ebook WIN – WIN NEGOTIATION SKILLS FOR ANY SITUATIONS
Created by:
Telp.(031) 847 7000 | Fax. (031) 841 4969 | SMS. 0812 300 2260 email: kontak@pro‐m.net | www.pro‐m.net
9 HAL DALAM NEGOSIASI oleh Agung Triharso
Negosiasi diartikan sebagai proses tawar‐menawar dengan jalan berunding untuk memberi atau menerima guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dengan pihak lain. Akan tetapi, kini banyak orang menginterpretasikan negosiasi sebagai suatu kemampuan (skill) untuk membujuk orang lain untuk berkenan atau menerima cara pandang kita. Oleh karena itu, bilamana seseorang dikatakan sebagai “negosiator yang baik”, berarti ia telah mendapatkan kesepakatan yang terbaik dari sebuah perundingan.
Mungkin kita tidak menyadari bahwa kita seringkali terlibat di dalam perundingan.
Setiap negosiasi apakah mengenai penentuan harga jual/beli,pada sebuah produk atau jasa, persetujuan atas penawaran kerja, atau contoh sederhana seperti menentukan waktu tidur anak kita.
Ada 10 hal dalam negosiasi yang harus diperhatikan, yaitu: 1. Ingat selalu bahwa segala sesuatu dapat dinegosiasikan. Jangan menyempitkan topic sebuah negosiasi pada satu topic saja. Kembangkan sebanyak mungkin hal‐ hal atau ide‐ide pokok yang dapat dinegosiasikan dan jangan lupa untuk segera menciptakan ide pokok yang baru bilamana mengalami jalan buntu pada satu ide pokok tertentu.
2. Tentukan visi Anda mengenai kesepakatan tersebut. Pihak yang dapat memvisualisasikan hasil akhirnya, merupakan pihak yang memimpin jalannya perundingan. 3. Persiapkan informasi mengenai segala hal yang berkaitan dengan yang akan dinegosiasikan. Informasi adalah kekuatan. Dapatkan sebanyak mungkin informasi supaya Anda yakin bahwa Anda memahami betul nilai dari pengadaan perundingan tersebut.
4. Ajukan pertanyaan jika ada yang belum dimengerti. Perjelas informasi yang tidak Anda mengerti. Tentukan dengan baik kebutuhan implisit maupun eksplisit dari pihak lawan. Hati‐hati, Anda jangan terlalu cepat menatik kesimpulan. 5. Mendengar, merenungkan, dan mencari hal yang diharapkan lawan. Ketika Anda mendengar dengan baik, Anda tidak hanya mendapatkan ide‐ide baru untuk menciptakan hasil win‐win. Namun, juga membuat lawan bicara Anda merasa diperhatikan dan dihargai. Hal ini juga membuat Anda dapat mencari apa sebetulnya yang menjadi keinginan dari lawan bicara Anda. Jika Anda berasumsi bahwa lawan bicara Anda membutuhkan hal yang sama, segeralah menempatkan diri Anda sedemikian rupa untuk dapat memenangkan negosiasi tersebut. 6. Tentukan target minimal untuk setiap kesepakatan. Definisikan tingkat penerimaan minimum untuk setiap kesepakatan. Jika bagi Anda tidak cukup, jelaskan apa tujuan Anda sendiri, Anda akan berakhir dengan hanya bereaksi pada proposal yang diberikan oleh lawan bicara Anda.
7. Jangan pernah menerima penawaran pertama. Seringkali, pihak lawan akan memberikan penawaran yang menurut mereka pasti Anda tolak hanya untuk melihat seberapa kuat pemahaman Anda terhadap hal pokok. 8. Rundingkan dengan kekuatan/kuasa jika memungkinkan. Jika tidak mungkin, setidaknya ciptakan penampilan yang berkuasa. Jika pihak lawan berpikir bahwa Anda tidak memiliki alasan yang cukup untuk mentolerir hal‐hal di luar tuntutan Anda, pihak lawan tentunya akan enggan untuk melakukannya. 9. Temukan apa yang diinginkan oleh pihak lawan. Penting untuk diingat! Tidak ada pelaku bisnis yang menganut asas berbisnis untuk rugi. Semua ingin untung, lalu siapa yang rugi? Pihak yang rugi adalah mereka yang karena kesalahan sendiri, tidak menguasai teknik negosiasi. Negosiasi pada dasarnya adalah asas member dan menerima, member sesedikit mungkin dan menerima sebanyak mungkin. Seorang negosiator ulung selalu tahu kapan sebaiknya member dan kapan harus menerima. Seorang negosiator selalu dituntut untuk selalu tahu kapan sebaiknya member dan kapan harus menerima. Ia pun juga peka melihat situasi dan suasana kapan yang tepat untuk menekan lawan bicaranya. Kekuatan negosiasi terletak pada fokusnya, yaitu yang bertumpu pada pencapaian kesepakatan yang saling menguntungkan. Negosiasi membuka jalan baru yang membawa harapan baru pula bagi semua pihak yang terlibat dengan cara yang unik, yaitu dengan motivasi. Jadi kekuatan inti negosiator ulung adalah kemampuannya untuk memotivasi pihak lain atau yang diajak berunding untuk menerima tujuan negosiasi.
MENGHADAPI NEGOSIATOR SULIT oleh Melly T.
Bernegosiasi berarti mencari satu pemecahan masalah yang dapat disetujui oleh kedua belah pihak. Tentunya, di awal negosiasi, masing‐masing memiliki opsi yang tidak sama. Bila pemecahan tersebut sama dengan apa yang ditawarkan oleh salah satu pihak, berarti ada pihak yang mengalah. Proses ini bukanlah negosiasi.
Negosiasi bisa dikatakan sebagai proses pertukaran. Saya mendapatkan apa yang
saya inginkan sedangkan Anda mendapatkan apa yang Anda inginkan. Tentu saja untuk mendapatkan apa yang kita inginkan, masing‐masing memerlukan keterampilan atau teknik‐teknik agar apa yang kita harapkan terwujud.
Setiap orang dalam bernegosiasi memiliki tingkat kesulitan yang berbeda‐beda.
Awalnya mereka tidak setuju dengan kita kemudian bertahan dan menunjukkan ketidaktertarikannya kepada kita. Karakter dan ciri‐ciri setiap negosiator pun berbeda‐ beda. Tak ayalpun kita kerap berhadapan dengan seorang negosiator yang sulit. Negosiator yang sulit di sini, bisa dikatakan mereka yang bertingkah laku sangat menyulitkan.
Seorang negosiator sulit lebih bersikap agresif dalam bernegosiasi. Berikut adalah beberapa tindakan yang dikategorikan sebagai seorang negosiator sulit: •
Mereka menginginkan sesuatu secara cuma‐cuma.
•
Membuat keputusan untuk kepentingan sendiri.
•
Mencari kemenangan dengan penguasaan.
•
Mereka tidak peduli dengan masalah yang dihadapi dan enggan memberikan solusi.
•
Bertindak menggertak, menipu, licik, kotor, atau kekerasan seringkali mereka lakukan. Bagaimana cara menangani mereka dalam mengambil keputusan, merupakan
pertanyaan yang kerap muncul ke permukaan. Tentu saja ini bukan masalah bagi mereka, melainkan Anda. Dalam mengambil keputusan, mereka menuntut Anda untuk mengalah dan memberikan apa yang mereka inginkan. Oleh karena itu, Anda harus berani memutuskan hubungan antara kemenangan dan intimidasi, jika tidak, Anda akan patuh kepada mereka dan akibatnya akan memperkuat sikap agresif mereka terhadap Anda.
Oleh karena itu, agar kita tidak terkecoh atau tidak salah dalam mengambil keputusan dengan seorang negosiator yang sulit, terdapat dua cara dalam menghadapi mereka. 1. Menarik perhatian mereka. Nyatakan dengan jelas kepada mereka bahwa terdapat dua cara untuk mendapatkan apa yang mereka inginkan, yaitu melalui manfaat alasan mereka atau pertukaran. Janganlah Anda menyerah terhadap gertakan, ancaman, atau intimidasi. 2. Bersikap mengimbangi atau berlawanan dengan gaya mereka. Memang dalam mengimbangi berisiko tinggi karena dapat memberikan tanggapan yang sebanding dengan tingkah laku negosiator yang sulit. Jadi, harus dikendalikan dengan hati‐hati; jika tidak gaya seperti ini akan mudah hilang ke dalam kabut cercaan dan ancaman. Menghindari sikap patuh dan membuka jalan alternative untuk penyelesaian masalah merupakan manfaat dari sikap mengimbangi. Namun, bukan berarti sikap berlawanan tidak berisiko. Sikap seperti ini akan dianggap sebagai sifat patuh oleh negosiator yang sulit. Berikut adalah sikap yang harus Anda ambil dalam menghadapi mereka: •
Berbicaralah lebih tenang dan lebih pelan daripada mereka.
•
Memberikan mereka kesempatan interupsi, tapi berhenti sebentar selama beberapa detik setiap kali mereka selesai.
•
Jangan menanggapi dengan cara yang sama jika mereka berkata tidak santun.
•
Jangan melawan serangan mereka dan membantah kesalahan yang ditimpakan kepada Anda.
•
Jangan mempertahankan diri Anda terhadap motivasi mereka.
•
Jangan pedulikan ancaman mereka.
•
Menanggapi dengan positif.
NEGOTIATION TALK oleh Airin Sutan
Keterampilan bernegosiasi merupakan suatu seni karena tiap orang memiliki gaya tersendiri dan sangat membutuhkan pemikiran yang kreatif. Sebagai seorang negosiator yang handal, ada 3 hal dasar yang dibutuhkan, yaitu: •
Awareness; seorang negosiator perlu peka terhadap keadaan pihak yang diajak bernegosiasi baik dalam hal kebutuhan, latar belakang negosiasi, maupun kepandaian dalam menginterpretasikan bahasa tubuh serta membaca taktik.
•
Kesabaran; proses negosiasi yang baik tidak dijalankan dalam keadaan terburu‐ buru dan keinginan untuk langsung memperoleh keputusan secara instan, tetapi lebih pada proses bagaimana mencairkan kebekuan, meminimalisir barrier di antara kedua belah pihak hingga mencapai kesepakatan bersama yang saling menguntungkan.
•
Keterampilan berkimunikasil negosiasi merupakan proses komunikasi dua arah. Oleh karenanya, seorang negosiator yang handal perlu menjadi pendengar yang baik. Atribut‐atribut lain yang mendukung seorang negosiator handal :
•
Keberanian untuk menggali lebih banyak informasi.
Anda mungkin dapat salah dalam asumsi‐asumsi Anda. Jika Anda tidak cukup mengumpulkan informasi mengenai partner negosiasi, Anda mungkin melewatkan berbagai peluang yang bisa diperoleh. Mungkin saja partner negosiasi Anda bersedia membayar lebih dari yang Anda perkirakan ataupun memberikan harga jauh lebih murah dari yang Anda pikirkan sebelumnya. Oleh karena itu, awareness dan kepekaan yang disertai dengan keberanian untuk menggali informasi sebanyak‐banyaknya merupakan hal yang signifikan dalam mencapai kesuksesan bernegosiasi. Di samping itu, hal ini juga mendukung proses perkenalan sehingga Anda dapat lebih mengetahui dan memahami karakteristik partner negosiasi. Jika partner negosiasi Anda tidak mengenal Anda, umumnya tuntutan‐tuntutan awal mereka mungkin sangat tinggi.
•
Keberanian untuk meminta lebih. Sebagai contoh, penulis teringat ketika melakukan tawar‐menawar produk di pusa perbelanjaan yang berlokasi di Mangga Dua. Sebagian besar pramuniaga menerapkan hal ini, bahkan terkadang penulis seringkali menjumpai penawaran awal yang dibuka tidaklah realistis. Hal ini adalah suatu gambaran bagaimana mereka mempunyai keberanian untuk meminta lebih. Hal yang juga Anda lakukan ketika negosiasi gaji, bukan? Anda harus selalu menyatakan posisi kemungkinan maksimum yang dapat diterima, dengan alasan (Roger Dawson, 1999): o Anda mungkin bisa mendapatkannya. o Memberikan ruang gerak yang lebih luas dalam bernegosiasi. o Meningkatkan nilai kesadaran mengenai apa yang ditawarkan. o Mencegah deadlock.
o Menciptakan keadaan dimana pihak partner negosiasi merasa bahwa dia menang. o Penawaran dapat turun tetapi tidak bisa naik dari penawaran awal yang diajukan
•
Menerima dan menghadapi keadaan ambiguitas Anda tidak akan pernah secara pasti dapat mengetahui apakah anda dan partner negosiasi Anda akan sama‐sama memperoleh keuntungak atau tidak mencapai kesepakatan sekalipun. Kondisi ketidakpastian dalam bernegosiasi adalah hal yang pasti terjadi. Seperti, apakah informasi yang diperoleh jauh dari harapan Anda, apakah Anda terlewatkan dan tidak mendapatkan detil‐detil penting yang diutamakan, Anda juga tidak dapat meramalkan seberapa besar harapan dan minat dari partner negosiasi. Oleh karenanya, Anda perlu bersikap fleksibel, tidak terpaku pada hal‐hal tertentu saja, dan mentolerir situasi dimana Anda tidak tahu secara tepat hasil yang akan didapat.
•
Kompetitif dan Sportif. Jika ingin berhasil dalam bernegosiasi, nikmatilah negosiasi tersebut bak Anda melakukan sebuah permainan. Semakin Anda kompetitif dalam melakukan permainan tersebut, semakin Anda akan berani dan mengusahakan yang terbaik untuk memenangkan permainan tersebut, tentu disertai dengan sikap yang sportif pula.
•
Jangan berharap lebih bahwa Anda akan selalu menjadi orang yang menyenangkan. Sikap ini perlu diminimalisir jika Anda ingin menjadi seorang negosiator handal. Orang yang selalu ingin disenangi akan sulit menjadi negosiator yang baik karena kecenderungan mereka yang terlalu takut terhadap konflik. Beberapa tipe negosiator yang perlu Anda ketahui sehingga akan memudahkan Anda untuk mengantisipasi dan mengambil sikap yang tepat dalam bernegosiasi. Tipe‐tipe negosiator terdiri dari :
•
Competitor : tipe ini ditandai dengan tingginya sikap asertif tetapi tidak kooperatif. Jika Anda memainkan peran tipe competitor, Anda harus mengetahui bahwa posisi Anda memiliki bargain power yang tinggi. Ada kecenderungan dapat tercipta rasa tidak percaya, agresif, hubungan yang kurang harmonis antar partner negosiasi. Oleh karenanya, jika Anda menghadapi tipe ini, Anda harus menerapkan bahwa tidak ada prosedur atau aturan yang harus ditaati karena hal ini akan semakin menyebabkan timbulnya sikap defensif dan disagreement yang tinggi.
•
Pleaser : tipe ini bertolak belakang dengan tipe competitor, ditandai dengan tingginya sikap kooperatif namun tidak asertif. Hal ini akan memudahkan tapi juga dapat menyusahkan Anda sebagai partner negosiasi. Memudahkan karena mereka bukanlah tipe yang banyak menuntut dan seringkali sungkan. Hal ini disebabkan oleh tingginya keinginan dan kebutuhan mereka untuk dapat menyenangkan orang lai. Di sisi lain, kesulitan yang mungkin ditemui adalah sikap yang kurang konsisten dan mudah berubah pikiran. Hal ini akan mempengaruhi kesepakatan. Oleh karena itu, Anda perlu menegaskan, memberikan penalty yang jelas apabila perjanjian dilanggar.
•
Avoider : tipe ini ditandai dengan rendahnya sikap kooperatif dan aserfig. Tipe ini berpotensi menjadi trouble maker. Mereka kurang memiliki rasa tanggung jawab dan melakukan sesuatu dengan sesuka hatinya tanpa pertimbangan yang matang. Mereka cenderung bertindak ‘masa bodoh’ dan seringkali lari dari masalah, ‘ignoring’. Hati‐hati terhadap kata‐kata manis yang sangat menggiurkan karena tipe ini memiliki kecenderungan ingin meraup keuntungan sendiri dan merugikan pihak lain. Jadi berhati‐hatilah ketika berhadapan dengan tipe avoider ini.
•
Compromiser : tipe ini adalah tipe yang berada di tengah, yaitu memiliki sikap kooperatif dan asertif tapi pada level sedang. Sehingga tidak dapat dikatakan terlalu kooperatif ataupun terlalu asertif dan sebaliknya. Tidak ada hal yang menjadi karakteristik sangat menonjol. Tipe ni cukup mudah untuk diajak bernegosiasi dan memudahkan Anda juga dalam menyesuaikan diri karena tidak ada ekstrem pada titik tertentu.
•
Collaborator : tipe ideal dari seorang negosiator karena sangat kooperatif tetapi di sisi lain juga sangat asertif
Walaupun ada sebagian orang yang memang terlahir dan berbakat dalam bernegosiasi karena memiliki kemampuan mempersuasi (influence), namun seorang negosiator handal tetap dibentuk dari proses pembelajaran dan pelatihan.
NEGOSIASI YES OR NO Oleh Hartanto Susanto Barangkali kata Negosiasi sudah sangat sering kita dengar dan ucapkan, akan tetapi kadang kita kurang mengerti benar‐benar arti dari kata negosiasi itu sendiri. Bahkan kadang‐kadang kita tanpa menyadari telah sering melakukan negosiasi dalam kehidupan sehari‐hari, mulai dari bangun tidur sampai sepanjang hari, sering kita melakukan negosiasi tanpa kita sadari. Misalnya pada saat bangun pagi, kita melakukan negosiasi dengan orang‐orang serumah siapa yang mandi lebih dulu (bila kebetulan kamar mandi di rumah hanya ada satu), atau pada saat istri kita menanyakan mau sarapan apa? Apakah roti tawar, nasi goring, cereal, dan sebagainya. Demikian pula dalam pekerjaan kita sehari‐hari, sangat sering kita sebenarnya melakukan negosiasi baik dengan rekan sekantor (atasan, bawahan, maupun rekan sekerja) maupun dengan para customer kita, apalagi kalau memang usaha kita bergerak di bidang penjualan jasa maupun barang, maka proses negosiasi ini menjadi sangat penting untuk menunjang keberhasilan pekerjaan kita. Pada dasarnya pengertian dari negosiasi adalah suatu bentuk interaksi sosial saat pihak‐pihak yang terlibat berusaha untuk saling menyelesaikan tujuan yang berbeda dan bertentangan. Intinya tujuan suatu negosiasi adalah untuk mencapai kesepakatan antara dua belah pihak dengan prinsip dasar WIN‐WIN situation, jadi tidak ada pihak‐pihak yang dirugikan / dikalahkan dalam hal ini. Proses ini secara umum kita sebut dalam suatu proses advokasi(pendekatan) yang pada umumnya ada dua bentuk didalamnya yaitu bentuk formal dan informal. Bentuk formal inilah yang disebut negosiasi sedangkan bentuk informalnya disebut lobbying. Proses lobbying tidak terikat oleh waktu dan tempat, serta dapat dilakukan secara terus‐ menerus, sementara negosiasi tidak, negosiasi terikat pada waktu dan tempat. Untuk itulah diperlukan beberapa kemampuan dasar agar kita dapat melakukan negosiasi dengan baik.
KEMAMPUAN‐KEMAMPUAN DASAR BERNEGOSIASI
Faktor yang paling berpengaruh dalam negosiasi adalah FILOSOFI yang
memberikan informasi kepada masing‐masing yang terlibat. Ini adalah kesepakatan dasar kita bahwa “SEMUA ORANG MENANG”. Filsafat ini menjadi dasar setiap negosiasi. Kunci untuk mengembangkan filsafat supaya “SEMUA ORANG MENANG” adalah dengan mempertimbangkan setiap aspek negosiasi dari sudut pandang pada pihak lain dan pihak negosiator.
Berikut ini adalah keterampilan‐keterampilan dasar dalam bernegosiasi : 1. Ketajaman pikiran / kelihaian 2. Sabar 3. Kemampuan beradaptasi 4. Daya tahan 5. Kemampuan sosialisasi 6. Konsentrasi 7. Kemampuan artikulasi 8. Punya selera humor
TAKTIK‐TAKTIK dalam NEGOSIASI
Taktik mempunyai beberapa tujuan. Taktik akan membantu untuk melihat
permasalahan sebenarnya yang sedang diperdebakan di meja perundingan. Taktik
juga dapat menguraikan kemacetan. Dan, dapat membantuk untuk melihat dan melindungi diri dari kebohongan negosiator.
Berikut ini sembilan strategi negosiasi yang paling sering digunakan: MENGERYIT (The Wince)
Taktik ini dikenal juga dengan istilah terkejut (flinch) merupakan reakti negative
terhadap tawaran seseorang. Dengan kata lain, bertindak terkejut saat negosiasi yang diadakan pihak negosiator berjalan dengan keinginan pihak lain. BERDIAM (The Silence)
Jika Anda tidak menyukai apa kata seseorang, atau jika anda baru saja membuat
tawaran dan anda sedang menunggu jawaban, diam bisa menjadi pilihan terbaik Anda. Kebanyakan orang tidak bisa bertahan dalam kesunyian panjang (dead air time). Mereka menjadi tidak nyaman jika tidak ada percakapan untuk mengisi kekosongan antara Anda dan pihak lain. Biasanya pihak lain akan merespon dengan konsensi atau memberikan kelonggaran. IKAN HARING MERAH (Red Herring)
Istilah ini diambil dari kompetisi tua di Inggris, BERBURU RUBAH (fox hunting
competition). Dalam kompetisi ini, tim lawan akan menyeret dan membaui jejak rubah ke arah lain dengan ikan, sehingga anjing lawan akan terkecoh dan kehilangan jejak.
Sama halnya saat negosiator membawa “ikan amis” atau isu lain ke meja perundingan untuk megalihkan perhatian dari isu utama bahasan. KELAKUAN MENGHINA (Outrageous Behaviour)
Segala bentuk perilaku, biasanya dianggap kurang bermoral dan tidak dapat
diterima oleh lingkungan dengan tujuan memaksa pihak lain untuk setuju. Seperti pihak manajemen muak dengan tuntutan yang tidak masuk akal dan terpaksa menandatangani kontrak dengan air mata kemudian membuangnya secara ganas dan dramatis seolah‐olah diliput oleh media. Tujuan dari taktik ini adalah untuk menggertak orang‐orang yang terlibat dalam negosiasi. YANG TERTULIS (The Written Word)
Adalah persyaratan ditulis dalam perjanjian yang tidak dapat diganggu gugat.
Perjanjian sewa guna usaha (leasing), atau harga diatas pahatan batu dan sekarang di kertas (uang) adalah contoh‐contoh yang tertulis. PERTUKARAN (The Trade‐Off)
Taktik ini digunakan untuk tawar menawar. Pertukaran hanya menawarkan
konsesi, sampai semua pihak setuju dengan syarat‐syarat. Sebenarnya taktik ini dipakai untuk kompromi. ULTIMATUM (The Ultimatum)
Penggunaan ultimatum kadang‐kadang efektif sebagai taktik pembuka dalam
negosiasi. Namun, anda perlu berhati‐hati menggunakannya dan perlu memilih waktu yang tepat terutama dalam sebuah negosiasi yang panjang. BERJALAN KELUAR (Walking Out)
Pada beberapa situasi, berjalan keluar dapat digunakan sebagai strategi untuk
memberikan tekanan pada pihak lain. KEMAMPUAN UNTUK MENGATAKAN “TIDAK” (The ability to say “NO”)
Sebuah taktik yang memegang peran yang sangat penting dalam segala macam
strategi negosiasi dan cara menyampaikannya secara tepat. Pertama dan paling dasar
untuk mempelajari taktik ini adalah bahwa apapun bila tidak mengatakan “tidak” secara langsung, diterjemahkan oleh pihak lain sebagai “ya”. Apapun profesi seseorang baik seorang freelancer ataupun professional, anda tidak akan bisa jauh dari proses negosiasi. Anda dapat memilih untuk menggunakan salah satu dari taktik tersebut jika sedang dalam proses negosiasi, namun Anda juga perlu memahami bagaimana menangkis taktik tersebut jika rekan negosiasi Anda menggunakan salah satu taktik tersebut pada Anda. Silahkan menghubungi MDI untuk mempelajari berbagai taktik ini secara lebih mendalam.
TIPS BERNEGOSIASI EFEKTIF
Negosiasi dapat dilihat seperti sebuah argumen yang melibatkan dua belah pihak
dalam proses untuk mencapai kesepakatan. Bila anda sedang membangun sebuah hubungan dan bisnis, maka negosiasi sudah seharusnyamenjadi salah satu keterampilan yang perlu dimiliki.
Berikut ini ada beberapa tips yang patut dipertimbangkan agar anda dapat
melakukan negosiasi secara efektif : UNDERSTAND YOUR STRENGTH
Beberapa tips strategi buku The Art of War oleh Sun Tzu, dikatakan bahwa sudah
selayaknya kita mengerti kekuatan dan kelemahan kita sebelum maju ke medan pertempuran. Begitu juga dalam proses negosiasi, kita sudah sepatutnya mengerti posisi dan situasi kita.
Kekuatan bisa berupa sebuah konsep yang kuat dengan model bisnis yang matang,
tidak hanya sebuah pernyataan atau ide dasar. UNDERSTAND YOUR WEAKNESS
Sebelum melakukan negosiasi, sudah sepatutnya kita mengerti titik kelemahan
kita. Gunanya supaya kita mengerti bagaimana menjawab atau menjelaskan hal tersebut, bula dijadikan pegangan oleh lawan. KNOW WHAT THEY WANT
Dari proses negosiasi yang berbelit ini, apa kiranya yang mereka mau? Sebuah
mobil keluarga untuk jumlah anggota yang baru saja bertambah? Atau putra remaja yang beranjak dewasa, sehingga membutuhkan kendaraan sendiri? Dengan mengerti kemauan / kebutuhan lawan, kita bisa menyesuaikan diri dengan penawaran yang kita lakukan. START WITH AN AGREEMENT
Sebelum melangkah masuk dalam proses negosiasi, kedua belah pihak sudah
seharusnya ada sebuah persetujuan. Bukan hanya tentang apa yang dinegosiasikan, tetapi latar belakang dari hal yang sedang dibicarakan. Bukankah kita setuju bahwa jumlah
pengguna internet Indonesia bakal booming dalam waktu dekat? Dan kita sudah sepantasnya bersiap‐siap dari sekarang? COLLECT FACT TO SUPPORT
Suatu argumentasi perlu data dan fakta penunjang, bukan hanya berdasarkan
omongan. Oleh karena itu, kita perlu dukungan fakta yang relevan guna menunjang argumentasi kita yang positif. BUILD REASONS TO COVER YOUR WEAKNESS
Kelemahan yang anda miliki dan telah disadari juga perlu perhatian khusus. Lawan
kadang berpendirian keras akan kelemahan anda, sehingga tidak menguntungkan posisi anda dalam proses negosiasi, contoh :
Portfolio kita memang masih kecil, namun kita mempunyai pembaca yang loyal
dengan demografi pengguna yang sangat pas. IF YOU HIT A WALL, TRY A DIFFERENT ANGLE
Kadang dalam suatu negosiasi, lawan bisa bersikeras akan pendapatnya. Kita tidak
perlu ngotot bahwa kita benar dan dia salah. Namun kita bisa berusaha melakukan pendekatan lain dari sudut pandang yang berbeda. WATCH, LISTEN AND LEARN
Bila berbicara terlalu banyak, lawan akan mengetahui lebih banyak tentang kita.
Maka, kadang kita cukup diam dan membiarkan lawan berbicara sekaligus memperhatikan gerak gerik dan bahasa tubuhnya. Yakin atau ragu‐ragu? UNDERSTAND YOUR BOTTOM LINE
Bottom line dalam hal ini adalah berapa limit bawah anda, yang harus diputuskan
sebelum melakaukan negosiasi. Seperti berapa jumlah jam kerja minimal untuk proyek web tersebut? 40 jam? Bila harga yang ditawarkan tidak cukup untuk 40 jam kerja, maka anda harus siap merelakan untuk tidak menerima proyek tersebut, bula harga tidak pantas. Jangan tergeret ambisi dan persuasi lawan, dengan mengerti batasan sebelum memulai.
ALWAYS HAVE A FALL BACK PLAN
Anda hanya patut melakukan persetujuan bila semuanya sudah jelas. Tidak perlu
melakukan sesumbar, yang nantinya malah digunakan lawan untuk mengunci posisi kita dalam proses negosiasi. Bila memang tidak setuju, kita bisa mundur dari proses negosiasi tanpa dibebani tanggung jawab atau omongan kita sebelumnya. READ BEFORE YOU SIGN
Tiap persetujuan biasanya dimulai dengan percakapan, yang selanjutnya ditulis
dalam dokumen tertulis. Percaya atau tidak, luangkan waktu untuk meninjau ulang berkas persetujuan sebelum ditandatangani. Baik untuk meluruskan hal‐hal yang tidak diinginkan atau tidak sesuai dengan pemikiran awal.
NEGOSIASI : SULIT atau MUDAH? Oleh Antonius Irvinto Dobiarasto
Setiap hari, hidup kita tidak lepas dari negosiasi. Bisa antara suami dan istri, anak
dan orang tua, atau antara atasan dengan bawahan dan sebagainya. Negosiasi berasal dari bahasa Inggris Negotiate yang berarti perundingan. Sementara itu, pengertian peruntingan adalah “upaya untuk menyatukan antara dua pihak atau lebih”. Sedangkan tujuan dari negosiasi adalah menemukan kesepakatan diantara kedua belah pihak secara adil dan dapat memenuhi harapan dan keinginan kedua belah pihak. Tidak boleh ada pihak yang merasa dirugikan atau ditungkan dari kesepakatan kedua belah pihak tersebut.
Untuk mempermudah bentuk negosiasi, saya kisahkan dalam kehidupan sehari‐
hari yang dialami keluarga saya. Beberapa waktu lalu, istri saya bercerita mengenai tingkah laku anak saya. Anak saya tidak mau mandi sore. Istri saya sampai kehabisan cara untuk membujuknya. Ia memilih bermain dan menghindari upaya pendekatan dari istri saya. Sampai akhirnya, kakeknya datang dan mengajaknya berbicara. Anak saya mengarahkan pembicaraan tentang film “Shaun the Sheep”. Dengan mengatakan, “Shaun mandi… Shaun mandi..” Kakeknya mempunyai ide untuk meniupkan peluit seperti yang dilakukan Bitzer (tokoh anjing dalam Shaunthe Sheep), kemudian mengarahkan tlunjuknya ke kamar mandi. Ajaibnya, anak saya tak lagi mengeluh dan menghindar untuk mandi. Ia dengan patuh masuk ke kamar mandi dan selanjutnya dimandikan istri saya. Pagi harinya, istri saya kembali menerapkan cara tersebut, tapi hasilnya gagal. Anak saya terus lari ke kakeknya. Kakeknya membujuknya untuk mandi. Mencoba lagi dengan cara sebelumnya. Tidak juga berhasil. Anak saya terus meminta peluit dari kakeknya. Ia meniup peluit sambil mendorong kakek dan istri saya kea rah kamar mandi. Rupanya ia ingin berperan sebagai Bitzer sekarang. Kakek dan istri saya kemudian berperan sebagai kambing‐kambingnya. Acara mandi selanjutnya berlangsung lancar. Dari kisah saya di atas terlihat bahwa proses negosiasi kreatif dari kakek anak saya berhasil memperoleh WIN WIN solution untuk permasalahan mandi pada cucunya.
Masih banyak contoh lainnya, namun, ada kalahnya kita menemukan negosiator yang berusaha memaksakan pendapatnya kepada pihak lain. Segala macam cara biasanya ditempuh untuk menang. Berdasarkan pengalaman saya di dalam proses negosiasi ada yang melakukannya dengan cara menyodorkan kartu berkop surat, instansi, atau lembaga tertentu, mengancam, membawa oknum / preman, mengulur‐ulur waktu, dan lain‐lain. Herb Cohen dalam bukunya menuliskan beberapa trik negative yang sering dilakukan oleh seorang negosiator, diantaranya : 1. Posisi awal dominan keras, yakni selalu memulai dengan tawaran yang tidak masuk akal. 2. Yang datang bernegosiasi langsung dengan kita bukanlah sang pengambil keputusan, melainkan hanya utusan yang memiliki kewenangan terbatas. 3. Menciptakan suasana emosional, misalnya dengan sengaja membuat keributan selama perundingan atau dengan cara‐cara sejenis yang tujuannya membuat pihak lainnya tidak nyaman dan akhirnya menyerah. 4. Fleksibilitas minimal atau dengan member kelonggaran yang terbatas. 5. Di sisi lain, apabila kita memberikan kelonggaran mereka akan menuntut lebih banyak lagi 6. Tidak peduli dengan batas waktu alias mereka siap mengulur‐ulur perundingan sampai kapanpun – sampai kita merasa lelah dan akhirnya menyerah.
Menghadapi negosiator yang sering menggunakan trik negtif seperti di atas diperlukan persiapan yang memadai. Maka, sebelum terjadinya proses negosiasi, alangkah lebih baiknya jika kita mempersiapkan diri dengan: •
Komunikasi persuasive yang baik.
•
Memahami materi‐materi negosiasi yang dihadapi (bisa membawa back up data, surat, dan lain‐lain).
•
Memahami partner dan lawan dalam negosiasi (tahu tipe komunikasi lawan).
•
Menggabungkan ketiga unsure tersebut saat proses negosiasi berlangsung.
Lantas, apakah menjadi seorang negosiator yang baik itu sulit atau mudah? Mudah atau susahnya akan saya gambarkan dengan contoh. Yakni ketika kita mendorong sebuah mobil yang sedang dalam posisi diam. Namun, sekali mobil tersebut bergerak, dorongan Anda akan semakin ringan dan lama kelamaan bisa mendorongnya dengan lebih cepat. Jadi, setiap proses negosiasi selalu mempunyai bagian yang sulit dan bagian yang mudah. Dari tugas‐tugas sulitlah kita berkesempatan untuk mengeluarkan kemampuan terbaik yang akan membentuk karakter sehingga Anda bisa menjadi seorang negosiator handal. Jadi bagi saya untuk bisa menjadi negosiator bukan sekedar teori saja namun PRAKTEK, PRAKTEK, dan PRAKTEK. Selamat berlatih negosiasi.
BERNEGOSIASI SEPERTI BERMAIN CATUR Oleh Lisa Aryani
Setiap negosiaor memiliki teknik yang beragam, terpenting adalah win‐win solution. Ada yang berbicara “ngalor ngidul” deal nya baru malam dan sebagainya. Jadi, setiap negosiator memiliki taktik yang berbeda‐beda. Ada yang tulus, ada yang mengatakan ok, tapi di belakangnya produk lain. Menurut pria yang bekerja di perusahaan produsen Ban Archiless ini mengatakan bahwa pada saat kita memasuki industri ban, tidak ada toko yang menjual satu ban, pasti memiliki beberapa stok dan alternatif. Jadi, kita tidak bisa jualan langsung secara terbuka. “That’s how to conduct the business”, sahutnya. Menurutnya, sebagai perusahaan yang memproduksi sebanyak 24000 ban mobil dan 6500 ban motor per harinya ini, negosiasi bagian distributor merupakan hal yang paling krusial. Apakah seorang sales itu berhasil karena faktor negosiasinya? Karena, bukan hanya keterampilan yang harus dipersiapkan dalam bernegosiasi namun ada beberapa aspek lainnya. Seorang negosiator harus mengetahui product, knowledge, market share, taktik, strategi, kompetitor, dan sebagainya. Intinya menurutnya adalah persiapan. Tanpa persiapan, negosiasi tidak akan berjalan dengan baik. “The Key to Success learning is preparation”, demikian beliau menegaskan. Beliau mengatakan bahwa “We have to make second time to make decision dalam bernegosiasi” maksudnya adalah kalau kita melakukan strategi A ke PT A harus mempunyai beberapa rencana untuk mengantisipasi permintaan. Jadi, apapun perilaku
lawan negosiasi kita, kita sudah mengantisipasinya. Jika kemungkinan skenario A gagal, maka akan ada skenario alternatifnya. Negosiasi adalah bagian terpenting dari kesuksesan anda. Bukan sekadar “Win‐ Lose” atau “Win‐win”, melainkan bagaimana mengasah kemampuan dan teknik saat bertemu dengan klien atau lawan negosiasi anda. Dengan mengenal lawan negosiasi akan membantu anda memberikan solusi dan cara mengatasi keberatan. Kepiawaian Anda dalam bernegosiasi amat menentukan keberhasilan perusahaan dan karier anda. Dalam bernegosiasi hal yang penting adalah mengetahui tujuan akhir yang ingin dicapai. Sehinggal, sangat penting untuk dapat menciptakan skenario yang tepat untuk mencapai tujuan tersebut. Seperti bermain catur, kita perlu tahu apa yang harus dipersiapkan, baik strategi, mengenal dengan baik lawan bicara, setting dalam bernegosiasi, dan yang terpenting siap dengan data akurat sebagai bahan negosiasi. Hal terpenting adalah teknik berkomunikasi ataupun presentasi. Strategi bernegosiasi akan berbeda bila waktu yang tersedia adalah hanya 10 menit atau dalam suasana entertain yang bisa berlangsung berjam‐jam.
