Tartalom. 1 Cél, alkalmazási terület, kizárások

Hálózati eljárásrend 1.2

DÉL-ALFÖLDI SZAK-TÁR

Tartalom 1

Cél, alkalmazási terület, kizárások................................................................................................... 2

2

Szolgáltatások .................................................................................................................................. 3 2.1

Tréning..................................................................................................................................... 3

2.2

Szupervízió............................................................................................................................... 3

2.3

Tanácsadás, konzultáció .......................................................................................................... 4

2.4

Szakmai műhely ....................................................................................................................... 4

2.5

Esetkonferencia ....................................................................................................................... 4

2.6

Coaching .................................................................................................................................. 5

3

A szabályozásba bevont szervezetek és személyek ........................................................................ 5

4

DÉL-ALFÖLDI SZAK-TÁR szolgáltatási folyamata ............................................................................. 6

5

4.1

Igény beérkezése ..................................................................................................................... 6

4.2

Igény mérlegelése ................................................................................................................... 6

4.3

Szakértő megkeresése ............................................................................................................. 6

4.4

Egyeztetés ............................................................................................................................... 7

4.5

Szolgáltatás lebonyolítása ....................................................................................................... 8

4.6

Ellenőrzés, értékelés................................................................................................................ 9

Mellékletek .................................................................................................................................... 10 5.1

Szervezeti ábra ...................................................................................................................... 10

1 Cél, alkalmazási terület, kizárások A „Hálózati eljárásrend” egy folyamatszabályozási dokumentum, mely a Béthel Alapítvány és konzorciumi partnerei által üzemeltetett „DÉL-ALFÖLDI SZAK-TÁR” szolgáltatásainak igénybevételéhez és nyújtásához szükséges folyamatlépéseket és követelményeket tartalmazza. Az eljárásrend részét képezi a TAMOP -5.4.4-09/2/B pályázati dokumentációnak („Szociális képzések fejlesztése, szakemberek képzése, továbbképzése és készségfejlesztése valamint a helyi fejlesztési kapacitások megerősítése - regionális szakmai támogató szolgáltatási rendszerek kialakítása, amely elősegíti a segítők személyiségfejlesztését, kompetenciáik erősítését, szakmai tudástáruk fejlesztését, kiégésük megelőzését”). Az eljárásrend célja, hogy a szolgáltatások előkészítése és lebonyolítása átlátható, gördülékeny és hatékony módon történjen, egyértelmű iránymutatásokat, alkalmazható információkat és döntéstámogatást adjon a szolgáltatást igénybevevő intézmények, a szolgáltatást nyújtó szakemberek és a szolgáltatásokat közvetítő projekt-munkatársaknak. Oldal: 2 / 10



Az eljárásrend nem szabályozza a szolgáltatásokkal kapcsolatos pénzügyi tevékenységeket, csupán meghivatkozza azokat a kötelezően használt feljegyzéseket, melyek alapját képezik az elszámolásoknak. A „Hálózati eljárásrend” nyomtatott és elektronikus formában is kiadásra került. A nyomtatott változat egy tájékoztató jellegű összefoglaló kiadvány, mely az aktuálisan érvényes szabályozástól kisebb mértékben eltérhet. A teljes és napra készen aktualizált, érvényes változat a www.daszt.hu/eljarasrend oldalon érhető el.

2 Szolgáltatások 2.1 Tréning

2.2 Szupervízió

Oldal: 3 / 10



2.3 Tanácsadás, konzultáció

2.4 Szakmai műhely

2.5 Esetkonferencia

Oldal: 4 / 10



2.6 Coaching

3 A szabályozásba bevont szervezetek és személyek Az eljárásrend az alábbi személyek / szervezetek tevékenységét szabályozza:

Igénylő intézmény:

A dél-alföldi régióban működő, valamely szolgáltatás iránt érdeklődő bölcsőde, szociális, gyermekjóléti, gyermekvédelmi intézmény

Koordinátor:

A konzorciumi partnerek által foglalkoztatott ügyintéző vagy annak segítője. Mindhárom ellátási területen külön koordinátor dolgozik.

Diszpécserközpontos koordinátor:

A Béthel Alapítvány által foglalkoztatott, központi, átfogó feladatokkal megbízott ügyintéző

Szakértő:

Egy vagy több szolgáltatási területen magasan képzett, kompetens és valamely szolgáltatás elvégzésével megbízott szakember

Projektmenedzsment:

Projektmenedzserből, szakmai vezetőből és pénzügyi vezetőből álló vezetőség

Oldal: 5 / 10



4 DÉL-ALFÖLDI SZAK-TÁR szolgáltatási folyamata A szolgáltatások előkészítésétől az értékelésig tartó folyamat hat jól elkülöníthető tevékenységként definiálható: Igény beérkezése

Igény mérlegelése

Szakértő megkeresése

Egyeztetés

Szolgáltatás lebonyolítása

Ellenőrzés, értékelés

4.1 Igény beérkezése 1. A koordinátorok különféle fórumokon tájékoztatják az ellátási területükhöz tartozó intézményeket a szolgáltatásokról. 2. A jelentkező intézmények az igényeket Igénybejelentő lapon rögzítik. A nyomtatott űrlapo(ka)t eljuttatják a koordinátornak. A honlapon kitöltött Igénybejelentő lapot a rendszer automatikusan elküldi. 3. A koordinátorok továbbküldik a diszpécserközpontosnak az Igénybejelentő lapokat. 4. A diszpécserközpontos koordinátor a Hálózati adatbázisba rögzíti az igényt. E-mailben visszajelzést küld az igénylőnek.

4.2 Igény mérlegelése 1. A diszpécserközpontos koordinátor minden egyes igényről véleményezést kér a területért felelős koordinátortól. Lehetőség szerint a szakértő személyéről is egyeztetnek. A döntésnél figyelembe veszi a keretfeltételeket (pl. felhasználható óraszámok) és alapelveket (pl. arra való törekvést, hogy a lehető legtöbb intézmény vegye igénybe a szolgáltatásokat). Szükség esetén konzultál a projektmenedzsment tagjaival. 2. A diszpécserközpontos koordinátor a Hálózati adatbázisba rögzíti az döntést. A támogatott szolgáltatási igényt azonosítóval látja el. E-mailben visszajelzést küld az igénylőnek és a koordinátornak.

4.3 Szakértő megkeresése 0. (ELŐKÉSZÍTŐ, NEM CIKLIKUSAN ISMÉTLŐDŐ TEVÉKENYSÉG) A projektmenedzsment a koordinátorok bevonásával összeállítja a szakértők listáját. a. Eljuttatják a szakértőkhöz a „Felhívás szakértői munkák végzésére” c. tájékoztatót, valamint a regisztrációhoz szükséges formanyomtatványokat (Árajánlati nyilatkozat, Szakember adatlap, Önéletrajz). Oldal: 6 / 10



b. A szakértők visszaküldik a kitöltött dokumentumokat. c. A projektmenedzsment jóváhagyása alapján a diszpécserközpontos koordinátor regisztrálja a szakértőket a „Regionális Szakértői Adatbázisba”. d. A szakmai vezető felkészítő alkalmat tart a szakértőknek. e. A projektmenedzser vagy a szakmai vezető átadja a szakértőknek a „szakértői csomagot” (kötelező arculati elem(ek), jelenléti ívek, elégedettségi kérdőívek, szakértői beszámoló formanyomtatvány). f.

A projektmenedzser előkészíti a szakértői keretszerződéseket és elküldi a koordinátoroknak.

g. A koordinátorok megkötik a keretszerződéseket a szakértőkkel. 1. (FOLYAMATOSAN ISMÉTLŐDŐ TEVÉKENYSÉGEK) Támogatott igény esetén, és ha ez indokolt, akkor a diszpécserközpontos konzultál a koordinátorral a szakértő személyét illetően. 2. A diszpécserközpontos koordinátor az igényelt szolgáltatás adatait e-mailben eljuttatja a szakértőnek („Szolgáltatási igény ismertetése” űrlap). 3. Telefonon és / vagy e-mailben egyeztetik a. a szolgáltatáshoz szükséges esetleges eszközigényeket, és b. rögzítik a szolgáltatás időpontját (időpontjait). 4. Az egyeztetett adatokat a diszpécserközpontos beírja a hálózati adatbázisba. Tájékoztatja az adatokról a koordinátort. 5. A diszpécserközpontos a hálózati adatbázisban átállítja a szolgáltatás státuszát „ELŐKÉSZÍTÉS”-ről „FOLYAMATBAN”-ra.

4.4 Egyeztetés 1. A koordinátor előkészíti az eseti megbízási szerződést és elküldi a szakértőnek. 2. A szakértő, ha a szakmai előkészületek ezt igénylik, a szolgáltatás megkezdése előtt felkeresi az igénylő intézményt. 3. A szakértő egyezteti az intézménnyel a szolgáltatás időpontját (időpontjait), helyszínét, eszközigényeit és egyéb adatokat, amennyiben ezeket korábban még nem véglegesítették a koordinátorral / diszpécserközpontossal. A szakértő szolgáltatás véglegesített adatairól írásban értesíti a koordinátort. 4. Ha a szolgáltatás az igénylőn kívül más intézményeket is érint (pl. tréning, szakmai műhely), és a beérkezett igénybejelentő lapokon jelzett alacsony létszámok alapján szükséges további résztvevőket bevonni a szolgáltatásba, akkor koordinátor által felkért intézmény toboroz résztvevőket (pl. meghívót és jelentkezési lapot küld).

Oldal: 7 / 10



5. A felkért intézmény összegyűjti a jelentkezési lapokat és értesíti a koordinátort a szolgáltatás várható létszámáról. Véglegesítik a szolgáltatás adatait. 6. Ha a létszám nem felel meg a követelményeknek, akkor a koordinátor és a diszpécserközpontos döntést hoz a további intézkedésekről.

4.5 Szolgáltatás lebonyolítása 1. A szakértő biztosítja a megfelelő számú jelenléti ívet, elégedettségi kérdőívet és a kötelező arculati elemeket, illetve szükség esetén a felnőttképzési szerződéseket. 2. A diszpécserközpontos szükség esetén gondoskodik a megfelelő oklevelek eljuttatásáról. 3. Ha a szolgáltatás elvégzése nem várt akadályba ütközik (pl. nem megfelelő helyszín, résztvevők száma nem megfelelő, stb.), akkor az igénylő intézmény és/vagy a szakértő azonnal tájékoztatja a koordinátort. A koordinátor szükség esetén a diszpécserközpontos, ill. a projektmenedzsment segítségével dönt az intézkedésekről. 4. Ha a szolgáltatás a terveknek és a követelményeknek megfelelően lefolytatható, akkor annak során a szolgáltatás típusától, időtartamától függetlenül a következő tevékenységeket kell elvégezni: a. arculati elemek kihelyezése, b. jelenléti ív(ek) pontos vezetése, c. elégedettségi kérdőívek kitöltése 5. A szolgáltatás típusától függően a szakértő digitális fényképe(ke)t készíttet, mely tartalmazza a résztvevőket, a szakértőt és a kötelező arculati elemeket. 6. A koordinátor szúrópróba-szerűen helyszíni ellenőrzéseket végez bizonyos szolgáltatások elvégzése során. Az ellenőrzésről egy ún. helyszíni feljegyzés készül (része az Összefoglaló jelentésnek). 7. A szolgáltatás (összes alkalom) lebonyolítása után az intézmény postai úton elküldi a koordinátornak az elégedettségi kérdőíveket. Tájékoztatja a koordinátort a szolgáltatás elvégzéséről. 8. A szakértő eljuttatja a következő iratokat a koordinátornak: jelenléti ívek, fényképek, beszámoló. 9. A koordinátor a szakértői beszámoló, az elégedettségi kérdőívek, az esetleges helyszíni feljegyzés és az egyéb csatornákon keresztül kapott információk alapján elkészíti az Összefoglalót és elküldi a diszpécserközpontosnak. 10. A diszpécserközpontos feldolgozza a kapott információkat és kiegészíti a hálózati adatbázis adatait (státusz:”MEGVALÓSULT”). 11. A koordinátor vagy a projektmenedzser elküldi a szakértőnek a Teljesítésigazolást. Oldal: 8 / 10



4.6 Ellenőrzés, értékelés 1. A koordinátor negyedévenként koordinátori beszámolót készít és küld a diszpécserközpontosnak. 2. A diszpécserközpontos eltéréslapot indíthat a hibaokok feltárása és megszüntetése érdekében, ha a. a szolgáltatás nem valósul meg, b. az elégedettségi index alacsony, c. a helyszíni ellenőrzés tapasztalatai ezt indokolják, d. kötelező dokumentumok hiányoznak, vagy nem megfelelően vannak kitöltve, e. az igénylő intézmény, a szakértő, vagy a koordinátor írásban panaszt tesz. 3. Az eltéréslapot eljuttatja a projektmenedzsmentnek. A projektmenedzsment döntést hoz a szükséges intézkedésekről és erről tájékoztatja az érdekelt feleket. 4. A diszpécserközpontos negyedéves gyakorisággal összefoglaló jelentést készít a szolgáltatásokról. A negyedéves jelentés tartalmazza az esetleges eltéréseket és a meghozott intézkedéseket. A negyedéves jelentés felhasználja a koordinátori beszámolók adatai is. 5. A negyedéves jelentést a projektmenedzsment és a koordinátorok a konzorciumi ülésen vitatják meg. 6. A konzorciumi ülésen szükség esetén döntenek az Eljárásrend módosításáról. 7. A szolgáltatáshoz tartozó összes pénzügyi és adminisztratív tevékenység elvégzése után a diszpécserközpontos beállítja a hálózati adatbázisban a szolgáltatás státuszát: „LEZÁRT”.

Oldal: 9 / 10



5 Mellékletek 5.1 Szervezeti ábra

Oldal: 10 / 10

Tartalom. 1 Cél, alkalmazási terület, kizárások

Recommend Documents