Een onafhankelijke special van Reflex Uitgeverij Kostenbesparing in het mkb

Een onafhankelijke special van Reflex Uitgeverij

Kostenbesparing in het mkb Automatisering, Remote beheer & Cloud Besparen brandstofkosten Online administreren Voip

HR

Besparen op energie & Collectieve energie inkoop

Warehousing

december 2012

Een publicatie van Reflex Uitgeverij

Kostenbesparing in het mkb Een onafhankelijke publicatie van Reflex Uitgeverij, gedistribueerd bij De Zaak op 19 december 2012.

I N H O U D Kritischer kijken naar brandstofprijs

Pagina 3

Collectieve inkoop van energie in opkomst

Pagina 5

Online boekhouden heeft de toekomst

Pagina 6

Automatisering mkb in kinderschoenen

Pagina 9

Mkb’ers kiezen prijsbewust voor koeriersdienst Pagina 10 Aandacht voor optimaal voorraadbeheer

Pagina 10

ICT-beheer: zelf doen of uitbesteden?

Pagina 12

Besparen op mobiliteit

Pagina 14

C O L O F O N Project Manager Bas Vreede bas.vreede@reflex-media.net Productie/Lay-Out Tammo Haan VDS Vormgeving!, Drachten Druk Dijkman Offset, Diemen Redactie Suzanne Wijers (chef), Rosa de Buisonjé, Koos Plegt, Lisa Lowijs, Kristel Hurenkamp Foto‘s Thinkstock / Getty Images De inhoud van gastbijdragen, interviews, bedrijfsinterviews en bedrijfspresentaties geven de mening van de gastauteurs en geïnterviewden weer. Ondanks dat bij deze uitgave veel aandacht is besteed aan het voorkomen van fouten en onvolkomenheden, kan hiervoor niet worden ingestaan en aanvaarden de redactie en uitgever hiervoor derhalve geen aansprakelijkheid. Reflex Uitgeverij B.V. Max Euweplein 34 1017 MB Amsterdam 020 520 76 50 info.nl@reflex-media.net Marc Kaars Sijpesteijn Market Manager marc.sijpesteijn@reflex-media.net Maarten le Fevre Team Manager maarten.le.fevre@reflex-media.net Paul van Vuuren Directeur paul.vanvuuren@reflex-media.net

Meer waarde, minder kosten H

et is een zwaar jaar voor de Nederlandse economie en het mkb in het bijzonder. De oude retoriek luidt dat de kosten voor het bedrijfsleven omlaag moeten en in het bijzonder dat de lonen gematigd moeten worden. Nóg mooier is het natuurlijk wanneer waardecreatie en kostenbesparing elkaar ontmoeten. De crisis heeft gezorgd voor een overvloed aan één factor: tijd. De tijd die mkb’ers in hoogtijdagen niet hebben om nieuwe markten aan te boren, te investeren in personeel en nieuw land te ontginnen, die is er nu volop. Het zou dan ook zonde zijn die tijd niet te benutten. Want zelfs in tijden als deze zijn mkb’ers in staat gebleken te groeien. Daarbij gaat het om de balans tussen waardecreatie en kostenbesparing. Idealiter zet je natuurlijk op beide aspecten volop in. Dat blijkt echter lang niet altijd mogelijk. Het uitrollen van een nieuwe kernactiviteit vraagt doorgaans nu om eenmaal een investering. Toch hebben bepaalde bedrijven bewezen dat het ook anno 2012 mogelijk is te groeien. En dat doen ze niet door op de loonkosten te besparen. Ze onderscheiden zich juist door veel meer waarde te creëren dan hun concurrenten of zelfs zulke unieke producten te leveren dat er eigenlijk geen directe concurrenten zijn. Deze waardecreatie wordt niet alleen door de baas van de zaak gerealiseerd, maar ook, of misschien juist wel door zijn werknemers. Recent internationaal onderzoek laat zien dat Nederland het helemaal niet zo slecht doet qua ondernemende werknemers. Toch lopen de Scandinavische landen op het gebied van intrapreneurship voor op Nederland, zo tonen de resultaten aan. Niet toevallig zijn deze landen ook verder qua innovatie dan wij. Er ligt dus nog een uitdaging voor de Nederlandse economie. Je zou bijvoorbeeld kunnen overwegen om het personeel opleidingen aan te bieden, ook al zijn de budgeten niet riant. Maar de investering in ondernemende werknemers is niet per se een financiële kwestie. Als je een goed, toekomstbestendig bedrijf wilt runnen, is het noodzakelijk medewerkers autonomie te geven om initiatieven voor vernieuwing te ontplooien. Neem het takenpakket nog eens onder loep. Hoe kunnen ze beter samenwerken met andere onderdelen zowel binnen als buiten de organisatie? Is het mogelijk de medewerkers meer ruimte en vrijheid te geven? Want bedenk wel: hoe hoger de betrokkenheid en het verantwoordelijkheidsgevoel, hoe meer omzet een medewerker genereert. Ook op het gebied van automatisering en outsourcing zijn nog stappen te maken. Het ontbreekt veel ondernemers nog aan voldoende kennis op het gebied van IT. Dat gebrek resulteert in een angst voor het onbekende. Daardoor laten ondernemers soms kansen liggen, bijvoorbeeld omdat ze de overstap naar

Erik Stam, Hoogleraar Ondernemerschap en Innovatie aan de Universiteit Utrecht

een nieuw softwarepakket niet durven te maken. Vanzelfsprekend bieden nieuwe IT-oplossingen niet voor iedere organisatie uitkomst. We kennen immers ook voorbeelden van overheidsorganisaties waarbij automatiseringsprocessen spaak zijn gelopen. Juist daarom is het goed om kennis met elkaar te delen, bijvoorbeeld via brancheplatforms. Gebruik de tijd die er nu is om nieuwe kansen en mogelijkheden te onderzoeken. Dat kan tijdens fysieke bijeenkomsten, maar ook via social media. Een kleine tijdsinvestering, waar we niet de portemonnee voor hoeven te trekken. Waardecreatie en kostenbesparing kunnen overigens ook prima hand-in-hand gaan op het gebied van duurzaamheid. Zo bespaar je door minder energie te morsen, door een vernieuwende inzet van IT en door efficiënter met middelen om te gaan. Het kan ook tot nieuwe waardecreatie leiden als het mkb nieuwe duurzame goederen of diensten ontwikkelt en deze succesvol weet te vermarkten. Of door zelf energie op te wekken, want daar valt op de langere termijn veel winst mee te behalen. Ondernemers die de komende jaren dus vol op nieuwe manieren van energieopwekking inzetten, profiteren van een drievoudige winst: minder kosten, meer waarde en uiteindelijk een duurzamere samenleving.

Reflex Uitgeverij is gespecialiseerd in thematische kwaliteitsspecials in Nederlandse, Duitse en Zwitserse dagbladen. U vindt onze publicaties onder andere in de Frankfurter Allgemeine Zeitung (F.A.Z.), Handelsblatt, Tagesspiegel (in Duitsland), Tages-Anzeiger (Zwitserland) en in het Financieele Dagblad en het NRC Handelsblad. Onze publicaties combineren zo de diepgang van vakbladen met de oplage van dagbladen. Reflex Uitgeverij onderscheidt zich door de focus op kwaliteit en de scheiding van artikelen en gastbijdragen. Meer informatie vindt u op www.reflex-media.net

Het papier voor deze special van Reflex Uitgeverij is afkomstig uit verantwoord beheerde bossen.

Download nu de GRATIS ‘Reflex Media App’ en lees al onze bijlagen.

Een publicatie van Refl ex Uitgeverij

ARTIKEL

KOSTENBESPARING IN HET MKB

3

Vervoer en brandstofkosten voor de ondernemer

Kritischer kijken naar brandstofprijs Stijgende kosten nopen mkb’er te zoeken naar goedkopere vervoersmogelijkheden. Btw

AUTEUR: SUZANNE WIJERS

Over de totale prijs van brandstof, dus de prijs inclusief accijns en voorraadheffing, wordt btw geheven. Sinds 1 oktober is dat 21 procent. De belastingverhoging levert de staatskas in totaal ongeveer 1 miljard euro aan extra inkomsten op. In 2013 compenseert de overheid de btw-verhoging met een verlaging van de inkomstenbelasting, met name voor werknemers met een lager inkomen. Mede vanwege die compensatie leidt de btw-verhoging tot extra belastinginkomsten van ruim 4 miljard euro.

H

ogere brandstofprijzen vragen innovatieve oplossingen van het mkb. Maar waar is de prijs van diesel en benzine eigenlijk op gebaseerd? En wat kunnen ondernemers doen om te besparen op de brandstofkosten?

Accijns De overheid heeft een grote invloed op de brandstofprijs. Omdat fossiele brandstoffen als diesel en benzine schadelijk zijn voor het milieu, heft de overheid onder meer accijnzen. In 2012 droeg een benzinerijder 73 cent per liter aan accijns af; voor diesel betaalde men ongeveer 43 cent per liter aan de pomp. Per 1 januari 2014 wil het kabinet-Rutte-Ascher de accijns van diesel verhogen met 3 cent per liter.

Voorraadheffing De prijs van brandstof is, zoals in feite voor ieder product geldt, ook afhankelijk van vraag en aanbod. De inkoopprijs wordt bepaald door de internationale markt en indirect dus ook door de dollarkoers. Het Centraal Orgaan Voorraadvorming Aardolieproductie (COVA) is verantwoordelijk voor de aankoop, opslag en verkoop van olieproducten. Het

Brandstofbesparingen

beleid hieromtrent is wettelijk vastgelegd. De COVA dekt de voorraadheffingskosten die vervolgens weer worden verrekend via de zogeheten voorraadheffing op de brandstofprijs. Overigens maakt Nederland van tevoren afspraken over de voorraden en verplicht de overheid zichzelf daarmee zich aan die voorraden te houden. Los daarvan zijn COVA en het bedrijfsleven verantwoordelijk voor het aanhouden van strategische voorraden.

Bij rampen zoals orkanen stijgt de vraag naar olieproducten explosief. De overheid kan dan maatregelen nemen om de vraag te drukken. Extreme voorbeelden daarvan zijn het invoeren van autovrije (zon)dagen en het verlagen van de maximumsnelheden. De strategische voorraad maakt dergelijke maatregelen doorgaans overbodig, omdat Nederland bij een oliecrisis voor 90 dagen olie in voorraad moet hebben.

De btw-verhoging, de ontwikkelingen op de markt en de overheidsingrepen nopen ondernemers kritisch naar het vervoer en de brandstofkosten te kijken. In de logistieke sector wordt het bijvoorbeeld steeds meer gemeengoed de chauffeurs een cursus ‘Het Nieuwe Rijden’ (HNR) te laten volgen. Wellicht dat het mkb, en vertegenwoordigers in het bijzonder, hier voorbeeld aan kan nemen. Want HNR kan een besparing tot tien procent opleveren, volgens de ANWB. Verder loont het natuurlijk ook de mogelijkheden van thuiswerken nader te onderzoeken. Dit kan al gauw honderden euro’s aan benzinekosten besparen. 

Advertorial

Goedkoop van A naar B met EVO Brandstofpas subhead

O

mrijden voor goedkopere brandstof kost geld, vaak veel meer dan men denkt. Met de EVO Brandstofpas, met korting aan de pomp bij maar liefst 400 BP-locaties in Nederland, kunnen ondernemers rechtstreeks van A naar B met aantrekkelijke besparingen en een overzichtelijke factuur waarmee eenvoudig de btw teruggevraagd kan worden. De EVO Brandstofpas is een tankpas waarmee ondernemers tegen aantrekkelijke kortingen brandstof tanken bij de vierhonderd bemande en onbemande tankstations van BP in Nederland. Dit geldt zelfs op rijksweglocaties; hier ontvangen bestuurders van auto’s, bestel- en vrachtwagens met een EVO Brandstofpas een korting van 10,10 cent (inclusief btw) op elke getankte liter. Omrijden is dus voortaan niet meer nodig. Op het onbemande netwerk van BP is de korting zelfs nog hoger: 10,95 cent (inclusief btw). Mocht de korting aan de pomp nog hoger zijn dan dit bedrag, dan betaalt de ondernemer de goedkopere pompprijs. Voor ondernemers die veel onderweg zijn of medewerkers die hier tanken, lopen de besparingen flink op. Naast de aanmerkelijke kostenbesparingen biedt de EVO Brandstofpas nog

een ander voordeel: een gesloten boekhouding. De gehele administratie die bij de brandstofpas hoort, wordt online bijgehouden en is eenvoudig te beheren. Inzage in kosten, volumes en facturen is eenvoudig, evenals het terugvorderen van btw bij de Belastingdienst. “Voor mkb-bedrijven is dat een belangrijk punt”, zegt Dirk Jaap Vermeijden, key account manager bij BP Nederland. “Zeker nu de Belastingdienst de eisen voor het bijhouden van btw heeft aangescherpt. De ondernemer moet nu een gesloten boekhouding bijhouden voor het terugvragen van 21 procent btwkosten.”

Mkb wil kosten besparen Om een EVO Brandstofpas aan te kunnen vragen, moet een ondernemer zich aanmelden bij EVO, dat als ondernemingsorganisatie de logistieke belangen behartigt van bedrijven die producten vervoeren, verhandelen en produceren. “De tankpas is echter voor alle ondernemers met een wagenpark”, verduidelijkt Inez Berkhof-Hollander, marketing manager bij EVO. Vooral binnen het midden- en kleinbedrijf wint de pas sinds 2005 aan populariteit. De toegenomen aandacht voor kostenbesparingen is hier mede een oorzaak van.

“We merken aan het mkb dat er steeds meer op kosten wordt gelet”, zegt Berkhof-Hollander. “Daardoor worden er gerichte keuzes gemaakt.” De EVO Brandstofpas onderscheidt zich door een landelijk dekkend netwerk, waardoor je niet hoeft om te rijden om buiten de ideale route goedkoper te kunnen tanken. Dit maakt de EVO Brandstofpas, met zijn hoge kortingen en een groot netwerk, een heel aantrekkelijke

propositie. Berkhof-Hollander: “Onze leden moeten gewoon van A naar B. Omrijden kost geld, zowel in verloren arbeidsuren, materiaal- en brandstofkosten. Uit door ons gedaan onderzoek blijkt zelfs dat het break-even point voor omrijden ligt op een afstand van slechts 700 meter.” 

ADVERTORIAL

Besparen op verzekeringen Subhead optional.

N

et als iedere ondernemer heeft ook u ooit een verzekeringspakket gesloten. Meestal gebeurt dit bij de start van uw bedrijf in samenspraak met een assurantieadviseur. Maar hoe vaak heeft u daarna uw adviseur gesproken, en hoe vaak heeft hij aangegeven dat hij uw pakket voor u heeft vergeleken? Bent u er zeker van dat u altijd de voordeligste c.q. beste voorwaarden heeft? Is uw adviseur ook op de hoogte van de laatste ontwikkelingen van uw bedrijf? Oftewel is uw verzekeringspakket wel meegegroeid met uw bedrijf? Daarnaast bestaat de beloning van een adviseur doorgaans uit provisie, omdat dit een gedeelte is van de premie die u betaald, zijn er vaak tegenstrijdige belangen. Hoe meer u betaald hoe hoger de provisie voor de adviseur.

De afgelopen jaren is de concurrentie tussen de verschillende maatschappijen alleen maar toegenomen. Daarnaast is uw bedrijf ook onderhevig aan veranderingen. Misschien zorgen deze veranderingen er wel voor dat uw premie omlaag kan, maar is dat ook het belang van uw adviseur? Het is daarom in uw belang om uw verzekeringen met regelmaat te laten toetsen of deze nog marktconform zijn, zowel verzekeringstechnisch als prijstechnisch. Omdat Collectief MKB geen belang heeft bij uw verzekeringen, is onze visie meestal anders dan die van uw eigen adviseur. Onze analyse is er dan ook vaak één met een frisse blik op uw bedrijf en onze ervaringen leert dat wij ondernemers gemiddeld 20% kunnen besparen met betere dekkingen. Besparen op uw

huidige verzekeringen is simpeler dan het lijkt. Hoe Collectief MKB u daarbij van dienst kan zijn is als volgt. Wij van Collectief MKB inventariseren, samen met u, de werkzaamheden van uw bedrijf en kijken daarbij naar de risico’s van/voor uw bedrijf. Daarna bekijken wij gezamenlijk de lopende verzekeringen. Dit alles gebeurt bij u op het bedrijf. Aan de hand van dit bezoek zullen wij voor u een risicoanalyse opmaken. Voor deze risicoanalyse brengen wij u éénmalig 50% van de besparing in rekening met een minimum van € 395,-. U kunt dus met deze analyse naar uw huidige tussenpersoon en hem verzoeken dit voor u te regelen. Spreekt onze werkwijze u aan, dan kunt u ons ook verzoeken de analyse uit te

voeren en uw verzekeringsportefeuille verder te beheren. Wij zullen dan duidelijke, transparante afspraken maken over onze verdiensten. Deze zijn namelijk niet meer op provisiebasis. 

Meer informatie Collectief MKB Molenweg 73, 1608 ED Wijdenes Postbus 57, 1606 ZH Venhuizen T 0229 28 70 98 E [email protected] www.cmkb.nl

Bedrijfspresentatie

ZZP-Kortingspas, een antwoord op de crisis ZZP-Kortingspas is een initiatief door en voor zzp-ers.

S

inds de oprichting in 2010 is het succesvol gebleken. Inmiddels maken duizenden zzp’ers gebruik van de kortingspas die, zoals de naam al doet vermoeden, veel korting oplevert voor het grote aantal zzp’ers dat Nederland kent.

Zakelijk en privé De ZZP-Kortingspas geeft zelfstandige ondernemers korting op onder andere verzekeringen, deze kan oplopen tot 20 procent. Behalve korting op verzekeringen, krijgen deelnemende zzp’ers ook korting op bijvoorbeeld kantoorartikelen, het verzorgen van de administratie, de telefoonkosten en het bijhouden van social media. Ook een tegoed van 1000 euro voor het maken van een website behoort tot één van de vele voordelen van de kortingspas. De kortingspas is niet alleen aantrekkelijk wanneer het gaat

om kosten die je als ondernemer maakt. Ook op je privézaken ben je met de ZZPKortingspas voordeliger uit; korting op je energierekening, op een dagje uit, op kleding en bijvoorbeeld op parfum behoren tot de vele mogelijkheden. Met de ZZPKortingspas hebben zzp’ers bovendien de mogelijkheid goedkoper te tanken, te leasen en maaltijden te bereiden.

deze bedrijven en stemt de kortingen af op de behoeften van de zzp-er. Voor bedrijven die de zzp’ers deze kortingen bieden, is deelname aan de zzp-kortingspasformule volledig gratis. Op die manier komt alles wat de bedrijven inleveren aan korting ten goede van de zzp’er. Reden genoeg om de ZZP-kortingspas aan te schaffen en zo volop gebruik te maken van de vele besparingen.

De formule Inmiddels maken al ruim 120 bedrijven gebruik van het concept, bijvoorbeeld Zilveren Kruis Achmea, Travelcard, Zalando, Avis, VEZA Assurantie en Chevrolet. Het aantal deelnemende bedrijven neemt nog altijd gestaag toe. Per maand melden zich tientallen nieuwe bedrijven aan om de zzp’er korting aan te bieden. ZZP-Kortingspas maakt samen met de zzp-kortingspashouders een selectie uit

Acties De kortingspas schaf je aan voor slechts 38 euro per jaar, exclusie btw. Dus voor de prijs hoef je het niet te laten. Je logt in als pashouder in de beveiligde omgeving van de ZZP-Kortingspas en maakt daarna direct gebruik van de aanbiedingen. ZZP-Kortingspas verzorgt daarnaast ook nog een maandelijkse nieuwsbrief. Hierdoor blijf je op

de hoogte van de aanbiedingen en de vele acties. Op dit moment hebben wij samen met onze partner Zilveren Kruis Achmea bijvoorbeeld een aantrekkelijke actie voor de zorgverzekering van 2013. Dankzij deze actie kan jouw korting op je zorgverzekering oplopen tot maar liefst 500 euro per jaar. Deze aanbieding geldt, evenals alle andere kortingen, ook voor iedereen die op hetzelfde adres als de ZZP-Kortingspashouder gevestigd is. 

Meer informatie ZZP-Kortingspas.nl Dorpsstraat 30, 2381 EN Zoeterwoude T 071 580 15 20 www.zzp-kortingspas.nl

Advertorial

Beter beschermd met MKB Direct .

O

ndernemers zijn vaak minder goed beschermd tegen risico’s als branden aansprakelijkheidsschade dan ze zelf denken. Onnodig, want een passende oplossing is voor elke ondernemer haalbaar en ook forse kostenbesparingen zijn hiermee vaak eenvoudig te realiseren. Veel mkb-bedrijven zijn bar slecht voorbereid op calamiteiten. Maar liefst 65 procent van de bedrijven die getroffen worden door forse schade van meer dan 100.000 euro, bestaat twee jaar later niet meer. “Een schokkend hoog percentage”, vindt Eibert Vos, directeur van MKB Direct en tevens docent Risicomanagement aan de Avans Hogeschool. “Maar begrijpelijk is het wel. Ondernemers zijn al druk genoeg met hun dagelijkse bedrijfsvoering.”

Vos geeft een voorbeeld van een situatie die hij vaak in de praktijk tegenkomt. “De verzekeraar heeft vaak in een polis van een brandverzekering opgenomen dat zich geen brandbare opslag mag bevinden binnen een afstand van 10 meter van het pand. De ondernemer denkt dat het allemaal goed geregeld is, maar afvalcontainers, pallets, restafval of houtsnippers ziet de verzekeraar allemaal als brandbare stoffen.” Door een risicoanalyse te doen, brengt MKB Direct de situatie ter plaatse en alle bestaande regelingen in kaart. Vervolgens komt het met een advies en een premie. Naast een betere bescherming levert deze analyse doorgaans ook een flinke kostenbesparing op. “Een besparing van 20 tot 30 procent is al snel te realiseren door kritisch naar polissen te kijken.”

Online tool MKB Direct kijkt kritisch naar de bestaande polissen en kan als het nodig is ook oversluiten en zelf optreden als gevolmachtigde tussenpersoon. “Na de risicoanalyse gaan we zo nodig in gesprek met de verzekeraar over de clausulering, zodat er ook uitgekeerd wordt als er daadwerkelijk schade is.” Middels de online tool op www.mkbdirect.nl kan de ondernemer ook zelf een analyse maken van zijn verzekeringen. Een aantrekkelijke optie voor de ondernemer die wil besparen. Door kostenbesparing en betere bescherming is het voor iedere ondernemer zinvol naar zijn bestaande polissen te kijken, vindt Vos. “Als 65 procent van de bedrijven binnen twee jaar failliet gaat na een grote schade, onderstreept dat het belang van goed maatwerk en goede afspraken.” 

Een publicatie van Refl ex Uitgeverij

ARTIKEL

KOSTENBESPARING IN HET MKB

5

Collectieve inkoop

Collectieve inkoop van energie in opkomst Grote kostenbesparingen mogelijk door vraagbundeling elektriciteits- en gasbehoefte mkb-bedrijven. AUTEUR: KOOS PLEGT

K

omende decennia moeten we rekening houden met stijgende energieprijzen door het opraken van diverse energiebronnen. Het aansluiten bij een collectief wordt daardoor steeds aantrekkelijker. Door hun vraag te bundelen profiteren bedrijven en particulieren van een collectieve inkoopmacht en zijn ze in staat te onderhandelen over de tarieven met gas- en elektriciteitsleveranciers. Steeds meer particulieren doen mee aan veilingen waarmee zij in grote aantallen energie inkopen. En in hun kielzog volgen nu ook de bedrijven.

Inkoopcollectieven zijn een groeiend fenomeen. “Aan onze eerste veiling 3,5 jaar geleden deden 40.000 mensen mee, nu zijn het er al meer dan 100.000. Je kunt bij ons kiezen tussen een eenjarig en een driejarig contract en er zitten inmiddels veel herhalingsdeelnemers bij”, zegt Hans de la Porte van Vereniging Eigen Huis. Volgens hem werd de mogelijkheid om over te stappen van aanbieder vijf jaar geleden nog weinig gebruikt. Als reden daarvoor noemt hij angst voor het onbekende. “Mensen zien er tegenop. Is het wel de juiste keuze? Komen er geen dubbele rekeningen? En als het misgaat, word je dan niet afgesloten? Gelukkig blijkt die angst in de

praktijk onterecht en zijn er nauwelijks problemen bij overstappers.” De organisatie van De la Porte hanteert een model dat breed wordt gehanteerd, ook door bedrijfsinkoopcollectieven. Deelnemers vullen hun gegevens en verbruik in en dit verbruik wordt gebundeld bij aanbieders neergelegd die er vervolgens op gaan bieden. Vervolgens krijgt de deelnemer zijn voordeel doorberekend en heeft hij de keuze om al dan niet over te stappen.

Drukke ondernemer Voor mkb-bedrijven is het extra aantrekkelijk om deel te nemen in een collectief doordat zij de individuele inkoopmacht van grotere bedrijven missen. Veel mkbbedrijven hebben geen eigen inkoopafdeling of zelfs maar een inkoper in dienst, die de meest aantrekkelijke inkoopvoorwaarden kan uitpluizen en onderhandelt met leveranciers. Ook missen zij vaak de middelen om gebruik te maken van de diensten van een inkoopadviesbureau, dat als ‘externe’ inkoopafdeling hetzelfde voor elkaar kan krijgen. De ondernemer zelf of een van de medewerkers uit de business (die eigenlijk een andere kerntaak heeft) is daarom verantwoordelijk voor de inkoop van energie, terwijl deze eigenlijk al veel te druk is met de eigenlijke bedrijfsvoering. Deelname aan col-

lectieve inkoop van elektriciteit en gas is dan een manier om verzekerd te zijn van lage tarieven, zonder dat dit extra manuren kost en ten koste gaat van het primaire proces van het bedrijf. 

Bedrijfsinterview

“Collectieve inkoop leidt tot aanzienlijke kostenbesparing” Wat zijn de voordelen van collectieve inkoop van energie? “Het belangrijkste voordeel is de zekerheid van inkoop tegen de meest gunstige prijzen. En geloof me, dat leidt elk jaar tot aanzienlijke besparingen! Bij energie is vooral het moment van inkoop bepalend. Energieprijzen schommelen namelijk flink. Het beste is natuurlijk om een nieuw contract te sluiten als de marktprijzen laag zijn en niet te wachten tot de einddatum van je lopende contract. Daarvoor moet je goed in de gaten houden wat de markt doet en je voortdurend afvragen of het slim is om een nieuw contract te sluiten. Dat kan een inkoopcollectief voor je regelen.” Kan een ondernemer zelfstandig dezelfde besparing bereiken? “Ja, dat kan in principe wel, maar dan moet je er behoorlijk wat tijd aan beste-

den. Als je niet dagelijks de marktontwikkelingen in de gaten houdt, loop je immers het risico dat interessante koopmomenten onopgemerkt aan je voorbij gaan. Die actieve aanpak is voor veel ondernemers niet haalbaar. Dan is een energiecollectief een goed alternatief.” Waar moet je op letten bij de keuze voor een collectief? “Onafhankelijkheid! Een inkoopcollectief moet de belangen behartigen van zijn deelnemers en niet die van leveranciers. Cinergie ontvangt daarom geen provisie, maar werkt met een vaste vergoeding voor onze diensten. Bovendien wordt ons werk gemonitord door onafhankelijke toezichthouders, samengesteld uit onze deelnemers. De toezichthouders nemen deel aan de onderhandeling en besluitvorming bij nieuwe contracten.”

Maakt het uit hoe groot een collectief is? “Het moment van inkopen blijft het belangrijkste criterium. Maar volumebundeling maakt je tot een interessante onderhandelingspartner. Door de schaalgrootte krijg je scherpere aanbiedingen. Cinergie vertegenwoordigt ruim 800 bedrijven met een energieverbruik van € 20 miljoen per jaar. Daarmee zijn we één van de grootste onafhankelijke energiecollectieven.” Hoe weet ik of deelname voor mij interessant is? “Op basis van uw huidige energieafrekening berekenen wij graag vrijblijvend welke besparing Cinergie voor u kan realiseren. Ik zou zeggen: mail ons via [email protected] of vul onderstaande banner in.”  Dave Lusthof is directeur van Cinergie

Advertentie Knip deze antwoordkaart uit en stuur deze in een envelop op naar: Antwoordnummer 10081, 5400 VB Uden. Bedrijfsnaam:

Weten wat Cinergie voor u kan betekenen? Vraag ons vrijblijvend om een analyse van uw besparingsmogelijkheden!

Contactpersoon: Telefoon: E-mail:

Inkoopcollectief voor Elektriciteit & Gas

Cinergie neemt contact met u op om vrijblijvend te berekenen wat u kunt besparen op uw energiekosten.

6

ARTIKEL

KOSTENBESPARING IN HET MKB

Een publicatie van Reflex Uitgeverij

Online administreren

Online boekhouden heeft de toekomst Gebrek aan gevoel van veiligheid reden voor mkb’ers om vast te houden aan offline boekhouden. mer en zijn accountant of boekhouder kan op deze manier intensiever worden. Laatstgenoemden krijgen zo namelijk ook eenvoudiger inzicht in de gegevens. Een bedrijf heeft geen last van backupproblemen of de aanschaf van dure updates doordat de data wordt opgeslagen en onderhouden op een externe server. Wijzigingen van belastingregels, zoals de verhoging van de btw in oktober van dit jaar, voeren de meeste systemen bijvoorbeeld automatisch door.

AUTEUR: LISA LOWIJS

M

et de komst van internet is het voor bedrijven mogelijk geworden hun administratie online te regelen. Eén op de drie ondernemers kiest inmiddels voor online boekhouden, maar toch houdt de rest van de mkb’ers intussen vast aan handmatig, oftewel offline, boekhouden. Uit onderzoek van een online boekhoudleverancier blijkt dat ‘papier’ een jaar geleden domineerde bij het versturen van facturen door ondernemers. Ruim zestig procent van de ondernemers en accountants die meewerkten verstuurden facturen nog steeds per post. Tegenwoordig is het bij bijna alle banken mogelijk bankafschriften digitaal te verwerken en toch typte 51 procent van de ondervraagden afschriften handmatig over. Ondernemers houden vast aan offline boekhouden omdat gegevens hierbij niet op internet komen te staan. Dit brengt een gevoel van veiligheid bij hen teweeg. Tevens is de mkb’er bij het versturen per post niet afhankelijk van een internetverbinding. Inmiddels zien steeds meer mkb’ers de voordelen van online administreren in. Zo maakte een andere leverancier van boekhoudsoftware

Veiligheid

recent bekend dat het marktaandeel van online boekhouden in de afgelopen drie jaar ruim verdrievoudigd is.

Online boekhouden Kostenbesparing is het grootste voordeel van online boekhouden ten opzichte van offline boekhouden. Door de handmatige administratieve invoer te beperken,

bespaart een ondernemer tijd en vanzelfsprekend arbeidskosten. De ondernemer betaalt alleen voor het gebruik van de software, en niet voor het aantal computers waarop dit wordt geïnstalleerd. Bovendien heeft hij overal toegang tot de facturen of budgetuitgaven zolang er maar verbinding met internet is. Samenwerking tussen de onderne-

Gebrek aan veiligheid is voor veel ondernemers een reden niet te kiezen voor online boekhouden. Gegevens zijn overal toegankelijk dankzij internet waardoor mkb’ers zich minder beschermd voelen. Toch is administreren via internet veiliger dan gedacht. Zo maken de meeste aanbieders van online boekhoudprogramma’s dagelijks een back-up. Tevens wordt data niet opgeslagen in een Excelbestand op de computer zelf. Op die manier zijn bedrijven beveiligd tegen het verdwijnen van gegevens door diefstal of slordigheid. Deze veiligheidsgarantie maakt online boekhouden een methode waarvan verwacht wordt dat deze een grotere rol gaat spelen in de toekomst van mkb’ers. 

Advertorial

Bespaar tijd & geld en creëer overzicht met CASH Bespaar circa 70% van de kosten door zelf uw administratie te voeren met een administratiesoftwarepakket.

A

dministreren is noodzakelijk, maar kost vaak veel tijd en is zeker niet de meest geliefde tijdsbesteding van een ondernemer. Wij van Cash Software maken het (online) administreren voor ondernemers in het mkb een stuk makkelijker en misschien zelfs een beetje leuker. Als iets makkelijk is, vinden we het namelijk vaak ook een stuk leuker. Dus stelden wij bij Cash onszelf de vraag ‘wat maakt administreren leuker, spannender en makkelijker?’ De administratie is nou eenmaal niet sexy en aantrekkelijk en zal dat ook nooit worden, ook niet in een roze jasje! Maar… het is wel te personaliseren en er zijn veel leuke mogelijkheden die het leven als ondernemer een stuk makkelijker kunnen maken. Zo kunnen onze klanten niet alleen de boekhouding online doen, maar ook (e-)factureren, relaties beheren, de ledenadministratie bijhouden, loonadministreren, alle in- en verkopen registreren, de voorraad beheren en het gehele productieproces van planning tot uitlevering volgen.

elkaar werken. Dat betekent dat je alles slechts één keer hoeft in te voeren, waarna het automatisch in de gehele administratie wordt verwerkt. Dit zijn handelingen die je nu ook al zelf doet: facturen maken en verzenden, inkomende facturen betalen, betalingen bijhouden etcetera. Ga je dit zelf in een administratiepakket doen, dan bespaar je niet alleen geld, maar voorkom je dubbel werk. Dubbel werk voor jou of voor uw boekhouder. Als je bijvoorbeeld een factuur aanmaakt

Bespaar € 3300,- en 440 uur in CASH, kan je deze gelijk in je eigen huisstijl elektronisch versturen en is deze ook direct geboekt in de boekhouding. Zo ook met producten die je inkoopt of verkoopt via de handelsmodule of verloningen die je doet. Alles integreert met de centrale boekhouding en dat bespaart tijd en geld en voorkomt fouten.

Bespaar 70 procent van de kosten Automatisch online administreren Veel tijd kun je besparen doordat alle modules volledig geïntegreerd met

de administratie bijna geheel automatisch voor je doen! Denk aan al je bankmutaties automatisch geboekt via ABN AMRO of Rabobank, je BTW aangifte automatisch verzonden via Digipoort zonder duur verzamelcertificaat en nog meer handige ‘webservices’: Facturen scannen, mailen en ze zijn geboekt of een kassa of webwinkel koppelen om je voorraden automatisch bij te houden. Dit is niet alleen leuk en makkelijk, maar onderzoek toont aan dat je gemid-

En dat is nog niet eens zo bijzonder. Wat echt bij dit tijdperk hoort, zijn zaken - zie het als een soort ‘apps’ - die

deld € 3300 en 440 uur per jaar kunt besparen! Geld en tijd dat je liever besteed aan andere zaken.

bij ingewikkelde zaken (zoals aangiftes, controle e.d.) je boekhouder meekijken en bespaar niet alleen tijd en geld maar creëer ook een actueel overzicht. 

Verdien de kosten snel terug Zo verdien je de kosten van onze admini stratiesoftware al na één keer elektronisch factureren terug, is het aanmaken van (contributie)facturen met een druk op de knop gebeurd, worden aanmaningen automatisch verzonden en staan alle belangrijke overzichten direct klaar. Wij zeggen daarom: doe je administratie zelf, laat

Meer informatie Voor elk soort onderneming: Van boekhouden tot ERP. Kijk voor meer informatie op www.cash.nl/ mkb en vraag een gratis proef of online demo aan. www.cash.nl/mkb

ADVERTORIAL

7

Kostenbesparing op Werving & Selectie Subhead.

A

ls mkb-organisatie heb je behoefte aan de beste werknemers, mensen die het verschil kunnen maken! Medewerkers die passie hebben voor hun vak en er voor 100% voor gaan! Hoe werf je die topmedewerkers? Als MKB ondernemer heb je 2 keuzes: of je werft en selecteert nieuwe medewerkers zelf, of je belt Pienk, Office Professionals. Pienk kan voorrekenen dat het uitbesteden van de werving en selectie geld kan besparen!

Gratis HR Advies bij Pienk Veel MKB-ers hebben behoefte aan goed HR Advies en ondersteuning, of ze nu zelf een HR adviseur in dienst hebben of niet. Speciaal voor MKB-ers heeft Pienk een bijzondere service, namelijk GRATIS HR ADVIES . Bovendien biedt Pienk MKB organisaties 25% korting bij Werving & Selectie, uitzenden, detacheren en freelance. 

Waarom is het uitbesteden van Werving & Selectie aan Pienk goedkoper dan zelf werven? Voor een goede vergelijking moet je alle kosten meerekenen, zoals het opstellen van het functieprofiel, het plaatsen van een advertentie, het verwerken van alle reacties (vaak >100!), het uitnodigen en inplannen van 1e gesprekken, 2e gesprekken, afwijzingen, etc. Daarnaast kun je via Pienk veel risico’s verleggen; bij werknemers die je zelf in dienst hebt draag je zelf het ziekterisico, heb je een beperkte proeftijd, etc. Bovendien geeft Pienk garanties af. Dat kunnen we doen, omdat de consultants van Pienk zeer ervaren zijn en daardoor in staat om de juiste match te maken.

Meer informatie Pienk | Office Professionals Hooghiemstraplein 83, 3514 AX UTRECHT T 030 276 71 87 www.pienk.nl

Bedrijfsinterview

“Systeembeheerder mkb anno 2012 is verkeersagent“ Is het belang van goed ICT-beheer doorgedrongen bij mkb’ers? “ICT komt het beste tot zijn recht wanneer deze aansluit op de bedrijfsprocessen van de ondernemer. Dat besef is er nog niet bij alle ondernemers. Wanneer ICT aansluit op de bedrijfsprocessen valt er veel winst te behalen, zowel in tijd als in geld. Wanneer een systeembeheerder samen met de ondernemer elk functioneel bedrijfsproces bekijkt, kan hij daar vervolgens de best mogelijke en betaalbare automatiseringsslag in maken. Met deze werkwijze doen de systeembeheerder en de ondernemer waar zij beiden goed in zijn en is het resultaat 1+1=3.” Wat is het grote voordeel van extern systeembeheer? “Een extern systeembeheerder die zich gespecialiseerd heeft in het mkb, neemt de rol van ‘verkeersagent’ op zich; hij weet wat er speelt op de markt en welke oplossingen het beste met elkaar werken. Koudwatervrees die ondernemers hebben richting een extern systeembeheerder is geheel onterecht. Een extern systeembeheerder fungeert als vraagbaak, hij monitort, beheert, onderhoudt en denkt gevraagd en ongevraagd mee met de klant. Hierdoor bespaart de ondernemer veel tijd en kan hij zich volop richten op zijn core business. Ook hier doet iedereen waar hij goed in is,

waardoor er vanzelf een win-winsituatie ontstaat.” Met welke ICT-diensten kan een ondernemer vrij eenvoudig kosten besparen? “Er zijn veel kostenreducerende ICTdiensten die interessant zijn voor elke ondernemer. Neem nu bijvoorbeeld remote beheer. Deze dienst maakt het mogelijk problemen met een computer of een server op afstand op te lossen. Vaak zelfs nog voordat de ondernemer zelf weet dat hij een probleem heeft. De behoefte en noodzaak van intern systeembeheer zijn hiermee verleden tijd. Ook e-mail, agenda en office-applicaties, welke wij aanbieden via onze partnerleverancier Google Apps, bieden grote schaalvoordelen. Dit wereldwijde servernetwerk dat altijd beschikbaar is, speelt in op tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Bovendien zijn back-ups, installaties van nieuwe versies en onderhoud geen issue meer. Voor het mkb is tevens Callvoip Telefonie een interessante kostenbesparende oplossing. De kosten hiervan ten opzichte van een standaard ISDN-aansluiting zijn maar liefst 80 procent lager. Callvoip Telefonie vraagt geen investering en biedt alle mogelijkheden van een telefooncentrale; in de meeste gevallen zelfs meer. Het is bovendien schaalbaar zodat je het eenvoudig aan de groei of krimp van je onderneming kunt aanpassen.”

Frans van Tatenhove, directeur en oprichter van MKB Expert

Wat is het grote voordeel van deze diensten, gelet op de kosten? “Het grote voordeel van al deze ICTdiensten is dat je qua kosten altijd van tevoren weet waar je aan toe bent. Je betaalt voor deze oplossingen een vast bedrag per gebruiker per jaar of per maand. Zonder in te leveren op kwaliteit en functionaliteit.” 

Meer informatie MKB Expert T 070 82 00 502 E [email protected]\ www.mkb-expert.nl

BEDRIJFSPRESENTATIE

IT en telecom steeds schaalbaarder Mkb kiest voor geautomatiseerde oplossingen.

T

elefonie, ICT en het beheer ervan; op het gebied van kantoorautomatisering zijn volgens Jeroen Hagman, eigenaar van Avater Business IT Solutions, grote sprongen gemaakt. Besparen op licenties en overstappen op Voice over IP (VoIP) zijn hot issues binnen het mkb.

VoIP Als leverancier van ICT- en telecomdiensten verkoopt Hagman tegenwoordig nauwelijks traditionele telefoniecontracten meer. “VoIP heeft een enorme vlucht genomen en dat is niet voor niets. Alles wordt gedigitaliseerd en geautomatiseerd. VoIP sluit naadloos aan op ICT-omgevingen. Doordat je belt via internet, bespaar je bovendien op de kosten.” Want, zo licht Hagman toe, de maandelijkse abonnementskosten zijn doorgaans lager. “Maar het grootste

voordeel ligt toch wel in het uitgebreide scala aan mogelijkheden. Met VoIP beschik je over een gedigitaliseerd logboek met oproepgegevens en kun je – afhankelijk van het soort dienstenpakket dat je afneemt – contactgegevens koppelen met andere systeemgegevens.” Geen bedrading, niet gebonden aan de werkplek en dus complete vrijheid. VoIP past goed binnen concepten als Het Nieuwe Werken en cloud computing.

Licenties Grote besparingen kunnen mkb’ers volgens Hagman verder realiseren op het gebied van licenties. Dat voordeel zou volgens de adviseur in de duizenden euro’s per jaar oplopen. “Normaal koop je als ondernemer een server met bijbehorende software. Denk bijvoorbeeld aan een Office-pakket. In totaal

ben je voor de hard- en software al gauw zevenduizend à achtduizend euro kwijt. Maak je echter gebruik van een dienst als Office365 uit de cloud dan betaal je twintig euro per maand, zonder de kosten voor hardware. Een kostenbesparing van circa 40 procent over drie jaar.”

Schaalbaar dus betaalbaar Oplossingen als VoIP en Office365 bieden naast de kostenvoordelen ook een zekere mate van schaalbaarheid: bij pieken en dalen is eenvoudig op- of af te schalen. Bovendien betaalt de afnemer bij Office365 echt naar gebruik. “Onze klanten nemen dus louter af wat ze daadwerkelijk nodig hebben. Wij beheren die diensten en treden proactief op om kwaliteit en continuïteit te waarborgen. Van werkplek tot server, in zowel de private als public cloud. En doordat we een uitgebreid to-

Jeroen Hagman

taalpakket van kantoorautomatisering aanbieden, zijn we in staat de klant extra gemak te bieden tegen een scherpe prijs.” 

Bedrijfsinterview

“Rendabel investeren in duurzame inzetbaarheid“ Waarom loont investeren in duurzame medewerkers? “Op de juiste manier investeren leidt ertoe dat de productie en kwaliteit op peil blijven. Het zorgt voor een goed werkklimaat en weinig capaciteitsproblemen. Het leidt tot gezonde en gemotiveerde medewerkers. En tot het goed gebruiken van kennis en ervaring. De kosten door (gedwongen) mobiliteit en verloop, ontevredenheid, ongezondheid en ziekte blijven beperkt. En belangrijk: het leidt tot een stabiel bedrijf wat toegerust is voor de toekomst. Nieuwe producten ontwikkelen of nieuwe technologieën gebruiken wordt mogelijk. Het bedrijf investeert in een duurzaam bestaan.” Hoe zijn werkgevers in de praktijk bezig? “Veel werkgevers zijn zoekend in hoe hun medewerkers inzetbaar te houden. Men neemt maatregelen rondom gezondheid en vitaliteit.

Bijvoorbeeld op basis van verzuimgegevens. Goede maatregelen , maar gericht op slechts enkele pijlers van duurzame inzetbaarheid. En vaak ad-hoc en reactief in gegeven, in plaats van preventief. En daarnaast is men ‘los’ bezig met acties gericht op strategische doelstellingen. De kosten wegen dan niet altijd op tegen de baten.” Wat adviseert u bedrijven? “Het begint bij de werkgever zelf. Bij het bepalen van bedrijfsdoelstellingen en ontwikkelingen. Dit is richtinggevend voor competenties, kennis, ervaring en houding van medewerkers. Vervolgens stellen we vast waar medewerkers staan: welke behoeften ze hebben en hoe gezond ze zijn, maar ook hoe ze willen leren en ontwikkelen, en wat drijfveren zijn. Dit wordt afgezet tegen de bedrijfsdoelstellingen. Hieruit volgen noodzakelijke acties om de gewenste situatie te bereiken. Maatregelen houden rekening met

kers, maar ook op de toekomst van het bedrijf. Medewerkers- en bedrijfsbelang komen hierin samen. En ontwikkeling hoeft niet groots te zijn. Ook medewerkers die zich niet willen ontwikkelen, doen dit vanuit drijfveren. Hierbij aansluiten vanuit bedrijfsbelang maakt dat investeren loont.” 

Meer informatie

Ellen Schellekens, directeur

behoeften van medewerkers, maar boren ook nieuwe behoeften aan.” Waarom is dit belangrijk voor ieder bedrijf? “Ontwikkeling en drijfveren zijn van grote invloed op de inzetbaarheid van medewer-

Ellen Schellekens Consulting is een adviesorganisatie gericht op duurzame inzetbaarheid. Duurzame inzetbaarheid ontstaat wanneer ambities van medewerkers (blijven) passen bij de ambitie van de organisatie. Het bedrijf maakt hiervoor o.m. gebruik van een organisatiescan (DIS) en een medewerkersscan (GOAL). Ellen Schellekens Consulting E [email protected] www.ellenschellekensconsulting.nl

Advertentie

FRANK MAAKT HET VOORDELIGER VOOR U ! BENIEUWD HOE U MEER KUNT BESPAREN DAN U ZOU DENKEN ? Dankzij een tool die in geen enkele efficiënte kantooromgeving mag ontbreken. Een instrument dat moeiteloos zijn stempel drukt op het contact met klanten en relaties en ook nog eens met korting. Als het moet elke werkdag. Snel en voordelig. Frank van TeleFrank kan u er alles over vertellen. Hij onthult graag hoe u met gemak tijd wint en kosten drukt. Surf naar www.get-a-life.nu en vraag een vrijblijvende offerte.*

* Elke serieuze aanvraag maakt meteen kans op een leuke mini zaklamp-sleutelhanger.

wegen + frankeren in één

Een publicatie van Refl ex Uitgeverij

ARTIKEL

KOSTENBESPARING IN HET MKB

9

Automatisering

Automatisering mkb in kinderschoenen Standaardprocessen vaak wel geautomatiseerd, maar voor complexe processen ontbreekt kennis. dat het ontbreken van kennis over automatisering de grootste reden is om ICT nog niet optimaal te benutten. Stefan Morssink, adviseur bij innovatiecentrum Syntens, herkent deze uitkomst. “Voor veel mkb-ondernemers is automatisering nog abracadabra. Ze zien vaak de meerwaarde van automatisering niet in, en investeren er als gevolg hiervan minder snel in.” De Nederlandse economie is één van de meest ICT-intensieve economieën van Europa; alleen in Engeland is de invloed van ICT groter. Onderzoek van het Britse onderzoeksbureau Vanson Bourne onder Britse ICT-specialisten wijst uit dat automatisering deels is doorgedrongen tot het bedrijfsleven. Zo zijn personeelszaken en facturering bij respectievelijk 23 en 26 procent van de mkb’ers geautomatiseerd. In Nederland blijft het echter steken, omdat de juiste kennis lijkt te ontbreken. Verschillende Nederlandse ICT-experts zien de ontwikkelingen op de Britse markt als leidraad voor de Nederlandse markt.

AUTEUR: ROSA DE BUISONJÉ

U

it recent onderzoek van een internationale ICT-dienstverlener blijkt dat automatisering binnen het mkb nog in de kinderschoenen staat. Bijna de helft van de ondernemers geeft aan dat het belang van ICT voor hun onderneming toeneemt, maar meer dan zestig procent heeft bedrijfsprocessen nog niet volledig geautomatiseerd. Automatisering is het proces waarbij menselijk handelen vervangen wordt door machines of computers. Uiteraard zijn er verschillende vormen van automatisering, waaronder bijvoorbeeld grafische automatisering en industriële automatisering. Wanneer gesproken wordt over automatisering binnen het mkb, ligt de focus op de zogeheten ‘kantoorautomatisering’. Kantoorautomatisering houdt in dat bepaalde bedrijfsprocessen niet meer (handmatig) door het personeel worden uitgevoerd, maar door ICT worden overgenomen. Het bekendste voorbeeld hiervan is de automatisering van de interne administratie.

drijfsprocessen niet meer bij personeel, maar bij ICT neer te leggen besparen ondernemers flink op dure arbeidsuren. Deze factor blijkt in verschillende onderzoeken de belangrijkste reden te zijn voor bedrijven om te automatiseren.

Goede voorbereiding Om door middel van automatisering daadwerkelijk kosten en tijd te besparen, doen mkb’ers er goed aan te investeren in een grondige voorbereiding van de implementatie. Zo is het volgens Morssink van groot belang een goede automatiseringsaanbieder uit te kiezen. “Aanbieders van automatiseringsdiensten beloven vaak een heleboel, maar komen het vervolgens niet altijd na. Wanneer mkb’ers slechte ervaring opdoen met een automatiseringsaanbieder, zullen ze in de toekomst ook minder geneigd zijn om nog verder te investeren in automatisering.” 

De ‘toverformule’ van automatisering kan in economisch lastige tijden kleine ondernemers helpen om kosten te verlagen. De huidige economische situatie dwingt het bedrijfsleven te kijken naar kostenbesparingen. Door bepaalde be-

Abracadabra Meer dan een kwart van de deelnemers aan bovengenoemd onderzoek geeft aan Bedrijfspresentatie

Controle over uw ICT met BuildIT KCBS biedt ICT als compleet dienstenpakket voor mkb: bedrijfszeker, inzichtelijk en kostenbesparend.

E

lk bedrijf is bijzonder, maar niet één is er uniek. De ICT-omgeving in elk bedrijf is te herleiden tot een aantal basisprincipes. Dat is het uitgangspunt voor BuildIT, dé ICT-oplossing voor bedrijven in het mkb. Met BuildIT wordt ICT een peulenschil.

ICT zonder zorgen Met BuildIT van KCBS wordt ICT geleverd als één duidelijke dienst: klanten mogen voor een vast bedrag per maand rekenen op ICT die efficiënt functioneert en inzichtelijk, flexibel en productief is. En, voor ondernemers van cruciaal belang: de continuïteit van werkprocessen wordt gewaarborgd. De klant wordt nog verder ontzorgd doordat KCBS de ICT-omgeving op afstand proactief beheert: zo worden onderhoud en storingen van tevoren gesignaleerd en snel opgelost. Het servicecontract voorziet namelijk in oplostijden per categorie. Voor een storing die werkprocessen lamlegt, spreken we bijvoorbeeld een zeer korte oplostijd af van maximaal enkele uren. KCBS beheert en beheerst de ICT-omgeving volledig; daarom kan zij de afgesproken oplostijden garanderen. En daardoor is BuildIT een totale ICT-oplossing die zekerheid biedt.

Building blocks De ICT in vrijwel elk bedrijf bestaat uit zes componenten: infrastructuur, centraal systeem, gebruikersomgeving, documentverwerking, beveiliging en beheer/support. Deze componenten heten binnen BuildIT de ‘building blocks’. Met behulp van goed ingerichte building blocks kan vrijwel iedere ICT-omgeving helder worden opgebouwd. Per building block bepaalt KCBS samen met de klant welke prioriteit de component heeft. Afhankelijk van het aantal medewerkers en de complexiteit van de processen krijgen de building blocks en daarmee het ICT-gebouw vorm. Naar aanleiding van deze analyse bevat BuildIT een pakket van producten en diensten dat naadloos aansluit bij de wensen van de klant en de processen in zijn bedrijf. Omdat het opbouwen van het systeem vanuit de zes BuildIT componenten volgens vaste procedures verloopt, kan KCBS het gehele systeem snel installeren en integreren.

Overzicht in uw ICT-omgeving Bij veel bedrijven heeft zich in de loop van de tijd een onoverzichtelijke ICTomgeving ontwikkeld, waarin storingen moeilijk te voorkomen zijn en kosten nauwelijks in te schatten. BuildIT vormt het transparante antwoord op deze ondoorzichtigheid: een innovatieve en com-

Casper Pilkes, business unit manager ICT, KC Business Solutions

plete oplossing voor de ICT-vraagstukken in mkb-ondernemingen. ICT wordt met BuildIT een peulenschil: niet iets om u druk over te maken. BuildIT betekent vaste kosten per maand, terwijl u geen omkijken heeft naar onderhoud; storingen worden binnen het afgesproken aantal uren opgelost en uitbreidingen of wijzigingen worden eenvoudig doorgevoerd. ICT is complex, maar met BuildIT wordt het helder. Het biedt u

een ICT-totaalconcept inclusief hardware, software, service, beheer en support. Dankzij de heldere opbouw werkt BuildIT bovendien kostenverlagend: het bespaart tijd, is minder storingsgevoelig en het waarborgt de continuïteit van uw bedrijfsprocessen. Het is een gemakkelijke keuze: BuildIT geeft u volledige controle over uw ICT, gegarandeerde continuïteit en hoge efficiency én u bespaart op de kosten. 

10

ARTIKEL

KOSTENBESPARING IN HET MKB

Een publicatie van Reflex Uitgeverij

Pakketdiensten

Mkb’ers kiezen prijsbewust voor koeriersdienst Houd rekening met vakbekwaamheid, kredietwaardigheid en betrouwbaarheid bij het uitbesteden van pakketdiensten.

AUTEUR: LISA LOWIJS

E

r wordt wel eens gezegd dat vervoer de motor is van de Nederlandse economie. Alles moet namelijk vervoerd worden. Sinds de jaren ‘70 zijn er in Nederland daarom verschillende koeriersen expresbedrijven actief. Inmiddels is de concurrentie moordend en hebben mkb-ondernemers een ruime keuze. Een bedrijf staat bij het regelen van transport voor een belangrijke keuze: regel je het zelf of besteed je het uit? Veel mkb-ondernemers besluiten een aanbie-

ARTIKEL

der in de vorm van een koeriersdienst in de arm te nemen, wat een flinke kostenbesparing kan opleveren. De voordelen van goed transport zorgen ervoor dat verschillende bedrijfsprocessen beter op elkaar aansluiten en een bedrijf zich meer kan concentreren op de kernactiviteit. Voorraadkosten gaan bijvoorbeeld omlaag doordat goederen op tijd worden geleverd.

Vervoersvergunning Als een mkb’er een pakketje wil versturen of voor een langere termijn met een aanbieder in zee wil gaan, is er natuurlijk

een aantal zaken waarmee hij rekening dient te houden. Natuurlijk wordt er gelet op de prijs, echter is de kwaliteit volgens Peter Jonkers, secretaris bij branchevereniging Transport en Logistiek Nederland, nog veel belangrijker. Maar wanneer weet je nou of de desbetreffende koeriersdienst betrouwbare kwaliteit levert? “Als een koeriersdienst een vervoersvergunning heeft van de stichting NIWO, weet je dat het bedrijf zich aan bepaalde regels houdt. Door middel van deze Eurovergunning verdient een vervoerder vertrouwen”, licht Jonkers toe. Een aanbieder komt in aanmerking voor deze vergunning, een ondernemingsvergunning voor transportbedrijven met voertuigen met een laadvermogen van meer dan 500 kilo, als de onderneming beschikt over een reële vestiging in Nederland, kredietwaardigheid, vakbekwaamheid en betrouwbaarheid in de vorm van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

behoren tot het takenpakket. Dit is zeker voor een mkb’er die veel uit te besteden zeker aan te raden.” Kleine ondernemers in het mkb kunnen ook kiezen voor zzp’ers; kleinere koeriersdiensten in de regio of bedrijven met eigen vaste klanten. Ervaring en bestaansduur spelen ook mee in de keuze. Toch blijkt voor de meeste mkb’ers de prijs de voornaamste reden te zijn om met een partij in zee te gaan. Dit zal volgens experts in de toekomst niet snel veranderen. 

Grootste partijen Jonkers denkt dat de gemiddelde ondernemer bij het verzenden van een pakket al gauw de grootste partijen overweegt. “Veel grote partijen bieden namelijk niet alleen vervoer; ook extra diensten als opslag, distributie en douanediensten

Warehousing

Aandacht voor optimaal voorraadbeheer Zorg voor nauwkeurige afstemming tussen inkoop en verkoop. AUTEUR: KRISTEL HURENKAMP

W

arehousing is een vak apart. In grote lijnen omvat dit het administreren van de geleverde goederen, het aansturen van de werkzaamheden omtrent die binnengekomen goederen en het coördineren van de distributie ervan. Ondernemers die hun opslag en voorraadbeheer goed op orde hebben, reduceren hun opslag-, voorraad- en soms ook hun logistieke kosten.

Optimaal voorraadbeheer Bij de opslag van goederen in een magazijn, een warehouse, speelt voorraadbeheer een belangrijke rol. Ondernemers moeten immers weten wat ze in huis hebben en wat ze nodig hebben. Maar uiteraard moet er wel genoeg voorraad zijn om aan de vraag van de klant te voldoen. Het voorraadbeheer optimaal inrichten vraagt onder andere om een nauwkeurige afstemming tussen inkoop en verkoop en om een administratie die op orde is. Daarnaast moet men met enige regelmaat bekijken of de voorraad wel overeenkomt met de administratie. Bedrijven met een eigen warehouse die zelf het voorraadbeheer bijhouden, kunnen baat hebben bij een Warehouse Management Systeem (WMS). Dankzij dit geautomatiseerde

systeem zijn de logistieke bedrijfsprocessen beter op elkaar af te stemmen en transparanter. Bovendien maakt het de kans op fouten kleiner.

Expertise Ondernemers die hun warehouse en daarbij de voorraadbeheersing willen uitbesteden, moeten goed nadenken over de positieve en negatieve gevolgen hiervan. “Ze moeten beseffen dat ze iemand anders de verantwoordelijkheid geven over hun portemonnee”, waarschuwt René de Koster, hoogleraar Logistics en Operations Management aan de Rotterdam School of Management. “De relatie met de logistiek dienstverlener moet dus allereerst heel goed zijn.” Het uitbesteden van de opslag, en daarmee van het voorraadbeheer, kan interessant zijn, maar rendement is niet altijd gegarandeerd. “Met een groot warehouse, kun je de expertise beter zelf binnenhalen”, aldus de hoogleraar. “Dan ben je ook niet afhankelijk van een contract met de outsourcingpartij. Bovendien richt je het proces dan in op de manier waarop dat voor jouw onderneming het beste werkt.”

Schaalgrootte en flexibiliteit Outsourcing kan echter tot een bepaalde grootte ook een aantal voordelen met

zich meebrengen. Ondernemers kunnen zich blijven richten op hun core business en profiteren van de schaalgrootte en flexibiliteit van de logistiek dienstverlener. Al deze voordelen leiden uiteindelijk tot kostenbesparing op verschillende vlakken in het bedrijfsproces. De Koster adviseert ondernemers de keuze voor uitbesteding te bekijken per onderdeel. “Warehousing is al op een kleinere schaal voordelig zelf te doen; transport en vervoer in veel gevallen niet. Dat is afhankelijk van het volume. Dagelijks onderweg zijn met een vrachtwagen die halfvol geladen is, is natuurlijk niet efficiënt.” 

ADVERTORIAL

11

Grensverleggend kosten besparen Select Courier laat op een innovatieve manier zien dat het kan.

H

et mkb zoekt naar nieuwe wegen. Ze versturen niet alleen nationaal, maar ook steeds meer internationaal. Helaas heeft het mkb vaak niet door hoeveel op logistiek nog valt te besparen. Zeker in deze tijden van economische tegenwind is elke vorm van besparing mooi meegenomen. De initiatiefnemers Hans Versnel en Laurens Heijselaar hebben Select Courier opgericht om het mkb te ontzorgen bij het verzendproces. Select Courier is hèt innovatieve online boekingsplatform voor het versturen van pakketten, documenten en pallets. “Wij werken samen met alle grote expresvervoerders van de wereld , maar ook lokale koeriersbedrijven zijn verbonden aan onze dienstverlening”, zegt Heijselaar. “Hierdoor zijn wij in staat om klantgerichte oplossingen aan te bieden. In slechts drie stappen,

boekt de klant een zending en kiest de meest geschikte oplossing. Aan de hand

van de zendingspecificaties wordt bij elke boeking een overzicht getoond van de verschillende vervoerders, transporttijden en tarieven die van toepassing zijn. De klant maakt makkelijk en snel een weloverwogen keuze.”

“Dit is overigens niet het enige waarop kan worden bespaart. Ook op de indirecte kosten valt te besparen. Omdat het systeem snel en gebruiksvriendelijk is, levert het gemak op en bespaart het veel tijd.”

Het in eigen beheer ontwikkelde boekingsplatform biedt koppelingsmogelijkheden met bedrijfssoftware en webshops. Naast deze IT oplossingen levert Select Courier een uitstekende customer service welke gespecialiseerd is op het gebied van export/import en ondersteuning biedt bij het verzendproces.

Select Courier is 2011 gestart in Nederland en heeft haar activiteiten tot nu toe al uitgebreid naar Hong Kong, Londen en New York en is daarnaast beloond in 2012 met een plaats mkb Innovatie top 100.

“Door gebruik te maken van het systeem van Select Courier koopt het mkb niet meer op contractniveau in, maar op zendingsniveau. Daardoor kunnen besparingen van wel 10 tot 50% gerealiseerd worden”, zegt Versnel.

Bent u enthousiast geworden om te besparen op uw verzendingen? Kijk dan snel op www.selectcourier.com en registreer u voor een gratis en vrijblijvend account! Of neem contact op met onze sales afdeling via 010-2237006 

Advertorial

Uitbesteding fulfilment als kostenbesparing Praktijkcase “Kostenreductie en Service uitbreiding” met Neoderma.

A

ls logistiek dienstverlener heeft Holland Shipping B.V. al meer dan 25 jaar ervaring op het gebied van fulfilment en transport. De core business is het bieden van een totaaloplossing bestaande uit het verzorgen van voorraadbeheer, orderpicking, assemblage, distributie, transport en retourverwerking. Door de recessie is het voor bedrijven steeds belangrijker zich te richten op haar kernactiviteiten. Daar ligt namelijk de kracht én mogelijkheid te groeien. Dat betekent dat het totale logistieke proces steeds vaker wordt uitbesteed. “Ons doel als logistiek dienstverlener is met iedere opdrachtgever een partnership op te bouwen waarin vertrouwen, loyaliteit en proactiviteit de belangrijkste factoren zijn, aldus Valentijn Goedhart,

commercieel manager van Holland Shipping B.V.” Daarnaast flexibiliteit bieden op het gebied van operationele capaciteit en automatisering, maar ook in het vervullen en oplossen van vraagstukken en problemen. Onze proactiviteit kenmerkt zich vooral in het meedenken met de opdrachtgever in het kader van kostenreductie, omzetontwikkeling, kansen en bedreigingen en het verhogen van de klanttevredenheid. Het cosmeticamerk Neoderma heeft haar logistieke activiteiten volledig uitbesteed aan Holland Shipping B.V. De producten, waaronder Neoderma Bio-Peeling en de negen beautybehandelingen hebben een perfect huidvernieuwend resultaat. Ze verzorgen, herstellen en verbeteren de huid met natuurlijke ingrediënten.

Logistiek is een zeer belangrijk onderdeel voor Neoderma. Om de klanten tevreden te houden is het van groot belang dat het logistieke proces foutloos verloopt. “Onze klanten zijn van ons gewend dat we leveren binnen 48 uur, met streven binnen 24 uur. Deze focus heeft ons dan ook grote prijzen opgeleverd (beste leverancier), aldus mevrouw Hettinga importiese van Neoderma.” Het uitbesteden van ons magazijn was een grote stap voor Neoderma. “Onze service en logistiek zijn de belangrijkste onderdelen van Neoderma. We hebben gekozen voor Holland Shipping B.V. vanwege de professionaliteit en betrouwbaarheid. Voor ons was de reductie van personeel een directe kostenbesparing. Maar ook het profijt van volumekortingen op het gebied van drukwerk, verpak-

kingen en distributie. Ons dagelijkse contact met Holland Shipping B.V. is zeer nauw met wederzijds respect, waardoor we snel kunnen schakelen en gebruik kunnen maken van elkaars kennis en flexibiliteit. Nu kunnen wij ons volledig focussen op onze core business, namelijk productontwikkeling en marketing & sales”, aldus mevrouw Hettinga.” 

www.holland-shipping.nl www.neoderma.nl

Bedrijfspresentatie

Barcodescanning magazijn te duur voor het mkb? Met het automatiseren van de processen in de magazijnen van mkb bedrijven is nog veel geld te verdienen.

M

omenteel wordt in magazijnen nog veel gewerkt met vaste locaties voor artikelen, waarbij de magazijnmedewerkers uit ervaring weten waar ze de artikelen kunnen vinden. De personele bezetting in het magazijn is gebaseerd op een gemiddelde werkdruk. Dat geldt ook voor de gereserveerde locaties voor de artikelen binnen de magazijnen. Bij een piek in de ordervolumes neemt de druk toe, omdat de artikelen niet meer op de vaste plaatsen passen en er onderbezetting dreigt. Tijdelijk personeel inhuren is niet efficiënt, omdat zij hun weg niet weten in het magazijn. Door organisatie en automatisering is dit op te lossen. Warehouse Management Systemen bezitten de benodigde functionaliteit, maar zijn vaak voor het mkb onbetaalbaar. De tendens is echter dat betaalbare handelsapplicaties voor het mkb deze functionaliteit steeds

meer in zich hebben. Deze systemen leiden de medewerkers naar de locaties waar de producten geplaatst kunnen worden. De software registreert waar de producten worden neergezet en bepaalt de volgorde van uitlevering op basis van bijvoorbeeld FIFO of de THT datum. Via handterminals met barcodescanner worden de magazijnmedewerkers van locatie naar locatie gestuurd om de juiste producten te picken. Door het scannen van locaties- en/ of artikelbarcodes controleert de software of de juiste artikelen van de juiste locaties worden gepakt. Er ontstaat veel meer flexibiliteit in het gebruik van de beschikbare oppervlakte van het magazijn en er kan eenvoudig gewerkt worden met de inzet van tijdelijk personeel. Op deze manier wordt optimaal gebruik gemaakt van mensen en middelen en worden dus kosten bespaard.

Vanaf hier is het dan een kleine stap om te laten controleren of alle gepakte artikelen ook geladen zijn. Het eenvoudig registreren welke goederen op welke pallets staan behoort ook tot de mogelijkheden. Minder fouten in het hele proces betekent tijdwinst, tevreden klanten en wederom kostenbesparing. De komende jaren zullen deze systemen steeds verder uitgebouwd worden en toch betaalbaar blijven voor het mkb. 

Meer informatie 7T software bv T 010 486 55 19 E [email protected] www.7Tsoftware.nl

12

ARTIKEL

KOSTENBESPARING IN HET MKB

Een publicatie van Reflex Uitgeverij

ICT beheer

ICT-beheer: zelf doen of uitbesteden? Uitbesteden versus eigen systeembeheer: ieder voordeel heeft zijn nadeel. AUTEUR: LISA LOWIJS

G

oed ICT-beheer is in deze tijd van digitalisering voor veel mkb’ers van groot belang. Een manier om dit goed te regelen is door ICT-beheer uit te besteden. Maar hoe pak je dit het beste aan? En is het niet efficiënter een eigen systeembeheerder in dienst te nemen? De gemiddelde ondernemer besteedt zo’n tien procent van zijn tijd aan ICT-beheer. In de industrie ligt dit percentage lager dan bij bedrijven die veel gebruikmaken van internet. Experts zijn van mening dat dit aandeel veel hoger moet zijn. Bedrijven die meer tijd in eigen ICT-beheer steken, zijn namelijk innovatiever. Toch zitten er ook aan het uitbesteden van ICT-beheer vele voordelen.

ICT-beheer uitbesteden Meeste bedrijven zien kostenbesparing als belangrijkste motivatie om ICT-beheer uit te besteden. Ook de toegang tot expertise van professionals en het verbeteren van de ICT-dienstverlening worden gezien als voordelen. Doordat bedrijven zich niet meer bezig hoeven te houden met systeembeheer kunnen ze zich concentreren op hun kernactiviteit. Maar volgens Barry Derksen, auteur van

het boek ‘ICT-beheer en outsourcing’, kleven er ook nadelen aan het uitbesteden van ICT-beheer. “De mkb’er staat niet automatisch vooraan in de rij als deze hulp nodig heeft. Ook kent de externe partij het bedrijf niet zo goed als een eigen systeembeheerder dat wel doet.” Daarnaast kunnen mkb’ers een gebrek aan gevoel van veiligheid hebben wanneer ze hun bedrijfsgevoelige informatie in handen leggen van een externe partij.

Eigen systeembeheer Een mkb-onderneming kan er voor kiezen zijn eigen systeembeheer te regelen.

Het grote voordeel hiervan is dat de kennis van ICT in eigen huis blijft. Als er sprake is van een storing is dit sneller op te lossen doordat de systeembeheerder direct kan ingrijpen. Ook kent deze medewerker het bedrijf door en door. Derksen legt uit: “Als een bedrijf besluit ICT niet uit te besteden, weet hij zeker dat de systeembeheerder begrijpt hoe het bedrijf functioneert en wat de doelstellingen zijn. De ICT’er zorgt ervoor dat het beheer precies aansluit op de inrichting van het bedrijf.” Een nadeel van het zelf regelen van systeembeheer is dat het bedrijf niet beschikt over het

brede pallet aan kennis en professionaliteit die een externe partij wellicht wel te bieden heeft. Derksen geeft aan dat het uiteindelijk voor iedere mkbonderneming anders is welke vorm van ICT-beheer het beste aan de eisen voldoet. “Ga op zoek naar een manier die het beste bij je onderneming past en houd hierbij rekening met de omvang van je bedrijf”, is dan ook zijn advies. 

Bedrijfsinterview

“Kostenbesparing ICT-beheer door uitbesteden“ Hoe is besparing in ICT-beheerkosten mogelijk voor mkb-ondernemers? “ICT-beheer wordt nu vaak erbij gedaan door een medewerker, de ondernemer zelf of een handige kennis. Al deze mensen hebben beperkte kennis van zaken en zijn zodoende te veel tijd kwijt aan het beheer. Het komt erop neer dat kostbare tijd verloren gaat doordat het systeem niet goed functioneert en zelfs regelmatig plat ligt. Het is daarom beter ICT-beheer over te laten aan specialisten, dat scheelt kosten én frustraties.” Waarom houden veel bedrijven nu hun ICT-beheer in eigen huis? “Veel bedrijven hebben geen overzicht van de kosten van het ICT-beheer. Dat komt omdat er veel aspecten zijn waarvan ondernemers denken dat deze niet bij beheer horen. Ook kosten voor infrastructuur, hosting, telefonie en internetverbinding zijn onderdeel van het ICT-beheer, evenals het verlies aan arbeidsproductiviteit door het niet goed werken van systemen. Dat laatste is geen rekening die je maandelijks betaalt, het zijn verborgen kosten. Toch blijkt in de praktijk dat een inefficiënt systeem in leven worden gehouden tot het te laat is. Dat bedrijven zolang doormodderen heeft alles met angst te maken. Ondernemers hebben vaak slechte ervaringen overgehouden aan de overstap naar hun huidige systeem.”

Is die angst terecht? “Natuurlijk niet, er is nu een eenvoudig alternatief. Per maand helpen we 15 bedrijven zorgeloos overstappen. Al 400 bedrijven hebben het ICT- beheer voor een vaste prijs per maand aan ons toevertrouwd, sommigen al 10 jaar. Je hebt bij ons dus zekerheid over een altijd functionerend computernetwerk tegen voorspelbare kosten. Je hebt het natuurlijk wel over complexe systemen, maar je kunt het wel degelijk inzichtelijk maken. Wij hebben ICT-beheer voor onze klanten simpel gemaakt. Bij een leaseauto weet je ook niet precies hoe het onder de motorkap werkt, maar je weet wel dat alles geregeld wordt.” Hoe werkt dat uitbestede ICTbeheer onder de motorkap? “ICT-beheer zoals wij dat aanbieden draait in een ‘local cloud’. Extern beheer dus, maar wel binnen het bedrijf van de klant. Wij werken met Linux, dat weliswaar nog niet zo bekend is als Windows, maar dat wel veiliger en robuuster is. Heel belangrijk is het proactieve deel van onze dienstverlening. Wij zorgen voor updates voordat er een probleem ontstaat. Wij houden veranderingen en bedreigingen voor al onze klanten continue in de gaten, iets wat je onmogelijk zelf kan doen. Maar het belangrijkste is dat je als ondernemer weer kan ondernemen.” 

Hanc de Bokx, directeur Bokxing IT

Meer informatie Bokxing IT Elektronicaweg 14a, 2628 XG Delft T 088 00 164 00 E [email protected]

BEDRIJFSINTERVIEW

13

“Betere telefonische bereikbaarheid met VoIP“ Kan de telefonische bereikbaarheid wel beter? “Iedereen doet zijn best. In toenemende mate zie je bedrijven waarin medewerkers meerdere taken hebben. En dat ook nog eens combineren met werken op meerdere locaties (ook thuiswerken). De centrale telefonische ingang is vaak goed geregeld, maar zakelijke bereikbaarheid kent twee gezichten. De bereikbaarheid als bedrijf en de bereikbaarheid van de juiste persoon of afdeling. Door de toegenomen dynamiek kan dat laatste vaak een stuk beter. De traditionele telefonieomgeving sluit hier niet meer bij aan.” Wat is VoIP? “VoIP is de afkorting van ‘Voice over Internet Protocol’ of eenvoudig gezegd; bellen over een datanetwerk. Bij Hosted VoIP is de telefooncentrale vervangen

Bart Haaksman, Commercieel directeur

door servers in een datacenter en de telefoonlijn door de internetverbinding.” Verbetert Hosted VoIP de bereikbaarheid dan? “Steeds vaker werkt men op verschillende vestigingen of afdelingen en wil

men bereikbaar zijn op hetzelfde interne nummer. Met VoIP kan men gesprekken dynamisch routeren naar de juiste afdeling of medewerker. Bijvoorbeeld met ‘Free Seating’. Hiermee kan een medewerker zich op een willekeurig toestel aanmelden en bellen met en gebeld worden op zijn eigen nummer. Is de medewerker niet aangemeld? Dan wordt het inkomende gesprek automatisch doorgeschakeld. Bijvoorbeeld naar zijn of haar mobiel, zo mist men geen gesprek! Werken er mensen in de buitendienst? Dan is het handig dat men die kan bereiken onder hun eigen interne nummer, of ze nu op kantoor zijn of onderweg. Andersom is het handig dat de buitendienstmedewerker iedereen op kantoor eenvoudig kan bellen op zijn of haar interne nummer. En dat onafhankelijk van welke mobiele operator dan ook!”

Is VoIP niet duurder met al die mogelijkheden? “Nee, hosted VoIP is goedkoper dan een eigen bedrijfscentrale. En de gesprekskosten zijn ook fors lager!” Hoe stap ik probleemloos over? “Met Hosted VoIP is dat eenvoudiger dan men denkt. Realiseer de gewenste bereikbaarheid samen met een partner van ons. Laat hem dit bouwen in Hosted VoIP en test of het werkt zoals zou moeten. Werkt het goed? Laat dan de telefoonnummers overzetten. Een betere bereikbaarheid zonder risico!” 

Meer informatie T 020 240 00 20 www.gntel.nl

Bedrijfspresentatie

De klant aan het woord Subhead optional.

S

ander Filius, ICT director van Picturae ICT b.v., een high tech dienstverlener voor de erfgoedsector met vestigingen verspreid over Europa was al enige tijd op onderzoek naar een grondige verbetering van de telefonieoplossing. Filius vertelt; Wij kwamen met Laurens Mennens van Het Nieuwe Telefoneren in contact, expert op gebied van moderne telecommunicatie oplossingen.

De wensen De ontwikkelingen van onze organisatie vroegen om nieuwe functionaliteiten. Naast kostenbesparing stonden flexibiliteit, schaalbaarheid, eenvoud in beheer en integratie met onze ICT-systemen hoog op de lijst. Wij werkten met een oude ISDN centrale. Wij opereren vanuit Europa, waarbij onze medewerkers ook thuis en op locatie werken. Onderling was veel contact

via de mobiele telefoon. De kosten namen fors toe, de flexibiliteit juist af.

Eenvoudig Mennens heeft op begrijpelijke wijze laten zien welke oplossingen hij heeft voor ons wensen- en eisenpakket. Inmiddels zijn wij overal onderling bereikbaar via onze interne nummers, bij de klant of op kantoor, kostenvrij. Het enige wat hiervoor nodig is, is een internetverbinding. Zelfs integratie met ons CRM systeem is een feit. Wanneer een relatie ons belt wordt deze herkent en kunnen we de direct de juiste service verlenen in de correcte taal.

Overstappen en bereikbaarheid Bereikbaarheid is van groot belang. Overstappen mocht niet fout gaan. Daar is over nagedacht, het nieuwe platform is door Het Nieuwe Telefoneren geïnstalleerd naast de

bestaande installatie. Hierna zijn we naadloos overgestapt. Gesprekken welke binnenkomen worden slim en automatisch afgeleverd op de juiste afdeling, of doorgeschakeld naar een mobiele telefoon wanneer iemand onderweg is.

Partner of leverancier Picturae ICT b.v. is een veeleisende, eigenwijze klant. Er zijn veel innovatieve ideeën en beperkingen door systemen of techniek zijn onacceptabel. Hierin is Mennens duidelijk; stel je vraag en we vinden een oplossing. Samen hebben we al vele ideeën mogelijk gemaakt en ingevoerd.

Communicatieplatform in plaats van telefooncentrale Onze schijnbaar onmogelijke vragen worden vertaald naar praktische oplossingen. We beschikken niet meer over een ‘telefooncen-

Laurens Mennens

trale’ maar kregen een intelligent communicatie-platform welke zich blijft doorontwikkelen. Wij zijn meer dan tevreden! 

Meer informatie HetNieuweTelefoneren.nl Schweitzerlaan 62, 1187 JD Amstelveen T 085 210 31 55

Bedrijfsinterview

“Telefonie uit de Cloud, toch een roze wolk?“ Waarom zou je de overstap maken naar Cloud of VoIP Telefonie? “Zuinige producten zijn populair, kijk maar naar de autobranche. Ondernemers kiezen steeds vaker voor energiezuinig en dus goedkoper rijden, maar niet ten koste van alles en dat geldt ook voor de nieuwste Telefonie oplossingen via breedband. Over een Hybride auto zijn de meningen verdeeld, maar ieder weet dat het kosten besparend werkt en bedrijfszeker is. Over het model valt te twisten, maar het brengt je wel van A naar B. Ook over Cloud Telefonie zijn de meningen verdeeld, maar ieder weet dat het kostenbesparend en inmiddels bewezen betrouwbaar is. Over een model telefoontoestel valt te twisten. De digitale snelweg is tegenwoordig breed genoeg, maar als er een file ontstaat en de gesprekken te laat aankomen,

is dit onacceptabel. Daarom moet het verkeer zo worden geregeld dat de gesprekken over de vluchtstrook mogen en altijd voorrang hebben.” Hoe kan de ondernemer de juiste keuze maken? “Belangrijk voor de ondernemer is dat hij niet inlevert op de kwaliteit en faciliteiten die hij reeds gewend is, wanneer hij overstapt naar VoIP Telefonie. Niet alleen de eenmalige investeringskosten, maar ook de kosten op lange termijn spelen daarin een belangrijke rol. Hawebo Telecom heeft de kennis in huis om u volledig te informeren en te adviseren over de mogelijkheden. ‘Hybride VoIP Telefonie’ gekoppeld aan het ‘SiPPoint VoIP platform’ van Hawebo Telecom is een uitstekende optie. Op deze manier kan zowel bestaande analoge apparatuur zoals fax, frankeer en IP

Is voor vernieuwing ook een investering nodig? “Jazeker, veel bedrijven hebben in deze tijd moeite met investeren. In de zakelijk autobranche is lease breed geaccepteerd, waarom dan ook niet Telecom apparatuur leasen? De ervaring leert dat de te behalen besparingen vaak ruim de kosten van een Operational of Financial Lease volledig dekken. Dit kan in de praktijk de simpele som geven, dat de investering de ondernemer niets hoeft te kosten.” 

Meer informatie Bondy Verkijk , Directeur Hawebo Telecom.

Hawebo Telecom - SiPPoint VoIP T 088 998 80 00 E [email protected]

apparatuur worden aangesloten op een hoogwaardig zakelijk VoIP platform.”

www.hawebo.nl

14

ARTIKEL

KOSTENBESPARING IN HET MKB

Een publicatie van Reflex Uitgeverij

Vervoer

Mobiliteitsbeleid mogelijkheid tot besparing Gebrek aan inzicht in mobiliteitskosten kost mkb geld. AUTEUR: ROSA DE BUISONJÉ

M

kb’ers kunnen gezamenlijk 300 miljoen euro per jaar bezuinigen op hun mobiliteitsbeleid, concluderen onafhankelijke mobiliteitsadviseurs in hun onderzoek. Vooral op leasekosten valt er voor ondernemers nog veel te besparen.

Mobiliteit van niemand Volgens Tobias van den Briel, erkend mobiliteitsadviseur van Agentschap NL en co-auteur van de eerder genoemde analyse, vergroot het subsidieinitiatief het bewustzijn van mkb’ers op het gebied van mobiliteit. Collega Robert Mares herkent deze stelling. “Mobiliteit is binnen het mkb vaak van niemand; iedereen heeft er wat over te

zeggen, maar het is niet bij één persoon of afdeling ondergebracht. Daardoor denken veel mkb’ers vaak niet over hun mobiliteitsbeleid na.”

Leasekosten grootste kostenpost Mede door het gebrek aan inzicht in mobiliteitskosten zijn er weinig ondernemers die op deze kosten besparen. Uit een onderzoek van TNS Nipo bleek

De mobiliteitskosten die een mkb’er maakt lopen uiteen van de kosten voor een leasecontract tot de reiskostenvergoeding voor het openbaar vervoer. De verzamelterm omvat kosten op alle niveaus en is vanwege haar uitgebreidheid vaak ondergebracht bij verschillende interne afdelingen. Het management heeft vanwege deze versnippering veelal geen duidelijk overzicht van het totale kostenplaatje.

dat een derde van de Nederlandse bedrijven actief bezig is met haar mobiliteitskosten. Dit terwijl er volgens het onderzoek van onder andere Van den Briel en Mares alleen al op het gebied van leasen 300 miljoen te besparen valt. Volgens Van den Briel is er sprake van een 80:20-verhouding. Twintig procent van de werknemers maakt volgens hem gebruik van een leaseregeling en is hiermee verantwoordelijk voor tachtig procent van de mobiliteitskosten. De overige twintig procent bestaat voornamelijk uit reiskostenvergoedingen voor het woon-werkverkeer. Een mogelijkheid om te besparen op de leasekosten is Slim Leasen: een individueel mobiliteitsbudget voor werknemers in combinatie met een aanpassing van de leasecontracten. Deze mogelijkheid heeft als voordeel dat werknemers hun leaseauto kunnen houden. Het budget geeft ze de vrijheid om zelf te bepalen hoe ze reizen en de aanpassingen van de leasecontracten zorgen voor een kostenbesparing. Volgens Mares zijn er, ook als het om openbaar vervoer gaat, voldoende oplossingen aanwezig om kosten te verlagen. “Ze worden tot nu toe alleen weinig gebruikt.” 

Om mobiliteitskosten voor mkb’ers inzichtelijk te maken, startte Agentschap NL in 2010 met het Subsidieprogramma voor Mobiliteitsvouchers. Het programma omvat twee onderdelen: met de eerste voucher kan een mkb’er een adviseur inhuren om de kosten inzichtelijk te maken en adviezen uit te brengen. Met de tweede voucher kan de ondernemer deze adviezen vervolgens doorvoeren. Advertorial

MKB: TIJD VOOR MOBILITEITSREGIE! Verlagen van mobiliteitskosten is nog nooit zo eenvoudig geweest

O

ptima B.V. adviseert het mkb over mobiliteit in brede zin ondermeer in het kader van de voucherregeling van het Ministerie van Milieu en Infrastructuur. De voucherregeling richt zich op bedrijven tussen de 25 en 250 werknemers. De regeling blijkt een prima manier om op eenvoudige wijze de mobiliteit binnen een onderneming te analyseren, te optimaliseren en te implementeren. Het mkb worstelt vaak met het vormgeven van haar mobiliteit binnen het bedrijf, wat gezien de complexiteit zeker niet vreemd is. Mobiliteitskosten vormen een belangrijk deel van de totale kosten voor een onderneming. De volledig gesubsidieerde mobiliteitsscan kan een goede eerste aanzet zijn om deze groeiende kostenpost in kaart te brengen, mogelijke alternatieven te introduceren en besparingsruimten vast te stellen. Optima B.V. gelooft uitsluitend in adviezen die transparant, pragmatisch en direct resultaat opleveren. Dus geen vuistdikke academische rapporten die vrijwel

meteen in een bureaula verdwijnen maar concrete adviezen die aanzetten tot directe actie en resultaat! De Optima mobiliteitsscan levert het betrokken mkb ondermeer het navolgende op, inzage in: het totale woon/werkverkeer van alle medewerkers en hun mobiliteitskeuzes hierbij, de kwaliteit van het huidige mobiliteitsbeleid en het effect daarvan op het mobiliteitsgedrag van medewerkers en besparingsmogelijkheden door NIET te reizen (vb. thuiswerken), ANDERS te reizen (vb. O.V.) of GROEN te reizen (vb. fiets). Inspanning voor het mkb hierbij is nihil!

De Optima mobiliteitsanalyse levert het betrokken mkb ondermeer het navolgende op: plan van aanpak voor het veranderen van huidig mobiliteitsbeleid, plan van aanpak voor het veranderen van mobiliteitsgedrag van medewerkers, plan van aanpak voor het direct verlagen van kosten. Inspanning voor het mkb hierbij is beperkt.

Op basis van de uitkomsten van de uitgevoerde mobiliteitsscan bestaat de mogelijkheid voor een deels gesubsidieerd vervolg: de mobiliteitsanalyse. Hierbij diepen we in overleg met onze opdrachtgever een aantal bevindingen uit onze mobiliteitsscan nader uit. Ons voorstel kent vier verschillende invalshoeken: kostenbesparing, maatschappelijk verantwoord ondernemen, goed werkgeverschap, thuiswerken.

Dus niet wegrennen na het geven van advies maar verantwoordelijkheid nemen is ons adagium!

Opima kan indien gewenst als sluitstuk de volledige mobiliteitsregie (Beheer) voor haar rekening nemen waarbij zij zich committeert aan de uitkomsten van haar mobiliteitsadvies.

Voor haar klanten betekent dit één mobiliteitsloket voor alle vormen van mobiliteit zoals Wagenparken Geel en Grijs, Mobiliteitspassen, Fietsen en Scooters en Openbaar Vervoer. Optima is hierbij het verlengstuk van het mkb en in staat om alle communicatie met medewerkers,

interne contactpersonen en leveranciers over te nemen. Optima heeft veel expertise op het gebied van Reparatie en Onderhoud, Inkoop en Verkoop, Verzekering en Schadeafhandeling. Daarbij kunnen op verzoek bestaande leveranciers naadloos geïntegreerd worden binnen de dienstverlening van Optima. Kortom elke combinatie is mogelijk! Dit is ontzorgen op het hoogste niveau en daar zijn wij goed in! Meer weten? Neem dan contact met ons op via 040-2063838 of via onze website. 

mobiliteitsadvies en beheer

Meer informatie Optima B.V. T 040 206 38 38 E [email protected] www.optimamobiliteit.nl

Een publicatie van Refl ex Uitgeverij

INTERVIEW

KOSTENBESPARING IN HET MKB

15

Duurzaam ondernemen

“Elektrisch rijden wordt pas groen als je zelf je energie opwekt“ U staat veel ondernemers bij die in duurzame producten en groene energie willen investeren. Welke trend neemt u op dat gebied waar? “Ondernemers hechten steeds meer belang aan duurzaam ondernemerschap. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen leek aanvankelijk misschien een hype, maar het heeft in alle lagen doorgezet. Mkb’ers zijn bereid hun bedrijfsactiviteiten anders in te richten, op voorwaarde dat het geen kostenverhoging met zich meebrengt. Elektrisch rijden komt aan die wensen in veel gevallen tegemoet.” Een wagenpark met elektrische auto’s vergt de nodige investeringen. Is ieder bedrijf daarvoor geschikt? “De implementatie van een wagenpark met elektrische wagens en bijbehorende laadpalen gaat natuurlijk iets verder dan even

een stopcontact in de muur monteren. Zo kun je niet zonder meer tegelijkertijd tien wagens aan de laadpaal zetten, want er moet voldoende vermogen beschikbaar zijn om de betreffende wagens op te laden. Bovendien dien je als bedrijf goed te onderzoeken of elektrisch rijden voor de gebruikers praktisch en voordeliger is.” Hoe kunnen ondernemers voordeel halen uit het rijden op elektriciteit? “Hoewel er natuurlijk uitzonderingen zijn, kunnen met name medewerkers en ondernemers die relatief korte afstanden rijden, voordeel behalen uit het rijden op elektriciteit. Uitgaande van circa 21 cent per kWh kost een volle ‘tank’ waar je 150 kilometer mee rijdt, 4 tot 5 euro. En dat is aanzienlijk goedkoper dan de meeste bestaande oplossingen.”

Als leverancier van groene producten heeft u uw eigen systeemhuis voorzien van zonnepanelen die de laadpalen van energie voorzien. Is dat voor ondernemers ook een mogelijkheid? “Je kunt wel elektrisch rijden, maar als je vervolgens de auto oplaadt met energie die opgewekt is uit fossiele brandstoffen, ben je natuurlijk toch nog niet helemaal duurzaam bezig. Een groene oplossing zoals de inzet van zonnepanelen biedt ook voor mkb’ers uitkomst. Daarbij moet ik wel zeggen dat het een kwestie van maatwerk blijft en dat je voor een goede afweging het totaalplaatje nodig hebt. Maar denk bijvoorbeeld aan de regeling Stimulering Duurzame Energieproductie voor de zonnepanelen of een hogere Energie Investeringsaftrek (EIA) voor elektrisch rijden waarbij de

Peter Smits, managing director YPS

overheid ook geen fiscale bijtelling, geen motorrijtuigenbelasting en geen BPM berekent. Kies je dan ook nog voor een wagen waarvan je de accu kunt leasen, dan blijkt de aanschafprijs ineens ook nog aantrekkelijk.” 

Advertorial

Energie besparingen in het mkb Voor het MKB zijn er een aantal mogelijkheden om besparingen te realiseren in de winkel;

D

oor energiezuinige LED verlichting toe te passen kan een winkelier naast het elektraverbruik ook de interne warmtelast in de winkel reduceren waardoor er minder gekoeld dient te worden, de winkel behaaglijker aanvoelt, wat kan leiden tot een hogere omzet per klant. Het bezuinigen op het onderhoud van bijvoorbeeld de verwarming en de koeling en luchtverversingsunits werkt vaak averechts. Door de filters te controleren en te reinigen geeft dit minder weerstand waardoor de luchtverversing beter zal blijven werken terwijl dit minder energie kost. Veelal kan ook het herbeoordelen van het verwarmingssysteem tot besparingen voeren. Veel winkels zijn voorzien

van luchtgordijnen en luchtverwarmingsunits welke vaak grote energieverbruikers zijn. Door de inzet te beperken zijn aanzienlijke besparingen te realiseren. Voor de koeling wordt in veel winkels gebruik gemaakt van kleine staande koelunits met een hoog energiegebruik. Veelal ervaren klanten de koude lucht uit de koelunits als onprettig wat de omzet per klant negatief kan beïnvloeden. Door de koeling te verbeteren en het binnenklimaat in de winkel te optimaliseren kan de winkelier mogelijk meer omzet genereren. Naast een verwarming zijn de meeste winkels ook uitgerust met een koelsysteem. Het komt echter regelmatig voor dat wanneer er klimaatklachten zijn,

zowel de verwarming als de koeling gelijktijdig in bedrijf zijn. Door het personeel een goede gebruiksinstructie te geven is dit te voorkomen. Op deze wijze wordt voorkomen dat de afrekening voor warmte- en koudegebruik aanzienlijk oploopt terwijl additioneel het klimaat in de winkel voor zowel het personeel als de klant behaaglijk is. Daarnaast zou het voor winkeliers interessant kunnen zijn om zich met elkaar in verbinding te stellen en collectief de energie in te kopen waarbij ook meteen kan worden overwogen om collectief groene energie in te kopen. Clima kan u op basis van jarenlange ervaring adviseren. Tijdens een inspectie worden alle relevante aspecten bekeken en advies uitgebracht. 

Voorbeeld van een onduidelijke regeling: waar moet het personeel nu mee regelen?

Meer informatie Clima Energie Management BV Zaandam T 075 820 02 20 E [email protected] www.clima-em.nl

Bedrijfspresentatie

Forse besparing personeelskosten in 25 minuten .

V

oor veel bedrijven zijn rokers een flinke kostenpost. Hoger ziekteverzuim en regelmatige afwezigheid van de werkvloer kosten al snel 7500 euro per persoon per jaar.Ook overmatig alcoholgebruik en overgewicht kost geld.Volgens CBS is bijna de helft van de Nederlanders is te zwaar. Bij matig overgewicht is er al meer kans op ziekenhuisopname. Gezond personeel biedt een betere werksfeer, meer productiviteit.

neel, hormonaal en mentaal vindt herstel plaats.Men krijgt een kort introductiegesprek voor de behandeling en een aantal tips en adviezen voor na de behandeling. De lichamelijke, mentale en emotionele behoefte aan snoep, teveel en ongezond eten, alcohol of roken wordt daarna stilgezet, individueel. De weg naar verandering begint bij de beslissing.De AOT methode,ook door artsen aanbevolen, helpt je om je er aan te kunnen houden. Honderdduizenden mensen profiteerden ervan.

De AOT ontwenningsmethode Het AOT Instituut biedt behandeling op basis van natuurlijke energie. De behoefte aan tabak, alcohol of ongezonde suiker wordt binnen 25 minuten stopgezet: Algehele Ontwenningstherapie. De methode kent al 26 jaar een bijzonder hoog slagingspercentage :80%, gemeten een jaar na de behandeling.Zonder naalden,training,

Aanbiedingen Er zijn arrangementen vanaf 3 personen. De behandelaars zijn lid van beroepsorganisatie BATC. Hierdoor geven veel ziektekostenverzekeraars een vergoeding. Bel daarvoor het Instituut. Tot mei 2013 zijn er extra aantrekkelijke groepstarieven met kortingen tot 40%. Behandelingen vinden plaats in Voorschoten, Maarssen, Goes. Of in uw bedrijf. 

Is één behandeling voldoende? drs. Barry Wentzel, directeur AOT

diëten, huiswerk, medicijnen,mediteren, apparaten, hypnose of laser. Het energiesysteem van de verschillende organen wordt gereinigd en gereset. Ook emotio-

Ja, bij rokers en suikerverslaafden is dit meestal voldoende. Alcoholgebruikers krijgen standaard tot drie nabehandelingen om terugval te voorkomen. Ieder krijgt een jaar recht op gratis advies en ondersteuning of indien gewenst één of meer versterkende of herbehandelingen.

Meer informatie T 0346 76 00 20 M 06 2149 6033 E [email protected] www.aotinstituut.nl

KORTE

TIMETO-MARKET

HIGH-PERFORMANCE

100% ONTZORGEN OPEX IPV CAPEX

LAGERE VOORSPELBARE KOSTEN

FLEXIBELE RESOURCES

RIJKE FUNCTIONALITEIT

SPECIALISTISCHE

KENNIS

Business Intelligence in the Cloud Altijd snel en veilig de juiste informatie bij de hand. Over uw organisatie, uw producten, uw klanten, per regio, in de tijd, wat u nodig heeft. Omdat u beter wilt presteren. Business Intelligence lijkt u wel wat. Maar dan graag zónder grote investeringen, zónder de zorgen van beheer, maar mét schaalvoordelen en de mogelijkheid om flexibel gebruik te maken van resources en kennis. Én natuurlijk met alle ruimte voor uitbreiding in de toekomst.

Met de Managed BI Services van Inergy haalt u betere informatie en slimmere analyses in huis, zonder dat u daarvoor in een dure infrastructuur hoeft te investeren. Alles wat u hoeft te doen: uw data door ons naar de BI-omgeving in onze ‘cloud’ laten ontsluiten. Dat doen we op snelle, bewezen en gestandaardiseerde wijze. Het resultaat? 24/7 de juiste informatie beschikbaar tegen overzichtelijke kosten. Realtime als u wilt. Als rapport, dashboard of KPI-scorecard, per email, op uw pda of iPad. Bijkomend voordeel: u kunt prestaties en performance opschalen, op het moment dat het u uitkomt, in de mate die u past. Ideaal voor middelgrote en grote organisaties met de ambitie om te groeien. Tenminste, als we onze klanten mogen geloven (en dat doen we). Onder meer Intergamma, PostNL, ETAM Retail Services, Unistream Bank, Detailresult en De Telefoongids & Gouden Gids draaien hun informatievoorziening bij ons in de Cloud. Bel voor meer informatie naar 0348-457666 of kijk op www.inergy.nl.

Better Business Intelligence