Een eigenwijs ding dat graag tegen de stroom in zwemt

Theater de Veste – Delft “Een eigenwijs ding dat graag tegen de stroom in zwemt” bedrijfsplan 2011

2012

2013

2014

2015

2016

… 2020 Delft: oktober 2011

Inhoudsopgave

1

Toekomstbeeld en leeswijzer ...................................................................3 1.1

Een vergezicht ..........................................................................................3

1.2

Route naar 2020 ........................................................................................3

2

Theater de Veste anno nu .......................................................................5

3

Missie en visie .....................................................................................6

4

5

1.1

De missie van Theater de Veste .....................................................................6

1.2

‘Delft Creating’ een visie naar 2020 ................................................................6

1.3

Strategie .................................................................................................7

Roadmap ...........................................................................................8 4.1

2011: Plannen maken ..................................................................................8

4.2

2012: Experimenteren en eerste stappen ..........................................................8

4.3

2013: Stappen op de route............................................................................9

4.4

2014: Tempo versnellen ............................................................................. 10

4.5

2015: Effectueren en evalueren ................................................................... 11

4.6

2016: Stabiliseren en oogsten ...................................................................... 11

4.7

Vertragende factoren ................................................................................ 11

Organisatorische en personele consequenties .............................................. 13 5.1

Medewerkers .......................................................................................... 13

5.2

Maatschappelijk verantwoord ondernemen...................................................... 13

6

Financiën......................................................................................... 15

7

Verantwoording ................................................................................. 18

8

Bijlage: Visie op samenwerking............................................................... 19

9

8.1

Visie..................................................................................................... 19

8.2

Samenwerkingsvormen .............................................................................. 19

Bijlage: Uitwerking exploitatie opties ....................................................... 20 9.1

Verkrijgen van externe middelen.................................................................. 20

9.2

Beleven van voorstellingen en verhuur ........................................................... 21

9.3

Optimaliseren van het theatergebouw ........................................................... 23

9.4

Bezuinigen en nieuw ondernemerschap .......................................................... 25

10

Bijlage: Lijst van onderzochte opties ........................................................ 27

11

Bijlage: Lijst van betrokkenen ................................................................ 29

1 Toekomstbeeld en leeswijzer 1.1

Een vergezicht

We schrijven 2020 en Delft bruist van innovatie, technologie en cultuur. Op haar mobiele telefoon ziet Dominique dat ze morgen een internationaal congres heeft. Het congres wordt georganiseerd door Delft Congress Centre, een samenwerking van hotels, restaurants en Theater de Veste. Overnachten zal ze in het Greenhotel op de campus van TU Delft en de presentaties vinden plaats in het theater. Workshops zijn op kleinere locaties in de stad. Natuurlijk had ze kunnen kiezen voor online deelname, maar op deze manier proeft ze de sfeer van historisch Delft. Ying rent Theater de Veste binnen, hij is al laat voor de voorstelling. Bij de zaal wordt zijn mobiele telefoon gescand en hij mag snel door naar rij 3. In de pauze ontmoet hij medestudenten en ze spreken af om na de voorstelling nog een biertje te drinken in het theater. Kunnen ze ook nagenieten van de dj die op de voorstelling geïnspireerde muziek draait. Carlos is uitgezonden naar Shell in Rijswijk, als Spanjaard kan hij maar lastig wennen aan het klimaat. Gelukkig vindt er maandelijks een expat-borrel plaats in Theater de Veste. Kan hij heerlijke, bijna echte, tapas eten en genieten van korte theater acts. De sfeer is er gemoedelijk, heerlijk mopperen over het klimaat en genieten van het internationale Delft. Jean Paul gaat nog maar zelden naar het theater, sinds zijn pensionering willen zijn benen hem niet meer dragen. Doordat Theater de Veste hem thuis al filmpjes en muziek heeft gestuurd, heeft hij extra zin in de operavoorstelling van morgen. Gelukkig brengt de speciale theatertaxi hem heen en weer. Paula heeft afgesproken met een vriendin in het dagcafé van Theater de Veste. Samen praten ze bij over het drukke bestaan van alleenstaande moeders. Op een videopresentatie zien ze een deel van de voorstelling van vanavond en dat spreekt aan. Zullen ze blijven en gelijk kinderopvang regelen in het theater? Of gaan ze naar het jazz festival op de markt? Dat is immers ook van Theater de Veste. Eerst maar even die muziek kopen in de theatershop. 1.2

Route naar 2020

De Gemeente Delft heeft de culturele sector uitgedaagd en uitgenodigd om tot creatieve oplossingen te komen om de aangekondigde gemeentelijke subsidiebezuinigingen het hoofd te bieden. Als belangrijke speler in het veld en partner van de Gemeente hebben de medewerkers van Theater de Veste deze opdracht met beide handen aangepakt. De uitdaging is groot, namelijk 20% minder subsidie op de exploitatie. De uitdaging is nog groter door het teruglopende theaterbezoek, de btw-verhoging op de theaterkaartjes en omdat er vanuit de rijksoverheid op de middellange termijn weinig steun te verwachten is. Dit document is een ambitieus plan waar we in geloven. We doen het samen met u, als bezoeker, als sponsor, als bestuurder, als stadsgenoot.

Theater de Veste - bedrijfsplan 2011 – 2020

3

We nemen u mee op 'reis' door de komende jaren. Stap voor stap ziet u het theater veranderen. Met een vergezicht naar 2020. De positie van Theater de Veste wordt geschetst en de bijdrage van het theater aan de podiumkunsten in Delft. De bedrijfsvoering krijgt vorm in vernieuwd ondernemerschap waarbinnen op zoek wordt gegaan naar extra opbrengsten, maar waar tegelijkertijd ook bezuinigingen worden doorgevoerd. Door de heroverweging van werkzaamheden, komt enerzijds arbeidstijd vrij, die anderzijds weer ingezet wordt bij de nieuw te ontwikkelen activiteiten. De aantrekkelijkheid van Theater de Veste voor sponsoren wordt vergroot en Vrienden van Theater de Veste gaan een nog sterkere verbintenis aan met het theater. De voorstellingsavonden krijgen een extra boost door de theaterbelevenis voor en na de voorstelling uit te breiden. We maken echter ook pijnlijke keuzes en zijn gedwongen om minder voorstellingen te programmeren, dit is nodig als bezuinigingsmaatregel en om de zalen beschikbaar te maken voor meer verhuur. We hebben grootse plannen, maar verliezen de realiteit niet uit het oog. Verschillende scenario's zijn goed tegen het licht gehouden. De mogelijke route is gedegen onderzocht, we zijn ons er van bewust dat deze niet altijd even makkelijk zal zijn. In de komende jaren wordt duidelijk of wij dit snel af kunnen leggen, we houden echter ook rekening met een meer gematigd scenario. 'Is dit allemaal nodig, het theater is toch sterk?' Ja, we worden gedwongen door externe factoren, maar wij vinden het ook nodig om Theater de Veste voor te bereiden op de toekomst en ons jonge bestaan te verlengen. Het theater zal zijn eigenwijze programmering houden en zal een prettige, gewaardeerde plek blijven om podiumkunst te beleven.

Jan Bartels directeur Theater de Veste – Dé Cultuurzender van Delft! Oktober 2011


4

2 Theater de Veste anno nu Theater de Veste heeft zich ontwikkeld tot een theater met een geheel eigen signatuur, die een krachtige regiofunctie vervult. De terugloop van theaterbezoek op nationaal niveau is in de afgelopen jaren aan Theater de Veste voorbij gegaan en het aantal voorstellingen steeg. Het team van Theater de Veste heeft kennis van de theaterwereld en haar publiek en is alert op ontwikkelingen en speelt hier snel op in. Het theater opereert in een internationale stad met veel toeristen en expats. De Technische Universiteit Delft (TU Delft) trekt buitenlandse studenten, onderzoekers en hoogleraren aan. Ook de uitstraling van een bedrijf als TNO werkt daar aan mee. Theater de Veste speelt hierop in met internationale hoogstaande producties en projecten. Naast de theaterprogrammering, biedt Theater de Veste aan talloze organisaties onderdak voor hun evenementen. Van grote congressen, besloten voorstellingen, opvoeringen van plaatselijke amateurverenigingen tot kleinere bijeenkomsten, het vindt allemaal plaats aan het Vesteplein nummer 1. Omstandigheden veranderen. Op landelijk niveau staat cultuur onder druk en dit heeft direct gevolgen voor Theater de Veste. De overheid, op alle niveaus, wordt geconfronteerd met krappe begrotingen, vooral in de cultuursector. De geplande subsidies worden gekort, waardoor theaters en producenten het moeilijk hebben. Er is een minder grote gretigheid van organisaties die het gebouw willen huren, het binden van sponsors en adverteerders aan het theater is lastiger en de theaterproducenten willen hogere prijzen voor hun producties. De btw op toegangskaartjes is verhoogd van 6% naar 19% en dat terwijl het persoonlijk budget bij veel burgers onder druk staat. Bezoekersaantallen lopen terug en stoelen blijven onbezet. Voor seizoen 2011-2012 verwacht men landelijk een teruggang van 14% in de bezettingsgraad van de zalen. De Gemeente Delft heeft aangekondigd per januari 2013 de exploitatiesubsidie te verlagen met 200.000 euro tot ca. 825.000 euro, een verlaging van maar liefst 20%. Het is geen eenvoudige opgave dit te vertalen naar een gezonde exploitatie van Theater de Veste, vooral omdat het boekjaar 2011 ook al niet sluitend af te ronden is. Dit is een grote uitdaging, ook omdat in 2010 en 2011 de indexering van de gemeentelijke subsidie aan Theater de Veste op nul is gezet en een groot aantal kleine en grotere besparingen reeds zijn ingezet. Al met al dwingt dit Theater de Veste zich te bezinnen op de specifieke rol binnen de gemeente Delft en de regio en de financiële haalbaarheid van projecten, voorstellingen en de exploitatie in het algemeen. Verschraling van het theateraanbod ligt op de loer. Uitgangspunt bij dit bedrijfsplan is een duurzaam bestaan van het theater. Die duurzaamheid komt tot uiting in nieuw ondernemerschap waarbinnen nieuwe activiteiten worden ontplooid om het medewerkers te behouden. Dit is goed voor het theater, dit is goed voor de podiumkunsten in de stad en dit is goed voor de Delftse gemeenschap.


5

3 Missie en visie Theater inspireert, creëert en beweegt: Theater de Veste staat aan de vooravond van de meest ingrijpende verandering uit zijn bestaan. Dit vraagt om veerkracht, flexibiliteit en aanpassing van de organisatie en zijn medewerkers. Theater de Veste en zijn medewerkers hebben een duidelijke visie op de toekomst en zijn er van overtuigd dat ze ook in 2020 nog middenin de samenleving staan. 1.1

De missie van Theater de Veste

Theater de Veste, het theatrale middelpunt van Delft, brengt artiesten en bezoekers samen in een intieme setting. Met een avontuurlijke programmering die de grenzen opzoekt en een breed publiek bedient is de schouwburg toonaangevend in de wijde omgeving. Theater de Veste, dé Cultuurzender van Delft

Deze missie wordt breed gedragen door het medewerkers van Theater de Veste dat zich iedere dag inzet voor de bezoeker in het theater of bij een locatieproject. Mensen, instellingen en bedrijven uit Delft en omgeving samen brengen en laten genieten van het beste wat de podiumkunst te bieden heeft, dat is wat Theater de Veste doet en waar ze goed in is. Deze missie is geschreven met oog op de huidige bedrijfsvoering. De toekomstige activiteiten en visie vereisen dat de missie op korte termijn tegen het licht gehouden moet worden en waar nodig heroverwogen moet worden. 1.2

‘Delft Creating’ een visie naar 2020

Theater de Veste is het culturele hart van Delft op ieder gewenst moment en op elke plek in de stad. Daarom creëert en initieert ze theaterbelevenissen en andere podiumproducten en is het theater een innovatief platform voor de podiumkunsten. Ook zal iedereen die iets te vertellen heeft een plek krijgen. Pak een kist, ga er op staan en zeg wat je te melden hebt. Een presentatieplek; horen en gehoord worden. Daarom wil theater er niet alleen maar ’s avonds zijn, maar de aanwezigheid in de stad ‘oprekken’ en bij wijze van spreken zeven dagen per week, 24 uur per dag open zijn. Zowel binnen de muren van het gebouw waar het van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat bruist van de creativiteit, inspiratie, ontmoeting en ontspanning, als ver daarbuiten. Theater de Veste verbindt organisaties in de stad en springt in op behoeften die actueel zijn. De medewerkers van het theater zijn flexibel en toegerust om de vragen die er uit de samenleving (profit of non-profit) komen om te zetten tot boeiende en actuele momenten c.q. ervaringen. Daarnaast heeft het medewerkers een goed gevoel voor de tijdsgeest en initiëren en creëren ze activiteiten waar een markt voor is. Kortom, Theater de Veste rekt de grenzen van zijn gebouw èn van de podiumkunsten op en geeft het een plek waar het al sinds Shakespeare hoort, middenin de samenleving en tussen het publiek. Theater de Veste, nu en in de toekomst.


6

1.3

Strategie

Wat gaan we doen om deze visie kracht bij te zetten? Veel gebeurt al, maar moet sterker en nog doelmatiger worden aangepakt. Om de visie optimaal tot zijn recht te laten komen, is een aantal speerpunten opgesteld met een toelichting op de uitwerking daarbij: •

Theater de Veste is een sterk merk. Met een gedegen communicatiestrategie wordt het merk Theater de Veste stevig in de markt gezet. Dit is het theater dat je wilt volgen en waarvan je weet: als het van Theater de Veste komt, dan is het goed. De betrokkenheid en vertrouwen moet worden vergroot bij het huidige en potentieel nieuwe publiek. Een goed Customer Relationship Management (CRM), 'klantrelatiebeheer' of 'verkoopbeheersysteem', is hiervoor nodig. Theater de Veste gaat de dialoog aan met het publiek zowel via direct contact als via sociale media. Gebruiksgemak en service staan hoog in het vaandel. Het publiek wordt uitgedaagd om deel uit te maken van Theater de Veste, door bijvoorbeeld mee te programmeren en een actieve reflectie te geven op wat er geboden wordt (cocreatie).

•

Theater de Veste een innovatief bedrijf waar 24/7 reuring is en staat tot dienst van innovatie en creatie binnen de podiumkunsten. Het gebouw van Theater de Veste moet uitnodigen en een plek worden waarvan je weet dat je hier wordt verrast, geïnspireerd, uitgedaagd of thuis bent. Van ’s ochtends tot ’s avonds is iedereen welkom. De voorkant van het gebouw moet worden aangepast en de entree moet getransformeerd kunnen worden tot een dagcafé, en net zo makkelijk tot een nachtclub, een plek voor lunchvoorstellingen, de plek voor uitvoeringen van amateurverenigingen of bijvoorbeeld conferentieoord.

•

Theater de Veste staat midden in de samenleving. Theater de Veste doet mee aan het debat in de stad en omgeving en jaagt het debat aan. Zowel online als offline: zijn we actief op verschillende blogs, organiseert lezingen en bijeenkomsten, en zijn we een gesprekspartner van formaat.

•

Theater de Veste beschikt over een flexibele interne organisatie. De invulling van verschillende functies binnen Theater de Veste wordt aanpast. De kassamedewerkers zijn werkzaam in de theatergiftshop en verkopen bijvoorbeeld naast kaarten ook koffie, geven informatie en zijn gastvrouw. Het netwerk van Theater de Veste is groot en voor specifieke vragen uit de (culturele) samenleving kan medewerkers tijdelijk worden aangetrokken.

•

Theater de Veste werkt intensief samen met partners uit de stad en omgeving. De aanwezigheid van de een levendige creatieve sector, een rijke geschiedenis en de TU Delft bieden krachtige aanknopingspunten om zich mee te meten. Het hele culturele veld in Delft is aan verandering onderhevig en het is noodzakelijk om met elkaar samen te werken. Er zijn al sterke banden met de middelbare scholen, DOK, dNA, VAK, Club Ciccionina, TU Delft, maar er wordt nog meer van elkaars kracht gebruik gemaakt en er worden gezamenlijke producten ontwikkeld. Ook op het gebied van Shared Services (gedeelde diensten) zijn voordelen te behalen.


7

4 Roadmap Een heel scala aan scenario's is de revue gepasseerd. Veel opties zijn onderzocht, de meest realistische en positieve zijn behouden. De nieuwe visie ‘Delft Creating’ was leidend bij de selectie. De horizon ligt op 2020. Er zijn zaken die direct verwezenlijkt kunnen worden, andere hebben meer tijd nodig. De financiële planning in dit document loopt tot en met 2016, dit vanwege de 4-jarige subsidieperiode-overeenkomst tussen Gemeente Delft en het theater. De nieuwe subsidietermijn is van 2013 tot en met 2016. Tussentijdse evaluaties zijn nodig, aangezien omgevingsfactoren aan verandering onderhevig zijn en bekeken moet worden of de ingevoerde wijzigingen hun vruchten afwerpen. Hieronder treft u een overzicht van de roadmap zoals wij die voor ogen zien voor de komende jaren. De verschillende opties zijn nader uitgewerkt in hoofdstuk 5. 4.1

2011: Plannen maken

2011 staat in het teken van nieuwe plannen ontwikkelen en de uitwerking hiervan in een bedrijfsplan voor Theater de Veste. Ambities worden geformuleerd en gesprekken met stakeholders vinden plaats. Financieel gezien zijn de eerste effecten zichtbaar, zoals het wegvallen van de indexering van het subsidie van de Gemeente Delft. De plannen voor externe financiering en sponsoring zijn aan het eind van het jaar rond. Er vindt een verkenning plaats voor de aankoop van een ticket verkoopsysteem dat voldoet aan de eisen van een modern theater. Bij het moderniseren van de kassa wordt gekeken naar de nieuwe mogelijkheden die zich op internetgebied in een sneltreinvaart aandienen en ontwikkelen. Klantloyaliteitsprogramma’s, een uitgebreid CRM-systeem en e-ticketing zijn belangrijke onderdelen van verkoop c.q. marketingstrategie van Theater de Veste. De contacten met andere theaters worden versterkt en er vinden verkennende gesprekken plaats over gezamenlijke inkoop van diensten, goederen en voorstellingen. Er zijn reeds bezuinigingen gerealiseerd bij de inkoop van horecagoederen en op het gebied van energie. De medewerkers van Theater de Veste zijn gedreven en geven onder leiding van het managementteam vorm aan de uit te voeren plannen. In de roadmap van 2012 t/m 2015 is per jaar de volgende verdeling gemaakt: • • • •

4.2

Verkrijgen van externe middelen Beleven van voorstellingen en verhuur Optimaliseren van het theatergebouw Bezuinigen en nieuw ondernemerschap

2012: Experimenteren en eerste stappen

Het jaar 2012 en het seizoen 2011-2012 staan in het teken van experimenteren met diverse scenario’s. Trends zijn in kaart gebracht en de gevolgen voor de opties zijn duidelijk. Er worden al concrete stappen gezet. Verkrijgen van externe middelen Theater de Veste - bedrijfsplan 2011 – 2020

8

Er wordt een strategie ontwikkeld en uitgerold om het bedrijfsleven en particulieren meer aan Theater de Veste te binden. De stichting Foundation Theater de Veste, voor grote bedrijven en gericht op toonaangevende projecten en internationale programmering, heeft de potentie om te groeien. De instapmogelijkheden worden aantrekkelijker gemaakt, waardoor de stichting interessanter wordt voor nieuwe bedrijven. De uitgangspunten van de businessclub TheaterZaken de Veste – dat zich richt op het midden- en kleinbedrijf (MKB) - zijn bezien en de club wordt opnieuw gepositioneerd. Binnen het beleid van de Stichting Vrienden van Theater de Veste wordt voor het eerst met twee gradaties vrienden gewerkt, hierdoor worden meer inkomsten gerealiseerd. Met de drie stichtingen zijn vaste afspraken gemaakt over hun bijdrage aan de exploitatie en voorstellingen. Beleven van voorstellingen en verhuur Voor het seizoen 2011-2012 staat de programmering vast en zijn financiële afspraken met producenten gemaakt. Bij één van de tien voorstellingen worden activiteiten georganiseerd die de theaterbeleving verlengen en bezoekers langer in het gebouw houden. Hierdoor stijgen de horeca-inkomsten. Optimaliseren van het theatergebouw Delft heeft zich stevig gepositioneerd als congresstad door bundeling van krachten, hierin is Theater de Veste een belangrijke speler. Het theater werkt samen met verschillende stakeholders, waaronder de gemeente en grote hotels. In 2012 kunnen ruimtes extra verhuurd worden doordat de sluiting van het theater in de zomer korter is. Er worden experimenten gehouden met doelgroep events; speciale avonden waar mensen elkaar ontmoeten en op een bijzondere manier theater beleven. Bijvoorbeeld ondernemersavonden, borrels voor expats met aansluitend een voorstelling, clubavonden met live muziek en DJ’s voor jongeren e.d. Om het theatergebouw ook overdag te openen voor het publiek worden plannen, begrotingen en bouwtekeningen gemaakt voor een dagcafé. Door de horecafunctie te combineren met bijvoorbeeld kleine acts ontstaat een inspirerend en nieuw concept. Gestart wordt met het nieuwe kassasysteem en e-ticketing wordt ingevoerd. Bezuinigen en nieuw ondernemerschap De besparingen die reeds in 2011 zijn ingezet, zoals gezamenlijke horeca-inkoop, worden doorgezet. Met andere theaters vinden de eerste gesprekken plaats over een gemeenschappelijke inkoop van voorstellingen, dit zal effect hebben op de programmering van het seizoen 2013-2014. De technici worden minder ingezet in verband met het verder terugbrengen van het aantal voorstellingen. 4.3

2013: Stappen op de route

Van de experimenten is geleerd en deze kunnen in de exploitatie opgenomen worden, de eerste veranderingen worden doorgevoerd. Verkrijgen van externe middelen Nieuwe sponsors willen zich verbinden met het theater en sluiten zich aan bij de Foundation Theater de Veste. De werving van bedrijven voor TheaterZaken de Veste is in Theater de Veste - bedrijfsplan 2011 – 2020

9

volle gang en de resultaten zijn zichtbaar. De derde gradatie vriend wordt geïntroduceerd; mensen verbinden zich sterk aan het theater en de betrokkenheid vergroot. Beleven van voorstellingen en verhuur Het aantal voorstellingen is teruggebracht tot 150 per seizoen (in 2011 nog ruim 180). Het theater is één dag per week extra dicht voor publieke voorstellingen; het culturele aanbod in Delft is noodgedwongen verkleind. Hierdoor is het aantal verhuringen toegenomen. Het theater waakt er voor dat het aanbod een eigentijds, verrassend en kwalitatief hoogstaand karakter blijft houden; een aanbod dat past bij een innovatieve universiteitsstad als Delft. De theaterbeleving wordt verlengd en verbreed door bij de helft van de voorstellingen een voor- of naprogramma aan te bieden. Festivals en voorstellingen zeker ook voor jongeren vinden in en rond het theater plaats. Theater de Veste faciliteert of adopteert de festivals. Optimaliseren van het theatergebouw Het aantal verhuringen buiten het theaterseizoen neemt toe, vooral door congressen. De zomer wordt gebruikt om de entree te verbouwen tot een dagcafé dat in september feestelijk geopend wordt. Het aantal doelgroep events stijgt en het bezoekersaantal neemt per event toe. In het dagcafé consumeren en werken mensen, zij krijgen hier informatie over het theaterprogramma, kopen er hun ticket en bezoeken de giftshop. Bezuinigen en nieuw ondernemerschap De verlaging van het aantal voorstellingen betekent een bezuiniging op het op het programmeringsbudget. De vermindering van het aantal voorstellingsavonden levert een besparing van technisch medewerkers van 0,5 fte. Bij de kassa komt arbeidstijd vrij doordat de uitvoering van ticketing minder tijd vraagt, deze vrijgekomen tijd wordt ingezet bij de giftshop en het dagcafé. De reserveringen voor onderhoud en vervanging zijn herzien en dit levert een forse besparing op. De regionale theaters werken samen bij de inkoop van voorstellingen, goederen en diensten. 4.4

2014: Tempo versnellen

Veel opties zijn ingevoerd en de eerste resultaten zijn zichtbaar, ‘good practices’ worden verstevigd en verder waar mogelijk uitgebreid. Verkrijgen van externe middelen Het aantal deelnemers aan de Foundation Theater de Veste en TheaterZaken de Veste stijgt. Inmiddels is er voor de Vrienden van Theater de Veste een derde gradatie met zeer betrokken mensen. Beleven van voorstellingen en verhuur Bij vrijwel alle voorstellingen is een extra beleving, bezoekers associëren dit met Theater de Veste. Optimaliseren van het theatergebouw Het dagcafé heeft een plaats gevonden in Delft en er worden kleinschalige theatrale activiteiten gehouden waardoor er meer bezoekers komen. Regelmatig wordt er een doelgroep event gehouden, een vaste kern bezoekers geniet van een avond uit waarbij er een programmering plus wordt aangeboden. Hierbij valt te denken aan dance-events en live muziek.


10

4.5

2015: Effectueren en evalueren

Het is tijd om de veranderingen te evalueren, intern en met stakeholders. De behaalde resultaten moeten vastgehouden worden en zijn inmiddels ‘business as usual’. Verkrijgen van externe middelen De Foundation Theater de Veste en TheaterZaken de Veste zitten op hun verwacht aantal deelnemers. Met de besturen van deze stichtingen wordt onderzocht waar verdere groei mogelijk is. De eerste vrienden worden persoonlijk benaderd voor een mecanaatschap, waardoor zij producties of projecten adopteren. Sommige vrienden nemen Theater de Veste op in hun testament. Beleven van voorstellingen en verhuur Beleving van theater gaat buiten de muren van het gebouw plaatsvinden. Theater de Veste wordt gevraagd om ondersteuning en regievoering bij podiumkunsten in de stad. Er is een combinatie van festivals en externe activiteiten waarin Theater de Veste participeert of alleen faciliteert. Optimaliseren van het theatergebouw Het dagcafé heeft een giftshop met duurzame c.q. podiumkunstgerelateerde producten. Bezoekers hebben weinig hulp nodig bij e-ticketing, waardoor de kassamedewerkers meer tijd beschikbaar hebben voor informatievoorziening, het dagcafé en de giftshop. Bezuinigen en nieuw ondernemerschap De bezuinigingen zijn al gerealiseerd in 2014. Ticketing wordt verzorgd voor derden, bijvoorbeeld festivals in Delft of andere theaters in de regio. 4.6

2016: Stabiliseren en oogsten

De in 2015 behaalde resultaten worden geconsolideerd en verder voortgezet. Het is tijd voor nieuwe initiatieven om de volgende periode daadkrachtig in te gaan. 4.7

Vertragende factoren

De roadmap is ambitieus en tegenslagen kunnen optreden. Samenwerking met derden is essentieel en hier binnen is de hulp van de Gemeente Delft van uitermate groot belang. Zonder betrokkenheid en steun van de gemeente zijn de plannen niet haalbaar. Dit is een risicofactor. Goed zicht hebben op de mogelijke risico’s maakt anticiperen makkelijker. Hieronder volgt een beknopte opsomming van enkele wezenlijke gevaren: Verkrijgen van externe middelen De economische crisis kan tot gevolg hebben dat bedrijven bezuinigen op sponsoring, dit kan de groei van de Foundation Theater de Veste en TheaterZaken de Veste ernstig vertragen. Hierdoor zijn de sponsorgelden minder dan begroot. Voor het verkrijgen van externe middelen is de rol en de tijd van de directeur essentieel, hij speelt een belangrijke rol bij het benaderen van organisaties. Zijn tijd is beperkt en hij heeft ondersteuning nodig. Het risico is dat de uitvoering mogelijk vertraging oploopt. Beleven van voorstellingen en verhuur Het succes van het verlengen van de theaterbeleving kan tegenvallen als bezoekers dit niet appreciëren en een hoge bezoekersdeelname uitblijft. De zoektocht naar de juiste


11

beleving of mix van beleving en voorstelling kan meer tijd vragen dan verwacht. Het aantal verhuringen kan tegenvallen door de sterke concurrentie in de verhuurmarkt. Optimaliseren van het theatergebouw De vergunning dient aangepast te worden om de doelgroep events mogelijk te maken. De doelgroep events kunnen niet of minder aanslaan bij het publiek. De eigenaar van het pand, de Gemeente Delft, kan de verbouwing voor het dagcafé tegenhouden, waardoor Theater de Veste moet afzien van de plannen. Ook is er een zekere spanning tussen het gebruik van ruimtes voor het dagcafé en de verhuringen. Bezuinigen en nieuw ondernemerschap Theaters in de regio zijn niet bereid om samen te werken bij de inkoop van voorstellingen, goederen en diensten. Het theater moet onverwacht grote vervangingen doen aan materieel en gebouw, die niet meer voorzien zijn in de investeringsbegroting.

Komende jaren… We leven in een snel veranderende samenleving, dit vraagt om flexibiliteit van het theater en zijn medewerkers. Het is aan het managementteam om de omgevingsfactoren goed monitoren. In hoofdstuk 6 is een aantal tegenslagen doorgerekend in een langzaam scenario.


12

5 Organisatorische en personele consequenties Met dit ambitieuze plan maakt Theater de Veste een verandering door, die zichtbaar zal zijn voor de bezoekers en relaties van het theater, maar vooral ook merkbaar voor de eigen medewerkers. De focus komt meer te liggen op beleving van podiumkunst in de breedste zin van het woord, dan op een voorstelling van acht tot tien ‘s avonds. 5.1

Medewerkers

De traditionele kassa verdwijnt en de kassamedewerkers krijgen meer contact met de bezoekers en passanten van het dagcafé/giftshop. Hun taken verschuiven van het verkopen van tickets naar het geven van informatie in combinatie met een beperkte verkoop. Daarnaast zullen zij horeca taken krijgen en/of een rol gaan spelen in de giftshop. De horecamedewerkers hebben thans vooral een buffetfunctie. Zij wachten achter een buffet om de bezoeker van een consumptie te voorzien. Binnen de nieuw te ontwikkelen concepten van de verlengde theaterbeleving, zoals de doelgroep events en het dagcafé, krijgen zij een meer actieve rol. Zo zullen zij gaan rondlopen en de bezoekers bedienen. De marketing afdeling krijgt te maken met een nieuw klantbeheer. Via een gerichte doelgroepbenadering met een gesegmenteerde aanpak, wordt de communicatie gerichter en effectiever. Het nieuwe verkoop- en CRM-systeem, met daarbinnen de toepassing van eticketing, wordt de basis van het werk. De afdeling horeca en evenementen moet tijd en energie investeren om Theater de Veste een belangrijke speler te laten zijn op de verhuurmarkt. De ruimtes in het theatergebouw dienen immers vaker verhuurd te worden. Relatiebeheer en acquisitie worden de sleutelwoorden. De directeur zal minder tijd besteden aan de programmering van voorstellingen, waardoor tijd vrijkomt om meer externe middelen en sponsoren te benaderen. Doordat Theater de Veste ook buiten het gebouw actief wordt, zullen vrijwel alle medewerkers de thuisbasis geregeld verlaten en hun werkzaamheden in een andere omgeving uitvoeren. Al met al vraagt dit een grote flexibiliteit van de huidige medewerkers, vooral in de komende jaren. 5.2

Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Theater de Veste is een sociale werkgever met oog voor de maatschappij. Gedwongen ontslagen zullen zoveel mogelijk vermeden worden. De belasting bij ontslag voor het individu en de gemeenschap wordt als te groot ervaren. Waar nodig worden medewerkers begeleidt bij omscholing en ingezet bij nieuwe activiteiten. Een grote diversiteit in het medewerkersbestand is wenselijk, het theater is en blijft een afspiegeling van de maatschappij. Salarissen en vergoedingen zullen marktconform zijn.


13

Bij onderhoud, vervanging en aanschaf van inventaris en goederen worden duurzame producten gekozen. Er wordt energie zuinig gewerkt en het gebouw en de middelen worden optimaal gebruikt.


14

6 Financiën De in de bijlage uitgewerkte opties zijn doorgerekend naar kosten en opbrengsten. Uitvoeringskosten zijn afgetrokken van de bruto opbrengsten. Kleine investeringen (tot € 5.000 euro) zijn in het eerste jaar genomen, grotere investeringen worden over drie jaar afgeschreven. De investering in het dagcafé en het nieuwe kassasysteem zijn ten laste van de vervangingsreserve gekomen. In de navolgende overzichten staan de ambitieuze plannen doorgerekend tot 2016. Het eerste overzicht laat de te bereiken resultaten zien bij een voorspoedige ontwikkeling en uitvoering van de veranderingen. Het tweede overzicht kent een somberder scenario. In paragraaf 4.7 zijn factoren omschreven die een vertragende werking kunnen hebben, waardoor geplande doelen niet gehaald worden. In de budgetperiode 2013 – 2016 wordt in totaal ruim 811.000 euro gerealiseerd (voorspoedig scenario).Dat is gemiddeld ruim 200.000 euro per jaar. Theater de Veste voldoet daarmee aan de bezuinigingsopdracht van de Gemeente Delft. Het tweede overzicht geeft een minder rooskleurig beeld. De meeste opties hebben een langere tijd nodig om rendabel te worden of brengen minder op. Duidelijk is dat aan de wens van de gemeente Delft niet voldaan kan worden In de periode 2013 – 2016 blijft de opbrengst steken op 595.000 euro.


15

Theater de Veste Overzicht opties en besparingen Voorspoedig scenario Titel

Resultaat

2011

2012

2013

2014

2015

2012

2013

2014

2015

2016 15.000

Verkrijgen van externe middelen Foundation

15.000

5.000

7.500

15.000

5.000

1.667

2.500

5.000

5.000

4.000

6.000

12.000

12.000

TheaterZaken Vrienden

12.000

4.000

Voorstellingen, verhuur en beleving Minder voorstellingen

16.500

10.000

16.500

16.500

16.500

Meer verhuur tijdens seizoen

10.900

8.175

8.175

10.900

10.900

Verlengen theaterbeleving

20.000

2.000

7.500

15.000

15.000

20.000

Seizoensverlenging

13.500

6.750

10.125

13.500

13.500

13.500

Dagcafe

21.000

5.250

10.500

21.000

21.000

Doelgroep Events

10.000

4.000

8.000

10.000

10.000

Optimalisatie van het theatergebouw

2.500

Bezuinigingen op de exploitatie Reserveringen

40.000

40.000

40.000

40.000

40.000

E-ticketing

40.000

20.000

40.000

40.000

40.000

Inkoop voorstellingen

10.000

5.000

10.000

10.000

10.000

Inzet technici

22.500

10.000

22.500

22.500

22.500

22.500

236.400

25.250

143.217

200.175

231.400

236.400

Somber scenario Titel

Resultaat

2011

2012

2013

2014

2015

2012

2013

2014

2015

2016

3.750

7.500

11.250

2.500

2.500

2.500

4.000

4.000 11.000

Verkrijgen van externe middelen Foundation

11.250

TheaterZaken

2.500

Vrienden

4.000

1.667

Voorstellingen, verhuur en beleving Minder voorstellingen

11.000

Meer verhuur tijdens seizoen Verlengen theaterbeleving

8.175 12.000

1.200

8.250

8.250

11.000

5.450

5.450

5.450

8.175

4.500

9.000

9.000

12.000

3.375

6.750

6.750

10.125

5.250

10.500

Optimalisatie van het theatergebouw Seizoensverlenging

10.125

Dagcafe

10.500

Doelgroep Events

8.000

2.000

3.200

6.400

8.000

8.000

Bezuinigingen op de exploitatie Reserveringen

40.000

40.000

40.000

40.000

40.000

E-ticketing

40.000

20.000

40.000

40.000

40.000

Inkoop voorstellingen Inzet technici

22.500

10.000

22.500

22.500

22.500

22.500

180.050

13.200

108.942

144.600

161.950

180.050


16

Resultaten van de veranderingen in Euro’s (voorspoedig scenario) 250.000

200.000 Bezuinigingen op de exploitatie 150.000 Optimalisatie van het theatergebouw Voorstellingen, verhuur en beleving

100.000

Verkrijgen van externe middelen 50.000

2012

2013

2014

2015

2016

Resultaten van de veranderingen in Euro’s (somber scenario) 200.000 180.000 160.000 140.000 120.000 Bezuinigingen op de exploitatie Optimalisatie van het theatergebouw

100.000

Voorstellingen, verhuur en beleving 80.000

Verkrijgen van externe middelen

60.000 40.000 20.000 2012

2013

2014

2015

2016

Een theaterseizoen valt niet samen met het kalenderjaar. Veel activiteiten vinden een logische start bij een nieuw theaterseizoen en daarmee halverwege het jaar. Omdat het financiële effect vooral merkbaar is in de tweede helft van het seizoen, zijn de kosten en baten in dat kalenderjaar genomen. Dus activiteiten voor seizoen 2012-2013 zijn opgenomen in 2013.


17

7 Verantwoording Dit bedrijfsplan is tot stand gekomen door nauwe samenwerking van betrokkenen. De directie en het managementteam van Theater de Veste hebben een groot deel van de mogelijkheden onderzocht en hebben keuzes gemaakt. Inspirerend was daarbij de strategiebijeenkomst onder begeleiding van Paul de Ruijter op 28 april 2011, waarin veel betrokkenen hun toekomstvisie op Theater de Veste gaven. Onder regie van- en samen met Guus de Mari zijn opties uitgewerkt en zijn besparingen gezocht. Dit bedrijfsplan is het resultaat van onderzoek, keuzes en inspiratie. Het plan geeft zicht op de kansen en mogelijkheden van Theater de Veste. Het geeft ook aan dat het theater een onzekere tijd tegemoet gaat, een tijd waarin oude normen en gewoontes verlaten worden en waar nieuwe werkwijzen ontstaan. De toekomst is onzeker, voor ieder theater, ook voor Theater de Veste. Door veel opties open te houden en te diversifiëren is het theater klaar voor die toekomst. Welk scenario ook werkelijkheid zal worden, in 2020 is Theater de Veste nog sterker dé Cultuurzender van Delft!

Delft, oktober 2011


18

8 Bijlage: Visie op samenwerking 8.1

Visie

Theater de Veste wil een centrale plaats vervullen in de podiumkunst in Delft. Als fysiek theater en als organisator van podiumkunst levert het een belangrijke bijdrage aan de cultuur in Delft. En het verstevigt de cultuur in Delft. Samenwerking met derden is kern van de toekomstplannen. Samenwerken met partners is cruciaal om daarmee de mogelijkheden in de uitvoering te vergroten of te verstevigen. Zowel op het gebied van programma als op financieel vlak, als wel het uitbreiden van de doelgroepen (binding). In een tijd van beperktere financiële kaders is het samenbrengen of samengaan van culturele partners een must. Samenwerken is een voorwaarde voor het bestaansrecht en het voortbestaan van cultuur in Delft. De tijd van versnippering is voorbij. 8.2

Samenwerkingsvormen

Theater de Veste zoekt samenwerking met partners voor Podiumkunsten, bijvoorbeeld TEDx samen met TU Delft Festivals in Delft Pop in Delft Exploitatie, bijvoorbeeld Theaters in de regio Hotels en congresbureaus Delftse horeca Verankering van podiumkunst, bijvoorbeeld Grote en middelgrote bedrijven in Foundation Burgers als Vriend Educatie, bijvoorbeeld DOK VAK Scholen


19

9 Bijlage: Uitwerking exploitatie opties In deze bijlage zijn de opties nader omschreven. Bij daadwerkelijke uitvoering verdient dit een verdere uitwerking. Er is de volgende verdeling gemaakt op onderstaande onderwerpen: • • • •

9.1

Verkrijgen van externe middelen Beleven van voorstellingen en verhuur Optimaliseren van het theatergebouw Bezuinigen en nieuw ondernemerschap

Verkrijgen van externe middelen

Theater de Veste is naast inkomsten uit voorstellingen, verhuur, horeca en subsidie, sterk afhankelijk van sponsorgelden. Met een nieuw sponsorbeleid en vernieuwing van bestaande bronnen kan extra geld worden aangetrokken. Met de stichtingen (Foundation, TheaterZaken en Vrienden Theater de Veste) worden afspraken gemaakt over vaste bijdragen aan de programmering en speciale projecten. Een belangrijke voorwaarde voor het verkrijgen van externe financiële middelen is een goede en duidelijke positionering van Theater de Veste in Delft. Organisaties en individuen dienen zich te herkennen in het theater voordat ze zich committeren met een financiële bijdrage. Van wezenlijk belang is dat men zich aan het theater wil verbinden; het erbij horen is een belangrijke factor. 9.1.1 Foundation Theater de Veste De stichting Foundation Theater de Veste is in het leven geroepen om toonaangevende projecten en internationale programmering te realiseren en kent grote meerjarige sponsorcontracten met grote organisaties. Kernpunten optie: • Herbenoemen doelstelling en profiel foundation • Opstellen plan en marketingstrategie • Verkenning van de markt: lijst maken van potentiële foundation leden, ook buiten Delft. Ondermeer bedrijven uit Rijswijk. Bedrijven scannen op hun bedrijfsprofiel die mogelijk een match hebben met Theater de Veste en in het bijzonder met de doelstellingen van de Foundation Theater de Veste. • Versterken van het bestuur Foundation • Met het gemeente bestuur een samenwerking aangaan en hen betrekken in voortrekkersrol Kosten baten: • Investering in tijd en energie voor opstellen plan • Uitvoeren van marketingstrategie en produceren van promotiemateriaal voor benadering nieuwe partners • Toename van aantal sponsors, verdeeld over drie gradaties sponsorschap • De stichting doneert jaarlijks een vast bedrag voor de voorstellingen en programmering in algemene zin Theater de Veste - bedrijfsplan 2011 – 2020

20

9.1.2 TheaterZaken de Veste TheaterZaken de Veste is de businessclub van Theater de Veste met een aantal specifieke activiteiten en algemene voordelen voor de leden. TheaterZaken de Veste richt zich op het Delftse midden- en kleinbedrijf (MKB). Kernpunten optie: • Herbezinnen en verfrissen van aanbod • Prijsverhoging lidmaatschap en vergroten voordeel voor leden Kosten baten: • Door een nieuwe efficiëntere werkwijze en prijsverhoging wordt bespaard en de inkomsten worden verhoogd • De stichting doneert jaarlijks een vast bedrag voor de programmering

9.1.3 Vrienden Theater de Veste Theater de Veste kent ruim 1800 huishoudens die in ruil voor een financiële bijdrage ondermeer voorrang- en korting krijgen bij het boeken van theatertickets. Een gedeelte van de vrienden is geïnteresseerd in extra activiteiten en grotere betrokkenheid. Kernpunten optie:

•

Nieuwe strategie ontwikkelen om betrokkenheid vrienden bij het theater te vergroten

•

Differentiaties maken in vriendenlidmaatschap, met daarbij verschillende voordelen. Zo krijgen vrienden die een grotere betrokkenheid op prijs stellen gelegenheid om deel te nemen aan meer activiteiten en betalen daarvoor een hogere jaarlijkse bijdrage. In de toekomst mogelijkheid vriendschap uitbreiden tot mecenaatschap.

•

Kosten baten: • Door geleidelijke invoering worden tarieven verhoogd. 9.1.4 Mecanaatschap Binnen de Vrienden van Theater de Veste kunnen vermogende mensen het theater of onderdelen ondersteunen met financiële middelen en/of legaten. Deze mecenas treedt op als sponsor. Zo steunen kunst- en cultuurliefhebbers de podiumkunsten in de gemeente Delft. Een beleid hiervoor dient uitgewerkt te worden en zal waarschijnlijk in 2016 worden gerealiseerd. Op korte termijn wordt de mogelijkheid tot mecanaatschap meegenomen in de marketing communicatie. 9.2

Beleven van voorstellingen en verhuur

Kernactiviteit van het theater is het aanbieden van podiumkunsten. Dit gebeurt zowel met een vaste programmering van voorstellingen als door het verhuren van ruimtes aan derden. Huur door commerciële partijen, bijvoorbeeld voor congressen, vindt ook plaats. Deze kerntaken blijven belangrijk voor Theater de Veste. De winstgevendheid van voorstellingen is minimaal, er wordt vooral verdiend met de horeca-exploitatie. Commercieel verhuren van ruimtes is winstgevender.


21

Niet al deze activiteiten vinden plaats in het theatergebouw aan het Vesteplein 1. Al naar gelang het aanbod zoekt het theater naar speciale plekken in Delft om podiumkunsten zichtbaar te maken voor een groot of selectief publiek. Hierbij kan gedacht worden aan concerten in een kerk, voorstellingen op de markt of intiem toneel in een restaurant. Theater de Veste en zijn equipe zijn leidend hierin. 9.2.1 Minder voorstellingen Theater de Veste heeft per seizoen ruim 180 voorstellingen in verschillende genres. Het financiële resultaat verschilt sterk per genre. Zo zijn cabaret en concerten veel rendabeler dan toneel en dans. Het verschil tussen opbrengsten en kosten geeft bij geprogrammeerde voorstellingen een negatief saldo. De kosten van een voorstelling zijn ongeveer € 550,00 euro hoger dan de opbrengsten. De gemeentesubsidie compenseert dit verlies gedeeltelijk. Theater de Veste wil er voor waken dat het een eigentijds, kwalitatief hoogstaand aanbod blijft behouden dat past bij de stad. Dit geeft immers het theater zijn centrale plaats in Delft. Vermindering van het aanbod betekent een verschraling. Het betekent dat het theater één extra avond per week gesloten is voor publieke culturele activiteiten. Dat druist in tegen de rol en natuurlijke plaats van Theater de Veste in Delft. Kernpunten optie: • Het aantal geprogrammeerde voorstellingen terugbrengen naar 150 per seizoen. • Het gevolg van minder voorstellingen is dat het theater één dag per week dicht gaat en het culturele aanbod in Delft verkleint. Kosten baten: • Er is een kritische analyse van de voorstellingen en genres nodig om tot een keuze te komen • De huidige medewerkers bezetting is gebaseerd op onder andere 180 voorstellingen. Bij vermindering hiervan kan het aantal fte bij technici teruggebracht worden. • Het theatergebouw zal op de vrijgekomen avonden worden verhuurd aan veelal commerciële partijen. 9.2.2 Meer commerciële verhuur Verhuur van de ruimtes aan commerciële partijen is financieel interessant. Door minder voorstellingen te plannen (zie 9.2.1), is de ruimte vaker beschikbaar voor derden. Een verhuring levert ongeveer € 1.350,00 euro netto op. Bij de positionering van Delft als congresstad biedt Theater de Veste een uitstekende locatie met de grote zaal. De betrokken hotels hebben geen zalen van deze omvang en missen de technische middelen. Kernpunten optie: • Een gedeelte van de 30 vrijgekomen avonden verhuren aan derden. Bijvoorbeeld aan partners zoals TU Delft en het biedt een grotere mogelijkheid voor het plaats laten vinden van congressen. • De medewerkers bezetting kan hierdoor vrijwel behouden blijven. Kosten baten:


22

• •

Er zal geïnvesteerd worden in een sterkere binding met bestaande huurrelaties en nieuwe bronnen worden aangeboord. Er moet tijd en energie worden geïnvesteerd in een grotere focus op verhuring

9.2.3 Verlengen van de theaterbeleving Zowel inhoudelijk als zakelijk is het verlengen van de theaterbeleving interessant. Voor of na de voorstelling worden activiteiten georganiseerd, waarbij een relatie gelegd tussen wat er op het podium gebeurd en daarbuiten. Denk aan theater in relatie tot onder andere muziek, film, vormgeving, populaire cultuur en nieuwe media. Hierdoor blijven de bezoekers langer aanwezig, delen ervaringen met elkaar en met de buitenwereld via social media, en zij zullen geneigd zijn om meer te consumeren. Dit laatste is goed voor de horeca-omzet. Er is al geëxperimenteerd met dit concept. De opening van een dagcafé zal deze optie versterken. Kernpunten optie: • Bij vrijwel alle voorstellingen is er een activiteit voorafgaand of na afloop • Per voorstelling verschilt het soort activiteit • Gezocht wordt naar kostenneutrale activiteiten • Het ontwikkelen van een dagcafé en giftshop Nodig is: • Er moeten keuzes gemaakt worden voor activiteiten die passen bij de voorstellingen • Horeca medewerkers omscholen van buffet naar bediening, waardoor het gebruik toeneemt • De opbrengst bestaat uit de verhoogde horeca-omzet 9.3

Optimaliseren van het theatergebouw

In de zomer wordt het theatergebouw nauwelijks gebruikt, ongeveer 2,5 maand zijn er vrijwel geen openbare activiteiten, terwijl wel de vaste lasten zoals huur blijven bestaan. Een maand in deze periode wordt gebruikt voor onderhoud aan de theatertechnische installaties. Gedurende het theaterseizoen wordt het gebouw vooral in de avonduren optimaal gebruikt. Overdag vinden in de zaal voorbereidingen voor de voorstellingen plaats, terwijl de bezoekersruimtes in het voorhuis vaak leeg staan. Optimaliseren van het gebruik is een reële optie. 9.3.1 Seizoenverlenging In de periode van half juni tot begin september zijn er geen voorstellingen of besloten activiteiten. In deze periode zijn er nauwelijks inkomsten, vooral de lucratieve horecainkomsten vallen weg. Door de sluiting te verkorten tot anderhalve maand worden andere openbare activiteiten mogelijk. Kernpunten optie: • Door langere openstelling zijn er meer verhuringen mogelijk. Mogelijkheden zijn het Jazzfestival, de Owee week, het monteren van voorstellingen, etc • Voorstellingen en activiteiten elders in Delft zijn mogelijk. Nodig is:


23

• • •

Een andere vakantieplanning van medewerkers, met mogelijk een meer flexibele inhuur van oproepkrachten. Sterkere binding met bestaande huurrelaties en nieuwe bronnen aanboren (zie 9.2.2) Investering in plan van aanpak en een marketing strategie voor een grotere focus op verhuring

9.3.2 Dagcafé Pas vanaf 19.00 uur worden de openbare faciliteiten van het theatergebouw gebuikt, dan zijn de voorbereidingen voor de voorstelling getroffen en staan medewerkers en artiest klaar. Door overdag een dagcafé open te stellen, kan extra omzet gegenereerd worden. Hiervoor dient de entree een meer open karakter te krijgen; dit vraagt om een aanpassing van het gebouw. Het doel is om een lichte en aantrekkelijke horecaruimte te creëren, waar mensen bijvoorbeeld ook kunnen werken (flex-werkplekken). In de ruimte is een bar, waar ook informatie over de voorstellingen gegeven kan worden en tickets worden verkocht. Een giftshop behoort tot de mogelijkheden. Voor de gevel komt een terras. De kaartcontrole verhuist naar de ingang van de zaal. Kernpunten optie: • Door overdag een dagcafé te exploiteren wordt extra omzet gemaakt • Het theater krijgt een zeer open en toegankelijk karakter • Functies als horeca, kassa en informatie worden gecombineerd • Er ontstaan nieuwe mogelijkheden voor kleinschalige activiteiten, bijvoorbeeld lunchconcerten en -theater Nodig is: • Een haalbaarheidsonderzoek: uitwerking van plan, maken van begrotingen en bouwtekeningen • De investering van het theater voor de verbouwing en inventaris is 120.000 euro. • Het overige investeringsbedrag voor de verbouwing is nog onbekend. • Horeca medewerkers zal omgeschoold moeten worden • Er dient een beleid opgesteld te worden over het tegelijkertijd openen van het dagcafé en commerciële verhuringen overdag. 9.3.3 Doelgroep events Op vaste avonden, bijvoorbeeld vrijdag- of zaterdagavond, kunnen de ruimtes in het theater gebruikt worden voor een programmering plus avond. Het theater transformeert in bijvoorbeeld een club met gastprogrammeurs die het publiek trakteren op een spannende uitgaansavond met dj’s, beeldende kunst en/of live muziek. Met deze avonden worden specifieke doelgroepen bediend, bijvoorbeeld expats, studenten, TEDx-bezoekers, etc. Voor de doelgroep events kan entreegeld gevraagd worden, waarmee dj en beveiliging bekostigd worden. De winst zit in de horeca-omzet. Kernpunten optie: • Tien keer per jaar een doelgroep event organiseren, daarmee een vast nieuw publiek aan het theater weten te binden. Nodig is:


24

• • • 9.4

Horeca medewerkers omscholen van buffet naar bediening, waardoor het gebruik toeneemt Herinrichting van de foyer en theatercafé Uitbreiding van de vergunningen Bezuinigen en nieuw ondernemerschap

Naast het onderzoeken van nieuwe mogelijkheden is ook kritisch gekeken naar de kosten en gezocht naar mogelijkheden tot bezuiniging. Uitgangspunt daarbij is het vasthouden van het huidige service niveau en de huidige personele bezetting. 9.4.1 Reserveringen onderhoud en vervanging Jaarlijks wordt een bedrag gereserveerd voor het onderhouden en vervangen van de inventaris. Volgens een vast schema worden goederen (meubilair, techniek en voorzieningen) vervangen. Een herbeoordeling van de reserveringen is mogelijk. Er is zeer kritisch gekeken naar de vervangingen en met leveranciers is scherp onderhandeld. Door te kiezen voor duurzame producten gaan goederen langer mee. Het jaarlijks gereserveerde bedrag kan van 116.000 euro verlaagd worden naar 75.000 euro. Een verlichting van de exploitatie van 40.000 euro, waarmee pas in het boekjaar 2013 gestart kan worden. In 2025 komt de reservering op een dieptepunt, echter een verantwoord minimum. 9.4.2 Modernisering van verkoop- en CRM-systeem Een krachtige marketingstrategie met bijbehorende klantbeheer is onmisbaar voor een modern theater. Het kaartverkoopsysteem en daarmee samenhangend het CRM dient te worden gemoderniseerd om nog beter bestaand en potentieel publiek te kunnen bereiken en bedienen. Papieren tickets worden vervangen door een elektronische versie (e-tickets). In de luchtvaart zijn e-tickets al enige tijd gemeengoed en komt er geen papier meer aan te pas, in de theaterwereld is dit fenomeen nog redelijk nieuw. De hele kaartverkoopcyclus zal steeds meer buiten het theater afspelen. Aanschaf, betaling en het ticket kunnen immers allemaal online geregeld worden. De kassamedewerkers zullen meer nog dan voorheen voorzien in het verstrekken van informatie. Hun werkzaamheden worden geïntegreerd met het dagcafé/giftshop, dit geeft een optimale benutting van medewerkers capaciteit. Kernpunten optie: • Vergroten flexibiliteit op het gebied van ticketing en marketing • De hele ticketafhandeling kan op iedere gewenst moment plaatsvinden door de klant zelf • Een nieuw CRM-systeem biedt extra mogelijkheden op het gebied van klanten/relatiebeheer • Integratie kassa met het dagcafé, hierdoor komt er meer tijd vrij voor het verstrekken van informatie en klantenbinding • Verzorging ticketing voor andere theaters of evenementen • E-ticketing past bij een modern theater in een modern universiteitstad Nodig is: • Het huidige verkoop- en CRM-systeem dient vervangen te worden Theater de Veste - bedrijfsplan 2011 – 2020

25

• •

Omscholen van kassamedewerkers tot gastvrouwen die informatie verstrekken Investering in informatievoorziening en verkooppunten

9.4.3 Gezamenlijke inkoop Met partners wordt er samen opgetrokken bij de inkoop van ondermeer horeca en energie. Door samenwerking met een aantal theaters in de regio kunnen voorstellingen gemeenschappelijk ingekocht worden. Zo bestaat er al een samenwerking met de Rijswijkse schouwburg op het gebied van de programmering. Gezamenlijk optrekken bespaart tijd voor alle betrokkenen. In de theaters is 80% van de programmering gelijk, 20% is onderscheidend. Door één programmeur aan te stellen (of een van de directeuren) voor 80% van de voorstellingen, worden krachten gebundeld. Een andere optie is de inkoop per genre te verdelen over de theaters. Kernpunten optie: • Door gemeenschappelijke inkoop wordt tijd bespaard per theater. Gedacht wordt aan drie tot vijf theaters. • De theaters kunnen één programmeur aantrekken en de kosten delen, of de werkzaamheden/genres verdelen. • Door gemeenschappelijke inkoop ontstaat een sterkere onderhandelingspositie ten opzichte van de producenten. • De vrijgekomen tijd kan ingezet worden voor andere activiteiten, bijvoorbeeld het benaderen van nieuwe sponsoren. Kosten baten: • Goede en zorgvuldige afstemming met andere theaters vergt een investering in energie en tijd • De besparing kan uiteindelijk oplopen tot 1 dag per week, dus 0,2 fte 9.4.4 Inzet technici Theater de Veste heeft eigen technici in vaste dienst, daarnaast huurt het bij drukte freelancers in. Doordat er minder activiteiten zullen zijn, is 4,5 fte voldoende. Besparing: • Een besparing van 0,5 fte. Tijdspanne: • In 2012 kan deze besparing voor een klein gerealiseerd worden, in 2013 helemaal.


26

10 Bijlage: Lijst van onderzochte opties Er is een veelvoud aan opties uitgezocht op globaal niveau. Uit deze lijst is een keuze gemaakt op basis van de volgende criteria: • passend in de visie • relatief eenvoudige invoerbaarheid • beperkt risico en beperkte investeringen Hiermee is het ‘laaghangend fruit’ of de ‘easy wins’ geïdentificeerd. De lijst met onderzochte opties: • Verkrijgen van externe middelen o Foundation o TheaterZaken de Veste o Vrienden • Beleven van voorstellingen en verhuur o Minder voorstellingen o Meer verhuur tijdens seizoen o Verlengen van de theaterbeleving • Optimaliseren van het theatergebouw o Seizoensverlenging o dagcafé o doelgroep events • Bezuinigen op de exploitatie o Reserveringen onderhoud en vervanging o e-ticketing o Gezamenlijke inkoop voorstellingen o Inzet technici Onderstaande opties hebben de criteria niet doorstaan, als is dat soms net niet. In een later stadium is het zinvol om deze opties ter hand te nemen en verder te onderzoeken. Een goed moment is in 2015 als dit businessplan wordt geëvalueerd. •

•

•

Verkrijgen van externe middelen o Bedrijfsabonnement; waarbij bedrijven en instellingen een jaarabonnement kunnen aanschaffen voor hun medewerkers. Beleven van voorstellingen en verhuur o Dynamic Pricing; waarbij de ticketprijs in de tijd fluctueert afhankelijk van de vraag op dat moment o Gedifferentieerde stoelprijzen; met een eerste en tweede rang o Spaarsystemen; kortingsystemen voor veelgebruikers, bijvoorbeeld op basis van Foursquare of de sterpas o VIP-arrangementen; upgraden van het theaterticket met extra service of extra producten Optimaliseren van het theatergebouw o alle opties zijn onderzocht


27

•

Bezuinigen op de exploitatie o Uitwisseling van medewerkers; bijvoorbeeld kassa, marketing, balie en horeca delen met theaters in de regio o Technici pool; outsourcen van techniek en technici is onderzocht en op dit moment geen optie


28

11 Bijlage: Lijst van betrokkenen Aanwezigen strategiebijeenkomst op 28 april 2011 te Delft: • Hans Werner, directeur Rabobank Zuid-Holland Midden • Hans Krul, secretaris bestuur TU Delft • Margot Nicolaes, directeur DOK, bibliotheek Delft • Micha de Bie, programmamaker en o.a. Graffiti kunstenaar, Delft • Alwin Snel, student Bedrijfskunde Erasmus Universiteit en lid Jongerenraad Delft • Julie Louwman, student Industrieel Ontwerpen TU Delft en ex-horeca medewerker • Marc van Warmerdam, film- en theaterproducent en directeur gezelschap Orkater • Wesna Snijder, beleidsadviseur kunst & cultuur Gemeente Delft, • Bert Slagmolen, voorzitter Raad van Toezicht Theater de Veste • Richard Vanwersch, hoofd afdeling horeca & evenementen • Jasper Weck, hoofd marketing • Mirjam Wesselink, marketing- & educatiemedewerker • Paul de Ruijter, De Ruijter Strategie • Guus de Mari, Augustin Consulting • Jan Bartels, directeur De opties zijn onderzocht en uitgewerkt door: • Richard Vanwersch, hoofd afdeling horeca & evenementen • Jasper Weck, hoofd marketing • Frits van Loenen, hoofd financiën • Mirjam Wesselink, marketing- & educatiemedewerker • Jan Bartels, directeur Het bedrijfsplan is geschreven door: • Jan Bartels, directeur • Guus de Mari, Augustin Consulting • Met medewerking van medewerkers Theater de Veste


29

Een eigenwijs ding dat graag tegen de stroom in zwemt

Recommend Documents