Draaiboek voor de verenigingen Aegon Open Roeidag 2015

Draaiboek voor de verenigingen Aegon Open Roeidag 2015 Begin met het formeren van een werkgroep/projectteam en verdeel onderling de werkzaamheden. Inhoud 1. Planning en programma................................................................................................................... 2 2. Organisatie ....................................................................................................................................... 3 3. Communicatie .................................................................................................................................. 4 4. Win een promoclip van je eigen vereniging………………………………………………………………………………..5 5. Evaluatie........................................................................................................................................... 6 6. Tijdsplan Aegon Open Roeidag 2015 verenigingen ......................................................................... 6

1

1. Planning en programma Bepaal je doel. Waarom doet de vereniging mee? A. Meer leden aantrekken B. Het op de kaart zetten van de roeisport en de vereniging C. Duidelijker aangeven wat de mogelijkheden van de roeivereniging zijn D. Anders, namelijk … Bepaal de doelgroepen passend bij je doel. Wie wil je bereiken? Uit evaluatie blijkt dat de vereniging het beste resultaat boekt indien de vereniging zich specifiek op één doelgroep richt en de communicatie en het aanbod hier ook goed op laat aansluiten. A. Meer leden: o Alle leeftijden o Oud studenten o Jeugd, junioren o 25-45 jaar o 55+ o Gehandicapten o Anders, namelijk … B. De roeisport en de vereniging beter op de kaart zetten bij: o Bewoners in de omgeving (regionaal, gemeente, wijk) o Leerlingen van scholen o Vriendjes en vriendinnetjes van jeugdleden o Bekenden van leden o Bij revalidatiecentra o Anders, namelijk… Wat wil je bereiken bij de doelgroep? C. Alle mogelijkheden van de roeivereniging onder de aandacht brengen. Het positioneren van de vereniging: o Roeien is een sport voor iedereen van 10-100 jaar o Op alle niveaus van recreatief tot wedstrijdsport o Roeien is leuk voor gehandicapten (geestelijk, lichamelijke) o Roeien is een groene sport o Van roeien word je fit o Roeien bij de gezelligste/beste vereniging met veel activiteiten o Leden dragen uit dat de club gezellig/ te gek/super is, omdat… o Anders, namelijk …

2

Programma maken Stel je programma samen aan de hand van je doelen en doelgroepen. o Begin- en eindtijd bepalen. o Bepaalde tijd voor een doelgroep? o Activiteit en demonstraties voor bepaalde doelgroep?

2.

Aandachtspunten voor organisatie

Vergunning: Is er voor geluid of een programmaonderdeel misschien en vergunning van de gemeente nodig? Betrek je eigen leden bij de organisatie van de dag o dit zorgt voor binding met de vereniging o vraag eigen leden iemand mee te nemen ‘Ik neem je mee’ o zorg voor drukte op de vereniging (sluit aan bij bestaande clubactiviteiten) o betrek zoveel mogelijk commissies bij de Open Roeidag Budget bepalen voor: o gratis koffie en een koek of borrel met bal o aankleding en ontvangst o speciaal kennismakingstraject of actie (voor opvang en behoud van nieuwe leden) o eigen folder, website, informatiepakket (gadget) voor bezoekers o fotograaf/filmer o gadget/cadeautje voor leden die veel nieuwe mensen meenemen naar de vereniging (als bedankje voor het ambassadeurswerk) Suggesties voor programma onderdelen: o Neem contact op met buurtsportcoach van de gemeente: wie doet wat in de Nationale Sportweek, is er een rol voor lokale prominenten? o Ontvangst met een warm welkom, leuke informatie over vereniging, rondje door de vereniging. Kort laten ergometeren, in de bak en in de boot. Napraten en informatiepakket/kennismakingsaanbod vereniging meegeven. Zorg voor voldoende eigen leden en stuurtjes om mee te roeien. o Demonstratie jeugd behendigheid voor vriendjes en vriendinnetjes met ook zelf proberen. Vraag elk jeugd lid iemand mee te brengen. o Gevorderden, oud studenten, kom kennismaken, doe mee aan de uitdaging van de dag, bekijk de vloot en instappen in acht of vier met een borrel. o Nodig omwonenden uit om te komen roeien (voor een straten-ergometerrace of verkenningsroute eigen buurt op het water) o Eerst algemeen verhaal over roeien en materiaal, daarna op de ergometer, vervolgens in de oefenbak en ten slotte roeien in een wherry. Leuk presentje en info meegegeven bij afscheid. Noteer gegevens van de gasten (om een vervolg-aanbod/activiteit te bieden).

3

o o

3.

Voor leden: Neem je familie en vrienden mee en ga met ze roeien. Zorg voor intekenlijst of maak boten vrij in je inschrijfboek. Voorbeeld: Tijdens de open dag in Alkmaar trainde de jeugd voor het vlot; ergometers buiten op het terrein (in plaats van in het krachthonk), rondleiding door het pand en de loodsen, roeien in een wherry en zelfs een aantal bezoekers (jeugd en volwassenen in een skiff). De open dag is gecombineerd met de vaardigheidsproef, zodat er lekkere reuring op de vereniging was en bezoekers hier iets van mee kregen. Ter afsluiting is 's avonds met vier boten deelgenomen aan de Lichtjestocht in Alkmaar, waarmee we het roeien op de kaart hebben gezet.

Communicatie

Als je een sportactiviteit organiseert, wil je natuurlijk dat er mensen op af komen. Daarom is het belangrijk dat zoveel mogelijk mensen weten dat je een activiteit organiseert tijdens de landelijke Aegon Open Roeidag in de Nationale Sportweek. Je zult dus goed en veel moeten communiceren. Probeer bij publiciteit van de Nationale Sportweek aan te sluiten! Maak je eigen roei story en deel dit via de vele communicatiekanalen offline en online. Voor wie? Belangrijk is te weten wie je wilt bereiken. Dit zullen naast je bestaande leden, ook potentiële nieuwe leden zijn. Bestaande leden Je bestaande actieve leden zijn de ambassadeurs, het visitekaartje voor je vereniging. Organiseer je een activiteit, zorg er dan vooral voor dat je bestaande leden op de hoogte zijn. Behalve dat ze ook graag bij het evenement willen zijn, kunnen zij vrienden, buren en familie meenemen, die misschien weer in de toekomst nieuwe leden worden. Geef het thema ‘Ik neem je mee’ vorm op een manier die bij je club past! Communiceren naar de bestaande leden Zorg dat je drie tot vier weken voordat de Aegon Open Roeidag plaatsvindt, je leden informeert via de beschikbare communicatiemiddelen. Bijvoorbeeld via de website, Facebook pagina, twitter, een enieuwsbrief of mailing. Nieuwe leden Wanneer je als vereniging nieuwe leden wilt aantrekken en de roeisport wilt promoten met je activiteit, dan is het belangrijk dat men weet dat je de Aegon Open Roeidag organiseert en voor welke doelgroep je dit doet. Je kunt je deelname aan de Aegon Open Roeidag communiceren via diverse communicatiekanalen: a. Sites KNRB b. Site Nationale Sportweek c. Eigen website, Facebook (en die van de leden) d. Flyers en posters (van KNRB of Nationale Sportweek) e. De regionale media (online en print, radio en tv) f. De gemeente-combinatiefunctionarissen en buurtsportcoaches g. Samenwerkingspartners h. Sponsoren (algemeen, dus die niet onder de samenwerkingspartners vallen, nodig de sponsor uit om een dagje te komen roeien)? a. Site KNRB

4

Meld je aan bij KNRB. Dan wordt de open dag van je vereniging gepromoot op de KNRB-site. Zorg dat de verenigingsinformatie op roeien.nl zo recent mogelijk is en kondig je eigen open dag als evenement aan. Informatie daarover vind je hier. c. Eigen website, Facebook en nieuwsbrief Maak een wervende tekst voor je eigen website, kondig je deelname aan en maak het programma bekend. Plaats de banner, die je kunt downloaden van www.knrb.nl/aegonopenroeidag, op je site. d. Flyers en Posters De KNRB en Aegon bieden alle deelnemende verenigingen 1.250 flyers aan. Informatie moet worden aangeleverd voor 1 maart bij [email protected]. Zie voor gevraagde informatie www.knrb.nl/aegonopenroeidag. De posters kun je daar ook downloaden. Neem op in je planning wie de flyers en posters gaan verspreiden en waar. e. De regionale media Met de regionale media bedoelen we o.a. het regionale dagblad, het regionale weekblad en de kabelkrant. Je kunt natuurlijk een advertentie plaatsen, maar dat zal meestal geld kosten. Een andere manier is gratis publiciteit creëren. Dit doe je door de regionale media te informeren over je sportactiviteit met een persbericht. Stuur een (rechtenvrije) foto mee die gebruikt mag worden. Een beeld zegt meer dan 1000 woorden. Een voorbeeld van een persbericht vind je op www.knrb.nl/aegonopenroeidag. Het is dan aan de media of ze je persbericht opnemen in hun krant of op hun website/kabelkrant, evenementenkalender. Zijn er meerdere deelnemers in je regio, dan kun je ervoor kiezen gezamenlijk op te trekken voor meer publiciteit. Gezien de verschijningsfrequentie van de regionale weekbladen, raden we aan het persbericht uiterlijk twee weken voor je sportactiviteit uit te sturen. Voor digitale media (internet, kabelkrant) en het regionale dagblad en de radio/tv is veelal een week voor de start van je evenement vroeg genoeg. Er zal media-aandacht zijn rondom de Nationale Sportweek, wellicht gecoördineerd vanuit de gemeente, maar breng ook je eigen unieke verhalen! f. De gemeente Neem hiervoor contact op met de afdeling sport van de gemeente. Benader de buurtsportcoach of combinatiefunctionaris en vraag of zij de Open Dag willen promoten. Nodig ze enige tijd van tevoren uit om kennis te maken. Wellicht hebben zij ook nog goede ideeën en ingangen, voor de langere of korte termijn. g. Samenwerkingspartners Met samenwerkingspartners bedoelen we diegenen die meewerken of je activiteit mogelijk maken. Dat kunnen sponsors zijn, maar ook scholen, buitenschoolse opvang of zelfs de catering. Vraag hen of ze via hun achterban en communicatiekanalen de Aegon Open Roeidag willen communiceren. Je kunt het persbericht, de flyers en/of de sociale media gebruiken. Wat heeft het beste bereik?

4. Win een promoclip van je eigen vereniging Deel je actie op het thema ‘Ik neem je mee!’ De vereniging met de meest inspirerende actie, maakt kans op een interview op roeien.nl en een promoclip over de vereniging. Ideeën en aanpakken kunnen ingestuurd worden tot en met 10 april via [email protected].

5

5. Evaluatie Het projectteam dat de dag heeft georganiseerd, komt het nog een keer bij elkaar om het evenement en het draaiboek te verbeteren. En vult het evaluatie formulier van KNRB in. Zijn alle doelen gehaald? Hoe verloopt het vervolg, de opvang van de nieuwe roeiers? Wat heeft super gewerkt, wat niet? Zijn er al ideeën voor volgend jaar? Wanneer starten we het traject dan weer op, met wie? Een goede voorbereiding blijft het halve werk!

6. Tijdsplan Aegon Open Roeidag 2015 verenigingen Week week 7

Dag/datum

Week 7

10 februari 2015

Week 9

Voor 1 maart 2015

Week 12 Week 13

Voor 15 maart 23 maart

Week 14

1 april

Week 15

10 april

Week 16

18 en 19 april

Week 18

1 mei

Actie Datum vast stellen (bij voorkeur 18 of 19 april 2015) en werkgroep samenstellen Programma en planning maken Vereniging aanmelden bij KNRB Opgeven voor regionale netwerkbijeenkomsten Contact opnemen met gemeente en partners, prominenten Gegevens aanleveren voor flyers KNRB Activiteit aanmelden op www.nationalesportweek.nl Aanvraag indienen voor ervaren instructeur. Informeren en enthousiasmeren eigen leden Banner en informatie op eigen website plaatsen Flyers verspreiden (ook via eigen leden) Posters ophangen op plekken waar de doelgroep komt en ook de supermarkten, bieb, gezondheidscentrum, scholen, gemeentehuis, openbare ruimte, etc. (én eigen clubhuis) Verspreid je persbericht naar regionaal dagblad, kabelkrant, TV, radio, samenwerkingspartners etc. Lokale pers, Sponsorrelaties uitnodigen. Deel je aanpak, ideeën, acties op het thema ‘Ik neem je mee!’ via [email protected] voor 10 april. De meest aansprekende actie, maakt kans op een interview op roeien.nl en een promoclip over de open dag van de vereniging. Voor 16 april krijgt de winnaar van de KNRB bericht! Aegon Open Roeidag Maak foto´s / film en plaats verslag op je site, Facebook e.d. Registreer gegevens van bezoekers voor vervolg Stuur verslag naar lokale media en KNRB (vergeet de foto niet!) Vul KNRB evaluatie in Evaluatie Open Roeidag

6