Dream Event
1
Colourful Children
Dream Event
2
Colourful Children
Inhoudsopgave Kerngegevens ...................................................................................................... 4 Contactgegevens ................................................................................................ 4 De opdracht ..................................................................................................... 4 Inleiding ............................................................................................................. 5 Doelstelling & Doelgroep .................................................................................. 6 Doelgroep ........................................................................................................ 6 Doelstelling ..................................................................................................... 6 Concept ............................................................................................................... 7 Project inhoud...................................................................................................... 8 Decoratie ......................................................................................................... 8 Entertainment .................................................................................................... 9 Communicatieplan............................................................................................... 10 Relatiegeschenk............................................................................................... 10 Reminder ........................................................................................................ 10 Praktische informatie ......................................................................................... 11 Draaiboek ......................................................................................................... 12 Begroting .......................................................................................................... 13
Dream Event
3
Colourful Children
Kerngegevens Contactgegevens Naam Opdrachtgever: Stichting Colourful Childeren Groepsleden: Bodile van de Sande Teuntje Veenstra Laura de Bruijn Shyrania Coffie Dream Event
Telefoonnummer
e-mail
Website
+31 6 21 46 67 34
[email protected]
www.colourfulchildren.nl
+ 31 6 57 57 82 76
[email protected]
+ 31 6 30 21 33 97 + 31 6 19 60 73 05 + 31 6 83 19 01 96
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
www.Dreamevent.blogspot.com
De opdracht Wat
Diner voor minimaal 80 man organiseren met als goed doel Colourful Children. Mensa Koning Willem 1 college Vlijmenseweg 2 5223 GW 's-Hertogenbosch Telefoon: 073 624 96 24 Telefax: 073 624 96 29
Locatie
Datum Tijd Doelgroep
21 maart 2013 18.00 tot 22.00 Mensen die bereid zijn om stichting Colour Childeren te helpen. - Het thema moet te maken hebben met India - Minimaal 80 gasten - Voldoende entertainment passend bij het thema. - Eventueel een relatiegeschenk - Decoratie
Projecteisen
Dream Event
4
Colourful Children
Inleiding De stichting Colourful Children zet zich sinds 2006 al in om kinderen met een verstandelijke beperking te helpen in India. Wij, leerlingen van de opleiding evenementenorganisatie op het Koning Willem I College te ’s-Hertogenbosch, hebben de opdracht gekregen om een benefietavond te organiseren met passend entertainment voor de stichting Colourful Children. Tijdens deze benefietavond wordt er een heerlijk menu geserveerd door de leerlingen van de horeca afdeling. Wij van de opleiding Marketing & Communicatie moeten ervoor zorgen dat de avond goed verloopt en dat de sfeer er lekker in zit. Als thema hebben wij gekozen voor ‘Indian Magic’, omdat dit thema past bij de doelgroep en wij hiermee denken een spetterende avond van te kunnen maken. Wij zijn Dreamevents en wij hebben als doel u optimaal te vermaken tijdens een evenement. Bij een lekker hapje kunt u genieten van de Indiase sfeer. Met het bedachte thema en entertainment zorgen wij ervoor dat ook dit jaar het sponsor diner weer een succes zal worden. In deze offerte nemen wij u mee naar ‘Indian Magic’. Hierin kunt u als onze ideeën vinden. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en u er wat aan zult hebben. Er is natuurlijk maar een manier om daar achter te komen en dat is snel verder te bladeren naar de volgende bladzijde. Veel leesplezier!
Dream Event
5
Colourful Children
Doelstelling & Doelgroep Wij gaan voor stichting Colourful Children een sponsordiner organiseren. Wij zullen zorgen voor het entertainment van de avond, de inrichting van de locatie en eventueel een reminder en relatiegeschenk bedenken en uitvoeren. Het is de bedoeling dat we het entertainment en de decoratie in Indiase sfeer/stijl houden. Het budget moet natuurlijk zo laag mogelijk zijn.
Doelgroep Het zijn zakelijke, nette mannen en vrouwen tussen de 30 en 70 jaar. Komen voornamelijk uit ’s-Hertogenbosch en omstreken. Het inkomens en opleidingsniveau is tamelijk hoog. Ze zitten voornamelijk werkzaam in een hoge functies zoals directeuren of managers. De meeste zullen van Nederlandse nationaliteit zijn. Een groot aantal mensen zijn terugkomende gasten die al eerder naar het evenement zijn geweest. De doelgroep is geïnteresseerd in goede doelen en India. Ze zetten zich graag in voor het helpen van voornamelijk gehandicapten kinderen. Hier hebben ze ook aardig wat kennis van. De doelgroep heeft een goede relatie met de stichting en veel vertrouwen, ze zullen daarom ook iets verwachten wat ze zeker zal verbazen en wat het geld wat ze uitgeven aan het diner het zeker waard was.
Doelstelling Hoofddoel Door middel van het entertainment en de decoratie ervoor zorgen dat alle 80 gasten van Colourful Children op 21 maart 2013 in de Mensa op het Koning Willem I College te ’s-Hertogenbosch meegenomen worden in de sfeer van India. Subdoel 1 Door middel van het sponsor diner op 21 maart 2013 in de Mensa op het Koning Willem I College te ’s-Hertogenbosch ervoor zorgen dat Colourful Children minimaal € 1000,- ophaalt voor de stichting. Subdoel 2 Door middel van een relatiegeschenk ervoor zorgen dat alle 80 gasten een leuk aandenken hebben aan het sponsordiner op 21 maart 2013 in de Mensa op het Koning Willem I College te ’s-Hertogenbosch.
Dream Event
6
Colourful Children
Concept Indian Magic. Denk aan sensatie, avontuur, spektakel, kleur en verbazing. Wij hebben dit thema gekozen omdat wij iets aparts wilden creëren, niet het standaard plaatje wat je vaak ziet. Het thema Indian Magic is erg breed en we kunnen er alle kanten mee op. Wij verzorgen de gasten een spectaculaire avond door middel van een magische show die Miss Nagine zal uitvoeren. Haar show heet niet voor niks “spektakelshow” mooie buikdanseres, exotische dieren we maken het spannend en mysterieus. Wij maken gebruik van heel veel kleuren hierdoor komt veel sfeer naar boven. Wij bezorgen de gasten een magische avond door ze te vermaken met zang & dans. Door middel van kleurenzand op de tafels te leggen proberen we India naar de Mensa te brengen. De decoratie moet vooral warmte uitstralen en cultuur want India is een magisch land en een groot land. Mooie kleurrijke doeken zorgen ervoor dat de gasten zich rijk en welvaart voelen. Een waterpijp die niet alleen decoratie maar ook entertainment gericht is.
Dream Event
7
Colourful Children
Project inhoud Decoratie Als decoratie hebben wij gekozen voor rode en paarse doorschijnende doeken die wij gaan ophangen in de zaal. Verder gaan wij twee vuurkorven plaatsen bij de ingang en willen wij een waterpijp neerzetten waar mensen gebruik van mogen maken. Om het doel van Colourful Children goed over te laten brengen willen wij aan beide kanten van de zaal slideshows van India en projecten van Colourful Children projecteren. Ook willen wij gebruik maken van wierook omdat de geur een belangrijk onderdeel is om de sfeer van het evenement te creëren vandaar dat wij hiervoor hebben gekozen. Wij maken gebruik van kleurpoeder/zand dit komt af van een bekend indiase lentefeest genaamd ‘Holi’. Dit verspreiden wij over de tafels om ervoor te zorgen dat de gasten verblijd worden door de vrolijke kleuren. Wij willen een waterpijp op de tafels neerzetten in de Zin In waar gasten van gebruik kunnen maken om alvast hun smaakpapillen te prikkelen.
Dream Event
8
Colourful Children
Entertainment Miss Nagine Een vrouwelijke artiest die een spectaculaire show geeft van 20 min / 2x 10 min. Zij doet aan buikdansen, over glas lopen, vuurspuwen en een slangen act. Miss Nagine heeft al velen shows gedaan haar acts zijn enorm spannend.
Dansgroep De dansgroep M.I. crew heeft al een aantal keren opgetreden tijdens evenementen. Ook deze keer hebben ze een top choreografie ingestudeerd. Waarbij R&B en hindoestaanse muziek wordt gecombineerd.
Zanger Aäron Ayal heeft meegedaan aan het eerste seizoen van Idols. Hij is toen op de zevende plaats geëindigd. Hij zal die avond een aantal nummers doen samen met een pianist of gitarist van 2 keer 10 minuten.
Dream Event
9
Colourful Children
Communicatieplan Relatiegeschenk Wij gaan een benefietavond organiseren voor de stichting Colourful Children. Wij willen de gasten natuurlijk een relatiegeschenk meegeven als een aandenken aan de avond. Wij hebben een leuk en origineel relatiegeschenk namelijk ‘De Toverboon’. Het is een boon waar een boodschap in gelaserd staat in dit geval staat er ‘Bedankt’. Dit doe je in een beetje potgrond wat erbij zit en zo laat je het boontje uitgroeien met bedankt erop. Wij denken dat dit erg in de smaak zal vallen bij de gasten omdat het een uniek en origineel relatiegeschenk is en de meesten hebben er waarschijnlijk nog nooit van gehoord.
Wij hebben hier speciaal voor gekozen, omdat het voor ons groei en aandacht symboliseert. Dit zaadje moet je goed verzorgen zodat het gaat groeien. Wij moesten hierbij meteen denken aan colourful childeren, omdat jullie de groei van de kinderen in India ontwikkelen door voor de kinderen verantwoordelijk te nemen en voor de kinderen te zorgen. Daarom denken wij dat dit geschenk erg goed bij jullie past.
Reminder Als reminder hebben wij gekozen voor een digitale reminder, zodat we daar geld op zouden besparen. Deze afbeelding wordt dan geplaats op de site van Colourful Children zodat alle gasten die kunnen bekijken.
Dream Event
10
Colourful Children
Praktische informatie Voorzieningen De voorzieningen die aanwezig zijn, zijn toiletten en een garderobe.
Meubilair Het meubilair wat er staat zijn houten tafels en banken maar er zijn ook een aantal stoelen beschikbar. Verder hebben ze een aparte ruimte genaamd ‘Zin In’ met hoge tafel en krukken. Hier zouden de gasten een welkomstborrel kunnen krijgen waarna ze vervolgens naar het restaurant gaan met de bar aan de achterzijde.
Personeel Het personeel zijn studenten van de horeca opleiding op het Koning Willem I College te ’s-Hertogenbosch. Zij zullen de bediening en eet- en drank voorzieningen verzorgen.
Locatie Het locatie adres is Vlijmenseweg 2 5223 GW ’s-Hertogenbosch.
Audiovisuele middelen Aan audiovisuele middelen hebben ze boxen in de zalen hangen, een microfoon hebben ze tot hun beschikking en twee beamers.
Checklist van de inrichtingsaspecten
Rode en paarse doorschijnende doeken Gekleurd decoratie zand Rode loper Waterpijp Wierook Vuurkorven
Dream Event
11
Colourful Children
Draaiboek Draaiboek m.b.t. evenement Aantal personen Contactpersoon opdrachtgever Datum Contactpersoon productie Aanvang evenement Tijd 14:30
15:30 16:00 17:00 17:30 17:30 18:00 18:15 18:30 19:00 19:20 19:50 20:15 20:45 21:00 21:30
21:45 22:00
Dream Event
Actie omschrijving Begin met opbouw decoratie Kleedkamers in orde maken Soundcheck + techniek Personeelseten + representatief Aanvang Nagine Aanvang Aäron Ontvang gasten Uitdelen welkomstdrankje Amuse + Dans M.I. Crew Voorgerecht Show Nagine Hoofdgerecht Zang Aäron Nagerecht Koffie/thee Gasten langzaam de deur uit/uitdelen relatiegeschenk Beginnen met afbreken Zoveel mogelijk afbreken en opruimen
: Benefietavond Colourful Children : 80 tot 100 personen : Paul Kokke : 21-03-2013 : Teuntje Veenstra : 18:00 Ruimte
CP
Opmerkingen
De Mensa
Kleedkamers de Mensa
Kleedkamer
ZinIn ZinIn ZinIn Grote zaal
12
Colourful Children
Begroting Kostenbegroting Entertainment
Miss Nagine Dansgroep Aäron Ayal (Idols)
€
275,00
€
50,00
€
350,00
€
675,00
Decoratie
Doeken Potten poederzand
€
1,50 per m
€
162,00
€
1,25 per stuk
€
6,25
Wierook 20 stuks
€
0,99
Rode loper
€
45,00
€
214,24
Totaal
€
899,24
Onvoorzien post onvoorzien, in beginfase 10% van totale begroting
€
88,92
Totale begroting
€
988,16
€
1288,16
Optie relatiegeschenk Tover bonen 100 stuks
€ 300,00
Dream Event
13
Colourful Children
