ECM. Jaroslava Klegová

ECM Jaroslava Klegová

Obsah přednášky  Definice  Historie

 Produkty  Komponenty  Implementace a rizika

 Trendy

Co pro vás znamená ECM?

Co znamená ECM pro mne? Enterprise Content Management = Správa podnikového obsahu Strategie, metody a nástroje sloužící k získání, řízení, uložení, zachování a doručení obsahu a dokumentů vztahující se k procesům organizace. [AIIM] ECM není pouze produkt nebo technologie. Bez strategie a metod ECM systém nebude fungovat.

ECM patří mezi jednu z nejdynamičtěji se rozvíjející oblastí dnešního podnikového IT. [ICT Manažer]

Prakticky to znamená…

 Množství informací ve firmě roste každoročně o 60 až

200 %.  80 % těchto informací je nestrukturovaná: Office dokumenty, reporty, formuláře, obrázky, fotky, webové stránky, xml, emaily, faxy, audio a video nahrávky

Kde ukládáme obsah?

Kde ukládáme obsah? 1 uložiště 5%

Neví 17%

“The Future of Content in the Enterprise,” Connie Moore a Robert Markham

Více jak 15 uložišť

36% 25%

2-5 uložiště 14%

10-15 uložišť 4%

6-10 uložišť 81 dotázaných (USA)

Tedy máme problém…  Časově náročné vyhledávání informace

 Špatně definované procesy nad obsahem  Zmatení zaměstnanci

 Ztráta důležitých informací  Nedostatečná spolupráce

ECM je řešení Reporty

ZÍSKÁNÍ

Skenované dokumenty a faxy Emaily

Office dokumenty, formuláře Audio, video, obrázky

Webový obsah

ŘÍZENÍ Enterprise Content Management (ECM)

ULOŽENÍ ZACHOVÁNÍ DORUČENÍ

Pojišťovna České spořitelny Problém

Důležité dokumenty společnosti byly uloženy na různých úložištích s omezenými možnostmi jejich efektivního vyhledávání, schvalování, řízení jejich životního cyklu a zveřejňování. Řešení ECM MS SharePoint – intranet portál Přínosy  Centrální uložiště  Rychlejší publikování dokumentu  Rychlejší vyhledávání

Historie ECM  Digitalizace listinných dokumentů

 80. léta 20. st. DMS  90. léta další komponenty

 2001 termín enterprise content management  2006, Microsoft (SharePoint) a Oracle Corporation

(Oracle Content Management) se přidávají k lídrům EMC, OpenText

Produkty  Produkty pro konkrétní oblast (např. ABBY, Kofax)

 Produkty komplexní (EMC, IBM, Microsoft, OpenText,

Oracle, Hyland Software)

Životní cyklus obsahu VSTUP Přijetí

ZPRACOVÁNÍ

Pořízení

Uložení Úpravy Užívání

Hodiny

Dny-Měsíce

DIS FFM

VÝSTUP Archivace Publikování Skartace Měsíce-Roky

DMS WCM BPM KM DAM

EM RM OM

CT

Komponenty ECM Document Management System

Web Content Management

Business Process Management

Document Imaging System

Collaboration tools

Knowledge Management

Record Management

Digital Asset Management

Email Management

Final Form Management

Output Management

Document management (DM) Systém pro správu dokumentů Funkce 

    

  



Složky, metadata Sledování historie, verzování Uzamčení dokumentu Prohlížeč Notifikace změn Práce offline Schvalovací procesy Přístupová práva Fulltext vyhledávání Sledování „návštěvnosti“ dokumentu

ECM není DM

DM a metadata  Strukturovaná data o datech

 Jak uložit dokumenty?  Složky x Metadata

Record management (RM) Správa záznamů  Dokumenty právně vymahatelné a jsou předmětem kontroly Funkce 

 

  

Zabezpečení přístupu pouze oprávněným uživatelům Fulltext vyhledávání Ochrana záznamu před jakýmikoliv změnami Archivace a skartaci záznamu dle řádu Klasifikace záznamů a zařazení do systému Jednoznačná identifikace záznamu

Document x Record management DM

RM

Všechny dokumenty

Některé dokumenty

Dokument ukládán dle uvážení uživatele

Záznamy jsou ukládány dle definovaného schématu

Doba uložení nebývá sledována

Záznamy musí být uloženy po zákonem stanovenou dobu

Dokument je možné upravovat

Záznam nesmí být modifikován

Dokument lze mazat

Záznam není možné vymazat před stanovenou lhůtou jejich uchování

Business process management (BPM) Řízení podnikových procesů  Nástroje pro řízení, optimalizaci a automatizaci firemních procesů. Přínosy  Omezení chyb uživatele

 Shodné procesy probíhají jednotným postupem  Zkrácení délky procesu

 Nezávislost procesu na pracovní době  Zpětná vazba, kontrola a monitorování

Collaboration tools (CT) Týmová spolupráce  Umožňuje dvěma a více lidem navzájem komunikovat, kooperovat na společném díle a koordinovat jejich aktivity Možnosti 

 

  

Elektronická pošta Plánování schůzek Osobní a skupinový kalendář Instant Messaging (Mobile instant messaging) Video konference Workspace pro sdílené dokumenty

Další komponenty ECM Document Imaging System (DIS)  

Digitalizace dokumentů Převod listinných dokumentů do digitální podoby

Final Form Management (FFM)  

Vytěžování dat Získávání strukturovaných dat z dokumentů

Output Management System (OMS)   

Tisková řešení Dávkový výstup dokumentů Výstup dokumentů na požadované médium (např. tiskárna, e-mail)

Další komponenty ECM pokračování Email Management (EM)  

Správa elektronické pošty Přesun a zatřídění celého obsahu poštovních zpráv do sdíleného úložiště

Digital Asset Management (DAM) 

Správa multimediálního obsahu

Web Content Management (WCM) 



Správa webového obsahu Jednoduché publikování a správa webu

Knowledge Management (KM) 

Sada nástrojů, které slouží k tvorbě a údržbě znalostí

Implementace ECM Výzvy  Migrace dat  Integrace s dalšími systémy  Customizace  Training uživatelů, správců a adminů Je třeba  Vytvořit ECM a migrační strategii  Komunikovat  Připravit a zaškolit zaměstnance  Definovat přínosy, náklady, rizika

Náklady a přínosy ECM Náklady  Software, hardware  Před implementace (analýza)  Implementace, integrace, customizace  Čištění dat, migrace, další přípravné práce  Školení Přínosy  Vyčíslitelné (tisk, email, uložiště…)  Nevyčíslitelné, soft (spolupráce, minimalizace ztracených dokumentů, efektivnější vyhledávání, automatizace procesů…)

Rizika spojená s ECM  Plánování bez podpory vrcholového managementu

 Nezapojení zaměstnanců  Nejasné obchodní cíle a nevytvoření Business Case

 Není proveden audit obsahu  Není definován tým pro správu podnikového obsahu  Špatně definovaná nebo žádná migrační strategie

Trendy v ECM  Zjednodušení uživatelského rozhraní

 Vylepšení nástrojů pro vyhledávání  Mobilní platformy

 Integrace s Business Inteligence  Zavedení CMIS  Vyšší požadavky na podporu dokumentů speciální ho

typu  Cloud (SaaS)  Social Enterprise

ECM a cloud Důvody   

 

Nepořizujeme hardware, software Náklady jsou vyčíslitelné předem Eliminace nákladů na údržbu Neřešíme zálohu dat Rychlá „implementace“

Poskytovatelé 

Microsoft Office 365  EMC

Problémy   

 

Závislost na poskytovateli Obtížná customizace Nutnost připojení k internetu Uložení dat mimo organizaci Legislativa

ECM a social enterprise  Klíčem k úspěchu již není samotná transakce (nákup

zákazníka), ale kvalitní a rychlá komunikace se zákazníkem.  Společnosti k tomu využívají celosvětové i vnitropodnikové sociální sítě. Nástroje 

  



Wiki Blog RSS Profil Tagy, poznámky

Zajímavé zdroje  Organizace AIIM, http://www.aiim.org/

 Renáta Kunstová, Efektivní správa dokumentů

Otázky?