaticích 1.7.2009
Štěpánka Nováková, DiS.
Poděkování Děkuji za pomoc a spolupráci Doc. Ing. Stanislavu Hornému, CSc. Dále bych poděkovat
chtěla
kolegyním z odboru státní sociální podpory v Úřadu práce v Prachaticích,
především vedoucí oddělení paní Bc. Ditě Pfeferové, za poskytnutí konzultací.
Anotace práce Práce je věnována zavedení procesu digitalizace a archivace dokumentů rozhodných pro přiznání dávek státní sociální podpory v Úřadu práce v Prachaticích. Jsou zde popsány jednotlivé dávky, o které je moţno poţádat, a mnoţství dokumentů, které je nutné doloţit. Dále jsou znázorněny toky dokumentů před zavedením digitalizace a po zavedení digitalizace. Závěrem je zavedení procesu zhodnoceno
z hlediska časové náročnosti, objemu
digitalizovaných dokumentů, optimalizace procesu přiznání dávek a z pohledu uţivatelů.
Annotation The thezis is devoted to introducing the process of digitization and archiving of documents relevant for the granting of benefits of state social support in the Labour Office in Prachatice. There are described the various benefits which may be requested and the number of documents which are neccessary to be substantiated. In addition, the flow of documents is given prior to the introduction of digitalization and after. Finally, the introduction process is evaluated in terms of time intensity, the volume of digitized documents, optimization process and the granting of benefits for users.
Obsah
ÚVOD ............................................................................................................................................................... 6 1.
2.
3.
DÁVKY STÁTNÍ SOCIÁLNÍ PODPORY .......................................................................................... 8 1.1.
POSKYTOVANÉ DÁVKY .................................................................................................................... 8
1.2.
OBJEM VYPLACENÝCH DÁVEK V OKRESE PRACHATICE ................................................................. 10
OBJEM DOKUMENTŮ PRO PŘIZNÁNÍ DÁVEK ....................................................................... 12 2.1.
PŘEHLED DOKUMENTŮ (POTVRZENÍ, DOKLADŮ) PRO JEDNOTLIVÉ ŢÁDOSTI .................................. 12
2.2.
OBJEM DOKUMENTŮ V KONKRÉTNÍM PŘÍPADĚ ............................................................................... 16
INFORMAČNÍM SYSTÉM STÁTNÍ SOCIÁLNÍ PODPORY ...................................................... 19 3.1. 1.1.1
4.
WORKFLOW DOKUMENTŮ .............................................................................................................. 26
WORKFLOW DOKUMENTŮ PO DIGITALIZACI ...................................................................... 29 5.1.
6.
Identifikace písemností ............................................................................................................ 23
WORKFLOW DOKUMENTŮ PŘED DIGITALIZACÍ ................................................................. 26 4.1.
5.
INFORMAČNÍ SYSTÉM OKDÁVKY .................................................................................................. 19
INFORMAČNÍ SYSTÉM ARCHIVACE PÍSEMNOSTÍ ............................................................................. 29
1.1.2
postup zpracování ţádosti po zavedení digitalizace ................................................................ 37
1.1.3
uloţení písemností v centrální spisovně ................................................................................... 40
1.1.4
poţadavek na zapůjčení skladovací krabice ............................................................................ 40
ZHODNOCENÍ ZAVEDENÍ PROCESU DIGITALIZACE A ARCHIVACE .............................. 42 6.1.
ZPRACOVÁNÍ PASIVNÍ DOKUMENTŮ PÍSEMNOSTÍ ........................................................................... 42
6.2.
SKENOVÁNÍ A ARCHIVACE AKTIVNÍCH DOKUMENTŮ ULOŢENÝCH V PŘÍRUČNÍCH ARCHIVECH ...... 42
6.3.
PRŮBĚŢNÉ SKENOVÁNÍ NOVÝCH PÍSEMNOSTÍ ................................................................................ 43
6.4.
ČASOVÁ NÁROČNOST IMPLEMENTACE .......................................................................................... 43
6.5.
OBJEM ARCHIVOVANÝCH A NASKENOVANÝCH PÍSEMNOSTÍ .......................................................... 44
6.6.
UŢIVATELÉ .................................................................................................................................... 45
ZÁVĚR ........................................................................................................................................................... 47 SEZNAM POUŢITÉ LITERATURY ......................................................................................................... 51 SEZNAM TABULEK ................................................................................................................................... 53 SEZNAM OBRÁZKŮ ................................................................................................................................... 53
-5-
Úvod Cílem práce je analýza a posouzení zavedení procesu digitalizace dokumentů rozhodných pro dávky státní sociální podpory (SSP). V současné době je papírový dokument stále nejrozšířenější způsob uloţení informací. Se vzrůstajícím mnoţství uloţených dokumentů jsou kladeny stále větší nároky na skladovací prostory a moţnost vyhledání takto uloţených dokumentů je časově náročná nebo téměř nemoţná. Řešením je právě digitalizace papírových dokumentů, coţ je proces převodu papírových dokumentů (písemností ) do elektronické podoby1. Originál písemnosti se uloţí do archivu, kde bude aţ do jeho skartace. Hlavním důvodem zavedení digitalizace písemností pro dávky státní sociální podpory byly jednak nedostatečné stávající prostorové kapacity na pracovištích státní sociální podpory a dále Ustanovení zákona 424/2003 Sb. Došlo ke změně zákona č. 117/1995 Sb., o státní sociální podpoře – Údaje z informačního systému, písemnosti a spisy uvedené v čl. VIII bodu 1, jejichţ skartační lhůty neuplynuly ke dni 1. ledna 2004, jsou Ministerstvo práce a sociálních věcí, krajské úřady a úřady provádějící státní sociální podporu povinny uschovat tak, aby k jejich skartaci nedošlo před uplynutím 15 kalendářních let následujících po kalendářním roce, v němţ došlo k poslednímu uloţení údajů do informačního systému nebo v němţ bylo pravomocně ukončeno správní řízení o dávkách státní sociální podpory, jde-li o písemnosti a spisy týkající se státní sociální podpory.2 Uloţení všech dokumentů správního řízení SSP je tedy
po dobu 15 let po jeho
pravomocném ukončení nebo od posledního uloţení údajů do informačního systému. Touto změnou zákona byla doba uloţení dokumentů změněna z původních 5 let na 15 let. Potřeba skladovacích prostor se tím ještě zvýšila.
1
A-scan : o digitalizace [online]. c2006- [cit. 2009-03-03]. Dostupný z WWW:
digitalizaci/co-je-digitalizace/>. 2
Zákon č. 117/1995 Sb., o státní sociální podpoře
-6-
Dalším z důvodů pro digitalizaci byl i poţadavek zákona č. 500/2004 Sb., Správní řád Vedení evidence o všech písemnostech ve spisu3. Zejména tyto důvody vedly k nasazení informačního systému Archivace písemností, který nabídl řešení stávajících problémů. Hlavními cíli zavedení procesu bylo vytvořit kompletní seznam všech písemností ve spisu a to písemností příchozích i odchozích včetně identifikace čárovým kódem, písemnosti digitalizovat a papírové originály písemností ukládat v centrální spisovně ve skladovacích krabicích. V případě potřeby pracovat s digitálními obrazy písemností a s papírovými originály pracovat pouze ve výjimečném případě4. V práci jsou popsány jednotlivé dávky, o které si lze poţádat a mnoţství ţádostí podaných o okrese Prachatice za rok 2008. Pro názornost je uvedeno mnoţství dokumentům, které klient musí doloţit k jednotlivým ţádostem o dávky. Je zde zmíněn informační systém OKdávky, který komplexně řeší celou problematiku zpracování dávek státní sociální podpory od vstupu dat, přes vyhodnocení, aţ po jejich konečné zpracování. Je zde porovnán tok dokumentů před zavedením procesu digitalizace a po jeho zavedení s vyuţitím systému Archivace písemností. Systém slouţí pro skenování písemností na digitalizačním pracovišti, ukládání vzniklých digitálních obrazů do centrální databáze a odvoz originálů písemností do centrální spisovny.
3
zákon č. 500/2004 Sb., Správní řád
4
ČÍŢEK, Pavel, POKRUPA, Petr, MATOUŠOVÁ , Helena. OKdávky 11.3 [PowerPoint soubor ]. 2005 .
Interní dokument
-7-
1.
Dávky státní sociální podpory
V této kapitole jsou popsány jednotlivé dávky státní sociální podpory, o které je moţné si poţádat. Na základě rozhodných skutečností, které ţadatel dokládá k ţádosti, je dávka přiznány resp. nepřiznána. Je zde uveden objem podaných ţádostí a vyplacených peněţních prostředků v okrese Prachatice za rok 2008.
1.1. poskytované dávky Systém státní sociální podpory je upraven zákonem č. 117/1995 Sb., o státní sociální podpoře, ve znění pozdějších předpisů. Podle tohoto zákona se poskytují následující dávky: přídavek na dítě rodičovský příspěvek sociální příplatek příspěvek na bydlení dávky pěstounské péče porodné pohřebné Přídavek na dítě je základní dlouhodobou dávkou poskytovanou rodinám s dětmi. Nárok mají rodiny s příjmem do 2,4 násobku ţivotního minima. Přídavek je poskytován ve třech výších podle věku dítěte (do 6 let 500,- Kč měsíčně, 6-15 let 610,- Kč měsíčně, 15-26 let 700,- Kč měsíčně.) Nárok na rodičovský příspěvek má rodič, který po celý kalendářní měsíc osobně, celodenně a řádně pečuje o dítě, které je nejmladší v rodině. Rodič si můţe zvolit čerpání rodičovského příspěvku po dobu dvou, tří nebo čtyř let. Volbou doby čerpání si rodič zároveň volí i k ní příslušnou výši příspěvku. Rodičovský příspěvek je stanoven ve čtyřech výměrách daných v pevných měsíčních částkách – zvýšené ( 11 400,- Kč) při rychlejším čerpání do 24 měsíců věku dítěte, základní (7 600,- Kč) při klasickém čerpání do 36 měsíců věku dítěte, sníţené (3 800,- Kč) při pomalejším čerpání do 48 měsíců věku dítěte a niţší (3 000,- Kč) pokud rodič pečuje o dítě dlouhodobě zdravotně postiţené a toto dítě nepobírá příspěvek na péči. -8-
Nárok na sociální příplatek je vázán na péči o nezaopatřené dítě a na stanovenou hranici příjmů v rodině, která v předchozím kalendářním čtvrtletí musí být niţší neţ dvojnásobek ţivotního minima rodiny. Cílem dávky je pomáhat rodinám s nízkými příjmy a krýt náklady spojené se zabezpečováním jejich potřeb. Se zvyšujícím se příjmem rodiny se příplatek postupně sniţuje. Nárok na příspěvek na bydlení má vlastník nebo nájemce bytu přihlášený v bytě k trvalému pobytu, jestliţe 30 % (v Praze 35 %) příjmů rodiny nestačí k pokrytí nákladů na bydlení a zároveň těchto 30 % (v Praze 35 %) příjmů rodiny je niţší neţ příslušné normativní náklady stanovené zákonem. Touto dávkou stát přispívá na náklady na bydlení rodinám a jednotlivcům s nízkými příjmy. Dávkou porodné se matce jednorázově přispívá na náklady související s narozením dítěte. Nárok na porodné má rovněţ osoba, která převzala dítě do jednoho roku do trvalé péče nahrazující péči rodičů. Výše porodného činí 13 000,- Kč na kaţdé narozené dítě. Na dávku pohřebné má nárok osoba, jeţ vypravila pohřeb nezaopatřenému dítěti, nebo osobě, která byla rodičem nezaopatřeného dítěte. Výše pohřebného je stanovena pevnou částkou 5 000,- Kč. Dávky pěstounské péče Těmito dávkami se přispívá na potřeby spojené s péčí o dítě, o které se rodiče nemohou nebo nechtějí starat a které je svěřené do pěstounské péče. Patří sem tyto dávky: Příspěvek na úhradu potřeb dítěte - nárok na dávku má dítě svěřené do pěstounské péče a po jejím skončení (po 18. roce věku) nejdéle do 26 let, zůstane-li dítě nezaopatřené a ve společné domácnosti s bývalým pěstounem. Odměna pěstouna - dávka je projevem určitého společenského uznání osoby pečující o cizí dítě v pěstounské péči. Příspěvek pří převzetí dítěte - účelem jednorázové dávky je přispět na nákup potřebných věcí pro dítě, přicházející do náhradní rodinné péče. Příspěvek na zakoupení motorového vozidla - dávka náleţí pěstounovi, který má v pěstounské péči nejméně čtyři děti. Objem poskytovaných dávek pěstounské péče v porovnání s objemem ostatních dávek je malý, proto tyto dávky jsou zmíněny pouze okrajově, pro posouzení procesu budou postačovat ostatní výše uvedené dávky.
-9-
Ţádosti o poskytování dávek státní sociální podpory vyřizují kontaktní místa příslušných úřadů práce podle místa trvalého pobytu osoby, která má na dávku nárok, tj. oprávněné osoby. Ţádosti se podávají na tiskopisech předepsaných MPSV5.
1.2. objem vyplacených dávek v okrese Prachatice Počet obyvatel v okrese je 51 700. Okres leţí v jihozápadní příhraniční části České republiky a je součástí Jihočeského kraje. Z pohledu územně správního celku je okres rozdělen do 65 obcí, které mají 254 částí. Statut města má pět obcí. Největší obcí je město Prachatice s téměř 12 000 obyvateli. V okrese Prachatice bylo v roce 2008 podáno 7950 nových ţádostí o dávky státní sociální podpory, 7482 ţádostí bylo prodlouţeno, celkem bylo vyplaceno téměř 211 914 191 Kč. v rámci systému bylo zpracováno v okrese Prachatice: tabulka č. 1 počet ţádostí pro jednotlivé dávky za rok 2008 název dávky
ţádosti Podané
Vyřízené
Prodlouţené
Přídavek na dítě
1672
1818
4032
Sociální příplatek
1560
1582
2515
Rodičovský příspěvek
2390
2427
0
Příspěvek na bydlení
840
842
935
Volba rodičovského příspěvku
832
829
0
Příspěvek na úhradu potřeb dítěte
7
7
0
Odměna pěstouna
4
4
0
Příspěvek při převzetí dítěte
6
6
0
Příspěvek na zakoupení motorového vozidla
2
2
0
Porodné
581
584
0
Pohřebné
45
54
0
Příspěvek na školní pomůcky
11
11
0
7950
8166
7482
Celkem zdroj: informační systém OKdávky
5
Ministerstvo práce a sociálních věcí [online]. [2003] [cit. 2009-03-15]. Dostupný z WWW:
.
- 10 -
objem vyplacených peněţních prostředků klientům: tabulka č. 2 objem vyplacených peněţních prostředků klientů pro jednotlivé ţádosti za rok 2008 název dávky
Vyplacené prostředky v Kč
Přídavek na dítě
36 658 466,-
Sociální příplatek
16 368 124,-
Rodičovský příspěvek
139 113 060,-
Příspěvek na bydlení
6 048 767,-
Příspěvek na úhradu potřeb dítěte
2 819 192,-
Odměna pěstouna
2 232 746,-
Příspěvek při převzetí dítěte
52 166,-
Příspěvek na zakoupení motorového vozidla
20 000,-
Porodné
7 966 240,-
Pohřebné
390 000,-
Příspěvek na školní pomůcky
12 000,-
Ostatní dávky st. sociální podpory
53 430,-
Celkem Kč
211 914 191,-
zdroj: informační systém OKdávky
- 11 -
2.
Objem dokumentů pro přiznání dávek
V kapitole je pospán jaký objem dokumentů, které je nutné doloţit
k jednotlivým
ţádostem o dávky. Pod pojmem dokument se zde rozumí jednotlivá ţádost, potvrzení nebo doklad potřebný pro přiznání jednotlivé dávky. Počet dokumentů není moţné přesně stanovit, vţdy záleţí na konkrétním případě ţadatele. Pro lepší názornost je objem dokumentů uveden na konkrétním případě.
2.1.
Přehled
dokumentů
(potvrzení,
dokladů)
pro
jednotlivé ţádosti Přehled všech dokumentů, které jsou nutné pro posouzení nároku na dávku: přídavek na dítě -
pro všechny uvedené osoby průkaz totoţnosti, u dětí do 15 let rodný list
-
pro nezaopatřené děti po skončení povinné školní docházky a vţdy od školního roku začínajícího v kalendářním roce, v němţ dítě dovršilo 15 let: Potvrzení o studiu nebo Potvrzení o zdravotním stavu nebo Potvrzení o neschopnosti soustavně se připravovat na budoucí povolání nebo vykonávat výdělečnou činnost pro nemoc nebo úraz nebo Potvrzení o vedení v evidenci úřadu práce pro uchazeče o zaměstnání po skončení povinné školní docházky do 18. roku věku
-
pro kaţdou ze společně posuzovaných osob, která vyplnila ANO v kolonce Příjmy, Doklad o výši ročního příjmu za příslušné roční období
-
pokud některá ze společně posuzovaných osob pobírala v rozhodném období příjem přijatý v rámci plnění vyţivovací povinnosti podle zákona o rodině nebo obdobná plnění poskytovaná ze zahraničí a poskytovatel tohoto příjmu je rovněţ společně posuzovanou osobou, Doklad o výţivném poskytovaném společně posuzovanou osobou za příslušný kalendářní rok
-
pro trvání nároku na kaţdé další období počínající říjnem jednoho kalendářního roku a končící zářím následujícího kalendářního roku musí kaţdá ze společně posuzovaných osob do 30. září doloţit Doklad o výši příjmu za předchozí roční
- 12 -
období nebo musí být pro toto období uvedena na Prohlášení osob, které nemají příjmy rozhodné pro nárok na dávky -
Doplňující údaje o společně posuzovaných osobách pro účely vyplácení dávek v rámci EU, pokud jste v části I zaškrtl(a) druhou variantu.
rodičovský příspěvek -
pro všechny uvedené osoby průkaz totoţnosti, u dětí do 15 let rodný list
-
pokud některý z rodičů má nárok na peněţitou pomoc v mateřství, nemocenské poskytované v souvislosti s porodem a náhradu mzdy podle § 192 zákoníku práce, Potvrzení o nároku na dávky (náhrady) ovlivňující nárok a výši rodičovského příspěvku
-
je-li dítě uvedené v části B zdravotně postiţené Potvrzení o zdravotním stavu
-
Potvrzení o návštěvě jeslí, mateřské školy nebo jiného obdobného zařízení pro děti předškolního věku, pokud je dítě uvedené v části B navštěvuje
-
Doplňující údaje o společně posuzovaných osobách pro účely vyplácení dávek v rámci EU, pokud jste v části G zaškrtl(a) druhou variantu.
ţádost o rozhodnutí o volbě nároku na rodičovský příspěvek (ve věku 21 měsíců dítěte) -
Potvrzení o nároku na dávky (náhrady) ovlivňující nárok a výši rodičovského příspěvku
sociální příplatek -
pro všechny uvedené osoby průkaz totoţnosti, u dětí do 15 let rodný list
-
pro nezaopatřené děti po skončení povinné školní docházky a vţdy od školního roku začínajícího v kalendářním roce, v němţ dítě dovršilo 15 let: Potvrzení o studiu nebo Potvrzení o zdravotním stavu nebo Potvrzení o neschopnosti soustavně se připravovat na budoucí povolání nebo vykonávat výdělečnou činnost pro nemoc nebo úraz nebo Potvrzení o vedení v evidenci úřadu práce pro uchazeče o zaměstnání po skončení povinné školní docházky do 18. roku věku
-
pro děti, které studují na střední škole v denní formě studia nebo na vysoké škole v prezenční formě studia ve studijním programu poskytujícím vysokoškolské vzdělání, Potvrzení o studiu
-
pro kaţdou ze společně posuzovaných osob, která vyplnila ANO v kolonce Příjmy, Doklad o výši čtvrtletního příjmu za příslušné kalendářní čtvrtletí - 13 -
-
pokud některá ze společně posuzovaných osob pobírala v rozhodném období příjem přijatý v rámci plnění vyţivovací povinnosti podle zákona o rodině nebo obdobná plnění poskytovaná ze zahraničí a poskytovatel tohoto příjmu je rovněţ společně posuzovanou osobou, Doklad o výţivném poskytovaném společně posuzovanou osobou za příslušné kalendářní čtvrtletí
-
pro trvání nároku na kaţdé kalendářní čtvrtletí musí kaţdá ze společně posuzovaných osob do konce prvního měsíce tohoto čtvrtletí doloţit Doklad o výši čtvrtletního příjmu za předchozí kalendářní čtvrtletí nebo musí být pro toto čtvrtletí uvedena na Prohlášení osob, které nemají příjmy rozhodné pro nárok na dávky
-
v případě osob, u nichţ je v ţádosti uveden dlouhodobě nepříznivý zdravotní stav, Potvrzení o zdravotním stavu
-
Doplňující údaje o společně posuzovaných osobách pro účely vyplácení dávek v rámci EU, pokud jste v části H zaškrtl(a) druhou variantu.
příspěvek na bydlení -
pro všechny uvedené osoby průkaz totoţnosti, u dětí do 15 let rodný list
-
kaţdá ze společně posuzovaných osob, která vyplnila ANO v kolonce Příjmy, musí podat Doklad o výši kalendářního příjmu za příslušné kalendářní čtvrtletí
-
pokud některá ze společně posuzovaných osob pobírala v rozhodném období příjem přijatý v rámci plnění vyţivovací povinnosti podle zákona o rodině nebo obdobná plnění poskytovaná ze zahraničí a poskytovatel tohoto příjmu je rovněţ společně posuzovanou osobou, Doklad o výţivném poskytovaném společně posuzovanou osobou za příslušné kalendářní čtvrtletí
-
Doklad o výši nákladů na bydlení za kaţdý byt, ve kterém je ţadatel(ka) byl(a) v příslušném kalendářním čtvrtletí trvale hlášen(a)
-
v případě, ţe ţadatel je občanem jiného státu EU a mezi dnem jeho hlášení k pobytu v ČR a dnem, od něhoţ ţádá o přiznání dávky, neuplynulo 365 dnů, jeho pracovní smlouvu nebo potvrzení o pobírání dávek v nezaměstnanosti
-
v případě, ţe ţadatel není občanem EU a nebo ke dni, od něhoţ ţádá o přiznání dávky, nebyl v ČR zaměstnán ani od úřadu práce v ČR nepobíral dávky v nezaměstnanosti,
pracovní
smlouvu
nebo
potvrzení
o
pobírání
dávek
v nezaměstnanosti osoby uvedené v části E -
pro nezaopatřené děti po skončení povinné školní docházky a vţdy od školního roku začínajícího v kalendářním roce, v němţ dítě dovršilo 15 let: Potvrzení - 14 -
o studiu nebo Potvrzení o zdravotním stavu nebo Potvrzení o neschopnosti soustavně se připravovat na budoucí povolání nebo vykonávat výdělečnou činnost pro nemoc nebo úraz nebo Potvrzení o vedení v evidenci úřadu práce pro uchazeče o zaměstnání po skončení povinné školní docházky do 18. roku věku -
pro trvání nároku na kaţdé kalendářní čtvrtletí musí kaţdá ze společně posuzovaných osob do konce prvního měsíce tohoto čtvrtletí doloţit Doklad o výši čtvrtletního příjmu za předchozí kalendářní čtvrtletí nebo musí být pro toto čtvrtletí uvedena na Prohlášení osob, které nemají příjmy rozhodné pro nárok na dávky
-
pro trvání nároku na kaţdé kalendářní čtvrtletí musíte do konce prvního měsíce tohoto čtvrtletí doloţit Doklad o výši nákladů na bydlení za kaţdý byt, ve kterém jste byl(a) v předchozím kalendářním čtvrtletí trvale hlášen(a)
-
doklad o tom, ţe byt je uţíván na základě nájemní smlouvy nebo na základě vlastnictví k nemovitosti
porodné -
průkaz totoţnosti ţadatele, rodný list dítěte/dětí
-
v případě, ţe bylo dítě převzato do péče nahrazující péči rodičů, rozhodnutí příslušného orgánu
-
v případě, ţe ţadatel je občanem jiného státu EU a na území ČR neměl ke dni narození/převzetí dítěte/dětí trvalý pobyt, jeho pracovní smlouvu nebo potvrzení o pobírání dávek v nezaměstnanosti
pohřebné -
průkaz totoţnosti ţadatele
-
rodný list dítěte, případně další doklady prokazující skutečnost, ţe zesnulá osoba byla rodičem nezaopatřeného dítěte
-
pro nezaopatřené dítě od školního roku začínajícího v kalendářním roce, v němţ dítě dovršilo 15 let: Potvrzení o studiu nebo Potvrzení o zdravotním stavu nebo Potvrzení o neschopnosti soustavně se připravovat na budoucí povolání nebo vykonávat výdělečnou činnost pro nemoc nebo úraz nebo Potvrzení o vedení v evidenci úřadu práce pro uchazeče o zaměstnání po skončení povinné školní docházky do 18. roku věku
-
úmrtní list zesnulé osoby, nebo záznam z matriky o úmrtí osoby
-
fakturu za vypravení pohřbu - 15 -
-
doklad o dnu, měsíci a roce pohřbení, tj. doklad o zpopelnění nebo doklad o pohřbení do hrobu
-
v případě, ţe zesnulý byl občanem ČR a ke dni úmrtí v jiném státě EU vykonával výdělečnou činnost nebo pobíral starobní důchod nebo dávky v nezaměstnanosti, pracovní smlouvu nebo ţivnostenský list nebo rozhodnutí o přiznání důchodu nebo potvrzení o nároku na dávky v nezaměstnanosti platné ke dni úmrtí
-
v případě, ţe zesnulý byl občanem jiného státu EU a ke dni úmrtí vykonával výdělečnou činnost nebo pobíral starobní důchod nebo dávky v nezaměstnanosti, pracovní smlouvu nebo ţivnostenský list nebo rozhodnutí o přiznání důchodu nebo potvrzení o nároku na dávky v nezaměstnanosti platné ke dni vypravení pohřbu
-
pokud osoba uvedená v části D ke dni vypravení pohřbu vykonávala výdělečnou činnost nebo pobírala starobní důchod nebo dávky v nezaměstnanosti, její pracovní smlouvu nebo ţivnostenský list nebo rozhodnutí o přiznání důchodu nebo potvrzení o nároku na dávky v nezaměstnanosti platné ke dni vypravení pohřbu6
Potřeba doloţení je závislá na skutečnostech uvedených v ţádosti klienta, jako je např. věk a zdravotní stav dětí, počet společně posuzovaných osob, zda je klient zaměstnán apod. Vzhledem k moţným variantám, které mohou nastat, by bylo sloţité přesně určit počet dokumentů k jednotlivým dávkám obecně. Objem potřebných dokumentů se lépe znázorní na konkrétním případě.
2.2. objem dokumentů v konkrétním případě fiktivní rodina: otec s nízkými příjmy, matka na mateřské dovolené s právě narozeným dítětem, starší dítě navštěvuje mateřskou školu. Ţadatelkou o dávky je matka, v minulém roce si poţádala a vznikl jí nárok na přídavek na starší dítě a rodičovský příspěvek. V dalším kalendářním roce ţadatelka porodí mladší dítě, pořádá si o porodné, o přídavek na mladší dítě a zároveň si poţádá o sociální příplatek a příspěvek na bydlení. Všechny ţádosti ţadatelky byly kladně vyřízeny a dávky jí byly přiznány. Níţe jsou uvedeny 6
Integrovaný portál MPSV : formuláře pro státní sociální podporu [online]. 2006-2009 [cit. 2009-03-01].
Dostupný z WWW: .
- 16 -
dokumenty, které jiţ má ţadatel zaloţené ve spisu a dále příchozí a odchozí dokumenty, které jsou zaloţeny do spisu v průběhu jednoho kalendářního roku. Ţadatel je matka, která má zaloţený, spis ve kterém má za minulý kalendářní rok tyto dokumenty: příchozí dokumenty doloţené ţadatelem: 1. ţádost o přídavek na starší dítě 2. rodný list staršího dítěte 3. doklad o výši příjmů za předchozí roční období otce 4. doklad o výši příjmů za předchozí roční období matky 5. ţádost o rodičovský příspěvek na starší dítě 6. potvrzení o návštěvě jeslí, mateřské školy nebo jiného obdobného zařízení pro děti předškolního věku – dokládá se jednou měsíčně odchozí dokumenty vygenerované systémem (kopie se zakládají se do spisu) 7. oznámení o přiznání přídavku na dítě 8. oznámení o přiznání rodičovského příspěvku V období sledovaného kalendářního roku (narozeno mladší dítě) je její spis rozšířen o tyto dokumenty: Příchozí dokumenty doloţené ţadatelem: 9. ţádost o porodné 10. rodný list mladšího dítěte 11. ţádost o přídavek na mladší dítě (příjmy uţ má doloţeny u ţádosti na starší dítě) 12. ţádost o rodičovský příspěvek na mladší dítě (po uplynutí peněţité pomoci v mateřství) 13. potvrzení o nároku na dávky ovlivňující nárok a výši rodičovského příspěvku 14. ţádost o rozhodnutí o volbě nároku na rodičovský příspěvek (ve věku 21 měsíců mladšího dítěte) 15. ţádost o sociální příplatek 16. ţádost o příspěvek na bydlení 17. doklad o výši čtvrtletního příjmu matky – dokládá se jedou za tři měsíce (4x za rok) 18. doklad o výši čtvrtletního příjmu otce – dokládá se jednou za tři měsíce (4x za rok) - 17 -
19. doklad o výši nákladů na bydlení – dokládá se jednou za tři měsíce (4x za rok) 20. prohlášení osob, které nemají příjmy rozhodné pro nárok na dávky – k prokázání příjmů společně posuzovaných osob - dokládá se jedou za tři měsíce (4x za rok) 21. k ţádosti o příspěvek na bydlení nájemní smlouva – jednou za rok 22. doklady o zaplacení nákladů na bydlení – sloţenky, dovoz odpadu apod. dokládá se jedou za tři měsíce (4x za rok) odchozí dokumenty vygenerované systémem (kopie se zakládají do spisu) 23. oznámení o přiznání porodného 24. oznámení o přiznání rodičovského příspěvku na mladší dítě 25. oznámení o přiznání přídavku na dítě 26. oznámení o přiznání sociálního příplatku 27. oznámení o přiznání příspěvku na bydlení Na tomto konkrétním případě je tedy moţno ukázat, ţe počet dokumentů zaloţených ve spisu ţadatelky za období dvou let je minimálně 42.
- 18 -
3.
Informačním systém státní sociální podpory
Aplikační programové vybavení OKdávky se zabývá problematikou vyplácení sociálních dávek, jako jsou přídavek na dítě, rodičovský příspěvek, sociální, porodné apod. Pro zpracování posouzení nároku na dávek a jejich vyplácení úřady práce pouţívají informační systém OKdavky. Jde o produkt firmy OKsystem s.r.o, funguje jiţ od počátku systému státní sociální podpory na území ČR, tj. od října 1995.
3.1. Informační systém OKdávky Informační systém OKdávky je členěn na jednotlivé moduly, z nichţ kaţdý vykonává určitou činnost nutnou pro celkový chod systému. Tyto moduly jsou navzájem funkčně provázány a společně tvoří výkonný celek. Práce se systémem spočívá ve spuštění příslušného modulu a zejména ve vkládání dat z řádně vyplněných formulářů od ţadatelů o dávky státní sociální podpory. Zároveň prostřednictvím ovládacích tlačítek v jednotlivých modulech spouštění různých funkcí, které zpracovávají jednotlivé ţádosti. Výsledkem je například výpočet dávek, tisk oznámení resp. rozhodnutí, výplata dávek atd. Dále je prováděna kontrolní činnost a moţnost prohlíţení zadaných údajů7. Hierarchicky je systém rozdělen do tří úrovní - od úrovně vzdálených kontaktních míst v menších městech, přes úroveň lokálních kontaktních míst v okresních městech, aţ po centrální úroveň Ministerstva práce a sociálních věcí (MPSV), kde se uchovávají data za celou republiku a vyhodnocují statistické údaje. Mezi jednotlivými úrovněmi dochází k pravidelné výměně dat.8 V okrese je lokální kontaktní místo v Prachaticích a dvě vzdálená kontaktní místa ve Vimperku a ve Volarech.
7 8
OKdávky :. [s.l.] : OKsystem, [1995]. 378 s. Doprovodný materiál: uţivatelská příručka. OKsystem [online]. c2008 [cit. 2009-04-10]. Dostupný z WWW:
.
- 19 -
centrální úroveň MPSV Praha
lokální kontaktní místo PRACHATICE
vzdálené kontaktní
vzdálené kontaktní
místo Volary
místo VIMPERK
obrázek 1 hierarchické rozdělení IS Okdávky v okrese Prachatice
Systém OKdávky se skládá z následujících modulů: 1. kontakt se ţadatelem - základní modul programového systému. Pouţívá se na úrovni lokálních i vzdálených kontaktních míst. Jeho hlavním úkolem je zavádění dat z formulářů ţádostí o dávky a relevantních potvrzeních do databáze. S tímto modulem pracuje zaměstnanec, který přímo jedná s klienty ţádající o dávky – dávkový specialista. 2. rozhodování o dávkách - modul se pouţívá na úrovni lokálních i vzdálených míst. S jeho pomocí lze prohlíţet ţádosti zavedené v modulu Kontakt se ţadatelem, kontrolovat duplicity a potvrdit nebo změnit stav ţádosti, především potvrdit oznámení vystavené dávkovým specialistou nebo vytvořit jiné správní rozhodnutí. V závislosti na tom lze povolit nebo zakázat výplatu dávek. S tímto modulem pracuje metodik. 3. výplata dávek – modul se pouţívá pouze na lokálních kontaktních místech. Mezi základní funkce modulu patří výpočet dosud nevyplacených dávek pro výplatu v daném výplatním termínu, tisk dokumentů pro styk s peněţním ústavem, tisk dokumentů určených pro styk s poštou. Po provedení výplaty modul umoţňuje zavést do databáze výsledky výplaty dávek a vratky. S modulem pracuje ekonom. 4. exekuce – modul je také určen pro lokální kontaktní místo. Slouţí pro zadávání údajů pro přesměrování části vyplacených dávek jednoho příjemce příjemci jinému.
- 20 -
5. kontrolní modul - modul se pouţívá na obou úrovních. Slouţí k zobrazování a tisku výsledků zjištěných v centrální databázi duplicit, konfliktů rodin, apod. Dále umoţňuje kontrolovat data uloţená přímo v databázi a vyhodnocovat zde nejrůznější konflikty. (duplicita vzniká pokud je o identickou dávku poţádáno vícekrát). 6. statistiky – modul se pouţívá pouze na lokálním kontaktním místě. Slouţí pro výpočet statistik za celý okres. Vypočtené statistiky se sehrávají do centrální databáze MPSV. 7. seznam škol – modul se pouţívá na obou úrovních. Slouţí k prohlíţení obsahu číselníků škol. Dá se vyvolat jednak samostatně jednak přímo z formulářů Potvrzení o studiu, Potvrzení o návštěvě mateřské školy nebo jiného obdobného zařízení modulu Kontakt se ţadatelem. 8. mimořádné platby – modul se pouţívá na lokálním kontaktním místě. Slouţí k vyřešení mimořádných situací, kdy je potřeba doplatit příjemci mimořádnou dávku nebo zadat dluţníkovi splácený přeplatek, přičemţ tento případ není moţné vyřešit běţným doplatkem nebo přeplatkem. 9. výplata mimořádných plateb – modul se pouţívá pouze na lokálních kontaktních místech. Slouţí k realizaci výplaty mimořádné dávky a k zadávání jednotlivých splátek mimořádného přeplatku. 10. konfigurace systému – modul se pouţívá na obou úrovních. Jeho základní funkcí je zavedení databáze uţivatelů a jejich práv k příslušným modulům. V modulu lze sledovat přihlášení uţivatelů k jednotlivým modulům. Další funkcí je udrţování údajů o úřadě SSP, které jsou pouţívány ostatními moduly, nastavení základních konfiguračních parametrů apod. Přístup k tomuto modulu má pouze informatik – správce sítě. 11. sehrávání dat – modul se pouţívá na obou úrovních pro sehrávání dat mezi vzdáleným a lokálním kontaktním místem a dále pro sehrávání dat mezi lokálním kontaktním místem a MPSV. Obsluhu tohoto modulu zajišťuje informatik.
- 21 -
12. plánovač úloh – modul se pouţívá na obou úrovních. Slouţí k naplánování automatizovaného spouštění dlouhotrvajících akcí z jiných modulů, jako např. Sehrávání dat, výplaty dávek apod. 13. archivace dat – modul se pouţívá na obou úrovních. Slouţí především k provedení definitivní archivace po uplynutí tříleté lhůty. Dříve se pouţíval také pro předčasnou archivaci ţádostí, které jiţ byly uzavřeny – takto vytvořené archivy ţádostí je moţné dodatečně opět načítat. prohlíţet, případně vybranou jednotlivou ţádost obnovit zpět do databáze. 14. prohlíţeč archivů – modul k načtení a prohlíţení obsahu archivu vytvořeného v rámci archivace dat po uplynutí tříleté lhůty. 15. přihlášení uţivatelé – modul se pouţívá na obou úrovních . Slouţí k monitorování uţivatelů přihlášených k databázi OKdávky a sledování jejich činnosti prováděné s osobami a ţádostmi. 16. správa databáze – Modul se pouţívá na obou úrovních. Slouţí k provádění správcovských akcí, jako je zálohování databáze apod. 17. elektronické dokumenty – modul se pouţívá na obou úrovních. Slouţí k přípravě ţádostí a dalších dokumentů, které byly podány přes internet nebo pomocí informačního kiosku, pro jejich další zpracování. 18. odbor sociálních věcí – modul se pouţívá na obou úrovních. Slouţí pro komunikaci mezi státní sociální podporou a odborem sociálních věcí při příslušném městském úřadě. 19. moduly informačního kiosku – Sada několika modulů, které nejsou obsluhovány pracovníky úřadu, ale slouţí pro širokou veřejnost. Jsou nainstalovány na počítačích informačního kiosku. Ovládají se prostřednictvím dotykové obrazovky a speciální klávesnice. 20. Okšifra – modul slouţí k interaktivnímu šifrování a dešifrování souborů.
- 22 -
21. spouštěč periodických úloh – je to obecný program, který umoţňuje spouštění vybraných úloh ve stanovených intervalech nebo ve stanovený čas. 22. spisová sluţba – modul slouţí k prohlíţení informací o provedených exportech a importech souborů předávaných mezi aplikací OKdávky a spisovou sluţbou, včetně protokolu, ve kterém se ukládají chybová hlášení a varování. V souvislosti se zavedením digitalizace písemností byl informační systém OKdávky (konkrétně se jednalo o moduly Kontakt se ţadatelem, Rozhodování o dávkách a Sehrávání dat) rozšířen o nové funkce,: -
zobrazení digitálního obrazu písemnosti
-
evidence a identifikace písemností
-
sehrávání lokálních dat seznamu písemností do centra
1.1.1 Identifikace písemností Systém OKdávky umoţňuje pomocí čárových kódů evidovat ve spisu veškeré písemnosti na pracovišti SSP. Písemnosti v systému jsou dvou typů: -
příchozí písemnosti zavedené ručně – to jsou ty, které dokládá klient
-
odchozí písemnosti automaticky vygenerované systémem (např. oznámení, rozhodnutí, výzva apod.)
Základním prvkem identifikující kaţdou písemnost jsou čárové kódy jejích listů. Čárové kódy čárový kód - Pro účely agendy státní sociální podpory se rozumí čárový kód sestávající z 18 znaků, kde na prvních dvou pozicích je prefix: -
DA – pro menší etikety určené k nalepení na písemnosti přijaté agendou
-
DB – pro tiskové sestavy, které jsou vygenerované aplikací OKdávky a jsou určeny pro klienty
-
DC – pro větší etikety určené k nalepení na místa uloţení listů písemností (např. sběrné přihrádky, přepravní boxy, skladovací krabice, apod.)
-
SA – pro písemnosti zaevidované spisovou sluţbou
- 23 -
a na zbývajících 16 pozicích jsou číslice. Čárový kód musí být unikátní a nejen v rámci úřadu SSP, ale v rámci agendy SSP v celé ČR. Unikátnost je pro kaţdý z typů zajištěna jinak: -
DA – tisk etiket zajišťuje Česká pošta, kaţdé pracoviště si v centrální databázi vyhrazuje jemu přidělený rozsah, rozsahy se on-line mechanizmem stahují do databází OKdávky na pracovišti a aplikace dovolí čerpat pouze z takto získaných rozsahů
-
DB – kaţdému pracovišti byla přidělena unikátní řada a z této řady algoritmy generovaných sestav čerpají.
-
DC – tisk etiket zajišťuje Česká pošta, jednotlivé etikety se evidují přímo v centrální databázi, která kontroluje unikátnost okamţitě.
-
SA – kaţdé pracoviště si v centrální databázi pouţitý čárový kód on-line mechanizmem rezervuje.
Kromě těchto informací se eviduje několik další informací. Nejdůleţitější je typ písemnosti. Uţivatel zadává (vybírá z číselníku) typ písemnosti při zaevidování dokumentu do systému. U písemností vygenerovaných systémem, se přiřazuje automaticky. Číselník písemností vyhodnocuje zda se jedná o písemnost s dlouhodobým nebo krátkodobým trváním. Identifikace písemností v systému je povinná od 1.1.2006. V případě kaţdého nového dokumentu zaevidovaného v systému OKdávky uţivatel sejme čtečkou čárový kód, který předtím nalepil na písemnost (pokud se skládá z více listů, sejme postupně čárové kódy kaţdého jednotlivého listu, které předtím polepil čárovými kódy) Veškeré písemnosti generované systémem (tiskové sestavy), jako např. oznámení, rozhodnutí, výzvy, předvolání, dohody jejichţ kopie se obvykle zakládají do spisu se opatřují čárovým kódem. Čárový kód se automaticky generuje na sestavu, na kaţdý list písemnosti. Pro zadávání čárových kódů do aplikace se pouţívají čtečky čárových kódů, kterými je vybavena kaţdá stanice9. Takto zaevidované resp. vygenerované písemnosti s přiřazeným čárovým kódem se sehrávacími mechanizmy dostanou do centrální databáze archivace písemností (CDAP) na MPSV. 9
Archivace písemností:. [s.l.] : OKsystem, [2006?]. 70 s. Doprovodný materiál uţivatelská příručka
- 24 -
identifikace písemností se skládá z těchto činností : -
nalepení čárového kódu
-
zadání písemnosti do informačního systému OKdávky
-
načtení čárového kódu do informačního systému OKdávky
-
automatického záznamu do seznamu písemností
-
sehrání evidovaných písemností do Centrální databáze archivu písemností
obrázek 2 grafické znázornění identifikace písemností zdroj: ČÍŢEK, Pavel, POKRUPA, Petr, MATOUŠOVÁ , Helena. OKdávky 11.3 [PowerPoint soubor ]. 2005 . Interní dokument.
- 25 -
4.
Workflow dokumentů před digitalizací
Workflow je schéma provádění nějaké komplexnější činnosti, rozepsané na jednodušší činnosti a jejich vazby10. V kapitole je popsán tok dokumentů před zavedením digitalizace. Tok dokumentů není sice náročný, ale je nutné si uvědomit objem fyzických spisů, které si zaměstnanci mezi sebou předávali.. Obvykle se tímto pojmem popisuje technologie řízení podniků, projektů, či zpracování dokumentů
4.1. workflow dokumentů V této části je popsán ţivotní cyklus dokumentů v procesu přiznání resp. nepřiznání dávek státní sociální podpory Na přiznání resp. nepřiznání nároku na dávky se podílí dvě typová funkční místa – tzv. „dávkový specialista“, který ţádosti, související dokumenty a případné změny zadává do informačního systému a dále tzv. „metodik“, který provádí kontrolu zadaných dat na základně doloţených písemností, ţádosti, prodlouţení, změny v informačním sytému odsouhlasí. Dávkový specialista pro svou práci pouţívá v informačním systému OKdávky modul Kontakt se ţadatelem a metodik především modul Rozhodování o dávkách.
10
Wikiwpedia : otevřená encyklopedie [online]. 2002 , 14..5.2009 [cit. 2009-05-20]. Dostupný z WWW:
.
- 26 -
klient si podá ţádost + doloţí potřebné
dávkový specialista převezme
doklady resp. doloţí potřebné doklady
písemnost od klienta
k prodlouţení dávky
dávkový
specialista
podanou
ţádost
(potvrzení) a potřebné doklady pro přiznání zkontroluje a zadá do informačního systému
dávkový
specialista
provede
identifikaci písemností
(v modulu kontakt se ţadatelem)
provede identifikaci dokumentů - nalepí na jednotlivé písemnosti čárové kódy a přiřadí písemnosti odpovídající typ (v modulu
zaloţí klientovi fyzický spis, do
kontakt
které ţádost a ostatní dokumenty
se
ţadatelem),
identifikace
dokumentů se provádí povinně od 1.1.2006 a
zaloţí,
byla
zaveden má, vyhledá ho a nové
zavedena
právě
v souvislosti
pokud
klient
spis
uţ
písemnosti do něho zaloţí
s digitalizací písemnost
dávková specialista zadá potřebné údaje do IS a připraví
ţádost resp. změnu k
dávkový specialista předá fyzický spis metodikovi
odsouhlasení
metodik na základě předloţených písemností ve spisu provede odsouhlasení ţádosti v informačním systému, v případě nejasností neodsouhlasení ţádosti a spis je vrácen zpět
metodik dle doloţených písemností provede odsouhlasení v sytému
dávkový specialistovi k odstranění chyby, postup se opakuje dokud není vše v pořádku
po odsouhlasení metodik vrátí
(modul rozhodování o dávkách)
spis dávkovému specialistovi
sehrání
evidovaných
písemností
u
dávkový specialista uloţí spis do
odsouhlasené ţádosti do centrální databáze
šanonu do příručního skladu ve
archivace písemností v modulu Sehrávání,
své kanceláři
(sehrávání se provádí kaţdý den, odpovídá informatik)
obrázek 3 Postup zpracování ţádostí na kontaktním místě
- 27 -
Vzhledem k velkému mnoţství písemností uloţených ve spisech v tzv. příručních archivech provádí dávkový specialista, odpovědný za spisy cca jednou za rok tzv. archivaci. Postupně prochází všechny spisy ve svém „příručním archivu“ v kanceláři a ze spisů vyjímá pasivní dokumenty. Pasivní dokumenty předává do interního archivu, aktivní ponechává ve spisu ve svém příručním skladu. Cílem je uvolnění tzv. příručních archivů a vytvoření prostoru pro nové písemnosti.
- 28 -
5.
Workflow dokumentů po digitalizaci
V kapitole je popsán informační systém Archivace písemností, který řeší komplexně celou problematiku archivace a digitalizace, od přepravy písemností z jednotlivých pracovišť na digitalizační pracoviště, přes vytvoření digitálního obrazu pomocí skeneru a jeho následnou kontrolu, aţ po dovoz originálů písemností do centrální spisovny. Dále je popsán ţivotní cyklus dokumentů od přijetí dokumentu aţ po dovoz originálu dokumentu do centrální spisovny
5.1. informační systém Archivace písemností Systém archivace písemností se dělí na moduly, které tvoří kompaktní celek. Kaţdý z nich vykonává určitou část činností nutnou pro celkových chod systému. Moduly komunikují s centrální databází archivace písemností (CDAP) a s centrální databází úloţiště obrazů (DUO). Jedná se stejně jako u systému OKdávky o produkt firmy OKsystem s.r.o Jsou to tyto moduly: 1. Pohyb písemností
- Modul se pouţívá na lokálním kontaktním místě i na
vzdálených kontaktních místech. Prostřednictvím modulu se sleduje konkrétní umístění kaţdého jednotlivého listu písemnosti, který byl v rámci agendy OKdávek zaevidován a běţnými sehrávacími mechanizmy se dostal aţ do centrální databáze CDAP na MPSV. 2. Skenování písemností - Modul je určen pro stanice na digitalizačním pracovišti, které je umístěno v budově lokálního kontaktního pracoviště a je vybaveno skenerem. Prostřednictvím modulu se realizuje skenování písemností, coţ je proces, kterým se z předloh písemností vytváří jejich digitální obraz.
- 29 -
3. Kontrola písemností – Modul je určen pro stanice na digitalizačním pracovišti. Prostřednictvím tohoto modulu se provádí kontrola shody digitálního obrazu s jeho fyzickou předlohou a pomocí rozpoznání čárového kódu a on line dotazu do centrální databáze archivace písemností také kontrola shody digitálního obrazu se sehranými údaji o písemnosti. Shodu potvrzuje obsluha elektronickým podpisem digitálních obrazů a odesílá je do datového úloţiště obrazů na MPSV. Význam nejdůleţitějších pojmů souvisejících s archivací a digitalizací písemností: dokument – jednotlivá ţádost, potvrzení nebo doklad zaevidovaný v databázi OKdávky. Např. ţádost o přídavek na dítě uplatněná společně na tři děti se v databázi eviduje jako tři samostatné dokumenty pro kaţdé dítě zvlášť. Také kaţdý související přehled příjmů za jednotlivé osoby v ţádosti je zadán jako samostatný dokument. písemnost – vyplněný tištěný formulář ţádosti, potvrzení, dokladu, vytištěné oznámení, výzva, rozhodnutí, klientem podané hlášení změny, rozhodnutí jiného orgánu, apod. neboli jakákoli písemnost která prochází agendou OKdávky a měla by tedy být zaevidována. např. ţádost o přídavek na dítě uplatněná součastně na tři děti je jednou písemností. Přehledy příjmů zadané na základě klientem podaných formulářů sou rovněţ písemnosti. list – Jednotlivý „kus“ papíru, který je částí písemnosti. Typicky se jedná o formát papíru A4 nebo přeloţeného formátu A3 (tedy i v běţném ţivotě označován za dvojlist je zde povaţován za list), případně formát doručenky. V případě jiných dokumentů, např. hlášení změny, můţe mít list samozřejmě i zcela jiný formát. Např. písemnost ţádosti o přídavek na dítě podaná na předtištěném formuláři sestává pouze z jednoho listu formátu A3, písemnost stejné ţádosti vytištěné z Internetové aplikace Elektronické formuláře pro SSP11 bude sloţena ze dvou samostatných listů formátu A4
11
Aplikace Elektronické formuláře pro státní sociální podporu slouţí k usnadnění komunikace s orgány
státní správy a pověřenými úřady. Umoţňuje vyplnění formulářů, kontrolu zadaných údajů a následný tisk nebo uloţení formuláře. Z aplikace je rovněţ moţné vytisknout či uloţit prázdné formuláře. Vybrané formuláře je také moţné podat elektronicky podepsané elektronickým podpisem vytvořeným na základě kvalifikovaného certifikátu nebo je moţné je odeslat pomocí systému datových schránek.
- 30 -
strana – jedna strana listu. Listy formátu A4 mají dvě strany, naopak listy formátu přeloţeného formátu A3 mají strany čtyři. Některé strany při tom mohou obsahovat informace, některé strany jsou bez údajů (typicky bílá plocha) – jejich digitální obrazy nemá smysl do centrální databáze ukládat a měly by tedy být obsluhou zrušeny. písemnosti s dlouhodobým trváním – písemnosti, u kterých se předpokládá delší ţivotnost. Patří sem např. ţádost o přídavek na dítě (teoreticky 26 let, v případě vymáhání přeplatků ještě déle), ţádost o rodičovský příspěvek (teoreticky 7 let, v případě vymáhání přeplatků ještě déle), související oznámení a rozhodnutí. písemnosti s krátkodobým trváním – písemnosti, jejichţ ţivotnost je z principu kratší. Typicky jde o ţádosti o jednorázové dávky, doklady o výši příjmů, potvrzení o studiu, výzvy, předvolání, apod. archivní balík – balík písemností, které vznikly před nasazením projektu Archivace písemností na příslušném pracovišti (lokální kontaktní místo a vzdálená kontaktní místa). Protoţe je takových písemností velké mnoţství, tyto písemnosti nebyly digitalizovány. Tyto písemnosti se pouze zaevidovaly a v archivním balíku se ve skladovacích krabicích odvezly do spisovny Místo uloţení Místo uloţení – kaţdý evidovaný list, o němţ se sehrávají informace do centrální databáze, musí být v kaţdém okamţiku přiřazen do některého místa uloţení. Pomocí míst uloţení se eviduje, kde se příslušný list aktuálně nachází. Typickými místy uloţení jsou sběrná přihrádka, přepravní box, skladovací krabice. Kromě těchto míst uloţení, které mají vţdy odpovídající podobu v realitě a jsou na nich nalepeny etikety s čárovým kódem typu DC, existují tzv. fiktivní místa uloţení. Fiktivním místem uloţení je např. na úřadu, čímţ je vyjádřeno, ţe list leţí někde na úřadu, aniţ by bylo specifikováno kde (např. ve spisu, čeká na stole na ověření, apod.). Některá místa uloţení mohou mít buď reálnou podobu nebo fiktivní podobu, podle zvolené konfigurace. Např. zásobník pro digitalizaci můţe být veden jako reálná přihrádka opatřená čárovým kódem, nebo se můţe jednat o fiktivní místo uloţení – např. hromada na stole v místnosti digitalizační pracoviště, tedy bez čárového kódu.
- 31 -
místo uloţení písemnosti můţe být: na úřadu – fiktivní místo uloţení. Vyjadřuje, ţe list leţí někde na úřadu, aniţ by ještě bylo specifikováno kde. sběrná přihrádka – reálné místo uloţení. Slouţí pro sběr zpracovaných dokumentů např. pro dvě pracovnice sedící vedle sebe, pro jednu místnost apod. Ukládají se sem dočasně listy před jejich přesunutím do přepravního boxu (pro vzdálené kontaktní místo) nebo do zásobníku pro digitalizaci (pro lokální kontaktní místo). Pouţití sběrných přihrádek není povinné, např. na malých vzdálených kontaktních místech je moţné listy ukládat přímo do přepravního boxu. přepravní box – reálné místo uloţení. Slouţí pro převoz dokumentů ze vzdálených kontaktních míst na digitalizační pracoviště. Můţe být při odpovídající konfiguraci pouţit i pro lokální kontaktní místo, např. v případě, kde je digitalizační pracoviště v jiné budově, neţ se zpracovávají agendy SSP. Přepravní boxy
obvykle
přepravuje Česká pošta, ale lze pouţít i přepravu vlastní. zásobník pro digitalizaci – reálné nebo fiktivní místo uloţení, v závislosti na zvolené konfiguraci. Můţe být zaveden jako reálná přihrádka, bedna, apod. opatřená čárovým kódem, nebo se můţe jedna o fiktivní místo uloţení bez pouţití čárového kódu. Pouţití zásobníku je povinné. Aplikace neumoţní provádět kontrolu digitálních obrazů pro listy, které neprošly přes zásobník pro digitalizaci. opakování digitalizace – reálné nebo fiktivní místo uloţení. Můţe být opět zavedena jako reálná přihrádka opatřená čárovým kódem nebo se můţe jednat o fiktivní místo uloţení bez čárového kódu. Do tohoto místa uloţení se typicky odkládají jednotlivé listy, u kterých se při kontrole zjistily nějaké nedokonalosti (horší čitelnost, přehnutý roh apod.), které jsou důvodem ke zopakování procesu skenování. skladovací krabice – cílové uloţení, ve kterém by měl kaţdý list písemnosti skončit. Do skladovacích krabic se listy ukládají typicky po provedení kontroly digitálního obrazu. Skladovací krabice jsou trojího typu: o pro krátkodobé písemnosti o pro dlouhodobé písemnosti o skladovací krabice
- 32 -
Dokud není do krabice zařazen ţádný dokument, eviduje systém krabici jako krabici s dosud neurčeným obsahem. Ve skladovacích krabicích se písemnosti nebo archivní balíky převáţejí do spisovny, kde jsou dlouhodobě uloţeny. Po uplynutí skartačních lhůt všech písemností uloţených v krabici můţe dojít k jejímu skartování. vypůjčeno na úřad – fiktivní místo uloţení. Vyjadřuje, ţe list, který uţ byl někdy uloţen ve skladovací krabici a převezen do spisovny, byl zapůjčen zpět na kontaktní místo a ze skladovací krabice následně vyjmut. Předpokládá se, ţe po provedení potřebných úkonů bude vrácen zpět do spisovny, ať uţ ve stejné nebo úplně jiné krabici. scénář – posloupnost kroků, jimiţ prochází list, přepravní box nebo skladovací krabice v rámci sledování pohybu písemností. Aplikace nabízí poměrně širokou variabilitu, kaţdé kontaktní místo můţe mít definován svůj vlastní scénář podle konkrétních potřeb. přeprava – proces, při kterém dochází k převezení: -
přepravních boxů z kontaktního místa na digitalizační pracoviště a zpět
-
skladovacích krabic z digitalizačního pracoviště do spisovny
-
pro přepravu přepravních boxů lze vyuţít sluţeb České pošty případně ji zajistit vlastními silami. Přepravu skladovacích krabic zajišťuje centrální spisovna.
zásilka – jeden konkrétní přepravní box nebo jedna konkrétní skladovací krabice zařazená do přepravy. Součástí přepravy můţe být jedna nebo více zásilek. adresní štítek – v případě, ţe se pro převoz přepravních boxů vyuţije sluţeb České pošty, zasílají se boxy jako tzv. Profi balíky. Kaţdý box pak musí být opatřen tzv. adresním štítkem, který je opatřen čárovým kódem České pošty. Jedná se o modrou samolepící etiketu formátu A6. Zatímco čárový kód SSP je přiřazen přepravnímu boxu jednou provţdy, adresní štítek je pro kaţdou přepravu potřeba nalepit znovu. Adresním štítkem není identifikován box, ale konkrétní převoz tohoto boxu tam nebo zpět. poţadavek na zapůjčení – v případě, ţe po uloţení krabice ve spisovně vznikne dodatečně poţadavek na originál písemnosti, je potřeba zaevidovat tzv. poţadavek na zapůjčení. Jeho zaevidováním do centrální databáze se automaticky vygeneruje e-mail pro spisovnu, která na jeho základě zařídí převoz do odpovídající skladovací
- 33 -
krabice (v případě potřeby několika krabic) na odpovídající pracoviště. Poţadavek na zapůjčení můţe zaevidovat pouze vlastník konkrétní krabice. tj. pracoviště, které krabici do spisovny uloţilo. Toto platí i v případě stěhování ţádostí. Skladovací krabici si nemůţe zapůjčit ten, ke komu byla ţádost přistěhována, ale pouze ten úřad, kde byla ţádost původně podána. Aţ po vyjmutí ţádosti z krabice můţe tento úřad podle potřeby postoupit dál. centrální databáze archivace písemností CDAP – centrální databáze, do níţ se běţným mechanizmem sehrávají informace o všech evidovaných písemnostech, oprávnění pro příslušná pracoviště a ukládají se zde odkazy na digitální obrazy jednotlivých stránek. Databáze slouţí jednak ke sledování pohybu písemností a jednak k řízení oprávnění přístupu k digitálním obrazům. datové úloţiště objektů DUO – centrální databáze, ve které se evidují veškeré digitální obrazy stránek. Kaţdý obraz je opatřen digitálním podpisem pracovníka, který příslušný digitální obraz kontroloval vůči originálu. Z úrovně lokálních a vzdálených kontaktním míst se s touto databází nekomunikuje přímo, ale prostřednictvím centrální databáze archivace písemností, kde se kontroluje přistup k jednotlivým obrazům podle sehraných oprávnění. digitalizační pracoviště – pracoviště zřízená na lokálním pracovišti. Pracoviště je vybavené skenerem a několik PC, na nichţ se provádí skenování a kontrola písemností. digitalizační dávka – dávka písemností stejného typu z hlediska formátu, typu papíru a následného procesu zpracování naskenovaného obrazu12. Před zavedení procesu digitalizace bylo nutné v informačním systému Archivace písemností nakonfigurovat tzv. scénář míst uloţení. Je zde definováno jaká místa uloţení se budou pouţívat k ukládání písemností.
12
Archivace písemností:. [s.l.] : OKsystem, [2006?]. 70 s. Doprovodný materiál uţivatelská příručka.
- 34 -
Nadefinované scénáře
obrázek 4 nadefinovaný scénář míst uloţení pro lokální kontaktní místo (Prachatice)
obrázek 5 nadefinovaný scénář pro vzdálená kontaktní míst (Vimperk, Volary)
Scénář míst uloţení je pro lokální a vzdálená kontaktní místa podobný. Vzhledem k tomu, ţe digitalizační pracoviště je pouze na lokálním kontaktním místě, je pro vzdálená kontaktní místa rozšířen o místo uloţení Přepravní box, který slouţí dokumentů ze vzdálených kontaktních míst na digitalizační pracoviště.
- 35 -
pro převoz
Kromě scénářů uloţení bylo nutné nakonfigurovat scénáře stavů skladovacích krabic. konfigurace byla zvolena takto:
obrázek 6 scénář stavů skladovacích krabic
obrázek 7 nadefinovaný scénář přepravních boxů zdroj obr. 4,5,6,7 informační systém Archivace písemností.
- 36 -
1.1.2 postup zpracování ţádosti po zavedení digitalizace klient si podá ţádost + doloţí potřebné doklady
dávkový specialista převezme
resp. doloţí potřebné doklady k prodlouţení dávky
písemnost od klienta
dávkový specialista podanou ţádost (potvrzení) a potřebné doklady pro přiznání zkontroluje a zadá do informačního systému (v modulu kontakt se ţadatelem)
dávkový specialista provede identifikaci písemností
provede identifikaci dokumentů
- nalepí na
jednotlivé písemnosti čárové kódy a přiřadí písemnosti odpovídající typ (v modulu kontakt se ţadatelem), identifikace dokumentů se provádí povinně od 1.1.2006 a byla zavedena právě
dávkový specialista předá nové písemnosti
v souvislosti s digitalizací písemnost
metodikovi
odsouhlasení dávkový specialista zadá potřebné údaje do IS a připraví ţádost resp. změnu k odsouhlasení metodik na základě předloţených písemností ve
metodik dle doloţených
spisu provede odsouhlasení ţádosti v informačním
písemností provede
systému,
odsouhlasení v sytému
ţádosti,
v případě spis
je
nejasností vrácen
neodsouhlasení
zpět
dávkovému
specialistovi k odstranění chyby, postup se opakuje dokud není vše v pořádku (modul rozhodování o dávkách)
po odsouhlasení metodik vrátí písemnosti dávkovému
sehrání evidovaných písemností u odsouhlasené
specialistovi
ţádosti do centrální databáze archivace písemností (v modulu Sehrávání, sehrávání se provádí kaţdý den, odpovídá informatik)
uloţení písemností do
dávkový specialista uloţí písemnosti do zásobníku
zásobníku pro digitalizaci
pro digitalizaci a zaeviduje tento krok v IS mimo úřední hodiny určené pro práci s klienty fyzicky přesune zásobník pro digitalizaci na digitalizační
pracoviště,
provede
skenování,
kontrolu digitálního obrazu a uloţí písemnosti do skladovací krabice obrázek 8 zpracování ţádostí po zavedení digitalizace dokumentů
- 37 -
skenování, kontrola, uloţení písemnosti do skladovací krabice
k
Začátek je totoţný jako před zavedením digitalizace. Dávkový specialista došlé písemnosti zaeviduje a zadá údaje v informačním systému (modul kontakt se ţadatelem). Metodik ţádost odsouhlasí (modul Rozhodování o dávkách). Dojde k sehrání evidovaných písemností do centrální evidence písemností (modul Sehrávání dat). Dávkový specialista fyzicky uloţí papírové písemnosti do zásobníku pro digitalizace (pracovníci vzdálených kontaktních míst do sběrné přihrádky) a zaeviduje tento krok v IS Archivace písemností (modul Pohyb písemností). Mimo úřední hodiny fyzicky přesune obsah zásobníku pro digitalizaci na digitalizační pracoviště, kde provede digitalizaci a činnosti s tím spojené. V případě lokálních kontaktních míst dávkový specialita přesune fyzickou písemnost do přepravního boxu určeného k přepravě na digitalizační pracoviště. digitalizační pracoviště je pouze na lokálním kontaktním místě v Prachaticích – viz obrázek 5. činnosti na digitalizačním pracovišti 1.
Provedení digitalizace písemností - modul Digitalizace
2.
Provedení kontroly digitálního obrazu písemnosti a fyzické uloţení listů do skladovacích krabic – modul Kontrola písemností, (odeslání digitál. obrazu do Digitálního úloţiště obrazů v centru)
po naplnění skladovací krabice 3.
Zalepení krabice a zaevidování tohoto kroku - modul Pohyb písemností
4.
Poţadavek na přesun krabice do centrální spisovny - modul Pohyb písemností13
Zalepení skladovací krabice a zadání poţadavku na přepravu do centrální spisovny provádí vedoucí oddělení státní sociální podpory v Prachaticích.
13
ČÍŢEK, Pavel, POKRUPA, Petr, MATOUŠOVÁ , Helena. OKdávky 11.3 [PowerPoint soubor ]. 2005 .
Interní dokument.
- 38 -
digitalizační pracoviště
skenování vytvoření
dávky
podle
formátu
písemnosti (A3, A4, menší) naskenování dávky
kontrola příprava
skladovací
krabice
(identifikace a evidence) automatická identifikace listů podle čárového kódu, rozřezání na stránky, vizuální kontrola čitelnosti obrazu, kontrola úplnosti a orientace stránek, příp. opakování digitalizace odsouhlasení kaţdé stránky všech listů ukončení kontroly obrazů listů, el. podepsání a uloţení fyzického listu do
skladovací
krabice
pro
dlouhodobé nebo krátkodobé uloţení
krátkodobé uloţení
dlouhodobé uloţení
obrázek 9 činnosti na digitalizačním pracovišti zdroj: ČÍŢEK, Pavel, POKRUPA, Petr, MATOUŠOVÁ , Helena. OKdávky 11.3 [PowerPoint soubor ]. 2005 . Interní dokument.
- 39 -
1.1.3 uloţení písemností v centrální spisovně Po naplnění skladovací krabice dojde k zalepení krabice a zaevidování tohoto kroku (modul pohyb písemností), následuje poţadavek na přesun krabice do centrální spisovny (modul pohyb písemností), předání a doprava skladovacích krabic a uloţení skladovacích krabic v centrální spisovně. Centrální spisovna (Aries Data a.s.)
přeprava: -
zalepení krabice
-
poţadavek na přepravu
Předávací protokol
předání a doprava skladovacích krabic, převzetí skladovací krabice spisovnou
uloţení skladovacích krabic v centrální spisovně
obrázek 10 uloţení písemností v centrální spisovně zdroj: ČÍŢEK, Pavel, POKRUPA, Petr, MATOUŠOVÁ , Helena. OKdávky 11.3 [PowerPoint soubor ]. 2005 . Interní dokument.
1.1.4 poţadavek na zapůjčení skladovací krabice V případě, ţe dodatečně vznikne poţadavek na originál písemnosti, je nutné si písemnost vyţádat v centrální spisovně. V informačním systému archivace písemností je třeba zaevidovat tzv. poţadavek na zapůjčení. Na základě zaevidování poţadavku automaticky vygeneruje
se
e-mail pro centrální spisovnu. Ta zajistí převoz odpovídaící
skladovací krabice, ve které je poţadovaná písemnost uloţena, na odpovídající pracoviště.
- 40 -
Poţadavek na zapůjčení skladovací krabice můţe zaevidovat pouze vlastník krabice, tj. pracoviště které příslušnou krabici do spisovny uloţilo14.
pracoviště zaeviduje poţadavek zapůjčení skladovací krabice
na
centrální spisovna provede zapůjčení skladovací krabice: - příprava poţadované skladovací krabice - doprava a zapůjčení
pracoviště - převzetí skladovací krabice - vyjmutí poţadované písemnosti - vrácení do krabice
Předávací protokol
obrázek 11 zapůjčení skladovací krabice
14
Archivace písemností:. [s.l.] : OKsystem, [2006?]. 70 s. Doprovodný materiál uţivatelská příručka
- 41 -
6.
Zhodnocení zavedení procesu digitalizace a
archivace Zhodnocení zavedení procesu a popis archivace pasivních písemností uloţených v interním skladu. Je zde popsána časová náročnost zavedení procesu, přístup pracovníků státní sociální podpory, silné a slabé stránky implementace. Proces digitalizace archivace byl rozdělen do tří subprocesů a. archivace pasivních dokumentů v interním archivu b. skenování
a archivace aktivních dokumentů uloţených v příručních
archivech v jednotlivých kanceláří c. průběţné skenování nově evidovaných ţádostí
6.1. Zpracování pasivní dokumentů písemností Zpracování pasivních písemností, u kterých se vzhledem k velkému mnoţství nepředpokládala jejich digitalizace. Teoreticky by bylo moţné tyto dokumenty identifikovat – polepit čárovým kódem a vytvořit jejich digitální obraz. Vzhledem k platné legislativě by to bylo i zbytečné. Systém Archivace písemností umoţňuje odvést tyto písemnosti do centrální spisovny pomocí tzv. archivních balíků bez digitalizace. Bylo nutné pasivní písemnosti dle zvolené konfigurace vloţit do tzv. archivních balíků. Archivní balíky zaevidovat do IS (uvést pořadové číslo, počátek skartace a popis balíku např. od písmena A do písmena D) a ve skladovacích krabicích je odvézt do centrální spisovny.
6.2. Skenování a archivace aktivních dokumentů uloţených
v příručních archivech Tento proces lze označit jako nejvíce náročný. Jednalo se o postupné skenování aktivních dokumentů uloţených ve spisech. V případě potřeby bylo nutné
některé písemnosti
písemnost identifikovat čárovým kódem. Ty které byly doloţeny klientem před 1. 1. 2006, ale byly stále aktivní. - 42 -
6.3. Průběţné skenování nových písemností Tuto část lze povaţovat za nejméně náročnou. Jednalo se o práci s nově příchozími a nově vytvořenými odchozími písemnostmi. Po odsouhlasení nové ţádosti (prodlouţení, změny) jsou písemnosti uloţeny do odpovídají sběrné přihrádky a následně naskenovány, zkontrolovány a uloţeny do skladovací krabice. Tyty činnosti si uţivatelé osvojili ve velmi krátké době a nyní je provádějí automaticky.
6.4. Časová náročnost implementace Archivace a digitalizace začala 1. 7. 2008. Oo 31. 12. 2008 byly archivovány pasivní písemnosti a digitalizovány a archivovány aktivní dokumenty uloţené v příručních skladech dávkových specialistů. 1.7.2008 začala průběţná digitalizace a archivace nových ţádostí a prodluţovaných ţádostí. Od 1.1.2009 se pouze průběţně digitalizuje a archivuje.
1. 7. 2008
31. 12. 2008 průběţná digitalizace a archivace vytváření archivních balíků digitalizace a archivace aktivních dokumentů
obrázek 12 časové znázornění digitalizace a archivace
- 43 -
6.5. Objem archivovaných a naskenovaných písemností Od 1. 7. 2008 bylo pasivními písemnostmi naplněno celkem 938 skladovacích krabic, 214 krabic bylo naplněno aktivními dokumenty, u kterých byl vytvořen digitální obraz. Za rok digitalizace byl vytvořen digitální obraz 349 172 listů písemností. Počet skladovací krabic a počet listů od počátku implementace procesu 1. 7. 2008 do 30. 6. 2009 tabulka č. 3 počet skladovacích krabic – naplněné archivními balíky
Místo uloţení
Počet skladovacích krabic
Uloţeno ve spisovně
938
Zdroj: informační systém Archivace písemností
tabulka č. 4 počet skladovacích krabic- aktivní písemnosti z příručních archivů, průběţné skenování
Místo uloţení
Počet skladovacích krabic
Plnění obsahu
74
Uloţeno ve spisovně
140
Zdroj: informační systém Archivace písemností
Skenováním aktivních dokumentů z „příručních archivů“ a průběţným skenováním bylo naplněno téměř 214 skladovacích krabic. tabulka č. 5 počet listů, archivních balíků a míst uloţení (podle místa uloţení)
Typ místa uloţení
Počet listů
Na úřadu
75 963
Přepravní box
336
Zásobník pro digitalizaci
439
Opakování digitalizace
10
Skladovací krabice (odvezeno)
272 424
Vypůjčeno na úřad
0
Zdroj: informační systém Archivace písemností
- 44 -
Od počátku procesu bylo průběţným skenování (včetně aktivních písemností z příručních archivů) naskenováno 349 172 listů písemností. skladovací prostory Po půl roce nasazení procesu byl uvolněn archiv o velikosti 50m2. Zároveň se uvolnily skladovací prostory v kanceláří jednotlivých dávkových specialistů.
6.6. uţivatelé Na procesu se podíleli všichni zaměstnanci odboru státní sociální podpory v Úřadu práce v Prachaticích, celkem 15 zaměstnanců. Na vytváření archivních balíků byli přijati dva absolventi na tzv. půlroční absolventskou praxi, jejich náplní bylo pouze plnění skladovacích krabic archivními balíky. organizační odboru státní sociální podpory struktura k 1. 7. 2008: odbor SSP vedoucí odboru SSP kontrolor SSP oddělení SSP PT, VKM Volary vedoucí oddělení – metodik odborný zaměstnanec SSP - metodik odborný zaměstnanec SSP - metodik zaměstnanec SSP – dávkový specialista zaměstnanec SSP – dávkový specialista zaměstnanec SSP – dávkový specialista zaměstnanec SSP – dávkový specialista zaměstnanec SSP – dávkový specialista oddělení SSP VKM Vimperk vedoucí oddělení – metodik odborný zaměstnanec SSP - metodik zaměstnanec SSP – dávkový specialista zaměstnanec SSP – dávkový specialista zaměstnanec SSP – dávkový specialista obrázek 13 organizační struktura odboru SSP
- 45 -
školení uţivatelů Na počátku roku 2008 absolvovali tři zaměstnanci školení Archivace a digitalizace ve školícím středisku OKsystému. Jednalo se jednodenní školení, kde byli seznámeni s cílem digitalizace, s moţností konfigurace a byly jim předvedeny názorné ukázky. Zaměstnanci, kteří absolvovali školení, následně školili ostatní zaměstnance. časová náročnost v rámci denní pracovní doby Odhadem pracovníků státní sociální podpory, kteří se podíleli na archivaci a digitalizaci, jim činnosti spojené s procesem zabraly 50 % fondu pracovní doby. Časově nejnáročnější byla „likvidace“ příručních archivů.
- 46 -
Závěr Cílem práce bylo zhodnocení zavedení procesu digitalizace a archivace dokumentů pro přiznání dávek státní sociální podpory. Bylo posuzováno zavedení procesu v Úřadu práce v Prachaticích. Samotný proces bylo moţné rozdělit na tři části. První se týkala archivace pasivních písemností uloţených v interním archivu, druhá skenování a archivace aktivních dokumentů uloţených v příručních archivech a třetí průběţného skenování nově evidovaných resp. generovaných písemností. První dva subprocesy se prováděly v období od 1. 7. 2008 do 31. 12. 2009. Průběţná digitalizace se začala provádět 1. 7. 2008 a stala se součástí procesu rozhodování o dávkách státní sociální podpory. U pasivních dokumentů bylo moţné ponecha písemností v úřadu v interních archivech a. po uplynutí skartační lhůty provést ve spolupráci se Státním archivem jejich skartaci. Byla zvolena moţnost odvozu všech písemností do centrální spisovny. Šlo o činnost náročnou, ale vzhledem k výslednému efektu, kdy se uvolnily skladovací prostory, nemusí se v budoucnu řešit skartace těchto písemností, všechny písemnosti jsou na jednom místě v centrální spisovně, byla zvolena tato varianta. Na začátku byl postoj pracovníků odpovědných za spisy velmi negativní. Bylo to způsobeno zejména nárůstem administrativních úkonů (třídění písemností, identifikace písemností adt.). Další překáţkou byla neznalost a strach z nových postupů při archivaci dokumentů, především neznalost nového informačního systému (neochota pracovníků učit se nový program, ovládání skeneru atd.). To bylo způsobeno i nedostatečným proškolením pracovníků, kteří se na procesu podíleli. Školení bylo krátké a co do obsahu nebylo dostatečné. Probíhalo pouze formou prezentací, jednalo se spíše o informativní školení. Počet pracovníků, kteří školení absolvovali, nebyl dostačující. Tohoto školení se měli zúčastnit
všichni
zaměstnanci
odboru
státní
sociální
podpory.
Informovanost
nevyškolených pracovníků před zavedením procesu byla téměř nulová. Zaměstnanci neměli moţnost si nový informační systém Archivace písemností otestovat. Jejich práce se systémem začala za „ostrého provozu“. Velkým přínosem naopak byla moţnost navštívit úřad práce, kde jiţ proces digitalizace zavedli.
- 47 -
Negativní postoj pracovníků byl provázen neochotou spolupracovat a splnit zadaný termín archivace a digitalizace. Přesto se mezi pracovníky našli jedinci, kteří se ochotně program naučili, vyuţili moţnosti zaškolení od proškolených zaměstnanců a následně si osvojili obsluhu programu a skeneru a svým aktivním přístupem a řádným plněním termínu zlomili „bojkot“ pasivních pracovnic. Počátek nasazení byl zvolen na období letních měsíců, kdy sice přichází nejméně klientů, ale na druhou stranu šlo o období, kdy pracovníci nejčastěji čerpají dovolenou na zotavenou. Tato skutečnost byla také podceněna. Lze říci, ţe se vztahy na pracovišti v době zavádění procesu zhoršily. V současné době je postoj pracovníků pozitivní, protoţe celý proces jim usnadnil administrativní zpracování a evidenci ţádostí a navíc jiţ neprovádí průběţnou archivaci. V průběhu zavádění digitalizace vznikaly i technické problémy, kromě jiných, zvolení nastavení vhodných profilů skenovaných dokumentů na skeneru. Skenovány byly aktivní písemnosti, které ještě nebyly přizpůsobeny ke skenování (barevné tiskopisy). Bylo nutné vytvořit odpovídající profily na skeneru, aby byly digitální obrazy těchto dokumentů čitelné. Dále bylo nutné vhodně nastavit parametry na evidenci archivních balíků. Jednalo se o nastavení konfigurace tak, aby archivace starých písemností byla jednoduchá, přehledná a v případě potřeby byly písemnosti uloţené v archivních balících dohledatelné. Zjednodušeně lze říci, ţe šlo o volbu, jak podrobný bude popis jednotlivých archivních balíků. Stejně tak bylo třeba zvolit a nadefinovat vhodné scénáře jimiţ prochází list, přepravní box nebo skladovací krabice. Informační systém nabízí širokou škálu variant, bylo nutné nadefinovat scénáře podle konkrétních potřeb úřadu. Nastavení skeneru i konfigurace v informačním systému se prováděly aţ v počátku zavádění procesu. S vytvářením archivních balíků byly spojeny i přesuny interního archivu na pracoviště a jeho následné třídění a evidence. Celý proces vytváření archivních balíků byl také fyzicky náročný (stěhování archivů, balení archivních krabic, následné přelepení a uloţení do skladu před odvozem). Vzhledem k tomu, ţe kromě vedoucího odboru jsou všechny zaměstnanci ţeny, byla i fyzická náročnost poměrně velkým problémem. I přes tyto problémy byla archivace a digitalizace provedena do stanoveného termínu. Zavedením procesu se činnosti související s přiznáním dávek státní sociální podpory zjednodušily a usnadnily. Veškeré písemnosti byly naskenovány, nové písemností jsou - 48 -
nyní průběţně skenovány. Při rozhodování o dávkách jsou veškeré písemnosti přístupné pracovníkům v programu OKdávky. Toto velmi ulehčuje práci především dávkovým specialistům a metodikům, ale také ostatním pracovníkům, kteří se spisy pracují (kontrolor, ekonom). Metodikovi se nepředkládá fyzicky celý spis, kde musel hledat v nepřehledném mnoţství tiskopisů a písemností potřebné dokumenty k ověření nároku na dávku. Ţádosti jsou průběţně po ověření metodikem naskenovány, odsouhlaseny a vloţeny do skladovací krabice. Kanceláře dávkových specialistů nejsou zaplněny nepřehlednými řadami šanonů s papírovými písemnostmi. Došlo tedy i ke zlepšení pracovního prostředí. Zavedením procesu se odhalily některé nedostatky, zejména chybějící součásti spisů. Tyto chybějící písemnosti byly následně doplněny. Po zavedení digitalizace se kdykoliv můţe vytisknout kopie poţadovaného dokumentu a v případě potřeby originálu lze poţádat spisovou sluţbu o zápůjčku originálních dokumentů. Od zavedení procesu nebylo v ţádném případě potřeba si vyţádat originál písemnosti. Papírové dokumenty nyní zaberou pouze nepatrný zlomek místa. Digitální obrazy jsou uloţeny a uţivatelé je mají okamţitě k dispozici, navíc je můţe pouţívat více uţivatelů najednou bez nutnosti kopírování. Písemnosti nelze ztratit nebo poškodit (např. prohlíţením, ale i ţivelní pohromou). V procesu se nevytváří digitální obraz písemnosti ihned po jejím zaevidování do systému, ale aţ po odsouhlasení metodikem. Toto je z důvodu podaných ţádostí o dávky, které neobsahují všechny potřebné informace nebo jsou chybně vyplněny. Chybějící resp. opravené údaje se doplňují do původní ţádosti. Pokud by uţ byla ţádost naskenována, digitální obraz by nesouhlasil s originálem. Toto by ovšem vyřešilo verzování písemností (zachycení historie, vyznačení provedených změn, označení platné verze dokumentu15), v současné době toto informační systém Archivace písemností neumoţňuje. Jako další nedostatek lze hodnotit
skenování písemností vygenerovaných
systémem
OKdávky. Digitální obraz se vytváří skenováním, kterému předchází tisk písemnosti,
15
GÁLA, Libor, POUR, Jan, TOMAN, Prokop. Podniková informatika. [s.l.] : Grada Publishing, a.s, 2006.
484 s. ISBN 80-247-1278-4.
- 49 -
podepsání papírové verze
a následné naskenování a odeslání digitálního obrazu do
centrálního úloţiště dat. Mnohem jednodušší by bylo vygenerovanou písemnost přímo ze systému uloţit do odpovídajícího formátu, digitálně podepsat a odeslat do centrálního úloţiště. Proces rozhodování o dávkách nelze povaţovat za „bezpapírový“ a lze ho ještě zdokonalit. Ale i přes tyto nedostatky a problémy při zavádění jde z pohledu úřadu o velký krok vpřed. Cílem je zavedení digitalizace i v ostatních procesech v úřadu práce. V současné době se připravuje vytváření archivních balíků v procesu evidence uchazečů o zaměstnání. I přes problémy, které zavádění procesu provázeli, ho lze hodnotit pozitivně.
- 50 -
Seznam pouţité literatury 1. Archivace písemností:. [s.l.] : OKsystem,
[2006?]. 70 s. Doprovodný materiál
uţivatelská příručka. 2. A-scan : o digitalizace [online]. c2006- [cit. 2009-03-03]. Dostupný z WWW: . 3. ČÍŢEK, Pavel, POKRUPA, Petr, MATOUŠOVÁ , Helena. OKdávky 11.3 [PowerPoint soubor ]. 2005 . Interní dokument. 4. GÁLA, Libor, POUR, Jan, TOMAN, Prokop. Podniková informatika. [s.l.] : Grada Publishing, a.s, 2006. 484 s. ISBN 80-247-1278-4. 5. Integrovaný portál MPSV : formuláře pro státní sociální podporu [online]. 20062009
[cit.
2009-03-01].
Dostupný
z
WWW:
. 6. KNAPOVÁ., Kristýna: Digitalizace [online]. 2009 [cit. 2009-06-20]. Dostupný z WWW: 7. MATOUŠOVÁ , Helena. Archivace písemností 11.3 [PowerPoint soubor ]. 2008 . Interní dokument. 8. Ministerstvo práce a sociálních věcí [online]. [2003] [cit. 2009-03-15]. Dostupný z WWW: . 9. OKdávky :. [s.l.] : OKsystem, [1995]. 378 s. Doprovodný materiál: uţivatelská příručka.
- 51 -
10. OKsystem
[online].
c2008
[cit.
2009-04-10].
Dostupný
z
WWW:
. 11. VOŘÍŠEK Jiří.
Informační systémy a jejich řízení. Praha: Bankovní institut
vysoká škola, a.s., 1997. dotisk 2004 ISBN 978-80-7265-100-9 12. Wikiwpedia : otevřená encyklopedie [online]. 2002 , 14..5.2009 [cit. 2009-05-20]. Dostupný z WWW: . 13. zákon č. 117/1995 Sb., o státní sociální podpoře 14. zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě 15. zákon č. 500/2004 Sb., Správní řád
- 52 -
Seznam tabulek tabulka č. 1 počet ţádostí pro jednotlivé dávky za rok 2008
10
tabulka č. 2 objem vyplacených peněţních prostředků klientů pro jednotlivé ţádosti za rok 2008
11
tabulka č. 3 počet skladovacích krabic – naplněné archivními balíky
44
tabulka č. 4 počet skladovacích krabic- aktivní písemnosti z příručních archivů, průběţné skenování 44 tabulka č. 5 počet listů, archivních balíků a míst uloţení (podle místa uloţení)
44
Seznam obrázků obrázek 1 hierarchické rozdělení IS Okdávky v okrese Prachatice
20
obrázek 2 grafické znázornění identifikace písemností
25
obrázek 3 Postup zpracování ţádostí na kontaktním místě
27
obrázek 4 nadefinovaný scénář míst uloţení pro lokální kontaktní místo (Prachatice)
35
obrázek 6 scénář stavů skladovacích krabic
36
obrázek 7 nadefinovaný scénář přepravních boxů
36
obrázek 8 zpracování ţádostí po zavedení digitalizace dokumentů
37
obrázek 9 činnosti na digitalizačním pracovišti
39
obrázek 10 uloţení písemností v centrální spisovně
40
obrázek 11 zapůjčení skladovací krabice
41
obrázek 12 časové znázornění digitalizace a archivace
43
obrázek 13 organizační struktura odboru SSP
45
- 53 -
