DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA
Pavel Pačes
Listopad 2009 Seminář E-spis
www.i.cz
Elektronická spisovna
Agendové aplikace
Vzhledem k tomu, že některé dokumenty mají skartační lhůty 30, 50 i více let, je nutno přistupovat k uložení elektronických dokumentů ve spisovně stejně jako k dlouhodobému ukládání. www.i.cz
Legislativní zázemí pro Elektronickou spisovnu ► V zákoně č. 499/2004 Sb.: ● ●
§ 68 odst. 1 - Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy ve spisovně § 69a odst. 3 - Uchovávání dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím: • věrohodnost původu dokumentu, • neporušitelnost jeho obsahu, • čitelnost dokumentu, • a to včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v digitální podobě v čase. • Tyto vlastnosti musí být zachovány po dobu skartační lhůty dokumentu.
► Národní standard pro vedení elektronické spisové služby definuje elektronickou spisovnu jako: ● funkční složku elektronického systému spisové služby určenou k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu organizace (původce) a k provádění skartačního řízení v rámci informačních činností zajišťovaných tímto systémem.
► Vyhláška č. 191/2009 Sb. stanovuje povinné výstupní formáty (PDF/A, TIFF, …) www.i.cz
Elektronická spisovna ► Řeší potřebu dlouhodobého a důvěryhodného uložení elektronických dokumentů v organizaci vyvolanou legislativou i potřebami organizace ► Spravuje dokumenty ze ● spisových služeb, ● agendových systémů (Ekonomika – Faktury…), ● a ostatních systémů produkujících dokumenty podléhajících spisovému řádu, resp. zákonu č.499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě, v platném znění
► Stávající „papírová“ obdoba: příruční spisovna, spisovna, podnikový archiv www.i.cz
Elektronická spisovna
- Uplatnění v
rámci životního cyklu dokumentu Vznik a vyřizování
Listinná Externí subjekty
E-mail Datové zprávy
Systémy původce pro vznik a vyřizování Dokumentů Podatelna Výpravna Spisová služba Odborné aplikace DMS / ECM ….
Vznik dokumentu a vyřizování
Důvěryhodné uložení
Dlouhodobá archivace
Elektronická spisovna
Skartace Důvěryhodná kopie
Dlouhodobý Dlouhodobý elektronický elektronický archiv archiv
Sběr dokumentů (Digitalizace)
Důvěryhodné Uložení (Střednědobé)
Dlouhodobé uložení Vyřazení www.i.cz
Elektronická spisovna - Životní cyklus dokumentů ► Dokumenty a spisy se do El.Spisovny ukládají ze spisové služby (či dalších aplikací). Ukládá se metadata + vlastní soubor s dokumentem. ► Životnost dokumentů a spisů uložených v El.Spisovně je řízena spisovým plánem. Uložené dokumenty zde čekají na skartační řízení. ► Po uplynutí skartační lhůty dojde buď ke skartaci dokumentů nebo dojde k výběru archiválií, které se předávají do nadřazeného archivu (např. Národní digitální archiv). www.i.cz
Základní funkce uložení v Elektronické spisovně ► Zajištění neměnnosti uložených informací ► Zajištění důvěryhodnosti ► Zajištění čitelnosti uložených informací v budoucnosti ● Předcházení problémům vzniklým generačními změnami HW a SW
► Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů
www.i.cz
Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů Filozofický pohled: ► Fakta: ● neexistují dokonale permanentní ukládací média či způsob ukládání! Pravděpodobně nebudou existovat ani v budoucnu ● Počítačové systémy – neustálý vývoj jak HW, tak SW
► Návrh archivních systémů se snaží trvale postihnout možnost potencionální změny a její zvládnutí, namísto dosažení nějakého permanentního stavu! www.i.cz
Proč dlouhodobé ukládání? ► Běžná rizika uchovávání informací: ● ● ● ●
Nefungující software Nefungující hardware Změna obsahu Smazání obsahu
● ● ● ●
degradace nosiče zastarávání hardware zastarávání formátu zastarávání SW technologií a principů
► Rizika, kterým čelí elektronické dokumenty při dlouhodobém uložení:
● ztráta autenticity – platnost autentizačních prvků
www.i.cz
Zastarávání médií, HW a SW ► Média – opatření proti zastarávání ● ● ● ● ●
vytvoření vhodných podmínek pro uložení volba vhodného média - kombinace médií obměna médií před vypršením životnosti vytvoření bezpečnostních kopií kontrola uložení – periodická detekce chyb
► Zastarávání HW a SW ● systematická správa a údržba HW, aktualizace SW ● včasná migrace před morálním zestárnutím – každých 10 – 15 let (podle rychlosti vývoje) migrace obsahu archivu na nový HW+SW.
www.i.cz
DESA - zajištění dlouhodobé čitelnosti ► Opatření proti zastarávání formátu - dokumenty musí být v dlouhodobě udržitelném formátu. ● Standardizace formátů – výběr akceptovatelných formátů pro dlouhodobou archivaci jednotlivých druhů dokumentů (viz. vyhláška č.191/2009 Sb.) ● Odmítnutí nestandardního formátu na vstupu, případně migrace formátu při vstupu dokumentu ● Sledování vývoje formátů a konverze všech dokumentů zastaralého formátu do nového (migrace formátů). Původní-originální soubor zůstává zachován!
► Opatření proti degradaci nosiče, zastarávání hardware, zastarávání SW technologií a principů ● ● ● ● ●
Periodická kontrola konzistence uložených dat Dvě geograficky oddělené lokality (online / offline media?) Velký objem, možnost postupného doplňování kapacity Trvalé vyhodnocování stavu vývoje systémů – životní cykly Včasný přechod do nového IT prostředí – každých 10/15 let (podle rychlosti vývoje) migrace obsahu archivu na nový HW+SW. www.i.cz
DESA - zajištění důvěryhodnosti ► Důvěryhodnost = prokázání původu dokumentu a toho, že kopie, kterou vidí uživatel, souhlasí s originálním dokumentem, tj. nic v něm nebylo během doby změněno a pokud ano, je jasné co a za jakých podmínek. ► Systém musí uchovávat metadata o všech procesech, akcích a změnách, které se na určitém objektu odehrály v průběhu jeho uložení tak, aby bylo možné tyto změny sledovat až k původnímu dokumentu (např. po několika migracích apod.). www.i.cz
DESA - zajištění důvěryhodnosti ► Dokumenty jsou na vstupu opatřeny časovým razítkem – potvrzuje existenci dokumentu a metadat v čase. ● !! Nemá nic společného s legislativní validitou dokumentu !!
► Časové razítko může být periodicky obnovováno
● !! Nemá nic společného s legislativní validitou dokumentu !!
► Systém poskytuje funkce pro ověření důvěryhodnosti (nezměněný dokument a nepřerušená řada časových razítek) ► Systém na vyžádání poskytuje důvěryhodné kopie dokumentu
www.i.cz
Model OAIS pro dlouhodobé uchování elektronických dokumentů Plánování uchovávání
P Ů V O D C E
Správa dat Popisné info DM SIP
Příjem
Archivní úložiště AIP
Přístup
AS
dotazy výsledky žádosti
DIP
B A D A T E L
Administrace
MANAGEMENT SIP, AIP, DOP = Archivní balíčky (dokument/y + metadata) www.i.cz
Datový obsah – způsob uložení ► Základní ukládací jednotka = informační balíček ► Informační balíček = metadata + vlastní obsah (dokument) ► Metadata: ● Popisná (archivní) – Používají se pro hledání a třídění • Příklad: identifikace, název, popis, původ, datum vzniku, kategorizace, … ● Uchovávací (administrativní, technická) – používají se pro správu uložených elektronických dokumentů • Příklad: technické údaje o uložených digitálních objektech, údaje o událostech provedených nad digitálními objekty ● Strukturální – používají se pro strukturování informačních balíčků, • Příklad: vazby jednotlivých souborů dokumentu (dokument, příloha, …)
► Obsah = soubor nebo několik souborů (např. rozhodnutí + přílohy)
www.i.cz
Elektronická spisovna
Balíčky přijaté na vstupu do DESA
www.i.cz
Elektronická spisovna
Zobrazený detail uloženého spisu
www.i.cz
Příprava balíčků pro vstup
Spisová služba, agendové aplikace, ,,,
Balíček SIP
Elektronická spisovna www.i.cz
Elektronická spisovna
- Co je to? HW nebo SW?
► SW + HW + lidi + metodika Elektronická spisovna PŮVODCI
Administrátoři, správci
Software
KONZUMENTI
Hardware
www.i.cz
Metodika provozu ► Dlouhodobé důvěryhodné uložení není (jen) o technologii: ● Řízení provozu podle závazných metodických předpisů ● Důležité činnosti plánovány a jejich provedení auditovatelně zaznamenáno ● Pravidelný audit činností ● Certifikace systému
www.i.cz
Děkuji za pozornost Pavel Pačes
[email protected]
www.i.cz
