Řešení digitalizace a ukládání kraje , neboli krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi Roman Zemánek, ICZ a.s. Roman Kratochvíl, ICZ a.s. 4. září 2012
DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
1
Agenda ► Od záměru k realizaci a provozu ► První plnění veřejných zakázek ► Krajská digitalizační jednotka ► Krajský digitální repozitář ► Krajské digitální úložiště
► Krajská digitální spisovna ► Rekapitulace DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
2
Od záměru k realizaci a provozu z pohledu kraje Specifikace tématu výzvy 08 IOP Spolupráce s NDK a NDA Studie mapující prostředí kraje Příprava projektové dokumentace a podání projektu ► Výběr a stavební příprava prostor ► ► ► ►
► Mapování a testování dostupných řešení ► Vznik digitalizačního týmu ► Veřejné zakázky DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
3
Digitalizace a ukládání v praxi ► Nástroje pro digitalizaci, dlouhodobou, důvěryhodnou a bezpečnou archivaci, ukládání a zpřístupňování hodnotných dokumentů a dat ► Historicky první plnění veřejných zakázek v rámci Digitalizace a ukládání výzvy 08 ● Karlovarský kraj ● Kraj Vysočina
► Další kraje ● Středočeský kraj ● Ústecký kraj
DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
4
Vytvoření a následná údržba nástrojů digitalizace a ukládání dat na území Karlovarského kraje ► Krajská digitalizační jednotka (KDJ) ● technologie pro digitalizaci
► Krajská digitální spisovna (KDS) ● garantované úložiště úředních dokumentů
► Krajský digitální repozitář (KDR) ● garantované úložiště dokumentů regionálního a kulturního charakteru
► Krajské digitální úložiště (KDU) ● negarantované úložiště dat různého typu a z různých zdrojů
DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
5
Vytvoření a následná údržba nástrojů digitalizace a ukládání dat na území Kraje Vysočina ► Krajská digitalizační jednotka (KDJ) ● technologie pro digitalizaci
► Krajská digitální spisovna (KDS) ● garantované úložiště úředních dokumentů
► Krajské digitální úložiště (KDU) ● negarantované úložiště dat různého typu a z různých zdrojů
DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
6
KRAJSKÁ DIGITALIZAČNÍ JEDNOTKA DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
7
Rozsah projektů KDJ Dodávka kompletního systému pro digitalizaci regionálního kulturního dědictví a dalších dokumentů ► Skenery a skenovací pracoviště ► Pracoviště pro zpracování obrazu ► Systém pro tvorbu metadat a OCR ► Systém pro kontrolu a export výsledků
DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
8
Architektura KDJ Kraj Vysočina
DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
9
Použitá infrastruktura a technologie Fondy ► Skenery ● ● ● ●
4DigitalBooks DL mini-c ProServ ScannTech 600i ms Epson GT30000N COPIBOOK RGB+
► Další HW/SW ● Servery, pracovní stanice vč. OS ● Storage - NAS ● Čtečky čárového kódu ● Klimatizační jednotka ● Vysavač DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
paměťových institucí ● knihovny ● muzea
● archivy knižní skener, velkoformátový skener
Jiné dokumenty vysokorychlostní skener
www.i.cz
10
Použitý aplikační software ► Skenování a úprava obrazu ● ● ● ●
4DigitalBooks CopiNet ProServ ProView 4DigitalBooks Page Improver i2S Book Restorer
► Tvorba metadat, OCR, zpracování výsledků ● Elsyst SIRIUS ● ProcyonA ● ABBYY Recognition Server ● ABBYY OCR/ALTO DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
11
KRAJSKÝ DIGITÁLNÍ REPOZITÁŘ DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
12
Model fungování KDR v TCK
DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
Naplnění cílů digitalizace dokumentů ► Skenovat lze cokoli ► Využívá se špičková technologie ► Radikální úspora místa ► Záchrana poškozených dokumentů vč. jejich obsahu ► Snadné vyhledávání a orientace ► Digitální data jsou přístupnější pro veřejnost ► Snížení nákladů na tisk, kopírování a dohledávání dokumentů http://www.kr-vysocina.cz/kraj-vysocina-spustil-krajskoudigitalizacni-jednotku/d-4041838/p1=1013 DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
14
KRAJSKÉ DIGITÁLNÍ ÚLOŽIŠTĚ DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
15
KDÚ – zadání a cíle ► Přímé a rychlé ukládání dat vybraných kategorií ► Data = soubory + metadata ► Pokrytí potřeb původců dat a) Zálohy z IS, auditních logů … b) Dokumenty ORP, stavební plány, zdravotní dokumentace, fotodokumentace
► Office dokumenty, JPEG, PDF, XML, zálohy ► Milióny objektů, desítky původců a TB dat DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
16
Požadavky Zadavatele ► Pokrytí obou typů úložišť jedním řešením ► Integrovatelnost na AIS ► Přehledná struktura úložišť, logické členění, objemové kvóty ► Metadata, vyhledávání, rozdílné ACL ► Kontrola integrity - kontrolní součty ► Auditovatelnost ► Komunikace prostřednictvím HTTP, FTP, CIFS, WebDAV
DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
17
Kraj Vysočina - řešení ICZ ADU ● J2EE aplikace pro řízení a ukládání dokumentů ● Intuitivní GUI ve web prohlížeči ● Složky/dokumenty ● Editace metadat, verzování, vyhledávání ● Obecně známé technologie, dokumentace pro vývojáře, API (SOA) ● Customizace a vývoj na zakázku
DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
KRAJSKÁ DIGITÁLNÍ SPISOVNA DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
19
Model fungování KDS v TCK
Karlovarský kraj Kraj Vysočina
DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
Subjekty KDS a jejich role ► Provozovatel - kraj ● Centrální administrátor - administrátor KDS, spravuje celkovou konfiguraci a číselníky, provádí údržbu a centrální dohled
► Původce ● Lokální administrátor - administrátor původce, správa uživatelů a skupiny určeného původce, kontroly příjmu do spisovny, tvorby časových razítek a ukládání transakčních záznamů původce ● Uživatel spisovny – používá spisovnu pro hledání zpřístupnění dokumentů ● Archivář/Posuzovatel - skartační řízení
► Externí uživatelé ● Archivář nadřízeného archivu – schvalování skartačního návrhu DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
21
ICZ DESA - Důvěryhodná elektronická spisovna a archiv ► edice DES - důvěryhodná el. spisovna ● střednědobé a dlouhodobé důvěryhodné uložení elektronických dokumentů a spisů v organizaci vyvolanou legislativou i potřebami organizace ● spravuje dokumenty ze spisových služeb, agendových systémů a ostatních systémů produkujících dokumenty podléhajících spisovému řádu
► edice DER - dlouhodobý el. repozitář ● dlouhodobého ukládání digitálních a digitalizovaných dokumentů, které nemají úřední charakter. Jedná se převážně o digitalizované knihy a regionální periodika
► edice DEA - dlouhodobý el. archiv DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
22
Certifikace řešení ICZ DESA
DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
23
REKAPITULACE
DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
24
Aktuální změny legislativních požadavků ► Novela zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (od 1.7.2012)
► Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb – XML schéma (od 11.7.2012)
► Vyhláška č. 259/2012 Sb. – povinné formáty (PDF/A, TIFF, …) (od 20.8.2012) ► Dotčené subjekty: ● všechny orgány veřejné moci a jimi zřizované a zakládané organizace ● povinnost přijímat, zpracovávat a uchovávat elektronické dokumenty DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
25
Rekapitulace Ověřené řešení Jeden systémový integrátor Komplexní návrh a realizace řešení Ověřené HW a SW technologie na míru požadavků zákazníka ► Jednotná podpora provozu ► ► ► ►
DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
26
Děkujeme za vaši pozornost Roman Zemánek
[email protected]
Roman Kratochvíl
[email protected]
DOKUMENT | Krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi
www.i.cz
27