Een man van de praktijk. P. Noordenbos: zijn leven, loopbaan en opvattingen over registratuur en archief

Een man van de praktijk. P. Noordenbos: zijn leven, loopbaan en opvattingen over registratuur en archief.

Student:

M.K.W.S. Klomp Jan Heinsstraat 40 5211 TE ‘s-Hertogenbosch

Studentnummer:

5953049

Naam docent:

Dr. P.J. Horsman

Datum:

24-02-2012

Inhoudsopgave Voorwoord .............................................................................................................................................. 3 Hoofdstuk 1:

Inleiding ......................................................................................................................... 4

1.1. Onderwerp ................................................................................................................................... 4 1.2. Vraagstelling ................................................................................................................................. 5 1.3. Bronnen ........................................................................................................................................ 5 1.4. Opzet van onderzoek ................................................................................................................... 6 1.5. Structuur....................................................................................................................................... 6 Hoofdstuk 2:

De heer P. Noordenbos: een korte beschrijving van zijn leven en loopbaan................ 7

2.1. Een korte levensbeschrijving........................................................................................................ 7 2.2. Registrator in Hilversum (1917-1921) .......................................................................................... 9 2.3. Registratuurbureau (1922-1956) ............................................................................................... 14 Hoofdstuk 3:

De opvattingen van P. Noordenbos over registratuur en archivering ........................ 23

3.1. Theoretisch kader....................................................................................................................... 23 3.1.1 Het archiveringssysteem volgens Horsman ......................................................................... 23 3.1.2 De NEN-ISO 15489-1 (2001) ................................................................................................. 29 3.1.3 Het levenscyclusmodel......................................................................................................... 32 3.2. Analyse van de opvattingen van P. Noordenbos ....................................................................... 34 3.2.1 Wettelijke context ................................................................................................................ 34 3.2.2 Handelen .............................................................................................................................. 34 3.2.3 Opnemen.............................................................................................................................. 35 3.2.4 Bewaren ............................................................................................................................... 36 3.2.5 Middelen .............................................................................................................................. 36 3.2.6 Beschikbaarstellen/toegang................................................................................................. 37 3.2.7 Volgen .................................................................................................................................. 38 3.2.8 Ordenen ............................................................................................................................... 38 3.2.9 Beschrijven en metadata ..................................................................................................... 40 3.2.10 Waarderen, selecteren en verwijderen ............................................................................. 41 3.2.11 Kennis en mensen .............................................................................................................. 42 3.2.12 Methode en management ................................................................................................. 42 3.2.13 Document en archief .......................................................................................................... 44 3.2.14 Kenmerken van een archiefstuk en een archiveringssysteem........................................... 45 3.2.15 Het levenscyclusmodel....................................................................................................... 46 Conclusie ............................................................................................................................................... 49 Bronnen en literatuur ............................................................................................................................ 55 Bronnen ............................................................................................................................................. 55 Literatuur........................................................................................................................................... 55 2

Voorwoord Voor u ligt het resultaat van het onderzoek waarmee ik mijn opleiding tot archivaris hoop af te ronden. Het is de sluitsteen van een ruim drie-en-een-half jaar studie. Tijdens deze periode hebben zeer velen belangstelling getoond. Hier wil ik een aantal mensen in het bijzonder noemen. Als eerste mijn collega’s en de vrijwilligers bij het Stadsarchief ’s-Hertogenbosch. De gemeente ’s-Hertogenbosch heeft het mogelijk gemaakt deze studie te volgen. Daarvoor dank ik in het bijzonder drs. Monique Brummans, Rob van de Laar en drs. Rolf Hage die kort voor kerst 2007 besloten een jonge enthousiaste mediëviste een kans te geven. Drs. Gerrit Verbeek dank ik voor zijn kundige en kritische begeleiding van de duale periode tijdens mijn opleiding. Ruud Wijnands en Thea Sanders hebben mij veel tijd bespaard door mij via interbibliothecair leenverkeer de nodige literatuur naar ’s-Hertogenbosch te laten komen en de boeken bijna eindeloos voor mij te verlengen. Ik dank dr. Peter Horsman voor zijn enthousiaste en deskundige begeleiding van dit onderzoek. Sam Hoefnagel MA heeft de scriptie gelezen en van het nodige commentaar voorzien. Daarnaast wil ik mijn familie en schoonfamilie bedanken die regelmatig vroegen hoe ‘het ermee ging’ en met belangstelling hebben willen luisteren naar uitgebreide verhandelingen het maatschappelijk belang van archieven, de werking van zoekmachines en archiveringssystemen en allerlei andere thema’s die verband houden met archief en archivering. Een speciaal woord van dank geldt mijn ouders, Piet en Karin Klomp, die mij hebben opgevoed met een groot gevoel voor zelfdiscipline en doorzettingsvermogen. Dat is bij het volgen van deze opleiding onontbeerlijk geweest. Als laatste wil ik Rudolf bedanken voor zijn niet aflatende vertrouwen, aanmoediging en geduld. Zonder hem had ik deze opleiding niet kunnen voltooien. Rudolf, deze scriptie draag ik daarom aan jou op, je hebt niets minder verdiend. Marieke Klomp ‘s-Hertogenbosch, februari 2012

3

1. Inleiding 1.1. Onderwerp Tijdens de opleiding archiefwetenschap wordt er uitgebreid aandacht besteed aan het ontstaan van het vakgebied en de ontwikkeling van archiefwetenschappelijke beginselen. In dat kader worden vaak namen van illustere vakgenoten genoemd. Samuel Muller Fz., J.A. Feith en R. Fruin hebben hun naam gevestigd als auteurs van de Handleiding, hebben bijgedragen aan het ontstaan van de eerste archiefwet en hebben zich onderscheiden in hun werk als archivaris. Dat geldt ook voor Th. van Riemsdijk die ondanks zijn geïsoleerde positie als gevolg van meningsverschillen met Muller, Feith en Fruin veel invloed heeft gehad op het ontstaan van de Handleiding en de archiefwet van 1918. Hoewel hij geen archivaris is geweest wordt Victor de Stuers genoemd vanwege zijn succesvolle inspanningen om het archiefwezen in het laatste kwart van de negentiende eeuw vorm te geven. Over deze personen zijn publicaties verschenen over hun persoon en verdiensten.1 Het is opvallend dat deze personen vooral actief zijn geweest in dat deel van de informatievoorziening waarin zorg gedragen wordt voor archieven nadat ze hun diensten voor de administratie (grotendeels) hebben bewezen. Voor zover ik heb kunnen nagaan is er tot nu toe weinig aandacht geweest voor personen die hebben bijgedragen aan de ontwikkeling van de archivering aan de kant van de registratuur. De uitzondering die de regel bevestigt is J.A. Zaalberg die als ontwikkelaar en verspreider van het dossierstelsel enige bekendheid geniet. De persoon aan wie ik aandacht wil besteden heeft eveneens zijn sporen verdiend in de registratuur. Het gaat om Petrus Noordenbos. Hij heeft op verschillende manieren grote invloed uitgeoefend op de documentaire informatievoorziening. Hij heeft de inrichting en de verspreiding van het dossierstelsel onder gemeenten en later andere lagen van de overheid gestimuleerd door zijn handboeken en zijn directeurschap van het registratuurbureau van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Ook heeft hij bijgedragen aan de ontwikkeling van een archiefcode voor waterschappen en ministeries. Daarnaast heeft hij in belangrijke mate bijgedragen aan de ontwikkeling van de documentaire informatievoorziening als sector. Hij is betrokken geweest bij de Studiekring Overheidsdocumentatie. Hij heeft het tijdschrift Overheidsdocumentatie mede opgericht en daarin vele artikelen gepubliceerd. Nog steeds is de opvolger OD een belangrijk vakblad voor de documentaire informatievoorziening. Voor zover ik heb kunnen nagaan is er echter nog geen

1

Het hier volgende overzicht is niet compleet, maar tracht een goed beeld geven van de belangstelling voor bepaalde archivarissen. Over Samuel Muller zijn verschillende publicaties verschenen en er is een tentoonstelling aan hem gewijd. A. Graafhuis, ‘Samuel Muller Fzn. (1848-1922)’, Biografisch woordenboek van Nederland, deel 1 (Den Haag 1979), geraadpleegd via http://www.historici.nl/Onderzoek/Projecten/BWN/lemmata/bwn1/mullerfzn op 4-12-2011. Over J.A. Feith is een lemma geschreven in het biografisch woordenboek van Nederland. S.B.J. Zilverberg, ‘Johan Adriaan Feith (1858-1913)’, Biografisch woordenboek van Nederland, deel 2 (Den Haag 1985), geraadpleegd via http://www.historici.nl/Onderzoek/Projecten/BWN/lemmata/bwn2/feith op 4-12-2011.; F.C.J. Ketelaar, ‘Drie generaties Feith (1778-1913)’, in: G.S. Overdiep (red.) Acht Groningse juristen en hun Genootschap. 225 jaren Pro Excolendo Iure Patrio (Groningen 1986) 64-104. R. Fruin is buiten archivistische kringen misschien beter bekend om zijn verdiensten als (rechts)historicus. F.C.J. Ketelaar, ‘Robert Fruin (1857-1935)’, Biografisch woordenboek van Nederland, deel 2 (Den Haag 1985), geraadpleegd via http://www.historici.nl/Onderzoek/Projecten/BWN/lemmata/bwn2/fruin op 4-12-2011. Over Victor de Stuers: Th. H. Lunsingh Scheurleer, ‘Jhr. Victor Eugène de Stuers (1843-1916), Biografisch woordenboek van Nederland, deel 1 (Den Haag 1979), geraadpleegd via http://www.historici.nl/Onderzoek/Projecten/BWN/lemmata/bwn1/stuers op 4-12-2011. In 1985 hebben het Algemeen Rijksarchief (huidig Nationaal Archief) en de Koninklijke Bibliotheek een tentoonstelling aan hem gewijd met bijbehorende catalogus. J.A.A. Bervoets, M.C.M. Wishaupt, Victor de Stuers. Referendaris zonder vrees of blaam. Catalogus bij de tentoonstelling in de Koninklijke Bibliotheek en het Algemeen Rijksarchief (’sGravenhage 1985). De Stuers speelt een prominente rol in de geschiedenis van een eeuw erfgoedbeheer van F.J. Duparc. F.J. Duparc, Een eeuw strijd voor Nederlands cultureel erfgoed (’s-Gravenhage 1975).

4

onderzoek gedaan naar zijn persoon, zijn opvattingen over registratuur en archief en zijn bijdrage aan het Nederlandse archiefwezen. Gezien zijn staat van dienst is een onderzoek op zijn plaats.

1.2. Vraagstelling In deze scriptie wil ik de volgende hoofdvraag beantwoorden: “Wat zijn opvattingen van P. Noordenbos over registratuur en archivering en hoe zijn deze archiefwetenschappelijk te duiden?” Om deze vraag te beantwoorden is de hoofdvraag opgesplitst in drie deelvragen: - Wat zijn de opvattingen van P. Noordenbos over registratuur en archivering? - Hoe ontwikkelden deze opvattingen zich door de tijd heen? - Op welke manier kunnen ze archiefwetenschappelijk geduid worden? Om de opvattingen van Noordenbos beter te begrijpen en duiden is het nodig ze in hun context te plaatsen. Daarom wordt de analyse van zijn opvattingen voorafgegaan door twee hoofdstukken waarin zijn persoon, leven en zijn werkomgeving – het Registratuurbureau van de VNG – behandeld zullen worden. In deze hoofdstukken zullen de volgende vragen aan de orde komen: - Wat was de verhouding tussen P. Noordenbos en J. Zaalberg? - Welke invloed heeft P. Noordenbos als directeur gehad op de verspreiding van de methodeZaalberg? - Welke invloed heeft het feit dat het Registratuurbureau onderdeel is van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten op de verspreiding van de methode-Zaalberg? - Welke samenhang is er tussen de verspreiding van de methode-Zaalberg en het economisch verantwoord functioneren van het registratuurbureau onder het directeurschap van P. Noordenbos anderzijds? - Hoe is het registratuurbureau georganiseerd? - Wat is de taakstelling van het registratuurbureau en is dit veranderd tijdens het directeurschap van P. Noordenbos? - Hoe functioneerde het bureau op financieel gebied? - Hoe is de ontwikkeling van het personeel? Hoeveel mensen zijn in dienst van het registratuurbureau en welke vaardigheden bezitten zij? - Welke invloed heeft het feit dat het Registratuurbureau onderdeel is van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten op de verspreiding van de methode-Zaalberg? - Welke invloed heeft P. Noordenbos gehad op de positionering van het Registratuurbureau in het Nederlandse bestuurslandschap op het gebied van registratuur en archief? - Welke bijdrage heeft P. Noordenbos geleverd aan de professionalisering van de documentaire informatievoorziening? Het betreft evenwel een scriptie ter afronding van de studie Archiefwetenschap waardoor de nadruk zal blijven liggen op zijn opvattingen over registratuur en archief.

1.3. Bronnen Het onderzoek is gebaseerd op literatuuronderzoek en onderzoek in primaire bronnen. Als basis voor de analyse van de opvattingen van Noordenbos over registratuur en archief zijn de eerste zeven drukken van het boek Gemeentelijke registratuur/Gemeentelijke documentatie/Overheidsdocumentatie genomen. Voor een verdere motivatie van de keuze voor dit handboek zie paragraaf 1.4. Voor het onderzoek naar zijn leven en het registratuurbureau is gebruik gemaakt van de archieven van het registratuurbureau van de VNG, het archief van de VNG, bestuursarchieven van Hilversum en het persoonlijk dossier van Noordenbos als gijzelaar op Beekvliet.

5

1.4. Opzet van onderzoek Noordenbos is een zeer actieve man geweest. Hij heeft veel verschillende functies vervuld en ook veel gepubliceerd. In het kader van deze scriptie heb ik daarom een keuze moeten maken. Wat betreft de tijd ligt de focus op de periode 1917-1956. In 1917 gaat Noordenbos aan de slag als registrator bij de gemeente Hilversum. In deze functie lijkt hij zijn draai te hebben gevonden. De periode in Hilversum is zeer vormend voor hem geweest, omdat hij het systeem van Zaalberg in de praktijk brengt, terwijl hij tegelijkertijd zich ook op theoretisch vlak ontwikkelt Van 1922 tot zijn pensionering in 1956 is Noordenbos directeur geweest van het Registratuurbureau van de VNG. In deze periode groeit hij uit tot dé expert op het gebied van registratie en archief. Om op efficiënte wijze een goed beeld te krijgen van Noordenbos’ opvattingen over registratuur en archief heb ik ervoor gekozen om zijn handboek Gemeentelijke registratuur te analyseren. Tussen 1926 en 1956 verschijnen van dit handboek zeven drukken. Hoewel Noordenbos definitie van archief zich in principe over alle documenten in de administratie uitstrekt, ligt de nadruk in zijn boeken op de behandeling van de inkomende en uitgaande stukken en op andere documenten die betrokken zijn bij het vormen van dossiers. Noordenbos besteedt weinig aandacht aan andere documenten, zoals stukken die voortkomen uit de besluitvorming (notulen van de gemeenteraad of besluiten van de vergaderingen van B&W) of de financiële administratie. In deze scriptie zal daarom ook de nadruk liggen op de correspondentie en de dossiers.

1.5. Structuur Omdat er nog geen publicatie beschikbaar is over het leven en de loopbaan van Petrus Noordenbos zullen beiden aan bod komen in hoofdstuk 2. Dit vormt tevens de context voor de analyse van zijn opvattingen in hoofdstuk 3. Hoofdstuk 3 kan worden ingedeeld in een theoretisch kader en een analyse van de handboeken. Het theoretisch kader bestaat uit het model dat Peter Horsman heeft ontwikkeld voor de analyse van het archiveringssysteem van het stadsbestuur van Dordrecht, het levenscyclusmodel van Schellenberg en de nu geldende norm voor informatie- en archiefbeheer. In de conclusie zullen de hoofd- en deelvragen beantwoord worden en zullen suggesties gedaan worden voor verder onderzoek.

6

2. De heer P. Noordenbos: een korte beschrijving van zijn leven en loopbaan 2.1. Een korte levensbeschrijving Petrus Noordenbos wordt op 13 augustus 1891 geboren in Boazum (toen gemeente Baarderadeel, nu gemeente Littenseradeel) als oudste zoon van onderwijzer Klaas Noordenbos en Sietske Wagenaar. Vijf jaar later wordt zijn enige broer Oene geboren. Oene Noordenbos groeit later uit tot een bekende linkse publicist en humanist.2 Noordenbos omschrijft zijn jeugd als gelukkig. Naar eigen zeggen was zijn vader goeiig van aard en heeft zijn moeder, die gekenmerkt wordt door een sterke wil en strengheid, zijn karakter meer gevormd.3 Petrus moet wat in zijn mars hebben gehad én in het gezin moet men gehecht hebben aan doorstuderen, want hij mag na de lagere school naar de HBS. Omdat zijn vader hem niet kan garanderen dat hij na de HBS in Delft mag doorstuderen, kiest Petrus voor de Mulo. Na de Mulo is hij gaan werken, maar in de avonduren heeft hij doorgeleerd. In 1911 behaalt hij zijn diploma gemeenteadministratie en in 1913 zijn akte staatsinrichting. Met behulp van zijn broer, die eerst naar de HBS is gegaan en daarna met financiële ondersteuning via een studiebeurs het gymnasium heeft afgerond, heeft hij zich met zelfstudie nog verdiept in Latijn en Grieks om staatsexamen te kunnen doen. Het uitbreken van de Eerste Wereldoorlog gooit echter roet in het eten.4 Noordenbos’ oorspronkelijke ambities liggen “in het zakenleven”. Na afronding van de Mulo gaat hij daarom op een kantoor werken. Het zakenleven valt hem echter zo tegen dat hij besluit van loopbaan te veranderen. Hij wordt als volontair aangenomen op de secretarie van Baarderadeel. Hij bekleedt daar de functie van klerk. Hij houdt zich op dat moment nog niet bezig met de registratuur, maar dat trok hem wel: “Wel keek ik dikwijls met ontzag naar al die dikke registers en folianten, waarmede de 2e a.t.s. (adjunct ter secretarie, MK) zo goed wist om te gaan.”5 Noordenbos is als jongeman al ambitieus: het is zijn doel om gemeentesecretaris te worden. Om dat doel te bereiken solliciteert hij veel. In 1910 wordt hij als klerk op de afdeling financiën aangenomen bij de gemeente Den Helder. Enkele jaren later wordt hij overgeplaatst naar de afdeling algemene zaken. Ook in zijn Helderse tijd heeft Noordenbos zich niet beziggehouden met registratuur. Hij voelt zich niet op zijn plaats in Den Helder. Hij heeft kritiek op de manier waarop de gemeentesecretaris, de heer Uurbanus, het ambtelijk apparaat aanstuurt: het gaat er in de ogen van Noordenbos veel te gemoedelijk aan toe. Daarnaast moet hij het gevoel hebben gehad niet door te kunnen groeien: Uurbanus negeert zijn verzoeken om inlichtingen en vanwege het vele overwerken schiet er weinig tijd over voor sollicitaties. In 1916 wordt G.A. van Poelje, later secretaris-generaal van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen en lid van de Raad van State,6 gemeentesecretaris. Met zijn komst wordt het overwerk minder waardoor Noordenbos meer gelegenheid heeft om te solliciteren. In Hilversum komen er twee vacatures op de gemeentesecretarie: een bij algemene zaken en een bij de registratuur. Op advies van Van Poelje solliciteert Noordenbos op allebei. Begin 1917 wordt Noordenbos aangesteld als registrator met als rang adjunct-commies. Al met al concludeert Noordenbos bij zijn pensionering over zijn vertrek uit Den Helder in 1916: “Ik was er vijf jaar te lang geweest”.7 Noordenbos werkt tot en met 1921 op de Hilversumse secretarie. Deze 2

J. Trapman, ‘Oene Noordenbos, 1896-1971’, in: Biografisch woordenboek van Nederland 4 (Den Haag 1994) geraadpleegd viahttp://www.historici.nl/Onderzoek/Projecten/BWN/lemmata/bwn4/noorden op 14-01-2012; H. Noordegraaf, ‘Oene Noordenbos’, in: C. Houtman (red. e.a.) Biografisch lexicon voor de geschiedenis van het Nederlandse protestantisme. Deel 5 (Kampen 2001) 387-388. 3 Nationaal Archief, Den Haag, Registratuurbureau VNG, nummer toegang 2.19.140, inventarisnummer 17, Bouwstoffen interview met P. Noordenbos op 26 oktober 1956. 4 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 17, Bouwstoffen interview; Trapman, ‘Oene Noordenbos’. 5 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 17, Bouwstoffen interview. 6 ‘Mr. G.A. van Poelje’, www.parlement.com, geraadpleegd op 19-02-2012. 7 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 17, Bouwstoffen interview.

7

periode is van groot belang geweest voor zijn ontwikkeling en loopbaan (zie §2.2). De ontwikkeling en profilering van Noordenbos zijn de directeur van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, A. Jonker, opgevallen. Eind 1921 nodigt hij Noordenbos uit voor een gesprek. Jonker draagt Noordenbos voor aan het bestuur van de VNG voor de nieuwe functie van registrator. Het bestuur wil echter een sollicitatieprocedure houden. Daaraan doet Noordenbos mee en hij wordt – niet heel verrassend – benoemd.8 Hij vervult deze functie, met een onderbreking van twee jaar in de Tweede Wereldoorlog, tot aan zijn pensionering in 1956. De onderbreking van zijn werkzaamheden is niet vrijwillig. Op de vroege ochtend van 13 juli 1942 wordt Noordenbos gearresteerd en in gijzeling genomen. Hij en zijn vrouw hadden al rekening gehouden met de mogelijkheid dat hij gegijzeld zou worden. Ze hadden besproken welke koffer hij mee zou nemen en hij had op voorhand een kostuum uitgezocht voor het geval hij in aanmerking zou komen voor “onvrijwillige logies”.9 Noordenbos kan gerekend worden tot de zogenaamde anti-verzet-gijzelaars. Deze gijzelaars bestaan uit nationale en lokale prominenten die gevangen worden gezet om te voorkomen dat het Nederlandse volk verzetsdaden pleegt. Zij staan daarvoor met hun leven borg.10 Waarom is Noordenbos gegijzeld? Hijzelf denkt dat zijn betrokkenheid bij de vooroorlogse antifascistische beweging Eenheid door Democratie (EDD) een rol heeft gespeeld. Dit kan zeker meegespeeld hebben, de latere minister-president prof. dr. ir. W. Schermerhorn is immers ook geïnterneerd vanwege zijn voorzitterschap van de EDD. 11 Waarschijnlijk hebben ook andere zaken een rol gespeeld. Noordenbos beschikt als directeur van het Registratuurbureau over een uitgebreid netwerk in bestuurlijke kringen. Over de aankomst op het grootseminarie in Haaren zegt hij: “Soms waande ik mij op een congres van de Vereniging.”12 Bovendien is zijn broer actief geweest in het communistisch georiënteerde Comité van Waakzaamheid van anti-nationaal-socialistische intellectuelen. In 1937 publiceert Oene Noordenbos een brochure getiteld Religie en nationaalsocialisme.13 Wanneer al deze zaken bij elkaar opgeteld worden is het begrijpelijk dat hij op de nominatie staat. De gijzelaars van juli 1942 zijn eerst naar het grootseminarie in Haaren gebracht. In november van dat jaar wordt het grootseminarie in gebruik genomen als hospitaal voor de Sicherheitsdienst. Een deel van de gijzelaars wordt vrijgelaten, maar een ander deel, onder wie Noordenbos, wordt tussen november 1942 en januari 19943 overgebracht naar Beekvliet in SintMichielsgestel. ‘Gestel’ wordt na Dolle Dinsdag gesloten. De meeste gijzelaars worden daarbij vrijgelaten, maar een kleine groep, waar Noordenbos ook toe behoort, wordt overgebracht naar Kamp Vught. Daar heeft hij één week doorgebracht. Op 13 september 1944 wordt hij vrijgelaten.14 Direct na zijn gijzeling zijn er vanuit de directie van de VNG pogingen ondernomen om Noordenbos vrij te krijgen. Zij benaderen daarvoor de secretaris-generaal van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Tevergeefs. Tijdens zijn gijzeling hebben zowel Noordenbos zelf als de directie van de VNG verschillende verzoeken ingediend bij de Duitse autoriteiten voor persoonlijk of zakelijk verlof. Deze verzoeken zijn in het algemeen genegeerd of afgewezen. Alleen in december 1943 heeft 8

NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 17, Bouwstoffen interview. P. Noordenbos, ‘Mijn gijzeling I’, Personeelsorgaan Vereniging van Nederlandse gemeenten, 7 (augustus 1947) 4-5, aldaar 4. 10 L. de Jong, Het koninkrijk der Nederlanden in de tweede wereldoorlog. Deel 8: Gevangenen en gedeporteerden. Eerste helft (’s-Gravenhage 1978) 163-164. 11 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 17, Bouwstoffen interview. Helaas heb ik niet kunnen achterhalen welke rol Noordenbos gespeeld heeft binnen de EDD. Het is vermoedelijk wel meer geweest dan uitsluitend lidmaatschap, want op haar hoogtepunt telde EDD ruim 30.000 leden, terwijl deze niet allemaal geïnterneerd zijn geweest. Noordenbos zelf spreekt van ‘intens deelnemen’. L. de Jong, Het koninkrijk der Nederlanden in de tweede wereldoorlog, 1939-1945. Deel I: Voorspel (’s-Gravenhage 1969) 367-369. 12 P. Noordenbos, ‘Mijn gijzeling I’, 4. 13 O. Noordenbos, Religie en nationaal-socialisme (Assen 1937). 14 P. Noordenbos, ‘Mijn gijzeling II’, Personeelsorgaan Vereniging van Nederlandse gemeenten, 8 (oktober 1947) 2-4, aldaar 4. 9

8

hij een paar dagen verlof gekregen. 15 Het is Noordenbos wel toegestaan om te corresponderen en bezoek te ontvangen. Binnen de beperkte mogelijkheden heeft hij zoveel mogelijk getracht zijn werkzaamheden voort te zetten. Hij blijft betrokken bij het schriftelijk deel van de cursus archiefverzorging, geeft schriftelijk advies en probeert de vakliteratuur zo goed mogelijk bij te houden. Ook is hij betrokken bij het opzetten van een bibliotheek in het interneringskamp. Hoewel de civiel geïnterneerden in vergelijking met andere gevangenen een redelijk bevoorrecht bestaan leiden moet zijn gevangenschap zeer frustrerend geweest zijn voor hem. Het moet hem hebben dwarsgezeten dat hij nu niet de touwtjes in handen heeft en erop moet vertrouwen dat anderen de juiste beslissingen zouden nemen. Na zijn terugkeer blijkt dat zijn plaatsvervanger op het Registratuurbureau andere beslissingen hebben genomen dan die hij zou hebben voorgestaan (zie § 2.3). Noordenbos heeft in totaal 26 maanden in gijzeling doorgebracht. In vergelijking met de meeste gijzelaars is dat lang. Veel gijzelaars werden na een paar weken of maanden weer vrijgelaten.16 Naar de reden waarom hij zoveel langer heeft vastgezeten kan ik momenteel alleen maar gissen. Na zijn terugkeer naar huis is hij direct weer ondergedoken, omdat hij geen gehoor wilde geven aan het bevel zich te melden bij de politie.17 Noordenbos is ook op andere manieren maatschappelijk betrokken geweest, hoewel hijzelf aangeeft vanwege zijn drukke werkzaamheden weinig tijd te hebben gehad voor nevenfuncties. Hij is op jonge leeftijd lid geworden van de SDAP. Daarnaast is hij voorzitter geweest van de kinderuitzending in Wassenaar en is hij bestuurslid geweest van de coöperatie “De Volharding”.18 Op persoonlijk vlak is zijn Helderse tijd voor Noordenbos wel van groot belang geweest. In die periode leert hij zijn eerste vrouw kennen, namelijk Grietje Maria Korff. Ze trouwen op 11 april 1917 in Den Helder. Ze krijgen kort na elkaar twee zoons: Klaas Oene (9 maart 1920) en Willem Cornelis (14 mei 1921). Dit huwelijk houdt geen stand. Op 16 januari 1934 wordt het huwelijk ontbonden door middel van echtscheiding. Twee weken later, op 31 januari 1934, treedt hij opnieuw in het huwelijk, ditmaal met Petronella Catharina Heschlé. Uit dit huwelijk worden geen kinderen geboren, maar Petronella Heschlé heeft wel twee zoons uit een vorig huwelijk: Hans Otto (2 mei 1922) en Herman (9 juli 1915). Dit huwelijk eindigt met het overlijden van Heschlé op 23 juni 1962. Krap een jaar later, op 29 april 1963, hertrouwt Noordenbos met Hendrika van Baaren. Petrus Noordenbos overlijdt op 13 mei 1972 in Den Haag op tachtigjarige leeftijd.

2.2. Registrator in Hilversum (1917-1921) Op het moment dat Noordenbos eind 1916 solliciteert, is Hilversum al bijna een decennium zoekende naar een bevredigende oplossing voor de administratie en het archief. De uitdijende overheidstaken in combinatie met een sterke groei van de plaats sinds het laatste kwart van de negentiende eeuw leiden tot een grotere en ingewikkeldere administratie.19 Tot 1908 wordt het archief, dat wil zeggen de correspondentie, chronologisch geordend. Men loopt echter tegen de grenzen van deze ordening aan. In 1908 heeft Hilversum daarom een dossierstelsel ingevoerd. Daarbij worden stukken betreffende een bepaalde zaak per jaar bijeengebracht in een dossier.

15

NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 10, Nota Noordenbos april 1945; Brabants Historisch Informatiecentrum, toegangsnummer 1501, Persoonsdossiers gijzelaars kamp Beekvliet, 1942-1945, 329; J. Joor, ‘Niet de instructie, doch het inzicht bouwt een goed archief.’ Tachtig jaar overheidsdocumentatie en administratieve organisatie. De geschiedenis van de Vereniging voor Documentaire informatievoorziening en administratieve organisatie (SOD) en haar voorgangers Studiekring voor Overheidsdocumentatie (S.O.D.) en Studieclub voor gemeentelijke documentatie (S.G.D.), 1931-2011 (Den Haag 2011) 78. 16 De Jong, Het koninkrijk der Nederlanden. Deel 8, 180-183. 17 Noordenbos, ‘Mijn gijzeling II’, 4. 18 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 17, Bouwstoffen interview. 19 De bevolking groeit van 9.688 inwoners in 1880 naar 74.179 in 1939. E.I. de Haart, Voorlopige inventaris van het archief van gemeentebestuur en secretarie Hilversum 1851-1939, (Hilversum 1999) 3.

9

Correspondentie waarover geen besluitvorming plaatsvindt wordt onderwerpsgewijs geordend.20 In 1914 voert men een systeem van mantels in. Een mantel is een omslag waarin de ingekomen, kopieën van uitgaande en interne stukken als voorbereiding op college- of raadsbesluiten bijeen worden gehouden. Nadat de besluitvorming heeft plaatsgevonden worden de stukken volgens het dossierstelsel opgeborgen.21 Het eigen dossierstelsel moet niet helemaal naar tevredenheid hebben gefunctioneerd. Volgens de Haart is het feit dat dossiers steeds vaker de termijn van één jaar overschrijden de reden geweest dat Hilversum het systeem dat in 1908 is ingevoerd heeft vervangen door het decimale registratuurstelsel. Volgens De Haart heeft Hilversum in 1917 na uitgebreid onderzoek van P. Noordenbos voor het stelsel van de Vereeniging het Nederlandsch Registratuurbureau (VNR) gekozen.22 Mijns inziens is dit proces anders gelopen. In de periode 1908-1916 heeft men zich georiënteerd op verschillende archiefsystemen. In 1914 neemt men beleefd kennis van een circulaire van de VNR. In hetzelfde jaar heeft de gemeentesecretaris contact met J. Lakeman.23 De Hilversumse gemeentesecretaris moet belangstelling hebben getoond voor het systeem van Lakeman, want deze stuurt in oktober 1916 een verwachtingsvolle brief met aanbeveling van zijn systeem door B. de Jong van Ellemeet (rijksarchivaris in Noord-Holland) waarin hij vraagt of hij zijn systeem op 31 oktober mag komen toelichten. Bij de brief heeft hij modellen bijgesloten.24 Hilversum heeft echter verder gekeken. De commies-chef van de afdeling algemene zaken, B. Kammeraad, heeft een vergelijkend onderzoek gedaan naar de registraties van Amersfoort en Vlaardingen. Beiden hanteren een decimaal registratuurstelsel. Amersfoort is aangesloten bij VNR, terwijl Vlaardingen een eigen systeem toepast. Kammeraad beveelt het college van B&W aan het voorbeeld van Amersfoort te volgen en Hilversum te doen aansluiten bij VNR. B&W nemen de conclusie uit de nota over en doen overeenkomstig een voorstel aan de gemeenteraad. De gemeenteraad stemt zonder hoofdelijke stemming op 7 november in met het collegevoorstel.25 Begin december 1916 wordt met VNR een overeenkomst gesloten voor een periode van tien jaar.26 Het besluit om over te stappen op het registratuurstelsel van de VNR maakt deel uit van een grotere reorganisatie van de secretarie. In hetzelfde voorstel wordt eveneens besloten om een ambtenaar van algemene zaken over te hevelen naar de afdeling bevolking en om het ambtenarenapparaat uit te breiden met twee ambtenaren: één registrator en één ambtenaar voor algemene zaken. Tevens wordt in 1917 ruim duizend gulden geïnvesteerd in nieuwe bureaufaciliteiten.27 Noordenbos heeft geen invloed gehad op deze reorganisatie en is evenmin betrokken geweest bij de beslissing om over te stappen op de methode-Zaalberg.

20

In de inleiding van De Haart wordt ten aanzien van het dossierstelsel alleen gesproken over de correspondentie. In hoeverre het stelsel zich uitstrekte over andere delen van het archief, zoals de financiële administratie is niet duidelijk. 21 De Haart, Voorlopige inventaris, 8-9. 22 Ibidem, 9. 23 Streekarchief Gooi- en Vechtstreek, Archief gemeentebestuur en secretarie Hilversum, 1851-1939, 4327, Circulaire Vereeniging “Het Nederlandsche registratuurbureau”; Brief J. Lakeman aan J. Mulder Wzn, 23-61914. 24 SAGV, GBH 1851-1939, inv.nr. 4327, Brief J. Lakeman aan J. Mulder Wzn, 24-10-1916. Het systeem moet op dat moment nog in ontwikkeling zijn geweest. In ieder geval publiceert Lakeman zijn systeem pas in 1919. J. Lakeman, Praktijksysteem der Nederlandsche registratuur ten dienste der gemeente-administratie (Amsterdam 1919). 25 SAGV, GBH 1851-1939, inv.nr. 4325, Nota inzake invoering van eene gewijzigde registratuur ter gemeentesecretarie, 31-10-1916; Voorstel B&W 31-10-1916, gepubliceerd in het gemeenteblad op 3-11-1916; Brief aan J. Zaalberg, 11-11-1916; 5167, Notulen gemeenteraad 7 november 1916, agendapunt 11. 26 SAGV, GBH 1851-1939, inv.nr. 4325, Brief van M.S. Koster en J. Mulder Wzn aan J. Zaalberg, 11-11-196; Voorwaarden; Brief van M.S. Koster en J. Mulder Wzn aan J. Zaalberg, 13-12-1916. 27 SAGV, GBH 1851-1939, inv.nr. 5168. Notulen gemeenteraad 30-1-1917 agendapunt 14; notulen gemeenteraad 1917 4-9-1917 agendapunt 8.

10

De feitelijke inrichting van het systeem loopt niet van een leien dakje en neemt nog een jaar in beslag, zodat het systeem pas per 1 januari 1918 ingevoerd wordt.28 Daarbij spelen een aantal zaken een rol. De invoering loopt vertraging op, omdat Hilversum begin 1917 zonder gemeentesecretaris komt te zitten. J. Mulder is tot 7 januari in functie. Zijn opvolger is J. Kardux die in april in dienst treedt.29 Bovendien moet de nieuwbakken registrator zich het systeem nog eigen maken: “Ik wist van die materie toen nog niets af.”30 Daarbij wordt hij behoorlijk in het diepe gegooid. Bij zijn pensionering memoreert hij de aanvang van zijn werkzaamheden: “De gemeentesecretaris, de heer Kardux,31[bracht] me op 2 januari 1917…in de raadzaal waar op de uiteinden van de hoefijzervormige tafel twee machtige stapels op te bergen stukken lagen! …Als enig richtsnoer kreeg ik de code dier dagen, het bekende “gele boekje”. Ik keek er geweldig tegenaan.”32 De VNR had verder een houten kast met overgetypte inventarisatiekaartjes geleverd. Noordenbos kan daar naar eigen zeggen slecht mee overweg. Hij koopt een boek van J.A.J. Vermaat, maar hij blijft het moeilijk vinden.33 Om een werkend systeem te zien loopt hij een dag mee op de secretarie van Amersfoort. Daar is Boogerman werkzaam als registrator. Ook heeft hij regelmatig contact met Zaalberg en vooral P. Elias die vanuit de VNR verantwoordelijk is voor het bijstaan van Hilversum.34 Noordenbos en Elias zijn het op een aantal punten niet eens. Noordenbos gaat zaaksgewijze dossiers vormen, terwijl Elias voorstaat dat er dossiers gevormd worden conform de onderwerpen die hij in de inventaris in kaartvorm heeft geleverd. Binnen de dossiers kunnen de stukken dan chronologisch worden geborgen.35 Dit is waarschijnlijk de reden geweest dat gemeentesecretaris zichzelf heeft zich afgevraagd of de inrichting van het stelsel wel in overeenstemming is met de methode-Zaalberg en derhalve Zaalberg begin 1918 verzoekt een bezoek te brengen aan Hilversum. Zaalberg kan Kardux geruststellen: in grote lijnen komt de inrichting overeen met de wijze waarop hij dit zelf doet. Hij adviseert wel om zo min mogelijk verzameldossiers aan te leggen en waar het noodzakelijk is dossiers zo ver mogelijk te splitsen. Ook constateert hij dat er meer verwijzingen dienen te worden gemaakt. Echter: deze zaken betreffen verfijningen van het systeem die niets afdoen aan de principes en altijd achteraf kunnen worden aangebracht.36 Hoewel de start moeizaam is geweest, heeft Noordenbos zich het systeem snel eigen gemaakt. In de jaren die hij bij Hilversum gewerkt heeft, maakt Noordenbos op verschillende gebieden grote ontwikkeling door en heeft hij zich op verschillende manieren in de kijker gespeeld. Noordenbos heeft bij Hilversum met toestemming van de gemeentesecretaris enkele verbeteringen doorgevoerd. Tijdens zijn werk loopt hij tegen twee zaken aan. Ten eerste vindt hij het lastig om het overzicht te bewaren van de stand van zaken van langlopende zaken. In Hilversum worden de ingekomen stukken chronologisch ingeschreven in een indicateur. Volgens Noordenbos wordt de registratuur steeds meer gebruikt als een inlichtingenbureau betreffende de laatste stand van zaken. Om een zaaksgewijs overzicht te krijgen werkt de indicateur omslachtig. Noordenbos stelt 28

SAGV, GBH 1851-1939, inv.nr. 4330. Brief J. Kardux aan de afdelingen, 2-1-2918. De Haart, Voorlopige inventaris, 6; SAGV, GBH 1851-1939, inv.nr. 5168. Notulen gemeenteraad 30-1-1917. 30 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 17, Bouwstoffen interview. 31 Hier laat Noordenbos’ geheugen hem even in de steek. Op 2 januari was Kardux’ voorganger Mulder Wzn. nog in functie. 32 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 17, Bouwstoffen interview. 33 Het gaat vermoedelijk om: J.A.J. Vermaat, Registratuurstelsel: practische methode voor het ordenen, klassificeeren en indiceeren van departements-, provinciale- en gemeentearchieven en van die van groote administratiën (Delft 1915). NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 17, Bouwstoffen interview. 34 SAGB, GBH 1851-1939, inv.nr. 4325. Brief J. Mulder Wzn aan de gemeentesecretaris van Amersfoort, 23-11917; Brief B. Kammeraad aan J.A. Zaalberg 10-2-1917; Brief J. Zaalberg aan B. Kammeraad, 15-2-1917; Brief P. Elias aan B. Kammeraad, 15-2-1917; NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 17, Bouwstoffen interview. 35 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 17, Bouwstoffen interview; Nationaal Archief, Den Haag, Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), nummer toegang 2.19.185, inventarisnummer 8088, J.J. Bouwman, Bouwstoffen voor een verhaal over de activiteiten van de heer J.A. Zaalberg inzake de ontwikkeling van de registratuur enz., p. 93. 36 SAGV, GBH 1851-1939, inv.nr. 4330, Rapport Zaalberg 21-2-1918. 29

11

voor om de gegevens uit de indicateur over te schrijven op kaartjes. Op de kaartjes wordt tevens het decimale nummer aangebracht. De kaartjes worden onderwerpsgewijs opgeborgen. Na afdoening van de zaak (dus niet: het stuk) worden de kaartjes verwijderd. Hij heeft voor zichzelf geëxperimenteerd met dit systeem en wil het nu als proef voor een jaar invoeren. Kardux gaat akkoord.37 Daarmee ontwikkelt Noordenbos een soort fichedoorschrijfsysteem; een type systeem waarvan hij een groot voorstander is, zoals in zijn handboek later zal blijken. Ten tweede komt het vaak voor dat dossiers worden doorgeleend aan andere afdelingen zonder dat de registratuur dat weet. Noordenbos wil hiervoor een controlesysteem invoeren waarbij ambtenaren die dossiers doorlenen aan andere afdelingen een strookje invullen en opsturen naar de registratuur. Deze strookjes zitten op een geperforeerd vel voorin het dossier. Het onderste strookje is gestempeld, zodat gecontroleerd kan worden of ambtenaren zich hieraan houden. Ook dit wordt ingevoerd.38 Deze twee voorbeelden van procesverbetering laten zien dat Noordenbos oog heeft voor de praktische problemen van de registratuur en denkt in praktische oplossingen. Dit kenmerkt zijn handboeken later. Ook blijkt dat Noordenbos in staat is om draagvlak te vinden voor zijn ideeën en invloed weet uit te oefenen. Deze vaardigheid komt hem later goed van pas. In deze jaren gaat Noordenbos voor het eerst publiceren. Hij ontwikkelt al in 1917 een decimale classificatie voor de ordening van stukken met betrekking tot de oorlogsdistributie. Noordenbos en Kardux zijn van mening dat de classificatie urgent is. Noordenbos heeft jhr. P. Elias hierover al eerder om advies gevraagd. Elias is echter van mening dat aan de archivering van deze stukken geen aandacht te worden besteed, omdat de dossiers slechts tijdelijk bewaard hoeven te worden. Noordenbos vindt dat deze stukken slecht passen in de classificatie van Zaalberg en ontwerpt een eigen classificatie die hij in oktober 1917 in het Weekblad voor den Nederlandsche bond van gemeente-ambtenaren publiceert. Dit leidt tot een conflict met Zaalberg. Tijdens het bezoek van Zaalberg ontstaat er een debat over deze stukken en de classificatie van Noordenbos. Hoewel Zaalberg van mening is dat deze stukken geborgen moeten worden, is hij niet gecharmeerd van de classificatie van Noordenbos. Hij vat de publicatie op als kritiek op zijn classificatie en vindt de classificatie van Noordenbos niet flexibel genoeg.39 Rond 1919 houdt Noordenbos een lezing over registratuur, waarin hij een warm pleidooi houdt voor het decimale systeem en het aanleggen van een onderwerpsgewijze inschrijving van stukken naast een chronologische.40 Noordenbos bouwt niet alleen bekendheid op door een publicatie en een lezing, maar ook door zijn inspanningen om tot meer samenwerking tussen registratuurambtenaren te komen. Johan Joor stelt dat de oprichting van de Studieclub voor gemeentelijke documentatie (SGD, voorloper van de SOD) in nauwe samenwerking is gebeurd met Noordenbos.41 Vlug en Noordenbos kennen elkaar nog van hun tijd in Hilversum waar Vlug van 1919 tot en met 1935 in dienst is geweest.42 Dat Noordenbos de SGD een warm hart toedraagt is niet verwonderlijk: hij is zelf ruim een decennium daarvoor ook zeer nauw betrokken geweest bij een poging eenzelfde club op te richten. Het idee voor een studieclub is aan het einde van de Eerste Wereldoorlog ontstaan. A. Boogerman, registrator te Amersfoort heeft in 1917 over dit idee gesproken en gecorrespondeerd met in ieder geval P. Elias, Zaalberg en Noordenbos. Elias en Noordenbos voelen hier ook voor. Zaalberg is pertinent tegen. Noordenbos brengt het idee ook ter sprake tijdens het bezoek van Zaalberg aan de Hilversumse secretarie in februari 1918. Ook in dat gesprek verklaart Zaalberg zich hiervan tegenstander. Noordenbos en Boogerman blijven over het idee corresponderen. Noordenbos 37

SAGV, GBH 1851-1939, inv.nr. 4330. Notitie aan de gemeentesecretaris, 15-11-1920; NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 17, Notitie aan de gemeentesecretaris, 15-11-1920. 38 SAGV, GBH 1851-1939, inv.nr. 4330. Notitie aan de gemeentesecretaris, 15-11-1920; Nota voor de afdelingen, 22-2-1921. 39 SAGV, GBH 1851-1939, inv.nr. 4330. Rapport Zaalberg 21-2-1918; NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 17; Joor, ‘Niet de instructie’, 38. 40 NL-HaNa, Registratuurbureau, inv.nr. 17, Het stuk draagt geen titel en is later gedateerd als ± 1919. 41 Joor, ‘Niet de instructie’, 54. 42 De Haart, Voorlopige inventaris, 10.

12

schrijft in april 1918 aan Boogerman dat ze moeten proberen om Zaalberg bij het idee te betrekken, maar wanneer de heer Zaalberg blijft weigeren mee te werken, ze het idee zelf verder zullen uitwerken.43 Eind juni 1918 schrijven Noordenbos en Boogerman aan Zaalberg een brief waarin ze voorstellen om onder de vlag van de Vereniging het Nederlandsche Registratuurbureau tot uitwisseling van gedachten onder registratuurambtenaren te komen om de praktische problemen waarmee registratuurambtenaren kampen het hoofd te bieden. Zij stellen voor om dit te doen in de vorm van het publiceren van een blad en het organiseren van bijeenkomsten. Zaalberg reageert zeer negatief op het initiatief. Het bureau heeft ab-so-luut geen tijd om een uitgave te verzorgen: het werk groeit haar nu al boven het hoofd. Samenkomsten van registratuurambtenaren ziet hij evenmin zitten: een uitwisseling van gedachten is alleen zinvol wanneer de deelnemers studie hebben gemaakt van registratuur en archief. Daaraan ontbreekt het juist bij de meeste praktijkmensen. Bovendien leidt debat tot afwijkingen van de code décimal die wellicht algemeen gedragen worden, maar desalniettemin principieel onjuist zijn. Het Bureau is er niet om hierover in debat te gaan. Wel is hij bereid om de herziening van het gele boekje te laten uitvoeren door een commissie van bijvoorbeeld vijf personen waarin dan ook registratuurambtenaren zitting hebben. Tegelijkertijd nodigt Zaalberg beide heren uit om naar Buitenpost te komen om notie te nemen van zijn bibliotheek en om medewerkers van het Bureau te worden.44 De brief schiet bij Boogerman, getuige zijn aantekeningen in de marges, in het verkeerde keelgat. Hoe de brief bij Noordenbos precies is gevallen is onbekend. In ieder geval heeft Noordenbos on speaking terms weten te blijven met Zaalberg. Noordenbos en Boogerman antwoorden Zaalberg dat zij absoluut de code niet ter discussie willen stellen, enkel praktische problemen. Zij menen wel dat hun praktijkervaring hen recht van spreken geeft. Zij wijzen Zaalberg op een inconsistentie: in zijn gele boekje stelt hij dat registratuur géén wetenschap is. Verder nemen zij Zaalberg’s uitnodiging om te praten over een dienstverband bij het Bureau aan en stellen voor om daarover te praten op de Bondsdagen van gemeente-ambtenaren. Zaalberg’s antwoord is verzoenend van toon, maar hij houdt aan zijn standpunt vast. De bijeenkomst op de Bondsdagen gaat niet door. Het voorstel om in dienst te treden bij het Bureau lijkt van de baan. Hij zal hun brieven ter tafel brengen in de bestuursvergadering van de VNR. Op die vergadering wordt besloten om een commissie in te stellen. Zaalberg verzoekt Boogerman om in die commissie plaats te nemen. Boogerman is daartoe bereid. Hij benadert medio september Noordenbos om te overleggen over andere geschikte kandidaten. Boogerman benadert Huurman (registrator te Zeist) en Noordenbos J. Boon (opvolger van Zaalberg in Zaandam). Beiden verklaren zich bereid om mee te werken. Boogerman wijst Noordenbos er op dat hun initiatief zo een onbedoelde richting wordt opgestuurd.45 Noordenbos moet zich dit ook hebben gerealiseerd. Samen doen Noordenbos en Boogerman een oproep. Op deze oproep ontvangen ze negen adhesiebetuigingen: dat valt wat tegen. Naar aanleiding van de oproep heeft Zaalberg Hilversum bezocht. Noordenbos heeft tijdens dit bezoek, samen met gemeentesecretaris Kardux, Zaalberg ervan kunnen overtuigen dat zij dit initiatief het liefste samen met hem willen ontplooien, niet de code an sich ter discussie willen stellen, maar praktische problemen willen oplossen. Zaalberg lijkt om slaan als een blad aan een boom, mits de club onder zijn leiding staat. Het is kenmerkend voor zijn impulsiviteit en enthousiasme dat hij

43

NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 4, Brief N. Noordenbos aan A. Boogerman, 14-4-1918; Brief N. Noordenbos en A. Boogerman aan J.A. Zaalberg, 28-6-1918. 44 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 4, Brief N. Noordenbos en A. Boogerman aan J.A. Zaalberg, 28-6-1918; Brief J.A. Zaalberg aan N. Noordenbos en A. Boogerman, 18-7-1918. 45 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 4, Brief P. Noordenbos en A. Boogerman aan J.A. Zaalberg, 24-8-1918; Brief J.A. Zaalberg aan N. Noordenbos en A. Boogerman, 30-8-1918; Briefkaart A. Boogerman aan P. Noordenbos, 12-9-1918; Briefkaart A. Boogerman aan P. Noordenbos, 16-9-1918; Brief J. Boon aan P. Noordenbos, 17-9-1918.

13

daarna haast wil maken met de uitwerking en is bovendien bereid een theoretische cursus te geven.46 Vanaf september 1917 hebben Zaalberg en Noordenbos intensief gecorrespondeerd. Er moet nu een keuze worden gemaakt: wordt de club beperkt tot registratuurambtenaren die werken met de methode-Zaalberg of zoeken ze aansluiting bij de Nederlandse Bond voor Gemeente-ambtenaren die ook interesse heeft in administratieve zaken? Men kiest voor de eerste optie en stuurt naar alle administraties die aangesloten zijn bij de VNR een uitnodiging voor de eerste bijeenkomst. Deze vindt plaats op 21 december 1918 in de Registratuurkamer van Amersfoort. Van deze vergadering is geen verslag gemaakt. Wel is bekend wie er aanwezig waren, omdat er nadien een adres is gepubliceerd in het Weekblad voor de den Nederlandsche Bond van Gemeente-ambtenaren waarbij alle aanwezigen genoemd zijn. Dit veroorzaakt nog een kleine rel, omdat Zaalberg het adres niet vooraf heeft voorgelegd aan de aanwezigen. In mei 1919 wordt een tweede bijeenkomst georganiseerd in Zwolle. Noordenbos is bij deze bijeenkomst niet aanwezig. Zaalberg weet Noordenbos te melden dat er twee zaken besloten zijn. Ten eerste dat men een courant gaat uitgeven. Zaalberg heeft, ervan uitgaande dat hij daar geen bezwaar tegen heeft, Noordenbos voorgedragen voor de commissie van het blad. Ten tweede is besloten om voor het examen – er wordt een grote behoefte gevoeld aan een opleiding – contact te zoeken met de VNG.47 Hoe het de studieclub hierna verder vergaan is, is niet duidelijk. Het lijkt erop dat het initiatief hierna gestokt is. Vermoedelijk is Zaalberg te druk met zijn onderhandelingen met de VNG en het tevreden houden van de klanten van de VNR. Noordenbos is de eerste jaren het Registratuurbureau te druk geweest met het bezoeken van alle administraties, het herschrijven van de code en het voeren van propaganda. Deze eerste poging om tot een studieclub te komen is om verschillende redenen erg interessant en verdient diepgaander onderzoek. Ten eerste, omdat deze eerste poging in verschillende opzichten een voorafspiegeling is van de SGD in de jaren dertig. Een aantal personen die in de jaren dertig actief betrokken zijn bij de SGD, hebben in 1917-1919 ook een rol gespeeld. Daarbij denk ik in eerste instantie aan Noordenbos, Boon en Boogerman. Maar ook Viegen, Huurman en Snoeck waren in 1918/1919 bij een van de twee bijeenkomsten aanwezig. Beide initiatieven worden gekenmerkt door een sterke gerichtheid op de praktijk. Ook de opzet van de bijeenkomsten vertoont overeenkomsten. Men komt bijeen op verschillende administraties en wil discussie combineren met een leerzame verhandeling. Het is jammer dat Johan Joor in zijn jubileumboek over de SOD aan deze prelude geen aandacht heeft besteed, omdat de opzet en het succes van de SGD hierdoor in perspectief komt te staan. Ten tweede werpt dit een licht op de verhouding tussen Noordenbos en Zaalberg. Ten derde laat het zien dat Noordenbos zich in Hilversum snel ontwikkelt.

2.3. Registratuurbureau (1922-1956) Het Registratuurbureau wordt opgericht in 1922 en is de voortzetting van Vereeniging het Nederlandsch Registratuurbureau. Dit is het bedrijf van Zaalberg dat hij in 1908 heeft opgericht met als doel: “het inrichten van registraturen van rijks-, provinciale- en gemeente-administratiën en van groote industrieele ondernemingen.”48 De VNR probeert dat te bereiken door het verstrekken van adviezen, door zelf registraturen in te richten en te verbeteren of daar toezicht op te houden, door geschriften uit te geven en samen te werken met buitenlandse instellingen.

46

NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 4, Brief P. Noordenbos aan A. Boogerman, 13-11-1918. NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 4, Brief J.A. Zaalberg aan Noordenbos, 4-11-1918 (2 x); Brief J.A. Zaalberg aan P. Noordenbos, 8-11-1918; Brief P. Noordenbos aan J.A. Zaalberg, 9-11-1918; Brief J.A. Zaalberg aan P. Noordenbos 12-11-1918; Brief J.A. Zaalberg aan P. Noordenbos, 24-11-1918; Brief J.A. Zaalberg aan P. Noordenbos, 3-12-1918; Brief J.A. Zaalberg aan P. Noordenbos, 7-12-1918; Uitnodiging registratuurambtenaren; Brief J.C.S. Kessing aan J.A. Zaalberg, 21-2-1919; Brief J.C.S. Kessing aan P. Noordenbos, 3-3-1919; Brief J.A. Zaalberg aan J.C.S. Kessing 3-3-1919; Brief P. Noordenbos aan J.C.S. Kessing, 43-1919; Brief J.A. Zaalberg, 16-4-1919; Brief J.A. Zaalberg aan P. Noordenbos, 20-5-1919. 48 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 5. 47

14

Aanvankelijk combineert Zaalberg de VNR met zijn functie als gemeentesecretaris in Zaandam, maar in 1912 neemt hij ontslag en is hij voor zijn inkomen afhankelijk van het bedrijf. Hij krijgt wel een toelage van de gemeente Zaandam. Hoewel hij zijn systeem aan ruim vijftig gemeenten weet te verkopen gaat het hem financieel niet voor de wind. Daarvoor zijn verschillende redenen aan te voeren. Als eenmansbedrijf beschikt hij niet over voldoende financiële armslag voor de benodigde investeringen. Enige mate van idealisme is hem niet vreemd, wat de zaken niet ten goede komt. Na 1914 stokt het aantal aanmeldingen wegens het uitbreken van de Eerste Wereldoorlog. Bovendien krijgt hij ruzie met zijn zakenpartner Pieter Elias. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten is echter geïnteresseerd in het systeem voor haar leden. In 1919 beginnen onderhandelingen tussen de VNG en Zaalberg. Eind 1921 komen ze tot een overeenkomst waarbij de VNG de VNR overneemt en tot een bureau binnen de vereniging maakt.49 Noordenbos en Zaalberg komen voor het eerst met elkaar in contact in 1917. Mijn indruk is dat het altijd een zakelijk contact is geweest. Noordenbos heeft enerzijds veel respect voor Zaalberg en de rol die hij heeft gespeeld bij het introduceren van het decimale registratuurstelsel bij de Nederlandse overheid. Anderzijds vindt hij Zaalberg te theoretisch. Begin jaren zestig memoreert hij hoe Zaalberg bij zijn bezoeken aan administraties weinig oog heeft voor de praktische problemen, maar liever filosofeert over de theorie aangaande de registratuur. Hij laat doorschemeren dat hij niet positief is over de resultaten die de Vereeniging Het Nederlandsche registratuurbureau heeft gehaald. 50 Zaalberg is Noordenbos te impulsief. Noordenbos beschouwt zichzelf als een nuchtere Fries en kan daarom weinig begrip opbrengen voor de adoratie van Zaalberg voor de beroemde Belgische bibliografen Paul Otlet en Henri La Fontaine. Hij memoreert dat het voorgekomen is dat Zaalberg in Brussel als in trance de woorden van Otlet indronk. Bij de poging om tot oprichting van een studieclub te komen, is Noordenbos in eerste instantie met Zaalberg in aanvaring gekomen.51 Noordenbos is echter nooit gebrouilleerd geraakt met Zaalberg. Hij heeft bemiddeld zodat Zaalberg na overname van de VNR aan de slag kan voor de Bataafsche Petroleummaatschappij (BPM). Toen het daar misliep heeft Noordenbos ervoor gezorgd dat Zaalberg een jaarlijkse toelage kan ontvangen van de VNG en dat hij de documentatie van Nederlandse wetgeving uit de Handelingen en Bijlagen van de Eerste en Tweede Kamer vanaf 1851 kan bewerken. Zaalberg is Noordenbos daar altijd dankbaar voor geweest.52 Het is niet duidelijk hoe Zaalberg over Noordenbos dacht. Het zou interessant zijn om dit nader te onderzoeken. Het Registratuurbureau definieert haar taakstelling als volgt: haar doel is “het brengen van eenheid in de gemeentelijke archiefvorming.” Dat probeert men te bereiken door: 1. Het geven van deskundige voorlichting bij het inrichten van archieven en bij de verdere toepassing van het door een commissie samengesteld uniform registratuurplan; 2. Door het verzorgen van de verdere uitwerking van het registratuurplan (door middel van een commissie); 3. Door regelmatig toezicht te houden op de uniforme toepassing van het registratuurplan 49

B. Mantel, ‘Zaalberg in Zaandam’, in: I. Klamer, D. Schöller, A. van Heijst, Van code tot community (Rijswijk 2008) 15-25, aldaar 22; F.C.J. Ketelaar, ‘Zaalberg en Otlet – een hoofdstuk uit de geschiedenis van BelgischNederlandse innovatie op archiefgebied’, in G. Janssens, G. Maréchal, F. Scheelings (red.) Door de archivistiek gestrikt. Liber amicorum prof. dr. Juul Verhelst (Brussel 2000) 157-164; NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 1, Geschiedenis van de invoering der administratieve documentatie volgens het decimale stelsel in Nederland, door het Nederlandsch Registratuurbureau. 50 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 17, Bouwstoffen interview; 2.19.185, inv.nr. 8088, J.J. Bouwman, Bouwstoffen, p. 93; P. Noordenbos, Gemeentelijke registratuur. Handleiding voor de kennis van de gemeentelijke registratuur en hare toepassing voor de practijk (Alphen aan den Rijn 1926) 8; P. Noordenbos, Gemeentelijke documentatie. Handleiding voor de kennis van de gemeentelijke documentatie en hare toepassing voor de practijk (tweede druk; Alphen aan den Rijn 1933) 59-60. Vanaf de derde druk houdt Noordenbos zijn mening in deze voor zich. 51 NL-HaNa 2.19.185, inv.nr. 8088, J.J. Bouwman, Bouwstoffen, p. 93. 52 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 1, Geschiedenis van de invoering der administratieve documentatie, p. 21. Zaalberg laat zich in zijn memoires verder niet uit over Noordenbos.

15

4. Door het houden van cursussen en lezingen.53 Het Registratuurbureau stelt zich dus een ander doel dan de Vereeniging het Nederlandsch Registratuurbureau. Ten eerste is er de begrijpelijke beperking tot gemeenteadministraties. Ten tweede legt het Registratuurbureau de nadruk op educatie door middel van lezingen en cursussen. Ten slotte legt de VNR een grotere nadruk op internationale samenwerking. Dat laatste hangt samen met de veelvuldige contacten die Zaalberg had met vooraanstaande figuren op het gebied van documentatie zoals Otlet en La Fontaine.54 In de loop der tijd verandert – in ieder geval in de praktijk – de taakstelling van het Registratuurbureau. Enerzijds breidt zij haar taken uit en anderzijds gaat zij andere administraties bedienen dan gemeenten. Het Registratuurbureau bemiddelt via het centraal inkoopbureau van de VNG bij de levering van archiefbenodigdheden (archiefkasten, dossieromslagen fiches et cetera) teneinde een goede prijst te bedingen. Ook gaat men zich bezighouden met adviezen over de organisatie van de secretarie en de inrichting van de lokalen en geeft men zelfs adviezen over sollicitanten. Naast gemeenten gaat het Registratuurbureau administraties van provincies, ministeries, waterschappen en particuliere ondernemingen inrichten en inspecteren.55 Hoewel dit niet in de taakstelling benadrukt wordt, houdt Noordenbos bij wat er in andere landen gebeurt op het gebied van registratuur en documentatie. In dat wat er nu nog rest van de bibliotheek van het Registratuurbureau bevinden zich een aantal buitenlandse publicaties.56 Daarnaast heeft Noordenbos contact onderhouden met het Internationaal Instituut voor Bibliografie, waar Zaalberg ook veelvuldig contact mee had, en hebben volgens hem in de loop der jaren verschillende buitenlandse organisaties contact gezocht met het Registratuurbureau.57 In dit kader is het niet mogelijk geweest om de positie van het Registratuurbureau in het internationale netwerk van bibliografen, documentalisten, archivarissen en registratuurambtenaren te onderzoeken, maar het zou zeker interessant zijn om daar aandacht aan te besteden. P. Schneiders heeft bibliografische ondernemingen tussen 1880 en 1914 beschreven. De onderneming van Zaalberg komt bij hem ook aan de orde. Het archief van het Registratuurbureau biedt ook goede aanknopingspunten.58 Om haar doelstelling te bereiken én om het voortbestaan van het bureau te garanderen is het noodzakelijk dat zoveel mogelijk – liefst alle – gemeenten ertoe bewogen kunnen worden zich 53

NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 5. P. Scheiders, De bibliotheek- en documentatiebeweging 1880-1914. Bibliografische ondernemingen rond 1900 (Amsterdam 1982) 158-164; Ketelaar, ‘Zaalberg en Otlet’. 55 Tien jaren Gemeentelijke registratuur. De werkzaamheid van het Registratuurbureau der Vereeniging van Nederlandsche Gemeenten gedurende tien jaren (z.p.; z.j.) 19-21; H.A.J. van Schie, Inventaris van het archief van het Registratuurbureau (ODRP) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) 1909-1977 (Den Haag 2010) 7; P. Noordenbos, Secretarie-organisatie. Handleiding voor de kennis van de organistie van den administratieven dienst ter secretarie (Eerste druk; Alphen aan den Rijn 1938) Van dit boek zijn vier drukken verschenen in 1946, 1949 en 1952. 56 Het gaat om: Report of ASLIB meeting on indexing and filing of unpublished material, 15 february 1946 (Londen z.j.), P. Zivojin, Quelques problèmes des services d'informations scientifiques et techniques (Belgrado 1954), Nationale decimale classificatietabellen ten gerieve van de gemeentebesturen met alfabetische trefwoordenlijst. Vereniging van Belgische steden en gemeenten, Brussel, A.E. Kimberly, B.W. Scribner, Summary report of national bureau of standards research on preservation of records (Washington 1937). Noordenbos noemt daarnaast werken van de Rus Roussinoff. Datgene wat er resteert van de bibliotheek van het Registratuurbureau bevindt zich nu in een Stolzenberger klasseurkast op de kamer van de directeur van het bedrijf VHIC, de heer A. van Heijst die het in 1986 in drie bananendozen aantrof op de stoep van de VNG, klaar om weg te gooien. De heer van Heijst was zo vriendelijk om mij inzage te geven in deze bibliotheek. A. van Heijst, D. Schöller, I. Klamer, Van code tot community (Rijswijk 2008) 5. Het is absoluut onmogelijk te zeggen in hoeverre datgene wat nu resteert representatief is voor de bibliotheek. De financiën van het Registratuurbureau hebben evenmin licht kunnen werpen op de samenstelling van de bibliotheek. 57 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 17, Bouwstoffen interview; Ketelaar, ‘Zaalberg en Otlet’, 157164. 58 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 30, 51, 64, 120; Schneiders, De bibliotheek- en documentatiebeweging. 54

16

aan te sluiten bij het Registratuurbureau. Zowel op het gebied van promotie als financiën is de steun van de VNG onontbeerlijk. Een uitgebreide analyse van de financiële positie van het Registratuurbureau levert interessante inzichten op ten aanzien van het functioneren van het bureau en de verspreiding van de methode-Zaalberg. In het kader van dit onderzoek zal volstaan moeten worden met enkele algemene waarnemingen. De financiële positie van het registratuurbureau is een afspiegeling van de ontwikkeling van het bureau in het algemeen. In de eerste jaren (1922-1925) is er dan ook geen sprake van een batig saldo. De VNG moet het negatieve saldo aanzuiveren. De Vereniging treedt daarbij niet op als een suikeroom die onbeperkt geld bijstort. In principe moeten alle bureaus van de VNG zichzelf bedruipen. Op de begrotingen van het Registratuurbureau wordt dan ook opgemerkt dat de tekorten voorlopig door de VNG gedragen worden. Het Registratuurbureau moet de voorschotten aflossen wanneer zij winst maakt. Dat gebeurt voor het eerst in 1926. Noordenbos kan een winst van fl. 608,85 noteren die gebruikt wordt om een (klein) deel van de schuld af te lossen. In 1927, 1928 en 1930 duikt het bureau weer in de rode cijfers en loopt de schuld bij de VNG weer op. Vanaf 1932 blijft het Registratuurbureau zwarte cijfers schrijven, heeft zij de schuld bij de VNG volledig afgelost en bouwt zij reserves op.59 Hoewel de financiële steun van de VNG tijdelijk is, is zij van groot belang geweest voor de verspreiding van de methode-Zaalberg. Noordenbos heeft een aantal jaar de kost voor de baat kunnen laten uitgaan waardoor hij de basis voor verspreiding van de methode-Zaalberg heeft kunnen leggen. Het principe dat het Registratuurbureau zichzelf moet bedruipen verklaart tevens waarom Noordenbos een conservatief financieel beleid heeft gevoerd. Het Registratuurbureau is zeer actief geweest als het gaat om het werven van nieuwe gemeentes. Er wordt op verschillende manieren campagne gevoerd. Regelmatig worden er circulaires en infofolders gestuurd naar niet-aangesloten gemeenten. In 1931 wordt het jaarverslag van 1930 rondgestuurd. Daarbij maakt men dankbaar gebruik van het ledenbestand van de VNG. Daarnaast publiceert Noordenbos artikelen en mededelingen, onder andere in het blad van de VNG. In 1932 publiceert het Registratuurbureau het boekje Tien jaren gemeentelijke registratuur (19221932). De werkzaamheid van het registratuurbureau der vereeniging van Nederlandsche gemeenten gedurende tien jaren om het tienjarig jubileum van het Registratuurbureau onder de aandacht te brengen. Ook dit wordt rondgezonden.60 Ook geeft het Registratuurbureau schriftelijke en mondelinge inlichtingen. Daarnaast geeft Noordenbos lezingen en in de jaren 1926 en 1927 geeft hij cursussen op het gebied van registratuur en archiefverzorging. Noordenbos woont teven congressen en tentoonstellingen bij of neemt daaraan deel.61 In 1931 wordt de Studieclub voor gemeentelijke documentatie (SGD) opgericht. Daarbij is Noordenbos nauw betrokken. Johan Joor karakteriseert de relatie tussen de SGD en het Registratuurbureau terecht als ‘dubbelzinnig’. In principe staat de SGD open voor alle registratuurstelsels, maar in de praktijk is de club gericht op het stelsel van de VNG. 62 Het Registratuurbureau en Noordenbos bevinden zich in een spagaat. Persoonlijk moet het initiatief hem na het hart hebben gelegen, gezien zijn inspanningen voor het oprichten van een vergelijkbare club in 1918/1919. Bovendien zijn bij de SGD veel mensen betrokken die dat toen ook waren en met wie hij contact heeft. Daarnaast lijkt hij zich een positie als expert te hebben verworven waardoor men ook niet om hem heen kan. De VNG voert echter een beleid dat gericht is op gemeentelijke autonomie. De VNG wil de schijn vermijden dat ze haar systemen oplegt aan haar leden. Dit leidt 59

NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 6, financieel overzicht 1922-1940; inv.nr. 168, exploitatierekening Registratuurbureau 1922-1932. 60 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr 5; Tien jaren Gemeentelijke registratuur, 12-13; E. de Graaf, “Archief = omslagen”. Scriptieonderzoek naar de registratuurgeschiedenis van de gemeenten Aagtekerk, Arnemuiden, Biggekerke, Domburg, Grijpskerke, Koudekerke, Meliskerke, Middelburg, Nieuw- en Sint-Joosland, Oost- en West-Souburg, Oostkapelle, Ritthem, Serooskerke, Sint Laurens, Veere, Vlissingen, Vrouwenpolder, Westkapelle en Zoutelande tussen 1900 en 1966 (z.p. 2010) 67-70. 61 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr 5; De Graaf, “Archief = omslagen”, 68. 62 Joor, Niet de instructie, 54.

17

ertoe dat hij enerzijds formeel afstand neemt – en moet nemen – van de SGD, maar dat hij anderzijds meerdere malen lezingen geeft op bijeenkomsten en dat het Registratuur financieel betrokken is bij de SGD door de kosten van het clubblad op zich te nemen en zelfs een directe jaarlijkse bijdrage. Die bijdrage wordt in de begrotingen zelfs opgevoerd onder het hoofdstuk ‘Propaganda’, hoewel we deze term neutraler moeten lezen als promotie.63 In tabel 1 en figuur 1 is de stijging van het aantal aangesloten gemeenten weergegeven. In de eerste vier jaren sorteren de promotie-inspanningen weinig effect. Het aantal aangesloten gemeenten stijgt licht van 52 in 1922 tot 75 eind 1925. Noordenbos zelf memoreert bij zijn pensioen dat er op de eerste circulaire die hij rondstuurde en waarvan hij hoge verwachtingen had nul reacties kwamen.64 Vanaf 1926 begint het aantal aansluitingen toe te nemen tot 69 % in 1941. Eind 1945 is 85 % van de Nederlandse gemeenten aangesloten. De gijzeling van de directeur heeft in dat opzicht weinig invloed gehad. Na de Tweede Wereldoorlog is de race gelopen: het systeem van het Registratuurbureau, de code-VNG, is de standaard geworden. Eind jaren vijftig zijn er nog slechts enkele gemeenten die niet aangesloten zijn. Het feit dat de eerste drie à vier jaar het aantal aansluitingen slechts mondjesmaat toeneemt is niet verwonderlijk. Noordenbos karakteriseert later de toestand die hij in 1922 aantrof als hopeloos.65 Hij heeft zijn handen vol aan het bezoeken van de reeds aangesloten administraties en het oplossen van de problemen die hij daar aantreft. Bovendien heeft hij daarnaast zitting in de commissie die de langverwachte herziening van ‘het Gele Boekje’ moet verzorgen. Noordenbos verbaast zich daarnaast over het niveau van de ambtenaren die zich met het archief bezighouden. Hij beseft dat scholing van groot belang is om de registratuur verder te brengen.66 Vanaf 1926 gaat hij archiefcursussen verzorgen. Het is mijns inziens geen toeval dat de eerste druk van Gemeentelijke registratuur in 1926 verschijnt. 100%

80%

60%

40%

20%

0% 1922

1927

1932

1937

1942

1947

1952

1957

1962

Figuur 1: Percentage aangesloten gemeenten

63

NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 168, begrotingen en rekeningen 1922-1936; 169, begrotingen en rekeningen 1937-1945; Joor, Niet de instructie, 54. Het begrip propaganda heeft als gevolg van de Tweede Wereldoorlog en de Koude Oorlog een veel sterker connotatie gekregen dan zij voor de oorlog had. Voor de Tweede Wereldoorlog kan het opgevat worden als promotie. 64 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 17, Bouwstoffen interview. 65 P. Horsman, ‘Zaalberg in het land’, in: I. Klamer, D. Schöller, A. van Heijst (red.), Van code tot community (Rijswijk 2008) 37-44, aldaar 38. 66 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 17, Bouwstoffen interview.

18

Einde jaar

Aantal gemeenten

Totaal aantal gemeenten

1922 52 1097 1923 57 1093 1924 59 1083 1925 69 1082 1926 75 1081 1927 102 1081 1928 115 1079 1929 169 1079 1930 227 1078 1931 272 1078 1932 312 1077 1933 342 1076 1934 376 1076 1935 401 1070 1936 441 1064 1937 501 1056 1938 573 1056 1939 629 1054 1940 681 1054 1941 728 1053 1946 861 1016 1947 893 1016 1948 912 1016 1949 939 1016 1950 953 1015 1951 968 1014 1952 977 1014 1953 990 1013 1954 997 1009 1955 997 1009 1956 999 1004 1957 1001 1003 1958 997 999 1959 996 998 1960 994 996 1961 993 994 1962 981 982 Tabel 1: Percentage aangesloten gemeenten

Percentage deelnemende gemeenten 5% 5% 5% 6% 7% 9% 11% 16% 21% 25% 29% 32% 35% 37% 41% 47% 54% 60% 65% 69% 85% 88% 90% 92% 94% 96% 96% 98% 99% 99% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Eline de Graaf kwalificeert in haar scriptie de promotiestrategie van het Registratuurbureau als effectief, maar beoordeelt het tevens negatief, vanwege de commerciële overwegingen die er mede aan ten grondslag lagen en vanwege de grote hoeveelheid promotie die er werd gemaakt.67 De 67

De Graaf, “Archief = omslagen”, 70.

19

promotiecampagne van het Registratuurbureau was inderdaad groter en professioneler dan die van welke andere partij ook. Tekenend voor het verschil in aanpak is het feit dat A.J. van der Flier, de man achter het Bloemendaalse stelsel, bereid was om tegen vergoeding van de postzegels advies te geven.68 De kwalificatie van De Graaf is mijns inziens niet volledig terecht. Ten eerste laat zij zich leiden door het vooringenomen standpunt dat commerciële overwegingen per definitie af te keuren zijn. Ten tweede besteedt ze veel aandacht aan een incident, namelijk een brief die het Registratuurbureau deed uitgaan op 6 oktober 1939 waarbij het Registratuurbureau gemeenten verzoekt zich aan te sluiten bij het Registratuurbureau om de correspondentie in verband met de oorlog te kunnen verwerken. De Graaf noemt deze actie terecht ‘niet chic’, maar het is de vraag in hoeverre deze brief exemplarisch is voor de promotie in het algemeen.69 Ten slotte stelt De Graaf dat de districtsregistratoren verantwoordelijk zijn voor de begeleiding van nieuw aangesloten gemeenten bij de implementatie van het stelsel.70 Dat klopt, maar registratoren en districtsregistratoren houden zich niet alleen bezig met nieuwe gemeentes. Bij het aangaan van een overeenkomst is er een jaarlijkse verplichting voor het Registratuurbureau om administraties een of meerdere keren te bezoeken. In de beschrijving van De Graaf kan de indruk ontstaan dat het Registratuurbureau slechts geïnteresseerd is in nieuwe klanten en niet omkijkt naar reeds aangesloten administraties. Als directeur bekleedt Noordenbos veel functies binnen de wereld van archief en registratuur. Hij heeft zitting in de commissie die het “gele boekje” van Zaalberg herziet. Hij is voorzitter van de Archiefcommissie van de VNG. Hij heeft zitting in de commissie voor de inrichting van archiefbewaarplaatsen en is betrokken bij het opstellen van vernietigingslijsten. Ook is hij bestuurslid van het Nederlands instituut voor documentatie en registratuur (NIDER) en is hij betrokken bij initiatieven op het gebied van normalisatie en efficiency, zoals normalisatie van papierformaten.71 Dit onderzoek biedt niet voldoende ruimte om alle functies van Noordenbos te behandelen. Het is echter een aspect dat nader onderzoek verdient, omdat het beter licht werpt op de positie die het Registratuurbureau zich verwerft op het gebied van archief, registratuur en documentatie. Gedurende zijn 35-jarig leiderschap van het Registratuurbureau heeft Noordenbos het bureau weten uit te bouwen van een eenmansfractie tot een afdeling waar ongeveer vijftien mensen werken. Van 1922 tot en met mei 1928 belichaamt Noordenbos het registratuurbureau. Per 1 juni krijgt hij een medewerker: P. Kuiken die aangesteld werd als registrator. In de tien jaren die daarop volgen zijn nog drie registrators aangesteld, te weten P.J.N. Stutterheim (per 1-9-1931), H.C.A. Grootveld (per 1-9-1936) en H.J. Meijer (per 1-3-1939).72 In de jaren dertig is het aantal aangesloten gemeenten fors toegenomen. Noordenbos wil het bureau verder uitbreiden, zonder dat het bureau organisatorisch topzwaar wordt. Zijn idee is om Nederland in te delen in vier districten. De huidige registrators worden dan bevorderd tot disctrictregistrator. Iedere districtregistrator stuurt een of meer registrators aan. De registrators zijn verantwoordelijk voor de kleine gemeenten, terwijl de districtregistrators verantwoordelijk zijn voor de grotere gemeenten en de registrators. Deze opzet heeft een aantal voordelen. Ten eerste kunnen de registrators lager ingeschaald worden, waardoor de kosten beperkt zijn. Ten tweede biedt deze constructie de mogelijkheid jonge talenten aan te nemen waardoor de leeftijdsopbouw van het bureau evenwichtig is en continuïteit bewerkstelligd wordt. Noordenbos realiseert zich echter ook dat hij voor 1940 geen toestemming zal krijgen voor het aantrekken van een vijfde registrator. Daarom stelt hij voor om een administratieve kracht aan te 68

P. Horsman, ’Concurrenten van Zaalberg’, in: I. Klamer, D. Schöller, A. van Heijst (red.) Van code tot community (Rijswijk 2008) 27-35, daar 32. 69 De Graaf, “Archief = omslagen”, 69. 70 Ibidem, 69. 71 Tien jaren Gemeentelijke registratuur, 17-21. 72 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 169, Nadere toelichting op de begroting van 1943; 166, Aanstellingsakte P.J.N.Stutterheim, Aanstellingsakte H.J. Meijer; 165, Aanstellingsakte H.C.A. Grootveld. De heer Meijer is overigens afkomstig van de secretarie van Hilversum.

20

stellen. Deze is goedkoper, maar kan wel de registratoren ontlasten zodat zij zich kunnen concentreren op het bezoeken van gemeenten. Daartoe wordt in maart 1941 mevrouw A.G. van Hemert aangesteld. In het voorjaar van 1942 wordt de eerste registrator aangenomen, de heer W.J.A. van de Laar. 73 Gedurende de ruim twee jaar durende gijzeling heeft P. Kuiken opgetreden als waarnemend directeur. Dat ligt voor de hand, omdat hij binnen het Registratuurbureau in anciënniteit en rang de eerste na Noordenbos was. Tijdens zijn afwezigheid is er een koers gevolgd waarmee Noordenbos zich niet kan verenigen. Na de terugkeer van Noordenbos heeft dit geleid tot een conflict tussen hem en de registrators. Het is hier niet de plaats om in detail het conflict te beschrijven, maar in grote lijnen draait het conflict om drie zaken. Ten eerste het feit dat tijdens zijn gijzeling twee mensen zijn aangenomen: B. Eijken en J.H. van Woerkom, beiden in de positie van districtsregistrator. Noordenbos is in dezen over een aantal zaken verbolgen. Ten eerste dàt Eijken en Van Woerkom zijn aangenomen buiten hem om. Ten tweede dat ze zijn benoemd in de rang van districtsregistrator. Dit doorkruist zijn plannen volledig. Bovendien acht hij deze gang van zaken niet fair tegenover Van de Laar die zo gepasseerd wordt. Ten derde dat hij daarvan niet op de hoogte is gesteld door C. van den Berg (secretaris van de VNG)of Kuiken. Na zijn terugkeer heeft Noordenbos beiden teruggezet in rang tot registrator, maar met behoud van salaris, omdat hij het niet juist vond dat ze in financieel opzicht nadeel zouden ondervinden van de beslissingen van Kuiken. Van de Laar krijgt opslag, zodat hij in financieel opzicht de eerste onder de registratoren is.74 De heer Eijken heeft later het Registratuurbureau verlaten. Van Woerkom is gebleven en heeft het later alsnog geschopt tot districtsregistrator. Ten tweede is er een verschil van visie tussen de registrators enerzijds en Noordenbos anderzijds over een aantal belangrijke zaken. Er bestaan verschillen van mening over hoeveel bezoeken er gebracht dienden te worden aan administraties, zowel bij de inrichting van het archief als daarna, op welke wijze eventuele wantoestanden geagendeerd dienden te worden bij de verantwoordelijken, de werkdruk en daarmee samenhangend het aantal personeelsleden. Volgens Noordenbos verschillen vooral Kuiken en hij daarover van mening.75 Ten slotte ervaart Noordenbos dit alles als een persoonlijke aanval op zijn beleid en zijn manier van leidinggeven. Hijzelf is van mening dat hij in het verleden wel degelijk geluisterd heeft naar de standpunten van zijn medewerkers en daar ook rekening mee gehouden heeft. Men mag echter niet van hem verwachten dat hij standpunten uitdraagt waarmee hij zich niet kan verenigen: “Ik ben toch geen overbrenger van meerderheidsopvattingen in een college van registrators?”76 Noordenbos bespreekt de situatie met de directeur van de VNG, N. Arkema die adviseert het conflict samen op te lossen. Dat gebeurt ook. Noordenbos schrijft in juni een enquête uit waarbij hij de districtsregistrators om hun mening vraagt ten aanzien van het aantal bezoeken, de leest waarop tarieven en abonnementen geschoeid moeten zijn, de wijze van rappellering en de werkdruk.77 De mate waarin de uitkomsten het beleid van het Registratuurbureau hebben beïnvloed is een interessant onderwerp voor nader onderzoek. Het conflict werpt licht op de manier van leidinggeven door Noordenbos. Zijn leiderschapsstijl kenmerkt zich door dominantie en rechtlijnigheid en een bijzondere gevoeligheid wanneer hij zich persoonlijk aangevallen voelt. Daarbij lijkt hij niet altijd een verschil te kunnen maken tussen kritiek op zijn beleid en op zichzelf. Tegelijkertijd weet hij een pragmatisme en een oplossingsgerichtheid op te brengen die ervoor zorgt dat het conflict niet volledig escaleert, getuige de enquête die hij houdt. Toch lijkt dit wel blijvende sporen te hebben nagelaten bij Noordenbos. De verhouding tussen Noordenbos en Kuiken normaliseert in zoverre dat het voor beiden werkbaar is. 73

NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 169, Brief P. Noordenbos aan de directie van VNG, 15-9-1939; Nadere toelichting op de begroting van 1943. 74 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 169, Brief P. Noordenbos aan de directie van de Vereniging Nederlandse Gemeenten, 15-03-1945; inv.nr. 10 Nota Noordenbos april 1945. 75 Ibidem. 76 Ibidem. 77 NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 10. Zowel de circulaire als de antwoorden van de districtsregistrators zijn bewaard.

21

Kuiken blijft als disctrictsregistrator in dienst, zet zijn loopbaan voort en geniet net als de andere personeelsleden periodieke bevorderingen. Echter, mocht hij Kuiken vóór zijn gijzeling mogelijk op het oog hebben gehad als eventuele opvolger, dan is dat door wat is voorgevallen nu uitgesloten. Ook de andere personeelsleden komen niet meer in aanmerking. Noordenbos denkt echter wel na over zijn opvolging, maar kijkt nu buiten het Registratuurbureau. Hij neemt daarvoor de heer Hooghoudt aan in de rang van adjunct-directeur. De opzet is dat Hooghoudt in die functie ervaring kan opdoen en te zijner tijd Noordenbos kan opvolgen. Dit is echter geen succes. Hooghoudt komt in conflict met mevrouw van Hemert en Noordenbos zelf. In 1953 schrijft Noordenbos een vernietigend stuk over het functioneren van Hooghoudt die uiteindelijk vertrekt.78 Vermoedelijk is daarna Ph. Ruygh in beeld gekomen die Noordenbos in 1957 heeft opgevolgd.

78

NL-HaNa, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. 165.

22

3. De opvattingen van P. Noordenbos over registratuur en archivering In dit hoofdstuk wordt op de volgende vragen ingegaan: Wat zijn de opvattingen van P. Noordenbos over registratuur en archivering en hoe evolueren deze opvattingen? En hoe zijn deze opvattingen archiefwetenschappelijk te duiden? Daartoe wordt eerst een theoretisch kader uiteengezet en vervolgens worden de eerste zeven drukken van zijn handboek Gemeentelijke registratuur, later Overheidsdocumentatie, geanalyseerd.

3.1. Theoretisch kader Om verschillende aspecten van Noordenbos’ opvattingen archiefwetenschappelijk te duiden, worden ze op drie verschillende manieren tegen het licht gehouden. Ze worden geplaatst binnen het model dat P. Horsman van het archiveringssysteem schetst. Horsman heeft een model ontwikkeld waarmee hij de werking van het Dordtse archiveringssysteem gedurende ruim zeven eeuwen heeft proberen te analyseren. Dat maakt zijn model generiek waardoor het geschikt is voor dit onderzoek. De ontwikkelingen in de omgeving waarin registratuur en archief functioneren hebben in de ruim tachtig jaar die verstreken zijn sinds de eerste druk van Gemeentelijke registratuur niet stilgestaan, verre van dat. Horsman stipt in zijn proefschrift een korte vergelijking tussen de NEN-ISO 15489-1 (2001) en de handelingen die Noordenbos onderscheidt aan.79 Beide zaken maken het interessant om de nu geldende norm te vergelijken met Noordenbos’ opvattingen. Eén blik op de inhoudsopgave van Noordenbos’ handboek Gemeentelijke registratuur annex Overheidsdocumentatie leert dat hij beïnvloed is door het idee dat archieven een levenscyclus kennen. Daarom zullen zijn opvattingen ook geplaatst worden in het model dat Th. Schellenberg daarvan heeft gegeven. 3.1.1 Het archiveringssysteem volgens Horsman

Horsman hanteert een ruime, integrale definitie van een archiveringssysteem waarbij de nadruk ligt op het dynamische karakter van het systeem: een archiveringssysteem is altijd in beweging. “Een archiveringssysteem is het geheel van documenten, metadata, processen, procedures, kennis, regels, middelen en mensen waarmee een persoon of organisatie zich voorziet van betrouwbare en duurzame informatie ten behoeve van bedrijfsvoering, herinnering en verantwoording.”80 Deze definitie omvat zowel het doel van het archiveringssysteem, de interne werking van het systeem en de context waarin het systeem functioneert. Het archiveringssysteem en zijn omgeving

Vóór Horsman het archiveringssysteem beschrijft, plaatst hij het in zijn omgeving. De omgeving van het archiveringssysteem is de organisatie. Hij baseert zijn organisatiemodel op dat van Blumenthal (zie figuur 2).81 Horsman onderscheidt binnen de organisatie drie deelsystemen: het besturingssysteem, het primaire transformatiesysteem en het archiveringssysteem. Het primaire transformatiesysteem vormt het bestaansrecht van de organisatie. Het zijn de bedrijfsprocessen die producten en diensten leveren. Het besturingssysteem stuurt de bedrijfsprocessen en het archiveringssysteem. Horsman onderscheidt drie beslissingsniveaus: beleid (strategisch niveau), bestuur (tactisch niveau) en beheer (operationeel niveau). Het besturingssysteem wordt beïnvloed door de omgeving van de organisatie en probeert tevens zelf invloed uit te oefenen op deze 79

P.J. Horsman, Abuysen ende desordiën. Archiefvorming en archivering in Dordrecht, 1200-1920 (’sGravenhage 2011), 234. 80 Horsman, Abuysen ende desordiën, 227. 81 S.C. Blumenthal, Informatiesystemen voor ondernemingen (Alphen aan den Rijn/Brussel 1974).

23

omgeving. Het archiveringssysteem neemt informatie op uit de bedrijfsprocessen, de omgeving en het besturingssysteem. Het voorziet het besturingssysteem van betrouwbare informatie op basis waarvan het besturingssystemen de bedrijfsprocessen, de omgeving en het archiveringssysteem kan aansturen. 82

Figuur 2: Het archiveringssysteem en zijn omgeving. Het aangepaste model van Blumenthal blijft erg schematisch. Horsman heeft daarom in aanvulling hierop een model ontwikkeld waarin hij de relatie tussen de organisatie, het handelen van de organisatie en het archiveringssysteem verder uitwerkt: het vierdomeinenmodel (zie figuur 3). Links is het besturingssysteem weergegeven. Rechts staat het primaire transformatiesysteem (handelen) en het archiveringssysteem. De pijlen geven de verbondenheid van de informatie met het handelen weer. Een organisatie verricht handelingen. Deze handelingen leveren informatie op. Een deel van deze informatie wordt vastgelegd in documenten. Horsman noemt dit documenteren en beschouwt dit als een afzonderlijk te analyseren activiteit. In het vierdomeinenmodel gebruikt hij de term archivalisering 1. Voorafgaand aan de vastlegging vindt er een waarderingsproces plaats: er wordt bepaald of de informatie waardevol genoeg is om vast te leggen in een document – of niet. Het documenteren wordt een administratieve uitwerking van dit waarderingsmoment. Vervolgens wordt de beslissing genomen om de documenten voor langere tijd te bewaren – of niet. F.C.J. Ketelaar heeft deze beslissing in zijn Amsterdamse inaugurele rede archivalisering genoemd.83 Horsman noemt dit in zijn model archivalisering 2. Archivalisering is een vorm van waardering. Archivering is de administratieve handeling die daarop volgt. Slechts een klein deel van de informatie in een organisatie wordt vastgelegd en bewaard. Het leeuwendeel blijft informeel. De informele 82

Horsman, Abuysen ende desordiën, 227-230. F.C.J. Ketelaar, ‘Archivalisering en archivering’ in: H. Waalwijk, J. Weterings (red.) Spreken is goud. Oraties en colleges van hoogleraren en…de archivistiek (’s-Gravenhage 2009) 164-181, aldaar 169-170. Ketelaar doelt vooral op de sociaal-culturele motieven en overwegingen om iets in aanmerking te laten komen voor archivering. 83

24

informatie is niet expliciet vastgelegd in het model, maar is verbonden met de momenten waarop beslist wordt informatie wel of niet vast te leggen. Het archiveringssysteem levert diensten aan het bedrijfsproces door documenten op te nemen en beschikbaar te stellen waarmee het proces administratief ondersteund wordt.84

Figuur 3: Het vierdomeinenmodel. De interne structuur van het archiveringssysteem

Nadat hij het archiveringssysteem in zijn context heeft geplaatst, ontleedt Horsman de interne structuur. Daarbij onderscheidt hij componenten en processen. Op basis van onder andere de NENISO 15489-1 (2001) en de twaalfde druk van het handboek Overheidsdocumentatie komt hij tot acht processen: - Opnemen: het onder controle van het archiveringssysteem brengen van een document. - Bewaren: alle handelingen die verband houden met de berging van de bestanddelen en de voortdurende zorg voor de inhoud. Hieronder vallen ook keuzes met betrekking tot materiaal, bewaarplaats, beveiliging tegen ontvreemding, restauratie, verblijfplaatsregistratie en overzetting op een andere drager. - Ordenen: het aanbrengen en onderhouden van een herkenbare, begrijpelijke structuur, een ordening. Dit draagt bij aan de toegankelijkheid en bruikbaarheid van de documenten in het archiveringssysteem. - Beschrijven: het toekennen van metadata ten behoeve van het terugvinden van documenten. - Beschikbaarstellen: documenten worden bewaard om weer geraadpleegd te worden. Het proces beschikbaarstellen is verantwoordelijk voor een gecontroleerde wijze van beschikbaarstellen zodat geen onbevoegden toegang krijgen tot informatie die niet voor hen bestemd is.

84

Horsman, Abuysen ende desordiën, 230-233.

25

- Waarderen en selecteren: waarderen is het bepalen welke redenen er zijn om archiefdocumenten langer te bewaren of ze op korte of langere termijn uit het archiveringssysteem te verwijderen. Selectie is de administratieve verwerking van waardering.85 - Verwijderen: het verwijderen van documenten uit het archiveringssysteem. De voornaamste motieven voor verwijdering zijn besparing van ruimte en daarmee geld en het vergroten van de beheersbaarheid en de overzichtelijkheid van het archief. Documenten kunnen op twee manieren verwijderd worden uit een archiveringssysteem. Ten eerste kunnen documenten vernietigd worden. Vernietigen is het onherroepelijk stoffelijk teniet doen van een document zodat het niet meer kan worden gereconstrueerd. Ten tweede kunnen documenten overgedragen worden aan een ander archiveringssysteem. Dit gebeurt wanneer documenten worden overgedragen aan een archiefbewaarplaats. - Management: het inrichten en besturen van het archiveringssysteem. In de literatuur wordt ook wel gesproken van records management.86 Naast deze processen onderscheidt Horsman ook acht componenten: - Kennis: kennis is noodzakelijk om het archiveringssysteem goed te laten functioneren. Een archiveringssysteem heeft behoefte aan archivistische kennis, maar ook kennis van de omgeving van het archiveringssysteem, zoals juridische kennis, kennis van administratieve procedures, de organisatiecultuur, verwachte ontwikkelingen enzovoorts. Voor een goed management van het archiveringssysteem is het noodzakelijk om de benodigde kennis vast te leggen. Dit kan gebeuren in handboeken, voorschriften, reglementen, wetgeving, handleidingen en richtlijnen. Veel kennis is echter vastgelegd in de hoofden van mensen. - Methoden: een methode is een vaste, weldoordachte manier van handelen om iets te bereiken. Methoden hebben vaak een wetenschappelijke basis en overstijgen de specifieke situatie van een bepaalde organisatie. - Procedures: procedures beschrijven stap voor stap wat het systeem moet doen en hoe het zijn activiteiten moet uitvoeren. Procedures zijn de praktische uitwerking van kennis en methoden. Ze kunnen vastgelegd zijn in documenten, maar veelal zitten ze (ook) in de gewoontes van mensen. - Metadata: letterlijk: gegevens over gegevens. In enge zin zijn metadata het resultaat van de processen van ordenen en beschrijven. In ruime zin omvatten zij alle kennis en regelgeving van het archiveringssysteem. - Middelen: middelen zijn de dingen die het werk doen of waarmee het werk gedaan wordt, náást mensen: computers, software, stencilmachine, omslagen, dozen, fiches enzovoorts. - Mensen: zonder mensen functioneert geen enkel archiveringssysteem. Mensen maken de documenten die onderdeel uitmaken van het systeem, ze beheren het systeem en zijn de locus van veel kennis zonder welke het systeem niet zou kunnen functioneren.87 Aan twee componenten besteedt Horsman speciale aandacht, omdat deze componenten de kern van het archiveringssysteem vormen: documenten en het archief. Bij zijn uiteenzetting wat documenten zijn, gebruikt Horsman verschillende termen die hij als synoniem lijkt te beschouwen: “Inhoud, dat zijn de documenten, de records, archiefdocumenten in het Nederlands.”88 Volgens Horsman heeft een document drie kenmerken: het bevat inhoud, het heeft een structuur en een context. De context wordt gevormd door de werkprocessen waarin het document ontstaat. De context bepaalt de inhoud van het document en wordt vastgelegd in de structuur. Het op duurzame wijze waarborgen van de context, structuur en inhoud en de relatie hiertussen is het doel van het archiveringssysteem. Deze waarborging bepaalt of een document integer, authentiek, betrouwbaar en raadpleegbaar is en 85 85

Zie ook: H. Waalwijk, “Een bouwsteen voor de toren van Babel. Over definities voor waardering, selectie en verwijdering”, in: P. Brood (e.a. red.) Waardering, selectie en acquisitie van archieven (’s-Gravenhage 2005) 5667, met name 57-58 en 66-67. 86 Horsman, Abuysen ende desordiën, 233-2236 87 Ibidem 237-238. 88 Ibidem, 238.

26

daarmee een archiefdocument of record. Het archief is in Horsman’s woorden: “het geheel van documenten, dat deel uitmaakt van het archiveringssysteem … het samenhangend geheel van documenten dat op een moment X tot een bepaald archiveringssysteem behoort.”89 Op basis van deze componenten en processen komt Horsman tot het volgende model van een archiveringssysteem.

Figuur 4: Het archiveringssysteem volgens Horsman. Het model van Horsman is generiek van karakter en benadrukt de dynamiek van het systeem. Er zijn echter een paar punten waarop ik het model aangepast heb voor mijn onderzoek. Horsman deelt zijn betoog in tweeën door eerst de relatie tussen het archiveringssysteem en zijn omgeving te beschrijven en vervolgens het archiveringssysteem op zich. Daardoor is er in het model van het archiveringssysteem weinig aandacht voor de processen en documenten voorafgaand aan opname in het systeem. De relatie tussen de documenten in het archiveringssysteem en de werkprocessen is van groot belang, want het bepaalt de ‘recordness’ van de documenten. Daarom is het van belang om dit verder uit te werken en een plaats te geven in het interne model. Uitwerking van het interne model verduidelijkt ook de relatie tussen de drie modellen van Horsman. Horsman vat de processen en componenten voorafgaand aan opname in het archiveringssysteem links in zijn model samen onder de noemer ‘proces’. Het proces kan onderverdeeld worden in verschillende componenten en processen. Op basis van het aangepaste model van Blumenthal en vierdomeinenmodel kom ik tot de volgende processen: - Handelen: dit zijn de bedrijfsprocessen die producten of diensten aan de omgeving leveren.90 - Documenteren: in zijn vierdomeinenmodel onderscheidt Horsman documenteren als een afzonderlijk te analyseren activiteit. Hij definieert documenteren als “de min of meer bewuste vastlegging van gegevens in documenten”.91 89

Horsman, Abuysen ende desordiën, 240-242. Ibidem, 28-30. 91 Ibidem, 31. 90

27

- Waarderen: Horsman beschouwt het begrip waarderen als ‘het bepalen welke redenen er zijn om archiefdocumenten nog langer te bewaren; waarderen is het maken van een keuze, een waardebepaling: juridisch, administratief, historisch. Waarderen is het bewust vaststellen welke documenten onmiddellijk of op termijn uit het archief verwijderd mogen worden, en welke niet.”92 Horsman noemt waarderen in één adem met selecteren en koppelt het aan de verwijdering van een document uit het archiveringssysteem. Hij gebruikt het begrip ook in de context van documenteren en archiveren onder gebruik van de termen archivalisering 1 en 2. Voor dit onderzoek beschouw ik waardering als een waardebepaling met betrekking tot gegevens of documenten waarvan de uitkomst kan zijn dat gegevens worden vastgelegd in documenten of niet, documenten in een archiveringssysteem worden opgenomen of niet, documenten uit een archiveringssysteem kunnen worden verwijderd of niet. Horsman geeft in zijn model door middel van het gebruik van vierkanten voor proces, gebruiker, ander archiveringssysteem en vernietiging subtiel de grenzen van het archiveringssysteem aan. Ik heb ervoor gekozen om de grenzen door middel van een doorgetrokken streep duidelijker aan te geven. Wat is de toegevoegde waarde van een archiveringssysteem? Waarin verschilt een archiveringssysteem van een ander informatiesysteem? Een archiveringssysteem zorgt ervoor dat de inhoud, de structuur en de context van een document duurzaam vastgelegd wordt. In een informatiesysteem is er geen garantie dat dit duurzaam gebeurt. Van documenten in een informatiesysteem kan, in tegenstelling tot documenten in een archiveringssysteem, niet gegarandeerd worden dat ze betrouwbaar, authentiek, integer en op langere termijn raadpleegbaar zijn. Daarom vervang ik de term documenten in het archiveringssysteem door de term archiefdocumenten (Engels: records). De term documenten reserveer ik voor gegevens die vastgelegd zijn, maar nog niet in het archiveringssysteem zijn opgenomen. Deze aanpassingen leiden tot het volgende aangepaste model van Horsman.

92

Horsman, Abuysen ende desordiën, 36.

28

Figuur 5: Het aangepaste model van Horsman. 3.1.2 De NEN-ISO 15489-1 (2001)

De NEN-ISO-15489-1 is een relatief recente norm. Hij stamt uit 2001 en is voortgekomen uit de behoefte om best practices vast te leggen om tot een hogere graad van standaardisering te komen. Als uitgangspunt is de Australische standaard AS 4390 Records Management genomen.93 De norm heeft betrekking op archiefbescheiden van archiefvormende organisaties (zowel publiek- als privaatrechtelijk) voor zowel interne als externe gebruikers. Het heeft géén betrekking op archiefbescheiden die zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.94 Dit is het soort archief waarmee Noordenbos zich bezighield. In de norm worden de voordelen van informatie- en archiefmanagement besproken.95 De norm ziet archiefbescheiden en de informatie die zij bevat als belangrijk bedrijfskapitaal voor de organisatie. Archiefbescheiden stellen een organisatie in staat om: - Taken uit te voeren op een methodische, efficiënte en verantwoorde manier; - Diensten te verlenen op een consistente en onpartijdige manier; - Beleidsvorming en managementbeslissingen te ondersteunen en te documenteren; - Te voorzien in consistentie, continuïteit en productiviteit in management en beheer; - Continuïteit te bieden in het geval van een ramp; 93

Nederlands normalisatie-instituut, NEN-ISO-15489:1 (2001). Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 15489-1:2001, IDT) (Delft 2001) 3. 94 NEN-ISO-15489:1 (2001) 4. 95 Ibidem, 7.

29

- Te voldoen aan wettelijke en regelgevende eisen; - Bescherming en ondersteuning te bieden in geval van rechtszaken; - De belangen van de organisatie en de rechten van de medewerkers, klanten, huidige en toekomstige belanghebbenden te beschermen; - Huidig en toekomstig onderzoek en ontwikkelingsactiviteiten, ontwikkeling en prestaties, evenals historisch onderzoek te ondersteunen en te documenteren; - Bewijs te leveren van zakelijke, persoonlijke en culturele activiteiten; - De zakelijke, persoonlijke en culturele identiteit vast te stellen; - Het in stand houden van het organisatorisch, persoonlijk of collectief geheugen. In de norm staan het archief en het archiefsysteem centraal. Van beiden worden daarom de kenmerken beschreven. De vertalers van de norm hebben geworsteld met de vertaling van de Engelse term records. Deze term kent geen Nederlands equivalent. Uiteindelijk hebben zij gekozen voor de term archiefbescheiden, omdat deze term in de Archiefwet gebruikt wordt. In enkelvoud spreken zij van een archiefstuk.96 Ik vraag me af of dit de beste vertaling is. Het argument dat archiefbescheiden een wettelijke term is, is begrijpelijk. Echter, deze norm is voornamelijk bedoeld voor het beheer van archieven in de zogenaamde dynamische fase én in een digitale omgeving. De gekozen termen roepen echter juist een associatie op met archieven die zijn overgedragen aan een archiefdienst en met een papieren omgeving. De keuze voor de term archiefsysteem is in mijn ogen evenmin een gelukkige. De term archiefsysteem is mijns inziens te statisch. Het beheer van het systeem waarin het archief bewaard wordt is juist continue in beweging. De term archiveringssysteem drukt het dynamische karakter naar mijn idee beter uit en heeft daarom mijn voorkeur. Een individueel archiefstuk behoort volgens de norm de volgende kenmerken te hebben: - Authenticiteit: het archiefstuk is wat het beweert te zijn. Het is opgemaakt of verzonden door de persoon die beweert het te hebben opgemaakt of verzonden en op het tijdstip dat wordt aangegeven. - Betrouwbaarheid: een archiefstuk is betrouwbaar wanneer de inhoud kan worden vertrouwd als zijnde een volledige en nauwkeurige weergave van transacties, activiteiten of feiten waarvan het getuigt. - Integriteit: Een archiefstuk is integer wanneer erop kan worden vertrouwd dat het volledig en ongewijzigd is. Een archiefstuk dient te worden beschermd tegen ongeautoriseerde wijzigingen. - Bruikbaarheid: een archiefstuk is bruikbaar wanneer de vindplaats bekend is, het kan worden teruggevonden, weergegeven en geïnterpreteerd.97 Deze kenmerken hebben grotendeels betrekking op de inhoud. Daarnaast moet de structuur van een archiefstuk in tact blijven, de context waarin het archiefstuk is opgemaakt, ontvangen en gebruikt moet duidelijk zijn en de relaties tussen documenten moeten duidelijk zijn. 98 Een archiveringssysteem dient de volgende kenmerken te hebben: - Betrouwbaarheid: een archiveringssysteem is betrouwbaar wanneer het routinematig alle archiefbescheiden opneemt, wanneer de bescheiden geordend worden op een manier die de bedrijfsprocessen weergeeft, de archiefbescheiden beschermd worden tegen ongeautoriseerde veranderingen of maatregelen, het systeem routinematig functioneert als primaire informatiebron, het systeem gemakkelijk toegang biedt tot alle relevante archiefbescheiden en bijbehorende metadata. - Integriteit: een archiveringssysteem is integer wanneer kan worden gegarandeerd dat er geen ongeautoriseerde toegang, vernietiging, verandering of verwijdering van de archiefbescheiden voorkomen.

96

NEN-ISO-15489-1(2001) 2-4. Ibidem, 9-11. 98 Ibidem, 10. In de Nen-norm wordt structuur gedefinieerd als het formaat en de relaties tussen de elementen van het archiefstuk. 97

30

- Overeenstemming met eisen: een archiveringssysteem hoort overeen te stemmen met alle eisen die voortkomen uit de bedrijfsactiviteiten, wetgeving en maatschappelijke verwachtingen. - Bereik: het bereik van een archiveringssysteem hoort zich uit te strekken over alle archiefbescheiden die voortkomen uit de alle bedrijfsactiviteiten; - Systematiek: archiefbescheiden behoren systematisch te worden opgemaakt, in stand gehouden en te worden beheerd.99 In de norm worden de wettelijke en organisatorische context onderscheiden als kaders waarin het archief- en informatiemanagement plaatsvindt. In de norm wordt niet in detail ingegaan op geldende wetten en regels, vanwege de snelheid waarmee deze veranderen. De wettelijke context is overigens niet beperkt tot geschreven wetten en jurisprudentie, maar omvat ook verplichte praktijkstandaarden, vrijwilliger praktijkrichtlijnen, gedrags- en ethische codes. Volgens de norm strekt deze context zich zelfs uit tot ‘herkenbare maatschappelijke verwachtingen over wat acceptabel gedag is.” Organisaties dienen in hun archiefbescheiden vast te leggen dat zij voldoen aan de wettelijke context.100 Archiefbescheiden worden gecreëerd en gebruikt door de organisatie: enerzijds leveren de documenten informatie waardoor de organisatie haar taken efficiënt en goed kunnen uitvoeren, anderzijds wordt daarin vastgelegd dat de uitvoering is gebeurd volgens geldende wetten en normen. Het beleid en de verantwoordelijkheden voor het archiveringssysteem behoren daarom te worden ingebed op alle niveaus van de organisatie. Beleid hoort te worden vastgesteld en ondersteund op het hoogste niveau binnen de organisatie. Verantwoordelijkheden met betrekking tot informatie- en archiefmanagement behoren te worden vastgesteld, toegewezen en bekendgemaakt aan de hele organisatie. Deze verantwoordelijkheden behoren te worden vastgelegd in functiebeschrijvingen.101 Op basis van de wettelijke en organisatorische context van archiefbescheiden en de doelstellingen en kenmerken van archiefbescheiden en het archiveringssysteem onderscheidt de NEN-ISO-15489 tien processen in informatie- en archiefmanagement102: - Bepalen welke documenten in een archiveringssysteem moeten worden opgenomen: deze beslissing is gebaseerd op een analyse van wet- en regelgeving, eisen van bedrijfsvoering en verantwoording en afweging van het risico wanneer er geen bescheiden worden overlegd. - Bepalen hoe lang archiefbescheiden bewaard moeten worden: de bepaling van de bewaartermijn is gebaseerd op een beoordeling van wet- en regelgeving, eisen van bedrijfsvoering en het risico dat men loopt. Archiefbescheiden horen te worden bewaard om te voldoen aan de huidige en toekomstige behoeften van bedrijfsvoering, te voldoen aan wettelijke eisen en tegemoet te komen aan geldende en toekomstige behoeften van interne en externe belanghebbenden. - Opnemen van archiefbescheiden: opname heeft tot doel een relatie te leggen tussen archiefstuk, maker en ontstaanscontext, het archiefstuk en zijn relaties te plaatsen in een archiveringssysteem en het te koppelen aan andere archiefbescheiden. Uitvoeringstechnieken zijn classificatie en indexering, ordening in een logische structuur en volgorde, systemen die uitgevoerde bedrijfsactiviteiten karakteriseren en vormgeven en die voorzien in metagegevens die de ontstaanscontext beschrijven, aangeven waar een archiefstuk is geplaatst, identificeren welke activiteit openstaat, identificeren wie wanneer toegang heeft gehad en vastleggen welke transacties zijn uitgevoerd.103 - Registratie: de handeling die een archiefstuk een uniek kenmerk geeft op het moment van opname in een systeem. Registratie vindt plaats bij opname in het archiveringssysteem. Zonder een complete registratie kunnen geen andere activiteiten worden uitgevoerd met het 99

NEN-ISO-15489:1(2001) 12-13. Ibidem, 8. 101 Ibidem, 8-9. 102 Ibidem, 16-23. 103 Ibidem, 18. 100

31

archiefstuk. Een archiefstuk wordt geregistreerd om bewijs te leveren dat een archiefstuk is opgemaakt of opgenomen in het archiveringssysteem. Daarnaast faciliteert het registratie het terugzoeken. - Classificatie: Classificatie is de systematische identificatie en ordening van bedrijfsprocessen of handelingen en/of archiefbescheiden in categorieën overeenkomstig logisch gestructureerde conventies, methoden en procedureregels weergegeven in een classificatiesysteem. Het ondersteunt in de uitvoer van taken en bij beheer van archiefbescheiden. In de Nen-norm wordt dit breed opgevat en hoort tot classificeren ook het leggen van koppelingen tussen individuele archiefbescheiden, het veilligstellen van een consistente naamgeving, het ondersteunen in het terugvinden, toekennen van recht en toegang aan gebruikers, het verdelen van verantwoordelijkheid, het distribueren van archiefbescheiden, het bepalen van passende bewaartermijnen en passende overdrachts- of vernietigingsacties. - Opslag, behandeling en bewaring: de processen en activiteiten die betrekking hebben op de zorg voor de technische en intellectuele instandhouding van authentieke archiefbescheiden door de tijd heen. De term ‘technische instandhouding’ doelt duidelijk op een digitale omgeving, maar kan ook vertaald worden naar de middelen waarmee de stukken opgesteld en gearchiveerd worden. - Toegang: is in de Nen-norm recht, gelegenheid of hulpmiddel voor het vinden, gebruiken of terugzoeken van informatie. Het recht op toegang dient vastgelegd te worden in formele richtlijnen. - Volgen: omvat het creëren, vastleggen en onderhouden van informatie over de verblijfplaats en het gebruik van de archiefbescheiden. Volgens de Nen-norm is het vereist om het verplaatsen en gebruik van archiefbescheiden te volgen en te administreren om te identificeren welke te verrichten acties nog vereist zijn (voortgangsbewaking), terugvinden van archiefbescheiden mogelijk te maken, verlies van bescheiden te voorkomen, gebruik ten behoeve van systeemonderhoud en beveiliging te bewaken, controleerbaar overzicht van transacties te onderhouden, operationele oorsprong van archiefbescheiden te identificeren wanneer systemen zijn samengevoegd of gemigreerd. - Verwijderen: het fysiek vernietigen van archiefbescheiden, het langer bewaren van archiefbescheiden, overbrengen naar een passende opslagruimte, overdracht naar een archiefafdeling binnen de organisatie of overdracht aan een archiefdienst. Vernietiging ofwel het proces van verwijderen of wissen van archiefbescheiden zonder dat zij weer gereconstrueerd kunnen worden. - Documenteren van informatie- en archiefmanagementprocessen: de Nen-norm vereist het documenteren van informatie- en archiefmanagementprocessen. De documentatie hoort wettelijke, organisatorische en technische eisen te behandelen en te voldoen aan wetgeving, standaarden en beleid. Daarnaast hecht de NEN-ISO-15489-1 aan een goede en continue opleiding op het gebied van archief- en informatiemanagement van diegenen die daarvoor verantwoordelijk zijn. Een organisatie die op dit punt wil voldoen aan de norm dient hiervoor een permanent programma op te zetten.104 3.1.3 Het levenscyclusmodel

Het levenscyclusmodel kent verschillende waarden, domeinen en fases. De eerste fase begint op het moment dat een document gemaakt wordt en beslaat de tijd gedurende welke het een functie vervult in het werkproces van de archiefvormer. Deze fase wordt de dynamische fase genoemd. Na verloop van tijd is het werkproces waarin het document een rol vervulde voltooid. Het stuk gaat een tweede fase in waarbij het niet meer dagelijks nodig is voor de archiefvormer, maar op incidentele basis geraadpleegd wordt ter ondersteuning van andere zaken. De waarde die documenten voor de

104

NEN-ISO-15489:1 (2001) 23.

32

archiefvormer hebben wordt door Schellenberg de primaire waarde genoemd.105 Schellenberg gaat niet specifiek in op wat de primaire waarde precies omvat, omdat hij archieven beschouwt vanuit zijn positie als archivaris in een archiefbewaarplaats, maar het lijkt erop dat hij dit in principe breed opvat en het in grote mate laat afhangen van de archiefvormer. Na verloop van tijd neemt de waarde van de documenten voor de archiefvormer verder af. Dan rijst de vraag of documenten waarde bezitten voor anderen dan de archiefvormer. Waarde voor derden noemt Schellenberg secundaire waarde.106 Aan secundaire waarde besteedt Schellenberg uitgebreid aandacht. Hij onderscheidt bewijswaarde (evidential value) en informatiewaarde (informational value). De bewijswaarde heeft betrekking op het bewijs dat documenten bevatten betreffende het functioneren en de organisatie van de archiefvormer én de informatie die het bevat over personen, andere organisaties, bedrijven, problemen, voorwaarden enzovoorts. Om de bewijswaarde te bepalen dient de archivaris kennis te hebben van de positie van ieder organisatieonderdeel van de archiefvormer en de functies en activiteiten die ieder onderdeel uitvoeren. Volgens Schellenberg hebben met name beleidsdocumenten bewijswaarde. Andere documenten, zoals documenten met betrekking tot de uitvoering, interne bedrijfsvoering en publicaties komen in mindere mate in aanmerking, tenzij ze betrekking hebben op uitzonderlijke gevallen of het noodzakelijk is een selectie te maken teneinde de werking van het systeem te illustreren.107 De informatiewaarde is de waarde die een document bezit, vanwege de informatie in het document die betrekking heeft op personen, plaatsen en onderwerpen. Informatie die betrekking heeft op de archiefvormer is hiervan uitgesloten.108 Het bepalen van deze waarde is om verschillende redenen lastig. Het is eenvoudiger om informatie over concrete gebeurtenissen, gebouwen of personen te waarderen dan informatie die getuigt van een bepaalde economische, sociale of maatschappelijke ontwikkeling. Bovendien is informatie hierover veelal te vinden in omvangrijke series documenten die hun betekenis ontlenen aan de samenhang van het geheel, maar die vanwege hun omvang kostbaar zijn om te bewaren. Daarnaast is de waarde van deze informatie relatief: “one investigator’s ‘rubbish’ may be precious to another.”109 Schellenberg onderscheidt twee soorten gebruikers, namelijk personen op wie de informatie in de bronnen betrekking heeft en anderen, voornamelijk wetenschappelijke onderzoekers.110 Figuur zes geeft een schematische voorstelling van het levenscyclusmodel.

Figuur 6: Schematische voorstelling van het levenscyclusmodel

105

T.R. Schellenberg, Modern archives. Principle and techniques (Chicago 1956) 16, 28, 133. T.R. Schellenberg, Modern archives, 16, 28, 133. 107 Ibidem, 148. 108 Ibidem, 148. 109 Ibidem, 148-153 J.H. Smith (1857-1930, historicus) geciteerd door Schellenberg op pagina 149. 110 Ibidem, 153, 156. 106

33

De eerste twee fases zijn het domein van de archiefvormer. De archiefvormer is de gebruiker van de archieven en eindverantwoordelijk voor de beslissingen ten aanzien van het bepalen van de primaire waarde. Het is echter wenselijk dat archivarissen een adviserende rol spelen in deze fases om invloed te kunnen uitoefenen op hun toekomstige archieven. De statische fase is het domein van de archivaris. Hoewel de archiefvormer ook in deze fase het recht heeft om zijn archieven te gebruiken zijn de belangrijkste gebruikers derden. Het bepalen van de secundaire waarde van archieven is de taak en eindverantwoordelijkheid van de archivaris. Om deze taak goed uit te voeren dient hij wel goed samen te werken met de archiefvormer.111 Dat betekent dat er tussen de semistatische fase en de statische fase een vrij harde “knip” zit, omdat de verantwoordelijkheid voor de archieven overgeheveld worden. Vaak gaat dit ook gepaard met de fysieke overbrenging van archieven.

3.2. Analyse van de opvattingen van P. Noordenbos In deze paragraaf worden de opvattingen van Noordenbos vergeleken met de modellen uit het theoretisch kader. Door deze vergelijking wordt duidelijk waar de overeenkomsten en verschillen liggen waardoor ons inzicht in en begrip van de opvattingen van Noordenbos vergroot wordt. Horsman heeft zich bij de ontwikkeling van zijn model onder andere gebaseerd op de NENISO 15489-1 (2001) waardoor er overlap bestaat tussen beiden. Er zijn echter een aantal zaken waarvoor in de NEN-ISO 15489-1 meer aandacht bestaat. Daarom komen deze zaken apart aan de orde in de analyse. In de NEN-ISO bestaat veel aandacht voor de wettelijke context van het archiveringssysteem en voor het volgen van stukken. Dat komt in het model van Horsman minder aan de orde, omdat hij minder gericht is op de processen en documenten voorafgaand aan de opname in het systeem. De NEN-ISO onderscheidt daarnaast een aantal kenmerken van archiefstukken en archiveringssystemen die afzonderlijke aandacht verdienen. Deze paragraaf wordt afgesloten met een korte beschouwing op hoofdlijnen. 3.2.1 Wettelijke context

Tegen de achtergrond van de NEN-ISO-15489-1 valt op dat de wettelijke context waarbinnen Noordenbos werkt in twee opzichten overzichtelijker is ten op zichte van het huidige juridische kader. Ten eerste is de wettelijke context grotendeels beperkt tot wetten, jurisprudentie en regelingen. Daarvan zijn het Koninklijk Besluit 1823 van 4 september 1823 nummer 7, de Archiefwet van 1918 en het Postbesluit van 1950 de voornaamste. Het KB 1823 schrijft op het niveau van de rijksoverheid een chronologische ordening van stukken voor, terwijl het een onderwerpsgewijze ordening verbiedt. Hoewel niet voor hen verplicht volgen veel provincies en gemeenten het voorbeeld van het rijk. Het systeem van chronologische ordening komt in de tweede helft van de negentiende en eerste helft van de twintigste eeuw steeds meer onder druk te staan. Het KB 1823 wordt vervangen door het Postbesluit 1950 waarin het onderwerpsgewijs ordenen van stukken wordt toegestaan. In de praktijk waren veel ministeries al (deels) van het chronologische ordeningssysteem afgestapt. Het opent ook de weg voor het Registratuurbureau om hun werkkring uit te breiden naar rijksniveau. Dat komt goed uit, omdat na de Tweede Wereldoorlog meer dan 85 % van de gemeenten zijn aangesloten bij het Registratuurbureau. Ten tweede zijn de wettelijke regelingen minder aan verandering onderhevig dan tegenwoordig. In het systeem van Noordenbos wordt niet in de stukken zelf vastgelegd dat er aan de wettelijke context wordt voldaan. 3.2.2 Handelen

Het handelen van de organisatie vormt de basis voor het archief. Noordenbos zelf spreekt van ‘zaken’. In de loop der tijd gaat de zaak een steeds belangrijkere plaats innemen. Noordenbos onderscheidt twee soorten zaken:

111

T.R. Schellenberg, Modern archives, 27-32.

34

-

Zaken waarvan de wijze van handeling steeds hetzelfde is en tevoren vaststaat door algemene of plaatselijke voorschriften. - Zaken, waarvan de duur en de wijze van handeling niet tevoren vaststaat.112 Dit komt overeen met wat in de bestuurskunde enkelvoudige en complexe processen wordt genoemd.113 Vanaf de vierde druk geeft Noordenbos een definitie van een zaak.114 Hij definieert het als volgt: “Het begrip ‘zaak’ in het dossierstelsel heeft dus betrekking op de correspondentie waarvan de stukken een zodanig geheel vormen dat, wanneer daaraan een of meer stukken zouden ontbreken, het verband zou zijn verbroken. Aan een zaak mogen dus geen stukken worden onttrokken wanneer daardoor het verband in de correspondentie verloren gaat.”115 Hoewel hij de termen dossier en zaak synoniem gebruikt, zijn het voor hem verschillende begrippen. Noordenbos waarschuwt scherp dat een zaak een concept is en niet gelijk staat aan een aantal stukken die bijeen worden gehouden met een dossieromslag.116 Noordenbos maakt geen onderscheid tussen het handelen op zich en de administratieve neerslag. Dat betekent dat het begrip documenteren zoals Horsman dat onderscheidt en beschrijft geen rol speelt. 3.2.3 Opnemen

Voorafgaand aan het onder controle brengen van documenten in het archiefsysteem moet bepaald worden welke documenten daarvoor in aanmerking komen. Noordenbos benadert dit moment van waarderen informeel. Hij stelt dat de taak van de archiefverzorgers niet uitsluitend ‘lijdelijk’ moet zijn. Archiefverzorgers moeten zich actief bemoeien met het te gebruiken materiaal. Soms moeten zij het ontstaan van archiefstukken reguleren en uitlokken. Ook moeten zij zich uitspreken over de waarde en levensduur van de stukken.117 In zijn benadering hangt veel af van de oplettendheid, kennis en het fingerspitzengefühl van de archiefverzorgers zelf. Zowel in het model van Horsman als bij de NEN-ISO-15489-1 is opname niet aan een bepaald moment gebonden, maar kan plaatsvinden op ieder moment in het werkproces. In het systeem van Noordenbos is een duidelijke spanning voelbaar tussen theorie en praktijk, die dan ook niet met elkaar in overeenstemming zijn. De spanning wordt heel duidelijk bij het proces opnemen. 112

Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 39; Noordenbos, Gemeentelijke documentatie, 27-28; P. Noordenbos, Gemeentelijke documentatie. Handleiding voor de kennis van de gemeentelijke documentatie en hare toepassing voor de practijk (derde druk; Alphen aan den Rijn 1942) 31-32; P. Noordenbos, Overheidsdocumentatie. Handleiding der documentatie voor overheidsadministraties en haar toepassing voor de practijk, op de grondslag van het registratuurstelsel van de vereniging van Nederlandse gemeenten (vierde druk; Alphen aan den Rijn 1947) 41; Overheidsdocumentatie. Handleiding voor de documentatie der overheidsadministraties en haar toepassing voor de practijk, op de grondslag van het dossierstelsel (vijfde druk; Alphen aan den Rijn 1950) 41; P. Noordenbos, Overheidsdocumentatie. Handleiding voor de documentatie der overheidsadministratie en haar toepassing voor de practijk (zesde druk; Alphen aan den Rijn 1953) 50; P. Noordenbos, Overheidsdocumentatie. Handleiding voor de documentatie der overheidsadministratie en haar toepassing voor de praktijk (zevende druk; Alphen aan den Rijn 1956) 50. 113 T.W. Hardjono, R.J.M. Bakker, Management van processen. Identificeren, besturen, beheersen en vernieuwen (vierde druk; Deventer 2011) 130-131; . 114 Vergelijk met de Baseline informatiehuishouding gemeenten, met name deel 2b Documentaire informatievoorziening en (digitaal) zaakgericht werken. Daar wordt een zaak gedefinieerd als: “een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden.” (p. 16). De elementen uit deze definitie komen alle aan bod in Noordenbos’ systeem. De samenhang komt expliciet naar voren in de definitie. De aanleiding is in de tijd van Noordenbos veelal een binnengekomen brief waarvan in zijn systeem aantekening wordt gehouden waar/bij wie een brief zich bevindt en of deze wel of niet op tijd wordt afgehandeld. 115 Noordenbos, Overheidsdocumentatie (vierde druk) 81-82; vijfde druk 83; zesde druk 95; zevende druk 79. 116 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur 21-23; tweede druk 74-76, 96; derde druk 96-98, 122; vierde druk 81-83; vijfde druk 81-84; zesde druk 94-96; zevende druk 78. 117 Noordenbos, Gemeentelijke documentatie, tweede druk 1-3; derde druk 1-3; vierde druk 2-4; vijfde druk 24; zesde druk 2-4; zevende druk 2-3.

35

Noordenbos onderscheidt twee periodes: een dynamische en een statische periode. De dynamische periode is de periode van de administratie, terwijl de statische periode de periode van de archiefadministratie is. Beiden horen tot de registratuur of documentatie. Enerzijds kunnen volgens Noordenbos stukken pas na afhandeling van een zaak worden opgenomen in het archief, omdat pas dan het definitieve dossier gevormd kan worden en het een definitieve plaats in de ordening kan krijgen. De dossiervorming is dus voor Noordenbos het formele moment van opname in het archiveringssysteem. Anderzijds is het volgens Noordenbos wenselijk om stukken zo vroeg mogelijk op te nemen in het archiveringssysteem. Dat betekent: tijdens de behandeling van een zaak.118 De inschrijving van de inkomende en uitgaande stukken kan in de definitie van Horsman beschouwd worden als opname in het archiveringssysteem. In de opvatting van Noordenbos worden deze stukken binnen de controle van de administratie gebracht, maar niet binnen de controle van het archief. Het proces opnemen vestigt tevens de aandacht op een andere discrepantie: hoewel Noordenbos in zijn definitie van archief verwijst naar alle documenten binnen de organisatie heeft de inschrijving van de post en de dossiervorming slechts betrekking op een deel van de stukken. Andere documenten, zoals bestuurlijke besluitvorming en de financiële administratie blijven buiten beschouwing. 3.2.4 Bewaren

Bewaren heeft betrekking op het bergen van documenten en de zorg voor de inhoud en intellectuele instandhouding daarvan. Noordenbos weidt in alle drukken uit over de te kiezen materialen om stukken te vervaardigen.119 Noordenbos gaat ook in op de berging van de stukken. Hij geeft advies over de te gebruiken materialen voor het vormen van dossiers. Hij gaat in op welke dozen, kasten en rekken het beste gebruikt kunnen worden om de dossiers en andere stukken in op te bergen. Hij gaat ook in op de kwaliteitseisen die gesteld worden aan archiefbewaarplaatsen.120 Noordenbos benadert het archiveringssysteem vanuit het standpunt van de archiefvormende organisatie. Dat kan goed geïllustreerd worden aan de hand van zijn advisering over de berging van dossiers. Dossiers die nog regelmatig worden geraadpleegd kunnen worden opgeborgen in archiefkasten. Voor dossiers die echter hoofdzakelijk geschiedkundige waarde hebben, en slechts sporadisch worden geraadpleegd door de administratie, kunnen worden opgeborgen in goedkopere archiefrekken.121 De intellectuele instandhouding vindt plaats door het vormen van dossiers en bij het maken van verwijzingen tussen stukken en dossiers.122 3.2.5 Middelen

Noordenbos besteedt ruim aandacht aan de middelen waarmee een archiveringssysteem vormgegeven wordt. Zijn boeken zijn doorspekt met adviezen, tips en modellen. Daarbij vallen een aantal zaken op. Ten eerste het niveau van detail. Hij besteedt bijvoorbeeld aandacht aan de te gebruiken soorten inkt, formaten papier, het vermenigvuldigen van stukken, het perforeren van stukken en de bladspiegel. Bij alle drukken worden modellen meegeleverd voor het inschrijven van 118

Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 22-23; tweede druk 23-23; derde druk 95-103; vierde druk 78-87; vijfde druk 78-89; zesde druk 90-102; zevende druk 74-86. 119 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 66-70; tweede druk 1-22; derde druk, 3-26, 151-155; vierde druk 4-28, 169-174; vijfde druk 4-27, 169-174; zesde druk 2-28, 171-175, 183-187; zevende druk 2-23; 154-158. 120 Dit komt pas aan de orde vanaf de derde druk. Noordenbos, Gemeentelijke documentatie derde druk 122126, 156-157; vierde druk 129-133, 165-167, 175-187; vijfde druk 134-138, 165-167, 175-187; zesde druk 2837, 179-181, 188-201; zevende druk 23-28, 151-153, 160-170. 121 Noordenbos, Gemeentelijke documentatie, derde druk 134; vierde druk 140-141; vijfde druk 146-147; zesde druk 157. 122 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 19-27, 52-57; tweede druk 72-81, 86-91; derde druk 95-103, 109116; vierde druk 78-87, 116-123; vijfde druk 78-89, 121-128; zesde druk 90-102, 135-142; zevende druk 74-86, 113-118.

36

stukken, uitlenen van stukken, te gebruiken mappen, dozen en archiefkasten.123 De mate van detaillering komt nu misschien wat overdreven over, maar past heel goed in de visie van het Registratuurbureau. In zijn handboeken benadrukt Noordenbos keer op keer het belang van een uniforme toepassing van het dossierstelsel. Standaardisatie van middelen hoort daarbij. Het is tevens bedrijfseconomisch van belang voor het Registratuurbureau en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, omdat zij de middelen konden leveren via het Centraal Inkoopbureau van de VNG. Bij de beschrijving van de middelen valt daarnaast op dat Noordenbos veel oog heeft voor de praktische grenzen – en dan vooral de financiële beperkingen – waarmee ambtenaren die belast zijn met het archief te maken hebben. Hij hecht belang aan een ‘economische’ archiefadministratie. Zijn standpunt is: “Er dient bij het scheppen eener organisatie naar te worden gestreefd om de beste resultaten te bereiken met de meest eenvoudige methode en de minst mogelijke kosten.”124 Hij ontraadt sommige zaken om die reden dan ook. Voor kleinere administraties ontraadt hij bijvoorbeeld het zaaksgewijs inschrijven door middel van kaarten en rotulussen, want ‘de voordelen ener zaaksgewijze inschrijving kunnen daar veelal niet opwegen tegen de tijd en moeite, die daaraan moeten worden besteed.” Immers: “De weinig beschikbare tijd, die helaas in vele administraties voor de archiefwerkzaamheden kan worden gevonden, dwingt er ook dikwijls toe de meest eenvoudige middelen ter hand te nemen, middelen die ten slotte evenzeer kunnen leiden tot een behoorlijke verzorging van de stukken.”125 Noordenbos is in het algemeen ook geen voorstander van het omwerken van archief naar de code-VNG. Het kost veel zorg en tijd en wanneer het onzorgvuldig en ondoordacht gebeurt, levert het geen verbeteringen op.126 Het feit dat Noordenbos hier in sterke mate rekening mee houdt is op verschillende manieren te verklaren. Ten eerste vanuit Noordenbos’ werkervaring als klerk ter secretarie in met name Hilversum. Hij weet met welke (praktische) problemen administraties kampen, welke afwegingen er gemaakt worden en welke argumenten daarbij een rol spelen. Daarnaast hebben administraties in de jaren dertig, veertig en vijftig beperkte financiële middelen ter beschikking als gevolg van de Depressie, de Tweede Wereldoorlog en de wederopbouw. Noordenbos weet dat hij hiermee rekening moet houden, wil hij met het Registratuurbureau iets bereiken. Dat betekent niet dat hij vindt dat administraties een lage prioriteit moeten geven aan hun archief. Hij pleit juist sterk voor voldoende en adequaat personeel.127 3.2.6 Beschikbaarstellen/toegang

In Noordenbos’ woorden: de uitlening van dossiers. Hij besteedt hierbij vooral aandacht aan drie zaken: tijdige terugbezorging van uitgeleende dossiers, verblijfplaatscontrole en toezicht op het ongeautoriseerd ontvreemden uit of toevoegen van stukken aan dossiers.128 Bij het beschikbaarstellen van dossiers raadt Noordenbos het gebruik van uitleenkaarten aan. Door een goede administratie van deze kaarten bij te houden is bekend bij wie dossiers zich bevinden en kan er consequent gerappelleerd worden. Hulpmiddelen daarbij zijn de inventaris, de inschrijvingsmiddelen, het registratuurplan, de verwijzingen en de neveningangen. Zie verder § 3.2.7 Volgen) 123

Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 66-72, 80-86; tweede druk 3-22; 124-128; derde druk 3-26; 122126, 141-167; vierde druk 4-28, 129-133, 157-187; vijfde druk 4-27, 134-138, 163-193; zesde druk 2-34, 171201; zevende druk 3-28; 143-191. 124 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 59, tweede druk 101; derde druk 127; vierde druk 134; vijfde druk 139; zesde druk 149; zevende druk 123. 125 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 37-38; tweede druk 39 (citaat ontbreekt); derde druk 31; vierde druk 40; vijfde druk 40; zesde druk 49; zevende druk 41. 126 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 64; tweede druk 109-110; derde druk 135-136; vierde druk 142144; vijfde druk 149-150; zesde druk 159-161; zevende druk 132-133. 127 Noordenbos, Gemeentelijke documentatie derde druk XIII-XV; vierde druk XVIII-XX; vijfde druk XX-XXII; zesde druk XXIV-XXXVI; zevende druk XX-XXII. 128 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 26-27, 47-48; derde druk 58-60, 102-103; vierde druk 61-63, 86-87; vijfde druk 87-92; zesde druk 99-104; zevende druk 83-87.

37

Het ongeautoriseerd stukken verwijderen uit of toevoegen aan dossiers wordt door Noordenbos ‘moedwillige schending’ genoemd. De maatregelen om dit tegen te gaan zijn typerend voor zijn oog voor detail en zijn voorkeur voor praktische oplossingen. Hij beveelt het gebruik van dossieromslagen met hechting, het doorlopend nummeren van de stukken en het opstellen van een inhoudsopgave aan.129 Het is opvallend dat hij geen oog heeft voor het tóevoegen van stukken aan dossiers tijdens de uitlening. Hieraan besteedt Noordenbos überhaupt weinig aandacht. Vanaf druk 4 geeft Noordenbos een definitie van zaak (waarbij zaak synoniem is voor dossier). Daarbij stelt hij in druk 4 en 5 dat er geen stukken aan een zaak mogen worden onttrokken wanneer het verband in de correspondentie wordt verbroken. Pas vanaf druk zes voegt hij daaraan toe dat ook het tóevoegen van stukken aan een reeds afgesloten dossier taboe is.130 Zowel Horsman als NEN-ISO leggen bij het beschikbaar stellen zeer sterk de nadruk op geautoriseerde toegang tot dossiers. Aan dat aspect besteedt Noordenbos in Overheidsdocumentatie geen aandacht. Wellicht is dat gezien de omvang van de (gemeentelijke) overheid in die jaren niet nodig of waarborgt de organisatiestructuur dat alleen ambtenaren die daartoe gerechtigd waren de dossiers onder ogen kregen. De uitlening van dossiers is in Noordenbos’ optiek tevens een maatstaf van kwaliteit: in een goed geordend archief worden de dossiers regelmatig geraadpleegd.131 3.2.7 Volgen

In de NEN-ISO-15489-1 kent het proces volgen twee aspecten: voortgangsbewaking en verblijfplaatscontrole. Noordenbos besteedt veel aandacht aan voortgangsbewaking. Dat is het proces waarin tijdslimieten worden bewaakt en opgelegd aan degenen die taken uitvoeren.132 Noordenbos spreekt niet van tijdslimieten en laat de praktische uitvoering aan de organisatie. Hij beoogt met zijn archiveringssysteem wel een “vlotten gang van zaken” te bevorderen.133 In zijn ogen is een goede archiefadministratie noodzakelijk “wil een regelmatige en juiste afdoening van zaken gewaarborgd zijn.”134 Deze goede en vlotte gang van zaken neemt een belangrijke plaats in het handboek in. Hij wijdt een hele paragraaf aan controle op de stukken en hun afdoening.135 Noordenbos hecht grote waarde aan verblijfplaatscontrole op stukken en de dossiers. Dit begint bij het inschrijven van de post waarbij hij groot belang hecht aan het creëren van overzicht over welke stukken wanneer zijn binnengekomen, wie ze in behandeling heeft en wanneer antwoorden zijn uitgegaan. Bij de uitlening van dossiers hecht hij groot belang aan tijdige terugbezorging, maar ook aan toezicht op bij wie het dossier zich bevindt. Niet voor niets besteedt hij speciale aandacht aan het doorlenen van dossiers waardoor de administratie grip verliest op het dossier. Ook het bijhouden van vernietiging of overbrenging van dossiers maakt hier deel van uit.136 3.2.8 Ordenen

Ordening vindt plaats op verschillende niveaus. Stukken worden binnen een dossier geordend en vervolgens worden de dossiers geordend volgens een classificatieschema. Het ordenen van dossiers staat in de ogen van Noordenbos gelijk aan het toepassen van het registratuurplan volgens de codeVNG. De code-VNG is het pièce de résistance én de bestaansreden van het Registratuurbureau. 129

Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 26-27; tweede druk 80; derde druk 102-103; vierde druk 86-87; vijfde druk 87-89; zesde druk 99-101; zevende druk 83-85. 130 Noordenbos, Overheidsdocumentatie, vierde druk 81-82; vijfde druk 83; zesde druk 95; zevende druk 79. 131 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 47; tweede druk 50; derde druk 58; vierde druk 61; vijfde druk 90; zesde druk 102; zevende druk 86. 132 NEN-ISO-15489:1 (2001) 5. 133 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, XII. 134 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, XII. 135 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 31-47; tweede druk 42-51; derde druk 46-60; vierde druk 48-61; vijfde druk 49-62; zesde druk 60-73; zevende druk 48-60. 136 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 48, 65-66; tweede druk 50-51, 108; derde druk 59, 134; vierde druk 61-62, 141; vijfde druk 90-91, 147; zesde druk 102-103, 157-158; zevende druk 86,130.

38

Noordenbos heeft Gemeentelijke registratuur geschreven ter ondersteuning van de cursussen die hij in het land geeft. In de eerste druk staat het registratuurplan dan ook centraal. In de volgende drukken neemt het registratuurplan een meer geproportioneerde plaats in: het wordt onderdeel van de statische periode, naast andere handelingen. Lange tijd definieert hij het registratuurplan als: “Het plan van indeeling van onderwerpen ten behoeve van de ordening der archieven.”137 In 1956 heeft hij de definitie aangepast: “Het plan van systematische indeling van onderwerpen ten behoeve van de ordening van dossiers (eventueel ook stukken) in het archief.”138 De basis voor de ordening kan dus alleen gevormd worden door de inhoud van de stukken. Andere bases zoals dagtekening, vorm, naamsaanduiding of plaatsaanduiding wijst hij af.139 Noordenbos beschrijft twee soorten registratuurplannen: alfabetische en systematische. Het alfabetisch registratuurplan is een plan van ordening waarbij de onderwerpen worden aangeduid met trefwoorden die alfabetisch gerangschikt worden. Noordenbos voert verschillende bezwaren aan tegen dit type registratuurplan. Ten eerste zijn gemeentelijke bemoeiingen veelal niet te vangen in één trefwoord. Toekenning van trefwoorden is bovendien in grote mate aan willekeur onderhevig. Als laatste bezwaar voert hij aan dat het verband tussen verschillende onderwerpen niet duidelijk wordt.140 Tegenover het alfabetische registratuurplan plaatst hij het systematische registratuurplan: een ordening van onderwerpen die logisch, stelselmatig en samenhangend is. De basis voor zijn ordening wordt gevormd door het decimale stelsel. Noordenbos licht de structuur van het stelsel en zijn ontstaansgeschiedenis uitvoerig toe.141 Het spreekt voor zich dat Noordenbos systematische registratuurplannen verkiest boven alfabetische en dat er voor hem eigenlijk maar één registratuurplan is dat telt: het registratuurplan op basis van de methode van Zaalberg, ook wel de code-VNG genoemd. Noordenbos kent de concurrerende ordeningstelsels en hij besteedt er in zijn boek ook aandacht aan. Noordenbos heeft twee algemene bezwaren tegen deze stelsels. Ten eerste vindt hij dat deze stelsels teveel gericht zijn op lokale behoeften van één specifieke administratie. Bovendien is een registratuurplan op zich onvoldoende. De werking van zo’n plan valt of staat met de uniforme toepassing van zo’n stelsel.142 Noordenbos is een fel tegenstander van een chronologische ordening als hoofdordening. Bij dit type ordening worden de stukken zowel ingeschreven als geordend naar dagtekening.143 In dit systeem kunnen stukken gemakkelijk worden ingeschreven en worden geordend, maar het opzoeken van stukken kost veel moeite. Voor het opzoeken van stukken wordt gebruik gemaakt van hulpmiddelen, zoals nummerlijsten, klappers en indexen. Volgens Noordenbos ligt daarmee in het chronologische ordeningsstelsel reeds de kiem voor het dossierstelsel: “De gedachte die ook ten grondslag ligt aan het dossierstelsel en die men door het absoluut verbod van art. 20 van het K.B. bij de ordening van de archieven der rijksadministraties getracht heeft te verbannen, wordt door een achterdeurtje weder toegelaten om als “hulpmiddel” dienst te doen!”144 Chronologische ordening is 137

Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 9; tweede druk 61; derde druk 75; vierde druk 88; vijfde druk 92, zesde druk 104. 138 Noordenbos, Overheidsdocumentatie (Zevende druk; Alphen aan den Rijn 1956) 88. 139 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 20-21; tweede druk 72-73; derde druk 95-96; vierde druk 78-79; vijfde druk 86-87; zesde druk 90-91; zevende druk 74-75. 140 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 10-13; tweede druk 62-65; derde druk 76-78; vierde druk 91-93, vijfde druk 95-99; zesde druk 107-110; zevende druk 90-92. 141 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 13-18; tweede druk 65-70; derde druk 79-84, 88-94; vierde druk 93-99, 103-108; vijfde druk 98-102, 107-112; zesde druk 110-115, 119-129; zevende druk 92-97, 99-108. 142 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 18-19; tweede druk 71-72; derde druk 85-87; vierde druk 99-101; vijfde druk 104-106; zesde druk 116-118; zevende druk 97. 143 Merk op dat dit in eerste instantie alleen voor ingekomen en uitgaande stukken geldt, hoewel andere stukken uiteraard aan de correspondentie gekoppeld kunnen worden of ook chronologisch kunnen worden geordend. 144 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 1-6; tweede druk 52-58; derde druk 61-67; vierde druk 64-70, vijfde druk 63-69; zesde druk 74-80; zevende druk 61-66.

39

voor de rijksoverheid voorgeschreven per Koninklijk Besluit van 1823. In de tweede helft van de negentiende eeuw en de eerste decennia van de twintigste eeuw nemen de taken van de overheid toe. Steeds meer administraties lopen tegen de grenzen van het chronologische stelsel aan. Als gevolg daarvan gaat men de hand lichten met de voorschriften en alternatieven bedenken. Noordenbos stelt in 1926: “De praktijk stoort zich eenvoudigweg niet aan het verbod van art. 20 van het K.B. van 1823.145 Vanaf de eerste druk heeft Noordenbos gepleit voor de afschaffing van het K.B. 1823. De vervanging door het Besluit tot regeling van de post- en archiefzaken bij de Rijksadministratie in 1950 moet voor hem als een overwinning hebben gevoeld. Op basis van het handboek Overheidsdocumentatie ontstaat de indruk dat Noordenbos er in zijn diepste wezen van overtuigd is dat ‘zijn’ systeem beter werkt voor de omvang en de complexiteit van twintigste-eeuwse overheidsadministraties. Overigens zijn de rijksdiensten welkome klanten voor het Registratuurbureau, zeker vanaf het moment dat alle gemeenten zijn aangesloten. Noordenbos is weliswaar zeer principieel als het gaat om de hoofdordening van de dossiers en de basis voor de ordening, maar als het gaat om ordening van zaken binnen een classificatienummer is hij heel pragmatisch. De ordening van series gelijksoortige dossiers (bijvoorbeeld hinderwetvergunningen) kan chronologisch zijn, op naam van aanvrager of op adres. De behoefte van de praktijk is leidend. 146 3.2.9 Beschrijven en metadata

Beschrijven is volgens Horsman het toekennen van metadata. Noordenbos spreekt van kenmerken van de stukken. Kenmerken worden zowel toegekend tijdens de periode dat de stukken in behandeling zijn bij de administratie als in de periode daarna. Het toekennen van metadata begint bij de inschrijving van de post. Noordenbos is vrij gedetailleerd over de gegevens die dienen te worden genoteerd.147 Stukken die op een later moment tijdens de dossiervorming worden opgenomen of zelfstandige series zijn (zoals notulen van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of begrotingen) worden niet op deze manier geregistreerd, hoewel dossiers een uniek nummer zullen krijgen. In de statische fase worden de stukken geordend volgens het registratuurplan en geclassificeerd. Ook worden dan ‘neveningangen’ of ‘klappers op de administratie’ gemaakt. Dit zijn in feite indexen waarmee dossiers op naam, adres of een andere wijze toegankelijk gemaakt worden. Daarnaast worden, wanneer een stuk betrekking heeft op twee zaken, verwijzingen gemaakt. Ook wordt er een inventaris aangelegd waarin alle dossiers opgenomen worden. Noordenbos beschrijft al in 1926 hoe een dossierinventaris gebruikt kan worden om gegevens betreffende overbrenging en vernietiging bij te houden.148 Noordenbos is een man van de praktijk. Hij heeft een duidelijke visie op archief, maar gebruikt weinig definities. Ook van inventariseren geeft hij pas in druk zes een definitie: "Het inventariseren van een archief houdt in een beschrijving van de verschillende gedeelten waaruit een archief bestaat, in een bepaalde volgorde. Verzamelingen, bundels, dossiers, e.d. worden intact gelaten en als afzonderlijke onderdelen in de inventaris opgenomen. Zo wordt ook de correspondentie in de inventaris opgenomen in de vorm waarin deze is geordend."149

145

Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 6. Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 49-51; tweede druk 81-84; derde druk 104-107; vierde druk 110113; vijfde druk 115-118; zesde druk 129-132; zevende druk 108-110. 147 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 30-41, 81-86; tweede druk 24-41; 123-128; derde druk 31-36, 4046, 141-147; vierde druk 32-48, 158-161; vijfde druk 30-49, 158-161; zesde druk XX-XXII, 35-57, 172-175; zevende druk XVI-XVIII, 32-47, 143-148. 148 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 9-19, 48-57; tweede druk 61-72, 81-91, derde druk 75-94, 103-116; vierde druk 88-123; vijfde druk 92-128, zesde druk 104-142; zevende druk 88-118. 149 Noordenbos, Overheidsdocumentatie, zesde druk 132. 146

40

3.2.10 Waarderen, selecteren en verwijderen

Vernietiging is het overkoepelende concept waarbinnen de andere begrippen een plaats krijgen. Dit is in overeenstemming met de opvattingen over vernietiging in zijn tijd. 150 De begrippen waarderen en selecteren zijn in de visie van Noordenbos geen expliciete concepten. Zijn ideeën over overdracht en overbrenging zijn niet altijd even duidelijk. Noordenbos geeft echter geen definitie van vernietigen. Hij stelt dat vernietiging plaats moet vinden en behandelt het wettelijk kader waarbinnen dat moet gebeuren. Aan dat wettelijk kader heeft hij zelf meegewerkt.151 In de eerste druk van Gemeenteregistratuur is vernietiging geen onderdeel van de registratuur, maar slechts één van de ‘onderwerpen, die nauw verband houden met de gemeentelijke registratuur.’ In de volgende drukken is het wél een volwaardig onderdeel van de statische periode van het archief. Dit getuigt van ontwikkeling wat betreft visie op het archief. De noodzaak tot vernietiging is praktisch: er is anders een overvloed aan archieven waarin de administratie niet meer efficiënt haar weg kan vinden. Dit betekent dat de argumentatie volledig ligt bij de archiefvormer. Privacyoverwegingen ten aanzien van burgers spelen geen rol. Dat waarderen en selecteren geen expliciete concepten zijn, betekent niet dat archieven geen waarde hebben voor Noordenbos of dat deze waarde niet kan veranderen, met alle gevolgen van dien. Voor Noordenbos kunnen stukken twee waarden hebben. Ten eerste kunnen ze van waarde zijn voor de administratie. Ten tweede kunnen ze van geschiedkundig belang zijn. Het is voor de administratie van belang om de stukken die niet meer direct van belang zijn voor de administratie en hoofdzakelijk geschiedkundige waarde hebben af te scheiden van stukken die wél direct belang hebben voor de administratie.152 Wanneer een archiefstuk noch voor de administratie noch voor de historie, dan kan het vernietigd worden. Wanneer een archiefstuk geschiedkundig belang heeft kan het overgedragen worden. Het belang voor de administratie is voor Noordenbos het belangrijkst.153 De verschuiving van belang voor de administratie naar belang voor de historie verloopt gradueel. In de archiefwet van 1918 is vastgelegd dat archieven daterende van vóór 1813 overgedragen moeten worden aan archiefbewaarplaatsen. Dat betekent dat in principe alle archieven vanaf 1813 nog bij de archiefvormer kunnen berusten. Noordenbos worstelt hiermee. Enerzijds haalt hij het standpunt aan dat Muller, Feith en Fruin formuleren in de toelichting op paragraaf 14 van de Handleiding. Daarin waarschuwen ze voor de gevaren voor negentiende-eeuwse archieven wanneer die niet overgebracht worden. Als richtlijn voor een tijdsperiode waarna het belang voor de administratie verdwenen zou moeten zijn geven zij 25 jaar.154 Anderzijds geeft hij vanaf de tweede druk aan dat het moeilijk is om na 1813 een scheiding aan te kunnen geven tussen ‘oude’ en ‘nieuwere’ archieven. Bij het definiëren van nieuwere archieven houdt hij het er maar op dat “onder de oude archieven [archieven verstaan worden van] na 1813 tot het tijdstip waarop wij moeten spreken van de nieuwere.”155 Een stringentere scheiding waarbij het begrip oude en nieuwere archieven aan bepaalde perioden wordt gekoppeld is in zijn optiek niet gewenst en zelfs in strijd met het karakter van het dossierstelsel. De worsteling is het meest duidelijk in druk twee en drie waarin hij tegelijkertijd stelt dat “wij ten aanzien van de laatste soort (=nieuwere archieven, MK) 150

Zie H. Waalwijk die R. Fruin aanhaalt in zijn commentaar op de archiefwet 1918. H. Waalwijk, “Een bouwsteen voor de toren van Babel”, 60. 151 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 64-66; tweede druk 91-95, 106-111; derde druk 116-121, 132-137; vierde druk 123-128, 139-144; vijfde druk 128-133, 145-150; zesde druk 142-148, 156-161; zevende druk 118122, 129-133. 152 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 64-66; tweede druk 85-86, 91, 107; derde druk 108, 118, 133; vierde druk 114, 125, 140; vijfde druk 119, 129, 146-147; zesde druk 133, 143, 156-157; zevende druk 111, 118, 129-130. 153 Noordenbos, Gemeentelijke documentatie, tweede druk 107-108; derde druk 134; vierde druk 140-141; vijfde druk 147; zesde druk 157; zevende druk 130. 154 P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen, Tekst en context van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van 1898 (Hilversum 1998) 24-26. 155 Noordenbos, Gemeentelijke documentatie, tweede druk 106-107; derde druk 133; vierde druk 140; vijfde druk 146; zesde druk 156; zevende druk 129.

41

op het oog hebben de archieven van de laatste 30 jaren.”156 Noordenbos kiest na 1926 in steeds sterkere mate de zijde van de archiefvormer en stelt dat de richtlijn uit de Handleiding voor het doel van de documentatie weinig betekenis heeft.157 Echter, hij laat in de latere drukken tegelijkertijd de passage waarin hij de toelichting op paragraaf veertien aanhaalt staan waardoor verwarring ontstaat. Overdragen aan een ander archiveringssysteem is in de praktijk waarin Noordenbos werkt de facto het overbrengen en overdragen van archief naar een archiefbewaarplaats. Noordenbos heeft weinig formele ruimte. Zoals gezegd stelt de Archiefwet 1918 dat alle archieven van vóór 1813 bij een archiefbewaarplaats moeten berusten. De beslissing voor overdracht van archieven van na 1813 ligt bij de archiefvormers. Noordenbos is er geen voorstander van om àlle archieven bij de archiefvormer te laten. Dit heeft voornamelijk praktische redenen: de steeds hoger wordende beheerkosten en de afnemende efficiëntie van het terugvinden van stukken voor de administratie. Hij is echter niet in de positie om overdracht af te dwingen, omdat hij in deze afhankelijk is van de administratie. 3.2.11 Kennis en mensen

Horsman stelt dat kennis vastgelegd kan worden in regels, beleid, handboeken, wetten, maar zal veelal ook in de hoofden van mensen opgeslagen zijn. Noordenbos behandelt wel de wettelijke kaders in zijn handboeken, maar rept met geen woord over de noodzaak van het vastleggen van kennis. Kennis ligt voor het leeuwendeel verankerd in de kennis en ervaring van de ambtenaren. Om te voldoen aan de NEN-ISO-15489-1 dient een organisatie een permanent educatieprogramma op te zetten. Ook Noordenbos hecht aan goed opgeleide archiefambtenaren. Hij wijdt vooral in de eerste druk uit over de kennis waarover ambtenaren die belast zijn met het archief moeten beschikken. Zij behoren kennis te hebben van archiefordening en –administratie, maar ook van het ‘geheele terrein der gemeentelijke bemoeiingen”, van administratieve procedures en de betekenis van de stukken kennen. Het belangrijkste is echter dat ze veel praktijkervaring hebben.158 Het valt goed te begrijpen dat Noordenbos geen aandacht besteedt aan formele procedures, handboeken enzovoorts. Overheidsorganisaties zijn in de eerste helft van de twintigste eeuw relatief kleine organisaties die hiërarchisch georganiseerd zijn. 3.2.12 Methode en management

Een methode is een vaste, weldoordachte manier van handelen om iets te bereiken. Methoden hebben vaak een wetenschappelijke basis en overstijgen de specifieke situatie van een bepaalde organisatie. Voor Noordenbos staat dit gelijk aan de toepassing van de code-VNG. In de eerste drukken zegt Noordenbos dit niet expliciet. Dan spreekt hij van het dossierstelsel – wat dan weer gelijk staat aan de code-VNG. Vanaf de vierde druk, als 90 % van de gemeenten het stelsel van het Registratuurbureau toepassen, windt Noordenbos er geen doekjes meer om.159 Management is het inrichten en het besturen van het archiveringssysteem. Voor Noordenbos is dit de administratie waarvan de registratuur (later documentatie) en het archief deel van uitmaakte. Wat betreft de organisatie van de archiefverzorging stelt Noordenbos zich pragmatisch op. Het is niet zo dat Noordenbos geen mening heeft over welke methoden goed en niet goed zijn. Hij bespreekt een aantal methodes of manieren om zaken aan te pakken. Dat vormt het kader waarbinnen organisaties zelf moeten bepalen welke methode(n) het beste bij hen past. Daarbij is de behoefte van de praktijk leidend. Twee goede voorbeelden hiervan zijn de bespreking van

156

Noordenbos, Gemeentelijke documentatie, tweede druk 106; derde druk 132. Noordenbos, Gemeentelijke documentatie, tweede druk 106-111; derde druk 132-137; vierde druk 139-144; vijfde druk 145-150; zesde druk 156-161; zevende druk 129-132. 158 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, XIV; derde druk XIII-XV; vierde druk XVIII-XX; vijfde druk XX-XXII; zesde druk XXIV-XXXVI; zevende druk XX-XXII. 159 Noordenbos, Overheidsdocumentatie, vierde druk XII-XIII; vijfde druk XIV-XV; zesde druk XVII; zevende druk XV. 157

42

verschillende methoden om post in te schrijven en wanneer hij de vraag behandelt of een archief gecentraliseerd of juist gedecentraliseerd moet zijn. Bij de postinschrijving behandelt Noordenbos vier methoden: chronologische inschrijving, inschrijving naar onderwerp, zaaksgewijze inschrijving en de doorschrijfmethode. Feitelijk zijn dat drie methodes, want de doorschrijfmethode is niet meer dan een praktisch hulpmiddel dat bestaat uit verschillende doorslagen waarmee in één klap verschillende kaartjes gecreëerd kunnen worden die vervolgens chronologisch, op onderwerp en per zaak opgeborgen kunnen worden. Vóórdat Noordenbos de verschillende manieren van inschrijving de revue laat passeren benadrukt hij dat hij slechts verschillende methoden bespreekt en aanwijzingen geeft voor de praktijk. Een methode moet niet gekozen worden, omdat de methode op zichzelf aantrekkelijk is. Dat leidt niet tot een economische archieforganisatie. Iedere organisatie moet, kijkende naar zijn aard en omvang, zijn eisen voor het inschrijven van de post vaststellen en op basis daarvan een keuze maken. Dat betekent dat er niet één methode is die Noordenbos voor alle administraties kan aanbevelen of zelfs maar dat een organisatie toe kan met één manier van inschrijven.160 Noordenbos behandelt ook de vraag of het archief centraal of decentraal georganiseerd dient te worden. Vooraleer hij zijn visie op goede oplossingen geeft, bespreekt Noordenbos enkele factoren waarmee rekening gehouden moet worden. Het eerste voorbehoud dat hij maakt is dat het niet mogelijk is om in het handboek voor iedere organisatie een oplossing te geven: “Iedere poging in deze richting zou bij voorbaat als mislukt moeten worden beschouwd.”161 Noordenbos benadrukt dat bij de organisatie van het archief de eisen van de praktijk leidend moeten zijn. Verder moet men organisatiemethoden niet overhaast wijzigen. Uiteraard moet men niet uit gewoonte vasthouden aan praktijken die niet meer voldoen aan veranderende eisen, maar het is in de ogen van Noordenbos net zo onverstandig om bestaande praktijken die voldoen aan de eisen te wijzigen alléén om het invoeren van nieuwe methoden zelf. Tot slot moet er voor de organisatiemethode draagvlak in de hele organisatie bestaan. Is dat niet het geval, dan kan de methode niet slagen.162 Noordenbos deelt vanaf de tweede druk de archieforganisatie in, in twee fases: de dynamische periode en de statische periode. In de statische periode geeft Noordenbos de voorkeur aan centraal archiefbeheer. Het archief van een organisatie is een organisch geheel. De meeste werkzaamheden van verschillende afdelingen zijn met elkaar vervlochten. Zaken zijn niet exclusief aan één afdeling gebonden. Daarom mag het archief in de statische periode niet uit elkaar gehaald worden, maar dient het gecentraliseerd beheerd te worden. Echter, tijdens de periode dat de stukken in behandeling zijn bij de administratie bestaat er geen bezwaar tegen decentralisatie. Immers, de stukken blijven niet op deze afdeling, maar worden na afdoening centraal bijeen gebracht.163 Noordenbos bespreekt weliswaar procedures en beleid, maar betoogt nergens dat dit formeel vastgelegd dient te worden. Dit vormt een scherp contrast met de NEN-ISO-15489-1 waarin op het formeel vastleggen van kennis, methoden, definities, procedures en beleid sterk benadrukt wordt. Voor Noordenbos is het juist van groot belang dat het besef van het belang van het archief ín alle medewerkers aanwezig is. Hij benadrukt dat er een goede samenwerking dient te bestaan tussen ambtenaren die zaken inhoudelijk behandelen en ambtenaren die belast zijn met de zorg voor het archief. Men moet wederzijds rekening houden met elkaars behoeften: “De archiefordening heeft tot taak zich aan te passen aan de behoeften van de administratie, doch evenzeer dient er door de administratie op te worden gelet, dat het werk der archiefordening niet nodeloos wordt

160

Noordenbos, Gemeentelijke registratuur,29-30; tweede druk 33; derde druk 36-37; vierde druk 32; vijfde druk 31-32; zesde druk 40; zevende druk 35-36. 161 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 59, tweede druk 101; derde druk 127; vierde druk 134; vijfde druk 139; zesde druk 149. 162 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 59-61; tweede druk 101-103; derde druk 127- 129; vierde druk 134-136; vijfde druk 139-141; zesde druk 149-151; zevende druk 123-125. 163 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 61-63; tweede druk 103-106; derde druk 129-132; vierde druk 136-139; vijfde druk 141-145; zesde druk 151-156; zevende druk 125-128.

43

bemoeilijkt.”164 Ambtenaren dienen bijvoorbeeld te vermijden dat zij verschillende zaken administratief gaan vermengen door bijvoorbeeld twee zaken te behandelen in één brief. Anderzijds moet bij organiseren van het archief rekening gehouden worden met de administratie. Gegronde kritiek dient serieus genomen te worden en te leiden tot aanpassing van de methode en het systeem.165 Alleen wanneer er sprake is van een goede samenwerking kan er gezorgd worden voor een goed archief én een vlotte gang van zaken. 3.2.13 Document en archief

Documenten en archief staan centraal in het archiveringssysteem. Het archief is het geheel van documenten. Horsman gebruikt verschillende termen om document te beschrijven: records, documenten archiefdocumenten. Het gaat om een eenheid van informatie die bestaat uit inhoud, structuur en context. In de loop van de tijd worden de contouren van datgene wat Noordenbos onder ‘document’ en ‘archief’ verstaat zichtbaar. In de eerste druk geeft Noordenbos geen definitie van archief of document. Hij spreekt simpelweg van stukken en archiefstukken.166 Vanaf de tweede en de derde druk gebruikt Noordenbos ook de term documenten. Hij verwijst voor een begripsomschrijving naar een rapport van de bedrijfsstudiegroep voor documentatie. Hoewel Noordenbos geen formele definitie geeft, kan uit zijn beschrijving wel het een en ander worden opgemaakt. Documenten kunnen volgens Noordenbos worden ingedeeld in een corporeel deel en een literair deel. Onder het corporele deel valt het beheer van “monsters en magazijnen”. Dat deel blijft verder buiten beschouwing. Het literaire deel kan opgesplitst worden in archief en bibliotheek.167 Vanaf druk vier (1947) neemt Noordenbos een hoofdstuk over bibliotheekbeheer op in zijn boek. Daarin geeft hij wenken voor het uitlenen, beschrijven en opbergen van boeken en tijdschriften.168 In druk zes en zeven gaat Noordenbos verder in op de rol of functie van een document in de administratie. Het document is de drager van een idee, dat op bepaalde wijze door de administratie verwerkt moet worden en tot nieuwe associaties moet leiden om zijn “kringloop” weer te vervolgen. Noordenbos plaatst, en dat blijkt hier ook weer uit, het archief en de registratuur/documentatie in de context van de administratieve organisatie. Noordenbos spreekt niet van een archiveringssysteem of een archiveringssysteem. In 1926 spreekt hij van ‘registratuur’, daarna van ‘documentatie’. Met registratuur bedoelt Noordenbos ‘dat onderdeel der administratie, dat zich bezighoudt met de zorg voor de stukken, in verband met hunne bestemming als archiefstukken.”169 Vanaf druk 4 wordt de visie van Noordenbos uitgebreid met een definitie van archiefstukken die als volgt luidt: "Onder 'archiefstukken' zijn volgens dit rapport te verstaan alle inkomende en de copieën van uitgaande stukken: niets ter zake doet of deze stukken zijn gedrukt, geschreven of het product van eenige andere grafische of chemische bewerking (foto, teekening, blauwdruk enz.). Tevens vallen onder het archief alle intern ontstaan zijnde stukken of gemaakte aanteekeningen van welken vorm of aard ook (algemeen, statistisch, comptabel of administratief."170 Uit deze definitie blijkt dat àlle documenten in principe tot het archief gerekend worden. In de uitwerking van de handelingen (inschrijving, verwijzingen enzovoorts) ligt echter de nadruk op de stukken waarmee dossiers gevormd worden. In de praktijk gaat het dan om inkomende en minuten van uitgaande 164

Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 24; tweede druk 77; derde druk 99-100; vierde druk 83-84; vijfde druk; vijfde druk 84; zesde druk 96; zevende druk 81. 165 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 24-25, 60; tweede druk 77-78, 102-103; derde druk 99-100, 128129; vierde druk 83-84, 135-136; vijfde druk 84-85, 140-141; zevende druk 81, 123-125. 166 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, 63. 167 Noordenbos, Gemeentelijke documentatie, tweede druk XII-XIII; derde druk XI; vierde druk XVI; vijfde druk XVII-XVIII; zesde druk XIX-XXII; zevende druk XVI-XVIII. 168 Noordenbos, Overheidsdocumentatie, 145-152; vijfde druk 151-158; zesde druk 164-171; zevende druk 137142. 169 Noordenbos, Gemeentelijke registratuur, XI. 170 Noordenbos, Overheidsdocumentatie, vierde druk 1-2; vijfde druk 1-2; zesde druk 1; zevende druk 1.

44

stukken en interne stukken. Dat is ook verklaarbaar: het handboek Overheidsdocumentatie is ontstaan ter ondersteuning van de verspreiding van het registratuurplan. Daarin staat dossiervorming centraal. Noordenbos maakt geen onderscheid tussen stukken en archiefstukken. Hij spreekt eenvoudigweg van stukken.171 Ieder stuk is dus onderdeel van het archief, tenzij het vernietigd is. Noordenbos haalt vanaf druk vijf ook de definitie uit de Handleiding aan die als volgt luidt: “Een archief is het geheel der geschrevene, geteekende en gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen bij of opgemaakt door eenig bestuur of een zijner ambtenaren, voorzover deze bescheiden bestemd waren om onder dat bestuur of dien ambtenaar te blijven berusten.”172 Hij komt tot de conclusie dat beide begripsomschrijvingen in belangrijke mate overeenkomen. Daar heeft hij gelijk in, maar er zijn duidelijke accentverschillen: in de definitie van de handleiding wordt de bestemming van het stuk benadrukt. In de definitie van Noordenbos wordt benadrukt dat de drager niets ter zake doet. Noordenbos ziet registratuur en archief in eerste instantie ter ondersteuning van de organisatie. Daarbij doelt hij expliciet op het uitvoeren van taken en verlenen van diensten. Voor Noordenbos spreekt het vanzelf dat de overheid voldoet aan wettelijke en regelgevende eisen. Mocht er een rechtszaak ontstaan, dan kunnen de stukken vanzelfsprekend daarvoor gebruikt worden, maar dat hangt zodanig samen met de uitvoering van de taken dat Noordenbos dat niet specifiek noemt. In tweede instantie is archief er voor geschiedkundig onderzoek om vast te stellen hoe de overheid zich van haar taak heeft gekweten. Het vaststellen van welke identiteit dan ook is niet van belang. Het geheugen van de organisatie is op haar best wanneer het archief de organisatie en haar taken zo getrouw mogelijk weerspiegelt. 3.2.14 Kenmerken van een archiefstuk en een archiveringssysteem

Noordenbos benoemt de kenmerken van een archiefstuk niet, maar in Overheidsdocumentatie komen wel een aantal zaken aan de orde die op deze kenmerken betrekking hebben. Voor Noordenbos is de bruikbaarheid van een stuk van groot belang. Stukken functioneren in de context van de taken van de organisatie en het is van belang dat de ambtenaren er snel over kunnen beschikken. Ordening van archieven volgens de code-VNG draagt hieraan bij. Ook is het van groot belang om te weten wààr stukken zich bevinden. Noordenbos bespreekt daarom uitgebreid middelen en methoden voor verblijfplaatscontrole. Noordenbos besteedt ook veel aandacht aan de integriteit van stukken. Hij besteedt uitdrukkelijk aandacht aan wat hij noemt ‘moedwillige schending’ van stukken. Dat is het ongeautoriseerd verwijderen van stukken uit dossiers door ambtenaren. Het gebruik van dossiers met hechtmechaniek, het doorlopend nummeren van stukken en het opstellen van een inhoudsopgave moet dit soort misbruik tegengaan. Opvallend is dat Noordenbos pas vanaf druk zes (1953) het tóevoegen van stukken aan dossiers in dit kader behandelt. Authenticiteit en betrouwbaarheid spelen een minder prominente rol in het systeem van Noordenbos. Misschien waarborgde het feit dat de stukken waren gemaakt door de administratie hun authenticiteit en betrouwbaarheid. Het is niet eenvoudig om te bepalen of Noordenbos’ systeem voldoet aan deze kenmerken. Dat komt omdat zijn definitie van archief zich uitstrekt over alle stukken die zich in de organisatie bevinden, terwijl hij zich vervolgens voornamelijk bezighoudt met inkomende en uitgaande stukken. Deze stukken worden routinematig opgenomen, worden zaaksgewijs geordend volgens de classificatie van de code-VNG waarin de taken van de gemeentelijke overheid zijn opgenomen, de dossiers worden beschermd tegen wijzigingen, ongeautoriseerd vernietigen, maar niet tegen ongeautoriseerde toegang. De code-VNG zorgt wel voor een goede toegang tot de stukken en de metadata. Voor andere soorten stukken, zoals de financiële administratie en de besluitvorming (besluiten B&W, notulen gemeenteraad) is dit minder goed aan te tonen. Dat betekent niet dat

171 172

Noordenbos, Overheidsdocumentatie, vierde druk 2; vijfde druk 2; zesde druk 2, zevende druk 2. Noordenbos, Overheidsdocumentatie, vijfde druk 2, zesde druk 2, zevende druk 2.

45

Noordenbos geen oog heeft voor stukken buiten de inkomende en uitgaande post om. Uiteindelijk moet een organisatie naar zijn mening haar héle administratie en archief op orde hebben. 3.2.15 Het levenscyclusmodel

In het werk van Noordenbos zijn verschillende elementen van het levenscyclusmodel te herkennen. Noordenbos onderscheidt eveneens verschillende stadia die een archief kan doormaken, verschillende waarden die een archief kan hebben en verschillende domeinen. Vanaf de tweede druk van Gemeentelijke documentatie (1933) onderscheidt Noordenbos duidelijk twee periodes: de dynamische periode en de statische periode. De dynamische periode is de periode “dat stukken door de administratie in behandeling zijn” en de statische periode is de periode dat “die behandeling is afgelopen.”173 Het dossierstelsel noopt volgens Noordenbos tot een “strenge scheiding…tussen de werkzaamheden met betrekking tot de stukken vóórdat zij in het archief worden opgenomen en die, betrekking hebbende op de behandeling van stukken nà hun opneming in het archief.” Dit omdat in tegenstelling tot chronologische ordening en ordening volgens het rubriekenstelsel de plaats van de stukken in het archief niet bij ontvangst of ontstaan definitief kan worden bepaald, maar pas achteraf nadat een zaak is behandeld.174 Deze scheiding klinkt – en is – bedrieglijk eenvoudig. In de praktijk is de scheidslijn tussen de dynamische en statische periode minder helder. Zo is niet altijd duidelijk wanneer de behandeling van een zaak is afgelopen. De behandeling van complexe zaken kan jaren in beslag nemen. Bovendien zijn er zaken die niet worden afgedaan. Dit heeft consequenties voor de opname van stukken in het archief. Enerzijds kan opname pas plaatsvinden nadat een zaak is afgedaan. Anderzijds wijst Noordenbos op het belang van het zo spoedig mogelijk opnemen van stukken in het archief voor een goede gang van zaken op de administratie in het algemeen. Noordenbos lost dit theoretische probleem niet op, maar stelt een pragmatische “workaround” voor. Hij houdt vast aan zijn standpunt dat stukken eerst moeten zijn afgedaan door de administratie vooraleer ze kunnen worden opgenomen in het archief. Dat betekent niet dat de zaak in zijn gehéél moet zijn afgedaan.175 Zo wordt een dossier langzaam gevormd en eventueel voorlopig geclassificeerd. Na afhandeling van de zaak vindt dan de definitieve dossiervorming en classificatie plaats. Noordenbos onderscheidt dus twee periodes: dynamisch en statisch. Het begrip statisch is voor Noordenbos rekbaar: daaraan kan zowel de betekenis worden gehecht van door de administratie afgedaan als voor de administratie niet meer van belang.176 Hij maakt geen expliciet onderscheid tussen semi-statisch en statisch. In principe voldoet een verdeling in twee stadia ook voor hem, omdat hij zich alleen bezighoudt met archief dat zich bij de archiefvormer (in zijn woorden: de administratie) bevindt. De archiefbewaarplaats valt buiten zijn domein, dus heeft hij daarvoor geen termen nodig. De scheiding tussen de dynamische en statische periode komt prominent naar voren in de inhoudsopgave. Zo kunnen we ook vaststellen welke handelingen volgens Noordenbos horen bij de dynamische en de statische periode. In de dynamische periode vinden de volgende handelingen plaats: - Openen van de post (druk zes en zeven) - Inschrijven van de post (druk twee tot en met zeven) - Behandeling van de stukken door de administratie (druk zes en zeven) - De controle op de stukken en hun afdoening (druk twee tot en met zeven) - Uitlening van dossiers (druk twee tot en met vier) Activiteiten in de statische periode zijn: 173

Gemeentelijke documentatie, tweede druk 23-24; derde druk 27-28; vierde druk 29-30; vijfde druk 28-29; zesde druk 35-36; zevende druk 29-30. 174 Gemeentelijke documentatie, tweede druk XI-XIII; derde druk IX-XI; vierde druk XIV-XV; vijfde druk XVI-XVII; zesde druk XVIII-XIX; zevende druk XV-XVI. 175 Overheidsdocumentatie, zesde druk 59-60; zevende druk 48-49. 176 Overheidsdocumentatie, zesde druk 59-60; zevende druk 48-49, 129-130.

46

- Toepassen van het registratuurplan (druk twee tot en met zeven) - Vormen van dossiers (druk twee tot en met zeven) - Het maken van neveningangen (klappers/indexen) (druk twee tot en met zeven) - Het maken van een inventaris (druk twee tot en met zeven) - Het maken van verwijzingen (druk twee tot en met zeven) - Vernietigen van archiefstukken (druk twee tot en met zeven) - Uitlening van dossiers (druk vijf tot en met zeven) Uit het bovenstaande blijkt dat Noordenbos in de loop der tijd zijn visie op archief en registratuur aanscherpt en verfijnt. Dat betekent niet dat hij zich in het archiveringsdomein terugtrekt, getuige zijn uitgebreide aanwijzingen over de te gebruiken middelen, de inschrijving van de post en de afdoening van stukken (zie § 2.3.5, 3.2.3 en 3.2.7). De aanscherping blijkt duidelijk in de terechte scheiding tussen controle op afdoening van stukken en de uitlening van dossiers. De overheveling van de uitlening van dossiers van de dynamische naar de statische periode is in overeenstemming met het onderscheid dat hij maakt. Afgezien van de uitlening van dossiers staan de activiteiten in de statische periode vrij vast. In de dynamische periode verfijnt Noordenbos de activiteiten. Dat doet hij door het openen van de post en de behandeling van de stukken als aparte paragrafen toe te voegen. De behandeling van de stukken verdeelt Noordenbos in notulering en afdoening van stukken. Notuleren is in de ogen van Noordenbos ‘niet anders dan het op chronologische wijze vastleggen van beslissingen, waaraan weinig behoefte bestaat.’177 Noordenbos houdt in de zesde en zevende druk een verkapt pleidooi om de aparte series notulen en besluiten van B&W en de gemeenteraad af te schaffen. Veelal worden de besluiten als kopie bijgevoegd bij de dossiers – een praktijk waar Noordenbos voorstander van is – waardoor deze series voor de administratie weinig toegevoegde waarde bezitten.178 Noordenbos onderscheidt evenals Schellenberg twee waardes van archieven. Voor de archiefvormer zijn archiefstukken nodig voor “een vlotten gang van zaken”, ofwel tijdige, efficiënte en goede vervulling van de taken die aan de administratie zijn opgedragen. De stukken dienen daarvan ook een goed beeld te geven. Dit komt overeen met de primaire waarde van Schellenberg. Daarnaast kunnen archieven waarde hebben voor de historie. Daarbij geldt dat hoe meer de archiefordening overeenstemt met de werkelijke behoefte van de administratie, des te zuiverder zullen de archieven ten behoeve van de historie “eene weerspiegeling kunnen zijn van de wijze waarop de overheid zich van haar taak heeft gekweten.” Dit komt in enige mate overeen met de evidential value van Schellenberg. Bij Schellenberg is het onderscheid tussen de primaire en secundaire waarde gelegen in enerzijds de beoogde gebruiker van de archieven en anderzijds de verantwoordelijk functionaris bij het bepalen van de soort waarde. Bij primaire waarde worden archieven bewaard voor de archiefvormer. Bij secundaire waarde worden archieven bewaard voor anderen dan de archiefvormer, hoewel die er in deze fase ook gebruik van kan blijven maken. Noordenbos benadrukt het gebruik door ànderen minder. Dat lijkt bij hem samen te vallen met gebruik door historici voor geschiedkundig onderzoek. Schellenberg spreekt in het algemeen over onderzoekers. Dat kunnen ook economen, klimatologen of natuurkundigen zijn. Het belangrijkste verschil is dat Schellenberg aandacht besteedt aan het feit dat burgers rechten kunnen ontlenen aan de bronnen die geselecteerd worden voor bewaring. Dat komt bij Noordenbos totaal niet aan de orde. Dit is enerzijds te verklaren vanuit het feit dat er weinig aandacht bestond voor transparantie van openbaar bestuur voor een individuele burger. Anderzijds is het te verklaren vanuit de domeinen waarin beiden werkten. Noordenbos houdt zich alleen bezig met het domein van de archiefvormer en redeneert derhalve hoofdzakelijk vanuit zijn positie. Schellenberg is een archiefbeheerder en neemt daarom uitdrukkelijk het belang van de toekomstige gebruiker in ogenschouw. In de visie van Schellenberg is de archiefvormer in zijn domein verantwoordelijk voor zijn beslissingen ten aanzien van het bepalen van de primaire waarde. De archiefbeheerder speelt hier 177 178

Overheidsdocumentatie, zesde druk 59; zevende druk 48. Overheidsdocumentatie, zesde druk 58-59, 101-102; zevende druk 47-48, 85-86.

47

een adviserende rol. Bij het bepalen van de secundaire waarde zijn de rollen precies andersom. Noordenbos zal het met Schellenberg eens zijn als het gaat om de verdeling van de eindverantwoordelijkheid. Bij het opstellen van de vernietigingslijst die in 1928 is vastgesteld door de minister van binnenlandse zaken en landbouw is samengewerkt door de “verzorgers van de oude en de nieuwere archieven” waardoor men een lijst heeft kunnen samenstellen waarbij gelet is “én op de eisen der administratie én op die van de historie”.179 Schellenberg stelt echter dat de archivaris ook structureel in een adviserende rol betrokken zou moeten zijn bij de vormgeving van het archiefbeheer bij de archiefvormer.180 Noordenbos lijkt zich in het algemeen op het standpunt te stellen dat archiefbeheerders zich niet dienen te bemoeien met de wijze waarop de administratie zijn archief vormgeeft. Hij op zijn beurt bemoeit zich niet met het beheer van archieven in archiefbewaarplaatsen.

179

Noordenbos, Gemeentelijke documentatie, tweede druk 94; derde druk 119; vierde druk 126; vijfde druk 131; zesde druk 145; zevende druk 120. 180 Schellenberg, Modern archives, 26-32.

48

Conclusie Voor dit onderzoek heb ik aspecten van het leven en de loopbaan, de opvattingen over registratuur en archief van P. Noordenbos onderzocht aan de hand van literatuuronderzoek en primaire bronnen. Daarbij hebben de zeven drukken van het handboek Gemeentelijke registratuur/Gemeentelijke documentatie/Overheidsdocumentatie als basis gediend voor een analyse van zijn gedachtegoed. Daarbij heb ik de volgende vraag willen beantwoorden: “Wat zijn de opvattingen van P. Noordenbos over registratuur en archivering en hoe zijn deze archiefwetenschappelijk te duiden?” Voor een archivaris is de context van groot belang. Daarom zal het antwoord op deze vraag voorafgegaan worden door een samenvatting van zijn leven en loopbaan. Het geheel wordt afgesloten met suggesties voor verder onderzoek. Leven en loopbaan

Petrus Noordenbos wordt op 13 augustus 1891 geboren in een Fries onderwijzersgezin. Vijf jaar jaar later wordt zijn enige broer Oene geboren die zou uitgroeien tot een bekende linkse publicist en humanist. Na de lagere school kan Noordenbos verder studeren aan de HBS, maar hij kiest voor de Mulo waarna hij gaat werken. Na een paar maanden in het bedrijfsleven te hebben gewerkt, kiest hij voor een loopbaan bij de overheid. Zijn eerste betrekking is als volontair bij de gemeente Baarderadeel. In 1910 gaat hij in Den Helder op de secretarie werken. In de avonduren studeert hij door en behaalt de akten gemeenteadministratie en staatsinrichting. In 1917 gaat hij in Hilversum werken als registrator. Het is zijn eerste functie op het gebied van registratuur. Hilversum heeft eind 1916 gekozen voor het systeem van Zaalberg. Noordenbos moet het systeem in Hilversum in de praktijk brengen. In de vijf jaar die hij in dienst is van de gemeente Hilversum ontwikkelt hij zich op verschillende vlakken. Hij ontwikkelt een code voor de classificatie van oorlogsstukken die hij publiceert, hij voert enkele verbeteringen door op de Hilversumse secretarie en hij doet een poging om een studieclub voor registratuurambtenaren op te richten. Zijn ontwikkeling valt de directeur van de VNG op. Hij benadert Noordenbos voor de positie van directeur van het nieuw op te richten Registratuurbureau. Noordenbos solliciteert en wordt aangenomen. Het directeurschap van het Registratuurbureau heeft hij bekleed van 1922 tot zijn pensionering in 1956. Begin 1957 wordt hij opgevolgd door Ph. Ruygh. Noordenbos overlijdt in Den Haag op tachtigjarige leeftijd. Naast zijn werkzaamheden als directeur is Noordenbos ook maatschappelijk betrokken. Hij is lid van de SDAP. Hij is bestuurslid van coöperatieve beweging “De Volharding” en voorzitter van de kinderzending in Wassenaar. Voor de oorlog is hij betrokken geweest bij de antinationaalsocialistische beweging Eenheid door democratie (EDD). Tijdens de Tweede Wereldoorlog is Noordenbos 26 maanden geïnterneerd geweest als anti-verzetsgijzelaar in Haaren, SintMichielsgestel en Vught. Naast zijn betrokkenheid bij de EDD kunnen het feit dat Noordenbos beschikt over een uitgebreid netwerk in bestuurlijke kringen én het feit dat zijn broer Oene betrokken is geweest bij het Comité van Waakzaamheid van anti-nationaal-socialistische intellectuelen bijgedragen hebben aan zijn gijzeling. Uit de periode dat hij in Hilversum werkt, stamt ook het eerste contact met Johan Zaalberg. De verhouding tussen Noordenbos en Zaalberg is mijns inziens altijd zakelijk geweest. Hun verhouding loopt niet altijd soepel. Zaalberg is ontstemd over het feit dat Noordenbos een classificatie voor oorlogsstukken heeft ontwikkeld, omdat hij dat als een aantasting van zijn code ervaart. Noordenbos en de Amersfoortse registrator Boogerman willen een studieclub voor registratuurambtenaren oprichten. Zaalberg wil hier in eerste instantie niet aan meewerken, omdat hij het als een bedreiging voor zijn bedrijf ziet. Nadat Boogerman en Noordenbos hem ervan hebben kunnen overtuigen dat ze hem niet willen passeren wordt hij enthousiast. Er worden twee 49

bijeenkomsten georganiseerd, maar de studieclub komt niet van de grond. Zaalberg is vermoedelijk te druk geweest met zijn bedrijf en de onderhandelingen met de VNG. Noordenbos heeft het in de eerste jaren te druk met het op poten zetten van het Registratuurbureau. Enerzijds heeft Noordenbos respect voor Zaalberg vanwege zijn verdiensten als pionier op het gebied van het dossierstelsel. Anderzijds vindt hij te theoretisch en idealistisch. Noordenbos heeft kritiek op de zakelijke resultaten die Zaalberg heeft behaald met de Vereniging het Nederlandsch Registratuurbureau. Ook heeft hij weinig begrip voor de adoratie van Zaalberg voor Paul Otlet en Henri La Fontaine. Het is verder niet bekend hoe Zaalberg over Noordenbos dacht. De VNG heeft in 1921 de Vereeniging het Nederlandsch Registratuurbureau overgenomen van Zaalberg en omgevormd tot onderdeel van de vereniging: het Registratuurbureau. Haar taak is het brengen van eenheid in de gemeentelijke archiefvorming. Dat probeert ze te bereiken door het geven van voorlichting over het de methode-Zaalberg, het verlenen van assistentie bij en het houden van toezicht op de toepassing ervan, het verder uitwerken van de methode en het houden van cursussen en lezingen. In de loop van de tijd breidt de taakstelling zich uit. Enerzijds gaat men andere administraties bedienen. Anderzijds gaat men zich bezighouden met bemiddeling bij levering van archiefbenodigdheden en adviezen over de inrichting van de secretarie. Het feit dat het Registratuurbureau onderdeel is van de VNG is van cruciaal belang geweest voor de verspreiding van de methode-Zaalberg. Doordat Noordenbos een aantal jaren de kost voor de baat heeft kunnen laten uitgaan heeft hij de tijd gehad om de zaken bij reeds aangesloten gemeenten op orde te brengen, de code te herzien, educatie ter hand te nemen en een promotiecampagne op te zetten. Door de steun van de VNG is het Registratuurbureau ook in staat geweest om deze promotiecampagne op effectieve wijze jarenlang te voeren. De eerste jaren draait het Registratuurbureau dan ook verlies. Er moeten allerlei kosten gemaakt worden voordat het Registratuurbureau de vruchten van nieuwe aansluitingen kan gaan plukken. Tussen 1922 en 1928 sluiten zich maar weinig nieuwe gemeenten aan. Vanaf 1928 neemt het aantal aansluitingen snel toe. Het aantal aangesloten gemeenten stijgt van 11 % in 1928 tot 90 % in 1948. In twintig jaar tijd is de methode-Zaalberg dé standaard geworden. De stijging in het aantal aansluitingen zorgt ervoor dat de financiële situatie vanaf 1932 gezond is. Organisatorisch groeit het Registratuurbureau onder Noordenbos uit van een eenmansfractie tot een organisatie waar ruim vijftien mensen werken. Noordenbos heeft de organisatie gestructureerd in geografische districten waaraan registrators en districtsregistrators verbonden zijn. Deze worden ondersteund vanuit het bureau in Den Haag. Over het beleid van Noordenbos heeft bij de medewerkers niet altijd tevredenheid bestaan. Bij de terugkeer van Noordenbos uit gijzeling ontstaat hierover een conflict. Dit conflict draait om drie zaken. Er is een verschil van visie over een aantal belangrijke zaken, zoals het aantal te brengen bezoeken aan administraties (zowel bij de inrichting van het archief als bij het houden van toezicht), de leest waarop abonnementen geschoeid dienen te zijn, de manier waarop eventuele misstanden geagendeerd dienen te worden en de werkdruk. Tijdens Noordenbos’ aanwezigheid heeft zijn vervanger, P. Kuiken, twee personen aangenomen in de rang van districtsregistrator. Daar is Noordenbos zeer verbolgen over. Hij ervaart dit alles bovendien als een persoonlijke aanval op zijn beleid en manier van leidinggeven. In overleg en op advies met de directeur van de VNG heeft hij dit conflict weten op te lossen. Ook heeft hij een enquête gehouden onder de districtsregistratoren. De mate waarin de resultaten van de enquête hun weerslag hebben gevonden in het beleid van het Registratuurbureau is een interessant onderwerp voor verder onderzoek. Hoewel de situatie uiteindelijk tot een oplossing is gebracht heeft dit conflict zijn sporen nagelaten. Voor Noordenbos is een opvolger uit eigen gelederen uitgesloten. Hoewel de steun van de VNG van groot belang is geweest, mag de invloed van Noordenbos op de positionering van het Registratuurbureau en de verspreiding van de methode-Zaalberg niet onderschat worden. Noordenbos heeft het Registratuurbureau in vijfendertig jaar uitgebouwd tot een organisatie waar niemand in Nederland die iets ondernam op het gebied van documentaire informatievoorziening omheen kan. Het is denk ik niet teveel gezegd om te stellen dat Noordenbos in 50

grote mate het Registratuurbureau wàs. In letterlijke zin van 1922 tot en met 1928, maar in figuurlijke zin is hij dat tot 1956 gebleven. Noordenbos heeft op verschillende manieren veel bijgedragen aan de professionalisering van de documentaire informatievoorziening. Ten eerste door zijn betrokkenheid bij de oprichting van de studieclub gemeentelijke overheidsdocumentatie (SGD). Het Registratuurbureau steunt de SGD direct met een financiële bijdrage en indirect door financiële steun aan het clubblad. Als auteur van twee handboeken en honderden artikelen en als redacteur van het blad Overheidsdocumentatie heeft hij ook bijgedragen. Tot slot is hij betrokken geweest bij de opleiding van archiefverzorgers. Als persoon kan Noordenbos mijns inziens gekarakteriseerd worden als een zeer rechtlijnige man met een dominante stijl van leidinggeven. Hij is slim, maar geen intellectueel en erg gericht op de praktijk. Hij beschikt over een grote werkkracht en een vastbesloten visie op de manier waarop de registratuur vormgegeven dient te worden. Tegelijkertijd weet hij ook een bepaalde mate van pragmatisme op te brengen. Zo is hij nooit gebrouilleerd geraakt met Zaalberg. Hij heeft ook het conflict aan het einde van de Tweede Wereldoorlog niet dusdanig laten escaleren dat de situatie onwerkbaar werd. Opvattingen over registratuur en archief

In de ogen van Noordenbos zijn registratuur en archivering de spil van de organisatie. Zijn systeem voorziet in een verzorging van stukken van het moment dat ze ontstaan tot het moment dat ze vernietigd worden of overgedragen worden aan een archiefbewaarplaats. Daarbij houdt Noordenbos de functie van de stukken scherp in de gaten middels de grote aandacht voor afdoening van stukken, het volgen van stukken en de toegankelijkheid van stukken. De uitbreiding van de taakstelling van het Registratuurbureau naar bemiddeling bij levering van archiefbenodigdheden en de inrichting van de secretarie, zowel letterlijk als organisatorisch wijzen hier ook op. Om de opvattingen van Noordenbos te duiden zijn drie verschillende modellen gebruikt. Ten eerste het model dat Peter Horsman heeft ontwikkeld om het archiveringssysteem van het stadsbestuur van Dordrecht te analyseren. Dit model heb ik aangepast om meer aandacht te schenken aan het reilen en zeilen van de stukken voordat ze in het archiveringssysteem worden opgenomen. Ten tweede het levenscyclusmodel van Schellenberg en tenslotte de nu geldende normen NEN-ISO 15489-1. Wanneer het archiveringssysteem van Noordenbos geanalyseerd wordt in de context van dit theoretisch kader, dan valt op dat het in grote mate overeenkomt met beide modellen en grotendeels voldoet aan de NEN-ISO-15489. Het handelen van de organisatie in de vorm van zaken vormt de basis voor Noordenbos voor registratuur en archivering waarbij hij onderscheid maakt tussen enkelvoudige en complexe zaken. Een zaak is voor Noordenbos de samenhang tussen de stukken. Hij maakt geen onderscheid tussen het handelen op zich en de administratieve neerslag. Het begrip documenteren, zoals Horsman dat onderscheidt speelt geen rol. Dat betekent niet dat een zaak gelijkstaat aan hetgeen in een dossieromslag zit: het is een concept. De beslissing om een document al dan niet in het archief op te nemen benadert Noordenbos informeel. Het moment van opname wordt door hem niet eenduidig aangegeven. Enerzijds is het voor een goede gang van zaken van belang om stukken zo snel mogelijk op te nemen, anderzijds kan van opname pas sprake zijn wanneer een zaak is afgedaan. Noordenbos lost deze tegenstelling niet op, maar laat het over aan de behoeften in de praktijk waarbij veel afhangt van de oplettendheid, kennis en ervaring van de archiefverzorgers. Noordenbos hecht aan goed opgeleide ambtenaren, maar het belangrijkst vindt hij hun praktische ervaring. Noordenbos houdt zich uitgebreid en op gedetailleerde wijze bezig met de middelen waarmee archiefstukken worden gemaakt, behandeld en bewaard. Hij besteedt ook veel aandacht aan het volgen van stukken, de uitlening ervan en aan voortgangsbewaking. Het ordenen van de stukken is voor Noordenbos uitermate belangrijk. Ordening vindt plaats op verschillende niveaus: binnen het dossier waarna de dossiers worden geclassificeerd volgens het registratuurplan van de VNG. Noordenbos geeft de absolute voorkeur aan een systematische ordening van stukken en 51

dossiers boven een alfabetische ordening. De basis voor de hoofdordening kan alleen worden gevormd door de inhoud van de stukken. Andere kenmerken, zoals dagtekening, vorm, naams- of plaatsaanduiding kunnen hoogstens als secundair ordeningskenmerk dienen. Beschrijven is volgens Horsman het toekennen van metadata. Noordenbos spreekt van kenmerken van stukken. Aan het toekennen van kenmerken en het maken van toegangen op de stukken en dossiers besteedt hij veel aandacht, getuige zijn gedetailleerde aanwijzingen betreffende verwijzingen, het maken van inventarissen en indexen. Document en archief staan centraal in het archiveringssysteem. Noordenbos zelf spreekt van registratuur of documentatie. Onder registratuur verstaat Noordenbos het onderdeel van de administratie “dat zich bezighoudt met de zorg voor de stukken in verband met hunne bestemming als archiefstukken.” Documentatie is breder: daaronder vallen ook de bibliotheek en het beheer van de magazijnen. Hoewel Noordenbos in zijn definitie zowel de term stukken als archiefstukken gebruikt, maakt hij geen onderscheid tussen beide termen. Vanaf 1947 geeft hij een definitie van archiefstukken. Dat zijn “alle inkomende en de copieën van uitgaande stukken: niets ter zake doet of deze stukken zijn gedrukt, geschreven of het product van eenige andere grafische of chemische bewerking (foto, teekening, blauwdruk enz.). Tevens vallen onder het archief alle intern ontstaan zijnde stukken of gemaakte aanteekeningen van welken vorm of aard ook (algemeen, statistisch, comptabel of administratief.” Volgens de NEN-ISO-15489 dient een archiefstuk authentiek, betrouwbaar, integer en bruikbaar te zijn. Deze begrippen onderscheidt Noordenbos niet, maar hij besteedt aandacht aan de bruikbaarheid en de integriteit van stukken middels zijn aandacht voor verblijfplaatscontrole, middelen en methodes om ‘moedwillige schending’ van stukken en dossiers te voorkomen. Aan authenticiteit en betrouwbaarheid besteedt Noordenbos geen expliciete aandacht. Dat is te verklaren vanuit zijn vertrouwen in de overheid: voor hem zijn deze zaken vanzelfsprekend. Een archiveringssysteem behoort betrouwbaar en integer te zijn, te voldoen aan de gestelde wettelijke en maatschappelijk eisen, zich uit te strekken over alle archiefbescheiden en systematisch zorg te dragen voor de archiefbescheiden. Het systeem van Noordenbos voldoet grotendeels aan deze eisen, maar beschermt niet tegen ongeautoriseerde toegang. Bovendien strekt zijn definitie zich in theorie uit over alle archiefstukken, maar in de praktijk beperkt het zich tot de inkomende en uitgaande stukken. Noordenbos en Schellenberg onderscheiden beiden twee domeinen: het domein van de archiefvormer en die van de archiefbewaarplaats. Noordenbos is echter hoofdzakelijk geïnteresseerd in het domein van de archiefvormer. Hij onderscheidt daarin twee fases: een dynamische waarin het stuk in behandeling is door de administratie en een statische waarbij het stuk door de administratie is afgedaan. Schellenberg onderscheidt drie fases: de dynamische, semi-statische en statische periode. Dit verschil is te verklaren vanuit het feit dat Schellenberg redeneert vanuit het belang van de archiefbewaarplaats en Noordenbos vanuit de archiefvormer. Schellenberg onderscheidt twee waardes van archieven: de primaire waarde voor de archiefvormer en de secundaire waarde voor derden. Noordenbos maakt dit onderscheid ook, maar legt meer nadruk op de waarde voor de archiefvormer. Voor Schellenberg bestaat de secundaire waarde uit de bewijswaarde van archieven en de informatiewaarde. De bewijswaarde getuigt van het functioneren van de archiefvormer én op andere organisaties en personen. De informatiewaarde heeft betrekking op de informatie met betrekking tot personen, plaatsen en onderwerpen. Bij Noordenbos valt het gebruik door derden samen met het gebruik door historici ten behoeve van de geschiedschrijving. Daarbij is hij van mening dat naarmate het archief een betere afspiegeling is van de behoeften van de administratie, het een beter beeld geeft van de organisatie en haar activiteiten. Dit komt in enige mate overeen met de bewijswaarde van Schellenberg. Er zijn twee verschillen aan te wijzen in de opvatting van Schellenberg en Noordenbos. Schellenberg heeft een veel breder scala aan onderzoekers voor ogen dan Noordenbos. Het grootste verschil is echter de nadruk die Schellenberg legt op het feit dat derden rechten kunnen ontlenen aan de stukken die geen directe waarde meer hebben voor de archiefvormer. Dat komt bij Noordenbos helemaal niet aan bod. De primaire waarde en secundaire waarde zijn verbonden met de verschillende domeinen. Volgens Schellenberg is de archiefvormer 52

verantwoordelijk voor het bepalen van de primaire waarde, de archivaris voor de secundaire waarde. Noordenbos zal het hiermee eens zijn geweest, maar met de wederzijds adviserende rol zal hij niet kunnen instemmen: ieder het zijne. Bij de analyse van Noordenbos’ opvattingen springen ook een aantal zaken in het oog die wezenlijk verschillen. Noordenbos besteedt geen aandacht aan het verzekeren van geautoriseerde gebruikerstoegang. In vergelijking met de NEN-ISO-15489-1 valt op dat Noordenbos zeer gedetailleerd ingaat op verschillende aspecten van registratuur en archiefbeheer. Dat springt in het bijzonder in het oog bij de gedetailleerde beschrijving van de te gebruiken middelen en de wettelijke context. Noordenbos kan zich een grotere mate van detail permitteren, omdat de ontwikkelingen op juridisch gebied en het vlak van de kantoorautomatisering minder complex zijn en minder snel gaan dan tegenwoordig. De wettelijke context is bovendien ingewikkelder geworden: een overheidsorganisatie heeft niet meer alleen te maken met wetten, maar ook met vrijwillige praktijkstandaarden, convenanten, ethische codes en maatschappelijke verwachtingen. Ook wordt er voor behandeling van zaken waarschijnlijk meer inhoudelijke deskundigheid verwacht in plaats van een grondige kennis van administratieve procedures. Daarnaast valt op dat men in de NEN-ISO-15489-1 het formeel vastleggen van definities, kennis, procedures, methodes en het afleggen van verantwoording sterk benadrukt. Noordenbos is er erg op gericht dat zaken door de overheid goed en vlot behandeld worden, maar hij besteedt weinig aandacht aan het afleggen van verantwoording of het formeel vastleggen van beleid. Hij heeft een groot vertrouwen in de kennis en ervaring van de betrokken ambtenaren. Bovendien wil Noordenbos de manier waarop administraties willen werken zoveel mogelijk aan henzelf overlaten, vooropgesteld dat ze binnen de kaders van het dossierstelsel blijven. Ook vallen de conceptuele ontwikkelingen op het gebied van waarderen, selecteren en verwijderen (vernietigen of overdragen) op. Voor Noordenbos zijn waarderen en selecteren geen expliciete concepten. Het overkoepelende begrip is vernietiging. Dit contrasteert met de huidige visie waarin waardering een grotere rol speelt, terwijl vernietiging een manier van verwijderen is geworden. In Noordenbos’ optiek worden archieven vernietigd of overgedragen aan archiefbewaarplaatsen om praktische redenen: toenemende bewaarkosten en een afnemende efficiëntie van het terugvinden van stukken. Privacyoverwegingen spelen geen rol. Archieven veranderen geleidelijk van waarde. Noordenbos is daarom tegen een stringente scheiding van oude en nieuwere archieven. Het druist naar zijn mening zelfs tegen het karakter van het dossierstelsel in. In de loop der tijd kiest Noordenbos steeds nadrukkelijker voor het belang van de archiefvormer. In dit onderzoek is vaak gesproken over het systeem ‘van’ Noordenbos. Dit is eigenlijk niet fair, omdat het dossierstelsel zoals dat in Nederland wordt gebruikt is ontwikkeld door Johan Zaalberg. Bovendien valt bij de analyse van Noordenbos’ opvattingen op dat Noordenbos het systeem steeds verfijnt en aanscherpt, maar dat de hoofdprincipes hetzelfde blijven. In de loop van de verschillende drukken geeft hij vaker een definitie en hevelt hij een aantal zaken over van de dynamische naar de statische fase. Het meest correct is om te spreken van de methode-Zaalberg of de code-VNG. Mogelijkheden voor verder onderzoek

In dit onderzoek zijn verschillende aspecten van het leven, de loopbaan en het gedachtegoed van P. Noordenbos aan bod gekomen. Mijns inziens verdienen deze aspecten nader onderzoek. Daarnaast zijn er verschillende zaken waaraan in dit onderzoek geen aandacht is besteed, maar die ook voor verder onderzoek in aanmerking komen. Hieronder volgen een aantal concrete suggesties. Tijdens het onderzoek naar de opvattingen van Noordenbos over registratuur en archief werd ik gehinderd door het feit dat mij de kennis van het archiefrechterlijk kader uit de eerste helft van de twintigste eeuw ontbrak en dat er geen gedegen overzicht van is. Mijns inziens verdient het aanbeveling om een goed overzicht van de meest relevante wetten, besluiten, ministeriële regelingen en jurisprudentie te schrijven.

53

Ik heb voor dit onderzoek ervoor gekozen om mij te concentreren op het handboek Gemeentelijke registratuur. Voor vervolgonderzoek zou het interessant zijn om ook andere publicaties van zijn hand bij de analyse te betrekken. Noordenbos heeft een tweede handboek geschreven over secretarie-organisatie. Daarnaast zijn er honderden artikelen van zijn hand verschenen in verschillende bladen, zoals Overheidsdocumentatie. Als directeur van het Registratuurbureau heeft Noordenbos zitting gehad in diversie commissies. Naar deze commissiepublicaties verwijst Noordenbos in zijn handboeken. Daarom zou het interessant zijn om deze ook mee te nemen. Daarnaast is het goed om te realiseren dat het beeld dat naar voren komt in zijn handboek de beschrijving van een ideale situatie betreft. Het zou interessant zijn om te zien in welke mate en op welke punten Noordenbos water bij de wijn doet wanneer hij geconfronteerd wordt met praktijksituaties. Daartoe zou correspondentie met verschillende overheidsinstanties geanalyseerd kunnen worden. De functies die voortvloeiden uit Noordenbos’ directeurschap, zowel op nationaal als internationaal niveau hebben hier nauwelijks aandacht gekregen. Het zou interessant zijn om deze functies nader te onderzoeken, zodat er licht geworpen kan worden op een nationaal netwerk. In dit opzicht is nader onderzoek naar de Stichting Overheidsdocumentatie en haar voorganger de Studieclub voor Gemeentelijke Documentatie ook interessant. Het zou ook lonend kunnen zijn om de internationale contacten van Noordenbos verder te onderzoeken teneinde de positie van Nederland op het internationale toneel te bepalen.

54

Bronnen en literatuur Bronnen Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC) 1501, Persoonsdossiers gijzelaars kamp Beekvliet, 1942-1945 - 329, P. Noordenbos Nationaal Archief (NL-HaNa) 2.19.140, Registratuurbureau VNG - 1, Overneming van de registratuurverzorging van het Nederlands Registratuurbureau door de VNG, 1909-1930. - 4, Correspondentie tussen P. Noordenbos en J. Zaalberg over de samenwerking tussen registratuurambtenaren en de toepassing van het Gele Boekje, 1918-1920. - 5, Groei en ontwikkeling na de overneming van het Registratuurbureau per 1 januari 1922, 1919-1961. - 6, Financiële overzichten van het Registratuurbureau, 1922-1957. - 10, Interne organisatie, 1945-1961. - 17, Personeelsdossier P. Noordenbos, 1919-1956. - 165, Personeel A-K, 1919-1976. - 166, Personeel L-Z, 1919-1976. - 168, Begrotingen en rekeningen 1922-1936. - 169, Begrotingen en rekeningen, 1937-1945. 2.19.185, Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) - 8088, Registratuurbureau (later ODRP) Algemeen, 1909-1964. Streekarchief voor het Gooi en de Vechtstreek (SAGV) Archief gemeentebestuur en secretarie Hilversum, 1851-11939 - 4325, Invoering van het decimale registratuurstelsel en aanstelling van aanvullend personeel; aangaan van een overeenkomst met Vereniging “Het Nederlandsch Registratuurbureau” inzake levering van de decimale code en inzake opleiding en ondersteuning van gemeenteambtenaren voor de periode van 10 jaren, 1916-1917. - 4327, Verkrijging van inlichtingen over de ordening van het archief bij andere gemeenten, 19141916. - 4330, Verkrijging van adviezen van het “Nederlandsch Registratuurbureau” inzake ordening van het archief; uitvaardiging van voorschriften aan archiefvormende afdelingen inzake behandeling van archiefstukken, 1917-1921. - 5167, Notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad, 1916. - 5168, Notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad, 1917.

Literatuur - http://www.archives.gov/about/history/ geraadpleegd op 19-11-2011. - Bervoets, J.A.A., M.C.M. Wishaupt, Victor de Stuers. Referendaris zonder vrees of blaam. Catalogus bij de tentoonstelling in de Koninklijke Bibliotheek en het Algemeen Rijksarchief (’sGravenhage 1985). - Blumenthal, S.C., Informatiesystemen voor ondernemingen (Alphen aan den Rijn/Brussel 1974). - Duparc, F.J., Een eeuw strijd voor Nederlands cultureel erfgoed (’s-Gravenhage 1975). 55

- Graaf, E. de, “Archief = omslagen”. Scriptieonderzoek naar de registratuurgeschiedenis van de gemeenten Aagtekerk, Arnemuiden, Biggekerke, Domburg, Grijpskerke, Koudekerke, Meliskerke, Middelburg, Nieuw- en Sint-Joosland, Oost- en West-Souburg, Oostkapelle, Ritthem, Serooskerke, Sint Laurens, Veere, Vlissingen, Vrouwenpolder, Westkapelle en Zoutelande tussen 1900 en 1966 (z.p. 2010). - Graafhuis, A., ‘Samuel Muller Fz. (1848-1922)’, Biografisch woordenboek van Nederland, deel 1 (Den Haag 1979), geraadpleegd via http://www.historici.nl/Onderzoek/Projecten/BWN/lemmata/bwn1/mullerfzn op 4-12-2011. - Haart, E.I., Voorlopige inventaris van het archief van gemeentebestuur en secretarie Hilversum, 1851-1939 (Streekarchief voor het Gooi en de Vechtstreek, Hilversum 1999). - Horsman, P.J., F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen, Tekst en context van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van 1898 (Hilversum 1998). - Horsman, P. ‘Concurrenten van Zaalberg’, in: I. Klamer, D. Schöller, A. van Heijst (red.) Van code tot community (Rijswijk 2008) 27-35. - Horsman, P., ‘Zaalberg in het land’, in: I. Klamer, D. Schöller, A. van Heijst (red.) Van code tot community (Rijswijk 2008) 37-44. - Horsman, P.J. Abuysen ende desordiën. Archiefvorming en archivering in Dordrecht, 1200-1920 (’s-Gravenhage 2011). - Horsman, P.J., F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen, Tekst en context van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van 1898 (Hilversum 1998). - Jong, L. de, Het koninkrijk der Nederlanden in de tweede wereldoorlog, 1939-1945. Deel I: Voorspel (’s-Gravenhage 1969). - Jong, L. de, Het koninkrijk der Nederlanden in de tweede wereldoorlog. Deel 8: Gevangenen en gedeporteerden. Eerste helft (’s-Gravenhage 1978). - Joor, J., ‘Niet de instructie, doch het inzicht bouwt een goed archief.’ Tachtig jaar overheidsdocumentatie en administratieve organisatie. De geschiedenis van de Vereniging voor Documentaire informatievoorziening en administratieve organisatie (SOD) en haar voorgangers Studiekring voor Overheidsdocumentatie (S.O.D.) en Studieclub voor gemeentelijke documentatie (S.G.D.), 1931-2011 (Den Haag 2011). - Ketelaar, F.C.J., ‘Robert Fruin (1857-1935)’, Biografisch woordenboek van Nederland, deel 2 (Den Haag 1985) geraadpleegd via http://www.historici.nl/Onderzoek/Projecten/BWN/lemmata/bwn2/fruin op 4-12-2011. - Ketelaar, F.C.J., ‘Drie generaties Feith (1778-1913)’in: G.S. Overdiep (red.) Acht Groningse juristen en hun Genootschap. 225 Pro Excolendo lure Patrio (Groningen 1986) 64-104. - Ketelaar, F.C.J., ‘Zaalberg en Otlet – een hoofdstuk uit de geschiedenis van Belgisch-Nederlandse innovatie op archiefgebied’, in: G. Janssens, G. Maréchal, F. Scheelings (red.) Door de archivistiek gestrikt. Liber amicorum prof. dr. Juul Verhelst (Brussel 2000) 157-164. - Ketelaar, F.C.J., ‘Archivalisering en archivering’, in: H. Waalwijk, J. Weterings (redactie) Spreken is goud. Oraties en colleges van hoogleraren…en de archivistiek (’s-Gravenhage 2009) 164-181. - Kwaliteitsinstituut Nederlandse gemeenten, Baseline informatiehuishouding gemeenten. Deel 2b: documentaire informatievoorziening en (digitaal) zaakgericht werken (z.p. 2011). - Lakeman, J., Praktijksysteem der Nederlandsche registratuur ten dienste der gemeenteadministratie (Amsterdam 1919). - Lunsingh Scheurleer, Th.H., ‘Jhr. Victor Eugène de Stuers (1843-1916)’, Biografisch woordenboek van Nederland, deel 1 (Den Haag 1979), geraadpleegd via http://www.historici.nl/Onderzoek/Projecten/BWN/lemmata/bwn1/stuers op 4-12-2011. - Mantel, B., ‘Zaalberg in Zaandam’, in: I. Klamer, D. Schöller, A. van Heijst (red.) Van code tot community (Rijswijk 2008) 15-25. - ‘Mr. G.A. van Poelje’, geraadpleegd via www.parlement.com op 19-02-2012. - Nederlands normalisatie-instituut, NEN-ISO-15489:1 (2001). Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 15489-1:2001, IDT) (Delft 2001). 56

- Noordegraaf, H., ‘Oene Noordenbos’, in: C. Houtman (red. e.a.) Biografisch lexicon voor de geschiedenis van het Nederlandse protestantisme. Deel 5 (Kampen 2001) 387-388. - Noordenbos, O. Religie en nationaal-socialisme (Assen 1937). - Noordenbos, P., Gemeentelijke registratuur. Handleiding voor de kennis van de gemeentelijke registratuur en hare toepassing voor de practijk (Alphen aan den Rijn 1926). - Noordenbos, P., Gemeentelijke documentatie. Handleiding voor de kennis van de gemeentelijke documentatie en hare toepassing voor de practijk (tweede druk; Alphen aan den Rijn 1933). - Noordenbos. P., Secretarie-organisatie. Handleiding voor de kennis van de organisatie van den administratieven dienst ter secretarie (eerste druk; Alphen aan den Rijn 1938). - Noordenbos, P., Gemeentelijke documentatie. Handleiding voor de kennis van de gemeentelijke documentatie en hare toepassing voor de practijk (derde druk; Alphen aan den Rijn 1942). - Noordenbos, P., Overheidsdocumentatie. Handleiding der documentatie voor overheidsadministraties en haar toepassing voor de practijk, op de grondslag van het registratuurstelsel van de vereniging van Nederlandse gemeenten (vierde druk; Alphen aan den Rijn 1947). - Noordenbos, P. ‘Mijn gijzeling I’, Personeelsorgaan Vereniging van Nederlandse gemeenten, 7 (augustus 1947) 4-5. - Noordenbos, P., ‘Mijn gijzeling II’, Personeelsorgaan Vereniging van Nederlandse gemeenten, 8 (oktober 1947) 2-4. - Noordenbos, P., Overheidsdocumentatie. Handleiding voor de documentatie der overheidsadministraties en haar toepassing voor de practijk, op de grondslag van het dossierstelsel (vijfde druk; Alphen aan den Rijn 1950). - Noordenbos, P., Overheidsdocumentatie. Handleiding voor de documentatie der overheidsadministratie en haar toepassing voor de practijk (zesde druk; Alphen aan den Rijn 1953). - Noordenbos, P., Overheidsdocumentatie. Handleiding voor de documentatie der overheidsadministratie en haar toepassing voor de praktijk (zevende druk; Alphen aan den Rijn 1956). - Schellenberg, Th.R., Modern archives. Principles and techniques (Chicago/Londen/Toronto 1956). - Schie, H.A.J. van, Inventaris van het archief van het Registratuurbureau (ODRP) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) 1909-1977 (Den Haag 2010). - Schneiders, P. De bibliotheek- en documentatiebeweging 1880-1914. Bibliografische ondernemingen rond 1900 (Amsterdam 1982). - Tien jaren gemeentelijke registratuur. De werkzaamheid van het Registratuurbureau der Vereeniging van Nederlandsche gemeenten gedurende tien jaren (z.p. z.j.). - Trapman, J. ‘Oene Noordenbos, 1896-1971’, in: Biografisch woordenboek van Nederland 4 (Den Haag 1994) geraadpleegd viahttp://www.historici.nl/Onderzoek/Projecten/BWN/lemmata/bwn4/noorden op 14-01-2012. - J.A.J. Vermaat, Registratuurstelsel: practische methode voor het ordenen, klassificeeren en indiceeren van departements-, provinciale- en gemeentearchieven en van die van groote administratiën (Delft 1915). - Waalwijk, H. ‘Een bouwsteen voor de toren van Babel. Over definities voor waardering, selectie en verwijdering’, in: P. Brood (red. e.a.) Waardering, selectie en acquisitie van archieven (’sGravenhage 2005) 56-67. - Zilverberg, S.B.J., ‘Johan Adriaan Feith (1858-1913)’, Biografisch woordenboek van Nederland, deel 2 (Den Haag 1985) geraadpleegd via http://www.historici.nl/Onderzoek/Projecten/BWN/lemmata/bwn2/feith op 4-12-2011.

57