Vergaderen 0. Inleiding Vergaderen is een noodzakelijk kwaad dat ons allemaal te wachten staat in ons professionele leven, denken we maar aan teamvergaderingen, groepswerk, congressen, infomeetings, bestuursraden, vakvergaderingen, vergaderingen binnen verenigingen, oudercommittees enzoverder. We bereiden ons voor op professioneel vergaderen in het vak PGO. Wat maakt vergaderen vervelend?
1
Besluit: vergaderingen moeten efficiënt verlopen. Dit betekent dat er to the point gesproken wordt, de agenda duidelijk is en goed werd voorbereid, dat iedereen constructief meedenkt en de structuur van de vergadering volgt en er geen interne conflicten spelen. We onderzoeken dus hoe we het best komen tot efficiënt vergaderen want vergaderen kan ook leuk zijn, of niet?
1. De vergadertypes 1. De informatiewinnende vergadering: De voorzitter probeert via een aantal vragen te weten te komen wat er leeft in de groep. Beslissingen vallen pas na de vergadering 2. De informatieverstrekkende vergadering: De voorzitter brengt een presentatie over een genomen beslissing. De deelnemers kunnen vragen stellen. 3. De persuasieve (overtuigende) vergadering: De voorzitter probeert de deelnemers te overtuigen om tot een bepaalde beslissing te komen. 4. De probleemoplossende vergadering: Er wordt een probleem besproken en men probeert gezamenlijk tot een oplossing te komen.
2
Welk soort vergaderingen zijn dit? a) De directeur van de secundaire school licht de leerkrachten in over de invoering van een mathematisch model bij deleberaties…………………………………………………………………………….. b) Een bedrijfsleider licht zijn werknemers in over de voordelen en de noodzaak van langer werken en een hogere pensioenleeftijd……………………………………………………………….. c) Een televisiezender vergadert over de overname van een Amerikaanse reality-reeks in Vlaamse versie………………………………………………………………………………………………………………….. d) Een bedrijf moet inkrimpen. Men vergadert over mogelijkheden om personeel en materieel uit te sparen……………………………………………………………………………………………………… e) Er is gefraudeerd met de boekhouding. Er wordt een crisisvergadering belegd. …………………………………………………………………………………………………………………………………………… f) De voorzitter stelt twee mogelijke nieuwe investeerders voor voor het bedrijf. …………………………………………………………………………………………………………………………………………….. g) De voorzitter belegt een vergadering over de wenselijkheid van een betere begeleiding bij het aanleren van nieuwe computerprogramma’s…………………………………………………………. h) De voorzitter licht de deelnemers in over het nieuwe beleid inzake roken op het werk. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Goede en slechte vergaderingen 1. Een goede vergadering is een rationele vergadering: • •
Er is een duidelijke probleemomschrijving Een optimale oplossing zoeken primeert op persoonlijke belangen verdedigen
2. Slechte vergaderingen zijn
Stuurloze vergaderingen: er is een vage probleemomschrijving Machtsvergaderingen: persoonlijke belangen primeren Conflictvergaderingen: er is een vage probleemomschrijving en persoonlijke belangen primeren
een oplossing zoeken vage probleemomschrijving
duidelijke probleemomschrijving persoonlijke belangen
Oefening 1: Ga per vier of per vijf zitten. Probeer snel en efficiënt te beslissen wie uit de klas (maar niet uit je eigen groepje) er een snoepje verdient! Je moet een reden opgeven! • Iedereen moet inspraak hebben en akkoord gaan. • Hoe werd de verdeling uiteindelijk bepaald? Wie was er dominant / passief?
3
3. De vergadering organiseren Wat moet er vooraf gebeuren? De deelnemers kiezen • •
Kies deelnemers op basis van betrokkenheid, deskundigheid en beslissingsmacht Beperk het aantal deelnemers
De agenda bepalen • •
Bereid de vergadering voor: stel agendapunten op, zoek dingen op, denk na over voorstellen en oplossingen Deel werkdocumenten en agendapunten uit voor de vergadering. Kopieer vooraf de nodige documenten, tabellen, grafieken.
De locatie en het tijdstip kiezen
Zorg voor een goede materiële organisatie: geschikt tijdstip, duidelijke afbakening van de tijd, geschikte en comfortabele ruimte (voldoende ruimte, aangename temperatuur, voorzien van drank, goede stoelen), geen afleidingen.
Communicatie meegeven Zorg dat iedereen goed op de hoogte is van datum, tijdstip en plaats van de vergadering.
4. De structuur van de vergadering Inleiding • • •
licht de structuur van de vergadering toe Licht de rol van de deelnemers toe. Welke taken moeten zij op zich nemen? Maak duidelijke afspraken voor het notuleren
Probleemdefiniëring • Wat is het probleem? Hoe zien de deelnemers het probleem? • Splits het probleem op in deelproblemen. !!! Kritiek kan alleen wanneer het werk, prestaties of inzet betreft, nooit een persoon zelf
Oplossingen zoeken • • • •
Laat iedereen voor zich een moment brainstormen Bespreek de oplossingen en probeer de oplossingen te herleiden tot niet meer dan twee of drie keuzes Zoek voor iedere keuze positieve en negatieve kanten. Maak eventueel een lijstje Bij dilemma: houd een stemming
Actieplan •
Overleg hoe je de gekozen oplossing zult realiseren en maak een stappenplan op met duidelijke afspraken voor iedereen.
Oefening 2: Ga opnieuw per vier of per vijf zitten. Jullie zijn nu een bedrijf dat games ontwikkelt. Jullie zijn op zoek om een nieuwe game te ontwerpen die gebaseerd is op een populaire film. Zoek een geschikte film om om te vormen tot een spel en stel een rudimentair verloop op van het spel. • Volg de structuur van de vergadering: kies een voorzitter. • Zijn jullie erin geslaagd een gestructureerde vergadering te beleggen? 4
6. De taak van de voorzitter en de deelnemers De Voorzitter • • • •
Moet Moet Moet Moet
de deelnemers dwingen de structuur van de vergadering te volgen af en toe standpunten samenvatten en herhalen de deelnemers aanmoedigen en ingrijpen bij conflicten neutraal zijn en vragen stellen.
De deelnemers • • • • •
Moeten Moeten Moeten Moeten Moeten
zich voorbereiden met hun standpunt naar voren komen bondig en gestructureerd hun punt maken de anderen respecteren openstaan voor de standpunten van anderen
Wat moet er gebeuren in de volgende instanties? a) een deelnemer beantwoordt zijn gsm-berichten b) een deelnemer is een kwartier lang aan het woord c) iemand stelt een vraag aan het begin van een uiteenzettingd) een deelnemer onderbreekt de commentaar van een andere deelnemer e) de deelnemers hebben de voorbereidende visietekst niet gelezenf) een deelnemer is bezig met zijn persoonlijk werk tijdens de vergadering g) alle deelnemers beginnen lukraak met voorstellen naar voren te brengenh) een deelnemer betrekt persoonlijke anekdotes bij zijn standpunt i) iemand heeft iemands standpunt niet goed gehoord.
7. Concreet stappenplan van de vergadering • • • • • • •
Iemand wordt aangeduid als voorzitter en iemand wordt aangeduid om notities te nemen Iedereen neemt zijn voorbereiding erbij De voorzitter opent de vergadering, heet iedereen welkom, geeft de reden aan voor de vergadering en somt de agendapunten op Iedereen zet zijn standpunten uiteen, er volgt een discussie Men zoekt een oplossing en een uitwerking in concrete plannen De voorzitter laat ruimte voor vragen De voorzitter formuleert de conclusie en bedankt iedereen voor de bijdrage.
8. Andere tips: • • • • • • • • • • •
Deelnemers praten niet tot elkaar maar tot de voorzitter. De voorzitter duidt aan wie het woord krijgt, er wordt niet door elkaar gepraat Eens een agendapunt is afgesloten, komt men er niet meer op terug, men rondt punt voor punt af De beste opstelling voor een vergadering is een rechthoekige vorm Kijk niet voortdurend op je horloge Beken zelf schuld als anderen je verkeerd begrijpen en herformuleer Sluit je niet af van bepaalde sprekers uit persoonlijke antipathie Wees niet subjectief of bevooroordeeld Vermijd neerbuigend of onbeleefd taalgebruik Trek de geloofwaardigheid van andere deelnemers niet in twijfel Wees kalm wanneer je kritiek krijgt.
5
Oefening 3: Ga opnieuw per vier of per vijf zitten. Jullie zijn een groep jonge ondernemers die graag een nieuwe kledingketen willen lanceren met als doelgroep jongeren en jongvolwassenen (Denk aan Abercrombie, Brooklyn, Superdry, Men at work, Forever 21…). Werk een concept uit voor de winkels van jullie keten. Welk soort kledij bied je aan, hoe ziet de winkel eruit, welke locaties verkiezen jullie, bedenk een naam, een look en markeringstrategieën… • Was dit een goeie vergadering? • Werd de structuur gevolgd? • Werkte iedereen constructief mee en werden de rollen gerespecteerd? • Waren er knelpunten? Hoe heb je die opgelost? • Wie heeft er uiteindelijk het best uitgewerkte concept?
9. Assertiviteit Het is belangrijk om je op een vergadering assertief op te stellen. Als deelnemer moet je je ideeën en meningen laten horen. De inbreng van iedere deelnemer is evenwaardig. Toch stellen mensen zich in plaats van assertief vaak ook agressief of submissief / subassertief op. Dit zijn beide geen goeie houdingen. We moeten leren uit te komen voor onze ideeën en we moeten ook kunnen kritiek leveren op de ideeën van anderen maar steeds op een respectvolle manier. Dit vraagt oefening. Assertief leren zijn: Waarom durven mensen soms niet opkomen voor hun eigen ideeën: • • • • •
De ander is de baas of heeft meer verantwoordelijkheid, of is verbaal sterker, of stelt zich autoritair op. Je wil iedereen te vriend houden. Het is gemakkelijker om “ja” te zeggen en niets te moeten doen. Je vindt dat je mening er niet toe doet. Je wil anderen plezieren door “ja” te zeggen.
Oefening 4: Een kleine test op assertief gedrag. Iemand in de groep krijgt een kaartje. Hij/zij mag iemand voor de klas roepen en voorlezen wat erop staat. De persoon die vooraan staat, probeert zich voor te stellen hoe hij/zij assertief zou reageren in de gegeven situatie.
6
10. Welk vergadertype ben jij? De stille: hij/zij boycot de vergadering door niet deel te nemen, men weet niet wat hij denkt Betrek hem met een vraag in de discussie De klager: hij/zij heeft op alles kritiek en levert zo geen bijdrage. Hij verziekt de situatie Laat blijken dat we met geklaag niet tot oplossingen komen. De afdwaler: hij/zij klets teveel over dingen die niet terzake doen. Hij verspilt de tijd van iedereen Roep hem tot de orde. Vraag hem naar zijn bijdrage. De assistent: hij/zij wil de voorzitter steunen en is ronduit een vleier. Hij bedreigt het vergaderklimaat Stel hem weinig vragen. Negeer vleierij.
De allesweter: hij/zij is goed geïnformeerd en welbespraakt. Hij remt de meningen van anderen en manipuleert de groep Beperk zijn antwoordtijd. Laat de groep reageren op zijn ideeën De twijfelaar: Hij/zij stelt sceptische en negatieve vragen. Kaats vragen naar hem terug. Vraag hem een oplossing te zoeken De praktijk: Een vergadering houden: Thema’s: • • • •
Een groep ondernemers, product ontwikkelaars en investeerders zitten samen rond een ontwerp voor een nieuw themapark. Het bestuur van een autofabriek moet 200 werknemers laten gaan over de komende twee jaar in haar vier vestigingen in België Een jaarvergadering van de leerkrachten van de vijfdes om vast te leggen wie waar naartoe gaat op schoolreis Het CLB overlegt een anti-drugs campagne
7
• • • • • •
• • • • • • • • • •
•
IKEA/Kinepolis plant een nieuwe vestiging in België Het schoolbestuur maakt plannen voor uitbreiding van de school en aankoop van nieuwe educatieve middelen GAIA beraamt een betoging tegen ritueel slachten van vee door moslims De regering maakt een anti-terrorisme plan en wetgeving. Leraren Nederlands bereiden de gedichtendag voor. Een vergadering met televisiemakers bepaalt de richtlijnen voor een nieuwe Vlaamse soap: voor welk publiek, welke taal hanteert men, humoristisch of realistisch of karikaturaal, soort milieu, stad of locatie,… Een groep reclamemakers stellen hun mogelijke reclames voor voor een nieuw parfum. Een productieteam bepaalt de promotie-campagne van de come-back van een artiest. Het stadsbestuur wil de stad kindvriendelijker maken De politie overlegt een nieuw verkeersveiligheidsplan Een regeringscommissie vergadert om een plan op te stellen om werkonwilligen op te sporen Het OCMW licht aan het stadsbestuur toe over de noden van een nieuw opvangcentrum voor asielzoekers. De politie van Antwerpen overlegt een actieplan om carjacking tegen te gaan. Het bestuur van een keten van kledingwinkels de invoer van een lingerie-en make-uplijn. De taalunie debatteert over de nieuwe spelling Televisiemakers overleggen de vormgeving van de show waarin de Eurosonginzending bepaald wordt: Hoe ziet het podium eruit? Belichting? Jury? Plaats van de jury? Presentator? Voorstellingsfilmpje,… …
Zoek uit welke mensen je zeker rond de tafel moet hebben. Maak een lijstje van basisgegevens waarrond je zult vergaderen. Deze basisgegevens vormen het dossier dat elk van jullie bij zich heeft op een vergadering.
11. Notuleren Voorbeeld van een correct opgestelde notule: ___________________________________________________________
Notulen buitengewone directievergadering
blad nr. 1
Onderwerp: vergadering met Futura Datum: 30 juni 2004 Aanvang: 10 u Plaats: Kamer I-5a Aanwezig: Namens Futura: Dhr. X; Mevr. Y Namens Gemini: Dhr. Z, Mevr. P, Dhr. K., Mevr. H,Dhr. L.… 1. Opening De voorzitter opent om 10.05 u de vergadering. Iedereen heeft de rapporten van Wierda en Futura ontvangen. Doel van de bespreking is: 8
• • •
Moet er een voorlopig organisatie-onderzoek plaatsvinden? Krijgt Futura de opdracht? Zal er ook gekeken worden naar de gevolgen van de reorganisatie?
2. Voorlopig organisatie-onderzoek? X legt de huidige gang van zaken op de afdeling productie uit. Y en P bepleiten een ander systeem van werken, nl. de product-units: Een vaste groep mensen is verantwoordelijk voor een bepaald boek, bijvoorbeeld een vakredacteur, een tekstredacteur en een vomgever. Deze groep communiceert met de auteur en binnen de uitgeverij met lezers en illustratoren. Discussie X: andere werkwijze vereist enorme reorganisatie, terwijl de productie nu goed verloopt K, H en L: Er worden wel fouten gemaakt, maar in het rapport Wierda is dat nogal overdreven. X: En wat zijn de consequenties voor het personeel? Reactie Futura P: Er zijn wel gevolgen voor het personeel, echter niet op het aantal werknemers maar op de inhoud van het werk. P: In de verzekeringsbranche wordt al met product units gewerkt en daar zijn er geen ontslagen nodig.
blad nr 2 3. Rondvraag Geen vragen
4. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun bijdrage aan de vergadering. De directie komt weer bijeen op 2 juli voor het reguliere management-overleg. Om 11.15 u sluit hij de vergadering. Voor akkoord, J.W.Geene Directeur Algemene tips:!!! • • • • • • • •
Schrijf in volzinnen Wees bondig en structureer goed Gebruik de onvoltooid tegenwoordige tijd Gebruik geen directe rede om iemands standpunt duidelijk te maken Vat standpunten per spreker samen en vat het standpunt samen van sprekers die dezelfde mening hebben Wees zakelijk Geef alle nodige details Namen en belangrijke begrippen worden cursief gegeven of onderstreept
9
Vragenlijst Teamrollen (Leary)
___________________________________________________________ 1. 1) geeft graag uitleg aan medewerkers 2) bespreekt problemen met medewerkers 2. 1) gaat in op medewerkers die er wat gedemotiveerd bijlopen 2) steeds bereid tot compromissen 3. 1) is vriendelijk tegenover iedereen 2) is plichtsbewust 4. 1) heeft bewondering voor sterke persoonlijkheden 2) trekt zich terug bij conflicten 5. 1) is schuchter 2) contesteert gemakkelijk 6. 1) durft dingen te betwijfelen die algemeen aanvaard worden 2) laat niet met zich sollen 7. 1) komt in conflicten recht voor zijn mening uit 2) is graag de beste 8. 1) begint zelf te organiseren als er iets niet efficiënt loopt 2) zet zijn persoonlijke mening opzij om ruzie te vermijden 9. 1) moedigt medewerkers aan bij moeilijke taken 2) houdt zich aan afspraken 10. 1) vindt het zeer erg als iemand hem/haar niet sympathiek vindt 2) is bescheiden 11. 1) doet zijn best om een saaie uitleg toch te volgen 2) ziet graag bewijzen voor uitspraken van specialisten 12. 1) kan zich gemakkelijk verontschuldigen 2) kan eisen stellen aan anderen 13. 1) verdraagt niet kort gehouden te worden 2) komt op onafhankelijke wijze tot beslissingen 14. 1) kan bij een moeilijke discussie de knoop doorhakken 2) voert zo goed mogelijk uit wat men hem vraagt 15. 1) beloont goede prestaties 2) twijfelt voor hij iets zegt of doet 16. 1) zal snel anderen verontschuldigen 2) klaagt over scheefgegroeide situaties 17. 1) schikt zich gemakkelijk naar wat de meerderheid beslist heeft 2) is recht voor de vuist 18. 1) houdt zich op de achtergrond 2) praat gemakkelijk over zichzelf 19. 1) neemt veel initiatief in groep 2) is vlug verveeld met een situatie die niet naar wens verloopt 20. 1) beschermt medewerkers met minder macht 2) in staat tot gefundeerde kritiek 21. 1) gaat met iedereen akkoord 2) zet zeer vervelende of dringende personen op hun plaats 22. 1) krijgt graag raad 2) kan voor zichzelf zorgen 23. 1) maakt duidelijke afspraken 2) protesteert als er iets niet naar de regels verloopt 24. 1) voelt zich vlug verantwoordelijk 2) kan, zo nodig, streng zijn 25. 1) is meegaand 2) durft zich te tonen zoals hij is 26. 1) zorgt ervoor dat iedereen een deel van de opdracht krijgt 2) klaagt onrechtvaardigheid op ondubbelzinnige wijze aan 27. 1) zorgt ervoor dat iedereen aan zijn trekken komt 2) stelt hoge eisen aan zichzelf 28. 1) neemt leiding 2) weet wat hij/zij kan 29. 1) springt bij bij dringende taken 2) kan instructies geven
10
30. 1) werkt graag samen met anderen 2) bespreekt hoe er samengewerkt wordt 31. 1) respecteert gezag 2) heeft snel vertrouwen in anderen 32. 1) in staat tot zelfkritiek 2) zal gemakkelijk hulp vragen 33. 1) is niet gemakkelijk te overtuigen 2) is gereserveerd 34. 1) plaagt graag anderen 2) verdraagt niet kort gehouden te worden 35. 1) durft in grote groepen het woord nemen 2) heeft geen schrik voor openlijke meningsverschillen 36. 1) zoekt zo weinig mogelijk moeilijkheden 2) maakt aan anderen duidelijk hoe ze te werk moeten gaan 37. 1) past zich aan 2) doet bruikbare suggesties 38. 1) laat anderen met rust 2) zet zijn persoonlijke mening opzij om ruzie te vermijden 39. 1) is op zijn hoede voor snelle beslissingen 2) houdt zich aan de afspraken 40. 1) kan gemakkelijk tegenover meerderen iets weigeren 2) twijfelt voor hij iets zegt of doet 41. 1) meet zich graag met anderen 2) is niet gemakkelijk te overtuigen 42. 1) doet zijn best om een saaie uitleg toch te volgen 2) kan een groepsactiviteit coördineren 43. 1) in staat tot zelfkritiek 2) voelt zich mee verantwoordelijk 44. 1) protesteert als er iets niet volgens de regels verloopt 2) vindt het zeer erg als iemand hem/haar niet sympathiek vindt 45. 1) kan eisen stellen aan anderen 2) voert zo goed mogelijk uit wat men hem/haar vraagt 46. 1) is vol zelfvertrouwen 2) is bescheiden 47. 1) trekt zich terug bij conflicten 2) begint zelf te organiseren als er iets niet efficiënt verloopt 48. 1) komt in opstand tegen onrechtvaardigheid 2) kankert niet over fouten maar bespreekt alternatieven 49. 1) klaagt onrechtvaardigheid op ondubbelzinnige wijze aan 2) heeft snel vertrouwen in anderen 50. 1) is graag de beste 2) heeft bewondering voor sterke persoonlijkheden 51. 1) durft dingen te betwijfelen die algemeen aanvaard worden 2) geeft graag uitleg 52. 1) laat niet met zich sollen 2) heeft snel medelijden 53. 1) komt op onafhankelijke manier tot beslissingen 2) is vriendelijk tegen iedereen 54. 1) komt in conflicten recht voor zijn mening uit 2) maakt duidelijke afspraken 55. 1) durft in grote groepen het woord nemen 2) verdedigt zijn medewerkers 56. 1) durft zich te tonen zoals hij/zij is 2) maakt aan anderen duidelijk hoe ze te werk dienen te gaan
11
Stap 1: Vul bij elke vraag in met welk cijfer (1 of 2) je hebt geantwoord: A A B C D E F G H
B 1
29 36 42 47 51 54 56
C 8 2
30 37 43 48 52 55
31 38 44 49 53
D 14 9 3 32 39 45 50
E 19 15 10 4
F 23 20 16 11 5
33 40 46
G 26 24 21 17 12 6
34 41
H 28 27 25 22 18 13 7
35
Stap 2: Tel de ENEN op in elke horizontale rij: _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ A B C D E F G H Stap 3: Ten het aantal 2’s op in elke verticale rij: _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ A B C D E F G H Stap 4: Tel de twee bovenstaande cijfers op: _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ A B C D E F G H Het totaal moet 56 zijn !!!
10 A
H 10
10 5
G
5
10
B
5
5
10
5
5 F
5 C
5
10
10 E
D 10
12
