provincie groningen
Subsidievoorwaarden en formulieren
Innovatief Actieprogramma Groningen 3 09-PP-HB-001
Subsidievoorwaarden en formulieren Innovatief Actieprogramma Groningen 3
20 september 2010
INHOUDSOPGAVE
A
Subsidievoorwaarden
3
B
Subsidieaanvraagformulier
10
C
Rapportageformulier
16
D
Toelichting publieke cofinanciering
20
E
Opbouw projectdossier en -administratie bij eindbegunstigden
21
F
Controleprotocol
23
G
Accountantsverklaring
26
2
A. Subsidievoorwaarden IAG-3 1. Definities 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8
Projectperiode: de periode tussen de startdatum en de einddatum van het project, zoals bepaald in de subsidieverleningsbeschikking Startdatum: de datum waarop de projectperiode van start gaat Einddatum: de laatste dag van de projectperiode Indieningsdatum subsidievaststelling: de dag waarop de bescheiden ingediend moeten zijn voor de aanvraag tot vaststelling van de subsidie Eindbegunstigde: de geadresseerde van een subsidieverleningsbeschikking, waarmee middelen worden toegekend uit de programma’s bedoeld in deze subsidievoorwaarden Projectkosten: de kosten ten behoeve van een project Subsidiabele kosten: de kosten die voldoen aan de in deze subsidievoorwaarden gestelde eisen Verplichtingen: de overeenkomsten gesloten met rechtspersonen, die leiden tot projectkosten
2 Algemeen 2.1
Het van kracht worden van nieuwe voorschriften dan wel het verstrekken van aanwijzingen door de Europese Commissie of door het Samenwerkingsverband Noord-Nederland kan tot wijziging van de subsidievoorwaarden leiden.
2.2
Tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald in de subsidieverleningsbeschikking, zijn de onderstaande voorwaarden van kracht.
2.3
De aanvraag tot subsidieverlening wordt ingediend volgens het "Subsidieaanvraagformulier IAG-3". Gedeputeerde Staten kunnen besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen indien de verstrekte gegevens en bescheiden onvoldoende zijn voor de beoordeling van de aanvraag of voor de voorbereiding van de beschikking, mits de aanvrager de gelegenheid heeft gehad de aanvraag binnen een door Gedeputeerde Staten gestelde termijn aan te vullen.
2.4
Voor subsidie toegekend vanuit het IAG-3 geldt dat kosten subsidiabel zijn die gemaakt zijn vanaf de datum dat de aanvraag tot subsidieverlening is ingediend bij Gedeputeerde Staten, de ontvangstdatum van de aanvraag tot subsidieverlening wordt door middel van een ontvangstbevestiging aan u kenbaar gemaakt.
2.5 De projectkosten zijn subsidiabel voor zover: 2.5.1 de verplichtingen en de werkzaamheden die leiden tot de projectkosten zijn aangegaan en verricht in de projectperiode, met uitzondering van eventuele accountantswerkzaamheden die verricht mogen worden tot indiening van de aanvraag tot subsidievaststelling; 2.5.2 de projectkosten betaald zijn in de projectperiode of in de daaropvolgende periode waarin de aanvraag tot vaststelling van de subsidie ingediend dient te worden; 2.5.3 de kosten rechtstreeks aan de uitvoering van het project toerekenbaar zijn met inachtneming van eisen van soberheid en doelmatigheid. 2.6 Als subsidiabele kosten worden de volgende kosten in aanmerking genomen, waaronder: 2.6.1 Loonkosten, voor de berekening waarvan de aanvrager bij de aanvraag kiest uit: - de loonkosten plus overhead systematiek, opgenomen in artikel 2.8.1; - de integraal uurtarief systematiek, opgenomen in artikel 2.7; - vaste uurtarief systematiek, namelijk € 35 per uur, zie artikel 2.8.2; 2.6.2 kosten ten behoeve van promotie en publiciteit; 2.6.3 kosten van de voor het project aangeschafte machines en apparatuur en productiemiddelen;
3
2.6.4
2.6.5 2.6.6 2.6.7
2.6.8 2.6.9
kosten van het gebruik voor het project van machines en apparatuur die in het bezit zijn van een deelnemer aan het kennisproject of van derden, gebaseerd op de objectief aangetoonde actuele marktwaarde, blijkend uit bij de aanvraag om subsidievaststelling gevoegde gegevens en bescheiden kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen, gebaseerd op historische aanschafprijzen; kosten voor financiële transacties, financieel juridische diensten, patenten en bankkosten, met uitzondering van debetrente, boetes, financiële sancties en gerechtskosten; reis- en verblijfskosten voor binnenlandse en buitenlandse reizen, voorzover deze niet inbegrepen zijn in het integrale uurtarief en mits aantoonbaar gemaakt kan worden dat deze redelijk en noodzakelijk waren. Bij de berekening van deze kosten dient het normaal zakelijk gebruik als uitgangspunt. de kosten als gevolg van management ten behoeve van een project komen in aanmerking voor subsidie. Vergoeding hiervan is echter begrensd tot een bedrag van 15% van de totale projectkosten. andere aan derden verschuldigde kosten;
2.7 Integraal uurtarief: 2.7.1 De (eind)begunstigde berekent het integrale uurtarief op basis van een bij de (eind)begunstigde gebruikelijke en controleerbare methodiek, die is gebaseerd op bedrijfseconomisch en maatschappelijk aanvaardbare grondslagen en die de (eind)begunstigde stelselmatig toepast. Het integrale uurtarief is samengesteld uit de directe personeelskosten en de algemene indirecte kosten (overhead). Het integrale uurtarief betreft uitsluitend de kosten uit de gewone bedrijfsvoering en bevat geen winstopslag. 2.7.2 Indien de subsidieontvanger kiest voor de integraal uurtarief systematiek worden de subsidiabele kosten berekend door het aantal door het direct bij de uitvoering van het project betrokken personeel gemaakte uren te vermenigvuldigen met het in het derde en vierde lid bedoelde integrale uurtarief dat de subsidieontvanger hanteert voor de functiecategorie van dat personeel, met dien verstande dat het aantal gemaakte uren per persoon op jaarbasis niet meer bedraagt dan het aantal uren dat voor de desbetreffende functiecategorie op jaarbasis is gehanteerd voor de berekening van het integrale uurtarief. 2.7.3 De (eind)begunstigde legt bij de aanvraag om subsidie en daarna jaarlijks een specificatie over van alle kostensoorten binnen het gehanteerde integrale uurtarief en het aantal uren per functiecategorie waarop het integrale uurtarief is gebaseerd. Bij de aanvraag om subsidie dient een ondertekende accountantsverklaring bijgevoegd te worden, waaruit blijkt dat het IKT correct is samengesteld. 2.7.4 Bij toepassing van de integraal uurtarief systematiek is de tijdschrijving, bedoeld in artikel 4.1.1.b, sluitend. 2.8.1
Indien de eindbegunstigde geen integraal uurtarief hanteert worden de volgende kosten in aanmerking genomen: a. loonkosten van het bij de uitvoering van het project direct betrokken personeel, berekend op basis van het brutoloon volgens de loonstaat van de betrokken medewerkers, verhoogd met de wettelijke dan wel op grond van een collectieve arbeidsovereenkomst verschuldigde opslagen voor sociale lasten, met dien verstande dat wordt uitgegaan van 1.650 productieve uren per jaar bij een voltijds dienstverband van 40 uren; b. algemene indirecte kosten (overhead) die gerelateerd zijn aan de loonkosten in het project. In het geval dat overheadkosten worden meegenomen in de projectbegroting zal dit moeten geschieden volgens een naar behoren gemotiveerde faire en billijke methode (met een maximum van 20% van directe loonkosten). De berekeningswijze van de overhead moet bij de subsidieaanvraag worden overlegd.
2.8.2
Indien geen loonkosten worden gemaakt als bedoeld in het artikel 2.6.1, maar desalniettemin als bijdrage in natura arbeid ten behoeve van het project wordt verricht, worden de subsidiabele kosten berekend door het aantal uren dat de deelnemers aan het project ten behoeve van deze activiteiten hebben gemaakt te vermenigvuldigen met een vast uurtarief van € 35.
2.9
Kosten verbonden aan de oprichting van een privaatrechtelijk rechtspersoon komen niet voor subsidie in aanmerking
2.10
Kosten voor de aankoop van grond en onroerend goed komen niet voor subsidie in aanmerking. Dit vanuit de overweging dat deze kosten het beperkte budget van het IAG te veel belasten en de aankoop van deze zaken niet noodzakelijk zijn voor de realisatie van de geformuleerde
4
doelstellingen van het IAG. 2.11 De kosten worden in aanmerking genomen met inbegrip van omzetbelasting, indien de eindbegunstigde en/of subsidieontvanger die de kosten heeft gemaakt, omzetbelasting niet in aftrek kan brengen of niet gecompenseerd wordt uit het BTW-compensatiefonds als genoemd in artikel 2 van de Wet op het BTW-compensatiefonds. 2.12 Indien ter zake van de projectkosten of deel daarvan reeds door de Europese Commissie subsidie is verstrekt, kan geen bijdrage uit het IAG worden verstrekt. 2.13 Deze opsomming is niet limitatief. Kostensoorten die niet in deze opsomming voorkomen zijn aan te merken als subsidiabel, indien deze rechtstreeks verband houden met de uitvoering van het project en voldoen aan de wetgeving van de Europese Commissie en de nationale overheid en in de projectbegroting en subsidieverleningsbeschikking zijn opgenomen. 2.14 Gelet op de aard van een project kunnen aanvullende voorwaarden (in de subsidieverleningsbeschikking) gesteld worden.
3. Uitvoering 3.1
Het projectplan dient te worden uitgevoerd overeenkomstig het bij de subsidieaanvraag ingediende projectplan, inclusief begroting en financieringsplan.
3.2
Wijzigingen in het projectplan dienen separaat van overige correspondentie en verantwoording, aan Gedeputeerde Staten van Groningen ter goedkeuring te worden voorgelegd, zoals bijvoorbeeld met betrekking tot het uitvoeringsschema, de begroting, de financiering, de gunningswijze van opdrachten, realisatie van de doelstellingen of de projectperiode. Wijzigingen, vertraging en onvoldoende realisatie van de verwachte doelstellingen in de uitvoering van het project, kunnen leiden tot verlaging, dan wel intrekking van de verleende subsidie.
3.3
Wanneer er voor de eindbegunstigde sprake is van verstrekking van opdrachten voor infrastructurele werken, leveringen of diensten, dient voldaan te worden aan de Europese en nationale regelgeving voor aanbesteden, waarbij de geldende drempels en procedures gevolgd dienen te worden. Voor eindbegunstigden gelden aanvullende verplichtingen voor opdrachten waarvan de totale geraamde waarde lager is dan de van toepassing zijnde drempelwaarde van de Europese aanbestedingsrichtlijn. Wanneer de geraamde waarde gelijk of hoger is dan 20% van de geldende Europese drempelwaarde en indien de voorwaarden van de Europese en nationale regelgeving voor aanbesteden bij een hoger bedrag zouden voorschrijven dat de openbare of niet-openbare procedure gevolgd moet worden, dient de opdracht op voldoende toegankelijke wijze te worden bekendgemaakt middels een publicatie op www.aanbestedingskalender.nl. Tussen de publicatie en het einde van de termijn waarbinnen offertes ingediend kunnen worden dient minimaal zes weken te liggen. Hiervan dient bewijs te kunnen worden overgelegd aan Gedeputeerde Staten. geraamde waarde van opdracht ≥ boven Europese drempelwaarde: • werken: € 4.845.000,-* • diensten/leveringen: € 193.000,-* ≥ 20% van de Europese drempelwaarden
wijze van aanbesteding Europees
De opdracht dient op voldoende toegankelijke wijze te worden bekendgemaakt middels publicatie op de aanbestedingkalender. geen verplichtingen
< 20% van de Europese drempelwaarden
* De genoemde drempelwaarden gelden voor 2010 en 2011. De EU stelt elke twee jaar nieuwe drempelwaarden vast.
Afwijkingen in bovenvermelde procedures dienen aan de provincie Groningen ter goedkeuring te worden voorgelegd.
5
4. Administratie en rapportageverplichtingen 4.1. Voor de administratie van het project gelden de volgende voorwaarden: 4.1.1 a. De eindbegunstigde voert een administratie die zodanig is ingericht dat daaruit te allen tijde de uit deze subsidievoorwaarden, de subsidieverleningsbeschikking en goed koopmansgebruik voortvloeiende verplichtingen op eenvoudige en duidelijke wijze te bewijzen zijn, in relatie tot de subsidieverleningsbeschikking. Deze voorwaarde heeft onder andere betrekking op alle gemaakte en betaalde kosten, aangegane verplichtingen en verrichte betalingen, de eventueel aan het project toe te rekenen opbrengsten en wijze van aanbesteding. Bij de eindbegunstigde dient de gehele projectadministratie en –documentatie aanwezig te zijn. b. De kosten bedoeld in artikel 2.6.1 dienen bovendien door middel van een inzichtelijke tijdregistratie een controleerbare urenverantwoording op te leveren per werknemer of deelnemend persoon. 4.1.2
De kosten dienen inzichtelijk gemaakt te worden. Er dient een lijst gemaakt te worden waarin tenminste de volgende gegevens opgenomen moeten worden: a. Per factuur de naam van de crediteur(en), een omschrijving van de kosten, de naam van de in de beschikking opgenomen begrotingspost, waartoe de werkzaamheden van de factuur behoren, het bedrag inclusief BTW, het bedrag exclusief BTW, de factuurdatum, de betaaldatum en (in geval van aanbesteding) tot welke aanbesteding de factuur behoort. b. Bij urendeclaraties:een specificatie van de gemaakte uren en de gehanteerde tarieven, waarbij per medewerker wordt vermeld: naam medewerker, werkzaamheden, de naam van de in de beschikking opgenomen begrotingspost waartoe de werkzaamheden behoren, het aantal uren, het berekende tarief en het product van uren en tarief. c. De totaalbedragen van de kostenspecificaties dienen aan te sluiten bij het in het rapportageformulier aangegeven totaalbedrag aan subsidiabele kosten.
4.1.3
De projectadministratie dient tot 2021 zorgvuldig te worden bewaard. De eindbegunstigde blijft gedurende deze periode financieel verantwoordelijk voor eventuele onjuistheden die, in de aanvraag om vaststelling van de subsidie, door Gedeputeerde Staten worden geconstateerd nadat de vaststelling van de subsidie heeft plaatsgevonden en die van invloed zouden zijn geweest op de bepaling van het bedrag van het de subsidievaststelling, indien zij voor de vaststelling bekend waren geweest bij Gedeputeerde Staten.
4.1.4
Er dient sprake te zijn van een adequate functiescheiding met betrekking tot de uitvoerende werkzaamheden en de financiële handelingen.
4.2
Aan door de Provincie Groningen, het SNN en de Europese Commissie aan te wijzen personen, in voorkomende gevallen vertegenwoordigd door de provincie Groningen, dient voor de controle op de besteding van de verstrekte subsidies en ook in verband met de naleving van het in deze voorwaarden gestelde, altijd: a. inzage te worden verleend in alle boeken en bescheiden en gelegenheid te worden geboden daarvan afschrift te nemen; b. toegang te worden verleend tot alle plaatsen, niet zijnde woningen; c. alle inlichtingen te worden verstrekt c.q. door de accountant of administrateur te doen verstrekken (waaronder te houden verificaties door een nader aan te wijzen accountant); d. anderszins alle door hen gewenste medewerking te worden verleend.
4.3
De eindbegunstigde dient Gedeputeerde Staten halfjaarlijks op de hoogte te stellen van de voortgang van het project, zowel inhoudelijk als financieel. Gerapporteerd dient te worden conform het daartoe door Gedeputeerde Staten van Groningen verstrekte format, waarbij tenminste de onder artikel 4.1.2 vermelde lijst per factuur en de urendeclaratie gevoegd dienen te worden. De eindbegunstigde moet rapporteren volgens het volgende schema: - voor 1 augustus, over de periode 1 januari tot en met 30 juni van het betreffende jaar; - voor 1 februari, over de periode 1 juli tot en met 31 december van het voorgaande jaar; Bij het in gebreke blijven van de eindbegunstigde wat betreft het indienen van een voortgangsrapportage kan de bevoorschotting gestopt worden, de subsidie ingetrokken en/of verlaagd en kunnen de reeds betaalde voorschotten teruggevorderd worden.
6
5. Bevoorschotting en vaststelling 5.1
De betaling van voorschotten kan slechts plaatsvinden indien aan de eisen met betrekking tot voortgangsrapportages is voldaan en er naar het oordeel van Gedeputeerde Staten van inhoudelijke voortgang van het project sprake is.
5.2
Op verzoek van de eindbegunstigde kan een eerste voorschot van 40% worden verleend, nadat Gedeputeerde Staten van de eindbegunstigde het volgende heeft ontvangen: a. een schriftelijke verklaring dat met de uitvoering van het project is begonnen; b. een overzicht van de lopende of reeds afgeronde aanbestedingsprocedures, inclusief de gevolgde aanbestedingswijze; c. de wijze waarop in voorkomende gevallen wordt voldaan aan gestelde aanvullende voorwaarden, zoals deze zijn opgenomen in de subsidieverleningsbeschikking.
5.3
Een tweede voorschot van 40% van de toegekende subsidie zal op verzoek van de eindbegunstigde betaalbaar worden gesteld indien aangetoond is dat 40% van de totale subsidiabele kosten is gemaakt en betaald en voldaan is aan de onder 4. vermelde voorwaarden. Het verzoek dient vergezeld te gaan van een accountantsverklaring, conform het daartoe vastgestelde model.
5.4
Een verzoek om subsidievaststelling dient uiterlijk 3 maanden na het verstrijken van de in de subsidieverleningsbeschikking vastgestelde projectperiode te worden ingediend en dient te bestaan uit: a. het verzoek tot subsidievaststelling; b. een ingevuld einddeclaratieformulier; c. een separate accountantsverklaring, conform het daarvoor voorgeschreven model; d. een inhoudelijk eindverslag over de realisatie van het project in relatie tot de oorspronkelijke opzet en doelstellingen, alsmede met betrekking tot de invulling van de aanvullende voorwaarden, zoals deze zijn gesteld in de subsidieverleningsbeschikking; e. bewijsmateriaal dat is voldaan aan de publiciteitseis, zoals aangegeven in artikel 6. Van bouwborden en (gedenk)borden dient u een (digitale) foto in te sturen, waaruit blijkt dat de borden zijn geplaatst. f. Een getekende verklaring dat de volledige projectadministratie bij de eindbegunstigde aanwezig is en zorgvuldig bewaard zal worden tot 2023.
5.5
Indien niet het gehele project is afgerond c.q. in gebruik genomen kan de subsidie worden vastgesteld op basis van de afgeronde c.q. in gebruik genomen projectonderdelen onder de voorwaarde dat het project binnen een nader te stellen termijn alsnog wordt afgerond.
5.6
Op een aanvraag tot subsidievaststelling kan Gedeputeerde Staten, in aanvulling op de in de Algemene wet bestuursrecht genoemde gronden, de subsidie op een lager bedrag vaststellen, dan wel de subsidieverleningsbeschikking intrekken of wijzigen indien: a. niet is voldaan aan hetgeen in de van toepassing zijnde Europese of ministeriële subsidieregeling is vermeld; b. niet is voldaan aan één of meer van de gestelde voorwaarden; c. het verzoek niet binnen de geldende termijn na het verstrijken van de projectperiode is ingediend; d. het project niet door de eindbegunstigde is gerealiseerd en/of in gebruik genomen.
5.7
Indien een verzoek tot verlening van surséance van betaling c.q. een verzoek tot faillietverklaring bij de (Arrondissements)rechtbank is ingediend, dient de eindbegunstigde dit onmiddellijk aan Gedeputeerde Staten door te geven. Het besluit tot subsidievaststelling c.q. tot bevoorschotting of voorlopige vaststelling wordt opgeschort vanaf dat moment tot het moment dat op het verzoek afwijzend is beschikt of tot het moment dat een maand is verstreken na beëindiging van de surséance.
5.8
Bij de behandeling van de aanvraag tot subsidievaststelling bestaat de mogelijkheid dat overgegaan zal worden tot een verificatieonderzoek door een door Gedeputeerde Staten van Groningen aan te wijzen accountant. Aan de hand van de resultaten van dat onderzoek wordt vervolgens de subsidie vastgesteld.
7
5.9
Verleende subsidies en voorschotten worden niet uitgekeerd en reeds uitgekeerde voorschotten en vastgestelde subsidies kunnen terstond en zonder enige ingebrekestelling worden teruggevorderd: a. zodra de eindbegunstigde is medegedeeld dat afwijzend is beslist op een aanvraag om vaststelling van de subsidie; b. indien en voor zover de vastgestelde subsidie lager is dan de som van de reeds uitgekeerde voorschotten; c. zodra de subsidieverleningsbeschikking is ingetrokken; d. zodra, binnen een periode van vijf jaar na datum van de subsidievaststelling, blijkt dat de zaken waarvoor de subsidie is verleend buiten gebruik zijn gesteld, van functie en / of eigendom zijn veranderd, dan wel zijn verplaatst buiten het gebied waar de geldende subsidieregeling van toepassing is, tenzij hiervoor expliciet door Gedeputeerde Staten toestemming is verleend.
5.10 Het subsidiebedrag; a. kan niet hoger worden vastgesteld dan het bedrag in de subsidieverleningsbeschikking; b. zal naar evenredigheid worden verlaagd indien de werkelijke subsidiabele kosten lager worden vastgesteld dan in de subsidieverleningsbeschikking of wanneer de werkelijke inkomsten hoger zijn dan geraamd in de projectbegroting en/of de subsidieverleningsbeschikking Indien deze vaststellingswijze ertoe leidt dat de totale werkelijke financiering hoger is dan de totale werkelijke kosten, zal het definitieve subsidiebedrag als restfinanciering worden vastgesteld (i.c. verlaagd), tenzij hiertegen overwegende bezwaren zijn en de regelgeving het toelaat hiervan af te wijken.
6. Publiciteit 6.1
In geval van infrastructuur en (ver)bouwprojecten waarvan de kosten minder dan € 500.000,bedragen geldt dat indien een informatiebord wordt opgericht, een gedenkplaat wordt aangebracht, een publicatie verschijnt of een andere voorlichtingsactie wordt ondernomen ten aanzien van het project, moet worden vermeld dat het project wordt / is medegefinancierd door de Europese Gemeenschap, Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling en de provincie Groningen, Innovatief Actieprogramma Groningen-3. Het uiterlijk van het bord en / of (toevoeging aan) de publicatie dient gelijk te zijn aan hetgeen onder punt 6.4 is vermeld, waarbij het Europees embleem en de tekst dienen te worden uitgevoerd in de Europese kleur blauw en in de Europese kleur geel (zoals onder 6.4 vermeld).
6.2
Voor overige projecten geldt dat in alle externe communicatie omtrent het project dient te worden vermeld dat het project mede mogelijk gemaakt is door de Europese Gemeenschap, Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling, en de provincie Groningen, Innovatief Actieprogramma Groningen-3. Qua uiterlijk dient de vermelding overeen te komen met hetgeen onder punt 6.4 is vermeld, waarbij het Europees embleem en de tekst dienen te worden uitgevoerd in de Europese kleur blauw en in de Europese kleur geel (zoals onder 6.4 vermeld).
6.3
Door de Europese Commissie kunnen aanvullende voorwaarden gesteld worden betreffende publiciteit. In dat geval zijn de van toepassing zijnde voorwaarden onverkort op het project van toepassing.
6.4
Het bord en / of (toevoeging aan) de publicatie dient er als volgt uit te zien:
Voorbeeld Logo EU
Tekst
Logo IAG
Dit project wordt/is medegefinancierd door de Europese Gemeenschap, Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) en de provincie Groningen, Innovatief Actieprogramma Groningen-3
8
• het Europese embleem dient in de kleuren blauw en geel te zijn (Pantone reflex blue C en Pantone yellow 116C); • de tekst dient in de kleur blauw te zijn van het Europees embleem; • de hoogte van de letters (hoofdletters) dient minimaal 10 cm. te zijn en niet kleiner dan de letters gebruikt door andere participanten; • het bord moet het onderste deel van het nationale/regionale bord betreffen. Indien geen nationaal/regionaal bord wordt geplaatst dient een apart bord te worden geplaatst dat moet voldoen aan bovenstaande eisen; • de borden moeten maximaal 6 maanden na realisatie van het project worden verwijderd en moeten bij permanent voor publiek toegankelijke projecten (zowel bij infrastructuur, gebouwen als bij duurzame bedrijfsuitrusting) worden vervangen door een permanent bevestigd gedenkbord/plaquette (zie onderdeel hierna).
7. Correspondentieadres Alle correspondentie met betrekking tot een project dient u, onder vermelding van het projectnummer en de projectnaam, te richten aan: Provincie Groningen Afdeling Programma's en Projecten t.a.v. het IAG-programmasecretariaat Postbus 610 9700 AP Groningen
versie 20-09-2010
9
B. Subsidieaanvraagformulier IAG-3 I
Algemeen Projectnaam
:
IAG-thema
:
1.
Eindbegunstigde en aanvrager subsidie:
Naam organisatie
:
Contactpersoon
:
Postadres
:
Postcode en plaats
:
Bezoekadres
:
Postcode en plaats
:
Telefoon
:
Fax
:
E-mail
:
Rechtsvorm organisatie : Ingeschreven in het Handels/ : Stichtingenregister van KvK te Onder nr. : Bank/gironummer
:
Ter attentie van
:
Te
:
2.
Wordt de administratie in eigen beheer (van de eindbegunstigde) uitgevoerd? Ja Nee
Indien dit niet het geval is, welke organisatie voert de administratie? Naam organisatie : Contactpersoon
:
Postadres
:
Postcode en plaats
:
Bezoekadres
:
Postcode en plaats
:
Telefoon
:
Fax
:
E-mail
:
10
II
Inhoudelijke projectgegevens
1.
Projectgegevens
Projectpartners*
:
Project speelt zich af in de volgende gemeente(n)
:
Startdatum
:
Einddatum
:
* indien er sprake is van een samenwerkingsverband waarbij meerdere projectpartners hun loonkosten opvoeren, dient een door alle projectpartners ondertekende samenwerkingsovereenkomst te worden bijgevoegd
2.
Projecttoelichting
Hieronder dient u kort in te gaan op de genoemde punten; een uitgebreid projectplan (conform bijlage A) dient u als aparte bijlage bij te voegen. •
korte projectomschrijving
•
doelstelling(en) project
•
vernieuwend/innovatief karakter van het project voor Groningen
3.
Projectresultaten •
Geef een toelichting op de verwachte projectresultaten in relatie tot de algemene doelstelling van het IAG: "een bijdrage leveren aan de innovatiekracht van de provincie Groningen en het verbeteren van het imago van Groningen als innovatieregio".
•
Resultaten kwalitatief/kwantitatief
•
Output- en resultaatindicatoren De onderstaande tabel bevat de output- en resultaatindicatoren voor het IAG. Projectindieners worden gevraagd om hun doelstellingen vooraf te kwantificeren met behulp van deze indicatoren, tussentijds en achteraf wordt de mate van realisatie gemeten. Output- en resultaatindicatoren Aantal R&D projecten R&D investeringen - privaat R&D investeringen - publiek Aantal ondersteunde MKB-bedrijven Aantal samenwerkingsverbanden tussen bedrijven en kennis/research instellingen Aantal bruto gecreëerde arbeidsplaatsen (in FTE) Uitgelokte private vervolginvesteringen
11
Doelstelling aantal € ……… € .…….. aantal aantal …. FTE € ………..
III
Financiële projectgegevens
1. BTW Indien u de BTW die door derden in rekening wordt gebracht niet met de belastingdienst kunt verrekenen en de BTW niet in aanmerking komt voor het BTW compensatiefonds, dan mag de BTW als kostenpost in de begroting worden opgenomen. Bent u BTW-plichtig of komt BTW in aanmerking voor het BTW compensatiefonds? ja (eventuele BTW-lasten zijn verrekenbaar en zijn niet subsidiabel) nee (eventuele BTW-lasten zijn niet-verrekenbaar en zijn subsidiabel) combinatie van verrekenbare en niet-verrekenbare BTW
2.
Begroting
Voeg een meer gedetailleerde begroting bij als bijlage (zie bijlage A). Begroting (exclusief BTW) Investeringen Loonkosten (interne uren) Projectmanagementkosten Advieskosten extern Reis- en verblijfkosten Promotie en publiciteit Overige kosten Niet verrekenbare btw Totaal subsidiabel Niet-subsidiabele kosten Totaal kosten project
3.
Totaal
2010
2011
2012
Financiering
Financiering Totaal private bijdragen [specificeren]
[euro’s] xxx
Totaal publieke bijdragen [specificeren]
xxx
Gevraagde IAG-bijdrage Totaal financiering project
xxx xxx
[%] % xxx xxx xxx % xxx xxx % 100
12
IV
Regelgeving en beleid
1.
Aanbesteding
1.1 Zijn voor dit project aanbestedingsregels van toepassing? ja nee, omdat …………………. 1.2 De aanbestedingsregels hebben betrekking op: werken, geschat bedrag € …………….. leveringen, geschat bedrag € ………….. diensten, geschat bedrag € …………….. 1.3 Op welke wijze gaat u aanbesteden? Licht eventueel toe. ………………………………………………………………………………………………………………………. 2.
Staatssteun
Is binnen dit project sprake van staatssteun? ja, omdat ……………………………………………………… nee, omdat …………………………………………………….
Voldoet het project aan de voorwaarden die gesteld worden aan de ‘de minimis-bepaling’? Toelichting: de totaal (gerekend over de twee voorgaande jaren en het lopende belastingjaar) door de onderneming ontvangen overheidssteun mag niet meer bedragen dan € 200.000. ja nee niet van toepassing, omdat…………………………………………. Geef aan welke overheidssteun (overheidsinstantie en bedrag) de eindbegunstigde(n) heeft (hebben) ontvangen vanaf het moment dat de eerste de minimis steun is verleend. Eindbegunstigde
Instantie
Bedrag [in euro’s]
13
V
Ondertekening door eindbegunstigde:
Ondergetekende verklaart dat alle voor de aanvraag benodigde stukken zijn bijgevoegd en dat hij/zij bekend is met de voorwaarden en procedures, zoals deze staan beschreven in het document "Subsidievoorwaarden en formulieren, Innovatief Actieprogramma Groningen 3". Aldus naar waarheid ingevuld:
1
Naam: Organisatie: Functie: Plaats: Datum: Handtekening:
versie 20-09-2010
1
De ondertekening dient te worden gedaan door een daartoe bevoegd persoon.
14
Bijlage A
Projectplan
Dit projectplan is een bijlage bij het IAG-aanvraagformulier. Het projectplan moet een goed beeld geven van het project waarvoor u subsidie aanvraagt. Om uw aanvraag goed te kunnen beoordelen, verzoeken wij u alle elementen herkenbaar en in de juiste volgorde terug te laten komen in uw projectplan. Naam van het project Uitgebreide projectomschrijving 1. Omschrijving project 2. Doelstellingen Formuleer de doelstelling(en) van het project in termen van beoogde resultaten. Besteed hierbij specifiek aandacht aan het volgende: • beschrijf op welke wijze het project bijdraagt aan de doelstelling van het betreffende IAGthema. Geef daarbij ook aan hoe het bijdraagt; • beschrijf voor wie de resultaten van het project bestemd zijn (de doelgroep van het project). 3. Aanpak en resultaten Beschrijf door middel van concrete werkzaamheden/activiteiten hoe u de geformuleerde doelstellingen wilt verwezenlijken. Geef daarbij aan: • welke werkzaamheden/activiteiten worden uitgevoerd om het resultaat te bereiken; • welke deelnemer een bepaalde werkzaamheid/activiteit uitvoert • wat de resultaten zijn (diensten of producten); • wat de voorziene risico’s zijn en hoe u deze denkt te beheersen. 4. Vernieuwend/innovatief karakter van het project 5. Beschrijving projectorganisatie 6. Betrokkenheid kennisinstellingen/effecten kennisopbouw 7. Beschrijving communicatie en disseminatie activiteiten 8. Gedetailleerde kostenbegroting De begrotingsposten uit het aanvraagformulier dienen hier zoveel mogelijk te worden gespecificeerd en waar nodig toegelicht. Bij de interne loonkosten (betreft de inzet van de bij de projectpartners werkende en direct bij het project betrokken personeel) dient een specificatie en onderbouwing gegeven te worden van het gehanteerde uurtarief vermenigvuldigd met het begrote aantal uren. In het geval dat overheadkosten worden meegenomen in de projectbegroting zal dit moeten geschieden volgens een naar behoren gemotiveerde faire en billijke methode (met een maximum van 20% van directe loonkosten). De berekeningswijze van de overhead moet bij de subsidieaanvraag worden overlegd.
15
16
C. Rapportageformulier 1. Algemene gegevens Projectnaam
:
Projectnummer
:
Datum beschikking
:
Startdatum project (volgens beschikking)
:
Einddatum project (volgens beschikking)
:
Eindbegunstigde
:
Rapportageperiode
:
[1 januari t/m 30 juni of 1 juli t/m 31 december]
2. Financiële voortgang A. Betalingen / daadwerkelijk gedane uitgaven U dient uit uw administratie een lijst met een specificatie van de gemaakte en betaalde subsidiabele kosten bij te voegen (zie voor voorbeeld bijgevoegde bijlage betaallijst). In ieder geval dient per factuur te worden vermeld: het bedrag, de naam van de crediteur, een omschrijving van de kosten, de naam van de in de beschikking opgenomen begrotingspost waartoe de factuur behoort, het bedrag exclusief BTW het bedrag inclusief BTW, de factuurdatum en (zo mogelijk) een betaaldatum en in geval van aanbesteding tot welke aanbesteding de factuur behoort. Het totaalbedrag van de lijst dient te corresponderen met het totaal van de subsidiabele kosten uit kolom 4 van onderstaande tabel.
Begroting Specificatie van de daadwerkelijke kosten conform de begroting [in euro’s]
totaal (1)
Werkelijke uitgaven t/m vorige periode
verslag periode
t/m verslag periode
(2)
(3)
(4) = (2) + (3)
Investering Loonkosten (interne uren) Projectmanagementkosten Advieskosten extern Reis- en verblijfkosten Promotie en publiciteit Overige kosten Niet-verrekenbare btw Totaal subsidiabel Niet-subsidiabele kosten Totaal kosten project
17
gepland volgende periode (5)
B. Inkomsten / Financiering Begroting Specificatie van de inkomsten conform de begroting [in euro’s]
Werkelijke inkomsten
Totaal
t/m vorige periode
verslag periode
t/m verslag periode
(1)
(2)
(3)
(4) = (2) + (3)
gepland volgende periode (5)
Totaal nationale private bijdragen [specificeren] Totaal nationale publieke bijdragen [specificeren] IAG-bijdrage Totaal
3. Inhoudelijke voortgang 3.1 De voortgang van de in de beschikking vastgestelde indicatoren output- en resultaatindicatoren Aantal R&D projecten R&D investeringen - privaat R&D investeringen - publiek Aantal ondersteunde MKB-bedrijven Aantal samenwerkingsverbanden tussen bedrijven en kennis-/research instellingen Aantal bruto gecreëerde arbeidsplaatsen (in FTE) Uitgelokte private vervolginvesteringen
doelstelling
realisatie
3.2 Specifieke projectresultaten
3.3 Voortgang project 1. Stand van zaken Wij verzoeken u in beknopte vorm de stand van zaken van het project weer te geven en hierbij ondermeer aandacht te besteden aan: a. de financiële voortgang b. de inhoudelijke voortgang c. de gepleegde promotie en publiciteit Antwoord
2. Succes U wordt verzocht aan te geven wat successen zijn geweest in de afgelopen periode.
18
Antwoord 3. Tegenvallers U wordt verzocht aan te geven of en waar zich knelpunten hebben voorgedaan in de afgelopen periode en of zich eventueel kunnen voordoen in de komende periode in zowel de inhoudelijke als de financiële voortgang van het project. Geef ook aan hoe u deze heeft opgelost, of denkt op te lossen. Antwoord
4. Veranderingen U wordt verzocht in het kort aan te geven in hoeverre de inhoudelijke en financiële doelstellingen zullen worden gehaald en of het project binnen de geldende tijdsplanning zal worden afgerond. Antwoord
4.
Ondertekening
Ondergetekende verklaart dat de bovenstaande gegevens naar waarheid zijn ingevuld. Naam: Functie: Plaats: Datum: Handtekening:
19
Bijlage betaallijst Facturen Facturen uit de periode … 2010/2011/2012 tot en met … 2010/2011/2012 (aangeven over welke periode de facturenlijst betrekking heeft; gehele periode of afgelopen half jaarl) Nr. (systeem begunstigde)
Crediteur (dienstverlener)
Omschrijving factuur / nr.
Begrotingspost Verleningsbeschikking
Bedrag incl. BTW
Bedrag excl. BTW
Factuurdatum
Betaaldatum
Behorend bij aanbesteding
Uren Uren over de periode … 2010/2011/2012 tot en met … 2010/2011/2012 (aangeven over welke periode de facturenlijst betrekking heeft; gehele periode of afgelopen half jaar) Medewerker
Omschrijving werkzaamheden
Begrotingspost Verleningsbeschikking
Uren
Tarief
Product uren x tarief
Onderbouwing urenoverzichten per medewerker reeds meegestuurd in rapportage d.d. ..-..-…. (indien reeds meegestuurd) Onderbouwing alle medewerkers bijgesloten (indien nog niet meegestuurd) Onderbouwing nieuwe medewerker bijgesloten (in geval van nieuwe medewerker in het project) Onderbouwing urenoverzichten per medewerker reeds meegestuurd in aanvraagfase (bij nieuwe werkwijze; uurtarieven vooraf vastgesteld en goedgekeurd)
20
D. Toelichting publieke cofinanciering Algemeen Voor ieder project met EFRO-middelen dient ten minste een even grote bijdrage vanuit de (semi-) publieke overheid of vanuit private partijen te worden verstrekt. Met het oog hierop zijn de volgende aspecten van belang: • de definitie van publieke cofinanciering; • de eisen ten aanzien van cofinanciering; • het aspect semi-publieke cofinanciering en de rol van stichtingen op dit terrein; • de definitie van private cofinanciering. Definitie van publieke cofinanciering Als publieke cofinanciering wordt aangemerkt alle middelen die door een publieke dan wel semi-publieke instelling worden ingezet ten behoeve van de verwezenlijking van een project. Onder semi-publieke cofinanciers wordt verstaan: semi-overheidsinstellingen zoals Kamers van Koophandel, brancheorganisaties, ontwikkelingsmaatschappijen, universiteiten, hogescholen, R&D-instellingen, O&O-Fondsen en vergelijkbare organisaties. Deze publieke cofinanciering kan zowel de vorm hebben van een bijdrage in geld dan wel van een aantoonbare bijdrage in natura. Overigens wordt bij de beoordeling van het (semi-)publieke karakter van de cofinanciering primair naar de herkomst van middelen gekeken en niet naar de juridische vorm van de organisatie die deze middelen ter beschikking stelt. Bij een bijdrage in geld gaat het om financiële bijdragen die door (semi-) publieke overheden worden toegekend aan het betreffende project, zonder restitutieverplichting. Bijdragen in natura kunnen betrekking hebben op loonkosten van werknemers van publieke dan wel semipublieke instellingen die direct toe te rekenen zijn aan het betreffende project en als zodanig niet in rekening worden gebracht bij het project. In deze gevallen worden alleen de werkelijke loonkosten als publieke c.q. semi-publieke cofinanciering gezien. Daarnaast kunnen ook overige aantoonbare kosten verbonden aan een project die voor rekening van de betreffende (semi-)publieke overheid worden genomen als cofinanciering worden gezien mits de juridische eigendom overgaat naar de begunstigde, dit geschiedt tegen werkelijke kosten en de waarde ervan onafhankelijk en objectief kan worden bepaald. In alle gevallen dient de additionaliteit van de bijdragen aangetoond te kunnen worden. Eisen ten aanzien van de cofinanciering De cofinancieringbijdrage moet aantoonbaar gemaakt worden en ter beschikking worden gesteld aan het betreffende project. De cofinancieringbijdrage dient zowel vooraf als achteraf aangetoond te worden. Ook hier dient de additionaliteit te kunnen worden aangetoond. Het aspect semi-publieke cofinanciering en de rol van stichtingen op dit terrein Middelen afkomstig van een stichting kunnen worden ingezet als publieke cofinanciering. In dit geval moet de betreffende stichting voldoen aan de omschrijving van een (semi-)publieke instelling (herkomst middelen). Private cofinanciering Wellicht ten overvloede wordt hier vermeld dat de middelen die door een private partij worden ingezet ten behoeve van de subsidiabele kostensoorten binnen een project als cofinanciering kunnen worden aangemerkt. Deze private cofinanciering kan zowel de vorm hebben van een bijdrage in geld dan wel van een bijdrage in natura.
21
E. Aanwijzingen projectadministratie 1. Inleiding Voor de projecten dienen de aanwijzingen in deze bijlage als minimale eis gezien te worden om te bewerkstelligen dat de eindverantwoording op een efficiënte wijze gecontroleerd kan worden. 2. Doel projectadministratie 2.1 Het doel van de projectadministratie is: - het bewaken van de projectkosten door de eindbegunstigde; - het vormen van een basis voor de verantwoording van ontvangen voorschotten en eindbegunstigde; - het vormen van een basis voor een efficiënt verlopende controle. 2.2 De projectadministratie omvat niet slechts de kosten die gemaakt zijn door de eindbegunstigde zelf, maar ook die van de projectpartners. De volledige projectadministratie dient bij de eindbegunstigde aanwezig te zijn en tot 2023 zorgvuldig te worden bewaard . 2.3 Er wordt een gedetailleerde opstelling van de projectkosten per projectpartner gemaakt, op dezelfde wijze gerubriceerd als de begroting. Iedere post dient gedocumenteerd te zijn met hetzij een berekening, hetzij een externe factuur. 2.4 Op elk boekingsdocument dient het uniek projectnummer vermeld te worden, zodat de relatie met het ingediende project wordt aangetoond. 3. Personeel 3.1 Uitgangspunt voor de eindverantwoording zijn de werkelijk bestede tijd en de werkelijke personeelskosten per persoon. - Voor iedere werknemer dient een urenverantwoording te worden bijgehouden met betrekking tot de aan het project bestede uren. De urenstaat dient ondertekend te zijn door werkgever en werknemer. - Voor de salariskosten dient aanwezig te zijn per werknemer, de berekening van: * het standaard uurtarief met de daarbij behorende salarisstrook van de maand januari van het betreffende kalenderjaar; * van de aan het project toe te rekenen salariskosten, te weten het aantal gewerkte uren x het uurtarief. Voor de berekening van het uurtarief wordt verwezen naar de subsidievoorwaarden. Indien een beroep wordt gedaan op het vaste uurtarief van € 35 dient er tevens sprake te zijn van een sluitende urenregistratie. 4. Projectdossier Binnen het projectdossier dienen systematisch vier hoofdcomponenten onderscheiden te worden. Het betreft hier: 1. Contracten en correspondentie; 2. Inhoudelijke voortgang; 3. Financiële voortgang; 4. Publiciteit en Europese regelgeving. ad 1 Contracten en correspondentie Binnen het hoofdstuk Contracten en correspondentie wordt alle informatie opgenomen die te maken heeft met de vastlegging, zowel jegens de subsidiegever als ten opzichte van uitvoerders. Binnen dit onderdeel kunnen we dan ook terugvinden correspondentie inzake: Projectaanvraagformulieren plus bijlagen; Subsidieverleningsbeschikking; Subcontracten met uitvoerders respectievelijk partijen die al dan niet gezamenlijk verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project nemen; Informatie inzake uitgevoerde aanbestedingen, bestekken en motivaties ten aanzien van de keuze; Goedgekeurde en afgewezen offertes en overeenkomsten inzake leveranties. Uiteraard dient alle informatie rechtstreeks gerelateerd te zijn aan het project dan wel de projectonderdelen. ad 2 Inhoudelijke voortgang In het hoofdstuk Inhoudelijke voortgang is alle informatie opgenomen omtrent de bereikte resultaten en effecten. Centraal daarbij staan de door het programmamanagement voorgeschreven periodieke
22
voortgangsrapportages. Daarnaast zijn opgenomen studies omtrent de voortgang, periodieke effectmetingen en allerlei monitoring informatie inzake onderdelen van de projecten. Belangrijk is dat regelmatig gerelateerd wordt aan de uiteindelijke startinformatie, bijvoorbeeld de indicatoren zoals die opgenomen zijn in het projectvoorstel. ad 3 Financiële voortgang Bij het onderdeel Financiële voortgang is alle informatie opgenomen die belangrijk is voor de financiële ontwikkeling en afronding van het project. Het betreft hier de aangegane verplichtingen, uitgevoerde betalingen, voortgaande begrotingen en bijstellingen daarvan, financiële effecten etc. Dit onderdeel is uiteraard nauw gekoppeld aan een financiële administratie waarbij via een daartoe geëigend systeem facturen, betalingen en verplichtingen worden geregistreerd en bewaard. Inzake de financiële administratie zijn veelal nadere aanwijzigen gegeven. ad 4 Publiciteit en Europese regelgeving Het vierde en laatste onderdeel van het dossier vormt de Publiciteit en Europese regelgeving. Verslaglegging omtrent de publiciteit wordt steeds belangrijker en ook de vereisten op dit terrein zijn verder aangeschroefd. In het dossier dienen alle bewijzen te zijn opgenomen zodat voldaan wordt aan publiciteitseisen uiteenlopend van foto’s van borden tot en met artikelen en informatiemateriaal. Uiteraard zal binnen dit onderdeel ook aandacht besteed worden aan overige zaken met betrekking tot de Europese regelgeving rond de projecten. Zo vindt hier (indien van toepassing) registratie van bijvoorbeeld de-minimisvereiste plaats, controle op uitgesloten sectoren, informatie omtrent de aanbesteding (voor zover niet opgenomen in onderdeel 1), maar omtrent een eventuele strijdigheid met regels inzake meerwetgeving of gelijke kansen etc. Voor wat betreft de aard van de registratie kan aangesloten worden bij datgene wat reeds bij de projectindiening is vermeld in het aanvraagformulier.
23
F. Controleprotocol 1.1 Inleiding De doelstelling van dit controleprotocol is: de eindbegunstigde te informeren waarop de controle zich zal richten; welke administratieve bescheiden en documenten er bij de controle beschikbaar moeten zijn; uniformiteit te bewerkstelligen ten aanzien van de controleaanpak van de diverse projecten; de controle zowel voor de eindbegunstigde als de controlerend accountant zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. 1.2 Controlerend accountant 1.2.1 De controle dient plaats te vinden door een externe deskundige zoals bedoeld in artikel 393, lid 1 Burgerlijk Wetboek Boek 2 en mondt uit in het verstrekken van een accountantsverklaring. Deze externe deskundige wordt aangewezen door de eindbegunstigde middels een schriftelijke opdracht. In deze schriftelijke opdracht dient expliciet te worden opgenomen dat de accountant zijn controle zal uitvoeren met inachtneming van dit controleprotocol. 1.3 Controlelocatie 1.3.1 De controle zal primair plaatsvinden bij de eindbegunstigde. Derhalve dient daar de gehele projectadministratie en –documentatie aanwezig te zijn. 1.3.2 Indien noodzakelijk kan de controle zich ook uitbreiden naar de locatie van andere projectpartners. Aan de projectadministratie en –documentatie worden afzonderlijke eisen gesteld. Deze zijn opgenomen in E. Aanwijzingen projectadministratie. 1.4 Procedure 1.4.1 De eindbegunstigde stuurt binnen 1 maand na gereedkoming van het project de volgende informatie aan de controlerend accountant: de projectaanvraag met een gedetailleerde kostenbegroting; de goedkeuring van het project (beschikking); de bevestiging van de eigen inbreng en die van co-financiers; de eindverantwoording met daarbij gedetailleerde specificaties conform de ingediende begroting; een kopie van de aanwijzingen ten behoeve van de projectadministratie en het controleprotocol; 1.4.2 Na ontvangst van de in 1.4.1 genoemde informatie maakt de controlerende accountant een afspraak met de eindbegunstigde omtrent de feitelijke controle. Vóór de aanvang van de controle dient de eindbegunstigde zich ervan te overtuigen dat een volledig en gedetailleerd overzicht van de projectkosten, alsmede van de documentatie zoals vermeld in de aanwijzingen ten behoeve van de projectadministratie, op overzichtelijke wijze geordend, aanwezig is. Tevens stelt de eindbegunstigde vast dat alle projectkosten zijn betaald voor de einddatum van het project of in de daaropvolgende periode waarin het verzoek tot definitieve vaststelling van de subsidie vervaardigd en ingediend dient te worden en dat alle verplichtingen ten aanzien van het project zijn aangegaan voor de einddatum van het project én de einddatum van de programmaperiode. 1.5 Controleaspecten 1.5.1 De accountant stelt vast dat de uitgaven en ontvangsten zijn berekend met inachtneming van de in de beschikking opgenomen algemene en bijzondere subsidievoorwaarden, alsmede de in de bijlagen opgenomen voorschriften van door het programmamanagement gestelde criteria, die betrekking hebben op: de start- en einddatum van de subsidiabele kosten van het project; de aansluiting van de eindafrekening op het projectplan en -begroting; de financiering van de projectuitgaven en de aansluiting op de oorspronkelijke financieringsopzet; de inrichting van de projectadministratie, die zodanig is ingericht dat op een eenvoudige en duidelijke wijze alle projectkosten, gespecificeerd overeenkomstig de subsidiabele kostencategorieën en kostensoorten, kunnen worden afgelezen; de interne (loon)kosten: dat terzake van loonkosten en kosten van eigen arbeid een door middel van tijdschrijven vastgestelde urenverantwoording aanwezig is. Indien een beroep wordt gedaan op het vaste uurtarief van € 35 dient er sprake te zijn van een sluitende urenregistratie; de overheadkosten bedragen maximaal 20% van de directe loonkosten; de doelmatigheid van de kosten (aanbestedingsprocedure, besteding van de kosten); de aansluiting van de projectadministratie op de financiële administratie, de voortgangsverslagen, de
24
eindafrekening en het eindverslag; de vermelding van door de eindbegunstigde gemaakte en betaalde projectkosten (via betaallijsten als onderdeel van voortgangs- en eindverslag); de gescheiden registratie van subsidiabele en niet-subsidiabele projectkosten (mede in relatie tot de 'Subsidievoorwaarden IAG-3'); het anti-cumulatiebeding; de Europese richtlijnen voor aanbesteding van overheidsopdrachten; de Europese mededingingsregels; het communautair en nationaal milieubeleid; publiciteitsvoorschriften.
1.5.2 Nagegaan zal worden of de projectkosten op een adequate wijze geordend en gedetailleerd zijn vastgelegd. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe kosten. 1.5.3 Interne kosten zijn te definiëren als kosten die onderdeel uitmaken van de exploitatie van de eindbegunstigde en de projectpartners en direct uit het project voortvloeien. Voor de interne kosten zullen over het algemeen berekeningen gemaakt worden van de kosten die toegerekend kunnen worden aan het project. 1.5.4 Externe kosten zijn te definiëren als kosten die direct voor het project gemaakt worden en bestaan uit door derden geleverde goederen en diensten. Voor externe kosten zullen over het algemeen facturen van derden worden ontvangen en betaald. 1.5.5 Bovengenoemde controlefacetten zijn verder uitgewerkt in onderstaande voor de controle specifieke attentiepunten: a. b. c. •
Interne personeelskosten relatie tussen begrote en werkelijke kosten; aanwezigheid van door werkgever en werknemer ondertekende verklaringen ten aanzien van de tijdsbesteding; beoordeling van de verantwoorde tijdsbesteding; juistheid en toelaatbaarheid van de berekende standaard uurtarieven (op basis van individuele werkelijke salariskosten vast te stellen aan de hand van de salarisberekeningen per persoon, gemiddelde uurtarieven voor afdelingen of functieniveaus zijn bijvoorbeeld niet toegestaan); rekenkundige juistheid van de aan het project toegerekende salariskosten op basis van de werkelijke tijdsbesteding en de standaard uurtarieven; ligt de bestede tijd in de projectperiode, respectievelijk wordt voldaan aan de regels ten aanzien van de voorbereidingskosten; subsidiabiliteit van de kosten in het kader van de 'Subsidievoorwaarden IAG-3'. Overige interne kosten relatie tussen begrote en werkelijke kosten; beoordeling of deze kosten ook werkelijk aan het project zijn besteed; zijn de berekende bedragen op uit de administratie blijkende gegevens en juist berekend; toetsing of de gedeclareerde bedragen vallen onder de subsidiabele kosten, zoals blijkt uit de goedgekeurde begroting; zijn de kosten gemaakt in de projectperiode, respectievelijk wordt voldaan aan de regels ten aanzien van de voorbereidingskosten; subsidiabiliteit van de kosten in het kader van de 'Subsidievoorwaarden IAG-3' . Externe kosten relatie tussen begrote en werkelijke kosten; zijn voor alle kosten facturen aanwezig; blijkt uit de facturen en de daarbij behorende offertes en overige correspondentie dat de gefactureerde bedragen betrekking hebben op het project en zijn deze ook als zodanig gefiatteerd en verantwoord in de projectadministratie; blijkt uit de facturen dat de kosten gemaakt zijn in de projectperiode, respectievelijk wordt voldaan aan de regels ten aanzien van de voorbereidingskosten; blijkt uit bank- of andere stukken dat de facturen betaald zijn binnen de projectperiode of in de daaropvolgende periode, waarin het verzoek tot definitieve vaststelling van de subsidie vervaardigd en ingediend dient te worden.
25
d. Aanbestedingen Nagaan of bij aanbesteding en gunning van opdrachten (werken, diensten en/of leveringen), de 'Subsidievoorwaarden IAG-3' zijn nageleefd. e.
Ontvangsten Alle ontvangsten die rechtstreeks verband houden met de medegefinancierde acties moeten volledig aan de actie worden toegerekend, d.w.z. in mindering worden gebracht op de subsidiabele kosten. De ontvangsten die gedeeltelijk verband houden met de medegefinancierde acties moeten pro rata in mindering gebracht worden op de subsidiabele kosten.
f. BTW Uitdrukkelijk vaststellen dat alleen niet verrekenbare BTW deel uitmaakt van de (subsidiabele) projectkosten. g. Vervreemdingsverbod De eindbegunstigde is gehouden aan het vervreemdingsverbod (indien van toepassing). h. Overige Europese regels De eindbegunstigde dient te voldoen aan het anti-cumulatiebeding, de Europese mededingingsregels en de Europese milieuregels. i. Gebruik maken van andere accountants Indien de accountant van de eindbegunstigde bij zijn controle gebruik maakt van (een) accountantsverklaring(en) van (een) andere accountant(s), voert hij ongeacht de omvang van de desbetreffende deelverantwoording(en) (een) review(s) uit op de werkzaamheden van deze andere accountant(s). j. Accountantsverklaring De accountant dient vast te stellen dat de eindafrekening voldoet aan de eraan te stellen eisen. De accountantsverklaring heeft betrekking op de juistheid, volledigheid, tijdigheid en rechtmatigheid van de in de eindafrekening opgenomen subsidiabele uitgaven en de financiering ervan. De hierbij behorende tolerantie bedraagt 1% van de totale subsidiabele uitgaven, met een betrouwbaarheid van 95%. De rapporteringstolerantie bedraagt 0%, omdat alle geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten moeten worden gerapporteerd. De accountant hanteert verplicht het bijgevoegde model accountantsverklaring.
26
G. Accountantsverklaring Aan: opdrachtgever Opdracht Ingevolge uw opdracht hebben wij de eindafrekening/het voorschotverzoek met bijlagen van (naam huishouding) te (statutaire vestigingsplaats) inzake het project (naam project) met het projectnummer (projectnummer) gecontroleerd. De eindafrekening/het voorschotverzoek betreft de verantwoording over de besteding van het met briefnummer (kenmerk toekenningsbrief) d.d. (datum toekenningsbrief) toegekende subsidiebedrag in het kader van het Innovatief Actieprogramma Groningen-3 en vermeldt een bedrag van …,.. euro aan subsidiabele uitgaven. De eindafrekening/het voorschotverzoek is opgesteld onder verantwoordelijkheid van (bevoegde functionaris of orgaan van de huishouding). Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de eindafrekening/het voorschotverzoek te verstrekken. Werkzaamheden Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht en met inachtneming van de richtlijnen welke opgenomen zijn in het Innovatief Actieprogramma Groningen-3 Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de eindafrekening/het voorschotverzoek geen onjuistheden van materieel belang bevat. De controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de in de einddeclaratie/het voorschotverzoek opgenomen bedragen. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Wij zijn van oordeel dat de eindafrekening/het voorschotverzoek voldoet aan de eraan te stellen eisen. Dit impliceert tevens dat: de in de eindafrekening/het voorschotverzoek opgenomen kosten zijn gemaakt in de periode tussen …. en …. (zie begin- en einddatum van de beschikking), en betaald en tevens subsidiabel zijn, alsmede betrekking hebben op het project waarvoor de subsidie is toegezegd; de aan de kosten ten grondslag liggende verplichtingen zijn aangegaan in de periode tussen …. tot …. (zie begin- en einddatum van de beschikking); de kosten juist zijn berekend met inachtneming van de in de beschikking opgenomen algemene en bijzondere subsidievoorwaarden, alsmede de in de bijlagen bij de beschikking opgenomen voorschriften van het programmamanagement; ten behoeve van de voor subsidie in aanmerking komende kosten een afzonderlijke (project)administratie is gevoerd waarin alle gegevens zijn verwerkt die voorkomen in de aanvraagen rapportageformulieren; uit de gevoerde (project)administratie blijkt dat de rapportage en declaratie ten aanzien van de door (naam huishouding) gedeclareerde interne (loon)kosten voldoen aan de gestelde subsidievereisten; de opgaven van de aan het project bestede mensuren juist zijn; de aan het project toe te rekenen ontvangsten in mindering zijn gebracht op de subsidiabele uitgaven; slechts de niet verrekenbare BTW in de eindafrekening/het voorschotverzoek is opgenomen; de in de beschikkingsbrief en in het controleprotocol genoemde (project)voorwaarden zijn nageleefd. De eindafrekening/het voorschotverzoek is door ons gewaarmerkt. Overige aspecten - beperking in het gebruik (en verspreidingskring) De subsidiedeclaratie van … (naam entiteit) en onze verklaring daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor … (naam entiteit) ter verantwoording aan … (naam subsidiegever) en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt. (Handtekening) (Plaats:)
(Datum:)
(Kenmerk)
27
Indien niet tot het afgeven van een goedkeurende accountantsverklaring kan worden overgegaan, dient een paragraaf Onderbouwing van het oordeel met beperking te worden tussengevoegd tussen Werkzaamheden en Oordeel en dient de strekking van het oordeel overeenkomstig de NV COS van het Koninklijk Nivra te worden aangepast. Indien passages uit de oordeelparagraaf niet van toepassing zijn, dienen deze toch te worden gehandhaafd.
28
