Zaakgericht werken. Adviesrapport Peel en Maas

Zaakgericht werken Adviesrapport Peel en Maas

Ed Vullings juni 2012

Inhoud

Samenvatting

3

1

Inleiding

4

1.1

Huidige situatie

4

1.2

Doelstelling

4

2

Voorwaarden zaakgericht werken

5

2.1

Organisatorische voorwaarden

5

2.1.1 Definitie zaakgericht werken is bekend en de organisatie weet hoe er gewerkt

2.2

2.3

gaat worden

5

2.1.2 Produkten en diensten zijn benoemd in zaaktypen

6

2.1.3 Zaakstatussen zijn benoemd

6

2.1.4 Zaakgericht werken is opgenomen in het informatiebeleidsplan

6

2.1.5 Er is draagvlak voor zaakgericht werken

7

2.1.6 Er is budget voor de uitrol en begeleiding van zaakgericht werken

7

2.1.7 Er is een keuze gemaakt voor de implementatie van zaakgericht werken

7

Technische voorwaarden

7

2.2.1 Er kan digitaal gewerkt worden

7

2.2.2 Er is een zaaksysteem aanwezig

7

2.2.3 De IT-architectuur is in kaart gebracht

8

2.2.4 De koppelingen met back-office-applicaties zijn bekend en benoemd

8

2.2.5 De ICT-techniek is op orde

9

Juridische voorwaarden

10

2.3.1 Machtiging tot vervanging

10

2.3.2 Archiefwettelijke verplichtingen

10

3

Archiveringsvraagstukken

11

3.1

Vullen zaakdossiers

11

3.2

Omzetten in archiefwaardig formaat

11

3.3

Bewaartermijn van gerelateerde zaakdossiers

12

3.4

Bezwaar- en beroepsprocedure

12

3.5

Brondatum vernietigingstermijn

12

4

Tijdsplanning

13

5

BIJLAGEN

14

Bijlage I: Generiek proces

15

Bijlage II: checklist zaaktypen

16

Bijlage III: Archief KPI’s voor Peel en Maas

17

Zaakgericht werken in Peel en Maas

3

Samenvatting Wat moet Peel en Maas doen om zaakgericht te werken? Deze vraag wordt beantwoordt in dit advies. De gemeente is al goed op weg maar sommige punten vragen nog aandacht. Het benoemen van de zaaktypen bijvoorbeeld. Aan deze voorwaarde wordt nog niet volledig voldaan. Ook de manier van werken en het draagvlak voor zaakgericht werken vragen nog de nodige aandacht. Het management van Peel en Maas zal ook consequenter moeten gaan sturen op de afhandeling van zaken. De performance van het zaaksysteem Verseon is nog niet optimaal, hier zal verbetering in op moeten treden, dit zal zeker zorgen voor meer draagvlak. Om de archivering ook zaakgericht en digitaal te mogen uitvoeren is een ‘besluit tot vervanging’ nodig. Hiervoor dient een ‘handboek digitale vervanging’ opgesteld te worden.


1

4

Inleiding

1.1 Huidige situatie Om de dienstverlening te verbeteren wil Peel en Maas digitaal zaakgericht gaan werken in e

een papierloos kantoor vanaf het 3 kwartaal van 2014. Vanaf 1 januari 2010 digitaliseert de gemeente haar ingekomen post en is men begonnen met digitaal werken. Per 5 maart 2012 is het zaaksysteem Verseon ingevoerd en is het de bedoeling dat de medewerkers zaakgericht gaan werken. Het principe van zaakgericht werken is echter bij veel medewerkers nog niet ‘ingeburgerd’. Digitaal zaakgericht werken impliceert ook digitaal zaakgericht archiveren. Het zaaksysteem Verseon is hier ook geschikt voor, de uitvoering ligt echter in hoge mate bij de discipline van de medewerkers. Zij moeten immers zaken vormen en afhandelen. Team Documentaire Informatievoorziening (DIV) kan vervolgens de afgehandelde zaken gaan archiveren. Verreweg de meeste medewerkers zijn gewend om met papieren dossiers te werken, met digitale dossiers hebben ze weinig ervaring. Dit geldt ook voor de medewerkers van team DIV. Een grote verandering die zaakgericht werken met zich meebrengt is dat bij de registratie van een zaak ook meteen de vorming van het zaakdossier start. In de praktijk heeft team DIV inmiddels een flinke digitale werkvoorraad te archiveren zaken en documenten opgebouwd. Om digitaal te archiveren zal de gemeente een ‘besluit tot vervanging’ moeten nemen. In de afstudeeropdracht ‘De ambtenaar gaat in zaken’ is in kaart gebracht wat een gemeente allemaal moet regelen wil ze succesvol zaakgericht gaan werken. De conclusie is dat voldaan moet worden aan voorwaarden, deze zijn onder te verdelen in organisatorische, technische en juridische voorwaarden. Naast genoemde voorwaarden heeft zaakgericht werken ook veel consequenties voor het archiveringssysteem, ook deze komen in dit adviesrapport aan de orde.

1.2 Doelstelling De doelstelling van dit adviesrapport voor de directie en management van de gemeente Peel en Maas is een beschrijving van de stappen die de gemeente moet nemen om te komen tot zaakgericht werken voor de gehele organisatie.


2

5

Voorwaarden zaakgericht werken

In dit hoofdstuk wordt beschreven aan welke voorwaarden voldaan moet worden wil Peel en Maas zaakgericht kunnen werken. De voorwaarden zijn onderverdeeld in organisatorische, technische en juridische voorwaarden. De genoemde voorwaarden zijn gefilterd uit literatuuronderzoek en interviews met gemeenten. In sommige gevallen voldoet Peel en Maas al aan de gestelde voorwaarde, er is dan beschreven hoe de gemeente deze voorwaarde invulling heeft gegeven. In een conclusie wordt vervolgens aangegeven of de gemeente voldoet aan de voorwaarde en zo niet, wat ze moet doen om wel aan de voorwaarde te kunnen voldoen.

2.1 Organisatorische voorwaarden 2.1.1 Definitie zaakgericht werken is bekend en de organisatie weet hoe er gewerkt gaat worden Peel en Maas heeft voor de inrichting van haar zaaksysteem Verseon een generiek proces ontwikkeld. Dit proces is vastgesteld door de directie op 01-12-2011 (nummer 1894/2011/53778). Het proces is ontwikkeld door een groep vertegenwoordigers uit de teams (ambassadeurs). Op deze manier is geprobeerd om organisatiebreed draagvlak te creëren voor zaakgericht werken. De gehele organisatie heeft een cursus gevolgd waarin het principe van zaakgericht werken en het generieke proces (BIJLAGE I) zijn uitgelegd. Helaas blijkt in de praktijk dat dit nog niet ‘ingeburgerd’ is. Conclusie: Er zal geïnvesteerd moeten worden in begeleiding van medewerkers in hoe ze zaakgericht moeten werken. Het principe van zaakgericht werken en zaakdossiers moet helder worden uitgelegd. Met name medewerkers die werkzaamheden verrichten die moeilijker in een zaaktype te ‘vangen’ zijn (bijv. projecten) vergen veel aandacht. De begeleiding kan ingevuld worden door ‘ambassadeurs zaakgericht werken’ en team DIV.


6

2.1.2 Produkten en diensten zijn benoemd in zaaktypen Peel en Maas heeft momenteel 330 zaaktypen benoemd in de Zaaktypecatalogus (ZTC). De ZTC van Peel en Maas is vastgelegd in lokale navigatiestructuur van de I-Navigator. INavigator is een digitaal hulpmiddel voor informatiemanagement. Naast de lokale navigatiestructuur bevat I-Navigator nog twee structuren waarin meer dan 700 mogelijke werkprocessen (=zaaktypen) beschreven zijn. De GEMMA-zaaktypecatalogus is integraal opgenomen in de I-Navigator. Mocht een produkt of dienst niet in een van de zaaktypen uit I-Navigator passen dan kan een lokaal zaaktype aangemaakt worden. De reeds door Peel en Maas benoemde zaaktypen zijn ontstaan vanaf 1 januari 2010 toen gestart is met digitaal werken in Docman. Een inventarisatie van de produkten en diensten van de gemeente heeft echter nooit plaatsgevonden. Dit zal op korte termijn moeten gebeuren. Conclusie: Per team zal een verzoek tot inventarisatie van produkten en diensten uitgezet worden. Zodra het team de inventarisatie heeft afgerond, wordt in een projectgroepje met medewerkers van het team en een DIV-medewerker geprobeerd om de produkten en diensten in een zaaktype te vatten. Hulpmiddel hierbij is de I-Navigator. Voor de invulling van de metagegevens van een zaaktype kan een checklist gebruikt worden (BIJLAGE II). 2.1.3 Zaakstatussen zijn benoemd Een status is een aanduiding van de stand van zaken van een zaak op basis van een betekenisvol behaald resultaat voor de initiator van de zaak. In het generiek proces van Peel en Maas worden de volgende statussen onderscheiden: •

Ontvangen: Het stuk is ontvangen door de gemeente Peel en Maas;

•

Geregistreerd: Het stuk is ingevoerd en gekoppeld aan een zaak in het zaaksysteem;

•

In behandeling: De zaak is in behandeling genomen door de behandelend ambtenaar;

•

Afgehandeld: De behandelend ambtenaar heeft de zaak afgedaan, het resultaat is bekend;

•

Gearchiveerd: De zaak is opgenomen in het archief van de gemeente Peel en Maas.

Conclusie: aan deze voorwaarde is voldaan.

2.1.4 Zaakgericht werken is opgenomen in het informatiebeleidsplan Het college van B&W heeft op 31-01-2012 het ‘Besluit informatiebeheer gemeente Peel en Maas 2012’ (nummer 1894/2012/230) vastgesteld. Hierin staat vermeld dat er zaakgericht gewerkt wordt en dat medewerker er zelf verantwoordelijk voor zijn dat alle gegevens van de zaak worden vastgelegd. Conclusie: aan deze voorwaarde is voldaan.


7

2.1.5 Er is draagvlak voor zaakgericht werken Draagvlak voor zaakgericht werken is nog onvoldoende aanwezig. Dit hangt onder meer samen met het al in paragraaf 2.1.1 gememoreerde feit dat het zaakgericht werken nog niet ‘ingeburgerd’ is. Zaakgericht werken is opgenomen in het kwaliteitsplan van de gemeente en wordt gedragen door directie en management. De aansturing van medewerkers om ook daadwerkelijk zaakgericht te gaan werken is echter onvoldoende. Conclusie: Draagvlak is nog onvoldoende aanwezig. Het zal moeten ontstaan door begeleiding in de manier van werken en al doende de voordelen ervan te ontdekken. Communicatie over de voordelen van zaakgericht werken moet simpel worden gehouden. Ook het betrekken van medewerkers in het benoemen van hun zaaktypes zal het draagvlak vergroten, zaakgericht werken wordt dan immers iets wat ze zelf mee ontwikkeld hebben. Het management zal moeten gaan sturen op zaakafhandeling. 2.1.6 Er is budget voor de uitrol en begeleiding van zaakgericht werken Peel en Maas heeft zaakgericht werken benoemd als een project (nr. 999014) en heeft hier tot 2025 een substantieel budget voor beschikbaar. Conclusie: aan deze voorwaarde is voldaan. 2.1.7 Er is een keuze gemaakt voor de implementatie van zaakgericht werken Peel en Maas heeft gekozen om zaakgericht werken met een ‘Big Bang’ neer te zetten. Dit is gebeurd op 5 maart 2012. Er is gekozen voor de ‘Dordtse variant’, vijf statussen zijn benoemd en er wordt volgens een generiek proces (BIJLAGE I) gewerkt. Conclusie: aan deze voorwaarde is voldaan.

2.2 Technische voorwaarden 2.2.1 Er kan digitaal gewerkt worden De definitie van digitaal werken is: ‘het ontvangen en vervolgens digitaal bewerken, beheren, behandelen, benutten en/of versturen van informatie’. In Peel en Maas gaat post digitaal de organisatie in en kunnen medewerkers deze bijna volledig digitaal afhandelen. Alleen het principe van de elektronisch handtekening is nog niet ingevoerd. Conclusie: De elektronische handtekening moet ingevoerd worden. Raadpleeg hiervoor de Wet elektronische handtekeningen en de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer. 2.2.2 Er is een zaaksysteem aanwezig Peel en Maas heeft gekozen voor Verseon 2.0. Conclusie: aan deze voorwaarde is voldaan.


8

2.2.3 De IT-architectuur is in kaart gebracht Peel en Maas heeft de IT-architectuur beschreven en de verantwoordelijkheden van het beheer zijn belegd. Op onderstaande afbeelding is de IT-architectuur van de organisatie in beeld gebracht:

Conclusie: aan deze voorwaarde is voldaan. 2.2.4 De koppelingen met back-office-applicaties zijn bekend en benoemd In principe komt elke applicatie waar documenten mee gegenereerd worden in aanmerking om te koppelen met het zaaksysteem. Momenteel is echter alleen de koppeling met SquitXO (de backoffice-applicatie voor vergunningen) een feit en deze koppeling is nog verre van optimaal. Voor de koppeling met de basisgegevens is inmiddels een projectgroep in het leven geroepen die de eisen aan de koppeling in kaart gaat brengen. Conclusie: Er moet een overzicht komen van alle applicaties die gekoppeld moeten worden met het zaaksysteem. Vervolgens zal een tijdsplanning gemaakt worden waar de koppelingen met betreffende applicaties in komen te staan. Voor elke koppeling zal een projectgroep in het leven geroepen worden die vervolgens de gewenste koppeling in kaart gaat brengen. Hulpmiddel hierbij kan de cursus ‘Masterclass of engineering’ zijn.


9

2.2.5 De ICT-techniek is op orde Peel en Maas heeft ook haar ICT-netwerk in kaart gebracht:

Speciaal voor de implementatie van het Verseon zaaksysteem Is srvapp03 vervangen door srvapp16 (produktie-omgeving) en srvapp17 (testomgeving). Helaas zijn er nog steeds problemen met de performance van het zaaksysteem. Dit zal toch verder onderzocht moeten worden. Conclusie: De performance van het zaaksysteem zal moeten verbeteren, dit kan in overleg met de leverancier van het zaaksysteem en deskundigen op het gebied van het ICT-netwerk. Een verbetering van de performance zal het draagvlak voor zaakgericht werken positief beïnvloeden.


10

2.3 Juridische voorwaarden 2.3.1 Machtiging tot vervanging De machtiging tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden die een gemeente moet aanvragen bij GS (artikel 7 Archiefwet) zal op termijn vervallen. De verwachting van de VNG is dat dit per 1 januari 2013 in een wijziging van het Archiefbesluit zal plaatsvinden. (VNG, 2011). Conclusie: Een machtiging tot vervanging is niet meer nodig. De gemeente moet aan het werk met de Archief KPI’s, hierin wordt overigens ook verwezen naar de Model Beleidsregel LOPAI. Met behulp hiervan kan een ‘handboek vervanging’ opgesteld worden. 2.3.2 Archiefwettelijke verplichtingen Met behulp van de Archief KPI’s kan in kaart worden gebracht in hoeverre de gemeente voldoet aan haar archiefwettelijke verplichtingen Voor Peel en Maas zijn deze KPI’s doorgenomen (BIJLAGE III). De vragen die een actiepunt oproepen in relatie met zaakgericht werken, komen hieronder aan de orde (met vermelding van het KPI-nummer). 3.1 Geordend overzicht: De zaaktypecatalogus (ZTC) is de ordeningsstructuur. Aangezien de ZTC nog niet compleet is, zal hier actie ondernomen moeten worden (punt is al opgenomen onder organisatorische voorwaarden) 3.3 Systeem voor toegankelijkheid: Door de archiveringsachterstand sinds 2010 kan de toegankelijke staat niet meer gegarandeerd worden. Zaken moeten zo snel mogelijk in een duurzaam formaat worden opgeslagen. 4.3 Aanvullende metagegevens: Worden opgenomen in de ZTC, is echter nog niet compleet (zie KPI-nummer 3.1) 4.4 Opslagformaten. Voor tekstdocumenten wordt PDF/A-1b gebruikt. Voor niet tekstdocumenten moeten nog formaten benoemd worden. 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen: Er is op dit moment door het college, voor justitiële documenten in het zaaktype drank- en horecavergunningen toestemming voor vervanging gegeven. Vanaf 1 januari 2010 werd een aanvraag voor de vervanging, van de papieren documenten vanaf 2010, bij Gedeputeerde Staten en het college van Burgemeester en Wethouders voorbereid. Een ‘handboek digitale vervanging’ volgens de Model Beleidsregel LOPAI zal hiervoor opgesteld moeten worden. 7.4 E-depot: De gemeente beschikt met Verseon 2.0 over de mogelijkheid tot een E-depot. Dit is echter een module die nog aangeschaft moet worden. Bekeken moet worden aan welke eisen het E-depot moet voldoen. 10.3

Mensen, kwalitatief tbv. Beheer: Bijscholing is nodig ten aanzien van de veranderende rol van DIV. De volgende competenties zijn voor DIV-medewerkers van belang: communicatief, pro-actief, affiniteit met IT, informatie-analytisch.


3

11

Archiveringsvraagstukken

Zaakgericht werken heeft alles te maken met beheer en beschikbaarstelling van procesgebonden informatie en is dus een wezenlijk onderdeel van het archiveringssysteem van Peel en Maas. In dit hoofdstuk volgen oplossingen voor de in de scriptie ‘De ambtenaar gaat in zaken’ onderkende vraagstukken.

3.1 Vullen zaakdossiers Omdat medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor het vullen van het zaakdossier is het belangrijk dat ze begeleid worden in het vormen van dossiers. Welke informatie stop je wel in het zaakdossier en welke niet? Ook moeten de medewerkers getraind worden in het logisch benoemen van documenten in een zaakdossier. Een hulpmiddel voor het logisch ordenen van documenten kan de toekomstige NEN-norm 2084: ‘Taxonomie van documenttypen’ zijn. Deze is echter nog in ontwikkeling. De medewerkers van team DIV kunnen dankzij hun kennis en kunde op het gebied van informatievoorziening deze begeleidingsrol op zich nemen.

3.2 Omzetten in archiefwaardig formaat De meest logische oplossing voor het tijdstip van omzetten naar open standaardformaten is het moment dat de zaak wordt opgenomen in het archief en dus overgaat naar de Records Management Applicatie (RMA). De zaak is dan afgehandeld, het onmiddellijk nut is dus voorbij. Het risico dat bestandsformaten niet meer leesbaar zijn gedurende de looptijd van een zaak is vrijwel nihil en er wordt op deze manier ruimschoots voldaan aan de eis uit de Archiefregeling dat digitale archiefbescheiden uiterlijk op het tijdstip van overbrenging worden opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard. Deze formaten moeten nog wel worden vastgelegd voor Peel en Maas.


12

3.3 Bewaartermijn van gerelateerde zaakdossiers Bij omgevingsvergunningen heeft de gemeente te maken met het verschil tussen enkelvoudige en meervoudige omgevingsvergunningen. Bij de enkelvoudige aanvraag is sprake van één activiteit waarvoor een omgevingsvergunning wordt aangevraagd. Op basis van een transponeringstabel kan worden nagegaan welke ‘oude’ toestemming ten grondslag ligt aan deze activiteit. Op basis van deze ‘oude’ toestemming kan de bewaar- of vernietigtermijn van het zaakdossier worden bepaald. Een meervoudige aanvraag vraagt om een andere benadering voor het bepalen van de bewaar- en vernietigtermijnen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen hoofd- en deelzaken. De aanvraag is de hoofdzaak. Voor iedere activiteit wordt een deelzaak aangemaakt. Hiervan wordt achterhaald welke ‘oude’ toestemming hieraan ten grondslag ligt. Op deze wijze wordt per deelzaak duidelijk wat de bewaartermijn is. Wanneer dit voor alle deelzaken is gedaan kan ook de bewaartermijn voor het gehele zaakdossier worden bepaald. Het dossier wordt bewaard tot het moment dat de deelzaak met de langste bewaartermijn wordt opgeschoond. Daarnaast kan er ook nog sprake zijn van een vervolgzaak, bijvoorbeeld ‘houden toezicht omgevingsvergunning’, deze vervolgzaak wordt gestart nadat de omgevingsvergunning verleend is. Dit houdt in dat deze zaken een verschillende afhandelingstermijn hebben en dus ook een afzonderlijke bewaartermijn. Het worden dus twee zaakdossiers die wel aan elkaar gerelateerd zijn.

3.4 Bezwaar- en beroepsprocedure Een bezwaarzaak is altijd gerelateerd aan een bestaande zaak. Het is een vervolgzaak op bijvoorbeeld een vergunningszaak. Mocht de bezwaarzaak aanleiding geven om de verleende vergunning te herzien, dan wordt de vergunningszaak heropend. Het besluit van de bezwaarzaak wordt in de vergunningszaak opgenomen. Dit is nodig omdat volgens de gemeentelijke selectielijst een bezwaarzaak na zeven jaar vernietigd wordt. De vergunning kan een langere bewaartermijn hebben en de gemeente moet kunnen verantwoorden waarom de vergunning verleend of niet verleend is. Op deze manier zit alle benodigde informatie in de vergunningszaak en kan er een nieuw besluit worden genomen.

3.5 Brondatum vernietigingstermijn Zodra een zaak afgehandeld is, kan ze worden gearchiveerd. Door bij zaakgericht archiveren gebruik te maken van een dynamische en semi-statische fase kunnen afgehandelde zaken waarvan de vernietigingstermijn nog niet begint te lopen (bijvoorbeeld omdat het een lopende vergunning betreft) gearchiveerd worden als dynamisch dossier. Zodra het belang van de zaak vervalt, kan het dossier overgeplaatst worden naar de semistatische fase en begint de vernietigingstermijn te lopen.


4

13

Tijdsplanning

In onderstaande tijdsplanning is aangegeven welke activiteiten wanneer uitgevoerd moeten worden.

Jaar

2012

Kwartaal

3e

2013 4e

1e

2014 2e

3e

4e

1e

2e

Activiteit Begeleiden van medewerkers Benoemen en inrichten zaaktypen Draagvlak creëren Electronische handtekening Koppelingen backoffice Verbeteren performance Handboek vervanging Archiveringsachterstanden Opslagformaten benoem en E-depot Bijscholing DIV

In de planning is er vanuit gegaan dat ‘begeleiden medewerkers’ en ‘draagvlak creëren’ een continu proces is. De overige activiteiten behoren volgens de planning uiterlijk kwartaal 1 van 2014 klaar te zijn. Mocht er om een of andere reden een vertraging in de planningsuitvoering optreden, dan is er nog een buffer van een kwartaal.


5

BIJLAGEN

14


Bijlage I: Generiek proces

15


16

Bijlage II: checklist zaaktypen •

Voor welke produkten en diensten is het team verantwoordelijk?

•

Is het betreffende produkt/dienst opgenomen in de ZTC? (zo ja, gebruik dit zaaktype en pas de metagegevens waar nodig aan. Is het niet opgenomen, maak dan een lokaal zaaktype aan).

•

Wat is de aanleiding van de zaak, via welke kanalen kan de zaak gestart worden?

•

Is het een interne, uitgaande of inkomende zaak?

•

Welke mogelijke resultaten kent de zaak en welke bewaartermijn hoort daarbij?

•

Wanneer start de bewaartermijn? (datum afhandeling zaak, ingangsdatum bij de zaak vastgelegd besluit, vervaldatum bij de zaak vastgelegd besluit, ander datumkenmerk van de zaak)

•

Welke autorisaties gelden voor de zaak (wie is er betrokken), is er sprake van vertrouwelijkheid?

•

Welke informatie moet vastgelegd worden bij de intake van de zaak (NAW, BSN,

•

Welke documenten kunnen voorkomen in de zaak en welke documenten moeten

BAGnummer etc.)

voorkomen in de zaak?

•

Welke (wettelijke) afhandeltermijn geldt voor de zaak?

•

Zijn er gerelateerde zaken?

Als bovenstaande vragen beantwoord zijn, kunnen de metagegevens aan het zaaktype worden meegegeven.


17

Bijlage III: Archief KPI’s voor Peel en Maas 1.

Lokale regelingen 1.1. Verordening archiefzorg. Archiefverordening gemeente Peel en Maas (nr. 1894/2010/41351) 1.2. Verordening toezicht archiefbeheer Archiefverordening gemeente Peel en Maas (nr. 1894/2010/41351) 1.3. Besluit informatiebeheer. Besluit informatiebeheer gemeente Peel en Maas 2012 (nr. 1894/2012/230) 1.4. Wijziging overheidstaken: Nog niks over vastgelegd. 1.5. Gemeenschappelijke regelingen. Voorzieningen zijn nog niet getroffen. Er is wel een overzicht van de gemeenschappelijke regelingen (nr. 1894/2012/76708) 1.6. Mandaatregeling archiefzorg. Mandaatregeling Peel en Maas (nr. 1894/2010/8977) en Besluit ondermandaat team I&A (nr. 1894/2010/20100) 1.7. Uitbesteden archiefbeheerstaak. Besluit om het te vernietigen papieren archief van de voormalige gemeenten Helden en Maasbree op te slaan bij firma Allbidigit in Echt (nr. 1894/2010/7215).

2.

Interne kwaliteitszorg en toezicht 2.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer: RODIN is ingevuld. Het Documentair Structuur Plan is volgens zaaktypen ingericht en per proces op maat gemaakt voor Peel en Maas. 2.2. Gekwalificeerde gemeentearchivaris: Is benoemd en in bezit van diploma. 2.3. Verslag toezicht archiefbeheer: Zal in 2012 voor het eerst worden gemaakt. 2.4. Verslag beheer archiefbewaarplaats: Zal in 2012 voor het eerst worden gemaakt.

3.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden 3.1. Geordend overzicht: Overzicht zaaktypen is in opbouw (Zaaktypecatalogus). 3.2. Authenticiteit en context: Zaaktypecatalogus. In het Besluit Informatiebeheer en het generiek proces voor de ingekomen post worden regels gesteld. 3.3. Systeem voor toegankelijkheid: Zaakgericht werken in Verseon 2.0. 3.4. Duurzame materialen en gegevensdragers: De digitale zaken worden gefaciliteerd met scanners die PDF/A documenten maakt en de omzetting van Office documenten kan op elke werkplek met een voorgeprogrammeerde Bullzipprinter naar PDF/A-1b formaat. Formaten voor niet tekstdocumenten moeten nog benoemd worden. 3.5. Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag: De papieren zaken zijn in duurzame materialen opgeborgen volgens ICN normen.


18

3.6. De statische archieven zijn het laatste decennium opnieuw verpakt, m.u.v. het statisch archief van Helden1588-1939 en Maasbree 1545-1939. Het Heldense archief ondergaat nu een herverpakking en conservering- en restauratietraject. Het project is op de helft. Het Maasbreese archief is daarna aan de beurt. Er wordt 6 dagdelen in de week gewerkt aan conservering. (vrijwilligers) 4.

Specifieke eisen aan digitale duurzaamheid 4.1. Opbouw digitaal informatiebeheer: Voor het grootste deel werkt de gemeente op basis van Rodin. 4.2. Functionele eisen: Verseon 2.0. voldoet aan NEN 2082 en wordt op dit moment ook als zodanig ingericht en geïmplementeerd. 4.3. Aanvullende metagegevens: Ja, worden vastgelegd in de ZTC. 4.4. Opslagformaten: PDF/A-1 en straks inclusief PDF/A-2 is de norm tenzij…. 4.5. Voorzieningen compressie en encryptie: Compressie en encryptie wordt niet toegepast. 4.6. Converteren en migreren: Er zijn conversiedocumenten voor de overgang van de vier gemeenten naar Docman en daarna van Docman naar Verseon. Er is ook een conversietabel van de gebruikte systemen Filtrak, IRS, Docman naar Verseon.

5.

Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden 5.1. Archiefselectielijst en stukkenlijst : In de ZTC is de selectielijst geïntegreerd. Er is geen aanvullende stukkenlijst. In het documentair structuurplan is/wordt alles per zaaktype vastgelegd. 5.2. Vernietiging en verklaringen: Jaarlijks vindt vernietiging plaats van papieren dossiers die op grond van de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen. Van elke vernietiging wordt een verklaring opgemaakt die aan de wettelijke voorschriften voldoet. 5.3. Vervanging, besluiten en verklaringen: Er is op dit moment door het college voor justitiële documenten in het zaaktype drank- en horecavergunningen toestemming voor vervanging gegeven. Vanaf 1 januari 2010 wordt een aanvraag voor de vervanging, van de papieren documenten vanaf 2010, bij Gedeputeerde Staten en het college van Burgemeester en Wethouders voorbereid. 5.4. Vervreemding, besluiten en verklaringen: Peel en Maas heeft nog geen verzoek voor vervreemding behandeld.

6.

Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. 6.1. Overbrenging na 20 jaar: Het semi-statisch archief van de voormalige gemeente Maasbree en de voormalige gemeente Kessel bevat dossiers die ouder zijn dan 20 jaar. De inventarisatie en overbrenging is gepland in een project dat loopt tot 2016. 6.2. Verklaringen van overbrenging 6.3. Niet overbrengen vanwege bedrijfsvoering: Er is geen machtiging tot opschorting aangevraagd.


7.

19

Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en E-depots 7.1. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark: Beheer van de archieven is binnen de gemeente Peel en Maas als volgt geregeld: de historische archieven en collecties (archiefbewaarplaats) staan onder beheer van de gemeentearchivaris. De niet overgedragen archieven (archiefruimte en archiefmagazijnen) vallen onder de verantwoording van de teammanager I&A. Uitvoering van dit beheer vindt plaats door team DIV. Binnen het gemeentelijke archiefbeheer is geen sprake van een kwaliteitszorgsysteem en er vindt geen deelname plaats aan landelijke benchmarking. 7.2. Archiefbewaarplaats: Ja, aanwezig in gemeentehuis. 7.3. Archiefruimten: Ja, deze ruimte is gehuurd bij de firma Allbidigit in Echt. 7.4. E-depot: De gemeente beschikt met Verseon 2.0 over de mogelijkheid tot een Edepot. E.e.a. zal nog verder ingericht moeten worden. Digitale reproducties van papieren archiefbescheiden (Helden, Kessel, Maasbree en Meijel) worden duurzaam gekoppeld aan de dossiers via Verseon. Digitale reproducties die te omvangrijk zijn worden totdat er een betere oplossing is opgeslagen op een aparte server / harde schijf, met verwijzingen over en weer in Verseon en een overzichtsdocument. De nieuwe zaken (Peel en Maas-zaken) worden via de ordening van het documentair structuurplan in Verseon opgeslagen.

8.

Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. 8.1. Beschikbaarheid originelen en dubbelen: Aan alle gestelde eisen wordt voldaan. 8.2. Beperking openbaarheid na 20 jaar: 8.3. Beperking openbaarheid na 75 jaar: Is niet van toepassing. 8.4. Afwijzing raadpleging of gebruik: Is nog niet voorgekomen. We proberen met behulp van restauratie en digitalisering afwijzingen te voorkomen. 8.5. Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling: 8.6. Regulering fysiek bezoek en gebruik: Er is nog geen eigen Reglement voor het fysieke bezoek. Het Heldense Reglement wordt toegepast. Een kwaliteitshandvest wordt niet gebruikt en aan een monitor dienstverlening is nog niet deelgenomen. 8.7. Regulering digitaal bezoek en gebruik: Zie www.peelenmaas.nl/archiefdienst voor regulering digitaal bezoek en gebruik.


9.

20

Rampen, calamiteiten en veiligheid 9.1. Onderdeel gemeentelijk rampenplan: In het informatiebeveiligingsplan is het papieren archief en de bewaarplaatsen en het digitale archief opgenomen. 9.2. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming: Een ontruimingsplan is er niet. Op de deur van de archiefbewaarplaats is aan de buitenkant een actuele lijst van instanties en hun bereikbaarheid vermeld die bij calamiteiten direct moeten worden ingeschakeld. Een verzamelplaats zullen we in 2012 aanwijzen. 9.3. Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk: In 2012 zullen we regelen dat de gemeente meedoet aan het veiligheidsnetwerk van erfgoedinstellingen in de Provincie Limburg.

10. Middelen en mensen 10.1. Middelen: De middelen zijn niet geoormerkt en komen uit het totale budget van team I&A. 10.2. Mensen, kwantitatief tbv. Beheer: Er is 0.8 fte beschikbaar voor het archief (inclusief toezichtstaken). Met behulp van team DIV en vrijwilligers wordt het overgedragen archief in goede staat gehouden. Op deze taken zijn geen aanmerkingen vanuit de provincie gekomen. 10.3. Mensen, kwalitatief tbv. Beheer: Bijscholing is altijd mogelijk. Er zijn geen aanmerkingen vanuit de provincie. 10.4. Mensen, kwantitatief tbv. Toezicht: Zie 10.2. De archivaris is vanaf 1-1-2010 dagelijks betrokken bij de inrichting van het zaakgewijs werken en digitale informatiehuishouding.

Zaakgericht werken. Adviesrapport Peel en Maas

Recommend Documents