Zero Based Begroten
De andere kant van de kaasschaafmethode
“ Je moet de
tijd nemen voor Zero Based Begroten, en je moet lef hebben”
Zero Based begroten legt een duidelijke relatie
Wat is Zero Based?
In het kader van het zoeken naar “lucht in de
tussen de doelstellingen, werkzaamheden,
De grondslag bij Zero Based Begroten (ZBB) is het
begroting” is ZBB een bewezen effectieve
middelen en kosten van de organisatie.
bepalen van de middelen die nodig (en efficiënt)
methodiek omdat het de organisatie verplicht
Het stimuleert creatief nadenken over een
zijn om de doelen in de toekomst te kunnen rea-
om scherper na te denken waarom en hoe iets
effectieve en efficiënte bedrijfsvoering.
liseren. Uitgangspunt is dat geen relatie gelegd
wordt gedaan, maar waar ook wordt gekeken of
wordt tussen het verleden en de toekomst. Het
dit wel op de meest efficiënte manier gebeurt.
Zero Based Begroten - en eventuele besparingen
opbouwen van de begroting op basis van ZBB
Per definitie begint het dus bij de kerntaken; wat
die eruit voortvloeien - is geen doel op zich; als
betekent dat de organisatie de output, de
is de rol en de wettelijke verplichting van de
het goed is volgt het op de takendiscussie, de
daaraan gerelateerde werkprocessen en de
organisatie. Hoe willen wij er invulling aan geven
analyse van mogelijke innovaties en de veran-
daarmee samenhangende benodigde capaciteit
en welke middelen zijn daarvoor noodzakelijk.
deringen die binnen en buiten de organisatie
of middelen geïnventariseerd heeft. Per werkproces
Het uitwerken van de begroting met de Zero
plaatsvinden. Zero Based Begroten is een instru-
worden normuren, -bedragen en prestatie
Based Begroten methodiek is pas zinvol als de
ment om het gewenste bewustwordingsproces
indicatoren toegewezen. Afdelingen geven voor
uitkomsten van de kerntakendiscussie helder zijn.
in gang te zetten.
alle bestaande en nieuwe bedrijfsactiviteiten aan waartoe ze dienen, welke kosten ermee
Het Zero Based Begroten is geen kaasschaaf-
zijn gemoeid en wat de output ervan is. Feitelijk
methode waarmee de begroting links en rechts
wordt de begroting in zijn geheel opnieuw
wordt aangepast. Het is een volwaardig en diep
opgebouwd, waarbij een duidelijke relatie
ingrijpend instrument waarmee gemeentelijke
gelegd wordt tussen de werkzaamheden en de
organisaties hun ontwikkeling mede kunnen
doelstellingen van de organisatie. Het stimuleert
vormgeven. Daarom is het aan het College en/of
het creatief nadenken over een effectieve en
het bestuur om voor deze methodiek te kiezen.
efficiënte bedrijfsvoering.
Iedereen in de organisatie, van hoog tot laag, doet aan dit intensieve en confronterende proces mee. Zorgvuldige en tijdige informatie over keuzes en kaders, doorlooptijden, voortgang en deadlines, taken en verantwoordelijkheden en trekkers van het proces is cruciaal.
“ Zero Based Begroten is de goede manier om inzicht te krijgen, keuzes te maken en sturing te geven” Aanpak
De uitkomst van het onderzoek kan zijn dat het
Ervaringen Zero Based Begroting
Het is zinvol om één of meer afdelingen als pilot
zinvol is om de begroting en de daarbij
bij andere gemeenten
te gebruiken om een analyse te maken voor
gebruikte onderbouwingen voor alle afdelingen
Een aantal gemeenten in Nederland heeft al
de opbouw van de Zero Based begroting. Die
door te lichten. Nota bene: Zero Based Begroten
ervaring opgedaan met het opstellen van een
analyse begint bij de kerntaken (de wat-vraag) en
kost interne en externe capaciteit. Immers, een
begroting op basis van Zero Based Begroten. Deze
beantwoordt vervolgens de vraag hoe middelen
grondige beoordeling van de onderbouwing
gemeenten geven hierover het volgende aan:
daaraan kunnen worden gekoppeld (de hoe-
van de begroting van alle afdelingen vraagt
vraag). De identificatie van de huidige wijze van
nader onderzoek naar de gehanteerde normen,
Ridderkerk en ook op dezelfde manier Amersfoort
budgetteren (regulier, beheer en onderhoud) is
de beheersbegroting, de doelstellingen MJPB
De gemeenten Ridderkerk en Amersfoort
hierin ook van belang.
enzovoort.
hebben een aantal jaren geleden een forse bezuinigingstaakstelling gekregen van 20%
Of bezuinigingsopties interessant genoeg zijn
• •
van de totale begroting. Het college en de raad
om verder onderzocht te worden, is deels afhan-
Planningsmarkt
besloten tot een rigoureuze en systematische
kelijk van politieke en organisatorische keuzes.
Een leuk maar ook zeker efficiënt instrument is
doorlichting van de gehele organisatie. De
om afdelingen elkaars uitkomsten te laten delen
opdracht kende geen uitzonderingen en omvatte
Voorbeelden:
middels een planningsmarkt. Hierin vertellen
vergaande versobering van beleid en verlaging
Is het onderhoud en beheer van de wijkcentra
de afdelingen aan elkaar wat ze komende jaren
van onderhoudsniveaus. Uiteindelijk heeft dit
nog een taak die de gemeente zou moeten
gaan doen en welke inzet en/of middelen ze
geleid tot zoveel mogelijk uitbesteden van werk-
handhaven?
hierbij van andere afdelingen nodig hebben.
zaamheden. Door de systematische doorlichting
Na de presentaties van de afdelingen wordt er
is zicht gekomen in alle kosten en taken en
Kunnen we het aantal te verlenen vergunningen
een planningsmarkt gehouden waarin de
overheadkosten. Er is een scherp besef gekomen
reduceren?
afdelingen middels zoveel mogelijk onderbouw-
van kosten en resultaten bij medewerkers. Dit
de werkzaamheden en urenclaim aan elkaar
heeft uiteindelijk geresulteerd in o.a. de interne
vragen of ze dit kunnen leveren. Aan het eind van
wijze van onderling contracteren, resultaataf-
zoals Economische Zaken, in aanmerking voor
de planningsmarkt worden de claims verwerkt
spraken, prestatiebegroting en een systeem van
reductie?
en kan het bestuur keuzes maken in prioriteit en
bewust belonen. De gemeenten Ridderkerk en
binnen de financiële mogelijkheden. De niet
Amersfoort concludeerden daarmee ook dat het
gehonoreerde claims blijven staan als wens
doorlichten van de begroting en een kritische
indien er ergens anders ruimte ontstaat.
beoordeling van de onderliggende keuzes zinvol is.
• Komen afdelingen met minder duidelijke output, • Zijn de overheadkosten nog in verhouding met de afdelingskosten?
Een organisatieproces waarin u de juiste keuzes gezamenlijk maakt
Potentiële besparingen
Hoe gaat u het proces in?
Om een inschatting te geven van de potentiële
Het Zero Based Begroten dient vanuit het college
besparingen die het proces van Zero Based
en/of bestuur aan de gehele organisatie
De gemeente Rheden heeft in 2009 de begroting
Begroting op kan leveren is het van belang dat
opgedragen te worden zodat iedereen in de
2010 op een Zero Based manier vormgegeven.
Zero Based Begroting aan de orde komt nadat
organisatie, dus zowel van hoog naar laag, zich
Ze heeft niet de gehele begroting hieraan onder-
ondermeer de (kern)takendiscussie en analyse
aan dit proces moeten committeren en dragen.
worpen, het Zero Based Begroten is naar analogie
van mogelijke innovaties hebben plaatsgevonden.
(In Rheden was een deel van de organisatie het
toegepast. Verder was de begroting (afdelingsbe-
Indien hiervan sprake is zal ook een eventuele
onderwerp.) De kaders, doorlooptijd, verantwoor-
grotingen) in concept gereed en lag de focus op
organisatieverandering discussie moeten zijn
delijkheden en trekkers van het proces dienen
het toepassen van Zero Based Begroten bij het
gevoerd. Vooruitlopend hierop kan een zeer
helder in de organisatie gecommuniceerd te
vinden van besparingen.
globale inschatting gemaakt worden van de
worden. Ook de voortgang, deadlines en resultaten
potentiële besparing. Sterk samenhangend met
zullen steeds helder gecommuniceerd worden
Het College kwam tot twee conclusies: Zero Based
het resultaat is hoe kritisch men naar de organi-
binnen de organisatie.
Begroten kan helpen om de begroting vanaf ‘de
satie durft te kijken, op welke wijze men wenst
grond’ op te bouwen. En: er is meer tijd voor nodig
om te gaan met de medewerkers, het draagvlak
– en dat had alles te maken met de nog niet afge-
binnen de organisatie enz.
Zero Based Begroten: neem de tijd
ronde kerntakendiscussie . De gemeente Rheden ziet in dat Zero Based Begroten de goede discussies in de organisatie op gang brengt. Goede discussies kosten tijd – en gemeentelijke organisaties hebben niet altijd de tijd. Ook is het cruciaal dat vooraf de politieke keuzes in het proces worden betrokken.
Meer informatie? Kenniscoach is een bedrijfsonderdeel van InnoFra die ervaren professionals in het beheer van de openbare ruimte benutten om kennis over te
Bezoekadres: Pompoenweg 9
dragen en verder te ontwikkelen. Kenniscoach functioneert zowel voor situaties waarin individuele medewerkers moeten worden begeleid als voor teamcoaching. De werkzaamheden van Kenniscoach worden uitgevoerd door zelfstandige coaches die het belang van inhoudelijke vakkennis erkennen. Wilt u meer weten over onze producten en dienstverlening, kijkt u dan ook eens op onze website.
De volgende specialistische bedrijven maken onderdeel uit van Innofra:
2321 DK Leiden Telefoon: Web:
(071) 566 5305 www.kenniscoach.nl www.innofra.nl
