Voorwaarden en formulieren Innovatief Actieprogramma Groningen 4
4 november 2014
INHOUDSOPGAVE
A
Voorwaarden
3
B
Aanvraagformulier
8
C
Achtergrondinformatie bij staatssteunanalyse
13
D
Rapportageformulier
15
E
Opbouw projectdossier en -administratie bij eindbegunstigden
19
F
Controleprotocol
21
G
Controleverklaring
24
2
A. Voorwaarden IAG-4 1. Definities 1.1 Projectperiode: de periode tussen de startdatum en de einddatum van het project, zoals bepaald in de subsidieverleningsbeschikking 1.2 Startdatum: de datum waarop de projectperiode van start gaat dat wil zeggen de datum van ontvangst van een ontvankelijke aanvraag bij de provincie Groningen 1.3 Einddatum: de laatste dag van de projectperiode 1.4 Indieningdatum definitieve vaststelling: de dag waarop de bescheiden ingediend moeten zijn voor de definitieve vaststelling van een project 1.5 Eindbegunstigde: de geadresseerde van een subsidieverleningsbeschikking, waarmee middelen worden toegekend uit het IAG-programma's 1.6 Projectkosten: de kosten ten behoeve van een project 1.7 Subsidiabele kosten: de kosten die voldoen aan de in deze voorwaarden gestelde eisen 1.8 Verplichtingen: de overeenkomsten gesloten met rechtspersonen, die leiden tot projectkosten
2. Algemeen 2.1 Het van kracht worden van nieuwe voorschriften dan wel het verstrekken van aanwijzingen door het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) of door de provincie Groningen kan tot wijzigingen van De voorwaarden leiden. 2.2 De aanvraag tot subsidieverlening wordt ingediend volgens het "Aanvraagformulier IAG-4". Gedeputeerde Staten kunnen besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen indien de verstrekte gegevens en bescheiden onvoldoende zijn voor de beoordeling van de aanvraag of voor de voorbereiding van de beschikking, mits de aanvrager de gelegenheid heeft gehad de aanvraag binnen een door Gedeputeerde Staten gestelde termijn aan te vullen. 2.3 Voor subsidie toegekend vanuit het IAG-4 geldt dat kosten subsidiabel zijn die gemaakt zijn vanaf de datum dat de als ontvankelijk aangemerkte aanvraag tot subsidieverlening is ingediend bij de provincie Groningen, de ontvangstdatum van de aanvraag tot subsidieverlening wordt door middel van een ontvangstbevestiging aan u kenbaar gemaakt. 2.4 De projectkosten zijn subsidiabel voor zover: 2.4.1 de verplichtingen en de werkzaamheden die leiden tot de projectkosten zijn aangegaan en verricht in de projectperiode, met uitzondering van eventuele accountantswerkzaamheden die verricht mogen worden tot indiening van de aanvraag tot subsidievaststelling; 2.4.2 de projectkosten betaald zijn in de projectperiode of in de daaropvolgende periode waarin de aanvraag tot vaststelling van de subsidie ingediend dient te worden; 2.4.3 de kosten rechtstreeks aan de uitvoering van het project toerekenbaar zijn met inachtneming van eisen van soberheid en doelmatigheid. 2.5 Als subsidiabele kosten wordt de volgende niet limitatieve opsomming van kosten in aanmerking genomen: 2.5.1 Loonkosten, voor de berekening zijn twee mogelijkheden: - de loonkosten plus overhead systematiek, opgenomen in artikel 2.6 - vaste uurtarief systematiek, namelijk € 35 per uur, zie art 2.7; 2.5.2 kosten ten behoeve van promotie en publiciteit; 2.5.3 kosten van de voor het project aangeschafte machines, apparatuur en productiemiddelen, gebaseerd op de objectief aangetoonde actuele marktwaarde, blijkend uit bij de aanvraag om subsidievaststelling gevoegde gegevens en bescheiden en verminderd met de restwaarde. 2.5.4 kosten van het gebruik voor het project van machines en apparatuur die in het bezit zijn van een deelnemer aan het kennisproject of van derden, gebaseerd op de objectief aangetoonde actuele marktwaarde, blijkend uit bij de aanvraag om subsidievaststelling gevoegde gegevens en bescheiden;
3
2.5.5 kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen, gebaseerd op historische aanschafprijzen; 2.5.6 kosten voor financiële transacties, financieel juridische diensten, patenten en bankkosten, met uitzondering van debetrente, boetes, financiële sancties en gerechtskosten; 2.5.7 reis- en verblijfskosten voor binnenlandse en buitenlandse reizen; 2.5.8 andere aan derden verschuldigde kosten; 2.6 Voor loonkosten worden de volgende kosten in aanmerking genomen: a. loonkosten van het bij de uitvoering van het project direct betrokken personeel, berekend op basis van het brutoloon volgens de loonstaat van de betrokken medewerkers, verhoogd met de wettelijke dan wel op grond van een collectieve arbeidsovereenkomst verschuldigde opslagen voor sociale lasten, met dien verstande dat wordt uitgegaan van 1.650 productieve uren per jaar bij een voltijds dienstverband van 40 uren; b. algemene indirecte kosten (overhead) die gerelateerd zijn aan de loonkosten met een maximum opslag van 20%. De overhead dient onderbouwd te worden en dient gebaseerd te zijn op werkelijke kosten. 2.7 Indien geen loonkosten worden gemaakt als bedoeld in het artikel 2.6, maar desalniettemin als bijdrage in natura arbeid ten behoeve van het project wordt verricht, worden de subsidiabele kosten berekend door het aantal uren dat de deelnemers aan het project ten behoeve van deze activiteiten hebben gemaakt te vermenigvuldigen met een vast uurtarief van € 35. 2.8 Kosten verbonden aan de oprichting van een privaatrechtelijk rechtspersoon komen niet voor subsidie in aanmerking. 2.9 Kosten voor de aankoop van grond en onroerend goed komen niet voor subsidie in aanmerking. Dit vanuit de overweging dat deze kosten het beperkte budget van het IAG te veel belasten en deze kosten niet direct noodzakelijk zijn voor de realisatie van de geformuleerde doelstellingen van het IAG. 2.10 De kosten worden in aanmerking genomen met inbegrip van omzetbelasting, indien de eindbegunstigde en/of subsidieontvanger die de kosten heeft gemaakt, omzetbelasting niet in aftrek kan brengen of niet gecompenseerd wordt uit het BTW-compensatiefonds als genoemd in artikel 2 van de Wet op het BTW-compensatiefonds.
3. Uitvoering 3.1 Het projectplan dient te worden uitgevoerd overeenkomstig het bij de subsidieaanvraag ingediende projectplan, inclusief begroting en financieringsplan. 3.2 Essentiële wijzigingen in het projectplan dienen separaat van overige correspondentie en verantwoording, aan de provincie Groningen ter goedkeuring te worden voorgelegd, zoals bijvoorbeeld met betrekking tot de begroting, de financiering, de gunningswijze van opdrachten, realisatie van de doelstellingen of de projectperiode. Wijzigingen, vertraging en onvoldoende realisatie van de verwachte doelstellingen in de uitvoering van het project, kunnen leiden tot verlaging, dan wel intrekking van de verleende subsidie. 3.3 Wanneer een eindbegunstigde of subsidieontvanger een aanbestedende dienst is en sprake is van verstrekking van opdrachten voor leveringen of diensten, dient voldaan te worden aan de Europese en nationale regelgeving voor aanbesteden, waarbij de geldende drempels en procedures gevolgd dienen te worden. Wanneer een eindbegunstigde of subsidieontvanger geen aanbestedende dienst is, dienen zij in geval van opdrachtverstrekking toch als zodanig te handelen indien het project voor meer dan 50% met overheidsmiddelen wordt gefinancierd. Bij onduidelijkheden hierover dienen de Europese en nationale voorwaarden en de geldende jurisprudentie hierover gevolgd te worden. Afwijkingen in bovenvermelde procedures dienen aan de provincie Groningen ter goedkeuring te worden voorgelegd.
4
4. Administratie en rapportageverplichtingen 4.1. Voor de administratie van het project gelden de volgende voorwaarden: 4.1.1 a. de eindbegunstigde en de subsidieontvanger voeren een administratie die zodanig is ingericht dat daaruit te allen tijde de uit deze voorwaarden, de subsidieverleningsbeschikking en goed koopmansgebruik voortvloeiende verplichtingen op eenvoudige en duidelijke wijze te bewijzen zijn, in relatie tot de subsidieverleningsbeschikking. Deze voorwaarde heeft onder andere betrekking op alle gemaakte en betaalde kosten, aangegane verplichtingen en verrichte betalingen, de eventueel aan het project toe te rekenen opbrengsten en wijze van aanbesteding. Bij de eindbegunstigde dient de gehele projectadministratie en documentatie aanwezig te zijn. b. de kosten bedoeld in artikel 2.5.1 dienen bovendien door middel van een inzichtelijke tijdregistratie een controleerbare urenverantwoording op te leveren per werknemer of deelnemend persoon. 4.1.2 De projectkosten dienen inzichtelijk gemaakt te worden. Er dient een lijst gemaakt te worden waarin tenminste de volgende gegevens opgenomen moeten worden: a. per factuur de naam van de crediteur(en), een omschrijving van de kosten, de naam van de in de beschikking opgenomen begrotingspost, waartoe de werkzaamheden van de factuur behoren, het bedrag inclusief BTW, het bedrag exclusief BTW, de factuurdatum, de betaaldatum (niet zijnde batch- of boekdatum) en (in geval van aanbesteding) tot welke aanbesteding de factuur behoort. b. bij urendeclaraties: een specificatie van de gemaakte uren en de gehanteerde tarieven, waarbij per medewerker wordt vermeld: naam medewerker, werkzaamheden, de naam van de in de beschikking opgenomen begrotingspost waartoe de werkzaamheden behoren, het aantal uren, het berekende tarief en het product van uren en tarief. c. de totaalbedragen van de kostenspecificaties dienen aan te sluiten bij het in het rapportageformulier aangegeven totaalbedrag aan subsidiabele kosten. 4.1.3 De projectadministratie dient tot 2021 zorgvuldig te worden bewaard. De eindbegunstigde blijft gedurende deze periode financieel verantwoordelijk voor eventuele onjuistheden die, in het verzoek om definitieve vaststelling van het project, door de provincie Groningen of het SNN worden geconstateerd nadat de definitieve vaststelling van de subsidie heeft plaatsgevonden en die van invloed zouden zijn geweest op de bepaling van het bedrag van het definitieve subsidiebedrag, indien zij voor de definitieve vaststelling bekend waren geweest bij de provincie Groningen of het SNN. 4.1.4 Er dient sprake te zijn van een adequate functiescheiding met betrekking tot de uitvoerende werkzaamheden en de financiële handelingen. 4.2 Aan door de provincie Groningen of het SNN aan te wijzen personen dient voor de controle op de Besteding van de verstrekte subsidies en ook in verband met de naleving van het in deze voorwaarden gestelde, altijd: a. inzage te worden verleend in alle boeken en bescheiden en gelegenheid te worden geboden daarvan afschrift te nemen; b. toegang te worden verleend tot alle plaatsen, niet zijnde woningen; c. alle inlichtingen te worden verstrekt c.q. door de accountant of administrateur te doen verstrekken (waaronder te houden verificaties door een nader aan te wijzen accountant); d. anderszins alle door hen gewenste medewerking te worden verleend. 4.3 De eindbegunstigde dient Gedeputeerde Staten jaarlijks op de hoogte te stellen van de voortgang van het project, zowel inhoudelijk als financieel. Gerapporteerd dient te worden conform het daartoe verstrekte format. De eindbegunstigde moet rapporteren voor 1 februari (over het voorgaand jaar). Bij het in gebreke blijven van de eindbegunstigde wat betreft het indienen van een voortgangsrapportage kan de bevoorschotting gestopt worden, de subsidie ingetrokken en/of verlaagd en kunnen de reeds betaalde voorschotten teruggevorderd worden.
5. Bevoorschotting en definitieve vaststelling 5.1 De betaling van voorschotten kan slechts plaatsvinden indien aan de eisen met betrekking tot voortgangsrapportages is voldaan en er naar het oordeel van de provincie Groningen van inhoudelijke voortgang van het project sprake is.
5
5.2 Op verzoek van de eindbegunstigde kan een eerste voorschot van 40% worden verleend, nadat de provincie Groningen van de eindbegunstigde het volgende heeft ontvangen: a. een schriftelijke verklaring dat met de uitvoering van het project is begonnen; b. bij aanbestedende diensten of daarmee gelijkgestelde diensten een overzicht van de lopende of reeds afgeronde aanbestedingsprocedures, inclusief de gevolgde aanbestedingswijze; c. de wijze waarop in voorkomende gevallen wordt voldaan aan gestelde aanvullende voorwaarden, zoals deze zijn opgenomen in de subsidieverleningsbeschikking 5.3 Een tweede voorschot van 40% van de toegekende subsidie zal op verzoek van de eindbegunstigde betaalbaar worden gesteld indien aangetoond is dat 40% van de totale subsidiabele kosten is gemaakt en betaald en voldaan is aan de onder 4. vermelde voorwaarden. 5.4 Een verzoek om definitieve vaststelling van de subsidie van een project dient uiterlijk 13 weken na het verstrijken van de in de subsidieverleningsbeschikking vastgestelde projectperiode te worden ingediend en dient te bestaan uit: a. het verzoek tot definitieve vaststelling; b. een einddeclaratie, waarbij tenminste de onder artikel 4.1.2 vermelde lijst per factuur en de urendeclaratie gevoegd dienen te worden.; c. een inhoudelijk eindverslag over de realisatie van het project in relatie tot de oorspronkelijke opzet en doelstellingen, alsmede met betrekking tot de invulling van de aanvullende voorwaarden, zoals deze zijn gesteld in de subsidieverleningsbeschikking; d. een separate controleverklaring, conform het daarvoor voorgeschreven model e. bewijsmateriaal dat is voldaan aan de publiciteitseis, zoals aangegeven in artikel 6. 5.5 Indien niet het gehele project is afgerond c.q. in gebruik genomen kan de subsidie worden vastgesteld op basis van de afgeronde c.q. in gebruik genomen projectonderdelen onder de voorwaarde dat het project binnen een nader te stellen termijn alsnog wordt afgerond. 5.6 Op een verzoek tot definitieve vaststelling van de subsidie kan de provincie Groningen, in aanvulling op de in de Algemene wet bestuursrecht genoemde gronden, afwijzend beslissen, de subsidie op een lager bedrag vaststellen, dan wel de subsidieverleningsbeschikking intrekken of wijzigen indien: a. niet is voldaan aan hetgeen in de van toepassing zijnde IAG-voorwaarden is vermeld; b. niet is voldaan aan één of meer in de subsidieverleningsbeschikking vermelde nadere voorschriften; c. het verzoek niet binnen de geldende termijn na het verstrijken van de projectperiode is ingediend; d. het project niet door de eindbegunstigde is gerealiseerd en/of in gebruik genomen. 5.7 Indien een verzoek tot verlening van surséance van betaling c.q. een verzoek tot faillietverklaring bij de (Arrondissements)rechtbank is ingediend, dient de eindbegunstigde dit onmiddellijk aan de provincie Groningen door te geven. De beslissing tot definitieve vaststelling van de subsidie c.q. tot bevoorschotting of voorlopige vaststelling wordt opgeschort vanaf dat moment tot het moment dat op het verzoek afwijzend is beschikt of tot het moment dat een maand is verstreken na beëindiging van de surséance. 5.8 Bij de behandeling van het verzoek tot definitieve vaststelling van de subsidie bestaat de mogelijkheid dat overgegaan zal worden tot een verificatieonderzoek door een door de provincie Groningen aan te wijzen accountant. Aan de hand van de resultaten van dat onderzoek wordt vervolgens het definitieve subsidiebedrag vastgesteld. 5.9 Verleende subsidies en voorschotten worden niet uitgekeerd en reeds uitgekeerde voorschotten en vastgestelde subsidies kunnen terstond en zonder enige ingebrekestelling worden teruggevorderd: a. zodra de eindbegunstigde is medegedeeld dat afwijzend is beslist op een verzoek om vaststelling van de subsidie; b. indien en voor zover de definitief vastgestelde subsidie lager is dan de som van de reeds uitgekeerde voorschotten; c. zodra de subsidieverleningsbeschikking is ingetrokken; d. zodra, binnen een periode van vijf jaar na datum van de definitieve vaststelling van de subsidie, blijkt dat de zaken waarvoor de subsidie is verleend buiten gebruik zijn gesteld, van functie en / of eigendom zijn veranderd, dan wel zijn verplaatst buiten het gebied waar de geldende subsidieregeling van toepassing is, tenzij hiervoor expliciet door de provincie Groningen toestemming is verleend.
6
5.10 Alle bijdragen die op het moment van indiening van het verzoek om een subsidie onvermeld zijn gebleven, zullen bij latere constatering in mindering worden gebracht op de toegekende subsidie, tenzij de onvermelde bijdragen voor de definitieve vaststelling schriftelijk gemeld zijn en alsnog door de provincie Groningen zijn beoordeeld en schriftelijk goedgekeurd en voor zover het projectvolume niet met eenzelfde bedrag is toegenomen. Onvermelde bijdragen kunnen leiden tot intrekking of verlaging van de subsidie en/of tot terugvordering van reeds betaalde voorschotten. 5.11 Het definitieve subsidiebedrag; a. kan niet hoger worden vastgesteld dan het verleende subsidiebedrag in de subsidieverleningsbeschikking; b. zal naar evenredigheid worden verlaagd indien de werkelijke subsidiabele kosten lager worden vastgesteld dan in de subsidieverleningsbeschikking of wanneer de werkelijke inkomsten hoger zijn dan geraamd in de projectbegroting en/of de subsidieverleningsbeschikking. Indien deze vaststellingswijze ertoe leidt dat de totale werkelijke financiering hoger is dan de totale werkelijke kosten, zal het definitieve subsidiebedrag als restfinanciering worden vastgesteld (i.c. verlaagd), tenzij hiertegen overwegende bezwaren zijn en de regelgeving het toelaat hiervan af te wijken.
6. Publiciteit 6.1 Voor alle projecten geldt dat in alle externe communicatie omtrent het project dient te worden vermeld dat het project mede mogelijk gemaakt wordt door het Samenwerkingsverband Noord-Nederland en de provincie Groningen. Qua uiterlijk dient de vermelding overeen te komen met hetgeen onder punt 6.2 is vermeld. 6.2 Een eventueel bord of toevoeging aan een publicatie dient er als volgt uit te zien: Voorbeeld Logo SNN
Tekst
Logo provincie
Dit project wordt mede mogelijk gemaakt door het Samenwerkingsverband NoordNederland, Koers Noord en de provincie Groningen, Innovatief Actieprogramma Groningen-4
7. Correspondentieadres Alle correspondentie met betrekking tot een project dient u, onder vermelding van het projectnummer en de projectnaam, te richten aan:
Provincie Groningen Afdeling Economie, Cultuur en Projectfinanciering t.a.v. het IAG-programmasecretariaat Postbus 610 9700 AP Groningen
7
___________________________________________________________________
B. Subsidieaanvraagformulier IAG-4 I
Gegevens van de eindbegunstigde (penvoerder) Hier vult u de gegevens in van het bedrijf of de organisatie die als penvoerder van een samenwerkingsverband optreedt. Uitsluitend rechtspersonen kunnen subsidie aanvragen.
1.1
Eindbegunstigde en aanvrager subsidie:
Naam organisatie
:
Contactpersoon
:
Postadres
:
Postcode en plaats
:
Bezoekadres
:
Postcode en plaats
:
Telefoon
:
E-mailadres
:
Website
:
Rechtsvorm organisatie : Ingeschreven in het Handels/ : Stichtingenregister van KvK te Onder nr. : Bank/gironummer
:
Ter attentie van
:
Te
:
1.2
Is uw organisatie BTW-plichtig? Ja Nee
Indien uw organisatie BTW-vrijgesteld is kunt u de te betalen BTW zien als kosten, omdat deze BTW niet verrekend kan worden. De te betalen BTW is in dat geval subsidiabel. 1.3
Bent u MKB-ondernemer?* Ja, aantal werknemers …. FTE Nee, aantal werknemers …. FTE
* Volgens de definitie van Europa bent u MKB-ondernemer indien bij u onderneming minder dan 250 fte werkzaam zijn en uw jaaromzet de € 50 mln. of uw jaarlijkse balanstotaal de € 43 mln. niet overschrijdt. 1.4
Maakt u organisatie deel uit van verband van ondernemingen? Ja * Nee
8
* Zo ja, dan dient u in de bijlage bij het aanvraagformulier de juridische structuur van het verband van ondernemingen, schematisch weergegeven, incl. deelnemingspercentages en een opgave van aantal werknemers, de jaaromzet en het balanstotaal per deelnemer aan te geven. 1.5
Is voor uw organisatie dan wel voor vennoten een verzoek tot surseance van betaling, faillissement of de wettelijke schuldsanering aangevraagd? Ja Nee
2.
, op datum …………………..
Gegevens van (de aanvragers in) het samenwerkingsverband
Aan een samenwerkingsverband worden de volgende eisen gesteld: • Een samenwerkingsverband bestaat uit tenminste twee niet in een groep verbonden deelnemers en is specifiek voor de uitvoering van een project opgericht. • Een samenwerkingsverband wordt niet geïnstitutionaliseerd in een rechtspersoon. Bestaande organisatievormen als NV, BV, stichting of V.O.F. vallen dus niet onder de definitie van een samenwerkingsverband. • Deelnemers in een samenwerkingsverband voeren voor eigen rekening en risico een project uit. • De samenwerking in het samenwerkingsverband moet contractueel zijn vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst die met de aanvraag moet worden meegestuurd. • De penvoerder van het samenwerkingsverband is degene die tijdens de uitvoering van het project met de provincie Groningen correspondeert. De uitbetaling van voorschotten en de procedure voor de subsidievaststelling lopen via de penvoerder. 2.1
Is er sprake van een samenwerkingsverband conform bovenstaande eisen? Ja Nee
2.2 Naam Naam Naam Naam Naam Naam
Overzicht van partners
MKB?
partner 1 …………………………………………. partner 2 …………………………………………. partner 3 …………………………………………. partner 4 …………………………………………. partner 5 …………………………………………. partner 6 …………………………………………..
ja/nee ja/nee ja/nee ja/nee ja/nee ja/nee
3. Projectgegevens 3.1
Projectgegevens
Projectnaam
:
IAG-thema
:
Project wordt uitgevoerd op de volgende locatie(s) : Startdatum project : Einddatum project
:
9
3.2
Projecttoelichting
Hieronder dient u kort in te gaan op de genoemde punten; een uitgebreid projectplan dient u als aparte bijlage bij te voegen (conform bijlage bij het IAG-4 aanvraagformulier). •
korte projectomschrijving (maximaal in 10 - voor een breed publiek begrijpelijke- zinnen)
•
Wat is de hoofddoelstelling van het project
•
Output- en resultaat indicatoren De onderstaande tabel bevat de output- en resultaatindicatoren voor het IAG. Projectindieners worden gevraagd om hun doelstellingen vooraf te kwantificeren met behulp van deze indicatoren, tussentijds en achteraf wordt de mate van realisatie gemeten. Output- en resultaatindicatoren Aantal R&D projecten R&D investeringen - privaat R&D investeringen - publiek Aantal ondersteunde MKB-bedrijven Aantal samenwerkingsverbanden tussen bedrijven en kennis-/ onderzoeksinstellingen Aantal gecreëerde directe arbeidsplaatsen (in FTE) Uitgelokte private vervolginvesteringen
Doelstelling aantal € ……… € .…….. aantal aantal
€
…... FTE ………..
Financiële gegevens 3.3
Begroting
Voeg een meer gedetailleerde begroting bij als bijlage (zie bijlage bij het aanvraagformulier).
Begroting (exclusief BTW)
penvoerder partner 1
partner 2
partner 3
partner 4
Investeringen in apparatuur/machines Gebruik apparatuur/machines Verbruik materialen en hulpmiddelen Loonkosten (interne uren) Advieskosten extern Reis- en verblijfkosten Promotie en publiciteit Overige kosten Niet verrekenbare btw Totaal
3.4
Financiering
Financiering Totaal private bijdragen 1. 2. 3. Totaal publieke bijdragen 1. 2. Gevraagde IAG-bijdrage Totaal financiering project
[euro’s] xxx
[%] % xxx xxx xxx
xxx
% xxx xxx
xxx xxx
% 100
10
Totaal
3.5
Staatssteun
In de Europese Unie geldt een algemeen verbod op staatssteun. Er zijn echter uitzonderingsclausules waardoor staatssteun in sommige gevallen toch geoorloofd is. Een staatssteunanalyse is nodig om te beoordelen of het verlenen van subsidie aan uw project geoorloofde staatssteun betreft. Uw aanvraag wordt afgewezen in het geval van ongeoorloofde staatssteun. In bijlage C vindt u meer uitleg over de staatssteunanalyse en meer specifiek over de voor het IAG van belang zijnde Omnibus Decentraal Regeling. Kan uw project worden benoemd als onderzoeksproject dat valt onder de Omnibus Decentraal Regeling (ODR, module 1), waarbij de hoofdactiviteiten te bestempelen zijn als fundamenteel onderzoek en/of industrieel onderzoek en/of experimentele ontwikkeling. Ja * Nee * Zo ja vul dan onderdeel 9 van "Bijlage bij het IAG4-aanvraagformulier" in.
4.
Ondertekening:
Ondergetekende verklaart dat alle voor de aanvraag benodigde stukken zijn bijgevoegd en dat hij/zij bekend is met de voorwaarden en procedures, zoals deze staan beschreven in het document "Voorwaarden en formulieren, Innovatief Actieprogramma Groningen 4 ". Aldus naar waarheid ingevuld:
1
Naam: Organisatie: Functie: Plaats: Datum: Handtekening:
1
De ondertekening dient te worden gedaan door een daartoe bevoegd persoon.
11
Bijlage bij het IAG4-aanvraagformulier Dit is een bijlage bij het IAG-aanvraagformulier. Deze bijlage moet een goed beeld geven van het project waarvoor u subsidie aanvraagt. Om uw aanvraag goed te kunnen beoordelen, verzoeken wij u alle elementen herkenbaar en in de juiste volgorde terug te laten komen. 1. Naam van het project 2. Omschrijving inhoud project 3. Uitleg vernieuwende/innovatieve karakter van het project 4. Doelstellingen Formuleer de doelstelling(en) van het project in termen van beoogde resultaten. Besteed hierbij specifiek aandacht aan het volgende: • beschrijf op welke wijze het project bijdraagt aan de doelstelling van het betreffende IAGthema. Geef daarbij ook aan hoe het bijdraagt; • beschrijf voor wie de resultaten van het project bestemd zijn (de doelgroep van het project). 5. Aanpak en resultaten Beschrijf door middel van concrete werkzaamheden/activiteiten hoe u de geformuleerde doelstellingen wilt verwezenlijken. Geef daarbij aan: • welke werkzaamheden/activiteiten worden uitgevoerd om het resultaat te bereiken; • welke deelnemer een bepaalde werkzaamheid/activiteit uitvoert • wat de resultaten zijn (diensten of producten); • wat de voorziene risico’s zijn en hoe u deze denkt te beheersen. 6. Beschrijving projectorganisatie Van alle partners in het samenwerkingsverband dient een kopie uittreksel van de inschrijving van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, niet ouder dan drie maanden te worden bijgevoegd. 7. Beschrijving communicatieactiviteiten 8. Gedetailleerde kostenbegroting De begrotingsposten uit het aanvraagformulier dienen hier zoveel mogelijk te worden gespecificeerd en waar nodig toegelicht. • Kosten van de voor het project aangeschafte productiemiddelen (investeringen in apparatuur/machines) dienen te worden verminderd met de restwaarde. • Bij de interne loonkosten (betreft de inzet van de bij de penvoerder en projectpartners werkende en direct bij het project betrokken personeel) dient een specificatie en onderbouwing gegeven te worden van het gehanteerde uurtarief vermenigvuldigd met het begrote aantal uren. Waarbij aangegeven dient te worden welke berekeningsmethode wordt gehanteerd: - de loonkosten plus overhead systematiek, zie artikel 2.6 van de subsidievoorwaarden; - vaste uurtarief systematiek, namelijk € 35 per uur, zie art 2.7 van de subsidievoorwaarden. 9. Staatssteunanalyse In vraag 3.5 van het aanvraagformulier heeft u aangegeven dat uw project een onderzoekproject betreft. De maximale bijdrage van overheden in onderzoeksprojecten is vastgelegd in module 1 van de Omnibus Decentraal Regeling. Deze bijdrage is afhankelijk van een aantal parameters. Zo is het type onderzoek dat uitgevoerd wordt van belang, maar ook het type onderneming en of er sprake is van samenwerking of niet. De percentages voor type onderzoek zijn vaste gegevens (zie voor achtergrondinformatie Bijlage B). Wat moet u doen ? Per projectpartner dient u onderbouwd aan te geven onder welke 'Onderzoekscategorie(n)' (fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling)' de activiteiten van elke partner vallen. Indien er bij een projectpartner sprake is van activiteiten binnen meerdere categorieën dient u de projectkosten van deze partner per onderzoekscategorie te specificeren.
12
C. Achtergrondinformatie bij Staatssteunanalyse Bij 3.5 van het aanvraagformulier heeft u aangegeven of uw project een onderzoekproject betreft of een overig project. Op deze pagina vindt u informatie over de staatssteunanalyse. Na het doorlezen van deze tekst, vult u onderdeel 9 van de bijlage bij het aanvraagformulier in. Toelichting De Omnibus Decentraal Regeling (hier verder ODR genoemd) is voor en door provincies opgesteld en is goedgekeurd door de Europese Commissie. De ODR biedt een juridisch kader voor projecten voor Onderzoek, Ontwikkeling en Innovatie (OO&I). Dit houdt in dat het voor provincies (en gemeenten) niet meer nodig is aan de Europese Commissie toestemming te vragen elke keer dat men OO&I activiteiten wil subsidiëren. In Module 1 van de Omnibus Decentraal Regeling staan de spelregels voor onderzoeksprojecten. De hoofdactiviteiten van een onderzoeksproject moeten binnen één of meer van de volgende onderzoekscategorieën vallen: fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek, experimentele ontwikkeling. Hier volgen de definities van deze onderzoekscategorieën: Fundamenteel onderzoek: experimentele of theoretische activiteiten die voornamelijk worden verricht om nieuwe kennis te verwerven over de fundamentele aspecten van verschijnselen en waarneembare feiten, zonder dat hiermee een rechtstreekse praktische toepassing of gebruik wordt beoogd; Onder industrieel onderzoek wordt verstaan: planmatig of kritisch onderzoek dat is gericht op het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden met het oog op de ontwikkeling van nieuwe producten, procedés of diensten, of om bestaande producten, procedés of diensten aanmerkelijk te verbeteren. Het omvat de vervaardiging van onderdelen van complexe systemen, die noodzakelijk is voor industrieel onderzoek, vooral voor algemene validering van technologieën, met uitzondering van prototypes als bedoelt in de definitie van experimentele ontwikkeling. Onder experimentele ontwikkeling wordt verstaan: • Het verwerven, combineren, vormgeven en gebruiken van bestaande wetenschappelijke, technische, zakelijke en andere relevante kennis en vaardigheden voor plannen, schema’s of ontwerpen van nieuwe, gewijzigde of verbeterde producten, procedés of diensten. • De conceptuele formulering en het ontwerp van alternatieve producten, procedés of diensten. • Het maken van ontwerpen, tekeningen, plannen en andere documentatie, mits zij niet voor commercieel gebruik zijn bestemd. • De ontwikkeling van commercieel bruikbare prototypes en proefprojecten valt eveneens onder experimentele ontwikkeling indien het prototype het commerciële eindproduct is en de productie ervan te duur is om alleen voor demonstratie- en validatiedoeleinden te worden gebruikt. Bij commercieel gebruik van demonstratie- of proefprojecten worden eventuele inkomsten die hieruit voortvloeien, op de in aanmerking komende kosten in mindering gebracht. De kosten van de experimentele ontwikkeling en het testen van producten, procedés en diensten komen eveneens in aanmerking, voor zover deze niet voor industriële toepassing of commerciële exploitatie kunnen worden gebruikt of geschikt gemaakt. Onder experimentele ontwikkeling wordt niet verstaan de routinematige of periodieke wijziging van bestaande producten, productielijnen, fabricageprocessen, diensten en andere courante activiteiten, zelfs indien deze wijzigingen verbeteringen kunnen inhouden. In onderstaande tabel zijn de steunplafonds per onderzoekscategorie en per type onderneming weergegeven:
13
Let op: de steunplafonds geven de maximale totale overheidssteun aan. Als uw project door andere overheden wordt gesubsidieerd, wordt die bijdrage meegenomen in de beoordeling of uw project niet meer dan de maximaal toegestane overheidssteun ontvangt. Te zien is dat er onderscheid gemaakt worden tussen kleine, middelgrote en grote ondernemingen. Binnen de categorie MKB is een "kleine onderneming" een onderneming waar minder dan 50 personen werkzaam zijn en waarvan de jaaromzet of het jaarlijkse balanstotaal 10 miljoen EUR niet overschrijdt. Zie onderstaande tabel:
14
D. Rapportageformulier 1. Algemene gegevens Projectnaam
:
Projectnummer
:
Startdatum project
:
Einddatum project
:
Eindbegunstigde
:
Rapportageperiode
:
[1 januari t/m 30 juni of 1 juli t/m 31 december]
2. Financiële voortgang A. Gemaakte projectkosten U dient uit uw administratie een lijst met een specificatie van de gemaakte en betaalde subsidiabele kosten bij te voegen (zie voor voorbeeld bijgevoegde bijlage betaallijst). In ieder geval dient per factuur te worden vermeld: het bedrag, de naam van de crediteur, een omschrijving van de kosten, de naam van de in de beschikking opgenomen begrotingspost waartoe de factuur behoort, het bedrag exclusief BTW het bedrag inclusief BTW, de factuurdatum en (zo mogelijk) een betaaldatum en in geval van aanbesteding tot welke aanbesteding de factuur behoort. Het totaalbedrag van de lijst dient te corresponderen met het totaal van de subsidiabele kosten uit kolom 4 van onderstaande tabel.
Gemaakte kosten Specificatie van de kosten [in euro’s]
Begroting (1)
t/m vorige periode
verslag periode
t/m verslag periode
(2)
(3)
(4) = (2) + (3)
Investeringen in machines/apparatuur Gebruik machines/apparatuur Verbruik materialen en hulpmiddelen Loonkosten (interne uren) Advieskosten extern Reis- en verblijfkosten Promotie en publiciteit Overige kosten Niet verrekenbare btw
Totale projectkosten
15
gepland volgende periode (5)
B. Financiering project Dekking van de gemaakte kosten Financiering projectkosten [in euro’s]
Begroting (1)
t/m vorige periode
verslag periode
t/m verslag periode
(2)
(3)
(4) = (2) + (3)
gepland volgende periode (5)
Private bijdragen 1. 2. 3. Publieke bijdragen 1. 2. IAG-bijdrage Totaal
3. Inhoudelijke voortgang 3.1 De voortgang van de in de beschikking vastgestelde indicatoren output- en resultaatindicatoren
doelstelling
realisatie
Aantal R&D projecten R&D investeringen - privaat R&D investeringen - publiek Aantal ondersteunde MKB-bedrijven Aantal samenwerkingsverbanden tussen bedrijven en kennis-/research instellingen Aantal bruto gecreëerde arbeidsplaatsen (in FTE) Uitgelokte private vervolginvesteringen
3.2 Voortgang project 1. Stand van zaken Wij verzoeken u in beknopte vorm de stand van zaken van het project weer te geven en hierbij onder meer aandacht te besteden aan: a. de financiële voortgang b. de inhoudelijke voortgang c. de gepleegde promotie en publiciteit Antwoord
2. Succes U wordt verzocht aan te geven wat successen zijn geweest in de afgelopen periode. Antwoord
16
3. Tegenvallers U wordt verzocht aan te geven of en waar zich knelpunten hebben voorgedaan in de afgelopen periode en of zich eventueel kunnen voordoen in de komende periode in zowel de inhoudelijke als de financiële voortgang van het project. Geef ook aan hoe u deze heeft opgelost, of denkt op te lossen. Antwoord
4. Veranderingen U wordt verzocht in het kort aan te geven in hoeverre de inhoudelijke en financiële doelstellingen zullen worden gehaald en of het project binnen de geldende tijdsplanning zal worden afgerond. Antwoord
4.
Ondertekening
Ondergetekende verklaart dat de bovenstaande gegevens naar waarheid zijn ingevuld. Naam: Functie: Plaats: Datum: Handtekening:
17
Bijlage betaallijst Facturen Facturen uit de periode … tot en met … Nr. (systeem begunstigde)
Crediteur (dienstverlener)
Omschrijving factuur / nr.
Begrotingspost Verleningsbeschikking
Bedrag incl. BTW
Bedrag excl. BTW
Factuurdatum
Uren Uren over de periode … tot en met … Medewerker
Omschrijving werkzaamheden
Begrotingspost Verleningsbeschikking
Uren
Tarief
18
Product uren x tarief
Betaaldatum
Behorend bij aanbesteding
E. Opbouw projectdossier en -administratie 1. Inleiding Voor de projecten dienen de aanwijzingen in deze bijlage als minimale eis gezien te worden om te bewerkstelligen dat de eindverantwoording op een efficiënte wijze gecontroleerd kan worden. 2. Doel projectadministratie 2.1 Het doel van de projectadministratie is: - het bewaken van de projectkosten door de eindbegunstigde; - het vormen van een basis voor de verantwoording door de eindbegunstigde; - het vormen van een basis voor een efficiënt verlopende controle. 2.2 De projectadministratie omvat niet slechts de kosten die gemaakt zijn door de eindbegunstigde zelf, maar ook die van de projectpartners. De volledige projectadministratie dient bij de eindbegunstigde aanwezig te zijn en tot 2021 zorgvuldig te worden bewaard . 2.3 Er wordt een gedetailleerde opstelling van de projectkosten per projectpartner gemaakt, op dezelfde wijze gerubriceerd als de begroting. Iedere post dient gedocumenteerd te zijn met hetzij een berekening, hetzij een externe factuur. 2.4 Op elk boekingsdocument dient het uniek projectnummer vermeld te worden, zodat de relatie met het ingediende project wordt aangetoond. 3. Personeel 3.1 Uitgangspunt voor de eindverantwoording zijn de werkelijk bestede tijd en de werkelijke personeelskosten per persoon. - Voor iedere werknemer dient een urenverantwoording te worden bijgehouden met betrekking tot de aan het project bestede uren. De urenstaat dient ondertekend te zijn door werkgever en werknemer. - Voor de salariskosten dient aanwezig te zijn per werknemer, de berekening van: * het standaard uurtarief met de daarbij behorende salarisstrook van de maand januari van het betreffende kalenderjaar; * van de aan het project toe te rekenen salariskosten, te weten het aantal gewerkte uren x het uurtarief. Voor de berekening van het uurtarief wordt verwezen naar de subsidievoorwaarden. 3.2 De afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk dient in mindering op de salariskosten te worden gebracht alvorens het uurtarief wordt berekend. 4. Projectdossier Binnen het projectdossier dienen systematisch vier hoofdcomponenten onderscheiden te worden. Het betreft hier: 1. Contracten en correspondentie; 2. Inhoudelijke voortgang; 3. Financiële voortgang; 4. Publiciteit en Europese regelgeving. ad 1 Contracten en correspondentie Binnen het hoofdstuk Contracten en correspondentie wordt alle informatie opgenomen die te maken heeft met de vastlegging, zowel jegens de subsidiegever als ten opzichte van uitvoerders. Binnen dit onderdeel kunnen we dan ook terugvinden correspondentie inzake: Projectaanvraagformulieren plus bijlagen; Subsidieverleningsbeschikking; Subcontracten met uitvoerders respectievelijk partijen die al dan niet gezamenlijk verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project nemen; Informatie inzake uitgevoerde aanbestedingen, bestekken en motivaties ten aanzien van de keuze; Goedgekeurde en afgewezen offertes en overeenkomsten inzake leveranties. Uiteraard dient alle informatie rechtstreeks gerelateerd te zijn aan het project dan wel de projectonderdelen. ad 2 Inhoudelijke voortgang In het hoofdstuk Inhoudelijke voortgang is alle informatie opgenomen omtrent de bereikte resultaten en effecten. Centraal daarbij staan de door het programmamanagement voorgeschreven periodieke
19
voortgangsrapportages. Daarnaast zijn opgenomen studies omtrent de voortgang, periodieke effectmetingen en allerlei monitoring informatie inzake onderdelen van de projecten. Belangrijk is dat regelmatig gerelateerd wordt aan de uiteindelijke startinformatie, bijvoorbeeld de indicatoren zoals die opgenomen zijn in het projectvoorstel. ad 3 Financiële voortgang Bij het onderdeel financiële voortgang is alle informatie opgenomen die belangrijk is voor de financiële ontwikkeling en afronding van het project. Het betreft hier de aangegane verplichtingen, uitgevoerde betalingen, voortgaande begrotingen en bijstellingen daarvan, financiële effecten etc. Dit onderdeel is uiteraard nauw gekoppeld aan een financiële administratie waarbij via een daartoe geëigend systeem facturen, betalingen en verplichtingen worden geregistreerd en bewaard. ad 4 Publiciteit en Europese regelgeving Het laatste onderdeel van het dossier vormt de Publiciteit en Europese regelgeving. In het dossier dienen alle bewijzen te zijn opgenomen zodat voldaan wordt aan publiciteitseisen uiteenlopend van foto’s van borden tot en met artikelen en informatiemateriaal. Uiteraard zal binnen dit onderdeel ook aandacht besteed worden aan overige zaken met betrekking tot de Europese regelgeving rond de projecten. Voor wat betreft de aard van de registratie kan aangesloten worden bij datgene wat reeds bij de projectindiening is vermeld in het aanvraagformulier.
20
F. Controleprotocol 1.1 Inleiding De doelstelling van dit controleprotocol is: de eindbegunstigde te informeren waarop de controle zich zal richten; welke administratieve bescheiden en documenten er bij de controle beschikbaar moeten zijn; uniformiteit te bewerkstelligen ten aanzien van de controleaanpak van de diverse projecten; de controle zowel voor de eindbegunstigde als de controlerend accountant zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. 1.2 Controlerend accountant 1.2.1 De controle dient plaats te vinden door een externe deskundige zoals bedoeld in artikel 393, lid 1 Burgerlijk Wetboek Boek 2 en mondt uit in het verstrekken van een controleverklaring. Deze externe deskundige wordt aangewezen door de penvoerder middels een schriftelijke opdracht. 1.3 Controlelocatie 1.3.1 De controle zal primair plaatsvinden bij de eindbegunstigde. Derhalve dient daar de gehele projectadministratie en –documentatie aanwezig te zijn. 1.3.2 Indien noodzakelijk kan de controle zich ook uitbreiden naar de locatie van andere projectpartners. Aan de projectadministratie en –documentatie worden afzonderlijke eisen gesteld. Deze zijn opgenomen in E. Aanwijzingen projectadministratie. 1.4 Procedure 1.4.1 De eindbegunstigde stuurt binnen 1 maand na afronding van het project de volgende informatie aan de controlerend accountant: de projectaanvraag met een gedetailleerde kostenbegroting; de goedkeuring van het project (beschikking); de bevestiging van de eigen inbreng en die van co-financiers; de eindverantwoording met daarbij gedetailleerde specificaties conform de ingediende begroting; een kopie van de aanwijzingen ten behoeve van de projectadministratie en het controleprotocol; 1.4.2 Na ontvangst van de in 1.4.1 genoemde informatie maakt de controlerende accountant een afspraak met de eindbegunstigde omtrent de feitelijke controle. Vóór de aanvang van de controle dient de eindbegunstigde zich ervan te overtuigen dat een volledig en gedetailleerd overzicht van de projectkosten, alsmede van de documentatie zoals vermeld in de aanwijzingen ten behoeve van de projectadministratie, op overzichtelijke wijze geordend, aanwezig is. Tevens stelt de eindbegunstigde vast dat alle projectkosten zijn betaald voor de einddatum van het project of in de daaropvolgende periode waarin het verzoek tot definitieve vaststelling van de subsidie vervaardigd en ingediend dient te worden en dat alle verplichtingen ten aanzien van het project zijn aangegaan voor de einddatum van het project én de einddatum van de programmaperiode. 1.5 Controleaspecten 1.5.1 De accountant stelt vast dat de uitgaven en ontvangsten zijn berekend met inachtneming van de in de beschikking opgenomen algemene en bijzondere subsidievoorwaarden, alsmede de in de bijlagen opgenomen voorschriften van door het programmamanagement gestelde criteria, die betrekking hebben op: de start- en einddatum van de subsidiabele kosten van het project; de aansluiting van de eindafrekening op het projectplan en -begroting; de financiering van de projectuitgaven en de aansluiting op de oorspronkelijke financieringsopzet; de inrichting van de projectadministratie, die zodanig is ingericht dat op een eenvoudige en duidelijke wijze alle projectkosten, gespecificeerd overeenkomstig de subsidiabele kostencategorieën en kostensoorten, kunnen worden afgelezen; de interne (loon)kosten: dat voor de loonkosten en kosten van eigen arbeid een door middel van tijdschrijven vastgestelde urenverantwoording aanwezig is; de opslag voor overheadkosten bedraagt maximaal 20% van de loonkosten en is onderbouwd met en gebaseerd op daadwerkelijke kosten; de doelmatigheid van de kosten (aanbestedingsprocedure, besteding van de kosten); de aansluiting van de projectadministratie op de financiële administratie, de voortgangsverslagen, de eindafrekening en het eindverslag; de vermelding van door de eindbegunstigde gemaakte en betaalde projectkosten (via betaallijsten
21
als onderdeel van voortgangs- en eindverslag); de gescheiden registratie van subsidiabele en niet-subsidiabele projectkosten (mede in relatie tot de 'Voorwaarden IAG-4'); de nationale en Europese richtlijnen voor aanbesteding van overheidsopdrachten; de Europese mededingingsregels; publiciteitsvoorschriften.
1.5.2 Nagegaan zal worden of de projectkosten op een adequate wijze geordend en gedetailleerd zijn vastgelegd. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe kosten. 1.5.3 Interne kosten zijn te definiëren als kosten die onderdeel uitmaken van de exploitatie van de eindbegunstigde en de projectpartners en direct uit het project voortvloeien. Voor de interne kosten zullen over het algemeen berekeningen gemaakt worden van de kosten die toegerekend kunnen worden aan het project. 1.5.4 Externe kosten zijn te definiëren als kosten die direct voor het project gemaakt worden en bestaan uit door derden geleverde goederen en diensten. Voor externe kosten zullen over het algemeen facturen van derden worden ontvangen en betaald. 1.5.5 Bovengenoemde controlefacetten zijn verder uitgewerkt in onderstaande voor de controle specifieke attentiepunten: a. b. c. •
d.
Interne personeelskosten relatie tussen begrote en werkelijke kosten; aanwezigheid van door werkgever en werknemer ondertekende verklaringen ten aanzien van de tijdsbesteding; beoordeling van de verantwoorde tijdsbesteding; juistheid en toelaatbaarheid van de berekende standaard uurtarieven (op basis van individuele werkelijke salariskosten vast te stellen aan de hand van de salarisberekeningen per persoon, gemiddelde uurtarieven voor afdelingen of functieniveaus zijn bijvoorbeeld niet toegestaan); rekenkundige juistheid van de aan het project toegerekende salariskosten op basis van de werkelijke tijdsbesteding en de standaard uurtarieven; ligt de bestede tijd in de projectperiode; subsidiabiliteit van de kosten in het kader van de 'Voorwaarden IAG-4'. Overige interne kosten relatie tussen begrote en werkelijke kosten; beoordeling of deze kosten ook werkelijk aan het project zijn besteed; zijn de berekende bedragen op uit de administratie blijkende gegevens en juist berekend; toetsing of de gedeclareerde bedragen vallen onder de subsidiabele kosten, zoals blijkt uit de goedgekeurde begroting; zijn de kosten gemaakt in de projectperiode; subsidiabiliteit van de kosten in het kader van de 'Voorwaarden IAG-4' . Externe kosten relatie tussen begrote en werkelijke kosten; zijn voor alle kosten facturen aanwezig; blijkt uit de facturen en de daarbij behorende offertes en overige correspondentie dat de gefactureerde bedragen betrekking hebben op het project en zijn deze ook als zodanig gefiatteerd en verantwoord in de projectadministratie; blijkt uit de facturen dat de kosten gemaakt zijn in de projectperiode; blijkt uit bank- of andere stukken dat de facturen betaald zijn binnen de projectperiode of in de daaropvolgende periode, waarin het verzoek tot definitieve vaststelling van de subsidie vervaardigd en ingediend dient te worden. Ontvangsten Alle ontvangsten die rechtstreeks verband houden met de medegefinancierde acties moeten volledig aan de actie worden toegerekend, d.w.z. in mindering worden gebracht op de subsidiabele kosten. De ontvangsten die gedeeltelijk verband houden met de medegefinancierde acties moeten pro rata in mindering gebracht worden op de subsidiabele kosten.
22
e. BTW Uitdrukkelijk vaststellen dat alleen niet verrekenbare BTW deel uitmaakt van de (subsidiabele) projectkosten. f. Vervreemdingsverbod De eindbegunstigde is gehouden aan het vervreemdingsverbod (indien van toepassing). g. Gebruik maken van andere accountants Indien de accountant bij zijn controle gebruik maakt van (een) controleverklaring(en) van (een) andere accountant(s), voert hij ongeacht de omvang van de desbetreffende deelverantwoording(en) (een) review(s) uit op de werkzaamheden van deze andere accountant(s). h. Controleverklaring De accountant dient vast te stellen dat de eindafrekening voldoet aan de eraan te stellen eisen. De controleverklaring heeft betrekking op de juistheid, volledigheid, tijdigheid en rechtmatigheid van de in de eindafrekening opgenomen subsidiabele uitgaven en de financiering ervan. De hierbij behorende tolerantie bedraagt 1% van de totale subsidiabele uitgaven, met een betrouwbaarheid van 95%. De rapporteringstolerantie bedraagt 0%, omdat alle geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten moeten worden gerapporteerd. De accountant hanteert verplicht het bijgevoegde model controleverklaring.
23
G. Controleverklaring Hieronder is een voorbeeldtekst opgenomen voor een goedkeurende controleverklaring bij de eindafrekening met bijlagen van een project in het kader van het Innovatief Actieprogramma Groningen-4. De strekking van het oordeel kan behalve goedkeurend ook goedkeurend met beperking, oordeelonthouding of afkeurend zijn. Voor de teksten van deze verklaringen wordt verwezen naar de betreffende NBA voorbeeldteksten.
Voorbeeldtekst goedkeurende controleverklaring CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Afgegeven ten behoeve van de Provincie Groningen Aan: opdrachtgever Opdracht Ingevolge uw opdracht hebben wij de eindafrekening met bijlagen van (naam huishouding) te (statutaire vestigingsplaats) inzake het project (naam project) met het projectnummer (projectnummer) gecontroleerd. De eindafrekening met bijlagen betreft de verantwoording over de besteding van het met briefnummer (kenmerk toekenningsbrief) d.d. (datum toekenningsbrief) toegekende subsidiebedrag in het kader van het Innovatief Actieprogramma Groningen-4 en vermeldt een door ons gecontroleerd bedrag van …,.. euro aan subsidiabele uitgaven. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de entiteit is verantwoordelijk voor het opstellen van de eindafrekening met bijlagen in overeenstemming met de geldende subsidievoorwaarden. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanig interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de eindafrekening met bijlagen mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de eindafrekening met bijlagen op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht en met inachtneming van de richtlijnen welke opgenomen zijn in het Innovatief Actieprogramma Groningen-4. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de eindafrekening met bijlagen geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de eindafrekening met bijlagen. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste professioneel oordeelsvorming, met inbegrip van het schatten van de risico’s dat de eindafrekening met bijlagen een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van de eindafrekening met bijlagen door de entiteit, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit. Een controle omvat tevens het evalueren van de toepassing van de gebruikte grondslagen voor de eindafrekening met bijlagen, alsmede een evaluatie van het algemene beeld van de eindafrekening met bijlagen. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.
24
Oordeel Wij zijn van oordeel dat de eindafrekening met bijlagen voldoet aan de eraan te stellen eisen. Dit impliceert tevens dat: de in de eindafrekening met bijlagen opgenomen kosten zijn gemaakt in de periode tussen …. en …. (zie begin- en einddatum van de beschikking), en betaald en tevens subsidiabel zijn, alsmede betrekking hebben op het project waarvoor de subsidie is toegezegd; de aan de kosten ten grondslag liggende verplichtingen zijn aangegaan in de periode tussen …. tot …. (zie begin- en einddatum van de beschikking); de kosten juist zijn berekend met inachtneming van de in de beschikking opgenomen algemene en bijzondere subsidievoorwaarden, alsmede de in de bijlagen bij de beschikking opgenomen voorschriften van het programmamanagement; ten behoeve van de voor subsidie in aanmerking komende kosten een afzonderlijke (project)administratie is gevoerd waarin alle gegevens zijn verwerkt die voorkomen in de aanvraagen rapportageformulieren; uit de gevoerde (project)administratie blijkt dat de rapportage en declaratie ten aanzien van de door (naam huishouding) gedeclareerde interne (loon)kosten voldoen aan de gestelde subsidievereisten; de opgaven van de aan het project bestede mensuren juist zijn; de aan het project toe te rekenen ontvangsten in mindering zijn gebracht op de subsidiabele uitgaven; slechts de niet verrekenbare BTW in de eindafrekening is opgenomen; de in de beschikkingsbrief en in het controleprotocol genoemde (project)voorwaarden zijn nageleefd. De eindafrekening is door ons gewaarmerkt. Beperking in de gebruik De subsidiedeclaratie van … (naam entiteit) en onze controleverklaring daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor … (naam entiteit) ter verantwoording aan de Provincie Groningen in het kader van het Innovatief Actieprogramma Groningen-4 en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt.
Plaats, datum (naam accountantsorganisatie) Naam externe accountant
25
