TATAKELAKUAN DAN ETIKA

KUMPULAN SOJITZ

TATAKELAKUAN DAN ETIKA Bekerja dengan penuh integriti. Membina kepercayaan.

Para Pekerja Sekalian:

Perutusan Ketua Pegawai Eksekutif Sojitz Corporation

Sudah lebih satu abad lamanya Syarikat kita menunjukkan komitmen yang tidak goyah dalam melaksanakan perniagaan yang berintegriti. Dengan berpegang teguh kepada komitmen ini, kita berjaya membina reputasi di dunia sebagai syarikat yang mematuhi undang-undang dan bertindak secara beretika, dan kita berjaya mendapatkan kepercayaan dari pihak-pihak yang berkepentingan syarikat. Oleh sebab kita percaya bahawa cara kita menjalankan perniagaan itu sama pentingnya dengan hasil pencapaian kita, maka kita terus berusaha untuk menggunakan pelbagai fungsi kita dan perspektif global kita untuk membina perniagaan yang menyumbang kepada masyarakat tempatan dan mempunyai tanggungjawab sosial. Saya mahukan anda semua berbangga kerana menjadi anggota Kumpulan Sojitz, dan mencerminkan kebanggaan itu di dalam cara anda melaksanakan tugas masing-masing. Biar apa pun peranan anda dalam Syarikat kita, keputusan yang anda buat mencerminkan reputasi kita dan amat penting bagi mengekalkan pertumbuhan dan perkembangan kita. Tatakelakuan dan Etika (Kod) ini menetapkan prinsip asas dan standard etika tinggi yang merangkumi semua kakitangan kumpulan syarikat di seluruh dunia. Tatakelakuan dan Etika (Kod) juga menetapkan semua ahli Kumpulan Sojitz mematuhi kedua-dua perkara tersurat dan tersirat dalam undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan aktiviti perniagaan kita. Saya galakkan anda untuk menggunakan sumber-sumber yang disebut dalam Tatakelakuan dan Tataetika ini agar anda dapat memahami kaitan prinsip-prinsip ini dengan pekerjaan anda. Apabila kita melaksanakan prinsip Kod dan standard etika di seluruh Kumpulan Sojitz, kita berusaha untuk menjadi warga korporat yang bertanggungjawab, melindungi kesihatan, keselamatan dan maruah pekerja, menguruskan tempat kerja kita dengan rasa tanggungjawab dan penuh hormat, dan mengurangkan risiko yang dihadapi oleh Syarikat, termasuk peluang yang mungkin merosakkan nama baik dan reputasi syarikat. Kita komited dalam memupuk dan memelihara suasana kerja yang positif dan budaya komunikasi terbuka yang membolehkan kita bertanya soalan dan mengemukakan kemusykilan yang timbul. Saya mohon anda meluangkan masa untuk membaca dan memahami Kod dan Tataetika kita, dan merujuk kepadanya apabila berhadapan dengan situasi yang mencabar. Secara bekerja berlandaskan integriti dan hasil perniagaan dan kepuasan hati para pemegang saham, kita memastikan reputasi kita terus kukuh sebagai rakan niaga yang dipercayai. Pada masa yang sama, kita bertambah kekal menjadi syarikat berjaya dan dinamik di tahun-tahun yang akan datang.

YOJI SATO PRESIDEN & CEO 2

TATANIAGA KAMI

11

Kawalan Perdagangan

12

Pematuhan Rantaian Pembekalan

13

Tanggungjawab Terhadap Produk

14

Permintaan oleh Kerajaan tentang Maklumat

27

Persaingan

15

Perdagangan Orang Dalam

28

Konflik Kepentingan

16

29

17

Tatakelakuan dan Tataetika ini diamalkan

Bertukar Hadiah Keraian

KEBOLEHAN KITA MEMBUAT KEPUTUSAN BERETIKA DAN MELAPORKAN KEBIMBANGAN Membuat Keputusan Beretika

30

oleh semua pekerja syarikat kumpulan

Sogokan dan Rasuah

18 BERTANYA SOALAN, MENYUARAKAN KEBIMBANGAN DAN MELAPORKAN PELANGGARAN

31

KEBOLEHGUNAAN DAN KEBERTANGGUNGJAWAPAN TATAKELAKUAN DAN ETIKA INI TATAKELAKUAN DAN ETIKA

32

Kandungan * Tatakelakuan dan Etika (Kod) mengandungi maklumat am, diikuti oleh peraturan khusus Syarikat berkaitan dengan aktiviti kerja anda yang dinyatakan dalam PANDUAN ASAS.

ini. Apabila Tatakelakuan dan Tataetika ini menyebut “Syarikat kita”, “kita” atau “kami”, ini merangkumi semua unit perniagaan

PERUTUSAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF

2

SLOGAN & PENYATAAN KUMPULAN SOJITZ PRINSIP PANDUAN SOJITZ TANGGUNGJAWAB SOSIAL KORPORAT

4

PERIHAL TATAKELAKUAN DAN ETIKA KAMI

7

PARA PEKERJA KITA

8

Persekitaran Yang Positif

9

dan semua anak syarikat dalam syarikat kumpulan kita di seluruh dunia.

Keselamatan dan Kesihatan

Pencegahan Pengubahan Wang Haram dan Kegiatan Haram

21

Kegiatan Masyarakat dan Politik

21

ASET DAN MAKLUMAT KITA

22

Proprietari dan Maklumat Sulit

23

Privasi Data

24

Pengawalan Keselamatan Teknologi Maklumat (IT)

25

Mengadakan dan Mengurus Rekod Perniagaan

26

Perhubungan Media dan Pelabur

27

5 6

10

3

PENYATAAN KUMPULAN SOJITZ

Kumpulan Sojitz memberikan nilai dan kemakmuran dengan menghubungkan dunia berlandaskan semangat integriti. SLOGAN KUMPULAN SOJITZ

4

GP

PRINSIP PANDUAN SOJITZ

Kumpulan Sojitz mensasarkan untuk mencipta nilai buat para pemegang kepentingan syarikat dengan menjajarkan kekuatan dan kemampuan tenaga kerja berdasarkan lima prinsip berikut:

Kepercayaan Membina kepercayaan berkekalan

Ketabahan Bertabah sehingga berjaya

Cabaran Mengambil risiko

inovasi Berinovasi dengan pandangan jauh

KECEPATAN Berusaha mengutamakan kecepatan

5

Tanggungjawab Sosial Korporat (TSK) DASAR TSK KUMPULAN SOJITZ

Kita akan berusaha menjalankan perniagaan secara harmoni dengan masyarakat dan persekitaran, sambil mendukung Penyataan Kumpulan Sojitz pada setiap masa. Berpandukan Pernyataan Kumpulan Sojitz kita dan Dasar TSK Kumpulan Sojitz kita, kami mengenal pasti TSK sebagai suatu keutamaan pengurusan dan suatu nilai korporat, dan kami tentukan bahawa penunaian tanggungjawab ini adalah sebahagian daripada misi korporat kita.

Dengan TSK, tanggungjawab sosial tidak hanya bererti memenuhi kehendak undangundang, tetapi juga bertindak melepasi kepatuhan dan lebih banyak melabur dalam modal manusia, persekitaran dan hubungan dengan pihak-pihak berkepentingan.

•m  enyokong pemeliharaan

TSK

persekitaran global dan penyelesaian isu-isu kemiskinan dan pelanggaran hak asasi manusia;

•m  engamalkan dan

Dengan TSK, tanggungjawab sosial tidak hanya bererti memenuhi kehendak undang-undang, tetapi juga bertindak melepasi kepatuhan dan lebih banyak melabur dalam modal manusia, persekitaran dan hubungan dengan pihakpihak berkepentingan. Bertindak melepasi kewajipan undangundang juga boleh meninggalkan kesan secara langsung pada produktiviti kerana ini membuka laluan untuk menguruskan perubahan dan untuk menyelaraskan pembangunan sosial dengan daya saing yang lebih hebat. Sebagai anggota masyarakat global dan warga korporat yang baik dan bertanggungjawab, kita perlu berusaha secara ikhlas untuk:

mempertimbangkan keadilan dalam segala kegiatan perniagaan kita, dan menentang sebarang diskriminasi dan ugutan pekerja atas dasar bangsa, warna kulit, agama, jantina, kehamilan, negara asal, umur, ketidakupayaan atau sebarang dasar lain yang dilarang oleh undang-undang; dan

•m  encegah sogokan dan

rasuah dalam sebarang bentuk yang mungkin timbul semasa menjalankan kegiatan korporat kita.

Untuk mendapatkan maklumat selanjutnya tentang TSK, sila klik pada pautan “Tanggungjawab Sosial Korporat” di www.sojitz.com atau www.sojitz.com/en.

• menyumbang kepada usaha

membina masyarakat yang mampan melalui penyepaduan TSK dengan strategi perniagaan teras kita, struktur pengurusan kita, dan operasi kita;

6

PERIHAL TATAKELAKUAN DAN ETIKA KAMI Seperti yang dinyatakan dalam perkara di atas, kita komited untuk hidup dan bekerja dengan nilainilai tertentu yang menjadikan Kumpulan Sojitz, para pekerja dan pemegang berkepentingan kita sebagai rakan niaga yang luar biasa dan boleh dipercayai. Penting untuk kita menjadi warga korporat yang bertanggungjawab dan baik dan boleh memperuntukkan masa dan sumber yang memberi kesan ke atas perubahan sosial melalui perdagangan global yang kita jalankan.

Selain daripada nilai kita, peraturan dan pengawalaturan Syarikat turut diberikan perhatian. Apabila kita mempraktikkan nilai-nilai kita, peraturan dan pengawalaturan akan lebih mudah dipatuhi. Bahagian berikut dalam Kod mengandungi peraturan dan pengawalaturan Syarikat yang mesti diikut: Pekerja Kita; Tataniaga Kita; dan Aset dan Maklumat Kita. Bahagian akhir dalam Kod, Kemampuan Membuat Keputusan Beretika dan Menyuarakan Kebimbangan adalah berdasarkan maklumat dan patut dikaji dan disemak apabila berhadapan dengan cabaran di tempat kerja.

Seperti yang dinyatakan dalam perkara di atas, kita komited untuk hidup dan bekerja dengan nilai-nilai tertentu yang menjadikan Kumpulan Sojitz, para pekerja dan pemegang berkepentingan kita sebagai rakan niaga yang luar biasa dan boleh dipercayai.

7

Para Pekerja Kita Antara aset teras kita yang paling berharga ialah tenaga kerja kita. Kami menghargai gabungan unik bakat, pengalaman dan perspektif setiap pekerja yang memungkinkan kejayaan kita pada hari ini. Kita berdedikasi dalam usaha memupuk suasana kerja yang merangkumi semua, saling hormat-menghormati, selamat dan sihat, dan yang membolehkan para pekerja kita menghasilkan kerja yang paling baik.

8

Persekitaran Yang Positif Kita berusaha untuk menyediakan suasana kerja yang positif, yang menghormati hak asasi dan keperibadian manusia. Kita juga berusaha untuk memupuk tempat kerja tanpa gangguan yang bebas daripada diskriminasi terhadap sesiapapun atas dasar bangsa, warna kulit, agama, jantina, kehamilan, negara asal, umur, ketidakupayaan, status sosial atau sebarang ciri lain yang dilindungi oleh undang-undang. Selain itu, kita ingin sentiasa memperbaiki ketelusan di tempat kerja kita dengan menitikberatkan komunikasi antara pekerja dengan pengurus masingmasing, dan juga sesama semua pekerja, khususnya memandangkan latar belakang kita yang berbeza, supaya setiap orang boleh menjalankan tugas kerja dengan lebih baik dan dengan sikap saling hormat dan saling percaya yang lebih baik. Kami faham betapa pentingnya mencapai imbangan antara pekerjaan dengan kehidupan, dan kami menyokong semua pekerja kita dalam usaha sedemikian. PANDUAN ASAS •P  eluang Pekerjaan Yang Saksama. Kita mengamalkan dasar yang

menyediakan peluang pekerjaan saksama kepada para pekerja dan calon pekerjaan, selaras dengan undang-undang di setiap negara yang menjadi tempat kita menjalankan perniagaan.

•A  malan Buruh. Kita ikuti amalan buruh yang adil, dan secara khususnya,

kita tidak menggunakan buruh paksa atau buruh kanak-kanak berkontrak.

Kami faham betapa pentingnya mencapai imbangan antara pekerjaan dengan kehidupan, dan kami sokong semua pekerja kita dalam usaha sedemikian.

•H  ormat-menghormati. Kita komited untuk memupuk persekitaran kerja

yang menghormati semua orang, dan yang tidak akan bertoleransi dengan penyalahgunaan kuasa atau, yang boleh merangkumi tetapi tidak terbatas kepada pernyataan, e-mel, gerak laku atau perbuatan yang tidak senonoh, yang tidak diundang, yang mengancam, yang mengganggu pelaksanaan kerja, atau yang banyak menyebabkan ketidakselesaan, rasa malu atau mudarat terhadap orang lain.

9

Keselamatan dan Kesihatan Melindungi kesihatan dan keselamatan pekerja adalah salah satu nilai teras kita. Melalui kepimpinan pengurusan dan kerjasama pekerja, kita komited untuk menyediakan tempat kerja yang selamat dan sesuai untuk bekerja. Kita semua sama-sama memikul tanggungjawab, termasuk semua yang terlibat dengan perkilangan langsung, untuk mematuhi undang-undang, peraturan, amalan dan langkah pengawasan kesihatan dan keselamatan yang dikenakan pada kita untuk melindungi diri kita, rakan-rakan sekerja kita, dan para pelanggan kita. Kita percaya penting bagi kita semua untuk menamatkan setiap hari dalam keadaan kesihatan dan keselamatan yang baik.

Melalui kepimpinan pengurusan dan kerjasama pekerja, kita komited untuk menyediakan tempat kerja yang selamat dan sesuai untuk bekerja.

PANDUAN ASAS • Perbuatan Yang Tidak Selamat. Anda mesti memberitahu pengurus

anda dengan segera mengenai sebarang perbuatan yang tidak selamat, kelakuan yang menimbulkan risiko, kemalangan yang nyaris-nyaris berlaku atau pendedahan yang tidak diingini, yang akan mengancam kesihatan atau keselamatan sesiapa.

• Jika Berlaku Kecederaan. Laporkan semua kecederaan dengan cepat dan

tepat. Laporan yang cepat dan tepat akan membantu kita mengambil tindakan yang mencegah kejadian itu berulang. Kegagalan untuk melaporkan kecederaan boleh meninggikan risiko kejadian itu berulang, boleh melambatkan rawatan perubatan yang diperlukan, dan boleh mengakibatkan Syarikat kita dikenakan liabiliti dan penalti yang besar.

• Keadaan Boleh Bekerja. Kami tidak benarkan sesiapapun memiliki,

menggunakan atau menjual dadah yang diharamkan di kawasan Syarikat, atau melakukan kerja di bawah pengaruh arak atau dadah yang diharamkan.

•K  eganasan Di Tempat Kerja. Kami menegah ancaman, perbuatan ganas

atau ugutan, atau para pekerja tidak dibenarkan memiliki atau menjual senjata api atau senjata lain di kawasan Syarikat atau semasa menjalankan sebarang urusan Syarikat. 10

Tataniaga Kami Kepercayaan, sikap saling hormat dan tingkah laku beretika amat penting bagi hubungan kita dengan rakan niaga, pelanggan, pekerja dan pihak-pihak lain yang berkepentingan dengan kita. Dalam hubungan sebegini, kita mesti menjalankan perniagaan kita dengan standard etika paling tinggi dan dengan penuh integriti, sentiasa memberi jaminan perbuatan kita selaras dengan dasar Syarikat, undang-undang dan peraturan yang dikenakan, mengikut perkara tersurat dan yang tersirat. Kita juga mesti menjalankan perniagaan kita dengan menggunakan pertimbangan perniagaan yang bijak.

11

Kawalan Perdagangan Kita komited untuk mematuhi undang-undang kawalan perdagangan yang dikenakan dan undang-undang lain yang berkaitan dengannya, di negaranegara yang menjadi tempat kita beroperasi, dan juga program kawal atur peringkat negara dan rantau yang ditumpukan pada keselamatan dan keamanan antarabangsa. Undangundang kawalan perdagangan mengawal pergerakan barangan, perkhidmatan dan teknologi melintasi sempadan negara, dan dikenakan terhadap pelbagai aspek operasi kita, dan bukan hanya pada produk pengiriman. Pertukaran maklumat di dalam negara dan melintasi sempadan negara, seperti e-mel dan kemudahan menggunakan Internet, juga tertakluk pada kawalan perdagangan.

Undang-undang kawalan perdagangan mengawal pergerakan barangan, perkhidmatan dan teknologi melintasi sempadan negara, dan dikenakan terhadap pelbagai aspek operasi kita, dan bukan hanya pada produk pengiriman.

•P  enapisan Rakan Niaga. Tapis

PANDUAN ASAS • Pengelasan Yang Tepat. Kelaskan

dan berikan nombor tarif (HTS) yang betul untuk menentukan duti dan cukai yang terhutang dengan tepat. Ingatlah selalu bahawa perbuatan mengurangkan nilai barangan pada dokumen perdagangan dan percubaan mendapatkan kelebihan ekonomi melalui penyertaan yang sumbang dalam program duti keutamaan sebagai percubaan mengurangkan duti dan cukai adalah perbuatan yang dilarang.

•P  engelasan Ekspot. Pastikan

pengelasan eksport bagi produk, perisian atau teknologi yang berkenaan itu adalah betul sebelum mengekspotnya untuk menentukan sama ada kebenaran khas, contohnya lesen ekspot, diperlukan.

rakan niaga dan pembekal anda, serta pihak-pihak yang terlibat dalam urus niaga anda dengan merujuk kepada senarai pengawasan yang disediakan oleh kerajaan, dan jalankan kajian penelitian yang sewajarnya terhadap pengguna akhir dan penggunaan akhir produk. Selain itu, pastikan urus niaga tidak diatur dengan orang tengah dengan tujuan memintasi undangundang kawalan perdagangan. •P  enggunaan Broker Kastam Pihak

Ketiga. Broker. Jangan terlalu bergantung pada broker kastam dan pembekal perkhidmatan pihak ketiga. Ambil langkahlangkah yang sewajarnya untuk memastikan kita atau ejen kita memberikan maklumat yang betul dan lengkap kepada pihak berkuasa kerajaan berkenaan dengan nilai barangan, negara asal dan unsur-unsur data lain yang diperlukan, khususnya bagi urus niaga yang menimbulkan risiko kepada kita selaku pengimpot atau pengekspot.

•P  enapisan Urus Niaga. Tapis urus

niaga anda dengan merujuk pada peraturan yang menyekat urus niaga dengan negara tersekat, orang, dan penggunaan akhir terlarang yang tertentu. 12

PANDUAN ASAS • Pematuhan Undang-undang.

Pematuhan Rantaian Pembekalan Kita bergantung pada rangkaian pembekal kita dan peniaga di dalam rantaian bekalan untuk menyampaikan produk dan perkhidmatan yang bermutu kepada para pelanggan kita. Adalah kritikal bagi para pembekal kita dan peniaga dalam rantai bekalan berkongsi komitmen kita untuk menjalankan perniagaan dengan berintegriti, secara selamat dan terjamin, dan berlandaskan amalan yang selaras dengan undang-undang, cekap dan adil. Kepatuhan kepada komitmen ini akan dapat memastikan hubungan kita dengan pembekal dan peniaga dalam rantaian bekalan tidak akan mencemarkan reputasi kita.

Bekerjasama dengan para pembekal dan peniaga dalam rantai bekalan untuk memastikan pematuhan pada undang-undang buruh, alam sekitar, kesihatan dan keselamatan, dan kawalan perdagangan antarabangsa yang dikenakan. Langkah-langkah keselamatan berasaskan risiko yang sesuai perlu diambil oleh seluruh rantaian bekalan, daripada peringkat pembuatan produk, sehingga ke peringkat pengangkutan global, dan seterusnya apabila produk itu tiba di destinasinya yang betul.

•T  apis. Tapis para pembekal anda

dan peniaga dalam rantaian bekalan anda untuk memastikan mereka semua bereputasi baik, layak, dan mampu menepati keperluan keselamatan dari segi fizikal yang dikenakan, dengan menilai dan meluluskan pembekal dan peniaga dalam rantaian bekalan sebelum sebarang bahan, komponen, produk atau perkhidmatan dibeli daripada mereka. Selepas peniaga dipilih,

Adalah kritikal bagi kepada para pembekal kita dan pastikan skop penglibatannya peniaga dalam jelas dan didokumenkan dalam rantaian bekalan kontrak peniaga yang sesuai. • Tiada Konflik Kepentingan. Pastikan penglibatan pembekal berkongsi atau peniaga dalam rantaian bekalan tidak menimbulkan komitmen konflik kepentingan yang sebenar atau yang wujud secara zahirnya. kita untuk • Lindungi Maklumat Sulit dan menjalankan Proprietari. Lindungi data peribadi kita dan maklumat perniagaan lain yang sulit dan proprietari dengan menggunakan perjanjian dengan kerahsiaan, dan lindungi sebarang maklumat peribadi atau sebarang maklumat lain yang diberikan berintegriti, oleh pembekal, yang termasuk dalam perjanjian kerahsiaan itu. secara selamat dan terjamin, dan berlandaskan amalan yang selaras dengan undang-undang, cekap dan adil.

13

Tanggungjawab Terhadap Produk Kita ingin pastikan bahawa produk yang dihantar kepada pelanggan kita semuanya selamat dan bermutu tinggi. Selalunya, kita tidak terlibat secara langsung dalam pengilangan produk yang kita bekalkan dan edarkan kepada pelanggan kita di seluruh dunia. Dalam keadaan sedemikian, penting untuk kita fikirkan cara kita menjamin keselamatan dan mutu produk, dan cara kita menguruskan liabiliti produk secara kontrak yang mungkin ada antara dan di kalangan pengilang, pelanggan kita dan kita sendiri, pada setiap peringkat dalam bekalan.

Adalah penting bagi kita untuk mengesahkan produk keselamatan dan kualiti, dan kontrak menguruskan liabiliti produk potensi semasa setiap peringkat rantaian bekalan.

• Tuntutan Liabiliti Produk.

PANDUAN ASAS • Pematuhan Undang-undang.

Fahami undang-undang yang dikenakan, keperluan pelabelan terhadap produk, standard waranti, standard pengawalan keselamatan dan mutu, prosedur tuntutan liabiliti produk dan perlindungan pengguna yang berkaitan dengan produk yang anda perolehi daripada pengilang, dan yang kemudiannya anda bekalkan dan edarkan kepada pelanggan kita.

• Mengurus Liabiliti Produk.

Pastikan semua produk yang anda bekalkan dan yang anda edarkan kepada pelanggan kita mempunyai waranti produk yang standard daripada pengilangnya. Insurans Syarikat tidak boleh digunakan sebagai gantian untuk memperoleh perlindungan waranti dalam transaksi perniagaan kita.

Apabila tuntutan liabiliti bagi sesuatu produk diterima, berikanlah semua maklumat kepada kakitangan Syarikat yang berkenaan, sahkan semua fakta penting dengan segera, dan bagi tuntutan yang melibatkan keselamatan awam khususnya, berusahalah untuk mengambil tindakan yang berpatutan, seperti yang dipersetujui oleh kakitangan Syarikat, yang secara amnya akan menghalang ancaman selanjutnya terhadap keselamatan awam dan tuntutan liabiliti tambahan terhadap produk.

• Penggunaan Nama Syarikat Pada

Produk. Fahami sepenuhnya kepentingan dari segi undangundang untuk memaparkan nama Syarikat kita pada produk sebagai “penjual,” “ejen jualan,” “pengilang,” “pengimport” dan seumpamanya. Permintaan oleh rakan-rakan niaga untuk menggunakan nama Syarikat kita mesti disemak dengan wakil Jabatan Undang-undang dan/atau Pematuhan kawasan anda untuk mengelakkan liabiliti undangundang yang tidak dikehendaki.

14

PANDUAN ASAS •M  enjalankan Urusan dengan Sesiapa Sahaja. Patuh pada segala undang-

Persaingan Kita mengamalkan persaingan yang bebas dan adil. Kebanyakan negara tempat kita beroperasi mengenakan undang-undang persaingan yang digubal untuk menggalakkan pasaran yang bebas, terbuka dan bersaing dan: • Melarang perjanjian atau persefahaman antara pesaing yang menjejaskan

persaingan, seperti kartel dan perbuatan menipu semasa mengemukakan tawaran; • Mengawasi tindakan salah laku syarikat-syarikat yang menguasai sesuatu pasaran, seperti peletakan harga yang menindas, bersekongkol dan mengatur harga; dan •M  ewajibkan laporan, penilaian terdahulu dan dalam sesetengah keadaan, kelulusan bagi penggabungan, perolehan dan urus niaga lain yang tertentu, untuk menghalang urus niaga yang akan menghapuskan atau yang bertujuan mengurangkan persaingan. Undang-undang persaingan bersifat rumit dan merangkumi seluruh dunia. Undang-undang begini boleh bertindak secara berbeza dalam setiap situasi yang berlainan, dan oleh itu, amat penting bagi anda melibatkan wakil Jabatan Undang-undang dan/ atau Pematuhan kawasan anda pada peringkat awal lagi dalam proses melahirkan inisiatif komersial yang baru. Pelanggaran undang-undang persaingan boleh membawa akibat serius kepada Syarikat dan juga pekerja kita. Hukuman boleh merangkumi denda yang tinggi hingga penjara di sesetengah negara. Ia juga boleh mendedahkan Syarikat kita kepada tuntutan kerosakan yang sangat tinggi.

undang persaingan dan peraturan yang diguna pakai. Jangan usulkan atau buat perjanjian atau persefahaman, sama ada yang dinyatakan ataupun yang dibayangkan, yang formal ataupun tidak, secara bertulis ataupun lisan, atau berhubung dengan sesiapapun, termasuk pesaing, ejen, broker, pelanggan dan seumpamanya, mengenai: • Perbuatan membuat tawaran atau menyediakan syarat-syarat tawaran untuk sebarang tujuan selain mendapatkan urus janji yang berkenaan; dan • Membatasi atau mengatur harga, memperuntukkan pelanggan atau barisan produk, membahagi-bahagikan kawasan atau pasaran, atau menetapkan syarat-syarat lain untuk membolehkan kita atau pelanggan kita menjual semula atau menyewakan sesuatu produk atau perkhidmatan kepada pihak ketiga.

• Panduan Tambahan Apabila Berurusan Dengan Pesaing. Tambahan pada

perkara di atas, jangan mencadangkan atau membuat perjanjian dan persefahaman secara nyata atau tersirat, formal atau tidak formal, bertulis ataupun lisan, mengenai, atau berkomunikasi, walaupun tidak langsung, sebarang maklumat yang dihantar atau diterima daripada mana-mana pesaing mengenai sebarang aspek aktiviti komersial termasuk: •H  arga, kaedah peletakan harga, harga minimum atau maksimum, tindakan menstabilkan harga; •T  ahap stok, pengeluaran, kemampuan penjualan atau jumlah jualan, sama ada yang dahulu, kemas kini atau pada masa depan, termasuk persetujuan untuk mengurangkan kemampuan; •B  ahagian pasaran; •S  yarat-syarat jualan, syarat-syarat kredit; •K  os, keuntungan atau margin keuntungan; dan •T  awaran produk atau perkhidmatan, kaedah pengedaran.

Undang-undang persaingan adalah rumit dan meliputi seluruh dunia. 15

Konflik Kepentingan Konflik kepentingan boleh berlaku apabila kepentingan peribadi anda masuk campur ataupun kelihatan seolah-olah masuk campur dalam kepentingan Syarikat kita. Semua keputusan perniagaan patut dibuat semata-mata demi kepentingan Syarikat kita, dan bukan demi sebarang keuntungan peribadi. Anda mesti bekerja secara objektif dan berkesan untuk Syarikat kita. PANDUAN ASAS •K  epentingan Kewangan Peribadi. Konflik kepentingan boleh berlaku

apabila anda atau saudara anda mempunyai kepentingan kewangan, pekerjaan atau jawatan dalam lembaga pengarah mana-mana syarikat pesaing, pembekal, pengedar atau peniaga kita. Di samping itu, konflik kepentingan boleh wujud apabila anda atau saudara anda mempunyai pelaburan kewangan yang besar, sama ada secara langsung ataupun tidak, dalam mana-mana syarikat yang bersaing, berurus niaga atau ingin berurus niaga dengan Syarikat kita. Anda mesti mendedahkan kepentingan kewangan, pekerjaan atau jawatan anda dan saudara anda dengan mana-mana pesaing, pembekal, pengedar dan peniaga kepada pengurus anda.

• Urusan Dengan Pihak Yang Berkaitan. Konflik kepentingan boleh wujud

apabila ahli keluarga atau seseorang yang ada hubungan peribadi yang rapat dengan anda bekerja dalam jabatan anda atau dalam pasukan pengurusan anda. Sebarang kemungkinan konflik kepentingan mesti didedahkan kepada pengurus atau Jabatan Pematuhan dan/atau UndangUndang serantau untuk panduan selanjutnya.

Semua keputusan perniagaan patut dibuat semata-mata demi kepentingan Syarikat kita, dan bukan demi sebarang keuntungan peribadi. •A  ktiviti Perniagaan Luar. Konflik kepentingan boleh berlaku apabila

anda melakukan pekerjaan kedua atau perniagaan sendiri yang boleh bercanggah dengan tanggungjawab anda kepada Syarikat kita. Anda tidak boleh menerima pekerjaan lain yang akan mengganggu kemampuan anda untuk melakukan kerja anda di Syarikat kita. Anda mungkin perlu mendapatkan kelulusan Syarikat sebelum melibatkan diri dengan kegiatan sedemikian. Ini boleh merangkumi pengendalian perniagaan luar semasa waktu kerja, menggunakan harta benda, kelengkapan atau maklumat Syarikat untuk tujuan yang tidak berkaitan dengan Syarikat, dan mengambil pekerjaan lain dengan pembekal, pesaing atau peniaga Syarikat kita. Sila berunding dengan wakil Sumber Manusia di tempat anda atau rujuk buku panduan dan dasar pekerja di tempat anda untuk mendapatkan panduan.

•P  eluang Korporat. Konflik kepentingan boleh wujud apabila anda

mempergunakan peluang peribadi berdasarkan maklumat yang diperoleh daripada Syarikat, pelanggan, pembekal, kontraktor, pakar runding atau rakan niaga kita yang lain. Anda tidak boleh bersaing dengan Syarikat kita, atau mengambil sebarang peluang yang ditemui atau yang dihasilkan melalui penggunaan harta benda, maklumat atau kedudukan Syarikat untuk diri anda sendiri.

16

Bertukar Hadiah dan Keraian Hadiah dan keraian merangkumi apa sahaja yang bernilai, contohnya wang tunai, diskaun, pinjaman, perkhidmatan, ganjaran, pengangkutan, penggunaan kenderaan syarikat lain, penggunaan kemudahan percutian, saham atau sekuriti lain, jamuan makan minum, acara sukan, permainan golf, tiket dan sijil hadiah. Memberi atau menerima hadiah dan keraian yang tidak berpatutan boleh memudaratkan perniagaan dan reputasi kita dan mungkin menyalahi undang-undang. Memberi dan/atau menerima hadiah dan keraian adalah tidak wajar kerana jika perbuatan ini menimbulkan keadaan terhutang budi, meletakkan pemberinya ataupun penerimanya dalam kedudukan yang menampakkan mana-mana satu pihak sebagai bersikap berat sebelah, atau dilakukan dengan tujuan mempengaruhi keputusan perniagaan. PANDUAN ASAS •P  ematuhan kepada Undang-undang dan Standard Industri dan

Panduan Syarikat yang Berkaitan. Anda mesti mematuhi undangundang, peraturan, standard industri dan adat tempatan, Panduan Dasar Antirasuah Kumpulan Sojitz atau dasar jabatan perniagaan atau dasar serantau yang lebih ketat yang dikenakan terhadap operasi tempatan anda.

•S  kop Perangkuman Dasar Hadiah dan Keraian. Peraturan bagi pemberian

dan penerimaan hadiah dan keraian dikenakan sepanjang tahun, walaupun pada waktu cuti, sama ada melibatkan mana-mana pegawai kerajaan atau pihak swasta, dan peraturan ini tidak sahaja diguna pakai pada diri anda, tetapi juga pada pasangan, rakan kongsi atau ahli keluarga anda.

Hadiah dan keraian tidak bersesuaian sama sekali jika ia bertujuan untuk mempengaruhi sesiapa secara tidak wajar. • J ika anda ditawarkan hadiah atau keraian yang tidak berpatutan, anda

mesti menolak. Hadiah dan keraian adalah tidak wajar jika bertujuan untuk mempengaruhi sesiapa sahaja, sebagai pertukaran untuk manfaat atau kelebihan yang tidak betul, atau pemberian itu melanggar undangundang atau peraturan atau, pada pengetahuan anda, ia melanggar peraturan majikan penerima.

•R  ekod dan Kira-Kira Tepat. Dalam semua kes, hadiah ataukeraian perlu

didokumenkan dengan tepat dan disokong dengan resit, selaras dengan dasar Syarikat yang berkaitan.

•A  pabila Menerima Hadiah Yang Tidak Sesuai. Jika anda ditawarkan

hadiah atau keraian yang tidak sesuai, anda perlu menolak dan kemudian melaporkannya kepada pengurus anda atau, jika dikehendaki oleh Garis Panduan Dasar Antirasuah Kumpulan Sojitz, kepada orang yang bertanggungjawab dalam hal berkaitan Antirasuah di kawasan itu.

•E  lakkan Perlakuan Mencurigakan. Dalam banyak keadaan, memberikan

hadiah dan keraian adalah sesuai. Sebarang hadiah atau keraian perlu disediakan dengan cara yang telus, untuk mengelakkan sebarang tanggapan yang keputusan perniagaan atau tindakan kerajaan sudah dipengaruhi, dan rasuah, sogokan sudah diberi atau diterima, atau keupayaan anda untuk membuat keputusan objektif demi kepentingan terbaik Syarikat sudah dikompromi.

17

Sogokan dan Rasuah Kami melarang sogokan dan rasuah dalam segala urusan perniagaan kita di setiap negara. Kebanyakan negara mempunyai undang-undang yang melarang sogokan dan rasuah, yang berkuat kuasa walaupun salah laku itu dilakukan di luar negara tersebut. Pelanggaran undang-undang ini adalah kesalahan yang besar, yang boleh mengakibatkan denda dikenakan pada Syarikat dan pekerja kita, dan hukuman penjara bagi pekerja. Malah ternampaknya pelanggaran undang-undang ini sekalipun boleh memberi kesan serius kepada reputasi Syarikat kita.

PANDUAN ASAS •M  enjalankan Urusan Dengan

Sesiapa Sahaja. Anda tidak boleh memberi, menawarkan atau berjanji untuk memberikan wang tunai atau sesuatu yang bernilai, sama ada secara langsung atau tidak langsung, bagi mempengaruhi keputusan orang itu untuk mendapat kelebihan komersial yang tidak wajar, untuk masuk dalam perjanjian yang tidak jujur ​, atau untuk membantu Syarikat dalam mendapatkan atau mengekalkan perniagaan.

•B  erurusan dengan Pegawai

Kerajaan. Anda dilarang memberi, menawarkan atau berjanji untuk memberi mana-mana pegawai kerajaan atau sesiapa sahaja seumpamanya yang bertindak secara rasmi, sebarang bayaran yang tidak dibenarkan, manfaat lain atau barangan yang bernilai, sama ada secara langsung atau tidak langsung.

mungkin melanggar undangundang negara tertentu di lokasi kita beroperasi negara-negara tertentu di mana kita beroperasi. Bayaran pemudahan didefinisikan dalam dasar ini sebagai bayaran tidak rasmi yang kecil untuk memperoleh, mempercepatkan atau memudahkan tindakan pegawai awam atau perkhidmatan yang layak diterima oleh Syarikat kita. Dalam keadaan yang jarang berlaku, keadaan bayaran pemudahan mungkin amat diperlukan untuk mengelakkan bahaya kepada nyawa atau kesihatan atau kemusnahan kepada mana-mana kakitangan Syarikat atau harta peribadi dan tidak ada jalan lain yang munasabah untuk membuat pembayaran. Kakitangan syarikat tidak akan dikenakan tindakan disiplin kerana membuat bayaran pemudahan itu atas sebab kes luar biasa untuk mengelakkan bahaya itu. Dalam keadaan itu, anda mesti segera melaporkan pembayaran dan keadaan sekeliling kepada orang bertanggungjawab menjaga perkara berkaitan Antirasuah di kawasan anda.

•P  embayaran Pemudahan. Bayaran

pemudahan umumnya dilarang di bawah dasar Syarikat dan

18

Rasuah dan Rasuah (sambungan) •P  enggunaan Ejen Pihak Ketiga.

Kita sering memenuhi kewajipan melalui perkongsian dengan pihak ketiga, seperti ejen, wakil, kontraktor bebas, perunding, pengedar dan pembekal. Kita boleh menghadapi liabiliti berdasarkan kelakuan tidak wajar pihak ketiga jika kita turut serta atau meluluskan kelakuan yang tidak wajar, atau sedar tentang kebarangkalian tinggi tindakan pihak ketiga itu bagi pihak Syarikat boleh melanggar undangundang antirasuah. Oleh itu, kita mengambil langkah yang sesuai untuk membantu memastikan hubungan perniagaan dibuat dengan pihak ketiga yang boleh dipercayai dan berkelayakan.

• Dalam memilih dan memantau

hubungan ejen pihak ketiga, anda mungkin tidak melantik ejen pihak ketiga bagi pihak Syarikat, kecuali diluluskan mengikut Garis Panduan Dasar Antirasuah Kumpulan Sojitz, yang memerlukan: •S  iasatan yang mencukupi terhadap rakan kongsi pihak ketiga untuk memastikan mereka mempunyai reputasi dan berkelayakan dan pampasan yang diminta adalah munasabah dan dalam kadar pasaran biasa; •M  endapat kelulusan terlebih dahulu daripada Individu bertanggungjawab dalam hal berkaitan Antirasuah di kawasan itu; •P  erjanjian bertulis yang mengandungi peruntukan tertentu untuk melindungi Syarikat terhadap risiko ejen itu akan melakukan rasuah dalam melaksanakan urusan, termasuk pematuhan undang-undang antirasuah yang diguna pakai dan undang-undang berkaitan antirasuah;

Malah bayangan pelanggaran undangundang ini sekalipun boleh memberi kesan serius kepada reputasi Syarikat kita.

• Bergantung pada tahap risiko,

berpotensi memerlukan ejen yang dicadangkan untuk mematuhi Kod, Dasar Antirasuah Kumpulan Sojitz (atau dasar antirasuah sendiri), atau dasar antirasuah dan antirasuah serantau anda; untuk mengambil bahagian dalam latihan antirasuah; dan untuk memperakui pematuha Dasar Antirasuah Kumpulan Sojitz, antara keperluan lain; dan • Pemantauan berterusan untuk mengawasi kemungkinan amaran tatakelakuan dan potensi perubahan dalam skop penggunaan ejen pihak ketiga ini.

19

Sogokan dan Rasuah (lanjutkan) • Sumbangan Politik.

Sumbangan politik kepada pegawai kerajaan boleh mengakibatkan risiko seperti rasuah. Semua sumbangan politik bagi pihak Syarikat perlu diluluskan terlebih dahulu oleh Individu bertanggungjawab dalam hal berkaitan Antirasuah di kawasan itu.

• Derma Kebajikan.

Sumbangan kepada badanbadan kebajikan boleh menjadi cara yang sesuai bagi Syarikat untuk membina nama baik dalam masyarakat setempat. Tiada sumbangan akan dibuat bagi tujuan yang tidak wajar. Sebagai contoh, tiada sumbangan boleh dibuat kepada organisasi amal yang bergabung dengan pegawai kerajaan, pihak swasta, atau wakil pihak derma jika dibuat dengan niat untuk mendapatkan

Semua sumbangan amal bagi pihak Syarikat perlu diluluskan terlebih dahulu oleh Individu bertanggungjawab dalam hal berkaitan Antirasuah di kawasan itu Perkara-perkara Anti Rasuah.

buran atau memasuki sebarang perkongsian. Tiada pelaburan atau perkongsian boleh dibuat tanpa mendapat kelulusan terlebih dahulu daripada Individu bertanggungjawab menjaga perihal Antirasuah di kawasan mereka. kelebihan perniagaan untuk Syarikat atau sesiapa sahaja dengan mendorong pegawai kerajaan, pihak swasta, atau wakil supaya bertindak atau tidak bertindak. Semua sumbangan amal bagi pihak Syarikat perlu diluluskan terlebih dahulu oleh Individu bertanggungjawab dalam hal berkaitan Antirasuah di kawasan itu • Pelaburan dan Perkongsian.

Syarikat boleh dipertanggungjawabkan atas sogokan dan pelanggaran rasuah lain yang dilakukan oleh syarikat sasaran yang diambil alih melalui penggabungan atau pengambilalihan, atau kerana sogokan dan rasuah yang dilakukan oleh pelbagai jenis rakan kongsi. Kakitangan syarikat yang bekerja dengan pelaburan dan perkongsian mesti menghubungi Individu bertanggungjawab dalam hal berkaitan Antirasuah di kawasan itu untuk memulakan usaha wajar antirasuah yang bersesuaian terlebih dahulu sebelum membuat sebarang pela-

• Rekod dan Kira-Kira Tepat.

Buku, rekod dan akaun Syarikat mesti disimpan secara terperinci dengan tepat dan adil dalam mencerminkan urus niaga dan pelupusan aset. Semua pegawai, pekerja, dan ejen Syarikat dikehendaki menyimpan rekod yang tepat dan telus yang menunjukkan urus niaga dan bayaran yang sebenar, termasuk bayaran pemudahan apabila dibenarkan, selaras dengan sistem kawalan perakaunan dalaman kita. Sebarang rekod palsu, mengelirukan, tidak lengkap , tidak tepat atau catatan palsi dalam buku dan rekod Syarikat adalah dilarang.

20

Kegiatan Masyarakat dan Politik

Pencegahan Pengubahan Wang Haram dan Kegiatan Haram Kita komited untuk mematuhi sepenuhnya semua undang-undang pencegahan pengubahan wang haram, kegiatan haram dan keganasan seluruh dunia. Pengubahan wang haram berlaku apabila seseorang atau sesebuah syarikat yang terlibat dengan kegiatan jenayah, contohnya kegiatan haram, keganasan, narkotik, sogokan dan penipuan, cuba “membersihkan” hasil perolehan jenayahnya untuk menyembunyikan wang itu atau untuk menampakkan seolah-olah wang itu diperoleh secara sah. PANDUAN ASAS  egiatan Perniagaan yang Sah. Kita berurus niaga hanya dengan •K

pelanggan dan pembekal yang bereputasi baik dan terlibat dengan kegiatan perniagaan yang sah, dengan wang yang diperoleh daripada sumber yang sah. Kita tidak akan berurus niaga dengan mana-mana organisasi yang sedang atau pernah dipengaruhi atau terjejas oleh jenayah terancang atau keganasan. Kegagalan mengesan hubungan dan urus niaga yang mendedahkan Syarikat kita kepada risiko boleh merosakkan integriti dan reputasi kita dengan teruk.

• Penelitian yang Sesuai. Setiap perniagaan Syarikat perlu melaksanakan

prosedur penelitian untuk mengkaji risiko, termasuk melibatkan pelanggan baru, dan untuk mengambil langkah-langkah berpatutan untuk menghalang dan mengesan bentuk bayaran yang tidak boleh diterima dan yang mencurigakan.

• Laporkan Kegiatan yang Mencurigakan. Jika anda mengesan urus niaga

yang mencurigakan, laporkan hal itu kepada wakil Jabatan Undangundang dan/atau Pematuhan kawasan anda dan bekerjasama dengan penguat kuasa undang-undang tempatan sekiranya sesuai.

Apabila kita berurus niaga di seluruh dunia, kita berusaha untuk membina dan mengekalkan hubungan kepercayaan dengan pihak tempatan yang berkepentingan dengan berdialog dan menyertai kegiatan yang memberi kesan kepada masyarakat tempatan. Kami sentiasa mahu menyertai dan menyumbang kembali kepada masyarakat. Kami turut galakkan para pekerja untuk turut berbuat demikian. PANDUAN ASAS •K  egiatan Masyarakat. Kami galakkan anda menjadi anggota masyarakat

anda yang aktif dan menyertai kegiatan masyarakat yang anda suka. Namu, anda perlu sentiasa ingat kegiatan anda itu adalah bersifat peribadi sepenuhnya, dan bukannya mewakili Syarikat kita, dan anda perlu sentiasa mematuhi undang-undang yang berkenaan.

•K  egiatan dan Sumbangan Politik. Peraturan yang mengawal penyertaan

dalam proses politik sangat berbeza di setiap negara, bersifat rumit dan selalunya akan dikenakan hukuman yang berat jika dilanggar. Berunding dan bekerjasama dengan wakil Jabatan Undang-undang dan/atau Pematuhan kawasan anda sebelum anda melibatkan diri dengan kegiatan politik atau membuat sumbangan politik bagi pihak Syarikat kita.

Kita komited untuk mematuhi sepenuhnya semua undangundang antipelaburan wang haram, kegiatan haram dan antikeganasan. 21

Aset Dan Maklumat Kita Kita semua memikul kewajipan untuk melindungi aset dan maklumat Syarikat kita dan untuk menggunakannya secara wajar, dengan berintegriti, untuk manfaat Syarikat kita, dan untuk memenuhi kehendak dan harapan pihakpihak yang berkepentingan. Amat penting unruk kita memelihara ketepatan, kesempurnaan, kerahsiaan dan ketersediaan maklumat untuk kegunaan pihak-pihak berkepentingan dan kita sendiri, demi kejayaan kita bersama. Kita capai matlamat ini dengan memahami kepentingan dan nilai aset dan maklumat sedemikian, di samping melaksanakan langkahlangkah keselamatan yang berkesan. Melalui langkah-langkah ini, kita ingin mengukuhkan hubungan kepercayaan kita dengan pihak-pihak berkepentingan yang terdekat dan masyarakat secara umumnya. 22

Proprietari Dan Maklumat Sulit Maklumat proprietari dan sulit kita adalah aset Syarikat yang berharga. Maklumat proprietari merangkumi harta intelektual seperti rahsia perdagangan, paten, tanda dagang dan hak cipta, dan juga rancangan perniagaan, idea kejuruteraan dan perkilangan, reka bentuk, pangkalan data dan rekod. Maklumat sulit merangkumi maklumat seperti strategi perniagaan, urus niaga semasa dan urus niaga yang bakal dijalankan, kontrak yang belum selesai, perolehan yang belum diumumkan, produk baru, maklumat tentang gaji, data kewangan, dan hasil penyelidikan yang belum didedahkan kepada orang awam, dan juga maklumat bukan umum lain yang mungkin berguna kepada pihak pesaing atau yang boleh memudaratkan Syarikat atau pelanggan kita jika terdedah. Maklumat sulit merangkumi maklumat seperti strategi perniagaan, urus niaga semasa dan urus niaga yang bakal dijalankan, kontrak yang belum selesai, perolehan yang belum diumumkan, produk baru, maklumat tentang gaji, data kewangan, dan hasil penyelidikan yang belum didedahkan kepada orang awam, dan juga maklumat bukan umum lain yang mungkin berguna kepada pihak pesaing atau yang boleh memudaratkan Syarikat atau pelanggan kita jika terdedah. Maklumat sulit juga merangkumi maklumat mengenai pihak lain, seperti pembekal, yang Syarikat kita memberikan janji akan merahsiakan maklumat yang diterima. Maklumat proprietari Syarikat kebanyakannya dianggap maklumat sulit. Anda dikehendaki mengambil semua langkah yang wajar untuk meninggikan nilai aset ini sebaik-baiknya dan/atau menjaga kerahsiaannya.

PANDUAN ASAS • Hak-hak Pihak Ketiga. Ambil langkah-langkah yang sesuai untuk

memahami hak proprietari pihak ketiga, lebih-lebih lagi apabila menjalankan urus niaga yang baru. Jika anda mengesyaki sebarang maklumat pihak ketiga secara tidak wajar didedahkan atau ditawarkan pada anda, anda perlu merujuk Jabatan Pematuhan dan/atau Undangundang kawasan anda untuk mendapatkan panduan lanjut.

•P  endedahan Maklumat. Jika anda tahu tentang maklumat sulit dan

proprietari atau anda ada laluan untuk mendapatkannya, maka anda dilarang mendedahkan maklumat demikian kepada pihak lain, kecuali kepada pekerja kita yang perlu tahu tentangnya dan yang sudah diberitahu mengenai sifat yang sulit dan proprietari. Maklumat proprietari dan sulit tidak boleh diberikan kepada pihak-pihak di luar Syarikat kita tanpa kebenaran dan tanpa menandatangani perjanjian kerahsiaan dengan pihak yang akan mendapat maklumat demikian.

• Penggunaan Maklumat. Anda dilarang menggunakan maklumat sulit

dan proprietari demi manfaat peribadi atau manfaat pihak-pihak yang berkaitan dengan anda, seperti kawan-kawan dan saudara-mara anda.

• Jika Anda Bukan Lagi Pekerja Syarikat Ini. Semua kewajipan pada

kerahsiaan yang mengikat anda semasa anda bekerja dengan Syarikat kita akan terus dikenakan terhadap anda walaupun anda bukan lagi pekerja Syarikat kita.

Maklumat proprietari Syarikat kebanyakannya dianggap maklumat sulit.

23

Privasi Data Bilangan negara semakin bertambah yang mengawal atur dengan lebih ketat pengutipan dan penggunaan maklumat perubatan, maklumat kewangan dan lain-lain maklumat peribadi lain yang sensitif mengenai individu,dengan lebih ketat. Di samping itu, banyak negara juga mengawal atur data peribadi pekerja dan rakan niaga. Data peribadi ialah sebarang maklumat yang boleh digunakan untuk mengenal pasti seseorang secara khusus (dan di beberapa negara, adalah entiti undang-undang), yang merangkumi tetapi tidak terbatas pada alamat surat-menyurat, nombor kad kredit, nombor pengenalan kebangsaan, nombor pasport, maklumat sumber manusia yang sensitif, tarikh lahir atau umur, nombor telefon peribadi, atau alamat e-mel peribadi. Peningkatan dilihat apabila beberapa negara meluluskan undang-undang dan peraturan yang melibatkan pengumpulan, pemprosesan, dan pemindahan maklumat sensitif dan "rahsia negara." Kita komited untuk mengendalikan data peribadi secara bertanggungjawab dan dengan mematuhi undang-undang kerahsiaan yang dikenakan. PANDUAN ASAS • Memahami Batasan Penggunaan Data Peribadi. Kenali data peribadi

dalam bidang kerja anda, dan fahami batasan undang-undang dan had kontrak terhadap penggunaan data peribadi.

• Lindungi Data Peribadi Dengan Cermat. Ambil langkah-langkah yang

sepatutnya untuk menyimpan data peribadi dengan selamat selaras dengan undang-undang yang dikenakan (contohnya, penyulitan, perlindungan dengan kata laluan, penyimpanan di tempat berkunci dan sebagainya).

Kita komited untuk mengendalikan data peribadi secara bertanggungjawab dan dengan mematuhi undangundang kerahsiaan yang dikenakan. •P  atuhi Undang-undang Kerahsiaan Data. Kumpul dan gunakan data

peribadi selaras dengan semua undang-undang dan peraturan kerahsiaan data yang dikenakan, dan hanya bagi tujuan perniagaan yang sah sahaja. Selaras dengan dasar pengekalan data bahagian, data peribadi yang tidak lagi diperlukan untuk tujuan perniagaan perlu dilupuskan dengan baik. Kongsi data peribadi kepada pekerja lain hanya apabila ada keperluan untuk melakukan kerja mereka, dan kepada peniaga atau pembekal hanya apabila patut dan selepas langkah perlindungan diambil untuk melindungi data peribadi tersebut.

•B  erwaspada akan Undang-Undang dan Peraturan berkenaan

Pengumpulan, Pemprosesan dan Pemindahan Maklumat.

• " Pemindahan Maklumat Peribadi Rentas Sempadan". Sebahagian negara

melarang pemindahan maklumat peribadi rentas sempadan tanpa persetujuan atau kelulusan undang-undang atau peraturan yang jelas. Undang-undang berkaitan diguna pakai ke atas mana-mana maklumat peribadi yang dikendalikan melalui "sistem maklumat", termasuk peranti mudah alih. • “ Rahsia Negara.” Undang-undang tertentu melarang pendedahan dan penghantaran "rahsia negara" merentas sempadan dan mentakrifkan istilah ini dengan sangat meluas. Rahsia negara juga termasuk data berkaitan secara komersial yang tertentu, seperti maklumat berkaitan dengan ekonomi negara dan pembangunan sosial.

24

PANDUAN ASAS •D  asar dan Prosedur Pengawalan

Pengawalan Keselamatan Teknologi Maklumat (IT) Sumber IT Syarikat kita (Sumber Teknologi) sangatlah penting bagi perniagaan kita, dan patut dilindungi dengan amat berhati-hati. Sumber Teknologi kita merangkumi, antara lain, komputer riba dan komputer meja yang diberikan oleh Syarikat, alat perkomputeran mudah alih seperti Blackberry® dan alatalat seumpamanya, dan juga telefon dan sistem mel suara milik Syarikat. Anda bertanggungjawab melindungi Sumber Teknologi Syarikat kita yang diamanahkan kepada anda dan untuk membantu melindungi aset Syarikat kita secara amnya.

Keselamatan IT Syarikat. Biasakan diri anda dan patuhi dasar dan prosedur keselamatan IT bagi kawasan anda, dan rujuk wakil Jabatan Teknologi Maklumat (IT) kawasan anda jika anda ada sebarang soalan dan/atau kemusykilan.

• Hubungi pengurus atau wakil IT

Syarikat anda dengan segera jika anda tidak pasti sama ada e-mel adalah tulen atau terdapat notis aktiviti luar biasa pada komputer anda. Berhati-hati apabila membuat keputusan sama ada untuk membuka lampiran e-mel dan pautan.

•P  enggunaan dan Hak Milik

Sumber Teknologi. Anda mesti menggunakan pertimbangan dan budi bicara yang baik dan berpatutan apabila menggunakan Sumber Teknologi Syarikat kita. Sumber Teknologi Syarikat kita bertujuan untuk digunakan terutamanya bagi tujuan perniagaan Syarikat. Namun. penggunaan peribadi secara sampingan yang dilakukan sekali sekala sahaja dibenarkan. Sumber Teknologi Syarikat kita adalah milik Syarikat kita sepenuhnya.

•L  indungi Sumber Teknologi dan

kepada jabatan polis tempatan, sebagaimana wajar. Lindungi Sumber Teknologi dan maklumat sulit Syarikat kita. Pastikan semua data disulitkan atau dilindungi kata laluan dan jangan berikan kod laluan anda kepada orang lain. •P  emantauan Syarikat Terhadap

Sumber Teknologi Dan Hak Syarikat Untuk Mendapatkannya. Tertakluk pada undang-undang yang dikenakan, Syarikat kita berhak mendapatkan dan memantau semua penggunaan Internet dan e-mel, menjejaki semua laman Internet yang anda lawati dan mendengar pesanan mel suara yang disimpan.

Laporkan Sebarang Kehilangan atau Kecurian. Sumber Teknologi mesti disimpan dengan selamat supaya tidak boleh diakses tanpa kebenaran dan tidak patut dibiarkan tanpa dijaga semasa dalam perjalanan. Laporkan sebarang kehilangan atau kecurian serta merta kepada pengurus anda dan

25

Mencipta dan Menguruskan Rekod Perniagaan Semua data yang dicipta oleh pekerja Syarikat mestilah mencerminkan urus niaga dan peristiwa yang mendasarinya itu dengan tepat, dan rekod yang terhasil mestilah diuruskan dengan betul untuk menyokong kegiatan dan kewajipan berterusan Syarikat kita. Pihak pengurusan, pemegang saham, pemiutang dan pihak-pihak berkepentingan lain bergantung pada keutuhan dan kesediaan rekod perniagaan yang kita cipta. Apabila kita tidak merekodkan maklumat dengan tepat dan menguruskan rekod perniagaan kita dengan baik, kita menimbulkan risiko merosakkan reputasi kita, terlepas peluang perniagaan dan melunturkan keyakinan pihak yang berkepentingan.

Pihak pengurusan, pemegang saham, pemiutang dan pihak-pihak berkepentingan lain bergantung pada keutuhan dan ketersediaan rekod perniagaan yang kita cipta.

PANDUAN ASAS •P  enciptaan dan Pelaporan Rekod

Perniagaan. Anda perlu lebih berhati-hati apabila menyediakan, menyerahkan, atau melaporkan rekod perniagaan Syarikat, atau mendedahkannya dengan cara yang lain, sama ada dalam bentuk bercetak atau elektronik. Khususnya, semua catatan, rekod dan akaun kewangan mesti mencerminkan urus niaga dan peristiwa dengan tepat, dan mendedahkan sepenuhnya semua maklumat yang berkaitan secara berpatutan. Sebagai contoh, butiran bayaran dalam manamana rekod Syarikat mewakili aktiviti, urus niaga dan pelupusan aset Syarikat perlu direkod secara adil dan tepat. Rekod-rekod ini mesti memenuhi prinsip perakaunan yang diterima umum dan juga sistem kawalan dalaman kita bagi negara yang menjadi tempat anda menjalankan perniagaan.

• Pengurusan Rekod yang Betul.

Anda dikehendaki menyimpan rekod anda selaras dengan dasar Syarikat yang dikenakan terhadap perniagaan, kawasan atau fungsi anda, dan untuk menyemak rekod ini secara rutin di bawah kawalan anda, dan memastikan rekod-rekod dilupuskan mengikut tempoh penyimpanan yang ditetapkan oleh undangundang. Di samping itu, jika anda diberitahu mengenai litigasi, siasatan atau audit yang belum selesai, yang diugut atau yang dijangka, anda mesti jaga semua dokumen yang berkait dengan peristiwa sedemikian.

26

Perhubungan Media dan Pelabur Semasa menjalankan perniagaan kita, pekerja Syarikat sentiasa berkomunikasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan, pelabur, pegawai kerajaan, juruanalisis kewangan, bursa sekuriti, pihak media dan hubungan luar lain yang penting. Reputasi kita bergantung pada kebolehan kita menyediakan komunikasi dan maklumat yang sesuai, mendalam, jitu dan tepat pada masanya. PANDUAN ASAS •P  endedahan oleh Orang yang Diberi Kuasa. Kami memberi kuasa hanya

kepada orang yang tertentu sahaja untuk bercakap kepada pihak media dan masyarakat kewangan. Jika anda tidak diberi kuasa untuk berbuat demikian tetapi dihubungi oleh wartawan atau orang lain mengenai kegiatan, hasil pencapaian, rancangan atau pendirian rasmi Syarikat mengenai sesuatu tajuk, tujukan pertanyaan kepada pengurus anda dan Jabatan Perhubungan Pelabur di Tokyo.

• Ketepatan Masa dan Kejituan Pendedahan. Jika anda bertanggungjawab

terhadap pendedahan maklumat Syarikat, anda mesti membuat pendedahan yang tepat pada masanya, jitu dan konsisten berhubung dengan dasar pengurusan, kegiatan perniagaan, kedudukan kewangan, dan kegiatan korporat Syarikat kita yang lain, selaras dengan undangundang dan peraturan yang berkenaan. Selain itu, kita amat yakin pendedahan yang tepat pada masanya, jitu dan konsisten itu memang baik untuk membolehkan pihak-pihak yang berkepentingan dengan kita memahami Syarikat kita dengan lebih baik, walaupun pendedahan itu bukan mandatori.

Permintaan Maklumat oleh Kerajaan Perniagaan kita dikawal atur dengan rapi dan luas rangkumannya, dan kerajaan mungkin kerap meminta maklumat daripada kita. Kami ingin bekerjasama dengan setiap permintaan yang berpatutan dan sah oleh mana-mana organisasi kerajaan. Pada masa yang sama, kita mahu pekerja kita bertindak dengan sewajarnya agar kita dapat memelihara hak Syarikat kita terhadap perlindungan dan langkah keselamatan yang sepenuhnya mengikut undang-undang, termasuk pembelaan peguam jika perlu. PANDUAN ASAS • Pemeliharaan Rekod. Pastikan rekod dan maklumat yang berkenaan

dengan sebarang pertanyaan oleh agensi kerajaan atau kawal atur, atau mana-mana litigasi dipelihara, dan sebarang sistem automatik bagi pelupusan rekod, termasuk sistem elektronik, dihentikan untuk mengelakkan pemusnahan rekod dan maklumat berkenaan yang berkaitan dengan keadaan sedemikian.

•C  ara Menjawab Permintaan Kerajaan. Semua permintaan rutin untuk

mendapatkan maklumat oleh mana-mana agensi kerajaan, termasuk sepina, perintah mahkamah dan permintaan untuk memerikan keterangan bersumpah, testimoni, temu ramah, atau dokumen mesti dilaporkan kepada wakil Jabatan Undang-undang dan/atau Pematuhan kawasan anda.

•P  emeriksaan Kerajaan. Sebarang permintaan untuk memeriksa tempat

kerja kita atau untuk menjalankan waran geledah mesti ditujukan sertamerta kepada wakil Jabatan Undang-undang dan/atau Pematuhan kawasan anda. Anda mesti membenarkannya jika diwajibkan oleh undang-undang tempatan.

27

PANDUAN ASAS • Kepatuhan kepada Undang-

Perdagangan Orang Dalam Dalam bidang kerja anda, anda mungkin mendapat tahu tentang maklumat bukan awam yang penting mengenai Syarikat kita atau mengenai syarikat lain sebelum maklumat tersebut diumumkan. Menggunakan maklumat ini demi manfaat kewangan diri sendiri atau demi manfaat peribadi yang lain, sama ada melalui perdagangan orang dalam, iaitu jual beli sekuriti mana-mana syarikat termasuk Sojitz Corporation, secara langsung ataupun tidak, atau dengan memberi tip, iaitu menyampaikan maklumat ini kepada orang lain untuk membolehkan dia menjual beli sekuriti mana-mana syarikat, dianggap sebagai pelanggaran dasar Syarikat dan juga mungkin menyalahi undang-undang. Kita komited kepada prinsip pasaran yang adil dan terbuka untuk sekuriti yang didagangkan secara awam di serata dunia, iaitu pasaran yang memberi semua orang peluang yang sama untuk berjaya.

undang yang Dikenakan. Kita komited pada pematuhan undang-undang perdagangan orang dalam yang berkenaan bagi negara yang menjadi tempat kita beroperasi. Anda dilarang melibatkan diri dengan perdagangan orang dalam atau memberi tip yang mengandungi maklumat dalaman, yang merangkumi maklumat yang berkemungkinan besar akan dianggap penting oleh pelabur yang waras dalam membuat keputusan pelaburan, contohnya: •P  enggabungan, pemerolehan atau pemberhentian pelaburan yang tidak diumumkan bagi sesuatu perniagaan, barisan produk atau teknologi; • Hasil pencapaian dan arah aliran kewangan, unjuran perolehan atau kerugian masa depan, atau pertambahan modal yang tidak diumumkan; • Perkembangan yang penting dari segi kawal atur, litigasi, atau kontrak; Jalinan hubungan perniagaan yang penting atau pemansuhan hubungan perniagaan; dan

• Sebarang maklumat lain

yang jika didedahkan, secara munasabahnya dijangka akan mengubah harga sekuriti atau akan mempengaruhi keputusan anda untuk membeli, menjual atau menyimpan sesuatu sekuriti.

• Pelihara Kerahsiaan. Jagalah

kerahsiaan maklumat Syarikat dan jangan sampaikan maklumat kepada sesiapapun di luar Syarikat kita melainkan maklumat itu perlu bagi kegiatan perniagaan kita.

28

Kemampuan Membuat Keputusan Beretika Dan Suarakan Kebimbangan Kita komited untuk membimbing dan melatih pekerja kita mendukung taraf etika paling tinggi, untuk mengelakkan dan/atau mengesan pelanggaran undang-undang atau dasar Syarikat. Kami juga menggalakkan kakitangan kami untuk menyuarakan kebimbangan dengan niat yang baik melalui saluran pelaporan berbilang. Proses membuat keputusan dan menyuarakan kebimbangan adalah penting kepada Program Pematuhan kita. Program ini sentiasa disemak dan ditambah baik untuk memenuhi keperluan kita dari segi kepatuhan yang sentiasa berubah. 29

Membuat Keputusan Beretika Dalam suasana perniagaan Syarikat kita yang kompleks, membuat keputusan yang betul ada kalanya agak mencabar. Oleh sebab kita tidak dapat menduga setiap situasi yang akan timbul, maka penting kita menyediakan proses untuk menganalisis situasi baru yang melibatkan perihal kepatuhan yang boleh dan yang sudah berlaku. Dasar, prosedur dan garis panduan yang dibentangkan di dalam Tatakelakuan dan Tataetika ini dimaksudkan untuk membantu anda dalam menjalankan analisis itu. Selalu bertanya dahulu, dan bertindak kemudian. Jika anda tidak pasti apa yang perlu dilakukan dalam apa-apa keadaan, mendapatkan bantuan daripada pengurus atau ahli Undangundang dan/atau Jabatan Pematuhan anda. Kami mengharapkan anda mengambil panduan daripada Tatakelakuan dan Tataetika ini, dasar dan prosedur untuk kawasan anda, pertimbangan anda sendiri tentang apa yang baik dan apa yang buruk, dan jawapan bagi soalan yang berikut: jawap soalan-soalan berikut:

Adakah saya mempunyai semua fakta yang berkaitan? Sudahkah saya berbincang mengenai masalah ini dengan pengurus saya?

Apakah khususnya yang saya dikehendaki lakukan? Adakah kelakuan begini selaras dengan undangundang? Apakah Kelakuan yang menjadi isu mematuhi Kod dan dasar-dasar yang berlaku?

Adakah kelakuan begini seiring dengan nilai-nilai teras Syarikat kita?

Sudahkah saya mendapatkan bantuan daripada sumber-sumber Syarikat?

Adakah kelakuan yang dipersoalkan ini adil atau kelakuan begini seolah-olah tidak beretika atau tidak patut?

Sekiranya perbuatan saya ini dirakamkan dan disiarkan pada televisyen, adakah saya tetap merasakan diri saya bagus?

30

BERTANYA SOALAN, MENYUARAKAN KEBIMBANGAN DAN MELAPORKAN PELANGGARAN

Identiti anda akan dianggap sulit dan laporan anda akan dikendalikan secara berhati-hati.

Kami menggalakkan perbincangan terbuka mengenai pertanyaan dan masalah untuk mengelakkan keputusan atau tindakan yang tidak sesuai, yang akan melanggar piawaian kita. Menjadi kewajipan anda untuk menyuarakan sebarang pelanggaran standard kita yang anda perhatikan jika kepentingan Syarikat kita atau integriti pekerja kita tergugat. Kami menguat-kuasakan suasana yang bukannya balas-membalas, dengan itu menjadikannya selamat untuk anda dan pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengemukakan hal integriti dan kepatuhan dengan ikhlas. BERTANYA SOALAN, MENYUARAKAN KEBIMBANGAN DAN MELAPORKAN PELANGGARAN

Sebagai langkah pertama, kami menggalakkan anda untuk meminta bantuan pengurus anda atau merujuk pada sumber tempatan yang lain untuk bertanyakan soalan dan mendapatkan bantuan dalam menangani kebimbangan pematuhan yang anda ada. Anda juga boleh menghubungi individu bertanggungjawab terhadap hal-hal sumber manusia di pejabat anda, wakil Jabatan Undang-undang dan/atau Pematuhan kawasan anda, atau talian bantuan apabila anda secara ikhlasnya menghadapi kemusykilan tentang kepatuhan. Dalam Tatakelakuan dan Tataetika ini, apabila kami meminta anda berunding dengan wakil Jabatan Undangundang dan/atau Pematuhan kawasan anda, dan sama ada salah satu pihak ini atau kedua-duanya sekali tidak dapat membantu anda, sila hubungi pengurus besar anda supaya beliau dapat meminta bantuan perguaman dari luar dan memberitahu Jabatan Undang-undang dan/atau Pematuhan Tokyo dengan segera, atau memberitahu jabatan pentadbiran atau peniagaan yang sewajarnya di Tokyo tentang hal ini.

TALIAN BANTUAN ETIKA SOJITZ

Di samping talian bantuan serantau yang mungkin disediakan bagi operasi anda, kami juga memperkenalkan talian bantuan etika sedunia supaya anda dapat melaporkan sebarang kemusykilan yang anda hadapi secara ikhlasnya dan/atau pelanggaran yang anda ketahui. Talian bantuan Etika Sojitz boleh dihubungi 24 jam sehari, 7 hari seminggu dalam hampir semua bahasa. Semasa menggunakan talian bantuan ini, anda tidak dikehendaki mengenalkan diri anda melainkan anda diwajibkan berbuat demikian oleh undang-undang atau peraturan di negara anda bekerja. Identiti anda akan dianggap sulit dan laporan anda akan dikendalikan secara berhatihati. Maklumat ini hanya akan diberikan kepada sebilangan kecil orang sahaja yang menangani masalah yang dilaporkan dan mengendalikan penyiasatan. Maklumat peribadi anda akan disimpan dan digunakan menurut undang-undang kerahsiaan data.

31

• T atakelakuan dan Etika dicipta menurut Program Pematuhan Kumpulan Sojitz yang diluluskan oleh Lembaga Pengarah Sojitz Corporation, dan diguna pakai ke atas mereka dan semua kakitangan, termasuk pekerja sementara dan kontrak. Semua anak syarikat Sojitz Corporation yang beroperasi perlu mengambil tindakan korporat dan tindakan lain yang mungkin perlu dan bersesuaian untuk meluluskan dan menerapkan Tatakelakuan dan Tataetika ini sebagai dasar Syarikat. • S emua Pengurus akan dipertanggungjawabkan untuk kelakuan pekerja mereka, dan kami menjangkakan semua pekerja peringkat penyelia untuk mewujudkan suasana yang sesuai dan memupuk budaya pematuhan.

Kebolehgunaan dan Kebertanggungjawapan Tatakelakuan dan Etika ini

• T atakelakuan dan Tataetika ini tidak bermaksud untuk meliputi segala keperluan undang-undang secara khususnya di setiap negara yang menjadi tempat kita menjalankan perniagaan. Garis panduan ini perlu diikuti dalam perniagaan kita di seluruh dunia. Keperluan mungkin berbeza bagi setiap bidang kuasa, dan atas sebab itu, sangat penting anda membaca garis panduan ini secara hubung-kait dengan dasar tempatan perniagaan anda, yang bertumpu secara lebih khusus lagi kepada keperluan undang-undang bagi bidang kuasa di tempat anda bekerja. Sekiranya sebahagian Tatakelakuan dan Tataetika ini bertentangan dengan undang-undang tempatan, maka undang-undang tempatan akan diguna pakai, termasuk sebarang hak yang diiktiraf bagi wakil-wakil pekerja. • S tandard dan dasar sokongan yang terkandung di dalam dokumen ini mungkin akan diubah dari semasa ke semasa. Anda bertanggungjawab untuk mengetahui dan mematuhi undang-undang, peraturan, standard, dasar dan prosedur semasa yang mengawal kerja kita. • T atakelakuan dan Tataetika ini perlu dianggap sebagai dasar Syarikat. Seperti manamana dasar Syarikat, kepatuhan kepada Tatakelakuan dan Tataetika ini dianggap sebagai syarat pekerjaan dalam Syarikat kita. Tatakelakuan dan Tataetika ini bukan kontrak pekerjaan bagi tempoh yang tertentu, mahupun jaminan pekerjaan yang berterusan. • S ebarang pelanggaran Tatakelakuan dan Tataetika ini boleh mengakibatkan tindakan tatatertib diambil, yang termasuk pemecatan. •V  ersi terbaru dokumen ini boleh didapati pada laman web Intranet Syarikat kita di http://eagle.sojitz.com.

©Sojitz Corporation, 2016. Hak cipta terpelihara

32