Tweede Kamer der Staten-Generaal

Tweede Kamer der Staten-Generaal Vergaderjaar 1986-1987

2

Rijksbegroting voor het jaar 1987

19700 Hoofdstuk V Ministerie van Buitenlandse Zaken

Nr. 123

BRIEF VAN DE MINISTER V A N BUITENLANDSE ZAKEN Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal 's-Gravenhage, 18 augustus 1987 Ik heb de eer u hiernevens 40 exemplaren van het Verslag 1986 van de accountantsdienst van mijn ministerie aan te bieden. De Minister van Buitenlandse Zaken, H. van den Broek

Tweede Kamer, vergaderjaar 1986-1987, 19 700 hfdst. V, nr. 123

1

VERSLAG 1986 V A N DE ACCOUNTANTSDIENST V A N HET MINISTERIE V A N BUITENLANDSE ZAKEN INHOUD Blz. 1.

Opdracht

3

2.

Personele en materiële voorwaarden voor uitvoering van de opdracht

3

3.

De uitvoering van de opdracht over 1986

4

4.

Objecten van controle en advisering

5

5.

Bevindingen en aanbevelingen

7


2

1. Opdracht Volgens artikel 26 van de Comptabiliteitswet 1976 is het hoofd van een departement verplicht controle te doen uitoefenen op de administratie van zijn departement en op de administraties van de overige rijksorganen en rijksdiensten, welker uitgaven en ontvangsten worden aangewezen op de door hem beheerde begrotingshoofdstukken. Volgens de beschikking van de Minister van Buitenlandse Zaken gedateerd 15 januari 1987 is met bedoelde controle de Accountantsdienst (ACD) belast. 2. Personele en materiële voorwaarden voor de uitvoering van de opdracht - In het begin van de jaren tachtig is, in het kader van de gedachtenvorming over privatisering, door een departementale werkgroep becijferd, dat de ACD voor het verrichten van zijn taak, leidende tot een omspannende controle op hoofdstuk V van de rijksbegroting, zou moeten bestaan uit meer dan honderd medewerkers. Rekening houdend met privatiseringstendensen bij de rijksoverheid is medio 1986 een Meerjarenplan opgesteld, waarin werd becijferd, dat de ACD met een bezetting van 37 medewerkers zijn taak naar behoren zou kunnen uitoefenen. Hierbij werd uitgegaan van een uitbestedingspercentage van 50 op de gebieden waar dit aanvaardbaar is. Onder druk van de afslankingsoperatie bij de rijksoverheid werd later in 1986 een Controleplan 1987 t/m 1990 opgesteld, dat bij 100% uitbesteding van de controle op projecten van ontwikkelingssamenwerking en op subsidies en bijdragen tot een vereiste formatie van 28 kwam, waaronder negen registeraccountants. Dit plan werd op 14 januari 1987 aan de Minister van Financiën aangeboden, met het verzoek, de formatie-uitbreiding tot 28 exogeen te doen financieren. De formatie van de dienst werd bij de instelling op 12 juni 1984 voorlopig gesteld op 14. Voor het op sterkte brengen van de ACD was voor 1986 een eerste formatie-uitbreiding met vier plaatsen voorzien. Dit aantal is later teruggebracht tot drie. Uiteindelijk is de formatie niet gewijzigd; zij bedraagt drie jaar na de instelling nog immer 14. Van vier van deze formatieplaatsen (de regiohoofden) is de bezoldigingsschaal door het Ministerie van Binnenlandse Zaken nog niet vastgesteld. De werkelijke bezetting van de dienst is sedert de instelling steeds kleiner geweest dan de formatie. - De bezetting kon in de loop van 1986 worden vergroot met een registeraccountant in schaal 14; de andere RA-plaats op het niveau van schaal 13 blijkt niet opvulbaar, zodat de bezetting per ultimo 1986 13 bedroeg. In het eerste halfjaar van 1987 maakten twee medewerkers gebruik van de VUT-regeling. Het uitblijven van perspectieven voor een goede opbouw van de Dienst was voor drie anderen, waaronder een registeraccountant aanleiding tot vertrek naar een werkkring in het bedrijfsleven. - In de discussie rond de rapportering van de werkgroep-Peschar is vastgesteld, dat accountantsdiensten van geringe omvang geen levensvatbaarheid hebben. Ook om die reden is een formatie-uitbreiding tot 28 zeer gewenst. De mededeling in de rapporten van de Algemene Rekenkamer en de Centrale Accountantsdienst, dat controle bij Buitenlandse Zaken geen prioriteit lijkt te hebben is niet door feiten weerlegd. Voornoemde uitspraken verklaren de geringe werfkracht bij de ACD. Van de reeds geruime tijd boven de markt hangende aanvullende salarismaatregelen voor «specialisten» wordt weinig meer vernomen. - Tegen het einde van het verslagjaar is de micro-computer van de ACD aangesloten op de ringleiding van de FEZ-computer, zij het met een


3

beperkt menu. Dit betekent een verbetering bij het opvragen en bewerken van financiële gegevens. - Het instellen van een «Audit Committee» is in de loop van 1986 enige malen aan de orde geweest, onder andere op grond van het Ministerraadbesluit van 14 mei 1986. In mei 1987 is de commissie ingesteld. Ondergetekende meent, dat met de oprichting van dit orgaan de grondslag is gelegd voor enerzijds een duidelijke afstemming van beleids-, administratieve en controle-functies en anderzijds een effectieve samenwerking tussen controleur en gecontroleerde. 3. De uitvoering van de opdracht over 1986 - Ondanks de in hoofdstuk 2 aangegeven en de hierna te vermelden belemmeringen werd een flink deel van de ACD-taken uitgevoerd. In hoofdstuk 4 «Objecten van controle en advies» wordt daarvan een specificatie gegeven. Hoofdstuk 3 behandelt met name de wijze, waarop aan de te stellen voorwaarden is tegemoet gekomen. De controle werkzaamheden waren zodanig gespreid, dat aan alle 14 clusters van het Meerjarenplan aandacht is besteed. - Op verzoek van de beleidsdirecties is voor een beperkt aantal projecten van ontwikkelingssamenwerking (OS) aan extern accountants een controle-opdracht verleend; deze accountants worden door de ACD begeleid. Zolang er onvoldoende personeel is om controle-opdrachten uit te besteden en te begeleiden, heeft het blokkeren van meer geld voor de honorering van public accountants geen zin. - Een waarneembaar deel van de werktijd wordt besteed aan interne opleidingen, studieverlof en verlof wegens politieke activiteiten van een medewerker, terwijl de in het verslag over 1985 vermelde activiteit voor FEZ (nabewerking BBU) nog steeds door de ACD moet worden verricht. Een ruim één jaar lopend geval van ziekte overgaand in VUT, heeft voorts de effectieve capaciteit beperkt. - Ten behoeve van een accountantsverklaring over 1988 zouden ook in 1986 en 1987 een veertigtal buitenlandse Posten moeten zijn gecontroleerd. De mogelijkheid om dat te doen wordt door budgettaire omstandigheden ernstig beperkt. Enige controle-reizen konden samen met de Inspectie Buitenlandse Dienst (ISB) worden ondernomen. Hoewel er separaat gerapporteerd wordt, ondervinden en missieleden van elkaar belangrijke steun bij het werk. Door de financiële beperkingen moest worden besloten, in tegenstelling tot hetgeen gebruikelijk is, een aantal soloreizen te ondernemen hetgeen de effectiviteit van de controle-reis niet bevordert. Een tweede nadelig effect is dat hierdoor geen ruimte bestaat om medewerkers ook in dit belangrijke aspect van de controle op te leiden. - Na overleg met DPO is met de accountants van de vier Medefinancieringsorganisaties contact opgenomen. Dit zal leiden tot verklaringen, waarvan de ACD gebruik kan maken bij de controle van de departementale jaarrekening. Ook met (accountants van) enkele gesubsidieerden werd contact opgenomen. - Veelal verkennende besprekingen werden gevoerd met enkele Nederlandse accountantskantoren met betrekking tot de uitbesteding van werkzaamheden. Zoals hiervoor gemeld ontbreekt het de ACD aan capaciteit om op enige schaal over te gaan tot het uitbesteden en het begeleiden van de uitbesteding van controle-taken. - Veel aandacht werd besteed aan contacten met de collega's van de andere departementale accountantsdiensten, via het IODAD. - Sinds enige jaren worden de bewijsstukken bij de verantwoordingen van de buitenlandse posten niet meer opgezonden aan de centrale


4

administratie van het ministerie in Den Haag. Verificatie van de verantwoordingen door FEZ vindt daardoor ternauwernood plaats. Dit fenomeen heeft waarschijnlijk geleid tot het opeisen van de aandacht voor het onderwerp «Interne Controle» door functionarissen buiten de ACD. Daarbij is een uitbreiding van FEZ ten laste van de ACD start-formatie bepleit. Dit is in strijd met de eerder gemaakte afspraak volgens welke de FEZ formatie van 105 naar 94 zou dalen. De discussie ter zake heeft niet tot besluiten geleid. Op de ACD-suggestie, de bewijsstukken voortaan normaliter weer met de verantwoordingen ter verificatie door FEZ naar Den Haag te zenden, is niet ingegaan. - De MFA, de geautomatiseerde ministeriële financiële administratie, is per 1 januari 1987 ingevoerd zonder dat de belangrijkste voorvechter en gebruiker, FEZ, het systeem heeft willen accepteren. Dit betekent dat niet vaststaat, dat de MFA voldoet aan de gestelde doelen en prestatiecriteria. De ACD heeft in het najaar van 1986 aanbevolen, de Sectie Centrale Automatisering van de CAD een onderzoek te doen instellen naar de betrouwbaarheid, continuïteit, controleerbaarheid en beveiliging van het systeem. In verband met vertraging in de opdrachtverlening door het ministerie (februari 1987), zal de CAD het onderzoek moeten uitbesteden aan een extern accountant. Naar verwachting zal het onderzoek niet eerder plaats kunnen vinden dan in het najaar van 1987. - Ten einde de onderzoeken op een juiste wijze te kunnen voorbereiden en uitvoeren, is het gebruikelijk dat een controlerende instantie gebruik maakt van de beschrijving der administratieve organisatie van het te onderzoeken dienstonderdeel. Deze beschrijving van de processen behoort bij de opzet van het desbetreffende onderdeel te zijn tot stand gekomen en wordt aldaar up to date gehouden, zodat de leiding haar handelen kan baseren op harde gegevens betreffende mandaten, workloads, bemanning, etc. Evenzo hebben medewerkers de beschrijvingen nodig ter ondersteuning van de eigen werkzaamheden. Slechts in een enkel geval is een goede vastlegging van de administratieve organisatie aangetroffen. Alvorens de controlewerkzaamheden te beginnen dient de ACD derhalve het controle-gebied zelf in kaart te brengen. Geschat wordt dat de onderzoeken daardoor ongeveer 30 tot 50% meer tijd in beslag nemen dan onder optimale omstandigheden. 4. Objecten van controle en advisering Hierna volgt een opsomming met korte omschrijving van doel en resultaat van de activiteiten van de ACD; over deze objecten is uitvoerig gerapporteerd. - Paspoortleges Nederland Betreft afdracht-achterstanden Provincies. Aanbevelingen ACD onvoldoende opgevolgd. - Kinderbijslag BD-ambtenaren Betreft betaling versus van Raad van Arbeid ontvangen kinderbijslag. Aanbevelingen ACD slechts ten dele opgevolgd. - Kasbeheer departement Betreft contant en giraal geld. Aanbevelingen ACD in onvoldoende mate opgevolgd. - Liquiditeiten buitenlandse posten Betreft aanzienlijke administratieve verschillen tussen boekhoudkundige stukken. Aanbevelingen ACD nog niet opgevolgd. - Personeelsuitgaven departementsambtenaren Betreft aanwezigheid gesalarieerden en juistheid uitbetalingen over 1985. De personeelsdossiers zijn inmiddels verbeterd.


- Advisering De ACD heeft actief geparticipeerd in de stuurgroep MFA en de werkgroep TIS en AFO/FOS. Voorts zijn adviezen verleend op administratief-organisatorisch gebied bij AFO/FOS. - Verplichtingen Ontwikkelingssamenwerking De volledigheid van de committeringen in de Projectadministratie per ultimo 1985 kon niet worden beoordeeld in verband met ontoereikendheid van de administratieve organisatie. De adviezen van de ACD ten aanzien van verbetering van de administratieve organisatie zullen door AFO zoveel mogelijk worden opgevolgd. Het advies te komen tot een opbouw van een financieel projectendossier is opgevolgd. - Het verlenen van een prestatieverklaring op facturen van consultants, aan wie de uitvoering van OS-projecten is uitbesteed, ontmoet problemen bij de beleidsafdelingen. De prestaties zijn namelijk moeilijk meetbaar. Hoewel in algemene zin controle vóór betaling van facturen geen taak van de ACD kan zijn, is de dienst in het overleg om te komen tot oplossing van het vraagstuk betrokken. - Aan het einde van een OS-project ontstond vermoeden van fraude door een plaatselijk boekhouder. Alle op het project betrekking hebbende financiële bescheiden zijn ten departemente gecontroleerd, waarbij het vermoeden werd bewaarheid. Actie is ingesteld tot terugvordering van het vermiste bedrag. - Een omvangrijk onderzoek is gedaan ter zake van de financiële verantwoording over 1985 met betrekking tot de bilaterale financiële ontwikkelingshulp. De administratieve organisatie inzake deze verantwoording is voor verbetering vatbaar. De controle over 1986 is nog niet afgerond. - Controle-bezoeken aan diplomatieke en consulaire vertegenwoordigingen in het buitenland. In het verslagjaar werden bezoeken gebracht aan de onderstaande posten: Jakarta (2 x ), Washington, New York, Houston, Lusaka, Luanda, Dar es Salaam, Kinshasa, Dakar, Paramaribo, Santiago, Praag, Moskou, Helsinki, Stockholm, Madrid, Lissabon, Brussel, Bern, Bazel, Zürich, Wenen, Maputo. In de meeste gevallen was sprake van goed beheer; in enkele gevallen kon de ACD adviezen met betrekking tot de administratieve organisatie verstrekken. De verificatie door FEZ van de desbetreffende afrekeningen en de controle daarvan door de ACD zou aanmerkelijk kunnen worden versneld en verbeterd, wanneer het departement zich de bijbehorende bewijsstukken liet opzenden. In combinatie met enkele van de vorenstaande bezoeken werden projecten van ontwikkelingssamenwerking gecontroleerd. Op verzoek van een Chef de Poste werden administratieve regels voor aantredende Chefs de Poste opgesteld; deze werden aan alle belanghebbenden ter hand gesteld. - Uitbestedingen Op verzoek van OS-beleidsafdelingen zijn enige onderzoeken uitbesteed aan openbare (register)accountantskantoren. 1. National Institute of Public Administration - Zambia Dit éénmalig onderzoek werd uitbesteed aan Peat Marwick en betrof de specificatie van de besteding van subsidiegelden af f 9 0 0 0 0 0 aan training en research. 2. Dhamar Aided Self Help Reconstruction Project - Noord Yemen Dit onderzoek is uitbesteed aan Touche Ross Nederland en betreft de verlening van f 5 miljoen ten behoeve van het assisteren van de bevolking van de provincie Dhamar in de herbouw van, door een aardbeving in 1982, vernielde huizen.


6

De rekeningen over de periode 1 juni 1985 tot en met 28 februari 1986 (derde fase van het project) en 1 maart 1986 tot en met 30 november 1986 (vierde fase) zijn gecontroleerd. Beide fasen hebben een goedkeurende accountantsverklaring gekregen. Tevens zijn met afzonderlijke aanbevelingsbrieven adviezen gegeven ten behoeve van de verbetering van de administratieve organisatie. 3. Support Rural Water Supply Dhamar- Noord Yemen Dit onderzoek is uitbesteed aan Touche Ross Nederland en betreft een onderzoek naar het administratieve systeem en de financiële verslaggeving van een irrigatieproject, totale kosten f 11,8 miljoen. Over de periode 1 juli 1985 tot en met 31 december 1986 heeft Touche Ross een accountantsrapport uitgebracht waarbij een verklaring van oordeelonthouding is gegeven. Deze oordeelonthouding wordt veroorzaakt door het ontbreken van inzicht van de werkelijke personeelskosten en het feit dat niet alle uitgaven betaald in Nederland over de desbetreffende periode in de rekening waren opgenomen. Tevens werden zwakheden in de administratieve organisatie en interne controle aangetroffen. 4. Guesthouse te Dhamar - Noord Yemen In aansluiting op het SRWD-project is aan Touche Ross Nederland een opdracht gegeven om de rentabiliteit van het Guesthouse Dhamar te beoordelen. Touche Ross komt tot de conclusie dat ondanks hiaten in de administratieve organisatie van het Guesthouse de investering verantwoord is te noemen. 5. Karnataka Projekt - India Dit onderzoek is uitbesteed aan Price Waterhouse Nederland en betreft de besteding van ontwikkelingsgelden ad f 4 0 miljoen aan het bouwen van loodsen ten behoeve van kleine industrieën. Over de bestedingen in de periode 1981-1985 heeft PWN een rapport uitgebracht inhoudende dat de fondsen gebruikt zijn voor de gestelde doelen. Enige tegenwerking heeft men ondervonden bij het incorporeren van de controle van de financiële cijfers bij het «Sericulture Department». - Subsidies en bijdragen Met de accountants van de Medefinancieringsorganisatie (CEBEMO, HIVOS, ICCO en NOVIB) is overleg op gang gekomen dat er toe zal leiden dat de ACD gebruik kan maken van de desbetreffende verklaringen. Ook met accountants van enkele gesubsidieerden is overleg geweest met betrekking tot een accountantsverklaring, welke de werkzaamheden van de ACD zo beperkt mogelijk houdt. Onduidelijke bepalingen, respectievelijk het ontbreken van voorwaarden bemoeilijken bij een aantal subsidies de verificatie en controle. 5. Bevindingen en aanbevelingen Door het in hoofdstuk 2 aangegeven gebrek aan voldoende middelen hebben de werkzaamheden van de ACD niet kunnen leiden tot een deugdelijke grondslag voor een verklaring ter zake van de jaarrekening van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. De bevindingen en aanbevelingen volgende op de volgens hoofdstuk 4 ondernomen activiteiten werden vóór rapportage besproken met de desbetreffende verantwoordelijke functionarissen. Zoals uit de opmerkingen in hoofdstuk 4 blijkt, laat echter de opvolging van gedane aanbevelingen te wensen over. Verwacht wordt, dat de werkzaamheden van het Audit Committee ten deze duidelijk tot verbetering zullen leiden.


7

De medewerkers van de Accountantsdienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken gaven er in het afgelopen verslagjaar blijk van, over werkijver en incasseringsvermogen te beschikken. Dit heeft bijgedragen tot het resultaat, dat met een kleine bezetting en overigens beperkte middelen is behaald. 's-Gravenhage, 30 juni 1987


8

Tweede Kamer der Staten-Generaal

Recommend Documents