User Case ‘Project HINT’ Door: Jesper Monteny
Persona’s Mark de Jongh, 22 jaar, Tweedejaars IMO student Mark is een tweedejaars MER student woonachtig in Rotterdam. Voor hem is het slechts 20 minuten reizen met de metro tot aan de wijnhaven, waar het IMO cluster van de Hogeschool Rotterdam gevestigd is. Hij houdt ervan om te studeren, maar heeft moeite met de organisatie op school. Hij vindt voornamelijk het intranetgedeelte van de school totaal onoverzichtelijk. Mark is geen whizzkid, en gebruikt zijn computer vooral voor MSN en schoolgerelateerde zaken, en is daardoor niet IT bewust. Toch vind Mark een overzichtelijk intranet erg belangrijk, zodat hij altijd tijdig informatie kan vinden over zijn voortgang, zijn instituut en de Hogeschool Rotterdam. Mark is een goede leerling, maar heeft zijn propedeuse op één cijfer na niet gehaald. Hij is begin twee jaar direct aan de slag gegaan om dat ene cijfer in te halen. Mark hoopt in oktober zijn propedeuse toch nog te halen.
Dirk de Vries, 49 jaar, Docent Managment Dirk is een docent op het cluster IMO van de Hogeschool Rotterdam. Dirk woont in Gouda, en moet redelijk wat reizen om in Rotterdam te komen. Daar is hij veel tijd aan kwijt. Dirk's passie is lesgeven, en weinig rompslomp eromheen. Daarom is het voor Dirk belangrijk dat hij cijfers makkelijk kan doorgeven, docenten makkelijk kan bereiken via mail en het nieuws over de Hogeschool Rotterdam kan bekijken. Tevens is Dirk SLC van een tweede klas IMO. Daarvoor is het belangrijk dat Dirk zonder omwegen de cijfers van zijn studenten kan bekijken. Ook administratieve zaken moeten soepel verlopen, want zoeken naar het juiste adres, locatie of informatie kost alleen maar tijd.
Hogeschool Rotterdam Het HRO is een kennisinstituut dat bestaat uit verschillende clusters. Om eenheid te creëren tussen deze clusters en ook om een gelijkmatige informatie verspreiding van het HRO heeft het HRO een intranet opgezet waar elk cluster informatie kan vinden over het instituten, studenten en de hogeschool Rotterdam. Het HRO is echter niet tevreden over hoe het intranet (HINT). Clusters blijken vaak hun eigen intranet op te starten om te compenseren voor de onduidelijkheid van HINT. Daarnaast is de structuur van HINT voor velen erg lastig te begrijpen. Er wordt gebruik gemaakt van HINT, maar niet in die mate die de hogeschool voor ogen had.
Scenario 1: Mark de Jongh, student Doelstelling: Mark zoekt een cijfer, een e-mailadres en wil een college inhalen. Dit is allemaal te vinden op het nieuwe intranet.
Samenvatting: Mark zit vol spanning te wachten op het laatste cijfer van Managment, want dit cijfer gaat bepalen of hij zijn propedeuse MER heeft gehaald. Mark houdt het intranet nauwlettend in de gaten over het cijfer daarop verschijnt. Mocht de uitslag tegenvallen, is het zaak dat Mark direct zijn docent mailt voor een herkansing. Helaas is Mark niet op de hoogte van het e-mailadres van deze docent, dus moet hij dit ook op intranet kunnen vinden. Door de spanning voor het cijfer is Mark vanochtend niet zijn bed uitgekomen omdat hij zich niet lekker voelde en heeft hij een college gemist. Van een klasgenoot krijgt hij te horen dat er tegenwoordig colleges op intranet worden aangeboden. Om de tijd te doden lijkt Mark het wel wat om het college alsnog te volgen zodat hij weer helemaal bij is. Middels het gebruik, slepen en zoeken van widgets lukt het Mark om veel van zijn problemen op te lossen middels het nieuwe intranet van de hogeschool Rotterdam.
Condities: Mark heeft een computer nodig met internet, het webadres van het Hogeschool Intranet en logingegevens (studentnummer en wachtwoord).
Alternatief: Op de algemene webpagina van het HRO is er ook een weblink te vinden voor het Hogeschool Intranet, rechts boven aan de pagina. Schoolcomputers hebben HINT standaard als portal ingesteld staan. Inloggen is een vereiste.
Interactie beschrijving: Mark gaat achter zijn computer zitten en start zijn internetbrowser op. Hij typt het adres hint.hro.nl in en Mark krijgt een portalpagina van HINT te zien. Hier is in widgetvorm (schermpjes) het laatste nieuws van de Hogeschool Rotterdam te vinden, evenals een loginveld en informatie over HINT. Deze informatie is direct beschikbaar voor Mark, mocht hij interesse hebben. Mark is echter gericht op dat laatste cijfer, dus hij logt snel in met zijn studentnummer en wachtwoord.
Nadat hij heeft ingelogd is de pagina qua lay-out nagenoeg hetzelfde, behalve dat de schermpjes met informatie (login, HRO nieuws en uitleg) die hij eerst zag zijn vervangen met persoonlijke schermpjes. Mark leest op een van de schermpjes zijn persoonlijke gegevens en een ander schermpje bevat zijn rooster. Er is een scherm met een kalender en ook ziet hij een schermpje met daarin de laatste 10 cijfers die hij gehaald heeft. Tot zijn grote schrik bevat het scherm ook zijn cijfer Managment voor zijn propedeuse. Het is helaas een 5 gebleken. Mark moet nu echt zijn docent mailen voor een herkansing.
Mark weet alleen dat zijn docent De Vries heet. Mark scanned de website. De pagina waar hij nu zit is zijn persoonlijke pagina, wat hij kan zien aan het tabje links, rechts daarnaast vindt hij nog twee tabjes met 'Mijn instituut' en 'Mijn Hogeschool'. Logischerwijs denkt Mark docentgegevens te kunnen vinden onder de tab die 'Mijn instituut' heet. Hij klikt op de pagina en vind daar weer een lijst met kleine schermpjes, die informatie bevatten die over het IMO instituut gaan. Hij ziet niet direct iets over docenten, maar wel een zoekoptie die de schermpjes blijkbaar filtert, rechts van het scherm. Hij typt in het zoekveld in 'docenten' waardoor er ineens een heleboel schermpjes verdwijnen, en alleen de schermpjes met in de titel 'docenten'. Hij vindt een scherm met 'docent contactgegevens' en 'docent persoonlijk'.
Mark zoekt zijn heil in de 'docent contactgegevens' scherm. Hij klikt op de titelbalk van het scherm en merkt op dat zijn cursor in een handje veranderd die de balk vastheeft. Wanneer hij zijn muisknop loslaat
laat het handje ook los. Blijkbaar is dit scherm te slepen volgens Mark en probeert nogmaals. Leuk, maar wat kan ik ermee? Denkt Mark, totdat erboven zijn 'Mijn persoonlijke tab' -tab een tekstje verschijnt waarin staat: 'sleep handige widgets op je eigen pagina om ze direct voor handen te hebben'. Dit lijkt Mark een prima idee, en doet wat het tekstje hem aanraadt. Hij sleept het schermpje, dat doorzichtig wordt, naar zijn persoonlijke tab links bovenin. Het schermpje verdwijnt in de tab, alsof het er in gezogen wordt. Wanneer Mark weer op zijn persoonlijke tab drukt, ziet hij het schermpje met docentgegevens tussen zijn persoonlijke schermpjes staan. Handig, denkt Mark, en sleept het scherm op een plek waar hij die het liefst wil zien.
Genoeg gespeeld! Mark begint zijn zoektocht naar zijn docent. De widget met docentgegevens heeft een zoekfunctie om direct de naam van een docent op te zoeken, evenals een dropdown waarmee je de letter van de achternaam van de docent kan selecteren waardoor de widget automatisch alle mogelijkheden weergeeft. Omdat Mark de achternaam van zijn docent weet, kiest hij voor de dropdown functie. Hij zoekt op de letter V en komt al snel bij de resultaten Vries, de tegen. Wanneer hij klikt op die naam krijgt hij vervolgens alle contactgegevens van deze docent (als die ze heeft vrijgegeven) te zien. Ook het emailadres van de docent staat erbij. Wanneer Mark er op klikt wordt hij direct doorgelinkt naar de webmail van het HRO. Mark kan meteen zijn e-mail schrijven.
De mail is de deur uit, nu maar hopen op een snelle herkansing. Mark baalt flink. Om zijn achterstand in te halen besluit hij toch maar dat ene college nogmaals te volgen. Hij heeft alleen geen idee waar hij dat zou moeten vinden. Mark gokt op de tab ‘Mijn instituut’ omdat het college door IMO wordt verzorgd. Met de widget filter zoekt hij naar ‘college’. Een widget blijft over met de titel ‘Streaming College’. Hij ziet hierin een lijst van IMO gerelateerde colleges die zijn gegeven met specifieke datum van opname. Wanneer Mark op het bovenste college klikt, wordt de widget groter en maakt plaats voor een klein videoscherm. Hierin begint het college, dat vanmorgen is opgenomen, te spelen. Mark kan op deze manier meemaken wat hij gemist heeft vanmorgen, wat hij wel heeft moeten bekopen met een afwezigheid.
Mark is erg blij met het nieuwe HINT omdat hij nu niet meer lang hoeft te zoeken naar de belangrijke links. Hij heeft een nette hoofdpagina met alle informatie die hij vaak gebruikt, en omdat het widget systeem consistent is doorgevoerd, blijft alles intuïtief. Een welkome toevoeging is de dynamiek van HINT zoals de agenda's, nieuws, streaming college, directe cijfer en rooster toegang. Top!
Scenario 2: Dirk de Vries, docent Doelstelling: Dirk is een SLC, wat inhoud dat hij moet weten wat er gaande is met zijn klas studenten die hij begeleidt. Voor hem is het handig middels intranet contact te kunnen houden met de studenten, te zien wat hun voorgang is en informatie te kunnen delen zoals bijvoorbeeld afspraken en bijzondere gelegenheden. Dit zijn ook handige elementen voor hem als docent. Dirk zoekt ook het nieuwe reglement die de hogeschool ondanks heeft uitgegeven.
Samenvatting: Dirk sleept cijferinformatie van zijn SLC klas op zijn persoonlijke pagina waardoor hij direct bij inloggen kan zien hoe de klas ervoor staat. Belangrijke links deelt hij met alle persoonlijke pagina’s van zijn SLC klas. Agendapunten voegt hij doet op een gezamenlijke kalender, die ook weer toegevoegd kan worden op de persoonlijke pagina van de student. Zo is iedereen op de hoogte. Ook als docent kan Dirk toetsen inplannen in de kalender, en cijfers doorgeven aan het secretariaat, waar ook een widget voor is. Dirk heeft van collega’s gehoord dat er een aantal punten uit de algemene regelgeving van het HRO zijn geschrapt en vervangen met nieuwe punten. Dirk is benieuwd naar deze veranderingen, die op HINT blijken te staan.
Condities: Dirk heeft een computer nodig met internet, het webadres van het Hogeschool Intranet en logingegevens (docentnaam/nummer en wachtwoord).
Alternatief: Op de algemene webpagina van het HRO is er ook een weblink te vinden voor het Hogeschool Intranet, rechts boven aan de pagina. Schoolcomputers hebben HINT standaard als portal ingesteld staan. Inloggen is een vereiste.
Interactie beschrijving: Dirk heeft een SLC klas die hij moet begeleiden. Het is de bedoeling dat hij op de hoogte blijft van de cijfers van de verschillende studenten en dat hij duidelijke afspraken met ze kan maken. Dirk heeft van een collega gehoord dat je middels HINT een agenda kan samenstellen en die delen met anderen. Dirk heeft een aantal instructies gekregen van die collega, en gaat uiteindelijk zelf aan de slag. Hij logt in op de algemene pagina van HINT, waardoor hij zijn persoonlijke pagina te zien krijgt. De tab
‘Overige’ lijkt een geschikte plaats voor een onderdeel als een agenda. Dirk klikt de tab aan en zoekt in de widget filter naar ‘agenda’. Dirk krijgt direct de juiste widget voor zich. De agenda widget ziet eruit als een kalender. Dirk kan op de verschillende datums klikken om daar een afspraak in de te vullen, tevens kan hij een melding instellen. Dirk vult op 15 september 2008 zijn tweede ontmoeting met zijn SLC klas in. Tevens laat hij de widget hem waarschuwen voor de afspraak. In de titelbalk van de widget staan aan de rechterkant een aantal knopjes. Wanneer Dirk over deze knopjes beweegt komt er een uitleg bij te staan. De knopjes zorgen ervoor dat Dirk de widget kan slepen, dicht, open klappen en het delen van widgets. Het delen van widgets gaat per studentnummer of docentnaam, en moet door die desbetreffende persoon worden geaccepteerd wanneer deze inlogt op HINT. Dirk besluit de hele klas deze widget rond te sturen.
Ook besluit Dirk om zijn blogroll widget, die hij heeft gevuld, door te sturen naar de klas. Hierop staan verschillende sites die handig zijn voor de studenten om door te kijken, en eventueel extra informatie verschaffen.
Standaard staat er een Osiris widget op de persoonlijke pagina van Dirk, deze is daar altijd al aanwezig geweest. Een verschil met de Osiris widget van studenten is dat Dirk als docent ook per klas de voorgang kan zien. Dirk heeft toestemming om de klassen te zien waar hij les aan geeft of begeleid. Middels een dropdown menu kan hij een klas opvragen, waarna hij een klassenlijst te zien krijgt met een gemiddelde per naam. Wanneer hij op de naam druk krijgt hij de laatste 10 cijfers te zien van deze student. Wil Dirk meer zien, moet hij doorklikken naar Osiris. Zo kan Dirk direct kijken wie er in de klas niet goed of juist wel goed presteert, en zien waar dat aan ligt.
Ook staat er bij Dirk een secretariaat widget op zijn persoonlijke pagina. Deze widget maakt het mogelijk cijfers door te geven. Nu wordt ook weer de klassenlijst opgevraagd waar Dirk toestemming voor heeft. In dit geval kan Dirk voor alleen de vakken die hij geeft per student een cijfer invoeren. Ook kan hij het kwartaal invoeren waarvoor het cijfer geldt. De lijst die hij opstuurt komt uiteindelijk terecht bij het secretariaat, waar hij opnieuw verwerkt wordt in Osiris. HINT voorziet nu in tijdsbesparende en duidelijke middelen om student en docent te helpen een goede studie te volgen en te geven.
Dirk is op zoek naar de nieuwe regelgeving van het HRO. Logischerwijs denkt hij dit te kunnen vinden onder het ‘Mijn hogeschool’ –tab. De ‘Mijn hogeschool’-tab heeft een widget die ‘Externe Links’ heet. Hier staat een onderverdeling van verschillende informatie die buiten HINT worden getoond. Dirk zoekt onder het kopje ‘Reglement van het HRO’ waar hij wat links kan uitklappen om te kijken wat de tekst inhoud. Echter is de eerste link direct raak. Wanneer Dirk op de link drukt opent er een nieuwe algemene pagina met een simpele opmaak, die bedoeld is om rustig te lezen. Het nieuwe reglement van school openbaart
zich. Netjes ook dat de hogeschool nieuwe punten heeft gemarkeerd, zodat Dirk niet hoeft te zoeken. Dirk is blij met het nieuwe HINT. Het vereist een iets andere aanpak, maar het werkt veel makkelijker en veel duidelijker. Dirk heeft duidelijkheid gekregen plus wat handige extra’s.
Scenario 3: Hogeschool Rotterdam, de school Doelstelling: Informeren en controleren. De hogeschool wil graag een informatievoorziening voor alle clusters en wil deze bijeen houden als één hogeschool. De hogeschool Rotterdam wil graag dat er meer mensen gebruik maken van HINT.
Interactie beschrijving HRO: Het HRO is niet direct een gebruiker van HINT, als een student en docent dat wel zijn. Het gaat er bij het HRO om welke voordelen ze uit het nieuwe HINT halen.
Studenten en docenten hebben meer mogelijkheden tot hun beschikking die ook echt hen aangaat. Niet meer eindeloos zoeken naar informatie, maar direct voor handen wat je nodig hebt. Zeker omdat zij dit ook gedeeltelijk zelf kunnen bepalen. Voor het HRO heeft dit een aantal voordelen, namelijk dat hun workflow wordt verbeterd, de student en docent het gevoel krijgt serieus genomen te worden, evenals het HRO de status krijgt er voor student en docent te zijn. Daarnaast kan het HRO meten welke widgets of informatie in trek zijn, dus co-creatie.
Het HRO kan zijn nieuws direct kwijt op HINT evenals agenda punten toevoegen aan de agenda’s van studenten en docenten. Zo houdt het HRO iedereen dynamisch op de hoogte.
Door het toevoegen van dynamische informatie en directe informatie ook direct beschikbaar te houden voor de gebruiker zullen meer mensen heil zoeken en vinden bij HINT. Zo zullen mensen het ook vaker gaan gebruiken.
Conclusie Usercase
De dynamische portal HINT van de hogeschool Rotterdam zorgt ervoor dat student en docent direct bij inloggen beschikking hebben over de informatie waar ze geïnteresseerd in zijn. De eigen inbreng en de up-to-date informatie hebben een positieve uitwerking op de workflow van student en docent. Daarnaast geeft een goed werkend HINT als informatievoorziening de hogeschool Rotterdam een serieuze en duidelijke toon mee.
De nieuwe mogelijkheden zoals direct cijfers inzien, je rooster bekijken, de dynamische agenda die gedeeld kan worden en het streaming college maakt het dat HINT vaker bezocht gaat worden door student en docent, omdat de content veranderd en de informatie van groot nut kan zijn voor deze individuen. Het HRO kan student en docent direct informeren middels HINT en het gebruik meten om in de toekomst beter te kunnen voorzien van nieuwe content middels HINT.
HINT is een dynamische portal geworden waar directe informatie de boventoon voert. Indirecte informatie is aanwezig, maar niet ‘vast’ in HINT opgenomen. Daarvoor wordt er middels HINT doorverwezen (middels informatiewidgets) naar een algemene informatiepagina die ontwikkeld is om te lezen en simpel maar effectief is qua ontwerp. Zo blijft HINT ‘schoon’ en duidelijk. Een echte portal.
