EEN MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD CORDAID. Geloven dat het kan

EEN MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD CORDAID Geloven dat het kan

Een Maatschappelijk Verantwoord Cordaid

Juni 2011

CREM BV Spuistraat 104d 1012 va Amsterdam The Netherlands T +31 (0)20 627 49 69 F +31 (0)20 626 65 39 [email protected] www.crem.nl

INHOUDSOPGAVE

1

2

Het MVO beleid van Cordaid ...................................................................................................... 5 1.1

Inleiding

5

1.2

Visie en missie

5

1.3

Waarden

6

1.4

MVO-ambities Cordaid

7

MVO-doelstellingen kernactiviteiten Cordaid .......................................................................... 8 2.1

Inleiding

8

2.2

Strategisch financieren

8

2.3

Kennisontwikkeling (incl. beleidsbeïnvloeding)

10

2.4

Noodhulpacties

12

2.5

Communicatie & Fondsenwerving

14

2.6

Bedrijfsvoering

15

2.6.1

Het kantoor

16

2.6.2

Vervoer

17

2.6.3

Beleggen van vermogen

18

2.6.4

Personeelsbeleid

19

3

Organisatie................................................................................................................................. 20

4

Communicatie............................................................................................................................ 23

5

4.1

Inleiding

23

4.2

Communicatie over MVO

23

Vervolgstappen ......................................................................................................................... 26

Bijlagendocument Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7

Kernactiviteiten Consultatie stakeholders Cordaid Overzicht MVO thema’s ISO 26000 MVO Profielen: relevante MVO thema’s kernactiviteiten Dilemma’s op MVO gebied MVO Instrumentarium Cordaid Key Performance Indicators

SUSTAINABILITY CHARTER CORDAID: “WE GELOVEN DAT HET DUURZAAM KAN”

Met bijna 100 jaar ervaring op het gebied van noodhulp, ontwikkelingssamenwerking en armoedebestrijding en een netwerk van een kleine 900 partnerorganisaties in ca. 30 landen zijn Cordaid (Catholic Organisation for Relief & Development Aid), duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid op een natuurlijke wijze met elkaar verbonden. Cordaid is zich bij haar werk zeer bewust van de erfenis die wij – in alles wat we doen – nalaten aan de volgende generaties. Zorg voor het klimaat en de aarde als ‘common good’ staat dan ook hoog in het vaandel. Voor Cordaid is ontwikkeling een proces waarin machtsverhoudingen veranderen, zowel tussen mensen en organisaties als in internationale structuren. We werken samen met maatschappelijke organisaties die onze visie delen, een stevige basis hebben in hun eigen samenlevingen en zich verantwoordelijk voelen voor het bereiken van hun doelen. Met hen willen we veranderingen teweegbrengen, die bijdragen aan sterke en rechtvaardige gemeenschappen en aan nieuwe, wereldwijde maatschappelijke bewegingen. Dit geldt ook voor het proces van Duurzame Ontwikkeling dat een vertaling heeft gekregen in een dynamisch MVO beleid voor Cordaid. Cordaid’s MVO-beleid wordt verwoord in onderstaande ambities:

Cordaid ziet het als haar verantwoordelijkheid om actief aandacht te besteden aan de mogelijke impact op people, planet en profit van haar eigen activiteiten; Cordaid wil eventuele negatieve impacts voorkomen of minimaliseren en de mogelijkheden een positieve bijdrage te leveren zo optimaal mogelijk benutten.

Cordaid wil MVO binnen haar invloedsfeer bevorderen, onder meer door in haar relatie met stakeholders, partners, financiers en toeleveranciers minimumeisen op het gebied van MVO te formuleren;

Cordaid wil een actieve rol spelen in het maatschappelijk debat rond MVO en duurzaamheid, met name waar dit debat raakt aan thema’s die dicht bij Cordaid staan: Mensenrechten, Milieu en Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap;

Cordaid communiceert actief over haar MVO inspanningen met haar stakeholders.

Cordaid heeft ervoor gekozen om het MVO beleid uit te werken aan de hand van de ISO 26000 richtlijnen voor maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties. Cordaid richt zich daarbij in eerste instantie op drie speerpunten binnen ISO 26000 die van nature goed bij Cordaid passen: Mensenrechten, Milieu en Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap. Cordaid gelooft in het geven van het goede voorbeeld. In haar interne bedrijfsvoering opereert Cordaid klimaatneutraal. De CO2 uitstoot wordt tot een minimum beperkt en het restant gecompenseerd. Ook heeft Cordaid intern MVO-beleid geformuleerd voor huisvesting, vervoer, energie, inkoop en personeel.

4

Een maatschappelijk verantwoord Cordaid

1

HET MVO BELEID VAN CORDAID

1.1

Inleiding Het MVO beleid van Cordaid is opgebouwd uit: • •

De MVO ambities of lange termijn doelen van Cordaid De korte termijn MVO doelen van Cordaid

Dit beleid is gebaseerd op en wordt weerspiegeld in de visie en missie van Cordaid en de waarden van Cordaid. De ambities en doelstellingen zijn daarnaast gebaseerd op de verwachtingen van de stakeholders van Cordaid, de belangrijkste activiteiten van Cordaid, de (mogelijke) impact van deze activiteiten op de maatschappij en de mate waarin Cordaid deze impact kan beïnvloeden. De grens tussen de ‘core business’ van Cordaid (het werk waarmee Cordaid invulling geeft aan haar visie en missie) en dit werk op een verantwoorde manier doen is niet altijd hard. Dat is geen probleem. Het MVO beleid van Cordaid kan ook niet los worden gezien van de bijdrage die Cordaid al tracht te leveren aan de maatschappij. Achtereenvolgens komen aan de orde: • de visie en missie van Cordaid • de waarden van Cordaid • de MVO-ambities van Cordaid • de MVO-doelstellingen van Cordaid • de organisatie van het MVO beleid • communicatie Dit beleid en zijn onderdelen vormen geen statisch gegeven; Cordaid en de maatschappij waarin Cordaid opereert staan tenslotte niet stil. Ieder jaar zal Cordaid beoordelen in hoeverre de organisatie op koers ligt om de doelstellingen te bereiken en in hoeverre de doelstellingen en andere onderdelen van het beleid dienen te worden aangepast/aangevuld.

1.2

Visie en missie Het is overduidelijk dat MVO onlosmakelijk verbonden is met Cordaid. Door de bestaande visie en missie van Cordaid is MVO in het DNA van de organisatie verweven. Zoals uit de visie van Cordaid blijkt, streeft Cordaid een wereld na zonder armoede en onrecht, met sociale en economische rechtvaardigheid voor iedereen. De visie en missie vormen een belangrijke reden en verantwoording voor het MVO beleid van Cordaid. Door een gedegen MVO-beleid leeft Cordaid (zelf) na wat zij in de maatschappij nastreeft en draagt Cordaid direct bij aan het realiseren van haar missie. De aandacht voor het milieu komt in de huidige visie en missie nog niet heel duidelijk naar voren, hoewel dit wel een belangrijk onderdeel is van het MVO-beleid. Om de aandacht voor het milieu kenbaar te maken en het draagvlak voor het beleid te versterken zullen visie en missie zo worden aangepast dat de aandacht voor duurzaamheid duidelijk terug komt. Dit is in onderstaand voorstel voor visie en missie cursief weergegeven.

Error! Style not defined.

5

Cordaid’s visie Cordaid gelooft in een duurzame wereld waarin ieder mens telt, waar onrecht en armoede verdwenen zijn en er sociale en economische rechtvaardigheid is voor iedereen. We zijn ervan overtuigd dat ieder mens het vermogen heeft om positieve veranderingen in zijn of haar leven en leefomgeving teweeg te brengen. Samen met lokale partnerorganisaties geven we kansarme mensen een steuntje in de rug, zodat ze zelf het heft in handen kunnen nemen en een gelukkige en duurzame toekomst voor hen binnen handbereik ligt. Cordaid’s missie Cordaid wil in samenwerking met lokale partners in het zuiden een betere en duurzame toekomst voor mensen realiseren. Dat doen we door het verlenen van hulp in noodsituaties, het bestrijden van armoede, de beïnvloeding van beleid en maatschappijopbouw. We kiezen hierbij niet voor financiering op afstand, maar we werken samen met partnerorganisaties ter plaatse. Wij stellen ons op als een partner die niet alleen financiert, maar ook innoveert, krachten bundelt en beleid beïnvloedt. Daarnaast sluit Cordaid aan bij veranderingen in het Nederlandse draagvlak, waar men steeds vaker zelf de handen uit de mouwen wil steken. Dat doen we door deze particuliere initiatieven te steunen.

1.3

Waarden Bij Cordaid staan respect, verbondenheid en ondernemerschap centraal. Voor alle mensen want ieder mens telt. We maken geen onderscheid in leeftijd, sekse, geaardheid, afkomst, geloof of politieke overtuiging, om zo een menswaardig leven te bieden aan de meest kwetsbare groepen. Daarbij willen we dat mensen verantwoordelijk zijn voor hun eigen ontwikkeling. Om deze standpunten tot uiting te laten komen in alles wat wij doen, heeft Cordaid een aantal waarden vastgesteld. Deze waarden vormen de leidraad in ons werk. “We geloven in menselijke waardigheid en respect voor diversiteit. We vertrouwen op de kracht van mensen om positieve veranderingen teweeg te brengen in hun leven. Wij zien ontwikkeling als een proces waarin sociale en politieke machtsverhoudingen veranderen. Zowel in het klein, tussen mensen en organisaties, als in internationale structuren. Wij werken samen met maatschappelijke organisaties, die delen waarin wij geloven. Die een stevige basis hebben in hun eigen samenlevingen en zich verantwoordelijk voelen voor het behalen van hun doelen. Samen realiseren we sociale veranderingen die bijdragen aan sterke en rechtvaardige gemeenschappen en aan nieuwe, wereldwijde maatschappelijke bewegingen. Wij bieden onze partners ondersteuning die bestaat uit strategische financiering voor ontwikkeling zoals hulp in noodsituaties en wederopbouw. Daarbij bevorderen wij bewustwording en draagvlak in de Nederlandse samenleving, samenwerking in netwerken, de uitwisseling van kennis, informatie, ervaring en talenten en het opbouwen en uitoefenen van politieke invloed. Wij hebben bondgenoten in onze samenleving: donateurs en vrijwilligers, overheid, bedrijven en andere maatschappelijke organisaties.” Helder is dat met bijna 100 jaar ervaring op het gebied van noodhulp, ontwikkelingssamenwerking en armoedebestrijding en een netwerk van een kleine 900 partnerorganisaties in ca. 30 landen MVO een belangrijk onderwerp is voor Cordaid. Cordaid

6


als hulporganisatie heeft de ‘plicht’ om zelf haar activiteiten op een verantwoorde wijze uit te voeren en ook om de opgebouwde kennis op het gebied van ontwikkelingssamenwerking, armoedebestrijding en noodhulp uit het internationale veld hier te brengen.

1.4

MVO-ambities Cordaid De ISO 26000 principes voor MVO, zoals transparantie, afleggen van rekenschap en ethisch gedrag vormen de basis onder het hele MVO beleid van Cordaid. Het ‘Bestuur van de organisatie’ (een kernthema in ISO 26000) vormt een belangrijke voorwaarde voor een effectief MVO-beleid. Het bestuur van de organisatie zal dan ook als continu aandachtspunt bij het in de praktijk brengen van het MVO-beleid worden meegenomen. In bijlage 3 van het bijlagendocument zijn enkele aandachtspunten voor het bestuur van de organisatie concreet benoemd. De ambities van Cordaid geven weer wat Cordaid als haar verantwoordelijkheid ziet en wat ze in algemene zin wil bereiken als het gaat om MVO. De ambities van Cordaid zijn de volgende: •

•

•

•

Cordaid ziet het als haar verantwoordelijkheid om actief aandacht te besteden aan de mogelijke impact op people, planet en profit van haar eigen activiteiten; Cordaid wil eventuele negatieve impacts voorkomen of minimaliseren en de mogelijkheden een positieve bijdrage te leveren zo optimaal mogelijk benutten. Cordaid wil MVO binnen haar invloedsfeer bevorderen, onder meer door in haar relatie met stakeholders, partners, financiers en toeleveranciers minimumcriteria op het gebied van MVO te formuleren; Cordaid wil een actieve rol spelen in het maatschappelijk debat rond MVO en duurzaamheid, met name waar dit debat raakt aan thema’s die dicht bij Cordaid staan: Mensenrechten, Milieu en Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap; aan deze MVO-thema’s geeft Cordaid ook een hoge prioriteit. Cordaid communiceert over haar MVO inspanningen met haar stakeholders via de website en het jaarverslag.

Deze ambities vormen het uitgangspunt voor de doelstellingen die Cordaid voor ieder van haar kernactiviteiten heeft geformuleerd.


7

2

MVO-DOELSTELLINGEN KERNACTIVITEITEN CORDAID

2.1

Inleiding Cordaid onderscheidt de volgende kernactiviteiten: 1. 2. 3. 4. 5.

Strategisch financieren Kennisontwikkeling (incl. beleidsbeïnvloeding) Noodhulpacties Communicatie & Fondsenwerving Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering is als vijfde kernactiviteit toegevoegd aangezien deze activiteit de uitvoering van de eerste vier activiteiten mogelijk maakt. De kernactiviteiten worden beschreven in bijlage 1 van het bijlagendocument. Voor ieder van deze kernactiviteiten is nagegaan welke MVO-thema’s van belang zijn, wat Cordaid al doet om aan MVO invulling te geven (zie bijlage 6 van het bijlagendocument) en wat Cordaid nog zou kunnen doen (verbeterpunten). MVO heeft betrekking op verschillende thema’s binnen ‘people, planet en profit’. Denk bijvoorbeeld aan thema’s als de gezondheid en veiligheid van medewerkers, mogelijke kinderarbeid in bedrijven waar Cordaid producten van afneemt en de aandacht voor gender in projecten die door Cordaid worden ondersteund. De MVO-thema’s van ISO 26000 zijn opgenomen in bijlage 2 van het bijlagendocument. Welke MVO thema’s van belang zijn voor Cordaid wordt bepaald door de impact en invloed die Cordaid heeft of kan hebben. Wanneer impact en invloed groot zijn betekent dit een grotere verantwoordelijkheid dan wanneer impact en/of invloed klein zijn. Een overzicht van de thema’s die per kernactiviteit van Cordaid van belang zijn (de MVO-profielen) is opgenomen in bijlage 4 van het bijlagendocument. Het MVO-beleid van Cordaid is niet alleen gebaseerd op impact en invloed, maar ook gebaseerd op wat de stakeholders van Cordaid verwachten ten aanzien van MVO. Hiervoor is een aantal gesprekken gevoerd met interne en externe stakeholders (zie bijlage 2 in het bijlagendocument). In de volgende vijf paragrafen worden de huidige MVO-doelstellingen per kernactiviteit weergegeven.

2.2

Strategisch financieren Relevante MVO-thema’s Cordaid financiert partnerorganisaties voor het uitvoeren van haar programma’s, vaak gericht op capaciteitsversterking/ training van doelgroepen, het versterken van hun organisaties, het faciliteren van multistakeholderprocessen, e.d. Met het geld van Cordaid worden salarissen van

8


het personeel van de partnerorganisatie betaald, andere uitvoeringskosten betaald en soms ook materialen en goederen ingekocht voor de uitvoer van werkzaamheden. Cordaid kan bij de keuze van partners kiezen voor partners met een verantwoord milieubeleid en sociaal beleid (waaronder aandacht voor mensenrechten en arbeidsomstandigheden, maar ook corruptie). Hierdoor worden potentiële partners gestimuleerd hier aandacht aan te besteden en kan Cordaid voorkomen dat ze indirect verantwoordelijk is eventuele misstanden (ISO 26000 spreekt in dit verband van ‘medeplichtigheid’). Daar waar strategisch financieren wordt aangewend voor de aankoop van producten en diensten kan een duurzame inkoop bijdragen aan betere sociale omstandigheden en milieuprestaties van de producten en diensten. Wat doet Cordaid al? Cordaid screent alle partners die het meerjarig en institutioneel steunt. Cordaid maakt binnen alle sectoren gebruik van een organisatiescan, ook wel I/C scan genoemd, voor het screenen en monitoren van de partnerorganisaties. Specifiek voor partners die microkredieten verstrekken (MFIs) maakt de sector ondernemen gebruik van een ‘social performance tool’ om die partners te screenen en te monitoren. Binnen de ‘social performance tool’ wordt onder andere gekeken naar de missie en visie van de organisatie, het personeelsmanagement en de omgang met het milieu. Cordaid heeft een beleid op samenwerking (met de partnerorganisaties) vastgelegd in de ‘Cordaid Cooperation Policy’. Wat kan Cordaid nog meer doen? Momenteel heeft Cordaid onvoldoende inzicht in de sociale en ecologische omstandigheden waaronder de doelgroepen van partnerorganisaties (bijv. boeren, bewoners van sloppenwijken) in hun bestaan voorzien en waaronder partners goederen en materialen inkopen. Cordaid kan dit echter niet bij alle partners, hun doelgroepen en hun toeleveranciers gaan controleren. Cordaid kan daarentegen wel eisen gaan stellen op enkele risicogebieden die verband houden met de projecten van Cordaid. Deze risicogebieden kunnen samenhangen met ‘kritische’ MVO thema’s (bijvoorbeeld mensenrechten), met kritische gebieden/regio’s (waar de kans op misstanden relatief groot is) en kritische partneractiviteiten (waar de kans op misstanden relatief groot is). Binnen deze risicogebieden zal Cordaid haar partners vragen om te rapporteren over de duurzaamheidprestaties van de toeleveranciers waarmee de partners werken en de duurzaamheid van de livelihoods van doelgroepen. Hiervoor zal een praktische scan/checklist worden ontwikkeld. Op basis van de resultaten van deze duurzaamheidrapportages zal Cordaid beoordelen of concrete eisen moeten worden gesteld aan de doelgroepen en toeleveranciers waarmee de partners samenwerken. Doelstellingen en acties Op basis van het voorgaande zijn de volgende doelstelling en acties geformuleerd.

Tabel 1 Doelstellingen en acties Strategisch financieren Doelstelling

Acties 2011

Acties 2012

Partners van Cordaid werken alleen samen met toeleveranciers die aan minimale duurzaamheideisen voldoen en streven naar

1. Identificeren van concrete risicogebieden waar verdere verduurzaming van de doelgroepen en

3. Instrueren van partners over het gebruik van deze checklists en rapportages. 4. Beoordeling van de


9

verduurzaming van de livelihoods van doelgroepen. Uit het oogpunt van praktische haalbaarheid wordt de focus beperkt tot concrete risicogebieden waarde kans op misstanden het grootst is.

toeleveranciers van partners gewenst is. 2. Voor deze risicogebieden ontwikkelen van checklists voor partners waarmee over de duurzaamheid van doelgroepen en toeleveranciers kan worden gerapporteerd.

rapportages. 5. Ontwikkelen van beleid (eisen/criteria) op basis van de rapportages waarmee niet duurzame situaties bij doelgroepen en toeleveranciers kunnen worden voorkomen. 6. Implementeren en monitoren van dit beleid.

Planning: in 2013 wordt aan de minimale eisen voldaan.

2.3

Kennisontwikkeling (incl. beleidsbeïnvloeding) Relevante MVO-thema’s Cordaid neemt actief deel aan overlegstructuren die aan de voor Cordaid relevante onderwerpen zijn gelieerd en moedigt haar zuidelijke partners aan om deel te nemen in kennisen lobbyplatforms om hun stem te laten horen. Cordaid werkt in ‘communities of change’ samen met andere organisaties om een bepaalde sociale verandering te bereiken. De kennisontwikkeling die hier plaatsvindt, vormt tevens een kans om partners en lokale stakeholders bewust te maken van MVO, bijvoorbeeld door het overbrengen van good practices en do’s en don’ts op het gebied van MVO. Welke MVO-thema’s hierbij relevant zijn hangt af van het kennisen lobbyplatform, de partijen die hieraan deelnemen en de onderwerpen die centraal staan. Cordaid wil zelf ook graag de belangrijke thema’s agenderen zoals gender, nondiscriminatie en de vertegenwoordiging van verschillende bevolkingsgroepen. Bij het uitvoeren van de lobbyactiviteiten dienen Cordaid en de partners zelf ook ethisch te handelen. In de meeste gevallen betekent dit het respecteren van de in de landen geldende weten regelgeving en ervoor waken geen misleidende informatie te verschaffen. Als de geldende weten regelgeving in strijd is met internationale rechten van de mens, dan dienen Cordaid en/of haar partners dit aan te kaarten. Bij beleidsbeïnvloeding is het van belang dat er sprake is van verantwoorde politieke inmenging en een efficiënt anticorruptie beleid. Wat doet Cordaid al? Door het beïnvloeden van het beleid van lokale en nationale overheden bevorderen Cordaid en haar partnerorganisaties de aandacht voor MVO binnen haar invloedsfeer en moedigen anderen aan om zich verantwoordelijk te gedragen. Cordaid ondersteunt zuidelijke partnerorganisaties die lokale en (inter)nationale overheden en organisaties aanspreken ondermeer om de internationale mensenrechten te erkennen en daarnaar te handelen. Onder deze activiteiten vallen de beïnvloeding van lokale, nationale en internationale leiders en beleidsmakers, overheden en bedrijven. Cordaid voert in Nederland, Europa en internationaal ook zelf lobby uit op genoemde terreinen. Deze activiteiten zijn onderdeel van de kernactiviteiten van Cordaid, maar kunnen tegelijk als een belangrijke vorm van MVO worden opgevat.

10


Voor kennisontwikkeling, uitwisseling en overdracht en gezamenlijke lobbyactiviteiten op het gebied van MVO is Cordaid in Nederland aangesloten bij het MVO platform. Cordaid werkt daarnaast ook aan kennisontwikkeling op het gebied van duurzaam produceren, bijvoorbeeld via de ontwikkeling van duurzaamheidprincipes voor landbouwketens door de Sector Ondernemen. Cordaid heeft de waarden van de organisatie en gedragsregels voor de eigen medewerkers vastgelegd in een Code of Conduct. Wat kan Cordaid nog meer doen? Cordaid zal een ‘lerende samenwerking’ opzetten met partners en andere actoren op het gebied van MVO, zoals andere maatschappelijke organisaties in Nederland of in de partnerlanden. Cordaid heeft momenteel nog geen specifieke gedragsrichtlijn voor het uitvoeren van lobbyactiviteiten en zal een Code of Conduct voor lobbywerk ontwikkelingen waarin gedragscodes voor de medewerkers zijn vastgelegd. Een Code of Conduct voorkomt dat Cordaid zelf onethisch handelt of zich schuldig maakt aan corruptie. Dit kan vooral ook relevant zijn als Cordaid meer vanuit de ‘Communities of Change’ gedachte gaat werken. Doelstellingen en acties Bovenstaande leidt tot de volgende doelstellingen en acties:

Tabel 2 Doelstellingen en acties Kennisontwikkeling (incl. beleidsbeïnvloeding) Doelstelling

Acties 2011

Acties 2012

In samenwerking met partners en andere actoren wordt de aandacht voor MVO verder versterkt.

1. Eerste gesprekken over de ontwikkeling van een plan voor een lerende samenwerking met partners van Cordaid.

2. Cordaid maakt, in samenwerking met enkele enthousiaste partners, een plan voor een lerende samenwerking op met partners en andere actoren op het gebied van MVO. 3. Het plan wordt met de partners en andere actoren doorgesproken. 4. Het plan wordt uitgevoerd en de voortgang gemonitord. 2. Kennisoverdracht over de inhoud en consequenties van deze code naar de medewerkers en zuidelijke partners. 3. Monitoring handhaving Code of Conduct.

Planning: Eind 2012 is een lerende samenwerking met partners operationeel Verdere planning: doorlopend

Voorkomen van onethisch handelen en corruptie bij het uitvoeren van lobbywerkzaamheden. Planning: Eind 2011 is de Code of Coduct voor lobbyactiviteiten gereed

1. Ontwikkeling van een Code of Conduct voor lobbywerk.

Verdere planning: doorlopend


11

2.4

Noodhulpacties Relevante MVO-thema’s De arbeidsomstandigheden tijdens noodhulpacties zijn een belangrijk aandachtspunt doordat in veel gevallen in rampgebieden wordt gewerkt. Daarnaast kan corruptie een rol spelen bij het aanbesteden van werk en bij het verkrijgen van toegang tot gebieden en het verkrijgen van vergunningen. Ontwikkeling van de lokale gemeenschap en aandacht voor gezondheidszorg zijn hoofddoelstellingen van noodhulp. Cordaid heeft door het gebruik van materialen tijdens het noodhulpproces en de wederopbouwwerkzaamheden een potentieel belangrijke impact op natuur, milieu en klimaat. Bij acute noodhulp worden goederen zoals tenten, dekens, voedsel en medicijnen ingekocht. Op de plaats van de ramp worden mobiele klinieken opgezet en waterreservoirs geïnstalleerd. In de wederopbouwfase worden ook huizen gebouwd. Door de keuze van materialen en de inpassing van woningen en infrastructuur in de natuurlijke omgeving kan Cordaid bijdragen aan een verminderde impact op natuur en milieu (lokaal of in productieketens). Door aandacht te besteden aan het energieverbruik van transport en de energievoorziening voor lokale gemeenschappen (stroomvoorziening woningen, brandstoffen voor kookapparatuur e.d.) kan bovendien worden bijgedragen aan een verminderde uitstoot van broeikasgassen. Hierdoor wordt klimaatverandering tegengegaan. Aanpassing aan klimaatverandering (klimaatadaptatie) is ook een belangrijk aandachtspunt: hoe kan in de wederopbouw rekening worden gehouden met de gevolgen van klimaatverandering en mogelijke preventieve activiteiten? Cordaid’s primaire doelgroep, de lokale gemeenschap, is gebaat bij aandacht voor deze thema’s. Een duurzaam gebruik van natuurlijke hulpbronnen is immers een belangrijke voorwaarde voor voedselzekerheid en een duurzame economische groei. Wat doet Cordaid al? Via de Code of Conduct van Cordaid worden al eisen gesteld aan het gedrag van werknemers, waaronder aandacht voor corruptie. Ook de procedures in het geval van missstanden zijn hierin opgenomen. Via het personeelsbeleid wordt aandacht besteed aan arbeidsomstandigheden. Cordaid heeft een duurzaam inkoopbeleid waarin richtlijnen voor het inkopen van goederen zijn vastgelegd. Dit inkoopbeleid geldt voor het hoofdkantoor, maar niet voor inkoop ten behoeve van noodhulp. Voor noodhulpacties geldt wel dat er zoveel mogelijk lokaal wordt ingekocht en dat er ook gelet wordt op de milieu-impact van materialen (daar is een overzicht voor opgesteld). Er bestaat momenteel nog geen generiek beleid voor duurzaam inkopen, waardoor het in de praktijk van de personen in kwestie afhangt of er daadwerkelijk op milieu-impact wordt gelet. Door de noodzaak om in noodsituaties snel te kunnen reageren is de ruimte voor het hanteren van inkoopcriteria in het geval van noodhulp ook kleiner dan bijvoorbeeld bij de inkoop van kantoorartikelen op het hoofdkantoor. Verder werkt de afdeling noodhulp vaak met vaste leveranciers die bewezen hebben snel te kunnen leveren. Tijd voor een aanbesteding met een lange doorlooptijd is er namelijk meestal niet. Wat kan Cordaid nog meer doen? Cordaid zal een overzicht maken van wat er mogelijk is op het gebied van duurzaam inkopen bij noodhulpsituaties. Zo zal Cordaid het hanteren van inkoopcriteria opnemen met haar vaste toeleveranciers en ervoor zorgen dat het beleid en de praktische mogelijkheden op dit vlak bekend zijn bij alle betrokken partijen en het beleid ook daadwerkelijk in de praktijk wordt

12


gebracht. Door de samenwerking met vaste leveranciers kunnen mogelijk afspraken worden gemaakt over minimumcriteria op belangrijke milieuthema’s, zoals de inkoop van duurzaam hout. Ook de inkoop van producten die zijn geproduceerd door middel van genetische modificatie zal in de beoordeling worden meegenomen (zie bijlage 5 van het bijlagendocument). Daarnaast zal aandacht worden besteed aan het minimaliseren van de impact van de bouw van woningen, energievoorzieningen, sanitaire voorzieningen en infrastructuur op het milieu. Het gaat in dit geval dus niet om de inzet van materialen, maar om de keuze voor (bijvoorbeeld) sanitaire systemen en de plaatsing hiervan. Bijvoorbeeld door standaard aandacht te besteden aan milieuthema’s als biodiversiteit, afval en emissies (inclusief de emissie van broeikasgassen bij bijvoorbeeld energievoorziening). Hiervoor zullen eerst de mogelijkheden in meer detail in kaart worden gebracht. Vervolgens wordt dit vertaald naar concrete procedures die in het geval van noodhulp en wederopbouw gevolgd dienen te worden. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het uitvoeren van een Environmental Impact Assessment (EIA), die kan variëren van een snelle screening tot een meer diepgaand onderzoek, afhankelijk van de situatie. Op basis van een dergelijke EIA kunnen maatregelen worden getroffen om de impact te minimaliseren. Bij het in kaart brengen van de mogelijkheden zal ook de samenwerking met derden, zoals bedrijven en andere hulporganisaties, worden meegenomen. Deze samenwerking kan bijvoorbeeld betekenen dat met deze partijen gezamenlijke afspraken worden gemaakt over de aandacht voor de inzet van duurzame producten en materialen en de aandacht voor de keuze en plaatsing van voorzieningen. De mogelijkheden op dit gebied zullen zo mogelijk ook in samenwerking met deze derden worden uitgewerkt. Doelstellingen en acties Uit het voorgaande resulteren de volgende doelstelling en acties:

Tabel 3 Doelstellingen en acties Noodhulp Doelstelling Minimaliseren van de milieuimpact en sociale impact van de producten, diensten en voorzieningen die in het kader van noodhulp worden ingezet (aangeschaft, geplaatst). Planning: Eind 2012 zijn de afspraken met toeleveranciers geïmplementeerd. Planning: In 2013 worden alle kansen op dit punt zo optimaal mogelijk benut.

Acties 2011 1. In kaart brengen van de interesse bij derden waarmee Cordaid samenwerkt om dit MVOaspect op te pakken. 2. Beoordelen wat een eventuele afwijzende houding van derden betekent voor het beleid van Cordaid (beleid bijstellen of veranderen van toeleverancier?).

Acties 2012 4. Afspraken maken met toeleveranciers en samenwerkende derden over de criteria die bij noodhulpacties zullen worden gehanteerd. 5. In de praktijk brengen van de afspraken. 6. Monitoring en evaluatie.

3. In kaart brengen van de praktische mogelijkheden om de milieu-impact en sociale impact te


13

minimaliseren. Voor zowel duurzaam inkopen als het bouwen en plaatsen van constructies.

2.5

Communicatie & Fondsenwerving Relevante MVO-thema’s Cordaid werft financiën voor haar werk via de fondsen Cordaid Memisa (structurele gezondheidzorg), Cordaid Mensen in Nood (noodhulp, wederopbouw en preventie), Cordaid Kinderstem (kinderen in sloppenwijken), Cordaid Microkrediet (zelfstandige ondernemers), Cordaid Bond zonder Naam (armoedebestrijding in Nederland) en Vastenaktie/ Cordaid. Verder ontvangt Cordaid financiering van de Nederlandse overheid, de Europese Unie, de Nationale Postcode Loterij en het bedrijfsleven. Het kan voorkomen dat de donateurs die geld aan Cordaid willen schenken direct, of indirect de belangen van de primaire doelgroep van Cordaid schaden. Of dat de persoon of instelling die wil schenken activiteiten ontplooit die in tegenspraak zijn met de missie en visie van Cordaid. In deze gevallen is het de vraag of Cordaid er goed aan doet om deze giften te accepteren. Accepteren van giften kan dan ten koste gaan van de geloofwaardigheid van Cordaid. Het beleid van Cordaid ten aanzien van fondsenwerving en donateurs heeft niet alleen consequenties voor de acceptatie van fondsen, maar ook voor de relatie met (potentiële) donoren. Zo werken de programmasectoren en hun partners samen met bedrijven. Die bedrijven kunnen tevens (potentieel) donateur zijn. Afwijzing van deze bedrijven als donateur kan dan van invloed zijn op de samenwerking in het zuiden. Andersom kan het ook zo zijn dat er campagne wordt gevoerd tegen een bedrijf dat een (potentiële) donateur is. Wat doet Cordaid al? Cordaid wil met donateurs in zee gaan die niet in strijd handelen met de belangen van de primaire doelgroep, de mensrechten in acht nemen en bij hun activiteiten rekening houden met het milieu. Cordaid heeft een schenkingenbeleid voor foundations en organisaties, gebaseerd op (onder meer) het uitsluiten van specifieke sectoren en op het onderschrijven van de 10 principes van de Global Compact, de Equator principles en richtlijnen voor ‘extractive industries’. Voor particuliere schenkingen geldt dit beleid niet. Daarnaast heeft Cordaid richtlijnen ontwikkeld voor ‘Good Donorship’ waarin onder andere aandacht besteed wordt aan respect, openheid, wederkerigheid, empathie en flexibiliteit. Wat kan Cordaid nog meer doen? Cordaid heeft beleid geformuleerd voor fondsenwerving en schenkingen door foundations en organisaties. Voor schenkingen door particulieren is momenteel geen beleid. Ook hiervoor kan echter gelden dat de herkomst van het geld kan leiden tot een reputatierisico en een zekere mate van medeplichtigheid. Cordaid zal onderzoeken of ook aan schenkingen door particulieren voorwaarden kunnen worden gesteld. Hiervoor zijn in bijlage 5 van het bijlagendocument enkele eerste oplossingsrichtingen opgenomen.

14


Doelstellingen en acties Uit het voorgaande resulteren de volgende doelstelling en acties:

Tabel 4 Doelstellingen en acties Fondsenwerving Doelstelling

Acties 2011

Acties 2012

Toepassen van het schenkingenbeleid zoals vastgesteld in oktober 2010

1. Communiceren van het nieuwe beleid naar zakelijke donateurs en stakeholders.

Toetsen praktijk huidige schenkingsbeleid middels casuïstiek

Onderzoeken van de mogelijkheden om een schenkingenbeleid voor particulieren te ontwikkelen

2. In kaart brengen van de mogelijkheden om voorwaarden te stellen aan de schenkingen door particulieren 3. Vaststellen van het (al dan niet gewijzigde) schenkingenbeleid door de directie. 4. Communiceren van het nieuwe beleid naar donateurs.

Planning: In 2011 een besluit over een schenkingenbeleid voor particulieren. Bij positief besluit: Vanaf 1 januari 2012 voldoet het schenkingenbeleid aan de nieuwe voorwaarden

2.6

Bedrijfsvoering Relevante MVO-thema’s De zorg voor mens en leefomgeving ligt besloten in de missie van Cordaid. In de bedrijfsvoering wordt hieraan vormgegeven door de activiteiten en processen ethisch, sociaal en ecologisch verantwoord in te richten. Cordaid vindt MVO bij de bedrijfsvoering even belangrijk als bij haar andere kernactiviteiten omdat de eigen organisatie een cruciale rol speelt in het geven van het goede voorbeeld. Wanneer je andere organisaties vraagt om maatschappelijk verantwoord te handelen, moet je immers ook je eigen zaken goed geregeld hebben (‘walk the talk’). Relevante MVO-thema’s voor de bedrijfsvoering zijn: •

• • • •

Milieu-impact en sociale impact van ingekochte producten en diensten, waaronder bijvoorbeeld de catering, de schoonmaak, de inkoop van kantoormateriaal, -meubilair en – apparatuur en het onderhoud van het gebouw. Indirecte milieu-impact en sociale impact via beleggingen. Positieve bijdrage aan missie Cordaid via beleggingen. Waterverbruik in de kantoororganisatie. Energieverbruik in de kantoororganisatie.


15

•

Arbeidsomstandigheden medewerkers (zoals veiligheid, maar ook opleiding en ontwikkeling).

Wat doet Cordaid al? De afdeling Interne Bedrijfsvoering heeft diverse activiteiten ontwikkeld om de eigen organisatie zo verantwoord mogelijk te laten opereren. Hieronder worden de belangrijkste stappen beschreven die Cordaid al heeft gezet en de stappen die Cordaid nog kan zetten. 2.6.1 Het kantoor Naar een klimaatneutrale bedrijfsvoering In 2007 heeft Cordaid besloten om de eigen bedrijfsvoering geheel klimaatneutraal te maken. Om dat te realiseren heeft Cordaid een Climate Footprint analyse laten maken om inzicht te krijgen in de uitstoot van broeikasgassen. Als gevolg van energiebesparing en de inzet van groene energie in de periode 2008-2010 is de uitstoot van broeikasgassen door de eigen organisatie al aanzienlijk verminderd. De resterende ‘carbon footprint’ wordt gecompenseerd, waardoor de bedrijfsvoering per saldo klimaatneutraal is. Duurzaam inkoopbeleid Cordaid koopt zoveel mogelijk materialen, middelen en diensten duurzaam in en hanteert hierbij de duurzaam inkoop criteria van AgentschapNL. In de periode 2008-2010 zijn een aantal inkopen en/of aanbestedingen gedaan met duurzaamheid als belangrijk criterium, waaronder de inkoop van kantoorartikelen, de aanbesteding van de schoonmaak en energievoorziening. Voor wat betreft de catering wordt voor circa 60% duurzaam (biologisch en/of fair trade) ingekocht. Cordaid wil het assortiment aan duurzame producten waar mogelijk nog verder uitbreiden. Cordaid is tevens overgestapt op de VISA Greencard. Verbouwing van het hoofdkantoor Cordaid heeft in 2010 een grote verbouwing van het kantoor laten uitvoeren. Bij de verbouwing is zoveel mogelijk rekening gehouden met duurzaamheid. In het trappenhuis en de algemene ruimtes is energiesparende verlichting aangebracht, op de toiletten lichtsensoren om onnodig stroomverbruik te voorkomen. De monumentale achtergevel is voorzien van voorzetramen voor extra isolatie en het voorkomen van tochtklachten. Naast deze energiebesparende maatregelen, zijn er ook waterbesparende maatregelen genomen. Zo zijn de kranen bij de toiletten voorzien van waterbesparende sensoren. Ten slotte zijn voorzieningen voor afvalscheiding getroffen om een zo hoog mogelijk percentage recycling te bewerkstelligen en de CO2 uitstoot door verbranding van restafval te verminderen. Het is nog te vroeg om al concrete resultaten te kunnen laten zien, maar dat zal in de loop van 2011/2012 wel mogelijk zijn.

16


Energiebesparend gedrag Cordaid heeft in 2009 in samenwerking met de Universiteit van Maastricht een gedragsonderzoek laten uitvoeren naar energiezuinig handelen op kantoor. De medewerkers van Cordaid zijn geïnterviewd over de mogelijkheden om minder energie te verbruiken via energiezuinig gedrag. Zo is bijvoorbeeld gekeken naar het computergebruik en het gebruik van de printer. In het uiteindelijke rapport zijn concrete handvatten beschreven om een bewust energieverbruik van medewerkers te stimuleren. Cordaid wil aan de hand van de uitkomsten de komende jaren een energiezuinig gedrag bevorderen. Wat kan Cordaid nog meer doen? Cordaid heeft al veel gedaan om de impact van de kantooractiviteiten op het milieu en sociale aspecten (via inkoop) te minimaliseren. Op enkele punten is nog verdere verbetering mogelijk:

Tabel 5 Doelstellingen en acties bedrijfsvoering Kantoor Doelstelling Verder reduceren van de carbon footprint van de bedrijfsvoering Planning: doorlopend

Acties 2011

Acties 2012

1. In kaart brengen van de carbon footprint van ICT en de manier worden deze zou kunnen worden verlaagd. 2. Bevorderen energiezuinig gedrag aan de hand van het onderzoek naar energiezuinig handelen. 3. Implementatie van de geïdentificeerde maatregelen

2.6.2 Vervoer Bij Cordaid werken ruim 250 medewerkers. Niet alleen betekent dit een aanzienlijke hoeveelheid woon-werkverkeer, de projectmedewerkers reizen ook veel voor Cordaid zelf. Uit de Carbon Footprint analyse bleek dat de vliegreizen verantwoordelijk zijn voor 80% van de uitstoot van broeikasgassen door Cordaid. Vliegverkeer Vliegen hoort bij het werk van Cordaid. De donoren verwachten van Cordaid dat nauw wordt samengewerkt met de partners in het zuiden en dat de uitvoer van projecten wordt begeleid en gecontroleerd. Als gevolg van haar activiteiten vliegt Cordaid jaarlijks met al haar medewerkers ongeveer 300 rondjes om de aarde. Sinds Cordaid de doelstelling heeft om klimaatneutraal te zijn, wordt daarom scherp gekeken naar mogelijkheden om het aantal vliegkilometers naar beneden te brengen. Zo is in 2010 een videoconference systeem op het hoofdkantoor geïnstalleerd. Cordaid heeft ervoor gekozen om de resterende uitstoot door het vliegen te compenseren bij de Climate Neutral Group. De Climate Neutral Group investeert de compensatie in duurzame energie- en bosprojecten.


17

Woon-werk verkeer Cordaid hanteert een openbaar vervoer beleid. Slechts een beperkt aantal medewerkers maakt gebruik van de auto. Cordaid heeft het convenant ‘Bereikbaar Haaglanden’ ondertekend, waardoor het zich heeft gecommitteerd aan 6%-reductie van het aantal kilometers dat medewerkers in de spits staan en van de CO2 uitstoot. Doel van dit convenant is om de mobiliteit rondom Den Haag zo goed mogelijk in te richten en daarmee de filedruk te verminderen en het milieu minder te belasten. Cordaid probeert het zakelijk autoverkeer van haar medewerkers zoveel mogelijk te ontmoedigen door middel van een onkostenvergoeding op openbaar vervoersniveau. Koeriersdiensten Cordaid maakt gebruik van fietskoeriers en voor grotere afstanden van de diensten van Valid Express. Deze koeriersdienst zet mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt in en rijdt CO2 neutraal. Wat kan Cordaid nog meer doen? Ook op vervoer heeft Cordaid al veel gedaan om de impact op het milieu te beperken. Op enkele punten is nog verdere verbetering mogelijk:

Tabel 6 Doelstellingen en acties bedrijfsvoering Vervoer Doelstelling Verder terugdringen van het aantal vliegkilometers en de hiermee samenhangende CO2 uitstoot Planning: vanaf medio 2012 worden alle mogelijkheden optimaal benut.

Verder terugdringen van het woon-werk verkeer en de hiermee samenhangende CO2 uitstoot. Planning: Doorlopend

Acties 2011 1. Verder promoten van de mogelijkheden voor vergaderen op afstand (o.a. door gebruik van het videoconference systeem). 2. Logistieke analyse van de meest efficiënte vergaderlocaties en aanpassen keuze vergaderlocaties hierop 1. Faciliteren van het nieuwe werken: Inventarisatie mogelijkheden en wenselijkheid van flexwerkplekken en thuiswerken

Acties 2012

2. Invoeren van het nieuwe werken indien inventarisatie positief

2.6.3 Beleggen van vermogen Cordaid brengt een deel van Cordaid’s geld onder bij een vermogensbeheerder, die het geld van Cordaid op haar beurt weer in fondsen/aandelen belegt. Cordaid kan haar geld dat bij vermogensfondsen uitstaat laten werken in lijn men haar visie en missie en zo een bijdrage leveren aan een duurzamere, socialere samenleving.

18


Wat doet Cordaid al? Voor het beleggen van geld hanteert Cordaid een treasury statuut waarin zowel positieve als negatieve (‘uitsluitings-‘)criteria zijn opgenomen ten aanzien van o.a. het milieu en de rechten van de mens. Cordaid onderschrijft onder meer de VFI-richtlijn ten aanzien van verantwoord vermogensbeheer. Periodiek wordt de portefeuille gescreend op duurzaamheid door Sustainalytics. Wat kan Cordaid nog meer doen? Het huidige beleid op het beleggen van vermogen wordt gecontinueerd. Op termijn zal worden beoordeeld of en hoe het beleggen van vermogen zo kan worden ingezet dat het bijdraagt aan de missie van Cordaid (zgn. missiegerelateerde beleggingen). 2.6.4 Personeelsbeleid Wat doet Cordaid al? Cordaid heeft goede arbeidsomstandigheden voor haar medewerkers gecreëerd met voldoende mogelijkheden tot ontwikkeling. Daarnaast heeft Cordaid onder andere een klokkenluidersregeling, verzuimbeleid, evacuatieplan en veiligheidsbeleid. Daarnaast hanteert Cordaid in lijn met haar missie en visie een diversiteitsbeleid. In het verlengde van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid streeft Cordaid naar een evenredige vertegenwoordiging van medewerkers van allochtone afkomst binnen het personeelsbestand. Omdat taal vaak een belemmerende factor is voor integratie en participatie, is volgens plan in 2010 een project gestart voor de invoering van een tweede voertaal (Engels) in 2011. Medewerkertevredenheid Cordaid voert medewerkerstevredenheidsonderzoeken uit om inzicht te krijgen in het werkplezier en waardering van de medewerkers en de resultaten van het beleid te toetsen. Deze onderzoeken worden om het jaar uitgevoerd. Wat kan Cordaid nog meer doen? Het huidige beleid wordt gecontinueerd. Wanneer de medewerkertevredenheidsonderzoeken hiertoe aanleiding geven kan het beleid worden aangepast.


19

3

ORGANISATIE

MVO speelt een rol op alle niveau’s van de organisatie. Hieronder worden de organisatorische randvoorwaarden beschreven om MVO binnen Cordaid op een goede manier te verankeren. Ingegaan wordt op: • • •

Het beleggen van de verantwoordelijkheden voor het MVO-beleid Continue verbetering via de Plan-Do-Check-Act cyclus Het gebruik van KPI’s voor monitoring van de voortgang

MVO kernteam en MVO-coördinator De verantwoordelijkheid om maatschappelijk verantwoord te handelen ligt door de gehele organisatie van Cordaid. Zowel op het niveau van de directie en stafafdelingen, als op het niveau van de sectormedewerkers en de zuidelijke partners van Cordaid. Om een systematische en continue aanpak van MVO mogelijk te maken zal Cordaid een MVO coördinator aanstellen. Natuurlijk doet de MVO-coördinator dit niet alleen. De MVO-coördinator werkt hierin samen met het kernteam. Dit bestaat uit vertegenwoordigers vanuit de verschillende programmasectoren, naast vertegenwoordigers van de afdelingen Communicatie en Fondsenwerving (corporate communicatie) en Interne Bedrijfsvoering. De MVO-coördinator heeft als belangrijke taken: • Het houden van overzicht over de voortgang van het MVO-beleid van Cordaid. • Het op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen op MVO-gebied die relevant zijn voor Cordaid. • Het periodiek bijeenroepen en voorzitten van het MVO-kernteam. • Het onderhouden van contact met de directie en de managementteam. • Het zorgdragen voor een jaarlijkse evaluatie van de voortgang. • Te zorgen dat het beleid op basis van de evaluatie waar nodig wordt bijgesteld. • Het nieuwe beleid voorleggen aan de directie en managementteam. • Het jaarlijks raporteren over de voortang en de (goedgekeurde) plannen voor het komende jaar. Het MVO-kernteam is verantwoordelijk voor: • Het, in samenwerking met de MVO-coördinator, formuleren van het MVO beleid. • Het vertalen van dit beleid naar concrete activiteiten. • Het zorg dragen voor de juiste instrumenten om deze activiteiten te ondersteunen. • Het onderling afstemmen van instrumenten en procedures tussen afdelingen/sectoren. • Het zorgdragen van voldoende capaciteit voor de uitvoering. • De planning van de activiteiten. • Het monitoren en evalueren van de voortgang. • Het jaarlijks verslagleggen over de voortgang en de nieuw geformuleerde acties. • De informatieuitwisseling en draagvlak in de sectoren. Het kernteamlid is het aanspreekpunt in de eigen sector: hij/zij is degene die weet wat de stand van zaken is, wie wat doet en wat wel of niet goed loopt. Om het MVO-beleid levend te houden en te laten aansluiten bij de actualiteit zullen ontwikkelingen op het gebied van MVO moeten worden gemonitord. Dit kan door het bijhouden van vakliteratuur en (digitale) nieuwsbrieven, maar ook door het bijwonen van en het leveren

20


van een bijdrage aan MVO-bijeenkomsten. Bijvoorbeeld via het MVO-platform. De MVOcoördinator is verantwoordelijk voor het monitoren nieuwe ontwikkelingen, maar ook de leden van het kernteam worden via discussies in het team hiertoe gestimuleerd. Kernteamleden zouden bijvoorbeeld periodiek geïnformeerd kunnen worden via één van de digitale MVO nieuwsbrieven (zoals van P+). Functie- en taakomschrijving Voor zowel het kernteam als de MVO-coördinator zal een functie- en taakomschrijving worden opgesteld, inclusief een inschatting van de benodigde tijd. De MVO-coördinator kan bijvoorbeeld afkomstig zijn uit één van de programmasectoren of de stafafdeling Kennisontwikkeling & Evaluatie. De directie stelt de MVO-coördinator en kernteamleden vast. Plan-do-check-act Binnen de plan-do-check-act (PDCA) cyclus worden plannen gemaakt, uitgevoerd, de voortgang wordt gemonitord en geëvalueerd en op basis van deze evaluatie zonodig het beleid bijgestuurd. Door te werken met deze cyclus blijven het MVO beleid en de hieraan gekoppelde actieplannen up-to-date en is er sprake van een continue verbetering. De PDCA cyclus wordt periodiek doorlopen. Voor het MVO-beleid van Cordaid zal er sprake zijn van een jaarlijkse cyclus. Hierbij moet worden gerealiseerd dat visie, missie en ambities (lange termijn doelstellingen) niet jaarlijks zullen wijzigen. De korte termijn doelstellingen (doelstellingen die binnen 1 of 2 jaar moeten zijn bereikt) kunnen eventueel wel wijzigen als de praktijk daar aanleiding toe geeft. De PDCA cyclus betekent voor het MVO beleid van Cordaid het volgende:

Tabel 7 Plan Do Check Act bij Cordaid Plan

Jaarlijks wordt een actieplan ontwikkeld waarin de verschillende MVOdoelstellingen zijn opgenomen en de bij deze doelstellingen behorende lopende acties en nieuwe acties voor het komende jaar. Voor iedere actie is aangegeven welke planning wordt aangehouden, wie verantwoordelijk is en welke inzet in capaciteit en budget ermee gemoeid is.

Do

Deze acties worden in dat jaar in gang gezet en (deels) uitgevoerd. Ontwikkelingen op het gebied van MVO worden gemonitord. De resultaten en dilemma’s worden regelmatig bediscussieerd met, en teruggekoppeld naar het personeel.

Check

De voortgang wordt gemonitord aan de hand van Key Performance Indicators (KPI). Aan het einde van het jaar wordt de voortgang geëvalueerd: zijn de acties wel of niet afgerond en waarom wel/niet? Is de doelsteling al behaald en waarom wel/niet?

Act


Op basis van de evaluatie wordt besloten of doelstellingen moeten worden bijgesteld of acties moeten worden aangepast.

21

Over de voortgang en de consequenties wordt gerapporteerd en eventuele aanpassingen in het beleid voorgelegd aan de directie. Plan

De goedgekeurde wijzigingen worden opgenomen in het nieuwe actieplan voor het komende jaar. Over dit nieuwe plan wordt gecommuniceerd naar de verantwoordelijken en naar de andere medewerkers van Cordaid (bijvoorbeeld in de vorm van een samenvatting met een terugblik en vooruitblik).

Do

De acties worden in het nieuwe jaar in gang gezet en (deels) uitgevoerd.

Etc.

De MVO-coördinator draagt zorg voor de continuïteit van de PDCA cyclus, in samenwerking met het MVO-kernteam. Monitoring en Key Performance Indicators (KPI) Om de PDCA cyclus te kunnen doorlopen en te komen tot continue verbetering is monitoring van de voortgang nodig. Om deze monitoring mogelijk te maken wordt gebruik gemaakt van Key Perfomance Indicators (KPI’s). KPI’s zijn indicatoren voor de prestatie van de organisatie op een specifiek thema of onderwerp. ISO 26000 gaat in op de vraag of indicatoren kwantitatief of kwalitatief zouden moeten zijn. De richtlijn zegt hierover dat indicatoren die kwantitatieve resultaten opleveren mogelijk niet toereikend zijn voor alle aspecten van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Op het gebied van mensenrechten bijvoorbeeld kunnen meningen van vrouwen en mannen over eerlijke behandeling zinvoller zijn dan bepaalde kwantitatieve indicatoren over discriminatie. Belangrijk is ook om te onderkennen dat maatschappelijke verantwoordelijkheid meer inhoudt dan specifieke prestaties in meetbare activiteiten, zoals het verminderen van milieuvervuiling en ingaan op klachten. Omdat maatschappelijke verantwoordelijkheid is gebaseerd op waarden, het toepassen van principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid en houdingen, kan via monitoren een meer subjectieve aanpak worden toegepast, zoals interviewen, observeren en andere technieken om gedrag en verplichtingen te evalueren. Cordaid zal voor al haar operationele doelstellingen KPI’s formuleren om de voortgang meetbaar te maken. Doordat de operationele doelstellingen bijdragen aan het bereiken van de strategische doelstellingen (de ambities van Cordaid op MVO), vormen deze KPI’s ook een (praktisch hanteerbare) indicatie voor het bereiken van de strategische doelstellingen. Over de voortgang van het MVO-beleid wordt in een jaarverslag gerapporteerd. Monitoring aan de hand van KPI’s kan echter frequenter plaatsvinden, al naar gelang de doelstelling / actie die wordt gemonitord, zodat eventuele tussentijdse bijsturing van activiteiten mogelijk is. Meer informatie over het formuleren van KPI’s is opgenomen in bijlage 7 van het bijlagendocument.

22


4

COMMUNICATIE

4.1

Inleiding Momenteel is nog onvoldoende duidelijk wat Cordaid op het gebied van MVO doet en welke keuzes de organisatie hierbij heeft gemaakt. Intern weten de medewerkers vaak niet welke MVO activiteiten er zijn of welke richtlijnen op het gebied van MVO gevolgd kunnen worden. Extern geven sommige stakeholders aan dat Cordaid meer kan communiceren over haar MVOactiviteiten en aanpak en dat Cordaid de ‘plicht’ heeft om het verhaal uit het Zuiden hier te brengen, ook als het gaat om MVO. Het tot nog toe ontbreken van een heldere visie en aanpak op MVO is hier een belangrijke factor in. Een helder MVO beleid en communicatieplan geeft Cordaid de mogelijkheid om de communicatie over MVO te structureren en beter te laten aansluiten op de eigen visie en de ontvanger. Medewerkers en externe partijen kunnen worden geïnformeerd en geconsulteerd over de ambities, activiteiten en ontwikkelingen op het gebied van MVO. Op basis van het voorliggende MVO beleid zal Cordaid een communicatieplan ontwikkelen. Hiervoor nemen de MVO-coördinator, het kernteam MVO en het team Corporate Communicatie het voortouw. In de onderstaande paragrafen zijn enkele van de aandachtspunten voor dit communicatieplan opgenomen.

4.2

Communicatie over MVO Communicatie over MVO wordt nog vaak gezien als een vorm van reputatiemanagement. Er zijn echter veel meer redenen waarom MVO communicatie belangrijk is. ISO 26000 vermeldt de volgende belangrijke redenen voor een organisatie om te communiceren over MVO: •

• • •

•

• •

vergroten van bewustzijn zowel binnen als buiten de organisatie met betrekking tot haar strategieën en doelstellingen, plannen, prestaties en uitdagingen op het vlak van maatschappelijke verantwoordelijkheid; tonen van respect voor de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid, waaronder het afleggen van rekenschap en transparantie; betrekken van en in dialoog treden met stakeholders; duidelijk maken hoe de organisatie haar betrokkenheid bij maatschappelijke verantwoordelijkheid aanpakt en inspelen op de belangen van stakeholders en verwachtingen van de gemeenschap in het algemeen; verstrekken van informatie over de effecten van de activiteiten, producten en diensten van de organisatie, met inbegrip van gedetailleerde informatie over hoe de effecten in de loop der tijd veranderen; helpen om medewerkers en anderen te betrekken bij en te motiveren om de activiteiten van de organisatie betreffende maatschappelijke verantwoordelijkheid te steunen; het vergelijken met collega-organisaties makkelijker te maken waardoor verbetering van de prestaties betreffende maatschappelijke verantwoordelijkheid kan worden gestimuleerd;


23

•

verbeteren van de reputatie van een organisatie op het gebied van maatschappelijk verantwoordelijk handelen, openheid, integriteit en afleggen van rekenschap, om het vertrouwen van stakeholders in de organisatie te versterken.

De communicatie kan verschillende vormen aannemen, waaronder: • vergaderingen en gesprekken met stakeholders; • communicatie met stakeholders over specifieke onderwerpen of projecten met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid. Deze communicatie behoort indien mogelijk en passend plaats te vinden in een dialoog met de stakeholders; • communicatie tussen het management en de medewerkers of leden van de organisatie om het algemeen bewustzijn ten aanzien van en steun voor de maatschappelijke verantwoordelijkheid en gerelateerde activiteiten te vergroten. Dergelijke communicatie is gewoonlijk het meest doeltreffend als er ook dialoog plaatsvindt; • communicatie met leveranciers over inkoopeisen in verband met maatschappelijke verantwoordelijkheid; • artikelen over aspecten van maatschappelijke verantwoordelijkheid in tijdschriften of nieuwsbrieven gericht op collega-organisaties; • etc. Interne communicatie In het algemeen kan worden gesteld dat interne communicatie voorafgaat aan externe communicatie: de organisatie moet eerst zelf bekend zijn met het MVO-beleid, voordat dit naar buiten wordt gecommuniceerd. Belangrijke doelgroepen voor interne communicatie van Cordaid zijn: • • • •

Medewerkers Directie Raad van Toezicht International Advisory Board

Communicatie speelt een belangrijke rol bij het creëren van draagvlak voor het MVO-beleid binnen de organisatie. Het gaat dan niet alleen om de communicatie via nieuwsbrieven, jaarrapportages en discussiebijeenkomsten. Ook de communicatie via werkprocedures, beloningssystemen en functioneringsgesprekken spelen hierbij een belangrijke rol. In andere woorden, ook de bestuurlijke procedures binnen Cordaid dienen het belang van MVO te reflecteren om de verdere communicatie effectief te laten zijn. Ook het gebruik van quick wins op het gebied van MVO kan een effectieve manier van communicatie zijn die het draagvlak voor MVO kan versterken. Een belangrijke quick win is om in ieder geval te communiceren over datgene wat Cordaid allemaal al doet op het gebied van MVO. Cordaid doet immers al veel. Zie hiervoor ook bijlage 6 van het bijlagendocument. Zowel de International Advisory Board (IA) als de Raad van Toezicht zijn geconsulteerd bij het opstellen van het nieuwe MVO-beleid. Als belangrijke interne stakeholders moeten zij op de hoogte worden gesteld van de doelstellingen van Cordaid op het gebied van MVO voor de komende jaren. Met de IA kan vervolgens besproken worden hoe de zuidelijke partners betrokken zullen worden.

24


Externe communicatie Belangrijke externe doelgroepen van Cordaid zijn: • Donateurs • Vrijwilligers • Zuidelijke partners • Overheid • Vermogensfondsen • Bedrijven In het proces om te komen tot een nieuw MVO-beleid is een beperkt aantal externe stakeholders gevraagd om mee te denken. Een meer uitgebreide, structurele stakeholderconsultatie en -dialoog is essentieel voor een geloofwaardig MVO-beleid. Hiervoor kan Cordaid aansluiten bij nieuwe initiatieven als de Communities of change. Als eerste stap in een plan voor externe stakeholderdialoog zullen daarom de mogelijkheden voor meekoppelen op een rij worden gezet. Waar kan MVO als onderwerp worden toegevoegd / op de agenda worden gezet? De opzet van de stakeholderdialoog wordt vervolgens opgenomen in het communicatieplan. De MVO-coördinator en het kernteam zullen op deze stakeholderdialoog toezien.


25

5

VERVOLGSTAPPEN

Om het MVO beleid te kunnen vaststellen en op succesvolle wijze te implementeren dient een aantal vervolgstappen te worden gezet op zowel de inhoud van het beleid, de organisatie van de implementatie en de communicatie.

Stap 1: Verankering in de organisatie Ten aanzien van de organisatie van MVO is al aangegeven dat een MVO-coördinator, een MVO kernteam en samenwerking met het team Corporate Communicatie essentiële elementen zijn van de verankering van MVO binnen Cordaid. Na vaststelling van de organisatie door de MR kunnen de personen voor het MVO-kernteam en de MVO coördinator worden aangesteld (zie ook ‘Organisatie’). Stap 2: Formele goedkeuring Het MVO-beleid en de verankering binnen de organisatie zal formeel worden goedgekeurd door de directie. Stap 3: Inhoudelijke doorontwikkeling De MVO ambities en doelstellingen Een inhoudelijke discussie over MVO is binnen Cordaid nog maar beperkt gevoerd. Om te zorgen dat het MVO-beleid breed gedragen wordt en de doelstellingen per kernactiviteit worden onderschreven, is het noodzakelijk om het beleid in het MVO kernteam goed door te spreken met de vertegenwoordigers van de verschillende sectoren. De MVO-profielen in bijlage 4 van het bijlagendocument zullen daarbij als input dienen: welke MVO-thema’s spelen bij de verschillende kernactiviteiten en wat betekent dit?

26


Uiteindelijk dient overeenstemming te worden bereikt over de ambities van Cordaid op MVO gebied, de hieruit afgeleide doelstellingen en activiteiten, en de planning hiervan in de tijd. Niet alles kan tegelijk worden opgepakt, dus er zullen prioriteiten moeten worden gesteld. Deze prioriteiten kunnen zijn gebaseerd op: • • • • •

De beschikbare capaciteit om met de activiteiten aan de slag te gaan. Het belang van de activiteit voor het draagvlak binnen de organisatie. De verwachtingen van externe stakeholders (waar leggen zij prioriteiten?). Het creëren van quick wins (aansprekende resultaten die met relatief weinig moeite binnen korte tijd kunnen worden gerealiseerd). Meekoppelmomenten met lopende en geplande activiteiten (zoals reeds geplande enquêtes onder externe stakeholders, waarmee eerste stappen op het gebied van stakeholderconsultatie kunnen worden gezet).

Standpunten MVO dilemma’s Over enkele MVO-onderwerpen wordt binnen Cordaid nog volop gediscussieerd. Een discussie over deze dilemma’s kan worden voorbereid binnen het nieuw te vormen MVO-kernteam. Deze voorbereiding kan bestaan uit het identificeren van enkele oplossingsrichtingen, waarna de discussie met de direct betrokkenen kan worden gevoerd. Deze discussie zullen vervolgens moeten leiden tot concrete voorstellen voor oplossingen die daarna worden vastgesteld. N.B.: Cordaid, haar stakeholders en de maatschappij staan niet stil. Nieuwe dilemma’s zullen zich ongetwijfeld weer voordoen en bestaande oplossingen kunnen weer ter discussie komen te staan. Dat is geen probleem. MVO is geen eindstation, maar een ontwikkeling. In bijlage 5 van het bijlagendocument wordt input gegeven voor een aantal dilemma’s waar Cordaid nu al mee te maken heeft.

Stap 4: Implementatie & communicatie Na vaststelling van het MVO-beleid en de wijze van verankering in de organisatie zullen de medewerkers moeten worden geïnformeerd en zal een communicatieplan moeten worden ontwikkeld met verdere acties (waaronder het verder vormgeven van een externe stakeholderconsultatie/-dialoog). Belangrijk is om in de komende tijd stil te staan bij de verwachtingen ten aanzien van een ieders inzet en betrokkenheid. Gedacht kan worden de lancering van (bijvoorbeeld) een periodieke nieuwsbrief, een ideeënwedstrijd tussen sectoren of een MVO-samenwerking met andere maatschappelijke organisaties (of juist bedrijven). Ontwikkeling actieplan 2011/2012 Het MVO beleid zal moeten worden vertaald naar een actieplan waarin duidelijk wordt wat iedere afdeling en sector het komende jaar gaat doen (met SMART doelstellingen, KPI’s, acties, verantwoordelijkheden, capaciteit/budget en planning). De MVO-coördinator en het MVOkernteam sturen dit proces aan. N.B.: Met sommige acties kan mogelijk al direct worden gestart, voordat het actieplan klaar is. Deze acties kunnen dan als ‘lopend’ worden meegenomen in het plan. Denk bijvoorbeeld aan de discussie rond het schenkingenbeleid en het meekoppelen van MVO met geplande stakeholderconsultaties.


27

EEN MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD CORDAID. Geloven dat het kan

Recommend Documents