e-Box Entreprise Nieuwigheden
Uw nieuwe e-Box is beschikbaar De herziene e-Box heeft een nieuwe, vereenvoudigde en moderne interface waarmee u sneller uw documenten kunt ophalen. U kunt de e-Box ook personaliseren, zodat hij helemaal aan uw behoeften voldoet. Deze wijzigingen werden doorgevoerd na gesprekken met een groep gebruikers. Ze vormen een oplossing voor de meest voorkomende problemen. De lancering van de nieuwe versie werd bovendien aangegrepen om de globale performantie van het systeem te verbeteren.
Wat verandert er voor u? 2
4
2
3 1
1
Het overzicht van uw berichten
Wanneer u uw nieuwe e-Box opent, krijgt u steeds het overzicht van uw berichten. De recentste staan zoals altijd bovenaan de lijst.
Met een filter kunt u nu een onderscheid maken tussen documenten en notificaties (een notificatie is een herhaling van informatie die reeds via een onlinedienst werd gegeven, meestal op het moment van een aangifte, bijvoorbeeld de Dimona).
2
Geen prullenmand of quota meer
Uit de rondvraag bleek dat de concepten quota en prullenmand niet erg duidelijk meer waren. Daarom werd besloten deze twee elementen uit de e-Box te verwijderen. U hoeft zich dan ook niet langer zorgen te maken over de ruimte die uw documenten in uw e-Box innemen: ze blijven voor u beschikbaar zolang ze geldig zijn. Voor de meeste documenten is dit zes maanden. Wanneer de geldigheidsduur van een document bijna om is, krijgt het een etiket ‘Vervalt binnenkort’, zodat u het onmiddellijk kunt vinden in uw documentenlijst.
U kunt deze documenten ook opzoeken via het nieuwe filtermenu.
3
Berichtencategorieën zijn niet langer verplicht
Vroeger moesten gebruikers van de e-Box hun berichten in vooraf bepaalde categorieën onderverdelen. In de nieuwe e-Box bestaat die verplichting niet langer en is de gebruiker niet verplicht de categorieën te gebruiken. U kunt nu wel uw opzoekingen bewaren en filters maken, die dan in uw lijstje met filters op uw homepage verschijnen.
Als u op de knop ‘Aangepaste zoekopdract’ klikt, opent het zoekscherm. Om een filter die in de oude e-Box bestond opnieuw aan te maken, selecteert u de gewenste bron en subcategorie, waarna u de opzoeking start.
Op het resultatenscherm kunt u controleren of de resultaten overeenstemmen met uw verwachtingen. Daarna kunt u deze opzoeking bewaren door op de knop ‘Criteria bewaren’ te klikken.
De e-Box zal u dan vragen uw zoekopdracht een naam te geven.
Wanneer de zoekopdracht bewaard is, wordt ze een filter, waartoe u via het menu filters snel toegang heeft.
U kunt elk type zoekopdracht op deze manier bewaren en elke gebruiker kan tien eigen filters bewaren.
4
Taken
In de toekomst worden taken niet langer afzonderlijk behandeld. Ze worden onmiddellijk opgenomen in de berichtenlijst als documenten. Met een filter kunt u ze apart oproepen. In afwachting van deze homogenisering werd een overgangsperiode gepland waarin u toegang krijgt tot uw taken door te klikken op de knop ‘Takenlijst’ rechts bovenaan uw scherm. U komt dan op de oude interface terecht. Opgelet: deze knop verschijnt alleen als u taken af te handelen hebt. Als u deze functionaliteit niet gebruikte in de oude e-Box of als er voor u geen taken meer klaarstaan, verschijnt de knop niet.
5
Labels
In de nieuwe versie van de e-Box kan de lokale beheerder of administrator van de e-Box ‘labels’ aanmaken. Dat zijn een soort etiketten waarmee voor de onderneming relevante informatie aan een bericht kan worden toegevoegd. Wanneer de labels eenmaal zijn aangemaakt, kan de gebruiker ze aan de berichten toevoegen.
Daarvoor moet hij op ‘Labels weergeven’ klikken.
Hij krijgt dan de labels te zien voor alle berichten met een label.
Met de ‘+’ aan het einde van de lijn kunnen nieuwe labels worden toegevoegd (die worden gekozen uit de lijst opgesteld door de lokale beheerder of de administrator van de e-Box).
6
Beheer van de labels (alleen voor lokale beheerders en administrators van de e-Box)
Een lokale beheerder of een administrator van de e-Box kan de lijst met voor de gebruikers van zijn onderneming beschikbare labels beheren via de link ‘Labels beheren’ bovenaan zijn scherm.
Hij kan nieuwe labels toevoegen, hij beschikt over de mogelijkheid om elk label een omschrijving in drie talen te geven (het is niet verplicht om ze alle drie in te vullen) en de kleur van het label te kiezen.
Hij kan ook al bestaande labels bewerken.
