Zkrácená uživatelská příručka Spisovna

Uživatelská příručka systému

ICZ a.s. Aplikační řešení Na hřebenech II 1718/10 147 00 Praha 4 Tel.: +420 222 271 111 Fax: +420 222 271 112 Internet: www.i.cz

Zkrácená uživatelská příručka Spisovna

Role: ARCHIVÁŘ

Vypracoval Předáno dne Verze

kolektiv pracovníků ICZ a.s. 12.01.2012 2.2.3

Zkrácená uživatelská příručka systému Správy spisovny

Obsah: 1.

ÚVOD ................................................................................................................................ 3 1.1. ZÁKLADNÍ CHARAKTERISTIKA SPISOVNY .......................................................... 3 1.2. PŘEHLED POUŽÍVANÝCH ZKRATEK .................................................................... 3

2.

PRACOVNÍ PROSTŘEDÍ .............................................................................................. 4

3.

ZÁKLADNÍ ČINNOSTI – PRACOVNÍ POSTUPY .................................................... 5 3.1. PŘÍJEM BALÍČKU DO SPISOVNY ........................................................................... 5 3.2. PŘÍSTUP K OBSAHU SPISOVNY ............................................................................. 6 3.3. OBSAH SPISOVNY – PŘÍPRAVA VÝDEJE BALÍČKŮ ........................................... 10 3.4. ZÁPŮJČKY A NAHLÍŽENÍ ...................................................................................... 12 3.5. UKLÁDACÍ JEDNOTKY.......................................................................................... 14 3.6. VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ ZE SPISOVNY ........................................................ 16 3.7. PRÁCE S KONFLIKTY VE SKRATAČNÍM ŘÍZENÍ................................................ 21

Poznámka: Tato příručka popisuje zkrácené základní kroky pro práci v aplikaci Správa spisovny (dále jen „spisovna“) v roli archivář. Navazuje na zkrácenou příručku systému Spisové služby (SpS) espis LITE. Podrobně popsané informace naleznete v rozšířené příručce s názvem „SS_Prirucka_Uzivatel“.

-2-


1. ÚVOD 1.1.

ZÁKLADNÍ CHARAKTERISTIKA SPISOVNY

Spisovna je funkční složka elektronického systému spisové služby určená k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu organizace (původce) a k provádění skartačního řízení. Po dobu uložení elektronického dokumentu zajišťuje Spisovna věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu, a to včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v digitální podobě v čase. Kromě toho Spisovna zajišťuje i ochranu uložených informací proti neoprávněnému přístupu. Uložené informace jsou po dobu uložení přístupné pouze oprávněným uživatelům. Životnost dokumentů a spisů uložených v elektronické spisovně je řízena spisovým plánem organizace. Uložené dokumenty a spisy zde čekají na skartační řízení. Po uplynutí skartační (archivační) lhůty dojde buď ke skartaci dokumentů, nebo dojde k výběru archiválií, které se předávají do nadřízeného digitálního archivu (např. Národní digitální archiv).

1.2.

PŘEHLED POUŽÍVANÝCH ZKRATEK tab. 1.

Seznam použitých zkratek

Zkratka

Popis

NDA

Národní digitální archiv (připravovaný informační systém)

SIP

Informační balíček přijímaný do spisovny

AIP

Informační balíček ukládaný ve spisovně

DIP

Informační balíček poskytovaný spisovnou

HW

Hardware

SW

Software

UID

Jednoznačný identifikátor spisové služby (např. E-spis)

UJ

Ukládací jednotka

-3-


2. PRACOVNÍ PROSTŘEDÍ Spisovna je součástí aplikace espis LITE. Složky spisovny jsou shodné pro všechny uživatele s rolí archivář. tab. 1.

Objekt

Přehled objektů Spisovny

Popis Dokumentový informační balíček. Obsahuje metadata dokumentu a vlastní digitální obsah. Spisový informační balíček (balíček seskupení). Obsahuje metadata seskupení. Balíček transakčních protokolů (audit). Obsahuje transakční záznamy činností nad objekty a aplikací Spisovny. Orazítkované balíčky. Obsahuje identifikaci a kontrolní součty balíčků opatřené časovým razítkem. Balíček dílu obsahuje odkazy na dokumenty zařazené do dílu v rámci spisu. Balíček součásti obsahuje odkazy na dokumenty zařazené do součásti v rámci spisu. Zjištěný konflikt na balíčku.

obr. 1.

Základní uživatelské prostředí

-4-


3. ZÁKLADNÍ ČINNOSTI – PRACOVNÍ POSTUPY 3.1.

PŘÍJEM BALÍČKU DO SPISOVNY

Dokument nebo spis se před uložením kontrolují, jsou-li úplné. Dokument v digitální podobě, popřípadě spis v digitální podobě, se považuje za úplný, je-li opatřen metadaty stanovenými v národním standardu pro elektronické systémy spisové služby. Digitální dokumenty ukládané v elektronické spisovně se ukládají ve výstupním formátu. Pokud je při příjmu do elektronické spisovny zjištěno, že předávaný spis nebo dokument je neúplný nebo datový formát nevyhovuje povolenému datovému formátu, je spisovnou odmítnut. Dokumenty jsou předkládány ke vstupnímu zpracování. Ke sledování vstupního zpracování balíčků přijatých do spisovny slouží složka spisovny |Přijaté do spisovny|. obr. 2.

Filtr - přijatých balíčků

Výchozí přehled zobrazuje ještě neuložené balíčky přijaté během posledních 7 dnů. Přehled přijatých balíčků je možné omezit zadáním omezujících kritérií do formuláře. tab. 2. Indikátor balíčku na příjmu

Indikátor stavu Název stavu balíček přijatý ke zpracování a prochází procesem na příjmu balíček prošel úspěšně procesem příjmu a byl uložen ve spisovně chybný balíček, který byl odmítnut spisovnou na příjmu

Položky filtru: a) Druh balíčku – zda se jedná o balíček obsahující informace o spisu, dokumentu nebo transakčních záznamech b) Věc – text, který má hledaný objekt uveden v poli „věc“, možno pro vyhledání použít zástupné znaky„* %“ . c) Přijato od – datum přijetí balíčku ke vstupnímu zpracování, od kterého se mají záznamy hledat d) Přijato do – datum přijetí balíčku ke vstupnímu zpracování, do kterého se záznamy mají hledat e) Uživatel – jméno uživatele, který balíček do systému uložil f) Identifikátor verze balíčku – unikátní identifikátor, který balíček automaticky získává při přijetí g) Stav – stavu vstupního zpracování balíčku

-5-


h) i)

Nezobrazovat úspěšně uložené – pokud je políčko zaškrtnuté, budou se v níže zobrazeném seznamu balíčku zobrazovat pouze chybné balíčky. Skrýt balíčky nahrazené novější verzí – pokud je políčko zaškrtnuté, nebudou se v níže zobrazeném seznamu balíčků zobrazovat balíčky, které již byly nahrazeny novější verzí.

3.1.1. Dostupné funkčnosti ve složce |Přijaté do spisovny| a) Historie příjmu - stisknutím tohoto tlačítka nad označeným dokumentem se zobrazí okno s výpisem stavů vstupního zpracování a kontroly, kterými balíček prošel. Pokud se jedná o úspěšně přijatý balíček do spisovny zobrazí se níže uvedený výpis s výsledky „OK“ a posledním záznamem, který informuje o úspěšném uložení do spisovny. b) Transakční záznamy – stiskem tohoto tlačítka nad označeným dokumentem se zobrazí okno s výpisem všech dosavadních akcí a jejich výsledků. Obsah složky lze pouze číst, není možno měnit. c) Stáhnout balíček - stiskem tohoto tlačítka nad označeným dokumentem se zobrazí okno s odkazy na soubory ke stažení. Naleznete zde XML soubor s metadaty přijatého balíčku a dále elektronické dokumenty (přílohy), které jsou součástí balíčku. obr. 3.

d)

Stažení balíčku

Export do CSV - Pro vybrané záznamy v příjmu do spisovny je rovněž možno použít tiskový výstup do formátu CSV (formát EXCEL).

Poznámka: Pokud je balíček v procesu příjmu do spisovny vyhodnocen jako chybný, zobrazí

se rovněž ve složce spisovny |Vrácené ze spisovny|.

3.2.

PŘÍSTUP K OBSAHU SPISOVNY

3.2.1. Hledání ve spisovně Pokud uživatel spisovny potřebuje zobrazit dokument, MUSÍ příslušný záznam nejprve vyhledat. 1. Zobrazit složku navigačního stromu |Obsah spisovny| 2. Zadejte Vám známá vyhledávající kritéria pro vyhledání příslušného balíčku, která vyplňte do filtru a potvrďte tlačítkem . Položky filtru: a) Věc – text, který má hledaný objekt uveden v poli „věc“, možno použít zástupné znaky „*, %“ j) Klíčová slova – klíčová slova, která jsou vyplněna v metadatech balíčku při jeho příjmu do systému b) Příjemce – příjemce vlastního dokumentu c) Odesílatel - odesílatel doručeného dokumentu d) Od – datum, od kterého se mají záznamy začít vyhledat (datum vytvoření) e) Do – datum, do kterého se záznamy mají hledat (datum vytvoření) f) Datum uzavření spisu od – výběr z kalendáře

-6-


g) h) i) j) k) l) m)

Datum uzavření spisu do – výběr z kalendáře Emailová adresa odesílatele – email odesílatele doručeného dokumentu Emailová adresa příjemce – email příjemce vlastního dokumentu Spisová značka – označení objektu Číslo jednací – číslo jednací objektu Klasifikace – možnost zadat kód spisového plánu organizace Ukládací jednotka – označení ukládací jednotky, ve které je objekt zařazen

Poznámka: Před vyhledávaný text. za vyhledávaný text jsou „*,%“doplněny systémem automaticky. obr. 4.

Vyhledání balíčku

tab. 3. Stavy uložených balíčků zobrazující se ve sloupci „Stav obsahu“

Idikátor stavu Název stavu Archivováno Poškozeno Skartační řízení Skartováno Uloženo

3.2.2. Zobrazení detailních údajů o balíčku Po úspěšném vyhledání objektu ve složce |Obsah spisovny| se nad vyhledaným záznamem zobrazí panel nástrojů obsahující záložky (Historie příjmů, Transakční záznamy, Stáhnout balíček, Historie časových razítek, Vyžádat nahlížení, Vyžádat zápůjčku, Zařazení do ukládací jednotky, Stav obsahu), které slouží k získání detailních údajů a provedení dalších akci týkajících se vybraného balíčku.

Zobrazení detailu balíčku 1. 2.

Klikněte na aktivní odkaz ve sloupci „Věc“ u vybraného balíčku. Zobrazí se informace o obecných údajích a další podrobné informace o balíčku rozdělené do jednotlivých záložek. Zároveň v dolní části je zobrazena struktura balíčku.

-7-


Jednotlivé záložky obsahují následující informace: a) b) c) d) e) f) g)

Základní údaje – údaje o identifikaci (ČJ, SZ), název, podobu obsahu aj. Klasifikace – zařazení podle spisového plánu Fyzické umístění – fyzické umístění analogového nebo hybridního dokumentu/spisu (UJ, ve které je balíček zařazen) Archivní kopie – fyzické umístění elektronického balíčku Seznam subjektů – informace o souvisejících subjektech (Odesílatel, Autor) Historie verzí – možnost dohledání všech verzí balíčku, které do spisovny byly zaslány Související objekty – informace o a) nadřízených objektech (ukládací jednotky dle vazby, nadřízeny díl, součást nebo spis b) křížové odkazy na jiné archivní objekty spojené s příslušným balíčkem.

obr. 5.

Detail uloženého balíčku

3.2.3. Zobrazení Historie příjmu 1. Označte vyhledaný balíček (dokument) a stiskněte v menu tlačítko . 2. Zobrazí výpis, ve kterém jsou zaznamenány všechny kroky, kterými dokument při svém příjmu prošel. Poznámka: Obsah této složky lze pouze číst, není možné ho měnit.

3.2.4. Zobrazení Transakční záznamy (historie provedených akcí) 1. Označte vyhledaný balíček (dokument) a stiskněte v menu tlačítko . 2. Zobrazí transakční záznamy týkající se právě tohoto objektu, kde je možno dohledat historii provedených akci a případně chyby. Poznámka: Obsah této složky lze pouze číst, není možné ho měnit.

-8-


3.2.5. Stažení obsahu balíčku uloženého ve spisovně 1. Pro stažení obsahu balíčku (příloha – elektronického dokumentu) označte vyhledaný balíček (dokument) a stiskněte v menu tlačítko <Stáhnout balíček>. 2. Zobrazí se okno s možnostmi balíčků ke stažení a) celý balíček ve formátu zip, který obsahuje metadata a rovněž elektronické dokumenty b) XML soubor mets.xml a samotný elektronický dokument. 3. Klikněte na aktivní odkaz a bude zobrazeno okno pro uložení a stažení elektronického dokumentu. 3.2.6. Historie časových razítek 1. Označte vyhledaný balíček (dokument) a stiskněte v menu tlačítko . 2. Zobrazí se výpis, ve kterém jsou zaznamenána všechna časová razítka, kterými byl dokument opatřen. Poznámka: Obsah této složky lze pouze číst, není možné ho měnit. Z této složky je možno pomocí tlačítka odskokem zjistit, které všechny balíčky jsou tímto razítkem „orazítkované“. Dále je možné pomocí tlačítka obr. 6.

Historie časových razítek pro balíček

3.2.7. Zařazení do ukládací jednotky 1. Označte vyhledaný balíček (možno označit i více objektů) a stiskněte v menu tlačítko . 2. Zobrazí se seznam ukládacích jednotek, do kterých může být balíček zařazen. 3. Stiskněte tlačítko , poté se provede zařazení všech označených balíčků do jedné vybrané ukládací jednotky. 4. Stiskem tlačítka <Storno> provedete návrat do seznamu. Při zařazování do UJ probíhají v aplikaci následující kontroly a při nesplnění některého z vybraných balíčků se akce neprovede: a) Balíček v digitální podobě nelze uložit do ukládací jednotky. b) Skartační znak neodpovídá skartačnímu znaku ukládací jednotky. c) Skartační lhůta je delší než u ukládací jednotky.

-9-


Poznámka: Pokud u ukládací jednotky skartační znak a lhůta nejsou stanoveny, je možno vkládat všechny dokumenty s rozdílným skartačním režimem. obr. 7.

Zařazení do ukládací jednotky

3.2.8. Označení poškozeného-ztraceného balíčku 1. Označte příslušný balíček a stiskněte v menu tlačítko <Stav obsahu>. 2. V zobrazeném okně vyberete v číselníku stavu možnost „Ztraceno nebo poškozeno“ a poté potvrďte stisknutím tlačítka . 3. Informaci je možno rovněž poté dohledat v detailu balíčku v záložce „Fyzické umístění“.

3.3.

OBSAH SPISOVNY – PŘÍPRAVA VÝDEJE BALÍČKŮ

V rámci zpřístupnění archivních balíčků a jejich obsahu jsou ve spisovně zahrnuty možnosti zapůjčení a nahlížení. a) Zapůjčení určeno pro evidenci výdeje fyzických dokumentů uložených ve spisovně (analogové, hybridní) b) Nahlížení určeno pro evidenci výdeje (zpřístupnění) digitálních dokumentů a jejich obsahu. 3.3.2. Vyžádání nahlížení do DIP balíčku 1. Pro vyžádání DIP balíčku k nahlížení označte vyhledaný balíček (možno označit i více balíčků) a klikněte na tlačítko . 2. V zobrazeném okně poté potvrďte výběr objektů , popřípadě výběr zrušte . 3. V dalším kroku budete vyzváni zadat základní údaje o subjektu, kterému je tento DIP balíček k nahlížení tvořen. Typ uživatele je možno z číselníku zvolit na Externí/Interní. 4. Doplňte informace o subjektu a poté celou operaci ukončit stisknutím tlačítka .

-10-


obr. 8.

Vyžádání nahlížení do DIP balíčku

obr. 9.

Vytvoření DIP balíčku

obr. 10. Tvorba DIP balíčku - informace subjekt

3.3.3. Vyžádání zápůjčky DIP balíčku 1. Pro vyžádání DIP balíčku k zápůjčce označte vyhledaný balíček (možno označit i více balíčků) a klikněte na tlačítko 2. V zobrazeném okně poté potvrďte výběr objektů , popřípadě výběr zrušte .

-11-


3. 4.

3.4.

V dalším kroku doplňte informace o subjektu, jemuž bude zápůjčka balíčku vytvořena, poté stiskněte tlačítko . V této fázi je možno vytisknout zápůjční lístek pro žadatele, a to kliknutím na tlačítko <Tisk zápůjčního lístku>. Pokud není tisk zápůjčního lístku nutný, stiskněte pouze tlačítko .

ZÁPŮJČKY A NAHLÍŽENÍ

Balíčky DIP, které byly vytvořeny za účelem zápůjčky je možno dohledat ve složce |Zapůjčeno|. Možnost použití filtračních podmínek k vyhledání příslušných záznamů. Při zaškrtnutí příznaku „pouze nevrácené“ se zobrazí seznam DIP balíčků, které mají být ještě do spisovny navráceny.

3.4.1. Tisk zápůjčního lístku 1. Ve složce |Zapůjčeno| označte záznam, pro který má být lístek vytvořen a klikněte na tlačítko <Tisk zápůjčního lístku>. 2. V následujícím okně zvolte možnost „otevřít“ a dojde k vygenerování zápůjčního lístku. obr. 11. Tiskový výstup: Zápůjční lístek

3.4.2. Tisk přehledu zápůjček 1. Ve složce |Zapůjčeno| klikněte na tlačítko <Tisk přehledu zápůjček>. 2. V následujícím okně zvolte možnost „otevřít“ a dojde k vygenerování sestavy ve formátu PDF.

-12-


obr. 12. Tisk přehledu zápůjček

3.4.3. Vrácení zápůjčky 1. Ve složce |Zapůjčeno| označte balíček, který má být navrácen a stiskněte tlačítko . 2. V dialogovém okně budete vyzváni k potvrzení vrácení. (U vráceného balíčku pak bude zobrazen stav „balíček vrácen“ a rovněž informace o datu a čase vrácení). 3.4.4. Nahlížení Balíčky DIP, které byly vytvořeny pouze za účelem nahlížení do nich je možno dohledat ve složce |K nahlížení|. Možnost použití filtračních podmínek k vyhledání příslušných záznamů. Ve sloupci „vygenerovaný kód“ se zobrazí automaticky vygenerované desetimístné označení, které je poskytnuto žadateli o nahlížení. Tento kód je omezen platností, kterou správce spisovny zadává při tvorbě žádosti DIP balíčku k nahlížení. Po uplynutí této platnosti, není možno pomocí nahlížení aplikace již dále balíček zobrazit. obr. 13. Nahlížení

-13-


3.4.5. Zobrazení seznamu vydaných balíčků DIP Ve složce |Výdej| je automaticky zobrazován seznam vydaných balíčků DIP. Pomocí uživatelského filtru je zde možno vyhledávání dle různých kritérií jako „Zadavatel, Název, Datum zápůjčky, datum vrácení aj.“ 3.4.6. Zobrazení obsahu vydaného balíčku 1. Ve složce |Vydáno| klikněte na aktivní odkaz vybraného balíčku ve sloupci „Zadavatel“. 2. Zobrazí se všechny balíčky (objekty), které jsou v tomto vydaném DIP balíčku zařazeny. 3.4.7. Zpřístupnění nahlížení pro digitální obsah Pro zpřístupnění nahlížení je vytvořena specifická obrazovka (oddělená aplikace), kde může žadatel zobrazit seznam obsahu balíčku DIP . Vždy po přihlášení na odkaz serveru, kde je aplikace uložena je nutno zadat do URL adresy „/nahlizeni“ např. http://spsliteap.exprit.cz:8080/dea-frontend/nahlizeni. Poté zadejte desetimístný kód a potvrďte stisknutím tlačítka . Zobrazí se obsah balíčku, přístup je platný do doby vypršení povoleného termínu k nahlížení.

1. 2. 3.

obr. 14. Zpřístupnění nahlížení do digitálního obsahu

3.5.

UKLÁDACÍ JEDNOTKY

Pro zobrazení aktuálního seznamu ukládacích jednotek klikněte v navigačním stromu na složku |Ukládací jednotky|. Jedná se o seznam všech ukládacích jednotek daného původce. V zobrazeném seznamu je možno použit uživatelský filtr pro vyhledávání dle různých kritérií např. Věc, Skartační znak, Datum uzavření aj.

3.5.1. Založení ukládací jednotky 1. Klikněte na tlačítko v horním levém rohu obrazovky. 2. V následujícím zobrazeném formuláři zadejte údaje o ukládací jednotce a potvrďte stisknutím tlačítka .

Položky formuláře: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k)

Typ ukládací jednotky – výběr z číselníku Evidenční číslo - pole pro zadání identifikátoru ukládací jednotky např. číslo jednací (kontrola unikátnosti evidenčního čísla je zde zahrnuta) Věc – text vystihující obsah zakládané ukládací jednotky Popis – doplňkový text vystihující přesný obsah ukládací jednotky Spisový znak – výběr z číselníku aktuálního spisového plánu organizace Skartační režim – výběr z číselníku (určení skartační lhůty a skartačního znaku) Primární uložení – výběr z číselníku možných umístění Aktuální uložení – výběr z číselníku možných umístění (primární a aktuální uložení se mohou lišit) Počet jednotek – počet objektů zařazených aktuálně do této ukládací jednotky Datum založení – výběr z kalendáře Datum uzavření – výběr z kalendáře

-14-


obr. 15. Založení ukládací jednotky

3.5.2. Detail ukládací jednotky 1. Pro zobrazení detailu příslušné ukládací jednotky klikněte na aktivní odkaz ve sloupci „Věc“. Poznámka: Při zobrazení detailu není možná editace polí a jednotlivé sekce jsou zobrazeny jako záložky. V poslední části formuláře „Obsah ukládací jednotky“ jsou pak zobrazeny objekty zařazené v této ukládací jednotce.

3.5.3. Úprava ukládací jednotky Pro úpravu údajů o ukládací jednotce označte příslušnou ukládací jednotku v seznamu a klikněte na tlačítko . Při změně v ukládací jednotce je možno měnit údaje v několika sekcích: a) Je zde zahrnuta kontrola unikátnosti hodnoty v poli „Evidenční číslo“. b) Při změně umístění se změna promítne do všech zařazených objektů, a dále do dokumentů v zařazeném spise nebo díle spisu. c) Při změně skartačního režimu se nabídne změna skartačního režimu u všech zařazených objektů (ANO/NE) při ukládání. Pokud je skartační lhůta některého zařazeného objektu delší než zadaná lhůta, změna údajů je zamítnuta. d) Při změně spisového znaku se Vám nabídne změna skartačního režimu ve shodě s předdefinovanou hodnotou ve spisovém plánu u všech zařazených objektů (ANO/NE) při ukládání. e) Pokud je skartační lhůta některého zařazeného objektu delší než zadaná lhůta, změna údajů je zamítnuta. f) Pokud u ukládací jednotky není určen skartační režim, je možno do ní vkládat jakékoli dokumenty s odlišným skartačním režimem. g) Změna ukládací jednotky je rovněž zaznamenána do transakčních záznamů objektů včetně nových hodnot.

-15-


3.5.4. Tisk evidenčního štítku UJ 1. Zobrazte detail vybrané UJ a klikněte na tlačítko <Tisknout čárový kód>. Poznámka: Při prvním tisku štítku je třeba nastavit nejprve uživatelem tiskárnu čárového kódu.

3.5.5. Tisk obsahu UJ 1. Vyberete příslušnou ukládací jednotku, která má být zařazena do této tiskové sestavy a klikněte na tlačítko <Tisk obsahu UJ>. 2. Dojde k vygenerování sestavy ve formátu PDF. 3.5.6. Zrušení UJ 1. Pro odstranění ukládací jednotky ze seznamu označte příslušnou jednotku a stiskněte tlačítko . 2. V dialogovém okně poté potvrďte tuto akci. 3. Dojde k odstranění ukládací jednotky ze seznamu a objekty v ní obsažené budou vyjmuty a zobrazeny jako nezařazené. 3.5.7. Přesun UJ do jiné spisovny 1. Pro přesun ukládací jednotky do jiné spisovny označte příslušnou UJ a stiskněte tlačítko . 2. Vyberte ze seznamu spisovnu, do které má být UJ přesunuta. 3. Při úspěšném přeložení do jiné spisovny bude v horní části aplikace zobrazena hláška „Vybrané jednotky byly v pořádku přesunuty na vybranou spisovnu“. obr. 16. Přesun UJ do jiné spisovny

3.6.

VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ ZE SPISOVNY

Po vypršení skartační lhůty může být dokument ze systému vyřazen. Proces skartačního řízení je několikafázový proces, který zahrnuje výběr dokumentů k vyřazení, sestavení skartačního návrhu, schválení skartačního návrhu a vlastní vyřazení.

3.6.1. Sestavení skartačního návrhu 1. Ve složce |Vyřazování - Skartační řízení| stiskněte tlačítko . 2. V zobrazeném formuláři zadejte "Název skartačního návrhu" a případně změňte "Datum" zahájení skartačního řízení. 3. Potvrďte založení nového skartačního návrhu tlačítkem .

-16-


4.

Dojde k založení skartačního návrhu a automatickému zařazení všech balíčků, kterým uplynula skartační lhůta.

obr. 17. Založení skartačního návrhu

3.6.2. Zobrazení skartačního návrhu 1. Pro zobrazení obsahu skartačního návrhu označte skartační návrh a klikněte na aktivní odkaz ve sloupci „Název“. 2. Obsah skartačního návrhu lze filtrovat podle původního skartačního znaku a lhůty. Detail skartačního řízení zobrazuje v tabulce seznam archivních objektů, které byly na základě skartačního režimu automaticky zařazeny do skartačního řízení. Tabulka umožňuje zobrazit tyto objekty v následujících pohledech: a) b)

c)

vše - zobrazuje všechny zařazené objekty bez ohledu na formu. fyzické - zobrazuje objekty, které nemají digitální podobu a jsou fyzicky uloženy ve spisovně v UJ. Objekty jsou podle těchto jednotek seskupeny - po kliknutí na ukládací jednotku se zobrazí seznam obsažených objektů, které jsou předmětem skartačního návrhu věcné skupiny - zobrazuje tytéž objekty jako záložka vše, ale seskupené podle věcných skupin - po kliknutí na věcnou skupinu se zobrazí seznam obsažených objektů, které jsou předmětem skartačního návrhu.

Poznámka: Při tvorbě skartačního návrhu ve stavu „přípravy“ je možno vytisknout skartační návrh pomocí tlačítka <Tisk sk. návrhu>.

3.6.3. Zobrazení detailu balíčku ve skartačním návrhu 1. Klikněte na tlačítko . 2. Dojde k zobrazení všech dostupných informací týkajících se vybraného balíčku. Tyto informace jsou rozděleny do jednotlivých záložek např. základní údaje, související objekty aj. 3.6.4. Vyřazení balíčku ze skartačního návrhu 1. Pro definitivní vyřazení balíčku z určitého skartačního návrhu provedete označením záznamu a stiskněte tlačítko . 2. Tento balíček bude odstraněn ze seznamu balíčku ve skartačním návrhu. Poznámka: Pokud dojde k vyřazení celého spisu, budou automaticky ze skartačního řízení vyřazeny i veškeré dokumenty (balíčky), které tento spis obsahuje.

-17-


obr. 18. Vyřazení balíčku ze skartačního návrhu

3.6.5. Dočasné pozastavení balíčku ze skartačního řízení/změna skartační lhůty 1. Pro dočasné pozastavení balíčku ze sestavovaného skartačního návrhu proveďte označení záznamu a stiskněte tlačítko . 2. V dalším kroku je možné případně nastavit změnu skartační lhůty výběrem z číselníku a potvrzením pomocí tlačítka . 3. Stav tohoto balíčku pak bude pozměněn na „Skartace nebo archivace odložena“. Balíček v náhledu skartačního návrhů zůstává pro případnou možnost zrušení pozastavení. Poznámka: Pokud dojde ke změně skartační lhůty nad spisem, automaticky se mění i nad zařazenými objekty. Pokud dojde ke změně skartační lhůty pouze nad dokumentem, tak je změna zanechána pouze u dokumentu, na spisu zůstává původní nezměněná lhůta. obr. 19. Dočasné vyřazení balíčku ze skartačního návrhu/změna skartační lhůty

-18-


3.6.6. Vrácení balíčku ke skartaci Vyřazený balíček, který byl v předchozím kroku „pozastaven“ je možno tzv. vrátit do skartačního návrhu. 1. 2.

Označte balíček, který má být navrácen do skartačního návrhu a stiskněte tlačítko . Balíček bude zařazen zpět a jeho stav se změní na „Balíček je navržen ke skartaci“.

3.6.7. Změna skartační operace 1. Pro změnu skartační operace označte záznam a zvolte tlačítko . 2. V zobrazeném formuláři zvolte novou skartační operaci a volbu potvrďte tlačítkem , nebo tento krok stornujte pomocí tlačítka . 3. Záznam, který byl tímto způsobem změněn, zůstane barevně označen. Rovněž je zobrazena informace o původní skartační operaci a nově změněné. obr. 20. Odlišení záznamu se změnou skartační operace

3.6.8. Stornování skartačního návrhu 1. Klikněte na aktivní odkaz skartačního návrhu a zobrazte tak jeho detail. 2. V obsahu skartačního návrhu zvolte tlačítko <Stornovat řízení>. 3. Skartační návrh bude stornován a zařazené balíčky budou vyřazeny z tohoto stornovaného návrhu. Stav tohoto skartačního řízeni je rovněž změněn na „skartační řízení stornováno“. 3.6.9. Předání skartačního návrhu k posouzení Připravený skartační návrh je nutné nejprve předat k posouzení. 1. 2.

V detailu skartačního návrhu zvolte tlačítko . Stav se změní na „Skartační řízení ve fázi schvalování“. Pokud balíčky obsažené ve skartačním návrhu je možné vyřadit, tzn. došlo k posouzení skartačního návrhu zodpovědnou osobou a odsouhlasen příslušným archivem, lze provést schválení skartačního návrhu.

Poznámka: Uživatel spisovny má možnost při zaškrtnutí možnosti „tisk“ vygenerovat tiskovou sestavu obsahující skartační návrh před posouzením.

-19-


obr. 21. Předání skartačního návrhu k posouzení

Skartační návrh nelze předat k posouzení pokud: a) Dokumenty se skartační operací V nejsou rozděleny na A nebo S b) Existují konflikty (skartační režimy, křížové odkazy) c) Jsou evidovány zápůjčky (u fyzických dokumentů) Poznámka: V případě neúspěšné validace, tedy jsou generovány konflikty (kapitola 3.7. Práce s konflikty ve skartačním řízení), se další kroky neprovedou a zobrazí se chybová hláška „Skartační řízení obsahuje konflikty“. 3.6.10. Schválení skartačního návrhu 1. V seznamu skartačních návrhů ve složce |Skartační řízení| pomocí aktivního odkazu zobrazte detail skartačního návrhu jenž má být schválen. 2. Zkontrolujte podle detailních údajů, zda se jedná o správný návrh. Pokud ano, potvrďte stiskem tlačítka <Schválit >. 3. Provedete odsouhlasení skartačního návrhu. Poté v zobrazeném dialogovém okně zadejte číslo protokolu a datum schválení a vše potvrďte pomocí tlačítka . obr. 22. Schválení skartačního návrhu

-20-


Balíčky obsažené ve skartačním návrhu jsou po jeho schválení: a) pozastavené balíčky jsou vyřazeny ze skartačního návrhu a připraveny pro zařazení do následujícího skartačního řízení. b) balíčky se skartační operací „S“ jsou skartovány – tzn. jsou ponechána pouze hlavičková metadata (ostatní metadata, historie a digitální obsah ve formě příloh je zničen) c) balíčky se skartační operací „A“ jsou připraveny pro přesun do archivu. Tisk seznamu dokumentů Pro tisk skartačního návrhu již ve stavu přípravy je k dispozici tlačítko <Tisk sk. návrhu> přímo v detailu skartačního návrhu ve stavu přípravy. Při procesu předání k posouzení, nebo schválení skartačního návrhu je možno vygenerovat tiskovou sestavu obsahující seznam dokumentů ve skartačním řízení. Pro vygenerování této sestavy před potvrzením zaškrtněte příznak „Tisk“ zobrazí se aktivní odkaz „stáhnout“, kliknutím na něj dojde k zobrazení PDF/A sestavy.

3.7.

PRÁCE S KONFLIKTY VE SKRATAČNÍM ŘÍZENÍ

V procesu předání skartačního návrhu k posouzení se může uživatel setkat s tzv. konflikty. Jedná se o události, které blokují nad konkrétním archivním balíčkem zařazeným do tohoto návrhu. 3.7.1. Zobrazení seznamu konfliktů ze složky Zobrazení seznamu konfliktů při skartačním řízení zobrazíme ve složce |Vyřazování – Seznam konfliktů|. Je možno zvolit druh zobrazení dle období, nebo pro skartační řízení. 1. 2.

Z číselníku zvolte příslušný rok a nejprve klikněte na tlačítko . Poté proveďte zobrazení zjištěných konfliktů pomocí tlačítka .

obr. 23. Zobrazení konfliktů pro období

3.7.2. Zobrazení konfliktů pro konkrétní skartační řízení 1. Z číselníku zvolte skartační řízení, pro něž má být kontrola konfliktů provedena, dále nejprve klikněte na tlačítko . 2. Poté proveďte zobrazení zjištěných konfliktů pomocí tlačítka .

-21-


U každého balíčku v rámci kontroly konfliktů pro skartační řízení mohou nastat následující konflikty: tab. 4. Seznam konfliktů Konflikty Skartační znak objektu se liší od spisu. Skartační znak objektu se liší od dílu. Skartační znak objektu se liší od součásti. Skartační lhůta objektu je kratší než skartační lhůta spisu. Skartační lhůta objektu je kratší než skartační lhůta dílu. Skartační lhůta objektu je kratší než skartační lhůta součásti. Obsahuje dokumenty s delší skartační lhůtou. Obsahuje díly s delší skartační lhůtou. Obsahuje součásti s delší skartační lhůtou. Obsahuje dokumenty s odlišným skartačním znakem. Obsahuje díly s odlišným skartačním znakem. Obsahuje součásti s odlišným skartačním znakem. Objekt je odkazován prostřednictvím křížového odkazu ve spisu nebo dokumentu s delší skartační lhůtou. Dokument je zapůjčen Platí pouze pro konflikty evidované v rámci skartačního řízení Všechny obsažené dokumenty nebo součásti nejsou předmětem aktuálního skartačního řízení. Objekt je odkazován prostřednictvím křížového odkazu ve spisu nebo dokumentu, který není předmětem aktuálního skartačního řízení.

Kód typu konfliktu C_SUBFILE_ACTION C_VOLUME_ACTION C_PART_ACTION C_SUBFILE_PERIOD C_VOLUME_PERIOD C_PART_PERIOD C_RECS_PERIOD C_VOLS_PERIOD C_PARTS_PERIOD C_RECS_ACTION C_VOLS_ACTION C_PARTS_ACTION C_REF_PERIOD C_BORROWED C_CONTENT_RDPROC C_REF_RDPROC

3.7.3. Zobrazení a aktualizace konfliktů ve skartačním návrhu v přípravě V průběhu přípravy skartačního návrhu je možno zjistit konflikty k jednotlivým balíčkům. 1. 2.

3.

Pokud je u balíčku nalezen konflikt, zobrazí se u něj indikátor konfliktu . Po kliknutí na tento indikátor dojde k zobrazení konfliktu/konfliktů bránících k zařazení balíčků do tohoto návrhu. Uživatel má poté možnost pomocí funkčností pro změnu lhůty a skartační operace a dalších uvedené konflikty odstranit. Po odstranění konfliktů je možno přímo ve skartačním návrhu v přípravě přegenerovat aktuální stav konfliktů pomocí tlačítka . Uživatel má tak aktuální přehled o již odstraněných konfliktech, popřípadě o těch, které je třeba stále odstranit.

obr. 24. Generování stavu konfliktů ve skartačním řízení v přípravě

-22-

Zkrácená uživatelská příručka Spisovna

Recommend Documents