Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is.

Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf

ISBN 963 9430 83 8

© Dr. Pétery Kristóf PhD, 2003 © Mercator Stúdió, 2003

Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489


TARTALOM

3

TARTALOM TARTALOM ...................................................................................... 3 ELŐSZÓ.......................................................................................... 13 A TÁBLÁZATKEZELŐ RENDSZER ALAPJAI............................... 16 Az Excel 97 jellemző adatai.......................................................... 17 Újdonságok a megelőző változathoz képest................................. 18 Adat- és fájlkezelési újdonságok ............................................... 19 A formázás új lehetőségei ......................................................... 21 Módosult a diagramkezelés ....................................................... 23 Web újdonságok........................................................................ 26 Kimutatások új lehetőségei........................................................ 28 Munkacsoportos lehetőségek .................................................... 29 Külső adatbázisok elérése......................................................... 32 Az adatbiztonság növelése........................................................ 32 Új segítség................................................................................. 33 Az Excel 97 környezeti igényei ..................................................... 34 A billentyűzet ............................................................................. 36 Az egér ...................................................................................... 40 A képernyő, az ablakok és a menük.......................................... 44 Párbeszédpanelek és parancsok............................................... 49 Az Excel használata ..................................................................... 51 A program telepítése ................................................................. 52 A program indítása .................................................................... 54 A segítség..................................................................................... 61 A Microsoft Excel súgója ........................................................... 61 A Súgótartalom és tárgymutató ................................................. 64 Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

4

TARTALOM Fogalmak magyarázata ................................................................ 72 Új munkafüzet létrehozása – gyorstalpaló .............................. 74 Adatbevitel és módosítás........................................................ 75 Automatikus kitöltés...................................................................... 77 Automatikus számolás.................................................................. 77 Szövegből táblázat ....................................................................... 79

ALAPÉRTELMEZETT IKONPARANCSOK.................................... 80 Standard eszköztár....................................................................... 81 Cellák mozgatása, törlése – gyorstalpaló ............................... 91 Cellák kitöltése képletekkel – gyorstalpaló ............................. 92 Formázás eszköztár ..................................................................... 95 Cellák formázása – gyorstalpaló........................................... 102 Chart eszköztár .......................................................................... 104 Diagram varázsló – gyorstalpaló .......................................... 110 Picture eszköztár ........................................................................ 116 Exit Design Mode ....................................................................... 122 PivotTable eszköztár .................................................................. 122 Reviewing eszköztár................................................................... 124 External Data eszköztár.............................................................. 127 Drawing eszköztár ...................................................................... 128 Forms eszköztár ......................................................................... 140 Űrlapok készítése – gyorstalpaló............................................. 146 Control Toolbox eszköztár........................................................ 151 Visual Basic eszköztár................................................................ 156 Web eszköztár............................................................................ 157 WordArt eszköztár ...................................................................... 158 Munkalap-vizsgálat eszköztár..................................................... 159 MUNKAFÜZETEK KEZELÉSE ..................................................... 161 Fájlformátumok és könyvtárak.................................................... 161 Az állományok és kezelésük....................................................... 164 Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

TARTALOM

5

Új munkafüzet megnyitása ...................................................... 165 Meglévő munkafüzet megnyitása ............................................ 167 Fájllista rendezése................................................................ 173 Alkönyvtárak és mappák megjelenítése ............................... 173 Hálózati könyvtárak kezelése ............................................... 174 Állományok keresése .............................................................. 174 Egy állomány (állományok) lezárása ....................................... 178 Munkafüzetek és lapok mentése ............................................. 179 Fájlmentés – gyorstalpaló..................................................... 179 Állományok tulajdonságai ........................................................ 181 A munkafüzetek használata........................................................ 185 SZÁMOLÓTÁBLÁK, MUNKALAPOK .......................................... 191 A cellák ....................................................................................... 191 Mozgás a cellák között, kijelölések.......................................... 192 Adatbevitel.................................................................................. 197 Cellatartalom megadása csoportos kitöltéssel......................... 198 Cellák automatikus feltöltése ................................................... 200 Kitöltés – gyorstalpaló........................................................... 203 Kitöltés egyéni lista elemeivel.................................................. 204 Egyszerű trend készítése ........................................................ 206 A cellák beszúrása .................................................................. 207 A cellák törlése ........................................................................ 208 Cellatartalom vagy formátum törlése ....................................... 209 Adatok érvényesítése ................................................................. 210 Korlátozás nélküli bevitel ......................................................... 212 Egész szám korlátozás............................................................ 212 Az adatok érvényességének műveletei ................................ 213 Tizedestört korlátozás ............................................................. 214 Lista korlátozás........................................................................ 214 Dátum korlátozás..................................................................... 215 Idő korlátozás .......................................................................... 215 Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

6

TARTALOM Szöveghossz korlátozás .......................................................... 216 Egyéni korlátozások ................................................................ 216 Figyelmeztető üzenetek beállítása .......................................... 216 Hibajelzés beállítása................................................................ 218 Egyéni korlátozások – gyorstalpaló ...................................... 220 Számítási műveletek .................................................................. 222 Hivatkozások ........................................................................... 223 Automatikus névadás ........................................................... 225 Tetszőleges név adása......................................................... 225 Név beillesztése ................................................................... 228 Hivatkozás a névre ............................................................... 229 Hivatkozásoperátorok ........................................................... 230 A képletek alkalmazása .............................................................. 231 A képletek szintaxisa ............................................................... 231 Tömbképlet alkalmazása – gyorstalpaló............................... 236 A képletek operátorai.................................................................. 237 Munkalapfüggvények.................................................................. 238 AutoSum ikon alkalmazása – gyorstalpaló ........................... 239 A függvények használata............................................................ 240 A képletpaletta alkalmazása ....................................................... 241 A beépített függvények ............................................................... 243 Munkalapfüggvény-újdonságok .................................................. 246 Tartomány és objektumok mozgatása........................................ 247 Vágólapra másolás.................................................................. 248 Kivágás a vágólapra ................................................................ 250 A vágólap tartalmának beillesztése ......................................... 251 Keresés és csere........................................................................ 252 Helyesírás-ellenőrzés ................................................................. 254

MUNKALAPOK FORMÁZÁSA..................................................... 257 Sormagasság és oszlopszélesség ............................................. 259 Automatikus formázás ................................................................ 261 Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

TARTALOM

7

Számformák ............................................................................... 262 Igazítások ................................................................................... 264 Karakterek formázása ................................................................ 266 Szegélyek, kitöltőminták ............................................................. 268 Cellák zárolása ........................................................................... 270 Feltételes formázás .................................................................... 272 Automatikus formázás képlet alapján –gyorstalpaló............. 274 Stílusok....................................................................................... 276 Stílusok létrehozása ................................................................ 277 Stílusok módosítása ................................................................ 278 Stílusok egyesítése ................................................................. 279 Stílusok alkalmazása............................................................... 279 A munkalap megjelenítése ......................................................... 279 Nagyítás és kicsinyítés ............................................................... 282 Munkalaptagolás ........................................................................ 283 Tagolás készítése és megszüntetése...................................... 284 A tagolt szerkezet módosítása................................................. 286 Részletek elrejtése és felfedése ................................................. 287 Látványok kezelése .................................................................... 288 Látványok kezelése – gyorstalpaló ....................................... 288 OBJEKTUMOK BEILLESZTÉSE ................................................. 291 Objektumok ................................................................................ 291 Címszerkesztő............................................................................ 293 A WordArt eszközei ................................................................. 297 Vektoros rajzoló.......................................................................... 299 Szervezeti sémák készítése ....................................................... 301 Képek beszúrása........................................................................ 302 ClipArt kép beszúrása ............................................................. 303 Kép beszúrása fájlból .............................................................. 306 Alakzatok beszúrása ............................................................... 307 Lapolvasóról származó képek ................................................. 307 Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

8

TARTALOM A csatolt fájlok aktualizálása....................................................... 308

TÉRKÉPEK BEILLESZTÉSE ....................................................... 311 Új térképek felvétele ................................................................... 313 Térképek munkalapokba építése................................................ 314 Adatok ábrázolása................................................................... 317 Új adatok felvétele és a meglévők frissítése............................ 325 Műveletek a térképekkel ............................................................. 326 Térképelemek bekapcsolása ...................................................... 329 A térképszerkesztő beállításai .................................................... 330 DIAGRAMOK ................................................................................ 332 Diagram létrehozása................................................................... 332 Diagram készítése nem szomszédos kijelölésből.................... 334 Többszintű kategóriák és adatsorok ........................................ 337 Diagramadatok módosítása........................................................ 338 Diagramformázás ....................................................................... 339 Automatikus formázási minták................................................. 339 A diagram kiegészítése új elemekkel ...................................... 342 Cím beszúrása ..................................................................... 342 Tengelyek beszúrása............................................................ 344 Segédvonalak beszúrása ..................................................... 345 Feliratok beszúrása .............................................................. 346 Jelmagyarázat beszúrása..................................................... 347 Adattábla beszúrása ............................................................. 348 Trendvonal beszúrása .......................................................... 348 Trendvonal készítése – gyorstalpaló .................................... 351 Hibasávok beszúrása ........................................................... 352 Új adatsor beszúrása............................................................ 353 Diagramelemek formázása...................................................... 354 Térhatás beállítása ............................................................... 355 Rácsvonalak formázása ....................................................... 357 Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

TARTALOM

9

Tengelyek formázása ........................................................... 358 Rajzterület, fal és padlószint formázása ............................... 359 Adatsorok formázása............................................................ 359 STATISZTIKAI ADATELEMZÉS .................................................. 360 Egytényezős varianciaanalízis.................................................... 361 Egytényezős varianciaanalízis – gyorstalpaló ...................... 363 Kéttényezős varianciaanalízis ismétlésekkel .............................. 363 Kéttényezős varianciaanalízis ismétlések nélkül ........................ 364 Korrelációanalízis ....................................................................... 364 Többváltozós korreláció – gyorstalpaló................................. 366 Kovarianciaanalízis..................................................................... 367 Leíró statisztika........................................................................... 367 Exponenciális simítás ................................................................. 369 Fourier-analízis........................................................................... 370 Hisztogram ................................................................................. 371 Mozgóátlag ................................................................................. 373 Mozgóátlag – gyorstalpaló.................................................... 373 Véletlenszám-generálás ............................................................. 374 Véletlenszám generálás – gyorstalpaló ................................ 376 Rangsor és százalékos rangsor ................................................. 377 Regresszió.................................................................................. 377 Mintavétel ................................................................................... 380 Kétmintás F-próba a szórásnégyzetre ........................................ 381 Kétmintás párosított t-próba a várható értékre ........................... 381 Kétmintás t-próba egyenlő szórásnégyzeteknél ......................... 382 Kétmintás t-próba eltérő szórásnégyzeteknél............................. 383 Kétmintás z-próba a várható értékre .......................................... 383 PROBLÉMAMEGOLDÁS, CÉLÉRTÉK-KERESÉS ..................... 385 Célérték-keresés ........................................................................ 385 Célérték keresés – gyorstalpaló ........................................... 385 Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

10

TARTALOM

Adattábla alkalmazása több érték meghatározására.................. 387 Egyváltozós adattáblák............................................................ 388 Egyváltozós adattábla – gyorstalpaló ................................... 388 Kétváltozós adattáblák ............................................................ 390 Esetek elemzése ........................................................................ 392 LISTAKEZELÉS............................................................................ 396 Adatűrlapok ................................................................................ 397 A lista módosítása és bővítése ................................................ 399 Rekordok keresése a listában ................................................. 400 Szűrt listák .................................................................................. 400 Listaszűrés autoszűrővel ......................................................... 401 Helyezettek szűrése ................................................................ 403 Irányított szűrés ....................................................................... 404 Lista összetett szűrése – gyorstalpaló .................................. 405 Műveletek szűrt listákkal............................................................. 407 Szűrt lista módosítása ............................................................. 408 Szűrt lista nyomtatása ............................................................. 408 Szűrt listából készített diagram................................................ 408 Lista rendezése .......................................................................... 409 Szűrt lista rendezése ............................................................... 411 Listaelemek összegzése............................................................. 411 Függvények alkalmazása részösszeg képzésnél .................... 414 Részösszeg-csoportok megjelenítése ..................................... 416 Műveletek részösszeg-csoportokkal........................................ 418 Keresés a listákban .................................................................... 418 A lekérdezés kimutatásba töltése ............................................ 424 A lekérdezés tulajdonságai...................................................... 425 Az MS Query kezelése ............................................................... 427 Paraméteres lekérdezések ......................................................... 433 Paraméteres lekérdezés készítése – gyorstalpaló ............... 434 Kimutatások................................................................................ 436 Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

TARTALOM

11

Kimutatások létrehozása ......................................................... 438 Kimutatás létrehozása Excel lista vagy adatbázis alapján.... 439 Kimutatás létrehozása külső adatforrás alapján ................... 440 Kimutatás létrehozása tartományok összesítésével ............. 441 Kimutatás létrehozása másik kimutatásból........................... 442 A kimutatások mezőinek elhelyezése ................................... 442 Kimutatás készítése – gyorstalpaló ...................................... 449 Kimutatások módosítása ......................................................... 452 Kimutatástételek rendezése .................................................... 457 Kimutatás rendezése – gyorstalpaló..................................... 457 Részletek és csoportok megjelenítése .................................... 458 Kimutatások számítási módjának cseréje................................ 461 Kimutatások formázása ........................................................... 461 Adatösszesítés ........................................................................ 462 Adatok összesítése – gyorstalpaló ....................................... 465 OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS......................................... 468 Az oldal beállítása ...................................................................... 468 Margók beállítása ....................................................................... 469 Fejléc és lábléc megadása ......................................................... 470 Nyomtatási sorrend, tartomány................................................... 472 Diagramok nyomtatása............................................................... 475 A nyomtatási kép bemutatása .................................................... 477 A nyomtatás végrehajtása .......................................................... 478 MAKRÓK ALKALMAZÁSA .......................................................... 480 Makrók felvétele ......................................................................... 480 Makró rögzítése – gyorstalpaló............................................. 482 Műveletek makrókkal .................................................................. 482 Modullapok ................................................................................. 484 Egyéni párbeszédpanelek alkalmazása...................................... 486 Párbeszédpanel és makró kapcsolata – gyorstalpaló........... 487 Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

12

TARTALOM

A KÖRNYEZET TESTRESZABÁSA............................................. 493 Környezeti beállítások................................................................. 493 A megjelenítés csoport ............................................................ 493 A számolás csoport ................................................................. 496 A szerkesztés csoport ............................................................. 499 Az általános csoport ................................................................ 500 Az áttérés csoport.................................................................... 503 Az egyéni listák csoport ........................................................... 504 A diagram csoport ................................................................... 506 A szín csoport.......................................................................... 508 Az eszköztárak átalakítása ......................................................... 510 A menük testre szabása ............................................................. 516 KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL................................. 518 Másolás és mozgatás a vágólap alkalmazásával ....................... 518 Beágyazás, csatolás................................................................... 519 IRODALOM ................................................................................... 521


13

ELŐSZÓ

ELŐSZÓ A Microsoft Excel táblázatkezelője széles körben elterjedt, közismert és közkedvelt program, a hasonló célú alkalmazások között méltán foglalja el a vezető helyet. A programról megjelent számos szakkönyv is bizonysága ennek. Ezek a programismertetések rendszerint az Excelnek csak egy-egy részletéről szólnak, illetve különleges feladattal (oktatási céllal vagy egyéb, szűkebb felhasználói körhöz szólóan) készültek, ezért természetesen nem eléggé részletesek a program használatába egyre jobban belebonyolódó felhasználó számára. A mi könyvünk átfogó ismertetést kíván nyújtani a program csaknem összes lehetőségéről. „Csaknem összes”-t említettünk, mert a Visual Basic programozása kimaradt e könyvből. E programnyelv ismertetése ugyanis önmagában megérdemel egy ennél jóval nagyobb terjedelmű könyvet. Különösen az után, hogy ez a nyelv lett az Office 97 alkalmazások közös fejlesztőeszköze. Mik az Excel 97-es változat legnagyobb újdonságai? Az Office 97 többi tagjához hasonlóan itt is megjelentek a WWW elérésére, vagyis Internetes állományok kezelésére vonatkozó parancsok. Az 5.0-s változatban feltűnt „Varázslók” száma ismét szaporodott. Az új varázslók egy része az új funkciókkal, Internetes eléréssel kapcsolatos (Webűrlap Varázsló, Weblekérdezés), másik részük nyomokban már szerepelt a korábbi programváltozatokban (Fájlátalakítás, Szövegből oszlopok). A Sablon Varázslóval beviteli űrlapot készíthetünk, amellyel kigyűjthetjük az űrlapra bevitt adatokat egy másik Excel listába vagy egy adatbázisba. Egyéni űrlapokat hozhatunk létre a Microsoft Access alkalmazás segítségével is, amelyet használhatunk az Excel lista adatainak szerkesztésére, keresésére vagy törlésére. Most is törekedtek a fejlesztők az Office programcsomag egységének biztosítására. Ez megjelenik a programok jobb együttműködésében és azonos „kinézetű” funkcióiban. Ilyeneket futtatva sokszor már azt is elfeledhetjük, hogy éppen melyik alkalmazást töltöttük be (lásd a munkafüzetek megnyitását). Az elektronikus postáDr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

14

ELŐSZÓ

zás, a munkafüzetek munkacsoportos használata, a munkafüzetek változatainak követése sokkal könnyebbé vált. Jelentősen nőtt a program teljesítménye. Most már 65536 sor lehet egy munkalapon és egyetlen cella 32000 karaktert tartalmazhat (a korábbi változatban legfeljebb 16384 sor, és cellánként 256 karakter fordulhatott elő). Ugyanakkor a hibás lépéseket most már nagyobb mélységben vonhatjuk vissza. Akár 16 elrontott lépés is viszszavonható. Ismét módosítottak a kezelői felületen. A menüsorok az ikonos eszköztárakhoz hasonlóan testre szabhatók. Az Office 97-ben bármelyik beépített eszköztárat vagy menüt átalakíthatjuk, legördülő menükkel, újabb ikonokkal láthatjuk el. Megjelent a képletpaletta, amellyel a korábbi Függvény Varázslónál hatékonyabban alakíthatjuk ki képleteinket. A képletek hivatkozásai az eddigieknél sokkal könnyebben módosíthatók (minden tartományt más színű szegély jelez a munkalapon). Új formázási lehetőségek és teljesen új eszköztárak (WordArt, Kép, Rajzolás, Web, Korrektúra, Külső adatok) jelentek meg. A könyv szerkezete segít az Excel titkainak mind mélyebb megismerésében. „A táblázatkezelő rendszer alapjai” című fejezetben írtuk le a program telepítésével, futtatásával kapcsolatos tudnivalókat. A következő fejezetek fokozatosan vezetnek be a program használatába. A „Számolótáblák, munkalapok” című fejezet már feltételez bizonyos – a korábbi fejezetekben ismertetett vagy a gyakorlatban megszerzett – ismereteket, ezért a kezdők számára mindenképpen javasoljuk a könyv olvasását az első fejezetnél kezdeni. Minden további fejezet épít a korábbi részekben taglalt részletekre, fogalmakra, melyeket az adott – általában az első előfordulási – helyen magyarázunk meg. A könyv végén részletes tárgymutató segíti a felhasználót a tájékozódásban. A fenti kezelési mód némiképpen módosul az elektronikus könyvet „forgatók” számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-Book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

ELŐSZÓ

15

nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. Néhol szükségét éreztük bővebb kifejtését is a legfontosabb műveleteknek. Ezeket gyorstalpalókban tettük meg, melyekre a mellékelt ábra hívja fel a figyelmet. A gyorstalpalók a feladatok megoldását lépésrőllépésre mutatják be. Könyvünkben az Excel 97 angol nyelvű változatának (programozáson kívüli) összes lehetőségét igyekeztünk ismertetni, számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Olykor – a könnyebb érthetőség kedvéért – a magyar nyelvű vátozatból származó illusztrációkat alkalmaztunk. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. Az itt leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a DOS operációs rendszer és a Windows felhasználói környezet alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, táblázataikat, azok adatainak grafikus és numerikus értékelését, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat.

2003. január

a szerző


16

1. FEJEZET

A TÁBLÁZATKEZELŐ RENDSZER ALAPJAI Ebben a fejezetben az Excel táblázatkezelő rendszernek azokat az alapszolgáltatásait írjuk le, amelyek ismerete feltétlenül szükséges a program működtetéséhez: • legelőször az Excel97 újdonságait és megnövekedett teljesítményét jellemző számadatokat mutatjuk be; • ismertetjük a rendszer környezeti igényeit, azt a minimális számítógép-összeállítást (konfigurációt), amelyen a program elindul és azt a konfigurációt, amelyen a program optimálisan működik; • leírjuk a program számítógépünkre telepítését az installáló CD alkalmazásával; • ezt követi a program indításának; • majd a segítség, az új Office Segítő, az interaktív (lekérdezéses elvű) és helyzetérzékeny súgó ismertetése; • az ezt követő alfejezet tartalmazza az Excelben alkalmazott fogalmak leírását; • amelyet a program környezeti elemeinek (egér és billentyűzet, mint beviteli eszközök, a párbeszédpanelek, menük és ikonok) részletes bemutatása követ. Ezek ismeretével már megoldhatók az egyszerűbb feladatok. Ugyancsak itt ismertetjük a rendszer erőforrásigényét. Első gyorstalpalónkat is itt írjuk le. A továbbiakban dokumentumnak vagy munkafüzeteknek nevezzük a táblázatszerkesztővel előállított, lemezen tárolt állományt. Az Excel munkafüzetei 256 oszlopból és 65536 sorból álló táblázatokat tartalmazó munkalapokból állnak. A dokumentum formázása a „végtermék” megjelenésének szabályozását jelenti (lapméretek és irányítottság, margók, hasábok, igazítások, szegélyezés, karakterformák, a szöveg különféle kiemelése stb. beállítása). Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

A TÁBLÁZATKEZELŐ RENDSZER ALAPJAI

17

Könyvünkben a leütendő billentyűket keretezve jelöljük, például: Enter. Az egyszerre leütendő billentyűket a továbbiakban a következőképpen jelöljük, például: Ctrl+F, míg az egymás után lenyomandó billentyűsorozatot: például Alt,V,O. A funkcióbillentyűket F1 .. F12-vel jelöljük. Az egyes menük parancsaira menü/parancsnévvel hivatkozunk, például: View/ Full Screen. A parancsok írásmódja vastagbetűs. Az így jelölt szavak általában megtalálhatók a könyv végén a tárgymutatóban is. Ugyanígy vastag betűvel jelöljük a párbeszédpaneleken előforduló nyomógombokat is, például: Cancel. A menüparancsokban, valamint a párbeszédpanel-mezők és nyomógombok leírásánál aláhúzott betűvel jelöltük azokat a betűket, amelyeknek megfelelő billentyűket az Alt billentyűvel együtt lenyomva a parancsot elindíthatjuk vagy a párbeszédpanel adott mezőjébe léphetünk.

Az Excel 97 jellemző adatai A program környezetének, a felhasznált erőforrások számítógépi, perifériális és szoftverelemeinek ismertetése előtt néhány jellemző adat a program képességeiről, a környezet korlátairól, amely magyarázza jelentős memóriaigényét is (zárójelben adtuk meg a program megelőző, 7.0-s változatának hasonló jellemző adatait): A munkakörnyezet jellemzői Eredeti eszközsávok száma Eredeti nyomógombok száma Felhasználó által definiált eszközsávok száma Egyidejűleg nyitott munkafüzetszám

22 (13) 446 (214) csak a memória szab határt csak a memória szab határt

A munkafüzetek jellemzői Munkalapok maximális száma Forgatókönyvek maximális száma Nézetek maximális száma

csak a memória szab határt csak a memória szab határt csak a memória szab határt


18

Újdonságok a megelőző változathoz képest

Adatbázis-kezelés jellemzői Rekordok (sorok) maximális száma Rekordon belüli mezők (oszlopok) max. száma Mezők legnagyobb szélessége

65536 (16384) 256 32000 (255 karakter)

Diagramkezelés jellemzői Diagramok száma a munkalapon Diagram munkalapok max. száma Sorozatok száma legfeljebb Adatpontok max. száma sorozatonként Adatpontok max. száma diagramonként

csak a memória szab határt 255 255 32000 (4000) 32000

Általános programjellemzők Beépített függvények száma 330 (320) Felhasználó által definiált függvények csak a memória szab határt száma Függvények egymásba ágyazhatósága 7 szintig Függvénynek átadható paraméterek 30 száma Nézetek maximális száma csak a memória szab határt Nagyíthatóság szerkesztés közben 10-400 % Kijelölt tartományok maximális száma 2048

Újdonságok a megelőző változathoz képest A Microsoft Excel 97 táblázatkezelő program néhány szolgáltatásában jelentősen eltér a program korábbi, 7.0 verziószámmal jelölt változatának szolgáltatásaitól. Ezek a változások azonban a többi Office taghoz (Word, PowerPoint, Outlook, Access) hasonlóan jelentek meg (például a rajzolás újdonságai) és csak kisebb mértékben vonatkoznak az Excel specialitásaira. Ezeket e helyen csak felsoroDr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat


19

lásszerűen említjük, részletes ismertetését a könyv további fejezeteiben találja meg a Tisztelt Olvasó.

Adat- és fájlkezelési újdonságok A 97-es programváltozatban a Wordben már régóta megszokott módon, akár 16 lépés is visszavonható, hogy hibamentes munkalapokat állítsunk elő. A szerkesztőlécen szereplő képletek hivatkozásait különböző színű szegélyekkel jelzi a program, és lehetővé teszi, hogy a kijelölést utólag egérrel szerkesszük, e szegély elhúzását alkalmazva (lásd az 1-1. ábrát).

1-1. ábra A tartományhivatkozást váró, illetve elfogadó párbeszédpaneleken megváltozott a tartománymegadás módja. Megjelent a tartományhivatkozás ikon, amellyel a párbeszédpanel lekicsinyíthető, hogy a kívánt tartomány kijelölésekor ne legyen útban. A kijelölés befejeztével az ikonra kattintással jeleníthetjük meg ismét a párbeszédpanelt, ahol folytathatjuk a bevitelt egy másik mezőben (lásd az 1-2. ábrát). Az Excel97-ben bevezetett képletpaletta megjeleníti a függvény nevét, összes argumentumát, a függvény és argumentumai leírását, a függvény és az egész képlet aktuális értékét. A képletpaletta a korábbi függvényvarázsló szerepét vette át. Az új változat sor- és oszlopfelirat kiemelésével jelzi az aktív cellát, így könnyen felismerhetjük, hogy hol is vagyunk (lásd az 1-3. ábrát).


20


1-2. ábra Ha több munkafüzetet tartunk nyitva, amikor kilépünk a Microsoft Excel 97-ből, akkor választhatjuk az összes fájl kilépés előtti bezárását az egyenkénti bezárás helyett. A File menüben is megjelent a Close All pa1-3. ábra rancs (akkor látszik, ha a File menü legördítése közben a Shift billentyűt nyomvatartjuk). A beszúrt megjegyzéseket piros háromszög jelzi a cellák jobb felső sarkában, és kezelésük megegyezik a Word változáskövető funkciójával. Ha az egérkurzort egy 1-4. ábra ilyen háromszöget tartalmazó cella fölé mozgatjuk, akkor megjelenik a megjegyzést tevő neve és a megjegyzés (lásd az 1-4. ábrát). A Microsoft az Office 97 bevezetésével egy időben kezdi el terjeszteni az új „IntelliMouse” egeret. Ez az egér egy csúszkát is tartalmaz, amelynek segítségével gördíthetjük vagy nagyíthatjuk a munkalapot, és mozoghatunk föl-le a 1-5. ábra kimutatásban, vázlatban vagy a részösszegek listájában. A menüsorok testre szabása is változott. Az Office 97-ben bármelyik beépített eszköztárat vagy menüt átalakíthatjuk, vagy készíthetünk Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat


21

saját eszköztárat, mert ebben a programváltozatban a menüsor is egyfajta eszköztárnak tekintendő (lásd az 1-5. ábrát). Az eszköztárakhoz menüket, a menükhöz ikonokat adhatunk az eszköztárakból. A menüparancs mellett megjelenő ikon megmutatja, hogy fog kinézni a parancs, ha gombként jelenítjük meg. A hosszabb időt kívánó lekérdezések most a háttérben futnak, így az adatok visszakeresése közben is tovább dolgozhatunk. A lekérdezés állapota menet közben ellenőrizhető. Korlátozhatjuk a cellákba bevihető adatokat. A szűrőkkel meghatározhatjuk a cellában engedélyezett adattípusokat, például szöveg, egész számok vagy dátumok típusát, valamint az elfogadható adatok, például a meghatározott összegnél kisebb számok vagy az általunk összeállított listából származó értékek tartományát. Az adatellenőrzéshez egyéni hibaüzeneteket is kapcsolhatunk. Az Auditing (Munkalapvizsgálat) eszköztáron található az új Circle Invalid Data (Érvénytelen adatok bekarikázása) ikon, amellyel megjelölhetők és így könnyebben kereshetők az érvénytelen adatokat tartalmazó cellák. A jelölést az ikonnal szüntethetjük meg. Több, korábban ismert függvény változata, továbbfejlesztése jelent meg az Excel97-ben. Új a HYPERLINK függvény, amely billentyűparancsot vagy ugrást hoz létre, amely megnyit egy hálózati szerveren, intraneten vagy az Interneten tárolt dokumentumot. A GETPIVOTDATA függvény visszakeresi az adatokat a kimutatásból. Az AVERAGEA, MAXA, MINA, STDEVA, STDEVPA, VARA és VARPA függvények a korábbi („A” végződés nélküli) munkalapfüggvényektől eltérően, a számításaik során szöveges cellákat, valamint az TRUE és a FALSE értékeket is alkalmazzák (például argumentumaik között olyan tartomány is szerepelhet, amelyben nem csak numerikus értékek fordulnak elő).

A formázás új lehetőségei A munkalap nyomtatási előkészítésére alkalmazhatjuk a View menü Page Break Preview parancsát (lásd az 1-6. ábrát). A Welcome to Page Break Preview párbeszédpanel bezárása után az oldaltöréseket és a nyomtatási terület szegélyeit egérrel húzzuk oda, ahova Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

22


szeretnénk. Az Excel automatikusan úgy méretezi az adatokat, hogy azok elférjenek a kinyomtatott oldalon. Az oldaltörések megtekintése közben a szokásos módon végezhetünk műveleteket a munkalapon.

1-6. ábra A cellákat vízszintesen és függőlegesen is egyesíthetjük (lásd az 1-7. ábrát). Az ilyen cellák használatával könnyebben igazíthatjuk a képernyőn megjelenő űrlapot, és alakíthatjuk ki megjelenését. Képletben az eredetileg kije1-7. ábra lölt tartomány bal felső cellájával hivatkozhatunk az egyesített cellára. Az egyesített cella tartalmát vízszintesen vagy függőlegesen is középre igazíthatjuk, elforgathatjuk. Ha a kijelölt cellák az egyesítés előtt adatokat tartalmaznak, akkor az egyesített cella tartalma az egyesítés előtti terület bal felső cellájának tartalma lesz. Az egyesítést a cellák kijelölése után a Format menü Cells parancsával végezzük. Az Alignment párbeszédpanel-lapon jelöljük be a Merge cells jelölőnégyzetet. ikonnal egy cellában Újdonság a cellatartalom behúzása is. Az legfeljebb 15 lépésben húzhatunk be szöveget. A behúzott szöveget ikonnal engedhetjük ki. a cella bal széle felé az A cella tartalma, akár szám, akár szöveg, bármelyik irányban elforgatható. A tördelés és elforgatás segítségével csökkenthetjük a hosszú szövegek, például az oszlopfeliratok vízszintes helyigényét, így több hely marad az adatok számára (lásd az 1-8. ábrát). 1-8. ábra Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat


23

Az Excel97-ben dinamikusan eltérő betűstílust, mintázatot és szegélyt rendelhetünk azokhoz a cellákhoz, amelyek értékei az adott határokon belül vagy kívül esnek. Így gyorsan, az értéktáblázatok végigolvasása nélkül is észrevesszük a kiemelten jelölt területeket.

Módosult a diagramkezelés A 97-es programváltozatban új diagramtípusok jelentek meg. A Chart menü Chart Type parancsa alá, illetve a Chart eszköztár ikonjával legördíthető menübe kerültek a szokásos és egyéni diagramtípusok. Új típus a buborék, a kör-kör, a kör-sáv, a piramis, kúp és henger adatjelölőket alkalmazó 3-D sáv- és oszlopdiagram.

1-9. ábra Továbbfejlesztették a Diagram Varázslót is, amely jelenlegi formájában a diagramokkal kapcsolatos műveleteket bonyolító párbeszédpanelek és lehetőségek közé épült be, így minden diagramon egyformán dolgozhatunk.


24


A diagram adatait egy, a diagram alján megjelenő munkalaprészleten, a diagram tengelyéhez igazított adattáblán is bemutathatjuk (lásd az 1-9. ábra jobb felső diagramját). A 2-D diagramoknál adatsoronként legfeljebb 32,000 pontot ábrázolhatunk, szemben a korábbi verziók 4,000 pontjával. Megjelent a Chart Area (Diagramterület) lista, amely segít a diagramelemek kiválasztásában. Erről a listáról is kiválaszthatjuk a diagramelemet, de kijelölhetjük úgy is, hogy rákattintunk. Ez utóbbit támogatja a Diagramsúgó, amely az eszköztárakban szereplő ikonokhoz tartozó Gombfeliratokhoz hasonlóan, a diagram elemeinél meg1-10. ábra jeleníti az elem nevét, ha az egérkurzort az elem fölött tartjuk (lásd az 1-11. ábrát).

1-11. ábra A 97-es verzióban kategóriatengelyként alkalmazhatjuk az idő alapján rendezett időskála tengelyt. Ha a munkalap diagramhoz tartozó adatai dátumformátumú számokat tartalmaznak, akkor az Excel automatikusan időskála tengelyt állít be. A beágyazott diagramot egy különálló ablakban tekinthetjük meg (lásd az 1-12. ábrát). Ehhez kattintsunk a beágyazott diagramra, majd a View menü Chart Window parancsát adjuk ki. A 97-es verzióban a beágyazott diagramokat egyetlen kattintással is kiválaszthatjuk, megtekinthetjük (korábban mást jelentett az egyszeres és a dupla kattintás). Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat


25

1-12. ábra A szöveget a diagramtengely mentén elforgathatjuk (lásd az 1-12. ábrát). Az adatfeliratokat elhelyezhetjük automatikusan középre, az alapra, illetve az adatjelölők végére. A diagramon szereplő betűk mérete automatikusan igazodik a diagram méretének megváltozásához, hogy a diagram bármilyen méretben olvasható legyen.

1-13. ábra A beágyazott diagramok kijelölése után a munkalapon a diagram adatai és feliratai kék, zöld és bíbor színnel szegélyezett területen jelennek meg. Így gyorsan megnézhetjük, hogy mely cellák adatai szerepelnek a diagramban, és a tartományok szegélyét elhúzva, méretezve megváltoztathatjuk a diagram adatait. Új formázási lehetőségek jelentek meg, kép vagy mintázat kitöltési effektusokat rendelhetünk a háromdimenziós diagramok falához Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

26


és padlójához, valamint az oszlopok és sávok lapjához (lásd az 113. ábrát). A vonal-, pont- és sugárdiagram jelölőit most már szabadon méretezhetjük.

Web újdonságok Az Internet térnyerését jelzi, hogy minden Office programban, így az Excelben is megjelentek azok az eszközök, amelyek az Internetintranetes alkalmazások vezettek be a gyakorlatba. Létrehozhatunk hiperhivatkozásokat, amelyek saját gépünk rendszerén, a hálózaton, a vállalati intraneten vagy az Interneten lévő más Office-fájlokra ugranak. Az intranet definiálásaként elfogadjuk, hogy ez egy olyan hálózat, amelyen Internetes eszközöket, például HTML értelmezésére alkalmas böngészőket1 alkalmazunk. A hiperhivatkozás lehet egy cellában lévő szöveg vagy grafika, de írhatunk is olyan képletet, amely hiperhivatkozást hoz létre (ez az Excel 97 egyik új függvényét alkalmazza). A fájlnevekhez vagy hálózati címekhez hasonlóan használhatjuk az URL címeket a képletekben. Létrehozhatunk és futtathatunk lekérdezéseket, hogy visszakeressük a World Wide Weben elérhető adatokat. Az Excel 97 több futtatható mintafájlt biztosít a weblekérdezésekhez. Megnyithatunk HTTP vagy FTP2 szerveren lévő munkafüzeteket. HTML fájlokat is megnyithatunk Microsoft Excelben, ha meghatározzuk, hogy a fájlban lévő összes adatot vagy csak a táblázatba rendezett adatokat szeretnénk elolvasni. Munkafüzetünket ilyen kiszolgáló számítógépre is menthetjük. A helyi weben vagy az intra1

Böngésző: A World Wide Weben megjelenő HTML fájlokat értelmező program, amely az ilyen állományokat weblapokká formázva jeleníti meg a felhasználó számára. Egyes böngészők a megfelelő hardverfeltételek mellett speciális feladatokat is végrehajthatnak, például a webdokumentumokba illesztett hang vagy videofilmet is lejátszhatnak. 2 File Transfer Protocol (FTP): Az Interneten át fájlok egyik helyről a másikra küldését lehetővé tévő adatátviteli protokoll. Az FTP kiszolgálókra hivatkozó URL címek ftp:// jelöléssel kezdődnek. Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat


27

neten egyaránt használhatjuk a Web gyorskeresőt. Az Internetes formátumú grafikák Excel munkafüzetekbe töltéséhez, használhatjuk az új GIF és JPEG grafikus konvertereket.

1-14. ábra A Webűrlap Varázslóval készíthetünk Microsoft Excel űrlapokat, amelyekkel a webfelhasználóktól adatokat gyűjthetünk (lásd az 114. ábrát). A varázsló elkészíti a szükséges fájlokat is, hogy saját webszerverünkön létrehozhassuk azt az adatbázist, amellyel adatokat kaphatunk a webfelhasználóktól. Egyúttal megjelent az Internet Segítő varázsló, amely lépésről lépésre végigvezet a munkalapadatok és diagramok HTML formátumban történő mentésének folyamatán. Az adatokat és diagramokat új weblapként menthetjük, vagy egy már meglévő weblaphoz adhatjuk. A hiperhivatkozásokkal összekapcsolt Excel és Office-fájlok böngészését a Web eszköztár segíti (ezt később részletesen ismertetjük). Az eszköztár együttműködik a webböngészővel és biztosítja a kezdő- és a keresőlap elérését. A Microsoft webhelyén, a http://www.microsoft.com/ címen további információkat érhetünk el az új technikával kapcsolatban. A cím a Help/Microsoft on the Web almenüből is elérhető.


28


Kimutatások új lehetőségei A kimutatással tömör összefoglaló számára dinamikus nézetekkel nagy mennyiségű (de a szokásos gépméretek mellett sajnos legfeljebb néhány száz) adatot vonhatunk össze. A PivotTable Wizard (Kimutatás Varázsló) segítségével egy meglévő listából, táblázatból vagy külső adatbázisból származó adatokból kereszthivatkozást és összegzést készíthetünk, majd átrendezhetjük, és azonnal kiszámíthatjuk az eredményt. A Wordnél sokkal aktívabb Office Segéd minden lépéshez segítséget nyújtva egyszerűsíti le a varázsló használatát. Az új Excelben a kimutatások még egyszerűbben igazíthatók igényeinkhez. Ehhez kijelölhetjük a kimutatás-struktúra egyes részeit, ha a PivotTable eszköztár Seelect ` Enable Selection kapcsolóját bekapcsoljuk (lásd az 1-15. ábrát).

1-15. ábra A kimutatások kezelésére számos új parancs, illetve lehetőség jelent meg, amelyet külön fejezetben részletezünk. Például a kimutatás elemeit automatikusan rendezhetjük úgy, hogy a kimutatás frissítésekor vagy elrendezésének megváltoztatásakor megtartjuk a Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat


29

rendezési sorrendet, automatikusan megjeleníthetjük egy mező magas és alacsony elemeit, beállíthatjuk, hogy hány magas és alacsony elem jelenjen meg. A kimutatásokban számként tárolt dátumok rendezése és formázása most a munkalap többi részéhez hasonlóan történik. A hibás értékekhez és üres cellákhoz megadhatunk egy kiválasztott értéket, illetve hivatkozást, amely az alapbeállítás szerinti hibajelzés (például #REF!, #NAME?, vagy az üres cellát jelölő 0) helyett jelenik meg. A GETPIVOTDATA munkalapfüggvénynyel a kimutatáson kívül lévő képletekben hivatkozhatunk a kimutatásban szereplő adatokra és azok felhasználásával számolhatunk. A kimutatás elrendezésének megváltoztatása, frissítés után is megmaradó formázásokat és automatikus formátumokat alkalmazhatunk. A külső Sor és Oszlop mezőhöz automatikusan használhatunk egyesített cellákat a kimutatásban. Ha több Oldal mezőt alkalmazunk, akkor azokat sorokba vagy oszlopokba rendezhetjük. A 256-nál kevesebb elemet tartalmazó mezők esetén optimalizálhatjuk a memóriát, hogy a kisebb kimutatások sokkal kevesebb memóriát foglaljanak el. A külső adatbázisból származó adatok lekérdezését a háttérben futtathatjuk, közben is folytathatjuk a munkát. Ezeket a beállításokat a PivotTable Wizard (Kimutatás Varázsló) utolsó párbeszédpaneljének Options nyomógombjára kattintás után, illetve a PivotTable eszköztár, vagy a kimutatásra az egér jobb gombjával kattintva előbukkanó helyi menü Options parancsára megjelenő párbeszédpanelen adhatjuk meg. A kimutatásból a saját képleteket kiszámító mezőkön belül további mezőket készíthetünk. Meghatározhatjuk a képletek számítási sorrendjét, ha egy számított elemhez egynél több képletet készítünk. A számított mezőkhöz és elemekhez használt képletek listáját megjeleníthetjük.

Munkacsoportos lehetőségek Az osztott használatú munkafüzeteken keresztüli együttműködés egyszerűsödött, a munkacsoport összes tagja egyszerre szerkesztheti a munkafüzeteket. A Tools menü Track Changes parancsával beállíthatjuk a változtatási események nyomon követését. A változDr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

30


tatásokhoz fűzött megjegyzések segítségével könnyebben igazodhatunk el mások munkájában, az Accept or Reject Changes paranccsal megkereshetjük és kiválaszthatjuk a dokumentum minden nyilvántartott változtatását, és átnézés közben azokat elfogadhatjuk vagy elvethetjük. Az Excel 97-ben az osztott használatú munkafüzeteket használhatjuk képletek létrehozására szerkesztésére, formázásra, további lapok beillesztésére is, kimutatásokat azonban nem hozhatunk létre és meglévő kimutatást sem módosíthatunk. A Tools menü Share Workbook párbeszédpaneljén beállíthatjuk, hogy adott időnként automatikusan értesüljünk a többi felhasználó által a megosztott munkafüzeten végrehajtott változtatásokról, ugyanakkor elmentsük a munkafüzeten végzett saját módosításainkat. A változtatások figyelését és megjelölését a munkafüzet egy adott területére korlátozhatjuk. Ha az egérmutatót az adott felhasználó színével jelölt cella fölé mozgatjuk, akkor megjelennek a változtatás végzőjére, időpontjára, típusára jellemző adatok (lásd az 1-16. ábrát).

1-16. ábra Az osztott használatú munkafüzetek minden felhasználó számára egyéni nézetében, szűrési és nyomtatási beállításaival, mások beállításaitól függetlenül jelennek meg. A figyelmen kívül hagyott változtatásokat, módosításokat és eseményeket a munkafüzet nem módosítható History munkalapján kereshetjük vissza (lásd az 1-17. ábrát). Ezen a különálló, automatikusan szűrt History munkalapon meghatározott ideig nyomon követhetjük az osztott használatú munkafüzeten végzett változtatási eseményeket.



31

1-17. ábra Az Excel megelőző változatával szemben, a cellajegyzetek helyébe kerültek a megjegyzések. A hangos jegyzeteket az Excel 97 nem támogatja. A megjegyzések alkalmazásával könnyen láthatjuk el a cellákat széljegyzetekkel, magyarázatokkal. A megjegyzések áthelyezhetők és formázhatók. Állandóan láthatóvá tehetjük őket, ha az Tools menü Options/View párbeszédpanel-lapon bekapcsoljuk a Comment & indicator választókapcsolót. Ha a Comment indicator only kapcsolót választjuk, akkor a megjegyzések csak akkor jelennek meg, ha az egérmutatót a megjegyzéssel ellátott (jobb felső sarkában piros háromszöggel jelölt) cella fölé mozgatjuk. Ha az adott cellán a változásjelzőt is alkalmazzuk, akkor a két elem egyszerre jelenik meg. Mindkét esetben a Tools menü Options/ General lapon megadott felhasználóval kerül bejegyzésre az elem. A Reviewing eszköztár segítségével egymás után mehetünk végig a munkafüzetben található megjegyzéseken, szúrhatunk be új megjegyzéseket, rejthetjük el, illetve jeleníthetjük meg azokat. A Tools menü Merge Workbooks parancsával egyesíthetjük azokat a változtatásokat, amelyeket a munkafüzet egyes másolatain a felhasználók végeztek. Az ugyanazon cellához a munkafüzet egyes Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

32


változataiban fűzött megjegyzéseket a felhasználói név alapján azonosíthatjuk.

1-18. ábra

Külső adatbázisok elérése A külső adatbázisból származó adatok elemzésére a munkalapra a Microsoft Query segítségével átvehetjük az adatokat. A Microsoft Query a korábbi Q+E programot váltotta fel, már nincs szükség a Xlquery.xla bővítményre. Az adatbázishoz csatlakozásban, az adatok rendezésében és szűrésében a Data/Get External Data Create New Query paranccsal indítható Query Wizard (Lekérdezési Varázsló) nyújt segítséget. A lekérdezéseket tartalmazó munkalapot sablonként más felhasználóknak is átadhatjuk, így azoknak nem kell megismételniük az adatforrás létrehozásának lépéseit. A jelentéssablon megnyitása után az Excel visszakeresi a külső adatokat. Az Excel 97-ben a lekérdezések a háttérben futnak, hogy az adatok visszakeresése közben is folytathassuk munkánkat. A háttérben futó lekérdezések során ellenőrizhetjük a lekérdezés állapotát. A lekérdezések paraméterezésével rugalmasabb lekérdezéseket hozhatunk létre. Ez nagyobb adatbázisok alkalmazása során lehet előnyös. Az ilyen lekérdezéseket minden futtatás alkalmával megadott paraméterek irányítják. Ezzel később részletesen foglalkozunk.

Az adatbiztonság növelése A biztonsággal kapcsolatban is jelentek meg újdonságok a 97-s verzióban. A program minden egyes munkafüzet megnyitásakor fiDr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat


33

gyelmeztető üzenetet jeleníthet meg, ha a munkafüzetben esetleg vírust tartalmazó makrók találhatók. Így lehetőségünk van arra, hogy a makrók nélkül nyissuk meg az ilyen a munkafüzeteket, hogy megvédjük azokat a makróvírusoktól. Az osztott használatú munkafüzetek és a változtatási események védelme érdekében védhetjük a munkafüzet megosztottságát. Ekkor más felhasználók nem szüntethetik meg a közös használatot, vagy nem kapcsolhatják ki a változtatási eseményeket.

Új segítség Az Excel 97 új szolgáltatása az Office Segéd, amely nem más, mint egy animált kis ábra, amely az egyes feladatok végrehajtásához ötleteket, tanácsokat ad. Többféle formából választhatunk, ha nincs rá szükségünk a háttérbe vonul vagy lezárható.

1-19. ábra


34

Az Excel 97 környezeti igényei

Az Excel 97 környezeti igényei Környezeten mindazon eszközök összességét értjük, amelyek egy program használatát lehetővé teszik. Ezek alapvetően két részre oszthatók: a hardverre (mint a futtató gép és a perifériák együttese) és a szoftverre. E két csoport egyes részei már nem is választhatók szét. Mindenesetre a „vasat”, azaz a számítógépet a szoftver, vagyis a programok üzemeltetik, vezérlik és szabályozzák működését. Ebben a fejezetben a hardverkörnyezetet ismertetjük, a szoftverkörnyezetre és a kezelői felületre később, a program telepítésének leírása után térünk ki. Akkor már ugyanis a leírtakat követhetjük a számítógép képernyőjén, a program futtatása közben. A Windows 95 vagy a Windows NT 4.0 operációs rendszer a 386osnál régebbi típusú számítógépeken nem fut, tehát az ilyen operációs rendszereket, környezeteket megkövetelő Office for Windows 97 alkalmazásokhoz legalább ilyen gép kell. Az Excel for Windows táblázatkezelő program 97-es változata IBM és azzal kompatíbilis számítógépeken használható, a 386-os AT gépektől kezdve a Pentium processzoros gépekig. A számítógép típusát, összetételét alapvetően a Windows 95, illetve a Windows NT 4.0 operációs rendszer igénye szabja meg. Az alábbiakban ismertetjük az Excel működtetéséhez éppen elégséges, illetve célszerűen megfelelő PC3-összetételeket: Mindenképpen ajánlatos azonban a megfelelő méretű (legalább 16 Mbyte) RAM és a VGA képernyő. A program rengeteg funkciója meglehetősen nagy háttértár (legalább 35 Mbyte) igénnyel is jelentkezik. A minimális (a fejlesztők szerint éppen elégséges) számítógépösszetétel 486 DX processzor; 8 MB RAM (a Windows 95 használata mellett); 16 MB RAM (a Windows NT Workstation használata mellett); 3

PC: Personal Computer, vagyis személyi számítógép



35

1.2 vagy 1.44 MB kapacitású floppy; 80 MB winchester; VGA mono monitor és vezérlőkártya; egér vagy más grafikus pozicionáló eszköz; bármilyen, a Windows 95 által támogatott hálózati kártya, ha a hálózatot, illetve az MS Mail programot is szeretnénk használni; Windows 95 operációs rendszer, vagy Windows NT Workstation 3.51 Service Pack 5, illetve újabb változata, például a Windows NT Workstation 4.0. Megjegyezzük, hogy ezen a konfiguráción (a lassú processzor és a kevés memória miatt) a program rendkívül lassan működik. Nagyobb munkafüzetek készítéséhez ez az összeállítás nem javasolható. Minthogy ez a konfiguráció CD-meghajtót nem tartalmaz, így a telepítő programcsomag lemezeit külön kell megrendelni (az Office dobozában található lapon). A célszerűen megfelelő számítógép-összetétel 486 DX4 (inkább Pentium vagy annak megfelelő, például K6) processzor; 12 vagy 16 MB RAM (Windows NT Workstation környezetben 16 MB RAM); 1.2 vagy 1.44 MB kapacitású floppy; minimum 240 MB winchester; CD ROM, azaz CD olvasó; SVGA színes monitor és vezérlőkártya; Microsoft egér vagy azzal kompatíbilis grafikus mutatóeszköz; nyomtató a végeredmény megjelenítésére; bármilyen, a Windows 95 által támogatott gyorsabb hálózati kártya, ha a hálózatot, illetve az MS Mail programot is használnánk; Windows 95 vagy NT operációs rendszer (páneurópai vagy magyar változat). A program telepítéséhez szükséges szabad terület a merevlemezen: a Windows 95 minimum 10 Mbyte, a teljes telepítéshez 35 MB, ezen kívül swap terület (legalább 25 Mbyte), a Windows NT 4.0 Workstation operációs rendszer 110 MB helyet igényel. Az Excel 97 minimális helyigénye 9 MB, a teljes – minden szolgáltatást tartalmaDr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

36


zó – telepítéshez 32 MB szükséges. Az Office minimális telepítése 79 MB, teljes telepítése 201 MB helyfoglalással jár.

A billentyűzet Az Excel program alkalmazható mind a 83 gombos (XT), mind a 101 gombos (AT) billentyűzettel. Az írógéphez hasonlatos billentyűzetrész a szöveg begépelésére, adatok bevitelére szolgál. A többi billentyűt a parancsok ki4 adására, illetve a kurzor (fénymutató) mozgatására, a táblázat cellái között és a cellatartalmon belül való közlekedésre használjuk. A parancsok kiadására két módszert alkalmazhatunk: a menüsorból vagy a billentyűzettel, vagy az egérkurzorral kiválasztva (rámutatva), majd az Enter billentyű, illetve az egér bal gombjának lenyomásával kezdeményezzük a parancs végrehajtását. Csak a billentyűzetet alkalmazva a képernyő második sorában álló menüsorba az Alt billentyűt lenyomva jutunk. Ezt követően a menüsor kiemelt (aláhúzott) karaktereinek egyikét lenyomva, vagy a kijelölőmezőt5 a ↑ vagy ↓ kurzormozgató billentyűkkel mozgatva egy újabb menüt gördíthetünk le, ahonnan a megfelelő parancs kiválasztása az eddig leírtakhoz hasonló módon történhet. A főmenü kiválasztásához a ←, → billentyűket, az almenük legördítéséhez és a menütételek kiválasztásához a → és ↑ vagy ↓billentyűket használjuk. A kijelölt parancs végrehajtását az Enter gomb lenyomásával indítjuk. Ha a legördült menüben valamely parancs nincs kiemelve (halvány szín4 kurzor: grafikus karakter – általában vízszintes vagy függőleges villogó vonalka – mellyel a program jelzi a dokumentumban az aktuális pozíciót, a következő bebillentyűzendő karakter helyét. 5 kijelölőmező: a kurzormozgató billentyűkkel mozgatható inverz sáv, amellyel listákban, menükben megjelöljük azt a tételt, melyet az Enter billentyű lenyomásával választunk ki. Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat


37

nel jelenik meg), akkor az az adott helyzetben nem alkalmazható (értelmetlen például a vágás a táblázatban, amíg nincs kijelölve a kivágandó részlet). Ha nem akarjuk a kiválasztott parancsot indítani, akkor az Esc billentyűt kell lenyomni. Ezzel visszatérünk a dokumentum szerkesztéséhez. A legördülő menü6 parancsai mellett egyes helyeken billentyűzetkódok figyelhetők meg (gyorsbillentyűk). Táblázatszerkesztés közben ezeket a gombokat (billentyűkombinációkat) lenyomva az adott parancs azonnal végrehajtásra kerül. A billentyűzettel a Windows 95 alatt is vezérelhetjük a programokat, bár sokszor kényelmetlenebbül, mint a parancsok egeres megfelelőivel. Néha előfordul, hogy egyes műveletek elvégzése könynyebb lesz egyetlen billentyűkombináció (több billentyű egyszerre történő) leütésével, mintha az egeret használnánk. Néhány parancsot az egér és a billentyűzet együttes használatával tudunk kiadni. A billentyűkombinációkat a felsorolt billentyűk együttes megnyomásával vihetjük be. Például a Ctrl és az F billentyű együttes megnyomásakor a programban félkövérre vált az adott betűtípus. Az ilyen, együttes billentyűlenyomásokat, azaz billentyűkombinációkat a könyvben együttes keretben jelöljük, például: Ctrl+F. A szöveg bevitele csak a billentyűzet segítségével oldható meg. A betűk bevitelére szolgál a billentyűzet központi része, az úgynevezett írógép-billentyűzet. E billentyűzetrésznek színe általában világosabb. A magyar írógéphez szokott felhasználóknak ügyelni kell arra, hogy az angol klaviatúrán nemcsak az ékezetes betűk vannak más helyen, hanem az Y és a Z betű is fel van cserélve. A kezdőknek, illetve írógéphez szokott felhasználóknak nehéz megszokni esetleg azt is, hogy a számítógépen nem szabad l (l) betűt írni a 2-es szám helyett, sem pedig O betűt (o) a 0 (nulla) helyett. A különböző nemzeti jellegzetességeket tartalmazó karakterekhez speciális billentyűzet-beállítás tartozik. A Windows Start menüjének Beállítások/ (vagy Sajátgép/) Vezérlőpult/Billentyűzet prog6 legördülő menü: olyan, a parancsok listáját tartalmazó menü, amely a menü nevére kattintás vagy kurzormozgató billentyűs kiválasztás után gördül le, azaz megjeleníti a menü többi részét. Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

38


ramjával állíthatjuk be az elsődleges (például a magyar) és a másodlagos (például az amerikai) billentyűzet-elrendezést, valamint a köztük az átkapcsolást lehetővé tevő billentyűkombinációt. Az írógép-billentyűzeten is bevihetünk számokat. Erre a célra azonban (különösen, ha sok számot kell bevinnünk) célszerűbb a billentyűzet jobb oldalán található, számológép-kiosztású billentyűcsoportot, a numerikus billentyűket használni. Ha a Num Lock rögzülő váltóbillentyű nincs benyomva, akkor a numerikus billentyűzet a kurzor mozgatására használható, a rajtuk olvasható nyilak és feliratok szerint. Ellenkező esetben a Num Lock lenyomott állapotában vihetjük be a számokat. A billentyűzet eddig nem említett részei vezérlőfunkciókat töltenek be. A numerikus billentyűzetrész másik feladata a különleges karakterek bevitele (lásd alább). Az Alt, Ctrl, Shift billentyűk önmagukban (saját) funkció nélküli váltóbillentyűk, amelyekből 2-2 darab áll rendelkezésre, ezeket mindig valamely más billentyűvel együtt kell használni. Például a Shift billentyű és valamely kurzormozgató billentyű együttes lenyomása az adott irányban kijelöli a párbeszédpanel mezőben a szöveget, munkalap részletet vagy objektumot. A Shift billentyű lenyomásával válthatunk az írógép-billentyűzeten található betűk kis (kurrens) és nagy (verzál) változata között. Ha a Caps Lock 7 rögzülő váltóbillentyű – más szóval állapotbillentyű – nincs lenyomva, akkor betűbillentyűt magában lenyomva kisbetűt kapunk, ha a Shift billentyű lenyomásával együtt, akkor nagyot. Tehát e tekintetben a Shift billentyű szerepe megfelel az írógép betűváltójának. Az Alt billentyű menüparancs-kiválasztó szerepét korábban ismertettük. Másik feladata a különleges karakterek beillesztésének segítése. Ilyen (például ékezetes stb.) karakterek beviteléhez az Alt billentyűt lenyomva kell tartanunk, miközben a numerikus billentyűzeten beütjük egy karakter kódját (a kódtáblázatok megtalálhatók például a nyomtatók kézikönyvében). Ezzel a 7

Az írógépen a váltórögzítőnek van hasonló szerepe.



39

módszerrel olyan betűket szúrhatunk a szövegbe, melyek a billentyűzeten nem szerepelnek. Egyes karakterek bevihetők a jobb oldali Alt billentyű nyomvatartása mellett az írógép billentyűzetről is (például magyar billentyűzetkiosztásra kapcsolva az Alt+á billentyűkombinációval a ß betűt, az Alt+q billentyűkombinációval a \ jelet adhatjuk meg – ami az elérési utak megadásánál játszik fontos szerepet). A kurzor mozgatásának egeres módszeréről már tettünk említést, később részletezzük. Ugyanakkor, mivel a Windows és az Excel – meglehetősen kényelmetlenül – egér nélkül is működtethető, így a billentyűzettel kell mozgatnunk a kurzort. A kurzormozgató billentyűk a billentyűzet ← ↑ → ↓, valamint Home End , PgUp, PgDn billentyűi, illetve ezeknek a Ctrl billentyűvel együtt lenyomott kombinációi (lásd később, a „Kurzormozgatás” fejezetben). Az Excelben az Insert, illetve Ins feliratú billentyűkkel válthatunk a beszúrásos és a felülírásos szövegbevitel között. Az utóbbit az állapotsorban megjelenő ÁTÍR felirat is jelzi. A beszúrásos szövegbevitelkor a begépelt szöveget követő szövegrészek jobbra mozdulnak, az új szöveg nem törli őket. A felülírásos szövegbevitel esetén az előzőleg begépelt, a kurzor helyén álló szöveget felülírjuk. A Delete billentyű a kurzor után álló betűt vagy a kijelölt munkalaprészletet (cellát, diagramelemet) törli. A Backspace billentyű az írógép-billentyűzet jobb felső sarkában található, felirata rendszerint Í. Ez a billentyű a kurzor előtt álló betűk vagy kijelölt szövegrészek törlésére szolgál. Az Esc billentyű a menük, párbeszédpanelek parancsainak végrehajtása elől „menekülő” (Escape) gomb. Bárhol is vagyunk egy párbeszédpanelen, az Esc billentyű egyszeri vagy többszöri megnyomásával visszatérhetünk az utolsó munkaképernyőhöz. Funkciója megfelel a párbeszédpaneleken alkalmazott Mégse nyomógombnak. A Caps Lock és a Num Lock állapotbillentyűk, vagy kapcsolók. A Caps Lock lenyomását követően begépelt szöveg nagybetűs lesz. Kisbetűt ekkor a Shift billentyű lenyomásával, kombinációként Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

40


kell bevinni. A Caps Lock újbóli megnyomásával az eredeti állapotot állítjuk vissza. Az Enter billentyű a számítógép és programok kezelésében nélkülözhetetlen. Ez a legnagyobb billentyű. Felirata több billentyűzeten: ↵. Megtalálható a numerikus billentyűzetrész jobb alsó sarkán is. Szövegbevitel során megfelel az írógépek „kocsivisszasoremelés” billentyűjének, emellett a parancsok végrehajtásának engedélyezésére szolgál (hasonlóan a párbeszédpanelek OK nyomógombjához vagy az egeres kattintáshoz). Az Excel munkalapokon e billentyűvel visszük be a Szerkesztőléc tartalmát a cellába. Az Eszközök menü Beállítások/Szerkesztés párbeszédpanel lapján beállíthatjuk, hogy az Enter billentyű lenyomására milyen irányban hagyjuk el az aktuális cellát (Lefelé, Jobbra, Felfelé, Balra). Az F1... F12 funkcióbillentyűkhöz rendelt parancsokat az adott helyen ismertetjük.

Az egér Az egér egy pontkijelölő eszköz, amellyel könnyen mozoghatunk a dokumentum tartalma és a parancsok (menütételek) között. A kurzor pozicionálása az egér (egérkurzor) mozgatásával, majd az egér bal gombjának lenyomásával történik, ezt a továbbiakban kattintásnak nevezzük. A kiválasztott parancsok is így indíthatók. Egér helyett alkalmazhatunk más grafikus pozicionáló eszközt, például fényceruzát, pozicionáló gömböt (trackballt – úgynevezett „hanyattegeret”), digitalizáló tábla szálkeresztjét (lásd az 1-20. ábrát). Ez utóbbi eszközöket általában lehet egérként installálni, a továbbiakban az egér használatát tételezzük fel.

1-20. ábra



41

A kettős kattintás, a bal egérgomb kétszeri, gyors egymásutánban történő lenyomása. Ezzel a kijelölt objektumot vagy funkciót általában nemcsak kiválasztjuk, hanem el is indítjuk a jelképezett alkalmazást (az objektumot – például rajzot – létrehozó programot), illetve parancs végrehajtását. Ikonokhoz rendelt parancsok végrehajtásának indításához elegendő az egyszeres kattintás is, egyébként az egyszeri gombnyomás kijelöli a feladatot, a kettős kattintás pedig végrehajtja azt. Ha a kiválasztott parancsot mégsem akarjuk indítani, akkor kattintsunk az egérrel a menün kívüli területre. Az egérrel ugyanakkor eszköztár ikonokat, kijelölt diagramelemeket, cellákat és cellák tartományát, illetve objektumokat tudunk mozgatni az egyik helyről a másikra. Az ikonokat tartalmazó eszköztár mozgatását például úgy végezhetjük el az egérrel, hogy az eszköztár ikonokat nem tartalmazó részére mutatunk, lenyomjuk a bal egérgombot (ezzel „megragadjuk” az ikont), majd az egér mozgatásával kiválasztjuk az új helyét. A mozgatás közben folyamatosan nyomva tartott bal egérgomb felengedésével szüntetjük meg a vonszolást. Ekkor rögzül az eszköztár az új helyen. Az eszköztárbeli ikonok mozgatása hasonlóképpen történik, de a művelet alatt tartsuk nyomva az Alt billentyűt. Az egérkurzor munkánk során a tevékenységnek megfelelő módon, jellegzetesen változtatja alakját. Ezzel jelzi a végrehajtható funkciót is. A homokóra alakú egérkurzor a várakozást jelenti, ekkor az Excel hosszabb folyamaton dolgozik, várnunk kell a további parancsok kiadásával. A Windows 95 alá is fejlesztettek sok egyébféle (például animált) kurzortípust, ezek más-más módon jelzik a várakozó állapotot. A következőkben a Windows szabvány kurzortípusait és az Excelben használatos egérkurzorokat mutatjuk be: Kurzor Kurzor neve, megjelenés helye (alkalmazás leírása) Normál kijelölés: ez jelenik meg a menü és ikonparancsok, listaelemek kiválasztásakor, gördítősáv alkalmazásakor, cella vagy tartomány mozgatásakor. Ha a kijelölt tartomány vagy az aktuális cella határára ilyen a típusú kurzorral mutatunk, akkor a bal egérgomb folyamatos nyomvatartása mellett új helyre vontathatjuk a cellát vagy tartományt.


42


Kurzor Kurzor neve, megjelenés helye (alkalmazás leírása) Súgó kijelölés: ez az ikon akkor jelenik meg, ha a Window Súgó ikonjára kattintunk. Ha ezand Help ikonkategória zel megjelölünk egy képernyőelemet, akkor leírást kapunk az adott vezérlőelemről, menüparancsról. Ha a dokumentum belsejébe kattintunk, akkor a kattintás helyén álló bekezdés jellemzőiről kapunk leírást. A kimutatások elemeinek kijelölésekor, mozgatásakor a megfogott elemnek megfelelően jelenik meg a kurzor, amely az új helyre mozgatás során felveszi az új helyhez tartozó alakot (a mellékelt minta az adatterületen szereplő elemekhez kapcsolódik, lásd a „Kimutatások” fejezetet). Ez a szálkereszt jelenik meg akkor, ha a cella vagy a kijelölt tartomány jobb alsó sarkában álló kitöltőnégyzetre mozgatjuk az egérkurzort. Ha ilyenkor ezt a jelet jobbra vagy lefelé elvontatjuk, akkor a vonszolás irányába eső cellákat kitöltjük a kijelölt cellákkal. Felfelé vagy balra húzva töröljük a kijelölt cellák tartalmát. A húzás során nyomvatartott Shift billentyűvel sorok és oszlopok szúrhatók be vagy törölhetők. Szintén szálkereszt jelenik meg a grafikus objektumok létrehozásakor is. Szövegkijelölés: az Excel szerkesztőléc területén (a munkalap felett) ilyen az egérkurzor alakja. Ezt (és a bal egérgombos kattintást) használva jelöljük ki a szöveges kurzor új helyét. A munkalap celláinak kijelölésére használható forma. Munka a háttérben: várakozás. Amíg ez az ikon látszik, nem adhatunk ki más parancsot. Ilyen lehet az állományok keresése, beépülők beépítése közben. Foglalt: az Excel egy hosszabban tartó műveleten dolgozik. Amíg ez az ikon látszik, nem adhatunk ki más parancsot. Nem érhető el: ez az ikon akkor jelenik meg, ha az adott helyzetben valamely parancs nem érhető el (inkább a Windows 95-re jellemző). Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat


43

Kurzor Kurzor neve, megjelenés helye (alkalmazás leírása) Függőleges átméretezés: a kijelölt objektum (például diagramelem) vízszintes szélein középen elhelyezkedő fogópontok, fogantyúk áthelyezésekor (átméretezésekor) jelenik meg. Munkalapsorok magasságának meghatározásánál, sorok elrejtésénél használható. Akkor jelenik meg, ha az egérkurzort a sorazonosító-határokra mozgatjuk a munkalap bal szélén. Ha ilyen formájú kurzor mellett duplán kattintunk az egér bal gombjával, akkor a normál, a sor legnagyobb cellájához igazodó sormagasságot állíthatunk be. A sorhatárt az előző sorhatárra tolva elrejthetjük a sort. A munkalap vízszintes osztójelének áthelyezésénél használatos. Ezzel a kurzorral az osztóvonalra duplán kattintva megszüntethetjük a munkalap felosztását. Vízszintes átméretezés: a kijelölt objektum függőleges szélein középen elhelyezkedő fogópontok áthelyezésekor (átméretezésekor) jelenik meg. Munkalaposzlopok szélességének meghatározásánál, oszlopok elrejtésénél használható. Akkor jelenik meg, ha az egérkurzort az oszlopazonosító-határokra mozgatjuk a munkalap tetején. Ha ilyen kurzor mellett duplán kattintunk az egér bal gombjával, akkor az oszlop legnagyobb cellájához igazodó szélességet állíthatunk be. Az oszlophatárt az előző oszlophatárra tolva elrejthetjük az oszlopot. A munkalap függőleges osztójelének áthelyezésénél, illetve a vízszintes gördítősáv–lapfül arány beállításánál használatos kurzor. Ezzel az ikonnal az osztóvonalra duplán kattintva megszüntethetjük a munkalap felosztását. Átlós átméretezés 1: a kijelölt objektum sarkain elhelyezkedő fogópontok áthelyezésekor (az objektum, például diagram átméretezésekor) jelenik meg. Ezzel egyszerre módosítjuk az objektum függőleges és vízszintes méretét. Átlós átméretezés 2: a kijelölt objektum sarkain elhelyezkedő fogópontok áthelyezésekor jelenik meg. Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

44


Kurzor Kurzor neve, megjelenés helye (alkalmazás leírása) Áthelyezés: a kijelölt objektum belsejébe mutatva jelenik meg. Ha megjelent, akkor lenyomhatjuk a bal egérgombot, amelyet folyamatosan nyomva tartva az objektumot (például grafikus objektumot, diagramot) új helyre mozgathatjuk. Ugyanez a kurzor jelenik meg a négy részre osztott munkalap osztóvonalainak kereszteződésére mutatva. Ebben az esetben a vízszintes és függőleges osztás helyét egyszerre jelölhetjük ki az osztójel egeres elvontatásával, vagy duplán kattintva megszüntethetjük a munkalap felosztását. Az egér (kattintások, sebesség) és az egérkurzor (forma) beállításának változtatására is lehetőségünk van a Windows 95-ben. A beállításokat a magyar nyelvű Windows 95, illetve NT 4.0 esetében a Start menü vagy a Sajátgép programcsoport Beállítások/Vezérlőpult/Egérkezelés programjával (az angol nyelvű Windowsnál a Start/Settings/Control Panel/Mouse programmal) végezzük el.

A képernyő, az ablakok és a menük Az Excel ikonorientált környezetben működik, maga is ikonokat alkalmaz az egyes funkciók kiváltására. Az ikonok a parancsok képi megfelelői, apró, szemléletes ábrák, amelyekkel könnyebb tájékozódni, illetve amelyek segítségével a megfelelő parancsok indíthatók. Az ikonokat funkciójuk alapján eszköztárakba sorolták. A Windows konvencióinak megfelelő módon felépített (az indító környezethez szervesen kapcsolódó) Excel képernyő – azaz az Excel munkaasztal – az 1-21. ábrán bemutatott főbb részeket tartalmazza. Az operációs rendszer minden egyes alkalmazása, programja külön alkalmazási „ablak”-ban fut. Az itt bemutatott képernyőkép az Excel munkaasztal. Tartalmazza a címkét, menüsort, munkaterületet, eszköztárakat, ablakokat, melyeket a továbbiak során részletesen ismertetünk. Ezek egyébként az alkalmazott nézettől és saját beállításunktól függően meghatározott módon jelennek meg vagy tűnnek el. A szerkesztett állomány a dokumentumablakba kerül. Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat


45

1-21. ábra A legfelső sor az Excel alkalmazási ablak fejléce, amely a szerkesztett dokumentum neve mellett baloldalt az úgynevezett rendszerablak-vezérlőmenü ikonját: , jobboldalt méretváltoztató ikonokat ikonnal a rendszerablak-vezérlőmenüt gördíthetjük tartalmaz. Az le. Parancsaival kicsinyítjük, nagyítjuk a rendszerablakot, vagy akár befejezzük az Excel futtatását. Itt jegyezzük meg, hogy az egyébként memóriafaló Excel mellé 16 MB RAM figyelembevételével is csak igen kevés program fér – bár ezen sokat segített a Windows 95 javított memóriakezelése. Az ikonnal legördíthető menü parancsainak ismertetésénél egyaránt megadjuk a parancsok angol és magyar nevét, tekintettel arra, hogy az angol nyelvű Excel-t használhatjuk a magyar nyelvű Windows alatt is. Ezek az ikon helyzetéikonra kattintás től függően vagy a bal fölső sarokban található után az alkalmazásablakra vagy a menüsor elején található ikonra kattintás után az aktív szerkesztőablakra vonatkoznak (vezérlőDr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

46


menük). A zárójelek között szereplő billentyűkombinációk a szerkesztőablakra érvényesek. Az ikonra kattintással legördíthető menü Restore – Előző állapot – (Ctrl+F5 billentyűkombináció) parancsa állítja be az eltorzított, mozgatott munkafüzet-szerkesztő ablak megelőző méretét. Ugyane menü Move – Áthelyezés – (Ctrl+F7 billentyűkombináció) parancsa segítségével mozgatjuk az Excel ablakát, amennyiben annak mérete kisebb a lehetséges maximális méretnél. A Size – Méretezés – paranccsal a rendszerablak vagy az aktív szerkesztőablak méretein változtathatunk az ablak szegélyeinek mozgatásával. Az ikonokkal legördíthető menü Minimize – Ikonállapot – (Ctrl+F9 billentyűkombináció) menüpontjának felel meg a bal oldali méretváltoztató ikon: , amellyel az egész Excelt vagy a szerkesztett dokumentumot ikon méretűvé zsugorítjuk (erre akkor lehet szükség, ha más Windows alkalmazásra vagyunk kíváncsiak). A Maximize – Teljes méret – (Ctrl+F10 billentyűkombináció) menüpont a lehetséges legnagyobb rendszer- vagy szerkesztőablakot állítja be. Ennek felel meg a teljesméret ikon is: . A vezérlőmenü Close – Bezárás – menüpontja (vagy közvetlenül a szerkesztésből kiadott Alt+F4 billentyűkombináció) vagy az ikonra mért dupla kattintás befejezi az Excel használatát, ez egyúttal a munkafüzet szerkesztésének befejezését jelenti. A menüsor elején álló ikonra kattintva megjelenített menü hasonló parancsának kiadása (a Ctrl+F4 billentyűkombináció lenyomása) vagy az ikonra mért dupla kattintás az aktív dokumentumablak (munkafüzet) bezárását eredményezi. Ha a szerkesztett dokumentum változásait még nem mentettük el, az 1-22. ábrán látható üzenet jelenik meg. A munkalapot a vízszintes és függőleges gördítősávval görgethetjük a képernyőn. Ehhez a sávon látható csúszkát kell mozgatnunk. Rámutatunk az egérrel, majd a bal gomb folyamatos nyomvatartása mellett elhúzzuk a kívánt helyre. Ha a sávok végén álló nyilakra kattintunk, akkor a munkalap egy sorral vagy oszloppal mozdul el a megfelelő irányba.



47

1-22. ábra Korábban már több szót ejtettünk a menükről. A menük a parancsok tematikusan, feladat szerint összefogott csoportjai. A fő menü a képernyő második sorában, a címsor alatt található. A fő menüsor almenüi – a lehulló vagy másképpen legördülő menük – a korábban ismertetett egeres rákattintással, illetve az Alt billentyű + a megjeleníteni kívánt almenüt jelölő szó aláhúzott karakterének megfelelő billentyű együttes lenyomásával jeleníthetők meg. Például a View menü parancsai az Alt+V billentyűkombináció lenyomására jelennek meg. A másik módszer: előbb lenyomjuk az Alt billentyűt, aminek következtében a kurzor a menüsorba kerül, majd a kiválasztásához a Å, Æ billentyűket, az almenük legördítéséhez és a menütételek kiválasztásához a Æ, Ç, È billentyűket használjuk. A kijelölt parancs végrehajtását az Enter billentyű lenyomásával vagy a parancs menüben megjelenő aláhúzott betűjének lenyomásával indítjuk. Például a megjelenített (legördített) View menü Status Bar parancsát (vagyis az állapotsor ki- vagy bekapcsolását) az s billentyű lenyomásával indítjuk. Különleges menü a gyors, másképpen helyi vagy kurzormenü, amelybe a program fejlesztői a leggyakrabban használt parancsokat foglalták össze. E menü parancsai a menühívás (az egér-, másképpen a grafikus kurzor helyétől) helyétől függően eltérnek egymástól. A kurzormenüt a jobb egérgombos kattintással jelenítjük meg. Ha cellára kattintunk a jobb egérgombbal, akkor a program kijelöli a cellát és a cellákra vonatkozó parancsokat összefogó menüt jelenít meg. Ha előzetesen kijelöltünk cellákat, akkor a parancsok az öszszes kijelölt cellára vonatkoznak. A sor- vagy oszlopazonosítóra mért jobb egérgombos kattintás ezek formázására, megjelenítésére vonatkozó parancsokat tartalmazó menüt jelenít meg. Ha eszköztárDr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

48


ra kattintunk a jobb egérgombbal, akkor az eszköztárakat megjelenítő, módosító parancsokat adhatunk ki. A gördítősávos munkalapmozgatás során a gördítősáv mellett megjelenik az aktuális cella koordinátája, illetve a névvel ellátott oszlop (listaelem) neve („gördinfo”). Az AutoSzűrő segítségével egy lista részhalmazát gyűjthetjük ki (lásd később). A szűrt listából csak a kijelölt értékeknek megfelelő tartalmú rekordok jelennek meg. Az automatikus szűréssel rendezés nélkül kereshetjük meg a listák legkisebb és legnagyobb elemeit vagy adott százalékokat. Az állapotsor közepére került AutoSzámolás mezőben kijelezve automatikusan hajthatunk végre hatféle függvényt. E függvények argumentuma a kijelölt munkalaptartomány. E kijelölt tartomány több részletből is állhat, azaz nem szükséges összefüggőnek lennie. A függvényeket és a számítás módját lásd az „Automatikus számolás” fejezetben. Jelentősen megváltozott az állományok keresése funkció, amely a Word 97-hez hasonlóan beköltözött a munkafüzetek megnyitására szolgáló Open párbeszédpanelbe. Ugyancsak a Wordhöz hasonló megoldással itt is megjelent az automatikus javítás, azaz az Excel is felismeri a leggyakoribb helyesírási hibákat (a hibák típusaira tanítható), majd az Enter billentyű lenyomása után kijavítja a cella tartalmát a helyes szövegre. Az AutoKiegészítés lista az Alt+È billentyűkombinációval hívható. Megjeleníti az aktuális cellát tartalmazó oszlop összes egyedi bejegyzését, ahonnan az új cella tartalmát kiválaszthatjuk. A lista legördítése nélkül az Excel automatikusan kiegészíti a cella tartalmát a néhány felismert első betű alapján, azaz az AutoKiegészítés kiértékeli, hogy egy adott oszlopban az aktuális cella bevitelét megelőzően vittünk-e be az aktuálissal megegyező karakterekkel kezdődő cellát, ha igen, akkor a cella maradék részét automatikusan kitölti. Ezzel gyorsul az adatbevitel, ha az oszlopban sok ismétlődő adat fordul elő. Az AutoKiegészítés funkció által használt választéklista az egér jobb gombjával a cellára kattintva megjeleníthető helyi menüről is hívható. A listában megjelennek az aktuális oszlop egyedi cellatartalmai. Innen is kiválaszthatjuk a cellába írandó új értéket. Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat


49

Javítottak az egérműveleteken is. A kijelölt tartományokat másik munkafüzet-ablakba is áthúzhatjuk, így a mozgatás és másolás sokkal könnyebb lett. Munkafüzeteinket megoszthatjuk másokkal. Az osztott listákhoz hozzáférők az aktuális (frissített) adatokat kapják meg. Az ilyen osztott listákon egyszerre többen dolgozhatunk, bár még mindig korlátozott lehetőségekkel (a cellaformátumot és a képleteket már megváltoztathatjuk, de a kimutatásokat nem). Információkat kaphatunk a munkafüzetet használó többi kollégáról, módosításaikról is.

Párbeszédpanelek és parancsok A egyes ikonokkal és a legördülő menük három pontra végződő parancsaiból párbeszédpanel megjelenítése indítható. Ezekkel a kiválasztott parancsok paraméterezhetők, vagyis a parancs végrehajtását módosító-pontosító információkat adhatunk meg. A párbeszédpanelekben az összetartozó információcsoportok bekeretezve jelennek meg. A párbeszédpanelekben a következő vezérlőeszközöket alkalmazhatjuk:

;

Fül: Egyes párbeszédpanelek információi több lapon jelennek meg, illetve azokat több lapon csoportosítva adhatjuk meg. Az egyes lapok között a fülre kattintással vagy a Ctrl+Tab billentyűkombináció lenyomásával a párbeszédpanel-lapok között előre, a Ctrl+Shift+Tab billentyűkombinációval visszafelé (fordított irányban) váltunk. Ugyanígy névvel ellátott lapfülek jelzik a munkafüzet munkalapjait. Kapcsolómező: Kétállású kis négyzet, amelynek két állapota van (ki- vagy bekapcsolt, az utóbbit a kis négyzet x-elése vagy kipipálása jelzi). Egy ablakban egyszerre több kapcsolómező is be lehet kapcsolva. A kapcsolómezőt egeres rákattintással kapcsoljuk be vagy ki, de alkalmazhatjuk az Alt billentyű + a kapcsolómező aláhúzott karakterének megnyomását is. Nevezzük jelölőnégyzetnek is. Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

50

~

vagy


Választókapcsoló (Kiválasztógomb): Az egérrel rákattintva benyomható kör vagy kör alakú ikon. Az ilyen gombokat tartalmazó csoportban mindig csak egy gomb lehet benyomva (ezt a körbe írt pont jelzi). Erre utal az eszköz másik neve, a rádiógomb is. Nyomógomb: Az alapértelmezésként javasolt gomb kiemelt kerettel jelenik meg. A ráírt funkció végrehajtását egeres rákattintással, illetve a kiválasztás után az Enter billentyű lenyomásával indítjuk. A Mégse nyomógomb a parancs végrehajtását elveti (alkalmazása megfelel a billentyűzeti Esc-nek). Egér nélkül a megfelelő nyomógombot az Alt+ a nyomógombra írt betű billentyűjének együttes lenyomásával vagy a Tab, illetve a Shift+Tab billentyűkombinációval választjuk ki. Listamező: a legördülő listapanelek – ha hosszabb listát tartalmaznak – listamezőben nyújtanak lehetőséget az információ listáról történő kiválasztására. A kiválasztást a Ç, È billentyűkkel, illetve egeres rákattintással végezzük. A lista gördíthető a lista végén álló nyilakra kattintva, illetve a gördítőjel mozgatásával. Méretbeállító mező: A kurzormozgató nyilakkal (Ç, È) növelhető és csökkenthető a beírt érték. A kurzorral a mezőbe állva az adat pontosan beírható. Ekkor bevitel után nyomjuk meg az Enter billentyűt. Legördülő listapanel: (Más szóval kiválasztó lista). A jobb oldali nyílra kattintva, vagy a kurzorral a mezőre állva és a Ç, vagy È gombot megnyomva a legördülő menü feltárulkozik. A megfelelő elemet a listából választjuk ki vagy a mezőbe írással adjuk meg.

Egér használata nélkül a megfelelő gomb, kapcsoló vagy mező kiválasztását a párbeszédpanel vezérlőelemein sorban haladva adjuk meg. A kijelölt vezérlőelem neve körül szaggatott keret jelenik meg. A párbeszédpanel vezérlő elemei a Tab billentyűvel a definiálás sorrendjében előrefelé, a Shift+Tab billentyűkombinációval fordított Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat


51

sorrendben járhatók be, tehetők aktuálissá. Egérrel ehhez elegendő a megfelelő párbeszédpanel-elemre kattintani.

Az Excel használata Az Excel használata során létrehozott állományokat (fájlokat) munkafüzeteknek8 nevezzük. A program indításakor egy új munkafüzetet nyit. Ezek a munkafüzetek hálózatos környezetben más felhasználók számára is elérhetővé tehetők. A munkafüzetet hálózati állomány-kiszolgálón osztottan nem tudjuk módosításra megnyitni. Írási és olvasási jogot csak a fájl lezárása után kaphat újabb felhasználó. Kizárólag olvasásra természetesen más is használhatja a munkafüzetet (illetve annak másodpéldányát). Mindaddig, amíg a munkafüzet nincs felszabadítva, erről más felhasználók üzenetet kapnak. A lemezen tárolt munkafüzet megnyitására több módot is találunk, köztük olyan eljárást is, amelynek segítségével tartalom alapján megkereshetjük a megnyitandó állományt. A munka során itt is alkalmazhatjuk az automatikus mentést, amelynek beállítását a Tools menüben kérhetjük. A Tools/Add-Ins (Bővítménykezelő) paranccsal telepítsük az AutoSave (Automatikus mentés) beépülőt, ha az AutoSave parancs nem jelenik meg a Tools menüben. A munkafüzetekkel végzett munka során mozgunk a munkafüzet részei, a munkalapok és azok részei között, lapokat nyitunk meg, nevezünk át, másolunk, mozgatunk (helyezünk át) és zárunk be. A munkafüzetek adatokkal történő feltöltésére a közvetlen adatbeírást, sorozatokat, automatikus kitöltést, függvényeket és adatátvételt, vágólapra helyezést és beillesztést alkalmazzuk.

8

A könyvnek már ezen a részén is előkerülnek olyan kifejezések, amelyeket csak később magyarázunk meg. Ha ilyeneket talál, kérjük lapozzon előre a „Fogalmak magyarázata” alfejezethez. Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

Dr. Pétery Kristóf: Excel 97 angol nyelvű változat

Recommend Documents