Een verantwoord en toekomstvast concept voor koppeling van elektronische dienstverlening aan de bedrijfsprocessen. ebestuur het middenkantoor Dia 1

“Een verantwoord en toekomstvast concept voor koppeling van elektronische dienstverlening aan de bedrijfsprocessen”

eBestuur … het middenkantoor

Dia 1

Inhoud

1

Inleiding

2

3

4

Het “eBestuur platform”

Virtueel middenkantoor

Conclusie


Dia 2

Wat is eBestuur ? Synoniemen: MidOffice of middenkantoor Definitie: Platform voor koppeling van BackOffice systemen aan verschillende kanalen zoals internet, telefoon, brief, loket, Voor wie: Burgerview en medewerkerview Eigenschappen: Registreren, afhandelen, procesgestuurd, brieven genereren en verzenden


Dia 3

Waarom eBestuur ? Klantvriendelijkheid: De burger verwacht dat hij digitaal zijn zaken kan aanvragen en opvolgen Efficiënter werken: De ambtenaar wil zijn dienstverlening sneller en efficiënter laten verlopen Openingsuren: Verdwijnend begrip


Dia 4

Wat is het probleem ? Toegankelijkheid voor de burger : de burger kan onmogelijk toegang krijgen tot back-office applicaties Diversiteit aan backoffice systemen: De applicaties kunnen onmogelijk afgesteld worden om op ieder mogelijk kanaal van communicatie Toegankelijkheid voor de medewerker: De medewerkers kunnen onmogelijk alle back-office applicaties bedienen


Dia 5

Wat is de oplossing ?


Dia 6

Uw bestuur ontrafeld


Dia 7

Belang van een goed ontwerp Winchester house: er is geen architectonisch ontwerp beschikbaar. 38 jaar non-stop bouwen: 147 bouwers, 0 architecten. Resultaat: 160 kamers: 40 slaapkamers, 6 keukens, 2 kelders, 950 deuren.En ook: 65 blinde deuren, 13 doodlopende trappen, ...


Dia 8

eBestuur cyclus

Prestaties

Procesmodel • Analyse •Tekening • Syntax •Modelleertool

Modellering

Implementatie • Software •Meetpunten • Formulieren

•Rapportering •Dashboards • Strategie

Optimalisatie

Werkstroom

Automatisatie

Uitvoering


• Werklijsten •Zaakbeheer • Routering

Dia 9

Inhoud

1

Inleiding

2

3

4



Conclusie


Dia 10

eBestuur Platform

Administratief handboek Modellering en Analyse

Van processen tot applicaties (softwareontwikkeling) Eenmansloket

Van blauwdruk tot systeemconfiguratie Van ontwerp tot executie (procesautomatisering)

Strategie- en KPI-definitie KPI- en prestatiemeting Risicobewaking Dashboards en rapportage


Dia 11

Wie gebruikt het middenkantoor ?


Dia 12

Inhoud

1

Inleiding

2

3

4



Conclusie


Dia 13

Virtueel middenkantoor Situatieschets Ons bestuur stelt haar infrastructuur open voor externe verhuur. Eén van de locaties is het cultureel centrum “De schakel”. Het auditorium kan voor verschillende doeleinden verhuurd worden. Zo kan men er vergaderen, voorstellingen geven, kunst tentoonstellen, noem maar op … Het reserveren liep voorheen niet altijd even vlot. Er werden vaak fouten geregistreerd of boekingen werden te laat uitgevoerd. Voor de facturatie werden bovendien heel wat manuele handelingen uitgevoerd.


Dia 14



Dia 15

Ontwerp platform Profiel Koen, heeft bedrijfseconomie gestudeerd en werkte voorheen als externe consultant voor hij in dienst trad als businessanalist in de gemeente. In deze functie is hij actief in veranderprojecten waar hij vaak wordt gevraagd het procesontwerp te doen. Hij gebruikt hiervoor het “ontwerp platform” als tool voor het opmaken van zijn administratief handboek.

Verantwoordelijkheden • Vastleggen proces- en organisatiestructuren.

Koen , 46 Businessanalist

• Inzichtelijk maken van rollen, taken en verantwoordelijkheden. • Uitvoeren van analyses. • Ontwikkelen van nieuwe processen in samenwerking met materiedeskundigen binnen de afdelingen.


Dia 16

Ontwerp platform

Koen, 46 Businessanalist


Dia 17



Dia 18

Automatisatie platform Profiel Sofie, 35, heeft een technische achtergrond en heeft reeds bij verschillende productiebedrijven gewerkt. Ze is sinds enkele jaren actief als systeembeheerder in de gemeente. Zij verzorgt de technische helpdesk en staat dagelijks in voor het onderhoud van de software en het computerpark. Sofie maakt, in samenwerking met IT’ers van Schaubroeck, van de procesmodellen werkstromen en past ze in in de organisatie. Zij staat in voor de simulatie van de geïnstalleerde processen en definieert in samenspraak met de secretaris en Koen de prestatieindicatoren. Als software werkt ze vaak met het eBestuur “automatisatie platform” Sofie , 35 IT medewerker

Verantwoordelijkheden • Verrijking van de procesmodellen met attributen en formulieren.

• Opstellen van de regels en prestatie-indicatoren. • Installatie van de procesmodellen tot werkstromen.


Dia 19

Automatisatie platform

Sofie , 35 IT medewerker


Dia 20



Dia 21

Werkstroom platform Profiel Els is cultuurcoördinator in de gemeente. Dagelijks verwerkt ze heel wat vragen van inwoners over het cultuuraanbod in de gemeente. Ze onderhoudt de website en staat in voor het publiceren van het maandelijks infoblad. Ze is verantwoordelijk voor de agenda en reservatie van het cultureel centrum “de schakel”. Ze gebruikt hiervoor een reservatiepakket. Aangezien de reservaties binnenkomen langs verschillende kanalen (website, brief, e-mail of telefonisch) laat Els haar werkzaamheden sturen aan de hand van het “werkstroom platform”. Aangezien Els in de voormiddag ook “onthaal” doet, functioneert ze als eerstelijns helpdeskmedewerker aan de centrale balie in het bestuur. Zij kan aan de hand van het “werkstroomplatform” zaken of dossiers opstarten en bevragen. De werkstromen leiden haar doorheen het kluwen van primaire en interne processen. Els, 48 Medewerker Cultuur en Vrije tijd

Verantwoordelijkheden •Overzicht hebben van het cultuurbeleid van de gemeente. •Inventariseren van het huidige cultuuraanbod in de gemeente. •Het schrijven van een beleidsplan kunst en cultuur.


Dia 22

Werkstroom platform

Els, 48 Medewerker Cultuur en Vrije tijd


Dia 23

Werkstroom platform Profiel Guido, 35, is gemeentesecretaris en hierdoor de hiërarchisch hoogste ambtenaar van de gemeente. Hij heeft de algemene leiding over de gemeentelijke diensten. Hij vervult de functie van lokaal overheidsmanager. Hij is verantwoordelijk voor de voorbereiding en de opvolging van de door de gemeenteraad en het schepencollege te behandelen zaken. De secretaris woont de vergaderingen van de bestuursorganen bij en staat in voor de notulering ervan. Guido is gebruiker van het “werkstroom platform” en kan een overzicht krijgen van alle lopende zaken. Als lid van het schepencollege, kan hij binnen het “werkstroom platform” taken bevoegd voor het schepencollege afwerken.

Guido, 35 Gemeentesecretaris

Verantwoordelijkheden •Voorbereiding, verslaggeving en uitvoering van de zaken.

•De algemene leiding en coördinatie van de gemeentediensten. •De leiding van de gemeentewerken. •De medeondertekening van uitgaande briefwisseling en documenten.


Dia 24

Werkstroom platform

Guido, 35 Gemeentesecretaris


Dia 25

Werkstroom platform Profiel Natalie, 25, is boekhoudster van opleiding. Ze bereidt de inkomende facturen voor zodat de financieel beheerder en de secretaris, na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, de inkomende facturen kunnen betalen. De uitgaande facturen worden opgemaakt met het facturatieprogramma. Ook haar werk wordt ondersteund door het “werkstroomplatform”. Het “werkstroom platform” bereidt in haar geval backend taken voor, die bestemd zijn voor haar boekhoudpakket.

Natalie, 25 Medewerker Financiën

Verantwoordelijkheden •Behandelen inkomende facturen •Opmaken uitgaande facturen


Dia 26

Werkstroom platform



Dia 27

Werkstroom platform Profiel Danny, 32, is door de gemeente aangesteld als zaalverantwoordelijke. Danny zorgt ervoor dat de zaal klaarstaat en dat het gehuurde materiaal ter beschikking is. Danny verzorgt de technische handleiding en is steeds bereikbaar in geval van een eventuele storing. Danny start 1 maal per dag het “werkstroom platform” om zijn taaklijst te consulteren.

Verantwoordelijkheden Danny, 32 Medewerker technische dienst

•Klaarzetten van de infrastructuur voor gebruik. •Algemeen onderhoud van de infrastructuur. •Controle van de infrastructuur na gebruik.


Dia 28

Werkstroom platform

Danny, 32 Medewerker technische dienst


Dia 29

Werkstroom platform



Dia 30



Dia 31

Strategie platform Profiel Het managementteam coördineert de werking van de verschillende diensten van de gemeente. Het team staat onder leiding van de gemeentesecretaris. Andere leden zijn oa de departementshoofden Grondgebiedzaken en Burgerzaken/Welzijnszaken en de gemeenteontvanger.

Verantwoordelijkheden Managementteam

•Coördinatie gemeentelijke diensten. •Bewaken van de kwaliteit van de organisatie. •Bewaken van de interne communicatie.


Dia 32

Strategie platform • Meten is weten: Procesbewaking en screening van de werkzaamheden • Dashboards: Dashboards en rapporten geven weer hoe goed het met de organisatie is gesteld en waar mogelijk nog kan verbeterd worden • Procesverbetering: Aan de hand van prestatieindicatoren kan men evalueren waar processen nog kunnen geoptimaliseerd worden


Dia 33

Inhoud

1

Inleiding

2

3

4



Conclusie


Dia 34

Conclusies Middenkantoor – noodzaak: Een volgende stap op weg naar een completer en beter bestuur eBestuur – de oplossing: Het ontwerp platform Het automatisatie platform Het werkstroom platform Het strategie platform

Betrokken partijen: Taak voor alle medewerkers van het bestuur, maar ook voor onze IT-ers Wanneer starten: Vandaag, wachten heeft geen zin. En ja … er is werk aan de winkel


Dia 35

Bedankt ! eBestuur … het middenkantoor

Dia 36

Een verantwoord en toekomstvast concept voor koppeling van elektronische dienstverlening aan de bedrijfsprocessen. ebestuur het middenkantoor Dia 1

Recommend Documents