Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is.

Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf

ISBN 963 9430 76 5

© Dr. Pétery Kristóf PhD, 2003 © Mercator Stúdió, 2003

Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489


TARTALOM

3

TARTALOM TARTALOM ...................................................................................... 3 ELŐSZÓ.......................................................................................... 13 A WORD 8/97 ÚJDONSÁGAI......................................................... 16 Parancsok megváltozott helye................................................... 16 A Word 97 új parancsai ................................................................ 18 Dokumentumok megjelenítése .................................................. 22 Tallózás nézet ........................................................................ 22 Dokumentumháttér ................................................................. 22 Dokumentumtérkép ................................................................ 23 Hiperhivatkozás ...................................................................... 24 Animált szöveg ....................................................................... 24 Megváltozott navigáló eszközök ................................................ 25 Módosított szerkesztő eszközök................................................ 25 Automatikus javítás ................................................................ 25 Automatikus formázás beíráskor ............................................ 26 Automatikus kiegészítés ......................................................... 27 Kivonatoló............................................................................... 28 Automatikus stíluskészítés ..................................................... 29 Levél Varázsló ........................................................................ 30 Új grafikus eszközök.................................................................. 33 Szövegdobozok ...................................................................... 34 Megváltozott táblázatkezelés..................................................... 35 Megváltozott szegély és mintázat.............................................. 35 E-mail kapcsolódás ................................................................... 36 Kapcsolódás a Webhez ............................................................. 37 Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

4

TARTALOM Munkacsoportos lehetőségek .................................................... 40 Többnyelvűség támogatása....................................................... 41 A Word 97 programozása.......................................................... 43 Új segítség................................................................................. 44 Korábbi szolgáltatások elérése..................................................... 44

WORD 97 ALAPOK ........................................................................ 46 A program környezete .................................................................. 47 A billentyűzet ............................................................................. 49 Az egér ...................................................................................... 53 A Word 97 használata .................................................................. 56 A program telepítése és eltávolítása ......................................... 57 A program indítása .................................................................... 60 A program indítási kapcsolói...................................................... 65 Szoftverkörnyezet...................................................................... 66 Párbeszédpanelek és parancsok............................................... 74 Környezeti beállítások ............................................................... 75 A View csoport........................................................................ 77 A General csoport................................................................... 80 Az Edit csoport ....................................................................... 82 A Print csoport ........................................................................ 83 A Track Changes csoport ....................................................... 85 A User Information csoport ..................................................... 85 A Compatibility csoport ........................................................... 86 A File Locations csoport ......................................................... 86 A Save csoport ....................................................................... 87 A Spelling & Grammar csoport ............................................... 89 Az eszköztárak beállítása .......................................................... 91 A menük beállítása .................................................................... 98 A billentyűzet beállítása ............................................................. 99 Az alapértelmezett ikonparancsok........................................... 100 Standard eszköztár............................................................... 101 Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

TARTALOM

5

A formázószalag (Formatting eszköztár) .............................. 103 Tables and Borders eszköztár .............................................. 105 Database eszköztár .............................................................. 107 Drawing eszköztár ................................................................ 109 Forms eszköztár ................................................................... 117 Űrlapok készítése gyorstalpaló............................................. 118 A szöveg űrlapmező beállítási lehetőségei........................ 118 A jelölőnégyzet űrlapmező beállítási lehetőségei .............. 122 A legördülő űrlapmező beállítási lehetőségei .................... 123 Visual Basic eszköztár.......................................................... 124 Microsoft eszköztár............................................................... 126 AutoText (kész szöveg) eszköztár........................................ 126 Web eszköztár...................................................................... 129 WordArt eszköztár ................................................................ 131 Reviewing (korrektúra) eszköztár ......................................... 131 Control Toolbox (vezérlők) eszköztára ................................. 132 Megjelenítési üzemmódok .......................................................... 133 Szerkesztő üzemmód (Normal nézet) ..................................... 134 Vázlatszerkesztő üzemmód (Outline) ...................................... 134 Page Layout (laptükör) üzemmód............................................ 135 Online Layout (tallózás) üzemmód .......................................... 135 Nyomtatási kép üzemmód ....................................................... 136 Alapszolgáltatások...................................................................... 137 Kurzormozgatás ...................................................................... 137 Szövegírás, javítás .................................................................. 139 Automatikus javítás ................................................................. 142 Szövegkijelölés........................................................................ 144 Vágás és áthelyezés ............................................................... 146 Keresés a szövegben .............................................................. 148 Szövegrészek cseréje ............................................................. 151 Szerkesztőparancs ismétlése .................................................. 152 Szerkesztőparancs visszavonása............................................ 152 Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

6

TARTALOM Ugrás adott helyre ................................................................... 153 A segítség................................................................................... 154 A Microsoft Word súgója ......................................................... 155 Súgótartalom és tárgymutató................................................... 157 Állománykezelés......................................................................... 160 Új állomány létrehozása .......................................................... 162 Meglévő dokumentum megnyitása .......................................... 164 Egy állomány lezárása ............................................................ 173 A dokumentum tárolása........................................................... 174 Állományok törlése .................................................................. 177 Állományok tulajdonságai ........................................................ 178 Állományok csoportos nyomtatása .......................................... 182 Állományok átnevezése........................................................... 183 Fájl átirányítás, postázás, másolás.......................................... 183 A munka befejezése ................................................................... 188

A DOKUMENTUM FORMÁZÁSA................................................. 189 Karakterformák ........................................................................... 189 Váltás kis- és nagybetű között .................................................... 198 Iniciálé ........................................................................................ 198 Bekezdésformák......................................................................... 199 Szegélyek a bekezdések körül ................................................... 207 Oldalak szegélyezése................................................................. 211 Tabulátorok beállítása ................................................................ 213 Felsorolásjelölés és számozás ................................................... 216 Szakaszok, fejezetek formátuma................................................ 221 Lap- és margóbeállítás ............................................................... 225 Lapszámozás .......................................................................... 228 Fejléc, lábléc, élőfej, élőláb...................................................... 229 Laptördelés szabályozása ....................................................... 232 Szövegdobozok kezelése ........................................................... 234 Szövegdobozok létrehozása.................................................... 235 Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

TARTALOM

7

Szöveg beillesztése szövegdobozba ....................................... 236 A szövegdobozok csatolása .................................................... 236 Szöveg felosztása gyorstalpaló ............................................ 237 A szövegdobozok formázása................................................... 238 Csatolt szövegdobozok másolása gyorstalpaló .................... 245 Kép- és keretigazítás .................................................................. 246 Szövegkiemelés ......................................................................... 250 Automatikus formázás ................................................................ 251 Levelezés gyorstalpaló ............................................................... 256 Általános előírások .................................................................. 256 A feladó és címzett adatai ....................................................... 261 Keltezés, irattározási adatok.................................................... 264 A levél szövege ....................................................................... 266 Az aláírás................................................................................. 267 Fejléces levélpapírok ............................................................... 269 Levélminták, LevélVarázsló ..................................................... 270 SABLONOK ÉS STÍLUSOK ......................................................... 275 A Word telepített sablonjai.......................................................... 276 Általános sablon ...................................................................... 276 Levél és Fax sablonok ............................................................. 276 Feljegyzés sablonok ................................................................ 279 Jelentés sablonok.................................................................... 279 Egyéb dokumentum sablonok ................................................. 279 Meglevő stílusok alkalmazása .................................................... 280 Stílusalkalmazás formázószalaggal......................................... 281 Stílusok alkalmazása minta alapján......................................... 282 Stílusok alkalmazása billentyűvel ............................................ 284 Stílustár és kapcsolt stíluslap ..................................................... 284 Új stílus létrehozása ................................................................... 286 Stílus létrehozása szerkesztés előtt ........................................ 286 Stílus rögzítése stílusjegyek alapján........................................ 289 Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

8

TARTALOM Stílus átvétele dokumentumból................................................ 290 Meglévő stílusok módosítása ..................................................... 292 Sablonállományok alkalmazása ................................................. 292 A sablonállomány módosítása.................................................... 295 Stílusalkalmazás gyorstalpaló ................................................. 296 A sablonállomány kinyomtatása ................................................. 296

A DOKUMENTUM TÖRDELÉSE.................................................. 298 Szakasz-, oldal- és hasábtörések............................................... 298 Könyvjelzők beillesztése............................................................. 299 Lábjegyzetek létrehozása ........................................................... 301 Képaláírás, objektumszámozás.................................................. 303 Hivatkozások elhelyezése .......................................................... 305 Kereszthivatkozások elhelyezése............................................ 306 Stílushivatkozások................................................................... 307 Könyvjelzős hivatkozások........................................................ 312 Lábjegyzet-hivatkozások ......................................................... 313 Hiperhivatkozások ...................................................................... 314 Dátum- és időbeírás ................................................................... 315 Mezőutasítások .......................................................................... 316 Szimbólumok beszúrása............................................................. 369 Magyarázó jegyzetek beszúrása ................................................ 371 Állományok bekapcsolása .......................................................... 373 Képek beszúrása........................................................................ 375 ClipArt kép beszúrása ............................................................. 375 Kép beszúrása fájlból .............................................................. 378 Alakzatok beszúrása ............................................................... 379 Lapolvasóról származó képek ................................................. 380 A csatolt állományok aktualizálása .......................................... 381 TÁBLÁZATOK KEZELÉSE .......................................................... 383 Táblázatok létrehozása............................................................... 385 Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

TARTALOM

9

Mozgás a táblázatokban............................................................. 387 Kiválasztás a táblázatokban ....................................................... 388 Kész táblázatok formázása......................................................... 389 A táblázat méreteinek módosítása .......................................... 391 Táblázatsor magasságának állítása ..................................... 392 Táblázatoszlop szélességének állítása................................. 393 Táblázatméretezés egérrel ......................................................... 394 Táblázatkonverziók..................................................................... 395 Cellaműveletek ........................................................................... 396 Számolás a cellákban................................................................. 399 Rendezés ................................................................................... 403 Táblázat rendezése ................................................................. 403 A dokumentum rendezése....................................................... 405 OBJEKTUMOK BESZÚRÁSA...................................................... 406 Objektumok ............................................................................. 406 Címszerkesztő............................................................................ 408 A WordArt eszközei ................................................................. 411 Vektoros rajzoló.......................................................................... 413 Egyenletszerkesztő .................................................................... 415 Az egyenletszerkesztő parancsai ............................................ 417 Edit ....................................................................................... 418 View...................................................................................... 418 Format .................................................................................. 418 Style...................................................................................... 421 Size....................................................................................... 423 Egyenletszerkesztő eszköztár ................................................. 424 Az eszköztár szimbólumai .................................................... 424 Az eszköztár mintái .............................................................. 428 Szervezeti sémák készítése ....................................................... 432 Médiaklipek beillesztése ............................................................. 434 Grafikonrajzoló ........................................................................... 439 Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

10

TARTALOM A grafikonrajzoló fájlkezelése .................................................. 441 Grafikonszerkesztés ................................................................ 442 A grafikonrajzoló nézetei ......................................................... 444 Insert menü.............................................................................. 444 A diagramok formázása........................................................... 445 A diagramszerkesztő eszközei ................................................ 460 Adatok kezelése ...................................................................... 463

AUTOMATIKUSAN LÉTREHOZOTT JEGYZÉKEK ..................... 465 Tárgymutató ............................................................................... 465 Tárgyszó megjelölése.............................................................. 466 Tárgymutató-szintek meghatározása ...................................... 469 A tárgymutató formája ............................................................. 473 Tartalomjegyzék ......................................................................... 474 Tartalomjegyzék-cím megjelölése ........................................... 475 Tartalomjegyzék-szintek .......................................................... 476 A tartalomjegyzék létrehozása................................................. 476 A tartalomjegyzék formája ....................................................... 481 Ábrák, egyenletek jegyzéke........................................................ 482 A jegyzékek frissítése ................................................................. 483 VÁZLATSZERKESZTÉS .............................................................. 484 Automatikus címszint-jelölés ...................................................... 486 A címszintforma módosítása ...................................................... 487 Hosszú dokumentumok kezelése ............................................... 488 MAKRÓPARANCSOK .................................................................. 492 Új makró felvétele....................................................................... 494 Gyorstalpaló (makró készítése) ............................................ 496 Makrók futtatása ......................................................................... 496 Makrók szerkesztése .................................................................. 497 Makró törlése.............................................................................. 498 Makró átnevezése, másolása ..................................................... 498 Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

TARTALOM

11

NYELVI SZOLGÁLTATÁSOK ...................................................... 499 Helyesírás-ellenőrzés ................................................................. 499 Elválasztás ................................................................................. 503 Nyelvhelyesség-ellenőrzés ......................................................... 506 Szinonimaszótár ......................................................................... 507 NYOMTATÁS................................................................................ 509 A nyomtató beállítása ................................................................. 509 A szöveg kinyomtatása............................................................... 510 KÖRLEVELEZÉS.......................................................................... 514 A körlevelek elemi részei ............................................................ 514 Az adatdokumentum kialakítása................................................. 517 Adatdokumentum létrehozása ................................................. 517 Meglévő adatállomány felhasználása ...................................... 518 Fejlécállomány műveletek ....................................................... 520 Címjegyzék használata ........................................................... 520 A törzsdokumentum kialakítása.................................................. 521 Az összefésülés.......................................................................... 525 Címkeformátum beállítás............................................................ 529 Borítékformátum beállítása......................................................... 531 Különleges utasítások................................................................. 532 ASK (KÉRDÉS) utasítás.......................................................... 533 FILLIN (ÉRTÉK) utasítás ......................................................... 535 IF (HA) utasítás ....................................................................... 536 MERGEREC (KÖRLEVREKORD) utasítás ............................. 537 MERGESEQ (KÖRLEVSORSZÁM) utasítás........................... 537 NEXT (KÖVREKORD) utasítás ............................................... 538 NEXTIF (KÖVREKORDHA) utasítás ....................................... 538 DEF utasítás............................................................................ 539 SKIPIF (KIHAGYÁSHA) utasítás ............................................. 539 Összefésülési példa ................................................................ 540 Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

12

TARTALOM

EGYÉB SZOLGÁLTATÁSOK....................................................... 543 Borítékok és címkék kezelése .................................................... 543 A dokumentum védelme ............................................................. 546 A változtatásjelző........................................................................ 547 A Word, mint HTML szerkesztő .................................................. 549 ELEKTRONIKUS ÜZENETEK ...................................................... 554 Fax küldése ............................................................................. 554 Levelek küldése....................................................................... 558 Körözvények postázása .......................................................... 561 IRODALOM ................................................................................... 565


ELŐSZÓ

13

ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! Mielőtt könyvünk olvasásába fogna, kérjük engedje meg, hogy magyarázattal szolgáljunk az esetleg kissé szokatlan – bár könyveinkben következetesen alkalmazott – szerkezettel, tartalmi felépítéssel kapcsolatban. A program leírásánál abból a megfontolásból indultunk ki, hogy a kezdő és a gyakorlott Windows felhasználók számára egyaránt fontos a környezet megfelelő mélységű ismerete. A legutóbbi 16 bites Windows változatok után gyökeres változást hozott a Windows 95, illetve a hasonló felhasználói felületű Windows NT. Ez a programok kezelésében is újdonságot jelent, még a gyakorlottabbak számára is. A programkörnyezet ismeretének szükséges elsajátítása érdekében könyvünkben az Office programoktól megszokott módon különös gonddal kidolgozott környezet ismertetését vettük előre. A programmal ismerkedő felhasználó meglepődik a programkörnyezet gazdagságán, valamint a program sokoldalúságán. A számtalan – a Word előző változatából már ismert – eszköztár, ikon ismertetését a könyv elejére véve esetleg ismeretlen, csak később részletezett fogalmak is előkerülnek. Az ezek közötti eligazodást segíti a könyv végén megtalálható tárgymutató. Ha a program használata során egy paranccsal kapcsolatos kérdésünk lenne, akkor a tárgymutatókban keressük meg az adott programelemhez tartozó oldalszámot, amelyet lapozzunk fel a könyvben. Ugyancsak a könyv végén foglaljuk össze a legfontosabb billentyűparancsokat is. A fenti kezelési mód némiképpen módosul az elektronikus könyvet „forgatók” számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-Book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

14

ELŐSZÓ

nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. Aki először e könyv révén ismerkedik meg ezzel a nagyszerű programmal, annak főiskolai, illetve számos tanfolyam vezetésében szerzett oktatási tapasztalataink alapján tanácsoljuk, hogy a „Környezeti beállítások” című fejezet áttekintése előtt mindenképpen olvassa el az „Alapszolgáltatások” című fejezetet. Ez a fejezet a Winword korábbi, 7.0-ás változatát ismerők számára is tartalmaz újdonságokat. Az ott leírtak kipróbálása után visszatérve a környezet legmegfelelőbb beállításához, vagyis a Word testreszabásához, az újdonságok ismertetéséhez, sokkal könnyebben érthetővé válik ez a rész. Az első fejezet – amely „A Word 8/97 újdonságai” címet viseli –, mutatja be a program változásait a legutolsó, 7.0-val jelölt verzióhoz képest. A könyv tárgyát képező változat valójában a program 8. verziója, de az Office programcsomag fejlesztői a legújabb változatban következetesen a program készítésének dátumát használják azonosításra, így én is a Word for Windows 97-et, vagyis röviden a Word 97-et alkalmaztam. A második-harmadik fejezet szinte teljességgel lefedi a mindennapos irodai-szövegszerkesztői munkát. Aki már meglehetős gyakorlattal rendelkezik e területen, az térjen át a további fejezetekre, ahol a program olyan további lehetőségeit írjuk le, amelyek még az első fejezetben ismertetett, alapvető munkák végzését is megkönynyítik. A negyedik – a stílusokkal foglalkozó – fejezet ismerete és a benne leírt parancsok használata szorosan az általános, mindennapi programalkalmazáshoz kapcsolódik. A további részek a haladók számára készültek. Olyan szolgáltatásokat ismertetünk ezekben, amelyekkel a profi kiadványszerkesztő programok lehetőségeit is megközelíthetjük. A szerkesztett dokumentum formai kialakítását, képek és egyéb objektumok beszerkesztését, táblázat kezelését, nyelvtani szolgáltatások elérését, sőt az elektronikus postázást is értjük ez alatt. A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző (Winword 7.0-ás) változattól lényegesen eltérő funkcióDr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

ELŐSZÓ

15

megoldást ismertet. A program eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekeztünk – a terjedelem adta korlátokon belül – megfelelő mélységben ismertetni. A Word 97 programozására, sablonállomány készítésének szakmai fogásaira érdeklődés esetén külön kötetben kívánunk kitérni. Javítottak a program szolgáltatásain, bővítették a beilleszthető objektumokat és néhány nagyon lényeges változtatást is végrehajtottak (a programot most már Visual Basic nyelven „fejleszthetjük tovább”). A programot igazi HTML szerkesztőként is alkalmazhatjuk. A program sebessége nőtt, a képek tömörített tárolása folytán viszont egy ehhez a könyvhöz hasonlóan illusztrált kiadvány esetében viszont körülbelül 80 százalékos méretcsökkenéssel lehet számolni! Az ismertetést több – remélem minden szükséges – helyen példa támasztja alá. Néhol szükségét éreztük ennél bővebb kifejtését is a legfontosabb műveleteknek. Ezeket gyorstalpalókban tettük meg, melyekre a mellékelt ábra hívja fel a figyelmet. A gyorstalpalók a feladatok megoldását lépésről-lépésre mutatják be. A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a DOS operációs rendszer és a Windows 95, illetve NT operációs rend rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat.

Szentendre, 2003. január Köszönettel

a szerző.


16

1. FEJEZET

A WORD 8/97 ÚJDONSÁGAI Könyvünk első fejezetében tájékoztató jelleggel mutatjuk be a Word for Windows 97, azaz a Winword 8.0 (Word 97) program újdonságait, amelyek részletezésére a későbbi fejezetekben még visszatérünk. E részben vázlatosan mutatjuk be a Word e változatának legjellegzetesebb eltéréseit a megelőző, Word for Windows 95, azaz a Word 7.0-s változatától. A kevésbé lényeges változásokat a programot használók által már ismert parancsok leírásánál részletezzük. A programmal most ismerkedők, azaz korábbi Word tapasztalattal nem rendelkezők számára azt tanácsoljuk, hogy ugorják át ezt a részt és a szövegszerkesztés alapszolgáltatásainak (2. fejezet) megismerése után térjenek ide vissza. A Word 97 felismeri a Word 95 vagy 6.0 programmal készült fájlokat. Beolvasás során ezeket Word 97 formátumúvá konvertálhatjuk. Ez a formátum többek között arról nevezetes, hogy megoldja a Word dokumentumok régi nagy problémáját, azaz a túlságosan nagy méretű dokumentumok tárolását. Ennek érdekében a Word a beillesztett képeket tömörítetten tárolja, így a méretcsökkentés igazán a sok ábrát tartalmazó dokumentumokon érvényesül. A Word 97 képes használni az összes, Word 95-ben vagy 6.0-ban készített adatot és formázást. A Word 97 állományok is elmenthetők a Word 95 vagy 6.0-s verziójának megfelelő formátumban, ekkor azonban a Word 97-ben megjelent új formázások eredményei elvesznek.

Parancsok megváltozott helye A Word 95, illetve 6.0 egyes parancsai és szolgáltatásai a Word 97ben a menüszerkezet új helyére kerültek. A Word 97-ben megváltoDr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

A WORD 8/97 ÚJDONSÁGAI

17

zott helyű, illetve funkciójú parancsokat foglalja össze a következő táblázat. Word 95 vagy 6.0 Megfelelője a Word 97-ben parancs File menü Sablonok Tools menü Templates and Add-Ins. Send File menü Send To/Mail Recipient. Körözvény File menü Send To/Routing Recipient File Find (Word 6.0- A dokumentumok keresését a File menü Open ban) párbeszédpaneljén végezzük. Kísérő információk File menü Properties. (Word 6.0) Edit menü AutoText Insert menü AutoText/AutoText. Bookmark Insert menü Bookmark. View menü Annotation Insert menü Comment. Insert menü Annotation Insert menü Comment. Frame Megszűnt. Előbb az Insert menü Text Box parancsát használjuk, majd a szövegdoboz konvertálható keretté. Megszűnt. Űrlapmezők beszúrásához használForms juk a View menü Toolbars almenüjével megjeleníthető Forms eszköztárat. Format menü Heading Átkerült a Bullets and Numbering párbeszédNumbering panel Outline Numbered lapjára. Csak kijelölt keret esetén használható. SzöFrame vegdobozok formázásához használjuk a Format Object párbeszédpanel Text Box lapját. Csak kijelölt kép esetén használható. Picture


18

A Word 97 új parancsai

Tools menü Spelling Nyelvtan Elválasztás Szinonimaszótár Track Changes

Help menü Microsoft Word Help

A Spelling és Grammar parancs egyesült az Tools menü Spelling and Grammar parancsában. Tools menü Language/Grammar Tools menü Language/Hyphenation Tools menü Language/Thesaurus Az Tools menüben három új parancs felel meg a korábbi korrektúrakezelésnek. Ezek a Track Changes almenüben találhatók: Highlight Changes (az Átnézés parancsnak felel meg), Accept or Reject Changes (a Változások követése parancsnak felel meg), Compare Documents (a Változatok összevetése funkciónak felel meg). Help menü Microsoft Word Help. Ez a parancs jeleníti meg az Office Segédet.

A Word 97 új parancsai A Word for Windows 97-ben számos új parancs jelent meg. Ezek a menükből, illetve ikonokkal adhatók ki. Az új menüparancsok: Word 97 parancs File menü Save as HTML format

Művelet, felhasználási terület A szerkesztett dokumentumot weblap formátumban menti el (ha a weblapok készítésére szolgáló Word funkciót telepítettük). A Hypertext Markup Language, vagyis HTML olyan rendszer, amely dokumentumokat a világhálózaton (a World Wide Weben) megjelenítésre alkalmas módon formázza. Az ilyen formátumú dokumentumok tartalmazhatnak referenciagrafikákat, formázó karaktereket.



Versions Send To almenü

19

Ezeket a dokumentumokat webböngészővel, például a Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigátor programmal tekinthetjük át. Az ilyen állományok a Word 97-be közvetlenül betölthetők és Word formátumban is elmenthetők. A szerkesztett dokumentum több változatát egy fájlba menti, és felsorolja az aktív dokumentum változatait. A szerkesztett dokumentumot más címzetteknek vagy más programoknak, illetve eszközöknek (fax) elektronikusan postázza. Az almenü parancsai kiadhatók úgy is, hogy az Open párbeszédpanel postázandó állományára a jobb egérgombbal kattintva megjelenített helyi menü parancsait vagy a postázó ikonokat alkalmazzuk.

Edit menü Paste as Hyperlink Hiperhivatkozásként illeszti be és formázza a Vágólap tartalmát. A beillesztést csatolja az eredeti helyhez, ahonnan másoltuk. A hiperhivatkozás színnel és aláhúzással kiemelt szövegrész vagy kép, amelyre kattintva más fájlt (ami természetesen lehet saját gépünkön is), World Wide Web HTML lapot, Gopher szolgáltatót, telnet-kapcsolatot, hírcsoportot, FTP helyet érhetünk el. View menü A képernyőn való mozgást és olvasást megOnline Layout könnyítő tallózás nézetbe vált. Ez nem WYSIWYG megjelenítés, azaz a képernyőn olvasáshoz legmegfelelőbb formára áttördeli a program a megjelenített oldalakat, azokat nem nyomtatási formájukban látjuk. A képernyőn mozgást és a hosszú dokumenDocument Map tumokban való tájékozódást segítő vázlatablakot jeleníti meg. Ez a szerkesztőablak mellett Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

20

A Word 97 új parancsai megjelenített vázlat nézethez hasonló.

Insert menü Picture almenü

Hyperlink

Text Box

Text Direction

Format menü Text Direction

A beszúrni kívánt grafikus elem (Clipart ábra, Wordart címszerkesztővel készített objektum, diagram, beépített Word alakzat) vagy bitkép, videofelvétel típusát meghatározó menü. Újdonság, hogy közvetlenül lapolvasóról (szkennerről) származó képeket is beszúrhatunk. A Word a dokumentumokba beillesztett grafikákat vagy képeket automatikusan tömöríti (a képeket eredetileg JPEG formátumban tárolja és minden raszterformátumot az új PNG tömörített formátummá alakít át). Tetszőleges helyen (külső – internet – vagy belső – intranet – webhelyen, illetve bármely fájlszerveren) tárolt bármely Microsoft Office, HTML vagy más formátumú fájlhoz csatolást szúr be. Megfelel az ikonnak vagy a Ctrl+Alt+Z billentyűkombinációnak. A hiperhivatkozás beillesztésénél megadhatjuk a hivatkozott állománynak egy könyvjelzővel jelölt részét is. Az ilyen hivatkozás aláhúzott jelére kétszer kattintva töltjük be a hivatkozott állományt, amelynek azonnal könyvjelzővel megjelölt részére ugrunk. Az oldal tetszőleges helyére, szöveggel körülfolyatható szövegdobozt szúr be. A szövegdoboz szükség esetén keretté alakítható. A szövegdoboz is csatolható. A táblázatcellák, szövegdobozok és alakzatok szövegének írásirányát változtatja meg. Ebben a változatban ezeket az elemeket már függőlegesen írt, jobbról vagy balról olvasható szöveggel is kitölthetjük. Az ilyen irány csak az Oldalkép és a Tallózó nézetben látható.



Background

Page Border

21

A dokumentum hátterének színét és anyagmintázatát határozza meg. Ez a háttér csak Tallózás nézetben, illetve a HTML formátumra konvertált dokumentumokon látható. A Borders and Shading párbeszédpanel Page Border lapján a teljes dokumentumra vonatkozóan beállíthatjuk a minden oldalon megjelenő szegélyt.

Tools menü Language almenü

Itt a kijelölt szövegrészre érvényesen beállítható a nyelvi szolgáltatások során figyelembe vett nyelv. Kiválaszthatjuk a szinonimaszótárt, beállíthatjuk az elválasztás paramétereit. Angol szöveget tartalmazó állománynál elkéAutoSummarize szíti a dokumentum kivonatát. Macro/Visual Basic Átvált a Visual Basic makrókódok szerkesztésére szolgáló Visual Basic környezetbe. Sajnos a korábbi Word változatok Wordbasic nyelvén írt makrók nem mindig futtathatók az új Wordben. Table menü Ceruza alakú egérmutató használatával tábláDraw Table zatokat és cellákat rajzolhatunk. Ezzel sokkal egyszerűbbé vált a táblázatok létrehozása. Megfelel az ikonnak. Azonos magasságúra állítja a kijelölt sorokat Distribute Rows vagy cellákat. Evenly Azonos szélességűre állítja a kijelölt sorokat Distribute vagy cellákat. Columns Evenly Help menü Megjeleníti az Office Segédet, mozgó kis figuContents and Inrát, amely a megfelelő időben mindig hasznos dex új ötlettel áll elő munkánk hatékonyabbá tételéhez (lásd az 1-9. ábrát). Ezzel a paranccsal kérdőjelre változtatjuk az What’s this? egérkurzort, amellyel megjelölve a képernyő Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

22


Microsoft on the Web almenü parancsai

tetszőleges részét (eszköztár-elemet, menüparancsot), az adott elem rövid leírását jeleníthetjük meg. Korábban erre a Standard eszköztár Súgó ikonja szolgált. Megfelel a Shift+F1 billentyűkombinációnak. Átvált a World Wide Weben található Microsoft honlapra. Ennek eléréséhez Internet hozzáférés szükséges.

A következőkben kicsit részletesebben bemutatjuk ezeket az újdonságokat.

Dokumentumok megjelenítése Több olyan új eszközt fejlesztettek ki, amelyek hatékonyabbá teszik a dokumentumok olvasását, a hosszabb dokumentumok áttekintését és megkönnyítik a dokumentumok közötti átváltást, illetve a dokumentumon belüli mozgást.

Tallózás nézet Ez a nézet a vízszintes gördítősáv elején megtalálható Online Layout View ikonnal, vagy a View menü Online Layout parancsával kapcsolható be. Ebben a nézetben mutatnak a legjobban dokumentumok a képernyőn. A szöveg a képernyőablak méretéhez igazodóan nagyobb lesz. Csak ebben a nézetben, illetve a HTML formátumban látható a Format menü Background parancsával beállított háttérmintázat (lásd az 1-1. ábra jobb oldalát).

Dokumentumháttér Kellemesebb megjelenést kölcsönözhetünk a Tallózás nézetben megjelenített dokumentumoknak a Format menü Background parancsával. Ez a háttér tartalmazhat színeket vagy anyagmintákat. A



23

HTML formátumban elmentett állományokba ez a jellemző bekerül, de nem nyomtatható (lásd az 1-1. ábra jobb oldalát).

1-1. ábra

Dokumentumtérkép A Word nyomtatási kép nézetén kívül bármely megjelenítési módjában alkalmazható dokumentumtérkép segítségével a dokumentum tetszőleges részét könnyen elérhetjük. A View menü Document Map parancsa ( ikon) a szerkesztőablakot két táblára osztja, a bal oldaliban a dokumentumtérkép, a jobb oldaliban a dokumentum tartalma látható (lásd az 1-1. ábra bal oldalát). A két ablakrész közötti határoló vonalat egérrel elhúzva áthelyezhetjük. A dokumentumtérkép alapját a dokumentum címsor stílusú bekezdései képezik, így könnyen áttekinthetjük a dokumentum szerkezetét és egyetlen kattintással a kiválasztott címsorra ugorhatunk. A dokumentumtérképen kiemelten jelenik meg a kurzor aktuális helye, azaz az a pont, Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

24


ahol éppen állunk. Vázlat nézetben a dokumentumtérkép is csak a megjelenített címsorokat mutatja.

Hiperhivatkozás Külső – Internet – vagy belső – intranet – webhelyen, illetve bármely fájlszerveren tárolt bármely Microsoft Office, HTML vagy más formátumú fájlhoz csatolást szúrhatunk be az ikonnal, az Insertmenü Hyperlink parancsával vagy a Ctrl+Alt+Z billentyűkombinációval. E csatolásokkal („linkekkel”), illetve a hiperhivatkozásra (kereszthivatkozásokra) kattintva könnyen válthatunk a célfájlokra vagy azok hivatkozott (például könyvjelzővel jelölt) részeire. Az e-mail vagy URL címeket és UNC útvonalakat (például a Computer1 kiszolgáló számítógép Fájlok nevű megosztott mappájában található dokumentum megnyitásához: \\Computer1\Fájlok) szövegszerkesztőnk képes automatikusan hiperhivatkozásként értelmezni és ennek megfelelően formázva (a hivatkozott dokumentum elolvasása előtt és után másképpen) megjeleníteni. Az ilyen címek begépelését követően a Word automatikusan formázza és hiperhivatkozássá alakítja át. A hiperhivatkozások a szerkesztett dokumentumon belüli mozgáshoz kereszthivatkozásként alkalmazhatók. Ezekkel a képernyőn olvasott dokumentumok könyvjelzővel jelölt részeire egyszerűen (az aláhúzottan és meghatározott színnel jelölt kereszthivatkozásra, illetve a Web eszköztár megfelelő ikonjára kattintva) ugorhatunk – a szöveg keresése vagy görgetése nélkül is. A megtekintett kereszthivatkozások színjelölése megváltozik, ennek segítségével több hivatkozás esetén sem felejtjük el a már felkeresett helyeket.

Animált szöveg A dokumentum-megjelenítéshez tartozik a csak a képernyőn látszó animáció, amelynek segítségével mozgó vagy villogó szövegeket állíthatunk elő. Ennek hatását tehát csak azok láthatják, akik az eredeti dokumentumot, a Word97 alatt olvassák. Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat


25

Megváltozott navigáló eszközök Eddigi tapasztalataim szerint nehéz megszokni a függőleges gördítősáv megváltoztatását, bár igen hasznos újdonság jelent meg a böngészővel (lásd az 1-1. ábrát). A görgetősáv hagyományosan a teljes dokumentum végiglapozására szolgál. Most azonban a lapozó és ikonok között megjelent egy újabb ikon is: . Ezzel a böngészőnek nevezett ikonnal kiválaszthatjuk, hogy milyen típusú elemeket szeretnénk az és ikonokra kattintással megtekinteni. Böngészhetünk oldalanként vagy szakaszonként, megjegyzés, láb- vagy végjegyzet, mező, táblázat, grafika, címsor vagy a szerkesztési változtatások szerint. A hozzájuk kapcsolt lapozó ikonok a dokumentum eleje felé és a dokumentum vége felé a megfelelő elemre mozgatják a kurzort. A böngészés módját a Num Lock váltókapcsoló felengedett állapotában meghatározhatjuk a Ctrl+Alt+Num 7 billentyűkombináció lenyomása után is. Az előző elemre történő mozgásra alkalmazhatjuk a Ctrl+Num 9, a következő elemre történő mozgásra a Ctrl+Num 3 billentyűkombinációt is.

Módosított szerkesztő eszközök Újdonságok jelentek meg a feladatok automatizálásában is. Ezeknek a funkcióknak segítségével mindennapi munkánk nagymértékben könnyebbé válhat.

Automatikus javítás Az automatikus javítás funkció korábban is létezett (automatikusan kijavította gyakori gépelési hibáinkat, amelyre előzőleg meg kellett „tanítanunk” a programot). Az automatikus javítás most kiegészült néhány praktikus elemmel.


26


A Word a szöveg begépelése közben önműködően javítja ki a következő hibákat (a Tools menü AutoCorrect parancsával megjelenített párbeszédpanel beállításainak megfelelően): • Figyeli a bekapcsolva felejtett Caps Lock billentyűt. A Word a dOKUMENTUM szót Dokumentumra javítja a mondat elején, majd kikapcsolja a CAPS LOCK funkciót. Sajnos nem mindig működik. • Javítja a gyakran előforduló egybeírási-különírási hibákat. • Javítja a nyelvtanilag helytelen, bár önmagukban helyes szópárokat.

Automatikus formázás beíráskor A Word automatikusan megformázza a szöveget írás közben (a Format menü AutoFormat parancsával megjelenített párbeszédpanel beállításainak megfelelően): • Számozott listát vagy felsorolást készít a számmal vagy csillaggal kezdődő listákból, egymást követő bekezdésekből. • A program automatikusan alkalmazza a listában használt kiemelési módot a lista többi elemére is. • A program megvizsgálja a felsorolás vagy a számozott lista bekezdéseinek elején álló szóközök számát, és ennek megfelelően állítja be a bal behúzást. • Az egymás után leütött legalább három kötőjelből a Word egyszerű szegélyt készít, például: •

Az egymás után leütött legalább három egyenlőségjelből a Word dupla szegélyt készít, például:

•

Az angol sorszámok végét (nd) felső indexbe helyezi, például: 2nd. A beépített címstílust, például a Címsor 1-et alkalmazza, ha egy sort mondatvégi írásjel nélkül írunk le, majd megnyomjuk kétszer az Enter billentyűt.

•



•

•

•

27

Hiperhivatkozásként formázza meg a hálózati és az Internet címeket, mint http://www.microsoft.com/. Az Internet hiperhivatkozásra kattintás után, a Word elindítja a webböngészőt, és abba betölti a megadott weblapot. A hálózati hiperhivatkozásra kattintással a megfelelő programot indítjuk el és megnyitjuk a megadott célfájlt. A +----+----+ karaktersorozatból az Enter billentyű lenyomása után olyan táblázatot készít, amelyben a + jeleknek az oszlopszegélyek felelnek meg, így az oszlopok száma megegyezik a + jelek száma-1-gyel. Az oszlopok kezdő szélességét a – karakterek számával befolyásolhatjuk. A szövegközi nemtörő kötőjel (-) karaktereket nagykötőjel (–) karakterre alakítja a szóvégi szóköz billentyű lenyomása után.

Automatikus kiegészítés Egyes szavak vagy kifejezések azonosító karaktereinek beírását követően, a Word automatikusan javaslatot tesz a teljes szóra vagy kifejezésre. A javaslatot az Enter billentyű megnyomásával hagyjuk jóvá. Ezt követően a Word a szótöredéket automatikusan a teljes szóra egészíti ki. Az automatikus kiegészítést kiváltó szótöredékek és eredményük: Szótöredék Az adott év, például 1997.

Mond, Tues, Frid. Janu, febru, augu, dece. A felhasználó és a cég nevének első négy karaktere. Az Insert menü AutoText/

Eredmény A napi dátum. Formátuma attól függ, hogy az adott év begépelése után milyen karaktert adunk meg. • ha semmit: 1997-07-27, • ha pontot: 1997. július 27. A hét napjai. A hónapok neve. A felhasználó és a cég neve. Szövegtár-bejegyzések.

Például


28


AutoText párbeszédpanelen megadott rövidítések.

„hölgy” eredménye: Hölgyeim és Uraim!

Kivonatoló A Word kivonatoló funkciója csak angol nyelvű szöveg esetében használható. Segítségével egy dokumentum főbb pontjait automatikusan foglalhatjuk össze. A Word a dokumentumot statisztikai és nyelvészeti szempontból elemzi.

1-2. ábra Ennek során megállapítja, melyek a dokumentum leglényegesebb mondatai, ezek alapján elkészíti az összefoglalót. A Tools menü AutoSummarize parancsával kiemelhetjük a képernyőn látható dokumentum főbb pontjait, és azt különböző részletezettségi szinteken tekinthetjük meg, de a dokumentumból a párbeszédpanel megfelelő beállításainak alkalmazásával készíthetünk teljesen különálló dokuDr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat


29

mentumba kerülő összefoglalót vagy kivonatot is (lásd az 1-2. ábrát). Az összefoglaló terjedelmét törlésekkel szabályozhatjuk.

Automatikus stíluskészítés A Word 97-ben a stílusok alkalmazása – néhány talán nehezebben megszokható, de praktikus – újdonsággal bővült:

•

•

1-3. ábra Ha a Tools menü AutoCorrect/Autoformat AS You Type párbeszédpanel-lapon (Format/AutoFormat/Options) a Define styles based on your formatting jelölőnégyzetet bekapcsoljuk, akkor automatikusan stílust készít, valahányszor egy szövegben új formázást alkalmazunk. Az éppen végzett módosításokat automatikusan felveszi a stílusjegyek közé. A változásokat ellenőrizhetjük, és csak a jóváhagyott változtatások érvényesülnek, ha a Format/AutoFormat Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

30

•


párbeszédpanelen az AutoFormat and review each change választókapcsolót nyomjuk meg. Hasznos újdonság, hogy a Formázás eszköztáron található valamennyi stílusról bemutat egy-egy mintát, ha a stíluslistát legördítjük (lásd az 1-3. ábrát).

Levél Varázsló A Word 97 Levél Varázslója a levélkészítést automatizálja. Segítségével könnyen és gyorsan készíthetünk új leveleket. A File/New paranccsal megjelenített párbeszédpanel Letters & Faxes lapjáról indítható a Letter Wizard.

1-4. ábra Az Office Segéd lépésenkénti útmutatást ad a sablonból készítendő levelekhez. Az Office Segéd a Levél Varázsló műveleteivel teljes összhangban működik. A levél valamennyi alkotóelemével kapcsolatban a megfelelő tudnivalókat írja a képernyőre. A Segéd megjelenésekor legelső tennivalónk, hogy válasszunk a címjegyzékből vagy Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat


31

a nélkül történő címzések közül (lásd az 1-4. ábrát). A címjegyzékből történő levélcímzéssel a körlevelezésről szóló fejezetben foglalkozunk. Az Office for Windows 97 címjegyzékét egyébként felhasználhatjuk a Send one letter (Egy levél küldése) lehetőség választásakor. A Varázsló négy panellapját, amelyen a levelek összeállításához különféle adatok és elemek közül válogathatunk, a lapfülekre kattintva vagy a Next és Back nyomógombokkal is bejárhatjuk.

1-5. ábra Ha előrenyomtatott „céges” levélpapírt használunk, akkor az első párbeszédpanelen jelöljük be a Pre-printed letterhead jelölőnégyzetet és adjuk meg annak helyzetét és méretét. A Varázsló egy listában tárolja mindazoknak a nevét, címét és megszólítását, akiknek már küldtünk levelet. Az ilyen címzettnek egyszerűbb újabb levelet Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

32


küldeni, mert elegendő a nevet kiválasztani a listából, és a Word a többi adatot automatikusan kitölti.

1-6. ábra A Levél Varázsló a levél alkotóelemeit AutoTextList mezővé alakítja, így automatikusan szerkezetet és stílust ad a levélnek. A búcsúzásként beírt „Üdvözlettel:” szó például ilyen mező lesz. Ha az egér jobb gombjával a „Üdvözlettel:” szóra kattintunk, akkor a megjelenő helyi menü további levélzáró szövegeket kínál fel (lásd az 1-7. ábrát). A helyi menü Create AutoText parancsával bővíthetjük a listát. A Levél Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

1-7. ábra


33

Varázsló utolsó lépéseként – a Finish nyomógombra kattintást követően – borítékot, címkét is létrehozhatunk a levélhez vagy újból futtathatjuk a Varázslót. A Varázsló megjegyzi az eddig megadott levélelemeket és lehetőséget biztosít lecserélésükre, újabbak felvételére.

Új grafikus eszközök A Word 97-ben tovább bővítették a grafikai és rajzeszközök lehetőségeit. A korábbi Wordart beépülő alkalmazást is továbbfejlesztették (lásd az 1-8. ábrát). Az új háromdimenziós és térbeli hatások, az anyagmintaszerű és áttetsző kitöltő színek, valamint a különféle alakzatok sok lehetőséget nyújtanak a díszítésre.

1-8. ábra Eszköz Office Art

Leírás Több új rajzoló eszköz jelent meg a Rajz eszköztáron. A szövegek és grafikák szépítésére több mint százféle Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

34


Office Art képi objektumok

testre szabható alakzatot, négyféle kitöltő effektust (színátmenetes, anyagmintás, áttetsző és képi), térbeli és árnyékhatást alkalmazhatunk. Az Office Art mindegyik Microsoft Office alkalmazásban használható. Az Insert/Picture menü parancsaival könnyen illeszthetünk be képeket, Clipart ábrákat, sőt videofelvételeket vagy lapolvasóról közvetlenül beolvasott objektumokat a dokumentum bármely pontjára. A képek egérrel elhúzhatók, akár szövegen belülre is. Az objektumok sorrendjén módosíthatunk, a Send Behind Text (Szöveg mögé küldés) paranccsal a szöveghez háttérgrafikát vagy vízjelet készíthetünk. A Kép eszköztárral a képeket világosíthatjuk, élesíthetjük.

Szövegdobozok A korábban alkalmazott keretek helyébe lépett a szövegdoboz. Ez lehetővé teszi az a térbeli hatások, kitöltők, hátterek, forgatás, méretezés és méretre vágás alkalmazását. Tetszőleges irányban, tetszőleges számú szövegdobozt csatolhatunk egymáshoz. A csatolt szöEz az első szövegvegdobozokkal az egymás utáni szövegdobozba doboz, amelyet a folytatólagosan helyezhetünk el szöveget, még akkor is, ha a szövegdobozok másik oldalon helyezkednek el. Az első Ez egy képfelirat alakzat

második szövegdobozban folytatunk

szövegdoboz megtöltése után a szöveg automatikusan a csatolt következő tetején folytatódik. Csak üres szövegdobozt csatolhatunk. Tetszőleges alakú és méretű objektumot körbefuttathatunk szöveggel úgy, hogy a szöveg mindenhol egészen az objektum széléig húzódik.



35

Megváltozott táblázatkezelés Új eszközök jelentek meg táblázatok készítésére, formázására: Eszköz Táblázatrajzoló

Törlő

Függőleges igazítás

Függőleges szövegirány Sor- és oszlopméretező a táblázaton belül

Leírás Táblázatok rajzolására szolgál. Hasonlóan használjuk, mint amikor egy táblázatot tollal rajzolunk, csak itt a rajzeszköz az egér. Az egér nyomva tartott bal gombjával húzzuk meg a táblázat szegélyét, az oszlopokat és a sorokat határoló vonalat. Ezután az egyes cellák magassága és szélessége tetszőlegesen állítható. Ezzel az eszközzel egyszerűen törölhetjük a sorokat, oszlopokat és a cellák közötti határvonalakat, hasonlóan a cellaegyesítéshez. Az egy oszlopban lévő cellák is egyesíthetők, nem csak az egy sorban találhatók. Az új eszköztárgombokkal a cellák tartalmát a cellák tetejéhez , közepéhez vagy aljához igazíthatjuk. A cellában függőlegesen elhelyezkedő szöveget az ikonok balra, középre vagy jobbra igazítják. Függőleges, azaz 90 fokkal elforgatva helyezi el a táblázatcellába, szövegdobozba vagy keretbe írt szöveget. Ez például reklámszövegek szerkesztésénél, illetve keskeny oszlopok elnevezésénél hasznos, amelyekben a lapra függőlegesen is kerülhet szöveg. A sorok magasságát vagy az oszlopok szélességét a sor, illetve az oszlop szegélyének egérrel a megfelelő irányba húzásával tetszőlegesen állíthatjuk. Ha eközben az Alt billentyűt lenyomva tartjuk, az új függőleges vonalzóról leolvashatjuk a pontos méreteket.

Megváltozott szegély és mintázat Új eszközök jelentek meg a szegélyek és kitöltő mintázatok készítésére is (Format/Borders and Shading parancsa): Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

36


Eszköz Új szegélystílusok

Oldalszegélyek

Szövegszegélyek Szövegháttér mintázata

Leírás Több mint 150 szegélystílust alakítottak ki dokumentumunk külalakjának igényeink szerinti alakításához. Ezek között háromdimenziós (lásd e táblázat keretét is) és különféle, kiadványokban használatos stílusokat, például a professzionális dokumentumokban gyakorta használt többszörös vonalú szegélyeket is találunk. A teljes dokumentumra érvényesen minden oldalt külön szegéllyel vehetünk körül (csak az első oldal szegélye különbözhet a többitől). Több előre elkészített művészi vonalstílus közül választhatunk. A lapszegélyeket saját igényeinkhez alakíthatjuk, például: eltérő szegélyt alkalmazhatunk az oldal széleire, aljára, tetejére. Az élőfej és láb a szegélyen belülre is kerülhet. Szegéllyel vehetünk körül egy bekezdésen belül tetszőleges szót vagy karaktert. A szövegszegélyekkel könnyen rajzolhatunk szegélyt a címsorok köré. Tetszőleges, tömör vagy átmenetes szín választásával kiemelhetjük a dokumentum egyes részeit. Most már nemcsak a bekezdések, hanem kijelölt szavak vagy karakterek hátterét is kitölthetjük mintázattal.

E-mail kapcsolódás A Word 97 elektronikus levelezést támogató szolgáltatása az Exchange (Windows Messaging) és az Outlook programmal (ez az Office for Windows 95 Schedule+ programjának utódja) együttműködve most szabványos elektronikus üzenetszerkesztőként is működik. Alkalmazásához működő számítógépes hálózatra és az említett elektronikus üzenetközvetítő rendszerekre van szükség. Az elektronikus levelezést támogató új funkciók: • A Word a beírt hálózati, e-mail vagy Internet címeket, elérési útvonalakat (mint például http://www.microsoft. com/) automatikusan hiperhivatkozásként formázza meg, amelyre kattintva a címmel megjelölt helyre ugorhatunk. Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat


•

•

•

•

37

A program érzékeli, ha az olvasott dokumentum egy hosszabb levélváltás része, és a Dokumentumtérképen feltünteti az egyes részek szerzőjét. Az üzenetrész szerzőjének nevére kattintva azonnal a megfelelő üzenetrészre ugrunk. A Word az üzenetek olvasása vagy írása közben az abban szereplő bármely feladó vagy címzett címét kikeresi a címjegyzékből. Ehhez kattintsunk a jobb egérgombbal a névre, majd adjuk ki a helyi menü Ki kicsoda? parancsát a bal egérgombbal. A Word automatikusan formázza első megnyitásukkor a kapott közönséges szövegű e-mail üzeneteket. Beépített stílussal formázza a fejlécet, behúzással tagolja a tartalmat, különböző színeket alkalmaz az üzenetek áttekinthetősége érdekében. Tíz beépített WordMail sablont alkalmazhatunk e-mail üzenetek gyors összeállítására.

Kapcsolódás a Webhez A World Wide Web és az Internet előnyeit használhatjuk ki a Word 97 (és az összes Microsoft Office programban alkalmazható) új Webszolgáltatásaival. Ezekkel munkahelyünk belső hálózatán vagy a Weben dokumentumok kiterjedt hálózatában böngészhetünk, amelynek bővítéséhez saját magunk készítette dokumentumokkal is hozzájárulhatunk. Az új funkciók: • Dokumentumunkba írt hiperhivatkozásokkal átkapcsolhatunk külső és belső webhelyeken vagy bármely más kiszolgálón található Microsoft Office, HTML vagy egyéb fájlokra. A célfájlokra az aláhúzással és színkiemeléssel jelölt hiperhivatkozásra kattintva térhetünk át (lásd feljebb). A Word automatikusan hiperhivatkozásként értelmezi és formázza a begépelt e-mail vagy URL1 címeket és UNC2 útvonalakat. 1

URL: Uniform Resource Locator, Internetes hely címazonosítója, normál esetben egy fájlra mutat. Az URL a gazdaszámítógép egy objektuma, de egyúttal – a cím elején – meghatározza az objektumDr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

38


•

A Web eszköztár segítségével könnyen megoldható a webdokumentumok, weblapok és bármely más dokumentum gyors megnyitása, azokban keresés és böngészés. Áttérhetünk egyik dokumentumról vagy helyről egy másikra, a megnyitott dokumentumok között előre vagy visszafelé lépkedhetünk, a Weben érdekesnek talált dokumentumokat felvehetjük a Kedvencek mappájába, hogy azokat később gyorsabban elérhessük. • A Weblapok szerkesztése során alkalmazható új elemek: Jellemző Művelet Weblap A weblap létrehozásához a Varázsló különféle sablonoVarázsló kat kínál föl, amelyeket azután könnyen saját szükségleteink szerint módosíthatunk. Több, a szokványos weblapoknak megfelelő sablon közül választhatunk, amelyek például személyi adatlap összeállításához nyújtanak tartalmi útmutatást. A sablonokban a motívumhoz illő háttérszínek, felsorolásjelek, vízszintes elválasztó vonalak és egyéb elemek szerepelnek. Hang A weblapokra beépíthetünk háttérhangokat is, ha ezt a webböngészőnk lehetővé teszi. Kiválaszthatjuk a kívánt hangfájlt és az egymás utáni lejátszások számát. Mozgókép Beépíthetünk mozgóképeket is, a hanghoz hasonlóan megszabhatjuk a lejátszások számát is. A kiválasztott mozgóképhez vagy hanghoz meghatározhatjuk, hogy azt milyen esemény bekövetkeztekor, például „megnyitásra” vagy az „egérgomb felengedésére” játssza le a program. A mozgóképet, illetve hangot kezelni nem képes böngészőkben megválaszthatjuk, hogy az ilyen objektumot milyen kép vagy szöveg helyettesítse. Kép A Word dokumentumokhoz hasonlóan képeket illeszthetünk a weblapokra is. hoz hozzáférés módját is (ftp, http, gopher, mailto, news, nntp, telnet, wais, file, prospero). 2 UNC: Universal Naming Convention, hálózati mappa elérési útvonala (formája:\\kiszolgáló\mappa). Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat


39

Jellemző Mozgó szöveg, fényújság

Művelet A weblapokra fényújságot illeszthetünk, amely mozgó szöveget tartalmaz. A beírt szöveg animálásának típusát, a szöveg irányát és méretét, a gördítés sebességét és a háttér színét is megadhatjuk. Felsorolás- Tetszetős weblapok készíthetők a Word által kínált, feljelek sorolásjelként is használható színes, grafikus képekkel. Vízszintes A weblapok tagolására használhatjuk a kifejezetten a vonalak HTML formátumra kidolgozott színes, vízszintes elválasztó vonalakat. Ezzel a Word szegély- és mintázatkészítő lehetőségei bővültek. HTML űr- A HTML és a nem HTML űrlapok használatával szinte lapok azonos eredményre juthatunk. A felhasználói felület mindkét űrlap esetében ugyanazokból az összetevőkből épül fel, de bizonyos vezérlőknek van kifejezetten a HTML kódra kiterjesztett használata is. HTML kó- A Word több mint 80 HTML kódot kezel. Ezek alkalmadok zásával a weblapok szerkesztése egyszerűbb. A program az olyan gyakorta használt kódokkal, mint a táblázatok, betűtípusok lehetővé teszi a WYSIWYG („what you see is what you get”) szerkesztési módot. • A weblapok építőkövei A Word 97 webhelyén a weblapok készítéséhez felhasználható elemek olyan mintagyűjteményét találjuk meg, amelyet a legfejlettebb technika és a legújabb stílusirányzatok követése érdekében rendszeresen frissítenek. Ennek eléréséhez modemre és Internet kapcsolatra van szükségünk. A megfelelő web címeket a program Help menüjének Microsoft on the Web almenüjében találjuk meg. Innen bármely témát választva, a megfelelő Internet kapcsolat esetén a program betölti az Internet Explorert és létrehozza a kapcsolatot a megfelelő címmel (például a www.microsoft.com webhellyel). Összetevő Képernyőre szánt ClipArt gyűjtemény

Használata A weblapokhoz felhasználható legfrissebb grafikus elemeket tartalmazza. Választhatunk hátterek, felsorolásjelek, gombok, ikonok, vízszintes vonalak, mozDr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

40


Összetevő Websablonok Webeszközök automatikus frissítése

Használata mozgóképfájlok és hangok közül. A weblapok készítéséhez felhasználható szokásos összetevőket tartalmazó új sablonok. Rendszerünk kézi vagy automatikus módon frissíthető a Word webhelyéről letölthető webkiadványok készítésére szolgáló eszközökkel.

Munkacsoportos lehetőségek A más felhasználókkal való együttműködés támogatására is újdonságok, új szolgáltatások jelentek meg, amelyek a csoportos munka sajátosságait is figyelembe veszik. Az új eszközök, amelyek elősegítik a hatékonyság és a termelékenység növelését: Jellemző Használata Változatok A dokumentumon végzett munka eseményeit követhetjük nyomon a dokumentum változatainak megőrzésével. Ennek segítségével láthatjuk, ki mit és mikor változtatott a dokumentumon. Beállíthatjuk azt is, hogy a szerkesztés befejezésekor a Word minden alkalommal új változatot hozzon létre. A változatok kezelésére vonatkozó új parancs a File/Versions. Az egyes változatokon végzett módosításokhoz leírást adhatunk meg. A változatokkal kapcsolatos adatokat a Word magában a dokumentumban tárolja, ezért nincs szükség a dokumentumról másolatok készítésére. Dokumen- A módosításokat mindenki más-más példányon végeztumok heti. A különböző személyek által javasolt módosításoegyesítése kat és a dokumentumhoz fűzött megjegyzéseket egyetlen lépésben beépíthetjük a dokumentumba. A dokumentumok egyesítésére szolgál a Tools menü Merge Documents parancsa. Megjegy- Könnyen megtekinthetők a dokumentumhoz mások által zések fűzött megjegyzések, felmérhetjük, hogy mely részekhez Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat


Jellemző

Reviewing eszköztár

41

Használata tartozik megjegyzés, mert az ilyen részek sárga színnel vannak kiemelve. Az egérkurzort a kiemelő színnel jelölt szövegrész fölé mozgatva megjelenik a szerző neve és a megjegyzés (ha korábban a szerző nevét a Tools/ Options/User Information párbeszédpanel-lapon megadtuk). Az egyes megjegyzések így saját szövegkörnyezetükben olvashatók. Segítségével könnyen elérhetjük a javításhoz szükséges eszközök: nyomon követhetjük és elbírálhatjuk a módosításokat, megtekinthetjük és beilleszthetjük a megjegyzéseket, kiemelhetünk egyes szövegrészeket, elmenthetjük a változatokat, és a dokumentumot elküldhetjük email üzenetként. A Reviewing eszköztár ikonjainak megfelelő parancsok részben a Tools/Track Changes Accept or Reject Changes párbeszédpanelen keresztül is kiadhatók.

Többnyelvűség támogatása A többnyelvűség támogatására is újdonságok jelentek meg. A Word 95-höz hasonlóan más billentyűzetkiosztásra történő átváltáskor ahhoz a betűkészlet és a nyelv is automatikusan alkalmazkodik, így egy dokumentumon belül vagy néhány párbeszédpanelen egyszerre több nyelvet is használhatunk (anélkül, hogy ezeket egyenként állítanánk be a Tools/Language paranccsal). A Word 97-ben ezt továbbfejlesztve, még könnyebb a több európai nyelvet is tartalmazó szövegek létrehozása és megjelenítése, sőt a Word távol-keleti verzióiban készült dokumentumokat az USA-ban használt verziókban is minden további nélkül olvashatják. Az új és módosított funkciók: Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

42


Jellemző Átváltás más billentyűzetkiosztásra Többnyelvű szöveg a párbeszédpanelen Többnyelvű dokumentumok megnyitása a Word helyi változataiban Unicode szöveg másolása és beillesztése Rendezés

Szimbólumok beszúrása

Használata A dokumentumban a karakterkészlet és az egyéb nyelvfüggő jellemzők is automatikusan az új billentyűzetkiosztás megválasztásakor megadott nyelvhez igazodik. A Word alkalmas a különböző nyelvű szövegek szerkesztésére és megjelenítésére a párbeszédpaneleken is. Például fájlkeresésnél a párbeszédpanelen görög ábécével megadott görög szerző neve alapján is végezhetünk fájlkeresést. A két irányban írható héber és az arab változat kivételével, ha számítógépünkön a megfelelő karakterkészlet megtalálható, akkor a Word más nyelvű változataival készített dokumentumokat is tökéletesen megjeleníthetjük (például megnyithatunk és megtekinthetünk egy japán Word dokumentumot). Az Unicode típusú szöveget a vágólapon keresztül más Microsoft alkalmazásba szerkesztővezérlőkbe, például a Keresés és a Csere párbeszédpanel mezőibe is másolhatunk. Megadhatjuk, hogy a dokumentum tartalmának rendezése során melyik nyelv szabályait vegye a program figyelembe. Így a kettős mássalhangzót használó nyelveknél azokat külön rendező betűknek tekinti (például a magyar nyelv „cs”, „sz”, „ty” kettős mássalhangzóit). Az Insert menü Symbol párbeszédpaneljén a nyelvfüggő szimbólumokat és betűket könnyen elérhetjük a karakterkészlet beállításával. Például a cirill karakterkészletre átváltva, az összes cirill karakter felhasználható.



43

A Word 97 programozása A Microsoft Word 97 programozási nyelve jelentősen eltér a korábban megismert Wordbasictől. Minden Office 97 program közös jellemzője, hogy a Visual Basic for Applications nyelvet, annak ugyanazt a változatát alkalmazhatjuk a fejlesztésekre. Újdonság Kiterjedt objektummodell

Leírás A Visual Basic kezeli a Word összes elemének (mezőknek, dokumentumoknak, karaktereknek) megfelelő objektumokat. Ezen elemeknek a tulajdonságait és metódusait használhatjuk a Wordben gyakran végzett feladatok automatizálására. Áttérés a ko- A Word 97 a korábbi sablonokban tárolt WordBasic rábbi, makrókat automatikusan konvertálja a Visual Basic WordBasic modulokba (sajnos néhány egyénileg tervezett párbenyelvből szédpanellel azonban nem tud megbirkózni). Visual Basic A makrók írásához, szerkesztéséhez és javításához a Editor korábbinál több fejlesztői eszköz áll rendelkezésre az új fejlesztői környezetben. Visual Basic A Word dokumentumok és sablonok Visual Basic for projektek Applications projekteket tartalmazhatnak. Egy projekt összetevői közé tartoznak az űrlapok, a programkód, az osztálymodulok, hivatkozások más Word dokumentumokra. Office űrEgyéni párbeszédpaneleket készíthetünk a Visual lapok Basic szerkesztőben a vezérlőelemek segítségével. ActiveX veTovábbi űrlapkészítési lehetőségeket biztosítanak az zérlők keze- ActiveX vezérlők, amelyeket a Word 97 képes kezelni. lése Adatbázisban Az adatelérési objektumok (Data Access Objects, tárolt adatok DAO) tulajdonságai, metódusai és objektumai révén lehívása külső adatbázisban tárolt adatokhoz is hozzáférhetünk.


44

Korábbi szolgáltatások elérése

Új segítség A Word 97 új szolgáltatása az Office Segéd, amely nem más, mint egy animált kis ábra, amely az egyes feladatok végrehajtásához ötleteket, tanácsokat ad. Többféle formából választhatunk, ha nincs rá szükségünk a háttérbe vonul vagy lezárható.

1-9. ábra

Korábbi szolgáltatások elérése A Word 95 vagy 6.0-s verzióban használt szolgáltatások megfelelői, illetve a szükséges lépések a program új változatában: Cél Széljegyzet bevitele

Művelet Az Insert/Comment parancs, illetve a Reviewing eszköztár Insert Comment ikonja segítésével fűz-



Cél

Széljegyzet törlése

A korrektúrajelek be- és kikapcsolása Szöveg és grafika elhelyezése

Rajzeszközök kiválasztása

45

Művelet hetünk megjegyzést a kurzor pozíciójára. Később, ha a megjegyzés beszúrásának helyére mozgatjuk az egérkurzort, akkor megjelenik a megjegyzést tevő neve és tartalma. A széljegyzet hivatkozás kijelölése után törölhető a Del billentyűvel vagy kattintsunk a „széljegyzetszövegre”, majd a Reviewing eszköztár Delete Comment gombjára. A Tools/Track Changes Highlight Changes paranccsal kapcsolhatjuk ki vagy be a korrektúrajelek megjelenítését, vagy kattintsunk a Reviewing eszköztár Track Changes gombjára. Szövegdobozokat használhatunk szöveg belső elhelyezéséhez. A dokumentum belsejében elhelyezett szövegdobozok a korábbiaknál többféleképpen írhatók (folyathatók) körül szöveggel. A képeket szövegdoboz vagy keret használata nélkül szúrjuk be, és egérrel húzzuk a megfelelő helyre. Keretet akkor használjunk, ha a szöveg megjegyzésjelet, lábjegyzet vagy végjegyzet hivatkozásjelet, vagy bizonyos mezőket tartalmaz. A Drawing eszköztár Draw gombjára kattintás után választjuk ki az eszközt. A Word minden korábbi eszköze használható, de ezeket esetleg más csoportosításban érhetjük el (például a beépített alakzatokat). A Drawing eszköztár AutoShapesLines vagy AutoShapesBasic Shapes parancsával rajzolhatunk tetszőleges alakzatokat.

Szabadkézi vonalak vagy ívek rajzolása Minden meg- A Shift billentyű nyomvatartása közben adjuk ki a nyitott fájl File menü Save All parancsát. A Shift billentyű mentése nyomvatartása nélkül e parancs helyén a Save parancs található. Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

Dr. Pétery Kristóf: Word 97 angol nyelvű változat

Recommend Documents