Duurzaamheidsverslag 2013

Duurzaamheidsverslag 2013


Executive Summary

We willen op een transparante manier communiceren met onze stakeholders over onze economische, sociale en milieuactiviteiten, alsook over ons bestuur. Hierbij gaan we verder dan de gebruikelijke termijn voor een duurzaamheidsanalyse: waar mogelijk rapporteren wij over 5 jaar (soms 6 jaar) in plaats van3 jaar. Een duurzaamheidsverslag bevat de prestaties van een organisatie op het vlak van duurzaamheid (People Planet Profit). Ons duurzaamheidsrapport voldoet aan de Global Reporting Initiative (GRI) referentiestandaard. Op onze website mocht het duurzaamheidsverslag van 2012 rekenen op 214 unieke paginabezoeken. Economisch (Profit) De samenstelling van onze inkomsten is de laatste 5 jaren vrij stabiel gebleven: ledenbijdragen (17%), projectondersteuning via publiek-private samenwerking (25%) en inkomsten uit activiteiten en sponsoring (58%). Kwaliteit Voka Oost-Vlaanderen beschikt over 2 kwaliteitslabels: ISO9001 en ESF. Alle interne processen worden systematisch en kritisch onderzocht. We beschikken over een kwaliteitshandboek, een klachtenprocedure en methodieken voor het meten van klantentevredenheid. In 2012 voerde Voka een tevredenheidsenquête uit bij 1.270 leden. Tijdens deze tweejaarlijkse bevraging kwam 21% van de respons van Oost-Vlaamse bedrijven. Via klantenbezoeken willen we de vinger aan de pols te houden bij onze leden. Vorig jaar werden 260 klantenbezoeken gedaan. In de jaren ’09, ’10 en ’10 respectievelijk 214, 176 en 155. Sociaal (People) Deze waarden dragen wij hoog in het vaandel: openheid – gedrevenheid – integriteit – respect – professionaliteit – groepsgevoel. Sinds 2012 werken we met zelfsturende teams. Alle medewerkers volgden een opleiding rond de Belbin teamrollen. Zo kent iedereen zijn rollen en kunnen anderen hier rekening mee houden. Gezien de nood aan concretisering, werden generieke competenties uitgewerkt die de waarden en de werking van Voka representeren. Deze worden onder andere gebruikt bij werving en selectie. • Vooruitlopen in doen en denken Succesvolle organisaties denken steeds verder dan de concurrentie en de markt. We willen niet volgen maar voorop lopen. Dit vertaalt zich in werknemers met een innoverende ingesteldheid en open geest. • Wendbaar handelen Het ondernemerslandschap is voortdurend in verandering. Een wendbare opstelling is essentieel. Voka-werknemers stellen zich flexibel op door snel in te spelen op de behoeften van de leden en de collega’s. Ze staan open en nemen initiatieven.

1

Duurzaamheidsverslag 2013 • Interactie zoeken Een uitgebreid netwerk is van grote waarde. Het is dan ook één van de basismissies van Voka om leden bij elkaar te brengen om hun expertise en ervaringen te delen. Ook onze medewerkers streven actief naar goede contacten en samenwerking. We zijn een mensen relatiegerichte organisatie. • Impact hebben De beschikbare tijd en middelen zijn schaars. Een daadkrachtige aanpak en meetbare doelen zijn essentieel. Vokamedewerkers behalen doelstellingen op een kwaliteitvolle manier, rekening houdend met de balans tussen inspanningen en resultaat. • Werken als een ondernemer Onze ondernemingen groeien dankzij drive, durf, geloof en doorzettingsvermogen. Elke medewerker werkt alsof het voor zijn eigen zaak is. Vokamedewerkers stralen ondernemingsgeest uit. Ze hebben een eigen drive om steeds beter te worden in wat ze doen, door zich verder te ontwikkelen, initiatief te nemen en nooit op te geven. Milieu (Planet) In 2012 was onze organisatie voor de 4de keer laureaat van het Milieucharter Oost-Vlaanderen voor ons kantoor Dendermonde. Zo willen we andere bedrijven inspireren en uitdagen om te zoeken naar een win-win voor hun bedrijf én het milieu. We zullen het aantal verplaatsingen verminderen door nieuwe vergadergewoontes te implementeren. Door flexibel in teams te werken, brengen we medewerkers samen op de meest efficiënte plaats (qua tijd en aantal kilometers). Daarnaast willen we duurzame verplaatsingen stimuleren. Zo kunnen we van een parking buiten de stadsring naar ons nieuw gebouw komen met openbaar vervoer, bedrijfsfietsen of wie weet zelfs via het water! De Lijn zorgde voor een bereikbaarheidsfiche voor al onze kantoren: www.slimweg.be/werkgevers/mobisnapshots.htm Maatschappij Ons nieuw gebouw ligt in het wetenschappelijk, politiek en cultureel hart van Gent en OostVlaanderen. Het Zuid en de Waalse Krook zullen op een paar jaar tijd een volledige transformatie ondergaan. Voka Oost-Vlaanderen werkt samen met opleidingsinstituten om stageplaatsen aan te bieden, zodat studenten de kans krijgen op een eerste werkervaring. Daarnaast faciliteren we de contacten tussen studenten en bedrijven. In 2012 werd via de VDAB aan 4 personen de kans geboden om ervaring op te doen via een IBO. Een individuele beroepsopleiding (IBO) is een interessante opleidingsmaatregel voor werkzoekenden en werkgevers. Deugdelijk bestuur Voka – Kamer Van Koophandel Oost-Vlaanderen past de principes van deugdelijk bestuur (‘Corporate Governance’) toe om de verantwoordelijkheden van de raad van bestuur, het bestuurscomité, het benoemingscomité, het auditcomité, het remuneratiecomité, de regioraden, de gedelegeerd bestuurder en het management zo goed mogelijk af te bakenen en belangenvermenging te vermijden.

2


Inhoud Executive Summary ............................................................................................................................ 1 Inhoud ................................................................................................................................................ 3 Voorwoord ......................................................................................................................................... 6 1

Bedrijfsprofiel ................................................................................................................. 7

1.1

Historiek, missie en kernwaarden .................................................................................. 7

1.2

Voka-regio ...................................................................................................................... 9

1.3

Feiten en cijfers ............................................................................................................ 10

2

Onze invloed op duurzaamheid in het beleid .............................................................. 11

2.1

Netwerking ................................................................................................................... 11

2.2

Belangenbehartiging .................................................................................................... 11

2.3

Ruimte Om Te Ondernemen (ROTO)............................................................................ 12

2.4

Globale invloed op het beleid ...................................................................................... 12

3

Onze invloed op duurzaamheid bij onze leden ............................................................ 13

3.1

Dienstverlening ............................................................................................................ 13

3.2

Ondernemerschap........................................................................................................ 14

3.3

Internationale competitiviteit ...................................................................................... 15

3.4

Innovatie....................................................................................................................... 15

3.5

Talent ............................................................................................................................ 16

3.6

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) .................................................. 17

3.7

Globale invloed op onze leden ..................................................................................... 17

4

Onze invloed op duurzaamheid in onze eigen organisatie .......................................... 18

4.1

Medewerkers ............................................................................................................... 19

4.1.1

Personeelsbestand........................................................................................................ 19

4.1.2

Opleidingen .................................................................................................................. 20

4.1.3

Diversiteit...................................................................................................................... 20

4.1.4

Medewerkersbetrokkenheid ......................................................................................... 21

4.2

Kwaliteitszorg ............................................................................................................... 23

3

Duurzaamheidsverslag 2013 4.3

Milieu............................................................................................................................ 25

4.3.1

Papier............................................................................................................................ 25

4.3.2

Water- en energieverbruik ........................................................................................... 25

4.3.3

Mobiliteit ...................................................................................................................... 27

4.4

Ons sociaal engagement .............................................................................................. 28

4.5

Voka Box, het centrum van “Volhoudbaar ondernemen” ........................................... 29

5

Duurzame relatie met onze stakeholders .................................................................... 31

5.1

Realisaties 2012 ............................................................................................................ 31

5.1.1

Leden/Ondernemers ..................................................................................................... 31

5.1.2

Lokale overheden.......................................................................................................... 31

5.1.3

Overheid ....................................................................................................................... 31

5.1.4

Medewerkers ................................................................................................................ 32

5.1.5

Andere Voka Kamers van Koophandel ......................................................................... 32

5.1.6

Europees Sociaal Fonds ................................................................................................ 32

5.1.7

Onderwijs...................................................................................................................... 32

5.2

Horizon 2017 ................................................................................................................ 32

5.2.1

Leden / Ondernemers ................................................................................................... 32

5.2.2

Stakeholders leden en beleid ........................................................................................ 33

5.2.3

Maatschappij ................................................................................................................ 33

5.2.4

Denderstreek ................................................................................................................ 33

6

Deugdelijk Bestuur ....................................................................................................... 34

6.1

Beheerstructuur ........................................................................................................... 34

6.2

De Raad van Bestuur (RvB) ........................................................................................... 35

6.3

Bestuurscomité (BC) ..................................................................................................... 35

6.4

Overleg voorzitter / gedelegeerd bestuurder .............................................................. 36

6.5

Advies- en controleorganen ......................................................................................... 36

6.6

Gedelegeerd bestuurder .............................................................................................. 36

6.7

Businessplan (b-plan) ................................................................................................... 36

6.8

Jaarrekeningen ............................................................................................................. 36

4

Duurzaamheidsverslag 2013 6.9

Richtlijnen ..................................................................................................................... 37

6.9.1

ISO-procedures ............................................................................................................. 37

6.9.2

Huishoudelijk reglement ............................................................................................... 37

6.9.3

Mandatarissen: gedragscode ....................................................................................... 37

7

Samenvattende tabel GRI............................................................................................. 38

7.1

Profiel ........................................................................................................................... 38

7.2

Prestatie-indicatoren.................................................................................................... 39

7.3

De gegevensreeksen (getallen horende bij de grafiek) voor de GRI-indicatoren ........ 40

5


Voorwoord

Het peloton komt pas in beweging als er gedemarreerd wordt. Voka Kamer van Koophandel OostVlaanderen ziet onze invloed op duurzaamheid als een 3-trapsraket. Ten eerste, oefenen wij invloed uit op het beleid als bruggenbouwer tussen ondernemers en andere actoren. Ten tweede, onze belangrijkste impact op duurzaamheid realiseren wij bij onze leden via onze strategische thema’s die cruciale hefbomen zijn om “volhoudbaar”* te kunnen ondernemen. Ten derde, door de duurzaamheidsprincipes op onze interne werking toe te passen willen we zelf het goede voorbeeld geven. Op onze website telde het duurzaamheidsverslag 2011 214 unieke clicks. Op jaarlijkse basis communiceren wij onze visie, strategie en activiteiten via ons Activiteitenverslag. Als aanvulling hierop willen wij met dit document ook een langetermijnrapportering brengen die onze duurzame evolutie weergeeft. Zo zetten we op een longitudinale manier een trendlijn uit over meerdere jaren. De koers van de voorbije jaren wordt geëvalueerd en bijgestuurd waar nodig. Elk jaar waarnaar we verwijzen, heeft betrekking op de periode van 1 januari tot en met 31 december, tenzij anders vermeld. Door een aanpassing van onze CRM-databank midden 2012 werd het verzamelen van een aantal gegevens bemoeilijkt, maar we hebben naar best vermogen de meest correcte situatie weergegeven. De registratie-methode wordt voor een aantal zaken onder de loep genomen, hierdoor wordt de zekerheid van de cijfers verder verfijnd. We streven ernaar in 2013 met meer dan 90% juistheid van cijfergegevens te kunnen werken. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is een continue streven naar verbetering. Wij zullen ons samen met u in de toekomst blijven engageren om het welzijn van de gemeenschap, de belangen van onze ledenbedrijven en medewerkers in evenwicht te houden.

Geert Moerman Gedelegeerd bestuurder

Chris De Hollander Voorzitter

*de Zuid-Afrikaanse benaming voor duurzaam ondernemen is volhoudbaar ondernemen

6


1

7

Bedrijfsprofiel

1.1 Historiek, missie en kernwaarden De Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen ontstond begin 2000 na een fusie van drie arrondissementele Kamers van Koophandel: Gent-Eeklo, Dendermonde en Zuid-Oost-Vlaanderen (Aalst-Oudenaarde-Ronse). De Kamer is geen overheidsinstantie, maar een onafhankelijke en sectoroverschrijdende bedrijvenorganisatie die kan bogen op een bijzonder lange traditie. De Gentse Kamer werd opgericht in 1729, terwijl in andere steden van de provincie een soortgelijke organisatie het licht zag in het midden van de 19de eeuw: Aalst (1841), Dendermonde (1842), Oudenaarde (1854) en Ronse (1899). Sinds 1875 hebben de Belgische Kamers van Koophandel – ooit begonnen als publieke instellingen – een privaat statuut en functioneren zij vóór en dóór bedrijven die er op vrijwillige basis lid van zijn. Sinds 2004 maakt de Oost-Vlaamse Kamer, samen met de 7 andere Vlaamse Kamers en het Vlaams Economisch Verbond (VEV), deel uit van Voka, het Vlaams netwerk van ondernemingen. Missie Voka – Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen wil als het meest nabije en meest invloedrijke professioneel netwerk van ondernemers en als representatieve organisatie van ondernemingen in Oost-Vlaanderen een optimaal kader creëren voor succesvol ondernemen en wil fundamenteel bijdragen tot welvaart en welzijn van haar regio. Diensten en producten De activiteit van Voka – Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen is gebaseerd op 3 pijlers: netwerking, belangenbehartiging en dienstverlening. Strategische thema’s De inhoud van ons aanbod is gebaseerd op onze 6 strategische thema’s: ondernemerschap, internationale competitiviteit, innovatie, ruimte om te ondernemen, talent en maatschappelijk verantwoord ondernemen. We hebben deze eind 2009 met de Raad van Bestuur vastgesteld en bekrachtigd in 2010 (horizon 2017). Waarden In 2008 werden tijdens een Teaminfo met de medewerkers de waarden van onze organisatie vastgelegd: openheid – gedrevenheid – integriteit – respect – professionaliteit – groepsgevoel. Deze waarden vormen een doorsnede van de reeds geldende waarden en de waarden die belangrijk zijn in een flexibele en projectgedreven organisatie. Gezien de nood aan concretisering, werden deze waarden vertaald naar generieke competenties die de waarden en werking van Voka representeren. • Vooruitlopen in doen en denken Succesvolle organisaties denken steeds verder dan de concurrentie en de markt. We willen niet volgen maar voorop lopen. Dit vertaalt zich in werknemers met een innoverende ingesteldheid en open geest.


• Wendbaar handelen Het ondernemerslandschap is voortdurend in verandering. Een wendbare opstelling is essentieel. Voka-werknemers stellen zich flexibel op door snel in te spelen op de behoeften van de leden en de collega’s. Ze staan open en nemen initiatieven. • Interactie zoeken Een uitgebreid netwerk is van grote waarde. Het is dan ook één van de basismissies van Voka om leden bij elkaar te brengen om hun expertise en ervaringen te delen. Ook onze medewerkers streven actief naar goede contacten en samenwerking. We zijn een mensen relatiegerichte organisatie. • Impact hebben De beschikbare tijd en middelen zijn schaars. Een daadkrachtige aanpak en meetbare doelen zijn essentieel. Vokamedewerkers behalen doelstellingen op een kwaliteitvolle manier, rekening houdend met de balans tussen inspanningen en resultaat. • Werken als een ondernemer Onze ondernemingen groeien dankzij drive, durf, geloof en doorzettingsvermogen. Elke medewerker werkt alsof het voor zijn eigen zaak is. Vokamedewerkers stralen ondernemingsgeest uit. Ze hebben een eigen drive om steeds beter te worden in wat ze doen, door zich verder te ontwikkelen, initiatief te nemen en nooit op te geven.

Daarnaast werden ook de specifieke competenties vastgelegd die we koppelden aan vier verschillende loonvorken/functieprofielen. Aan de hand van deze competenties kunnen we verschillende HR-technieken, zoals functioneringsgesprekken, werving en selectie, toepassen.

8


1.2 Voka-regio Voka Oost-Vlaanderen is opgedeeld in vijf regio’s (zie kaartje):  Aalst  Dendermonde  Gent & Zeehaven  Leiestreek-Meetjesland  Vlaamse Ardennen

De overige Oost-Vlaamse gemeenten behoren tot het werkingsgebied van Voka Antwerpen Waasland.

Regio LeiestreekMeetjesland: 337 leden

Regio Gent & Zeehaven: 1002 leden Regio Dendermonde: 394 leden

Regio Oudenaarde: 261 leden

Over de regio’s heen: 372 leden

Regio Aalst: 358 leden

9


10

1.3 Feiten en cijfers Voka is een onafhankelijke en sectoroverschrijvende bedrijvenorganisatie waar leden vrijwillig kiezen voor het lidmaatschap. Ons ledenaantal geeft de grootte van onze organisatie weer. Aantal leden 3.000 2.800 2.600 2.400 2.200 2007

2008

2009

2010

2011

2012

Voka werkt aan een groei uit inkomsten van activiteiten en sponsoring. We bewaken hierbij sterk de stafkosten. Financieel Bedrijfsopbrengsten Ledenbijdragen

2007 2008 2009 2010 2011 2012 5 380 204,72 € 5 602 418,57 € 5 634 061,95 € 5 562 084,63 € 5 745 844,14 € 5.585.806,60 € 878.247,43

928.475,13 €

930.663,92 €

951.006,72 €

994 974,39 €

1.064.020,32 €

Projectondersteuning*

1.508.760,07 € 1.398.482,83 € 1.593.017,47 € 1.309.396,62 € 1 415 440,68 € 1.300.151,48 €

Inkomsten uit activiteiten en sponsoring bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen

2.993.197,22 € 3.275.460,61 € 3.110.380,56 € 3.301.681,29 € 3 335 429,07 € 3.221.634,80 € 2.594.205,97 € 2.520.615,31 €

2.859.464,47

2.709.252,47 € 2 635 602,37 € 2.658.145,64 €

*Projectondersteuning betreft publiek-private samenwerking: in ruil voor een vergoeding leveren wij prestaties die maatschappelijk belangrijke projecten mogelijk maken. Deze worden opgevolgd via rapportering, doelstellingen, kwaliteitscriteria. Veel activiteiten van Voka Oost-Vlaanderen zijn mogelijk met de steun van:   

Vlaanderen: Vlaanderen in Actie (VIA), Agentschap Ondernemen, Vlaamse overheid, Flanders Investment & Trade (FIT) Europa: EURES, EFRO, INTERREG IV A, ESF, Europese Unie, EPOS, Lifelong Learning Programme Provincie Oost-Vlaanderen


2

Onze invloed op duurzaamheid in het beleid

2.1 Netwerking

8000

160

6000

120

4000

80

2000

40

0

0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

Aantal evenementen

Aantal deelnemers

Netwerking: professionele contacten

Het Voka netwerk geeft u exclusieve toegang tot het professionele netwerk in Oost-Vlaanderen. Hiervoor bieden wij tal van netwerkactiviteiten aan. De performantie ervan meten wij aan de hand van het aantal deelnemers en hun tevredenheid (zie hoofdstuk kwaliteit). Er is een lichte daling van het aantal bezoekers omdat we ervoor kiezen minder events neer te zetten maar met een hogere kwaliteit. Ook besteden we aandacht om zoveel mogelijk unieke bezoekers binnen gesegmenteerde doelgroepen op onze diverse events te verwelkomen eerder dan in te zetten op het loutere aantal bezoekers Tijdens onze netwerkactiviteiten zijn er vertegenwoordigers van onze leden, politici, cultuur, onderwijs, overheid, ... Op die manier fungeren wij als bruggenbouwer tussen de verschillende maatschappelijke actoren.

2.2 Belangenbehartiging Belangenbehartiging heeft tot doel het formuleren van vragen en aanbevelingen bij betrokken overheden. Bedrijvenclusters, ook Voka Politica bijeenkomsten genoemd, hebben tot doel bedrijven uit de eigen regio te leren kennen, interbedrijfssamenwerking te stimuleren en overleg te voeren met de gemeente over het socio-economisch beleid en lokale knelpunten. De regioraden hebben een adviserende functie, dragen bij tot meer visibiliteit van Voka en de Voka-leden in de regio en helpen de contacten met de lokale overheden te intensifiëren. Voka heeft tevens mandaten in verschillende raden en adviesorganen. Verder willen we via belangenbehartiging de publieke opinie informeren door het uitsturen van persberichten. Aantal gelanceerde persberichten 80 60 40 20 0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

11


2.3 Ruimte Om Te Ondernemen (ROTO) Totale oppervlakte bedrijventerreinen (exclusief haventerrein) 7500 7000 6500

Hectare

6000 5500 5000 2008 (NB)

2009 (NB)

2010

2011

2012

De totale bouwrijpe niet-ingenomen oppervlakte bedrijventerreinen ten opzichte van de totale oppervlakte bedrijventerreinen (exclusief haventerrein) 0,04 %

0,02 0 2008 (NB)

2009 (NB)

2010

2011

2012

Over het aanbod aan bedrijventerreinen/bedrijfsgebouwen is momenteel weinig informatie beschikbaar. Het doel van de indicator is een ijzeren voorraad aan beschikbare bedrijventerreinen in kaart te brengen. Enerzijds geeft de grafiek de totale oppervlakte aan bedrijventerreinen weer binnen het werkingsgebied (Voka-regio) van Voka Oost-Vlaanderen (exclusief het haventerrein). Bron: 'Sociaal-economische situatieschets Oost-Vlaanderen' van de Provincie

2.4 Globale invloed op het beleid In heel belangrijke mate wordt de invloed op het beleid (Vlaams, Federaal, Europees) uitgeoefend via onze studiedienst van Voka VEV (studiedienst). Wij fungeren als radar en vinger aan de pols bij ondernemingen en stakeholders en zijn veelal ook actief betrokken bij het communiceren van de Voka-standpunten en acties.

12


3

Onze invloed op duurzaamheid bij onze leden

3.1 Dienstverlening Aantal afgeleverde oorsprongcertificaten 30000 20000 10000 0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

Voka - Kamer van Koophandel viseert certificaten van oorsprong in opdracht van de Federale Overheidsdienst Economie. Een oorsprongscertificaat is een document dat de niet-preferentiële of economische oorsprong van het te exporteren goed vermeldt. In 2012 kende Voka een kleine toename van de verleende certificaten. Aantal georganiseerde seminaries 80 60 40 20 0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

KamerAcademie informeert ondernemers via seminaries. De voorbije jaren kende het aantal georganiseerde seminaries een stabilisatie. Aantal helpdeskvragen 800 600 400 200 0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

Via onze dienstverlenende helpdesk willen we naar oplossingen zoeken voor problemen en antwoord bieden op vragen van ondernemers. Een verdere verfijning van registratiemethode wordt in 2013 doorgevoerd. Leden van Voka Oost-Vlaanderen ontvangen het maandelijks zakenmagazine Ondernemers met informatie die relevant is voor hun onderneming.

13


3.2 Ondernemerschap Aantal bedrijven geïnformeerd op vlak van ondernemerschap 1000 800 600 400 200 0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

Op thematische basis wensen we bedrijven te informeren via evenementen, infosessies en seminaries (korte duur). De daling in 2012 kan verklaard worden door de nieuwe berekeningsmethode. Aantal bedrijven begeleid rond ondernemerschap via PLATO 400 300 200 100 0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

Voka biedt tal van begeleidingstrajecten rond ondernemerschap aan, waarvan PLATO de meest gekende is. In 2012 ging PLATO zijn 22ste jaargang in. Via kennisoverdracht, ervaringsuitwisseling en netwerkactiviteiten begeleidt het PLATO-project gedurende 2 jaar kmo’s van maxiumum 250 medewerkers bij hun bedrijfsvoering. Die begeleiding gebeurt door kaderleden uit grote bedrijven, de PLATO-peters en –meters. Naast overkoepelende activiteiten organiseert het PLATO-team voor elke groep 10 sessies met de peters en meters. Aantal personen geïnformeerd over het starten van een eigen zaak 150 100 50 0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

14

Duurzaamheidsverslag 2013 Aantal personen begeleid naar een eigen zaak dmv projecten 150 100 50 0 2007 (NB)

2008 (NB)

2009

2010

2011

2012

Ondernemerschap is de basis van alle welvaart. We lanceren daarom intiatieven rond startend ondernemerschap, waarvan Bryo het meest gekende project is. Bryo staat voor Bright & Young en is een netwerk van jonge (18-36 jaar) gedreven mensen die op maandelijkse basis samenkomen rond concrete vraagstukken. De aanpak met mini-workshops is praktisch, informeel en interactief.

3.3 Internationale competitiviteit Aantal geïnformeerden over buitenlandse markten 2000 1500 1000 500 0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

Internationaliseren is voor veel bedrijven een voorwaarde voor verdere groei. Daarover informeren we bedrijven via helpdeskvragen, evenementen, infosessies en seminaries (korte duur). Door een fout in onze databank kunnen de cijfers voor 2007 niet meer correct achterhaald worden. In 2008 was er een grote piek omdat wij toen het Vlaamse slotevent van de Week van het Internationaal Ondernemen hadden die op zich al goed was voor een 350 deelnemers. Sedert de start van Aranea worden een aantal activiteiten die vroeger meetelden onder het team Internationaal Ondernemen nu onder Arbeidsmarkt.

3.4 Innovatie Aantal bedrijven geïnformeerd over innovatie 400 300 200 100 0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

Innovatie is belangrijk, omdat het net datgene is waar wij, als kennisregio kunnen en moeten in uitblinken.

15


3.5 Talent Aantal bedrijven geïnformeerd op vlak van sociale thema's 500 400 300 200 100 0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

Om het beschikbare talent optimaal te ontwikkelen en in te zetten, informeren wij bedrijven via evenementen, infosessies en seminaries (korte duur). In diverse domeinen ontwikkelde Voka lerende netwerken om in een open en vertrouwelijke sfeer ervaringsuitwisseling en kennisdeling te faciliteren. Aantal vacatures bij bedrijven ingevuld door kansengroepen via Jobkanaal 2000 1500 1000 500 0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

Door de mismatch tussen vraag en aanbod op de arbeidsmarkt moeten bedrijven op een nog creatievere manier recruteren. Jobkanaal is een extra wervingskanaal van Voka voor werkgevers die openstaan voor de invulling van hun vacatures door arbeidsgehandicapten, allochtonen en 50plussers. Het aantal ingevulde vacatures is afhankelijk van het aantal consulenten. Vanaf 2013 verschuift de focus van JobKanaal. We kiezen voor een andere invulling van onze opdracht. De werkgeversorganisaties hebben zich geëngageerd om per jaar 2.500 bedrijfs- bezoeken uit te voeren. Tijdens die bezoeken kan het belang van kansen en competenties rechtstreeks met de ondernemer of hr-dienst besproken worden. Op die manier kunnen we nog meer inspelen op specifieke behoeften van ondernemingen. Wij zijn ervan overtuigd dat we met de bijgestuurde doelstellingen de instroom van kansengroepen nog meer faciliteren. Minder door het tellen van streepjes, meer in het leveren van maatwerk.

16


3.6 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) Aantal bedrijven geïnformeerd op vlak van milieuthema’s en energie

800 600 400 200 0 2007

2008

2009

2010

Actuele thema’s komen aan bod tijdens onze (korte duur).

2011

2012

evenementen, infosessies en seminaries

Aantal bedrijven begeleid d.m.v. projecten rond duurzaam ondernemen 150 100 50 0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

Maatschappelijk verantwoord ondernemen is een gedeelde verantwoordelijkheid en tevens een belangrijke prioriteit voor zowel onze ondernemingen als voor Voka als organisatie. We organiseren een aantal begeleidingstrajecten voor bedrijven (lange duur). Milieucharter Oost-Vlaanderen is het meest bekende. Bedrijven die conform zijn met de milieuwetgeving en milieuverbeteringsacties ondernemen, ontvangen een certificaat. Als werkgeversorganisatie zijn we bijzonder trots dat we over de ‘power’ beschikken om zo veel bedrijven in onze provincie te mobiliseren rationeel om te gaan met milieu en energie. We creëren inspirerende voorbeelden en verspreiden deze via onze website.

3.7 Globale invloed op onze leden Wij zijn ervan overtuigd dat om duurzaam ondernemen „volhoudbaar ondernemen“ mogelijk te maken het nodig is om op een systematische manier in te zetten op onze 6 strategische thema’s. We doen dat door een aantal teams die elk betreffend een strategisch thema (talent, innovatie, internationale competitiviteit, ruimte om te ondernemen, maatschappelijk verantwoord ondernemen, ondernemerschap) als specifieke doelstelling hebben. Andere teams (Peterschapsprojecten, Lerende netwerken, KamerAcademie, Athena, netwerking, helpdesk, belangenbehartiging, ...) vragen we om hun activiteiten zo in te richten zodat elk van deze 6 strategische thema’s in voldoende mate aan bod komen.

17


4

Onze invloed op duurzaamheid in onze eigen organisatie

Voka – Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen hecht veel belang aan ethisch en duurzaam ondernemen. Zij wil door haar stakeholders erkend worden als een toonaangevende bedrijvenorganisatie die streeft naar een duurzaam evenwicht tussen het welzijn van de gemeenschap, de bescherming van het milieu, de belangen van haar leden en medewerkers en goede financiële resultaten. De hoekstenen hiervoor zijn innovatie, creativiteit, nieuwe technologieën en partnerships. Hierover willen wij een open communicatie voeren met al onze stakeholders. Kinderarbeid, schending van de mensenrechten en van het milieu tolereren we niet.

Marc D’hoore, uiterst rechts op de foto, was de grondlegger van maatschappelijk verantwoord ondernemen binnen onze organisatie. Hij kwam na zijn 50ste onze ploeg versterken en ging op 29/06/2012 op 65 jaar met pensioen.

18


4.1 Medewerkers 4.1.1

Personeelsbestand

Voka – Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen erkent haar medewerkers als de belangrijkste schakel bij de realisatie van haar doelstellingen. We willen toonaangevend zijn in de ondersteuning van onze medewerkers om ten volle hun potentieel te ontwikkelen, met respect voor hun persoon en welzijn en met aandacht voor een veilige werkomgeving. Alle medewerkers hebben een bediendencontract van onbepaalde duur. Totaal in voltijdse equivalenten (FTE) 48 46 44 42 40 2007

2008

2009

2010

2011

2012

Aantal deeltijdse/ voltijdse equivalenten 60 40 20

10

16

18

15

16

21

Deeltijdse equivalenten

37

34

33

32

29

29

2007

2008

2009

2010

2011

2012

Voltijdse equivalenten

0

Personeelsverloop 20 10 Aantal uitgeschreven

0 -10

2007

2008

2009

2010

2011

Aantal ingeschreven

2012

-20

Ongeplande afwezigheid (in aantal dagen) 296 158 10 225 50 93 12 189

2012 2011 2010 2009 2008 (NB) 2007 (NB)

0

100

Aangepaste ziektedagen

200 Arbeidsongeval

0

279 337 237

300

400

500

600

700

Andere afwezigheden (o.a. zwangerschap, palliatief verlof)

19


Het aantal personeelsleden blijft vrij stabiel, doch zien we nauwlettend toe op een zo efficiënt en doelgericht mogelijke taakinvulling. In 2012 werden 3 vervangingscontracten ingezet om zwangere medewerkers te vervangen, tevens werd een aantal IBO-contracten opgestart, wat een vertekend beeld geeft in het personeelsverloop in de sociale balans, daarom werden deze gefilterd op unieke personen. Het aantal afwezigheidsdagen werd gefilterd, een collega die reeds enkele jaren afwezig is werd uit de berekeningsmethode gehaald. Het aantal ziektedagen ligt weliswaar aan de hoge kant in 2012 doordat dit veroorzaakt wordt door 2 langdurig zieken. Een persoon heeft inmiddels probleemloos het werk hervat. Een andere persoon heeft inmiddels de organisatie verlaten. Zeker in een crisisperiode en gezien het hoge aandeel van de loonlasten in onze kostenstructuur dienen we – solidair met onze leden-ondernemingen – zeer kostencompetitief te zijn en ‘lean and mean’ in de markt te staan. Zoals vorig jaar wordt er opnieuw een 360° feedback georganiseerd voor het management en de seniors. Verschil met vorig jaar is dat dit jaar ook 4 medewerkers wordt gevraagd hun coach te beoordelen. 4.1.2

Opleidingen

In 2012 werd volop ingezet in de nieuwe CRM. Alle medewerkers hebben deze opleiding gevolgd. Aangezien onze activiteiten informatief en met een hoog opleidingsgehalte zijn, krijgen medewerkers volop de kans om zich bij te scholen rond onze strategische thema’s. We stimuleren onze medewerkers om zoveel mogelijk Voka-activiteiten bij te wonen. We registreren enkel de opleidingen die ze extern bijwonen. 4.1.3

Diversiteit Aantal mannen en vrouwen in de onderneming

60 40 35

35

37

37

20 0

34

37

Vrouw Man

12

15

14

12

11

13

2007

2008

2009

2010

2011

2012

Aantal mannen en vrouwen in de directie 8 6

2

2

2

2

4 2

1

1

Vrouw Man

5

5

5

5

4

4

2007

2008

2009

2010

2011

2012

0

20

Duurzaamheidsverslag 2013 Aantal mannen en vrouwen bij senior-projectleiders 10 8 6 4 2 0

man vrouw 2007

2008

2009

2010

2011

2012

Om de toekomst voor te bereiden en de doorstroom naar management voor te bereiden, werd het senior-projectleider niveau ingevoerd in 2011. In de toekomst wensen wij meer vrouwen op beslissingsniveau op te nemen. Via de seniorwerking willen wij de verantwoordelijkheden binnen onze organisatie ruimer spreiden en is er een evolutie naar een betere genderverdeling op de beslissingsniveau’s. Voka Oost-Vlaanderen draagt gelijkheid van mensen hoog in het vaandel en maakt geen onderscheid in leeftijd, geslacht, origine, persoonlijke overtuiging, … We willen kansen creëren voor specifieke doelgroepen die een extra steuntje in de rug kunnen gebruiken.

Horizon 2017 Over de hele organisatie bekeken, dienen we aandacht te hebben voor de aanwerving van voldoende mannen, aangezien de verhouding man-vrouw nu op ongeveer 20/80 staat. Daarnaast moedigen we ook kansengroepen aan om bij ons te solliciteren. Bovenstaande keuzes worden gemaakt binnen een kader waarbij competenties in de eerste plaats de doorslag geven bij aanwerving en promotie.

4.1.4

Medewerkersbetrokkenheid

Op jaarbasis houden we 9 personeelsvergaderingen (duurtijd: 1u) die telkens plaatsvinden op 2 locaties: Gent en Dendermonde. Collega’s hebben de kans om één van beide vergaderingen bij te wonen en op de hoogte te blijven. Ieder personeelslid neemt jaarlijks deel aan een functioneringsen evaluatiegesprek. Jaarlijks plannen we minstens 2 Teaminfo-bijeenkomsten waarop we de medewerkers informeren over de strategische doelstellingen van de organisatie aan de hand van het businessplan. In 2012 organiseerden we 3 workshops die kaderden in het Aranea-project dat tot doel heeft onze organisatie om te vormen naar een projectgedreven en –gestructureerde organisatie. In 2013 zullen er in dit kader opnieuw workshops plaatsvinden. Eerst werd gewerkt rond structuur en processen van de teams, wat we de “hardware” kunnen noemen. Daarna werd gewerkt aan de “software”: de teamrollen en de onderlinge verhoudingen binnen het team, op basis van het concept van de Belbin-teamrollen. Elk team had de kans, indien gewenst, een training en advies te

21

Duurzaamheidsverslag 2013 volgen via een externe coach om te leren omgaan met de onderlinge verschillen in de teamwerking (“Leve het verschil”). In oktober 2012 trok Voka - Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen enkele dagen naar het mooie Daverdisse in de Ardennen, om te brainstormen over de noden van onze leden en de rol van onze organisatie. De belangrijkste conclusie van deze denkoefening was dat het voor onze organisatie prioritair is en blijft om een unieke band te behouden en verder uit te bouwen met de ondernemingen, hun noden en zorgen te kennen en daarop in te spelen. Daarop werd een project opgestart rond customer intimacy, dat in 2013 wordt geïmplementeerd. De schermberichten op het bureaublad van de computer zijn inmiddels een vaste waarde geworden. Verjaardagen van collega’s, sinterklaasfeest, tips en tricks voor milieuzorg en veiligheid, nieuwe procedures, … Door een wisselende aard van de boodschappen wordt de nieuwsgierigheid van de collega’s gewekt. In het kader van de masterproef van een student strategisch management aan de Hogeschool Gent werd een bevraging georganiseerd. In totaal hebben 39 collega’s (op 48) de enquête ingevuld. Het onderzoek had als doel een antwoord te formuleren op de mogelijke verbanden tussen: - de samenstelling van de teams (Belbin rollen) en de effectiviteit van de teams - de mate van zelfsturing en de effectiviteit van de teams - de invulling van de verwachtingen en de effectiviteit van de teams De resultaten uit het onderzoek zullen per team besproken worden. Hierbij enkele positieve resultaten van de werkbaarheidsbevraging. - De werkbeleving is significant toegenomen met 15% ten opzichte van 3 jaar geleden (van 33 naar 48%). Er is quasi niemand meer voor wie de werkbeleving minder goed is (2%) Op mijn werk bruis ik van energie. Als ik ’s morgens opsta heb ik zin om aan het werk te gaan. Ik ben enthousiast over mijn baan. Wanneer ik heel intensief aan het werk ben, voel ik mij gelukkig - De tevredenheid over het werk heeft begin 2012 even een terugval gekend naar 75% (heel) tevreden, in 2013 zijn we terug ruim boven de 80% - De betrokkenheid van onze medewerkers is doorheen de voorbije jaren blijven groeien, van 90% in 2010, 93% in 2012 naar een markante 98% in 2013! Ik vind het belangrijk dat het werk goed verloopt. Mijn werk betekent veel voor me. Wanneer er problemen zijn op het werk, zal ik er alles aan doen om die op te lossen. Het is de moeite waard om te proberen mijn werk zo goed mogelijk te doen. Ik voel me sterk verbonden met deze organisatie We zijn bijzonder verheugd over de gunstige effecten die de teamwerking genereert.

Horizon 2017 De medewerkers worden maximaal betrokken in het Customer Intimacy model. We willen de medewerkersbetrokkenheid op hetzelfde niveau houden ondanks de verhoogde inspanningen die gevraagd worden om de efficiëntie te verhogen.

22


23

4.2 Kwaliteitszorg Voka – Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen onderzoekt systematisch en kritisch alle afspraken en interne processen in overeenstemming met de eisen van de ISO 9001:2000-norm. Het kwaliteitsborgingssysteem van Voka Oost-Vlaanderen werd geauditeerd door het Belgisch centrum van certificatie volgens de internationale norm: NBN EN ISO 9001: 2008.

Klachten 40 30

Aantal klachten extern/intern

20

Aantal behandelde klachten

10 0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

We hebben een klachtenprocedure opgesteld die de afspraken vastlegt voor het behandelen van aanvragen voor correctieve acties zodat: - tekortkomingen of verbeteringen op een klantgerichte en doeltreffende manier opgelost worden - corrigerende en preventieve maatregelen kunnen opgezet worden - bij het beoordelen van het kwaliteitssyteem een overzicht kan gegeven worden van de belangrijkste verbetervoorstellen en tekortkomingen We willen blijven werken aan een verbetering van de kwaliteit en de efficiëntie. Externe auditors van het Europees Sociaal Fonds (ESF) voeren een 3-jaarlijkse audit uit volgens het EFQM-model (European Foundation For Quality Management) en kennen op basis hiervan het ESFkwaliteitslabel toe. Het EFQM-model is een Europees model die het kwaliteitsbeheer binnen de organisatie opvolgt. De bedoeling van het model is binnen de organisatie vooruitgang en verbeteringen te realiseren op het vlak van kwaliteit. Het uiteindelijke doel is het behalen van het ESF-kwaliteitslabel. Op 26 juni 2012 is de ESF-audit doorgegaan. Ten opzichte van de vorige audit zijn 9 aandachtspunten verbeterd en 13 aandachtspunten bleven gelijk in score. MVO kreeg zelfs een score 4+ (mede dankzij dit duurzaamheidsrapport). Om alle kernactiviteiten te borgen, maken we gebruik van het kwaliteithandboek dat alle procedures, werkinstructies, … van onze organisatie vervat. Introduceren we nieuwe procedures? Dan komen die eveneens in het kwaliteitshandboek terecht en kunnen we deze kenbaar maken aan het voltallige personeel. Voka - Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen beschikt over verschillende manieren om de tevredenheid van de klanten te evalueren: - Via de regelmatige contacten waarin we informeel polsen naar de tevredenheid - Via de klachtenregistratie in het ISO-kwaliteitssysteem

Duurzaamheidsverslag 2013 - Via een beoordeling van de regionale activiteiten door de regioraad - Via de evaluatieformulieren bij opleidingen en projecten - Via een 2-jaarlijkse enqûete naar onze klanten - Via een overkoepelende positioneringsenquête door Voka De directie bespreekt de resultaten en zet indien nodig verbeteracties op. Na afloop van seminaries en projecten vullen de deelnemers een beoordelingsformulier in. We verwerken de gegevens en informeren de gastsprekers en projectcoördinatoren hierover. Behoefte-analyse en tevredenheidsonderzoek bij onze leden 300 200 100 0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

Via de klantenbezoeken willen we voldoende contact hebben met onze leden om de vinger aan de pols te houden.

Horizon 2017 In de toekomst willen we: - de huidige labels ISO 9001 en ESF behouden - het kwaliteitshandboek gebruiksvriendelijker maken - het aantal klantenbezoeken verhogen om voldoende onder de ondernemers te zijn en zo te voelen en te weten wat echt leeft bij de bedrijven. Hiervoor werd het Customer Intimacy Programma opgesteld, waarbij verdere segmentering van de leden gekoppeld wordt aan een specifiek actieprograma voor elk segment.

24


4.3 Milieu Voka – Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen wil minimaal de wetgeving naleven en, waar mogelijk, meer doen dan de wettelijke verplichtingen. Hiervoor streven we voortdurend naar een verbetering van onze milieu- en energieprestaties met maximale aandacht voor preventie. We maken hiervoor gebruik van de systematiek van Milieucharter Oost-Vlaanderen. Ook als administratief gebouw kunnen wij bijdragen aan de biodiversiteit. In ons kantoor te Dendermonde hebben wij nestkastjes voor mezen en voor gierzwaluwen geplaatst. Ons afval wordt opgehaald tijdens de gemeentelijke ophaling. Door een continue sensiblisering doorheen de jaren beginnen we nu de gunstige effecten van de mentaliteitswijziging waar te nemen op het verbruik van papier, elektriciteit, aardgas en water. 4.3.1

Papier Papierverbruik (vellen A4 wit)

800000 600000 400000 200000 0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

Om het papierverbruik te verminderen, stimuleren we het recto-verso printen. Om het papierafval te verminderen en de orde en netheid in de kopieerlokalen te verhogen, kozen we in plaats van dozen met 5 riemen van 250 vel, nu voor bulkdozen van 5000 vel. Dit vermijdt de omverpakking van 5 riemen en zorgt dus voor minder papierafval.

Horizon 2017 Wij hebben de ambitie om op lange termijn paperless te werken. In de Voka Box wordt een badge-systeem voorzien op printers om overbodig afdrukken te beperken.

4.3.2

Water- en energieverbruik

Voor de panden die wij in eigendom hebben, registreren wij de verbruiken van water, gas en elektriciteit. Momenteel is dit enkel het kantoor in Dendermonde. In de toekomst zullen wij deze registratie ook uitvoeren voor het kantoor in Gent.

25


26

Leidingwaterverbruik m³ (kantoor Dendermonde) 200 150 100 50 0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

Het dalend waterverbruik is te wijten aan een wijziging in het poetspersoneel en een gedeelte van het gebouw dat niet verhuurd werd. De wisselende bezetting van de vergaderzalen en het bedrijvencentrum hebben tevens een invloed op het waterverbruik. Al het waterverbruik wordt terug geloosd als huishoudelijk afvalwater. Aardgasverbruik kWh (kantoor Dendermonde) 250000

140 120

200000

100 150000

80

100000

60 40

50000

20

0

0 2007

2008

2009

2010

2011

2012

Gasverbruik kWh (kantoor Dendermonde) Gasverbruik gekoppeld aan graaddagen (kantoor Dendermonde)

In 2012 hebben we een gunstig effect op het aardgasverbruik, dit is te wijten aan een meer optimale afstelling van de installatie en de voortdurende sensibilisering van het personeel. Aangezien het gasverbruik voor verwarming sterk afhankelijk is van de weersomstandigheden, bekijken we ook het gasverbruik gerelateerd aan het aantal graaddagen. Deze zijn een maatstaf voor de koude over een bepaalde periode en geven dus inzicht in de efficiëntie van de verwarming. Elektriciteitverbruik kWh (kantoor Dendermonde) 150000 100000 50000 0 2008

2009

2010

2011

2012

Wegens een defecte meter in 2007 kon de registratie van het elektriciteitsverbruik pas starten in 2008. Het dalend elektriciteitsverbruik is te wijten aan sensibilisering van het personeel over verlichting en gebruik van de koelinstallatie.

Duurzaamheidsverslag 2013 4.3.3

Mobiliteit Dieselverbruik - aantal firmawagens

15

30000

10

20000

5

10000

0

0 2007

2008

2009

Aantal firmawagens

2010

2011

2012

Brandstofverbruik bedrijfswagens (in liter)

Momenteel geven we de verhouding weer van het dieselverbruik van de firmawagens, gerelateerd aan het aantal firmawagens. We hadden de doelstelling om vanaf 2012 te rapporteren gerelateerd aan het aantal gereden kilometers. Bij nader inzien lijkt het ons relevanter om enkel dieselverbruik gerelateerd aan het aantal firmawagens weer te geven. Dienstverplaatsingen door personeel in kilometer (excl firmawagens) 200000 150000 100000 50000 0 2007 (NB)

2008 (NB)

2009

2010

2011

2012

De indicator dienstverplaatsingen houdt rekening met de totaal uitbetaalde bedragen aan het personeel (inclusief tickets voor parkeren en openbaar vervoer), de geraamde foutenmarge bedraagt 20 %. Het tarief wordt pro-rata berekend en is afhankelijk van jaar tot jaar. We zullen het aantal verplaatsingen verminderen door nieuwe vergadergewoontes te implementeren. Door flexibel in teams te werken, brengen we medewerkers samen op de meest efficiënte plaats (qua tijd en aantal kilometers). Er wordt aan de medewerkers gevraagd om flexibel te werken op de 4 standplaatsen in onze regio, zijnde Aalst, Oudenaarde, Dendermonde en Gent. Zo kunnen we van een parking buiten de stadsring naar ons nieuw gebouw komen met openbaar vervoer, bedrijfsfietsen of wie weet zelfs via het water! De Lijn zorgde voor een bereikbaarheidsfiche voor al onze kantoren: www.slimweg.be/werkgevers/mobisnapshots.htm

Horizon 2017 Bij de ingebruikname van de Voka Box willen wij het aantal verplaatsingen verminderen door nieuwe vergadergewoontes te implementeren. Door flexibel in teams te werken, brengen we meer medewerkers samen op de meest efficiënte plaats (efficiënt qua tijd, km, verplaatsing). We testen Skype en conference call. Tevens willen we duurzame verplaatsingen stimuleren. Vanuit de Voka Box worden fietsen voorzien, Cambio-abonnementen en een poolwagen om de dienstverplaatsingen uit te voeren. Zo zijn de medewerkers niet meer verplicht om de woon-werkverplaatsing met de eigen wagen te doen indien ze een externe afspraak hebben.

27


4.4 Ons sociaal engagement Voka Oost-Vlaanderen werkt samen met opleidingsinstituten om stageplaatsen aan te bieden, zodat studenten de kans krijgen op een eerste werkervaring bij Voka Oost-Vlaanderen. Daarnaast faciliteren we de contacten tussen studenten en bedrijven om snel een match te kunnen maken met de juiste personen. In 2012 werd via de VDAB aan 4 personen de kans geboden om ervaring op te doen via een IBO. Een individuele beroepsopleiding (IBO) is een interessante opleidingsmaatregel voor werkzoekenden en werkgevers. Aantal stageplaatsen bij Voka Oost-Vlaanderen per academiejaar 20 15 10 5 0 2007-2008

2008-2009

2009-2010

2010-2011

2011-2012

2012-2013

Het nieuwe concept Connect 2012 voor de eindejaars- en nieuwjaarsrecepties zamelde geld in voor het project Beyond the Moon en een regionaal goed doel. - Beyond the Moon: 4000,00 € Beyond the Moon biedt kinderen met een levensbedreigende ziekte en hun familie de gelegenheid om samen een aangename tijd te beleven en te genieten van een onvergetelijke, koste- en zorgeloze vakantie in een kindvriendelijke omgeving, ver weg van de ziekenhuizen en de dagelijkse behandelingen. - Vzw Kansarmen: 1000,00 € - Cliniclowns: 1000,00 € - De Tondeldoos: 1000,00 € - Mensen helpen mensen: 1000,00 € - Van Katoen: 250,00 €

Horizon 2017 Om te komen tot co-creatie en maatschappelijke innovatie willen we in de toekomst de mogelijkheden onderzoeken om niet enkel financiële ondersteuning te bieden maar ook samen te werken met enkele goede doelen.

28


4.5 Voka Box, het centrum van “Volhoudbaar ondernemen” Ons nieuw gebouw ligt in het wetenschappelijk, politiek en cultureel hart van Gent en OostVlaanderen. Wetenschappelijk, want het rectoraat met het schitterende UFO-gebouw en vele belangrijke faculteiten liggen vlakbij. Cultureel is de Vooruit onze linkerbuur, de Capitole onze overbuur aan het Zuid, en de nieuwe multimedia bibliotheek aan de Waalse Krook wordt onze rechterbuur. Politiek zullen zowel de stad als de provincie vele diensten (terug) brengen naar het Zuid, nadat een aantal gebouwen grondig gerenoveerd werden. Als werkgeversorganisatie gaan we ons dus inplanten in het hart van het maatschappelijk gebeuren. Het Zuid en de Waalse Krook zullen op een paar jaar tijd een volledige transformatie ondergaan en een grondig vernieuwde stadswijk worden in het Gent van de 21e eeuw. Met de Voka Box participeren wij voluit aan deze transformatie. Het gebouw telt 7 verdiepingen. De 2 verdiepingen beneden, aan de Schelde en de Lammerstraat, worden volledig ter beschikking gesteld van onze leden-ondernemingen. Er zijn plug-in plaatsen, waar mensen enkele uren kunnen werken tussen twee vergaderingen door. Er zijn vergaderzalen en ook geavanceerde communicatietoepassingen zoals video-conferencing. Zo kunnen onze leden in en vanuit ons gebouw werken in een geglobaliseerde wereld met sterke lokale verankering. De verdiepingen 1 en 2 zijn de kantoren voor onze medewerkers. We opteren voor een vooruitstrevend werkconcept, waar geen afzonderlijke burelen of vaste werkplaatsen zijn. Bedoeling is dat medewerkers zich installeren voor het type werk dat ze die dag willen doen: samenwerken met een team, geconcentreerd werken aan een dossier, frequent telefoneren, … De werkplekken zijn dus op het soort werk afgestemd. Dit gebeurt in een attractieve en architecturaal boeiende omgeving, ook binnenin het gebouw. Voka Oost-Vlaanderen wil een voorbeeld zijn op het gebied van innovatieve arbeidsorganisatie. De verdiepingen 3 en 4 worden verhuurd. En de topverdieping wordt dus ons glazen huis of schoon verdiep. Waar we gasten kunnen ontvangen en een toekomstvisie ontwikkelen, met zicht op het schitterende Gent. Het ontwerp van ons studie- en architectenbureau Mebumar/MV² is spraakmakend. De gevel bestaat bijna volledig uit glas, met daarvoor een soort “webconstructie”. Er zijn ons al veel vragen gesteld over de betekenis van deze webstructuur. Zoals steeds bij kunst en architectuur, is er geen zaligmakende rationele verklaring. Laat ons zeggen dat Voka een netwerk van ondernemingen is, en dat het web dit symboliseert. En we zijn een transparante en open organisatie. Vanuit de drukke Lammerstraat en het Zuid kan je doorheen het gebouw kijken, de wisselwerking binnen-buiten is exceptioneel. Ik parafraseer even de stadsarchitect Jo Lefebure. Op een dergelijke belangrijke en symbolische plek in Gent kan enkel een organisatie die een belangrijke maatschappelijke groep vertegenwoordigt -zoals Voka voor de ondernemingen doet- een dergelijke landmark neerzetten. De diepe wortels van onze organisatie in de samenleving (de Kamer van Koophandel bestaat in Gent vanaf 1729) en het belang van de ondernemingen voor de toekomst, geven ons het recht op dergelijk markant gebouw. Binnenin creëren we een werkomgeving die mensen inspireert, waar ze goed kunnen werken en nog beter samen kunnen werken. Waar ze zich thuis voelen in een professionele omgeving. We werkten hiervoor met de jonge binnenhuisarchitect Wouter Vens. Wouter heeft deze opdracht gekregen omdat zijn concept attractief, helder en consistent was.

29

Duurzaamheidsverslag 2013 De afbraakwerken in het voormalige appartementsgebouw gebeurden door Aclagro. Het is verbazingwekkend hoe Aclagro een volledige cradle-to-cradle benadering toepast bij zijn afbraakwerken. Voor een organisatie als Voka, die actief haar leden ondersteunt in een milieu- en energievriendelijke bedrijfsvoering, was Aclagro een gedroomde partner. Dero Construct uit Zele haalde de opdracht binnen voor de ruwbouwwerken. Ze voerden deze opdracht uit aan een hoge kwaliteit en snelle oplevering, op een plaats in de stad waar men met vele omwonenden en weggebruikers rekening dient te houden. Het Wetterse Wycor realiseerde de gehele binnenafwerking in recordtijd, terwijl de buitenschil nog in afwerking was werd ook binnenin al volop gewerkt.. Er werd gewerkt met warme materialen, zoals parketvloeren en houten wandbekledingen. Waar akoestiek erg belangrijk is, brachten we een vloerbekleding aan van gevlochten kunststof: ecologisch, onderhoudsvriendelijk en zeer voordelig voor het akoestisch comfort. Het unieke concept van de binnenarchitectuur werd uitgewerkt door interieurarchitect Wouter Vens van Invension. Hij creëerde voor elke emotie een passende omgeving. Als jonge starter kreeg hij een springplank aangeboden door dergelijk belangrijk bouwproject te mogen begeleiden. Hij heeft deze kans optimaal benut want alle verwachtingen werden ingelost, zoals blijkt uit enthousiaste reacties van bezoekers en medewerkers. Opvallend bij het binnenkomen boven het inkomsas zijn de 3 kleurrijke en levensgrote renners. Gemaakt door de kunstenaar Erik Nagels, volgens het ontwerp van het project “De Ontsnapping”, maar speciaal gemaakt in 3 van onze Voka basiskleuren: oranje, blauw, groen. Oranje, blauw en groen, zijn ook de kleuren van de verdiepingen die wij gaan gebruiken in de box (oranje op 0 en -1, blauw op +1, groen op +2). Waarom renners? Vooreerst is Oost-Vlaanderen natuurlijk de wielerprovincie bij uitstek, met het wielermonument Ronde Van Vlaanderen dat op zich een belangrijke economische trekpleister is voor de regio. Verder is het wielrennen voor vele ondernemers één van de belangrijke hobby’s en zelfs netwerken. Maar er is meer over te vertellen. Als je kijkt naar de opstelling van de 3 renners, rijden deze “in een waaier”. Ze werken dus samen: de eerste rijdt tegen de wind in (die komt bij wijze van spreken over het Zuid aangewaaid), de andere 2 renners rijden er schuin achter om zo min mogelijk wind te vangen. De oranje renner (denk Voka) rijdt op kop, baant de weg, de andere renners (de ondernemingen) zitten hier in het wiel, maar zijn de eigenlijke kopmannen, zij moeten het werk afmaken. De renners rijden ook naar buiten, weg van onze werkplekken, ze rijden “outof-the-box”, naar het ondernemingsleven.

30


5

Duurzame relatie met onze stakeholders

In eerste instantie verwijzen wij naar ons Activiteitenverslag met een uitgebreide beschrijving van alle samenwerkingsverbanden met stakeholders. Hieronder enkele opmerkingswaardige acties waarop we uw aandacht wensen te vestigen.

5.1 Realisaties 2012 5.1.1

Leden/Ondernemers

In een glocaliserende wereld neemt het belang van de regionale werking toe. (glocal is een samensmelting van globaal en lokaal) Voka Oost-Vlaanderen werkt aan een eigen planontwikkeling voor de regio’s door het opzetten van een nieuwe regiowerking voor Gent & Zeehaven en Meetjesland & Leiestreek. De regiowerking omvat o.a. het aanstellen van een regiodirecteur, het samenstellen van een regioraad, organiseren van regiogebonden netwerkactiviteiten en een intensievere samenwerking met de partners in die regio. Zo ondertekenden we in september 2012 een samenwerkingsovereenkomst met Vegho om met een versterkte synergie tussen beide organisaties een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling en groei van de haven en de hele regio. Sinds 2007 organiseert Voka OostVlaanderen de verkiezing van regionale ‘Ambassadeurs’. Opzet van het initiatief is: uitstraling bieden aan kmo’s met een voorbeeldfunctie in de streek en tegelijk de dynamiek van een regio beklemtonen. In 2012 werden voor de tweede maal regionale Ambassadeurs verkozen in vijf OostVlaamse regio’s (Vlaamse Ardennen, Meetjesland-Leiestreek, Dendermonde, Gent & Zeehaven, Aalst). Bij deze editie werd bijzondere aandacht geschonken aan de internationa²lisatiegerichtheid van de genomineerden. Uit de 6 winnaars werd de Provinciale Voka Ambassadeur verkozen: Christeyns, een groeibedrijf dat bovendien bijzonder performant is op vlak van internationalisatie. 5.1.2

Lokale overheden

Omwille van de gemeenteraadsverkiezingen 2012 willen we de politieke programma’s beïnvloeden door belangrijke bedrijfs-relevante thema’s op de agenda te zetten vóór de verkiezingen en het gevoerde beleid na de verkiezingen af te toetsen aan onze memoranda. Door het organiseren van een jaarlijkse ontmoeting per economisch knooppunt onder de naam Voka Politica (vroeger bedrijvencluster genaamd) wil Voka bruggen bouwen tussen bedrijfsleiders en lokale overheden. Doelstellingen zijn: - Kennismaking/netwerken met bedrijven uit eigen regio - Check samenwerkingsverbanden tussen bedrijven - Overleg met gemeente over het socio-economisch beleid - Behandelen van lokale knelpunten en aandachtspunten 5.1.3

Overheid

Ondernemerschap bevorderen en faciliteren Meetings met douane, milieudiensten, provinciale overheden… om een laagdrempelig contact te bevorderen om constructief bepaalde knelpunten op te lossen.

31


Medewerkers

Voka Oost-Vlaanderen heeft op 1/1/2012 de kanteling van de organisatie gedaan naar een meer klant en teamgerichte aanpak onder de projectnaam Aranea. 2012 was het jaar van implementatie en verdere verfijning. Zie ook hoofdstuk medewerkersbetrokkenheid bij luik intern duurzaamheidsbeleid 5.1.5

Andere Voka Kamers van Koophandel

Voka streeft naar een betere samenwerking onderling Oprichting van een cvba met 2 luiken - Shared back-office die efficiëntiewinsten betracht door gezamenlijke aankopen - Gezamenlijke uitwerking van projecten zoals Bryo, Jobkanaal, Plato 5.1.6

Europees Sociaal Fonds

ESF ondersteunt projecten die nauw aansluiten bij onze missie. Pierre Van Aemersfoort (ESF) begeleidt ons bij de implementatie van de nieuwe organisatiestructuren. 5.1.7

Onderwijs

Voorafgaand aan de professionele loopbaan willen we studenten warm maken voor ondernemerschap - Frequente contacten met de onderwijsinstellingen door deelname aan de Raad van Bestuur in Ugent, International School of Ghent, ... - Promotie ondernemerschap bij studenten - Promotie technisch onderwijs - Mega-Brainstorm - Mini-ondernemingen

5.2 Horizon 2017 5.2.1

Leden / Ondernemers

Voka is een ledenorganisatie en werkt aan het Customer Initimacy Programme - Door een gesegmenteerde aanpak en een hogere performantie van onze CRM is er een betere en gerichtere informatiedoorstroming naar onze leden - Visuele grafische vernieuwing van ons tijdschrift Ondernemers en vernieuwde website Ondernemen is topsport! Als drukbezette en hardwerkende ondernemer is het vaak moeilijk om het juiste evenwicht te vinden en voldoende tijd te maken voor een gezonde levensstijl met voldoende lichaamsbeweging. Wie stevig in het professionele zadel wil zitten, moet immers een goede conditie hebben. Via Voka Fietst gaan we met een groep ondernemers op zoek naar een gezonde geest in een gezond lichaam.

32


Stakeholders leden en beleid

Organiseren van een stakeholderoverleg met enkele leden, beleidsmakers om ons volgende duurzaamheidsverslag op een hoger niveau te brengen. 5.2.3

Maatschappij

Ondernemerschap promoten bij de publieke opinie Dynamiek tot ondernemerschap ondersteunen, aanzetten tot en informeren over ondernemerschap door middel van persberichten. Deelname aan AVS programma rond ondernemerschap Draagvlak verbreden van onze organisatie Voka box wordt opengesteld voor buren, studenten en andere maatschappelijke geledingen. Door de uitstraling van de Voka Box als blikvanger aan de Lammerstraat in Gent dragen wij als privépartner bij aan de stadsvernieuwing. Door de verbouwing op een duurzame manier aan te pakken met binnenin een flexibele innovatieve werkorganisatie willen wij een voorbeeld zijn voor onze leden. De locatie staat open voor al onze leden die er gebruik kunnen maken van moderne accommodatie en de nieuwste communicatietechnieken. 5.2.4

Denderstreek

De Denderstreek - regio zonder grootstad - telt even veel inwoners als de grootste stad van Vlaanderen. Centraal gelegen tussen sterke groeipolen als Brussel, Gent en Antwerpen, maar niet in het middelpunt van de belangstelling. Van hier kan je vele kanten uit: de regio maakt deel uit van Oost-Vlaanderen en leeft tegelijk sterk op het ritme van de hoofdstad van Europa. Een streek met heel wat eigenzinnig talent, maar verbazend weinig identiteit. Boeiend verleden, onduidelijke toekomst. Welke economische toekomst heeft de Denderstreek? Voka Oost-Vlaanderen wil begin 2014 uitpakken met een toekomstplan voor dit gebied dat tussen de grote, expansieve stadsgewesten dreigt weg te deemsteren. Het project kreeg de naam ‘Tanara 2030’ mee, verwijzend naar de Dender als centrale noord-zuid as en naar de lange termijnvisie die men wenst te ontwikkelen. Voka zoekt 100 belangstellende ondernemers om actief mee te denken. Met het toekomstplan ‘Tanara 2030’ willen wij op korte termijn een gedurfde visie formuleren, gevoed door ondernemers en met de bedrijven als gangmakers van de streek. Een inspiratiebron voor al wie mee wil bouwen aan de welvaart van de Denderstreek. Tanara 2030 heeft geen puur wetenschappelijke of academische aspiraties maar moet een bruikbaar roadbook zijn op weg naar concrete doelstellingen via haalbare projecten die de regio zelf kan waarmaken. In een eerste fase gaat Voka Oost-Vlaanderen op zoek naar het DNA van de Denderstreek. Dit gebeurt tijdens twee workshops met ondernemers en stakeholders. In het najaar volgen nog workshops om de economische prioriteiten richting 2030 te definiëren en de acties te formuleren die nodig zijn om deze doelstellingen te realiseren. Begin 2014 worden tijdens een slotsymposium de resultaten voorgesteld.

33


6

Deugdelijk Bestuur

Voka – Kamer Van Koophandel Oost-Vlaanderen past de principes van deugdelijk bestuur (‘Corporate Governance’) toe om de verantwoordelijkheden van de raad van bestuur, het bestuurscomité, het benoemingscomité, het auditcomité, het remuneratiecomité, de regioraden, de gedelegeerd bestuurder en het management zo goed mogelijk af te bakenen en belangenvermenging te vermijden. Deugdelijk bestuur is gericht op het verbeteren van efficiëntie, kwaliteit, transparantie en de verspreiding van informatie. De werking van een raad van een bestuur vereist een juist evenwicht tussen controle, strategie en ondernemerschap.

6.1 Beheerstructuur

34


35

6.2 De Raad van Bestuur (RvB) De raad van bestuur van Voka – Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen is samengesteld uit 103 onafhankelijke leden uit diverse sectoren en verschillende bedrijfsgrootte en de gedelegeerd bestuurder van Voka Oost-Vlaanderen. Zij vormen een goede weerspiegeling van de bedrijven in onze regio. De RvB heeft de meest uitgebreide bevoegdheden voor het bestuur van de vereniging. De RvB delegeert al haar machten aan het bestuurscomité, behoudens deze die door de wet voorbehouden zijn aan de RvB, dit zijn ondermeer:    

strategische keuze inzake zijn doelstelling opstelling jaarrekening en begroting voor voorlegging tot goedkeuring aan de algemene vergadering benoemingen, zoals voorzien in de statuten aan- en verkoop van onroerende goederen

Bij de benoeming van haar leden wordt gelet op :   

voldoende heterogeniteit een passende representatie over het gehele werkgebied ideologische en politieke neutraliteit

Voorwaarden voor benoeming bij de Raad van Bestuur zijn opgenomen in de statuten en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad Bestuursstructuur – Raad van Bestuur Onafhankelijke leden Geslacht Man Vrouw Regiospreiding Aalst Dendermonde Gent (incl Gent-Zeehaven) Leiestreek-Meetjesland Vlaamse Ardennen Andere regio’s

2007

NB NB NB

2008

NB NB NB

2009

2010

2011

2012

95 8

95 8

94 8

90 7

14 18 41 3 17 9

14 18 41 3 17 9

16 16 42 4 14 8

11 18 43 3 12 10

6.3 Bestuurscomité (BC) Uit de raad van bestuur wordt, op voorstel van het benoemingscomité, een bestuurscomité verkozen bestaande uit 19 leden, die de hoedanigheid moeten hebben van bestuurder. Samen met de gedelegeerd bestuurder waken zij over de dagelijkse werking van onze organisatie. Het Bestuurscomité fungeert als uitvoerend orgaan van de raad van bestuur. Het evalueert de werking van het dagelijks bestuur, auditcomité, de commissaris, het remuneratiecomité en het benoemingscomité. Zij evalueert in algemene zin de werking van de vereniging.


6.4 Overleg voorzitter / gedelegeerd bestuurder Dit overleg regelt de nodige voorbereidende werkzaamheden voor de goede werking van alle controle en bestuursorganen. Het neemt tevens de uitvoering en de voorbereiding op zich van alle beslissingen van de algemene vergadering en van de controle- en bestuursorganen.

6.5 Advies- en controleorganen Teneinde een deugdelijk bestuur van onze organisatie te verzekeren, werden een aantal toezichthoudende comités samengesteld : 







Benoemingscomité (4 leden uit het bestuurscomité) Taak: voordrachten RvB, BC, auditcomité, voorzitter, regiovoorzitters, ondervoorzitters en gedelegeerd bestuurder Auditcomité (3 leden, voor benoeming, rechtstreeks voordragen aan de Raad van Bestuur) Taak: nazicht jaarrekeningen en financiële rapporten Remuneratiecomité (ambtshalve samengesteld uit de voorzitter die dit comité voorzit, en de vicevoorzitters) Taak: toezicht op de lonen Regioraad (ambtshalve samengesteld uit de regiovoorzitter en alle leden van de raad van bestuur die als ondernemer economisch actief zijn in de betrokken deelregio) Elke regio heeft een regiodirecteur en een regioraad met een regiovoorzitter.

6.6 Gedelegeerd bestuurder De gedelegeerd bestuurder is verantwoordelijk voor de goede uitvoering van alle opdrachten en beslissingen genomen door de raad van bestuur, het bestuurscomité en het dagelijks bestuur. Hij neemt de taken die aan de bestuursorganen zijn opgedragen waar naar concrete invulling, standpuntbepaling en actie. Hij heeft de concrete dagelijkse leiding van de organisatie. Hij neemt de eindbeslissingen betreffende benoeming en ontslag van de personeelsleden.

6.7 Businessplan (b-plan) Jaarlijks opmaken van een b-plan en een overeenkomstige begroting. Zowel de bestuurders als de medewerkers zijn hierbij betrokken. Goedkeuring door Raad van Bestuur. Iedereen kan het b-plan inkijken. We publiceren de hoofdlijnen in het maandblad ‘Ondernemers’.

6.8 Jaarrekeningen We maken de Jaarrekeningen intern op en leggen deze voor aan het bestuurscomité. Doorheen het volledige jaar: budgetopvolging door het management. Jaarlijkse audit van de jaarrekening door een onafhankelijk bedrijfsrevisor (tussentijdse controles) Toelichting bij jaarrekeningen gebeurt jaarlijks op de algemene vergadering. De jaarrekeningen maken deel uit van het jaarverslag dat alle leden ontvangen.

36


6.9 Richtlijnen 6.9.1

ISO-procedures

Om het kwaliteitsbeleid te borgen, moet dit bekend zijn bij alle medewerkers. De organisatie moet zorgen voor het verhogen van de klantentevredenheid door te voldoen aan de eisen en wensen van de klanten en aan de wettelijke eisen die van toepassing zijn op het product of de dienst van de organisatie. Daarnaast moet de organisatie de bedrijfsprocessen beheersen en dit aantonen. 6.9.2

Huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement handelt samen met de vermeldingen in de statuten over de organisatie en de werking van de vereniging en haar leden. Hierin worden de benoemingsvoorwaarden en de duur van het mandaat van de bestuursorganen bepaald. Ook hun taakomschrijvingen en bevoegdheden staan vermeld in het huishoudelijk reglement. De voorzitter van Voka is samen met de gedelegeerde bestuurder het gezicht van de organisatie naar derden toe. Hij draagt zorg voor het goede imago en de uitstraling van de vereniging. Naast een voorzitter en een gedelegeerd bestuurder stelt Voka ook een vice-voorzitter aan die de voorzitter assisteert bij de uitvoerende taken. Aan het hoofd van elke regioraad staat een regiovoorzitter. De regiovoorzitter is ambtshalve lid van het dagelijks bestuur en het bestuurscomité. We vragen van elk van de bestuursorganen ideologische en politieke neutraliteit. Dit houdt in dat zij geen uitvoerend politiek mandaat op zich mogen nemen. Zij mogen geen functie uitoefenen als minister, parlementslid, burgemeester enz.,.. 6.9.3

Mandatarissen: gedragscode

Elke Voka-mandataris aanvaardt en ondertekent de code of conduct. Deze code of conduct beoogt de mandataris enkele richtlijnen aan te reiken die, voor hem en onze organisatie, van toegevoegde waarde zijn voor de invulling van het mandaat. Het gaat om een aantal richtlijnen die gericht zijn naar de mandatarissen toe, maar evengoed over een aantal richtlijnen gericht naar Voka zelf.

37


7

Samenvattende tabel GRI

7.1 Profiel GRI G3 Inhoudsopgave STANDAARD INFORMATIEVOORZIENING DEEL I: Profiel 1. Strategie en Analyse § 1.1

Omschrijving Een verklaring van raad van bestuur over relevantie van duurzame ontwikkeling voor de organisatie en haar strategie

1.2

Rapporteringsniveau volledig niet

2. Organisatieprofiel § 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Omschrijving Naam van de organisatie Voornaamste merken, producten en/of diensten Operationele structuur van de organisatie Locatie van het hoofdkantoor van de organisatie Het aantal landen waar de organisatie actief is (met relevantie voor de duurzaamheidskwesties). 2.6 Eigendomsstructuur en de rechtsvorm 2.7 Afzetmarkten 2.8 Omvang van de verslaggevende organisatie 2.9, 2.10 3. Verslagparameters § Omschrijving 3.1 Verslagperiode waarop de verstrekte informatie betrekking heeft 3.3 Verslaggevingscyclus 3.4 Contactpunt voor vragen over het verslag of de inhoud ervan. 3.5 Proces voor het bepalen van de inhoud van het verslag, met inbegrip van: relevantie, materialiteit en stakeholders 3.6 Afbakening van het verslag 3.7 Specifieke beperkingen voor de reikwijdte of afbakening van het verslag 3.8

Basis voor verslaggeving over samenwerkingsverbanden, dochterondernemingen in gedeeltelijk eigendom, gehuurde faciliteiten, uitbestede activiteiten of andere entiteiten 3.12 Inhoudsopgave 3.2, 3.9-3.11, 3.13 4. Bestuur, verplichtingen en betrokkenheid § Omschrijving 4.1 De bestuursstructuur van de organisatie, met inbegrip van commissies die vallen onder het hoogste bestuurslichaam . 4.3 Voor organisaties met een enkelvoudige bestuursstructuur: vermeld het aantal en het geslacht van de onafhankelijke en/of niet-leidinggevende leden van het hoogste bestuurslichaam 4.4 Overlegorganen voor aandeelhouders en medewerkers voor aanbevelingen of medezeggenschap op het hoogste bestuurslichaam 4.14 Lijst van relevante groepen belanghebbenden voor de organisatie 4.15 Basis voor inventarisatie en selectie van stakeholders 4.2, 4.5-4.13, 4.16, 4.17

Rapporteringsniveau volledig volledig volledig volledig volledig volledig (vzw) volledig volledig niet Rapporteringsniveau 2007-2012 Jaarlijks volledig Gedeeltelijk Volledig enkel gebouwen in eigendom Volledig

GRI-tabel Niet Rapporteringsniveau volledig volledig

volledig volledig volledig Niet

38


7.2 Prestatie-indicatoren GRI G3 Inhoudsopgave STANDAARD INFORMATIEVOORZIENING DEEL III: Prestatie-indicatoren Economisch Indicator Omschrijving Rapporteringsniveau EC1 Directe economische waarden die zijn gegenereerd en gedistribueerd gedeeltelijk EC4 Significante financiële steun van de overheid gedeeltelijk EC2, EC3, EC5-EC9 niet Milieu Indicator Omschrijving Rapporteringsniveau EN3 Direct energieverbruik door primaire energiebron volledig EN4 Indirect energieverbruik door primaire bron volledig EN5 Energie die bespaard is door besparingen en efficiëntieverbeteringen volledig EN10 Percentage en totaal volume van gerecycleerd en hergebruikt water 0% EN8 Totale wateronttrekking per bron volledig EN21 Totale waterafvoer naar kwaliteit en bestemming idem EN8 EN1, EN2, EN6, EN7, EN9, EN11-EN20, EN22-EN30 niet Sociaal: Arbeidsomstandigheden en Volwaardig Werk Indicator Omschrijving Rapporteringsniveau Totale personeelsbestand naar type werk, arbeidsovereenkomst en regio LA1 volledig opgesplitst volgens geslacht Totaal aantal en snelheid van personeelsverloop en nieuwe aanLA2 gedeeltelijk wervingen per leeftijdsgroep, geslacht en regio Minimale opzegtermijn(en) in verband met operationele veranderingen, LA5 conform wetgeving inclusief of dit wordt gespecificeerd in collectieve overeenkomsten. Letsel-, beroepsziekte-, uitvaldagen- en verzuimcijfers en het aantal LA7 gedeeltelijk werkgerelateerde sterfgevallen per regio en per geslacht. Samenstelling van bestuurslichamen en onderverdeling van medewerkers per medewerkerscategorie, naar geslacht, leeftijdsgroep, het LA13 volledig behoren tot een bepaalde maatschappelijke minderheid en andere indicatoren van diversiteit. Snelheid waartegen werknemers terugkeren uit ouderschapsverlof, naar LA15 conform wetgeving geslacht. LA3, LA4, LA6, LA8, LA9, LA10, LA11, LA12, LA14 niet Sociaal: Mensenrechten Indicator Omschrijving Rapporteringsniveau HR1-HR11 niet Sociaal: Maatschappelijke indicatoren Indicator Omschrijving Rapporteringsniveau SO1-SO10 niet Sociaal: Productverantwoordelijkheid Indicator Omschrijving Rapporteringsniveau Beleid ten aanzien van klanttevredenheid, met inbegrip van resultaten PR5 gedeeltelijk van onderzoeken naar klanttevredenheid PR1-PR4, PR6-PR9 niet

39


40

7.3 De gegevensreeksen (getallen horende bij de grafiek) voor de GRIindicatoren Indicator Omschrijving EC1 EC4 EC1 EN3 EN3 EN4 EN8 EN22 EN29

LA1

LA1 LA1 LA10

LA13

LA2 LA2 LA7 LA7 LA7

PR5

Inkomsten Significante financiële steun van de overheid Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen Brandstofverbruik wagens Gasverbruik Elektriciteitsverbruik Waterverbruik Papierverbruik Zakelijke en woonwerkverplaatsingen dienstverplaatsingen door personeel (excl. firmawagens) Totaal personeelsbestand (einde boekjaar) waarvan arbeidsovereenkomst onbepaalde duur waarvan voltijds waarvan deeltijds Aantal VTE (voltijdse equivalenten) Stagiairs Aantal uren externe opleiding arbeiders Aantal uren externe opleiding bedienden Naar functie en geslacht (einde boekjaar) directie (M) directie (V) senior projectleiders (M) senior projectleiders (V) andere medewerkers (M) andere medewerkers (V) alle medewerkers (M) alle medewerkers (V) Ingetreden (tijdens het boekjaar) Uitgetreden (tijdens het boekjaar) Ziektedagen Dagen afwezigheid owv arbeidsongeval Andere afwezigheidsdagen (o.a. zwangerschap) Aantal behoefte-analyses en tevredenheidsonderzoeken bij onze leden

2007 2008 2009 2010 5.380.204,72 5.602.418,57 5.634.061,95 5.562.084,63 € € € € 1.508.760,07 1.398.482,83 1.593.017,47 1.309.396,62 € € € € 2.594.205,97 2.520.615,31 2.859.464,47 2.709.252,47 € € € 14653,11 14675,26 20090,53 20005,86 150592 174907 170991 216504 101105 NB 101330 97080

2011 5 745 844,14 € 1 415 440,68 € 2 635 602,37 € 22862,31 218596

2012 5.585.806,60 € 1.300.151,48 € 2.658.145,64 € 24662,98 144639

94380

67205

182 500000

183 600000

186 600000

174 700000

142 700000

112 500000

NB

NB

157.431

148.091

123.737

123.770

Toelichting uit jaarrekening uit jaarrekening, subsidies ed. uit jaarrekening Dieselverbruik in liter in kWh In kWh in m³ in aantal vellen A4-papier

in km, eigen berekening (foutenmarge 20%) 47

50

51

49

45

50

47 37 10 44,2

50 34 16 46

51 33 18 46,7

49 32 15 44,8

45 29 16 43,3

50 29 21 45,2

10 NB

7 NB

15 NB

12 NB

15 0

14 0

NB

NB

NB

109

NB

NB

uit sociale balans

uit sociale balans uit sociale balans uit sociale balans uit sociale balans (tijdens het boekjaar) uit sociale balans uit sociale balans uit sociale balans

5 2 0 0 7 33 12 35 10

5 2 0 0 10 33 15 35 10

5 2 0 0 9 35 14 37 3

5 2 0 0 7 35 12 37 5

4 1 3 4 4 29 11 34 2

4 1 2 6 7 30 13 37 7

-14

-7

-2

-7

-6

12

NB NB

NB NB

349 12

481 50

414 10

552 0

NB

NB

189

237

337

279

0

0

214

176

155

260

uit sociale balans uit sociale balans uit sociale balans uit sociale balans uit sociale balans uit sociale balans uit sociale balans uit sociale balans uit sociale balans uit sociale balans


Colofon Verantwoordelijke uitgever Geert Moerman Lammerstraat 18 – 9000 Gent Redactie Annemie De Proft – Natalie Dewilde – Giovanni Lorie – Geert Moerman Hoofdkantoor Gent – Voka Box– Lammerstraat 18 – 9000 Gent – tel: 09 266 14 40 [email protected]

Kantoor Dendermonde – Noordlaan 21 – 9200 Dendermonde – tel: 052 33 98 00 [email protected]

Kantoor Aalst – Kareelstraat 138/4 – 9300 Aalst – tel: 053 38 22 00 [email protected]

Kantoor Vlaamse Ardennen – Markt 41 – 9700 Oudenaarde – tel: 055 39 04 90 [email protected]

Contactpersoon: Geert Moerman, gedelegeerd bestuurder – tel. Direct: 0478 500 310 – [email protected]

www.voka.be/oost-vlaanderen

41

Duurzaamheidsverslag 2013

Recommend Documents