Een optimale afsluitingscyclus:
In dit artikel: Een uitleg over het
belang van financiële hygiëne. Het model van de vijf
De sleutel tot aantoonbaar betrouwbare financiële rapportages
sleutels tot aantoonbaar betrouwbare verslaglegging. Een uitgewerkte casus. Meer informatie over de
EQili applicatie.
Management Samenvatting Of u het nu leuk vindt of niet: financiële rapportages hebben de neiging om met terugwerkende kracht onbetrouwbaar te blijken. In uw rol als bestuurder, directeur of hoger management zit u daar nu juist niet op te wachten. U heeft simpelweg geen zin in gedoe. De eisen die in het huidige speelveld aan u worden gesteld zijn hoog. De veranderende realiteit is niet alleen een constante factor, ze treedt ook in een steeds hoger tempo op. Om de juiste strategische beslissingen te kunnen nemen, is het daarom voor u van het grootste belang om tijdig, accuraat en volledig geïnformeerd te zijn over de
meest recente ontwikkelingen binnen uw organisatie of instelling. U weet als geen ander dat verrassingen vanuit de financiële hoek zelden positief zijn en vaak gedoe opleveren. Het goede gevoel bij de betrouwbaarheid van uw financiële functie mag dan belangrijk zijn, slechts wanneer uw financiële afdeling in staat is om telkens opnieuw aantoonbaar betrouwbare management informatie te produceren kunt u zich richten op dat wat echt belangrijk is: het maken van de juiste strategische keuzes.
In dit artikel wordt ingegaan op de vijf sleutels tot aantoonbaar betrouwbare financiële informatie. Het is fundamenteel om de principes die in dit artikel worden beschreven in volle omvang in uw organisatie geïmplementeerd te hebben. Een optimaal ingerichte afsluitingscyclus vormt het fundament voor de hygiëne van uw financiële functie en daarmee voor de aantoonbare kwaliteit van betrouwbare financiële verslaglegging, zowel intern als extern.
INHOUDSOPGAVE Management Samenvatting
1
Een Optimale Afsluitingscyclus
2
Het Model van de Vijf Sleutels tot Aantoonbaar Betrouwbare Verslaglegging
2
Casus: een Optimale Afsluitingcyclus bij een Zorginstelling.
4
Kansen voor Innovatie
5
Conclusie
5
Contact
5
1
Een Optimale Afsluitingscyclus Voor veel bedrijven is het een utopie: met een druk op de knop worden op elk gewenst moment cijfers geproduceerd die á la minute gecontroleerd kunnen worden door de extern accountant, zonder ook maar het geringste risico op stevige correcties. In de dagelijkse praktijk komt het niet zelden voor dat management informatie relatief laat beschikbaar komt en dat veel discussie plaatsvindt tussen hoger management en de financiële afdeling over de (al dan niet) volledige of juiste totstandkoming van die cijfers. Regelmatig komt het voor dat de externe accountant maanden na afloop van het boekjaar tal van controlecorrecties voorstelt die niet alleen op dat moment ongewenste discussie oproepen, maar ook met terugwerkende kracht een ander licht doen schijnen op de eerder gerapporteerde cijfers. Het op orde hebben van een afsluitingscyclus is een goede indicator voor de mate waarin een bedrijf of organisatie zijn financiële systemen en procedures heeft georganiseerd. Een optimale afsluitingscyclus heeft talrijke voordelen; ze vormt een goede indicatie voor de financiële hygiëne van de organisatie en waarborgt de continuïteit van aanwezige kennis en expertise. Bovenal biedt een optimaal ingerichte afsluitingscyclus de mogelijkheid om de betrouwbaarheid van intern en externe verslaglegging aantoonbaar te borgen. Dat leidt ertoe dat met een gerechtvaardigd gerust gevoel strategische beslissingen kunnen worden genomen.
Het Model van de Vijf Sleutels tot Aantoonbaar Betrouwbare Verslaglegging
Sleutel 1: Aanwezigheid Afsluitingscultuur Aan de basis van elke betrouwbare financiële rapportage ligt de aanwezigheid van een volwassen afsluitingscultuur in alle geledingen van de organisatie. Daarmee wordt bedoeld dat er een cultuur bestaat die gericht is op stelselmatige en optimale financiële hygiëne. Iedereen die ooit bij een beursgenoteerd bedrijf heeft gewerkt (bij voorkeur met een Amerikaanse moedermaatschappij) weet wat bedoeld wordt met het hebben van een afsluitingscultuur.
In optimale vorm is iedereen binnen de organisatie zich actief bewust van het belang van het voorkomen van fouten in de financiële administratie c.q. het uitsluiten en elimineren daarvan tijdens maandelijkse afsluitingswerkzaamheden. Dat niet alleen: het hoger management organiseert de afsluitingskalender, faciliteert deze met toegespitste ICT-tools en biedt actieve ondersteuning aan de maandelijkse afsluitingen. De afsluitingscultuur staat of valt met de zgn. ‘tone at the top’.
Wanneer het hogere management het belang van deze afsluitingscultuur niet uitstraalt en ondersteunt, maakt het de kwaliteit van de interne en externe verslaglegging kwetsbaar voor de individuele inzichten en expertise van één of enkele sleutelfunctionarissen. De diepst liggende oorzaak voor alle voorkomende onbetrouwbare financiële rapportages schuilt in de afwezigheid van een volwassen afsluitingscultuur.
2
Sleutel 2: Betrokken Medewerkers De betrokkenheid van alle medewerkers van de financiële functie bij de maandelijkse afsluitingen is een belangrijke voorwaarde voor het succes van de afsluiting en daarmee voor de aantoonbare kwaliteit van financiële rapportages. Te vaak wordt gedacht dat het proces van afsluiting een taak is die exclusief is voorbehouden aan het hoofd van de financiële afdeling of de controller(s). Elke medewerker van de financiële administratie is belangrijk en heeft een rol te vervullen. Dat is de boodschap die het hoger management dient af te geven. In een volwaardig afsluitingsproces dienen een groot aantal activiteiten verricht te worden. In een kleine, overzichtelijke organisatie is het misschien nog mogelijk dat één enkele sleutelfunctionaris deze afsluiting verricht. In de meeste organisaties en instellingen is de complexiteit echter te groot om dat nog te rechtvaardigen. Door betrokkenheid te creëren, medewerkers onderdeel te laten uitmaken van de afsluitingsprocessen en hun bijdrage aan de kwaliteit van de financiële rapportages zichtbaar te maken (en zelfs te kwantificeren), wordt geïnvesteerd in de aspecten die behoren bij deze tweede sleutel: betrokken medewerkers.
bronsystemen en digitale verwerking van facturen en bankafschriften. De rol van ‘traditionele boekhouder’ zal binnen enige jaren vervangen zijn door een ‘financial proces operator’. Het is daarom van het grootste belang om een goed beeld te hebben van de aanwezige competenties van medewerkers en daarmee ook op de noodzakelijke ontwikkelaspecten, zowel van individuele medewerkers als van het collectief van de financiële functie.
van een afsluitingscultuur: door een ander aan te spreken, geef je hem de kans te ontwikkelen en te leren van gemaakte fouten. Taakgericht werkinstructies uitgeven, verwachtingen uitspreken en vervolgens actief sturen op deadlines is een belangrijke sleutel tot een optimale afsluitingscyclus.
Sleutel 4: Aanwezigheid van een Aanspreekcultuur
Niets is meer frustrerend voor een bestuurder, directeur of hoger management dan een strategische beslissing te nemen en na verloop van tijd erachter te komen dat de cijfers waarop deze beslissing werd genomen niet accuraat waren. Iedereen die ooit met zijn managementteam periodecijfers heeft besproken kent de frustrerende discussies en verwijten aan de financiële afdeling over posten die abusievelijk wel of niet waren opgenomen in de management informatie. Rapportages die een schijnwerkelijkheid vertegenwoordigen (en daarmee het risico van onjuiste strategische keuzes) worden met terugwerkende kracht vaak ontmaskerd in een moeizaam proces van totstandkoming van de jaarrekening (met veel correctieboekingen als gevolg) of tijdens de externe accountantscontrole. Wanneer het proces van totstandkoming van de jaarrekening en de daarop volgende accountantscontrole veel tijd en energie vergt, veel correctieboekingen oplevert en tot hoge meerwerknota’s leidt is er op velerlei vlak nog veel te winnen! Het roept de vraag op welke stappen nodig zijn om het afsluitingsproces zodanig in te richten dat elke maand opnieuw aantoonbaar betrouwbare cijfers gegenereerd kunnen worden.
Wie herkent het niet: omwille van de zogenaamde goede lieve vrede wil worden medewerkers niet aangesproken wanneer zij de afspraken die gemaakt zijn niet nakomen. Het hebben van een aanspreekcultuur begint met het duidelijk formuleren van verwachtingen, zowel inhoudelijk als procesmatig. Medewerkers dienen duidelijke werkinstructies te krijgen waarin de uit te voeren afsluitingswerkzaamheden concreet zijn beschreven. Ook moet de afsluitingsdeadline duidelijk zijn gecommuniceerd en worden nageleefd. Wanneer deze verwachtingen helder zijn en gecommuniceerd met alle betrokken Sleutel 3: medewerkers mag idealiter verwacht worden dat iedereen doet wat afgesproken is. Competente Medewerkers Maar de praktijk is weerbarstig en inspanWanneer medewerkers van de financiële ningsgericht denken en doen maakt dat afdeling over de juiste competenties begestelde deadlines vaak worden overschreden of zelfs genegeerd. schikken om de uitdagingen van vandaag Mensen hebben er in het algemeen moeide dag het hoofd te bieden, leidt dit tot een betere naleving van de financiële hygi- te mee om anderen aan te spreken op ëne. Zoals van controllers wordt gevraagd disfunctioneel gedrag, vaak uit onzekerom minder als geschiedenisleraar en meer heid of angst de relatie met die ander onals business partner op te treden, zo wordt der druk te zetten. van medewerkers van de financiële afdeToch is het aanspreken op onwenselijk ling steeds vaker gevraagd om meer finan- gedrag (of beter: het uitblijven van wenselijk gedrag) een onmisbaar aspect aan het ciële analyses te verrichten. De primaire administratieve verwerking wordt immers op orde hebben van een optimale afsluisteeds meer overgenomen door geautotingscyclus. Dat reikt verder dan de eerder benoemde sleutel van het aanwezig zijn matiseerde imports vanuit gekoppelde
Sleutel 5: Aantoonbaar Betrouwbare Rapportages
3
Casus: een optimale afsluitingscyclus bij een zorginstelling Envida Zorg’thuis is een grote zorginstelling in Maastricht die zowel intramurale als extramurale zorg verleend. Door de keuzes van het kabinet Rutte II ziet Envida zich geconfronteerd met een reductie op haar extern budget van ca. 20-25% in een tijdsbestek van 2 jaar. Dat betekent dat de organisatie zich –evenals vele andere zorgaanbieders- in een zeer kort tijdsbestek opnieuw moet organiseren. Dat betekent concreet dat er een snelle afbouw van het aantal beschikbare zorgplaatsen (“bedden”) en een daarmee gelijke tred houdende afbouw van personeel dient plaats te vinden. Betrouwbare maandelijkse rapportages zijn van groot belang om te monitoren of de beoogde begrotingstaakstellingen daadwerkelijk worden behaald. Om de betrouwbaarheid van de financiële rapportages te vergroten heeft Envida ingezet op een proces om de afsluitingscyclus te optimaliseren. De afsluitingscultuur is sterk aangescherpt en vertaald naar een concrete afsluitingskalender die erop gericht is dat 7 werkdagen na maandeinde aantoonbaar betrouwbare rapportages beschikbaar zijn.
Eenmaal per kwartaal wordt een volwaardige afsluiting gedaan die vergelijkbaar is met de jaarafsluiting. Dat maakt dat de jaarafsluiting ten behoeve van de jaarrekening een routinematig proces is en geen extra druk meer legt op de financiële afdeling. In de maandelijkse afsluiting wordt onderscheid gemaakt tussen maandroutines en maandanalyses. De maandroutines bestaan uit geüniformeerde vastleggingen van dat wat eerder bekend stond als ‘checklisten’ en ‘kruisjeslijsten’. Binnen 5 werkdagen na afloop van een maand is bekend of alle uit te voeren werkzaamheden daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Daarmee wordt de volledigheid van de maandelijkse financiële verwerking geborgd. De maandanalyses vinden plaats op werkdag 6 en 7 en zijn gericht op het vaststellen van alle relevante aansluitingen tussen subadministraties en financiële administratie en de beoordeling van relevante balans- en verlies-en-winstposten. Daarmee kan maandelijks de integriteit van de gerapporteerde cijfers op het gewenste betrouwbaarheidsniveau aangetoond worden.
Envida is als launching partner betrokken bij de ontwikkeling en lancering van de online softwaretool EQili. Deze tool ondersteunt de algehele aansturing van het periodieke afsluitingsproces, monitort de voortgang van uit te voeren afsluitingswerkzaamheden en genereert toegespitste overzichten over de voorkomende issues (gecategoriseerd naar aard) tijdens de maandelijkse afsluitingen om de kwaliteit van de afsluiting te evalueren. Envida heeft met de ingezette optimalisering van de afsluitingscyclus belangrijke stappen voorwaarts gezet in de kwaliteit van de maandelijkse afsluiting en met name de aantoonbare betrouwbaarheid van de financiële rapportages. Beoogd wordt de doorlooptijd en complexiteit van de accountantscontrole daarmee te reduceren tot het minimaal noodzakelijke. Bovenal biedt het de bestuurders de comfort die ze nodig hebben op het vlak van de financiële functie: geen verrassingen, geen gedoe!
Quick Scan Bent u geïnteresseerd in de toepassingsmogelijkheden van EQili in uw organisatie? Op onze website hebben wij een Quick-Scan voor u klaarstaan. Aan de hand van 15 stellingen geven wij u een beeld van de situatie en het verbeterpotentieel in uw organisatie op het vlak van de vijf sleutels tot aantoonbaar betrouwbare verslaglegging. Vul de Quick Scan in op www.EQili.nl/Quick-Scan en u ontvangt binnen één werkdag een uitgebreide rapportage.
4
Kansen voor Innovatie
Conclusie
Vanaf voorjaar 2015 is de online softwaretool EQili beschikbaar. Deze tool is volledig gericht op het ondersteunen en aansturen van de afsluitingswerkzaamheden. EQili voorziet erin om zowel voor maandroutines als maandanalyses uniforme werkinstructies op te stellen. Een workflow-toepassing zorgt ervoor dat deze werkinstructies in de werkvoorraad terecht komen bij de financiële medewerkers die de verantwoordelijkheid voor deze afsluitingswerkzaamheden dragen. De uitkomsten van de werkzaamheden worden gestructureerd gedocumenteerd, waardoor reeds tijdens het afsluitingsproces inzicht ontstaat in de uitkomsten ervan. Afhankelijk van de aard van de eventueel voorkomende issues (structureel of incidenteel) leidt de workflow-toepassing ertoe dat op het juiste niveau binnen de organisatie kennis genomen wordt van de issues en de juiste acties en inspanning kunnen worden uitgezet om de eventuele financiële impact daarvan te reduceren of mitigeren. De meerwaarde van EQili is daarin gelegen dat de tool optimaal ondersteuning biedt om de eerder beschreven vijf sleutels tot aantoonbaar betrouwbare verslaglegging structureel in te bedden in uw financiële functie teneinde aantoonbaar betrouwbare rapportages te waarborgen.
Een optimale afsluitingscyclus vormt een goede indicatie dat een organisatie haar financiële hygiëne op orde heeft. Het toont aan dat de financiële afdeling gepokt en gemazeld is en routinematig in staat is om beleidsbepalers te voorzien van alle relevante informatie om tot de juiste strategische keuzes te komen. De voordelen van een optimale afsluitingscyclus zijn: 1. Aantoonbaar betrouwbare financiële informatie is tijdig beschikbaar. Dat stelt hoger management in staat om de juiste, accurate en effectieve strategische beslissingen te nemen. 2. Eventuele zwakheden in het financiële systeem worden bij de eerste gelegenheid geïdentificeerd en gecorrigeerd. Ook kunnen tijdig maatregelen worden genomen om routinematig procesoptimalisaties door te voeren. 3. Een optimale afsluitingscyclus zorgt dat het proces van totstandkoming van de jaarrekening routinematig doorlopen kan worden. Daardoor wordt extra drukte, stress en overwerk voorkomen. De accountantscontrole kent een structureel kortere doorlooptijd, waardoor de kosten voor accountantscontrole significant omlaag kunnen worden gebracht. 4. Een optimale afsluitingscyclus brengt met zich mee dat het hoger management zich kan concentreren op recente ontwikkelingen. Zij hoeft zich niet meer met cijfers van een jaar geleden bezig te houden. Ze weet : geen verrassingen, geen gedoe! Goed financieel management staat of valt met de aantoonbare kwaliteit van de financiële functie en de door haar gegenereerde verslaglegging.
Contact: Het model van de vijf sleutels tot aantoonbaar betrouwbare verslaglegging is ontwikkeld door EQili Nederland bv. Het vormt de basis voor onze ondersteuning van optimalisatie van afsluitingsprocessen bij onze klanten en opdrachtgevers, veelal in het publieke domein en het grotere MKB. De EQili-applicatie waarover u in dit artikel kunt lezen is een innovatieve software toepassing die door EQili Nederland bv zelf is ontworpen en die in mei 2015 beschikbaar komt op de markt. Momenteel is EQili op zoek naar een vijftal zogenaamde ‘launching customers’. Dat zijn opdrachtgevers die zich aangesproken voelen de mogelijkheid om hun financiële functie structureel op een hoger plan te trekken en de moed hebben om daar ook daadwerkelijk een keuze voor te maken. Een tweetal launching customers zijn inmiddels aangesloten : RIBW Nijmegen/Rivierenland en Envida Zorg’Thuis. Graag komen wij met u in contact wanneer u meer informatie wilt omtrent de mogelijkheden voor een samenwerking. De ervaring heeft geleerd dat de persoonlijke kennismaking tot veel enthousiaste reacties leidt. Drs. Karlo G.J. Mans RA EQili Nederland BV EQili Training en Consultancy BV Website: www.EQili.nl Telefoon: 06-53228863 E-mail:
[email protected] 5
