Verslag Interne Controle 2014

Stadsregio Amsterdam

Verslag Interne Controle 2014

Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur op 21 mei 2015

Inhoud 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Eindcontrole 2014 ................................................................................................................. 3 1.1

Samenvatting eindcontrole 2014 ........................................................................................ 3

1.2

Aanvullende controles voor de eindcontrole ...................................................................... 3

Samenvatting interim controle 2014 ...................................................................................... 5 2.1

Wat is gecontroleerd ........................................................................................................... 5

2.2

Bevindingen ......................................................................................................................... 5

2.3

Aanbevelingen ..................................................................................................................... 6

Subsidieverlening Openbaar vervoer ..................................................................................... 7 3.1


3.2

Bevindingen ......................................................................................................................... 7

3.3

Aanbevelingen ..................................................................................................................... 7

Subsidieverlening projecten Infrastructuur en verkeersveiligheid ........................................... 9 4.1


4.2

Bevindingen ......................................................................................................................... 9

4.3

Aanbevelingen ..................................................................................................................... 9

Inkopen en aanbesteden ..................................................................................................... 10 5.1

Wat is gecontroleerd ......................................................................................................... 10

5.2

Bevindingen ....................................................................................................................... 10

5.3

Aanbevelingen ................................................................................................................... 10

Salarisbeheer ...................................................................................................................... 12 6.1

Wat is gecontroleerd ......................................................................................................... 12

6.2

Bevindingen ....................................................................................................................... 12

6.3

Aanbevelingen ................................................................................................................... 12

2014 ic verslag eindcontrole

2

1. Eindcontrole 2014 1.1 Samenvatting eindcontrole 2014 Op 4 december 2014 heb ik het bijgevoegde verslag van mijn interim interne controle aan de accountant aangeboden. In dat verslag heb ik de financiële mutaties verwerkt over de eerste 8 maanden van 2014. U vindt dit verslag hier in de hoofdstukken 1 tot en met 5. Voor dit eindverslag heb ik een aantal aanvullende controles uitgevoerd over de laatste 4 maanden van 2014. Dat heeft geen nieuwe inzichten opgeleverd en de belangrijkste conclusie van mijn aanvullende controles is dat ik geen onrechtmatige handelingen heb geconstateerd. In het interim verslag heb ik ook vastgesteld dat bij een aantal processen verbeteringen mogelijk zijn. Over de voortgang van die verbeteringen zal ik voor de zomervakantie 2015 rapporteren op basis van de systeemgerichte controle die is opgenomen in het Interne Controle plan 2015. 1.2

Aanvullende controles voor de eindcontrole

Inkoopproces Ik heb de financiële mutaties van half oktober tot einde jaar op dezelfde wijze en met dezelfde criteria gecontroleerd als bij de interim controle. Ik heb daarbij geen onrechtmatigheden geconstateerd. In het laatste kwartaal van 2014 zijn de juridische controlelijst en de gegevens die in het documentmanagementsysteem worden vastgelegd aangevuld. Voor de Wet Normering Topinkomens worden nu ook het uurtarief en het aantal uren per week vastgelegd bij inhuur van personele capaciteit. In combinatie met de contractperiode moeten deze gegevens uitkomen op het contractbedrag dat wordt vastgelegd. Dat blijkt echter niet altijd het geval: de situatie komt voor dat uurtarief x aantal uren per week x aantal contractweken hoger is dan het contractbedrag. Die controle werd met tot 2015 onvoldoende en handmatig uitgevoerd. Nu wordt gecontroleerd op basis van een overzicht dat de contractwaarden uit het documentmanagementsysteem vergelijkt met de factuurgegevens uit het financieel systeem. Op basis hiervan worden verschillen zichtbaar en beter controleerbaar gemaakt. Betaalprocedure Bij het opstellen van de jaarrekening is gebleken dat de lasten voor twee afgeleverde nieuwe M5 metro’s dubbel waren opgenomen. Deze fout is inmiddels hersteld in de definitieve rekeningencijfers. Dat er een dubbele boeking heeft kunnen plaatsvinden hangt samen met de afwijkende betaalprocedure voor subsidies bij de programma’s openbaar vervoer, infrastructuur en ruimtelijke projecten en mobiliteitsbeleid. Het vastleggen van de betalingsverplichting vindt plaats in het financieel systeem maar het aanmaken van betaalopdrachten vindt in het DMS extracomptabel plaats en worden daarna opgenomen in het financieel systeem. Ondanks dat met een workflow wordt gewerkt, blijkt dat in het proces dubbele boekingen zijn ontstaan. Deze boekingen zijn na signalering gecorrigeerd. Tevens heeft de accountant in zijn interim verslag geconstateerd dat er betalingen naar verkeerde bankrekeningen hebben plaatsgevonden. Deze betalingen zijn inmiddels gecorrigeerd. De huidige betaalprocedure is nog kwetsbaar en ook de wijze waarop deze betaalprocedure wordt uitgevoerd leidt in een enkel geval nog tot fouten. Het stambestand crediteuren is niet tijdig voorzien van de volledige bankrekeningnummers van de betreffende crediteur (GVB) waardoor eenmalig een tijdige betaling werd opgehouden. Hierover bleek onvoldoende informatie uitwisseling te hebben 2014 ic verslag eindcontrole

3

plaatsgevonden tussen de centraal financiën en afdeling OV. Uitgangspunt voor een betaalprocedure is dat crediteuren op tijd betaald worden. Hiervoor moeten Interne opdrachten voor bevoorschotting tijdig worden aangeleverd. Gebeurt dat niet dat zouden interne procedures ertoe moeten leiden dat fouten met periodieke betalingen gesignaleerd worden en dat er tijdig aktie wordt ondernomen. De huidige betaalprocedure voor subsidies blijkt nog niet afdoende ingericht te zijn. In de systeemgerichte controle in het interne controleplan 2015 is een onderzoek naar de verbetering van de betaalprocedure opgenomen. Het gehele betaalproces -inclusief verbeteringen- zal dan wederom getoetst worden aan eisen van volledigheid, tijdigheid en juistheid van betalingen in het financieel systeem.

Projectenadministratie Eind 2014 is de projectenmodule van het financieel systeem in gebruik genomen met de bedoeling in een pilot te testen in hoeverre deze module in de informatiebehoefte van de organisatie kan voorzien. Na een fase van uitvoerige pre-testing is de definitieve test uitgevoerd in de productieomgeving van het financieel systeem. Desondanks zijn er meer correctieboekingen in de productieomgeving noodzakelijk geweest dan werd verwacht. De nieuwe werkwijze heeft tot gevolg dat door de vastlegging van informatie in de afzonderlijke projectadministratie de controle over financiële beheershandelingen complexer is geworden. De beschikbare controle-instrumenten zijn nog niet toegerust op deze complexere registratie. Er zullen dan ook nieuwe, aanvullende controle instrumenten ontwikkeld moeten worden op basis waarvan kan worden vastgesteld of de projectenadministratie doelmatig is ingericht. Subsidie projecten infrastructuur Een belangrijk deel van de subsidie uitgaven voor infrastructuurprojecten vindt plaats in de laatste vier maanden van het verslagjaar. Bijgaande afbeelding geeft een overzicht.

Infrastructuurprojecten: verdeling uitgaven naar periode € 25.727.409 periode 1 tot en met 8 periode 9 tot en met 12 € 66.731.648

Ook het aantal subsidiebetalingen vindt vooral in de laatste vier maanden plaats: 103 betalingen in de eerste 8 maanden en 191 betalingen in de laatste vier maanden. Voor de jaarrekeningcontrole zal dan ook een aanvullende selectie nodig zijn uit de laatste vier maanden. In overleg met de accountant zal een aanvullende selectie van te controleren projecten worden bepaald.


4

2. Samenvatting interim controle 2014 2.1 Wat is gecontroleerd In deze interim interne controle heb ik: • de subsidieverlening openbaar vervoer concessies, • subsidieverlening infrastructuurprojecten inclusief duurzaam veilig gedrag subsidies, • het inkoopproces en • het salarisbeheer gecontroleerd over de eerste 8 maanden van 2014. Bij openbaar vervoer heb ik alle concessies gecontroleerd en de investeringssubsidies voor de concessie Amsterdam. De controle van infrastructuurprojecten en duurzaam veilig gedrag projecten heb ik uitgevoerd op basis van een door de accountant PWC opgestelde selectie van projecten. Het inkoopproces en het aanbesteden heb ik gecontroleerd op basis van alle lasten vanaf € 50.000 behalve subsidies en uitgaven voor eigen personeel. Het bedrag van € 50.000 is als ondergrens gehanteerd omdat het drempelbedrag voor Europees aanbesteden ook geldt voorde som van vier opeenvolgende opdrachten. Voor het personeelsbeheer heb ik gecontroleerd of de door de Stadsregio opgegeven mutaties door een bevoegd persoon, directeur of afdelingshoofd, zijn ondertekend en of deze mutaties juist zijn verwerkt. 2.2 Bevindingen Alle door mij onderzochte financiële beheershandelingen zijn rechtmatig tot stand gekomen. Bij mijn controles heb ik telkens weer kunnen ervaren dat de beleidsmedewerkers van de Stadsregio doordrongen zijn van het belang van rechtmatig handelen en een goede vastlegging van hun handelen. Een enkele keer waren niet alle relevante stukken in het dossier opgenomen maar wel beschikbaar. De aanvulling was dan ook snel geregeld. De controle van de subsidieverlening openbaar vervoer heeft veel tijd gekost doordat de kwaliteit van de registratie in het financieel systeem van de Stadsregio ten opzichte van vorig jaar is verslechterd. De belangrijkste tekortkoming is dat er geen verplichtingen voor de te verstrekken subsidievoorschotten zijn vastgelegd. De reden is administratief en niet begrijpelijk. Met een sub administratie van de beleidsafdeling heb ik de rechtmatigheid van de subsidiebetalingen kunnen vaststellen. De vaste indeling van de subsidiedossiers bij de afdeling infrastructuur draagt bij aan een efficiënte uitvoering van de interne controle. Deze standaardindeling is echter niet altijd toepasbaar voor grotere projecten die gesplitst worden in deelprojecten. Voor één deelproject dat was opgenomen in het hoofddossier heeft de projectbegeleider alsnog een deeldossier aangemaakt, hoofdzakelijk samengesteld uit de documenten die al in het hoofddossier beschikbar waren. De contracten die de Stadsregio met derden afsluit worden vastgelegd in het contractenboek van het documentmanagent systeem. Via het verplichtingnummer wordt de relatie met de geboekte lasten in het financieel systeem gelegd. Bij het afsluiten van contracten wordt een juridische checklist ingevuld die ertoe dient de rechtmatigheid van de opdrachtverlening vast te kunnen stellen. Voor het personeelsbeheer is een procesbeschrijving beschikbaar. Uitgangspunt voor deze procedure is dat de medewerkers HRM alleen wijzigingen aan de salarisverwerker opgeven die 2014 ic verslag eindcontrole

5

geautoriseerd zijn door de directeur dan wel het afdelingshoofd. Ik heb vastgesteld dat volgens deze procedure wordt gewerkt. De controle op de in het financieel systeem geboekte salariskosten konden de afdelingshoofden niet uitvoeren omdat de controlelijst niet wordt opgesteld. 2.3 Aanbevelingen Ondersteuning subsidieverlening openbaar verlening Het financieel systeem moet zo gebruikt worden dat het weer ondersteunend wordt voor de financiële beheershandelingen bij de afdeling openbaar vervoer. Er horen verplichtingen worden vastgelegd op basis van de toekenningsbrieven aan de vervoerders die tevens de relatie met de informatie in het document management systeem leggen. Het documentmanagementsysteem moet voor openbaar vervoer zo ingericht worden dat het hele proces van aanbesteding tot jaarlijkse subsidievaststelling goed ondersteund wordt. Aandacht voor ondersteuning bij verantwoording infrastructuursubsidies De investeringsagenda’s weg, openbaar vervoer en fiets zijn belangrijke instrumenten voor het beheer van infrastructuurprojecten; binnen deze investeringsprogramma’s worden (deel)projecten onderscheiden. De betrokkenheid van de Stadsregio bij de uitvoering van projecten wordt groter. Voor een goede interne beheersing moeten deze ontwikkelingen adequaat ondersteund worden. Daarbij is het belangrijk dat de financiële beheershandelingen in het traject van aanvraag via beschikking en termijnbetalingen tot vaststelling zo vastgelegd worden dat ook de rechtmatigheid op een efficiënte wijze vastgesteld kan worden. Aandacht voor functiescheiding bij subsidies verkeersveiligheid gedrag Bij de subsidies verkeersveiligheid gedrag is de beleidsinhoudelijke beoordeling en de financiële toetsing door de beperkte capaciteit niet functioneel gescheiden. Als een volledige functiescheiding niet haalbaar is dan kan collegiale toetsing voor een deel van de projecten een verbetering zijn. Aanscherping juridische checklist De in gebruik zijnde juridische checklist is een heel nuttig hulpmiddel bij het bewaken van de rechtmatigheid in de opdrachtverlening. Regelen betalingsverkeer De Stadsregio laat een belangrijk deel van het betalingsverkeer nog door de gemeente Amsterdam uitvoeren. Dat was een efficiënte werkwijze in de periode dat de voorganger van de Stadsregio, het Regionaal Orgaan Amsterdam, de regionale samenwerking behartigde. Deze werkwijze knelt steeds meer door de toename van het aantal betalingsopdrachten. Daarom is het efficiënter is het betalingsverkeer in eigen beheer uit te voeren. De administratieve last voor de afdelingen kan daardoor verminderen en het draagt ook bij aan een betere basis voor een goed treasurybeleid.


6

3. Subsidieverlening Openbaar vervoer 3.1 Wat is gecontroleerd Met de checklist die een bijlage is van het ICplan 2014 heb ik de betalingen aan de openbaar vervoer bedrijven gecontroleerd. Bij de controle over het verslagjaar 2013 heb ik al de aanbesteding en de daaruit voortvloeiende documenten, zoals uitvoeringsovereenkomst heb gecontroleerd. Daarom heb ik nu bij de controle 2014 de beschikking van het dagelijks bestuur als vertrekpunt genomen. Omdat bij de betalingen van november/december de aansluiting met de beschikking definitief wordt gemaakt heb ik deze interim controle voor openbaar vervoer over het hele jaar genomen. De gecontroleerde subsidies zijn opgenomen in een lijst die als PDF bestand beschikbaar is. Voor de controle heb ik ook gebruik kunnen maken van een overzicht van de afdeling openbaar vervoer waarin aansluiting tussen subsidiebeschikking en betalingen is opgenomen 3.2 •

•

•

•

•

Bevindingen Alle subsidiebetalingen aan de vervoerders zijn rechtmatig verstrekt. Daarbij ben ik er vanuit gegaan dat de decemberbetalingen plaatsvinden conform de aansluitingslijst van de afdeling openbaar vervoer. Voor deze controle heb ik gebruik moeten maken van een sub administratie van de afdeling openbaar vervoer omdat in het financieel systeem niet de noodzakelijke gegevens zijn vastgelegd. In 2014 zijn geen verplichtingen opgenomen voor de subsidiebeschikkingen. Daardoor ontbreekt een essentiële schakel in het financieel systeem naar de brondocumenten. In de interne beheersing is dit een stap terug omdat in voorgaande jaren wel verplichtingen zijn opgenomen voor de subsidiebeschikkingen. De afdeling openbaar vervoer heeft voorgesteld verplichtingen vast te leggen maar om voor mij niet begrijpelijke administratieve redenen is het verzoek van de afdeling openbaar vervoer niet verwerkt. Waar wel verplichtingen zijn gebruikt, vindt dat niet altijd eenduidig plaats. Bijvoorbeeld de afrekening 2011 voor de concessie Amstelland/Meerlanden is zonder verplichtingnummer op een onjuiste budgetcode geboekt, de correctie op de juiste budgetcode is met een algemeen verplichtingnummer voor opdrachten onder de € 5.000 geboekt terwijl het bedrag van de correctie € 394.032 bedraagt Er zijn veel correctieboekingen bij Openbaar Vervoer maar per 1 december zijn niet alle belangrijke fouten gecorrigeerd. Zo staat de bijdrage van derden voor Schiphol Sternet van € 4.693.000 als negatieve uitgaven geboekt terwijl de wettelijke regels voorschrijven dat alle baten en lasten apart vastgelegd moeten worden. In 2014 is voor de termijnbetalingen van investeringssubsidies in het financieel systeem per betaling een verplichting vastgelegd die de relatie legt met betaalopdrachten die in het document management systeem opgenomen. Het gebruik van verplichtingen als volgnummersysteem past niet bij het karakter van een verplichting en wekt verwarrend Van de 10 vastgelegde en uitbetaalde verplichtingen in het financieel systeem is er slechts één gekoppeld aan de subsidiebeschikking in het document management systeem. . Voor het vaststellen van getrouwheid en rechtmatigheid heeft deze vastlegging weinig betekenis omdat de relatie met de juridische basis, de subsidiebeschikking en het betaalschema, ontbreekt.

3.3 Aanbevelingen Contracten in een register De Stadsregio heeft een contract afgesloten met de vervoerders op basis van een aanbesteding. Dat contract met bijbehorende documenten waaronder: • gunningbesluit, uitvoeringsovereenkomst, 2014 ic verslag eindcontrole

7

• jaarlijkse subsidiebeschikking, • jaarlijkse correspondentie en besluitvorming over monitoring, boetes, bonus/malus • jaarlijkse subsidievaststelling verwacht ik in het document management systeem in een register met contracten waarin de afhandeling gevolgd kan worden. Welke vorm daarvoor gekozen is een zak van uitwerking. Omdat het om contracten voor meerdere jaren met een jaarlijks vast te stellen subsidiebedrag gaat, is onderverdeling naar jaren noodzakelijk. Prestatievaststelling bij investeringssubsidies Bij de betaling van voorschotten op investeringssubsidies zijn prestatievaststellingen van derden beschikbaar. De betrokken derden, de dienst Metro en GVB activa, hebben deels tegenstelde belangen hebben. Daarom hebben deze prestatievaststellingen in de vorm van toelatingsbesluiten voor geleverde metrovoertuigen waarde voor de interne beheersing van de Stadsregio. Het verdient echter aanbeveling om tenminste steekproefsgewijs een schouw te verrichten op de aanwezigheid van de activa op een vergelijkbare wijze als bij (middel)grote infrastructuurprojecten het bereiken van een mijlpaal wordt vastgesteld met een schouw. Betaalrekening in eigen beheer nemen In de jaren negentig van de vorige eeuw werd de financiële administratie en de verwerking van betaling van de voorganger van de Stadsregio door de gemeente Amsterdam uitgevoerd. Met de groei van de organisatie is in 2003 de voorganger van de Stadsregio, het Regionaal Orgaan Amsterdam, zelf de financiële administratie gaan voeren. Het betalingsverkeer voor de vergoedingen aan de concessiehouders is toen echter niet in eigen hand genomen. Het afwikkelen van betalingen via twee betaalprocedures is omslachtig en gaat steeds meer knellen. Zeker met het oog op de overgang naar een vervoerregio is het zaak dat de Stadsregio ook al haar betalingsverkeer zelf regelt. De middelen hiervoor in de vorm van bankrekeningen zijn al beschikbaar. Ook voor het treasurybeleid van de Stadsregio is het in eigen beheer nemen van het betalingsverkeer onmisbaar.


8

4. Subsidieverlening projecten Infrastructuur en verkeersveiligheid 4.1 Wat is gecontroleerd Op basis van de betalingen van voorschotten of eindafrekeningen in de eerste 8 maanden van 2014 heeft de accountant van de Stadsregio een lijst van door mij te controleren infrastructuurprojecten opgesteld. In deze lijst van te controleren projecten is ook één project verkeersveiligheid gedrag opgenomen. Leidraad bij mijn controle was de checklist die een bijlage is van het interne controleplan 2014. Het overzicht van de gecontroleerde projecten en de gecontroleerde punten heb ik opgenomen in een rekenblad. 4.2 • • • • • •

Bevindingen Alle subsidiebetalingen aan subsidieaanvragers zijn rechtmatig verstrekt. Er is functiescheiding tussen de beleidsinhoudelijke en de financieel-technische beoordeling van infrastructuurprojecten Door de standaardindeling van de subsidiedossiers is de interne controle goed uitvoerbaar. Bij complexe subsidiedossiers van infrastruictuurprojecten is zichtbaar dat de projectbegeleiders naar een goede vorm van registratie zoeken. Voor programma’s zoals Beter benutten, Aktieprogramma regionaal Openbaar Vervoer en Hulpimpuls is niet zichtbaar hoe de verdeling van de beschikbare middelen is vastgelegd. De projecten verkeersveiligheid gedrag zijn uiteenlopend in karakter en omvang. De prestatie is vaak minder eenvoudig is vast te stellen doordat het vooral om dienstverlening door derden aan derden gaat. Het subsidieproces wordt uitgevoerd door twee medewerkers bij de afdeling Ruimte en Mobiliteit.

4.3 Aanbevelingen Aandachtpunten bij elk project Naarmate de betrokkenheid van de Stadsregio bij voorbereiding en uitvoering van infrastructuurprojecten groter wordt zal ook aandacht nodig zijn voor een goede registratie. Binnen de investeringsprogramma’s weg, openbaar vervoer en fiets en bij samenhangende deelprojecten worden onderscheiden is het zaak per deelproject altijd de volgende stappen te onderscheiden: Aanvraag DB besluit Mijlpalen Vaststelling Registratie beleidsprogramma’s Omdat de toedeling naar projecten van de beschikbare middelen van programma’s zoals beter Benutten niet in het financieel systeem wordt vastgelegd ontstaan er risico’s bij de financiële verantwoording van deze programma’s. Deze risico’s kunnen voorkomen worden door de toedeling van de beschikbare middelen per programma vast te leggen in het financieel systeem. Aandacht voor functiescheiding bij subsidies verkeersveiligheid gedrag Bij de subsidies verkeersveiligheid gedrag is de beleidsinhoudelijke beoordeling en de financiële toetsing niet functioneel gescheiden. Reden hiervan is de beperkte capaciteit voor verkeersveiligheid gedrag bij de afdeling Ruimte en Mobiliteit. Als een volledige functiescheiding niet haalbaar is dan kan collegiale toetsing voor een deel van de projecten een verbetering zijn. Collegiale toetsing kan ook bijdragen aan het verder aanscherpen van de wijze waarop de prestatievaststelling wordt georganiseerd door vooraf de prestaties te benomen in de subsidiebeschikking, de eisen waaraan een voorschot verzoek moet voldoen en achteraf bij de subsidievaststelling. 2014 ic verslag eindcontrole

9

5. Inkopen en aanbesteden 5.1 Wat is gecontroleerd De interne controle van de opdrachtverlening is gebaseerd op een overzicht van alle opdrachten en betalingen die in de eerste 8 maanden van 2014 zijn vastgelegd in het financieel systeem van de Stadsregio. Deze selectie van de relevante financiële mutaties heb ik opgenomen in een rekenblad. Met filters op het bedrag van de verplichting in het financieel systeem Multivers heb ik de selecties gemaakt. Die selecties heb ik niet apart vastgelegd omdat deze selecties eenvoudig herhaalbaar zijn. Voor alle opdrachten heb ik het volgende gecontroleerd: 1. Getekende opdracht Is er een getekende versie van de opdrachtverlening in het dossier opgenomen 2. Wijze van opdrachtverlening Of er voldoende documentatie beschikbaar is om vast te stellen dat opdrachten tussen 100.000 en de drempelwaarde van €207.000meervoudig zijn uitgevraagd dan wel met toestemming van de portefeuillehouder enkelvoudig zijn verleend 3. Vervolgopdrachten te verwachten Of er voldoende documentatie beschikbaar is om vast te stellen of bij opdrachten tussen 50.000 en 207.000 vervolgopdrachten te verwachten zijn waardoor de drempelwaarde van Europees aanbesteden wordt overschreden. Deze drie criteria zijn de eerste stap in het ontwikkelen van een checklist voor de interne controle van de opdrachtverlening. Bij mijn controle heb ik gebruik kunnen maken een juridische checklist die bij elke opdracht wordt opgesteld door de juridische medewerkers van de afdeling bedrijfsvoering 5.2 Bevindingen Alle opdrachten zijn rechtmatig verleend: Er zijn geen opdrachten verleend die boven de drempelwaarde voor Europees aanbesteden komen Van alle opdrachten is een getekend exemplaar van de opdracht beschikbaar Alle opdrachten tussen 100.000 en 200.000 of meervoudig uitgevraagd of met instemming van de portefeuillehouder enkelvoudig uitgevraagd Voor opdrachten tussen de 50.000 en 200.000 is aan de hand van de beschrijving van de opdracht onderzocht of er aanwijzingen zijn die wijzen op de mogelijkheid van vervolgopdrachten waardoor de drempelwaarde voor Europees aanbesteden overschreden wordt. Die aanwijzingen heb ik niet in de juridische checklist gevonden of zelf kunnen vaststellen. De juridische checklist is een waardevol hulpmiddel voor de interne beheersing en de interne controle. Er is geen vaste structuur in het contractenboek waardoor het tijdrovend is om vast te stellen of aan alle voorwaarden is voldaan. Er zijn in 2014 uitgaven geboekt op verplichtingen uit 2013 waarbij niet vastgelegd is welk deel van de verplichting in 2013 gerealiseerd is en welk deel in 2014 nog beschikbaar is. 5.3 Aanbevelingen Aandachtpunten voor de juridische checklist De juridische checklist zou uitgebreid moeten worden met een gemotiveerd juridisch advies: positief, negatief. Dit advies zou een apart onderdeel van bij elk contract moeten zijn.


10

Inrichting van het contractenboek Er is in het contractenboek geen onderverdeling waardoor het omslachtig is om vast te stellen of alle noodzakelijke documenten zijn opgenomen. Per contract zou tenminste vaste punten moeten zijn voor getekende opdracht, wijze van opdrachtverlening en beoordeling mogelijke vervolgopdracht Jaargrens overschrijdende opdrachten Verplichting die in voorgaande jaren zijn aangegaan en doorlopen tot in het verslagjaar, bijvoorbeeld voor de inhuur van personeel, moeten in het financieel systeem ook naar rato verdeeld worden over de jaren. Bijvoorbeeld het bedrag van een opdracht voor inhuur die loopt van oktober 2013 tot en met maart 2014 wordt in twee gelijke delen verdeeld over de twee jaren. Dat is nu nog niet het geval. Daardoor wordt het budgetbeheer belemmerd: in het jaar van opdrachtverlening wordt en een te groot beslag op het budget gelegd en in het volgende jaar wordt er in het geheel geen beslag op het budget gelegd.


11

6.

Salarisbeheer

6.1 Wat is gecontroleerd Uitgangspunt is de maandelijkse rapportage salariskoppeling omdat dit overzicht van persoonsgebonden wijzigingen door de salarisverwerker is geleverd volgens een gecertificeerde procedure. Generieke wijzigingen zoals loonsverhoging neem ik niet mee in deze interne controle omdat deze worden doorgevoerd met een geautomatiseerde procedure van de salarisverwerker ServiceHuisPersoneel (SHP) De salariskoppeling bestaat uit automatisch doorgevoerde wijzigingen, zoals verwerken periodieken, en persoonsgebonden wijzigingen die door de Stadsregio zijn opgegeven met mutatieformulieren De door de Stadsregio opgestelde mutatieformulieren worden door het verantwoordelijke afdelingshoofd ondertekend. Deze mutatieformulieren moeten in elk geval gekoppeld zijn aan het overzicht van de betreffende salariskoppeling. Voor de interne controle ga per overzicht salariskoppeling ik het volgende na Vaststellen welke automatische wijzigingen er in het overzicht salariskoppeling zijn opgenomen Zijn voor alle niet automatische doorgevoerde wijzigingen mutatieformulieren beschikbaar Zijn deze mutatieformulieren ondertekend door het verantwoordelijke afdelingshoofd Is zichtbaar vastgesteld dat de opgegeven wijzigingen conform de opgave zijn verwerkt. Ook heb ik gecontroleerd of er een procedure is waarin het verwerken van de financieel relevante mutaties in het personeelsbeheer beschreven is. 6.2 Bevindingen Er is een procesbeschrijving voor het salarisbeheer De door de Stadsregio opgestelde mutatieformulieren worden door het verantwoordelijke afdelingshoofd ondertekend. Deze mutatieformulieren moeten in elk geval gekoppeld zijn aan het overzicht van de betreffende salariskoppeling. Voor de salarisbetalingen februari en september heb ik vastgesteld dat voor de niet automatisch gegenereerde mutaties een door de directeur of het afdelingshoofd ondertekend mutatieformulier aanwezig is. Ziekmeldingen leiden op termijn tot financiële gevolgen voor de medewerker. In de procesbeschrijving salarisbeheer is opgenomen hoe ziek- en herstelmeldingen worden verwerkt. Met overzichten van de het SHP worden afdelingshoofden geïnformeerd over het ziekteverzuim in hun afdeling. Bij het opstellen van de begroting stelt financiën een overzicht op van medewerkers in vaste dienst inclusief inschaling en aantal uren van het dienstverband. Dit overzicht wordt door de afdelingshoofden getekend. Daarmee is er één moment waarop de budgetverantwoordelijke zijn akkoord geeft voor het formatieoverzicht en de daaruit voortvloeiende personeelskosten. Tussentijds worden geen overzichten aan de afdelingshoofden voorgelegd waarop het in dienst zijnde personeel met de daarbij behorende salariskosten is opgenomen. 6.3 Aanbevelingen Functiescheiding bij verwerken en controleren personeelsmutaties De controle op de invoer van personeelsmutaties is voldoende geregeld. De medewerkers van personeelszaken controleren het resultaat van de aan de salarisverwerker geleverde mutaties maar deze controle wordt niet zichtbaar vastgelegd . Deze controle moet in onafhankelijkheid


12

plaatsvinden, dat wil zeggen er moet functiescheiding tussen verwerken van mutaties en controleren van mutaties. Controle door afdelingshoofden De periodieke controle door de budgetverantwoordelijke is onvoldoende georganiseerd: één opgave per jaar die voor de begroting wordt gebruikt volstaat niet. Controle van alle maandelijkse mutaties door de afdelingshoofden dan wel periodieke controle van de loonlijst per afdeling is noodzakelijk.


13

Verslag Interne Controle 2014

Recommend Documents