PRINCE2 Symposium: “Zin en Onzin van een Methode”
Titel Lezing/Workshop
RON J.VINKEN GetronicsPinkRoccade
“Zin en Onzin van een Methode”
2
Agenda •Waarom dit boek? •Wat levert de Wegwijzer op? •Het nut van een methode •De resultaten: – Van longlist naar shortlist – ICB structuur als referentie kader – Het PM vergelijkingsmodel – De 10 methoden vergeleken
•Wat is uw mening over methode? “Zin en Onzin van een Methode”
3
Waarom het boek? • Nieuwsgierigheid van de schrijvers – PRINCE2 hype van de laatste jaren, en wat is er dan nog meer? – Wat zijn dan de verschillen met die andere? – Wat kun je ermee (en wat niet)? – Hoe zijn methoden eigenlijk tot stand gekomen? – Waarvoor is een bepaalde methode geschikt? – Waar moet je op letten bij een keuze voor een bepaalde methode? “Zin en Onzin van een Methode”
4
De Auteurs •Ariane Moussault (KIK Project Services) •Edwin Baardman (PGGM) •Fritjof Brave (Berenschot) •Gerard Bakker (Balance) •Hans van Leeuwen (Berenschot) •Jan van Beijnhem (Vision2Work) •Peter Coesmans (P2 Managers) •Ron J. Vinken (Getronics PinkRoccade) “Zin en Onzin van een Methode”
5
Sponsoren •
Waarom PMI-NL en Berenschot de sponsoren voor het boek?
•
PMI en Berenschot willen laten zien dat ze toonaangevend en methode onafhankelijk zijn op de project management markt. Het bieden van een handvat voor opdrachtgevers en projectleiders om te kiezen voor een projectmethode.
•
“Zin en Onzin van een Methode”
6
Wat levert de Wegwijzer op? • Een overzicht/naslagwerk van 10 gebruikte methoden voor projectmanagement – Historisch overzicht van het ontstaan van methoden – Korte samenvatting van die 10 methoden – Een vergelijking tussen deze 10 methoden – Waar is een bepaalde methode geschikt voor? • Typische kenmerken – Wat zijn belangrijke vragen bij invoering van een methode in een organisatie. “Zin en Onzin van een Methode”
7
Stellingen over nut van methoden
A “Een methode is gelul voor wetenschappers.” B “Zonder methode kom je nergens.”
“Zin en Onzin van een Methode”
8
Vermoeden: methode wordt niet professioneel gekozen
• De ons bekende keuzen zijn gebaseerd op hetgeen een bestuurslid in een eerder deel van zijn carrière als adviseur of projectmanager tegen kwam. • Of op het volgen van de hype. • Wij zien zelden of nooit long lists en short lists en heldere performance-criteria bij het kiezen van een projectmanagementmethode. “Zin en Onzin van een Methode”
9
Vermoeden: methode bepaalt 10 tot 40% van het succes • De rest zit in de mensen; de manager en zijn team. Het gebruik van een methode bepaalt dus slechts een minderheid van het uiteindelijke resultaat. • Ofwel: een goede timmerman met slecht gereedschap bereikt meer dan een slechte timmerman met goed gereedschap. • Wij willen u aangeven hoe u bij uw eigen kwaliteiten gebruik kunt maken van goed gereedschap. • Ook de minderheid van de slaagfactoren werkt mee aan het succes.
“Zin en Onzin van een Methode”
10
De Long List • • • • • • • • • • • • • • • • •
PRINCE2 DSDM Projectmatig werken (TG methode) PM-Bok Systemsmanagement Projectmatig Creëren A4 PM Research APMG Prompt RUP 5 Steps SDPP Supra NPD (New Product Development) RDPP Project Management Scalable Methodology
• • • • • • • • • • • • • • • • •
Prodigy MITP IDEAL COST Chestra BPMM CALS AIS = Administrative Information System Probaat PMP Remora SSADM Stradis TIPI-approach SCoRe SDM, IAD en LAD …
“Zin en Onzin van een Methode”
11
Hoe van Longlist naar Shortlist Gebruikte criteria – Wel of geen PM methode? – Meest gebruikt – Onderscheidend – Mogelijkheid voor cross over – Beschikbare kennis en literatuur – Vrij verkrijgbaar (dus geen bedrijfsmethode)
“Zin en Onzin van een Methode”
12
Shortlist 10 Projectmanagementmethoden: • A4 • DSDM • NPD • PM-BoK • Prince2 • Procesmanagement • Projectmatig Creëren • Projectmatig Werken • SDM / LAD • Systems Management
“Zin en Onzin van een Methode”
13
Tien stellingen “Als ik een project doe wil ik vooral: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
energie in mijn groep medewerkers losweken; van de beste methoden en technieken gebruik maken; mijn project beheersen met goede afspraken en procedures; zorgen dat alle inspraak hebbenden tijdig voldoende aan bod komen; het overzicht behouden; weten dat er een afzetmarkt is; specificatie en planning leidend laten zijn; faseren en besluitvorming voorop stellen; rekening houden met de tekortkomingen van mijn opdrachtgever; je weet al wat je wilt hebben en dat laat je bouwen. Kies de stelling die je het meest aanspreekt en kies daarbij een methode uit de long list?
“Zin en Onzin van een Methode”
14
De methoden • • • • • • •
Definitie project Kern van de methode Structuur Toepassing Balans vinden… Positieve karakterisering Negatieve karakterisering
“Zin en Onzin van een Methode”
15
A4-Projectmanagement (A4) • … werkvorm waarin een vooraf bepaalbaar resultaat wordt behaald dat bijdraagt aan vastgestelde doelen. • Voortdurende afstemming vanuit resultaatfocus. • waar organisaties middelgroot is of diversiteit aan projecten heeft. • …tussen resultaatgerichtheid, aandacht voor mensen en afstemming met omgeving. • Eenvoud en overzicht. • Hobby van een eenling. “Zin en Onzin van een Methode”
16
Dynamic Systems Development Method (DSDM) • …tijdelijke organisatie waarin gebr. en ontw. systeem bouwen en implementeren. • Steeds aanpassing aan veranderende vraag. • waar context en belangen wijzigen maar opdracht, data en geld vast blijven staan (in plaats van functionaliteit). • …tussen beperkte rationaliteit en verandering. • Aansluiten op werkelijkheid van opdrachtgever • Bij voorbaat toegeven aan zwakte van bestuurders. “Zin en Onzin van een Methode”
17
New Product Development (NPD) • …tijdelijke organisatie waarin product tot stand wordt gebracht met verzekerde afname-behoefte. • Steeds toetsen of er vraag is. • waar onzekerheid over consumenten-markten gereduceerd moet worden. • …tussen waarschijnlijkheid vraag en haalbaarheid aanbod. • Aansluiten op afnemers. • Bij voorbaat toegeven aan beperkingen afnemers om in toekomst te zien. “Zin en Onzin van een Methode”
18
Prince2 • … beheerst proces dat leidt tot het behalen van een doelstelling. • Zakelijke rechtvaardiging voor kosten projecten en kosten gebruik, onderhoud en beheer. • waar sprake is van herhalingsprojecten in bureaucratieën. • …tussen beheersing project en verandering omgeving. • Goede afspraken en procedures. • Autisme van automatiseerders voor ambtenaren. “Zin en Onzin van een Methode”
19
Procesmanagement (PM) • … bestuurde manier om idee te ontwikkelen tot succesvolle realisatie. • Sturen tussen haalbaarheid en draagvlak; denken in beweging; fasegerichte scope-vaststelling. • waar sprake is van civiele projecten in een context met veel partijen. • …tussen inhoud en stakeholders; (technisch) project- en (sensitief) procesmanagement. • Stelt werkelijk belang in inspraak hebbenden. • De projectaanpak van een adviseur.
“Zin en Onzin van een Methode”
20
Project Management Body of Knowledge (PMBoK) • …tijdelijke onderneming om een uniek product, dienst of resultaat op te leveren. • Vakvereniging met verzamelde kennis en best practices (project)management. • waar fysiek gebouwd wordt of (moeder)bedrijf Amerikaans is. • …tussen managen van de afbakening en het beheersen van middelen en mensen. • Verzekerde best practices. • Een omgevallen boekenkast. “Zin en Onzin van een Methode”
21
Projectmatig Creëren (PC) • Samenwerkingsverband tussen mensen dat resultaat tracht op te leveren. • Mensgerichte nadruk op motivatie, enthousiasme, samenwerking. • vooral bij innovatieve, creatieve projecten. • …tussen behoefte aan vastleggen en noodzaak tot vrijheid. • Maakt optimaal gebruik van het enthousiasme in een team. • Sociabel samenzijn voor softies. “Zin en Onzin van een Methode”
22
Projectmatig Werken (PMW) • … tijdelijke organisatie om resultaat op te leveren. • Faseren, beheersen, beslissen. • …Nederlandse semi-overheidorganisaties. • …noodzaak tot vastlegging en noodzaak tot afstemming. • Helder fase- en besluitvormingsconcept. • Onduidelijkheid en multi-interpretabele attitude van consultants “Zin en Onzin van een Methode”
23
Systems Management (SM) • Een tijdelijke collectieve verzameling van activiteiten, met een duidelijke doelstelling,die via een eenmalige, niet routinematig verlopend proces uitgevoerd moeten worden voor een onontkoombare opdrachtgever. • Belang van Fasering en risicobeheersing • Generieke model waar veel methoden op zijn gebaseerd • … tussen leven en werken met projecten
• Aanhoudende focus op resultaat met oog voor de omgeving • Methodische aanpak van wetenschappers/techneuten “Zin en Onzin van een Methode”
24
Tien stellingen (II) A4 DSDM LAD/SDM NPD PmBoK Prince2 Procesmanagement Projectmatig Creeren Projectmatig Werken Systems Management
Eenvoud en overzicht (5) Werkelijkheid afnemers (9) Specificeren en bouwen (10) Zekeren afzet (6) Best practices (2) Beheersen omgeving (3) Inspraak (4) Samenwerken (1) Beslissen (8) Specificeren (7)
“Zin en Onzin van een Methode”
25
Enkele ontwikkelingen die van invloed waren op projectmanagementmethodes • NASA Philips, Berenschot en TG: DE BASIS – Systemsmanagement & PMW
• Aandacht voor “de mens”: – Projectmatig Creëren
• PMI-USA en het ondernemerschap: – PM-BoK
• Standaardisering en invloed OGC: – Prince2, MSP en M_o_R
• Starheid en urgentie T2M: – DSDM & NPD
• Waardedenken: – De Business Case steeds meer centraal
• Certificering en competenties: “Zin en Onzin van een Methode” – ICB en NCB
26
PRINCE2 De wereldSymposium: van “Zin en Onzin van een Methode” Projectmanagement
? “Wat is de beste
Projectmanagementmethode?”
Stuurgroep
Criteria
Expertgroep
Interviews “goeroes”
HS 1: Inleiding
HS 2: Zin en Onzin Methodes HS 3: Stamboom & historie.
Methodes Longlist
Vrijwilligers (PMi & BT)
HS 5:Analyses & weging Beschikbaarheid
Invalhoeken / rollen: • Opdrachtgevers • Lijnmanagers • Projectmanagers • Studenten
HS 4: Beschrijving 10 Methodes Shortlist ICB/NCB OMGEVING Contextmanagement Netwerk Belanghebbenden- en belangenanalyse
40
P2 14/28 SDM 12/26 NPD 10/22
20
0
SM 14/22 PC 14/20
DSDM 8/18 A4 10/16
0
Gedrag Technisch Leiderschap Teammanagement Besturing/besluitvorming Creativiteitsbevordering Doel- en resultaatformulering Onderhandelen People en middelen management Resultaatgericht Projectorganisatie Projectbeheersing Risicomanagement Communicatie
PMW 16/28
BoK 14/26
PM 18/16
10
20
Magic Q’s
Toepasbaarheid
HS 6: Handreikingen
ICB structuur als referentie kader OMGEVING Contextmanagement Netwerk Belanghebbenden- en belangenanalyse
GEDRAG
TECHNISCH
Leiderschap Teammanagement Besturing/besluitvorming Creativiteitsbevordering Doel- en resultaatformulering Onderhandelen People en middelen management Resultaatgericht Projectorganisatie Projectbeheersing Risicomanagement Communicatie
“Zin en Onzin van een Methode”
28
Het PM vergelijkingsmodel • 3 hoofd aspecten – Omgeving met 2 aspecten en 6 subaspecten – Technisch met 6 aspecten en 17 subaspecten – Gedrag met 2 aspecten en 6 subaspecten In totaal zijn in het model 3 hoofdaspecten, 10 aspecten en 39 subaspecten opgenomen.
“Zin en Onzin van een Methode”
29
De vergelijkingen Uitgangspunt: ICB/NCB 3 !! OMGEVING Contextmanagement Netwerk Belanghebbenden- en belangenanalyse
Spinnenwebben:
Scorelijsten: 1
Projectmatig werken Niveau van uitwerking 2 3 4
5
Filosofie Methode Conceptueel (mate van) Instrumenteel (mate van) Faseringsmodel Planningsmodel Beheersmodel Activiteitenmodel (geeft het model activiteiten aan die je moet doen) Resultaatsbeschrijvingsmodel Type project Innoverend Type project Nieuwbouw Type project Herhalend Totaal
3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 150
4 3 4 2 3 4 5 3 4 3
12 9 12 6 9 12 15 9 12 9
105
70%
Communicatie Context Management Communicatie Ondersteuning van besturing Totaal
3 3 3 45
Totaal
2 20
Totaal
2 2 2 2 40
Team Management Zijn er tools beschikbaar, sjablonen templates checklists Crisismanagement Preproject procedures Postproject procedures Totaal
2 1 1 1 1 30
3 3
9 9 12
4
30
67%
Toepasbaarheid Geschikt voor welk soort organisatie (heel klein, klein, middelgroot, groot, heel groot) Voor welke branche ontwikkeld
2
1
1
1 4
1
8 8
16
80%
Beschikbaarheid
Gedrag Technisch Leiderschap Teammanagement Besturing/besluitvorming Creativiteitsbevordering Doel- en resultaatformulering Onderhandelen People en middelen management Resultaatgericht Projectorganisatie Projectbeheersing Risicomanagement Communicatie
Ervaren resources beschikbaar cursusprogramma beschikbaar Easy to use Projectmanager en team Easy to use Opdrachtgever en Business
4 4 3 3
8 8 6 6
28
70%
Ondersteunende Processen 3
6 2 2 3 2
2 2 3 2
15
50%
Risico's Audittable, traceerbaar, transparant Risicomanagement Totaal
3 3 30
Totaal
2 2 2 2 2 1 2 1 70
3
9 6
2
15
50%
Beheersing Beheersaspect tijd Beheersaspect geld Beheersaspect kwaliteit Beheersaspect informatie Beheersaspect organisatie Wijzigingsbeheer/configuratiemanagement Procesachitectuur en fasering Inhoudelijke voortgang
4 4 4 4 4 2 3 2
8 8 8 8 8 2 6 2
50
71%
Overzichten Hoofdaspect:
HS 6: Handreikingen “Zin en Onzin van een Methode”
30
A4
DSDM
Besturing 3,0
Besturing 3,0
Contextmanagement
Doel en resultaat
Contextmanagement
Doel en resultaat
2,0
2,0
1,0
Contextanalyse
Plannen
1,0
Contextanalyse
0,0
0,0
Team
Meten en bew aken
Leiderschap
Risico
Team
Meten en bew aken
Leiderschap
Communicatie intern
Risico
Communicatie intern
NPD
LAD
Besturing 3,0 Contextmanagement
Besturing 3,0
Doel en resultaat
Contextmanagement
2,0 Plannen
1,0
Contextanalyse
0,0
Plannen
0,0
Team
Meten en bew aken
Leiderschap
Doel en resultaat 2,0
1,0
Contextanalyse
Plannen
Risico
Team
Meten en bew aken
Leiderschap
Communicatie intern
Risico
Communicatie intern
“Zin en Onzin van een Methode”
31
PMBoK
PRINCE2 Besturing 3,0
Besturing 3,0 Contextmanagement
Doel en resultaat
Contextmanagement
Doel en resultaat 2,0
2,0 1,0
Contextanalyse
Plannen
1,0
Contextanalyse
0,0
0,0 Team
Meten en bew aken
Leiderschap
Team
Meten en bew aken
Risico
Leiderschap
Risico
Communicatie intern
Communicatie intern
Projectmatig Werken
Projectmatig Creëren Besturing 3,0 Contextmanagement
Besturing 3,0
Doel en resultaat
Contextmanagement
1,0
Plannen
Contextanalyse
1,0
Plannen
0,0
0,0 Team
Meten en bew aken
Leiderschap
Doel en resultaat 2,0
2,0 Contextanalyse
Plannen
Risico
Meten en bew aken
Team Leiderschap
Risico
Communicatie intern
Communicatie intern
“Zin en Onzin van een Methode”
32
Systems Management
Procesmanagement Besturing 3,0 Contextmanagement
Besturing 3,0 Doel en resultaat
Contextmanagement
1,0
Contextanalyse
Plannen
Contextanalyse
1,0
Plannen
0,0
0,0 Team
Meten en bew aken
Leiderschap
Doel en resultaat 2,0
2,0
Risico
Team
Meten en bew aken
Leiderschap
Risico
Communicatie intern
Communicatie intern
“Zin en Onzin van een Methode”
33
MQ: Instrumenteel vs Conceptueel PCR DSDM
PMW+SM
Conceptueel
PCM
A4
P2
NPD+LAD
PMB
Instrumenteel
“Zin en Onzin van een Methode”
34
Vingeroefening
A4
BoK
SDM
P2
PC
SM
PM
PMW
NPD
DSDM
30
Risico’s
15
0
0
“Zin en Onzin van een Methode”
15
Beheersing35 30
Onze analyse na uren denkwerk 30
Risico’s BoK 45/24 SDM 43/21
A4 29/15
15
0
0
PM 39/18 NPD PC 41/15 42/15
“Zin en Onzin van een Methode”
15
P2 65/24 DSDM 54/18 PMW SM 50/15 50/15
Beheersing36 30
“Zin en Onzin van een Methode”
37
“Zin en Onzin van een Methode”
38
“Zin en Onzin van een Methode”
39
“Zin en Onzin van een Methode”
40
“Zin en Onzin van een Methode”
41
Spinneweb: Innoverend. Innoverend
BOK 5 PcM
SM
4
3
2 PMC
PMW 1
0
P2
SDM
A4
DSDM
NPD
“Zin en Onzin van een Methode”
42
Faseringsmodel PMW 5 NPD
SM
4
3
2 SDM
PcM 1
0
A4
PMC
BOK
DSDM
P2
“Zin en Onzin van een Methode”
43
Planningsmodel PMW 4 NPD
SM 3
2 SDM
PcM 1
0
A4
PMC
BOK
DSDM
P2
“Zin en Onzin van een Methode”
44
Beheersmodel PMW 5 NPD
SM
4
3
2 SDM
PcM 1
0
A4
PMC
BOK
DSDM
P2
“Zin en Onzin van een Methode”
45
Nieuwbouw projecten PMW 5 NPD
SM
4
3
2 SDM
PcM 1
0
A4
PMC
BOK
DSDM
P2
“Zin en Onzin van een Methode”
46
Herhalingsprojecten
PMW 4 NPD
SM 3
2 SDM
PcM 1
0
A4
PMC
BOK
DSDM
P2
“Zin en Onzin van een Methode”
47
De totaalscore 140 120 100 80 Reeks1 60 40 20
“Zin en Onzin van een Methode”
PD N
M SD
A4
K Bo
P2
SD M
D
PC
PM
SM
PM
W
0
48
Uw (Basis)voorkeur methode! • • • • • • • • • •
A4 DSDM LAD/SDM NPD PM-BOK Prince2 Procesmanagement Projectmatig Creëren Projectmatig Werken Systems Management
Eenvoud en overzicht (5) Werkelijkheid afnemers (9) Specificeren en bouwen (10) Zekeren afzet (6) Best Practices (2) Beheersen omgeving (3) Inspraak (4) Samenwerken (1) Beslissen (8) Specificeren (7)
• UW voorkeur……………………. “Zin en Onzin van een Methode”
49
De verplichte methode • De organisatie schrijft een verplichte methode voor!!!
“Zin en Onzin van een Methode”
50
Maak UW (methode) keuze per project • • • • • • • •
Acquisitie, Due Diligence OR onderhandelingen Harmoniseren arbeidsvoorwaarden Reorganisatie (WAS_WORDT) Productontwikkelingen Vorming gezamenlijk Shared Service Centre Integreren 2 rekencentra ICT samenvoegen en outsourcing
A4 DSDM LAD/SDM NPD PM-BOK Prince2 Procesmanagement Projectmatig Creëren Projectmatig Werken Systems Management
Welke methode past het beste bij welk project?
Eenvoud en overzicht (5) Werkelijkheid afnemers (9) Specificeren en bouwen (10) Zekeren afzet (6) Best Practices (2) Beheersen omgeving (3) Inspraak (4) Samenwerken (1) Beslissen (8) Specificeren (7) “Zin en Onzin van een Methode”
Roept u maar… 51
UW UITDAGING
Uw basisvoorkeur
Verplichte organisatie methode
Type en soort projectmethode
Uw methodekeuze voor een succesvol projectresultaat “Zin en Onzin van een Methode”
52
Bedankt voor uw aandacht!
“Zin en Onzin van een Methode”
53
“Zin en Onzin van een Methode”
54
