Universitair Sportcentrum Info Onderwerp:
Informatiebrief 2013-2014 vanuit het USC
Datum: Van: Aan: CC:
d.d. 05-09-2013 Pieter Smits Besturen studentensportverenigingen Trainers, NSSR, lezers nieuwsflits
Zoals de laatste jaren gebruikelijk is, wil ik jullie vanuit het USC informeren over diverse concrete afspraken. Als iedereen goed op de hoogte is, is dat de basis voor een goede samenwerking. Daarnaast is het handig om te weten met welke vragen je bij wie moet zijn. Trainingen Als er na jullie training op het veld / in de zaal een nieuwe groep komt, moeten jullie op de eindtijd klaar zijn en de spullen opgeruimd hebben. Dan kan de volgende groep ook op tijd beginnen. Als de lichten in de sporthallen niet goed staan voor jullie sport, kan naar de balie gebeld worden met de telefoon bij de ingangen van de hallen. Je hoeft alleen de hoorn van de haak te nemen. Je krijgt dan automatisch verbinding. Indien er iemand zonder sportkaart op proef wil meetrainen, dient de vereniging dit vooraf aan te geven door een mail te sturen naar Monique Roseboom:
[email protected]. Als er onverwachts iemand heel graag wil meetrainen die spontaan langskomt, dan moet de front office (baliemedewerkers) direct op de hoogte gesteld worden. Indien er op trainingsavonden oefenwedstrijden gespeeld worden, moet dit eveneens vooraf aan het secretariaat doorgegeven worden via de mail, zodat wij weten dat er ook niet sportkaarthouders gebruik maken van de accommodatie. Voor de buitensporters: Bij slechte weersomstandigheden beslist de docent ter plekke of de training doorgaat. Bij afkeuring van het veld door de groundsman (dit kan om 8.00, 12.00 of om 16.00 uur gebeuren) krijgen de vereniging, de docent van het USC en mogelijke cursisten een mail dat de les/training niet doorgaat. Daarnaast wordt de desbetreffende docent van het USC gebeld. Omdat we enkel kunstgrasvelden hebben zal dit waarschijnlijk uitsluitend met winterse omstandigheden voorkomen. Een kwartier na het einde van de laatste training (stel 23.00 uur) moet het veld/ de zaal leeg zijn, moeten de materialen opgeruimd zijn en gaan de lichten uit. Er kan dan iets gedronken worden in het sportcafé dat tot 23.30 uur consumpties verstrekt. Om 0.00 uur moet iedereen uit de kleedkamers zijn en is de laatste sluitronde. Uitzonderingen zijn uiteraard de competities, die uitgespeeld mogen worden, maar op tijd moeten beginnen. Vakanties In de kleine vakanties werken wij met een vakantierooster, dat jullie gemaild krijgen. Voor eigen accommodatie proberen we zoveel mogelijk de reguliere trainingstijden te handhaven, maar in die periodes zijn er ook regelmatig andere activiteiten gepland. Dus houdt deze roosters goed in de gaten. Voor externe accommodaties wordt met de betreffende vereniging direct kortgesloten, wanneer wel en niet gehuurd is. In de zomervakantie handhaven we tot de 4-daagse week ook zoveel mogelijk de reguliere trainingen. Daarna kan er alleen getraind worden als de vereniging dit bij Monique aanvraagt. Vanaf de introductieweek start voor verenigingen het nieuwe seizoen. De USC-trainer is in de vakanties vrij om al dan niet les te geven. Indien hij/zij training geeft tijdens de kleine vakanties en in de zomervakantie vanaf de introductieweek,
wordt dat door het USC vergoed. De enige voorwaarde is dat er vanuit de vereniging voldoende leden zijn die de training(en) bezoeken. Dit ter beoordeling van de trainer. Als er in de kleine of grote vakanties geen gebruik gemaakt wordt van de toegekende accommodatie moet het doorgegeven worden aan Monique Roseboom (
[email protected]), dan kunnen wij deze vrije ruimte anders inzetten. Oefenwedstrijden Als er oefenwedstrijden gespeeld worden op de trainingstijden worden daar geen kosten voor in rekening gebracht. Ook voor oefenwedstrijden voor de start van het seizoen (augustus/september) worden geen kosten gerekend. Voor overige oefenwedstrijden worden dezelfde kosten berekend als voor competitiewedstrijden. Competitie Het is van groot belang om zo spoedig mogelijk de competitieschema’s in te leveren bij Monique Roseboom (
[email protected]). Wij hebben met diverse bonden te maken en het is flink passen en meten. Vaak wacht iedereen op elkaar. Als USC hebben wij een deadline van 1 juli. Blijf dit ook bij jullie bonden als aandachtspunt aangeven. De beschikbare informatie wordt zo goed mogelijk ingepland. Bonden die te laat zijn, komen op de 2e plaats en zullen zich moeten aanpassen aan de dan nog beschikbare ruimte. Wijzigingen in het competitierooster moeten zo snel mogelijk aan Monique doorgegeven worden. Als door omstandigheden (het weer, niet komen opdagen tegenstander e.d.) geplande competitiewedstrijden niet doorgaan, moet dat uiterlijk de eerste werkdag na de geplande speeldag aan Monique doorgegeven worden, anders wordt ook deze niet gespeelde wedstrijd in rekening gebracht. De actuele prijzen kunnen bij Monique opgevraagd worden. Toernooien Het USC verwacht dat verenigingen hun toernooien in eerste instantie op het USC houden. Wij hebben daar ook gunstige afspraken voor, die jullie in het beleidsplan studentensportverenigingen kunnen vinden. De mogelijkheden en de prijzen voor catering en feest van het facilitair bedrijf zijn aantrekkelijk. Daardoor is het makkelijker en interessant om het gehele toernooi rondom het USC te organiseren (denk aan kosten maaltijden, feest in het cultuurcafé waardoor er geen portierskosten nodig zijn e.d.). Is uitwijken om één of andere reden toch gewenst, overleg dan vooraf met het USC. Bij toernooien op het USC is overleg met het sportcafé noodzakelijk. Voor ieder toernooi dat op het USC plaatsvindt, moet er een draaiboek naar Monique opgestuurd worden. Ook speciale afspraken met het sportcafé, zoals bijvoorbeeld een buitenbar, moeten in het draaiboek opgenomen worden. Tevens moet er op de dag zelf een contactpersoon aanwezig zijn die mobiel te bereiken is. Vroegtijdig plannen van toernooien is essentieel om problemen met competities of andere activiteiten te voorkomen. Bij grote toernooien streven wij ernaar om een jaar van tevoren te reserveren. Deze reservering verloopt eveneens via Monique Roseboom (
[email protected]). Alleen bestuur- of commissieleden kunnen accommodatie bij Monique vastleggen. Sleutelbeleid Sleutels van kasten of andere specifieke ruimtes van de verenigingen worden, tegen inlevering van een geldige sportkaart, alleen verstrekt aan leden waarvan de vereniging zelf heeft aangegeven dat ze er daadwerkelijk in mogen. Bij wijzigingen moet er een mail gestuurd worden naar Monique (
[email protected]), zodat de sleutellijsten actueel blijven.
Buitenkleedkamers De buitenkleedkamers moeten door de buitensporters gebruikt worden. Door de week gaan de buitenkleedkamers niet op slot, verenigingen krijgen dus geen sleutel mee. In het weekend krijgt de thuisspelende vereniging 2 sleutels mee, voor maximaal 3 uur per wedstrijd. Degene die de sleutels ophaalt, is verantwoordelijk voor beide sleutels. Schoenen Binnensporters mogen alleen sportschoenen die alleen binnen gebruikt worden, gebruiken in de hallen en zalen. Voetbalschoenen mogen alleen buiten gedragen worden. Er mag dus niet mee door het gebouw gelopen worden. In de multizalen mogen de dames alleen dansschoenen met beschermhoesjes gebruiken. Muziek De muziekkasten mogen door de dansverenigingen in de multizalen gebruikt worden. In de hallen mogen ze alleen bij speciale activiteiten en op aanvraag gebruikt worden. Aanvragen via Monique (
[email protected]) Sportcafé De standaard openingstijden van het sportcafé zijn: - maandag t/m vrijdag van 10.00-23.30 uur. Van 1 september tot 1 mei is het sportcafé op donderdagavond tot 0.30 uur geopend. - zaterdag en zondag van 10.00-20.00 uur. Bij extra activiteiten zijn afwijkingen hierin mogelijk. Verenigingen kunnen daarover een afspraak maken met de teamleider van het sportcafé. - in vakanties gelden aangepaste openingstijden. - afwijkingen op standaard openingstijden zullen via de nieuwsbrief van het USC en via de USC-website gecommuniceerd worden. Voor concrete vragen en wensen m.b.t. het sportcafé kun je contact opnemen met Vincent Barendregt, teamleider sportcafé, (
[email protected]). Paviljoen In overleg met de verenigingen Apeliotes, FC Kunde, Obelix en Slow en met het Facilitair bedrijf is er een reglement vastgesteld m.b.t. het gebruik van de chalets. Van het chalet aan de noordzijde (bij het zandhockeyveld en de tennisbanen) zijn de verenigingen Apeliotes en Slow de hoofdgebruiker en van het chalet aan de zuidzijde (tussen het rugby/voetbalveld en het semiwaterveld), zijn FC Kunde en Obelix de hoofdgebruikers. Deze verenigingen zullen ook de barregie in hun chalets voor hun rekening nemen. Uiteraard is het geen feestlocatie, maar is het primair bedoeld voor competitiedoeleinden en toernooien. Indien er andere verenigingen bij een evenement gebruik van willen maken, kunnen zij contact opnemen met Monique Roseboom (
[email protected]). Reserveren Het reserveren van ruimtes, zoals een vergaderzaal of een vrije sportruimte, kan via Monique Roseboom (
[email protected]). Verenigingsgesprek Jaarlijks in de maanden maart/april wordt er met iedere vereniging een verenigingsgesprek gehouden. Het gesprek is een evaluatie van het lopende seizoen en er worden afspraken gemaakt voor het volgend seizoen. Dit gesprek vindt plaats
tussen het bestuur (of een afvaardiging daarvan) en Pieter Smits. De NSSR is tevens aanwezig bij dit gesprek. Indien er specifieke vragen zijn over technisch beleid of de trainer(s) kan één van de afdelingshoofden sport (Loes Komdeur of Peter Gijsberts) aansluiten. Dit gesprek zal door een medewerker van het USC genotuleerd worden. Het MT stelt zich aan het begin van ieder seizoen voor aan de nieuwe besturen. De intentie is om dit net voor of na de ALV van de NSSR te organiseren, meestal gekoppeld aan een inhoudelijk onderwerp. Materiaalwensen Noodzakelijk materiaal voor trainingen wordt gefaciliteerd. Materiaal dat niet per se noodzakelijk is, maar fijn is om te hebben (should have versus nice to have), wordt normaal gesproken niet door het USC vergoed. Subsidie kan aangevraagd worden bij de NSSR. De hoeveelheid materiaal en specifieke wensen of vragen kunnen bij mij aangegeven worden tijdens het verenigingsgesprek. Ik zal dan intern overleggen met Marc van Beurden, waarna spoedig een besluit zal worden genomen. Vervanging van materiaal kan het beste door de docent/trainer van het USC aangegeven worden aan de groundsman. De groundsman zorgt er dan voor dat het materiaal aan het begin van het seizoen op orde is. Indien er geen trainer van het USC aan de vereniging verbonden is, dan kan de vereniging dit aanvragen bij Marc van Beurden (
[email protected]). Sportkaartcontrole Elk jaar dienen alle verenigingen voor 1 oktober (Phocas, Loefbijter en Lacustris voor 1 november) hun ledenlijsten te overleggen aan het USC inclusief de bijbehorende sportkaartnummers (in een excelbestand). Meer informatie wordt via een aparte mail verstrekt. Verenigingen met de Y-status krijgen uitsluitend subsidie over de leden met een geldige sportkaart. Verenigingen met de X-status krijgen voor ieder lid dat niet aan de afgesproken eisen voldoet, een sanctie opgelegd ter hoogte van de prijs van een studentensportjaarkaart. Omdat er ook een maandkaart voor studenten is, zijn wij genoodzaakt om standaard een extra controleronde uit te voeren. Naast 1 oktober wordt de tweede controledatum voor 1 maart. Bij het niet voldoen aan de eisen worden dezelfde maatregelen genomen als hierboven beschreven. Daarnaast wordt er diverse keren per jaar een fysieke sportkaartcontrole uitgevoerd, zoveel mogelijk voor, maar soms ook tijdens de trainingen. Voor iedereen die dan geen sportkaart heeft en waarvan niet bekend is bij het USC (zie boven) dat hij/zij eenmalig meetraint, wordt er een boete opgelegd aan de vereniging van € 25,= per persoon. Leden met een verenigingskaart Verenigingsleden met een verenigingskaart mogen uitsluitend gebruik maken van de trainingstijden van de vereniging. Een uitzondering op deze regel zijn de basis- en sportspecifieke krachttrainingscursussen. Zij kunnen zich uitsluitend via de front office inschrijven (dus niet digitaal!). Trainerskaarten Voor interne trainers van de verenigingen (dus geen USC-trainers), die uitsluitend training geven en dus zelf niet meetrainen c.q. meespelen of van andere faciliteiten van het USC gebruik maken, kan een trainerskaart aangevraagd worden. Iedereen die op het sportcentrum lessen of trainingen volgt of geeft, moet een toegangsbewijs hebben. Deze trainerskaarten kunnen aangevraagd worden bij Pieter Smits (
[email protected]). Met deze trainerskaart ben je niet gerechtigd om zelf op het USC te sporten. Bovendien is het digitale systeem zodanig ontwikkeld dat het ook niet mogelijk is om bijvoorbeeld te fitnessen.
PR
Beeldschermen: Iedere vereniging heeft een format dat gebruikt kan worden voor de beeldschermen van het USC. Via dit vaste format kan een vereniging daar gebruik van maken, mits het interessant is voor een grote groep mensen. Graag 1 week voordat je het geplaatst wil hebben aanleveren. Het USC bekijkt of er ruimte is en wanneer het op de beeldschermen komt. Posters: Het is mogelijk om posters voor evenementen op het USC op te hangen. Dit kan op de daarvoor bestemde plaatsen, vraag dit bij de front office na. Zorg ervoor dat de posters ook weer weggehaald worden als het evenement voorbij is. Sponsoring: Rondom de velden en in de sporthallen gaat het USC actief zoeken naar sponsoren voor bordreclame. Als een vereniging een sponsor bij het USC aandraagt voor bordreclame, wordt er gedeeld in de opbrengsten. Social media: Het USC is actief op social media. Als je een leuk nieuwtje hebt, laat het dan weten. Toernooien en feesten worden niet op de Facebookpagina van het USC geplaatst. Bijzondere prestaties (Team van het jaar bijvoorbeeld) wel. Voor de bovenstaande onderdelen is Kim Hagendoorn contactpersoon. Mail naar
[email protected].
Nieuwsbrief: Voor de klantennieuwsbrief van het USC kan de NSSR info aandragen. Dus als er iets bijzonders georganiseerd wordt, speel dit via de NSSR.
Bij wie moet je zijn Monique Roseboom (
[email protected]), secretaresse Monique is eerste aanspreekpersoon voor de studentensportverenigingen. Reguliere contacten via haar over: - Toernooienaanvraag in overleg - Competitieprogramma, -wijzigingen en aflasten van wedstrijden/evenementen - Reserveren van ruimtes - Sportkaartcontrole - Sleutellijst - Meetrainers
Marc van Beurden (
[email protected]), coördinator faciliteitenbeheer. - Nieuw materiaal/vervanging materiaal, indien geen docent van het USC bij de vereniging betrokken is
Peter Gijsberts (
[email protected]) en Loes Komdeur (
[email protected]), afdelingshoofden sport - functioneren van de trainer - overleg bij ontstaan vacature en overleg over sollicitatieprocedure/invullen van vacature trainer. - technisch beleid (in samenspraak met Pieter Smits)
Rob Cuppen (
[email protected]), directeur: - contacten met DB en AB NSSR - handtekening voor aanvraag NSK’s bij SSN - eventuele vragen over topsport
contacten met Studentensport Nederland (SSN), EUSA en FISU contacten met colleges van bestuur van RU en HAN algemeen beleid USC
Pieter Smits (
[email protected]), afdelingshoofd sportondersteuning - toekennen en roostering trainingstijden - aanvragen nieuw materiaal, - aanvraag trainerskaarten - contacten DB NSSR - beleid t.a.v. studentensportverenigingen - introductie - overige vragen
Bij vragen over deze informatiebrief neem met mij contact op. Ik wens jullie een leuk en sportief seizoen toe.
