Uživatelský manuál STOVKA verze 9.4
Datum poslední revize: 20.4.2010
© 2003-2010 nexum Trilog s.r.o. Všechna práva vyhrazena Sestavili: Ing. Petr Slovák, Edita Berauerová nexum Trilog Kolbenova 942/38a, 190 00, Praha 9 Sídlo: Na Březince 14, 150 00, PRAHA 5 telefon: +420 251 511 641 e-mail:
[email protected] http://www.nexum.cz http://www.stovka.cz
STOVKA, verze 9.4
OBSAH ÚVOD ................................................................................................................... 6 STOVKA .............................................................................................................. 6 NEŽ ZAČNETE PRACOVAT .......................................................................................... 7 Potřebné technologie na straně klienta ....................................................................... 7 Uživatelské prostředí ............................................................................................. 7 POUŽÍVANÁ SYMBOLIKA ............................................................................................ 8 JAK ZAČÍT SE STOVKOU PRACOVAT? ............................................................................ 9 Přihlášení do systému ............................................................................................. 9 PRVNÍ KROKY ........................................................................................................ 10 Menu ................................................................................................................10 Nastavení uživatelských oprávnění ............................................................................11 Uživatelské skupiny osob ........................................................................................12 NASTAVENÍ SYSTÉMU - ČÍSELNÍKY ............................................................................... 14 PRÁCE S CENAMI...................................................................................................14 Práce s cizími měnami ...........................................................................................14 Práce s DPH ........................................................................................................15 Nula, nevyplněná cena...........................................................................................15 Číselníky – Ostatní ................................................................................................15 Číselníky - Ubytování a zájezdy ................................................................................17 Číselníky – Služby .................................................................................................20 Číselníky – Doprava ...............................................................................................22 SUBJEKTY............................................................................................................. 25 Hromadné akce se subjekty.....................................................................................26 UBYTOVÁNÍ........................................................................................................... 27 Úvod.................................................................................................................27 Základní údaje o ubytovací kapacitě..........................................................................27 Popis a fotografie.................................................................................................29 Pokoje ..............................................................................................................29 Přehled změn......................................................................................................31 ZÁJEZDY .............................................................................................................. 32 Úvod.................................................................................................................32 Definice nového zájezdu ........................................................................................32 Seznam zájezdů ...................................................................................................40 Zobrazení zájezdů po termínech...............................................................................41 VYTVOŘENÍ NOVÉ REZERVACE ................................................................................... 44 Hledání vyhovujících zájezdů ..................................................................................44 Výsledek hledání ..................................................................................................45 Tabulky obsazenosti ..............................................................................................45 Založení nové rezervace.........................................................................................47 PRÁCE S REZERVACEMI............................................................................................. 50 3
STOVKA, verze 9.4
Úvod.................................................................................................................50 Seznam rezervací .................................................................................................50 Karta rezervace: ..................................................................................................52 PROVIZNÍ PRODEJ ................................................................................................... 67 Jak zadat zájezd, který prodáváte provizně?................................................................67 Jak rezervovat zájezd, který prodáváte provizně? .........................................................68 FAKTURACE .......................................................................................................... 69 Seznam faktur .....................................................................................................69 Dodavatelské faktury.............................................................................................70 Práce s fakturami v rezervaci ..................................................................................71 POKLADNY ............................................................................................................ 78 Pokladní záznamy.................................................................................................78 Pokladna z pohledu zaměstnance..............................................................................78 Pokladna z pohledu administrátora ...........................................................................79 DOPRAVA ............................................................................................................. 80 Úvod.................................................................................................................80 Plánování dopravních prostředků ..............................................................................80 Sledování potřeby a volných kapacit v dopravních prostředcích .........................................81 Usazování lidí do dopravních prostředků .....................................................................81 Tiskové sestavy, přehledy .......................................................................................84 KLIENTI ................................................................................................................ 85 Seznam klientů ....................................................................................................85 Segmentace klientů, marketingové nástroje ................................................................86 Editace klienta ....................................................................................................87 Odstraňování duplicit ............................................................................................87 NÁSTROJE ............................................................................................................ 89 Menu Nástroje .....................................................................................................89 Posílání tiskových sestav e-mailem ............................................................................89 Cestovní pojištění.................................................................................................89 Obsazenost hotelů ................................................................................................90 Obrat za rok .......................................................................................................91 Kompletní sestava s obraty .....................................................................................91 Přeindexování databáze .........................................................................................91 Newslettery ........................................................................................................91 Seznam termínů pro newsletter................................................................................92 Rozesílání newsletterů...........................................................................................92 Pokladny............................................................................................................94 SPRÁVA WWW........................................................................................................ 95 Úvod.................................................................................................................95 Editace bloků textů ..............................................................................................96 Bannery.............................................................................................................96
4
STOVKA, verze 9.4
Fotogalerie.........................................................................................................99 Texty na koncových stránkách WWW ....................................................................... 100 Krátký příklad: .................................................................................................. 101 PRÁCE S HTML EDITOREM ....................................................................................... 103 Úvod............................................................................................................... 103 Stručný úvod do HTML ......................................................................................... 103 Hlavní problémy při práci s HTML editorem ............................................................... 104 Funkce HTML editoru........................................................................................... 105 Vložení obrázku ................................................................................................. 106 KONFIGURACE SYSTÉMU DODAVATELEM..................................................................... 107 WWW stránky .................................................................................................... 107 Seznam parametrů a možnosti konfigurace................................................................ 107 EXPORT DAT, ON-LINE PROPOJENÍ S PARTNERY ........................................................... 109 Export dat v XML ................................................................................................ 109 On-line kontrola kapacity ..................................................................................... 109 EXPORT DO XML – VERZE STOVKA 9.2.1 ..................................................................... 110 CO JSTE V MANUÁLU NENAŠLI ................................................................................. 111 Klienti na www .................................................................................................. 111 Provizní prodejci................................................................................................ 111 VYSVĚTLIVKY ...................................................................................................... 112 Tlačítka, ikony a symoly....................................................................................... 112 ZÁVĚR ............................................................................................................... 114
5
STOVKA, verze 9.4
ÚVOD STOVKA STOVKA je vyspělý softwarový nástroj pro on-line správu veškeré agendy spojené s provozem cestovní kanceláře. Software zjednodušuje proces rezervací a prodeje zájezdů včetně dopravy a souvisejících činností. Komplexnost řešení spolu s využitím internetu šetří Váš čas, peníze i pracovní síly. Celé řešení je postaveno na bázi server – klient. Aplikace STOVKA je nainstalována na internetový server. Stačí mít kdekoliv na světě k dispozici počítač s připojením na internet a okamžitě můžete začít pracovat. Každý uživatel má přidělené své jméno a heslo. Podle práv, která mu administrátor přidělí, má poté přístup ke konkrétním modulům aplikace. Odpadá tak nutnost instalací a servisu softwaru na centrále a pobočkách CK.
6
STOVKA, verze 9.4
NEŽ ZAČNETE PRACOVAT STOVKA je systém postaven jako internetová aplikace, která běží na WWW serveru a pro uživatele je přístupná za pomocí internetového prohlížeče. Systém je připraven tak, aby všem uživatelům stačil pouze webový prohlížeč, bez nutnosti instalací Flash pluginů, ActiveX komponent, JAVA apletů, apod. Náš systém je koncipován tak, aby dokázal sloužit všem článkům řetězce bez nutnosti učit se používání nových a neznámých programů s důrazem na využívání prostředí prohlížeče, u něhož je předpoklad, že ho uživatelé ovládají.
Potřebné technologie na straně klienta K provozu STOVKY potřebujete na uživatelském počítači pouze internetový prohlížeč – optimálně MS Internet Explorer verze 6 a výše, případně s tímto kompatibilní prohlížeče – Gogole Chrome, Opera 6 , Firefox 1.0 a vyšší verze.
Uživatelské prostředí Jde o standardní internetovou aplikaci a tedy k základnímu ovládání systému vystačíte se základními uživatelskými znalostmi MS Windows, MS Internet Explorer a Vašeho poštovního klienta.
7
STOVKA, verze 9.4
POUŽÍVANÁ SYMBOLIKA V celém systému STOVKA dbáme na jednotnou symboliku uživatelského rozhraní. Tato kapitola obsahuje seznam nejčastěji používaných symbolů, který Vám pomůže k rychlé orientaci ve STOVCE. Formulářové pole Bíle podbarvená formulářová pole nejsou při vyplňování formulářů povinnými údaji. Pískově podbarvená formulářová pole jsou při vyplňování formulářů povinnými údaji a pokud takový údaj nevyplníte, nebudete moci formulář odeslat. Stavy rezervací Předrezervováno = Rezervace koncovým klientem na internetových stránkách. Rezervováno Zkontrolováno Objednáno, ale ještě ne úplně zaplaceno Objednáno a kompletně zaplaceno Objednáno, zaplaceno, po odjezdu Stornováno ručně Stornováno automaticky Stovkou, protože rezervace již vyexpirovala Tlačítka, ostatní ikonky, symboly Ikonky, které jsou orámované tenkým zeleným rámečkem, jsou tlačítka, které vyvolávají po kliknutí nějakou akci. Některé ikonky fungující jako tlačítka zelený rámeček nemají. Popis konkrétních funkcí tlačítek a ikonek naleznete na konci tohoto manuálu. aj.
aj.
Ikonky bez rámečku jsou obvykle stavové ikonky, které symbolizují nějaký stav, nebo vlastnost. Některé z nich v některých případech fungují i jako tlačítko. Nápověda - najetím myši na ikonku se objeví ve žlutém rámečku stručná nápověda
8
STOVKA, verze 9.4
JAK ZAČÍT SE STOVKOU PRACOVAT? Z pohledu uživatele se STOVKA dělí na dvě základní části: ·
Webová veřejná část = www stránky CK - WWW stránky jsou silně individuální záležitostí každé CK, proto nejsou součástí tohoto manuálu.
·
Neveřejná administrační část = vlastní STOVKA - přihlášení do administrační části probíhá vždy na adrese http://www.cestovka.cz/servis, kde www.cestovka.cz je www adresa příslušné cestovní kanceláře.
Uživatelské jméno a heslo Vám přidělí Váš administrátor. Popis nastavení uživatelských oprávnění a hesel viz. dále.
Přihlášení do systému
Přihlášení do systému STOVKA vyžaduje vždy výběr konkrétní sezóny. Během práce si pak můžete sezóny jednoduše přepínat (viz.dole). Pozn.: Rozlišení podle sezón se týká pouze nastavení a práci v sekcích zájezdů a rezervací. Ubytovací zařízení, klienty, obchodní partnery a faktury máte neustále k dispozici všechny.
Po přihlášení do systému vidíte: ·
V horní části HLAVNÍ modré MENU
·
V levém horním rohu je informace o aktuálně zvolené sezóně, do které jste přihlášeni. Zde je odkaz pro rychlou změnu sezóny. Není potřeba se odhlašovat a znovu přihlašovat vyplňováním uživatelského jména a hesla, ale stačí kliknout na tento odkaz, který sice uživatele vrátí do přihlašovací obrazovky, ale s tím, že si pamatuje jméno i heslo přihlášeného uživatele.
·
V pravém dolním rohu je informace o přihlášeném uživateli.
·
V obsahové části naleznete vlevo Vzkazy a vpravo Diskuzní fórum.
9
STOVKA, verze 9.4
PRVNÍ KROKY
·
V řádku dole je několik možností zákaznické podpory a získání informací - manuál ke STOVCE ve formátu PDF, kontakt zákaznické podpory (e-mail, skype, telefon), vstup na diskuzní fórum a informace o verzi. Pokud zvolíte dotaz emailem dojde nám požadavek včetně názvu Vaší cestovní kanceláře a jména uživatele, který požadavek vznesl. Reakční doba na požadavky je závislá mimo jiné na podpoře, kterou si platí příslušná cestovní kancelář. Standardně zákaznická podpora funguje v pracovní dny v pracovní dobu od 9.00 do 17.00 a reaguje během několika hodin od vznesení požadavku. V informaci o verzi jsou údaje o počtech uživatelů, aktivních modulech STOVKY a zvoleném typu zákaznické podpory.
Menu
10
·
HOME – odkaz, který Vás vrací odkudkoliv ze systému zpět na tuto hlavní stránku
·
SUBJEKTY – evidence obchodních partnerů, adresy, kontakty na centrálu, pobočky, prodejce, dopravce, majitele ubytovacích kapacit, další dodavatele i vybrané zákazníky.
·
UBYTOVÁNÍ – v této části se definují ubytovací kapacity, které máte k dispozici
·
ZÁJEZDY – slouží k definici zájezdů, termínů, cen
·
ČÍSELNÍKY – definice dopravy (dopravních kanálů, nástupních a výstupních míst, cen za dopravu), definice různých typů, druhů ubytování, pokojů, atd. definice uživatelů
·
FAKTURY – seznam vystavených faktur a příjmových dokladů
·
POUKAZY – evidence a práce s poukazy
·
REZERVACE – seznam rezervací, objednávek
·
NOVÁ REZERVACE – vytvoření nové rezervace
·
DOPRAVA – plánování dopravy, usazování lidí do dopravních prostředků
·
KLIENTI – evidence klientů a účastníků zájezdů
·
NÁSTROJE – další nástroje, moduly, funkce
·
WWW – administrace www stránek – editace textů na www stránkách, bannerový systém, fotogalerie, atd. .
·
ODHLÁSIT SE – odhlášení ze systému
STOVKA, verze 9.4
Nastavení uživatelských oprávnění Jedna z prvních věcí, které je potřeba v systému přichystat k reálné práci, je definice uživatelů a nastavení jejich uživatelských oprávnění, přístupů, atd. .
Vyberte v modrém menu položku SUBJEKTY, vpravo nahoře vedle nadpisu: Filtrování seznamu subjektů klikněte na ikonu NOVÝ ZÁZNAM, vyplňte potřebné údaje a dejte Uložit. Poté budete mít možnost přidání nových OSOSB mající, či nemající přístup do systému v daném subjektu. Pro následné úpravy klikněte na název subjektu či editační tlačítko, tím si otevřete okno pro editaci a přidávání údajů.
11
STOVKA, verze 9.4
Pozn.: Uživatel, který byl někdy v roli interního uživatele, již nelze smazat. Pozn.: Nově přidaný subjekt, či osoba se projeví v seznamu subjektů po aktualizaci např. stisknutím tlačítka: ZRUŠIT FILTR . V rezervačním systému máte uložena citlivá data, proto doporučujeme používat netriviální hesla obsahující písmena, číslice. V případě jednoduchých hesel hrozí, že Vám konkurence nebo nějaký záškodník pronikne do Vašich dat. U uživatelských jmen doporučujeme používat pouze malá písmena abecedy bez diakritiky. Hesla by měla být komplikovanější a obsahovat alespoň jedno velké písmeno, jednu číslici.
Vytvořte každému člověku, kterému chcete dát do systému přístup, samostatný uživatelský účet a dbejte na to, aby každý znal pouze své přihlašovací údaje a nesděloval je dalším osobám, ani kolegům. Zajistíte si tím kontrolu nad činností jednotlivých uživatelů v systému. Bude jednoduše dohledatelné, kdo v systému udělal kterou akci, kdo je za co zodpovědný. Pokud uživatel zapomene své heslo, nelze ho z bezpečnostních důvodů žádným způsobem zjistit. Jediná možnost řešení je, že administrátor u příslušného uživatele změní heslo a toto nové sdělí uživateli.
Uživatelské skupiny osob Každý uživatel je zařazen administrátorem do jedné uživatelské skupiny. V systému je několik předdefinovaných uživatelských skupin: ·
--- Žádná skupina --- takto uvedená osoba pak není uživatelem – nemá přístup do systému STOVKA.
·
Administrátor – má nejvyšší oprávnění. Může v systému provádět všechny operace. V každé cestovní kanceláři by měl být alespoň jeden zaměstnanec určen jako administrátor.
·
Pracovník CK na přepážce (centrála) – má v zásadě stejná oprávnění jako administrátor.
·
Pracovník CK na přepážce (pobočka) – nemůže do administrace zájezdů, ubytovacích kapacit, číselníků. V modulu dopravy vidí jen základní přehledy.
·
Webadmin – člověk, který má přístup pouze k administraci www stránek (položka WWW v menu).
·
Provizní prodejce – má podobná oprávnění jako pracovník CK na pobočce. Ve chvíli, kdy provádí rezervaci nemůže ale změnit prodejce. Nevystavuje faktury a příjmové doklady.
·
Delegát – delegát má přístup k tiskovým sestavám, na kterých vidí informace o přijíždějících klientech
·
Produkt manažer
·
Pracovník „dopravák“- má na starosti plánování dopravních prostředků a jejich tras, umisťování lidí na sedadla.
·
Majitel hotelu – majitel ubytovacího zařízení může nahlížet do přehledu rezervací ve svém ubytovacím zařízení a případně pro konkrétní termíny provádět blokaci některých pokojů.
Typy subjektů
12
·
Centrála
·
Pobočka
STOVKA, verze 9.4
·
Prodejce – musíte mít v Subjektech zadány všechny své prodejce. Nesouvisí to nijak s jejich přímým přístupem do Stovky (tato oprávnění jsou přidělována v rámci uživatelů v číselnících). U prodeje zájezdů je možno jako prodejce zadat jen prodejce, pobočku či centrálu, které jsou zadány v subjektech.
·
Touoperátor – slouží k evidenci CK, jejichž zájezdy prodáváte. Zákon, který platí od 1.8.2006, určuje, že CK musí zveřejňovat pořadatele zájezdu. Pokud u provizních zájezdů, které budete chtít zobrazovat na svých www stránkách vyberete firmu ze subjektů, automaticky se u takového zájezdu bude na stránkách zobrazovat informace o něm jakožto pořadateli s odkazem na jeho obchodní podmínky, které v rámci subjektu můžete rovně editovat.
·
Dopravce – ten, kdo Vám poskytuje dopravu. Pokud v rámci dopravního modulu chcete řešit i občasné umisťování do dopravních prostředků spřátelených cestovních kanceláří, je potřeba u takové cestovní kanceláře rovněž v subjektech mít zadán typ Dopravce.
·
Dodavatel ubytování – tady vydefinujete všechny kontaktní informace na dodavatele ubytování. Pokud jej pak zadáte jako dodavatele konkrétní ubytovací kapacity, bude možné tyto kontaktní údaje použít na tiskových sestavách k zájezdu, k rezervaci.
·
Jiný dodavatel – pouze pro Vaše potřeby
·
Klient – pouze pro Vaše potřeby, pokud potřebujete sledovat u klientů (zejména u firemních) více informací, než sledujeme u běžných klientů, kteří jsou v systému zadávání v rámci rezervace.
·
Příznak Zobrazit na webu – na www stránkách je možno zprovoznit modul Prodejní místa. Na www stránkách se pak na určeném místě zobrazí seznam prodejních míst s kontaktními údaji. Ze subjektů se zobrazují pouze kontakty (mj. koresponden ční adresa) na centrálu, pobočky a prodejce, které mají zároveň tento příznak.
Práce se subjekty, popis a v samostatné kapitole SUBJEKTY.
rozdělení
podle
typu
subjektů
je
dále
popsán
13
STOVKA, verze 9.4
NASTAVENÍ SYSTÉMU - ČÍSELNÍKY Ještě než začneme zadávat do STOVKY ubytovací kapacity a zájezdy, je potřeba provést prvotní nastavení číselníků a dalších parametrů systému. Tato část je velice důležitá, protože jak kvalitně se navrhnou číselníkové informace, tak jednoduše bude možné potom se systémem pracovat. V menu vyberte položku ČÍSELNÍKY. Číselníky obsahují čtyři skupiny údajů: Doprava, Ubytování a zájezdy, Služby, Ostatní.
Co jsou Číselníky? Číselník je (pokud není někde uvedeno podrobněji jinak) jednoduchý seznam textových hodnot a položek, které následně využíváte při práci se systémem. Např. číselník typů ubytování může obsahovat hodnoty hotel, apartmán, penzión, stan, loď, atd.. Až budete zadávat ubytovací zařízení, stačí např. u penziónu z příslušného číselníku vybrat správnou hodnotu a zadat ji do formuláře. Nemusíte ručně vypisovat celé slovo a tudíž nehrozí, že penzión zadáte pokaždé jinak (penzión, pensión, penzion, apod.) což následně oceníte zejména při vyhledávání a filtrování. Ve Stovce jsou pro každý číselník již obvyklé a nejužívanější hodnoty předdefinovány. Vy si je však můžete přesto všechny vymazat a zadat jiné tak, jak je používáte právě ve Vaší cestovní kanceláři. V číselnících máte možnost zadávat názvy položek také v anglickém jazyce a následně je použít i v tiskových sestavách. Pro práci s číselníky je nezbytné znát specifika práce s cenami, DPH a hodnotami.
PRÁCE S CENAMI Proto je potřeba, si určitě tuto kapitolu před započetím definice číselníků a zejména následné zadávání zájezdů, pozorně přečíst.
Práce s cizími měnami STOVKA podporuje cizí měny. Existuje však několik omezení. Každá služba, která je ve STOVCE vydefinovaná a má svou cenu, může mít svou cenu v CZK nebo v libovolné cizí měně. Omezení jsou v těchto věcech:
14
·
Nákupní a prodejní cena jedné služby musí být ve STOVCE vždy zadaná ve stejné měně
·
Zájezd, který cestovní kancelář prodává, musí být složen pouze ze služeb ve stejné měně. To znamená, že nelze zadat cenu za dopravu v CZK a cenu za ubytování v EUR. Pokud
STOVKA, verze 9.4
potřebujete použít některou službu (např. dopravu autobusem) jak pro Vaše CZK, tak EUR zájezdy, je potřeba vydefinovat dvě ceny za dopravu – jednu v EUR pro EUR zájezdy a jednu v CZK pro CZK zájezdy. ·
To samé platí o rezervacích. Nelze přidat k CZK zájezdu EUR příplatek. Celková kalkulace za rezervaci musí být v jedné měně. Nicméně lze potom následně fakturovat a vybírat peníze od klienta v několika měnách. Např. zájezd za 20.000 CZK zaplatí tak, že 10.000 Kč uhradí v korunách, dalších 6.000 Kč v eurech a zbytek v amerických dolarech nebo dárkovým poukazem, který od Vás získal.
Práce s DPH Ještě než začneme zadávat zájezdy, vysvětlíme si, jak pracuje STOVKA s cenami v souvislosti s výpočtem DPH. STOVKA je při určování způsobu výpočtu DPH maximálně pružná a přichystaná pro jakýkoliv způsob DPH v závislosti na typu služby, státu, kde se služba vykonává, aktuálních zákonech či výkladech právě Vašeho daňového poradce. U každé prodejní ceny ve STOVCE můžete zároveň zadat cenu nákupní, výši DPH a způsob výpočtu. Způsob výpočtu rozlišujeme dvojí – buď se DPH počítá z celé prodejní částky nebo pouze z přidané hodnoty – to znamená z částky Prodejní cena mínus Nákupní cena. Pro každý typ služby, pro každou slevu či příplatek si sami definujete, jak se má zrovna v tomto případě DPH počítat. A tato Vaše definice se pak projeví na daňových dokladech.
Nula, nevyplněná cena Všude ve STOVCE se rozlišuje, pokud je při definici cen za služby uvedená nula nebo je políčko s prodejní cenou prázdné (netýká se potom už dále rezervací, faktur, ale platí to u všech definic cen za služby, ubytování, stravování, dopravu). 0 Kč = tato služba je zdarma nebo je zahrnuta v základní ceně za zájezd prázdné políčko = tato služba není v tomto konkrétním použití možná. Příklad: U ubytovacího zařízení máte jednotlivé typy stravování, které jsou dotaženy s číselníku: Např. bez stravy, polopenze, plná penze. U příslušného ubytovacího zařízení neexistuje možnost bez stravy. V ceně zájezdu je polopenze a plná penze je za příplatek 100 Kč na den. V tom případě do prodejních cen napíšete: Bez stravy necháte nevyplněno Polopenze 0 Kč Plná penze 100 Kč Pokud poskytujete cestovní pojištění standardně v ceně zájezdu, zadejte do prodejní ceny nulu. Pokud například v ceně zájezdu máte jen základní pojištění a klient požaduje nadstandardní připojištění, můžete dát do prodejní ceny pouze rozdíl v ceně mezi těmito dvěmi pojištěními a STOVKA správně spočítá částku za připojištění nadstandardním pojištěním.
Pozor! Při zadávání cen v různých měnách mějte na paměti, že cena zájezdu a ceny za služby musí být ve shodné měně tedy vše v EUR nebo v CZK, protože Stovka neposkytuje možnost slučování cen, či přepočtu dle kurzu. Nelze např. zájezd za CZK 14.990,- + skipass EUR 175,- .
Číselníky – Ostatní Z této skupiny jsme se už naučili spravovat uživatele. Nyní musíte definovat státy, lokality a místa, do kterých pořádáte zájezdy. Ty je nutno pro další práci nastavit nyní. Postupně je možné je dále doplňovat a upravovat. Zároveň zde spravujete pokladny a je zde i číselník měn.
15
STOVKA, verze 9.4
Státy Ke každému státu, který do STOVKY zadáte, je potřeba definovat několik charakteristik, které se při definici zájezdů promítají z definice státu do definice zájezdu a tam je možné, je dále měnit. Jde o způsob výpočtu DPH pro ubytovací služby a pro stravovací služby. Blíže viz kapitola Práce s cenami. Také zde zadáváte nákupní cenu cestovního pojištění a prodejní cenu cestovního pojištění. Tyto budete moci individuálně ještě upravit v každém zájezdu do příslušné země. Proto je možné tyto nastavení v počátcích práce se STOVKOU vynechat. Zadáváte zde i ceny pobytových tax, které jsou typické pro danou zemi. Bude dále je možno ještě upravit individuálně pro každé pobytové místo. Ke každé zemi můžete rovněž připojit texty a fotografie (zvlášť pro léto a zvlášť pro zimu), které se budou objevovat na www stránkách. Při zadávání konkrétního státu vyberete možnost Tuzemsko – EU – Mimo EU. Pokud dojde časem ke změně, nebo se při zadávání zmýlíte, můžete dodatečně tento údaj změnit a to v celém systému – kliknutím na ikonu Rozkopírovat …ke všem lokalitám této země (stane se tak i u zadaných zájezdů atd.) . Funkce ikonek Popis léto, Popis zima, Fotky léto, fotky zima jsou zřejmé. Jejich vyplnění nepodceňujte. Například u dovolené v létě, nebo lyžařských zájezdů může klienta zajímat průměrná teplota v různých obdobích, sněhové průměry, délka slunečního svitu, různé druhy nezávislých hodnocení, adresa ambasády, důležitá telefonní čísla, regionální specifika a upozornění na ně, rady a typy na řešení situací v dané zemi, atd. Svou komplexností informací, můžete přesvědčit klienta o svém zájmu a péči, kterou mu nabízíte. Lokality V rámci každé země definujete turistické lokality. U každé lokality je potřeba definovat délku cesty autobusem a letadlem (pokud do takové lokality konkrétní druh dopravy nabízíte). Tyto informace budou následně sloužit k výpočtu délky zájezdu proti délce pobytu v závislosti na poskytnuté dopravě. K lokalitě rovněž můžete připojit libovolně dlouhý text a fotky, které se objeví na Vašich internetových stránkách. Stejně jako u země, tak i u lokality je možné zadat zvlášť tyto informace pro letní a zvlášť pro zimní sezónu. Místa Vedle názvu lokality se nachází ikonka . Po kliknutí na tuto ikonu můžete definovat k lokalitě konkrétní pobytová místa. V rámci lokality můžete definovat libovolný počet pobytových míst. Kliknutím na ikonku , která se nachází vpravo nahoře vedle názvu místa, se ve spodní části místo editace základních údajů o místě otevře formulář, ve kterém můžete definovat pro konkrétní časová období, který z Vašich delegátů tam bude přítomen a má se objevovat na příslušných tiskových sestavách k zájezdům. Pokud do daného pobytového místa nabízíte autobusovou nebo leteckou dopravu, je potřeba k pobytovému místu vybrat výstupní dopravní místo. Pokud jej nezadáte, nebude možné u zájezdu do daného místa zadat příslušný způsob dopravy. Stejně jako k lokalitě, můžete i ke konkrétnímu místu pro potřeby internetové prezentace zadat podrobný popis místa a přidat několik fotografií. K pobytovému místu se dotáhnou automaticky ceny pobytových tax dle toho, jak jste je definovali u příslušné země. Pro každé pobytové místo je však můžete kompletně změnit. Pokud chcete zobrazit polohu hotelu na svých www stránkách v mapě je nutno pro Google Maps zadat šířku a délku – GPS souřadnice ve formátu např.: Zeměpisná šířka: 44,286008 , Zeměpisná délka: 15,448425. Pro tuto funkci je ale potřeba připravit na míru design a strukturu www stránek.
16
STOVKA, verze 9.4
Měny
Z obrázku je patrno, jaké jsou možnosti definice měn. U každé měny vedeme kurz české koruny vůči této měně, její kód (např. CZK, EUR), symbol, způsob zaokrouhlování (počet desetinných míst, případně je možné stanovit, že všechny výsledné ceny rezervací v této měně se budou zaokrouhlovat na desítky či stovky jednotek. Příznak „Základní“ určuje, že měnu bude možno používat i v definici cen (např. při zadávání cen za doplňkové služby může být cena uvedena v EUR nebo CZK dle dodavatele). Ceny zájezdu, služby, slev a příplatků objednávaných klientem musí být ve shodné měně. Pokud měna není vedená jako „Základní“, lze pouze tuto měnu použít pro platby faktur a hotovostní platby. Pokladny Pokladna slouží k evidenci hotovostních plateb. Blíže o pokladnách samostatná kapitola POKLADNY. V této části však definujete jaké všechny pokladny budete ve STOVCE používat. Každá pokladna má svůj název a v její definici je určeno, jestli půjde o pokladnu, kterou bude používat celá pobočka (=všichni uživatelé z příslušné pobočky) nebo jestli jde o pokladnu, ve které bude provádět finanční pohyby pouze jeden konkrétní uživatel.
Číselníky - Ubytování a zájezdy V této sekci se nacházejí číselníky související s definicí ubytovacích kapacit a vlastních zájezdů. Přidávání, úpravy a mazání v sekcích: Typy ubytování, Poloha, Vybavení, Sportovní vyžití, Typy pokojů, Druhy pokojů, Vybavení pokoje, Charakteristiky pokojů, Typy stravy,Slevy / příplatky, Možnosti cest. Pojištění, Pobytové taxy, Podtypy zájezdů probíhá jednoduše pomocí editačních tlačítek a ikon, a proto se již zde těmito úpravami nebudeme zabývat. Při zadávání číselníků, ale i při pozdějším zadávání hotelů, zájezdů myslete na to, že informace do systému nezadáváte pouze pro sebe, ale také pro Vaše prodejce a hlavně klienty, kteří si přijdou najít zájezd na Vaše internetové stránky. Čím podrobněji, výstižněji budete mít informace o Vašich zájezdech ve STOVCE zadány, tím méně otázek na Vás klienti budou mít a tím více budou spokojeni s informacemi, které najdou ve STOVCE nebo na Vašich internetových stránkách.
17
STOVKA, verze 9.4
Druhy a typy cen za ubytování Ve STOVCE je předdefinováno několik druhů cen za ubytování. Druh ceny je vztažen ke způsobu výpočtu ceny. Druhy cen například rozlišujeme: ·
ceny za celý pokoj, ceny za celý pokoj při obsazení různými počty osob
·
ceny za osobu a lůžko: Běžná cena za lůžko, Cena za přistýlku, Neobsazené lůžko
·
ceny podle počtu osob v pokoji, tzv. obsazenost: cena za Lůžko při obsazení 1 lůžka, Lůžko při obsazení 2 lůžek, … Lůžko při obsazení 9 lůžek.
·
ostatní ceny – např. dítě do 3 let, dítě do 12 let, atd.
Ke každému druhu ceny si můžete vytvořit vlastní Typy cen jejichž charakter vychází z Druhu ceny. Pokud například u některých zájezdů rozlišujete jiné ceny pro děti do 3 let, jiné ceny pro děti do 15 let a jiné ceny pro dospělou osobu, ale ve všech případech jde o cenu za lůžko, tak si v číselnících vydefinujete tři typy cen „Dítě do 3 let“, „Dítě do 15 let“, „Dospělá osoba“ a ke všem třem typům cen vyberete stejný Druh ceny a to „Běžná cena za lůžko“, nebo jiná cena za přistýlku v zimní a letní sezóně pro dospělého a pro dítě, popř. dětská postýlka, atd.. Ke každému typu ceny zadáváte kromě druhu ceny dva titulky Typ ceny (krátce) a Typ ceny (dlouze). Je to z toho důvodu, že tyto titulky se ve STOVCE zobrazují na více místech a někde je vhodné použít výstižný delší název a někdy pro nedostatek místa se zobrazuje krátký titulek. Tento možná na první pohled složitý systém Vám umožňuje definovat si libovolný počet typů cen, ke každému zájezdu, termínu, pokoji zadat dokonce několik způsobů výpočtu ceny za ubytování a pak STOVKA automaticky při rezervaci podle druhů zadaných cen pozná, kterou cenu použít. A vy navíc máte vždy volbu zvolit jinou ze zadaných cen pro tento konkrétní případ.
Typy cen se zadávají vždy ke každé sezóně samostatně. Pokud již jste zadávali typy cen za ubytování v jiné sezoně a nyní by se vám tato zadání hodila, je možné si tyto údaje zkopírovat z jiné sezony – k tomuto slouží ikonka Importovat ceny z jiné sezony.
18
STOVKA, verze 9.4
Slevy / příplatky V této části definujete všechny slevy a příplatky, které používáte. U každé slevy či příplatku zadáváte textový popis, měnu, ve které příplatek či sleva bude definována, dále informaci, zda jde o procentuální nebo absolutní slevu či příplatek, jakým způsobem se vypočítává DPH, typ slevy či příplatku, druh slevy a příplatku (podle kterého se pak třídí ve velké obratové sestavě), můžete určit další příznaky: příznak editovatelná je možnost změnit vypočtenou částku na částku úplně jinou ve chvíli, kdy zaměstnanec provádí rezervaci a přiznává tuto slevu zákazníkovi, další je příznak Základ pro slevy, Základ pro provize, Tisk na voucher údaje o slevě či příplatku se zobrazí na cestovní smlouvě a voucheru jako samostatná položka a příznak Zobrazení na webu. Vedle každé položky máte uveden malý popisek, který napovídá její funkčnost. Postup k zadávání cen a výpočtu DPH ve STOVCE jsme si již dříve popsali v samostatné kapitole PRÁCE S CENAMI. V číselnících zadáváte všechny Vaše slevy a příplatky, které využíváte. V kapitole, která pojednává a zadávání zájezdů si potom ukážeme, jak vymezit jen určité slevy a příplatky pro konkrétní zájezd.
Doporučujeme se zamyslet nad systémem slev a příplatků a vymyslet si takové vlastní dělení, které bude rovnovážně dle Vašich potřeb zohledňovat na jednu stranu všechny varianty, které přichází v úvahu a na druhé straně jích nebude příliš mnoho. Jeden extrém je zadat si do číselníku jedinou položku „Obecná sleva/příplatek“ – poznačit u ní, že je při práci s klientem editovatelná a tím zajistíte možnost libovolné slevy či příplatku. Druhý extrém je vydefinovat natvrdo všechny slevy a příplatky, které přichází v úvahu bez jakékoliv možnosti editace ze strany pracovníka na přepážce. A mít v systému např. 30 příplatků za psa za různé ceny, protože každý hotel má za tuto službu jinou cenu.
19
STOVKA, verze 9.4
Slevy a příplatky znamenají jednoduchou formu, kterou se dají vyřešit rozdílné služby jednotlivých klientů. Většina těchto rozdílů se však dá řešit ve STOVCE jinak – systémověji. Např. příplatek za plnou penzi definicí několika cen za stravu u příslušného ubytovacího zařízení. Příplatek za dopravu za jiné nástupní místo rozdílnými cenovými pásmy pro dopravu, apod. Příplatky mající charakter speciální služby navíc (výlet do vodního světa, skipas, potápěčský kurz, hodina aerobiku, apod.) je mnohem lepší zadávat do služeb a vyvarovat se zjednodušenému zadání do příplatků.
Možnosti cestovního pojištění Pobytové taxy POZOR! V sekcích Možnosti cestovního pojištění a Pobytové taxy je pro každou měnu první zadaný typ chápán jako základní typ. Ten se automaticky připojí ke každému účastníkovi zájezdu. Vždy máte možnost u každého účastníka cestovní pojištění stejně jako pobytovou taxu změnit, ale je nejvhodnější jako základní mít to, které se použije nejčastěji. Pokud tedy standardně cestovní pojištění v ceně zájezdu nenabízíte, zadejte jako první základní cestovní pojištění položku bez pojištění. Pokud ale u většiny zájezdů nějaké pojištění v ceně nabízíte zadejte např. : základní pojištění. Pobytové taxy první zadaný druh pobytové taxy též nastaven jako základní, který se automaticky připojí ke každému účastníkovi zájezdu. Takže např. : Dospělí. Podtypy zájezdů – například: Pobytový zájezd, Pobytový u moře, Adrenalinový, Lyžařský zájezd, Za kulturou, Eurovíkendy, Velké oznávací okruhy, Poznávací zájezd, Pobytový zájezd s výlety, Rodinná dovolená, S aerobikem, Exotické země, Evropské metropole, Cyklistický, Tuzemská dovolená, Safari, Jednodenní výlet, Vánoční výlet, Lázeňský pobyt, atd…
Číselníky – Služby Ve službách definujete všechny speciální služby, které je možno přikoupit k zájezdu. Nepočítají se sem základní služby jako: ubytování, doprava, strava, cestovní pojištění, pobytové taxy, pro které existuje speciální funkčnost na míru ve STOVCE. Patří sem služby jako je skipas, potápěčský kurz, fakultativní výlet, aerobik, apod. Doporučujeme této části se nevěnovat hned na začátku, ale až budete zadávat zájezdy a zjistíte, že potřebujete někam vydefinovat speciální příplatek, zamyslete se, jestli je to opravdu obecný příplatek (příplatek za psa, apod.) nebo má spíše charakter služby. Jak se liší služba od příplatku a proč je chytře rozlišovat?
20
·
Služba má svou jednotkovou cenu a je možno ji prodat každému účastníku zájezdu několikrát nezávisle na počtu nocí. Např. zákazník by si rád objednal 5x hodinu potápění.
·
U zájezdu lze definovat jak velké množství služeb je už zahrnuto v základní ceně zájezdu a jestli je možné službu přikoupit nebo vyměnit za jinou. Například v ceně zájezdu je šestidenní skipas. Jako další službu nabízíte sedmidenní skipas. Zákazníkovi pak můžete vyměnit šestidenní za sedmidenní a STOVKA správně určí příplatek za výměnu služby.
·
STOVKA Vám umožňuje vytisknout sestavu požadovaných služeb pro daný termín zájezdu, které je potřeba zajistit např. : 6x hodinu potápění, 3x potápěčský kurz, 8x ponor k vraku lodi, 16x výlet do delfinária, atd. .
·
Služby lze seskupovat do tématických skupin a ke každé skupině zadat do systému fotografie, textový popis a ty umístit na Vaše internetové stránky. Např. skupina „Lyžařské středisko Mölltal“. V této skupině budou všechny skipasy do tohoto střediska a ostatní co ze služeb nabízíte.
STOVKA, verze 9.4
Nastavení v sekci Služby Popisy služeb Slouží zejména pro účely www stránek – abyste mohli návštěvníky stránek podrobněji informovat o nabízených službách formou podrobného popisku, obrázku, či fotografií. Fotografie, které zadáváte do STOVKY musí být vždy ve formátu JPG a měly by být v dostatečné velikosti. STOVKA automaticky pro potřeby internetových stránek ještě vytvoří k fotografii náhledy (zmenšené fotky), které se zobrazují v příslušných místech na www stránkách. Typy služeb Typy služeb jsou skupiny služeb. U každého typu můžete zadat titulek, měnu, jestli jde o letní či zimní typ, jestli bude tato služba započtena do částky, ze které se počítají případné procentuální slevy, na které má klient nárok a jestli bude tato služba započtena do částky, ze které se počítá provize pro provizní prodejce. V položce Popis služby můžete vybrat, která definice textů a fotek se má na www stránkách zobrazovat spolu se službami patřící do tohoto typu. Služby Když v číselnících kliknete na položku Služby, objeví se formulář, který slouží k editaci a nastavení služeb a cen za služby.
V horní části můžete služby prohledávat – filtrováním přes konkrétní typ služby nebo fulltextovým hledáním, které hledá zadaný text v názvu služby. Výsledkem je seznam služeb, které odpovídají podmínkám a u nichž můžete hromadně přímo změnit nákupní a prodejní cenu. Službu můžete odstranit (ikonka s červeným křížkem). Můžete provést její editaci (ikonka s tužkou) nebo založit novou službu příslušného typu (ikonka s bílým listem papíru). V pravé části obrazovky vidíte formulář pro zadání nové služby. Můžete u ní zadat Váš interní kód, můžete u ní změnit popis a typ služby, omezit nabízení této služby pouze na konkrétní zemi nebo lokalitu, zadat nákupní a prodejní cenu služby. Další možnosti:
21
STOVKA, verze 9.4
·
Definovat dodavatele služby – Pokud má služba vydefinovaného svého dodavatele, bude možno vytisknout speciální voucher k příslušné rezervaci pro tohoto dodavatele. Pokud nemá definovaného dodavatele, bude se služba objevovat na základním voucheru.
·
Zobrazit na webu – některé služby mohou mít takový charakter, že je nechcete prezentovat na webu klientům, ale slouží pouze pro Vaše interní potřeby. Tato funkce se dá vhodně použít pro tento případ: o Modelový příklad: V základní ceně zájezdu nabízíte 6-denní skipas. Cena zájezdu včetně skipasu je např. 15.000 Kč. Klientům nabízíte možnost koupit si 7-denní skipas místo šestidenního za příplatek 1.000 Kč. Nechcete ale veřejně přiznat cenu 6-denního, ani cenu 7-denního. Pro úplnost: cena 6-denního je 6.000 Kč a cena 7denního je 6.500 Kč o Řešení: Například takto: ve službách vydefinujete služby tři: § 7-denní skipas za 6.500 Kč (nezobrazovat na webu) § Příplatek za výměnu 6-denního na 7-denní skipas za 1.000 Kč (zobrazovat na webu) § 6-denní skipas za 5.500 Kč (aby tam byl ten rozdíl 1.000 Kč, kterého potřebujete dosáhnout) (nezobrazovat na webu, ale bude u zájezdu definován jako součást zájezdu) o Klient na www stránkách vidí: cenu zájezdu 15.000 Kč a informaci, že v ceně je šestidenní skipas a vidí službu: „Příplatek za výměnu 6-denního na 7-denní skipas za 1.000 Kč“. Při objednávce zaškrtne tuto službu. STOVKA mu připočte 1.000 Kč a stanoví finální cenu zájezdu na 16.000 Kč o Vy v rezervaci uvidíte: klient si objednal zájezd a má zaškrtnuté dvě služby: 6-denní skipas a příplatek za výměnu na 7-denní skipas. Chcete mít v datech pořádek (přesně evidovat, kolik je šestidenních a kolik sedmidenních) a tak mu zrušíte šestidenní (od zájezdu se odečte 5.500 Kč), zrušíte příplatek (od zájezdu se odečte 1.000 Kč) a zaškrtnete 7-denní skipas (k zájezdu se přičte 6.500 Kč). o Výsledek: vše sedí, máte pořádek v evidenci služeb, klient si sám mohl službu na www stránkách vyměnit a přitom jste mu neprozradili ceny jednotlivých služeb.
·
Lze pouze 1x na osobu – některé služby mohou mít charakter, že je nelze prodat víckrát jednomu klientovi. Např. právě výše zmiňovaný 7-denní skipas. U zadávání služeb dbejte na zadání Typu služby a Lokalitu (státu či přímo místa). V případě, že nezadáte například lokalitu, budou se Vám takové služby zobrazovat v nabídce zadávání pro jakýkoli zájezd, což při Vám větším počtu takových služeb bude komplikovat práci.
Číselníky – Doprava Doprava ve Stovce je řešitelná dvěma způsoby. Prodáváte zájezdy tak, že každému klientovi sháníte letenku - dopravu individuálně – tento druh se řeší až v rámci rezervace a proto je popsán až v kapitole PRÁCE S REZERVACEMI. Druhý způsob je, že pro zájezd máte vyčleněno předem známý počet letadel či autobusů s předem známým počtem míst (alespoň přibližně) a s předem známou trasou (alespoň přibližně). Každá taková doprava je realizovaná tak, že dopravní prostředek na jednom, či několika nástupních místech nabírá lidi a na jednom, či několika výstupních místech lidi zase vysazuje. To samé platí pro cestu zpět. Nástupní místa i výstupní místa je možné slučovat do skupin, tzv. nástupních, resp. výstupních cenových pásem. Cena za dopravu je potom určena tak, že je definovaná pro konkrétní dopravní prostředek a kombinaci nástupního cenového pásma a výstupního cenového pásma. Slučování tak zajišťuje menší pracnost při definici cen za dopravu do systému. Žádný další funkční význam to nemá. Dopravní kanály Protože můžete zajišťovat dopravu do různých míst, různými dopravními prostředky a navíc různě v závislosti na sezóně (léto / zima), pracuje STOVKA s termínem Dopravní kanál. Dopravní kanály jsou zaváděny do systému přímo firmou nexum Trilog. Nelze je uživatelsky měnit. Kompletní správa dopravy se pak vždy provádí pro konkrétní dopravní kanál.
22
STOVKA, verze 9.4
Cenová pásma a Nástupní a výstupní místa Ještě než začneme zadávat nástupní a výstupní místa, vydefinujte si nástupní a výstupní cenová pásma = skupiny nástupních míst, ze kterých jsou stejné ceny za dopravu. Stačí kliknout v číselnících DOPRAVA na položku Nástupní cenová pásma nebo Výstupní cenová pásma, rozdělené vždy pro leteckou a autobusovou dopravu, a zadat potřebné názvy skupin (např. Praha a okolí, Morava, Itálie sever,Itálie sever ZIMA, Itálie jih, apod.). Po kliknutí na položku Nástupní místa, či Výstupní místa se v prostředním sloupci objeví seznam nástupních / výstupních míst. Můžete mít několik takových míst a to nejen v ČR, proto je potřeba ještě vybrat nejprve zemi a jestli chcete spravovat nástupní / výstupní místa pro autobusovou nebo leteckou dopravu. Interní název u nástupního místa – při práci ve STOVCE a na tiskových sestavách pro interní potřebu (např. sestava pro delegáty, dopravce aj.) se objevuje interní název. Na webu a na sestavách pro klienty je externí název ( pro web). Tím je umožněno interně si odlišovat nástupní místa podrobněji než jak se prezentují klientovi.
U každého nástupního a výstupního místa můžete zadat název místa, obvyklý čas odjezdu a obvyklý čas příjezdu na zpáteční cestě (u každého termínu, každého dopravního prostředku můžete později v dopravním modulu změnit čas dle potřeby), adresa (pro upřesnění – tato informace se tiskne na materiály pro klienta). Speciální položkou je potom Datum. Toto slouží k zadání nestandardních nástupních míst. Běžně z takového místa nejezdíte, ale protože se našla velká skupina lidí, kteří si přejí, aby autobus zastavil např. v jejich vesnici a Vy jim chcete vyhovět, můžete zadat konkrétní nástupní místo pro konkrétní jediný den. Když zůstane datum nevyplněno, je toto nástupní místo chápáno jako standardní pro všechny termíny.
23
STOVKA, verze 9.4
Vybavení dopravních prostředků, Typy dopravních prostředků
V číselníku Vybavení dopravních prostředků definujete typy autobusů a letadel, jejich vybavení a v případě, že chcete umožnit usazovat lidi přímo na konkrétní sedadla, vytvoříte si zde i půdorys letadla, či autobusu. Do políček půdorysu můžete psát, přičemž pokud text v políčku začíná číslicí, je to STOVKOU chápáno, jako číslo sedadla, pokud písmenem, je to pouze informativní text – políčko bez sedadla. Ceny za dopravu Ceny za dopravu se zadávají zvlášť pro každý dopravní kanál. V seznamu číselníků vidíte seznam dopravních kanálů. Kliknutím na dopravní kanál se v pravé části obrazovky objeví dvourozměrná tabulka, kde řádky jsou jednotlivá nástupní cenová pásma a sloupce jsou výstupní cenová pásma. Do průsečíku můžete zadávat cenu.
Nezadáváte však pouze jednu částku. Kliknutím na průsečík se v novém okně objeví formulář, do nějž můžete pro danou trasu zadat pro různé termíny různé ceny a to ceny dle principu uvedeného v kapitole Práce s cenami.
24
STOVKA, verze 9.4
SUBJEKTY Pod položkou v menu s názvem SUBJEKTY se skrývá evidence obchodních partnerů a to včetně zadání kontaktů na centrálu a pobočky. V levé části naleznete seznam všech v systému zadaných partnerů. Nad seznamem se nachází formulář, pomocí nějž můžete v seznamu hledat, seznam filtrovat. Ke každé firmě, kterou zde zadáte, můžete přiřadit několik typů subjektů. Výjimku tvoří Centrála a Pobočka, které musí hrát pouze tu svou jedinou roli. Základní postupy zadávání a nastavení v sekci Subjekty jsme si již částečně popisovali dříve v kapitole PRVNÍ KROKY – NASTAVENÍ OPRÁVNĚNÍ.
Speciální údaje při zadávání Kód subjektu – povinný údaj, který musí být jedinečný. Kód subjektu je možné použít v rámci generování číselných řad dokladů (rezervační číslo, číslo faktury, číslo příjmového dokladu, variabilní symbol). Proto na vhodné vyplnění kódu subjektu dbejte zejména u centrály, pobočky a vašich prodejců. Provize – tento údaj má smysl pouze u prodejců zájezdů. V praxi se používá při výpočtu výše provize pro prodejce. V případě, že Vám nestačí tento jednoduchý systém pro výpočet provizí, lze ve STOVCE nastavit tzv. editovatelné provize. Potom se sice u každé rezervace automaticky provize vypočítá, ale operátor může ručně částku přepsat tak, jak to odpovídá Vašim konkrétním pravidlům. Tisková sestava poukazu – týká se dodavatelů ubytování a služeb. Je možné mít v systému libovolný počet šablon (různý vzhled, různé jazykové mutace, poukazy pro různé typy služeb, apod.) pro vouchery. Tímto parametrem definujete, dle které šablony se bude generovat voucher pro služby příslušného dodavatele. Přístup k datům v XML - Heslo pro stažení XML: heslo přidělujeme partnerským subjektům, např. internetovým prodejcům, kteří data v tomto formátu potřebují. Další info viz. samostatná kapitola. Tisková sestava poukazu je funkce, kterou uplatníte u dodavatelů služeb ( prodejců skipasů, vstupenek, lázeňských kůr, atd.) pro které potřebujete vytisknout samostatný poukaz – voucher. Názvy, konfiguraci aj. těchto sestav se zadávají přímo firmou nexum Trilog na míru dle Vašich potřeb. Příznaky které vidíte na obrázku jsou individuální záležitostí, nastavují se v menu ČÍSELNÍKY – Příznaky subjektů a Příznaky osob. Obchodní podmínky – týká dodavatelů CK (pořadatelů zájezdů), jejichž zájezdy prodáváte. Pokud chcete dodržet zákon, je potřeba při prezentaci zájezdů (např. na www stránkách) zveřejňovat pořadatele zájezdu. Vhodný způsob je jeho jméno a odkaz na jeho obchodní podmínky. Pokud u subjektu vyplníte obchodní podmínky (buď odkazem na konkrétní adresu na
25
STOVKA, verze 9.4
webu nebo vypsáním do textové položky), tak u zájezdů, které budou mít příslušnou firmu jako pořadatele zájezdu, se na www stránkách bude tato informace prezentovat. - Funkce ikon týkající se faktur jsou popsány dále v kapitole FAKTURACE. Hromadné akce se subjekty
Výše označené dvě ikonky slouží pro hromadné akce se subjekty. Tyto hromadné akce probíhají vždy nad aktuálně vyfiltrovaným seznamem. To znamená, že můžete vybrat např. jen všechny Vaše provizní prodejce a s nimi provádět následující operace: Ikonka exportuje všechny důležité údaje o subjektu do programu MS Excel. Vedle standardních údajů o subjektu, jako je adresa, kontakty, IČO, apod. U svých poboček a partnerských prodejců zájezdů uvidíte informaci o provizi, o počtech klientů a obratech. V MS Excel potom můžete se seznamem dále pracovat, data si upravovat, třídit, řadit, tisknout štítky, atd. Ikonka vyvolá seznam tiskových sestav, které jsou k subjektům definovány (standardně pouze základní sestava se štítky, ale je možné na vyžádání připravit libovolné tiskové sestavy přímo na míru).
26
STOVKA, verze 9.4
UBYTOVÁNÍ Úvod Základním kamenem pobytového zájezdu je ubytovací zařízení. Každý hotel, kemp, penzión, apartmán zadáte do systému pouze jednou a informace, které k této ubytovací kapacitě zadáte, jsou k dispozici pro libovolnou sezónu. Kliknutím v menu na položku UBYTOVÁNÍ se dostanete do správy ubytovacích zařízení. V levém sloupci máte k dispozici seznam už zadaných ubytovacích kapacit, ve kterém můžete hledat. Ve formulářovém poli můžete zadat i jen část názvu hledaného ubyt. zařízení. Po kliknutí na tlačítko Hledej se zobrazí jen ty ubytovací zařízení, která odpovídají Vašemu požadavku.
Při filtrování v pravém sloupci, můžete zvolit zemi, ve které se hotel nachází, a zda jde o ubytovací kapacitu pro zimní, či letní sezónu V seznamu před názvem vidíte vždy jednu z ikonek (sluníčko, vločka) určující, jestli jde o letní, zimní ubytovací kapacitu nebo k celoroční nabídce (spojené sluníčko s vločkou). Ubytovací kapacity můžete editovat, přidávat. Nemůžete je však mazat. A to z důvodů, že na ně mohou být v databázi již napojeny další informace – zájezdy, rezervace, … .
Základní údaje o ubytovací kapacitě Pokud se rozhodnete přidat nové ubytovací zařízení nebo editovat již existující, rozdělí se pravá část obrazovky na horní a spodní polovinu. V horní polovině máte po celou dobu editace základní údaje o ubytovací kapacitě. Pomocí ikonek, které naleznete v pravém horním rohu (vyznačeno v obrázku) přepínáte obsah spodní části. U každé ubytovací kapacity musíte zadat její název, typ ubytování, úroveň a polohu ubytování - (výběr z číselníků – Vámi definované hodnoty). Formulář pro nové ubytovací zařízení vypadá trochu jinak, než při jeho následné editaci. Při vkládání nového zařízení musíte zadat zemi, lokalitu, pobytové místo. Tyto položky již nelze později měnit, protože umístění ubytovacího zařízení do konkrétní lokality s sebou nese spoustu závislých informací.
27
STOVKA, verze 9.4
Pokoje:(co představuje zde zadaný pokoj): konkrétní pokoj (každý je jen jeden): pokoj který zde zadáte lze použít jen jednou, není možné vygenerovat např. 10stejných dvoulůžkových pokojů a též není možné stanovit kontingent a kapacitu. Tato možnost se užívá například u apartmánů, které se od sebe liší, klienti vyžadují ten jeden konkrétní, v chatě či hotelu, kde je každý pokoj jedinečný (růžový pokoj, svatební apartmá, modrý pokoj, žlutý pokoj, pokoj s krbem, rytířský pokoj, apartmá s terasou, anglický pokoj atd.). typ (tj. několik fyzických pokojů): Vám umožní pracovat s kapacitou hotelu a kontingentem. Dále můžete zvolit dodavatele ubytovací kapacity. Není povinnost tento údaj sledovat. Pokud jej však máte zadaný, je možné použít kontaktní údaje na dodavatele ubytování na tiskových sestavách a pokud zpřístupníte dodavateli ubytování přístup do STOVKY (zřídíte mu uživatelský účet s oprávněním Majitel hotelu), tak takový uživatel má právo sledovat obsazenost všech ubytovacích kapacit, u kterých je definován jako Dodavatel. Musíte určit, jestli se má hotel nabízet v rámci letní nebo zimní sezóny nebo v rámci obou sezón. U hotelu si rovněž můžete vést Stručný popis, který se pak zobrazuje např. na koncových www stránkách a svou interní Poznámku, která bude k dispozici pouze zaměstnancům na centrále, případně na pobočce, ale nikomu jinému. Pokud chcete zobrazit polohu hotelu na svých www stránkách v mapě je nutno pro Google Maps zadat šířku a délku – GPS souřadnice ve formátu např.: Zeměpisná šířka: 44,286008 , Zeměpisná délka: 15,448425. Pro tuto funkci je ale potřeba připravit na míru design a strukturu www stránek. Stejně jako poloha hotelu, i následující údaje slouží převážně k větší informovanosti klientů na www stránkách. Jde o vybavení hotelu, sportovní aktivity v hotelu a blízkosti hotelu. Protože vybavení a sportovních aktivit můžete přiřadit k hotelu více – nachází se výběr až v dalším okně, do kterého se dostanete přes ikonku , která se nachází vpravo od titulku Vybavení a sport. U definice vybavení a sportovních potřeb je seznam, ve kterém můžete vybrat více položek. V takových případech je potřeba stisknout klávesu Ctrl a myší označovat nebo odznačovat jednotlivé položky. To platí obecně na všech místech s možností výběru více položek ze seznamu.
Poslední věc, která se nachází v této části obrazovky je definice cen za stravu. V základní obrazovce vidíte jen stručný přehled, kolik stojí který druh stravy pro jednotlivce (ikonka s jednou hlavou) a kolik pro skupiny (ikonka s dvěmi hlavami). Po kliknutí na ikonku s tužkou se dostanete do obrazovky, kde můžete pro každou měnu, ve které prodáváte zájezdy do tohoto ubytovacího zařízení a pro příslušnou sezónu zadat jak nákupní, tak prodejní ceny. Pokud uvádíte cenu za stravu již v základní ceně zájezdu a nepotřebujete ji mít zadanou zvlášť, přesto nenechávejte všude prázdná políčka, protože byste při rezervaci nemohli zvolit žádný typ stravy pro klienta. V takovém případě ke každému typy stravy vepište do příslušných políček nuly. Tím dáte najevo STOVCE, že tato strava je na hotelu k dispozici, ale že už nemá nijak navyšovat cenu zájezdu o stravu. Cena 0 Kč za stravu se na žádném dokumentu, který dostane klient do ruky, neobjeví, ale STOVKA bude vědět, jaký typ stravy má klient k dispozici.
Pokud nabízíte příslušné ubytovací zařízení po celý rok, je potřeba zvážit, jestli jej mít zadané systému jednou a mít zaškrtnutou zimu i léto. Nebo jej mít ve STOVCE dvakrát – jednou pro letní a jednou pro zimní sezónu. Obecně doporučujeme spíš druhou variantu, protože popis, fotky, ale i další informace o hotelu a způsob prezentace bude pravděpodobně odlišný v zimním a v letním katalogu.
28
STOVKA, verze 9.4
Popis a fotografie V pravém horním rohu obrazovky (viz obrázek výše) se nachází tři ikonky. Ikonka přepne do spodní části obrazovky formulář pro zadání fotografií k hotelu. Fotky zadáváte stejně jako již dříve k lokalitám a pobytovým místům. Ikonka do spodní části přepne HTML editor, do kterého můžete vepsat podrobný popis hotelu. Jaké jsou možnosti editace textu v HTML editoru, naleznete v samostatné kapitole Práce s HTML editorem. Fotografie i popis se zobrazují na internetových stránkách. Čím podrobnější, zajímavější informace sem vyplníte, tím máte větší šanci na prodej zájezdů přes internet.
Pokoje Další ikonka, kterou najdete v horní části, je ikona . Tato slouží ke správě pokojů. Seznam pokojů definovaných pro dané ubytovací zařízení se objeví ve spodní části obrazovky. Pokud zadáváte nový hotel, máte seznam prázdný a jen v horním rohu svítí ikonka pro přidání nového pokoje. Kliknete-li na ni, přepne se Vám zobrazení do formuláře pro zadání nového pokoje:
Pokoje můžete zadávat každý zvlášť tak, že zadáte číslo pokoje nebo jeden záznam v databázi může znamenat více pokojů – tím, že vyplníte jejich počet pomocí funkce KAPACITA POKOJŮ. Kdy definovat pokoje po jednom a kdy hromadně? Pokud nabízíte hotel, který má např. 50 stejných dvoulůžkových pokojů, je nejvhodnější varianta mít vydefinován dvoulůžkový pokoj jako takový a k němu informaci, že jich je k dispozici 50. Naproti tomu jsou apartmány, které obsahují např. tři pokoje, každý má jinou charakteristiku a i klienti, kteří s Vámi jedou, vyžadují například přesně stejný pokoj, který měli loni. Výhody definice po jednotlivých pokojích: můžete klientovi nabídnout a garantovat vždy opravdu konkrétní pokoj. Můžete u každého pokoje mít speciálně vydefinovány jeho vlastnosti a vybavenost. Výhody definice určením počtu pokojů: pokud nepotřebujete umisťovat lidi na konkrétní pokoje a máte více stejných pokojů, můžete si ušetřit práci při zadávání.
29
STOVKA, verze 9.4
Na obrázcích vidíte následné zobrazení zadaných jednotlivých pokojů (Každý je jen jeden),
a hromadně zadaných pokojů kdy, nechcete rozlišovat jednotlivé pokoje.
U každého pokoje je potřeba určit, kolik je tam k dispozici lůžek, kolik maximálně přistýlek, druh pokoje, typ pokoje a vyplnit titulek pokoje, pod kterým se bude prezentovat na www stránkách, ale i přímo ve STOVCE a na tiskových sestavách. A jako doplňkové informace (opět hlavně pro potřeby informovanosti klientů na internetových stránkách) také vybavenost pokoje a vlastnosti pokoje. Obě naposledy jmenované položky umožňují výběr více hodnot za pomocí přidržení klávesy Ctrl. Tím máme definovaný kompletně celý hotel. Jde sice o spoustu údajů, ale na druhou stranu je bude možné využít i v dalších sezónách, protože se nepředpokládá, že by se zásadně měnily. Kapacita pokojů Co se ale mění v čase, je kapacita pokojů, které máte k dispozici pro Vaše klienty. Proto u každého pokoje existuje ikonka , která odkazuje do okna, které vidíte níže. V tomto okně můžete pro každý typ pokoje definovat libovolně v čase jeho kapacitu. Zadávané termíny se mohou křížit, je možné zadávat i záporná čísla. STOVKA je vždy schopna součtem zjistit, kolik pokojů je pro konkrétní den k dispozici. Systém rozlišuje dva různé počty:
30
·
Přiděleno = kontingent, který máte smluvně podložen. Ve chvíli, kdy objednáváte klienta do tohoto pokoje, není nutné již dále ověřovat kapacitu na hotelu.
·
Kapacita = kapacita, do které je možno objednávat nad rámec kontingentu.
STOVKA, verze 9.4
V praxi mohou nastávat tři případy: ·
Prodáváte pouze kapacitu, kterou máte smluvně potvrzenou. Potom zadáváte do obou polí stejné číslo. Např. máte po celou sezónu s hotelem smluvně k dispozici 5 pokojů. Potom zadáte např. 1.5.2007 – 15.9.2007, přiděleno: 5, kapacita: 5
·
Naopak máte ve smlouvě s hotelem, který má kapacitu 50 pokojů, že je potřeba každý pokoj individuálně objednávat. Potom přiděleno: 0, kapacita: 50
·
Je možná i kombinace, kdy máte určitý počet pokojů garantovaný, ale nad tento počet je potřeba se u hotelu informovat, jestli je ještě volná kapacita a jestli Vám ji hotel bude rezervovat. Potom zadáte např. přiděleno: 5, kapacita: 50
·
Pokud zadáte obě hodnoty nula, nebo v případě uplynutí období, na které máte zadanou kapacitu přidělených a nepřidělených pokojů, objeví se hodnota Kapacita – pohyblivá.
Přehled změn Poslední ikonka, kterou v detailu hotelu můžete najít, je . Tato ikonka otevře okno, ve kterém jsou evidovány historicky všechny zásahy do dat v souvislosti s ubytovacím zařízením. Není v současné verzi evidováno, co přesně se dělo, ale můžete zjistit, který uživatel kdy nějaký zásah prováděl. Stejnou funkci najdete i v evidenci zájezdů, protože Ubytovací kapacity a Zájezdy jsou stěžejními primárními daty v systému, kde musí být maximální přehled o tom, kdo a kdy prováděl nějaké změny. 31
STOVKA, verze 9.4
ZÁJEZDY Úvod Na začátku sezóny je rovněž potřeba definovat v systému zájezdy, což obnáší informace o ubytovacím zařízení, kde se ubytování odehrává, definice typu zájezdů, definice termínů, cen pro jednotlivé termíny a typy pokojů, druhy dopravy, možné slevy a příplatky, atd. Kliknutím v menu na položku ZÁJEZDY se dostanete do správy zájezdů. V hlavní části najdete seznam již zadaných zájezdů. Pozor! Vždy jsou vidět pouze zájezdy ze sezóny, do které jste ve STOVCE přihlášeni. Každý zájezd, který chcete prodávat, musíte nejdříve ve STOVCE nějakým způsobem vydefinovat včetně termínů a cen. Nejdříve si ukážeme, jak zadáte do STOVKY kompletně podrobně celý zájezd. Protože jde o zdlouhavou záležitost zadat všechny údaje do systému, je nutné toto provádět pouze pro vlastní zájezdy. Pro zájezdy, které prodáváte provizně je možné využít speciálního zkráceného zadání za dodržení několika podmínek. Provizním zájezdům je věnovaná samostatná kapitola PROVIZNÍ PRODEJ. Ke každému ubytovacímu zařízení můžete v rámci jedné sezóny definovat libovolný počet zájezdů. Důvody můžou být následující – různé tématické zaměření (jeden zájezd pro rodiče s dětmi a druhý pro potápěče) nebo například to, že příslušné ubytovací zařízení prodáváte jak po týdenních turnusech, tak jej můžete prodat i jen na jednu noc.
Definice nového zájezdu Nejdříve se naučíme, jak do STOVKY zadat nový zájezd. Nahoře nad filtrem je sice ikonka pro zadání nového zájezdu, ale je neaktivní. Aby se mohla stát aktivní a my mohli přidat zájezd, je potřeba minimálně určit lokalitu, do které chceme zájezd zadávat. Vyberte lokalitu a klikněte na ikonku s čistým listem papíru. Stále mějte na paměti aktuální sezonu. V pravé části je filtrace. Dle pořadatele zájezdu , Lokality – země a místa, dodavatele ubytování, konkrétního hotelu. Dle Typu zájezdu, podtypu zájezdu, měny, způsobu dopravy. Můžete si zvolit způsob zobrazení – po zájezdech či termínech a příznak pouze aktivních. Ve STOVCE je nově možno zadávat i jednodenní zájezdy, tedy na 0 nocí. Je ale nutné definovat ubytování – tzn. Nějaký hotel, pro tyto účely si založte do dané lokality hotel s názvem „bez ubytování“.
32
STOVKA, verze 9.4
Základní údaje o zájezdu V horní polovině okna máte po celou dobu editace základní údaje o zájezdu. Pomocí ikonek, které naleznete v pravém horním rohu (vyznačeno v obrázku) přepínáte obsah spodní části.
Nejdříve musíme vyplnit horní část: ·
Pořádající CK – ve většině případů to bude přímo Vaše CK. Pokud je pořadatelem ale jiná CK, je potřeba takovou CK mít nejdříve zadanou v Subjektech jako „Dodavatel – CK“. Pak se Vám teprve bude nabízet v této položce.
·
Lokalita – výběr země a místa.
·
Dodavatel ubytování – výběr ubytovacího zařízení, které jsme si definovali v předchozí kapitole
·
Název zájezdu – do názvu zájezdu se Vám automaticky vygeneruje text s názvem ubytovacího zařízení. Tento ale můžete zpřesnit, např. „Apartmány Amálka, letecky“ nebo „Korsika na kole“ apod.
·
Interní poznámka – slouží pouze pro Vaše interní poznámky k zájezdu.
·
Jednotlivci / Skupiny – pokud zvolíte, že zájezd je skupinový, nebude se zájezd zobrazovat na Vašich internetových stránkách. Skupinový zájezd slouží pro případy, že máte zákazníka – velkou skupinu, kterým připravíte zájezd nebo alespoň ceny přímo na míru. Chcete jim nastavit úplně individuální podmínky. Lze to při rezervaci řešit tak, že vytvoříte rezervaci standardního zájezdu a přidáte speciální slevu, ale pokud jsou rozdíly nejen ve slevě, ale
33
STOVKA, verze 9.4
i další parametry zájezdu jsou individuální, můžete si vytvořit nový zájezd speciálně pro danou skupinu. Pak je dobré si i vhodně zájezd nazvat – např. „Apartmány Amálka – 15.8.2007-22.8.2007, Novák a spol.“ ·
Zájezd / nezájezd – slouží čistě k evidenci. Zájezd je skupina služeb, které když cestovní kancelář nabízí, je potřeba aby byla jako CK pojištěná. Nezájezd je např. jen ubytování.
·
Pouze turnusy / Po jednotlivých dnech – STOVKA rozlišuje zvlášť turnusové zájezdy (to znamená zájezdy, kde jsou pevně stanovené turnusy a cena se udává vždy za celý turnus) a prodeje po dnech (kdy jsou definovány pouze sezóny, které je možno nabízet klientům a ceny v sezónách jsou definovány po dnech).
·
Vlastní / provizní – podle tohoto parametru lze rovněž filtrovat zájezdy na www stránkách. Vlastní zájezdy je možné prezentovat jinak než provizní, případně provizní vůbec na www stránkách neprezentovat.
·
Interní kód – zde můžete zadat svůj interní kód zájezdu
·
Měna – měna, ve které bude daný zájezd kalkulován. Blíže viz kapitola PRÁCE S CENAMI
·
Doprava – zadáte všechny druhy dopravy, které jsou u zájezdu možné. Autíčko = vlastní doprava. U autobusu a letadla je potřeba zadat délku cesty ve dnech. Pokud se např. v pátek vyjíždí z ČR a do místa se dojede v sobotu, zadává se 1 den. Pozor! Pokud k příslušnému pobytovému místu nemáte v číselnících definováno výstupní místo pro daný typ dopravy, nelze tento typ dopravy k zájezdu použít. Pro kombinovanou dopravu (jedna z cest Bus a druhá letadlem) zvolte při vytváření zájezdu Dopravu leteckou a další nastavení již provádějte v detailu termínu při následných úpravách, viz. obr. vpravo. Pro dopravu si pak zadejte v Číselnících - mezi typy dopr. prostředků – letadlo s označením daného autobusu a v Dopravě si pro „letadlo Bus“ tyto konkrétní termíny vytvořte cesty.
·
Podtyp zájezdu – typy zájezdů definujete v číselnících. U každého zájezdu můžete vybrat až 3 podtypy zájezdů. Dělení slouží k větší přehlednosti na www stránkách. Jako podtyp můžete uvádět např. „pobytový zájezd“, „lyžování“, „jachty“, „u moře“, „hory“, „vhodné pro rodiny s dětmi“, „děti zdarma“, „speciální nabídka“, apod.
·
Preferovaná strava – u ubytovacího zařízení jste definovali ceny za stravu. Zde můžete vybrat, která ze zadaných typů strav je standardně součástí zájezdů. Tím nijak neomezujete možnost klientovi při rezervaci dát jinou stravu, která je na hotelu možná.
·
Preferované nástupní místo: nástupní místo které je tzv. hlavní odjezdové.
·
Cena cestovního pojištění – ceny cestovního pojištění se k zájezdu dotáhnout automaticky z definice cen pojištění u zemí. Můžete je však pro jednotlivé zájezdy ještě změnit. Pokud Vám nejde zvolit autobusová nebo letecká doprava, vraťte se zpět do číselníků a zkontrolujte, jestli máte u místa, kde se příslušný hotel nachází vyplněno Výstupní místo pro daný typ dopravy. Pokud STOVKA nemá k pobytovému místu přiřazeno výstupní dopravní místo, nelze daný druh dopravy k zájezdu přiřadit. Doporučujeme věnovat pozornost zaškrtávacímu políčku s názvem Aktivní pro: Stovka, Web, Export. Ve chvíli, kdy pořizujete nový zájezd, není políčko Aktivní zaškrtnuto a zájezd se neobjevuje nikde v nabídce. Až budete mít opravdu zadán zájezd kompletně včetně všech termínů a cen, teprve potom z něj udělejte zaškrtnutím tohoto políčka aktivní zájezd. V opačném případě hrozí, že si například někdo na Vaších internetových stránkách objedná zájezd za 0 Kč, protože Vy už máte zájezd zadaný a aktivní, ale nemáte vyplněny ještě všechny ceny.
Informace pro internetové stránky V pravém horním rohu obrazovky (viz. obrázek) se nachází několik ikonek. Ikonka zobrazí možnost přiřadit různé dokumenty, které chcete mít k zájezdu ke stažení. Ikonka do spodní části přepne editor, do kterého můžete vepsat podrobný popis
34
STOVKA, verze 9.4
zájezdu. Čím podrobnější, zajímavější informace sem vyplníte, tím máte větší šanci na prodej zájezdů přes internet. Slevy a příplatky Ikonka zobrazí ve spodní části seznam všech slev a příplatků, které máte ve STOVCE zadané a Vy zde můžete upřesnit, které z nich je možné nabízet v kombinaci s příslušným zájezdem. Služby Ikonka slouží k určení, které služby z těch, co máte v systém zadané, lze koupit společně se zájezdem. Na první pohled je okno velice podobné zadávání slev a příplatků. Je zde však jeden podstatný rozdíl. U slev a příplatků pouze definujete, že je možné je nabízet navíc k zájezdu, u služeb máte dvě pole.
První sloupec určuje, že službu lze se zájezdem nabízet. Druhý sloupec určuje, že je dokonce tato služba už zahrnuta v základní ceně zájezdu. Program zájezdu Ikonka zobrazí Program zájezdu, který slouží k jeho podrobnější prezentaci na www stránkách. Pro samotný provoz STOVKY není vůbec podstatný. Není určitě potřeba jej vyplňovat u běžných pobytových zájezdů, pokud ale má zájezd nějaký program, určitě Vaše klienty na www stránkách zaujme, pokud jim program přiblížíte. Ke každému zájezdu můžete zadat libovolný počet záznamů do programu. Řadit se budou dle Pořadí. Zpravidla jeden den = jeden záznam v rámci programu, ale není to nutnou podmínkou. Každý záznam obsahuje Titulek, Text (podrobnější popis) a můžete ke každému záznamu vložit až tři fotografie.
35
STOVKA, verze 9.4
Termíny a ceny zájezdů u turnusových zájezdů Termíny můžete zadávat jednotlivě nebo si nechat najednou vygenerovat celou řadu termínů. Ke generování termínů slouží ikonka (vložení jednoho termínu či sezóny) a (pro hromadné vložení více termínu najednou). Klikněte na ikonku pro hromadné vložení a ve spodní části obrazovky se objeví formulář, který je potřeba vyplnit a poté odkliknout generování zájezdů.
Formulář obsahuje dvě skupiny informací. Do levého sloupce zadáváte informace o tom, jak mají být termíny vygenerovány. Je potřeba zadat: ·
počáteční a koncové datum
·
délka – délka VE DNECH. To znamená, že pokud jde o zájezd týdenní (sobota až sobota), tak je potřeba zde zadat 8. Pokud chcete vygenerovat řadu termínů na prodloužený víkend (od čtvrtka do neděle), zadáte číslo 4.
·
Krok: počet dnů mezi začátky termínů. Pro týdenní zájezdy použijete 7. Pokud se jedná např. o již v předchozím bodě zmiňovaný prodloužený víkend, tak rovněž 7, protože každý termín začíná ve čtvrtek – tedy co sedm dní.
·
Pokud chcete mít u termínu v evidenci kód, můžete pro jeho vygenerování použít kód zájezdu a automatické číslování. V případě, že máte kód zájezdu např. „ABC“ a při generování termínů zvolíte jak používání kódu zájezdu, tak automatické číslování, budou u termínu kódy vygenerovány následovně: „ABC 01“, „ABC 02“, „ABC 03“, …
V pravé části formuláře se nachází tři pole – Poznámka, Cena zahrnuje, Cena nezahrnuje. Zde můžete zadat podrobnější informace k zájezdu. Tyto informace se vygenerují ke každému termínu a Vy můžete následně při editaci termínu speciálně pro některé termíny tyto informace ještě opravit, změnit.
36
STOVKA, verze 9.4
Po vyplnění všech údajů kliknete na tlačítko Generovat zájezdy. Termíny se vygenerují a STOVKA Vás přepne do sekce termínů. Do tohoto okna se kdykoliv v budoucnu můžete dostat z horní řady ikonek. kliknutím na ikonku Vidíte před sebou dvourozměrnou tabulku, kde řádky tvoří jednotlivé termíny a sloupečky jsou pokoje, které jsou v příslušném ubytovacím zařízení k dispozici. Na průsečíku je základní cena platící pro daný typ pokoje a daný termín. Nad označením pokoje se objeví ikonka editace kapacity a kontingentu k tomuto druhu pokoje. Výsledek generování může vypadat například takto:
Pokud se Vám v rámci zájezdu střídají termíny – např. každý sudý je dvanáctidenní a každý lichý je třináctidenní, můžete nejdříve vygenerovat jednu řadu a potom znovu použít generování a vygenerovat mezi už vygenerované dvanáctidenní termíny, termíny třináctidenní. Pro přehlednost ale doporučujeme vytvořit nový zájezd tak, aby se různé dlouhé termíny nekřížily. Křížení je možné, systémově nevadí, ale zmenšuje přehlednost při rezervacích.
Možné ikony varování: termíny se kříží, termíny na sebe nenavazují. Pokud se tyto ikony varování neobjeví, zájezdy – termíny či sezony na sebe standardně navazují.
Jednotlivé termíny ještě můžete dále přizpůsobit konkrétním potřebám – úplně jeden termín například odstranit (pozor! Nelze odstranit termín, ve kterém máte již nějaké nestornované rezervace) nebo za pomocí ikonky s tužkou přejít na editaci údajů. Pro každý termín individuálně můžete změnit časové období, Poznámku, Cena obsahuje, Cena neobsahuje, Číslo termínu, Podtypy zájezdu a delegáta. Kliknutím na číslo v průsečíku se otevře do nového okna formulář, ve kterém můžete zadat všechny typy cen pro příslušný termín a příslušný pokoj. Nejdříve se zaměříme na levou část okna. Zde jsou k dispozici jednotlivé typy cen. Ze seznamu Přidat další typ cen můžete přidat do formuláře další řádek s novým typem cen. Ke každému pokoji v rámci jednoho termínu můžete evidovat několik základních cen. Např. cenu za lůžko, cenu za přistýlku, dětskou cenu, atd.
37
STOVKA, verze 9.4
Postupně přidejte do formuláře všechny typy cen, které budete chtít použít pro daný pokoj. Pro každý typ ceny jsou k dispozici dvě položky ve formuláři. Vlevo je nákupní cena (není nutné vyplňovat). Vpravo je prodejní cena. Tlačítkem Uložit k tomuto pokoji uložíte všechny ceny a můžete okno zavřít. V příslušném průsečíku se změnilo číslo dle Vámi zadaných cen. Toto je potřeba udělat pro všechny pokoje v daném termínu.
Kopírování cen k dalším pokojům a termínům Postupným zadáváním byste takto mohli vyplnit všechny ceny ke všem pokojům pro celou sezónu. V praxi to může znamenat i několik set čísel, které se z velké části opakují. Proto STOVKA podporuje hromadné kopírování cen k dalším pokojům a termínům. Vrátíme se do okna, kde jsme před chvílí zadávali ceny k jednomu pokoji a teď se zaměříme na pravou část tohoto formuláře. V pravé části je seznam všech typů pokojů a seznam všech termínů, které ještě nenastaly (vzhledem k dnešnímu dni, protože kopírovat ceny v čase zpětně nelze). Stačí označit všechny typy pokojů a všechny termíny, kde jsou stejné ceny jako u právě otevřeného pokoje a potom kliknout na tlačítko Uložit ke všem označeným termínům a pokojům. Další možností kopírování cen je pomůcka, kterou najdete v seznamu termínů. Úplně vpravo na každém řádku s termínem se nachází ikonka . Jediným kliknutím na tuto ikonku všechny ceny pro všechny pokoje (tedy celý řádek cen) zkopírujete do následujícího termínu. Sezóny a ceny u prodeje po dnech V případě, že jde o zájezd, který je možné prodávat po dnech, nemá smysl generovat turnusy tak, jak jsme si je popsali v předchozí kapitole, ale v takovém případě generujeme pouze sezóny. Vždy celistvé období, po které platí stejné ceny, je chápána jako jedna sezóna. Pozor! Nesmí docházet k průnikům. Pokud máte např. stejné ceny po celý rok a jen 24.12. je jiná cena, je špatné řešení zadat sezónu od 1.1.2005 do 31.12.2005 a k tomu druhou 24.12.200525.12.2005. Ale je potřeba to rozdělit na tři sezóny: 1.1.2005-24.12.2005, 24.12.200525.12.2005, 25.12.2005-31.12.2005. Možnosti úprav a další práce s jednotlivými sezónami jsou dále stejné jak jsme si v předchozí kapitole popisovali u turnusových zájezdů.
38
STOVKA, verze 9.4
Last minute Ještě si ukážeme, jak lze udělat z běžného termínu last minute a přizpůsobit last minute ceny. Vyberete si termín, z nějž chcete udělat last minute. Kliknete na ikonku s tužkou (editace termínu). Ve formuláři zvolíte, že jde o Last minute a zvolíte procentuální slevu. Tlačítkem Uložit se vrátíte do seznamu termínu. Termín, z nějž jsme právě udělali last minute termín, teď svítí červeně a na začátku řádku se objevil symbol hodin značící Last minute. V průsečíku termínu a konkrétního pokoje si klikněte na cenu tak, aby se Vám zobrazil rozpis cen. Vidíte, že oproti běžnému termínu se počet sloupečků zvýšil ze dvou na tři. Do třetího sloupečku se na základě zadaných procent vypočítala last minute prodejní cena. Vy teď můžete individuálně každou cenu speciálně přepsat, vytvořit z ní zaokrouhlenou cenu, např. 9900 Kč.
Kopírování zájezdů z jiné sezóny Pokud se zájezd z minulé sezóny opakuje, můžete si jej zkopírovat celý, nebo jeho vybrané části. Postup je následující – přepnete si do „starší“ sezóny, ve které je zájezd zadán, otevřete si kartu zájezdu, vyberte ubytovací zařízení a dejte Uložit. V pravém horním rohu se zobrazí řada funkčních ikonek. Kliknutím na ikonu Uložit jako nový zájezd otevřete okno pro volbu kopírovaných údajů do jaké sezóny chcete zájezd kopírovat, dále měnu, termíny zájezdu, ceny, poznámky, cena obsahuje… viz. obr. . Poté můžete stisknout tlačítko Kopírovat. Zájezd se následně zobrazí v požadované sezóně, kde jej můžete dále upravovat.
39
STOVKA, verze 9.4
Přehled změn Poslední ikonka, kterou v detailu zájezdu můžete najít, je . Tato ikonka otevře okno, ve kterém jsou evidovány historicky všechny zásahy do dat v souvislosti s ubytovacím zařízením. Není v současné verzi evidováno, co přesně se dělo, ale můžete zjistit, který uživatel kdy nějaký zásah prováděl. Stejnou funkci najdete i v evidenci hotelů, protože Ubytovací kapacity a Zájezdy jsou stěžejními primárními daty v systému, kde musí být maximální přehled o tom, kdo kdy prováděl nějaké změny.
Seznam zájezdů Zadali jsme si zájezdy a teď se můžeme vrátit do přehledu zájezdů a možností jejich filtrování, prohledávání. Seznam zájezdů pracuje ve dvou režimech. První je režim, ve kterém v seznamu jeden řádek odpovídá jednomu zájezdu. Druhý režim má jiné primární určení a umožňuje zobrazení zájezdů po termínech. Zobrazení zájezdů po termínech je součástí následující kapitoly. Prohledávání seznamu zájezdu můžete provádět dvěma způsoby: ·
Vlevo nahoře nad seznamem máte pole pro fulltextové hledání. Stačí zadat část textu, který hledáte a seznam se vyfiltruje pouze přes zájezdy, které hledaný text obsahují v názvu země, lokality, pobytového místa, názvu hotelu či názvu zájezdu.
·
V pravé části okna se nachází formulář, ve kterém můžete nastavit podrobnější filtrační podmínky pro zobrazení zájezdů.
Možnosti filtrování K filtrování můžete použít libovolnou kombinaci parametrů. Vždy je výsledkem seznam zájezdů, které odpovídají všem filtračním podmínkám. Dole ve formuláři je položka Způsob zobrazení. Jde o přepínání režimů, o kterých byla zmínka na začátku kapitoly Seznam zájezdů.
40
STOVKA, verze 9.4
Seznam zájezdů Zleva doprava v seznamu najdete tyto položky: · ·
/ - zelená ikonka znamená, že jde o turnusový zájezd. Červená znamená, že jde o prodej po dnech /
- zájezd pro jednotlivce nebo skupinový zájezd
·
Destinace – určení země, lokality a pobytového místa
·
Hotel – ubytovací zařízení – kliknutím na název se dostanete do editace příslušného ubytovacího zařízení
·
Název zájezdu – kliknutím na zájezd se dostanete do detailu zájezdu a můžete v něm provádět změny
·
Měna – měna, ve které je zájezd tvořen.
·
Doprava – druhy dopravy, které je možno pro tento zájezd využít
·
- standardní ikonka pro editaci. Funguje stejně jako kliknutí přímo na název zájezdu
·
- dostanete se do seznamu rezervací, které máte zadané v systému a jde o rezervace na tento zájezd
·
- možnost smazat zájezd. Tuto možnost máte pouze v případě, že jsou odstraněny všechny termíny.
·
- otevře do nového okna s tabulkou obsazenosti – přehlednou tabulku, ve které pro konkrétní termín vidíte obsazenost jednotlivých pokojů. Více v kapitole Nová rezervace / Tabulka obsazenosti.
Zobrazení zájezdů po termínech Pokud přepneme ve filtru Způsob zobrazení na Po termínech, změní se nám část formuláře pod touto volbou – viz. obrázek dole. Pokud neomezíte termíny nějakým rozumně krátkým časovým intervalem, může načítání seznamu trvat dlouho. Zobrazení po termínech se využije zejména pro případy, kdy před začátkem zájezdu potřebujete zjistit informace o obsazenosti jednotlivých zájezdů, dopravných prostředků a vytisknout si potřebné tiskové sestavy k zájezdům – např. abecední seznam osob, apod. Pole Pouze termín, kde jsou rezervace ve stavu O se vhodně využije právě v případě, kdy máte v definici zájezdů mnoho zájezdů, ale jen několik z nich je obsazeno. Výsledkem filtrování pak bude seznam, který bude obsahovat pouze zájezdy/termíny, kde je závazně objednán nějaký klient. Ve chvíli, kdy si dáte zobrazit seznam Po termínech a dále např. Zobrazit počty osob v dopravě, změní se i některé sloupečky v seznamu, resp. objeví se proti předchozímu režimu sloupečky nové, viz. obrázek vlevo a dole:
41
STOVKA, verze 9.4
·
Sloupec Termín – ten obsahuje konkrétní termín příslušného zájezdu
·
Počet rez./osob – sloupec obsahuje dvě čísla. První je počet rezervací, které jsou do daného zájezdu v daném termínu. Druhý určuje počet osob v těchto rezervacích.
·
- Tato ikona vyvolá seznam tiskových sestav, které jsou v systému definovány pro tisk různých seznamů k příslušným termínům. Viz následující odstavec.
·
- Díky této ikoně máte možnost napsat hromadný e-mail všem klientům, kteří jedou na dovolenou v tomto termínu a mají zadaný v databázi e-mail. Například hromadně rozeslat na poslední chvíli pokyny před cestou. Jak funguje hromadné rozesílání e-mailů, je popsáno podrobně v kapitole Nástroje / Newslettery
·
a - Tyto ikonky slouží k přidání či odebrání termínu zájezdu do Seznamu termínů pro newsletter (podrobněji v kapitole Nástroje).
Všimněte si, že ikona tiskárny a dopisu se nachází také nahoře nad seznamem. Kliknutí na tyto ikony se vztahuje k celému seznamu termínu na příslušné stránce. STOVKA nyní umožňuje změnu termínu zájezdu i pokud k němu existují rezervace a to za podmínky, že je v zájezdu jen jeden jediný termín a rezervace nesmí být už objednané (tedy ve stavu O). To slouží pro případy, kdy jde například o zájezd na míru (obvykle je tam právě jen jeden termín) a je potřeba zájezd někam posunout. Standardně by se musel zrušit zájezd, stornovat rezervace a založit vše znovu. Teď to jde tak, že se v zájezdu posune termín a tím se srovnají i všechny na něj navázané rezervace. Změna termínu se dělá v menu Zájezdy – Detail zájezdu – Seznam termínů – Upravit záznam. Postup vidíte na následujících obrázcích.
42
STOVKA, verze 9.4
Tiskové sestavy k termínům Po kliknutí na ikonce s tiskárnou se otevře v novém okně seznam tiskových sestav podobně jako můžete vidět na obrázku vpravo. Sestavy můžete tisknout jednotlivě buď přes ikonku tiskárny nebo exportovat do programu MS Excel, kde si můžete před vlastním tiskem provést potřebné úpravy – něco vymazat, připsat poznámky, změnit formát, řazení, apod. A nebo můžete tlačítkem Tisk všechny sestavy vytisknout najednou.
Pozor! V případě, že se nejedná o turnusový zájezd a nejsou tudíž pevně stanovené termíny (termín v seznamu zájezdů není konkrétním turnusem, ale celou sezónou), můžete omezit ve formuláři, pro který datumový interval ze sezóny chcete tisk provést. Ne všechny tiskové sestavy jsou však přizpůsobené i pro tisk konkrétních časových úseků, ale umí pracovat pouze s napevno danými turnusy.
43
STOVKA, verze 9.4
VYTVOŘENÍ NOVÉ REZERVACE Hledání vyhovujících zájezdů Pokud chcete vytvořit novou rezervaci, je potřeba začít položkou NOVÁ REZERVACE, kterou najdete v menu. Následuje formulář s definici vyhledávacích kritérií, se třemi možnostmi. Turnusový zájezd můžete vyhledat prvním a třetím způsobem vyhledávání. Hledáte-li zájezd prodávaný po dnech, zvolte možnost Hledat volno na přesný termín – jinak se zájezdy po dnech nezobrazují. Hledání standardního zájezdu
Kritéria, která můžete použít při hledání: ·
Hledat text – na základě Vámi zadaného textu se prohledává lokalita, pobytové místo, název hotelu, název zájezdu, číslo a kód zájezdu.
·
Typ ubytování – můžete nechat všechny nebo specifikovat konkrétní typ
·
Začátek zájezdu mezi – můžete omezit v rozmezí dnů od: do:, kdy chce klient na zájezd nastoupit
·
Jednotlivci / skupiny
·
Vše / i rezervované / volné o Vše – hledá ve všech zájezdech, termínech bez ohledu na obsazenost, o I rezervované – výsledkem hledání jsou i termíny, kde už sice není volno, ale některé rezervace ještě nejsou závazně objednané o Volné – hledá pouze volné termíny
·
Způsob dopravy – můžete nechat všechny zaškrtnuty nebo zvolit jen konkrétní druh dopravy
Hledat volno na přesný termín
Tato volba prohledává pouze ty zájezdy, které je možno prodávat po dnech. Kritéria, která můžete použít při hledání: ·
Hledat text – na základě Vámi zadaného textu se prohledává lokalita, pobytové místo, název hotelu, název zájezdu, číslo a kód zájezdu.
·
Typ ubytování – můžete nechat všechny nebo specifikovat konkrétní typ
·
Datum od-do – v tomto případě zadáváte ne rozmezí začátku zájezdu, ale přesný termín, který klient požaduje
·
Jednotlivci / skupiny
Hledat zájezd podle čísla
Pokud znáte číslo zájezdu, můžete zájezd hledat tak, že zadáte do políčka přímo číslo zájezdu.
44
STOVKA, verze 9.4
Výsledek hledání Po odkliknutí tlačítka Hledat se pod formulářem zobrazí seznam termínů, které vyhovují zadaným kritériím. Pokud je pro daný termín více druhů dopravy, objeví se každý druh dopravy na samostatném řádku. Pokud je výsledkem hledání mnoho záznamů, nezobrazí se všechny, ale výsledek je stránkovaný. Vlevo nahoře (viz obrázek) se nachází čísla stránek, mezi nimiž se můžete pohybovat kliknutím na příslušné číslo stránky.
Informace, které se ke každému termínu zobrazují jsou zleva doprava následující: ·
Ikonka symbolizující, jestli jde o zájezd pro jednotlivce nebo skupiny
·
Lokalita, Místo, Druh ubytování, Název hotelu, Název zájezdu
·
Ikonka symbolizující druh dopravy
·
Ikonka hodin symbolizující, že jde o last minute. Pokud tam není žádná ikonka, nejde o last minute.
·
Číslo zájezdu, Termín zájezdu, Základní cena zájezdu
·
Odkaz „rezervovat“ – rovněž zvýrazněn ve výše uvedeném obrázku.
Ve chvíli, kdy se rozhodnete pro konkrétní zájezd, konkrétní termín, stačí kliknout na slovo rezervovat. Tím přecházíte do druhého ze tří kroku rezervace – do tabulky obsazenosti.
Tabulky obsazenosti Tabulku tvoří pokoje či typy pokojů jako řádky a dny jako sloupce. Uvnitř tabulky jsou graficky znázorněny už obsazené či rezervované pokoje. Okamžitě tak získáváte přehled nejen o vybraném termínu, ale i o několika termínech před a po. Tabulka může mít dva základní způsoby zobrazení. Záleží na tom, jestli máte u příslušné ubytovací kapacity zadaný každý pokoj zvlášť nebo máte pokoje definované po typech a u každého uveden počet.
45
STOVKA, verze 9.4
Pokoje zadané individuálně
Vlevo nahoře vidíte informace o druhu dopravy, jestli jde o zájezd pro jednotlivce či skupiny a název zájezdu. Vpravo vidíte lokalitu, pobytové místo a název hotelu. Tím, že jste klikli v předchozí obrazovce na konkrétní termín, otevřela se Vám tabulka obsazenosti v tak, abyste přehledně viděli tento termín a jeho okolí (pár dnů před a pár dnů za ním). V tabulce se ale dále můžete pohybovat za pomocí navigace umístěné vlevo nahoře nad tabulkou. Nachází se tam malá hnědá šipka, která celou tabulku posouvá o 14 dní zpět. Stejná šipka je úplně vpravo nad tabulkou a ta zase tabulku posouvá o 14 dopředu. Další možností posunu v tabulce je kliknutí na konkrétní měsíc. Pokud máte definováno více zájezdů do jednoho ubytovacího zařízení, naleznete přímé odkazy na tyto zájezdy dole pod tabulkou – v obrázku výše to není vidět, ale můžete to najít v obrázku, který v následující kapitole pojednává o druhém způsobu zobrazení tabulky obsazenosti. Dole pod tabulkou jsou vysvětlivky k používaným barvám v tabulce. Uvnitř tabulky vidíte barevné obdélníky určující stav rezervace. Číslo uprostřed je číslo rezervace. Po najetí myší na obdélníček se zobrazí ještě doplňující informace o příslušné rezervaci. Tímto získáváte absolutní přehled o tom, jak máte jednotlivé termíny obsazené a kam můžete případně umístit klienta, pro nějž děláte právě novou rezervaci. Výběr konkrétního pokoje a definitivně i termínu provedete kliknutím na příslušný volný termín. Rozdíl je v zájezdech turnusových, u kterých se klik vztahuje k celému termínu a zájezdech, které se prodávají po dnech – u nich se klik týká konkrétního dne, na který kliknete.
46
STOVKA, verze 9.4
Pokoje zadané po skupinách
Na obrázku vidíte příklad zobrazení informací v případě, že jeden řádek symbolizuje například 45 dvoulůžkových pokojů s přistýlkou. Potom jedno políčko v tabulce neznamená konkrétní pokoj v konkrétním dni a zobrazení musí být tedy v tabulce složitější. Nejsou vidět přímo konkrétní rezervace, jako u jednotlivě specifikovaných „jedinečných“ pokojů (zadávání: každý je jen jeden), ale pouze jejich počty, stavy, obsazení atd. (viz. vysvětlivky pod tabulkou) .
I v této verzi zobrazení obsazenosti pokojů kliknutím na konkrétní políčko v tabulce určujete, který pokoj a který termín chcete rezervovat a tím pokračujete do rezervační karty: Nová rezervace.
Založení nové rezervace Na základě kliknutí v tabulce obsazenosti se ocitnete v rezervační kartě. Šipka 1 ukazuje stav rezervace R – nepotvrzená či nezávazná rezervace. Šipka 2 okazuje formu dopravy – červený nápis PŘEUK DOPRAVY upozorňuje na nedostatek kapacity v dopravě –
47
STOVKA, verze 9.4
viz. kapitola o dopravě. Šipky 3 a 4 na obrázku ukazují možnosti rychlého zobrazení karty hotelu či zájezdu a to vždy v novém okně, pro případ, že jí potřebujete. Šipka 5 ukazuje na možnost jak se rychle v novém okně podívat do obsazenosti tohoto zájezdu. Ikonky pro Tisk a ikonky pro Smazání údaje o pokoji a Přidání pokoje budou popsány v následující kapitole: Práce s rezervacemi.
V obrázku je zakroužkována ikonka hlavy s otazníkem, která znamená, že nemáme objednatele zatím napojeného do databáze klientů. Protože prací se STOVKOU a hlavně s rezervacemi si budujete databázi klientů, je potřeba zajistit, aby se nový klient zapsal do databáze. Je možné, že klient již s Vámi někdy v minulosti jel a nebo jde o nového klienta. Při zadávání mohou nastat tyto případy: 1. Víte, že klient již s Vámi někdy v minulosti cestoval, kliknete na ikonku hlavy a v seznamu klientů jej najdete, vyberete a ikonkou dotáhnete všechny informace o něm do rezervace a zároveň zavedete mezi objednatelem této rezervace a klientem jednoznačnou vazbu. 2. Nevyberete klienta ze seznamu, ale pouze vyplníte v danou chvíli Vám známe kontaktní údaje do formuláře a rozhodnete se rezervaci uložit tlačítkem Rezervovat. V tom případě se systém pokusí na základě zadaných informací klienta v databázi klientů dohledat a nabídne Vám ty, kteří odpovídají a zároveň tlačítko Vytvořit nového klienta podle údajů v rezervaci.
48
STOVKA, verze 9.4
Pokud zjistíte, že opravdu v příkladu zmíněný pan Vopička je ten, kterého již v databázi máte, zaktualizujete napojení Vopičky objednatele v rezervaci s Vopičkou v databázi klientů tlačítkem se zelenou šipkou. V opačném případě klikněte na tlačítko Vytvořit nového klienta podle údajů v rezervaci. To vytvoří dle údajů z rezervace záznam v klientech a zavede tam nového Vopičku. Pokud ale víte kompletní kontaktní údaje na klienta, je dobré je vyplnit rovnou při vytváření rezervace. Je dobré poctivě pracovat s databází klientů. Přesně zadané údaje o klientech jsou jedním ze základních kamenů Vašich budoucích obchodů. A tato kvalita je v praxi zejména zhoršována zbytečnými duplicitami, které vznikají tím, že operátor klikne raději na tlačítko Vytvořit nového klienta podle údajů v rezervaci než by zvážil, jestli náhodou tento klient už v databázi je.
Po stisknutí tlačítka Rezervovat se rezervace zapíše do seznamu rezervací, v rolovacím menu zvolte datum, popř. čas (expirace) Rezervováno do: a zobrazí se k editaci ostatní záložky – Náhradníci, Klienti a ceny, Poznámky, atd. Po vyplnění potřebných údajů stiskněte tlačítko Zapsat.
49
STOVKA, verze 9.4
PRÁCE S REZERVACEMI Úvod Práce s rezervacemi není jednorázový proces, ale jde o dynamickou záležitost, která probíhá v čase, s rezervací se v různých jejích stavech a časových etapách může dít něco jiného. Proto doporučujeme tuto kapitolu číst opravdu důkladně i několikrát, a snažit se pochopit souvislosti. Pamatujte že, v rezervacích vše souvisí se vším.
Seznam rezervací Klinutím na položku REZERVACE v menu se dostanete do seznamu všech rezervací. ·
Vlevo nahoře je pole pro fulltextové hledání, které hledá zadaný text ve jméně objednatele a účastníka a čísle rezervace.
·
V pravé části je formulář, který umožňuje podrobněji nastavit vyhledávací kritéria
·
V hlavní obsahové části se nachází vyfiltrovaný seznam rezervací.
·
Mezi polem pro fulltextové hledání a vlastním seznamem můžete ještě najít dva řádky se statistickými informacemi, které udávají počty rezervací a osob a objemy peněz, které jsou rezervovány, fakturovány nebo zaplaceny. Kombinací této statistiky a filtru v pravé části můžete i během sezóny sledovat základní statistické ukazatele.
Zleva doprava v seznamu můžete najít tyto informace a symboly: · ·
50
Stav rezervace – ikonky vysvětlující stavy rezervací byly popsány v úvodu tohoto manuálu. Podrobnější informace naleznete v kapitole Práce s rezervací /
- jestli jde o jednotlivce nebo skupinovou rezervaci.
·
Třetí ikonka znázorňuje druh dopravy, který si objednatel zvolil
·
Číslo rezervace – kliknutím na číslo rezervace se dostanete do detailu rezervace a můžete s ní dále pracovat. Po najetí myší na číslo rezervace se zobrazí jméno osoby, která ji založila.
·
Objednatel – jméno objednatele
·
- pokud je u rezervace zelená „fajfka“, máte už u příslušné rezervace podpis na cestovní smlouvě
·
Zájezd – kód zájezdu – pro ušetření místa se zobrazuje pouze kód, proto doporučujeme kódy při zadávání zájezdů do systému vyplňovat. Pokud najedete kurzorem na kód zájezdu zobrazí se Vám jeho název. Kliknutím na kód se dostanete přímo do detailu zájezdu.
·
Termín – termín, který si klient vybral
·
Rezervovat do – datum a hodina, do kdy byla držena rezervace ve stavu Rezervováno. Tato informace ztrácí svůj význam u rezervací, které již přešly do jiného stavu.
·
Cena – celková cena rezervace. Pokud částka svítí červeně, znamená to, že u rezervace je nějaká faktura po splatnosti.
·
Provize – vyčíslení výše provize, kterou by měl obdržet provizní prodejce, přes něhož byla rezervace zprostředkovaná.
STOVKA, verze 9.4
·
/ - pokud se u rezervace objeví modrý vykřičník, tak daňově nebyla vyfakturovaná ještě celá částka zájezdu. Pokud je tam červený vykřičník, nebyla celá částka vyfakturovaná zatím ani zálohově.
·
- tlačítko vyvolá editaci rezervace. Význam je stejný jako kliknutí přímo na číslo rezervace.
·
- přímo ze seznamu rezervací je možno vytisknout pokyny na cestu (různé pro vlastní dopravu, autobus i letadlo)
·
- přímo ze seznamu rezervací je možno vytisknout cestovní smlouvu – přihláška
·
- přímo ze seznamu rezervací je možno vytisknout také voucher
·
/ - červený vykřičník v zápisníku znamená, že se u rezervace nachází speciální úkol, který je potřeba splnit. Rezervace je možné řadit dle údajů v tabulce (např. dle stavu, abecedně podle jména, podle čísla rezervace atd.) . Druhým kliknutím na název sloupce se seznam seřadí v opačném pořadí.
Pokud potřebujete zobrazit jen některé rezervace, můžete použít filtrační formulář umístněný vpravo. K podrobnému filtrování Podrobný formulář s několika možnostmi filtrace, které je možné nastavit jednotlivě i různě kombinovat. ·
Fakturace – vymezí rezervace, kde potřebujete něco dofakturovat, zálohově nebo daňově.
·
Podpis – vymezí rezervace u kterých máte, nebo nemáte podpis na cestovní smlouvě.
·
Rezervace ve stavu – vymezuje jen ty stavy rezervací, které zadáte.
·
Datum je v období – vymezí rezervace v časovém intervalu podle určeného data k údaji vzniku rezervace, odjezdu či příjezdu, nebo podle data, kdy vyprší (vyexpirují) rezervace, které zatím nejsou potvrzené.
·
Prodejce / Rezervoval / Objednal – můžete filtrovat buď přes konkrétního prodejce nebo za pomocí pole Rezervoval a Objednal přes konkrétní osoby operátory. Společně se součty a obraty, které se objevují nad seznamem výsledků hledání, je to zajímavá pomůcka, jak zjistit, kdo patří k těm produktivnějším a kdo k těm méně produktivním zaměstnancům či provizním prodejcům.
·
Lokalita, Dodavatel ubytování, Hotel, Doprava – filtry pro vyhledávání podle konkrétních zadání. K rychlému filtrování ·
Rychlý filtr přes rezervace, kterým končí nebo skončila rezervace a je potřeba je buď stornovat nebo prodloužit rezervaci nebo je objednat.
·
Rychlý filtr, který vyfiltruje jen rezervace s nesplněnými úkoly( po termínu, dnes, zítra).
51
STOVKA, verze 9.4
Karta rezervace: Tzv. rezervační karta se otevře v novém okně a obsahuje nahoře základní informace o rezervaci (stav, jméno objednatele – jež nemusí být klientem tedy účastníkem, doprava, název, číslo, termín…), a několik záložek s editačními formuláři, které je nutno vyplnit, Tyto záložky obsahují vše pro práci s rezervací. Ikonka upozorňuje na fakt, že v kartě zájezdu či ubytovacího zařízení máte interní poznámku, které je třeba věnovat pozornost.
·
Záložka Rezervace – zde najdete základní informace o termínu rezervace, pokojích, které máte k rezervaci přiřazené, informace o objednateli rezervace. Zde nastavujete provizního prodejce, přes něhož rezervace vznikla, můžete změnit druh dopravy a nástupní místo a typ stravy pro celou rezervaci.
·
Záložka Náhradníci – slouží k prosté evidenci potenciálních náhradníků na daný termín a pokoj. Využijete v případě, že máte obsazeno. Existuje však rezervace ve stavu R (zatím není potvrzena zákazníkem). Máte nového zájemce. Toho zavedete jako náhradníka. A v případě, že původní zájemce ztratí zájem, můžete potom nabídnout uvolněné místo náhradníkovi.
·
Záložka Klienti a ceny – hlavní záložka, ve které pracujete poté, co už máte rezervaci založenou. Zde nastavujete služby jednotlivým klientům, slevy, příplatky, objednáváte rezervaci a můžete zde sledovat, který uživatel kdy převedl do rezervaci do jakého stavu.
·
Záložka Poznámky – slouží k evidenci poznámek – vzkaz klienta, který si objednával na www stránkách, Vaše interní poznámka, zvláštní přání klienta, poznámka k voucheru.
·
Záložka Faktury – přehled souvisejících vystavených zálohových a daňových faktur, příjmových a výdajových dokladů. Zde můžete sledovat, co jste klientovi vyfakturovali, co Vám klient zaplatil, jaké faktury jsou po splatnosti, dále můžete vystavovat další doklady, potvrzovat platby, apod. .
·
Záložka Úkoly, e-maily – v sekci úkoly si můžete evidovat úkoly, které je potřeba zajistit v souvislosti s danou rezervací. V sekci e-maily máte k dispozici přehled všech tiskových sestav (cestovní smlouva, voucher, faktura, příjmový doklad, …), které jste zákazníkovi odeslali e-mailem, včetně doprovodného textu, který jste mu do e-mailu připsali. Blíže o zasílání sestav e-mailem pojednává kapitola Nástroje / Odesílání sestav e-mailem.
·
Záložka Dodavatelé: zde můžete evidovat různé dodavatelské a provizní faktury týkající se dané rezervace i třeba podílem (např. za ubytování, dopravu, služby, provizi prodejci, atd.).
Stavy rezervací a přechody mezi nimi R Obchodní případ (rezervace) ve STOVCE začíná obvykle ve stavu R (Rezervováno). Máte zájemce o konkrétní termín, nemáte ale od něj zatím závazně potvrzeno, že zájezd chce a nemáte od něj třeba i všechny informace o dalších službách, o které má zájem. Pouze v tomto stavu (případně ve stavu P) můžete provádět v rezervaci úpravy, které mohou ovlivnit cenu – měnit termíny, druh dopravy, pokoje, lidi, ceny za ubytování, za další služby, zadávat příplatky, slevy a měnit prodejce. Ve chvíli, kdy rezervaci zakládáte, vypočte se datum (čas) exspirace – (platnost rezervace do závazného objednání) dle konfiguračních parametrů Platnost rezervace se automaticky nastaví na max. 7 dní, ale záleží na počtu dnů před zahájením zájezdu. Můžete také zvolit údaj dnes + čas, či zítra + čas. U rezervace můžete kdykoliv datum (čas) expirace změnit. Tuto funkci najdete v pravé horní části na záložce Rezervace. Je potřeba ji po změně potvrdit tlačítkem Uložit dole na stránce.
52
STOVKA, verze 9.4
P (Předrezervováno) je speciální stav, ve kterém vznikají rezervace pořízené přes www stránky. Klient sám na Vašich internetových stránkách si vybere zájezd, vyplní základní nebo podrobné údaje o službách, o které má zájem. Automaticky díky tomu vznikne rezervace s novým číslem ve STOVCE. Aby se však rozlišila od rezervací, které provedli zodpovědní pracovníci Vaší CK, je ve stavu P. Pozn.: lidé na webu můžou provádět i nesmyslné rezervace. Je potřeba pravidelně kontrolovat rezervace, které jsou ve stavu P a buď rezervaci stornovat, protože jde o nějaký nesmysl nebo žert nebo údaje opravit a převést rezervaci do stavu R nebo dokonce rovnou do K. V systému lze nastavit možnost, že takto rezervované zájezdy nemusí nutně blokovat temníny. K (Kontrolováno). Přepnutí rezervace do tohoto stavu probíhá velice jednoduše. Na záložce Klienti a ceny přibližně uprostřed obrazovky vpravo najdete položku Zkontrolováno, kterou zaškrtnete a potvrdíte tlačítkem Uložit, které se nachází hned vedle. Tím dáváte na vědomí, že máte zadány a zkontrolovány všechny údaje o objednateli, účastnících a jimi objednaných službách. O (Objednáno). Ve chvíli, kdy klient závazně chce provést danou rezervaci, můžete přistoupit k jejímu objednání (tlačítko Objednat na záložce Klienti a ceny úplně vpravo dole, ale jen v případě, že rezervace je už ve stavu K ). Kliknutím na tlačítko Objednat se otevře okno, ve kterém můžete zajistit ještě automatické vystavení zálohové dokladu. Při přechodu rezervace do stavu O máte první možnost přijmout od klienta peníze, vystavit příjmový doklad nebo fakturu. A naopak zaplacením zálohy klient závazně objednává. Vybrat si můžete ze čtyř režimů: · Nevystavovat žádný doklad – dojde pouze ke změně stavu na O ·
Vystavit zálohovou fakturu
· Vystavit příjmový doklad – na příjem zálohy v hotovosti · Vystavit fakturu na dvě částky– speciální tisková sestava pro faktury, kdy vystavíte pouze jednu fakturu s rozpisem (v praxi běžně 50% záloha s termínem splatnosti a 50% doplatek s jiným termínem splatnosti). Upozornění na uzamčení provize pro prodejce – pokud změna byla nastavena v záložce Faktury . Provize se při úpravě rezervace již nebude automaticky přepočítávat. Ve chvíli, kdy je rezervace ve stavu O, již není možné dělat v rezervaci změny ovlivňující cenu. Můžete měnit poznámky, můžete měnit kontaktní údaje objednatele a účastníků zájezdů, pracovat s fakturami a platbami, tisknout a odesílat tiskové sestavy, ale nemůžete zasahovat jednoduše do služeb a cen. O tom, jak po objednání podobné změny provést, pojednává kapitola Změna rezervace. Ikonka O symbolizující rezervaci ve stavu Objednáno se objevuje ve třech barevných modifikacích: ·
Červená - Objednáno, ale ještě ne úplně zaplaceno
·
Červeno-žlutá - Objednáno a kompletně zaplaceno
·
Žlutá - Objednáno, zaplaceno, po odjezdu
Šedivá ikonka S znamená stornovanou rezervaci. Šedivá ikonka X znamená to samé. Jediný rozdíl je v tom, že X znamená, že došlo k automatickému stornu rezervace STOVKOU. Rezervace, která je už jednou stornovaná, nelze vrátit zpět. Pokud se klient rozhodne, že přece jen s Vámi pojede, je potřeba udělat novou rezervaci. Ve chvíli, kdy se rezervace stornuje, jsou uvolněny všechny zdroje (termíny, kapacity pokojů, místa v dopravních prostředcích) a i kdyby mělo dojít ke změně zpět během následující minuty, můžou být tyto zdroje již obsazeny jinou rezervací.
53
STOVKA, verze 9.4
Stornování rezervace: · Pro rezervace ve stavu R je rozhodující právě datum expirace. STOVKA nabízí tři režimy (nelze uživatelsky měnit v konfiguraci, ale je předmětem systémového nastavení přímo firmou nexum Trilog). 1) Režim automatického storna, kdy STOVKA automaticky kontroluje datum či hodinu expirace a ty, které jej už překročily, stornuje. Výhoda této varianty je, že nemusíte nic hlídat. 2) Režim ruční storno. V seznamu rezervací máte možnost vyfiltrovat velice rychle rezervace, které jsou vyexpirované. Každou projdete, zkontrolujete, jestli ji opravdu chcete stornovat a provedete storno tlačítkem Storno, které najdete na záložce Klienti a ceny úplně dole vpravo. Toto můžete udělat i pokud je rezervace ve stavu K. 3) Režim odložené automatické storno – kombinuje výhody automatického a ručního storna (např. storno rezervace nastane automaticky po dvou dnech od exspirace). · Rezervace, i ve stavu O, tedy objednaná, lze stornovat tlačítkem Stornovat, čímž vyvoláte okno, s čísle rezervace a informací o ceně rezervace, kolik již bylo celkem zaplaceno, za jak dlouho bude odjezd a vypočte se dle storno podmínek - storno poplatek. Můžete jej vždy ještě ručně změnit. A poté teprve kliknout na tlačítko Stornovat rezervaci. Tím se rezervace stornuje a její původní hodnota se změní na hodnotu ve výši storno-poplatku. Výši stornopoplatku nadále máte možnost upravovat na záložce Klienti a ceny vpravo dole. V každém případě je potřeba dořešit fakturaci, např. formou dobropisu tak, aby vystavené doklady, zaplacené a vracené peníze odpovídaly celkové částce rezervace (v tomto případě výši storno-poplatku).
Zejména v období, kdy jsou rezervace na last minute zájezdy drženy pouze po dobu několika hodin, je potřeba dbát na důslednou a pravidelnou kontrolu rezervací a stornování rezervací blokující zbytečně termíny. Pamatujte si, že do chvíle, než je rezervace stornovaná, blokuje místo v zájezdu a není možné udělat jinou rezervaci do stejného pokoje.
Snaha o objednání pokojů nad limit kontingentu V předchozí kapitole jsme popisovali ideální stav změny stavu rezervace na O (=objednáno). Existuje jeden speciální případ, který zatím nebyl výše popsán: jde o případ, kdy nemá hotel potřebný počet pokojů volných v rámci kontingentu, ale pokoje jsou pouze na vyžádání. V takovém případě bylo možné provést rezervaci, ale při objednávání zájezdu již je nutné, abyste potvrdili, že pokoje pro daný termín jsou k dispozici. Když kliknete na tlačítko Objednat, objeví se okno, které vidíte vlevo. Máte dvě možnosti, jak pokračovat:
54
STOVKA, verze 9.4
Ikonkou se dostanete do okna s definicí kapacity pro daný pokoj, kde můžete provádět příslušné změny. Ikonkou přidáte pro termín, ve kterém je tato rezervace jeden pokoj do kontingentu. Dáváte tím systému na vědomí, že pro daný termín Vám hotel přislíbil tento pokoj. Příklad: Původní stav: 1.9.2006 – 30.9.2006, kontingent = 1 pokoj, na vyžádání = 5 Klient si objednal od 22.9. do 29.9.2006 tři pokoje. Tento počet bylo možné rezervovat, protože celková kapacita je 5 pokojů, ale není možné automaticky objednat, protože nemáme zatím od hotelu potvrzeny druhý a třetí pokoj. Kliknutím na tlačítko přidáte jeden pokoj. V našem případě musíme kliknout dvakrát (chceme přidat dva pokoje). Výsledný stav: V období 1.9.2006 – 30.9.2006, je náš kontingent = 1, na vyžádání = 5, přičemž 22.9.2006 - 29.9.2006, je navíc kontingent =2, na vyžádání = 0, což v součtu znamená to samé jako: 1.9.2006 - 21.9.2006, kontingent = 1, na vyžádání = 5 (máme 4 v zásobě) 22.9.2006 - 29.9.2006, kontingent = 3, na vyžádání = 5 (máme 2 v zásobě) 30.9.2006 – 30.9.2006, kontingent = 1, na vyžádání = 5 (máme 4 v zásobě) V případě, že máte větší množství pokojů na vyžádání a potřebujete žádat hotely o kapacity hromadně, ne takto jednotlivě pro každou rezervaci, můžete využít speciální úlohy, která je popsána v kapitole Další nástroje / Obsazenost hotelů. Pomocí této úlohy můžete přesněji plánovat, kolik pokojů pro jaký termín potřebujete objednat.
Tlačítka v pravém horním rohu V pravém horním rohu obrazovky jsou po celou dobu k dispozici čtyři tlačítka ( o kterých jsme se zmiňovali již dříve). Pravděpodobně je budete nejčastěji používat ve chvíli, kdy budete stát na záložce Klienti a Ceny. pokyny na cestu tisku voucheru. cestovní smlouva tabulka obsazenosti v daném termínu K voucheru: STOVKA nabízí k tisku tolik voucherů, kolik máte u služeb, které jsou v dané rezervaci definováno dodavatelů. Pokud dodavatele ke službám nezadáváte, objeví se tyto služby na základním voucheru na ubytování. V opačném případě Vám systém nabízí pro každého dodavatele vlastní voucher. K cestovní smlouvě: Pokud máte rezervaci ve stavu R nebo K, svítí Vám na záložce Klienti a ceny uprostřed vpravo položka Podpis na smlouvě. Máte-li smlouvu od klienta podepsanou, zaškrtněte tuto položku. Tím si zajistíte přehled (zobrazuje se v podobě zelené „fajfky“ v seznamu rezervací), u kterých klientů potřebujete ještě zajistit podpis na cestovní smlouvě.
55
STOVKA, verze 9.4
Záložka Rezervace
- Změna termínu zájezdu Pokud ještě není rezervace objednaná, tedy ve stavu O, je možné měnit termín. Každá rezervace ve STOVCE je pevně svázaná s konkrétním zájezdem a konkrétním termínem. To znamená, že nelze v rámci jednoho rezervačního čísla měnit ubytovací zařízení a není možné ani měnit začátek termínu. Je však možné termín prodloužit. V rezervační kartě najdete mimo jiné rozbalovací nabídky termínů: æ Od: zde se nachází termín odjezdu u turnusových zájezdů nelze měnit. Výjimkou je zájezd prodávaný po dnech, kde je možné datum odjezdu upravit a to oběma směry. æ Do: zde se nachází několik následujících termínů ukončení zájezdu, které přicházejí v úvahu. Pokud jde o zájezd, kde je povolen prodej po dnech, bude zde seznam všech nejbližších dnů od počátku zájezdu. Pokud jde však o turnusový zájezd, najdete zde pouze termíny konců turnusů. Jednoduše tak můžete například prodloužit konkrétní rezervaci v rámci týdenních turnusů na dva týdny. STOVKA v takovém případě bude započítávat pouze 1x dopravu tam a zpět a dokáže správně spočítat i celkovou cenu za dva týdny po sobě. V praxi může nastat případ, že přece jen již budete mít zadány všechny kontakty na účastníky, budete mít vystavené faktury, atd. a bude potřeba klienta přesunout na jiný termín nebo dokonce do jiného hotelu. Opravdu to nelze provést se zachováním čísla rezervace, ale je možné alespoň některé údaje převést do rezervace jiné. Celý postup najdete v kapitole Záložka Rezervace – Změna termínu nebo zájezdu.
56
STOVKA, verze 9.4
- Jednotlivci / Skupinová rezervace Každá rezervace má příznak, zda se jedná o rezervaci skupinovou nebo pro jednotlivce. Tento příznak se kopíruje dle zájezdu, ze kterého rezervace vznikla (zájezd pro jednotlivce nebo pro skupiny). Je však možné ho u každé rezervace změnit. Na co to má vliv? ·
Při kalkulaci ceny se budou kalkulovat ve službách skupinové ceny za stravu, dopravu a další služby, pokud máte speciální skupinové ceny do systému zadané.
·
Pro skupinovou rezervaci existuje mezi standardními šablonami pro cestovní smlouvu jiná – zjednodušená – šablona, ve které není každý klient rozepsaný podrobně, ale je zde pouze uveden seznam účastníků a počty jednotlivých služeb bez ohledu na to, kterému klientovi která služba patří.
- Přidání pokoje Na záložce Rezervace jsou uvedeny Rezervované pokoje. Zde můžete pomocí ikonky s prázdným listem papíru přidávat do rezervace další pokoje, které klient požaduje, nebo je naopak odstranit červeným křížkem.
Pro přidání pokoje se objeví samostatné okno se seznamem všech pokojů, vpravo můžete zadat počet potřebných pokojů (důležité zejména při skupinových zájezdech). Vpravo je vždy ikonka s šipkou - zelená šipka (pokoj je možno přidat), šedá (pokoj není možné přidat). Zelenou šipkou pokoj přidáte do rezervace. Dvě formulářová pole u každého pokoje jsou pro zapsání počtu platících lidí a lidí, kteří budou zdarma. Toto je možné i v dalších krocích ještě změnit individuálně pro každého účastníka zájezdu. - Objednatel Podrobně bylo vysvětleno, jak funguje vazba mezi Objednatelem a databází klientů při inicializaci této vazby. Důležitá je i aktualizace údajů o klientovi. Změnou údajů v objednávce nebo kartě klienta se tyto údaje automaticky nezmění. Musíte si je ručně synchronizovat tam, kde potřebujete. Pokud v jednom nebo druhém místě upravíte údaje, stačí poté kliknout na ikonku a objeví se okno, kde se zobrazí údaje z objednávky (objednatel nebo osoba) a údaje z databáze klientů. Pro každý údaj můžete nastavit, kterým směrem se mají data zaktualizovat. Stačí klikat na ikonky mezi údaji tak, aby určovali, kterým směrem se má údaj zkopírovat, a stisknutím tlačítka Synchronizovat se tak stane – viz. obrázek.
57
STOVKA, verze 9.4
- Provizní prodejce Na záložce Rezervace vlevo dole můžete tlačítkem změnit prodejce pouze, pokud je rezervace ve stavu R nebo P. Změnu nelze provést později. A to hlavně z důvodů, že čísla rezervací jsou tvořena mimo jiné právě na základě prodejce a vznikal by nepořádek v číselných řadách. - Změna typu dopravy, změna nástupního místa Vedle Prodejce se ve spodní části záložky Rezervace nachází informace o dopravě, kterou si klient zvolil. Pokud má autobusovou nebo leteckou dopravu, je zde možné v seznamu rolovacího menu vybrat nástupní místo, ze všech nástupních míst, které máte v systému zadané a u kterých máte definovány ceny do příslušného výstupního místa (podrobnosti viz kapitola Číselníky – Doprava) V seznamu se nezobrazuje nástupní místo, které potřebujete? Postupujte následovně: 1.
V číselnících si najděte příslušné pobytové místo a podívejte se, jaké výstupní místo u něj máte definováno pro příslušný typ dopravy.
2.
Potom se v číselnících v seznamu výstupních míst podívejte, do jakého výstupního cenového pásma spadá a zapamatujte si ho.
3.
Najděte si nástupní místo, které chcete k rezervaci přidat, v seznamu nástupních míst a zapamatujte si nástupní cenové pásmo, do něhož je přiřazeno.
4.
Teď se podívejte v číselnících do příslušného dopravního kanálu (tam, kde se zadávají ceny) a zkontrolujte, jestli v průsečíku pro zjištěné nástupní cenové pásmo a výstupní cenové pásmo máte zadanou cenu v daném termínu.
POSTUP: vyvolejte si kartu hotelu a zjistěte lokalitu a místo pobytu, dále pokračujte takto: Číselníky – Ostatní- lokality,místa - místo: jaké máte výstupní místo pro danou dopravu? Číselníky – Doprava - Výstupní místa: jaké máte výstupní cenové pásmo? Číselníky – Doprava - Nástupní místa: jaké máte nástupní cenové pásmo? Číselníky – Doprava - „příslušný dopravní kanál“: máte zadanou cenu pro průsečík cenových pásem a správně zadaný termín - období?
Změnit můžete nejen nástupní místo, ale úplně druh dopravy. K tomu slouží tlačítko , které vyvolá okno, kteroé vidíte vlevo. Druh dopravy lze změnit, ale s ohledem na příslušné upozornění, které v okně svítí červeně.
- Změna stravy Další věc, kterou můžete na záložce Rezervace provést, je změna stravy. Slouží k hromadné změně stravy pro všechny účastníky v dané rezervaci. Individuálně můžete kdykoliv stravu změnit i u každého účastníka sami, jak si ukážeme dále. - Změna termínu nebo zájezdu Poslední akci či změnu, kterou je možno vyvolat na záložce Rezervace, je Změna termínu či zájezdu. Jak už bylo výše napsáno, nelze v rámci rezervace posunout termín nebo vyměnit hotel. V takových případech je nutno založit rezervaci novou a původní stornovat. Přece jen ale můžete mít zadáno už u původní rezervace spoustu údajů – kontakty na klienty, faktury, platby, atd., které byste rádi alespoň s minimem námahy zkopírovali do nové rezervace.
58
STOVKA, verze 9.4
Vzhledem k tomu, že různé hotely mohou mít různé typy pokojů, různou nabídku služeb, různé ceny, není postup úplně jednoduchý a vyplatí se opravdu až od více lidí v rezervaci. Princip spočívá v tom, že nejdříve musíte vytvořit novou rezervaci v rámci zájezdu a termínu, kam budete chtít tu původní přesunout. V nově vzniklé rezervaci najdete na záložce Rezervace tlačítko Import dat z jiné rezervace. V prvním kroku zadáte číslo rezervace, z níž chcete import (resp. přesun) provádět. Zadáte číslo, stiskněte tlačítko Vyhledat. Pokud zadanému textu odpovídá více rezervací, objeví se jejich seznam a z něj musíte vybrat tu konkrétní, kterou chcete importovat. Pokud je mezi rezervacemi více se shodným označením (vlivem opakovaného importu dat) objeví se okno – Krok 1 s možností výběru z nalezených rezervací. Ve druhém kroku se ukážou údaje o objednateli, účastnících zájezdu po pokojích a fakturách a platbách z původní rezervace. Můžete si zvolit, jestli údaje o objednateli chcete nebo nechcete importovat. Jestli chcete nebo nechcete importovat účastníky a jestli chcete nebo nechcete importovat faktury. U účastníků je potřeba zkontrolovat a zajistit správný import do správných pokojů. Původně jste mohli mít třeba 6 účastníků ve třech dvoulůžkových pokojích a teď je přesunujete do hotelu, kde jsou pouze dvoulůžkové pokoje. Proto je potřeba přesně určit, který účastník bude na který pokoj přesunut. Dole na obrázku vidíte chybu, která nastala tím, že v nové rezervaci, do které importujete data, nemáte zvolen, na záložce Rezervace, dostatečný počet pokojů, nebo stanovený počet osob v nich. Osoby v pokojích můžete ještě dále přesouvat z pokoje do pokoje. Pokud by se Vám stalo, že jste zadali jednu osobu do více pokojů – STOVKA Vás na tuto chybu upozorní.
Pozor! Vždy při tomto přesunu dochází ke stornování původní rezervace. Nelze tuto funkci využít ke kopírování, pouze k přesunu.
59
STOVKA, verze 9.4
Záložka - Náhradníci
Náhradníci slouží k jednoduché evidenci dalších zájemců o daný termín, či pokoj. Může se stát, že máte zájemce o zájezd, všechna místa jsou rezervovaná, ale existuje pravděpodobnost, že některá z rezervací bude stornovaná. U takové rezervace můžete poznamenat nového zájemce jakožto náhradníka. Vyplníte jeho jméno, kontakt na něj a nějakou poznámku. Takových náhradníků můžete mít ke každé rezervaci několik. Pozor! Je potřeba ručně hlídat, jestli nějakého náhradníka u rezervace máte, pokud provádíte její storno. Záložka - Klienti a Ceny Nejdůležitější záložka, na které budete nejčastěji s klientem pracovat. Je zde seznam všech pokojů a klientů, které jsou součástí rezervace, máte zde k dispozici přehled o cenách, na této záložce přepínáte rezervace mezi jednotlivými stavy a zde máte informaci o tom, kdo kdy jakou akci s rezervací provedl. Všimněte si, že objednatelem je Vopička a /častíci – klienti jsou Kolmanovi. Ikonka s hlavou u osoby Kolmanová Karolína značí, že byl klient zapsán do databáze. Stane se tak např. vyplněním data narození, či e-mailu, atd., které např. u Kolmann Matěj chybí.
60
STOVKA, verze 9.4
V horní části je seznam pokojů po jednotlivých osobách – každá osoba = jeden řádek. V prostřední části jsou tři sekce. Vlevo můžete zvolit slevový poukaz a přiřadit Slevy a příplatky související s rezervací, jejich cena je tedy určena „za rezervaci“ a jsou definované u zájezdu. Níže je stanovení výše zálohy hodnotou nebo procentuelně a datum splatnosti. Vpravo je potom cenová rekapitulace celé rezervace. Ve spodní části pak najdete informace o tom, kdo kdy změnil stav rezervace a vpravo dole jsou tlačítka, která mění stav rezervace. Jsou vždy zobrazeny pouze ty, které s ohledem na stav rezervace mají smysl. Pokud máte na záložce Rezervace vyplněnou e-mailovou adresu, zobrazí se Vám tlačítko Vyžádat údaje – kterým můžete poslat klientovy e-mailem zprávu s požadavkem na vyplnění údajů za použití formuláře na webu. Takto zadané údaje se ukládají přímo do databáze a automaticky se změní v rezervaci apod. . O této změně údajů Vám přijde informační e-mail. Tyto úpravy pak můžete kdykoliv zakázat zaškrtnutím funkce Zakázat editaci na webu. Doporučujeme zadat zákaz při změně do stavu Objednáno, nejpozději však při podpisu smlouvy.
- Slevy a příplatky v rezervaci Slevy a příplatky můžou být procentuální nebo absolutní. Šedou barvou podbarvené ceny jsou pevně dány (bylo to takto definováno v číselníku slev a příplatků). Ty, které jsou podbarveny bílou barvou, je možné měnit. Levá položka = nákupní cena. Pravá položka = prodejní cena. Do celkové ceny se započítávají pouze ty, které jsou zaškrtnuté. Jakoukoliv změnu je potřeba potvrdit tlačítkem Uložit, které se nachází vpravo. Změny ve slevách a příplatcích lze provádět pouze ve stavu R, P nebo K. - Cena rezervace Všechny ceny jsou zde přehledně rozepsány po jednotlivých typech. Cena, která je uvedená v červeném rámečku je finální cena rezervace. - Sledování stavu objednávky Všechny změny stavu, které v rezervaci uživatelé provedou, se tady evidují. Je vždy vidět, který uživatel, který den a který čas změnil stav rezervace. Sledujeme celkem 4 stavy: Rezervoval = naposledy převedl do stavu R, Objednal = naposledy převedl do stavu O, Stornoval = stornoval rezervaci, Pro úpravy otevřel = uživatel, který již jednou závazně objednanou rezervaci otevřel znovu pro úpravy – blíže viz kapitola Záložka Klienti a Ceny – Změna rezervace. - Seznam účastníků Nahoře je seznam pokojů a jednotlivých klientů. U každého klienta vidíte základní informace jako je cena za ubytování, stravu a dopravu. Zároveň zde vidíte dvě šipky značící, jestli má klient dopravu oběma směry nebo ne. Červené šipky znamenají, že klient ještě není usazen do konkrétního dopravního prostředku. Zelené šipky znamenají, že usazen již je. Kliknutím na zelenou šipku se dostanete přímo do půdorysu autobusu, ve kterém je klient usazen.
Kliknutím na jméno klienta se dostanete do okna, kde zadáváte podrobné údaje o klientovi – kontaktní údaje, poskytované služby, slevy a příplatky. Podrobnosti v následujících kapitolách Klient – Záložka Osobní údaje a ceny a Klient – Záložka Služby.
61
STOVKA, verze 9.4
V levém horním rohu u každého pokoje (na obr. – apartmán „AP22 Tereza“) můžete vidět tlačítko , kterým vyvoláte seznam volných pokojů, které mají minimálně tolik lůžek jako aktuální pokoj. Slouží k tomu, pokud chcete klienta přehodit z pokoje na jiný pokoj. Nebude se to stávat v praxi asi u hotelových pokojů, ale častěji u apartmánů, kdy někam klienta umístíte a on řekne, že by raději byl tam, kde byl loni nebo má jiné specifické požadavky, které mu více splní ten druhý apartmán. Pokud pořadové číslo u klienta (v obrázku vyznačeno) svítí červeně, nejsou u něj zatím vyplněny všechny nutné kontaktní a identifikační údaje. Černé pořadové číslo znamená, že u klienta máte vyplněno vše potřebné. Vedle pořadového čísla svítí další identifikátor. L znamená lůžko. P znamená přistýlka. Pokud jsou tam dva červené vykřičníky, znamená to, že máte na pokoji umístěného klienta, který se už dle definice pokoje nevejde na žádné lůžko ani přistýlku. Tohle má smysl, pokud je tímto klientem např. malé dítě bez nároku na lůžko. V opačném případě jde asi o chybu a je potřeba změnit počet osob na tomto pokoji na záložce Rezervace. Pozn. chyba mohla také nastat při definici pokojů konkrétního hotelu v menu ubytování. Zkontrolujete zda máte u pokoje zadaný správný počet lůžek a přistýlek
- Klient – Záložka Osobní údaje a ceny Zatím jsme zadávali několik základních cen a služeb, které se týkají celé rezervace. STOVKA ale umožňuje velice podrobně a individuálně zadat služby každému účastníkovi.
Ke každému klientovi existuje karta klienta. Dostanete se do ní kliknutím na jménu klienta na záložce Klienti a ceny v rezervaci. Karta obsahuje dvě záložky – první obsahuje osobní údaje a ceny pro konkrétního klienta. Tuto záložku můžete vidět na obrázku výše. Druhou záložku – Služby - si popíšeme v následující kapitole.
62
STOVKA, verze 9.4
V levém sloupci jsou identifikační a kontaktní informace o klientovi. Propojení klienta s databází klientů funguje úplně stejně jako propojení objednatele s databází klientů. Jediný rozdíl je v tom, že u objednatele systém vyžaduje propojení hned při vzniku rezervace. Jednoznačné propojení účastníka do databáze klientů není povinné. Systém se snaží nepropojené účastníky najít v databázi klientů v případě, že jste zadali rodné číslo nebo v případě, že najde v databázi klientů člověka, který má stejné datum narození a e-mail adresu. Tyto dvě možnosti STOVKA považuje za jisté klíčové položky, na základě kterých vytvoří vazbu automaticky. Pokud máte zákazníka propojeného do databáze klientů a chcete jej vyměnit za někoho jiného, použijte tlačítko Změnit osobu, které se nachází vlevo dole. Tím zrušíte vazbu a vyprázdníte všechna kontaktní formulářová pole. Zajímavou funkcí je odkaz Poslední…, který slouží k rychlému kopírování adres z jedné osoby do druhé osoby. Odkaz poslední zkopíruje adresu zadanou u předchozího klienta k aktuálnímu klientovi.
V pravém sloupci jsou informace, které ovlivňují cenu. Zaškrtnutím políčka Zdarma můžete poskytnout automaticky všechny služby tomuto klientovi zdarma. Využívá se to například u skupinových zájezdů, kdy cestovní kancelář poskytuje učiteli, který jede se třídou, zájezd zcela zdarma. Další položka je cena pobytu. Do tohoto pole se automaticky dotáhne cena, která byla zadaná v administraci zájezdu pro daný typ pokoje a danou obsazenost. Vzhledem k tomu, že typů cen pro daný termín a pokoj může být několik a algoritmus pro rozhodování, kterou z cen uplatnit nemusí být jednoznačný, má cestovní kancelář možnost vybrat jinou z nabízených cen. U každého klienta zvlášť je možné určit, jestli bude mít dopravu a jestli oběma směry. U každého klienta je možné zadat individuální nástupní místo, individuální typ stravy, pobytové taxy a cestovního pojištění. U cestovního pojištění je možné oproti standardnímu termínu zájezdu změnit termín, po který bude klient pojištěn. Poslední částí jsou slevy a příplatky, které se nevztahují k rezervaci jako celku, ale individuálně ke každému klientovi. Zaškrtnutím konkrétní slevy či příplatku přidáte slevu či příplatek ke klientovi. Pokud je z definice slevy či příplatku umožněna editace jeho ceny při rezervaci, můžete ještě změnit jak vypočítanou nákupní cenu, tak prodejní cenu. Slevy jsou vždy formou záporných částek. Příplatky kladnými částkami. Protože zadávání informací pro více osob je zdlouhavé, připravili jsme několik pomůcek, které práci urychlí: ·
Ve formuláři úplně vlevo nahoře jsou šipky doleva, doprava a mezi nimi informace „číslo tečka písmeno“ . Číslo znamená pořadové číslo klienta. L znamená lůžko. P přistýlku. Šipkami se můžete pohybovat mezi účastníky zájezdu bez nutnosti okno zavírat a vracet se do karty rezervace.
·
Změny, které provedete v pravé části v tmavěji zbarveném bloku – všechny informace o dopravě, stravě, pobytové taxy, cestovním pojištění, slevách a příplatcích – můžete jedním kliknutím vykopírovat ke všem účastníkům rezervace. Slouží k tomu tlačítko Proveď, které se nachází úplně dole uprostřed okna.
- Klient – Záložka Služby Přepnutím na záložku Služby se dostanete do služeb, které má daný klient k dispozici. Podrobněji jsme se službami zabývali již v kapitolách Číselníky – Služby a Zájezdy / Služby. Služby mohou být automaticky součástí základní ceny zájezdu, nebo je možné i další služby přidat klientovi dodatečně v rámci rezervace. Také je možné službu, která má být v ceně zájezdu, klientovi nedat a tím mu snížit základní cenu zájezdu.
63
STOVKA, verze 9.4
Když se do záložky Služby přepnete, uvidíte, které služby má klient k dispozici a jejich cenu. Viz obrázek: Pozn.: všimněte si červeného upozornění na rezervaci ve stavu Objednáno, jež neumožňuje manipulaci s cenou a tedy již ani službami. Řešení viz. kapitola – Změna rezervace.
Protože služeb může být definováno hodně, jsou služby standardně zobrazeny pouze jako seznam po skupinách, což oceníte např. pokud cestovní kancelář pracuje se skipasy, jako se službami a nabízí skipasy pro různý počet dnů, do různých středisek, dělené dle sezóny, věkové kategorie, atd., může být služeb, které lze přiřadit k zájezdu i několik desítek. Kliknutím na tlačítko zobrazí pouze konkrétní vybraná skupina a v rámci ní můžete klientovi zaškrtnout příslušné služby. Tam, kde definice v číselníků služby dovolí i změnit počet. Přeškrtnutou ikonkou tuto skupinu služeb opět uzavřete a vrátíte se do kompletní nabídky služeb pro klienta. Po kliknutí na hnědou šipku vpravo se u služby ještě objeví dodatečné tři formulářová pole pro zadání datum od, datum do a textové poznámky. Tyto tři údaje se objevují na speciálních tiskových sestavách, kde se vypisují seznamy služeb v rámci daného termínu. Služby, které byly v definici zájezdu definovány jako součást základní ceny zájezdu, jsou v tomto seznamu označeny tučně. Jejich zaškrtnutí nijak nezvyšuje cenu. Naopak jejich odškrtnutí cenu snižuje o cenu této služby. Např. na tomto obrázku byla v ceně zájezdu služba Skipas 6 dní v ceně 3.000 Kč. Klientovi jsme místo této služby dali službu Skipas 7 dní za 3550 Kč. Součet dole říká, že změna služeb znamená příplatek k základní ceně zájezdu 550 Kč.
64
STOVKA, verze 9.4
Všechny změny služeb, které provedete – včetně datumových určení služeb a poznámek, je možno stejně, jako vybrané údaje na předchozí záložce, vykopírovat jediným kliknutím na tlačítko Proveď, které se nachází úplně dole uprostřed okna. – Změna rezervace Pokud je rezervace ve stavu Objednáno, nelze už měnit žádné ceny, protože v tomto okamžiku máte od objednatele podepsanou cestovní smlouvu, ve které jsou smluvně určeny konkrétní služby za konkrétní peníze. STOVKA nicméně počítá s možností změn v rezervačních číslech. K tomuto účelu slouží tlačítko Změna smlouvy. Tímto úkonem se rezervace dostane zpět do stavu Rezervováno a je potřeba projít celým cyklem znovu včetně vytištění nové upravené cestovní smlouvy. Tlačítko najdete na záložce Klienti a ceny vpravo dole, ale jen za určitých podmínek. Buď musí platit, že CK fakturuje ve zvláštním režimu nebo nesmí být daňově vystaven žádný doklad. Důvodem je to, že pokud už je na daňové faktuře rozpočítáno DPH, tak změnou služeb bychom už zpětně nebyli schopni se dopočítat finálního rozpisu DPH na dalších fakturách. Pokud tedy CK nefakturuje ve zvláštním režimu a má vystavenou už daňovou fakturu, je potřeba nejdříve udělat daňový dobropis na celou daňově fakturovanou částku. Záložka Poznámky Na záložce Poznámky se nachází čtyři formulářová pole s poznámkami: ·
Poznámka klienta – tohle pole máte k dispozici pouze pro čtení. Je to vzkaz klienta, který vytvořil objednávku přes www stránky.
·
Interní poznámka – interní poznámka k rezervaci. Tato poznámka se nezobrazuje na žádném dokumentu, žádné sestavě, kterou dostává do rukou klient. Slouží pouze k interní informovanosti o klientovi mezi zaměstnanci CK, prodejcem, dopravcem a delegátem. Sem můžete zapisovat důležitá upozornění (ať už v negativním nebo pozitivním smyslu směrem ke klientovi), která chcete sdělit řidiči autobusu, delegátovi nebo dalším zaměstnancům cestovní kanceláře.
·
Zvláštní požadavky nemající charakter smluvního ujednání – sem můžete poznamenat speciální požadavky klienta, která mu nejste schopni garantovat smluvně, ale pokud to jen trochu půjde, jste připraveni mu vyhovět. Např. prosba klienta, že chce sedět v letadle u okna nebo že chce v autobuse třetí řadu vlevo a podobně. Protože se předpokládá, že půjde ve většině případů o požadavky týkající se dopravy, v případě, že je tato poznámka vyplněna, zobrazuje se ve formuláři při usazování lidí na sedadla.
·
Poznámka k voucheru – pro CK závazné – informace, požadavky, které zapíšete do tohoto formulářového pole, se zobrazí klientovi na voucheru a na cestovní smlouvě a jsou tedy pro cestovní kancelář závazné.
Záložka Faktury Bližší informace o fakturách naleznete v samostatné kapitole FAKTURACE V REZERVACI.
65
STOVKA, verze 9.4
Záložka Úkoly, e-maily Na této záložce najdete dva na sobě nezávislé moduly. Prvním je seznam úkolů. Ke každé rezervaci si můžete přidat libovolný počet úkolů – ke každému úkolu si poznamenáte text a datum, kdy má být splněn. Seznam všech úkolů vidíte pod titulkem Seznam úkolů. Každý úkol můžete editovat nebo tlačítkem potvrdit, že máte splněno. Rezervace, u nichž jsou úkoly, které je potřeba řešit, si můžete jednoduše vyfiltrovat v seznamu rezervací – blíže viz. kapitola Seznam rezervací.
Ve spodní části okna najdete sekci Odeslané e-maily. Zde máte k dispozici kompletní přehled všech tiskových sestav, které jste odesílali e-mailem. Najdete zde datum, uživatele, který odesílal, na jakou adresu sestavu odesílal, co přesně odesílal. Kliknutím na text Předmětu e-mailu se otevře okno s detailem e-mailu (tzn. Včetně textu, který byl k sestavě přiložen) a kliknutím na ikonku bílého listu papíru vyvoláte sestavu, která byla odesílána a to v jejím původním znění. Záložka Dodavatelé Takto může vypadat záložka s informací o přiřazených dodavatelských fakturách a možností její editace. Zde můžete evidovat různé dodavatelské a provizní faktury, týkající se dané rezervace (např. za ubytování, dopravu, služby, provizi prodejci, atd.). Vpravo dole je zeleně uveden zisk z ceny zájezdu po odečtení nákladů fakturovaných dodavateli. Toto má zejména ekonomicko - statistický účel. Blíže o dodavatelských fakturách a jejich napojení na konkrétní rezervace pojednává samostatná kapitola FAKTURACE.
66
STOVKA, verze 9.4
PROVIZNÍ PRODEJ Pokud chcete ve STOVCE evidovat rovněž zájezdy jiných cestovních kanceláří, které prodáváte provizně, nevyplatí se Vám každý takový zájezd v definici ubytovacích zařízení a zájezdů definovat s dostatečnou přesností, pokud jej tedy nechcete navíc prezentovat na Vašich www stránkách. U provizního prodeje v takovém případě potřebujete pouze umět si evidovat konkrétní termín, cestovní kancelář, klienta a faktury a platby směrem ke klientovi. Vše ostatní nepotřebujete evidovat systémově, ale stačí textová poznámka u rezervace.
Jak zadat zájezd, který prodáváte provizně? Pro každou cestovní kancelář, kterou provizně prodáváte, si založíte fiktivní hotel (obr. vpravo) – doporučujeme např. „Ubytování – NazevPořádajícíCestovky“. U tohoto hotelu si zavedete jeden obecný typ pokoje („pokoj“) s co největším počtem lůžek a přistýlek a hlavně s neomezenou kapacitou (obr. uprostřed) po celou sezónu (třeba 999). V menu číselníky si zavedete obecný příplatek (obr. vlevo dole) s na absolutní částku, za rezervaci, editovatelný. K této ubytovací kapacitě si zavedete nový obecný zájezd (obr. vpravo dole). Název zvolte obecný (doporučujeme „Zájezdy – provizní prodej - NazevCestovky“ nebo něco podobného). Tento zájezd je potřeba nastavit jako skupinový (aby se neobjevoval na Vašich www stránkách) a s prodejem po dnech (abyste mohli prodávat libovolný termín). Dále je potřeba si vytvořit u zájezdu jednu dlouhou sezónu a do pokoje „pokoj“ si určíte cenu celý pokoj ve výši 1 Kč. V definici zájezdu, je nutné přiřadit již výše zmíněný speciální příplatek určený pro tyto účely – příplatek budete v každé rezervaci upravovat dle celkové ceny zájezdu.
67
STOVKA, verze 9.4
Jak rezervovat zájezd, který prodáváte provizně? Když vytváříte novou rezervaci, dáte prohledávat zájezdy po dnech, zadáte termín, který Vás zajímá a vyberete ten zájezd, který odpovídá příslušné cestovní kanceláři.
V rezervaci máte teď zaevidovaného objednatele, ten je automaticky považován za prvního z účastníků rezervovaného zájezdu. Je nutné v záložce Klienti a ceny – v kartě - Osobní údaje a ceny nastavit u Ceny příznak Zdarma. víte, se kterou cestovní kanceláří, kdy chce jet a kolik to bude osob. Do interní poznámky si zapište všechny potřebné informace o tom, co si klient objednal.
Do editovatelného příplatku vepište celkovou cenu zájezdu – celé rezervace.
Klientovi můžete vystavovat faktury, vybírat od něj peníze. Systém Vám bude termíny plateb hlídat stejně jako u běžných zájezdů. Další komunikace s cestovní kanceláří, jejíž zájezd prodáváte, je věcí individuální. Obsazenost dopravních prostředků, hotelů, objednávky služeb atd. je obvykle starost pořádající cestovní kanceláře. Nicméně STOVKA Vám slouží k evidenci klientů a peněz – tedy k tomu hlavnímu.
68
STOVKA, verze 9.4
FAKTURACE Seznam faktur STOVKA umožňuje přístup k fakturám nejen přímo z rezervace konkrétního klienta, ale v menu se nachází položka FAKTURY. Po kliknutí na tuto položku se zobrazí seznam všech vystavených faktur a příjmových dokladů, ve kterém můžete prohledávat, třídit, filtrovat podobně jako v seznamu rezervací.
Obsah seznamu faktur ·
Typ dokladu: PD (příjmový pokladní doklad), VD (výdajový pokladní doklad), PU (příjem na bankovní účet), VU (výdej z bankovního účtu), ZF (zálohová faktura), DF (daňová faktura), ZD (zálohový dobropis), DD (daňový dobropis).
·
Číslo faktury nebo dobropisu – pokud jde o samostatné pokladní doklady nenavázané na fakturu, je tento sloupeček v příslušném řádku nevyplněn
·
Číslo dokladu – číslo platebního dokladu, případně hodnotu „převodem“ - pokud jde o platbu bankovním převodem (pozn. Bezhotovostní úhrady ve stovce nemají přiděleno číslo), nebo hodnotu např. „3 platby“, pokud byla faktura hrazena více doklady, hodnota „ --- “ znamená, že faktura nebyla dosud uhrazena.
·
Rezervace – číslo rezervace – kliknutím na číslo rezervace se dostanete do seznamu faktur v rezervacích a můžete začít editovat faktury k dané rezervaci, zadávat jejich platby, atd. .
·
Klient – jméno klienta, který je uveden na faktuře (nemusí to být nutně objednatel zájezdu).
·
Vystaveno – datum vystavení dokladu.
·
Vystavil – jméno osoby, která doklad vystavila.
·
Splatnost / zaplaceno: o Zelené číslo – udává datum zaplacení o Černé číslo – datum splatnosti o Červené číslo – datum splatnosti v případě, že je doklad po splatnosti
·
Částka – částka, na kterou byl daný doklad vystaven.
·
K úhradě – kolik zbývá na dokladu k úhradě. U daňových dokladů je to zbytek po odečtení navázaných záloh.
·
Zbývá – částka, která zbývá k zaplacení. Faktura může totiž být zatím uhrazena pouze částečně.
·
Měna – měna, ve které byl doklad vystaven
·
- má stejnou funkci jako klik na rezervaci – dostanete se do rezervace na záložku Faktury, kde můžete s fakturami, platbami dále pracovat.
·
- pokud jde o fakturu, je tam ikonka s tiskárnou, která umožní fakturu vytisknout
69
STOVKA, verze 9.4
·
- pokud jde o doklad nebo o fakturu, na kterou je navázán pouze jeden platební doklad, tak lze tento doklad vytisknout.
Filtrování faktur Pro rychlé nalezení konkrétního dokladu můžete použít políčko vlevo nahoře. Stačí zadat část hledaného textu či čísla. STOVKA hledá v čísle dokladů, ve variabilním symbolu, ve jménu dodavatele a v případě, že jste zadali číslo, tak i doklad znějící na danou částku. Princip práce s filtrem jsme si již popsali u zájezdů a rezervací. Na obr.vpravo je červeným kroužkem označena možnost přepnutí do dodavatelských dokladů. Můžete filtrovat přes konkrétního prodejce (komu je faktura směrována). Součástí filtru jsou i dvě speciální položky „všichni prodejci“ a „koncoví klienti“. Filtr Zobrazení nabízí tři možnosti: æ Po fakturách bez dokladů – vyfiltruje pouze faktury a dobropisy, æ Po fakturách vč. Dokladů - vyfiltruje všechny faktury, dobropisy a všechny doklady (úhrady). æ Po dokladech – zobrazí pouze doklad (úhrady). Ostatní filtry týkající se přímo faktury nepotřebují komentář. Můžete filtrovat přes konkrétní turistickou lokalitu, nebo hotel. Pokud v účetnictví rozlišujete výkony podle lokality, můžete takto získat přehled nejen o konkrétních fakturách, ale i o finančních objemech do dané lokality, protože se nad seznamem vyfiltrovaných faktur objevuje suma toho seznamu. Najdete tam ve všech měnách, ve kterých se fakturovalo informace o tom, za kolik bylo vystaveno, za kolik zaplaceno a kolik z toho je po splatnosti. Filtry lze samozřejmě libovolně kombinovat.
Dodavatelské faktury Jak je již výše zmíněno a označeno, v menu FAKTURY lze přepnout do seznamu dodavatelských faktur, kde je možnost je také vkládat, upravovat a přiřazovat podílem poměrné části ke konkrétním rezervacím (včetně stornovaných). To samozřejmě předpokládá, že u služeb použitých v rezervaci klienta máte správně zadanou nákupní cenu této služby.
70
STOVKA, verze 9.4
Do políčka Najdi zadejte, příjmení objednatele, nebo číslo rezervace, kterou chcete přiřadit k faktuře a stiskněte šipku pro vyhledání. Jak vidíte obrázku, výpis rezervací je kompletní a můžete přiřazovat faktury i ke stornovaným rezervacím. Podíl rezervace z ceny faktury se zadává v procentech, nebo částkou. Po přiřazení částek z rezervace k faktuře se Vám bude tento údaj zobrazovat v záložce rozdělení k rezervacím. Kliknutím na číslo rezervace se Vám otevře v novém okně karta rezervace v záložce Dodavatelé.
Práce s fakturami v rezervaci ·
Ke každému rezervačnímu číslu je možné vystavit libovolný počet příjmových, výdajových dokladů, zálohových i daňových faktur a dobropisů
·
Každý doklad v systému je možné zaplatit v několika splátkách v kombinaci hotovostí i bezhotovostní platby. Navíc platby je možné mezi doklady dodatečně přesouvat.
·
Fakturace je možná v libovolné měně
·
STOVKA podporuje jak běžný, tak zvláštní režim DPH
71
STOVKA, verze 9.4
Přehled cen – tyto dva obrázky výše zobrazují jak může vypadat přehled cen, pokud jde o rezervaci od provizního prodejce (podle toho jaký model využíváte). Zde vidíte celkovou cenu rezervace, v případě, že jde o prodej přes provizního prodejce, tak pod touto cenou je vyčíslená provize, fakturováno prodejci a také jméno prodejce. Dále zde máte uvedeno za kolik peněz již bylo vystaveno zálohově a za kolik peněz daňově. Samozřejmostí je údaj kolik už bylo zaplaceno a kolik peněz je po splatnosti. Pokud nejde o rezervaci provizního prodejce, máte tyto údaje shromážděny v sekci zálohové doklady – viz. obr. na další straně.
Upozornění - v případě, že v zadaných dokladech máte nějaké nesrovnalosti proti celkové ceně rezervace, najdete pod přehledem cen sekci, s informacemi o tom, co máte v dokladech špatně a pokud je to možné, i návrh řešení. Zálohové doklady a Daňové doklady – zde celkový přehled - celkovou cenu rezervace, celkové sumy za operace v zálohových, daňových a platebních dokladech a také informaci o platbách po datu splatnosti. Přehled dokladů souvisejících s rezervací má několik sloupečků – typ dokladu (zkratka), číslo dokladu, datum vystavení, částka k úhradě a zaplaceno. Pouze u daňových dokladů je navíc sloupeček udávající datum zdanitelného plnění, přičemž v seznamu zálohových dokladů je sloupeček s ikonkou , která signalizuje, jestli je tato zálohová faktura jednoznačně navázaná na konkrétní daňový doklad.
72
STOVKA, verze 9.4
Vpravo jsou ikonky pro vytvoření nového dokladu
Zkratky Typ: ZF - Zálohová faktura ZD - Zálohový dobropis PD – Příjmový doklad pokladní VD – Výdajový doklad pokladní PU – Příjem na účet VU – Výdej z účtu
a přidání poukazu
.
DF – Daňová faktura DD – Daňový dobropis Barvy: Zelená – dořešeno Červená – po splatnosti nebo přeplaceno
U dokladů se Vám mohou nabízet tyto funkce: úprava záznamu, dokladu, nelze smazat ani stornovat, přesun platby (přiřadit k faktuře), tisk pokladního doklau, tisk zálohové či daňové faktury.
smazání/storno úhrada faktury,
Vystavení nového zálohového dokladu Kliknutím na ikonku s prázdným listem papíru, vyvoláme okno, viz obr. vlevo. Můžete si vybrat ze šesti možností, jaký nový doklad chcete pořídit Podle toho, jaký typ dokladu vyberete, se dole automaticky aktualizuje pravděpodobné datum splatnosti (u hotovostních plateb je to aktuální den, u faktur a bezhotovostních plateb můžete datum dle potřeby změnit. V červené části STOVKA nabídne částku, která ještě pravděpodobně zbývá do plné částky rezervace, nebo k srovnání přeplatku. I tuto částku můžete přepsat libovolnou hodnotou. Pokud jde o doklad či platbu v jiné měně, než je základní měna zájezdu, použijete k tomu formulářové pole v zelené části, viz. odstavec dále platby v jiné měně. Doklad bude vytvořen stisknutím OK.
73
STOVKA, verze 9.4
Vystavení nového daňového dokladu Podobně jako u nového zálohového dokladu, kliknutím na ikonku čistého listu papíru v sekci Daňové doklady, vyvoláte okno viz. obr. vlevo. Můžete zvolit samostatný daňový doklad, nebo daňový doklad navázaný na zálohové doklady. Pokud chcete založit daňový doklad navázaný na zálohové, objeví se pod touto volbou seznam všech zálohových dokladů, které přicházejí v úvahu (= není ještě na ně žádný daňový doklad navázán). Zaškrtnete ty, které chcete takto s daňovým dokladem propojit. U daňového dokladu jsou v růžovém poli dvě položky. Vy můžete měnit pouze položku K úhradě. Pokud jde o daňový doklad s doplatkem, určíte výši doplatku. Pokud bez doplatku, necháte nulu. Daňový doklad poté bude vystaven na částku, která se vypočítala do pole Částka, a která je součtem položky K úhradě a všech zálohových dokladů, které jste navázali na tento daňový. Vazba mezi zálohovými a daňovými doklady Daňové doklady můžete vystavovat buď jako navázané na zálohové (jeden daňový může být navázaný na několik zálohových dokladů), potom bude např. daňový doklad znít na 10.000 Kč, ale zaplaceno zálohou již 7.000 Kč, tudíž k platbě zbývá 3.000 Kč. Nebo je možné daňové doklady vystavovat nezávisle na vystavených zálohových dokladech. Na konci by měly být správně na všechny zálohové faktury navázané nějaké daňové faktury. Neplatí to samozřejmě obráceně, protože některé daňové budete vystavovat přímo bez předchozího vystavení zálohové faktury. Vazba mezi doklady a platbami Ke každé faktuře (zálohová i daňová) může být v systému evidováno několik plateb. Faktura je například vystavena na 5.000 Kč , přičemž klient zaplatil 1000Kč hotově na pobočce a pak třeba 2 x 2000Kč bankovním převodem na účet. Platby je možno evidovat samostatně, vystavené jako úhradu (i částečnou) konkrétní faktury, nebo je vystavit samostatně a následně je přiřadit k některé faktuře funkcí – přesun platby. V systému rozlišujeme: ·
hotovostní doklady – příjmový a výdajový doklad hotovostní, který lze vytisknout, odeslat emailem. Hotovostní operace se automaticky promítne do příslušné pokladny – blíže viz. kapitola POKLADNA.
·
bankovní doklady – bankovním dokladem rozumíme pohyby na Vašich bankovních účtech v souvislosti s rezervací.
Úhrady faktur a samostatné platby Samostatné platby zadáte pomocí ikonky , které vyvolá okno viz. obr. na předchozí straně v odstavci Vystavení nového zálohového dokladu. Tyto samostatné platby se používají zejména, pokud klient zaplatil například na základě cestovní smlouvy, či systém faktur nepoužíváte.
74
STOVKA, verze 9.4
Jak hotovostní, tak bankovní doklady je možné evidovat jako platby konkrétních faktur. Platby konkrétních faktur se zadávají kliknutím na ikonku u příslušné faktury, které vyvolá okno pro volbu způsobu úhrady – viz. obr. vlevo. Částka se nastaví na hodnotu předpokládanou pro plné uhrazení, avšak je jí možné upravit pro případnou částečnou úhradu. Datum je možné zadat pouze v rozmezí: od prvního dne po poslední uzávěrce až k aktuálnímu datu. Dny jsou již takto vymezené v rolovacím (výsuvném) poli a do systému se tento doklad zaznamená s časem 23:59:59. Pokud zvolíte aktuální datum, bude doklad zaznamenán s aktuálním časem. Pokud nemáte k dispozici modul Pokladny, nebude možné datum upravovat. Pouze výběrem možnosti Placeno převodem se políčko Datum otevře k editaci. Pokud máte platbu evidovanou samostatně, můžete jí i později přiřadit k faktuře pomocí ikonky přesunu platby u přijatého dokladu, které vyvolá okno s nabídkou faktur k úhradě, viz. obr. vlevo dole. Přesun platby můžete také využít, pokud jste udělali chybu a platbu přiřadili k jiné faktuře.
Práce s cizími měnami Přestože celková částka rezervace například zní na 10.000 Kč, je možné vystavit fakturu nebo platební doklad např. v EUR. Jen u každé takové faktury je potřeba zadat kurz vůči primární měně, ve které je rezervace. Na obrázku vpravo, vidíte možnosti zadání jiné měny při tvorbě nového dokladu a možnost přednastavit kurz. Částka se vždy zadává přes hlavní měnu rezervace. Tzn. úhradu např. 350 EUR, musíte při kurzu 28 zadat do okénka CZK 9800. Nelze však už dále řešit to, že na fakturu, která byla vystavena v EUR, bude navázaná platba v Kč. Platby dokladů už potom musí být nutně vždy ve měně, ve které je příslušný doklad. Na předchozí straně je obrázek celkového přehledu vystavených dokladů. Všimněte si, že po najetí myší na částku udanou v EUR se zobrazí popisek s hodnotou v CZK. Pokud provádíte platbu konkrétní faktury v cizí měně bude takto automaticky upraveno i okno pro výběr způsobu úhrady, vedle částky se objeví např. EUR – viz. kroužek na obr. vlevo nahoře.
75
STOVKA, verze 9.4
Fakturace někomu jinému než objednateli Pokud chcete fakturu vystavit na někoho jiného než na objednatele, je potřeba toto provést přes editaci faktury. Kompletní možnosti editace faktury jsou popsány hned v následujícím odstavci. Editace faktury V praxi nastávají případy, kdy potřebujete u faktury změnit některé údaje. Změnit speciálně splatnost, text faktury nebo příjemce faktury. K tomu slouží funkce editace faktury, kterou najdete pod ikonkou . U faktury můžete změnit:
76
·
Údaje o příjemci. Toto je běžně potřeba řešit v případě, kdy objednatel není stejný jako plátce nebo například, když část platí objednatel (jednu fakturu) a část například zaměstnavatel (další fakturu).
·
Můžete změnit datum splatnosti a datum vystavení.
·
Můžete změnit úplně text na faktuře. Text, který se vypisuje na fakturu je součástí šablony faktury a lze nastavit zvlášť pro zálohové i daňové faktury v konfiguraci. Protože však nejde o text, ale o generování podkladů na základě informací o rezervaci, klientovi, zájezdu, hotelu z databáze, jde o konfigurační parametry, které může nastavit pouze nexum Trilog. Tento předgenerovaný text ale můžete libovolně měnit za pomocí HTML editoru. Možnosti HTML editoru naleznete v kapitole Práce s HTML editorem.
STOVKA, verze 9.4
Mazání dokladů, storno dokladů Tyto možnosti mají přísná pravidla, protože obecně nejsme schopni zaručit, že už i třeba minutu po vystavení dokladu, není doklad již u zákazníka nebo u účetní např. díky automatickému propojení s účetnictvím, ( STOVKA je schopná propojení s několika vybranými systémy ekonomickými a účetními systémy). V konfiguraci lze nastavit, jestli vůbec je povoleno doklady stornovat nebo mazat. Pokud je storno a mazání konfigurací povoleno, jsou nastavena pravidla následovně: Ikonka červený křížek , umožňuje mazat či stornovat příslušný doklad. Naproti tomu křížek šedý „neaktivní“ oznamuje, že tyto akce provádět nelze. ·
Hotovostní i bezhotovostní platby nelze nijak stornovat, ani mazat. Špatně zadanou platbu lze přesunout někam jinam, nebo k ní vystavit platbu opačnou (např. k příjmovému hotovostnímu dokladu - výdajový hotovostní doklad).
·
Poslední fakturu v číselné řadě lze smazat. To znamená, že pokud jste vystavili zálohovou fakturu a zatím nikdo nevystavil další ve stejné číselné řadě, je možné tento doklad smazat. Tím nedojde k narušení číselné řady.
·
Zálohovou fakturu lze stornovat, pokud k ní není navázaná žádná daňová faktura a pokud k ní není navázaná žádná platba. Taková faktura je v seznamu dokladů přeškrtnutá.
·
Daňovou fakturu lze, stejně jako zálohovou, smazat pouze poslední v řadě a to i v případě, že je na ní navázaná zálohová faktura nebo úhrada. Stornovat lze daňovou fakturu, pokud k ní není navázaná žádná přímá platba a pokud byla vystavena v aktuálním měsíci. Kvůli účetnictví není možné smazat fakturu, která měla zdanitelné plnění v předchozím nebo ještě dřívějším měsíci. Stornovaná faktura je v seznamu dokladů přeškrtnutá.
77
STOVKA, verze 9.4
POKLADNY Jak už bylo napsáno v číselnících, kde se pokladny definují, můžete ve STOVCE přiřadit pokladnu jednomu konkrétnímu uživateli nebo celé pobočce. Pokladna ve STOVCE není chápána jako pokladna, která nahrazuje pokladnu v účetním software, ale má za úkol sledovat toky hotovosti. Pokladnu najdete v menu NÁSTROJE, v sekci Pokladny. Pokud nemáte oprávnění administrátora, vidíte zde pouze jednu pokladnu – tu, ke které máte přístup. Když na pokladnu kliknete, otevře se v pravé části okno rozdělené horizontálně na dvě části. Administrátor má oprávnění nahlížet do všech pokladen cestovní kanceláře a navíc má možnost dělat uzávěrky pokladny a také je zrušit , viz. obr. zde.
Pokladní záznamy Doklady jsou v pokladně řazeny podle data přijetí od nenovějšího po nejstarší, až k datu poslední uzávěrky. Můžete použít také filtr k zobrazení dokladů v jednotlivých měnách. Doklady jsou číslovány automaticky po zadání ve fakturaci. Pokud jde o doklady zadávané ručně, je třeba si předem stanovit, jak budou tyto doklady číslovány. Nastavení číslování zadávají programátoři nexum Trilog, přičemž jsou možné tyto varianty: nečíslovat, číslovat v rámci číselné řady pokladních dokladů generovaných k rezervacím (fakturám), číslování samostatnou řadou. V pokladně vznikají záznamy dvěma způsoby: ·
Automaticky při vystavení příjmového nebo výdajového hotovostního pokladního dokladu. V tu chvíli podle přihlášeného uživatele vznikne automaticky záznam „v jeho“ pokladně.
·
Ručně může každý uživatel, který má k sobě přiřazenou nějakou pokladnu přidávat záznamy např. ve chvíli, kdy z této pokladny koupí papír do tiskárny. Je potřeba, aby ve svém zájmu tento pohyb zaevidoval, napsal výstižně text, částku a datum pohybu. Takový záznam je v seznamu zvýrazněn tučně a ve sloupečku Typ označen touto ikonkou .
Ruční zápis pohybu do pokladny Ve spodní polovině jsou zobrazeny všechny pohyby od poslední pokladní uzávěrky. V horní části vidí více informací ohledně stavu pokladny a mimo jiné tam je formulář, ve kterém může zadat částku, příjem/výdej, měnu, datum a důvod pohybu v pokladně. Datum je možné zadat pouze v rozmezí: od prvního dne po poslední uzávěrce až k aktuálnímu datu. Dny jsou již takto vymezené v rolovacím (výsuvném) poli a do systému se tento doklad zaznamená s časem 23:59:59. Ve chvíli, kdy stiskne tlačítko Uložit, objeví se tento pohyb ve spodní části mezi ostatními pohyby.
Pokladna z pohledu zaměstnance Zaměstnanec má stejné pracovní okno jako administrátor, vyjma seznamu pokladen – v sekci Pokladny v menu Nástroje a funkce (tlačítka) Nová uzávěrka ( na obr. nahoře označeno šipkami).
78
STOVKA, verze 9.4
Informace v pokladně V horní části vidí uživatel pokladny tyto údaje: ·
Kdo je vlastníkem pokladny – buď je zde konkrétní uživatel nebo pobočka
·
Aktuální stav – ten je vypsán pro každou měnu zvlášť
·
Datum a čas poslední uzávěrky
·
Může si také vytisknout historii pohybů v pokladně. K tomu mu slouží tři sestavy: æ Seznam pohybů od poslední uzávěrky do aktuálního okamžiku æ Seznam pohybů k poslední uzávěrce – to znamená vše mezi předposlední a poslední uzávěrkou æ Seznam pohybů pro konkrétní datumový úsek ( od: - do: ).
Pokladna z pohledu administrátora Administrátor vidí okno pro práci v pokladně přesně tak, jak jej vidíte na obrázku na předešlé straně. Uzávěrka pokladny spočívá v tom, že administrátor si vytiskne pohyby od poslední uzávěrky, zkontroluje pohyby peněz (hlavně ty, které byly zadány ručně a jsou tedy v seznamu zobrazeny tučně) a zkontroluje, jestli stav pokladny souhlasí s fyzickým stavem pokladny. V případě, že nesouhlasí, může zadat vlastnoručně ruční pohyb, kterým srovná stav pokladny tak, aby seděl proti fyzickému stavu. Potom může přistoupit k uzávěrce. Na rozdíl od uživatele pokladny vidí administrátor navíc tlačítka Nová uzávěrka a Zrušit uzávěrka. Kliknutím na Nová uzávěrka, objeví se okno pro potvrzení uzávěrky, v němž je možné ještě zadat částku v jednotlivých měnách, které administrátor při uzávěrce z pokladny odebírá. Například proto, aby odnesl tržby do banky. Datum uzávěrky je možné zadat jakékoliv, od aktuálního data zpět k datu poslední uzávěrky. Uzávěrka definovaná pouze datem, bez zadání konkrétního času,bude provedena vždy k 00:00 hodin zvoleného dne (tedy bez dokladů vystavených s tímto datem, protože budou mít pozdější čas vystavení). Pokud datum nevyplníte, bude se uzávěrka provedena k aktuálnímu datu, hodině a sekundě. Po následném stisknutí tlačítka OK se objeví sestava pokladních operací řazená podle měny a data viz. obr.dole.
79
STOVKA, verze 9.4
DOPRAVA Úvod Dopravní modul slouží k plánování dopravních prostředků, jejich kapacity a trasy, umisťování klientů do těchto dopravních prostředků a následně z tohoto systému lze vytisknout sestavy pro řidiče, rozmístění lidí na sedadla a sestavy pro delegáty. Na začátku sezóny si nadefinujete konkrétní dopravní prostředky pro konkrétní termíny. Během prodeje zájezdů se kdykoliv velice jednoduše můžete přesvědčit, jestli máte dostatečný počet míst v dopravních prostředcích podle zarezervovaných a objednaných zájezdů. Doprava je nezávislá na konkrétních zájezdech. Dopravní záležitosti se řeší v závislosti na čase a dopravních kanálech. Díky tomu, že v rezervaci klienta je známé konkrétní pobytové místo, k pobytovému místu máme v číselnících definováno výstupní místo a výstupní místo patří do určitého dopravního kanálu, je jednoznačně určeno, ve kterém dopravním kanále je potřeba usazovat konkrétního klienta.
Plánování dopravních prostředků Po kliknutí na položku DOPRAVA, která se nachází v menu, je potřeba ještě zvolit konkrétní dopravní kanál, se kterým budeme pracovat. Poté se ocitneme v dopravním modulu, který je za pomocí záložek rozdělen do několika částí. Prvořadé je určení, které dopravní prostředky v které termíny budete mít k dispozici. Toto je nejvhodnější udělat hned na začátku sezóny, později je možné dle potřeby dělat úpravy. Plánování dopravních prostředků se děje na druhé záložce – na záložce Seznam. Děje se ve dvou krocích. V prvním kroku je potřeba definovat dopravní prostředky, které jsou k dispozici. Zadejte Označení dopr. prostředku ( obvykle SPZ bus, jméno dopravní spol., nebo např. označení účelu, či dopravního místa, atd.) , vyberte Typ a Dopravce a pokud při obsazování dopravních prostředků, které máte k dispozici, chcete některý preferovat před jinými, zadejte Prioritu obsazování 1 – 10 (preferovanému co nejnižší číslo). Podle toho se Vám potom budou nabízet k obsazování. Nyní se vlevo nachází seznam dopravních prostředků, které jste již dopravnímu kanálu přiřadili.
Ve druhém kroku určujete, ve kterých termínech budou jezdit/létat. Máme zadaná letadla (podobně je to s autobusy) a je potřeba vygenerovat termíny letů. Kliknutím na tlačítko Uložit, nebo později na ikonku s tužkou, vedle příslušného dopravního prostředku, se uprostřed objeví nový formulář s titulkem Vygenerovat cesty (viz obrázek vlevo). Zadáte časové období, ve kterém bude dopravní prostředek k dispozici a případně můžete změnit počet sedadel k dispozici. Kliknutím na tlačítko Vytvořit cesty se vygenerují cesty TAM (z ČR na místo pobytu) a všechny cesty ZPĚT (z místa pobytu zpět do ČR) pro všechny termíny všech zájezdů, které spadají do tohoto dopravního kanálu a zadaného období.
80
STOVKA, verze 9.4
Všechny vygenerované cesty se zobrazí úplně vpravo do třetího sloupečku. Zelený autobus (popř. letadlo) znamená cestu TAM. Červený autobus znamená cestu ZPĚT. Vy máte ještě možnost každý termín individuálně upravit. Můžete přidat k této cestě speciální poznámku, která se potom bude objevovat i na tiskových sestavách pro řidiče. A můžete změnit počet míst, která máte k dispozici pro danou cestu, či konkrétní záznam úplně odstranit. Toto provedete pro všechny autobusy či letadla, která máte v dané sezóně a v daném dopravním kanálu k dispozici. Tím jste pro každý termín zájezdu definovali konkrétní dopravní prostředky i konkrétní místa, která jsou k dispozici jak pro cestu tam, tak pro cestu zpět.
Sledování potřeby a volných kapacit v dopravních prostředcích Kdykoliv během sezóny můžete na záložce Potřeba sledovat, jak se místa v dopravním prostředku obsazují. Máte k dispozici přehlednou tabulku, resp. dvě tabulky – jednu pro cesty TAM, druhou pro cesty ZPĚT.
Nahoře můžete omezit výpis jen na časové období, které Vás zajímá. Primárně se ale nabízí kompletní sezóna od prvního do posledního termínu. ·
Datum odjezdu
·
Potřebná kapacita lidí celková – včetně objednávek ve stavu Rezervováno. Zelené číslo znamená, že je vše v pořádku. Červené číslo znamená, že je objednávkami zájezdů překročena kapacita v dopravních prostředcích.
·
Potřebná kapacita celková přepočítána na počty dopravních prostředků
·
Potřebná kapacita lidí objednaných – počty opravdu objednaných lidí, bez rezervovaných.
·
Potřebná kapacita objednaných lidí přepočítána na počty dopravních prostředků
·
Skutečná kapacita v počtu sedadel
·
Skutečná kapacita v počtu dopravních prostředků
Usazování lidí do dopravních prostředků Klikněte ve zvoleném dopravním kanále na záložku TAM-Nástup a vyberte datum odjezdu, pro které chcete usadit lidi do dopravních prostředků. Pozor – k usazení se zobrazí pouze osoby
81
STOVKA, verze 9.4
z rezervací ve stavu OBJEDNÁNO! Celá tato akce může probíhat průběžně, postupně tak, jak vznikají jednotlivé rezervace klientů nebo až kompletně těsně před odjezdem. Po výběru termínu se zobrazí tabulka, kde řádky jsou tvořeny nástupními místy, sloupce jsou jednotlivé dopravní prostředky, které máte pro daný termín k dispozici. U každého nástupního místa i každého dopravního prostředku jsou vidět dvě čísla – kolik lidí je z daného nástupního místa potřeba (nebo do daného dopravního prostředku možno) usadit a kolik již usazeno je. Usazování probíhá ve dvou krocích. V prvním kroku rozmisťujete lidi do dopravních prostředků. Ve druhém kroku (který není povinný, pokud nepotřebujete takovou věc sledovat) usazujete lidi přímo na konkrétní sedadla. Usazení do dopravního prostředku Kliknutím na konkrétní nástupní místo se do nového okna otevře následující formulář.
Lidé jsou seskupeni po rezervačních číslech a vedle jmen je zobrazena také informace o výstupním místě. Jednoduše klikáním na šipky, konkrétní políčka či „[vše]“ umístíte lidi do konkrétních dopravních prostředků. Poté se můžete tlačítkem Uložit a zavřít vrátit k předchozí tabulce. Usazení na sedadla Pokud máte k dopravnímu prostředku zadán v číselnících půdorys, můžete lidi umístit i přímo na konkrétní sedadla.
82
STOVKA, verze 9.4
Kliknutím na ikonku v jedné či druhé obrazovce se otevře okno, ve kterém se v levé části nachází seznam klientů přiřazených do příslušného autobusu či letadla. V pravé části se objeví půdorys dopravního prostředku.
Na sedadla, která jsou podbarvena zeleně, jsou již usazené konkrétní osoby. Na sedadla s červeným podbarvením jste usadili více než jednu osobu. Usazování probíhá jednoduše tak, že u každé osoby vyberete číslo sedadla (v obrázku červeně zakroužkováno) a po kliknutí na tlačítko Uložit se vše uloží a znovu zobrazí v aktuálním stavu. Pokud při rezervaci byla u klienta vyplněna poznámka, je toto symbolizováno za pomocí symbolu . Po najetí myši na tento symbol se poznámka zobrazí. Mezi běžná přání klientů patří například požadavek na místo v autobuse. Pokud tyto požadavky zapíšete do poznámky u rezervace, budete je mít při usazování osob na sedadla takto jednoduše k dispozici.
V pravém horním rohu tohoto formuláře se nachází dvě ikonky se symbolem tiskárny. Jde o odkazy tiskových sestav pro řidiče k příslušnému autobusu a termínu. V následující kapitole si sestavy popíšeme podrobněji a ukážeme si, odkud a jak je můžete vytisknout hromadněji. A co dál? Pokud máme usazeny lidi na cestě TAM na záložce TAM-Nástup, stačí už jen přepnout na záložku TAM-Výstup a v průsečících řádků (tady pro změnu výstupní místa) a sloupců (dopravní prostředky jako na nástupní záložce) upravit plánované časy příjezdů a potvrdit vše tlačítkem Uložit. Pro cestu zpět slouží další dvě záložky ZPĚT-Nástup a ZPĚT-Výstup, které fungují úplně analogicky s cestou TAM.
83
STOVKA, verze 9.4
Tiskové sestavy, přehledy Pro práci s tiskovým sestavami, přehledy slouží poslední dvě záložky. Když si kliknete na záložku Přehled, zobrazí se Vám grafické znázornění všech termínů a všech dopravních prostředků, které jsou v příslušném dopravním kanále k dispozici. Tento přehled slouží, za prvé k rychlé orientaci kolik dopravních prostředků máte v kterém termínu na cestách a zároveň, kliknutím na konkrétní autobus (zelený pro cestu TAM, červený pro cestu ZPĚT) se dostanete do již známého okna s půdorysem autobusu, kde můžete doladit usazení klientů, či si vytisknout potřebné tiskové sestavy. Záložka Tiskové sestavy, jak už název napovídá, skrývá tiskové sestavy a to jak tiskové sestavy pro řidiče, tak tiskové sestavy pro delegáty. Okno je opět rozděleno na dvě poloviny – levá část pro cestu TAM, pravá část pro cestu ZPĚT. Po zadání konkrétního termínu, se Vám zobrazí všechny sestavy, které máte k termínu k dispozici:
84
·
Sestavy pro delegáty - jsou k dispozici pro každé výstupní místo zvlášť i jedna sestava celková pro všechna výstupní místa na trase. Sestava obsahuje kompletní seznam všech osob řazených po rezervačních číslech, které mají v příslušném výstupním místu vystupovat. U každého klienta je i informace o tom, ve kterém hotelu bude ubytovaný, jaký bude mít typ stravy a pokud je v systému u klienta vedená interní poznámka, objeví se i na sestavě pro delegáta. Delegát tak má k dispozici na jedné sestavě kompletní potřebné informace o všech klientech, kteří v daný termín přijedou.
·
Sestavy pro řidiče – řidič dostává sestavu, kterou má řazenou po nástupních místech a u každého má rozepsáno po rezervačních číslech, kteří lidé budou nastupovat, na jakém sedadle mají sedět a kde budou vystupovat.
·
Umístění osob na sedadla – půdorys autobusu či letadla s rozmístěním konkrétních jmen na konkrétní sedadla. Slouží k vylepení na autobus, aby lidé, kteří nastupují na dovolenou, získali rychle přehled o tom, kde v autobuse budou usazeni.
STOVKA, verze 9.4
KLIENTI Seznam klientů Ve STOVCE vzniká automaticky průběžně databáze klientů, do které se dostanou všichni objednatelé zájezdů, ale i účastníci, pokud je tam zařadíte. Blíže o propojení databáze klientů s objednatelem a účastníky v rezervaci pojednávají kapitoly o rezervaci. Kdykoliv máte možnost přes položku menu KLIENTI se dostat do této databáze klientů. Objeví se před Vámi okno s už dobře známým uživatelským rozhraním – nahoře fulltextové hledání. Pod tím seznam klientů a vpravo možnosti filtrování seznamu přes různá kritéria.
Fulltextové hledání nad seznamem klientů prohledává ve jméně, příjmení, adrese (ulice, město, stát, PSČ, země), ale i v e-mailu, rodném čísle či čísle pasu. U klientů je fulltextové hledání zároveň zapojeno ještě i do samotného filtru. Ve filtru dále umožňujeme přednastavené typy osob:
hledat
přes
·
Objednatel = člověk, který byl objednatelem alespoň jedné rezervace v minulosti.
·
Účastník zájezdu = klient, který byl někdy v nějaké rezervaci, nikdy však jako samotný objednatel.
·
1. osoba na adrese = speciální účastník. STOVKA dokáže zanalyzovat podle jmen, adresy a dalších klíčových údajů, kteří lidé se stejným příjmením (v potaz se bere i Novák a Nováková 85
STOVKA, verze 9.4
nebo Nový a Nová) bydlí na stejné adrese a tedy s největší pravděpodobností budou tvořit jednu rodinu. Toto rozhodování nemusí být nikdy stoprocentní. V jedné domácnosti mohou spolu žít dva lidé s různým příjmením. A naopak v jednom paneláku budou třeba dvě rodiny Nováků. K čemu se toto hodí, je popsáno v následující kapitole Segmentace klientů ·
Ostatní osoby = to jsou ostatní osoby, které jsou zavedeny v databázi klientů, ale nesplňují podmínky pro to, aby patřily do některé z předchozích skupin.
Poslední částí ve filtru jsou speciální příznaky, které je možno nastavit v konfiguraci a které chce zrovna vaše cestovní kancelář nějakým způsobem u klientů sledovat. Může to být projevený zájem o tištěný katalog, ale také např. „klient, který s námi jel v posledních dvou letech alespoň jednou na lyžařský zájezd a utratil minimálně 50.000 Kč“
Segmentace klientů, marketingové nástroje Segmentace Objednatel / Účastník zájezdu / 1. osoba na adrese Dělení na objednatel a účastník vzniká automaticky ve chvíli, kdy zavádíte objednatele či účastníka zájezdu do databáze klientů. 1. osoba na adrese se už ale nedá poznat automaticky a je potřeba ve chvíli, kdy chcete tyto údaje zaktualizovat, spustit úlohu, kterou najdete v klientech pod filtrem. Viz okno vlevo. Tato funkce projede zpětně historicky všechny rezervace a všechny klienty a nastaví příznaky Objednatele a 1. osoby na adrese. Tohle se může v čase měnit, protože někdo může být objednatelem, ale protože se rezervace později stornuje, už mu tento příznak nenáleží. Další segmentace Jak už bylo naznačeno v kapitole s filtrem, existuje možnost nechat si nastavit speciální příznaky, kterými budete klienty buď rozdělovat do skupin sami nebo bude možno vymyslet k tomuto speciální úlohu, která bude příznaky nastavovat sama. Z toho důvodu nejde o uživatelsky editovatelný číselník, ale je potřeba aby nový příznak nastavila firma nexum Trilog. Typickými příznaky jsou minimálně příznaky jako „Odběr novinek“, ke kterému se lidé přihlašují na www stránkách. Nebo registrace na www stránkách k zaslání tištěného katalogu, apod. Ale může jít i o speciální parametry – např. chcete speciálně vysledovat lidi, kteří si u Vás zakoupili skipasy minimálně v určité hodnotě, abyste mohli tuto cílovou skupinu oslovovat konkrétními nabídkami. Možností je spousta. Vše záleží na obchodních a marketingových požadavcích konkrétní cestovní kanceláře. Jak využít vyfiltrovaný seznam? Stejně jako u subjektů, tak i u klientů se nad seznamem nachází tři ikonky: Ikonka exportuje všechny důležité údaje o subjektu do programu MS Excel. V MS Excel potom můžete se seznamem dále pracovat, data si upravovat, třídit, řadit, tisknout štítky, atd. Ikonka vyvolá seznam tiskových sestav, které jsou k subjektům definovány (standardně pouze základní sestava se štítky, ale je možné na vyžádání připravit libovolné tiskové sestavy přímo na míru). vyvolá okno pro rozesílání hromadných e-mailů. V tomto okně vyberete e-mail Ikonka šablonu (uživatelsky definovaná), vyplníte předmět e-mailu, odesílatele, vepíšete libovolný text a rozešlete. Takto můžete hromadně oslovovat Vaše provizní prodejce například s nabídkou last minute zájezdů.
86
STOVKA, verze 9.4
Editace klienta
Okno pro editace informací o klientovi vyvoláte kliknutím na ikonce s tužkou nebo na příjmení klienta. Nového klienta založíte kliknutím na ikonku s čistým listem papíru. Editace je jednoduchá. Ke klientovi můžete vyplnit všechny běžné kontaktní údaje. Pokud jde o firemního klienta, tak také název firmy, IČ a DIČ. Můžete si zavést interní poznámku a zaškrtnout k němu příznaky. Vlevo od jména klienta se objevuje značka si formací zda jde o objednatele či, účastníka zájezdu, nebo obě varianty současně. Pozor! Pokud jde o příznaky, které mají takový charakter, že existuje nějaká automatická úloha, která je nastavuje a vypíná dle souvislosti s jinými daty, tak při nejbližším spuštění této úlohy se příznak zase změní do „správné“ hodnoty vypnuto/zapnuto.
Odstraňování duplicit Během práce s rezervacemi, klienty může velice jednoduše dojít k tomu, že si do databáze zavedete duplicitní klienty. Duplicity je možno v systému vyhledávat a odstraňovat. Vyhledání probíhá na základě podobných údajů. Odstranění duplicitního záznamu provedete jednoduše kliknutím na křížek pokud je aktivní.
87
STOVKA, verze 9.4
Pokud křížek aktivní není, otevřete si editační kartu klienta pomocí ikonky . V kartě zvoleného klienta pomocí ikonky hledání duplicit, vyvoláte servisní okno, které vyhledá možné duplicity, tedy klienty, kteří jsou potenciálně „podezřelí“ z toho, že by mohli být duplicitním záznamem vzhledem k tomu, z nějž vycházíme. Tento výchozí klient je označen tučně modře. Nahoře je seznam parametrů, které se mají porovnávat. Můžete takto zjednodušit porovnávání třeba jen na příjmení nebo jen na e-mail a podobně. Potom stačí kliknout na ikonku , která výsledek přehodnotí a zobrazí aktualizovaný seznam. Vždy jsou vyhledáni všichni další klienti, kteří se v zaškrtnutých položkách buď shodují, nebo tuto položku nemají vůbec vyplněnou. Přičemž toto musí platit o všech zaškrtnutých položkách zároveň. Pozor: STOVKA umí vyhledat shodné názvy bez diakritiky i malých a velkých písmen – např. Jan Kulihrasek / jan Kulihrášek, avšak rozlišuje a tudíž za duplicitu nepovažuje např., Polní 14, Liberec a Polní 14/1121, Liberec 2 => rozdíl je v čísle domu a města – tuto duplicitu STOVKA nevyhledá a stejně reaguje např. i na lomítko v rodném čísle, tečky v akadem. titulech, atd. . Z tohoto seznamu se můžete ještě vrátit k editaci každého zobrazeného záznamu pomocí ikonky a v případě potřeby jej opravit. Nežádoucí duplicity pak řeší STOVKA nejprve sloučením a následným odstraněním jednoho z klientů.
Tento nezajistí pouhé odstranění klienta z databáze klientů, ale všechny navázané informace (jeho pozice objednatele či účastníka v rezervacích) se napojí na výchozího klienta (označený tučně modře / Klient A Zachovat).
88
STOVKA, verze 9.4
NÁSTROJE Menu Nástroje V menu – Nástroje naleznete několik funkcí pro nastavení systému i tiskové sestavy.
Posílání tiskových sestav e-mailem Všechny tiskové sestavy, které jsou ve STOVCE k dispozici, je možno vytisknout, ale také přímo poslat e-mailem na libovolnou e-mail adresu včetně doplnění průvodního textu k této sestavě.
Když si otevřete tiskovou sestavu, vpravo nad ní je tlačítko Tisk, vlevo se nachází odkaz Poslat tuto sestavu e-mailem. Kliknutím na tento odkaz se rozbalí podrobnější tabulka tak, jak ji vidíte vlevo. Automaticky se vygeneruje Předmět e-mailu a v některých případech se dotáhne i e-mail předpokládaného příjemce (např. u cestovní smlouvy e-mail objednatele. Samotná tisková sestava přijde jako HTML soubor v příloze e-mailu. Můžete tedy do pole Text zprávy klientovi cokoliv připsat nebo dokonce přidat další přílohy k tomuto e-mailu. Pak stačí jen kliknout na tlačítko Odeslat e-mail a e-mail se odešle.
Cestovní pojištění V menu NÁSTROJE najdete v sekci Tiskové sestavy položku Cestovní pojištění. O cestovním pojištění – jeho definici ve STOVCE a používání v rezervacích jsme se zmiňovali v předcházejících kapitolách.
89
STOVKA, verze 9.4
V tomto nástroji si můžete vyjet seznamy pojištěných osob dle zvolených kritérií. Některé pojišťovny jsou ochotny přijímat data i na jiných než svých formulářích, některé ne. Ale v každém případě tady máte minimálně nástroj pro kontrolu. Máte možnost nastavit si několik podmínek na začátku: ·
Typ pojištění – vybíráte z typů pojištění, které máte definované v číselnících.
·
Platba – chcete mít v sestavě klienty buď ze všech rezervací, které jsou ve stavu O nebo jen z těch, které jsou i kompletně zaplacené.
·
Začátek – protože začátek pojištění nemusí nutně odpovídat začátku zájezdu, máte možnost si zvolit, jestli Vás zajímají pojištění klienti, jejichž pojištění začíná v nějakém časovém rozmezí nebo jejichž zájezd začíná v tom časovém rozmezí. Sestavu si můžete nechat vytisknout nebo vyexportovat do MS Excel pro další úpravy před posláním do pojišťovny.
Obsazenost hotelů Položka se nachází v menu NÁSTROJE najdete v sekci Tiskové sestavy. Tento nástroj slouží jen určitému typu práce cestovní kanceláře. Pokud prodáváte pouze kontingent a nepotřebujete během sezóny žádat hotelu o kapacitu, tento nástroj nepotřebujete. Ale i tak může být prospěšný při sledování nenaplněnosti kapacit. V případě, že pracujete s pokoji na vyžádání a musíte žádat ubytovací kapacity o pokoje, může tato úloha každopádně usnadnit práci a přehled v nedostatku kapacity.
Na obrázku v horní části vidíte formulář, ve kterém si můžete definovat, co Vás vlastně zajímá. Ve spodní části je už výsledek. V horní části definujete období, lokalitu či přímo konkrétní hotel a jestli chcete vypsat jen hotely, kde je překročen počet zajištěných pokojů, nebo tam kde naopak není kapacita zatím naplněna, případně kombinace těchto dvou případů a nebo úplně všechny hotely. Výsledkem je seznam hotelů u kterých se vyskytují červené (přeplné) zkumavky a modré (poloprázdné) zkumavky. 7x znamená, že ve vybraném termínu je 7 dnů krát pokojů, kde je rezervováno více, než je kontingent. znamena, že ve vybraném termínu je celkem 89 případů, kdy není v daném dni 89x příslušný typ pokoje obsazen do úrovně kontingentu. vyvolá tiskovou sestavu, která vypadá jako tabulka obsazenosti pokojů otočená přes úhlopříčku naformátovaná tak, aby šla jednoduše tisknout.
90
STOVKA, verze 9.4
Obrat za rok Sestava s obraty za rok, je jednoduchá rychlá sestava, která pro konkrétní kalendářní rok zobrazí, pro každou cílovou zemi, počet rezervací, počet osob a obrat v jednotlivých měnách. To vše rozdělené na zájezdy a nezájezdy.
Kompletní sestava s obraty Obraty dle typu služeb je kompletní sestava všech obratů a počtů tříděná dle velké řady kritérií. Díky vhodnému nastavení kritérií můžete dostat díky této sestavě ze STOVKY podrobné informace o obratech do jednotlivých destinací rozdělené podle typů služeb. Z obrázku je patrné, jaké jsou všechny možnosti pro určení, co se má a jakým způsobem v sestavě zobrazovat. Tímto nastavíte, která data se mají zahrnout do sestavy a co vlastně má být v každém řádku (= podle čeho se má seskupovat). V tomto případě nejde o tiskovou sestavu, ale vše se generuje do MS Excel, kde můžete dále s daty pracovat dle potřeby. Sestava pak obsahuje následující sloupečky: ·
Počet osob
·
Obrat v ubytování
·
Obrat za vlastní dopravu
·
Obrat za cizí dopravu
·
Obrat za stravu
·
Obrat v pojištění
·
Obrat v pobytových taxách
·
Obrat ve slevách a příplatcích
·
Zvláštní sloupeček s obratem každou skupinu služeb
·
Celkový obrat
·
Výše provize prodejcům
vyplacená
pro
provizním
Přeindexování databáze Všechna primární data, která do STOVKY pořídíte (hotely, zájezdy, termíny, kapacity pokojů, ceny, …) jsou uloženy v databázi s relativně složitou strukturou. V systému existují ještě tzv. pracovní tabulky s daty, do kterých se v určitých časových intervalech generují z těchto primárních dat už nějakým způsobem předzpracovaná data. Pro některé výpočtově náročnější situace a na www stránkách skoro pro všechna významná data systém „kouká“ do těchto tabulek. Pokud máte někdy pocit, že jste zadali data a na www stránkách se změna neprojevila nebo při zadávání nové rezervace nemůžete najít takto čerstvě zadaný zájezd, stačí kliknout na Přeindexování databáze a poté kliknout na tlačítko Spustit. Přeindexování chvíli (několik sekund až třeba minutu až dvě) potrvá a pracovní tabulky se tímto aktualizují.
Newslettery Program stovka je standardně dodáván se třemi šablonami pro rozesílání newsletterů, které jsou upraveny v základním schématu, ale vzhledově dle specifik klienta – tzn. Logo, barvy, textová úprava, atd. První šablona obsahuje možnost zaslání seznamu zájezdů – např. Last minute, druhá je Volný text s možností odhlášení klienta od zasílání newsletterů –tzv. z odběru novinek, třetí je dopis/zpráva, jež neobsahuje možnost odhlášení od zasílání newsletterů.
91
STOVKA, verze 9.4
Seznam termínů pro newsletter Tato funkce slouží k přednastavení vybraných termínů, které chcete použít v Newsletteru. Tyto termíny je nutné předem označit v menu Zájezdy – zvolit Po termínech (nebo vyhledat konkrétní termín zájezdu – označit jej kliknutím na ikonku Přidat do seznamu termínů pro newsletter, pro odebrání ze seznamu slouží pak ikonka . Takto označených termínů můžeme mít mnoho a přesto je třeba nechceme všechny pro konkrétní newsletter použít. Další výběr provádíme již v menu NÁSTROJE – Seznam termínů pro newsletter, pomocí ikonek přidání zájezdů last – minute, odebrat ze seznamu termínů, vyjmout všechny termíny. Při vytváření nového newsletteru je třeba, vybrat šablonu Seznam zájezů, nebo jinou, která Vám byla pro tyto účely vytvořena a vybrané termíny zájezdů se Vám do newsletteru automaticky zobrazí.
Rozesílání newsletterů Rozeslání newsletteru se děje ve třech krocích. Newslettery se posílají ve formátu HTML. Můžete mít přichystáno několik různých šablon pro různé příležitosti. Již dříve v subjektech a klientech jste si mohli zvolit příznaky pro odesílání newsletterů, zde je můžete využít k filtraci. Krok 1 – Nastavení e-mailu Na začátku si vyberete ze seznamu šablon tu, kterou chcete použít. Vyplníte předmět emailu a případně změníte jméno a e-mail odesilatele. Ve spodní části můžete filtrovat různými způsoby příjemce.
Krok 2– Vyplnění šablony Ve druhém kroku vyplňujete parametry šablony. Jaké pole pro vyplnění se ve formuláři objeví, závisí na použité šabloně. V každém případě tam bude minimálně jedno pole pro text. Pokud půjde o krátké textové sdělení, můžete k editaci použít úzké formulářové pole a nebo můžete kliknout na ikonku s třemi tečkami a do nového okna se Vám otevře HTML editor, kde můžete zadat delší text včetně základních zvýraznění, které jsou používány například v MS Word (tučné, podtržené, odrážky, apod.), pokud chcete použít barevné písmo, jiný font a velikost písma, upravte si text nejprve v samostatném dokumentu Word a pak jej sem překopírujte vložením. Můžete přidat k e-mailu až 3 libovolné přílohy. Tímto tlačítkem si zobrazíte náhled Vámi vytvořeného newsletteru.
92
STOVKA, verze 9.4
Protože s HTML editorem se setkáte i v dalších modulech STOVKY, je jeho funkčnost popsána v samostatné kapitole PRÁCE S HTML EDITOREM. Ve chvíli, kdy máte obsah e-mailu vytvořen, můžete přejít k třetímu – poslednímu kroku tlačítkem Další. Krok 3– Odeslání
93
STOVKA, verze 9.4
Na poslední záložce uvidíte, jak bude e-mail vypadat poté, co se doplní Vámi zadané texty do šablony. Doporučujeme také použít před vlastním odesláním tlačítko Test, které odešle kopii takto vytvořeného e-mailu na Vaši adresu. Nechte si takto poslat e-mail, zkontrolujte jej a až když je vše v pořádku, zmáčkněte tlačítko Odeslat. Tím se odešle e-mail všem příjemcům. Hromadné emaily ze STOVKY odcházejí tak, že každému příjemci se generuje samostatný e-mail, který se odesílá jen jemu. To znamená, že v e-mailu v poli Komu, je vždy uveden jen jeden konkrétní příjemce. Před vlastním rozesíláním si ověřte, zda Vaše jednání není v konfliktu se zákonem ohledně rozesílání nevyžádaných obchodních sdělení. S takovým rozesíláním je potřeba nakládat citlivě. Dbejte rovněž na kulturu rozesílání e-mailů a neposílejte e-mailem příliš velké přílohy, které mohou příjemcům znepříjemnit život dlouhým stahováním Vaší objemné zprávy..
Pokladny Práci s pokladnami jsme si již dříve popisovali nejprve v kapitole Číselníky a podrobněji samostatné v kapitole Pokladny, v návaznosti za kapitolou Fakturace.
94
STOVKA, verze 9.4
SPRÁVA WWW Úvod WWW stránky jsou součástí STOVKY, nicméně na rozdíl od vlastního rezervačního systému jsou www stránky věcí ryze individuální a to, jak po stránce designové (každá cestovní kancelář má potřebu prezentovat se svým stylem, svým designem, má svou představu o tom, jaké barvy, fotky, atd. má být na www stránkách použito), tak i po stránce struktury a obsahu webu. To je dáno za prvé obchodními a marketingovými aktivitami každé cestovní kanceláře, typy zájezdů, které pořádá, jejím množstvím a v neposlední řadě i cílovou skupinou, na kterou se cestovní kancelář zaměřuje. WWW stránky jsou prezentační a obchodní místo stejně jako každá pobočka. A stejně jako se od sebe liší pobočky a výklady jednotlivých cestovních kanceláří, tak se musí lišit i www stránky. Na tuto skutečnost jsme připraveni a nabízíme individuální přístup v této oblasti, vytvoření www stránek přímo na míru co do struktury, obsahu, designu. Obsahově si potom může každá CK své stránky automaticky aktualizovat. Informace o destinacích, hotelích, zájezdech, cenách, last minute, atd. – tohle všechno se automaticky změní na stránkách ve chvíli, kdy uděláte změnu v datech v jednotlivých modulech ve STOVCE. Existují však ještě další informace, které se dají připravit na www stránkách tak, abyste si je potom mohli spravovat sami. Firma nexum Trilog Vám připraví k tomu podporu ve STOVCE, zajistí správné zobrazování těchto informací na www stránkách a Vy si potom již můžete sami spravovat vlastní obsah. V současnosti jde o 4 typy informací, které jsou blíže popsány v následující kapitole. Všechny najdete v menu pod položkou WWW: æ Bloky textu æ Reklamní bloky - Bannery æ Fotogalerie æ Ankety æ Miniweby (miniweby se používají pro směrování zájemců o zájezdy z jiných domén zákazníka, pro které je možné takto ve STOVCE spravovat malé speciální weby. Jejich funkčnost je velmi specifická dle požadavků zákazníka, proto zde není dále popisována). Zde vidíte příklady jak může vypadat obsah v menu WWW:
95
STOVKA, verze 9.4
Editace bloků textů Editace textů Na www stránkách se vyskytují informace, které je potřeba udržovat neustále aktuální, ale nejde o informace, které je možno dostat ze strukturovaných dat z databází o zájezdech. Typicky jde o obchodní podmínky či další stránky s textovými informacemi pro klienty, které se mění třeba jednou za sezónu nebo naopak různé bloky s marketingovými upoutávkami, které potřebujete měnit každou chvíli Je možné jako tzv. editovatelný blok textu nastavit celou stránku, kus textu nebo třeba nějaký kus stránky, který bude ve výsledku obsahovat kombinaci textů i obrázků. Každý takový blok bude nějak pojmenován a odkaz na jeho editaci najdete v sekci Bloky textů na koncových stránkách. Editovat pak tyto texty můžete za pomocí integrovaného HTML editoru, který jsme už několikrát zmiňovali a jehož funkčnost je popsána níže v odstavci Texty na koncových stránkách a v kapitole PRÁCE S HTML EDITOREM Soubory ke stažení V textech, které budete v HTML editoru tvořit, budete někdy potřebovat umístit fotografii (to si ukážeme v kapitole PRÁCE S HTML EDITOREM) nebo odkaz na nějaký soubor, typicky například soubor ve formátu PDF – katalog, cestovní smlouva, všeobecné obchodní podmínky, potvrzení o pojištění cestovní kanceláře, apod.
Kliknutím na tlačítko Procházet najdete soubor u sebe v počítači a necháte jej odeslat na server. U takto odeslaných souborů potom v seznamu vidíte adresu, na které se nacházejí a kterou je potřeba potom použít v situaci, kdy se budete chtít z textu na tento soubor odkázat.
Bannery Další věcí, kterou je možné administrovat ze STOVKY, jsou bannery. Stejně jako u bloků textů Vám můžeme připravit na konkrétní pozice na www stránky pozice bannerové. Vy si potom tyto pozice budete moci obsazovat bannery, které zadáváte přes sekci Reklamní bloky. Tam se objevují názvy všech použitých bannerových pozic. Kliknutím na pozici se dostanete do editace příslušné bannerové pozice. V administraci máte k dispozici historii všech bannerů, které jste kdy na dané pozici měli. Můžete u nich sledovat počty zobrazení, počty kliknutí na banner, vidíte od kdy do kdy byl banner na této pozici zobrazován. Pokud nemáte v určitou dobu žádný banner aktivní, nebude se na té pozici nic objevovat a stránky budou vypadat, jako by tam nikdy žádná banner nebyl – nebude narušen design stránek. Ve chvíli, kdy naopak máte aktivních bannerů pro příslušnou pozicí více, existují dvě možnosti chování (nutno nastavit jednu z nich při nastavování bannerových pozic na www):
96
·
Bannery se budou náhodně střídat – při každém načtení stránky se náhodně zobrazí jeden z aktivních bannerů
·
Bannery se budou objevovat všechny pod sebou
STOVKA, verze 9.4
Oba způsoby chování mohou být pro konkrétní situaci vhodnými. Jak přidat banner na pozici Kliknete si v levém menu na název pozice, do nějž chcete banner vložit. Objeví se seznam všech aktivních bannerů. V pravém horním rohu je známá ikonka s čistým listem papíru, klikněte na ní a objeví se formulář pro přidání banneru. Ve formuláři můžete zadávat tyto položky (kdykoliv v budoucnu je všechny budete moci změnit): ·
Titulek banneru – název banneru kvůli přehlednosti
·
URL – adresa, na kterou má banner směrovat
·
Rozměry – šířka a výška. Tyto parametry jsou nutné pro správné zobrazování FLASH banneru. Ale usnadní načítání i takové stránky, kde se nachází GIF nebo JPG banner.
·
Aktivní – jestli má být banner aktivní nebo ne
·
Platnost – dá se omezit rozsahem datumů platnost banneru. Pokud tyto údaje nevyplníte, bude se banner zobrazovat neomezeně po celou dobu, co bude aktivní
·
Maximální počet zobrazení – zobrazení banneru můžete rovněž omezit maximálním počtem zobrazení. Ve chvíli, kdy tento počet vyčerpá, přestane se zobrazovat
·
Maximální počet kliknutí – podobně jako pro počet zobrazení můžete omezit i počtem kliknutí na banner.
·
Obrázek – vložit – vložíte obrázek banneru přes tlačítko Procházet. Banner může být ve formátu JPG, GIF nebo to může být animovaný GIF.
·
Flash – FLASH alternativa ke standardním banneru lze vložit až při další editaci formuláře.
NeFLASH banner musí být vložen vždy, protože existují prohlížeče a uživatelé, které FLASH nepodporují. Pokud máte vložený jako standardní FLASH banner, tak se při zobrazování na stránkách bude u uživatelů, kteří mají zapnuté možnosti FLASH, zobrazovat FLASH verze. Vkládaný FLASH banner musí přebírat adresu, na kterou má jít po kliknutí, z parametru REDIRECT. V opačném případě nebudou fungovat statistiky kliknutí.
97
STOVKA, verze 9.4
Seznam bannerů, zobrazení statistik Kliknutím na název bannerové pozice v levém menu se dostaneme do seznamu bannerů. Zobrazí se jen ty aktivní, ale můžeme odškrtnou položku Pouze aktivní, která se zobrazuje nahoře v okně.
Tím se dostaneme do seznamu všech bannerů. U každého banneru vidíte před názvem banneru zelenou kuličku, pokud je banner aktivní a šedivou, pokud aktivní není. Pod titulkem vidíte samotný banner.
Vpravo od banneru se nachází statistiky (pokud banner byl někdy aktivní). Statistiky se zobrazují po měsících. Pro každý měsíc máte k dispozici tři čísla: počet zobrazení, počet kliknutí a clickrate. Clickrate určuje v procentech úspěšnost banneru – kolik procent bylo kliků na banneru vůči počtu zobrazení. Vpravo se nachází tři ikonky. Tužkou se dostanete do formuláře s editací banneru. Křížkem jej můžete definitivně odstranit včetně statistik a ikonkou jej zneaktivníte bez toho, že byste šli do formuláře s editací. Aktualizace počtu zobrazení Všechny zobrazení, kliky se v systému evidují. Souhrnné statistiky se však počítají automaticky vždy jen jednou denně. Pokud chcete získat okamžitý aktuální stav, stačí kliknout na položku Aktualizace počtu zobrazení v sekci Reklamní bloky a potom na tlačítko Aktualizuj. Tím dojde k aktualizaci statistik.
98
STOVKA, verze 9.4
Fotogalerie Fotogalerie slouží k hromadné prezentaci fotek. STOVKA umožňuje vytvořit dva základní typi fotogalerií, které se budou prezentovat na koncových www stránkách. První je tzv. Veřejná fotogalerie, která umožňuje vkládat fotografie a obrázky přímo z webu, tedy například Vašimi klienty, kteří je mohou navíc okomentovat krátkým popiskem. Na zde vidíte jak se vám budou příspěvky od vkladatelů z webu zobrazovat ve STOVCE a na webu.
Foto-soutěž o hodnotné ceny …pošlete nám fotky z dovolené s naší cestovní kanceláří a získejte zájezd, značkové sportovní vybavení a další ceny… Každý zasilatel získá 5% slevu na zájezd od nás .
Tom Na horách Alpy Prosinec 2006
Jerry Hory prosinec 2006
Bob Zillertal 20.12.08 - 02.01.2009
Bobek Zillertal 20.12.08 - 02.01.2009
Druhá varianta fotogalerie je jednoduchá prezentace fotografí vkládaných ze STOVKY, bez možnosti přidat popisek. Jak je patrno z obrázku, je možné najednou umístit do fotogalerie až 3 fotky. Stačí kliknout na tlačítko Procházet a potom najít fotku ve Vašem počítači. Fotka se poté odešle na server a bude k dispozici na www stránkách. Fotka musí být v některém z formátů: JPG, TIF, BMP, PSD, GIF. Fotografii můžete poslat na server v libovolné velikosti. Pokud máte
99
STOVKA, verze 9.4
fotky jen v tiskové kvalitě a soubor má velikost několika MB, tak je vhodné fotku před uložením na server zmenšit. K takto odeslané fotografii ještě STOVKA po uložení na server automaticky vygeneruje náhled (menší obrázek použitý v seznamu ve fotogalerie). Pro www stránky můžete mít definováno i několik fotogalerií – dělené např. tématicky nebo podle turistických lokalit. Zobrazení na koncových stránkách vidíte na obrázku vlevo dole.
Texty na koncových stránkách WWW Uživatelské rozhraní HTML editor je velké formulářové pole, do něhož můžete vkládat texty, obrázky, psát cokoliv podobně jako v MS Word. Nad tímto formulářem se nachází opět obdobně jako v MS Word ikonky pro úpravu textů a s dalšími funkcemi, které si dále vysvětlíme.
Ve spodní části pod HTML editorem se vpravo nachází tlačítko Uložit, kterým svou práci uložíte. A vlevo je přepínač mezi HTML módem a tzv. What You See Is What You Get - WYSIWYG
100
STOVKA, verze 9.4
(vyslovuje se „wisiwig“) (editujete to tak, jak to ve výsledku uvidíte na obrazovce) módem. Práce nelze uložit, pokud se nacházíte v HTML módu. Pro uložení musíte být přepnutí do WYSIWYG módu.
Krátký příklad: Potřebujete si vložit na stránky informace o některé zemi. Text, včetně barev, obrázků a odkazů si připravte nejlépe ve Wordu, tabulky v Excelu. Mějte však na paměti, že vkládání přes STOVKU má svá omezení a proto svá „díla“ netvořte v překombinovaných stylech. Text, který máte již připraven v požadovaném provedení například ve Wordu, vložíte kopírováním do prázdného pole módu WYSIWYG. Poté stiskněte tlačítko čištění . Tímto se zbavíte nadměrného HTML kódu, který se z Wordu přenesl, ale zachováte si odstavce i řádkování, tučné, kurziva, podtržení, nadpisy, tabulky i odkazy. 1. Konečná podoba vašeho návrhu ve Worsu by neměla obsahovat barevné pozadí, příliš složité formátování a styly. 2. Vyberte a označte text, který chcete kopírovat a vložte jej do formulářového okna WISIWYG 3. Poté stiskněte tlačítko vyčištění HTML kódu nebo . 4. Nyní podle Vašeho původního návrhu upravte styly (velikost, barvy, zvýraznění, aj.) 5. obrázek vložíte funkcí nejprve na sever a poté do módu WISIWYG. Viz. obr. 5-6 na další straně. 6. Po dokončení úprav dejte Uložit.
101
STOVKA, verze 9.4
Na těchto obrázcích vidíte zadání ve WISIWIG módu a pak výslednou podobu na koncových stránkách. Obvyklou příčinou špatného výsledného zobrazení bývá, že jsou Vaše stránky v jistých ohledech zastaralé a nepodporují nebo neobsahují Vámi požadované styly, nebo jste při úpravě stylů příliš kombinovali a několikrát je měnili. V prvním případě Vám mohou pomoci pouze programátoři, kteří jsou schopni Vaše stránky předělat. V druhém případě použijte znovu tlačítko vyčištění HTML a znovu si styly upravte.
102
STOVKA, verze 9.4
PRÁCE S HTML EDITOREM Úvod Internetové stránky jsou psány v tzv. programovacím jazyku HTML. Jeho správné použití Vám umožní vytvořit si stránku, kde bude kombinace různě zvýrazněného textu, obrázků přesně tak, jak potřebujete. HTML editor má zajistit, aby i uživatel, který nezná vůbec HTML, mohl podobně jako např. v programu MS Word si obsah připravit. HTML editor má totiž dva módy zobrazení – mód, ve kterém editujete přímo příslušný HTML kód a mód, ve kterém pracujete s vizuální stránkou podobně jako právě např. v MS Word. V předchozím odstavci jsme záměrně zdůraznili slovo podobně. HTML má svá funkční specifika, má svá pravidla. Definice toho, že text má být např. červený, tučný a že obrázek má být zarovnaný doprava, apod. se definují jinak než v MS WORD. Práce s HTML editorem je někdy složitá i pro znalce HTML, který zná všechna pravidla, zákonitosti, ale ten si v nejhorším případě dokáže poradit přepnutím do módu HTML a tam ručně přímo v HTML kódu upravit kód tak, jak potřebuje. Pro běžného uživatele je práce složitá a bude stát spoustu úsilí. V následujících odstavcích se Vám budeme maximálně snažit vysvětlit alespoň základní úskalí a jak se jich vyvarovat. Ale kompletní příručka HTML určitě není a nebude součástí manuálu STOVKY. Tento výjimečně dlouhý úvod je zde z důvodů praktických zkušeností s uživateli, jejich nespokojenosti při používání HTML editoru. Ale opravdu chyba není v tom, že my máme špatně udělaný HTML editor. Nelze udělat konverzi dat např. z MS Word do HTML, která zaručí zobrazení textu přesně jako v MS Word. Ani samotný Microsoft to nedokáže. Nelze se vyvarovat problémů, kdy např. vymažete nějaký znak a kus textu za kurzorem Vám změní velikost a barvu na první pohled úplně nepochopitelně dle textu před kurzorem (dále si pokusíme vysvětlit, proč se tak děje). Tahle věc se navíc děje i v MS Word.
Stručný úvod do HTML Omlouváme se znalcům za nepřesnosti a zásadní zjednodušení, které je zde z důvodu snazšího pochopení uživateli, kteří nejsou programátory. Definice přes HTML značky HTML funguje na principu tzv. HTML značek. Většina značek funguje v páru – začátek a konec definice. Například, pokud má být kus textu zobrazen tučně, bude zápis v HTML vypadat následovně: Jak napsat <strong>tučný text Slovo tučný v předchozím příkladu bude zobrazeno tučně, protože je na něj použita značka strong. Některé HTML značky mají také své parametry:
Velký červený text “Velký červený text“ bude zobrazeno červeně ve velikost písma 10. Značky je možno kombinovat:
<strong>Velkýčervený text Slovo „Velký“ bude navíc tučně. Existují i značky nepárové. Například pro definici obrázku:
103
STOVKA, verze 9.4
Bude zobrazen obrázek (značka img), který se nachází na určené adrese (parametr src) bude zarovnán doleva (parametr align) Ještě si ukážeme, jak se jednoduše definuje odkaz. Odkaz je párová značka – od začátku do konce této značky celý obsah bude odkazem. Takže takto do odkazové značky můžete zabalit text nebo obrázek.
Obrázek z předchozího případu jsme zabalili do značky pro odkaz (a) s parametrem href, který určuje, kam bude odkaz odkazovat. Tímto způsobem lze definovat v HTML všechno, co běžně potřebujete: barvy, velikosti písma, zarovnání odstavců, tučné, podtržené písmo, vlastnosti obrázku, odkazy, ale i definice celých tabulek, atd. Definice přes kaskádové styly Další možností jak určovat vlastnosti prvků jsou tzv. kaskádové styly. Externě mimo příslušný blok, stránku jsou definovány styly pro jednotlivé typy např. textů. Opět je to velká obdoba s MS Word. Kaskádové styly fungují stejně jako styly v MS Word. Označíte text, dáte mu určitý styl (např. styl Nadpis) a nemusíte se starat už o nastavení parametrů nadpisu – velikost, barva, zarovnání, místo před nadpisem, za nadpisem, atd. Použití stylů v HTML je zase za pomocí HTML značek. Nejčastěji můžete vidět definici stylu buď použitou ve značce div (definice vlastnosti pro celý odstavec) nebo span (definice jen pro část textu):
Tohle je nadpis
Normální text <span class=”zvyrazneny”>zvýrazněný text a další normální text.
Hlavní problémy při práci s HTML editorem Hlavní problémy jsou v zásadě dva: Import dat z externího zdroje První je překvapení, když se do html editoru zkopíruje přes schránku obsah z jiného externího zdroje. Např. z MS Word, z MS Excel nebo odkudkoliv jinud. Při přenosu se systém snaží maximálně zachovat všechno formátování, ale už jen z principu, že ne všechno formátování, které je možné např. v MS Excel, je možné i v HTML, ale i ve způsobů definicí formátování, dopadne často (pokud tedy nejde o přenos něčeho z pohledu formátování jednoduchého) tak, že výsledek není identický. Obsahově ano. Formátem ne. Takto přenesený výsledný kód je navíc příliš velký (ve snaze maximálně zachovat formát je v kódu příliš HTML značek a výsledný kód a to, co se natahuje návštěvníkům Vašich stránek do prohlížeče, je příliš veliké, nepřehledné a je tam velké riziko, že díky ne stoprocentní kompatibilitě všech internetových prohlížečů to navíc někdo uvidí úplně jinak nebo dokonce vůbec). Nejlepším řešením je použít z externího zdroje pouze čistý text a celé si to přeformátovat znovu. Výsledek stojí za tu námahu. K tomu existují na liště nástrojů HTML editoru dvě ikonky - Odstraní z HTML kódu veškeré speciální formátování. Doporučujeme použít jako první stupeň při čištění. - Pokud některé problémy při další editaci textu budou přetrvávat, doporučujeme použít tuto ikonku, která opravdu odstraní veškeré formátování a nechá holý text.
104
STOVKA, verze 9.4
Podivné změny stylu a formátu Jak jsme si v předchozí kapitole vysvětlovali princip HTML značek, tak toto s sebou nese při editaci ve vizuálním módu dvě negativa, která potom mohou zapříčinit to, že pak na první pohled v podivných situacích (něco smažete, enterem oddělíte odstavec, označíte kus textu – vyberete formátování v horní části a ono se neprovede nebo provede jen zčásti, apod.) se začínají měnit styly samy od sebe. Příčiny jsou dvě a ani jednu nelze eliminovat automaticky: ·
Křížení HTML značek. Příklad: Jedna Dva Tři Mám tři slova. Nejdříve označím slovo Jedna a Dva a odkliknu, že má být červené. Kód se změní následovně:
Jedna Dva Tři Potom chci udělat Dva a Tři tučně. Výsledek:
Jedna<strong>Dva Tři Tohle je jen jednoduchá ukázka pro pochopení. V praxi ale takto můžete mít do sebe zakřížené značky, které si přímo odporují. Potom změna stylu uvnitř není vůbec bez znalosti HTML jednoduchá. Buď odstranit formátování a začít znovu. Nebo přepnout do HTML módu a kód si upravit. ·
Označení kusu textu myší nebo odřádkování či smazání znaku nezaručuje (částečně kvůli křížení, částečně kvůli jiným technologickým záležitostem), že se změna správným způsobem dotkne všech souvisejících značek. Takto to vypadá děsivě. Ale proto taky HTML programátoři nepoužívají vizuální mód a programují stránky přímo v HTML módu, kde si jsou schopni všechny značky vyřešit správně sami se zachováním všech zákonitostí a znalostí, které jsou k tomu potřeba.
Funkce HTML editoru Úvod Většinu ikonek na nástrojové liště znáte z jiných software nebo jejich používáni bude intuitivní. Ikonky pro odstraňování formátování jsme zmínili již výše. Za zmínku stojí ikonky pro vložení obrázku, pro vložení odkazu a pro vložení tabulky. Vložení tabulky Pro vložení tabulky slouží ikonka vyplníte:
. Po kliknutí na této ikonce se objeví okno, ve kterém
·
počet řádků, sloupců
·
její šířku – můžete zadávat šířku v bodech – pak stačí zadat jen číslo, nebo můžete zadat šířku v procentech vzhledem k celému bloku – např. „100%“ – mezi číslem a procenty nesmí být mezera
·
šířku okraje v obrazovkových bodech – pokud chcete mít tabulku bez mřížky, nechte vyplněnu nulu.
·
Cellpadding, cellspacing – dva parametry, které udávají, jak moc jsou od sebe vzdálené buňky tabulky a jak moc je od okrajů buňky tabulky text, který je vevnitř. Tyto údaje jsou rovněž zadány v obrazovkových bodech. Můžete nechat přednastavené hodnoty.
105
STOVKA, verze 9.4
Vložení odkazu Když chcete vložit do stránky odkaz, je potřeba mít nejdříve vybraný obrázek nebo kus textu, který má být odkazem. Potom klikněte na ikonku má odkaz směrovat.
a poté v okně zadejte adresu, kam
Vložení obrázku Kliknutím na ikonku se dostanete do okna pro správu obrázků, které je možné vkládat do HTML editoru. Funkcí v tom okně máte k dispozici více. Proto o tom podrobněji pojednává následující kapitola.
Vložení obrázku Okno pro práci s fotografiemi je rozděleno do čtyř částí. Umožňuje fotografie vkládat do HTML editoru, nahrávat na server z Vašeho počítače a ze seznamu takto uložených souborů promazat již nepotřebné fotografie. Seznam fotek k použití Vlevo vidíte seznam všech fotografií, které jste na server umístili. Kliknutím na takovou fotku se vpravo nahoře objeví náhled této fotografie. V rohu bloku s náhledem je ikonka červeného křížku, kterým můžete fotku smazat. Před smazání dobře zvažte, jestli ji nemáte někde použitou, jestli na ní není někde ve stránkách odkaz. Uložení fotek na server Blok, který se nachází úplně dole, slouží k nahrání (uploadu) fotek na server. Někdy chcete v praxi použít velkou fotografii, někdy chcete do textu vložit malý náhled nebo náhled, který po rozkřiknutí zobrazí fotku v původní velikosti. Proto před tím, než pošlete fotku na server, zvažte, jestli chcete k fotce udělat náhled a jaké mají být jeho rozměry. Potom stačí už jen nalistovat fotku u Vás na počítači (fotka musí být ve formátu JPG nebo GIF) a odeslat na server. Pokud jste vyplnili rozměry fotografie, vytvoří se k ní automaticky ještě zmenšený náhled. Princip fungování je stejný jako už u zmiňované fotogalerie. Vložení fotky do HTML editoru Poslední blok je ten uprostřed, který má titulek Vložení obrázku. Nalistujte si v levém seznamu, který obrázek chcete umístit do textu. Vyberte jednu z voleb – vložit jen samotný obrázek, vložit malý náhled s odkazem, který zajistí, že velká fotka se po kliknutí otevře v samostatném novém okně nebo můžete zvolit i třetí variantu – vkládáte obrázek, který bude odkazovat na libovolnou internetovou adresu. Tu musíte vepsat do formulářového pole. Poslední věc, kterou před vložením musíte udělat, je určení, kam má být obrázek v textu zarovnán – nemusí být zarovnán vůbec, může být zarovnán doleva (text jej bude obtékat zprava), může být zarovnán doprava (text jej bude obtékat zleva). Pak už stačí jen kliknout na tlačítko Použít obrázek a na místo, kde jste měli kurzor před vyvoláním tohoto okna se vloží obrázek tak, jak jste jej v tomto okně vydefinovali.
106
STOVKA, verze 9.4
KONFIGURACE SYSTÉMU DODAVATELEM Existují konfigurační parametry, které mají takový charakter, že jejich změnu není možné provést v kterémkoliv časovém okamžiku nebo pouze za současné změny algoritmů či dokonce přímých zásahů do databáze. Proto tyto parametry jsou konfigurovatelné pouze přímo firmou nexum Trilog. Zpravidla jejich konfigurace probíhá úplně na začátku ještě před spuštěním systému do reálného provozu. Pokud budete mít zájem některé parametry změnit, neváhejte se na nás obrátit s žádostí.
WWW stránky WWW stránky – toto je samostatná velká kapitola. WWW stránky každé cestovní kanceláře jsou její výkladní skříní a je potřeba, aby splňovaly následující požadavky. WWW stránky by měly odpovídat po grafické stránce stylu, kterým se cestovní kancelář prezentuje veřejnosti a klientům. A hlavně se musí lišit svou strukturou a ovládáním v závislosti na charakteru nabízených zájezdů. Je velký rozdíl, pokud cestovní kancelář nabízí sportovní zájezdy na míru do všech zemí světa, pokud jde o cestovní kancelář, která se specializuje například na potápěčské zájezdy do jedné potápěčské základny a nabízí např. jen pět zájezdů a pokud jde např. o cestovní internetovou agenturu, která nabízí tisíce zájezdů jiných cestovních kanceláří. Jsme si toho rozdílu vědomi a proto nabízíme každé cestovní kanceláři individuální řešení jejich internetových stránek, které ale neztratí potřebné vazby do STOVKY. Data ze STOVKY (o lokalitách, ubytovacích zařízeních, zájezdech) jsou vždy základním kamenem prezentace. A objednávkou z www stránek by měla vždy vzniknout rezervace ve STOVCE.
Seznam parametrů a možnosti konfigurace ·
Tiskové sestavy - každou tiskovou sestavu, která se v systému vyskytuje, můžeme uživatelsky přizpůsobit Vašim potřebám či Vám vytvořit sestavu úplně novou. Bohužel (nebo bohudík) cestovní ruch a rezervační systémy nejsou natolik svázány zákony jako například účetnictví, a proto požadavky každé cestovní kanceláře nejen na vzhled, ale i na obsah jednotlivých sestav jsou velice rozdílné a není možné připravit systém, ve kterém by šlo vytvořit sestavu uživatelsky. Nicméně jsme připraveni Vám sestavy na míru naprogramovat. V případě potřeby jsme připraveni poskytnout jako inspiraci vzory sestav, které jsme kdy dělali pro jiné cestovní kanceláře.
·
Šablony hromadných e-mailů – používají se při rozesílání hromadných e-mailů z modulu SUBJEKTY a z modul KLIENTI. Jde o marketingový nástroj, který by měl splňovat určitá kritéria na to, jak chce cestovní kancelář vizuálně veřejně vystupovat, proto je vhodné dbát i na vzhled hromadných e-mailů a nechat si vytvořit šablony na míru odpovídající firemnímu grafickému manuálu.
·
Číselné řady dokladů – všechny číselné řady, které se ve STOVCE vyskytují (číslo rezervace, číslo zálohové faktury, číslo daňové faktury, číslo příjmového či výdajového dokladu, číslo dobropisu, variabilní symbol na faktuře), je možno nastavit přesně dle potřeb konkrétní cestovní kanceláře. Pro generování každého z těchto čísel je možné použít tyto parametry – pořadové číslo, číslo měsíce, rok, kód hotelu, kód zájezdu, kód provizního prodejce či pobočky, atd. V zásadě je možné nastavit jakékoliv číslování, které má nějakou svou logiku a pravidla a na které je cestovní kancelář zvyklá.
·
Text na faktuře – speciální funkce, kterou je možné rovněž nastavit uživatelsky na základě požadavků CK, je text, který se bude vyskytovat na zálohové a text, který se bude vyskytovat na daňové faktuře. Některé cestovní kanceláře chtějí krátký obecný text, některé chtějí na fakturu vygenerovat podrobné informace o zájezdu (hotel, počet lidí, termín, atd.)
·
Zvláštní režim – ANO/NE. Standardně je nastaveno, že cestovní kancelář fakturuje ve zvláštním režimu. Ale na přání cestovní kanceláře je možno tento režim vypnout.
·
Datum zdanitelného plnění – standardně je nastaveno, že datum zdanitelného plnění na daňové faktuře je datum ukončení služby (to znamená zpravidla datum návratu do ČR). Je
107
STOVKA, verze 9.4
možno nastavit i jiný režim: datum zdanitelného plnění je datum ukončení služby nebo den, kdy byl uhrazen celý zájezd dle toho, která podmínka nastala dříve.
108
·
Provize provizním prodejcům – jak probíhá výpočet provizí provizním prodejcům jsme zmiňovali již dříve – buď jsou nastavena procenta pro provizi z ubytování a procenta pro provizi z dopravy pro každého prodejce individuálně. Pokud tento systém nestačí a cestovní kancelář má složitější způsoby výpočtu provizí, je možné nastavit v konfiguraci tzv. editovatelnou provizi. Po objednání zájezdu se provize vypočítá dle algoritmu, ale operátor může vypočtenou částku u rezervace změnit a uložit.
·
Způsob stornování expirovaných rezervací – standardně je nastaveno, že storno rezervací probíhá ručně. Je však možno na serveru spustit automatickou úlohu, která bude stornovat prošlé rezervace automaticky sama.
·
Storno podmínky – nastavení funkce, která vypočítává storno poplatek pro objednané rezervace. Výše storno poplatku může být závislá na počtu dnů před začátkem zájezdu, ale i na dalších faktorech, které jsme schopni ve funkci na míru nastavit.
·
Storno a odstraňování faktur – za určitých podmínek (viz kapitola FAKTURY) je možné stornovat a mazat faktury. Ale pouze v případě, že obecně není úplně toto zakázáno.
·
Dopravní kanály – v kapitole DOPRAVA byly zmiňovány dopravní kanály. Dopravní kanály nelze volně ve STOVCE mazat a přidávat stejně jako nástupní a výstupní místa. Dopravní kanály musíme nastavit my. Je to však věc, kterou stačí ve většině případů nastavit pouze na začátku a zůstává po léta beze změny.
·
Příznaky u klientů – jak již bylo zmíněno v kapitole KLIENTI, je možné klienty segmentovat a opatřovat příznaky dle různých speciálních kritérií, které bude možné někdy i zautomatizovat za pomocí automatické úlohy (např. určování VIP klientů dle obratu, který udělali). Proto není číselník příznaků editovatelný v sekci Číselníky, ale příznaky do systému je potřeba zadat námi – včetně nastavení potřebných automatických úloh.
STOVKA, verze 9.4
EXPORT DAT, ON-LINE PROPOJENÍ S PARTNERY Export dat v XML STOVKA umožňuje export dat. Všechna aktuální data o zájezdech (informace o ubytovacích zařízeních, zájezdech, termínech, aktuálních cenách včetně lastminute cen) jsou pravidelně každých 24 hodin (v případě potřeby je možné generovat i častěji) vygenerována do souboru v XML formátu s pevně danou strukturou. Do tohoto souboru jsou exportovány pouze termíny, které teprve nastanou a kde má cestovní kancelář ještě volnou kapacitu. S těmito daty umí v současnosti pracovat všechny nejvýznamnější on-line cestovní agentury (Invia, NetTravel, Zajezdy.cz, e-ck) i některé menší. To znamená, že ve chvíli, kdy bude chtít cestovní kancelář mít neustále aktuální zájezdy na některém z těchto portálů, stačí se s nimi domluvit, aby si data ze STOVKY stahovala. S výhodou lze použít tyto exporty také pro své menší provizní prodejce, kteří jsou natolik technicky zdatní, že budou umět tato data importovat do svého systému a používat. Na vyžádání můžeme poskytnout technickou dokumentaci k tomuto souboru, abyste ji mohli poskytnout dál Vašim partnerům
On-line kontrola kapacity Další funkcí, která zajišťuje komfortní propojení Vašich dat s Vašimi prodejci a poskytne Vám oproti konkurenci velkou výhodu, je on-line zjišťování, jestli je kapacita stále volná. Tuto funkci v praxi používáme se serverem e-ck.cz, který si stahuje od některých cestovních kanceláří používajících STOVKU data tak, jak bylo popsáno v předchozí kapitole, ale protože ke změně obsazenosti může dojít kdykoliv během dne, využívají i funkce ověřování kapacity, která v praxi funguje tak, že na jejich webu je tlačítko „Ověřit kapacitu“. Kliknutím na toto tlačítko se jejich web spojí se STOVKOU a ta pro konkrétní termín vrátí informaci, jestli je ještě volno nebo je již vyprodáno.
109
STOVKA, verze 9.4
EXPORT DO XML – VERZE STOVKA 9.2.1 STOVKA ve verzi 9.1 přichází s několika novinkami v exportním modulu. Reaguje tak na několik požadavků: a) Umožnit přestat někomu poskytovat data v XML formátu b) Podpora formátu INVIA c) Mít možnost si stahovat menší datové objemy jen pro potřeby last minute zájezdů Bohužel řešení těchto požadavků se neobešlo bez nutnosti takových zásahů, které znemožňují zpětnou kompatibilitu. Ode dne 19.12.2008 nemají Vaši partneři možnost stahovat data tak jako doposud, ale je potřeba jim oznámit nové adresy, ze kterých mohou data stahovat. Vznik a zrušení přístupu Každému partnerovi, kterému chcete poskytnout data, je potřeba vygenerovat jeho přístup. Toto je jednoduchá záležitost, kterou provedete ve Stovce v Subjektech. V detailu subjektu naleznete novou sekci:
Stačí kliknout na tlačítko Vytvořit přístup. Poté se vygeneruje prodejci jeho individuální heslo a obrazovka vypadá takto:
Teď už stačí pouze kliknout na tlačítko Odeslat e-mailem. Pokud budete chtít kdykoliv v budoucnu konkrétnímu prodejci přístup zrušit, stačí u něj kliknout na tlačítko Odebrat přístup. Datové soubory Tak jako doposud, jsou všechny informace o struktuře datových souborů na webu http://download.stovka.cz Exportní skript Stovky vytvoří čtyři datové soubory a ke každému z nich ještě jeden komprimovaný ve formátu ZIP. a) Zájezdy – obsahuje data v takovém formátu a rozsahu jako doposud – všechna data o všech zájezdech, termínech, kde je ještě volno se všemi cenami, popisy hotelů, zájezdů, odkazy na fotky b) Last minute – stejný formát, ale pouze last minute termíny c) INVIA – data ve formátu INVIA – všechny zájezdy d) INVIA Last minute – data ve formátu INVIA – pouze last minute termíny
110
STOVKA, verze 9.4
CO JSTE V MANUÁLU NENAŠLI Klienti na www www stránky každé cestovní kanceláře jsou natolik individuální, že není možné připravit obecný manuál pro tyto klienty.
Provizní prodejci Provizní prodejci mohou přistupovat do STOVKY pod svým jménem a heslem a mají omezenou funkčnost jen na to, co potřebují k tomu, aby udělali kompletně rezervaci, zavedli informace o klientovi do systému a vytiskli si faktury, které mají zaplatit. Pro provizní prodejce existuje speciální manuál – pokud máte o něj zájem, pošleme na vyžádání. Pokud nechcete pustit provizní prodejce do systému STOVKY, je zde možnost, že i provizní prodejci by prováděli rezervaci stejně jako koncoví klienti na Vašich www stránkách a měli k dispozici pouze takovou funkčnost a možnosti, které mají koncoví klient.
111
STOVKA, verze 9.4
VYSVĚTLIVKY Tlačítka, ikony a symoly Obecné, Subjekty, Doprava, Nástroje, aj. tlačítko – přečíst, zobrazit /
tlačítko – nový záznam, místo / nový dokument
tlačítko – vytvořit kopii, importovat slevy, příplatky, typy cen z jiné sezóny, uložit jako nový zájezd, kopie záznamu tlačítko – upravit záznam /
tlačítko - odstranit záznam / nelze odstranit
/
tlačítko – odstranit / výběr
tlačítko – export do excelu / symbol – subjekt centrála / pobočka symbol – osoba mající přihlašovací údaje /
tlačítko – do seznamu dodavatelských faktur / vytvořit dodavatelskou fakturu
tlačítko - tisk dokumentu, sestavy … tlačítko – tisk sestava obsazenost hotelu, nebo rozmístnění osob na sedadlech / symbol – osoby usazené v dopravním prostředku tam a zpět - jsou/nejsou / symbol i tlačítko – cesty, nebo rozpis osob - tam / zpět tlačítko – usazování cestujících na sedadla dle půdorysu /
symbol – obsazenost pokojů v hotelu – kapacita je překročena / volná kapacita
tlačítko – vyvolat nápovědu tlačítko – kalendář / tlačítko – odstranit z HTML: speciální formátování / „veškeré“ formátování Osoby, číselníky tlačítko - navázaný klient tlačítko - vybrat klienta ze seznamu tlačítko – hledání duplicit v údajích o klientech tlačítko – obnovit výslede vyhledávání duplicit dle příznaků tlačítko – sloučit duplicitní klienty tlačítko – změnit klienta v rezervaci tlačítko – delegáti pro danou lokalitu, místo / / symbol – osoba je objednatel / účastník zájezdu / první osoba na adrese symbol – interní poznámka / / symbol – určeno pro sezónu letní / zimní / letní i zimní / /
tlačítko – vytvořit nový příplatek/ novou slevu symbol – příplatek / sleva
tlačítko – přiřadit služby k zájezdům tlačítko – místa v lokalitě tlačítko - zpět na destinaci / 112
tlačítko – přidat do / odebrat ze seznamu termínů pro newsletter
STOVKA, verze 9.4
tlačítko – vložit všechny last minute ( do termínů pro newsletter) tlačítko – odebrat z termímů pro newsletter tlačítko – zobrazit náhled Zájezdy, ubytování / symboly - zájezd je aktivní/ není pro STOVKU, WEB i EXPORT / symbol – zájezd prodávaný po turnusech / dnech symbol - Last minute / / / symbol – doprava je vlastním autem / autobusem / letecky / individuální tlačítko – rozkopírovat příznak aktivní pro STOVKU WEB i EXPRT pro všechny termíny / symbol – zájezd pro jednotlivce / supinový tlačítko - do rezervací daného zájezdu tlačítko – seznam pokojů v hotelu tlačítko – zobrazení kapacity pokoje tlačítko – zkopírovat řádek ceny / symbol – kapacita pokojů - základní přidělená(kontingent) / přidaná kapacita tlačítko – obrázky k ubytování tlačítko – popis zájezdu, popis ubytování tlačítko – zobrazit dokumenty /
tlačítko - poskytované slevy / služby k zájezdu
tlačítko – program zájezdu tlačítko – hromadné vložení cena obsahuje ( ke všem termínům/sezónám) tlačítko – vytvořit nový termín/sezonu k tomuto zájezdu tlačítko – vygenerovat řadu termínů/sezón k tomuto zájezdu tlačítko – přehled změn tlačítko - hromadný email všem účastníkům zájezdu v tomto termínu Rezervace, fakturace /
/
/
tlačítko – tisk: / pokynů na cestu / voucheru / pokl. dokladu
tlačítko – do úkolů – není/je zdán úkol
symbol – podpis na smlouvě tlačítko – změnit pokoj tlačítko – vložit, přidat vybraný pokoj, či osobu (klienta) !! symbol – překročen počet lůžek tlačítko – změnit (např. v rezervaci - typ dopravy , prodejce zájezdu) tlačítko – tabulka obsazenosti tlačítko – zobraz pouze tento typ služby pro osobu z této rezervace tlačítko – zobraz všechny typy služeb pro osobu v této rezervaci tlačítko – (úkol) označit jako splněné / tlačítko – přidat slevový poukaz / přidat platební poukaz symbol –doklad navázaný na daňový doklad / symbol – daňově … / vyfakturovaná částka neodpovídá ceně rezervace
/
tlačítko – uhradit / přesunout platbu (úhradu)
symbol – (v pokladně) ručně přidaná položka symbol – uzamčeno (provize)
113
STOVKA, verze 9.4
ZÁVĚR Doufáme, že Vám tento manuál poskytl dostatečnou orientaci v systému. Přejeme Vám mnoho spokojenosti se systémem. Ing. Petr Slovák a Edita Berauerová nexum Trilog Kolbenova 942/38a, 190 00, Praha 9 Sídlo: Na Březince 14, 150 00, PRAHA 5 telefon: +420 251 511 641 e-mail:
[email protected] http://www.nexum.cz http://www.stovka.cz
114
