BUSINESS CASE Pembuatan Sistem Informasi “SAU2 ( Simple Aplikasi Untuk User )” 1.0.LATAR BELAKANG PT. ABC merupakan perusahaan produsen susu terkenal di Indonesia. Selain memiliki perusahaan yang memproduksi susu, ABC juga memiliki perusahaan distributor yang mendistribusikan produk yang telah di produksi oleh ABC. Semakin meluasnya jangkauan distribusi dan pemasaran serta semakin meningkatnya permintaan , maka ABC berencana untuk membuka lebih banyak cabang distributor di hampir seluruh wilayah Indonesia. Oleh karena itu, ABC akan membuat sistem yang dapat mempermudah memonitor seluruh aktivitas di cabang. Aktivitas
tersebut antara lain, transaksi jual beli, transaksi biaya
operasional dan stock barang. ABC juga mengharapkan sistem ini dapat berjalan bersama dengan sistem program yang sudah berjalan di pusat, sehingga ada 2 program yang dapat berjalan di ABC yaitu program oracle dan program yang akan di bangun / dibuat ( SAU2 ). Dengan adanya sistem tersebut di harapkan dapat membantu pemantauan aktivitas yang ada di cabang dan membantu proses seluruh aktivitas yang ada di cabang. 1.1.TUJUAN PROYEK PT. ABC memiliki tujuan strategis yaitu menjadi perusahaan minuman yang terbesar dan terbaik di indonesia, dengan mengutamakan kepuasaan dan kepercayaan pelanggan. Melalui teknologi yang maju dalam memproduksi susu dan riset pasar yang baik, maka ABC akan terus mampu melakukan banyak inovasi baru sehingga dapat menghasilkan produk susu yang berkualitas tinggi dengan macam - macam varian rasa yang sedang up to date saat ini. Jaringan distribusi dan pemasaran PT.ABC yang semakin berkembang luas dan permintaan yang semakin meningkat, membuat ABC menjadi semakin kewalahan menghadapi hal tersebut. Oleh karena itu, ABC memutuskan untuk melakukan change management. Salah satu caranya yaitu dengan membangun sistem baru untuk mendukung tujuan bisnis strategis yang direncanakan ABC tersebut. Hal ini dikarenakan seiring berkembangnya ABC, maka ABC menjadi memiliki berbagai macam permasalahan baru, seperti : 1
1. Tidak terpantaunya produk yang tersedia di cabang. 2. Tidak terpantaunya proses transaksi di cabang. 3. Kesulitan ketika hendak memberikan diskon agen, berdasarkan pembelian yang dilakukan oleh agen. 4. Tidak terpantaunya kegiatan biaya operasional cabang. Dengan pembuatan sistem “SAU2” di harpakan permasalahan yang ada dapat di atasi dan Tujuan bisnis ABC dapat tercapai. 2.0. ASUMSI DAN KENDALA Untuk mengatasi permasalahan yang terjadi saat ini, maka dibutuhkan sistem informasi berbasis komputer, sehingga proses pemantauan aktivitas cabang dan proses penerimaan order dari agen atau pelanggan sampai dengan proses pembuatan laporan menjadi lebih cepat dan akurat demi mendukung proses pengambilan keputusan. Namun terdapat berapa kendala untuk pembuatan sistem Informasi berbasis komputer ini antara lain : 1. Dokumentasi yang tidak lengkap 2. Prosedur order yang sering berubah 3.0. AVAILABLE OPTION Berikut beberapa Opsi yang akan dilakukan PT. ABC untuk menunjang adanya sistem SAU2, di perusahaan tersebut : 1. Option 1 – Buy / Membeli PT. ABC merupakan perusahaan yang cukup besar di indonesia, sehingga jika dilihat dari organisasi dan keuangannya, ABC mampu untuk membeli program atau software yang di butuhkan. Dalam segi kemampuan, ABC mampu untuk melakukan pembelian software akan tetapi secara kondisi lingkungan usaha dan pasar, apakah software atau program tersebut dapat mengikuti kondisi pasar yang sedang ada sekarang ini? Selain itu apakah software tersebut dapat memenuhi kebutuhan user yang memiliki kendala dalam proses order yang suka berubah-ubah. Dan jika membeli software apakah proses penggunaanya dapat memudahkan user? Jadi, dalam kemampuan pembelian ABC mampu, akan tetapi ada beberapa hal yang harus di pikirkan oleh perusahaan untuk masa yang akan datang. 2. Option 2 – Coorporate/Kerja sama ABC dapat menyewa sistem informasi dari IT vendor. Namun, ada risiko yang harus dipikirkan, seperti data-data penting perusahaan yang dapat diketahui dan diambil oleh pihak IT vendor. Selain itu, jika ABC memilih option ini, maka ABC akan memakan biaya yang cukup besar. Namun, jika periode sewa sistem informasi ini 2
telah selesai, maka ABC berhak untuk tidak melanjutkan sewa sistem informasi dari IT vendor tersebut. Kemudian, ABC dapat membuat program baru untuk kegiatan perusahaan. 3. Option 3 – Create/Membuat ABC memiliki SDM yang handal untuk membuat program yang diinginkan. Selain itu, dengan membuat sistem informasi sendiri, maka ABC dapat membuat program yang sesuai dengan kebutuhan ABC dan dapat melakukan kegiatan transaksi di perusahaan yang selalu berubah-ubah, serta biaya untuk pembuatan proyek tidak terlalu besar karena perusahaan cukup memberikan uang tambahan pada karyawan tersebut. Proses pembuatan dapat di pantau dengan baik sehingga proses dapat selesai dengan cepat. Program sistem informasi ini dapat dibuat dengan keinginan user, jika di tengah-tengah pembuatan program terdapat perubahan fitur, maka hal ini dapat dilakukan untuk mempermudah pengguna. Tetapi pilihan ini memiliki risiko yang harus di hadapi yaitu Karyawan IT ABC harus kerja lembur, adanya waktu untuk membuaat program atau sistem tersebut
4.0.RECOMMENDED OPTION Dari beberapa Opsi sebelumnya, dihasilkan Rekomendasi yang harus di lakukan oleh PT. ABC yaitu;
3
Dari Rekomendasi tersebut dapat di simpulkan bahwa PT. ABC membuat program atau sistem tersebut. 5.0.KEPERLUAN & FITUR PROYEK Proyek ini dapat berjalan dengan baik jika mendapat dukungan dari PT ABC, yang meliputi; 1. Semua tingkatan level manajemen 2. Mempelajari dan mengerti kebutuhan – kebutuhan pengguna sistem 3. Mempelajari dan mengerti kebutuhan – kebutuhan pengguna informasi 4. Mempersiapkan team project dan semua kebutuhan yang diperlukan Fitur utama dari “SAU2” yaitu ; Untuk Kantor Pusat; 1. Fitur yang mudah untuk menarik atau mengambil data. 2. Fitur yang memudahkan untuk memproses data untuk pemantauan 3. Adanya tipe kode yang terkait dengan proyek ini untuk membantu kemudahan pengguna dalam mengakses. 4. Fitur yang disarankan oleh pengguna Untuk Distributor Cabang; 1. Adanya fitur yang hanya dapat di akses oleh salesman Cabang untuk meninput order penjualan. 4
2. Adanya fitur yang hanya dapat di akses oleh Administrasi keuangan cabang untuk menginput kegiatan transaksi keuangan yang berjalan. 3. Adanya fitur yang hanya dapat di akses oleh Administrasi Piutang cabang untuk menginput piutang yang sudah di bayarkan atau belum dan mencetak faktur penjualan akan di berikan kepada sales untuk di berikan kepada toko. 4. Adanya fitur yang hanya dapat di akses oleh kepala gudang cabang untuk menginput transaksi keluar masuk barang. 5. Adanya link-link yang terkait dengan proyek ini untuk membantu kemudahan pengguna dalam mengakses. 6. Sistem yang mudah di mengerti oleh pengguna sistem. 7. Fitur lain yang disarankan oleh pengguna.
6.0.ESTIMASI ANGGARAN Untuk membuat sistem informasi berbasis komputer, Pemilik ABC menganggarkan biaya sebesar Rp. 125.000.000,- ( Hanya untuk sistem informasi ) yang pengerajaanya di lakukan oleh “Pembuatan Sistem” sebagai karyawan ABC. Sedangkan estimasi anggaran secara keseluruhan adalah Rp. 300.000.000,- dengan rincian sebagai berikut ;
5
Penjelasan Estimasi Anggaran Estimasi biaya proyek sebesar Rp 125.000.000,-. Kisaran tersebut didasarkan pada waktu yang diluangkan anggota tim (termasuk project manager) untuk mengerjakan proyek 10 jam per minggu selama 5 bulan dengan bayaran Rp 150.000,-/jam (untuk project manager) dan Rp 75.000,-/jam untuk 6 staf lainnya. total 10 jam x 4 minggu x
6
4 bulan x (Rp 150.000,- + 6 x @Rp 75.000,-) = Rp 120.000.000,- ada juga anggaran untuk dokumentasi dan akomodasi senilai Rp. 5,000,000,Selain itu saat software dibuat diperlukan biaya untuk menginstalasi software dan pemasangan jaringan. Biaya tersebut sebesar Rp 100,000,000,Setelah proyek selesai, diperlukan adanya biaya untuk koneksi jaringan dan maintenance tiap tahun sebesar Rp 75.000.000,-. Benefit yang diperoleh perusahaan dengan menggunakan sistem ini dapat mencegah terjadinya lapping yang di lakukan sales serta mencegah terjadinya kelebihan atau kekurangan stock barang selain itu dengan adanya sistem dapat mengurangi cost perjalanan dinas untuk memantau aktivitas operasioanal cabang. Total penghematan tersebut (dalam bentuk rupiah) yang diproyeksikan tiap tahunnya adalah
Rp.
300,000,000,- ( Tindakan Lapping, kelebihan atau kekurangan stock barang, dan Cost Perjalanan Dinas ) memberikan ringkasan biaya proyek dan manfaat serta menunjukkan estimasi Net Present Value (NPV), Return of Investment (ROI), dan tahun terjadinya payback. Juga terdapat daftar asumsi yang dibuat dalam menyusun analisis finansial awal ini.. Estimasi payback adalah dalam satu tahun, NPV bernilai Rp 267.000.000, dan Discounted ROI untuk sistem dengan masa hidup tiga tahun adalah tepat 55 persen. 7.0. ESTIMASI JADWAL Proyek pembuatan sistem informasi penjualan berbasis komputer di rencanakan selama 5 bulan di tambah 2 bulan waktu pemeliharaan sistem. Jika pada saat proyek sedang berjalan terdapat perubahan/penambahan modul maka akan di masukkan ke dalam proyek baru ( proposal baru ) dan di kerjakan setelah proyek awal selesai di kerjakan dan di implementasikan. Berikut Estimasi jadwal secara garis besar: 1. Persiapan project 2. Analisa data dan Proses 3. Perancangan (Data, Proses, Interface) 4. Mempersentasikan hasil rancangan 5. Progamming atau testing 6. Implementasi 7. Pemeliharaan 8.0. RISIKO POTENSIAL
7
: 1 Minggu : 3 Minggu : 4 Minggu : 1 Minggu : 9 Minggu : 2 Minggu : 8 Minggu
Risiko yang akan muncul jika pembuatan sistem penjualan ini tidak di laksanakan atau di tunda antara lain; 1. Terjadinya proses lapping yang di lakukan oleh Salesman sehingga merugikan perusahaan 2. Kurangnya terawasi proses aktivitas yang terjadi di cabang. 3. Terjadinya selisih lebih atau kurang barang yang merugikan perusahaan
9.0.PROJECT PLANNING Bidang Pengetahuan Integrasi
Proses
Hasil
Penyusunan
Proyek akan dijalankan dalam waktu 5 bulan ditambah
Rencana
2 bulan untuk pemeliharaan, dengan rincian dukungan
Proyek
sebagai berikut: 1. Persiapan proyek 2. Anaisa data dan Proses 3. Perancangan ( Data, Proses, Interface dll) 4. Mempresentasikan hasil rancangan 5. Programing dan testing 6. Implementasi
Cakupan
Perencanaan
7. Pemeliharaan Detail perencanaan dan pendefinisian lingkup proyek
dan
adalah :
Pendefinisian
1.0 Persiapan Project
Lingkup
1.1 Menugaskan project manager.
Proyek
1.2 Menentukan stakeholder. 8
1.3 Menyiapkan business case. 1.4 Menyiapkan project charter. 1.5 Menentukan batasan proyek 2.0 Perencanaan 2.1 Menyiapkan Team Project 2.2 Menyiapkan kontrak untuk Team Project 2.3 Menyiapkan jadwal dan batasan biaya proyek 2.4
Mengidentifikasi,
mendiskusikan
dan
memprioritaskan resiko 3.0 Pelaksanaan 3.1 Mempelajari semua dokumen keluaran dan masukan yang ada. 3.2 Mempelajari semua proses transaksi yang terjadi 3.3 Mewawancarai semua karyawan yang terlibat proses transaksi 3.4 Merancang Basisdata, Proses dan User Interface 3.5 Mempresentasikan Proses dan User Interface 3.6
Pengkodean
(Programming)
dan
Testing
Program 3.7 Merancang skema dan pemasangan jaringan intranet 3.8 Implementasi Program 4.0 Kontrol 4.1 Mengontrol pembuatan program 4.2 Mengontrol program yang ditest 4.3 Mengontrol skema jaringan intranet 4.4 Mengontrol Peng – Implementasikan program 5.0 Penutup 5.1 Menyiapkan laporan final project Waktu
Penyusununan
5.2 Menyiapkan presentasi final project Hasil dari penyusunan jadwal terhadap proyek yang
Jadwal
akan dilaksanakan adalah sebagai berikut 1. Persiapan Projek : 1 minggu 2. Analisa Data dan Proses : 3 minggu 9
3. Perancangan (Data, Proses, Interface dll): 4 minggu 4. Mempresentasikan hasil rancangan (berikut perubahan) : 1 minggu 5. Programming dan Testing : 9 minggu 6. Implementasi : 2 minggu Biaya
Estimasi Biaya
7. Pemeliharaan : 8 minggu Estimasi biaya beserta rincian pendukung proyek antara lain : • Sistem Informasi 125 jt - Manajer Proyek 30 jt - Analis Programmer @ 6 jt 90 jt - Dokumentasi & akomodasi 5jt • Infrastruktur 100 jt - Komputer server 50 jt - Komputer work station 45 jt - Pemasangan jaringan & alat 5 jt
Resiko
Identifikasi
• Maintenance 1 jt Total 72 jt 1. Terjadinya proses lapping yang di lakukan oleh
Resiko
Salesman sehingga merugikan perusahaan 2. Kurangnya terawasi proses aktivitas yang terjadi di cabang. 3. Terjadinya selisih lebih atau kurang barang yang merugikan perusahaan 4. Terjadinya penjualan fikti jika menggunakan
Pengadaan
Rencana Pembelian
nota manual. Rencana Pembelian oleh manajemen; 1. Komputer Server 2. Komputer Workstation 3. Pemasangan jaringan & Alat
10
Project Charter PT.ABC
Judul Proyek
: Sistem Informasi “SAU2”
Tanggal Mulai Proyek
: 25 Agustus 2015
Tanggal Akhir Proyek
: 25 Januari 2016
Nomor Kontrak
: ........
Informasi Anggaran
: Perusahaan ABC menganggarkan Rp 125.000.000,- untuk proyek ini.
Untuk pembuatan sistem penggunaan dana teralokasikan untuk pekerjaan manajer proyek sekitar 10 jam per minggu selama lima bulan, staf internal lainnya 6@10 jam per minggu selama lima bulan.. Manajer Proyek
: Adhitya Matius
Tujuan Proyek
:
Dengan adanya sistem informasi “SAU2” , informasi yang di butuhkan pihak manajemen PT. ABC dapat dihasilkan dengan cepat dan dengan adanya sistem informasi ini PT ABC juga dapat memantau cabang dengan baik, selain itu dapat bersaing dengan perusahaan sejenis. Pendekatan:
Menganalisa seluruh kegiatan yang sekarang berjalan
Menjadwalkan kegiatan proyek
Menentukan Program, Data base engine dan bahasa pemrograman yang akan di pakai untuk membuat dan mengembangkan sistem
Mengembangkan software dengan pendekatan iteratif, mengumpulkan umpan balik dari user. 11
STRUKTUR ORGANISASI
Project Manager Adhitya Matius
Software Analyst Project Leader Intan Robby
Programmer Officer Tantan
Programmer Officer Davina
Tester Ocky
Peranan dan Tanggung Jawab Nama Adhitya Matius
Peranan Project Manager
Posisi ABC, Project Manager 12
Tanggung Jawab Membuat perencanaan pengerjaan projek,
Nama
Peranan
Posisi
Intan
Anggota Tim
ABC, Software Analyst ABC, Programmer Leader
Robby
Anggota tim
Tantan
Anggota tim
ABC, Programmer Officer
Davina
Anggota tim
ABC, Programmer Officer
Ocky
Anggota tim
ABC, Tester
Tanggung Jawab Dokumentasi. User Requirement, Proses Bisnis, Dokumentasi. Coding, Merancang Algoritma, Model , dan user interface Coding, Merancang Algoritma, Model , dan user interface Coding, Merancang Algoritma, Model , dan user interface Testing deliverable project
LAMPIRAN
13
LAMPIRAN ANP
Model ANP ( Analytical Networking Proces ) dengan menggunakan Program Super Decision.
14
Hasil Report ANP
15
Dari hasil di atas dapat disimpulkan bahwa membuat sistem / program merupakan alternative yang harus di jalani dengan nilai lebih dari 0,2 dan mendapat rangking 1 sebagai pemilihan keputusan yang tepat untuk membuat sistem tersebut. Analisa Sensitifitas
16
