1
31 januari 2014
DRAAIBOEK OR-VERKIEZINGEN OCI Nitrogen 2014 volgnr. uiterste datum
omschrijving werkzaamheden
uit te voeren door zie nadere art./lid toel. OR-Regl. indien ‘x’ OR
1
30/01 (tijdens OR-OV)
Bepalen verkiezingsdata, afspraken over organisatie van de verkiezingen, benoeming centrale verkiezingscie
-
art. 11, lid 1 en 2
2
07/02
OR-en, bedrijfsleiding, HRM medewerkers en vakorganisaties in kennis stellen van verkiezingsdata
-
art. 11, lid 3 en 4
3
07/02
Verzending draaiboek verkiezingen naar OR-en, vakorganisaties en (administratieve) instanties
HRM
-
-
4
07 - 21/2
Stimuleren kandidaatstelling medewerkers via netpresenter, intranet en posters
Verkiezingscommissie
-
-
5
07/2
Aan vakorganisaties per e-mail versturen van ‘raamwerksjabloon’ t.b.v. kandidaatstelling
HRM
x
-
6
30/01 (tijdens OR-OV)
Aanmaken overzicht ‘Aantallen medewerkers nieuwe OR per 1 februari 2014 t.b.v. HRM (vaststellen omvang OR)
HRM
x
art. 2, lid 3
7
17/3
Kandidaatstelling door Vakorganisaties vakorganisaties via: – Ingevulde sjabloon, te zenden aan HRM – Bereidverklaringsformulieren, ondertekend door kandidaten; eveneens te zenden aan HRM
x
art. 9
8
17/3
Kandidaatstelling door niet georganiseerde medewerkers: zie nadere toelichting
niet georganiseerde medewerkers
x
art. 9
9
18/3
Toekennen van lijstnummers ingediende kandidatenlijsten
Verkiezingscie in overleg met HRM
x
art. 9, lid 8
10
21/3
Toezending afschrift ingediende kandidatenlijsten aan indieners kandidatenlijsten
HRM
-
art. 9, lid 9
11
21/3
Toezending kandidatenlijsten, bereidverklaringen kandidaten
HRM
x
-
2
31 januari 2014
DRAAIBOEK OR-VERKIEZINGEN OCI Nitrogen 2014 volgnr. uiterste datum
omschrijving werkzaamheden
uit te voeren door zie nadere art./lid toel. OR-Regl. indien ‘x’
en overige bescheiden aan verkiezingscie 12
21/3
Publicatie bulletin ingediende kandidatenlijsten op website en publicatieborden
HRM
-
art. 9, lid 9 en tijdschema
13
28/3
Indienen eventueel bezwaar ten aanzien van kandidaatstelling
vakorganisaties en/of kiesgerechtigden
-
art. 10, lid 1
14
31/3
Onderzoek kandidatenlijsten m.b.t. vereisten ORReglement Eventueel ongeldig verklaren van betr. kandidatenlijsten alsmede rectificatie van gepubliceerde lijsten Beoordelen van eventueel ingediende bezwaren tegen kandidaatstelling
Verkiezingscie
x
art. 10, lid 2 en 3
15
31/3
Rapportage aan HRM m.b.t. Verkiezingscie onderzoek kandidatenlijsten door verkiezingscie
-
-
16
25/4
Uiterste datum publicatie kandidatenlijsten
-
-
HRM
Via intranet, publicatieborden 17
06/5
Aanmaken van bestand HR Support oproepingsbrief kiesgerechtigden
x
-
18
08/5
Verzenden oproepingsbrieven via email naar kiesgerechtigden (inclusief inlogcode)
WebElect i.s.m. HRM
x
Art. 13
19
08/5
Oproep via publicatieborden en intranet, Netpresenter om aan verkiezingen deel te nemen
HRM i.o.m. verkiezingscie
-
-
Attenderen op bewaren oproepingsbrief met inlogcode en mogelijkheid om deze op te vragen Kiesgerechtigden
x
art. 13
20
Tot uiterlijk Verzoek aan verkiezingscie om
3
31 januari 2014
DRAAIBOEK OR-VERKIEZINGEN OCI Nitrogen 2014 volgnr. uiterste datum
omschrijving werkzaamheden
16/5
inlogcode
21
16/5
Verstrekken inlogcode door HR Support via mail of persoonlijke overhandiging
22
19-23 mei 2014
Het houden van de ORverkiezingen (oproep op intranet, Netpresenter)
uit te voeren door zie nadere art./lid toel. OR-Regl. indien ‘x’
Kiesgerechtigden
-
art 13
-
art. 13
-
art. 14
Openstellen website op 19 mei HRM/WebElect om 00.00uur en sluiten website op 23 mei om 10.00uur 23
23/5 om 13:00uur
Opmaken van de totaal-uitslag van de OR.
Verkiezingscie
24
23/5 om 15:00
Vaststellen uitslag OR
Verkcie (alle OR leden) + management
25
23/5 om 15:00
Vaststelling zeteltoewijzing
OR
x
art. 15
26
z.s.m.
Schriftelijke mededeling van verkiezing tot OR-lid
OR-voorz. i.s.m. OR-secr.
x
-
27
z.s.m.
Publicatie van de uitslag van de stemming en van de vastgestelde zeteltoewijzing
OR secr. in overleg met HRM
-
art. 15, lid 12
28
z.s.m.
Totaaluitslag en zeteltoewijzing doen toekomen aan HRM
OR-secr.
-
-
29
z.s.m.
Indieners van kandidatenlijsten informeren over totaaluitslag en zeteltoewijzing
HRM
-
-
30
Tot 3 maanden na publ. zeteltoewijzing
Uitslag op CD-rom zetten
Verkiezingscie i.s.m. HRM
-
-
31
3 maanden bewaren van de stukken als na zetelomschreven onder volgnr. 37 toewijzing
Verkiezingscie i.s.m. HRM
-
-
Art. 14
4
31 januari 2014
TOELICHTING DRAAIBOEK OR-VERKIEZINGEN 2014 Volgnr.
Nadere omschrijving werkzaamheden
5
Met het oog op een uniforme lay-out van de informatie zal HRM de vakorganisaties tijdig voorzien van sjabloon, waarop de lay-out van de te verstrekken informatie reeds is aangegeven. Daarom behoeft uitsluitend nog de variabele informatie te worden toegevoegd.
6
Controle door verkiezingscie.
7
Met nadruk worden de vakorganisaties verzocht de volgende aanwijzingen m.b.t. de aan te leveren informatie nauwgezet te volgen. Als basis voor de aan te leveren informatie dient conform is aangegeven in punt 5 het aan de vakorganisatie gezonden sjabloon te worden gebruikt. Er mogen geen bijzondere functies zoals ‘Tab’, ‘Inspringen’ en dergelijke worden gebruikt. De tekst dient daarom als ‘platte tekst’ te worden ingevuld. De rubrieken dienen exact conform het sjabloon te worden ingevuld. Dit wil zeggen indien rubrieken in het sjabloon vet zijn gedrukt, dient dit ook bij de definitieve tekst te geschieden, komma’s moeten op dezelfde plaats worden aangegeven als in het sjabloon, er dienen geen komma’s of punten te worden geplaatst indien dit ook niet in het sjabloon het geval is, etc. Conform het sjabloon moeten de volgende rubrieken achtereenvolgens per kandidaat worden aangegeven: Familienaam, Voorletters (VETGEDRUKT) volledig adres stamnummer bedrijfsonderdeel van betrokkene (OMA, OMF, OMM of ONM) OMA = OCI Manufacturing Ammonia OMF= OCI Manufacturing Fertilizers OMM= OCI Manufacturing Melamine ONM= OCI Nitrogen Mauritspark Ten aanzien van het bedrijfsonderdeel van betrokkene wordt dringend verzocht geen verouderde namen te hanteren. Van elke kandidaat dient een door de kandidaat ondertekende bereidverklaring, dat hij een eventuele verkiezing zal aanvaarden, te worden gevoegd bij de aan HRM te zenden stukken. Met het oog hierop zal bij de toezending van het sjabloon aan de vakorganisaties tevens een aantal blanco bereidverklaringsformulieren worden toegevoegd. Geen kopieën inleveren! Het ingevulde sjabloon en de bereidverklaringsformulieren dienen uiterlijk 17 maart 2014 in het bezit te zijn van: Mw. C. Stijnen HRM OCI Nitrogen Postbus 601 6160 AP Geleen HRM zal zorgdragen voor de verzending van de kandidatenlijsten en de
5
31 januari 2014
TOELICHTING DRAAIBOEK OR-VERKIEZINGEN 2014 Volgnr.
Nadere omschrijving werkzaamheden bereidverklaringen naar de betrokken bedrijfsinstanties, alsmede voor de verdere verwerking van de informatie
8
De kandidaatstelling door niet georganiseerde medewerkers geschiedt op de volgende wijze: – De kandidatenlijst wordt ingediend bij HRM middels een bij HRM beschikbaar kandidaatstellingsformulier – Van elke kandidaat dient een door de kandidaat ondertekende bereidverklaring, dat hij een eventuele verkiezing zal aanvaarden, aan HRM te worden gezonden. Deze formulieren zijn eveneens bij HRM verkrijgbaar. – De kandidatenlijst dient te worden voorzien van 30 handtekeningen van niet georganiseerde medewerkers. Hierbij worden meegerekend de in het voorgaande punt genoemde bereidverklaringen. – Tevens dient een aparte lijst te worden toegevoegd, waarin van de ondertekenaars wordt vermeld: naam, voorletters, volledig adres, stamnummer en bedrijfsonderdeel (zie toelichting bij punt 7) – HRM zal zorgdragen voor verzending van de bescheiden naar de betrokken bedrijfsinstanties alsmede voor de verdere verwerking van de informatie. Uiterlijk 22 april dienen alle kandidaten bekend te zijn!
9
Na ontvangst van de kandidatenlijsten zullen in een gezamenlijke bijeenkomst van de verkiezingscie en HRM de lijstnummers van de kandidatenlijsten worden toegekend
11
HRM zal de kandidatenlijsten, bereidverklaringen van de kandidaten en eventuele overige bescheiden doen toekomen aan de verkiezingscie teneinde hen in staat te stellen de kandidatenlijsten te beoordelen op de vereisten conform het OR-Reglement
14
Indien de verkiezingscie een kandidatenlijst ongeldig verklaart dient zij zorg te dragen voor rectificatie van de gepubliceerde kandidatenlijsten
17
Dit bestand dient per kiesgerechtigde de navolgende gegevens te bevatten:
Verkiezingsdata: ’19-20-21-22-23 mei 2014’ Stamnummer Naam OR Naam + Voorletters (volledige naam inclusief voorvoegsels) Adres Postcode en Woonplaats Emailadres inlogcode
Voor een nadere definitie van ‘kiesgerechtigden’ zie het hiernavolgend punt 18. 18
WebElect zal zorgdragen voor het verzendklaar maken en verzenden van de oproepingsbrieven per email naar kiesgerechtigden.
21
In geval van niet-ontvangst of verlies van de oproepingsbrief kan een kiesgerechtigde medewerker persoonlijk éénmaal bij de verkiezingscie een verzoek indienen om een inlogcode. De uiterste datum voor het indienen van dit verzoek is 2 werkdagen vóór de
6
31 januari 2014
TOELICHTING DRAAIBOEK OR-VERKIEZINGEN 2014 Volgnr.
Nadere omschrijving werkzaamheden verkiezingen, derhalve vrijdag 3 juni. Kiesgerechtigde dient een e-mail te sturen aan HR Support of haalt de inlogcode persoonlijk op indien hij geen e-mailadres heeft.
25
Na ontvangst van de totaaluitslag, welke is opgesteld door de Verkiezingscommissie, stelt de OR de zeteltoewijzing vast. Opgemerkt dient te worden dat de zeteltoewijzing niet in het openbaar geschiedt.
26
Nadat de zeteltoewijzing heeft plaatsgevonden zal de voorzitter van de OR de gekozen leden een schriftelijke mededeling over hun verkiezing tot lid van de OR doen toekomen
