Een toekomstbestendige VDGH

Een toekomstbestendige VDGH Aanbevelingen van de werkgroep Omslag

Haarlem, 23 oktober 2014

Een toekomstbestendige VDGH

definitieve versie

pagina 1 van 14

Aanleiding Het is duidelijk dat de VDGH zich moet aanpassen aan deze tijd en omstandigheden. De gedachte tot veranderen was de basis om de werkgroep Omslag te installeren. Na het traject met de werkgroep Toekomst dienen er concrete voorstellen te komen voor verandering, dat is de opdracht vanuit de DK naar de werkgroep Omslag. Qua besturing, financiering en accommodatie is de VDGH nu niet toekomstbestendig. Terwijl in moeilijke tijden vooral flexibiliteit, wendbaarheid en slagvaardigheid gevraagd worden. We zullen met een kleinere bemanning een makkelijker bestuurbaar schip moeten gaan bevaren. Van een cruise schip moeten we overstappen op een compact kerkenbootje. We willen naar de toekomst waarin de VDGH haar roeping kan blijven waarmaken, dat wil zeggen de samenleving loodsen naar een meer menselijke maat en plaats bieden voor geloof, contact en stilte. Daartoe moet de VDGH veranderen, zodat zij haar energie niet langer hoeft te stoppen in het in stand houden van een organisatie in een krimpende markt, maar energie kan steken in dat waartoe zij bestaat: het inspireren, het genereren van betekenis en engageren van mensen, vanuit een doopsgezind perspectief. Het evangelie vertalen in woorden en daden. De werkwijze De werkgroep is de eerste helft van dit jaar regelmatig bijeen gekomen om de materie te doorgronden. In mei is het concept rapport aan de DK gepresenteerd en zijn in een viertal bijeenkomsten de voorstellen besproken met leden. De gedachtewisselingen en de reacties zijn waar mogelijk en zinvol verwerkt in dit definitieve rapport. De werkgroep telt negen leden; Willemien Ruygrok (vz), Joep Stassen, Oscar Heijn, Ineke Degenaar, Ton de Rek, Boudewijn Bach, John Keizer, Harry Swaak en Milembe Mateyo. Leeswijzer Allereerst wordt een toekomstbeeld geschetst waar de VDGH in 2030 wil staan. Via een korte analyse van de huidige situatie worden aanbevelingen gedaan, inclusief een mogelijke fasering van de voorstellen. In vijf bijlages worden de voorstellen onderbouwd. -

Een stip op de horizon Korte analyse van de huidige situatie Aanbevelingen van de werkgroep Fasering van de voorstellen

p p p p

3 4 5 6

-

Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

p p p p p

7 10 12 13 14

1; 2; 3; 4; 5;

Op weg naar een robuust VDGH complex Het afscheiden van het onroerend goed van de VDGH Nauwere samenwerking tussen de Doopsgezinde fondsen Administratie in 2014 Personeelskosten


definitieve versie

pagina 2 van 14

Een stip op de horizon In 2030 bestaan de doopsgezinden 500 jaar in Haarlem. Een hele sterke traditie die in staat is gebleken om door de tijden heen mee te veranderen en in het hartje van de stad steeds een plek te bieden voor zingeving en geloof, in verschillende gedaantes. Dat de wereld van tweeduizenddertig een andere is dan die van nu is een gegeven. Globalisering lijkt geen grenzen te kennen, net als de digitalisering en de individualisering. Elke mutatie in tijdsbeeld is een kans om opnieuw naar de dingen te kijken. Mensen ontdekken nieuwe manieren van geloven en zingeving en dit roept de vraag op wat onze culturele identiteit nu precies is. Wat heeft de VDGH in huis wat over 20 jaar relevant is, welke stappen moeten we nu zetten om dan iets te bieden wat uniek is en waarde toevoegt? Bij deze een schets hoe die stip op de horizon eruit kan zien. In 2030 is de VDGH een inspirerende gemeenschap van mensen die naar elkaar omzien. Deze gemeenschap kan vanuit de doperse traditie een brug slaan tussen de bijbelverhalen en de wereld, in woord en daad, in het centrum van de stad, door de week én op zondag. Deze gemeenschap bestaat in de kern uit 200 tot 300 mensen en zij bereikt en bedient een netwerk van 2500-5000 mensen en communiceert daarmee op een eigentijdse en zoveel mogelijk persoonlijke wijze. De kerngemeenschap draagt bij naar vermogen in tijd, inzet en geld. Het bredere netwerk betaalt voor waar ze gebruik van maken. De sociale thema’s van deze gemeenschap zijn wat ze altijd al waren; zorg voor jongeren en kwetsbare ouderen, voor de sociaal zwakkeren en voor mensen met een beperking. Een levend hart in de stad, globaal verbonden. Een rimpeling die golf kan worden door slimme samenwerking met bondgenoten, als bijvoorbeeld Stem in de Stad. Om dit in 2030 te kunnen bieden zijn er nu aanpassingen nodig aan het gebouw, aan de organisatie en de financiële structuur van de VDGH. Daarover gaat dit verslag.


definitieve versie

pagina 3 van 14

Korte analyse van de huidige situatie •

De VDGH heeft 300 leden, de Grote Vermaning heeft op zondagen gemiddeld 152 bezoekers per maand. In de Gang zien we er jaarlijks 15.000, bij Jansje 30.000 en bij Sneel zijn ruim 65 jongeren actief.

•

De organisatie en de kerkgebouwen zijn afgestemd op 4500 leden die er in 1945 waren.



De Grote Vermaning is voor oudere leden moeilijk bereikbaar.



De Grote Vermaning is praktisch onverkoopbaar.



Door vergrijzing van de leden is het steeds moeilijker geworden om voldoende doopsgezinde vrijwilligers te vinden om belangrijke functies binnen de VDGH of bij de stichtingen te vervullen. Een onomkeerbaar krimpende organisatie vergrijst niet alleen maar zal op termijn onvoldoende bestuurskwaliteit uit eigen gelederen kunnen blijven genereren. Het gevolg is dat roosters van aftreden niet aan de orde zijn, geen leeftijdsgrenzen worden gesteld en dat verwarrende dubbelrollen optreden.



De besluitvorming binnen de VDGH is traag door te veel lichamen die mee moeten vergaderen en in moeten stemmen met belangrijke besluiten.

•

Exploitatie kost jaarlijks meer dan € 1 miljoen (2013: € 1,2 M), we stellen vast dat de uitgaven per lid erg hoog zijn. Bij het snel krimpend ledental zullen bij gelijkblijvende kosten de uitgaven per lid onacceptabel hoog worden.

•

Als de uitgaven in detail bekeken worden, valt op dat er in de huidige context op de personeelskosten (taxatie 2014: € 587 K), de kerkgebouwen (2013: € 390 K) en de bibliotheek (ca € 45 K) weinig of niet te bezuinigen valt. Op de commissies valt evenmin veel te bezuinigen indien we de kerkfunctie van de VDGH in stand willen houden.

•

Een groot deel van de kosten wordt gesubsidieerd door bevriende stichtingen, waarbij echter niet alle aan de subsidie gerelateerde kosten worden vergoed. Men draagt wel bij in de personeelskosten maar niet in de kosten van het kantoor en de administratieve ondersteuning. Een betere toedeling van werkelijk gemaakte kosten zal veel lagere netto-kosten voor de VDGH tot gevolg hebben.

•

Door de financiële ondersteuning door bevriende stichtingen, zouden de meeste bezuinigingen in deze opzet niet leiden tot het gewenste resultaat voor de VDGH, immers als een bepaalde uitgave niet meer gedaan wordt, vervalt de ondersteuning.

•

De VDGH betaalt kosten eerder dan dat de bevriende stichtingen de betreffende kosten vergoeden. Dit leidt tot liquiditeitskrapte en daardoor telkenmale tot onverantwoorde vermindering van het eigen vermogen.

•

Een sluitende begroting ontbreekt en er is geen duidelijke begrotingsdiscipline.

De enige manier om nu een stap te zetten is om deze samen te zetten.


definitieve versie

pagina 4 van 14

Aanbevelingen van de werkgroep De VDGH is een kerk die in veranderende tijden een veilige haven zoekt. Omdat wij de samenleving willen loodsen naar een menselijke maat en het evangelie willen verhalen in daden die woorden te boven gaan. Dit kan alleen door te kiezen waar we voor staan en daarin te investeren:             

Concentreer de activiteiten van de VDGH tot die activiteiten die de VDGH een moderne kerk laten zijn: kerk, jeugd, maatschappelijk werk, Jansje , de Gang, Archief & Bibliotheek (zie ook de aangenomen notitie van de werkgroep Toekomst). Investeer in vernieuwing van de Eredienst. Investeer in het jeugd- en jongerenwerk en vernieuw de aandacht voor de levensfase 25-55 (de gezinnen). Breng het onroerend goed onder bij een gelieerde entiteit en laat de exploitatie over aan deskundigen, zie bijlage 2. Gebruik het gebouw efficienter door onnodige ruimten af te stoten aan een derde partij, zie bijlage 1. Sluit op termijn de vestigingen in Noord en Zuid. Daar hoort een mobiliteitsplan en – fonds bij om de Grote Vermaning voor iedereen bereikbaar te houden. Zorg met een efficienter gebruik van de Grote Vermaning voor meer inkomsten. Veranker de historische kwaliteit van de locatie in archief en bibliotheek en zoek naar mogelijkheden om de kosten hiervoor gesubsidieerd te krijgen. Stel een plan op om na verloop van enkele jaren de meeste bevriende stichtingen nauwer te laten samenwerken, zie bijlage 3. Maak gebruik van de synergie die Jansje, Sneel, de Gang en de Grote Vermaning elkaar kunnen bieden. Zoek naar efficiency verbeteringen en het meer inzichtelijk maken van de administratie, zie bijlage 4 en 5. Het proces van beheersing en controle vereist grote aandacht. Zoek naar de werkelijke kosten die gemaakt worden door de VDGH en tot nu toe slechts gedeeltelijk vergoed worden door bevriende stichtingen. Bouw met de Fondsen verder aan voldoende draagvlak voor deze plannen.

Wij stellen op drie vlakken een verandering voor. Een aanpassing aan de gebouwen, een efficiente organisatie en nauwere samenwerking met betrekking tot de financiën.

Het gebouw

Zorg voor minder vierkante meters in het centrum en benut deze efficient. Zet de Peus-zone in voor multifunctioneel gebruik en stoot hem op termijn af. Sluit op termijn de vestigingen Noord en Zuid.

De organisatie

Werk vanuit onze traditie toe naar een slagvaardige organisatie. Onze huidige organisatie is professioneel in kerk-zijn maar niet in efficiente bedrijfsvoering.

De financiën

Zorg dat de VDGH een gezonde financiële balans krijgt. Als je de structuur helder krijgt krijg je de vrijheid om weer kerk te zijn. Waarom doen we dit? Om de mensen in deze kerk beter tot hun recht te laten komen en een nieuwe invulling te geven aan het geloof in een veranderende maatschappij. Een toekomstbestendige VDGH

definitieve versie

pagina 5 van 14

Fasering van de voorstellen De voorstellen zijn hieronder geplaatst op een tijdbalk; korte, midden en lange termijn. Gebouwen: Organisatie: Financiën:

Gebouwen

Organisatie

Financiën

minder m2 en deze efficient gebruiken een slagvaardige organisatie, vanuit onze traditie VDGH een gezonde financiële balans

nu

over 1,5 jaar

over 3 jaar

- Bestemmingsplanproces opstarten - plannen tekenen - plannen indienen - onderzoek naar samenwerking fondsen

- plannen financieren - bouwen

- Centrum verhuren - Noord afstoten - Zuid afstoten (uiterlijk 2021) - vereenvoudigd kerkbestuur - regulier overleg fondsen VDGH - financieel beheer van kerk en gebouwen door een bedrijfsbureau

-

- ontkoppel kerkelijke organisatie en facilitair bedrijf

onderzoek het moderniseren van het administratieve proces

Dit is een eerste stap die moet leiden tot een nieuw kerk-zijn in 2030. Om deze trein in gang te zetten is een budget nodig. Met name de fondsen spelen hierin een cruciale rol. De fondsen en de DK moeten hiervoor gezamenlijk een investeringsplan opstellen.


definitieve versie

pagina 6 van 14

Bijlage 1: Op weg naar een robuust VDGH complex Vooral na haar ‘vereniging’ groeide het VDGH-Complex mee met de maatschappelijke vraag. Welk ruimtebeslag past morgen bij de VDGH als dienstbare vredeskerk in de Smart City die Haarlem morgen hoopt te worden? Welke ruimte kan een zich verjongende VDGH vanuit haar opdracht en traditie bieden aan intermenselijke beleving? Kan de kerkzaal van De Bray en de daar omheen aangelegde ruimten ook dienstbaar zijn in een Digi-maatschappij ? De eerste poorten naar de stad had de VDGH aan de Peuzelaarsteeg, daarna kwam de Frankestraat. Rond 1900 was het complex klaar voor de nieuwe tijd met stijlkamers en in 1938 de Van Braghtzaal, voor gesprek na de dienst en ruimte voor repetitie en overleg.

Figuur 1

Ruimtelijke Transitie VDGH-Complex door de eeuwen

De jas is te wijd geworden Van de 4500 VDGH leden na de WO-II, is het ledenaantal in 2014 rond de 300. Nu zit de VDGH te ruim in de jas, dat vraagt om indikken. Als uitgangspunt dienen we de schat van de VDGH actief te bewaren.

Figuur 2

VDGH-Juwelen die we in een nieuwe zetting moeten plaatsen


definitieve versie

pagina 7 van 14

Gedacht vanuit de aanwezige infrastructuur-elementen en de te behouden historische VDGH-Juwelen blijkt dat de zgn. Peus-zone kansrijk is voor een veranderingsproces. Deze zone begint met Peuzelaarsteeg 3 en loopt buitenom de kluis en de kamer van het Fonds Van Zanten naar de kamer van het Predikfonds. De huidige activiteiten in deze zone zoals de Van Braghtzaal kunnen dan verschuiven naar de kerkzaal en de ruimten ter weerszijden daarvan. Het zal veel passen en meten vergen, maar juist zo’n transitie richt ons op de basis-taken, creatieve oplossingen en het ruimtegebruik dat daar bij past.

Figuur 3

Huidig ruimtegebruik

Figuur 3

Latent ruimtegebruik


definitieve versie

pagina 8 van 14

Stapsgewijs veranderingsproces: Transitie 2015+ De situering van toegangen, sanitair en voorzieningen is over het hele complex gespreid. Veelal is dat een nadeel. Maar hier biedt het gelegenheid om sectorgewijs het kerkelijke geleidelijk te transformeren. Nader onderzoek moet aantonen welke investeringen nodig zijn om de kerkzaal beter exploitabel te maken. De slachtplaats kan een buffer zijn tijdens het transitieproces van de Peus-zone Tijdschema mogelijke transities Zorgvuldigheid, bestemmingsplan-aanpassing èn inspraak kosten veel tijd. Bovendien eist de gemeente Haarlem dat structurele gebruiksveranderingen van het VDGH-Complex passen in een grotere ontwikkeling. Tijdig opstarten van ‘ruimtelijke transitie’ vereist dus zo spoedig mogelijk besluitvorming.


definitieve versie

pagina 9 van 14

Bijlage 2: Het afscheiden van het onroerend goed van de VDGH

De juridische mogelijkheden

Het uitganspunt is dat de VDGH zich richt op haar hoofdtaak: ‘kerken’ en alles wat daarmee te maken heeft: maatschappelijk werk, Sneel, de Gang en Jansje. De afscheiding zou op een paar manieren gerealiseerd kunnen worden: A. Het Amsterdams Model waarbij een stichting het beheer en de administratie voert. B. Een model waarbij een stichting het eigendom overneemt C. Het model zoals dat bij de VDGH voor de belegginscommissie gehanteerd wordt. Voor elk model geldt dat er een overeenkomst opgesteld wordt waarin de taken en bevoegdheden van het bestuur van het gekozen model wordt vastgelegd, de zekerheid wordt geboden dat de VDGH de beschikking houdt over het kerkgedeelte met een aantal andere nog te definiëren ruimten, en waarin ook vastgelegd wordt hoe de overeenkomst beëindigd kan worden. Voor elk model geldt dat het bestuur de eerste keer wordt benoemd door de GK en/of bevriende stichtingen , waarbij het bestuur voor het grootste deel moet bestaan uit professionals op het gebied van exploitatie van onroerend goed, daarna zal alleen de voorzitter door de VDGH gekozen worden. Tevens geldt bij elk model dat het bestuur de opdracht krijgt het gebouw te exploiteren, te onderhouden en te administreren, waarbij de administratie van de VDGH inbegrepen zal zijn. Ad. A: Het Amsterdams Model Bij het Amsterdams model wordt een stichting opgericht die tot taak krijgt om het onroerend goed onder voorwaarden te beheren en te administreren. Het eigendom blijft bij de VDGH. De stichting beslist zelfstandig over exploitatie van de ruimten die niet tot het kerkgedeelte behoren. De stichting verzorgt het onderhoud van het gehele complex. In Amsterdam vergadert de Kerkenraad één maal per jaar met het stichtingsbestuur over de gang van zaken. Bij de oprichting van deze stichting in Amsterdam heeft de Doopsgezinde Gemeente haar vermogen zelf behouden, waardoor men in Amsterdam thans nog voldoende eigen middelen heeft voor activiteiten. In Haarlem daarentegen is destijds gekozen om het vermogen onder te brengen bij diverse doelstichtingen. Ad. B: Een stichting neemt het eigendom en daarmee de exploitatie en administratie van onroerende goederen van de VDGH over. Het nadeel van deze variant is de plicht om overdrachtsbelasting te betalen. Het tarief hiervoor is 6%, maar de waarde waarover dit tarief gerekend wordt zal waarschijnlijk bijzonder laag zijn. Daar tegenover staat de grote onafhankelijkheid van het stichtingsbestuur. Deze stichting kan mandaat krijgen om (delen van) het onroerend goed te verkopen of te verhuren, zonder dat daarvoor toestemming van de VDGH gevraagd hoeft te worden. Optie B geeft zicht op subsidie-ontwikkelingen rondom monumentenzorg.


definitieve versie

pagina 10 van 14

Ad. C: Het model van de beleggingscommissie zoals die in Haarlem bestaat. De belegginscommissie is een beleggingsfonds zonder rechtspersoonlijkheid waarin de VDGH en verscheidene fondsen participeren. Het fonds wordt bestuurd door 5 personen, te benoemen door de Grote Kerkenraad. Een commissie beheer van onroerend goed zou analoog aan de belegginscommissie opgezet kunnen worden en zou 5 bestuursleden kunnen hebben die benoemd worden door de besturen van de verscheidene deelnemers. Feitelijk is dit model hetzelfde als model A, zonder dat een stichting wordt opgericht. Het nadeel van deze commissie is dat er geen vorm van eigendomsoverdracht plaatsvind, waardoor de vrijheid en de betrokkenheid van de bestuurders minder is dan bij de andere voorbeelden. Hoewel het mogelijk is dat de commissie voorstellen zal doen om (delen van) het onroerend goed te verkopen, blijft dit een lastige zaak omdat voor zo’n besluit de hele stroperige besluitvorming van de VDGH en de deelnemende andere fondsen, doorlopen moet worden. De werkgroep heeft een sterke voorkeur voor model B, waarbij een stichting het vastgoed onder condities overneemt.


definitieve versie

pagina 11 van 14

Bijlage 3: Nauwere samenwerking tussen de Doopsgezinde fondsen De oplossing voor de problemen waar de VDGH mee geconfronteerd wordt, is alleen te vinden indien oprecht gezocht wordt naar een radicaal andere structuur van het geheel. Nieuwe structuren, nieuwe statuten, nieuwe besturen. Naast een nieuwe organisatiestructuur van de VDGH zelf, is het wenselijk om de meeste van de bij de VDGH behorende en bevriende stichtingen onder één dak te brengen. Het levert vele voordelen op. Door bijvoorbeeld het opzetten van een klein efficiënt bedrijfsbureau wordt veel werk van de individuele stichtingen en van de VDGH uit handen genomen. Modernisering en professionalisering van werkzaamheden wordt mogelijk. Alle formele zaken worden door een zeer beperkt aantal professionals afgehandeld. Zij worden door een groot aantal vrijwilligers ondersteund. Het geheel wordt een goed bestuurbare transparante organisatie; inzichtelijk en efficiënt, vooral goedkoper. Het administratieve traject betreft één administratie in plaats van een x-aantal. Een grote besparing van andere kosten lijkt waarschijnlijk. Vanzelfsprekend behoud de VDGH inzicht in de eigen ledenadministratie en boekhouding, de verwerking van de gegevens wordt uitgevoerd door het bedrijfsbureau. Het bestuur van de stichting zou uit slechts 3 leden kunnen bestaan omdat de feitelijke werkzaamheden uitgevoerd worden door het bedrijfsbureau. Het bestuur wordt benoemd door de Kerkenraad van de VDGH, of een ander “hoogste orgaan”, waarbij het niet noodzakelijk is dat alle leden van dat bestuur ook leden van de VDGH zijn. De DK kan zich concentreren op de kerntaak; kerk-zijn. Waarbij zij zich laat adviseren door commissies en werkgroepen. Voor de eredienst, voor het jeugdwerk, voor de Gang enz. Wij stellen ons voor om samen met de Kerkenraad en in goed overleg met de fondsen een strategie te bepalen om het bovenstaande tot stand te brengen.


definitieve versie

pagina 12 van 14

Bijlage 4: Administratie na 2014 Het opstellen van diverse kostenoverzichten was aanleiding om de kosten van het administreren eens nader te bezien. De huidige situatie: De mutaties in de administratie worden ingevoerd in het boekhoudpakket Accountview en gecontroleerd door onze controller. Accountview is zeker niet een modern pakket dat alle mogelijkheden en efficiency van internet volledig benut. De jaarrekening wordt gecontroleerd door BDO accountants. Exclusief de kosten voor ICT en software, bedragen de kosten van de administratie ongeveer € 51.500,-- per jaar. Ten opzichte van de administratie uit het verleden, is een enorme verbetering tot stand gebracht. We mogen thans aannemen dat de boekingen in de administratie overeenstemmen met de werkelijkheid. Maar de vraag blijft of de cijfers het inzicht geven die de VDGH mag verwachten. Is alles goed gerubriceerd? Komen de kostenplaatsen overeen met de werkelijkheid? Wat zou geautomatiseerd kunnen worden? Het proces van beheersing en controle is van cruciaal belang en daarmee de rol van de accountant. Er gaat in kerk en fondsen heel veel geld om en een regelmatige risico- analyse met ingebouwde controle- mechanismen kan geen kwaad. Wij stellen het DB daarom voor om bij enkele accountantskantoren offertes te vragen waarbij de vraagstelling niet alleen zal zijn om jaarlijks de samenstellingsverklaring op te stellen, maar tevens te adviseren over de inrichting en automatisering van de administratie.


definitieve versie

pagina 13 van 14

Bijlage 5: Personeelskosten; projectie 2014 Historisch is de situatie gegroeid naar een loonsom van € 587.147 per jaar. In verhouding tot de omvang van de kerkgemeenschap is de loonsom te hoog. Met deze personeelssamenstelling kan ook een veel grotere gemeente uitstekend functioneren. Bij elke personeelsmutatie kan worden gekeken of de functie in stand moet blijven zonder al te veel kwaliteitsverlies of op een vergelijkbaar niveau door één of meer vrijwilligers kan worden ingevuld. De voorgestelde maatregelen zoals samen gevat in de aanbevelingen op p.5 zullen in eerste instantie meer druk op de organisatie leggen. Zij zullen de noodzakelijke transformatie moeten implementeren. Na verloop van tijd zal dit leiden tot een kleinere en efficientere organisatie, passend bij de gemeenschap van Haarlemse Doopsgezinden en vrienden. De werkgroep adviseert om voorrang te geven aan de Aanbevelingen en pas daarna zorgvuldig en gefaseerd de loonsom in overeenstemming te brengen met de schaal en het gewenste activiteitenniveau van de gemeente.


definitieve versie

pagina 14 van 14

Een toekomstbestendige VDGH

Recommend Documents